Должностная инструкция секретаря администратора по госту

I. Общие положения

1. На должность секретаря-администратора назначается лицо, имеющее среднее общее образование и профессиональное обучение по программе профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программе переподготовки рабочих, служащих, программе повышения квалификации рабочих, служащих.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность секретаря-администратора, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Секретарь-администратор должен знать:

4.1. Функции, задачи, структуру организации, ее связи

4.2. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4.3. Этику делового общения

4.4. Правила речевого этикета

4.5. Требования охраны труда

4.6. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4.7. Правила организации приема посетителей

4.8. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

4.9. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

4.10. _____________________________________________________________________

5. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия секретаря-администратора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности секретаря-администратора входит:

1. Прием и распределение телефонных звонков организации:

— Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

— Регистрация поступающих телефонных звонков

— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

2. Организация работы с посетителями организации:

— Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

— Ведение журнала записи посетителей

— Учет посетителей и оформление пропусков

— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

— Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

— Организация и бронирование переговорных комнат

— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

— Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

— Ведение журнала разъездов работников организации

— Координация работы курьеров и водителей организации

— Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей

— Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

III. Права

Секретарь-администратор имеет право:

1. Запрашивать и получать
необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам
своей деятельности.

2. Повышать квалификацию,
проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в
обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и
замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства
организации оказания содействия, в том числе обеспечения
организационно-технических условий и оформления установленных документов,
необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные
решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными
обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Секретарь-администратор несет
ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение
или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством
Российской Федерации.

2. За правонарушения,
совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального
ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским
законодательством Российской Федерации.

4.
____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой:

Статья: Документирование работы офис-менеджера в торговой компании
(Кошелева Г.В., Каревская И.А.)
(«Делопроизводство», 2021, N 4)Офис-менеджером является работник компании, обязанности которого связаны с обеспечением деятельности офиса компании. Возникла эта профессия совсем недавно. Она образовалась на базе должности администратора, со временем приобретая индивидуальные особенности. При этом обязанности офис-менеджера совпадают с обязанностями секретаря, администратора и даже менеджера по персоналу. С английского слово manager переводится как «управляющий». На офис-менеджера ложится ответственность за обеспечение эффективного рабочего процесса всех служб компании.

Должностная инструкция
Секретарь-администратор

Должностные инструкции с учетом профстандартов 2016-2017

Образец должностной инструкции секретаря-администратора

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

1. Общие положения

1.1. Секретарь-администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-администратора принимается лицо, имеющее:

1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Секретарь-администратор должен знать:

1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;

2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

3) этику делового общения;

4) правила речевого этикета;

5) требования охраны труда;

6) правила защиты конфиденциальной служебной информации;

7) правила организации приема посетителей;

правила делового общения;

9) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

10) правила организации приемов в офисе;

11) правила сервировки чайного (кофейного) стола;

12) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Секретарь-администратор должен уметь:

1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;

4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;

6) соблюдать служебный этикет;

7) общаться с посетителями;

использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

9) создавать положительный имидж организации;

10) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

11) применять информационно-коммуникационные технологии;

12) обеспечивать конфиденциальность информации;

13) составлять и вести учетные документы;

14) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;

15) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;

16) оценивать результаты в рамках поставленных задач;

17) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

18) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организационное обеспечение деятельности организации:

1) прием и распределение телефонных звонков организации;

2) организация работы с посетителями организации;

3) выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции прием и распределение телефонных звонков организации:

1) выполнять перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;

2) выполнять регистрацию поступающих телефонных звонков;

3) осуществлять получение необходимой информации и передачу санкционированной информации по телефону;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями организации:

1) осуществлять встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

2) выполнять ведение журнала записи посетителей;

3) выполнять учет посетителей и оформление пропусков;

4) осуществлять содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

5) осуществлять прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

6) осуществлять организацию и бронирование переговорных комнат;

7) выполнять сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

выполнять приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);

3.1.3. В рамках трудовой функции выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

1) выполнять ведение журнала разъездов работников организации;

2) осуществлять координацию работы курьеров и водителей организации;

3) выполнять ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;

4) составлять справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Секретарь-администратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря-администратора

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря-администратора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь-администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь-администратор относится к категории технических исполнителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность секретаря-администратора назначается лицо, имеющее среднее общее образование, профессиональное обучение (программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих), без предъявления требований к опыту практической работы.

1.6. Секретарь-администратор отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.7. Секретарь-администратор должен знать:

• функции, задачи, структуру организации, ее связи;
• правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
• этику делового общения;
• правила речевого этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• правила организации приема посетителей;
• правила делового общения;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• правила организации приемов в офисе;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола;
• правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним.

1.8. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период временного отсутствия секретаря-администратора (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Секретарь-администратор выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации.

2.2. Регистрация поступающих телефонных звонков.

2.3. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

2.4. Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.

2.5. Ведение журнала записи посетителей.

2.6. Учет посетителей и оформление пропусков.

2.7. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.

2.8. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.

2.9. Организация и бронирование переговорных комнат.

2.10. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.

2.11. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

2.12. Ведение журнала разъездов работников организации.

2.13. Координация работы курьеров и водителей организации.

2.14. Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей.

2.15. Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.

В случае служебной необходимости секретарь-администратор может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь-администратор имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.5. Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь-администратор несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы секретаря-администратора осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря-администратора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря-администратора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Секретарю-администратору для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Вам может быть интересно: