14 мая 2018, 00:42 / Менеджмент
Эксклюзивно по подписке
Если новый начальник не сработался с подчиненным
Что делать работодателю
Представьте, что сотрудник долго работает в компании, получает награды и премии, но потом внезапно охладевает к работе. Профессиональное выгорание? В 99,9% случаев причина иная – сменившийся начальник. Новый руководитель может иначе оценивать плоды труда подчиненных, нежели его предшественник, и иначе понимать эффективность. И результаты труда сотрудников, которыми был доволен старый начальник, начальника нового не удовлетворяют. Тщетно подчиненные пытаются возражать, что трудятся добросовестно, – начальник окажется прав априори.
Пример: в крупной иностранной компании много лет работал медицинский представитель. Она была на хорошем счету, но во время ее второго декретного отпуска сменился ее непосредственный начальник. Преемник формально не выражал недовольства ее работой, но взаимопонимания и доверия между начальником и подчиненной не возникло. Торговый представитель резко охладела к работе. В конце концов компания предложила ей уволиться.
Практика показывает, что чаще всего работодатель принимает решение о расторжении трудового договора с сотрудником. Обычно вопрос решается переговорами с сотрудником и увольнением по соглашению сторон с выплатой компенсации. Работника не устраивают отношения с начальником, но на компанию в целом у него обиды нет. Это лучший вариант для всех. Но иногда сотрудник вступает в конфронтацию с работодателем, потому что обижен на своего начальника и хочет доказать его неправоту. И компания начинает искать основания, чтобы уволить сотрудника из-за неисполнения должностных обязанностей. Возникает множество проблем. Например, торговые представители должны посещать торговые точки, а работодатель фиксирует, что они бывают не везде, и увольняет представителей за непосещение тех или иных точек. Но побывал или не побывал работник в конкретном месте еще не доказательство плохой работы, особенно если сотрудник сдал корректный отчет по итогам визитов в торговые точки в том районе, за который он отвечает. Другой пример: компания начинает фиксировать отсутствие сотрудника на работе – опоздание на 15 мин, а потом увольняет за опоздания. Для работодателя перспектива выиграть в суде дело из-за опозданий на четверть часа крайне невелика. Фиксировать надо не опоздание, а негативное влияние на бизнес этого опоздания. Но что серьезного случится из-за 15-минутного опоздания офисного сотрудника?
Компания, начиная придираться к каждой мелочи, создает в коллективе неблагоприятную атмосферу. К тому же тратится много времени и сил на сбор доказательств и судебные разбирательства, которые не ограничиваются одной инстанцией.
В практике я сталкиваюсь с множеством проблемных увольнений, поэтому рекомендую работодателю не доводить до конфликта случаи, когда новый руководитель не может сработаться с подчиненными.
Что же делать работодателю, если у сотрудника не складываются отношения с новым начальником? Сначала необходимо выяснить, действительно ли человек стал плохо работать. Возможно, его стоит перевести в другой отдел, к другому руководителю. Любой менеджер по персоналу понимает, что не следует разбрасываться ценными кадрами.
Необходимо постоянное общение с сотрудниками. Управление психологическим климатом в коллективе – одна из основных задач менеджеров по персоналу. Когда в компанию приходит новый руководитель, лучше сразу получить отзывы от подчиненных и оценить риск конфликтов на ранних стадиях. Если перед руководителем стоят новые задачи и трений не избежать, надо поговорить с сотрудниками и постараться найти баланс.
Как в России относятся к начальникам, как правильно общаться с менеджером, почему сложно принять нового руководителя. Бонус ‒ научим вести себя с новым боссом, чтобы не навредить карьере
Начальник ‒ тоже человек (вот это поворот). А значит, в любой момент ты можешь остаться без любимого босса. Почему уходят начальники:
- Не справился с работой
- На это место есть «свой человек»
- Ушёл на повышение
- Нашёл более перспективное место работы или открыл своё дело
- Ушёл на пенсию
В общем, начальники меняются ‒ учись принимать это, а в идеале извлекать пользу.
Как в России относятся к начальству ‒ результаты опросов
83% россиян предпочитают работать в компаниях с мягким типом управления. Только 5% опрошенных выбрали жёсткого требовательного руководителя.
Международная компания по подбору персонала Hays выяснила, что больше половины российских сотрудников моложе 25 лет хотят видеть в руководителе наставника и идейного вдохновителя, а 18% ‒ даже друга. 17% опрошенных назвали главным качеством идеального руководителя умение чётко распределять задачи.
Мы спросили у своих пользователей, как они относятся к руководителям. Оказалось, только 4% сотрудников восхищаются боссом, 2% завидуют ему и 23% уважают. Негативное отношение преобладает ‒ 44% опрошенных относятся к начальнику безразлично, 12% презирают его, 15% ненавидят.
Ещё одна интересная цифра ‒ 35% ссор на рабочем месте возникают между руководителем и подчинённым. При этом чем выше зарплата сотрудника, тем чаще он идёт на конфликт. Однако из-за ссоры с начальником происходит всего 10% увольнений.
Отдельный случай ‒ если начальником назначили женщину. 79% работников-мужчин не желают подчиняться женщине. Самое интересное, что и женщины тоже не хотят подчиняться женщине ‒ 54% российских сотрудниц против леди-босса.
Как наладить отношения с новым начальником
Руководитель центра поиска кандидатов Kelly Services Светлана Савельева дала несколько советов:
- Настройся на позитив ‒ только работая в команде, можно добиться успеха
- Прими босса в команду ‒ помни, что ты нужен начальнику так же, как и он тебе
- Установи правила новой игры ‒ если в течение двух недель новый босс не объяснит свои требования, спроси сам
- Веди открытый диалог ‒ нельзя копить обиды и претензии
Теперь о том, как общаться с начальником правильно.
Сохраняй адекватность
Начальник работнику ‒ друг. Чтобы построить нормальные рабочие отношения с любым человеком, нужно помнить о трёх вещах ‒ уважение, границы, диалог. Ну и проверь ‒ нет ли у тебя привычек, которые точно бесят твоего босса.
