Дизайнеры за работой руководство - Instruktiruet.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Как работать с крупными проектами и масштабными дизайн-задачами, организовать работу команды и не перегореть по дороге.

Мы в Volga Volga Brand Identity создаем бренд-стратегии, дизайн и креатив преимущественно для крупных компаний, развивающих свой бизнес в промышленном секторе, IT, финансах, HoReCa. Арт-директор агентства Варвара Михайлова рассказала в статье, как наладить эффективный процесс работы над проектами.

Варвара Михайлова

Арт-директор агентства Volga Volga Brand Identity

Действительно успешные идеи реализуются на стыке компетенций и бэкграунда сотрудников разного профиля. Чтобы их работа не превратилась в сумбур, важно грамотно ее организовать на всех этапах. Я выделила 6 принципов, которые помогают выстроить эффективный процесс у нас в Volga Volga.

1. Прозрачные и фиксированные цели

Любая задача требует грамотного планирования и четкой формулировки. Чтобы каждый член команды понимал, что должно получиться в итоге и какую роль в проекте играет конкретно он, мы составляем на основе клиентского брифа внутренний бриф на задачу, а после проводим ее устную постановку.

Хорошо оформленный внутренний бриф обеспечивает проекту качественный и ожидаемый результат, вдохновляет и организует команду на творческий процесс.

У нас внутренний бриф содержит такие пункты:

Сжато описывает заказчика, сферу его деятельности, конкурентное поле. Включает только важные тезисы из клиентского брифа.
Кратко и емко описывает главную цель проекта, какие бизнес-задачи клиент хочет с нашей помощью решить.
Каскадирует цели проекта на конкретные задачи и определят сроки для каждой из них.
Содержит технические требования, предъявляемые к разработке и определяет критерии внутренней оценки.
Четко закрепляет за каждым сотрудником его задачи и обязанности на проекте, соответствующие его сильным сторонам и особенностям хард-скиллов.
Опционально может содержать в себе референсы на разработку и стартовые креативные идеи, зафиксированные креативным директором или арт-директором.

Важно не оставлять команду наедине с брифом. После ознакомления мы всегда проводим личную постановку. На ней можно задать друг другу вопросы, уточнить непонятные и сложные моменты, сделать рокировки в плане при необходимости.

Значительно ускоряет и упрощает процесс работы хороший шаблон карточки задачи. В карточке закрепляется вся важная информация о проекте: название, описание задачи, исполнители, бриф, ссылки на файлы и дополнительные материалы. По ходу реализации проекта карточка пополняется итерационными комментариями и обновлениями от заказчика или производства.

Дополнительные удобные фичи: возможность структурировать проект на подзадачи, организовывать чек-листы и обмениваться комментариями с коллегами. Этот инструмент помогает команде не потерять актуальный контекст задачи, структурировано организовать все материалы. Карточки всех проектов собираются в классическую канбан доску, это помогает нам визуализировать загрузку и выстраивать процесс работы всего агентства.

2. Распределение ролей и ответственности в команде

Для корректного распределения ролей арт-директору важно знать возможности каждого сотрудника. У нас для этого внедрена система грейдов.

Какие роли будут задействованы в команде, конечно, во многом зависит от конкретной задачи. Со стороны коммерческого отдела всегда есть аккаунт-менеджер, который отвечает за проект глобально, и координатор, который организует воркспейс и ведет все внутренние процессы, связанные с взаимодействием. Со стороны креативного отдела команда формируется исходя из проекта, лидирует и отвечает за результат разработки арт-директор или креативный директор.

3. Планирование

Чтобы сохранять общий позитивный настрой в команде, важно много внимания уделять планированию и организации процесса. Тогда сотрудникам креативного отдела по ходу проекта не нужно отвлекаться на лишнее, они могут спокойно заниматься разработкой конкретного проекта, не переключаясь постоянно на другие объемные задачи.

У нас каждый большой проект менеджер разбирает с арт-директором. Они обсуждают, кто может участвовать в разработке, учитывая скиллы и текущую нагрузку. При этом важно, чтобы виды задач и проекты у одного сотрудника чередовались, а не были долго однотипными, так как делая день за днем одно и то же, легко встать на дорогу, ведущую к выгоранию.

Критерии грамотного планирования:

соблюдаем сроки, согласованные с клиентом;
не выходим за бюджет;
у нас нет переработок;
один сотрудник не занимается одним и тем же типом задач на протяжении долгого времени.

Чтобы грамотно спланировать проект, нам нужно учитывать не только скиллы команды, но и прошлую, текущую и будущую загрузку каждого. В этом помогает таск-трекер.

Для управления проектами во времени мы используем Resource Management. Там мы всегда видим, что происходит с нагрузкой команды. Каждый проект заводится в систему, и назначения маркируются статусами.

Статусы задач в Resource Management

Как только статус обновляется — задача выполнена или пришел фидбэк от клиента — координатор меняет статус в таск-трекере. Таким образом все участники процесса планирования понимают, что уже произошло и что произойдет в ближайшее время без дополнительной коммуникации между собой. Команда всегда знает задачи на день и приоритеты по этим задачам.

Общая нагрузка формируется из коммерческих задач, они маркированы синим, и внутренних задач, они фиолетовые. Также у синьорных сотрудников мы хеджируем время на внепроектные работы, так как младшие сотрудники часто приходят к ним за советом вне конкретной работы над проектом.

Важно всегда оставлять небольшой резерв времени, особенно при долгосрочном планировании — 80% времени мы распределяем между задачами, которые уже известны, а 20% оставляем на срочные запросы. Так без нарушения изначального плана, всегда есть пространство для реагирования в нестандартных ситуациях.

4. Коммуникация и обратная связь

Взаимодействие в рабочей группе

Регулярная синхронизация дизайнеров помогает поддерживать общее видение проекта и лучше корректировать работу друг-друга. Дизайнеры всегда на связи в Slack, под каждый проект есть свой канал. Мы проводим внутренние созвоны или короткие встречи для оценки текущих наработок со всеми участниками проекта, а не только с арт-директором или лидом. Свежий взгляд со стороны помогает избежать ошибок, расширить диапазон решений и идей, сформировать более конструктивную позицию по наработкам.

Любой созвон или личная встреча гораздо эффективнее бесконечной переписки, в которой важные тезисы и выводы теряются среди потока однострочных сообщений.

На созвонах мы:

обсуждаем наработки и обмениваемся идеями;
сверяемся с брифом и работаем над целостностью общей презентации по проекту;
фиксируем сроки доработки и планируем дальнейшее развитие проекта.

Критерии полезной обратной связи

Дизайн, как ни крути, обладает не только объективными свойствами, но и носит творческий, «дискуссионный» характер. И чтобы не потерять по пути проекта мотивацию и продуктивность сотрудников, нужно в достаточном объеме и подходящей форме комментировать выполненную работу. Я выделила для себя несколько критериев качественного, развивающего фидбэка.

Включает и признание заслуг, и конструктивную критику.
Важно давать только фактические характеристики работе дизайнера, не скатываться в категории «красиво» и «некрасиво».
Можно вместе анализировать не только причины провалов, но и успешных кейсов.
Нужно давать возможность высказаться каждому участнику проекта на общих созвонах, поддерживать робких и более закрытых.
Обязательно фиксировать все договоренности промежуточных итераций проекта.

5. Доверительные отношения

Комфортные отношения в коллективе — один из важных критериев качественной работы над любым проектом.

Что дает позитивный эмоциональный климат, и как понять, что в вашей компании он есть?

Сотрудники открыто дают обратную связь.
Они чувствуют себя частью команды и им интересно достигать совместных целей.
Отделы хорошо коммуницируют между собой, развиты горизонтальные связи между отделами и внутри них.
Сотрудники в случае сложностей обращаются за помощью, а не ждут последнего момента, не боятся признавать ошибки, готовы над ними работать.

Как сформировать комфортную среду в команде?

Руководителю проекта важно позволить сотрудникам проявлять себя, показывать свою уверенность в их компетенциях и таланте, освободить от излишней опеки. Но при этом в сложной ситуации быть человеком, который придет на помощь, без критики и упреков. Каждый член команды должен быть уверен в том, что его поддержат.

Для этого полезно развивать неформальные связи внутри коллектива: проводить общие собрания и обсуждения новых трендов или инструментов, делиться информацией и знаниями друг с другом, устраивать вечеринки или другие совместные мероприятия. Сейчас есть все условия для наполнения корпоративной жизни даже, если команда распределенная и живет в разных городах. Для таких случаев есть не только фиксированные созвоны командой или один на один, но и различные дистанционные корпоративы и т.д.

У нас некоторые сотрудники живут в других странах и городах, но большая часть команды находится в Петербурге, поэтому, даже с учетом удаленного формата получается поддерживать коннект. Ему способствует, например, традиция встречаться, когда у кого-то из коллег наступает годовщина работы в агентстве или День Рождения.

Непосредственно в ходе работы, чтобы все были в едином поле и чувствовали себя частью команды, у нас есть ряд инициатив:

регулярные созвоны группы проекта для обсуждения идей и доработок;
встречи один на один арт-директора и дизайнера для обратной связи и обсуждения успехов и проблем, если они есть;
индивидуальный трек развития сотрудника с менторством старшего коллеги.

6. Порядок использования общих инструментов

Брифы, созвоны, внутрикорпоративные коммуникации — это хорошо. Но эффективность командной работы будет невысокой, если не выстроить совместное использование программ и дизайн-процессов.

Отсутствие прописанных процессов и шаблонов усложняет работу с чужими наработками, не позволяет эффективно переключиться на другую задачу, помочь коллеге. Все это в итоге увеличивает время работы над самим проектом.

Гайдлайны и чек-листы повышают уровень самостоятельности дизайнеров, помогают организовать работу и найти более удачные решения для совсем начинающих специалистов.

От хаоса к системе

Чтобы привести в порядок совместное использование программ, нужно определить конкретный набор инструментов и правила их использования для разного вида задач.

Мы в Volga Volga создали и зафиксировали гайды и руководства с лучшими практиками для всех типовых дизайн-процессов и продуктов.

Чтобы не изобретать велосипед снова и снова, мы вместе работаем над созданием библиотек различных ресурсов, которые можно повторно использовать на любом проекте (шаблоны, иконки, коллекции шрифтов, мокапы и т.д.). Самое главное — не пренебрегать соблюдением правил уже в процессе.

Подытожим

Для организации эффективной и при этом комфортной работы в дизайн-команде важно:

Подробно фиксировать цели и задачи проекта, следить, что вы хорошо их донесли до всех участников процесса, например, с помощью внутреннего брифа.
Закрепить за сотрудниками конкретные роли и задачи на проекте, а также зоны ответственности.
Заранее планировать все этапы и загрузку с учетом 20% свободных временных слотов на ситуативные задачи. Желательно фиксировать тайминг с помощью таск-трекеров, чтобы избежать лишних устных обсуждений.
Следить за количеством и качеством обратной связи, которую получают креативные специалисты от руководителей.
Уделять внимание поддержанию комфортной эмоциональной среды в команде.
Привести в порядок и систематизировать совместное использование программ и инструментов.

В качестве заключения хочу сказать, что самый быстрый рост в дизайне дает именно командная работа. В окружении других специалистов, готовых помогать и поддерживать, возможна реализация крупных и масштабных проектов, возможно гораздо легче усваивать навыки и инструменты, повышать грейд и развиваться.

В Volga Volga прямо сейчас открыта вакансия дизайнера уровня middle. Если ищите сильную команду и готовы работать с большими проектами, присылайте резюме и портфолио на почту: [email protected]

А также подписывайтесь на наш Telegram-канал, там мы публикуем кейсы и полезные материалы по дизайну. Будем держать связь!

Источник

Рассказываем, как происходит работа дизайнера интерьеров с заказчиком. С этапами работы нас знакомит дизайнер Юлия Борисова

На плечах профессионального дизайнера интерьеров – огромный объем задач, которые приходится решать на всех этапах каждого проекта. Как правило, заказчик, который не имеет отношения к сфере дизайна, даже не имеет представления об объемах работ, которые и обеспечивают тот идеальный результат, что мы потом видим на красивых фотографиях. Практически все потенциальные заказчики задают одни и те же вопросы относительно того, что входит в проект, сколько будет стоить ремонт под ключ, и какие именно предполагаются работы и материалы в сумме стоимости за ремонтные работы. Вопросы по алгоритму работы заказчика и дизайнера освещает дизайнер Юлия Борисова.

