Инструкция как заполнить отчет сзв стаж по новым правилам

Зачем введен отдельный отчет по стажу

С 2017 года страховые взносы, в отношении которых ранее приходилось отчитываться раздельно во внебюджетные фонды (кроме платежей на травматизм), стали подчиняться положениям НК РФ. Соответственно, курирует их налоговая служба.

Несмотря на то что большая часть текстов законов, регулировавших вопросы начисления и уплаты страховых взносов, без изменений перешла в особую главу НК РФ, ряд моментов в порядке работы с этими платежами пришлось изменить. В частности, изменилась отчетность по взносам. Она стала сводной, объединившей в себе основные разделы тех отчетов, которые прежде подавались в ПФР и ФСС. Однако при объединении из нее были удалены:

• итоговые показатели расчетов с фондами на начало года и на дату отчета;
• данные о платежных документах;
• таблицы, содержащие персональные сведения о стаже работников.

Периодичность (ежеквартальная) у новой сводной отчетности по взносам сохранилась. Исключенные из нее данные о стаже, представляющие интерес исключительно для учета при начислении в будущем пенсии, важны только для ПФР. Поэтому за Пенсионным фондом и осталась функция принятия отчетности по нему. Однако частоту представления отчета решено было изменить — его нужно сдавать один раз по окончании года.

ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах. 

Как правильно заполнить СЗВ-ТД в различных ситуациях, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал от экспертов правовой системы, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Кто и кому представляет отчет о стаже

Страхователи (организации и ИП, имеющие наемных работников, адвокаты, нотариусы) заполняют СЗВ-СТАЖ на всех застрахованных лиц, работающих у них по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе в отношении руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями) членами организаций, собственниками их имущества (письмо ПФР от 07.06.2018 № 08/30755).

Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных в отчетном периоде работников и не заключавшие с физическими лицами гражданско-правовые договоры на оказание услуг (выполнение работ), этот отчет не представляют.

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ заполняется вне зависимости от того, были ли в отчетном периоде произведены выплаты застрахованным лицам или нет.

Представляется данная форма в ПФР организациями по месту регистрации, индивидуальными предпринимателями — по месту жительства (п. 1 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

ВАЖНО! За 2022 год СЗВ-СТАЖ уже представляется в новый Фонд пенсионного и социального страхования, но еще по старым правилам.

Если у организации есть обособленное подразделение, которое зарегистрировано в Пенсионном фонде в качестве страхователя, то отчет подается по месту нахождения этого обособленного подразделения. Сведения о стаже работников других обособленных подразделений, не зарегистрированных в качестве страхователей, включаются в отчет головной организации и подаются в Пенсионный фонд по месту ее нахождения.

Кроме того, выписку из формы СЗВ-СТАЖ необходимо представить застрахованному лицу (п. 4 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• в течение 5 дней с момента обращения;
• в день увольнения;
• в день прекращения гражданско-правового договора.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника отличается от общеустановленного. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно ознакомьтесь с образцом и примером зполнения отчета в Типовой ситуации.  

О возможности сдать нулевой отчет СЗВ-СТАЖ читайте в материале «СЗВ-СТАЖ — нулевая отчетность сдается?».

Порядок и срок сдачи СЗВ-СТАЖ в 2023 году

Форма отчета СЗВ-СТАЖ, подаваемая в 2023 году за 2022 год, утверждена постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п (в редакции от 13.10.2022). В сравнении с информацией, ранее попадавшей в ежеквартальные отчеты, подаваемые в ПФР, ничего принципиально нового в ней нет. Схожи даже таблицы, отражающие данные о стаже. Актуальный бланк применяется с 08 ноября 2022 года за периоды, истекшие до 01.01.2023.

Последняя редакция внесла коррективы в коды категорий застрахованных лиц, например:

• код «ВОЕНСЛ» для периодов службы по мобилизации;
• код «АУСН» для работников бизнеса на АУСН.

Подробнее с последними изменениями ознакомьтесь в нашей статье «Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ скорректирован с учетом мобилизации и не только».

ПФР также счел необходимым получение одновременно с информацией по стажу некоторых сведений, поясняющих отдельные вопросы в отношении отчитывающегося работодателя:

• о числе лиц, по которым сформирована информация о стаже;
• о сводных суммах начисленных и уплаченных за год взносов (с разделением их по видам платежей) и о задолженности по ним на начало и конец года;
• о наличии условий труда, дающих работнику право на досрочный выход на пенсию, и о количестве таких лиц.

Для отражения этих данных постановлением № 507п утверждена еще одна форма — ОДВ-1, подать которую нужно вместе с отчетом СЗВ-СТАЖ.

См. также «В чем состоят отличия формы СЗВ-СТАЖ от ОДВ-1?».

В качестве предельной даты для подачи отчета по стажу закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (п. 2 ст. 11) указывает 1 марта года, наступающего за отчетным. Правила о смещении ее в случае совпадения с выходным закон № 27-ФЗ не содержит, поэтому если 1 марта будет общевыходным днем, то отчет придется подать раньше.

За 2022 год отчет СЗВ-СТАЖ необходимо сдать до 01.03.2023.

