Должностная инструкция заместителя генерального директора применяется для делегирования управленческих функций руководителя предприятия. Об основных особенностях составления документа читайте в нашей статье.
Обязанности заместителя директора как управленца
Заместитель — первое лицо предприятия после его руководителя. Он несет определенную ответственность, зачастую немногим меньшую, чем руководитель. Генеральный директор может делегировать, то есть возложить ряд своих должностных обязанностей на заместителей.
Какие бывают заместители? Заместитель генерального директора может именоваться:
- заместителем по социально-экономическим/экономическим вопросам;
- финансовым директором,
- коммерческим директором;
- заместителем по административно-хозяйственной части;
- заместителем генерального директора по общим вопросам;
- более просто: первый заместитель, второй заместитель и т. д.
Некоторым заместителям генеральный директор может предоставить право подписи финансовых и отчетных документов, к примеру платежных поручений, на период своего отсутствия во время ежегодного или учебного отпуска, командировок, больничных листов. Данное право должно быть закреплено соответствующим приказом руководителя, а также подписанием документов для ряда сторонних организаций (к примеру, карточек образцов печати и подписей для банка).
Заместитель гендиректора относится к управленческому персоналу, поэтому и должностные обязанности у него должны быть соответствующие:
- Участие в разработке миссий компании, долгосрочных планов по развитию, в том числе в области бизнес-планирования.
- Организация деятельности и эффективного взаимодействия доверенных ему направлений, структурных подразделений.
- Координация и контроль за деятельностью подчиненных ему подразделений и их сотрудников.
- Подготовка отчетных документов о результатах своей деятельности для высшего руководства.
- Участие в разработке общей кадровой политики на предприятии.
- Анализ финансово-экономических показателей деятельности организации.
- Поиск внутренних резервов для повышения эффективности коммерческой деятельности компании.
- Планирование и рациональное распределение финансовых ресурсов.
- Издание распорядительной документации по вверенным ему направлениям.
- Управление персоналом подчиненных ему подразделений и участков.
- Разработка или участие в составлении внутренних локальных актов: положений о мотивации персонала, в том числе материальном поощрении, безопасности и охране труда, аттестации рабочих мест, оплате труда персонала, структурных подразделениях, внутреннем контроле, закупках товаров, работ и услуг; должностных инструкций работников и т. д.
- Решение других стратегических и тактических задач.
Как и руководитель, его заместители могут быть отстранены от рабочего процесса, то есть уволены.
Увольнение управленцев отличается от обычного увольнения рядового персонала, поэтому на практике могут возникнуть определенные трудности. О том, как их решить, расскажет статья «Увольнение генерального директора по собственному желанию».
Трудовой договор — сложный документ, который обязательно должен быть составлен с работниками. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите готовый образец трудового договора с заместителем генерального директора.
Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам
Должностная инструкция заместителя генерального директора составляется с учетом вверенных ему функций управления. Она включает стандартные для всех должностных инструкций разделы, но со своими особенностями. Рассмотрим подробнее каждый из них.
- Общие положения.
В этом разделе обычно освещаются:
- цели, которые преследует деятельность заместителя;
- требования к потенциальным соискателям на руководящую должность;
- место должности в организационной структуре компании.
- Должностные обязанности.
Примерный перечень должностных обязанностей заместителя директора по общим вопросам был подробно рассмотрен нами в предыдущем разделе статьи. Добавим, что в данный раздел можно также включить пункт о предоставлении заместителем генерального директора отчетных документов, к примеру:
- плана работы на текущий период (месяц, квартал, полугодие или год);
- финансовых отчетов за месяц, квартал, полугодие, год;
- отчет по результатам деятельности работы за месяц и др.
При этом график представления вышеперечисленных документов можно оформить в виде таблицы.
- Права заместителя гендиректора по общим вопросам.
- Ответственность заместителя генерального директора по общим вопросам.
Здесь указывается, какую ответственность несет заместитель в качестве руководящего сотрудника.
- Условия работы.
Данный раздел содержит информацию о рабочем режиме заместителя. Можно использовать общепринятую фразу о том, что режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка. Разумеется, заместитель должен быть ознакомлен с ними под подпись.
Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия и подписывается его заместителем. Такая отметка об ознакомлении обязательна.
Рекомендуем ознакомиться с порядком составления должностной инструкции для важной на каждом предприятии должности главного бухгалтера в статье «Должностная инструкция главного бухгалтера — образец-2023».
Итоги
Должностная инструкция заместителя генерального директора составляется с целью делегирования управленческих функций руководителя предприятия. Заместитель гендиректора относится к управленческому персоналу, поэтому должностные обязанности определяются сферой его деятельности и ответственности в компании. Должностная инструкция составляется исходя из вверенных сотруднику функций управления.
Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия и в обязательном порядке подписывается его заместителем.
Должностная инструкция административного директора
(управляющего делами, заместителя генерального директора по поддержке бизнеса, вице-президента по поддержке бизнеса, заместителя генерального директора по общим вопросам)
(профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности»)
1. Общие положения
1.1. Административный директор относится к категории руководителей.
1.2. Для работы административным директором принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование — специалитет или магистратура и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года);
3) опыт работы не менее 5 лет в области административного, хозяйственного, документационного или организационного сопровождения.
1.3. Административный директор должен знать:
1) законодательство Российской Федерации и нормативно-правовую базу, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
2) основы управления организацией;
3) методы контроля бизнес-процессов;
4) методы анализа бизнес-процессов;
5) основы риск-менеджмента;
6) основы управления проектами и изменениями;
7) структуру и принципы организации административной поддержки;
структуру и принципы организации хозяйственной поддержки;
9) структуру и принципы организации документационной поддержки;
10) структуру и принципы организации организационной поддержки;
11) передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
12) передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
13) основы конфликтологии;
14) основы психологии, делового общения;
15) понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
16) стратегию развития организации;
17) бизнес-план организации;
18) методику разработки локальных нормативных актов;
19) методику внедрения локальных нормативных актов;
20) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
21) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
22) основы бизнес-планирования;
23) основы финансового менеджмента;
24) методические документы по финансовому анализу;
25) методические документы по бюджетированию и управлению денежными потоками;
26) основы управления персоналом и его мотивации;
27) методы оценки персонала и результатов труда;
28) политику управления персоналом организации;
29) социальную политику организации;
30) правила деловой переписки;
31) правила делового этикета;
32) структуру организации;
33) _______________________________________.
1.4. Административный директор должен уметь:
1) контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
2) использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
3) производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
4) применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;
5) разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
6) выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
7) распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
9) обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
10) организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
11) работать с большим объемом информации;
12) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
13) использовать средства коммуникации;
14) оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
15) разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
16) находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
17) выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;
18) планировать использование финансовых ресурсов в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
19) планировать и разрабатывать бюджеты;
20) проверять качество информации, полученной в процессе бюджетирования деятельности подразделения;
21) использовать методы финансовых вычислений и анализа;
22) разрабатывать новые решения реализации проектов и бизнес-процессов в случае их изменения или изменения финансовых потребностей на их реализацию в рамках утвержденного бюджета;
23) использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
24) определять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;
25) определять показатели эффективности работы персонала подразделений;
26) управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной;
27) координировать взаимодействие и коммуникации между сотрудниками подразделений, а также с представителями внешней среды организации;
28) ________________________________________.
(другие требования к необходимым умениям)
1.5. Административный директор в своей деятельности руководствуется:
1) __________________________________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _____________________________;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) __________________________________________.
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.6. Административный директор подчиняется непосредственно ____________
_____________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.7. ________________________________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации:
2.1.1. Управление административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации.
2.1.2. Определение и реализация стратегического развития административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.1.3. Финансовый анализ, бюджетирование и управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.
2.1.4. Управление персоналом структурных подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
2.2. _______________________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Административный директор исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет постановку операционных целей и задач подразделениям поддержки организации;
2) проводит оценку рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
3) принимает и организует выполнение управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
4) проводит оценку эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов ее повышения;
5) оценивает эффективность внедрения инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
6) определяет методы контроля бизнес-процессов;
7) проводит встречи и переговоры с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами;
определяет и внедряет административную, хозяйственную, документационную и организационную политику организации.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) определяет миссию и цели административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
2) выполняет постановку стратегических целей подразделениям административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки в соответствии с миссией и планами стратегического развития организации;
3) внедряет инновационные технологии и решения в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
4) проводит оценку потенциальных рисков;
5) разрабатывает и принимает управленческие решения по улучшению качества сервиса и повышению эффективности административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
6) проводит мониторинг бизнес-процессов организации;
7) подготавливает предложения по совершенствованию и повышению эффективности административных, хозяйственных, документационных и организационных бизнес-процессов.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет постановку финансовых целей подразделениям;
2) оценивает соответствие финансовых целей подразделений текущему финансовому состоянию организации;
3) формирует бюджет на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку;
4) управляет денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку в рамках утвержденного бюджета;
5) участвует в бюджетной кампании, формирование планов операционных и капитальных расходов;
6) доводит утвержденный бюджет до непосредственных исполнителей;
7) анализ и оценка финансовых рисков в рамках выполнения поставленных задач и деятельности организации;
9) контролирует исполнение бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность;
10) разрабатывает стратегию и тактику в области финансовой политики экономического субъекта;
11) вносит изменения в финансовые планы.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет контроль и оценку эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку;
2) определяет критерии для оценки эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку;
3) осуществляет формирование и построение структуры подразделений;
4) определяет нормы и процедуры управления персоналом подразделений поддержки;
5) организует контроль исполнения персоналом принятых решений;
6) проводит оценку уровня профессиональных знаний и умений работников подразделений поддержки;
7) инициирует проведение мероприятий с целью развития персонала и повышения его профессионального уровня;
определяет критерии подбора персонала и приема в подразделения административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.6. ___________________________________.
(другие обязанности)
3.2. ____________________________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Административный директор имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. _____________________________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Административный директор привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _______________________________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности», утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ______
________________________________________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
_____________________________________________________________
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью
____________________________________________________________.
настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. __________________________________________________.
Должностная инструкция заместителя директора по административно- хозяйственным вопросам
I. Общие положения.
1. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам относится к категории руководителей.
2. На должность заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее 2-х лет.
3. Назначение на должность заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам и освобождение от нее производится приказом директора организации.
4. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам должен знать:
- Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
- Структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
- Порядок ведения табельного учета;
- Средства связи, вычислительной и организационной техники;
- Порядок и сроки составления отчетности;
- Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
- Основы экономики, организации труда, производства и управления;
- Организацию финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
- Административное, трудовое и хозяйственное законодательство.
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты строительных объектов.
5. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам подчиняется непосредственно руководителю организации.
6. На время отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности.
Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам должен:
- Осуществлять руководство хозяйственной деятельностью организации.
- Контролировать хозяйственное обслуживание и следить за надлежащим состоянием в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения организации, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
- Контролировать рациональное расходование материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных нужд организации.
- Руководить работами по благоустройству, озеленению и уборке территории.
- Координировать работу подчиненных ему служб и структурных подразделений.
- Принимать меры по расширению хозяйственной самостоятельности организации, своевременному заключению необходимых договоров.
- При необходимости организовать проведение ремонта помещений, осуществлять контроль за качеством выполняемых ремонтных работ.
- Обеспечивать структурные подразделения организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществлять наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
- Организовать оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивать ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
- Выполняет отдельные служебные поручения руководителя организации.
III. Права
Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам имеет право:
- Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей и знакомится с проектами документов по вопросам своей деятельности.
- Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений организации, при необходимости привлекать к решению возложенных на него задач сотрудников других отделов.
- Запрашивать лично или по поручению директора организации от руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы организации.
- Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении сотрудником его должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.
О должности
Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:
- канцелярия;
- IT-подразделение;
- секретариат;
- архивы и проч.
Сфера деятельности должностного лица
Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:
- Техника безопасности в организации.
- Корпорационная этика.
- Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.
Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.
Законодательное регулирование
Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.
Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:
- начальника хозподразделения;
- руководителя канцелярии;
- главного (старшего) администратора;
- начальника архивного отдела и проч.
План должностной инструкции
Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:
- Общие положения.
- Главные задачи деятельности.
- Функциональные обязанности специалиста.
- Права должностного лица.
- Ответственность работника.
Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.
Общие положения должностной инструкции
Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:
- Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
- Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
- Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
- Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.
Квалификационные требования к претенденту на должность
Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.
Необходимые знания и руководство к деятельности
В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:
- Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
- Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.
Главные функции должностного лица
В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:
- Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
- Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
- Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
- Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
- Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
- Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1
Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.
Первая будет выглядеть так:
- Ведение отпускного графика.
- Табельный учет.
- Контроль рабочей дисциплины в компании.
- Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
- Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
- Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
- Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
- Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
- Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
- Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
- Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
- Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
- Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
- Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2
Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:
- Общее управление административной деятельностью организации.
- Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
- Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
- Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
- Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
- Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
- Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
- Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
- Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
- Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
- Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3
И последняя версия должностных обязанностей административного директора:
- Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
- Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
- Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
- Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
- Организация рабочих мест для новых трудящихся.
- Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
- Поиск и организация тендеров.
- Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
- Оплата счетов, финансирование административных проектов.
- Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
- Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
- Организация рабочих мест.
Права специалиста
Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:
- Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
- Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
- Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
- Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
- Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.
По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.
Ответственность должностного лица
В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:
- Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
- За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
- За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.
Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.
_________________ ___________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________________ ______________
(наименование должности)
00.00.0000 N 000 _________________ _____________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Административного директора 00.00.0000
1. Общие положения
1.1. Административный директор относится к категории руководителей.
1.2. Для работы административным директором принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование — специалитет или магистратура и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года);
3) опыт работы не менее 5 лет в области административного, хозяйственного, документационного или организационного сопровождения.
1.3. Административный директор должен знать:
1) законодательство Российской Федерации и нормативно-правовую базу, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
2) основы управления организацией;
3) методы контроля бизнес-процессов;
4) методы анализа бизнес-процессов;
5) основы риск-менеджмента;
6) основы управления проектами и изменениями;
7) структуру и принципы организации административной поддержки;
структуру и принципы организации хозяйственной поддержки;
9) структуру и принципы организации документационной поддержки;
10) структуру и принципы организации организационной поддержки;
11) передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
12) передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
13) основы конфликтологии;
14) основы психологии, делового общения;
15) понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
16) стратегию развития организации;
17) бизнес-план организации;
18) методику разработки локальных нормативных актов;
19) методику внедрения локальных нормативных актов;
20) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
21) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
22) основы бизнес-планирования;
23) основы финансового менеджмента;
24) методические документы по финансовому анализу;
25) методические документы по бюджетированию и управлению денежными потоками;
26) основы управления персоналом и его мотивации;
27) методы оценки персонала и результатов труда;
28) политику управления персоналом организации;
29) социальную политику организации;
30) правила деловой переписки;
31) правила делового этикета;
32) структуру организации;
33) _________________ _______________________ ___________.
1.4. Административный директор должен уметь:
1) контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
2) использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;
3) производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;
4) применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;
5) разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
6) выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
7) распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;
вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
9) обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
10) организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
11) работать с большим объемом информации;
12) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
13) использовать средства коммуникации;
14) оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;
15) разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;
16) находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;
17) выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;
18) планировать использование финансовых ресурсов в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
19) планировать и разрабатывать бюджеты;
20) проверять качество информации, полученной в процессе бюджетирования деятельности подразделения;
21) использовать методы финансовых вычислений и анализа;
22) разрабатывать новые решения реализации проектов и бизнес-процессов в случае их изменения или изменения финансовых потребностей на их реализацию в рамках утвержденного бюджета;
23) использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;
24) определять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;
25) определять показатели эффективности работы персонала подразделений;
26) управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной;
27) координировать взаимодействие и коммуникации между сотрудниками подразделений, а также с представителями внешней среды организации;
28) _________________ _______________________ _________________.
(другие требования к необходимым умениям)
1.5. Административный директор в своей деятельности руководствуется:
1) _________________ _______________________ _________________;
(наименование учредительного документа)
2) Положением о _________________ _______________________ _______;
(наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) _________________ _______________________ _________________.
(наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.6. Административный директор подчиняется непосредственно ____________
_________________ ___________________.
(наименование должности руководителя)
1.7. _________________ _______________________ ________________.
(другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации:
2.1.1. Управление административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации.
2.1.2. Определение и реализация стратегического развития административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.1.3. Финансовый анализ, бюджетирование и управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.
2.1.4. Управление персоналом структурных подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
2.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Административный директор исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет постановку операционных целей и задач подразделениям поддержки организации;
2) проводит оценку рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
3) принимает и организует выполнение управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
4) проводит оценку эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов ее повышения;
5) оценивает эффективность внедрения инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
6) определяет методы контроля бизнес-процессов;
7) проводит встречи и переговоры с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами;
определяет и внедряет административную, хозяйственную, документационную и организационную политику организации.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) определяет миссию и цели административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
2) выполняет постановку стратегических целей подразделениям административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки в соответствии с миссией и планами стратегического развития организации;
3) внедряет инновационные технологии и решения в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
4) проводит оценку потенциальных рисков;
5) разрабатывает и принимает управленческие решения по улучшению качества сервиса и повышению эффективности административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
6) проводит мониторинг бизнес-процессов организации;
7) подготавливает предложения по совершенствованию и повышению эффективности административных, хозяйственных, документационных и организационных бизнес-процессов.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет постановку финансовых целей подразделениям;
2) оценивает соответствие финансовых целей подразделений текущему финансовому состоянию организации;
3) формирует бюджет на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку;
4) управляет денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку в рамках утвержденного бюджета;
5) участвует в бюджетной кампании, формирование планов операционных и капитальных расходов;
6) доводит утвержденный бюджет до непосредственных исполнителей;
7) анализ и оценка финансовых рисков в рамках выполнения поставленных задач и деятельности организации;
9) контролирует исполнение бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность;
10) разрабатывает стратегию и тактику в области финансовой политики экономического субъекта;
11) вносит изменения в финансовые планы.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) выполняет контроль и оценку эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку;
2) определяет критерии для оценки эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку;
3) осуществляет формирование и построение структуры подразделений;
4) определяет нормы и процедуры управления персоналом подразделений поддержки;
5) организует контроль исполнения персоналом принятых решений;
6) проводит оценку уровня профессиональных знаний и умений работников подразделений поддержки;
7) инициирует проведение мероприятий с целью развития персонала и повышения его профессионального уровня;
определяет критерии подбора персонала и приема в подразделения административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.6. _________________ _______________________ ______________.
(другие обязанности)
3.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Административный директор имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие права)
5. Ответственность
5.1. Административный директор привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________ _______________________ ________________.
(другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального
стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»,
утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ______
_________________ _______________________ _______________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается
_________________ _______________________ _______________________
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью
_________________ _______________________ _______________________.
настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями);
в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________ _______________________ ________________.