Борисова Юлия

Декоратор. Опыт работы в области оформления интерьеров с 2003 года. Образование высшее — лингвист (английский и итальянский языки). Стажировка в University of the Arts London (лето 2019 года). С 2016 года проводит собственные вебинары, дизайнерские поездки по выставкам в Европе и США и мастер классы о нюансах профессии дизайнера интерьера.

Как правило, встреча с клиентами происходит уже при подписании договора, до этого клиент изучает сайт дизайнера, инстаграм.
Далее дизайнер скидывает примеры работ, альбомы проектов и всю документацию, которую заказчик получает на выходе.
После подписания договора вносится предоплата, и начинается процесс подготовки документации.
Проводятся обмеры квартиры. Дизайнер отправляет профессионального замерщика, который выезжает на объект, проводит замеры, осуществляет фотофиксацию и делает объемные чертежи. Дизайнер получает на руки полноценный объем со всеми необходимыми размерами и высотой помещения; с этими данными потом работает дизайнер, чертежник и визуализатор.
После обмеров начинается работа с планировками.
Обычно получается две рабочих планировки, и после корректировки с заказчиком утверждается третий или четвертый вариант с незначительными доработками.
Как только утверждена новая перепланировка квартиры или дома, подписывается закрывающий этап актом выполненных работ. Первый этап обмеров и перепланировки занимает со всеми согласованиями около десяти календарных дней.

Что получает заказчик после первого этапа:

планы обмеров (три листа + фотографии). То есть сам план квартиры с размерами, развертки стен с высотами и указанием привязок к инженерным сетям (вода, электричество, воздуховоды, канализация);
план квартиры в объеме.

Мне работа с планировками доставляет особенное удовольствие, я очень люблю процесс конструирования объекта под конкретного человека или семью.

Опытным путем выяснено, что в работе и в процессе поиска взаимопонимания между дизайнером и заказчиком очень помогает создание альбома технического задания для визуализации. А именно:

За основу берутся референсы клиента, которые он присылает, чтобы показать, каким он видит оформление его будущего жилища.
Референсы запускаются в работу, подбираются референсы дизайнера по теме, формируется альбом, где разбивается квартира или дом по комнатам и подробно описывается — какое будет оформление, какие материалы будут использованы (камень, плитка, обои или краска).
Также подробно расписывается «начинка» — кондиционеры или канальный воздухообмен, теплые полы.
Обязательным пунктом указывается примерный бюджет объекта. Это необходимо, так как материалы, мебель и отделка на этапе визуализации будет подбираться уже с учетом бюджета.
Указанная сумма стоимости объекта на выходе не означает, что заказчик должен ее сразу оплатить. Это означает, что на выходе с полотенцами, ложками и тапочками его ремонт будет стоить от 5 миллионов и до бесконечности, в зависимости от желаний и возможностей.

В рамках создания альбома технического задания иногда создаются коллажи по помещениям, если заказчик об этом просит. Но на практике не все владеют пространственным мышлением и воспринимают коллаж своей спальни как будущий интерьер.

В этих случаях дизайнер предпочитает не тратить времени на коллажи и по согласованному альбому начинает рисовать объемные картинки (и уже их согласовывать).

На выполнение визуализации одного помещения обычно уходит три-четыре дня, но есть умельцы, которые при грамотном «ТЗ» могут полквартиры сделать за три дня. Все зависит от оборудования, на котором работает визуализатор, ну и от таланта конечно.
В общей сложности, на этап с визуализациями, в зависимости от объема объекта, уходит от двух недель до полутора месяцев с корректировками.
Как только визуализации всех помещений готовы, утверждается второй этап. Далее – чертежи.
Закрывается этап актом выполненных работ с альбомом визуализаций.

Что получает заказчик после второго этапа:

альбом технического задания 25 — 40 листов, в зависимости от объема помещения (квартира 50 метров или дом 400 квадратных метров);
альбом визуализаций каждого помещения, кроме подсобных (для них создаются подробные развертки).

Я много думала над правильным подходом и внедряла поочередно разные методы в вопросе соединения визуализаций и рабочих чертежей. Конечно, идеально, когда это параллельные истории.

Юлия Борисова

После утверждения перепланировки на первом этапе идеально делать дальше и чертежи, и визуализации одновременно. Просто потому, что при наличии планов размещения света и разверток по стенам визуализатору проще сориентироваться по помещению.

Иногда приходится чертить или рисовать от руки, чтобы визуализатор не гадал, что на какой стене находится и на какой высоте. А при сложных мансардных потолках и тем более. Но многим клиентам не очень понятна сумма предоплаты, и осилить такое количество информации они тоже сразу не могут.

Поэтому приходится концентрировать внимание заказчика на картинках, а параллельно все равно делать чертежи, чтобы команде было удобно работать. И на выходе, когда утверждены визуализации, обычно уже готовы еще и чертежи (или большая их часть).

На весь третий этап уходит около двух рабочих недель или, если повезет, около десяти дней.
По факту готовности рабочих чертежей, согласования электрики, света, дверей, полов утверждается альбом чертежей, после чего сдается проект и подписывается финальный акт по его сдаче.

Что получает заказчик после третьего этапа:

альбом рабочих чертежей (план расстановки мебели с размерами, электрика, свет + выключатели, планы полов и потолков, план маркировки дверных проемов, возводимые и демонтируемые стены, если необходимо, план привязки сантехники, отопления и кондиционирования, план монтажа карнизов и плинтусов по необходимости, развертки по стенам каждого помещения);
ведомость отделки помещений, где указывается, какие материалы, мебель и отделка будут использованы в будущем интерьере — с указанием количества, фото и производителя, а также примерной цены, так как на момент сдачи проекта нельзя гарантировать фиксированную стоимость предметов отделки по известным соображениям (колебания курса, повышение цен каждый квартал и прочий коронавирус).

На весь проект обычно уходит от месяца до трех. Сроки зависят от объема объекта. Квартиры до ста метров можно делать за месяц-полтора, квартиры большего размера — до трех месяцев.
Как правило, в договоре указывается больший срок, чтобы потом дизайнер не сдавал чертежи в аврале. А если получается сделать быстрее, то это всегда приятный бонус.
Теперь можно передать прорабу один экземпляр проекта: напечатанный или по почте. От трех дней до недели — на подробное ознакомление, чтобы строители изучили проект, подтвердили, что вопросов нет, и не звонили потом во время ремонта с глупыми вопросами. Это полезно, если вы никогда не работали с этими строителями.
На этом этапе заказчик, имея на руках подробный проект, уже точно понимает, сколько будет стоить весь проект квартиры или дома, так как строители, получив конкретные цифры, смогут определить финальную стоимость ремонтных и производственных работ.

Я обычно прошу (прораба) вернуть мне проект с резолюцией, что «с проектом ознакомлен, вопросов нет» письменно или по электронной почте. В этом случае есть уверенность, что они точно его прочтут целиком.

Юлия Борисова

С опытом становится понятно, что чем подробнее проект, тем меньше вопросов в принципе. Поэтому в числе прочих этапов важно:

Добавить пояснительную записку к проекту, если сложно что-то указать на полях чертежей.
Разработать памятки для сантехника и электрика со списками того, что они должны обеспечить на объекте (полотенцесушитель — модель и количество, диммеры, если нужны, роутеры и проч.).

Во многом это дублирующий документ, но позволяющий участникам проекта проверить себя и уж точно не забыть что-либо подключить.

Источник

Я работаю арт-директором в интерактивном агентстве и преподаю начинающим дизайнерам на онлайн-курсах. По опыту я знаю, что работа с дизайнером может быть источником потрясающих открытий, а может обернуться головной болью, сорванными сроками и испорченным проектом.

Частая причина проблем — непонятая задача: менеджер и дизайнер не понимают, чего хотят друг от друга. Об этом сегодняшняя статья. Она будет полезна, если за последние полгода вам хотя бы раз приходилось возвращать задачу дизайнеру, потому что он сделал что-то не то.

Шаг первый: понять, что делать

Ситуация. Агентство «Заводной апельсин» разрабатывает дизайн сайта для молокозавода. Сделали дизайн-концепцию, менеджер поехал презентовать ее клиенту. На встрече клиент сказал, что ему ничего не нравится, концепция далека от ожиданий, и нужно «больше воздуха».

Менеджер не знает, как быть. Что означает «больше воздуха»? Сколько времени займут правки, страшно это вообще или нет, какой порядок действий? Менеджер расспрашивает клиента о деталях: какой должна быть концепция, чтобы она была принята. Клиент в ответ начинает генерить решения: предлагает поменять шрифт и цвет, в шапке ссылки подчеркнуть жирным, добавить детали с белыми кругами.

В ходе обсуждений менеджер с клиентом сами рожают новую концепцию дизайна, а потом менеджер приходит к дизайнеру со списком буквальных правок: передвинь кнопку на пять пикселей, шрифт поменяй на Гельветику, на втором экране размести такой-то текст.

Проблема. Менеджер сильно разжевывает задачу, слишком глубоко ее понимает. Он знает, куда и как добавить кнопку, и использует дизайнера сугубо как инструмент.

Иногда метод микроконтроля неплохо работает — например, если менеджер опытный и с большой насмотренностью, но имеет дело с дизайнером-новичком, который пока что не может предложить никаких решений. В таких случаях дизайнер будет даже рад, если ему предложат буквальное решение — расскажут, как перекрасить блок, чтобы стало лучше, как переписать текст и передвинуть модуль.

Но если дизайнер опытный, то его такая постановка задачи сковывает. Он сам может предложить много классного — и, скорее всего, объективно более классного, чем менеджер с клиентом, — но не имеет возможности это сделать, поскольку за него уже все придумали.

Если ситуация повторяется месяц за месяцем, опытный дизайнер падает духом и ищет новую работу. Так компания может потерять классных дизайнеров, которые могли бы принести пользу, но они уходят, потому что к ним относятся как к детям, а не как к взрослым.

Решение. В случаях, когда менеджер не понимает объем работ и суть правок, он может прийти к дизайнеру и честно сказать: дружище, у нас есть проблема, я не понимаю, что с ней делать, давай вместе что-нибудь придумаем.

Этот подход выгоден обоим сторонам:

Дизайнер получает поле для деятельности и возможность влиять на ситуацию.
Менеджер получает более мотивированного и ответственного исполнителя.

Чтобы не допускать микроконтроля в долгосрочной перспективе, нужно держать баланс между разжевыванием задачи до мелочей и полной неизвестностью. Продуктивная и ценная задача лежит где-то посередине.

Шаг второй: погрузить дизайнера в контекст

Ситуация. Агентство «Заводной апельсин» недавно запустила сайт молокозавода. Сайт работает и в целом неплохо выглядит, но с текстами местами беда: то заголовки не влезают в первый экран, то на мобильной версии размер основного текста становится нечитаемо мелким.

Менеджер ставит задачу дизайнеру: «Причесать текстовые стили» и прикладывает ссылку на макеты. Дизайнер три дня как работает в компании и знать не знает ничего о проекте. Он садится делать задачу, меняет шрифты и долго корпит над типографическими нюансами. Через три дня выясняется, что изменения чересчур масштабны и радикальны, а надо было лишь чуть-чуть допилить уже имеющиеся стили.

Проблема. Менеджер передал задачу дизайнеру-новичку, не объяснив, какая работа предшествовала этой задаче. Нужно больше данных: что за сайт, зачем он нужен, каковы технические тонкости, какие проблемы с текстовыми стилями видит клиент или менеджер, каковы границы допустимого «причесывания» (можно ли менять только размеры шрифтов, или сами шрифты тоже?). Дизайнеру не хватило информации, и из-за этого задачу пришлось переделывать, хотя изначально она была несложной и не сулила проблем.