В то же время законом предусмотрены и исключения в сроке сдачи отчета СЗВ-СТАЖ.

Так, если застрахованное лицо подает заявление о назначении пенсии, то отчет нужно представить в течение 3 календарных дней со дня получения такого заявления (п. 2 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Также с 01.01.2022 СЗВ-СТАЖ представляют в течение 3 дней, если подано заявление на срочную пенсионную выплату или единовременную выплату пенсионных накоплений.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при оформлении пенсии и какие документы подготовить дополнительно, узнайте в Типовой ситуации КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Также отчет досрочно сдается страхователем в случае ликвидации, реорганизации, прекращения статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой (п. 3 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Информация о том, когда в таких ситуациях необходимо сдать отчет, приведена в таблице:

С 10.01.2022 для работодателей, подающих сведения о стаже на число лиц¸ превышающее 10, закреплена обязанность направить отчетность в ПФР электронным способом. Когда количество работников, данные о которых внесены в отчет, 10 и меньше, сведения можно сдать на бумаге (ранее максимум застрахованных для бумажной сдачи был 24).

Правила оформления и образец заполнения СЗВ-СТАЖ в 2023 году

Перечень информации, которая должна отражаться в отчетности по стажу, приводит закон № 27-ФЗ (п. 2 ст. 11), требующий в отношении каждого работника указания:

• Ф. И. О.;
• номера его лицевого счета;
• периода работы в течение отчетного года;
• условий, дающих право на применение особого порядка учета стажа или на досрочный выход на пенсию.

О том, что это за условия, читайте в статье «Специальный трудовой стаж — что это такое?».

Скачайте наш чек-лист по заполнению СЗВ-СТАЖ за 2022 год и не допускайте ошибок.

Для внесения вышеперечисленных данных предназначена основная таблица формы СЗВ-СТАЖ. Также бланк содержит поля для указания сведений, необходимых для идентификации работодателя (его наименование, регистрационный номер, ИНН и КПП), данных об отчетном периоде и о типе сведений (для отчета по году они будут исходными, а в случае последующих исправлений — дополняющими. При подаче отчета по сотрудникам, оформляющим пенсию до окончания отчетного года, тип сведений будет указан как «назначение пенсии»).

Предусмотрены в форме места для внесения отметок о наличии (отсутствии) фактов начисления и уплаты взносов, но в годовом отчете они не заполняются, поскольку предназначены для отчета, составляемого в связи с назначением пенсии.

Основная часть отчета — раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц».

В нем по порядку нужно указать фамилии, имена, отчества застрахованных лиц, СНИЛС, периоды работы в пределах отчетного года.

При этом нужно отдельной строкой по каждому работнику указать даты начала и окончания периода, когда он работал или не работал, например, был в отпуске, на больничном.

При этом в графе 11 нужно указать дополнительные сведения за каждый период работы. Дополнительные сведения отражаются по следующим кодам:

Если период прерывался, например работник в течение года увольнялся и снова был принят на работу, каждый период также нужно указать отдельной строкой.

Если подается отчет типа «Назначение пенсии», то дата окончания периода указывается как предполагаемый день выхода сотрудника на пенсию, указанный в заявлении работника.

Если дата увольнения работника приходится на 31 декабря года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ, то в графе 14 нужно указать символ «Х».

Если работник имеет право на досрочную пенсию в связи с территориальными условиями, то в графе 8 «Территориальные условия (код)» нужно указать один из ниже приведенных кодов:

Примечание: Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден постановлением Правительства РФ от 16.11.2021 № 1946.

Если работник имеет право на досрочную пенсию в связи с особыми условиями труда и эти условия документально подтверждены, а также уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения, то в графе 9 «Особые условия труда (код)» нужно указать один из ниже приведенных кодов:

Список производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержден постановлением Кабмина СССР от 26.01.1991 № 10.

В графе 10 указывается код основания исчисления страхового стажа:

ВАЖНО! С отчета за 2020 год в гр.10 нужно вносить новый код «ВИРУС». Он указывается в отношении медработников, которые оказывают медпомощь пациентам с коронавирусом или подозрением на него.

В графе 12 «Основание (код)» приводится код основания условия досрочного назначения страховой пенсии.

В графе 13 «Дополнительные сведения» нужно указать дополнительные сведения по условиям досрочного назначения страховой пенсии.

Бланк и образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ за 2022 год вы можете увидеть, кликнув по картинке ниже:

Бланк СЗВ-СТАЖ

Скачать

Ответственность за нарушения, связанные с формой СЗВ-СТАЖ

В соответствии со ст. 17 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ на страхователя налагается штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо в случае:

• непредставления или представления отчета с нарушением срока сдачи;
• в отчете указаны неполные или недостоверные сведения.

За нарушение электронной формы представления установлен штраф в размере 1 000 руб.

Кроме того, на должностных лиц также будет наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если работнику на момент увольнения не выдана выписка из СЗВ-СТАЖ, то согласно ч.1 ст.5.27 КоАП РФ:

• должностные лица могут либо предупреждены, либо оштрафованы в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• индивидуальным предпринимателям назначается штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• организации могут быть оштрафованы на 30 000–50 000 руб.

