Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству 2021

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

1. Прием персонала на работу.
2. Оформление кадровых документов.
3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
4. Ведение воинского учета.
5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

• профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
• Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
• квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

• вести учет личного состава компании;
• оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
• заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
• вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
• выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
• вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
• представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
• контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
• обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
• готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
• составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
• организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
• осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

• на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
• на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
• на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Должностная инструкция специалиста по кадрам

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция специалиста по кадрам разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.003 «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №691н от 6 октября 2015 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом, трудовым договором и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей специалиста по кадрам, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации (предприятия).
1.3. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности специалиста по кадрам его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника отдела кадров. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность специалиста по кадрам принимается лицо:

• имеющее среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации;
• без предъявления требований к опыту работы.

1.6. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно руководителю.
1.7. В своей деятельности специалист отдела кадров руководствуется должностной инструкцией, составленной на основании профстандарта, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации и иных органов всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и руководителем. Также, специалист по кадрам руководствуется:
административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;

• Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению кадрового делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы кадровой документации;
• трудовым законодательством Российской Федерации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

1.8. Специалист по кадрам должен знать:

• порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
• порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
• основы документооборота и документационного обеспечения;
• технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
• структуру организации (предприятия);
• трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
• основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
• законодательство Российской Федерации о персональных данных;
• локальные нормативные акты, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
• нормы этики и делового общения;
• базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
• нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
• локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок ведения документации по учету и движению персонала.

1.9. Специалист по кадрам должен уметь:

• разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
• оформлять документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
• выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
• работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
• разрабатывать проекты кадровых документов;
• оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
• анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
• работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
• разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
• контролировать присутствие работников в организации;
• оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
• работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
• анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
• вести деловую переписку;
• соблюдать нормы этики делового общения.

1.10. Специалист по кадрам должен знать и соблюдать должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.11. Специалист по кадрам должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации.

2. Трудовые функции

Основными трудовыми функциями специалиста по кадрам являются:
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
2.1.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.1.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.1.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

3. Должностные обязанности специалиста по кадрам

3.1. В рамках трудовой функции ведения организационной и распорядительной документации по персоналу:

• обрабатывает и анализирует поступающую документацию по персоналу;
• разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
• осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.2. В рамках трудовой функции ведения документации по учету и движению кадров:

• осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления коллективом, учету и движению персонала;
• организует системы движения документов по персоналу;
• собирает и проверяет личные документы работников;
• осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
• выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
• доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
• ведет учет рабочего времени работников;
• осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.3. В рамках трудовой функции администрирования процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:

• организовывает документооборот по учету и движению кадров;
• организовывает документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы;
• осуществляет постановку на учет организации в государственных органах;
• подготавливает по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналы, выписки, копии документов;
• подготавливает уведомления, отчетную и статистическую информацию по персоналу;
• осуществляет подготовку информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.4. Выполняет работу по комплектованию организации (предприятия) кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
3.5. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
3.6. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
3.7. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
3.8. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
3.9. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
3.10. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале.
3.11. Составляет установленную отчетность.
3.12. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.
3.13. Обеспечивает защиту прав и свобод работников при обработке персональных данных.
3.14. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
3.15. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом, посетителями.
3.16. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.17. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.18. Специалист по кадрам соблюдает Устав и Правила внутреннего трудового распорядка учреждения, должностную инструкцию специалиста по кадрам по профстандарту, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы руководителя.
3.19. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.20. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
3.21. Специалисту по кадрам запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории организации.
3.22. Повышает свою профессиональную компетенцию.
3.23. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.

4. Права

Специалист по кадрам имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от администрации создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности специалиста по кадрам.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей специалиста по кадрам, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции специалиста по кадрам.
4.8. На моральное и материальное поощрение по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.10. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением специалистом по кадрам норм профессиональной этики.

5. Ответственность

5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке специалист по кадрам несет ответственность:

• за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
• за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных работников;
• за достоверность предоставляемой информации руководителю, ее своевременную подготовку;
• за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от руководителя несчастного случая;
• за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности.

5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкции специалиста по кадрам, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм специалист по кадрам привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Специалист по кадрам выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному руководителем организации.
6.2. Специалист по кадрам самостоятельно планирует свою деятельность. План работы специалиста отдела кадров согласовывается непосредственно с руководителем.
6.3. Получает от руководителя информацию нормативно-правового характера.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и работниками, информирует их о решениях руководтеля по кадровым вопросам.
6.5. Информирует руководителя о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.6. Информирует руководителя о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.
6.7. Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом руководителя. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления специалиста по кадрам с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, разработанной по профстандарту, хранящемся у руководителя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»________202__г. _____________ /_______________________/

Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции работников школы (Профстандарт)