Решение. На первый взгляд кажется, что для решения конкретной небольшой задачки большой объем данных не нужен, но чем больше дизайнер знает о проекте, тем лучше решает задачи — даже самые мелкие. Вот как это работает.

Вокруг любого проекта — особенно интерактивного продукта, такого как сайт, веб-сервис или мобильное приложение, — всегда есть некое облако смыслов. Информация о проекте, о клиенте, о его особенностях, о положении вещей в компании. Сюда же — скандалы, слухи, нюансы отношений с клиентом. Напрямую это не относится к задаче, но объясняет процессы, которые с ней происходят.

Такое облако смыслов иногда называют контекстом. Контекст влияет на принятие решений о дизайне. Дизайнер, вооруженный контекстом, лучше понимает, почему клиент не принял его работу (или наоборот, почему принял). Он с большей вероятностью попадает в цель, более вовлечен в работу и выдает более ценные результаты.

Контекст особенно важен, когда задача сложная или неопределенная. Увы, не все дизайнеры умеют самостоятельно формулировать внятные вопросы к клиенту, и не у всех есть глубокое понимание продукта, которым они заняты. Часто специалистам просто не хватает времени, чтобы самостоятельно нарыть достаточно контекста.

Поэтому очень важно, чтобы хотя бы кто-нибудь в команде регулярно рассказывал дизайнеру, что происходит. Это может быть арт-директор, менеджер проекта, аккаунт, руководитель отдела.

Погружать дизайнера в контекст сложно, потому что для этого необходима регулярная работа. Недостаточно один раз рассказать о клиенте — нужно постоянно говорить с дизайнером о важном, погружать его в облако смыслов, которое существует вокруг каждой задачи, но остается не формализованным.

Совет: придумайте форматы, которые помогут вам доносить до дизайнера контекст. Если задач и дизайнеров много, и нет времени каждую задачу обсуждать лично, можно создать внутренний телеграм-канал с новостями или устраивать регулярные небольшие летучки для всей команды.

Узнаваемый дизайн – эффективный способ привлечь внимание к контенту.
Подробнее

Шаг третий: акцентировать важное

Ситуация. После встречи с клиентом появился ворох правок. Шестнадцать пунктов: пятнадцать из них проходные, а одна нужна кровь из носу. На главной странице железно должна быть информация от юристов, крупно и ясно. Без этой правки проект не примут никогда, и бессмысленно даже пытаться.

Дизайнер берется за задачу, вносит замечания всем скопом, что-то переосмысливает, что-то предлагает решить иначе. Информации от юристов он уделяет столько же внимания, сколько остальным пунктам. Ставит тексты мелким шрифтом в самом конце страницы, да еще половину убирает под кат.

На следующей презентации клиент возмущен. Он ожидал, что исполнители бросят все силы, чтобы внести Самую Важную Правку. Но почему-то исполнители не услышали его — то ли пропустили мимо ушей, то ли пренебрегли приоритетами. Клиент задумывается: а эти люди вообще могут эффективно помочь проекту? Страдает репутация и доверительные отношения.

Проблема. В задаче не было акцентировано важное. Дизайнер увидел шестнадцать пунктов, с виду равнозначных, и расставил приоритеты самостоятельно. Юридический текст в его глазах не важен, ведь дизайнер-то не юрист. Акцент на важном был утерян при передаче информации.

Решение. Не пишите важное в одном списке с неважным. Акцентируйте главную мысль, поставьте ее на первое место и выделите, а лучше подойдите к дизайнеру и расскажите лично.

Шаг четвертый: прикрепить ссылки и материалы

Банально, но тем не менее. Хороший тон — подписать каждую ссылку, чтобы исполнитель быстро понял, что есть что. Это сэкономит время на первом этапе проекта, когда дизайнер вникает в задачу и оценивает объем работы.

Нехватка времени

Не всегда у менеджера в агентстве есть время, чтобы подробно расписывать каждую задачу. Это нормально. Не каждую деталь нужно фиксировать в таск-трекере — многие вещи в команде проговариваются устно или в чатах, и от этого никому не становится хуже.

Чтобы не увязнуть в постоянном документировании, пишите в задаче только факты — конкретные правки, чеклисты, ссылки на материалы, краткие пояснения. Контекстуальную информацию о проекте передавайте устно или краткими тезисами.

Писать в задаче: ссылки, материалы, названия компаний и имена, чеклисты с правками.

Не писать в задаче: контекст, нюансы отношений с клиентом, новости о проекте.

Бонус: как давать людям задачи, чтобы они были рады

Делегировать свободу принимать решение. Если есть возможность, сделайте дизайнера своим сообщником, привлеките его к обсуждению как можно раньше. Предлагайте поучаствовать в принятии решений, взвесить за и против.
Это особенно полезно в долгосрочной перспективе — в коллективах с доверительными отношениями, где коллеги воспринимаются не как исполнители, а как соратники и единомышленники, устанавливается особый микроклимат, способствующий созданию крутых решений. Такие команды быстрее учатся, легче генерируют идеи и охотнее их реализовывают. Кроме того, так вы сможете удержать сильных дизайнеров в своей команде.

Держать в курсе. Рассказывайте дизайнерам, как дела у проектов после релиза. Взлетело или не взлетело? Сработали ли решения, которые дизайнер продумывал для этого проекта? Были ли полезны те или иные штуки, которые казались команде классными?
Такая информация очень мощно прокачивает дизайнера, дает ему причинно-следственные связи и понимание о жизнеспособности дизайн-решений. Это еще один шаг в сторону того, чтобы дизайнер не просто рисовал картинки, а болел душой за продукт.

Признаваться в трудностях во время авралов. На любом, даже самом классном проекте может случиться непредвиденный аврал. Иногда менеджеры скрывают аврал от команды или подыскивают обтекаемые формулировки. Но это только портит отношения.
Если задача горящая и неприятная, не притворяйтесь, что все идет как обычно — просто подойдите к дизайнеру и честно объясните, что случилось. Проявите уважение к чужому труду и спросите, чем вы можете помочь. А, когда задача будет реализована, поставьте дизайнера в известность, как дела. С таким подходом переносить авралы гораздо легче, чем в атмосфере недоверия и недомолвок.

Спрашивать, что интересно дизайнеру. Выясните сферу интересов дизайнера, с которым вы работаете. Что ему удается, а что нет? Какие задачи он делает с энтузиазмом, а какие тянет только из чувства долга? Периодически обновляйте данные и старайтесь подбросить человеку именно ту задачу, которая интересна ему, а не только вам или клиенту.
Даже если это не всегда удается, такая забота не отнимает много времени, но дорогого стоит. Она поддерживает в коллективе ощущение ценности и важности каждого человека, и в компании, которая уважает интересы своих сотрудников, становится очень приятно работать.

Источник

Управлять творческой командой достаточно сложно, особенно для руководителя с аналитическим складом ума. Выгорание и нетерпение к жёстким ограничениям — только часть проблем дизайнерского коллектива. А ещё люди творческих профессий болезненно воспринимают критику, их постоянно мучают сомнения, а муза спускается не по первому зову. Удалёнка, которая сохранилась в большинстве компаний, только усугубляет ситуацию.

Сделать работу дизайн-команды эффективной можно при грамотном управленческом подходе на основе эмпатии и активного участия в жизни сотрудников.

Совет 1. Ставьте посильные задачи

За восемь лет работы студии мы перепробовали несколько методов постановки задач дизайнерам. И в итоге поняли, что лучше всего первое время давать дизайнеру разноплановые задачи, которые выявляют сильные и слабые стороны специалиста, а потом — те, в которых он силён.

Тем не менее, иногда важно давать задачи, в которых дизайнер только развивается. Например, если клиенту нужно три варианта леттеринга, стоит дать 2 варианта на проработку «сильному» и один вариант «развивающемуся» дизайнеру.

Click.ru возвращает 7,5% от расходов в Telegram Ads и снижает комиссию на пополнение до 10%

Экономьте рекламный бюджет – подключайтесь к click.ru.

Верните 7,5% от расходов.
На карту, электронными деньгами или реинвестируйте в рекламу.
Самая низкая комиссия на рынке.
Мы снизили комиссию на основные тематики до 10% (ранее 15%).
Ускоренная модерация.
То, что раньше занимало дни, теперь займёт всего несколько часов.
Первое пополнение от 3000 евро.
Это гораздо выгоднее, чем работать напрямую с платформой.

Подробнее →

Совет 2. Не забывайте про обратную связь

Развивайте в команде культуру фидбеков: не оставляйте ни одну задачу без обратной связи. Сделать это качественно не всегда просто. Иногда фидбеком можно ненароком демотивировать дизайнера. В «Логомашине» мы придерживаемся трёх правил обратной связи по задаче.

Правило 1. Не исправлять, а спрашивать. Прежде чем внести свои корректировки, руководитель должен спросить, почему дизайнер сделал именно так.

Правило 2. Не использовать слово «но». Оно автоматически перечёркивает похвалу в первой части фразы.

Правило 3. Не говорить оценками. Качественный фидбек не строится на словах «красиво» и «некрасиво».

Совет 3. Созванивайтесь с командой для обсуждения нерабочих тем

Планёрки по проектам превращаются в нудную рутину. Поскольку важно, чтобы дизайнеры оставались в курсе новых инструментов и трендов, внедрите в рабочий календарь обсуждения новостей дизайна.

Дизайнеры по очереди могут готовить дайджесты новых ребрендингов и обновлений программ. Это решает сразу две задачи. Во-первых, в инфополе дизайна находятся даже те дизайнеры, которые не хотят самостоятельно искать информацию, а во-вторых, такие встречи — хороший инструмент тимбилдинга.

Совет 4. Ищите и расширяйте боттлнеки

Боттлнеки или бутылочные горлышки — это ограничения, которые мешают развиваться творческой команде. В любом проекте всегда есть боттлнек, который ограничивает результат всей работы. Руководитель обязан искать самое узкое «бутылочное горлышко» и эффективно расширять его.

Компания сможет зарабатывать больше, если будет интересоваться рутиной сотрудников. Например, можно попросить тонущего в дедлайнах дизайнера составить список задач, которые отнимают много времени и делегировать их менее загруженному сотруднику.

Совет 5. Общайтесь один на один

Хотя бы раз в месяц созванивайтесь с каждым дизайнером один на один. На общих планёрках сотрудники могут стесняться рассказывать про проблемы и узкие места, которые мешают им развиваться или эффективно работать в команде.

На индивидуальных встречах разбираются новые и старые проекты, успехи и провалы, даются рекомендации по развитию сильных и слабых сторон. Кроме того, созвоны один на один тоже являются инструментом тимбилдинга, как бы странно это не звучало: после них члены команды начинают больше доверять руководителю.

Совет 6. Давайте дизайнерам свободу в принятии решений

Ограничивать творческого человека или ставить его в жёсткие рамки — прямой путь к выгоранию и потере интереса. Вместо того, чтобы решать проблему самостоятельно, лучше спросить мнение дизайнера или задать направление решения. Это позволит специалисту прокачиваться в soft и hard skills.

Чтобы исправить макет, нужно указать на ошибки, нарушающие принципы дизайна, и дать человеку самому решить проблему.

Совет 7. Мотивируйте

У творческих работников деньги редко стоят на первом месте. Большой мотиватор для дизайнера — восхищение профессионалов сферы и начинающих специалистов.

Если, например, сказать команде: «Завтра к нам приедут дизайнеры-студенты и посмотрят, как работают профессионалы», то про уборку на рабочем месте можно не упоминать. Дизайнеры приведут всё в порядок не потому что вы сказали, а потому что хотят произвести хорошее впечатление.

Зная основную мотивацию ваших людей, можно работать через сотрудничество, а не через сопротивление.

Правильный подход к управлению поможет стать руководителем, которого искренне любят, а не критикуют в закрытых чатах. Лояльность руководителю и его отношение к сотрудникам влияют на эффективность всего дизайн-отдела.

Каждая творческая команда индивидуальна: не бойтесь пробовать новые техники, не забывая наши семь советов, и со временем вы найдёте идеальный метод управления творческим коллективом.

Встречи один на один

Встречи один на один идеально подходят и для менеджеров и для своевольных дизайнеров. Это отличная возможность обсудить накопившиеся задачи и ответить на все важные вопросы. Вам необходимо наладить прочные отношения и быть уверенным, что команда чувствует сплоченность и, что каждый работает над достижением своих целей. Фишка таких личных встреч как раз в отсутствии какого либо официоза, а полученный фидбек сотрудник может использовать для себя как дополнительную точку роста.

И для менеджеров, и для сотрудников, такие встречи — отличный способ обсудить все насущные вопросы и стимулировать развитие отношений. Крайне важно при этом убедиться, что все вовлеченные в процесс участники двигаются к действительно значимым целям. Люди должны приходить на встречи не для обновления статуса, а для конструктивного фидбека и личного роста.

«Личные встречи — это место, где я могу установить контакт с каждым в команде, чтобы помочь и компании, и сотруднику добиться значимого результата. А еще на таких встречах я узнаю, что происходит в компании, не занимаясь микроменеджментом».

Рич Армстронг (Rich Armstrong), операционный директор Trello. Trello — инструмент для координации действий в команде с целью выполнения проектов в срок.

Откровенные разговоры между вами и сотрудниками дадут хороший фидбек всем участникам встречи. Хороший менеджер всегда поинтересуется у своих сотрудников, чем они еще могут помочь своей команде. Откровенный разговор всем нам помогает стать лучше.

Личные встречи можно использовать как повод для укрепления взаимопонимания с каждым участником команды. Заряд, настроение и моральный настрой влияют на работу в целом, и если что-то не ладится в работе или в личных отношениях вы будете знать как действовать.

«По идее говорить на встрече должен сотрудник, а не менеджер, да и повестку встречи определяет сам сотрудник. Задача менеджера — «вытянуть» из него насущные вопросы. Это особенно актуально для сотрудников-интровертов: чем более замкнут человек, тем важнее его «разговорить».

Ben Horowitz (Бен Хоровиц), бизнесмен, инвестор, блоггер, писатель. Соучредитель и генеральный партнер венчурной компании Andreessen Horowitz, вложившей средства в Airbnb, Fb, Pinterest, Twitter и другие компании. Бен ведет блог, который читают 10 миллионов человек.

Совет профи

С помощью сервиса 15five.com вы можете задать ритм личных бесед и сделать их более продуктивными. Каждую неделю 15five.com будет рассылать участникам команды по электронной почте краткий опрос, который поможет сделать анализ работы. Это займет 15 минут, а у вас 5 минут на просмотр. Их ответы — это и есть то самое, что вам следует обсудить первым делом при встрече один-на-один.

Задайте эти вопросы каждому в команде при разговоре один на один:

Краткосрочные цели: Как, по вашему мнению, продвигается проект? Есть ли проекты, над которыми вы хотели бы поработать в ближайшее время?
Долгосрочные цели:
Чем бы вы хотели заниматься через 5 лет? Какая у вас большая мечта?
О компании:
Что компания, на ваш взгляд, не делает сегодня из того, что важно сделать, чтобы выиграть у толпы конкурентов? Что просто чрезвычайно важно сделать в следующем квартале, чтобы улучшить продукт?
Самосовершенствование:
Чувствуете ли вы, что берете новые высоты на работе? Что нового вы изучаете? О каком направлении деятельности компании вы хотели бы узнать больше?
Улучшение в управлении:
Что я могу сделать как менеджер, чтобы вы стали работать продуктивнее и результативнее? Может быть, вам не хватает творческой свободы или, наоборот, вам комфортнее работать при определенном контроле со стороны руководства? Как я могу помочь вам в достижении ваших целей?

Важно говорить «спасибо» и отмечать значимые события

На должности руководителя отдела дизайна вы будете заняты — даже очень заняты. Когда вы сосредотачиваетесь на движении проектов и управлении командой, не забывайте, что каждый в команде должен быть признан за вклад в общее дело. Заведите привычку говорить «спасибо» каждому в команде за его работу. Каждый должен услышать это как лично, так и в команде.

По окончании большого проекта, важно найти время и от души отпраздновать его успешное завершение всей командой. Ребятам будет полезно почувствовать удовлетворение от проделанной работы и зарядиться новыми силами. Если вы перейдете к следующему проекту, не признавая достижений команды, то вы рискуете вести на покорение новых вершин изнеможденную команду, лишенную источника вдохновения.

Совет по этикету: критика во время праздника только деморализует вашу команду. Сохраните свой отзыв о проекте до окончания праздника!

Совет профи: Об эффективном управлении UX-командой

Джозеф Дикерсон (Joseph Dickerson), ведущий UX-специалист собрал подборку с рекомендациями по управлению дизайн-командами в посте на Quora: «Что мне нужно сделать, чтобы эффективно управлять UX-командой».

Новые уровни управления

По мере роста вашей команды вам потребуется вводить дополнительные уровни управления — это поможет сохранить темп. А однажды, вы поймете, что вам больше не хватает времени для личных встреч с сотрудниками.

Когда этот момент настанет, вам захочется решить проблему побыстрее, но здесь ни в коем случае нельзя торопиться! Если ошибетесь с выбором кандидата на руководящую должность — разгребать последствия придется долго.

Когда вы определили перспективного тимлида, дайте ему под руководство пока только с одного дизайнера и понаблюдайте за тем, как их команда справляется с достижением целей. Если вместо управления он продолжает фокусироваться на дизайн-задачах, вы с большей вероятностью назначили не того человека для этой работы.

Если все идет отлично, вы можете добавить ему еще нескольких ребят в команду. Продолжайте регулярно контролировать и тренировать их, чтобы помочь им сориентироваться.

У Твиттера уникальный подход к тому, как они переводят отдельных участников в управление. В других организациях карьерный рост часто тесно связан с организационной структурой компании: чтобы зарабатывать больше денег, вы должны стать менеджером, что побуждает не тех людей занимать руководящие должности. Напротив, Twitter рассматривает переход в управление командой как боковой шаг, и с ним не связано никакого повышения заработной платы. Премии и надбавки зависят от результативности, что стимулирует правильное поведение: дизайнеры, желающие продолжить свое дело, будут развивать свою карьеру, не жертвуя своими увлечениями.

«Менеджмент — это не продвижение по службе, а отдельный путь».

Алекс Шлейфер, VP of Design Airbnb

Для каждого проекта нужен свой подходящий игрок

Существует два абсолютно разных типа дизайнеров: охотники и фермеры. Каждый из них важен для команды, но, как обнаружил Ааррон Уолтер, возглавляя команду UX в MailChimp, когда один из этих типов попадает на неподходящий для него проект, то возникает хаос.

Совет профи

Охотники и фермеры

После завершения основного проекта, команда UX в MailChimp была сокращена, и, чтобы помочь нам уложиться в срок, Ааррон Уолтер выдал в помощь другого дизайнера. Рабочий процесс продукта был отлажен — просто нужно было отточить некоторые моменты. После знакомства с неоконченной работой, новый дизайнер моментально начал все переделывать. Его идеи конечно были очень интересными, вот только никак не связаны со взятием текущей высоты по проекту. В конце концов, дизайнер еще больше сбил команду с курса, из-за чего стало еще сложнее уложиться в сжатые сроки.

Я отправил охотника поработать фермером.

В конце года, когда у нас было немного свободного времени, и я попросил одну участницу из команды дизайнеров начать сбор идей для крупного редизайна MailChimp. Она создала десятки концепций, но я видел, что дела идут не очень хорошо. Ее стресс был ощутим. Она постоянно требовала присмотра и советов, но мы мало что могли ей предложить — это было новым и для нас. После 2 месяцев исследований она больше не могла этого выносить — работа без ограничений оказалась слишком напряженной.

Дайте своим дизайнерам возможность добиться успеха, используя их сильные стороны, и ищите индивидуальные черты в каждом из ваших дизайнеров, чтобы идентифицировать фермеров и охотников:

Фермеры

Любят ясные границы проекта и теряются, когда получают слишком много свободы в принятии решений.
Просматривают существующие продукты, чтобы найти более изысканное дизайнерское решение.
Преуспевают за счет повторений и усовершенствований продуктов.

Охотники

Предпочитают свободу действий — слишком много ограничений истощают их энергию.
Комфортно чувствуют себя в неопределенности и на незнакомой территории.
Испытывают искреннее удовольствие, соприкасаясь с любыми новыми продуктами и модификациями.

Разруливание конфликтов

Любой конфликт – это прежде всего дискомфорт и для руководителя отдела дизайна, плюс конфликты все равно случаются. Если конфликт все-таки возник в вашей команде, постарайтесь его разрешить как можно скорее.

В беседах с работниками один на один появляется возможность узнать причины любых конфликтов в команде. Лучше действовать на опережение и не допускать момента, когда команда покажет плохие результаты в работе. Если дизайнер сообщает о конфликте между другими членами команды, поговорите со всеми индивидуально, прежде чем принимать меры. В том случае если информация поступает из вторых уст, конфликт может быть чрезмерно раздут, и вы можете усугубить ситуацию, если начнете применять меры, до того как узнает полную картину происходящего.

Когда вы выяснили все детали конфликта и выслушали отдельно каждого участника, соберите все стороны вместе и поговорите с ними откровенно. Дайте всем возможность быть услышанными, и не завершайте встречу, пока не определите путь к решению проблемы.

Выводы и рекомендации

Проводите регулярные встречи тет-а-тет, чтобы установить взаимопонимание и помочь в карьерном росте каждому в команде.
Находите время, чтобы регулярно благодарить каждого в команде. Всем необходимо признание, они должны чувствовать, что их работа ценится.
Когда ваша команда взяла важную высоту, отпразднуйте это событие. Так вы сделаете команду сплоченнее и проявите уважение к их вкладу.
Прежде чем переводить кого-то на руководящую должность, позвольте ему проявить себя в работе с одним человеком. Если они работают хорошо, добавьте дополнительных участников.
Избегайте повышения заработной платы при переходе кого-либо в управление. Это побуждает не тех людей стремиться к власти.
Дайте вашим дизайнерам возможность добиться успеха, используя их сильные стороны. Сочетание подходящего дизайнера с правильным проектом — ключ к поддержанию продуктивности вашей команды.
Когда возникает конфликт, изучите ситуацию, прежде чем действовать. Доверяйте, но проверяйте утверждения каждого в вашей команде.
Чтобы разрешить конфликт, соберите всех участников вместе для откровенного разговора. Каждый должен быть услышан.

← Назад | Продолжение (Глава 4) →

Источник

#статьи

23 ноя 2021
0

Горящие дедлайны: тайм-менеджмент в дизайн-команде

Рассказываем, как арт-директору, дизайн-лиду, продуктовому дизайнеру выстроить эффективную работу над проектом и избежать аврала.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

UX/UI- и веб-дизайнер. Делает сложные вещи простыми и пишет об этом.

Давайте назовём главные качества арт-директора, лид-дизайнера или дизайнера по продукту (проще говоря, руководителя дизайн-проекта): коммуникабельность, умение жонглировать задачами и быть лидером для всего коллектива. Но всё это меркнет, если он не справляется со сроками. От того, как руководитель проекта умеет управлять временем, зависит работа всей команды. Ведь он не только планирует свои задачи, но и распределяет задачи между сотрудниками, а также ведёт переговоры с клиентами.

В этой статье мы расскажем, как организовать тайм-менеджмент продакту или арт-директору, чтобы работа его команды была продуктивной, а все проекты сдавались вовремя и без изнуряющей гонки.

Из материала вы узнаете:

каких принципов нужно придерживаться в работе;
в чём секрет успешного планирования;
как эффективно решать уже поставленные задачи;
как эффективно организовать отдых;
о лучших приложениях для эффективного тайм-менеджмента.

Начнём с главного. Какие же задачи стоят перед руководителем дизайн-проекта:

Формировать требования к дизайн-проекту и составлять ТЗ.
Составлять план работ и прописывать дедлайны для каждого этапа разработки.
Распределять цели и задачи для каждого участника команды, работающего над проектом.
Общаться с заказчиком или вышестоящим лидером и членами команды.
Собирать планёрки и брейнштормы.
Контролировать этапы выполнения задач и корректировать план действий в случае необходимости.
И ещё один важный пункт, о котором многие забывают, ― следить за комфортом в работе для каждого из членов команды и настроением коллектива в целом.

Ошибка при планировании задач из хотя бы одного из перечисленных пунктов ― и сроки могут поехать у всего проекта. Представьте ― вы не отправили заказчику бриф вовремя или не напомнили его заполнить, потом с опозданием выгрузили задачи, забыли отправить дизайнерам правки от заказчика… Один срыв сроков по цепочке влечёт за собой другие. Как итог ― ненормированный рабочий день у всей команды, выгорание и заваленные проекты.

О том, что такое эмоциональное выгорание, каковы его причины и как с ним справиться, читайте в нашей статье.

Кадр: сериал «Офис»

Избежать провала при управлении командой просто ― нужно чётко следовать правилам тайм-менеджмента. И если для фрилансера-одиночки набор скиллов требуется один, то обязанности продакта или арт-директора иные, и система планирования времени здесь отличается.

Бизнес-консультант, специалист по тайм-менеджменту для руководителей Александр Смирнов рекомендует придерживаться в работе следующих принципов:

Не проводить совещания по разным проектам в один день. Для совещаний желательно выделить разные дни под разные проекты ― на переключение между задачами уходит много времени. Поэтому продуктивнее работать над каждым проектом в свой день. Если разнести проекты по дням не получается, то не ставьте два обсуждения подряд.
Разработать схему эскалации проблем. Говоря простым языком, если участники команды не могут решить возникшую проблему — они должны вовремя донести это до продакта. Если и продакт не в состоянии разобраться с проблемой, он передаёт её на ступень выше — арт-лиду, директору компании, клиенту. Очень часто задачи тормозятся, потому что кто-то из участников команды не может решить возникшую проблему и очень долго бьётся над ней самостоятельно. Нужно донести до сотрудников, что, если задача не решается в течение определённого срока, надо звать на помощь лидера.
Взять в свои руки управление изменениями в проекте. Нередко дедлайны сдвигаются из-за возникших дополнений со стороны заказчика. Здесь нужно придерживаться двух принципов ― чётко обговаривать ТЗ на этапе согласования и не менее чётко фиксировать все изменения — например, создавая отдельные брифы на каждую итерацию доработок. И, конечно, нужно обязательно указывать заказчику, сколько времени займут эти доработки, ― далее, исходя из этого, устанавливать уже новые дедлайны.
Избавиться от перфекционизма. Дизайн ― такая вещь, что совершенствовать его можно бесконечно. Но всё-таки главная задача продакта или арт-лида ― вовремя закончить и сдать проект, выполненный в соответствии с требованиями заказчика. Вместо бесконечного «допиливания» просто предоставьте заказчику список улучшений или дополнительных функций, которые можно внедрить впоследствии. Естественно, тоже обозначив сроки по ним.
Делегировать задачи помощнику. Если вы чувствуете, что вынуждены разгребать текучку вместо управления проектом ― постарайтесь выделить себе помощника или администратора проектов. Об этом можно договориться с кем-то из участников команды, выписав соответствующую надбавку к зарплате. Например, дизайнер может не только делать макеты, но и прописывать ТЗ верстальщику или рисовать презентации по проекту.
Делегировав помощнику хотя бы треть своих обязанностей, связанных с рутиной, вы сможете обеспечить себя ресурсами для более плотной проработки задач по проекту. А если вы наймёте себе полноценного администратора проектов ― круг его обязанностей будет ещё шире: он может помогать вам с подготовкой документов, напоминать о созвонах, отслеживать статус задач, составлять резюме совещания или делать черновую проверку заданий. Конечно, чтобы справляться со всем этим, администратор тоже должен иметь дизайнерские навыки.

Арт-директору невероятно сложно, потому что все его сотрудники всё делают не так, у них куча огрехов. И важно научиться бить себя по рукам, чтобы давать другим эти ошибки найти и исправить. Нужно найти в своей команде людей, которым можно доверить часть этой работы.

Владимир Зимин,
директор по продуктам в Selfit

Но всё это общие рекомендации. Рассмотрим, как грамотно выстраивать работу в команде, чтобы всё успевать, детально.

Кадр: фильм «Волк с Уолл-стрит»

У эффективного руководителя всегда есть план ― на день, на неделю и на весь проект. Включаясь в работу, вы должны заранее знать, какие задачи будете решать сегодня, а в конце рабочего дня ― подводить итоги по сделанному. Для успешного планирования у каждой задачи должны быть:

приоритет;
сроки выполнения;
ответственный;
чётко определённые соисполнители;
список необходимых для выполнения задачи ресурсов.

Создайте иерархию ― если задача большая, разбивайте её на подзадачи. И не забывайте, что в обязанности руководителя проекта входит ещё и эффективное распределение обязанностей внутри дизайн-команды. Следите, чтобы ваши коллеги не были перегружены и не выгорели, ― заранее спрашивайте, сколько рабочих часов они готовы потратить на задачу.

При долгосрочном планировании можно использовать roadmap или, как это ещё называют, дорожную карту проекта ― визуализацию этапов работы в виде инфографики, где прописана последовательность работ и дедлайны. Но при непосредственном выполнении задач продуктивнее будет распределять время и задачи более гибким способом с помощью специальных приложений-планеров. О них мы расскажем в конце статьи.

Этот метод подходит для постановки любых целей ― и личных, и рабочих. Его суть ― любая цель должна быть:

S ― specific ― конкретной.

У цели должны быть определены конкретный результат и все участники, необходимые для достижения этого результата.

Например: создать сайт интернет-магазина, к задаче привлечь двух дизайнеров и разработчика. Возможно, понадобится иллюстратор.

M ― measurable ― измеримой.

Цель должна иметь критерии, по которым будет оцениваться её достижение, ― количественные или качественные.

Например: готовый прототип сайта должен содержать 10 страниц, включая главную, и иметь две версии — в десктопном и мобильном разрешении.

A ― achievable ― достижимой.

Нужно убедиться, что цель является реалистичной и на пути её достижения не стоит никаких ограничений: финансовых, временных, в ресурсах. Если ограничения есть, то сначала нужно их устранить или обговорить с заказчиком.

Например: заказчик хочет, чтобы сайт был доработан за две недели. Просчитав трудозатраты, вы понимаете, что не имеете достаточно человеческих ресурсов для выполнения задачи. Заказчику нужно предложить решение: увеличить сроки или же бюджет — чтобы была возможность нанять дополнительных подрядчиков.

R ― relevant ― значимой.

Достижение цели должно принести выгоду конкретному проекту или компании в целом.

Например: вы можете взять проект за меньшую стоимость, нежели обычно, но компания, с которой вы будете работать, обеспечит хороший кейс в портфолио.

T ― time bound ― ограниченной во времени.

Для каждой цели должен быть определён календарный дедлайн или количество отведённых на неё рабочих дней.

Здесь всё ясно. Дедлайны ― это главное в тайм-менеджменте.

Для меня SMART ― палочка-выручалочка на все времена. Это касается как очевидных кейсов ― ставим новую задачу, значит, она должна быть достижимой, измеримой и так далее по аббревиатуре, ― так и старта нового продукта. Здесь, казалось бы, мы ещё не можем ни изменить ничего, ни назвать конкретные сроки — продакту приходится работать с дикой неопределённостью. Но когда проект начинает приобретать очертания, SMART выступает в роли чек-листа, с которым можно сверяться и оценивать свой прогресс. Мы достигли точки, когда можем конкретно формулировать продуктовые задачи? Отлично. Мы должны научиться измерять результаты? Супер. У нас проблема с тем, что мы ставим себе нереалистичные задачи? Это тоже хорошая точка роста.

Алексей Бородкин,
продакт-лид Ozon

По методу SMART нужно ставить как цель самого проекта, так и цели для отдельных его этапов. SMART-цели помогут гораздо эффективнее планировать время ― каждая задача будет поставлена конкретно, с показателями, которых нужно достичь, и с дедлайном.

Более подробно о распределении задач по методу SMART читайте в нашей статье.

Этот метод поможет более эффективно управлять уже поставленными задачами. Scrum предлагает разбивать работу по проекту на небольшие отрезки ― спринты.

Методология превращает управленческое «барахтанье в море неопределённости» в последовательное движение от одного шага к другому. В моей команде пять дизайнеров, все они работают на аутстаффе в трёх проектах. И команды всех трёх проектов работают по Scrum.

Владимир Сайков,
дизайн-лид Pinkman

Каждый спринт может включать одну или несколько смежных задач и длится от одной до четырёх недель. По результатам спринта команда должна предоставить законченное решение. Сначала это решение обсуждается внутри команды,
а затем ― передаётся заказчику.

Последующие этапы разработки и дедлайны корректируются в соответствии с результатами спринта и полученной обратной связью от заказчика. Например,
при разработке дизайна сайта можно выделить такие этапы-спринты:

визуальная и UX-концепция для презентации заказчику;
прототип главной страницы;
прототипы продуктовых страниц;
дизайн главной страницы;
дизайн продуктовых страниц;
дизайн адаптивной версии;
вёрстка;
передача вёрстки и поясняющего документа разработчикам.

Мы пришли к такой конфигурации: product owner обозначает приоритеты по разработке и говорит, что пойдёт на ближайший груминг. Далее дизайнеры проектируют макеты, если необходимо, устраивают демо для всей команды и к грумингу приносят их на оценку. Потом макеты идут в разработку. Что-то обрезается, что-то добавляется. И так каждый спринт. Со временем дизайнеры понимают, как устроен процесс, и сами следят за его поддержанием. То есть я как дизайн-лид трачу меньше сил на удержание процессов и могу заниматься другими важными делами.

Владимир Сайков,
дизайн-лид Pinkman

По каждому этапу ставятся предварительные дедлайны, но они корректируются в зависимости от результатов спринта. Например, вы совместно с командой разработали прототип главной страницы, но заказчик решил добавить ещё пару пунктов в ТЗ ― соответственно, сроки сдачи остальных прототипов сдвигаются, а с заказчиком согласовываются новые дедлайны.

Отслеживание прогресса при Scrum-подходе обычно происходит на маркерной доске, которая висит в студии на видном месте. Поле делится на три колонки ― «Запланировано», «В работе» и «Сделано». При этом приоритетные задачи располагаются сверху. Такой способ наглядно показывает прогресс и позволяет экономить время, распределяя задачи по важности сразу в момент внесения.

Работа с маркерной доской заимствована из японского метода управления разработкой Kanban. Суть этого метода можно кратко описать так — «точно в срок». Задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь нужную, сам же процесс работы над проектом прозрачен для всех членов команды.

Главная задача продакта или арт-директора ― эффективная коммуникация с командой и заказчиком. И многие арт-лиды отмечают, что именно переговоры отнимают больше всего времени. Поэтому мы собрали рекомендации, которые позволят сделать переговоры и брейнштормы наиболее продуктивными:

Готовьте заранее чек-лист созвона или брейншторма. Зафиксированная по пунктам повестка переговоров ― гарантия того, что вы обсудите только запланированные вопросы, без перескакивания на другие темы. И ничего не забудете.
Не превращайте совещание в обсуждение идей. Очень хочется перейти к предложениям нового, когда перечень из вашего чек-листа встречи закрыт. Но ваша задача ― получить обратную связь по проекту и проработать пожелания заказчика. Если тратить время на обсуждение улучшайзинга, даже не доведя проект по ТЗ до конца, то переговоры могут затягиваться на часы и при этом вряд ли быть эффективными.
Регламентируйте время. Как правило, после часа переговоров участники уже фокусируются на задачах не настолько, чтобы быть максимально продуктивными. Отводите на переговоры или брейнштормы фиксированное время.
Составляйте письменное резюме встречи. По итогам резюме корректируйте сроки и назначайте ответственных на новые задачи. Также краткое саммари совещания можно отправить коллегам, а при переговорах с заказчиком такие записи помогут ничего не забыть

Кадр: фильм «Линкольн для адвоката»

А что делать, если время вышло, но вы успели разобрать не всё, что было внесено в ваш план? С опытом вы будете понимать, сколько времени отводить на обсуждение той или иной задачи. Если осталась лишь пара небольших вопросов, можно немного задержаться и проговорить их. Но если незакрытыми осталось большее количество тем ― вероятно, вы взяли слишком большой объём для одного обсуждения, лучше перенести оставшееся на следующий раз.

Для эффективного тайм-менеджмента важно планировать не только рабочее, но и личное время. Конечно, в идеале нужно включать в свою жизнь физическую или творческую активность ― чтобы переключаться и не выгорать. Но если это пока недоступно, то начните строго регламентировать свои рабочие часы.

У меня есть правило. Кто бы мне ни писал в мессенджеры в пятницу вечером ― это всё откладывается до понедельника. Потому что я понимаю, что если сейчас полезу в эту переписку, то буду торчать в телефоне, хотя надо играть с сыном. Поэтому в выходные я стараюсь решать рабочие вопросы, только если они запланированы. Также я стараюсь загонять в рамки свой
календарь ― например, с 9 до 19 у меня рабочее время для встреч. Всё остальное очень редко и по договорённости.

Владимир Зимин,
директор по продуктам в Selfit

Это позволит не только восстанавливаться и отдыхать, но и работать более продуктивно. Если вы знаете, что вам нужно закрыть задачу ровно до 19:00, то вы будете меньше отвлекаться на мемы с котиками, проверку соцсетей или второстепенные, «более простые» задачи.

Работа продуктового дизайнера или арт-директора может быть довольно нервной, предполагает присутствие в офисе и много времени за компьютером. Поэтому особенно важно переключаться. Психолог и консультант по вопросам продуктивности Питер Шаллард считает, что если вы не умеете забывать о рабочих проблемах во время отдыха, то эти проблемы будут только множиться, потому что вы скоро потеряете продуктивность. И вот как он предлагает отдыхать от дел:

Забывайте о рабочих задачах, когда переступаете порог дома. В крайнем случае вы можете уделить полчаса-час обдумыванию рабочих дел, но это не должно занимать весь вечер.
Найдите хобби ― или спортивное, или креативное. Не старайтесь быть в вашем хобби «быстрее, выше, сильнее». Занимайтесь им просто в своё удовольствие.
Следите за эмоциональным состоянием. Если после работы вы чувствуете себя усталым и опустошённым, найдите то, что будет вас радовать и наполнять. Это может быть просмотр хорошего фильма, прогулка в парке под аудиокнигу, тёплая ванна с пеной.
Не обсуждайте работу дома. Да, вы можете в паре слов узнать у домашних, как у них дела на работе, но нельзя превращать это в часовые обсуждения рабочих проблем.

Trello. Один из самых популярных таск-менеджеров, работающий по принципу канбан-доски. Удобно описывать задачи, подгружать необходимые файлы и добавлять ответственных к каждому пункту плана.

Изображение: страница Trello в Facebook*

Стоимость: начальный план ― бесплатный, и его хватит для небольшой команды до 20 человек. Продвинутые планы ― от 5 долларов за пользователя в месяц.

Notion. Крутой сервис, созданный по принципу low-code-платформы. Можно самостоятельно создать рабочее пространство для команды, подгрузив туда список задач, CRM, скрипты и другие инструменты. Плюс ― полностью настраивается под вас. Минус ― интерфейс не переведён на русский, и для работы с сервисом нужно вникнуть в его принципы.

Изображение: Notion

Стоимость: бесплатная версия ― есть лимит на загрузки, количество участников ограничено до пяти человек. Платные версии ― от 5 долларов за пользователя в месяц.

Todoist. Удобный планировщик для тех, кому не нравится принцип канбан-досок. В сервисе можно создавать проекты с подзадачами, фильтровать их, отмечать приоритеты, добавлять метки. Заходя в планировщик, вы видите слева список проектов, а справа ― задачи по выбранному. Сервис интуитивно понятен и подойдёт даже новичкам в планировании.

Изображение: Todoist

Стоимость: бесплатно ― до пяти человек в команде и до пяти активных проектов. Платный аккаунт ― от 229 рублей в месяц.

Asana. Сервис для стратегического управления задачами. Каждый участник команды видит свои задачи и дедлайны, а продакт или арт-директор может наблюдать за общим ведением проектов. На главной странице отображены планы и текущие этапы выполнения задач. Asana может показаться немного сложным для тех, кто впервые столкнулся с планировщиками, но через некоторое время в нём полностью осваиваешься.

Изображение: Asana

Стоимость: базовый тариф с довольно объёмным набором функций ― бесплатно. Платные тарифы ― от 10,99 доллара в месяц за пользователя.

«Битрикс24». Российское решение для постановки задач ― можно настраивать его как канбан-доску или стандартный планировщик. Удобное и интуитивно понятное приложение с функцией «Живая лента», которая работает по принципу ленты новостей, как в соцсетях.

Изображение: «Битрикс24»

Стоимость: бесплатно ― с размером хранилища до 5 ГБ. Платные тарифы начинаются от 1990 рублей в месяц.

Тайм-менеджмент для арт-директора и продакт-дизайнера очень важен. Ведь именно от руководителя проекта зависит работа команды ― качество коммуникации и эффективность выполнения задач. Ошибки в расписании этапов, совещаний, в расчётах сроков выполнения всего проекта ведут к тому, что дедлайны горят у всей команды. Если научиться грамотно выстраивать рабочий процесс, то команда будет быстрее и продуктивнее работать, развиваться и брать всё более сложные проекты. И это будет во многом ваша заслуга.

* Решением суда запрещена «деятельность компании Meta Platforms Inc. по реализации продуктов — социальных сетей Facebook* и Instagram* на территории Российской Федерации по основаниям осуществления экстремистской деятельности».

Научитесь: Тайм-менеджмент
Узнать больше

Источник

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 56K

Введение

Я работаю веб-дизайнером. Какое-то время назад я подрабатывала фрилансером, сейчас работаю в небольшой студии. У нас нет менеджера проектов, поэтому, зачастую, я сама выступаю этим самым менеджером, по совместительству. Опыт общения с самыми разными заказчиками у меня достаточно большой. Статья «Краткая инструкция по работе с web-дизайнером (для менеджера проекта)» вызвала у меня шквал эмоций и бурю негодования, потому что именно таких заказчиков я всегда старалась избегать. В этой статье я попробую описать, как в идеале должна проходить работа заказчика и дизайнера.

С удовольствием приму критику и выслушаю мнения «другой стороны».

Кто такой веб-дизайнер

Одна из самых главных ошибок наших клиентов в том, что они на самом деле не осознают, кто такой на самом деле этот веб-дизайнер и что же в итоге он должен уметь и делать. Именно с нее начинаются все проблемы и разногласия.

Большинство считают, что веб-дизайнер — это художник-оформитель, который придумывает дизайн исходя лишь из собственного вкуса и основная его задача — разукрасить сайт и придумать веселые фентифшлюшки и узорчики.

Это в корне не так.

Веб-дизайнер — это, в первую очередь, архитектор, в прямые обязанности которого входит изучение поведения пользователей и проектировка грамотных, удобных и работающих интерфейсов на основе этих данных. Это дизайнер должен думать, какие элементы, какая информация и в каком порядке должны располагаться на сайте. Расположение блоков, элементы управления, цветовая схема, визуальные акценты на сайте — все это берется не с потолка. Каждая деталь на сайте расположена в соответствии с определенными принципами, и именно веб-дизайнер должен уметь обосновать их. Это его основная работа, пожалуйста, уважаемые заказчики, не берите ее на себя.

Какую информацию надо предоставить исполнителю

Что бы дизайнер смог спроектировать действительно грамотный интерфейс он должен знать ответ на два вопроса: что вы, как владелец сайта, хотите получить от этого сайта и чего хотят ваши клиенты.

Нам, дизайнерам, очень важно знать вашу целевую аудиторию. Зачастую описать ЦА лучше всего получается не у высшего руководства, а у простых специалистов: менеджеров по продажам и администраторов на ресепшенах. Ведь чаще всего ваши клиенты общаются именно с этими специалистами, стоит прислушаться к их мнению.

Нам надо знать, какие цели и задачи вы ставите перед сайтом. Очень часто вместо этого мы слышим о личных предпочтениях заказчика в плане визуального оформления, которые в итоге не позволяют сделать сайт полноценным инструментом для достижения определенных результатов. Сайты не продают, не приводят новых клиентов, они просто висят в интернете. Ставьте четкие задачи, конкретные цели, делитесь планами о развитии проекта, что бы мы могли учесть все нюансы.

Бриф и техническое задание

Первое, что мы делаем с моими заказчиками — заполняем бриф. У каждого дизайнера свой бриф и это важный документ. В брифе описывается ваши идеи, цели и задачи проекта, планы по развитию проекта, целевая аудитория, ваши вкусы и пожелания (поверьте, мы всегда стараемся их учесть, если они не вредят итоговому результату), идеология вашего предприятия и его миссия и тд. В общем, в этот документ записывается все, что может помочь дизайнеру прийти к поставленной цели. Лучше всего заполнять бриф совместно: одна голова хорошо, а две — лучше. При совместном заполнении могут сразу появиться какие-то идеи или, наоборот, отсечется что-то лишнее. К тому же, это значительно экономит время.

Далее дизайнер анализирует бриф и составляется техническое задание. В идеале, ТЗ составляет дизайнер, которое корректируется заказчиком и, обязательно, утверждается. В техническом задании прописывается, что и как будет реализовано на сайте: какие элементы, инструменты, блоки и информация будут задействованы. ТЗ — это четкая инструкция для дизайнера. Грамотное ТЗ можно передать верстальщику и программисту (если они работают отдельно от дизайнера), что в конечном итоге сэкономит ваше время. Техническое задание — основа вашего будущего проекта, не относитесь к его составлению легкомысленно.

Может показаться, что слишком много формальностей, но на самом деле бриф и ТЗ значительно экономят ваше время, нервы и прочие ресурсы.

Прототип — это важно

После утверждения технического задания дизайнер разрабатывает прототип. Это каркас сайта, на котором показано, какие элементы и где будут располагаться, как пользователь будет работать с ними, и как эти элементы будут взаимодействовать друг с другом. Это основная работа дизайнера, она может занять продолжительное время, именно в прототипе закладываются все основы работы вашего сайта.
Почему не стоит сразу делать «конечный» вариант со всеми элементами дизайна во всей красе:

Прототип может перерабатываться много раз. И если каркас переделать легко, то уже готовый макет со всеми стилями переделывать сложнее и значительно дольше.
Прототип, обычно, делается черно-белым, с минимальной детализацией. Это делается еще и для того, что бы при анализе каркаса заказчик оценивал удобство пользованием (юзабилити), а не визуальные эффекты.

Очень хорошо, если прототип интерактивный и на нем наглядно показано, что будет происходить при совершении того или иного действия. Я приступаю к стилизации какой-либо страницы только после утверждения прототипа и этот прототип уже не меняется. Это делается для того, что бы в самый неподходящий момент не было замечаний вроде: «А давайте вставим сюда баннер».

Стилизация

После того, как каркас сайта готов и утвержден, дизайнер приступает к стилизации прототипа и превращает его в готовый макет. Тут уже мы ориентируемся на пожелания заказчика: цвета, стиль и т.д. и стараемся сделать так, что бы сайт пришелся по душе не только пользователям, но и заказчикам. Что бы этот этап взаимодействия прошел безболезненно и комфортно следует помнить и делать следующее:

Максимально изложите свои пожелания дизайнеру, предоставьте брендбук (логотип, рекламные и печатные материалы, в общем, все, что помогает идентифицировать вас или вашу компанию), расскажите какого стиля придерживается ваша компания (деловой, неформальный, молодежный и т.д.), покажите оформление каких сайтов вам нравится и т.д.
В дизайне есть свои правила и законы, и дизайнеры стараются следовать им, прислушивайтесь к мнению профессионала.