Об ответственности за нарушения в СЗВ-М читайте в материалах:

• «СЗВ-М: 500 руб. за опечатку?»;
• «Суд снова не дал оштрафовать фирму за дополняющие СЗВ-М»;
• «Бухгалтер на больничном — смягчающее обстоятельство при просрочке СЗВ-М?».

Итоги

Информация о стаже не входит в состав отчетности по страховым взносам из-за того, что вопросы начисления и уплаты взносов, предназначенных для ПФР, сейчас курирует налоговая служба. Необходимости в получении сведений о стаже у нее нет, зато такая необходимость есть у ПФР. Поэтому обязанность приема данных о стаже сохранена за этим фондом. Отчет представляется по форме СЗВ-СТАЖ один раз в год не позднее 01 марта. Сдать отчет за 2022 год нужно не позже 01.03.2023 одновременно с отчетом ОДВ-1. С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в единый Фонд пенсионного и социального страхования, в связи с чем нынешняя форма СЗВ-СТАЖ представляется в последний раз за период — 2022 год. С 2023 года она войдет в общий обновленный отчет. 

Важно: в связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный Фонд России отчёт СЗВ-СТАЖ отменяется. Данные, которые отражали в СЗВ-СТАЖ, будут указывать в новом отчёте ЕФС-1.

Все организации и предприниматели с наёмными работниками должны раз в год подавать в Пенсионный фонд отчёт по форме СЗВ-СТАЖ. Расскажем, что это за документ, как его заполнить, кто сдаёт и когда подать.

Назначение и виды

СЗВ-СТАЖ информирует Пенсионный фонд о застрахованных лицах, которые закреплены за работодателем. В составе отчёта о каждом из них в фонд направляется такая информация: ФИО, СНИЛС, периоды работы, наличие оснований для досрочного начисления пенсии, сведения об особых условиях труда (вредность, опасность). Эта информация необходима для последующего назначения пенсионного обеспечения.

Форма СЗВ-СТАЖ бывает нескольких разновидностей:

• исходная – заполняется, если страхователь впервые за отчётный период сдаёт персонифицированную отчётность;
• дополняющая -– заполняется, если нужно внести сведения, которые в исходном отчёте отсутствуют;
• назначение пенсии – заполняется в случае, если работнику для расчёта пенсии нужно учесть периоды текущего года.

Важно знать, что СЗВ-СТАЖ любого типа подаётся совместно с формой ОДВ-1. Это не самостоятельный отчёт, а опись, но без неё основную форму не примут.

Читайте также:

• Какие ещё отчёты надо сдавать в ПФР в 2022 году

Кто и куда подаёт отчёт

Организации должны отчитываться по СЗВ-СТАЖ за своих работников, нанятых по трудовым и гражданско-правовым договорам. Кроме того, ПФР требует, чтобы форма подавалась в отношении руководителей, которые являются единственными учредителями.

Индивидуальные предприниматели, которые привлекают наёмный труд, также подают форму СЗВ-СТАЖ. А вот ИП без работников этот отчёт не заполняют. Также не подают его и самозанятые лица.

Форму СЗВ-СТАЖ нужно направить в своё территориальное подразделение ПФР: предпринимателям – по месту жительства, организациям – по месту регистрации. Если у компании есть обособленные подразделения, которые зарегистрированы как страхователи, то форма направляется в отделение по месту нахождения таких ОП. Если же они не являются страхователями, то нужные сведения подаются головной организаций в составе своего отчёта.

Стандартный срок сдачи формы – 1 марта года, который идет за отчётным. Если это выходной, срок традиционно переносится на следующий рабочий день. 

Кроме того, существуют особые сроки направления СЗВ-СТАЖ:

• при обращении сотрудника за формой – в течение 5 рабочих дней;
• при увольнении работника – в последний день работы;
• при назначении пенсии – в течение 3 календарных дней с даты обращения работника;
• при ликвидации/реорганизации компании – в течение месяца с даты утверждения промежуточного /разделительного баланса, но не позднее дня подачи документов в налоговую инспекцию;
• при снятии с учёта ИП – в течение месяца с даты принятия решения о прекращении деятельности;
• при банкротстве – до представления отчёта управляющего в арбитражный суд.

Бланк СЗВ-СТАЖ, скачать бесплатно

Заполнение формы

Переходим к тому, как заполнить форму. Бланк СЗВ-СТАЖ утверждён постановлением Правления ПФ РФ от 6 декабря 2018 № 507П. Им же утверждён и порядок заполнения отчёта. Он состоит всего из одной страницы, но при отражении в нём данных есть свои нюансы.

В разделе 1 указываются сведения о страхователе:

• регистрационный номер в ПФР;
• ИНН, КПП (только для юридических лиц);
• краткое наименование;
• тип формы СЗВ-СТАЖ – в блоке справа нужно поставить знак «Х» у нужного типа (при первичной подаче – исходная). Должна быть отмечена только одна ячейка.

В разделе 2 нужно указать отчётный год.

В разделе 3 размещена таблица, в которой отражаются данные о стаже работников. Их должно быть ровно столько же, сколько в отчёте СЗВ-М, который подается ежемесячно.

Таблица заполняется такими данными:

1. Графа 1 – номер. Нужно учитывать, что у одного работника может быть несколько периодов работы, то есть в графах 6 и 7 будет заполнено больше одной строки. В таком случае номер присваивается только первой записи.
2. Графы 2-4 – фамилия, имя и отчество застрахованного. Отчество указывается при наличии. Аналогично номеру, если в отношении работника заполняется несколько строк отчёта, ФИО указывается один раз.
3. Графа 5 – СНИЛС. Также заполняется однократно, даже если на работника отведено несколько строк формы.
4. Графы 6 и 7 – даты начала и окончания работы в отчётном периоде. Если нужно отразить несколько периодов работы в календарном году, следует заполнять несколько строк. Если сотрудник работал весь год, то указывается 1 января и 31 декабря этого года. Если сотрудника наняли в отчетном году, то в графе 6 ставят дату начала действия договора, а в графе 7 – 31 декабря. Соответственно, если работник уволился, то в качестве начала периода работы будет 1 января, а в качестве окончания – дата увольнения. Даты нужно указывать в числовом формате.
5. Графа 8 – нужно указать код по классификатору «Коды территориальных условий», который приводится в постановлении № 507. При работе в особых территориальных условиях возникает право на досрочную пенсию. Это, в частности, работа в сельском хозяйстве (СЕЛО), в районах Крайнего Севера (РКС/РКСМ) и приравненных к ним (МКС/МКСР).
6. Графа 9 – заполняется в случае, если у работника особые условия труда, которые влияют на назначение пенсии раньше общепринятого срока. Например, вредным условиям, работе в горячих цехах или под землей соответствует код «27-1», работам в тяжелых условиях – «27-2».
7. Графа 10 – отражается код основания страхового стажа для работников, которые трудятся в условиях, дающих право на досрочную пенсию. Например, ВОДОЛАЗ – для водолазов и иных специалистов, которые работают под водой;
8. Графа 11 – указываются коды особых условий труда, если они есть.
9. Графы 12 и 13 заполняются, если трудовой период даёт право на досрочную пенсию. В графе 12 указывается код, в графе 13 – дополнительная информация.
10. Графа 14 – указывается значение «31.12.ХХХХ», но лишь в том случае, если работник уволен в последний день года.

Существует множество правил, которые должны исполняться при заполнении табличной части формы. Например, в графе 8 и в графе 11 не могут одновременно фигурировать коды «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК» и некоторые другие.

Раздел 4 и 5 предназначен для заполнения только в случае, если форма подаётся по причине назначения пенсии (СЗВ-СТАЖ соответствующего типа). В разделе 4 нужно ответить, были ли в текущем году начислены и уплачена страховые взносы за сотрудника по основному и дополнительному тарифам. Первый абзац этого раздела должен быть заполнен в обязательном порядке – в нём идёт речь об основных взносах.

В разделе 5 указываются сведения о взносах по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Образец заполнения бланка СЗВ-СТАЖ, скачать бесплатно

Как подать

Право выбора формы (бумажная или электронная) есть только у тех страхователей, за которыми закреплено не более 10 человек. Если застрахованных лиц больше, то отчёт направляется строго в электронной форме. Нужно сформировать пакет вместе с формой ОДВ-1 и подписать его электронной подписью.

Штрафы

Если не выдержать срок сдачи формы либо сдать её с ошибками или неполными сведениями, штраф составит 500 рублей за каждого застрахованного. Дополнительно могут оштрафовать и должностное лицо – на сумму от 300 до 500 рублей.

За нарушение формы отчёта, то есть подачу на бумаге вместо направления в электронном виде, штраф составит 1 000 рублей.

Итак, мы рассмотрели отчет СЗВ-СТАЖ и рассказали, как заполнить эту форму. Рекомендуем скачать образец и посмотреть, как должен выглядеть готовый отчёт. Однако нужно помнить о разных условиях работы и прочих нюансах, поэтому стоит заглянуть и в постановление № 507П.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Форма СЗВ-СТАЖ — представляется из себя отчёт о стаже, который нужно сдавать ежегодно в Пенсионный фонд (за 2022 год отчёт нужно предоставить до 1 марта 2023 года).

Начиная с отчётности периодов 2023 года данный отчёт не актуален, в СФР нужно отчитываться новой формой ЕФС-1 «Сведения для индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06 декабря 2018 № 507П “Об утверждении формы СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу Постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 №3П”. С 19 августа 2022 года используется новая редакция бланка, утверждённая постановлением Правления Пенсионного фонда от 21.04.22 № 62п.

Предлагаем вашему вниманию основную информацию по форме, которую специалисты ПФР дают на семинарах.

Формы сведений персонифицированного учёта

Существует несколько разновидностей форм, в которых подаются сведения персонифицированного учёта. Названия и случаи, в которых их следует подавать, представлены в таблице:

Таблица “Виды форм персучёта”

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

• в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
• или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ необходимо подать форму ОДВ-1. При подаче отчётности в электронном виде – формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1 формируются в одном файле.

Форма СЗВ-СТАЖ вместо отчёта РСВ-1

Форма СЗВ-СТАЖ впервые сдавалась в 2017 году после отмены расчёта РСВ-1, включавшего в себя, в том числе сведения о стаже работников (подп. 10 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Расчет РСВ-1 был отменён после перехода администрирования страховых взносов из пенсионного фонда в налоговую.

Получилось так, что расчёт РСВ-1 разделился на два: в первом убрали суммы страховых взносов, оставили данные о стаже – отчёт назвали СЗВ-СТАЖ; во-втором, за суммы страховых взносов, страхователи отчитываются в ФНС отчётом РСВ – данные за год необходимо представить до 30 января!

Типы СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ бывает трёх типов:

1. Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период.
2. Дополняющая. Подается, если данные исходной формы не были учтены из-за ошибок.
3. Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть периоды работы календарного года, срок предоставления отчётности за которые не наступил.

В графе «Тип сведений» тип отчёта отмечается знаком «Х».

Что в каких типах формы нужно заполнять:

• в исходной и дополняющей — раздел 1, раздел 2 и раздел 3
• в форме для назначения пенсии — разделы 1-5

Кто и когда подаёт форму

Работодатели должны отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ за 2022 год до 1 марта 2023 года.

Бывают случаи, когда необходимо подать эту форму в иные сроки, все случаи представления отчётности сведены в таблицу:

С 01.01.2022 работодатели должны в течение 3 рабочих дней сдавать СЗВ-СТАЖ также при подаче работником заявления на:

• срочную пенсионную выплату
• единовременную выплату средств пенсионных накоплений

Форма СЗВ-СТАЖ самозанятыми лицами на себя не подаётся.

На физических лиц, официально признанных безработными, форма СЗВ-СТАЖ подаётся службой занятости.

Если сотрудник увольняется в течение календарного года и увольнение не связано с выходом на пенсию, досрочно сдавать форму СЗВ-СТАЖ не нужно.

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Цвет заполнения — любой, кроме красного и зелёного. Исправления и помарки недопустимы.

Если несколько сотрудников покидают компанию в один день, то СЗВ-СТАЖ нужно оформить и выдать индивидуально каждому из них.

ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика) указывается в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического лица или ИП. Так как у юрлица ИНН состоит из 10 знаков, в двух последних ячейках ставится прочерк.

Календарный год указывается полностью, из четырёх цифр – 2022.

Тип сведений – знаком Х должен быть заполнен только один из показателей: или “Исходная”, или “Назначение пенсии”, или “Дополняющая”.

Сведения о периодах работы застрахованных лиц:

Количество застрахованных лиц, представленных в форме СЗВ-СТАЖ должно совпадать с количеством застрахованных лиц, представленных в СЗВ-М.

В графе 1 раздела 3 формы нумерация сквозная, в порядке возрастания, без пропусков и повторений.

Номер присваивается записи по конкретному застрахованному лицу. В случае если данные о периоде работы застрахованного лица содержат несколько строк, номер присваивается первой записи по застрахованному лицу (в этом случае “Фамилия”, “Имя”, “Отчество”, “СНИЛС” заполняются один раз).

Фамилия и (или) Имя обязательны для заполнения. Отчество может отсутствовать, но обязательно для указания, если оно есть.

При необходимости отражения нескольких периодов работы по одному лицу, каждый из периодов указывается отдельной строкой.

Период работы – даты должны находиться в пределах отчётного периода, указанного в разделе 2 формы.

Для форм с типом “Назначение пенсии” графа «Период работы» заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов:

• «ДОГОВОР» – если оплата по договору произведена в отчетном периоде
• «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» – если оплата за работу по договору отсутствует

Территориальные условия (код), Особые условия труда (код), Исчисление страхового стажа, Условия для досрочного назначения трудовой пенсии – Заполняется в соответствии с Классификатором параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (приложение к Постановлению Правления ПФР от 11 января 2017 №3п).

Одновременное указание в графах 9 и 12 по одной строке таблицы раздела 3 кода “ВРНЕТРУД”, “ДЕКРЕТ”, “ДЛОТПУСК”, “ВАХТА”, или сочетание кодов “27-1” и “27-11” или “27-14”, “27-2” в сочетании с позицией списка 23307000-17541 допускается.

Не допускается по одной строке одновременного указания значений в графе 8 таблицы раздела 3 и значений в графе 11 “ДЕТИ”, “НЕОПЛ”, “КВАЛИФ”, “ОБЩЕСТВ”, “СДКРОВ”, “ОТСТРАН”, “ПРОСТОЙ”, “УЧОТПУСК”, “ДЛДЕТИ”, “ЧАЭС”, “ДОПВЫХ”.

Одновременное сочетание по строке кодов “РКС”, “МКС” в графе 8 и кодов “НЕОПЛДОГ”, “НЕОПЛАВТ”, “ДОГОВОР” в графе 11 допускается.

Сведения об увольнении застрахованного лица заполняется символом “X” только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма.

Раздел 4 и 5 – заполняется только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «назначение пенсии».

Если страхователь в течение 2017 года представлял форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии» на работников, выходящих на пенсию, то на работающего, как и прекратившего трудовую деятельность пенсионера, потребуется сдать ещё обычную форму СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» по итогам 2017 года.

Раздел 5 заполняется после принятия федерального законодательства о профессиональных пенсионных системах.

Если указан тип сведений “Назначение пенсии” обязательно заполнение абзаца первого раздела 4. Допускается одновременное заполнение абзаца второго раздела 4 и раздела 5 формы

Форма СЗВ-СТАЖ с типом “назначение пенсии” не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счёте на основании формы СЗВ-СТАЖ с типом “Исходная” или “Дополняющая”.

Как представить форму в ПФР

СЗВ-СТАЖ можно направить по ТКС либо представить на бумаге — лично, почтой или с представителем.

Страхователи, которые подают сведения на 11 человек и более, обязаны отчитываться только по ТКС. При этом считаются не только работники, но и лица, заключившее со страхователем гражданско-правовые договоры, выплаты по которым облагаются страховыми взносами.

Правила подачи по ТКС:

1. Документ подписывается усиленной КЭП.
2. Датой подачи сведений считается день, когда они были направлены по ТКС в Пенсионный фонд. Это должно быть подтверждено документом от оператора ЭДО или территориального органа ПФР.

Если форма подается на бумаге:

1. ИП ставят только подпись, организации — подпись и печать (при наличии).
2. К бумажной форме можно приложить сведения на магнитном носителе.
3. Если форма направляется почтой, то день сдачи — дата, указанная на почтовом штемпеле.

Санкции за непредставление

Если страхователь (организация или ИП) не представит форму СЗВ-СТАЖ в срок, либо в ней будут содержаться недостоверные сведения, на него будет наложен штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Если форма должна направляться по ТКС, но этот порядок нарушен (27-ФЗ), штраф составит 1000 рублей. Напомним, что электронный отчёт сдают предприятия со среднесписочной численностью персонала 11 человек и более.

На должностных лиц накладывается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ необходимо подать форму ОДВ-1. При подаче отчётности в электронном виде – формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1 формируются в одном файле .

Исправление ошибок СЗВ-СТАЖ

При необходимости исправить ошибки, внести коррективы в отчётность представляются формы:

Читайте также Коды ошибок СЗВ-СТАЖ: 10, 20, 30, 40 и 50

Форма СЗВ-ИСХ

Страхователи, нарушившие установленный срок предоставления персонифицированной отчётности в отношении всех лиц, заключивших трудовые договоры либо договоры ГПХ за периоды до 2017 года должны отчитаться по форме СЗВ-ИСХ – подробнее в статье “СЗВ-ИСХ — инструкция по заполнению и бланк“.

СЗВ-СТАЖ для мобилизованного

Так как время приостановки трудового договора в связи с мобилизацией 2022 года будет засчитываться в страховой стаж призывника, Минтруд потребовал от работодателей сдавать в Пенсионный фонд отчёт СЗВ-СТАЖ о тех работниках, с кем приостановлены договоры.

Новое в законах

Увольнение мобилизованных работников теперь под запретом — договоры с призывниками следует приостанавливать. Этого требует Постановление Правительства РФ от 22.09.2022 № 1677. Данный запрет учитывается в новой версии Трудового кодекса в статье 357.1, согласно которой период приостановки должен быть зачтён в трудовой стаж.

Действие трудового договора приостанавливается вот в каких ситуациях:

• сотрудник призван в армию по мобилизации
• сотрудник подписал контракт на основании с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ
• сотрудник подписал контракт о добровольном участии в выполнении задач, поставленных перед армией России

Срок отсутствия работника по таким причинам считается частью страхового стажа, из-за чего скорректированы и правила заполнения формы СЗВ-СТАЖ за 2022 год, утверждённые ранее постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Заполнение формы и срок её сдачи

В постановление № 507п добавлен п. 2.3.35, содержащий код «ВОЕНСЛ». Этот код потребуется проставлять в графе 11 «Дополнительные сведения» для тех периодов военной службы, на которые работодатель сохранял за сотрудником рабочее место согласно статье 351.7 Трудового кодекса.

Если в 11-й графе проставлен код «ВОЕНСЛ», то запрещено:

• указывать иные коды в данной графе
• заполнять графы 8–10, 12 и 13
• проставлять в графе 14 код «БЕЗР»

На скриншоте ниже показано, как заполнить СЗВ-СТАЖ на мобилизованных работников:

Срок подачи СЗВ-СТАЖ в случае приостановки трудового договора остаётся стандартным — до 1 марта 2023 года. ФСС в скором времени объединится с Пенсионным фондом, однако, персонифицированную отчётность, отражающую периоды до 2023 года, следует сдавать по старым правилам.

Скачать бланк СЗВ-СТАЖ и пример заполнения

Вы можете скачать:

• БЛАНК Сведений о страховом стаже застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ (.xls, 50 Кб)
• ПРИМЕР заполнения Сведений о страховом стаже застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ (.xls, 49 Кб)
• ПРИМЕР заполнения Сведений о страховом стаже застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ (.xls, 47 Кб) при назначении пенсии
• ПРИМЕР заполнения Сведений о страховом стаже застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника
• БЛАНКИ СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 в одном файле

Не забывайте, что вместе с формой СЗВ-СТАЖ необходимо подать форму ОДВ-1. При подаче отчётности в электронном виде — формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1 формируются в одном файле.

Нормативно-правовые акты

Нормативно-правовые акты регулирующие персонифицированную отчётность в ПФР:

• Федеральный Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ), далее по тексту – Федеральный закон №27-ФЗ
• Приказ Минтруда России от 21.12.2016 № 766н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах»
• Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П “Об утверждении формы “Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (сзв-стаж)”, формы “Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)”, формы “Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (сзв-корр)”, формы “Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (сзв-исх)”, порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу постановления Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11 января 2017 г. N 3П”

Форма СЗВ-стаж — это одна из обязательных форм персонифицированной отчетности. Ее задача — донести до Социального фонда данные о страховом стаже сотрудников. С 2023 года она входит в единую форму сведений (ЕФС-1) как подраздел 1.2.

Форма отчета утверждена в приложении № 1 к Постановлению Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245П. А в приложении № 2 к этому постановлению утвержден порядок ее заполнения. Электронный формат утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 246П.

Бланк подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 вы можете скачать здесь.

Отчет заполняется только по застрахованным лицам, у которых в отчетном периоде были особенности, которые влияют на стаж: выполнение работ, дающих право на досрочную пенсию, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания и т.п. Полный перечень условий, при которых Социальный фонд будет ждать отчет приведен в п. 1.6 Порядка заполнения формы.

Если сотруднику для установления пенсии, в том числе накопительной, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты необходимо учесть стаж текущего года, сведения из подраздела 1.2 ЕФС-1 также представляются в фонд. При этом наличие особенностей учета стажа значения не имеет. Срок представления — три дня.

Отчет представляется раз в год — с 1 по 25 января включительно. За 2023 год следует отчитаться не позднее 25 января 2024 года. Отчет за 2022 год нужно сдать по старой форме СЗВ-СТАЖ до 1 марта 2023 года. Помните, что действует перенос сроков сдачи, если последний день приходится на выходной или праздничный день.

Иногда отчет нужно сдавать и в межотчетный период. Это касается случаев, когда работник написал заявление об установлении накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты, единовременной выплаты накоплений. Сдать отчет с типом «Назначение пенсии» в такой ситуации необходимо в течение трех дней со дня получения заявления от работника или запроса от Фонда.

Отчет подается в следующем составе:

• титульный лист ЕФС-1;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1.

Помните, что одновременно с информацией по стажу Социальный фонд России ждет дополнительные сведения по форме ОДВ-1. Это необходимо при подаче сведений о тех, кто занят на работах, дающих право на досрочную пенсию. Они перечислены в ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона о страховых пенсиях.

Теперь раздел 5 формы ОДВ-1 заменяет подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1. Подать его нужно вместе с подразделом 1.2. Бланк нового отчета утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п, а его электронный формат — Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246п.

Заполнять бумажную форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть черным, фиолетовым или синим. Ручка должна быть шариковой. Исправления с помощью корректора или другого аналогичного средства недопустимы.

Отчет можно сдавать и в электронном виде. Электронная форма обязательна для работодателей, у которых численность работающих застрахованных лиц, включая оформленных по договорам ГПХ, за прошлый отчетный период превышает 10 человек.

Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:

• ФИО и СНИЛС;
• дата рождения;
• ИНН (при наличии);
• статус застрахованного лица и гражданство;
• данные о страховом стаже сотрудника;
• условия труда;
• результаты спецоценки.

Пройдемся по разделам формы. Начинать следует с подраздела 1 раздела 1, в котором указываются данные сотрудника: СНИЛС, ФИО, дата рождения, ИНН. Пояснить следует две строки.

Статус ЗЛ может принимать одно из значений:

• ГРФ — граждане РФ;
• ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
• ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
• ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
• ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.

Гражданство (код страны) укажите цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором стран. Для граждан РФ — код 643, для лиц без гражданства — 000.

Далее можно переходить заполнению самого подраздела 1.2. Разберем его по графам.

Отчетный период. Укажите год, за который подаете сведения. Если отчитываетесь при выходе сотрудника на пенсию — текущий год.

Тип сведений. Поставьте «Х» в соответствующем поле:

• Исходная — базовая форма отчета, которая представляется впервые.
• Назначение пенсии — представляются в межотчетный период, если сотруднику для установления пенсии, в том числе срочной, накопительной или единовременной выплаты нужно учесть страховой стаж в текущем году.
• Корректирующая — если нужно скорректировать сведения, учтенные на ИЛС работника из-за старого подраздела 1.2, представленного с ошибкой.
• Отменяющая — если нужно отменить данные, учтенные на ИЛС в результате прошлого отчета.

Период работы. Укажите начальную и конечную даты периода с особенностями учета страхового стажа. Обратите внимание, что они должны находиться в пределах отчетного календарного года.

Территориальные условия. Укажите код территориальных условий в соответствии с разделом Классификатора. Например, для районов Крайнего Севера код «РКС», для сельского хозяйства — «СЕЛО».

В графе 5 «Районный коэффициент» укажите надбавку, которая полагается за работу в особых территориальных условиях в формате «Х.Х» или «Х.ХХ». Эта графа обязательно заполняется для кодов «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР» или «МКС-РКСР».

Особенности исчисления страхового стажа. Поставьте в графе 6 код в соответствии с классификатором из Приложения, если в периоде из граф 2-3 застрахованный работал, например, полный сезон в организации из отрасли сезонной промышленности. Далее в графе 7 для соответствующих периодов работы укажите в соответствии с классификатором коды дополнительных сведений об особенностях исчисления страхового стажа. Среди них:

• ДЕТИ — для отпуска по уходу за ребенком до полутора лет;
• ДЕКРЕТ — для отпуска по беременности и родам;
• ДЛОТПУСК — период оплачиваемого отпуска;
• ВРНЕТРУД — период временной нетрудоспособности;
• НЕОПЛ — период отпуска без сохранения заработной платы.

Особенности заполнения графы 7 приведены в пунктах 5.16–5.31 Порядка заполнения. Обратите внимание, что не все коды сочетаются друг с другом.

Если нужно указать более одного кода в графе 7, они вписываются двумя строчками в следующем порядке:

• в первой строке отражают период с одним из кодов ЗГДС, ЗГД, ЗГГС, ЗМС, ЗМД, указывают весь период в рамках отчетного периода;
• во второй строке отражают период с другим кодом дополнительных сведений, например, «ВРНЕТРУД». Период из второй строки должен входить в период первой

Условия досрочного назначения страховой пенсии. В этой части таблицы указывается код особых условий труда из классификатора «Коды «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда».

В графе 9 указываются коды в соответствии с разделом «Коды «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание», используемые при заполнении формы ЕФС-1».

Обратите внимание, что если застрахованный выполняет работы, дающие право на досрочную пенсию по старости (ст. 30 Закона о страховых пенсиях и Списки № 1 и 2), необходимо также указать код профессии в соответствии с классификатором. Код вносят в следующую строку начиная с графы «Особые условия труда (код)».

Графа 10 заполняется в отношении работников летного состава гражданской авиации, лиц, работающих под водой, медицинских работников и педагогов, при соблюдении ряда условий. Порядок заполнения и условия прописаны в пп. 5.35–5.44 Порядка заполнения.

​Результат специальной оценки условий труда (СОУТ). Укажите индивидуальный номер рабочего места застрахованного лица из карты СОУТ, а в графе 12 — код класса (подкласса) условий труда по степени вредности или опасности из классификатора, установленный в результате СОУТ. 

Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, придется, если для установления пенсии Фонду нужно учесть период работы, срок отчетности по которому еще не наступил. Это касается в том числе накопительной пенсии, срочной пенсии и единовременной выплаты пенсионных накоплений. Заполнять такой отчет нужно по общим правилам, но с учетом особенностей:

При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:

• В поле «Тип сведений» отметьте крестиком поле «Назначение пенсии».
• В графах 2 и 3 укажите даты начала отчетного периода (указан в поле «Отчетный период») и предполагаемого выхода застрахованного на пенсию.
• Графы 4–12 можно не заполнять, если у застрахованного лица нет сведений, которые в них нужно отражать.

Напомним, что этот подраздел 2 представляется одновременно с подразделом 1.2 типа «Исходная»  при условии, что в самом подразделе 1.2 есть данные по сотрудникам, имеющим право на досрочную пенсию (графы 8 и 9). Бланк утвержден Постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п, электронный формат — Постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 246п.

• «Отчетный период» — год, за который представляется отчет;
• «Тип сведений» — поставьте «Х» в поле «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Первый отчет всегда исходный, остальные коды проставляются, если необходимо внести скорректировать или отменить ранее поданные сведения.

Особенности заполнения табличной части в Порядке не прописаны. Однако эксперты Контур.Бухгалтерии рекомендуют обратить внимание на ряд моментов:

• данные по каждому подразделению и профессии отражаются в соответствии со штатным расписанием — для организаций с несколькими подразделениями;
• в подразделе 2 должен присутствовать каждый указанный в подразделе 1.2 код особых условий труда в сочетании с кодом позиции списка (КПС) или код выслуги лет (графы 8 и 9);
• количество рабочих мест по штатному расписанию и численность сотрудников не могут быть нулевыми.

Представьте подраздел 2 в составе других обязательных сведений в установленном порядке.

Сдать сведения о страховом стаже следует в орган Социального фонда России по месту регистрации страхователя. Это можно сделать в бумажной или электронной форме — это зависит от числа лиц, которые в отчетном периоде были заняты у конкретного работодателя, в том числе по договорам ГПХ, на которые начисляются страховые взносы. Если их меньше 10, сведения можно направить на бумаге, если 10 или больше — допустим только электронный способ сдачи.

Сдать ЕФС-1 в 2023 году можно из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия. Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

Попробовать бесплатно