Работай открыто
Сделай так, чтобы босс видел ‒ задача у тебя в работе. Если не успеваешь в срок ‒ объясни причину, а ещё лучше предупреди заранее.
О любой проблеме сообщай сразу после её появления ‒ проблемы имеют свойство копиться. Что-то непонятно ‒ спрашивай. Всё просто.
Соблюдай правило трёх «НЕ»
- Не ври. И не умалчивай ‒ ты ведь помнишь, что всё тайное становится явным
- Не оправдывайся. Лучше учти ошибку и не допускай повторения
- Не перекладывай вину на других. Никто не любит коллег в белом пальто. Если подумать, твоя вина как минимум в том, что не проверил вовремя
Что делать, если сработаться с новым начальником не получается
Если с новым начальником отношения не ладятся, выхода два ‒ терпеть или увольняться. Сначала всё-таки попробуй понять, как работать с новым боссом. Вдруг всё окажется не так плохо.
Но если имеешь дело с социопатом ‒ увольняйся. Никакие деньги не стоят твоего здоровья. Новую работу найдёшь гораздо быстрее, чем восстановишь растоптанную самооценку.
Ты правда уверен, что среди 3,5 млн вакансий в России нет условий получше? Кстати, сейчас на рынке труда самые лучшие условия для соискателей: зарплаты приблизились к годовому максимуму и много отличных вакансий с шестизначной зарплатой.
Руководство может смениться неожиданно. Директор может не оправдать надежд собственников, допустить нарушения, или его могут переманить конкуренты. К этому нужно подготовиться, в том числе, в части оформления требуемых документов. В этой статье наглядно рассмотрим следующие моменты:
- как уволить прежнего директора;
- как оформить нового директора;
- какую информацию и каким способом подать в налоговую.
Расстаемся с предшественником
Разорвать трудовые отношения с директором можно на общих основаниях. Они приведены в статье 77 Трудового кодекса РФ.
Во-первых, руководитель может написать заявление по собственному желанию.
Во-вторых, прекратить трудовые отношения с ним можно по соглашению сторон.
Также есть дополнительные основания увольнения директора. Они перечислены в статье 278 Трудового кодекса РФ. Возможные причины увольнения следующие:
1) организация признана банкротом;
2) собственник организации или общее собрание участников решили уволить директора. Указывать, по какой именно причине принято такое решение не обязательно;
3) директор нарушил один из пунктов трудового договора, по которым он, например, должен:
- не допускать снижения показателей экономической эффективности деятельности компании. Здесь для увольнения директора нужно будет доказать, что эффективность деятельности снизилась по его вине;
- выполнять решения общего собрания организации;
- не допускать долгов по зарплате работникам;
- не допускать нарушений требований по охране труда, за которые организация может быть ликвидирована на основании решения суда или прекращена деятельность ее подразделения. Здесь также должна быть доказана вина руководителя.
Включение в трудовой договор с директором дополнительных условий его увольнения может обернуться проблемами. С одной стороны, у вас появится возможность уволить директора по статье. С другой стороны, чаще всего такие увольнения оборачиваются потом судами. Поэтому на практике рекомендуется все же договориться. Редкий руководитель будет рад испортить себе трудовую книжку увольнением по статье.
Если вы все же выбираете вариант увольнения по статье, то будьте готовы доказать, что оно было правомерно, и подтвердить это документально.
Увольнять по дополнительным основаниям нельзя, если:
- руководитель организации является ее же единственным участником, членом организации или собственником ее имущества;
- организацией управляет другая организация (управляющая организация) или ИП (управляющий).
Оформляем увольнение
Расторгать трудовой договор с руководителем нужно в таком порядке.
1. Руководитель пишет заявление об увольнении.
Оно оформляется на имя уполномоченного органа, в компетенцию которого входит решение вопроса о расторжении трудового договора с руководителем. В заявлении обязательно должна быть указана просьба расторгнуть трудовой договор.
Заявление нужно подать не за две недели до увольнения, как для обычных работников, а за месяц.
2. Работодатель должен принять и зарегистрировать заявление об увольнении директора.
Месячный срок предупреждения об увольнении отсчитывается со дня, следующего за тем днем, когда получено заявление.
3. Принимается решение об увольнении руководителя и о прекращении его полномочий.
Если учредителей несколько, то оформляется протокол собрания. Если учредитель один — то оформляется решение.
3. Директор передает дела и документы уполномоченному лицу или лицам, например, своему заместителю или комиссии.
Порядок передачи дел при увольнении директора законом не определен. Его можно прописать в локальном акте организации (например, в должностной инструкции директора или в положении о порядке приема-передачи дел при увольнении руководителя).
4. Издается приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) в последний день месячного срока предупреждения об увольнении.
С приказом увольняемый знакомится под подпись как работник, и он же подписывает его как руководитель организации. До этого руководитель организации может выпустить приказ о снятии с себя полномочий.
5. В день увольнения директора его нужно рассчитать и выдать ему трудовую книжку.
Если в этот день директора нет на работе, нужно ждать, когда он обратится за деньгами. Тогда расчет нужно произвести с момента обращения бывшего директора и не позже следующего дня после его обращения.
Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении нужно выдать директору лично. Он должен расписаться в личной карточке, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что получил свою трудовую книжку.
Если в день увольнения генерального директора нет на рабочем месте, нужно не полениться и сходить в отделение «Почты России». Нужно отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой ценным или заказным письмом и обязательно сохранить почтовую квитанцию. Направив это уведомление, работодатель освобождает себя от возможных претензий за задержку выдачи трудовой книжки.
Также уже бывшему директору нужно оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, а также сведения персонифицированного учета.
Если руководитель хочет получить документы, связанные с работой, и написал заявление об этом, их также нужно выдать. Это могут быть, например, копии приказов о приеме на работу и увольнении, справка о среднем заработке за последние три месяца работы, справка о периоде работы у данного работодателя.
Встречаем преемника
Прежде чем назначить или избрать нового директора и заключить с ним трудовой договор, нужно проверить кандидата по реестру дисквалифицированных лиц. Для этого нужно направить запрос в ФНС или провести проверку физического лица по ИНН с помощью сервиса «Бюро бухгалтера». Если этого не сделать, а уже после приема на работу станет известно о дисквалификации, организацию могут оштрафовать до 100 тыс. руб.
Кроме того, если руководитель принимается по совместительству, надо удостовериться, нет ли у него каких-либо запретов или ограничений на такую работу.
Алгоритм оформления нового руководителя
1. Перед заключением трудового договора собственник организации или ее управляющий орган должен принять решение о назначении (избрании) генерального директора (директора).
Оформляется протокол, если принято общим собранием или советом директоров, либо решение единственного участника (акционера).
2. Заключается трудовой договор с директором на основании принятого решения.
Оформляется в свободной форме приказ о назначении генерального директора. Для этого собрание управляющего органа или собственник должны единолично принять решение об издании такого приказа и о том, кому его подписать.
С руководителем, который одновременно является собственником организации, трудовой договор заключать не нужно.
3. Новый генеральный директор издает приказ о вступлении в должность.
Фактически этот документ является приказом о приеме на работу. Форму такого приказа рекомендуется утвердить в учетной политике.
Этот приказ используется для того, чтобы проинформировать, что новый директор приступил к исполнению своих обязанностей. Также этот приказ могут попросить контрагенты или банк для оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати.
4. Сделать в трудовой книжке генерального директора запись о приеме на работу.
Для этого в трудовой книжке нужно указать:
- название подразделения организации, если в трудовом договоре с директором есть условие о работе в конкретном структурном подразделении;
- название должности;
- номер и дату документа о назначении директора на эту должность.
5. Оформить личную карточку на генерального директора.
Уведомляем налоговую о переменах в руководстве
После того как новый руководитель приступил к своим обязанностям, нужно уведомить налоговую о проведенных изменениях в руководстве.
При смене руководителя организации требуется изменить сведения о нем в ЕГРЮЛ. К таким сведениям, в частности, относится ФИО и должность лица, которое может без доверенности действовать от имени организации.
В ИФНС нужно написать заявление о смене руководителя по форме № Р14001. Это заявление подается тогда, когда полномочия прежнего директора уже прекращены. Поэтому подписать его должен новый руководитель организации или иное уполномоченное лицо, которое может быть заявителем.
В ЕГРЮЛ нельзя внести только сведения о прекращении полномочий единственного руководителя организации без указания его преемника. Если директор увольняется, он не может подать в налоговую инспекцию заявление по форме № Р14001 с указанием прекращения собственных полномочий. В регистрации таких изменений будет отказано.
Нужно подать также информацию, на кого эти полномочия возложены вместо прежнего руководителя. Это связано с тем, что без единоличного исполнительного органа компания не может вести свою деятельность.
В таком случае можно, например, оформить временное замещение (исполнение обязанностей) генерального директора другим штатным работником и сообщить об этом в налоговую.
Подпись заявителя нужно заверить у нотариуса. Исключение – направление заявления в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Подать данное заявление необходимо в течение трех рабочих дней с момента изменения таких сведений. Никаких других документов представлять в налоговую не нужно.
Если сведения об изменении руководителя не представлены или представлены несвоевременно, налоговая инспекция может выписать штраф до 5 000 руб.
При смене руководства также нужно заменить электронную подпись. В период со дня увольнения прежнего руководителя до замены электронной подписи нельзя подписывать документы (в т. ч. налоговую отчетность) электронной подписью прежнего руководителя. Такая отчетность будет недействительной.
Новый директор может сам заняться своим оформлением в налоговой. Как вариант, можно выдать доверенность представителю, который подает нужные документы.
Уведомить ИФНС о смене директора также можно через онлайн-портал. Для этого не нужно посещение нотариуса или налоговой. Достаточно загрузить нужные документы, заполнить заявление и подписать его электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Сервис «Моё дело» поможет вам с регистрацией компании «под ключ» и оформлением нужных документов при регистрации.
Безболезненно проходим путь до состоявшегося управленца в интервью с экспертом в области лидерства, сервиса и управления персоналом, преподавателем MBA в Русской Школе Управления Елизаветой Ефремовой.
В жизни руководителей есть этап своеобразной инициации: сначала вы были рядовым исполнителем, отвечали только за себя, и ваша успешность определялась тем, насколько вы эффективно решаете поставленные задачи. Потом вас начинают оценивать через эффективность других людей, приходится заниматься новой деятельностью — организовывать их работу. Таких навыков не дают ни школа, ни институт — только жизнь.
Но у всех был подобный опыт, для многих людей из системы «человек-техника», «человек-знак» (например, для технических, ИТ-специалистов, финансистов) организовывать чью-то работу и контролировать сотрудников — серьезное испытание. Работать на себя и отвечать только за себя — проще. И выполнять поручения проще, чем ставить задачи другим людям.
О книге «От эксперта к руководителю»
Книга предназначена для начинающего руководителя, который еще не в полной мере владеет навыками управления персоналом. Я давно преподаю на курсе Mini MBA, сначала в программе лидерства, сейчас — на управлении персоналом. И хорошо вижу, что одним из трудных, очень личных вопросов является вхождение в должность — когда коллеги привыкли видеть в вас обычного члена команды, но при этом (как подчиненные) ждут каких-то сложных решений. А вышестоящее руководство в новой роли вас еще не знает и устраивает множество испытаний. И поговорить об этом не с кем: в семью жалобы не потащишь, на работе хочется всяческих поощрений и проявлений силы.
На занятиях ученики меня благодарили, но я поняла, что на слух многие плохо воспринимают информацию, им нужно перечитывать пройденное. Я собрала материалы в брошюру. Задача «От эксперта к руководителю» — помочь человеку, который ввязался в управленческую деятельность внутри организации. Думаю, книга получилась полезной, я регулярно получаю хорошие отзывы. Например, руководители дают ее вновь назначенным сотрудникам.
По сути, книга о том, как человек проходит этапы карьерного роста и становится руководителем. Я выделяю 11 параметров, часть из них профессиональные, часть — личностные и один мотивационный.
Один из ключевых моментов трансформации специалиста в руководителя заключается в том, что ему приходится не только менять инструменты, представления о своей успешности, но и по-другому формулировать смысл своей жизни. Если говорить о мотивации, то это вопрос «Что я хочу, зачем мне вообще это нужно, в чем смысл?».
И когда мы говорим про сложности, с которыми сталкивается новоиспеченный руководитель, первая проблема — это переход от рутинной деятельности. Ведь жизнь руководителя проходит в неопределенной среде, ему приходится постоянно менять системы для адаптации к меняющимся условиям. И жизнь по правилам летит ко всем чертям. Хаос, в котором оказывается руководитель и который нельзя структурировать, — это сложно.
Поэтому по «золотому сечению», правилу Парето, всего 20 человек из 100 выдерживают эту перестройку перехода, когда приходится генерировать в себе энергию воина. У меня есть одно из любимых определений свойств руководителя: это принятие непопулярных, вызывающих массу сопротивлений и требующих напряжения решений ради интереса будущего группы.
Купить книгу Елизаветы Ефремовой «От эксперта к руководителю» издательства Русской Школы Управления можно здесь:
|
Литрес |
Электронная |
Аудио |
|
MyBook |
Электронная |
Аудио |
|
Bookmate |
Электронная |
Аудио |
| Читай-город |
Бумажная |
|
О трансформации компании, власти и рисках
Если человек привык к системному подходу, а компания находится в статусе «тусовка, семья», где отсутствует дедлайн и расписание, попытка трансформации будет рискованна.
На каждый винт — своя гайка. На разных этапах развития организации перед человеком стоят новые вызовы: вы растете вместе с компанией или приходите в нее на каком-то этапе. Иногда требуется принимать те самые непопулярные решения, идти на конфликты с близкими, которые были когда-то единомышленниками. И в какой-то момент приходится брать власть в свои руки. Но потом возникает следующий важный вопрос: как эту власть отдать. То есть создать команду, которая будет твоей дружиной.
Поэтому я считаю, что нужно учиться, ходить на курсы, читать книги. Можно подключиться к коллективному знанию и не допустить ошибок, которые уже сделаны и описаны предшественниками.
О корпоративной культуре
Когда в компанию приходит новый руководитель, он не особо разбирается, кого оставить, кого уволить. Но бывает и по-другому: есть понятие корпоративной культуры, которой пропитывается человек, долго работающий в организации. И не факт, что он будет «мести по-новому», впитав ценности и нормы, пройдя все этапы отбора.
Руководство — это управление живым: нужно фиксировать лучшее и удалять ненужное. Когда в корпоративный организм попадает что-то новое, он сопротивляется, идет воспалительный процесс. Потом это новое или встраивается, или отторгается. И даже если новая метла будет мести по-новому, это войдет в корпоративную культуру или не пройдет этап фильтрации.
О распространенных ошибках начинающих руководителей
В книге есть глава, которая посвящена жизненному циклу руководителя. Этот цикл не уникальный, он повторяется от человека к человеку:
-
Первое событие — мотивационный подъем. Хорошо, когда у руководителя есть азарт, вызов, ощущение новизны и интереса. Первая точка — это желание быть у руля, может быть, иметь волю к власти. Не у всех она есть и не всем нужна, но руководитель без нее не может обойтись.
-
Вторая важная точка (где можно вылететь) — это так называемый кризис адаптации. Он происходит, когда человек приходит на новое место с ожиданиями, амбициями, иллюзиями и сразу сталкивается с новой неспецифической деятельностью и новыми людьми (даже если это прежний коллектив, то люди уже находятся в новых ролях). На этом этапе важно встретить реальность лицом к лицу и понять, чего не хватает, какие недостатки мешают новоиспеченному руководителю. Потому что пока вы не осознаете сферу своей некомпетентности и свои трудности, измениться очень сложно.
-
Потом начинается пассионарный первый год работы управленца. Он готов к изменениям, видит все свои недостатки и недоработки системы, сильные и слабые места сотрудников. Он готов к переменам, поэтому этот год энергетически заряжен. На этом этапе трудно вылететь с работы: организация дает ему кредит доверия. Оценить деятельность руководителя можно, сравнив годовые показатели. Невозможно сравнить, например, в отделе продаж февраль с сентябрем — разные сезоны и цифры.
-
Поэтому следующая важная точка — кризис оценки, когда к концу первого года становится понятно, имели ли эффект все принятые решения. Здесь можно реально вылететь, если они не дали результатов.
По каким критериям оценивают эффективность руководителя
Традиционно таких маркера три:
-
Результативность по показателям, взятым на себя в начале работы.
-
Личностная и культурная составляющая: насколько человек соответствовал корпоративной культуре, ценностям, демонстрировал нужное организационное поведение. Например, если через год он находится в конфликте со всей внутренней экосистемой, это тоже показатель.
-
Снова мотивационная составляющая: хочет ли он быть на этом месте.
О профессиональном выгорании управленца
Потом начинается второй год, и для руководителя это довольно стабильное время. Команда собрана, процессы отлажены. Но к концу второго — началу третьего года (в зависимости от интенсивности жизни в организации) возникает кризис выбора. Когда у управленца появляется субъективное ощущение, что он решил все задачи на этом месте, ему хочется чего-то большего, стало неинтересно.
Первый вариант действий — перемещаться на следующий уровень спирали. В умных организациях специалиста просто не отпускают, подбрасывая ему новые задачи и вызовы. Второй вариант — более страшный, когда люди решают, что уже все хорошо, теряют желание трансформироваться, конкурировать, тратят энергию на посторонние проблемы.
Начинается выгорание: процесс настроили, можно теперь заняться, например, строительством дома. И все, что происходит на работе, идет по принципу «да ладно, все тут уже в порядке». А на рынке появляются новые конкуренты, устаревает продукт. И в какой-то момент последствия становятся необратимыми.
Поэтому для конца второго или третьего года руководителю важно выходить из сложившейся зоны комфорта, как ни пошло это звучит. Под комфортом понимается состояние расслабленности, нужно быть постоянно включенным.
Об идеальном руководителе и его проблемах
Возьмем классическое определение идеальной системы по ТРИЗ: предмета нет, а функция выполняется. Поэтому у идеального руководителя все работает без него. К такому надо стремиться: те, кто делает организацию слишком зависящей от себя, очень рискует. Блокируется карьера, все ресурсы направляются на управление. На эту тему написано много.
Боли руководителя организации можно перечислять до бесконечности.
-
Но самое важное на трансформационном этапе — косяки в самоорганизации, когда человек не в ладу со своим временем, расписанием, стрессами. Это приводит к выгоранию, усталости, потере ресурса.
-
Второе — неумение выстраивать связи, коммуницировать с людьми (руководителями, коллегами).
-
И третий больной момент — сложность управления коллективом. С одним человеком худо-бедно можно договориться. Но в коллективе начинают происходить процессы, которые люди не понимают, допускают классические ошибки, которые потом трудно исправить.
Я вижу еще миллион проблем, но эти самые существенные.
Должен ли руководитель быть лидером
В структуре командных ролей в группе руководитель и лидер — понятия разного порядка. Руководитель — это названный лидер, с короной, погонами и всем, что нужно. Это назначаемая в группе роль.
А лидер — не назначаемый, а сформированный в группе человек с кредитом доверия. Люди в группе принимают его позицию, мнение, отношение. Поэтому руководитель вполне может и не быть лидером: он обустраивает систему управления своей группой через лидеров, которые сформировались внутри коллектива.
Но все точки власти могут сходиться и в одном человеке: тогда он будет руководителем (формальным и операционным) и эмоциональным лидером. На некоторых этапах развития команды это хороший вариант, но он не всегда срабатывает.
Что управленцу делать в начале карьеры и как избежать ошибок
Одно из ключевых действий в самом начале — это инициация в группе в новой роли. Неважно, пришел человек из другой компании или был поднят в организации с предыдущего уровня. Нужно собрать всю команду вместе (не писать письма или сообщения в мессенджерах) и представиться. Желательно, чтобы нового руководителя представил кто-то из более высокой социальной группы.
Традиционно инициации идут в формате «+1». Это придает кандидату больший вес в группе. Таким образом вас маркируют как представителя организации. И все дальнейшие конфликты будут не с ним, а с организацией. Для молодого руководителя, особенно неопытного, это некое прикрытие. Если такого представительства нет, нужно представиться самому со ссылкой на приказ — легитимное право быть в этой роли.
Есть пять основных инструментов власти, опорных точек, которые нужно озвучить группе. Они создадут каркас взаимоотношений.
-
Внятно проговорите цели, которые вы ставите перед группой или транслируете от организации: «Компания поставила перед нашим отделом следующую цель» или «Я вас собрал, чтобы мы достигли такой-то цели». Первое обращение — это всегда образ желаемого результата, как бы итог деятельности. Мы же собираем не родственников или друзей, а трудовой коллектив.
-
Вторая часть обращения касается совместной деятельности. Задайте систему координат, проговорите ценности, которые для вас важны во взаимодействии внутри команды. Обращение содержит слова «как мы работаем».
-
Проговорить систему применяемых поощрений и наказаний: «что такое хорошо и что такое плохо».
-
Очень важный момент — принцип, по которому будут распределяться ресурсы: как делятся клиенты, территория, отпуска.
-
Принцип, по которому вы собираете команду: какие люди в нее войдут, а кто отсеется.
Если вы склонны к коллективному творчеству, транслируйте эти идеи. Если вы сторонник жестких мер и рамок — так и говорите. Но эти основные моменты проговорить нужно обязательно. Когда появятся все опорные точки, коллектив на какое-то время стабилизируется. Это поможет руководителю войти в группу в новой роли, снимет часть напряжения и сопротивления.
Как руководителю снять сопротивление, если выдвинутые им ценности не совпадают с ценностями группы
Важно понимать структуру командных ролей в коллективе. Сопротивление новому — это нормально и традиционно: нужно понять, кто является его лидером и точечно обрабатывать таких людей. Где-то обосновывать, где-то влиять. Иногда, к сожалению, приходится их «обрезать», изолировать от группы. Это настоящая шахматная партия — очень интересно, сложно, несет свои риски.
Об эмоциональном лидерстве
Люди управляются словами, поэтому очень важно правильно подбирать слова, понятия, смыслы. Единый смысловой конструкт создает единое интеллектуальное поле в группе. Но, с другой стороны, люди также управляются эмоциями. Есть мнение, что все начинают испытывать чувства самого сильного человека в группе. И когда руководитель может транслировать коллективу свое отношение к происходящему, например, в сложный для компании период при спаде продаж активизировать, зарядить группу на уровне эмоций, это здорово.
Эмоциональному интеллекту нужно учиться. В больших организациях есть курсы для начинающих руководителей. Но часто они остаются со своей трансформацией один на один. Надеюсь, моя книга, и специальные курсы в Русской Школе Управления помогут ее пережить, потому что следующая трансформация еще более сложная. Если до нее вы управляли людьми, следующая задача — переход на директорский уровень, когда приходится думать не только за себя и свою группу, но и за всю организацию. Просчитывать любое изменение (про финансам, стратегии, маркетингу, персоналу).
То есть первая трансформация — от эксперта к руководителю, а вторая — от руководителя к директору. От управления организацией вы переходите на уровень управления социумом со сложными задачами. Например, вы отвечаете за жизнь города (если это градообразующее предприятие или компания с большим числом сотрудников). Вопрос в том, где вы остановитесь: у всех есть компетенции для такого роста. Но я с уважением отношусь к людям, выбирающим путь мастера — там тоже можно до бесконечности совершенствоваться. И путь руководителя — интересный, сложный.
4 совета начинающему руководителю
- Первое — вовлекайте людей в поток своих смыслов, чтобы они четко понимали, чего вы хотите.
- Второе — принимайте непопулярные решения ради интересов будущего группы.
- Третье — ставьте перед собой амбициозные цели, потому что они мотивируют.
- Четвертое — достойно несите бремя власти. Ваша функция — рушить спокойное настоящее людей ради будущих результатов, менять процессы и планы, вводить технологии.
Беседовала Марьям Ткачева.
Говорят, что
нет страшнее наказания, чем жить в эпоху перемен. Так ли это? Конечно, любые
перемены – это стресс, но в то же время и возможность набраться опыта,
воспитать полезные качества характера, да и просто изменить свою жизнь к
лучшему. В работе секретаря одной из таких перемен может стать смена
руководителя. Вряд ли кого-то обрадует известие об уходе начальника, с которым
вы проработали не один год, и приходе нового человека. Но опытный секретарь
быстро поймет, что как раз из таких серьезных перемен можно извлечь
максимальную пользу, проявить себя и достичь новых высот в карьере. Давайте
поговорим о том, что же нужно делать, чтобы смена руководителя из стресса
превратилась в приятное событие, открывающее новые горизонты.
В ожидании
перемен
Итак, ваш руководитель
сообщает о своем уходе из компании. Если он не предложит вам перейти вместе с
ним, то вам придется работать с новым начальником. Как правило, если
руководитель не берет помощника с собой на новое место работы, на то есть
вполне объективные причины. Не стоит сразу расстраиваться и думать, что вы
чем-то его не устраивали и плохо работали, ведь уход шефа может быть связан с
переездом в другой город, сменой деятельности и многими другими факторами. Если
сложившиеся между вами отношения позволяют, вы можете уточнить, по какой
причине шеф не предлагает вам и дальше работать вместе. Попросите его написать
вам рекомендательное письмо, скажите, как вам было хорошо с ним работать и
сколько полезного опыта вы приобрели. Можете подарить ему на память
какой-нибудь сувенир. Никогда нельзя точно предугадать, как сложится жизнь, а
деловой мир очень тесен, поэтому даже если вы обижены на своего руководителя,
расстаньтесь с ним достойно.
Бывают и
обратные ситуации: шеф предлагает секретарю перейти с ним на новое место работы.
Однако вполне возможно, что в компании, в которую переходит начальник, будут
неподходящие условия для секретаря. В таком случае секретарю следует открыто
изложить своему шефу причины, по которым он не может принять его предложение (например,
место новой работы находится на другом конце города и секретарь не будет
успевать забирать ребенка из детского сада).
Итак, все
взвешено, решение принято: вы остаетесь в компании, готовясь к встрече с новым
руководителем. Легко сказать – готовясь: здесь унять бы нервную дрожь в руках. Конечно,
волнуются все сотрудники офиса – все ждут грядущих перемен. А секретарю в такой
ситуации приходится гораздо труднее, чем всем прочим. Почему? Конечно, потому
что ближе всех к руководителю именно секретарь. Вам первой предстоит встретить
нового шефа. Как правило, именно с работы приемной начинаются все перемены. Кроме
того, к вам, и только к вам будут толпами бежать перепуганные сотрудники в
надежде узнать хоть какие-то подробности, новости и получить утешительную
информацию. А секретарю нельзя плакать в курилке и жаловаться на страх, что ее
уволят, – нужно быть собранной, сдержанной и как никогда позитивной. Потому
если вы позволите себе раскиснуть – первое, что почувствует новый начальник,
войдя в кабинет – это ваше упадническое настроение. А зачем кому бы то ни было
унылая паникерша в помощниках?
Без паники!
Чего боится большинство
секретарей, когда у них меняется руководитель? Конечно, увольнения. Вы со
страхом думаете о том, что новый шеф придет в компанию со своим помощником? Но
ведь ваш-то прежний шеф ушел без вас. Вопреки распространенному мнению, новый руководитель
не всегда приходит со своей командой. Как правило, верные ему люди появляются в
офисе через некоторое время. Причем далеко не всегда вся команда руководителя
переходит на новую работу вместе с ним. Куда более распространен вариант, когда
начальник, освоившись на новом месте, начинает искать себе другого помощника.
Но у вас есть все возможности и время сделать так, чтобы данная мысль даже не
пришла ему в голову.
Если новый
начальник все же придет со своим помощником, никто не выгонит вас на улицу – скорее
всего, вам предложат место в одном из отделов. И здесь вы уже будете вольны
выбирать. Можете попроситься туда, где работа вам кажется наиболее перспективной
и интересной.
Единственным
серьезным недостатком секретаря в глазах нового начальника может стать то, что
вы работали с прежним шефом (и то лишь в том случае, если он по какой-то
причине хочет избавиться от всех напоминаний о прежнем руководителе). Но эта
ситуация достаточно редкая. Чаще новый шеф оставляет прежнего секретаря, который
обладает всей необходимой информацией, чтобы помочь новому шефу войти в курс
дела и сделать так, чтобы он как можно скорее перестал себя чувствовать
новичком.
Несомненные
преимущества «старого» секретаря
● Отличное
знание внутреннего делопроизводства компании.
● Налаженная
организация бытового обслуживания офиса.
● Знание
всех партнеров, поставщиков, заказчиков.
● Владение
образцами всех необходимых документов.
● Знание
личных и профессиональных качеств всех сотрудников, с которыми будет работать
новый руководитель.
● Владение базой
всех необходимых новому начальнику контактов.
● Способность
быстро ввести начальника в курс всех дел, рассказать ему о традициях
организации.
Куда ваш
новый шеф без вас?
Миф о
психологической совместимости
Еще один важный
вопрос, который будет вас мучить в преддверии прихода нового руководителя:
сможете ли вы сработаться со своим новым начальником?
Поделюсь
своим опытом на этот счет. Нынешний мой руководитель – уже третий, с которым я
работаю в данной компании. Первый начальник был рафинированным интеллигентом в
идеально отглаженных костюмах и рубашках с запонками. Он никогда не позволял
себе повышать голос, был внимателен к деталям и необыкновенно умен и
профессионален. Перед уходом он написал мне письмо, в котором поблагодарил за
совместную работу и назвал лучшим секретарем из всех, с кем он когда-либо
работал.
На его
должность пришел директор одного нашего филиала. Костюмы он никогда не носил,
выглядел как чемпион мира по боксу, и первое, что попросил сделать – поставить
вторую дверь в его кабинет. Вскоре я поняла почему: его крики отчетливо
доносились и через две двери. Поначалу я его боялась, но вскоре успокоилась и
обнаружила, что у нового шефа множество достоинств, а еще поняла, что он очень
добрый человек. Словно суровую внешность и грубую манеру обращения природа дала
в компенсацию мягкому характеру. Мы работали душа в душу три года без единого
нарекания с его стороны и без какого бы то ни было недовольства шефом − с моей.
Эту историю
я привела в качестве иллюстрации к утверждению о том, что профессиональный
секретарь сможет сработаться с руководителем любого типа. Если ваша сфера
деятельности вам нравится и за свое место вы держитесь, то вы будете
ориентированы на установление с шефом хороших деловых отношений. К каждому
начальнику можно найти подход.
С чего
начать подготовку к встрече с новым руководителем?
■ Информационная
разведка. Если вам известно имя нового начальника, попробуйте найти о нем
информацию в Интернете. Нет ничего зазорного в том, чтобы ознакомиться с его
трудовой биографией, узнать, какое учебное заведение он закончил, и прочитать
его интервью в бизнес-изданиях. Вполне вероятно, что его личность вызовет у вас
уважение еще до знакомства, и тогда вам будет легче наладить с ним работу.
■ Подготовка
приемной и кабинета руководителя. Постарайтесь посмотреть на приемную свежим
взглядом. Вам она, скорее всего, кажется милой и уютной. Но постороннему
человеку сразу бросятся в глаза все недостатки. Ремонт, конечно, делать не
нужно, но навести на столе порядок следует
обязательно. Желательно также убедиться, что все нужные документы, справочники,
телефонные книжки и визитницы находятся под рукой, а информация в них не
утратила свою актуальность.
После того
как ваш прежний начальник покинет рабочее место, наведите порядок в его
кабинете. Убедитесь в наличии на его рабочем столе ежедневника, планинга (они
должны быть новыми, а не перешедшими по наследству от прежнего хозяина) и всей
необходимой канцелярии. Проверьте все шкафы и тумбочки: если руководитель забыл
там личные вещи, стоит убрать их в шкаф в приемной. При этом не
переусердствуйте: совсем не обязательно снимать со стен календари и картины.
Если новому начальнику они не понравятся, он со временем сам их уберет. Если в
вашей компании выпускается корпоративная газета или журнал, положите последний
выпуск на стол.
Наведение
порядка = медитация. Наведение чистоты
приводит в порядок и наши мысли и чувства. К тому же, уже на этом этапе можно
начать вносить изменения, которых вам так давно хотелось. После ухода первого
начальника я избавилась от всех цветов в приемной – раздала их сотрудникам. Руководителю
нравилось, что кабинет похож на оранжерею, а я считаю достаточным одного цветочного
горшка в приемной. Новый шеф, по счастью, вообще цветы не любил.
■ Подготовка
списка вопросов. Что необходимо обсудить с новым руководителем?
- Что он
предпочитает – чай или кофе, какой и в какое время. - В какое
время следует приносить документы на подпись. - Какой вид
будет иметь график приема посетителей. - Выяснить, нужно
ли подготовить какую-либо справочную информацию. - Определиться,
в какое время будете обедать вы, а в какое – шеф. - Уточнить,
изменится ли ваш график работы. - Узнать, кого
можно с ним соединять по телефону. - В какое
время он будет (и будет ли) согласовывать с вами планы на следующий день,
неделю. - Какие газеты
и журналы он планирует выписывать. - Что он хотел
бы изменить в кабинете. Здесь пожелания могут быть разными. Новый начальник
может ограничиться мелочами, но вполне возможно, что вам придется заказывать
новую мебель, попутно согласовывая дизайн всего кабинета.
Также
составьте список своих должностных обязанностей.
■ Внешний
вид. В первый день работы с новым руководителем важно не только хорошо
выглядеть, но и чувствовать себя уверенно. Поэтому не стоит надевать еще не
разношенные туфли или платье нового фасона. Наденьте проверенные вещи, которые
вы любите и которые вам идут – это также позволит вам чувствовать себя
комфортнее.
Первый день
с новым руководителем
При
появлении нового начальника следует встать и поприветствовать его. Даже если
уход вашего прежнего шефа для вас трагедия, не изображайте на лице вселенскую скорбь.
Улыбнитесь!
Предложите
шефу чай или кофе. Помните составленный список? Так вот, не следует хватать его
и нестись к шефу с обсуждением сразу всех пунктов. В течение первого рабочего
дня вам следует уточнить, когда он будет готов с вами побеседовать о работе
приемной. Если он не выразит явного желания это сделать, не настаивайте. Задавайте
вопросы из списка по мере возникновения необходимости. Например, когда у вас
накопятся документы на подпись, соберите их в папку, уточните у начальника,
готов ли он их сейчас подписать, и когда принесете папку ему – согласуйте
дальнейший порядок подписания документов. В случае если руководитель пока не
определился, какое время ему наиболее удобно, предложите свой вариант. Ведь
вы-то знаете, какое время оптимально для подписания документов.
Помните, что
вы всегда можете предложить свой вариант решения того или иного вопроса. Только
не нужно упоминать прежнего шефа, говоря «а Игорь Владимирович всегда
подписывал документы в 17:00».
Какие
изменения необходимо будет внести в организацию своего рабочего дня сразу? К
сожалению, от долгих бесед с подругами по телефону и посиделок с коллегами
придется отказаться. Прежний начальник, который не один год с вами работал, мог
смотреть на это сквозь пальцы, но новый шеф может сразу решить, что вы
недостаточно ответственно относитесь к его работе.
Приготовьтесь
к тому, что в первое время у вас станет немного больше работы, да и обстановка
будет довольно напряженной. Ведь ваш руководитель в новой должности, компании,
и часто даже городе тоже чувствует себя неуютно. Он тоже в первое время будет
работать значительно больше, чем ваш прежний шеф, поскольку ему предстоит
изучить все нюансы работы компании. Не стесняйтесь спрашивать, чем вы можете
быть ему полезны.
Новый шеф и
сотрудники
Еще одной
проблемой на этапе знакомства с новым руководителем для секретаря могут стать
сотрудники организации. Они ведь тоже переживают за свою работу, за
нововведения, да и просто мучаются от любопытства, что же собой представляет
новый шеф. И все эти взволнованные люди тянутся в приемную с бесчисленным множеством вопросов. Конечно,
вам захочется обсудить нового начальника. Это естественная человеческая
реакция, выговориться – действенный метод борьбы со стрессом. Поэтому попросите
хорошую подругу вас выслушать.
С другой
стороны, именно в это время вы можете укрепить отношения с коллективом.
Улыбайтесь сотрудникам, не обсуждайте с ними начальника, на вопрос «Как новый
шеф?» неизменно отвечайте: «Хорошо». Если у вас появится информация о переменах
в работе – например, об изменении времени проведения регулярных совещаний,
введении планерок по понедельникам, – оперативно донесите ее до коллектива. Заряжайте
всех своим спокойствием и оптимизмом, и сотрудники будут вам за это благодарны.
Но не стоит
забывать, что любой секретарь должен быть прежде всего ориентирован на
руководителя. Ваша основная задача – беречь его покой, экономить время и
защищать интересы. Вы должны заботиться о комфорте и хорошем настроении шефа, и
тогда он позаботится о вас.
Ветер
перемен
Конечно,
новый начальник будет менять работу компании. Возможно, он в первый же день
кинется на амбразуру, а может, окажется сторонником постепенных изменений. В
любом случае перед вами открываются доселе невиданные перспективы. Например, вы
можете постараться разрешить многие бытовые вопросы.
Почти всегда
новый шеф хочет что-то изменить в своем кабинете. Это может быть покупка нового
компьютера, а может – и ремонт и смена всей мебели. И здесь, поскольку кабинет
начальника и приемная должны быть выдержаны в одном стиле, у вас есть
возможность изменить к лучшему облик собственной приемной – заказать более
удобную мебель, поменять обои.
Воспользуйтесь
случаем и установите новую кофемашину, кондиционер, компьютер. Почему бы не
воспользоваться случаем и не улучшить свой быт?
Если есть
необходимость, проведите маркетинговое исследование компаний, доставляющих в
офис воду, канцелярию, обеды, и, если это целесообразно, предложите шефу
сменить поставщиков этих услуг. «Почему он согласится на это предложение?» −
подумаете вы. Да хотя бы потому, что он ничего об этом не знает, а вашему
мнению можно доверять. Кроме того, если вы занялись этим вопросом и пришли с
предложениями, значит, у вас есть основания для недовольства.
А вот если
вы хотите поговорить о более сложных вопросах, касающихся работы приемной или
даже всей компании, следует подождать, пока новый шеф немного освоится на новом
месте. Когда вы поймете, что совместная работа идет хорошо и по вопросам
организации работы приемной начальник к вам прислушивается, можете смело
выступать с другими инициативами.
Это время
наиболее подходящее для предложений, которые внесут изменения в документооборот
компании (например, переход на
электронный документооборот), просьб о новом программном обеспечении. Также
можно завести разговор о различных курсах и тренингах, которые вы хотели бы посетить.
Обосновать это можно просто: работа с новым руководителем показала вам, что нет
предела совершенству, и вы хотели бы повысить свою профессиональную компетентность.
Пока
сотрудники суетятся и волнуются о своем будущем, а шеф вникает в тонкости
управления фирмой, вы можете завести в офисе новые традиции или избавиться от
некоторых старых. Прежний начальник никогда не поздравлял сотрудников с днем
рождения? Предложите новому шефу ввести эту традицию.
Вы знаете,
что сотрудники давно говорят о корпоративных тренингах, выездах на природу,
бассейне? Донесите эти настроения до шефа.
Корректируем
должностные обязанности
Просмотрите
список своих обязанностей. Возможно, среди них есть те, которые давно утратили свою
нужность. Если что-либо являлось только прихотью вашего прежнего руководителя,
новому об этом можно ничего не говорить.
А может быть,
вы давно мечтаете расширить круг своих должностных обязанностей? Составьте
список того, чем вы хотели бы заниматься, и предложите шефу свою помощь. Здесь
у вас есть преимущество – вы понимаете, с чем справитесь, а с чем нет, на что у
вас хватит времени. Но с этим не стоит торопиться. Сначала оцените, какие
именно обязанности вы будете выполнять при новом руководителе. Одно дело, если
он пошел на повышение и личного секретаря у него раньше не было. Тогда вы
можете сами себе писать должностную инструкцию, пока он придумывает, чем вас
можно загрузить.
А вот если у
вашего нового шефа был на прежней работе помощник, то готовьтесь к тому, что он
довольно быстро возложит на вас все обязанности своего прежнего секретаря. И
если до этого вам не приходилось заниматься расписанием занятий начальника в фитнес-клубе
и поисками няни ребенку, то теперь, вполне вероятно, придется выполнять новую для себя работу. И в
этом больше плюсов, чем минусов, поскольку так вы приобретете новые знания и
опыт.
Новый шеф –
старый сотрудник
Итак, вы
теперь знаете, какие шаги предпринимать при смене руководства. Но что делать,
если ваш новый шеф не новый человек в компании? Такое тоже происходит довольно
часто: при увольнении старого руководителя на повышение может пойти его
заместитель или другой человек, близкий по должности. Казалось бы, в этой
ситуации дальнейшая работа зависит только от ваших отношений с данным
сотрудником, и если раньше вы хорошо с ним работали, то можете спокойно продолжать
и дальше.
К сожалению,
в данной ситуации есть свои подводные камни. Если заместитель согласился на
повышение – это, как правило, означает, что у него есть свое видение работы
компании и он мечтает о нововведениях. А поскольку он уже в курсе работы
организации в малейших подробностях, то ничто не помешает ему сразу приступить
к осуществлению всех своих идей. Поэтому не стоит расслабляться раньше времени.
Внимательно присмотритесь к новому шефу: как изменились его привычки, распорядок
дня. Возможно, поначалу вам будет нелегко. А возможно, именно
здесь и откроется простор для творчества.
Конечно,
смена руководителя – это стресс. Но вспомните, как вы искали работу. Каждое
собеседование тоже было стрессом. А с новым шефом у вас есть возможность
поменять работу, не меняя при этом компанию. У вас изменятся обязанности, вы
сможете улучшить свои рабочие условия, научиться работать с руководителем
другого типа, а это поистине бесценный опыт. И все эти новшества – не выходя из
собственной приемной и траты времени на поиски новой работы. При грамотном
подходе любые перемены оборачиваются к лучшему.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2012.