Внесение правок

Внесение правок в макет — стандартная процедура, которой редко удается избежать. Не бойтесь высказывать свое мнение, старайтесь четко, коротко, но ясно изложить ваши предложения. Постарайтесь рассказать о всех своих замечаниях «в один заход», что бы не растягивать процесс внесения правок на продолжительное время. Помните, если дизайнер считает и, самое главное, может обосновать, почему не стоит вносить те или иные изменения, пожалуйста, прислушайтесь к его мнению.

Мои заказчики обычно распечатывают макет или прототип, расписывают свои пожелания и передают лист мне (лично или по электронной почте).

Дополнительные страницы и файлы

Я всегда делаю, так называемые, «дополнительные страницы» и советую вам требовать их от дизайнера. Это страница с типографикой (оформление текста, списков, таблиц, цитат, заголовков, изображений) и страница с элементами пользовательского интерфейса (кнопки, ссылки, пункты меню, выпадающие списки, формы, чекбоксы, радио-кнопки, иконки и т.д.). Все элементы пользовательского интерфейса должны быть показаны в нескольких состояниях (обычные, активные, неактивные, при наведении) и оформлены отдельным файлом для верстальщика с четкими пояснениями. Это нужно для того, что бы верстальщик мог полностью «прописать» стиль вашего сайта. Например, если у вас ограничен бюджет и вы не заказываете разработку личного кабинета пользователя, а используете стандартные страницы, они, по крайней мере, стилистически не будут отличаться от всего сайта.

В исходных файлах слои и группы должны быть подписаны и обозначены цветами. Должны быть приложены шрифты и оригиналы изображений (например, изображение заднего фона: у дизайнера в макете обрезано, но верстальщику-то нужен оригинал).

Выводы

Прислушивайтесь к мнению профессионала
Уважайте чужой труд и время
Заранее обговаривайте ключевые моменты: сроки, стоимость, конечный результат, количество разрабатываемых страниц и элементов. Утверждайте их письменно или по электронной почте (не на словах)
Способствуйте работе дизайнера, отвечайте на вопросы, предоставляйте информацию, идите на контакт
Относитесь к людям так, как хотите, чтобы относились к вам

Источник

Идеи

Работа с дизайнером без боли. Пять правил от проджект-менеджера

Чтоб дизайны делались и все были довольны

Я шесть лет работаю в командах, в которых дизайнер занимает одну из ключевых ролей. Сколько раз слышала фразы:

«Это же дизайнеры, они творческие, с ними невозможно нормально работать».

«У него свои креативные тараканы в голове, я его вообще не понимаю, он срывает мои дедлайны».

Думаю, что и вы встречались с таким подходом к дизайнерам в команде и понимаете, о чем я. За время, которое жизнь сводит меня с дизайнерскими умами, я выработала определенную стратегию поведения с ними. Эта стратегия помогает выполнять задачи качественно и без срывов дедлайнов (ну, почти).

Рассказываю, какие финты помогут вам лучше понимать дизайнеров и общаться с ними. Надеюсь, эти советы помогут работать без приема успокоительных, а результатами трудов захочется поделиться в Фейсбуке и даже показать сыну маминой подруги.

Примечание: этот текст был одобрен дизайнерами.

1. Дизайнер – это дизайнер

А менеджер — это менеджер. И менеджер в этой игре — вы. Дизайнер — творческий, креативный и весь «такой вот», но самой главное — он не менеджер. У него просто иной склад ума, он мыслит другими категориями, поэтому он и делает дизайн, а вы — управляете процессами.

Возьмите роль менеджера на себя, потому что вы сможете выполнять ее лучше и более эффективно. Снимите с дизайнера этот ужасный, скучный (для него) и такой важный (для проекта) процесс планирования задач. Он этого не любит и не хочет, а зачастую — просто не умеет.

Ваша задача — сделать так, чтобы дизайнер открыл с утра таск-менеджер и увидел задачи на день. А еще лучше — на неделю вперед, чтобы можно было заранее посмотреть на них и подумать. Используйте для планирования удобные таск-менеджеры: Basecamp, Jira, Trello, Wunderlist. В крайнем случае, сделайте простую google-табличку со всеми задачами, их описанием, сроками и статусами. Это поможет занять дизайнера дизайном, а не планированием. Он будет работать эффективнее и не тратить время на чужую работу.

Мы в UniSender в отделе маркетинга используем для планирования времени дизайнеров Basecamp и Google Sheets. Все задачи планируются заранее на спринт, поэтому вначале каждого спринта они видят все свои задачи на ближайшие две недели. Я, как проджект, отмечаю статусы задач разными цветами, прописываю дедлайны и комментарии, чтобы дизайнеру сразу было понятно, какую ссылку ему открывать и начинать работу

2. Качество и скорость работы дизайнера зависит от вас

Обеспечить дизайнера работой — задача менеджера. Это не значит, что вам нужно загрузить беднягу списком из 69 задач за день и пойти пить кофе с коллегами. Ваша задача — собрать все задачи и быть уверенным в том, что дизайнер понял ТЗ.

Чем качественнее и подробнее прописано ТЗ, тем быстрее и лучше будет сделан дизайн. «Поиграть со шрифтами, цветами и покреативить (ну, тыждизайнер)» — это не ТЗ. Пропишите его хорошо, соберите все требования, учтите их в описании задачи. Иначе будете переделывать макет несколько раз и тратить время.

Что должно быть в хорошем ТЗ дизайнеру

Название задачи. «Главная страница сайта — добавить блок о партнерах», «Альбом продаж 4 пускового комплекса», «Евролистовка «О компании».

Ответственные. Имя дизайнера, имя менеджера (если нужно). Убедитесь, что таск-менеджер настроен так, что они оба получают уведомления о новых комментариях в задаче.

Дедлайн. Конечная дата сдачи первой итерации дизайна либо сроки на выполнения всей задачи, если она очень объемная. Но, при этом, обязательно опишите в задаче сроки по сдаче каждой отдельной части и учтите время на правки.

Описание задачи. Что в него входит:

Цель креатива — зачем нужен объект дизайна.
Где будет располагаться объект дизайна: на сайте, в баннерной рекламе (указать площадку), полиграфии.
Требования по фирменному стилю, если есть особенности.
Требования к итоговому файлу. Например, размещение кнопок на баннерах, допустимые цвета, технические требования к файлу, анимации, размер файла в пикселях и в килобайтах, формат файла (обычно все данные есть на площадке, где будет размещен материал).
Референсы: могут быть картинки, чтоб сориентироваться по стилю, или изображения которые нужно использовать в вижуале.

Для полиграфии нужно указать цветовую схему (Pantone, CMYK), требования к итоговому файлу макета (обычно дает типография) физические размеры материала. Чем больше информации — тем лучше.

Вот хороший пример описания задачи для дизайнера:

Почему это хороший пример:

Название задачи прописано понятно, верно проставлены исполнители задачи и дедлайн.
Хорошо описан контекст, есть пожелания и примеры.
Указан размер итогового файла. Хорошо бы еще добавить и формат (.png, .jpeg), но у нас дизайнер уже не первый раз выполняет эту задачу и знает, какой нужен формат.
Хорошо описано ТЗ к самой картинке и предложен референс фото, на которое можно ориентироваться. Поэтому вижуал был готов с первого захода и вообще без правок.

А еще нужно заботиться о ваших дизайнерах, ведь они такие котики. Например, иногда, они стесняются и не просят докупить им памяти на Dropbox. Общайтесь с ними, узнавайте, что им надо для работы: больше места в облаке, новый графический планшет или стоковые фотки? Обеспечьте дизайнера всем необходимым для работы, он не должен тратить на это время.

Вот как наша дизайнер была рада купленному Shutterstock:

3. Вы должны знать фирменный стиль не хуже дизайнера

То, что вы – менеджер, еще не говорит о том, что вы просто отдаете задачи дизайнеру и пусть он там барахтается со своими шрифтами. Нужно знать элементы фирменного стиля и то, как их можно использовать.

Прочтите брендбук, если он есть. Изучите его вместе с дизайнером, пусть он вам все объяснит. Вы должны стараться говорить с ним на одном языке. А если у вашей компании еще нет брендбука, сделайте брендбук на минималках. Договоритесь с дизайнером и руководством, опишите основные шрифты, цвета и правила использования лого. Для начала подойдет даже простой Google-документ. Это уже сильно поможет.

4. Будьте чуть-чуть дизайнером

Нужно уметь оценивать задачу и понимать реальность ее выполнения. Когда клиент говорит тебе, что хочет что-то эдакое, то важно понимать, как это реализовать.

Когда я работала проджект-менеджером в SMM-агентстве, клиент попросил на вижуале к посту изобразить фейерверки. Такие яркие, красивые, праздничные. Вроде ничего сложного, но по фирменному стилю мы могли использовать только светлый фон. А изобразить свечение на светлом фоне невозможно. Это как запускать фейерверк днем. Я это понимала, потому что в начале своей карьеры работала с графическими редакторами и даже сама чуть дизайнила.

Поэтому важно самому быть чуть-чуть дизайнером. А еще важно тренировать насмотренность и впитывать опыт. Подпишитесь на дизайнерские аккаунты в Instagram*, изучайте тренды. Разберитесь, наконец, как работают Photoshop и Illustrator. Вам не надо становиться дизайнером, разве только совсем чуть-чуть.

5. Хвалите дизайнеров. Ругайте дизайнеров. Но хвалите

И самое главное — коммуницируйте с ними. Есть дизайнеры, которые хорошо работают в потоке, когда все несется без перерывов. Есть те, которым надо подумать или просто выспаться, чтобы выдать результат. Только в коммуникации вы это поймете. Обсуждайте с ними работу, задачи, жизнь, статьи, видосы, тренды. Вы лучше поймете его как дизайнера и как человека вообще.

В общении вы осознаете, стоит ли валить дизайнера задачами, либо же нужно дать ему время на творческий тупняк. Вы будете уверены в том, что он не прогуливает работу, а думает как сделать лучше. И ваши нервы будут целее.

Работы дизайнера надо выпускать, а не складывать в бэклог. Им важно видеть результат: в диджитал или физически напечатанный мерч. А еще им важно собирать портфолио. Когда их работы не уходят дальше жесткого диска на компьютере — дизайнер будет грустить. Поддерживайте идеи дизайнера, помогайте ему, если это нужно.

Если дизайнер предложил сделать мерч для компании или попробовать новый подход в визуале соцсетей, возьмите на себя этот процесс. Продвиньте его идеи в компании, чтобы их реализовали и тогда всем будет счастье.

И последнее. Хвалите дизайнера за крутой результат. Не нужно ругать его как ребенка за косяки, объясняйте ему его ошибки и разбирайте их вместе. Указывайте и формулируйте ошибки не как «это плохо», а «что это можно улучшить». А потом опять хвалите за то, какую красоту он сделал. Если ваш клиент все зарубил, это нужно сообщить мягко и деликатно, объясняя причины и подбирая слова.

Дизайнеру больно	Дизайнер будет жить
Та ладно, ты что не видишь сам, что тут куча косяков, мы же тебе говорили, что нужно лучше проработать этот креатив.	Это хороший результат, ты движешься в верном направлении. Вот это и вот это вообще супер, а вот тут давай чуть доработаем, тогда будет вообще идеально.
Ой, это вообще не то! Надо срочно переделать!!!	Ты сделал хорошую работу и этот результат мы сможем использоваться для другой коммуникации, спасибо за идеи. Давай только еще раз пройдемся по брифу, чтобы убедиться, что мы друг друга точно поняли, потому что ты подготовил крутой вижуал, но немного в другом направлении.
Клиент все зарубил, это все из-за тебя, дизайн плохой и надо все переделать на завтра!	В общем, клиент сказал, что это не совсем то, чего он хотел. Видимо, мы его неверно поняли, либо он не до конца понимает, что ему нужно. Давай мы еще раз составим список вопросов и заново забрифуемся с клиетом, чтоб подготовить еще раз именно то, что нужно.

Дизайнер всегда трепетно относится к своим макетам и гордится ими. Не важно, сколько времени он над ними страдал: неделю или час. Разделите это чувство, будьте на его стороне. Если зарубить все, что он сделал, в следующий раз он сделает дизайн просто чтобы закрыть задачу. А нам нужен совсем не такой результат.

ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

unisender

Источник

«Можете разработать дизайн веб-страницы? Она нужна мне как можно скорее».

«Мне нужен баннер мероприятия для публикации в социальной сети. Это очень срочно».

«Мы решили, что кнопки здесь должны быть зелеными, а не синими. Можете изменить прямо сейчас?»

Вы еще не устали от этого?

Команды дизайнеров буквально тонут под грудой запросов. Пугает даже не их количество или то, что всю эту работу нужно делать срочно. Дизайнерам поступают запросы из разных отделов, в каждом из которых есть собственные процессы и потребности.

Дизайнерам часто приходится выступать в качестве переводчиков. С одной стороны, им приходится воплощать идеи в дизайн. С другой, они «переводят» запросы (в которых зачастую не хватает ключевых элементов) в работу над проектом. И если у команды дизайнеров не налажен рабочий процесс, что они получат в результате? Неправильный перевод. Результат будет совершенно не тот, который ожидает заказчик.

Руководитель отдела дизайна в Wrike, Давид Мекеришвили, рассказывает, как его команда справляется с этими трудностями. Создав рабочий процесс на основе решения Wrike, наши дизайнеры нашли правильный баланс между организованностью и свободой. Это позволило им уделять максимальное внимание креативу и разрабатывать дизайн-проекты без лишнего стресса. Но сначала давайте посмотрим, какие опасности грозят команде, у которой нет налаженного рабочего процесса.

Распространенные проблемы дизайнеров, у которых не выстроен рабочий процесс

По мнению Давида, сложности возникают на каждом этапе — от получения запроса до разработки дизайна и сдачи работы заказчику. Но без налаженного рабочего процесса «под угрозой оказываются такие базовые элементы, как планирование, выполнение работы, сотрудничество и прозрачность. Команда дизайнеров должна действовать согласованно, чтобы оптимизировать работу, контролировать ситуацию благодаря прозрачности, улучшить взаимодействие и меньше отвлекаться».

Если согласованности нет, команде грозит неправильная расстановка приоритетов, нарушение сроков, превышение сметы и невозможность разработать требуемый дизайн-проект. Давид добавляет: «Главное — иметь систему управления проектами, которая поможет стандартизировать все процессы. Каждый проект по-своему сложен и уникален. Успех зависит от тщательнейшей проработки мелочей. Все мы знаем, как легко можно упустить эти мелочи из-за неорганизованной срочной работы».

Подход команды дизайна в Wrike к созданию рабочего процесса

Одно из преимущество работы дизайнера — возможность работать со всеми остальными отделами. Сплоченная команда сохраняет единство бренда и поддерживает творческую инновационную атмосферу.

Но у каждой розы есть шипы. Давид рассказывает: «Раньше мы использовали различные рабочие процессы, подстраиваясь под команды, с которыми нам приходилось сотрудничать. Это затрудняло нам работу и распределение ресурсов. В итоге мы обнаружили, что создание единого рабочего процесса не только позволило нам оптимизировать работу, но и помогло другим командам лучше доносить до нас свои идеи, чтобы мы могли давать им именно то, что они хотят, и гораздо быстрее».

Запуск рабочего процесса с помощью одного динамического запроса

Когда у Давида спросили, как он запускает рабочий процесс, он ответил: «Один запрос, чтоб ими управлять…» Прекрасная отсылка к «Властелину колец»! Но если без шуток, именно так дизайнеры запускают свой процесс. У них есть единая форма запроса Wrike, которую заполняют участники других команд. Это динамическая форма — дизайнеры получают определенную информацию в зависимости от запрашиваемого материал. После составления запроса Wrike автоматически отправляет его в нужную папку и на временную шкалу проекта.

«Поскольку все проекты хранятся в одном месте, они легко вписываются в текущую рабочую загрузку, — объясняет Давид. — Этот процесс позволяет нам сосредоточиться на работе — нас больше не отвлекают противоречащие друг другу электронные письма, мгновенные сообщения, разрозненные таблицы и прочие уведомления, существующие в нашей или параллельной вселенной. Наша продуктивность стремительно возросла».

Хотите создать форму запроса для вашего рабочего процесса? Вам помогут эти десять шаблонов формы запроса.

Настройка процессов для управления проектами и рабочей загрузкой дизайнеров

В наши дни, по данным опросов, 70% сотрудников из разных стран мира работают удаленно по меньшей мере раз в неделю. И рост популярности удаленной работы наблюдается прежде всего в сфере дизайна. В ходе опроса об удаленной работе, проведенного компанией Buffer в 2018 году, выяснилось, что из 1900 респондентов в сфере дизайна работают 10%. Когда очень важно учитывать каждую мелочь, способность успешно общаться и организованно работать из различных мест становится ключом к успеху.

Дизайнеры в Wrike очень хорошо знакомы с проблемами, стоящими перед удаленными специалистами. Еженедельно они получают около сотни проектов из разных стран мира. Используя запросы в качестве единого источника достоверной информации, они контролируют, как, когда и куда будут направлены эти проекты. Например, команда может проверять новые запросы по понедельникам и распределять их между дизайнерами, которые будут нести за них полную ответственность.

Мониторинг выполнения проекта с помощью настраиваемых статусов рабочего процесса

Настраивать свой рабочий процесс вам придется методом итераций. Проявите терпение! Смысл не в том, чтобы добиться идеала, а в последовательном улучшении эффективности.

Именно это и советует Давид: «Наша команда протестировала различные варианты, и мы продолжаем развиваться. Мы используем разные статусы, чтобы следить за текущим рабочим процессом. Они помогают улучшить прозрачность для наших дизайнеров и авторов запроса. Мы обсуждаем детали, необходимые для выполнения проекта, выявляем опасные места и согласовываем действия. Все это напрямую связано с прозрачностью и совместной работой».

С Wrike вы можете открыть задачу и увидеть всю информацию: статус проекта, дизайнерские материалы, контент, комментарии и последние новости. Вам не придется тратить много времени на поиск.

Вот этапы рабочего процесса команды дизайна в Wrike:

В очереди. Задача помещена в очередь. Даты и дизайнер еще не выбраны.

Активна. Дизайнер назначен, и даты установлены.

Изучение. Дизайнер уделяет время изучению задачи и поиску справочных материалов.

На обсуждении. Задача обсуждается всеми заинтересованными сторонами.

Ожидание остальных. Работа над задачей не продвигается из-за внешних факторов.

В работе. Ура! Дизайнер работает над задачей.

На проверке у владельца. Дизайн-проект готов к проверке владельцем задачи.

На проверке у команды. Обычно используется в крупных проектах. Дизайн-проект проверяется участниками команды.

Дизайн утвержден. Дизайн прошел утверждение у команды и всех заинтересованных лиц.

Подготовка для разработчиков. Дизайнер подготавливает материал для поставщиков и т. д.

Выполнена. Задача выполнена.

Отменена. Задача отменена.

Приостановлена. Задача ненадолго приостановлена из-за проблем с расстановкой приоритетов.

В ожидании. Задача отложена.

Управление процессом внесения правок в сотрудничестве и без стресса

В рабочем процессе нашей дизайнерской команды статус Ожидание остальных помогает руководителям увидеть, где требуется вмешательство. Возможность выполнять проверку и согласование в одном программном инструменте позволяет авторам запросов оставлять четкие и конкретные отзывы прямо на цифровых изображениях и документах. Таким образом, все комментарии и предложения хранятся централизованно, и участники могут видеть отзывы друг друга.

По результатам недавнего опроса, 40% креативных специалистов называют слишком много отзывов от различных людей основной проблемой, связанной с совместной работой. Тому есть множество причин. Например, люди часто реагируют слишком импульсивно на визуальный дизайн, поэтому наша команда дает авторам запроса промежуток в несколько дней, чтобы суммировать все впечатления и сформулировать отзыв. В этом случае участники команды лучше понимают, что именно хочет клиент. Это помогает избежать множества итераций, бесконечного внесения правок и долгой переписки.

Оценка и оптимизация рабочего процесса с помощью отчетов и панелей задач

В творческой профессии очень важно иметь инструменты для оценки результатов своей деятельности. Дизайнеры в Wrike постоянно ищут способы улучшить свой рабочий процесс.

«Что мне нравится в Wrike, — признается Давид, — это то, что в каждом отправленном запросе есть такие данные, как дата начала, дата окончания, исполнитель, создатель задачи, отдел, тип материала и многое другое. Эта информация позволяет мне создавать отчеты. Мы можем увидеть, сколько времени займет создание электронной книги для разных дизайнеров, проводить сравнение и масштабирование, составлять прогнозы. Все это помогает при планировании ресурсов. Возможности поистине безграничны».

На вопрос о любимой функции Давид отвечает: «Сейчас моя любимая функция Wrike — это панели задач. Мне нравится, когда на одном экране можно увидеть рабочую загрузку 12 дизайнеров на текущую неделю, на следующую неделю и еще на две недели вперед, и при этом даже не пользоваться прокруткой. И еще… вы ведь можете назначать задачи другим исполнителям и переносить сроки c помощью перетаскивания! Это как LEGO в сфере управления проектами. Вы можете создавать процессы именно так, как вам нравится».

Готовы превратить горы запросов в плавный рабочий процесс?

Wrike помогает командам дизайна находить компромисс между организованностью и свободой. Начав настраивать собственный рабочий процесс, прочтите наше руководство, помогающее креативным командам найти идеальный инструмент для управления дизайнерскими проектами. Мы предлагаем семь ключевых вопросов для рассмотрения при создании рабочего процесса, а также контрольный список функций, который поможет вам найти самый подходящий инструмент.

Источник

2. Распределение ролей и ответственности в команде

3. Планирование

5. Доверительные отношения

6. Порядок использования общих инструментов

Борисова Юлия

Шаг первый: понять, что делать

Шаг второй: погрузить дизайнера в контекст

Шаг третий: акцентировать важное

Шаг четвертый: прикрепить ссылки и материалы

Нехватка времени

Бонус: как давать людям задачи, чтобы они были рады

Совет 1. Ставьте посильные задачи

Click.ru возвращает 7,5% от расходов в Telegram Ads и снижает комиссию на пополнение до 10%

Совет 2. Не забывайте про обратную связь

Совет 3. Созванивайтесь с командой для обсуждения нерабочих тем

Совет 4. Ищите и расширяйте боттлнеки

Совет 5. Общайтесь один на один

Совет 6. Давайте дизайнерам свободу в принятии решений

Совет 7. Мотивируйте

Встречи один на один

Важно говорить «спасибо» и отмечать значимые события

Новые уровни управления

Для каждого проекта нужен свой подходящий игрок

Фермеры

Охотники

Разруливание конфликтов

Выводы и рекомендации

Горящие дедлайны: тайм-менеджмент в дизайн-команде

Введение

Кто такой веб-дизайнер

Какую информацию надо предоставить исполнителю

Бриф и техническое задание

Прототип — это важно

Стилизация

Внесение правок

Дополнительные страницы и файлы

Выводы

Работа с дизайнером без боли. Пять правил от проджект-менеджера

1. Дизайнер – это дизайнер

2. Качество и скорость работы дизайнера зависит от вас

Что должно быть в хорошем ТЗ дизайнеру

3. Вы должны знать фирменный стиль не хуже дизайнера

4. Будьте чуть-чуть дизайнером

5. Хвалите дизайнеров. Ругайте дизайнеров. Но хвалите

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Распространенные проблемы дизайнеров, у которых не выстроен рабочий процесс

Подход команды дизайна в Wrike к созданию рабочего процесса

Запуск рабочего процесса с помощью одного динамического запроса

Настройка процессов для управления проектами и рабочей загрузкой дизайнеров

Мониторинг выполнения проекта с помощью настраиваемых статусов рабочего процесса

Управление процессом внесения правок в сотрудничестве и без стресса

Оценка и оптимизация рабочего процесса с помощью отчетов и панелей задач

Готовы превратить горы запросов в плавный рабочий процесс?

А вот и еще наши интересные статьи: