Инструкция по делопроизводству в музее 2020 - Instruktiruet.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Зарегистрировано в Минюсте России 5 ноября 2020 г. N 60748

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 23 июля 2020 г. N 827

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ЕДИНЫХ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ И МУЗЕЙНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ

(в ред. Приказов Минкультуры РФ от 24.11.2020 N 1503, от 26.08.2021 N 1414)

В соответствии со статьей 5 Федерального закона от 26.05.1996 N 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2591; 2016, N 27, ст. 4290) приказываю:

1. Утвердить Единые правила организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций согласно приложению, к настоящему приказу.

2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря — заместителя Министра культуры Российской Федерации А.Ю. Манилову.

4. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует шесть лет со дня его вступления в силу. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 24.11.2020 N 1503)

Министр
О.Б. ЛЮБИМОВА

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства культуры
Российской Федерации
от 23.07.2020 N 827

ЕДИНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ И МУЗЕЙНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ

(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

I. Общие положения

1.1. Настоящие Единые правила организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций (далее — Единые правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 26.05.1996 N 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

1.2. Единые правила определяют порядок организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций для музеев, иных организаций, физических лиц, в собственности, во владении или в пользовании которых находятся музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации и иные фонды (далее — соответственно музеи, организации, физические лица), а также определяют:

перечень фондов, в которые входят музейные предметы, иные предметы и документы, образующие собрание музея;

порядок обеспечения учета музейных предметов, ведения и сохранности учетной документации, связанной с музейными предметами, включая порядок первичной регистрации музейных предметов в книге поступлений основного фонда Музея (главной инвентарной книге Музея) <1>, ее форму, состав и порядок внесения в нее сведений;

<1> Далее — ГИК.

порядок обеспечения физической сохранности музейных предметов и музейных коллекций (далее — музейные предметы), проведения реставрационных работ;

порядок обеспечения безопасности музейных предметов, включающий наличие присвоенных им учетных обозначений и охранной маркировки музейных предметов.

1.3. Единые правила обязательны для музеев, организаций и физических лиц.

1.4. На основе Единых правил музеи и организации утверждают своим локальным актом внутримузейные правила комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов, отражающие специфику организации учетно-хранительской и научно-фондовой работы в музее и организации (далее — Внутримузейные правила).

II. Состав и виды фондов музея

2.1. Собрание музея состоит из находящихся на хранении в музее музейных предметов, включенных в основной и иные фонды музея, а также документов и предметов архивного, библиотечного, кино-, фотофондов и иных фондов, которые служат целям его создания. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

Перечень фондов, которые могут образовывать собрание музея: (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

основной фонд; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

научно-вспомогательный фонд; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

фонд сырьевых материалов; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

экспериментальный фонд; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

фонд массовых археологических предметов; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

иные фонды, образованные по согласованию с учредителем музея. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

Состав фондов музея, включающий в том числе основной и научно-вспомогательный фонды, устанавливается Внутримузейными правилами на основании решения Экспертной фондово-закупочной комиссии музея <2> (далее — ЭФЗК). (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

<2> Пункт 2.2 Положения о Музейном фонде Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 15.01.2019 N 17 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 17.04.2019, регистрационный N 54410) (далее — Положение о Музейном фонде Российской Федерации).

2.2. К основному фонду относятся следующие музейные предметы:

2.2.1. Музейные предметы, документирующие развитие природы и историю развития естественно-научных дисциплин, в их числе:

образцы природы, обработанные и законсервированные для длительного хранения, снабженные этикетками, гарантирующими точность определения;

уникальные объекты живой и неживой природы, например, редкие виды животных и растений, метеориты, кристаллы необычной формы;

сборы крупнейших естествоиспытателей, имеющие научное или мемориальное значение;

образцы техники препарирования и научной таксидермии;

биогруппы и ландшафтные диорамы, с научной точностью воспроизводящие естественную обстановку изученных музеем природных участков и основанные на подлинных, научно обработанных материалах;

подлинные изобразительные материалы, характеризующие природные условия (картографические, фотографические и произведения изобразительного искусства);

письменные, изобразительные, вещественные памятники, отражающие историю естественных наук.

2.2.2. Музейные предметы, документирующие историю и развитие человеческого общества. В их числе:

вещественные памятники;

археологические предметы, включая антропогенные, антропологические, палеозоологические, палеоботанические и иные объекты, извлеченные в результате археологических полевых работ (работ по выявлению и изучению объектов археологического наследия, включая работы, имеющие целью поиск и изъятие археологических предметов), имеющие историко-культурную и художественную ценность (далее — индивидуальные археологические предметы); (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

музейные предметы, являющиеся свидетельством экономических процессов, общественных отношений, внутренней и внешней политики, истории и уровня развития культуры (в том числе орудия труда, образцы продукции, оружие, знамена, обмундирование, предметы быта и одежды, включая произведения профессионального декоративно-прикладного искусства и народного творчества), мемориальные предметы, связанные с историческими событиями или выдающимися личностями (деятелями науки, культуры, искусства, общественными деятелями);

нумизматические и сфрагистические материалы, предметы фалеристики и геральдики;

произведения изобразительного и декоративно-прикладного искусства (живопись, скульптура, графика, в том числе плакаты), имеющие документальное, мемориальное или художественное значение;

фотографические материалы (фотографии, фотоотпечатки), имеющие документальное, мемориальное или художественное значение;

карты, атласы, глобусы, планы, чертежи, связанные с историческими событиями и явлениями, историей науки, географическими открытиями и подобными историческими событиями;

письменные памятники — рукописные и печатные документы;

книги рукописные, старопечатные, с автографами, редкие издания;

киноматериалы — документальные и художественные;

фонозаписи речевые и музыкальные, имеющие документальное, мемориальное или художественное значение.

2.2.3. Музейные предметы, документирующие развитие литературы, театрального искусства, музыкальной культуры. В их числе:

письменные памятники — произведения художественной литературы, драматургии и публицистики (рукописи, печатные издания с правкой или автографами автора, редкие печатные издания и другие авторские произведения и предметы, связанные с автором);

документы, характеризующие деятельность творческих коллективов, жизнь и творчество писателей, актеров, режиссеров, композиторов, музыкантов, театральных художников и их окружения;

произведения изобразительного искусства, фотографии, характеризующие деятельность творческих коллективов, театрального и музыкального искусства, личность автора, процесс его творчества, эпоху, в которую он жил;

эскизы и макеты декораций, эскизы театральных костюмов;

иллюстрации к литературным произведениям;

вещественные памятники — предметы быта мемориальные, а также предметы быта, характеризующие эпоху;

музыкальные инструменты, театральные костюмы, театральные декорации (элементы декораций), театральный реквизит;

фонозаписи речевые и музыкальные и кинофильмы.

2.2.4. Музейные предметы, документирующие историю развития техники. В их числе:

вещественные памятники (в том числе машины, механизмы, приборы);

произведения изобразительного искусства, чертежи и фотографии, отражающие жизнь и деятельность ученых, изобретателей, отдельные технические процессы и другие свидетельства технического прогресса);

письменные памятники (техническая документация, документы, связанные с жизнью и деятельностью ученых, изобретателей и других выдающихся деятелей в сфере развития науки и техники);

фонозаписи и кинофильмы, отражающие этапы развития техники.

2.2.5. Мемориальные предметы:

предметы, принадлежавшие исторической личности или его ближайшему окружению (вещественные, изобразительные, письменные памятники, кинофотофонодокументы);

предметы, относящиеся к памятному событию (вещественные, изобразительные, письменные памятники, фонодокументы);

памятники, не являющиеся мемориальными, но отражающие историческую обстановку, относящиеся ко времени жизни известной личности или памятному событию, а также, результаты деятельности исторической личности, судьбу творчества в последующие эпохи;

произведения литературы и искусства, посвященные меморируемому лицу или событию;

произведения всех видов изобразительного, декоративно-прикладного, монументального искусства, археологические предметы и коллекции археологии, предметы и коллекции нумизматики, другие произведения и предметы; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

2.2.6. Иные предметы, отнесенные решением ЭФЗК к основному фонду, в том числе археологические предметы, не обладающие художественной ценностью и зарегистрированные в ГИК до вступления в силу настоящего приказа, если ЭФЗК не принято решение об изменении их фондовой принадлежности. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

2.3. К научно-вспомогательному фонду относятся следующие музейные предметы:

воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), реконструкции, карты, диаграммы, схемы, планы и другие предметы, разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций;

образцы сельскохозяйственных культур и других натуральных материалов, подверженных порче и требующих частой замены;

натуральные материалы — объекты природы, не имеющие музейного значения, но используемые для наглядного показа некоторых особенностей природы и ее явлений;

археологические предметы, не обладающие художественной ценностью и зарегистрированные в книге поступлений научно-вспомогательного фонда до вступления в силу настоящего приказа, если ЭФЗК не принято решение об изменении их фондовой принадлежности. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

2.4. По решению ЭФЗК музейные предметы научно-вспомогательного фонда могут быть переведены в основной фонд (например, точные копии утраченных уникальных предметов).

2.5. Исключение музейных предметов из научно-вспомогательного фонда производится на основании приказа руководителя музея по согласованию с учредителем музея и решения ЭФЗК и оформляется актом.

2.6. К экспериментальному фонду могут относиться музейные предметы, являющиеся произведениями, состоящими из оригинальных современных материалов и/или выполненными в оригинальных современных техниках или с использованием оригинальных современных техник, в том числе с применением аудио, видео, компьютерных и других технологий, устойчивость которых к длительному использованию не определена и не проверена временем (например, инсталляции, видеоинсталляции, иные арт-объекты с оригинальной художественной концепцией, состоящие из утилитарных предметов промышленного изготовления, выполненных, как правило, из недолговечных материалов, подверженных быстрому старению и деструктуризации (поролон, резина, баннерная ткань, пластик, органические вещества, определенные виды цветной фотографии и других современных материалов).

Рекомендации по учету, хранению и классификации музейных предметов медиаискусства, относящихся к экспериментальному фонду музея, приведены в Приложении N 1 к Единым правилам.

По решению ЭФЗК указанные в данном пункте музейные предметы могут быть переведены в основной фонд музея.

2.7. Исключение музейных предметов из экспериментального фонда, производится на основании приказа руководителя музея по согласованию с учредителем музея и решения ЭФЗК и оформляется актом.

2.8. В состав фонда сырьевых материалов входят музейные предметы, являющиеся законсервированными и снабженными описями предметами (объектами) неорганической и органической природы, предназначенные для аналитических лабораторных исследований и препарирования: шкурки, тушки, энтомологические сборы, засушенные растения для монтажа гербария, неотпрепарированные палеонтологические, геологические, минералогические образцы, фрагменты материалов (дерева, угля, металла и другое), полученные при археологических раскопках, а также образцы натуральных предметов, подверженных порче и требующих частой замены. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

2.9. В фонд сырьевых материалов включаются музейные предметы до их перевода в основной или научно-вспомогательный фонд на основании решения ЭФЗК.

2.10. Исключение музейных предметов из состава фонда сырьевых материалов производится на основании приказа руководителя музея по согласованию с учредителем музея и решения ЭФЗК.

2.11. В фонд массовых археологических предметов включаются массовые археологические предметы, не обладающие художественной ценностью (в том числе кремневые отщепы, фрагменты изделий из керамики и другие, предметы, сильно разрушенные и не подлежащие реставрации), включая антропогенные, антропологические, палеозоологические, палеоботанические и иные объекты, имеющие историко-культурную и научную ценность, обнаруженные и изъятые в результате проведения археологических полевых работ (далее — массовые археологические предметы). (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

2.12. Исключение музейных предметов из состава фонда массовых археологических предметов производится на основании приказа руководителя музея по согласованию с Министерством культуры Российской Федерации и решения ЭФЗК и оформляется актом. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

2.13. Отнесение музейных предметов к определенному фонду производится ЭФЗК музея и оформляется протоколом, который утверждается руководителем и скрепляется печатью музея (при наличии). (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

III. Комплектование основного и иных фондов музея

3.1. Музеи осуществляют работу по комплектованию Музейного фонда Российской Федерации посредством приобретения на возмездной и безвозмездной основе (например, получения в дар, в качестве пожертвования иной формы безвозмездной передачи) культурных ценностей, качество либо особые признаки которых делают необходимым для общества их сохранение, изучение и публичное представление.

3.2. Культурные ценности, выявленные и собранные музеями в процессе комплектования Музейного фонда Российской Федерации, подлежат экспертизе в целях определения их историко-культурной, художественной, научной и иной ценности (далее — экспертиза).

3.3. Подлежащие экспертизе культурные ценности поступают на временное хранение и учитываются в порядке, определенном главой VII Единых правил.

3.4. Экспертиза производится с целью проведения первичной атрибуции предмета на основе искусствоведческого, источниковедческого, технико-технологического анализа и других исследований, основными задачами которой является установление:

авторства, темы, сюжета, стилистических особенностей, информативности (для произведений изобразительного искусства, архивных документов) и других атрибутивных характеристик каждого памятника;

времени, места создания и бытования;

видовой принадлежности (для естественно-научных коллекций);

материала и способа изготовления (ручной, механический, литье, ковка, чеканка, живопись, рукопись, печать и другие);

размера, цвета, формы, устройства;

принадлежности конкретному лицу (мемориальность);

типологических признаков путем сопоставления с аналогами;

состояния сохранности;

истории бытования памятника.

Для современных предметов массового производства указывается их значение для пополнения музейного собрания.

3.5. Экспертизу культурных ценностей, выявленных и собранных музеем, утверждает ЭФЗК.

3.6. Положение и состав ЭФЗК утверждаются руководителем музея и представляются на согласование учредителю в соответствии с положениями своих уставов.

3.7. В компетенцию ЭФЗК в части формирования Музейного фонда, учета и хранения музейных предметов и музейных коллекций входит:

решение методических, организационных и научно-практических вопросов учетно-хранительской, научно-фондовой деятельности и экспозиционно-выставочной работы.

рассмотрение и утверждение/неутверждение экспертизы предметов музейного значения и музейных предметов уже включенных в состав Музейного фонда, с целью определения историко-культурной, художественной, научной и музейной ценности.

принятие решения о включении (невключении) прошедших экспертизу предметов музейного значения в основной и другие фонды музея;

систематизация фондов музея по фондовым коллекциям и присвоение им шифров;

отнесение принятых на постоянное хранение музейных предметов к определенной фондовой коллекции в соответствии с систематизацией фондов;

принятие решений о переводе музейных предметов из одной фондовой коллекции в другую;

принятие решений о замене (переписке) учетной документации;

подготовка заключений о возможности (невозможности) передачи музейных предметов на постоянное и временное хранение, а также списания музейных предметов;

определение страховой стоимости в отношении музейных предметов, выдаваемых на временное хранение, в том числе на зарубежные выставки;

рассмотрение и утверждение актов сверок наличия музейных предметов с учетной документацией;

внесение изменений в учетную документацию по результатам новой атрибуции, реставрации, научных исследований музейных предметов и другим причинам;

выработка рекомендаций по определению стоимости музейных предметов в случае закупки.

3.8. Решения и рекомендации ЭФЗК, предусмотренные пунктом 3.7 Единых правил, оформляются протоколом, в котором указываются фамилия, имя, отчество, должности всех присутствовавших на заседании членов комиссии и приглашенных лиц, повестка дня, аргументированное обоснование принятых решений.

3.9. Решения ЭФЗК вступают в силу после утверждения протокола руководителем. Подпись руководителя скрепляется печатью музея (при наличии).

IV. Порядок приема музейных предметов на постоянное хранение

4.1. Предметы, в результате экспертизы которых установлена их историко-культурная, художественная и научная ценность, подлежат приему в музей на постоянное хранение после оформления экспертного заключения, утверждения экспертного заключения на ЭФЗК и оформления договора купли-продажи или безвозмездной передачи с собственником/владельцем предмета.

4.2. В процессе проведения экспертизы культурных ценностей, подлежащих включению в Музейный фонд Российской Федерации, формируется следующий комплект документов:

экспертное заключение. Экспертное заключение содержит: описание предмета, информацию об авторе (при наличии), датировке, материале и технике изготовления, марках/клеймах; обоснование художественного, историко-культурного значения предложенного к приобретению предмета, необходимости его включения в музейное собрание и определения места в этом собрании; обоснование стоимости; составляется и подписывается хранителем, главным хранителем музея и (или) заместителем руководителя по научной части;

экспертное заключение стороннего специалиста (в случае официального обращения к нему с целью получения компетентного суждения) на бланке организации, в трудовых отношениях с которой он состоит, и имеющее подпись специалиста и руководителя организации;

заявление владельца или уполномоченного им лица о передаче в музей культурных ценностей с указанием формы их передачи: дарение/пожертвование, завещание, решение судебного органа об обращении культурных ценностей в доход государства и иная форма передачи. В заявлении излагаются сведения об истории происхождения и бытования предметов музейного значения, при наличии прикладываются копии документов, подтверждающих право собственности заявителя на культурные ценности;

акт приема предметов на временное хранение для рассмотрения ЭФЗК (акт ВХ ЭФЗК) или его копия. Акт ВХ ЭФЗК содержит следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отчество (при наличии), должность сотрудника музея, принявшего предмет на ответственное хранение; фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица)/название организации — владельца предмета; наименование и краткое описание предметов, место и время создания; количество передаваемых предметов; сохранность предметов на момент передачи);

фотографии предметов (при необходимости).

Экспертное заключение составляется на основании мнений членов ЭФЗК и представленных заключений специалистов.

4.3. Структурным подразделением музея, осуществляющим функции учета музейных предметов, оформляется акт приема-передачи музейных предметов на постоянное хранение (далее — акт ПХ).

Принятые музейные предметы перечисляются в акте ПХ по порядку с кратким описанием каталожных данных (автор, наименование предмета, краткое описание, размеры, материал, техника, клейма, подписи, сохранность, монтировка (в раме, под стеклом), указывается способ приобретения (например, закупка, пожертвование).

4.4. Акт ПХ составляется в нескольких экземплярах (не менее трех), подписывается лицами, принявшими и сдавшими предметы, утверждается руководителем, скрепляется печатью музея и регистрируется в книге регистрации актов приема-передачи предметов на постоянное хранение. Все подписи в акте должны быть расшифрованы.

4.5. При оформлении музейного предмета на постоянное хранение музеем формируется следующий комплект документов:

акт ПХ;

договор, или иной документ, подтверждающий передачу предметов;

протокол ЭФЗК или выписка из протокола ЭФЗК;

утвержденное ЭФЗК экспертное заключение об историко-культурной, художественной, научной и иной ценности принимаемых предметов; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

научно-техническая экспертиза (при наличии);

акт ВХ ЭФЗК (при наличии);

акт ювелирной экспертизы принимаемых предметов (для предметов, содержащих драгоценные металлы или драгоценные камни).

4.6. Прием государственных наград и документов к ним на постоянное хранение в музей осуществляется с учетом Положения о государственных наградах Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 7 сентября 2010 г. N 1099 <3>.

<3> Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 37, ст. 4643; 2020, N 41, ст. 6395.

4.7. При первичной регистрации после утверждения результатов экспертизы культурных ценностей на заседании ЭФЗК и оформления акта ПХ структурное подразделение музея, осуществляющее функции учета музейных предметов, в течение 30 календарных дней со дня утверждения результатов экспертизы культурных ценностей осуществляет регистрацию музейных предметов в ГИК, книгах поступлений научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов, экспериментального фонда, фонда массовых археологических предметов или иных фондов, образованных по согласованию с учредителем музея. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

Особенности регистрации археологических предметов в ГИК определены главой LV Единых правил. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

4.8. В ГИК вносятся следующие данные (форма приведена в Приложении N 2 к Единым правилам):

дата регистрации музейных предметов;

краткие сведения об авторе, школе, времени и месте создания, производства, находки и другие;

краткое описание визуальных характеристик предмета, в том числе наличие клейм, марок, подписей на нем, или коллекции с характерными отличительными особенностями, достаточными для их идентификации;

количество зарегистрированных предметов;

материал, техника изготовления, размеры;

состояние сохранности на момент регистрации (допускается не вносить описание состояния сохранности в КП, при наличии его в акте поступления в музей);

источник и форма поступления (закупка, дарение, пожертвование, завещание, обмен), номера и даты акта ПХ;

названия и шифр фондовой коллекции, в которую включается предмет, учетные обозначения по инвентарным и специальным инвентарным книгам после проведения инвентаризации.

4.9. При регистрации каждому музейному предмету присваивается порядковый номер, который является их постоянным учетным обозначением.

В случае, если музейные предметы имеют малые размеры (мелкие плоды и семена), являются россыпью (геологические образцы, образцы почвы и другие), им присваивается один учетный номер.

4.10. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (археология, нумизматика, этнография, графические произведения, планы, чертежи, карты, архивные документы, естественно-научные коллекции) или мемориальных комплексов, каждый из которых в отдельности может представлять собой самостоятельную учетную единицу — сервизы, гарнитуры мебели, альбомы рисунков, гравюр, литографий, образцов тканей, фотографий, вложенных в специальные прорези альбомов и других предметов, образцы холодного и огнестрельного оружия (кортик с ножнами, сабля в ножнах с темляком, ружье со штыком), одежды (мундир с эполетами), икона в окладе, а также инсталляции, состоящие из авторских произведений, имеющих самостоятельную художественную ценность, они регистрируются либо коллективной записью под индивидуальными номерами, либо под одним (суммарным) номером, общее количество предметов в котором определяется соответствующими дробями. арабскими цифрами.

4.11. На предметы, внесенные в книгу поступлений коллективной записью под индивидуальными номерами или под суммарным номером, составляется коллекционная (попредметная) опись;

В случае, если в состав комплекса входят предметы основного, научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда коллекционная опись составляется соответственно по каждому фонду. Принадлежность к комплексу указывается в графе «описание» коллекционной описи.

Коллекционные (попредметные) описи нумеруются, брошюруются подписываются администрацией музея, опечатываются, утверждаются учредителем, регистрируются в книге/журнале регистрации и хранятся в структурном подразделении музея, осуществляющем функции учета музейных предметов, как самостоятельное дело.

4.12. Не допускается использование в суммарных номерах двойных дробных обозначений (например, ГИК-30/1(1 — 5) и литерных дробных обозначений (например, ГИК-31/а — д).

4.13. Клад (или находка) вместе с сопровождающими его предметами (сосуд, прочая упаковка) регистрируется в ГИК под индивидуальными номерами или суммарным номером, содержание и количественный состав которого раскрывается в коллекционной (попредметной) описи.

Запрещается смешивание предметов, относящихся к определенному кладу с памятниками из других кладов, а также с отдельными музейными предметами.

4.14. Инсталляция, включенная в состав экспериментального фонда, регистрируется под одним номером, без использования дробных обозначений. Составляющие ее элементы перечисляются при описании с указанием количества, размеров и иных отличительных признаков.

Замена (воспроизводство) таких элементов производится по решению ЭФЗК.

4.15. После завершения процедуры первичного учета музейных предметов основного фонда осуществляется их централизованный учет <4>.

<4> Статья 6 Федерального закона N 54-ФЗ.

V. Порядок передачи музейных предметов на ответственное хранение

5.1. Передача на ответственное хранение должностным лицам — ответственным хранителям фондовых коллекций производится по акту приема-передачи музейных предметов на ответственное хранение (далее — акт ОХ).

В акт ОХ музейные предметы вносятся последовательно с указанием кратких каталожных данных, а также состояния сохранности. Акт регистрируется в соответствующей книге регистрации.

5.2. Акт ОХ составляется не менее, чем в 2 (двух) экземплярах, один из которых передается ответственному хранителю, а второй хранится в структурном подразделении музея, осуществляющем функции учета музейных предметов. В музеях могут быть оформлены дополнительные экземпляры акта для архива научно-хранительского структурного подразделения.

Порядок передачи музейных предметов на ответственное хранение определяется Внутримузейными правилами.

VI. Учет музейных предметов

6.1. Учет музейных предметов включает комплекс мер, обеспечивающих идентификацию и предметно-количественный учет музейных предметов, регистрацию в специальной учетной документации (далее — учетная документация) в целях идентификации, организации оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.

6.2. Музейные предметы, в том числе включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, независимо от того, в чьей собственности или во владении они находятся, подлежат государственному учету в соответствии со статьей 6 Федерального закона N 54-ФЗ.

При осуществлении государственного учета в целях включения музейных предметов и музейных коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации реализуются процедуры первичного учета и централизованного учета.

Первичный учет осуществляется государственными и муниципальными музеями и организациями в соответствии с частями девятой — тринадцатой статьи 6 Федерального закона N 54-ФЗ.

Первичный учет музейных предметов, находящихся в негосударственной (кроме муниципальной) собственности, осуществляется в порядке, установленном Положением о Музейном фонде Российской Федерации.

6.3. Отражение музейных предметов на балансе музея не допускается <5>.

<5> Статья 7 Федерального закона N 54-ФЗ.

6.4. Не допускается хранение и использование музейных предметов, не зарегистрированных в учетной документации музея.

6.5. Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и (или) драгоценные камни или выполненных из них, осуществляется с учетом законодательства Российской Федерации о драгоценных металлах и драгоценных камнях.

6.6. Учет оружия осуществляется в соответствии с Правилами приобретения, коллекционирования, экспонирования, учета, хранения, перевозки и транспортирования оружия, имеющего культурную ценность, государственными и муниципальными музеям, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 05.06.2020 N 827 <6>.

<6> Собрание законодательства Российской Федерации, 15.06.2020, N 24, ст. 3793.

6.7. Предметы оружия подлежат регистрации в книге специального учета оружия (форма приведена в Приложении N 3 к Единым правилам).

6.8. В музеях могут вестись учетные базы данных (далее — БД), обеспечивающие информационную поддержку учета, ведение централизованного учета музейных предметов в автоматизированном режиме, оперативное представление сведений о наличии в музее того или иного музейного предмета.

6.9. К основным учетным документам относятся:

ГИК, в которую вносятся сведения о музейных предметах и музейных коллекциях с целью осуществления их первичной регистрации. Порядковый номер записи в ГИК является неотъемлемым учетным обозначением музейного предмета;

коллекционная (попредметная) опись к суммарным (групповым) номерам ГИК, включающая в себя следующую информацию: номер и дата описи (с указанием диапазона номеров по ГИК); количество предметов в описи; время, способ и источник поступления коллекции; стоимость (при закупке); попредметная опись (в виде таблицы): порядковый номер в описи, номер ГИК, инвентарный номер, автор (школа, эпоха), наименование, краткое описание предмета, количество предметов, количество составных частей, материал/техника, размеры, сохранность, примечания (при наличии);

инвентарные книги по видам материалов или коллекциям, либо архивные описи, приравненные к инвентарным книгам. Инвентарные книги включают в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, автор, школа, время и место создания, описание предмета (надписи, подписи, клейма, марки), количество предметов, материалы, техника, размеры, сохранность, источник и способ поступления (цена), номера по ГИК, по специальным инвентарным книгам, старые номера, примечания (при наличии);

специальные инвентарные книги для учета музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней с учетом Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 28.09.2000 N 731 <7> (далее — Правила учета и хранения драгоценных металлов);

<7> Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 41, ст. 4077; 2015, N 43, ст. 5970.

книга специального учета оружия;

книга специального учета «Государственная коллекция уникальных музыкальных инструментов Российской Федераций» с шифром «ГКМИ» <8>;

<8> Пункт 1.3 Положения о государственной коллекции уникальных музыкальных инструментов Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 08.08.2019 N 1128 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27.12.2019, регистрационный N 57015).

книга поступлений экспериментального фонда, которая включает в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, автор, школа, время и место создания, описание предмета (надписи, подписи, клейма, марки), количество предметов, материал/техника, размеры, источник и способ поступления (цена), номера по инвентарным книгам, старые номера, примечания (при наличии);

книга поступлений научно-вспомогательного фонда, которая включает в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, автор, школа, время и место создания, описание предмета (надписи, подписи, клейма, марки), количество предметов, материал/техника, размеры, источник и способ поступления (цена), номера по инвентарным книгам, старые номера, примечания (при наличии);

акт приема-передачи музейных предметов на постоянное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта (акт ПХ); фамилия, имя, отечество (при наличии), должность представителей музея, фамилия, имя, отечество (при наличии) владельца; форма передачи (в дар, в качестве закупки или безвозмездно); краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, описание, материал, техника, размеры и сохранность (с приложением списка);

акт межмузейной передачи музейных предметов на постоянное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность представителей передающего музея; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность представителей принимающего музея; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры и сохранность (с приложением списка);

акт приема-передачи музейных предметов на ответственное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность хранителя, передающего музейные предметы; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность хранителя, принимающего музейные предметы; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры и сохранность (с приложением списка); с указанием актов приема предыдущим хранителем;

акт исключения (списания) музейных предметов из учетной документации, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; название музея; количество списываемых предметов; причина списания; основание для списания (номер и дата приказа);

реставрационный паспорт музейного предмета, содержание которого определено пунктом 41.11. Единых правил;

книга поступлений фонда сырьевых материалов, которая включает в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, краткое наименование материала, количество предметов, источник поступления (акт ПП, протокол ЭФЗК), переведено в основной фонд (номер), переведено в научно-вспомогательный фонд (номер), старые номера, примечания (при наличии);

книга поступлений предметов, принятых на временное хранение, которая включает в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, краткое наименование и описание предмета, сохранность, количество составных частей, откуда и для Каких целей поступил, акт ВХ ЭФЗК. ответственный хранитель, сроки использования, номер и дата акта возврата, примечания (при наличии);

акт приема-передачи предметов на временное хранение для проведения экспертизы предметов для представления на ЭФЗК музея, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность представителей музея, фамилия, имя, отечество (при наличии) владельца/название организации — владельца; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, описание, материал, техника, размеры и сохранность (с приложением списка);

акт приема-передачи музейных предметов на временное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность представителей передающего музея; фамилия, имя, отечество (при наличии) должность представителя принимающего музея/организации; цель и срок использования музейного предмета; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры;

акт возврата предметов, находившихся на временном хранении, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии) владельца/название организации — владельца; фамилия, имя, отечество (при наличии) должность представителя музея возвращающего предмет; номер и дата акта приема предмета на временное хранение; краткая характеристика возвращаемого предмета/ов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, описание, материал, техника, сохранность;

внутримузейный акт приема-передачи музейных предметов на временное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность хранителя, передающего музейные предметы; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность хранителя, принимающего музейные предметы; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры и сохранность (с приложением списка);

журналы (книги) регистрации всех видов учетной документации, которые включают в себя следующую информацию: порядковый номер в списке; номер и дата акта (книги); краткое содержание акта, общее количество предметов, куда (кому) передаются предметы, фамилия, имя, отечество (при наличии), должность лица, принявшего предметы; место хранения акта (книги);

книга поступлений фонда массовых археологических предметов. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

6.10. К научно-справочной документации относятся:

паспорт музейного предмета, который включает в себя следующую информацию: наименование музея, название и шифр структурного подразделение музея, осуществляющего функции учета музейных предметов, (при наличии), фамилия, имя, отечество (при наличии) ответственного хранителя, учетные данные: номер по ГИК, номер по инвентарной книге, N по специальной инвентарной книге; источник поступления, акт постоянного пользования, акт ответственного хранения; номер по Государственному каталогу Музейного фонда Российской Федерации <9>; старые учетные номера; изображение предмета (фото, слайд, сканирование); сведения об авторе (мастере, школе); страна создания; датировка; название художественного произведения, предметное слово; развернутое описание предмета и его основных признаков: сюжет, композиция, художественный стиль, форма, цвет, устройство, покрой, украшения, пометы, надписи, печати, штампы, знаки и другие внешние особенности;

<9> Положение о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, утвержденное приказом Министерства культуры Российской Федерации от 01.12.2017 N 2012 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации, 08.11.2018, регистрационный N 52642) (далее — Положение о Государственном каталоге).

полевая опись материалов, полученных в результате историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций, которая включает в себя следующую информацию: порядковые номера по описи, наименование и краткое описание материалов, количество, сохранность материалов, место находки (сбора, бытования); фамилия, имя, отечество (при наличии) и должность руководителя экспедиции и/или источник приобретения материалов (фамилия, имя, отечество (при наличии), адрес и паспортные данные); способ приобретения; примечания (при наличии); (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

топографическая опись фондохранилища и экспозиции (выставки), которая включает в себя следующую информацию: название фондохранилища; номера витрины, стенда, стеллажа, шкафа, полки, папки; список предметов — порядковые номера в списке, наименование музейного предмета, учетные обозначения, для каких целей и кому выдан, дата возвращения, примечания (при наличии);

каталоги, описи, картотеки и иные документы, используемые для получения оперативной информации о музейных предметах;

справка о результатах проведенных археологических полевых работ, требования к содержанию которой установлены пунктом 55.3 Единых правил; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

передаточная опись индивидуальных археологических предметов и (или) передаточная опись массовых археологических предметов, требования к содержанию которых, установлены пунктом 55.4 Единых правил. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

6.11. Музеи могут вести следующие виды картотек:

учетную (генеральную), содержащую информацию о музейных предметах в порядке регистрации их в книгах поступлений;

инвентарную, содержащую информацию о музейных предметах в порядке их регистрации в инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах;

топографическую, содержащую информацию о местах хранения музейных предметов;

картотеку сохранности, содержащую информацию о физическом состоянии сохранности каждого музейного предмета на момент поступления его в музей и дальнейших изменениях сохранности, включая сведения о реставрации, консервации и профилактике;

систематическую, состоящую из авторской, именной, предметной, хронологической, по историческим периодам, географическим районам, промышленным производствам, видам археологических предметов или археологическим культурам. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

6.12. Ведение картотек может производиться как в рукописном, так и электронном виде при наличии в музее БД, содержащей данные о музейных предметах по учетной документации, результатам их научного изучения, реставрации и использования.

6.13. Для предметов естественнонаучных коллекций допускается ведение инвентарных книг по форме, определяемой Внутрймузейными правилами.

6.14. С учетом особенностей своего собрания музей на основании требований к содержанию документов, указанных в Единых правилах, и в соответствии с Внутрймузейными правилами ведет свою учетную документацию.

6.15. Оформление учетных документов может производиться в рукописном, печатном или электронном виде (с обязательной последующей распечаткой).

Информация на электронном носителе должна быть идентична информации на бумажном носителе.

Порядок перенесения электронной информации на бумажный носитель, хранения распечатанной информации до брошюровки, а также объем сброшюрованных учетных документов (не менее 100 листов и не более 300 листов в томе) определяется Внутрймузейными правилами.

6.16. ГИК и инвентарные книги ведутся в рукописном или электронном виде с их обязательной последующей распечаткой (далее — печатные тома ГИК и инвентарных книг).

6.17. Рукописные тома ГИК и инвентарных книг до их заполнения должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены подписями руководителя, главного хранителя, скреплены печатью музея (при наличии), утверждены и скреплены печатью учредителя (при наличии).

6.18. Печатные тома ГИК и инвентарных книг ведутся при условии наличия БД.

6.19. В конце каждого печатного тома ГИК и инвентарной книги делается итоговая запись с указанием количества листов в данном томе.

6.20. Каждый сформированный печатный том ГИК и инвентарной книги должен быть прошнурован, заверен подписями главного хранителя и руководителя музея, утвержден и скреплен печатью его учредителя (при наличии) после брошюровки.

Заверительная запись к ГИК и инвентарной книге должна содержать фразу о количестве листов прошнурованных, пронумерованных, опечатанных в томе ГИК и инвентарной книге. В конце заверительной записи ставится подпись руководителя и главного хранителя музея, печать (при наличии).

6.21. Акты выдачи музейных предметов на постоянное и временное хранение за пределы музея, акты приема музейных предметов на временное хранение в музей составляются не менее, чем в двух экземплярах, подписываются лицами, принявшими и сдавшими предметы, визируются или подписываются главным хранителем, утверждаются руководителем, скрепляются печатью музея (при наличии) и регистрируются в книге регистрации актов. Все подписи на актах должны быть расшифрованы. Внутримузейные акты (акты приема на ответственное хранение, передачи на реставрацию) утверждаются главным хранителем. В случае, если главный хранитель фондов является ответственным хранителем включенных в акт музейных предметов, акт утверждается руководителем музея.

Способ нумерации актов (валовый или ежегодный) определяется Внутримузейными правилами.

В январе года, следующего за отчетным календарным годом, листы актов за предыдущий календарный год вместе с приложениями нумеруются постранично, брошюруются, к ним составляется опись. Опись актов содержит следующую информацию: номер и дата акта, краткое содержание акта, номера страниц.

На каждый вид учетных документов (ГИК, инвентарных книг, специальных инвентарных книг) составляется опись, содержащая следующую информацию: дата регистрации документа (книги), номер тома, шифр, количество листов в томе, количество зарегистрированных предметов, количество исключенных предметов, фактическое количество, примечание.

Сведения о новых томах учетных книг вносятся в опись.

К каждому завершенному тому ГИК, инвентарной книги, специальной инвентарной книги или книги поступлений (далее — книги учета) составляется акт, отражающий сведения об общем количестве музейных предметов, зарегистрированных в томе, об изменениях в объеме и составе музейных предметов, о пропущенных номерах и повторных записях (Далее — заверительный акт).

Заверительные акты составляются в двух экземплярах, один из которых вкладывается в соответствующий том книги, а другой хранится в структурном подразделении музея, осуществляющем функции учета музейных предметов, как самостоятельное дело.

Заверительные акты на ГИК (книги поступления) подписываются главным хранителем, заведующим структурным подразделением музея, осуществляющим функции учета музейных предметов, а акты на инвентарные книги — главным хранителем, заведующим структурным подразделением музея, осуществляющим функции хранения музейных предметов, утверждаются руководителем и скрепляются печатью музея (при наличии).

В случае внесения изменений в завершенные книги учета к заверительному акту составляется дополнение.

6.22. Все учетные документы ведутся аккуратно, без помарок и подчисток.

Изменения и исправления записей в них допускаются в случаях, связанных с изменениями или уточнениями в атрибуции предмета, его состоянии сохранности и дополнительных технико-технологических исследований, выявленными техническими ошибками (например, неправильное название материала, техники изготовления).

Несоответствие фактического состояния музейного предмета описанию в учетных документах фиксируется в акте, который регистрируется в структурном подразделении музея, осуществляющем функции учета музейных предметов, и утверждается протоколом ЭФЗК. Акт о несоответствии фактического состояния предмета Описанию в учетных документах содержит следующую информацию: номер и Дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии) хранителя; ссылка на номер и дату протокола ЭФЗК, на основании которого необходимо внести соответствующие исправления в учетную документацию; список предметов с уточненными данными: учетные номера предметов, краткие наименование и описание, материал/техника, размеры.

В случаях изменений в атрибуции предмета (авторство, школа, иконография, датировка), основаниями для внесения изменений в учетную документацию являются решения ЭФЗК музея, а для организаций и физических лиц, являющихся собственниками музейных предметов, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда, — заключения экспертов.

6.23. Информация об изменениях и исправлениях в книгах учета производится структурным подразделением музея, осуществляющим функции учета музейных предметов, красными чернилами со ссылкой на акт о несоответствии фактического состояния музейного предмета описанию в учетных документах.

6.24. ГИК, инвентарные книги и специальные инвентарные книги, выполненные в рукописном виде, подлежат страховому копированию (далее — страховые копии) на электронном носителе путем сканирования каждого листа тома, при этом копия каждого листа должна быть проверена на предмет ее качества (четкий перенос всех записей с оригинала, отсутствие обрезов краев листа, отдельных слов, отсутствие затемнений, препятствующих свободному прочтению записей).

6.25. Музеи должны обеспечить регулярное страховое копирование основной учетной документации.

6.26. Замена (переписка) ГИК, инвентарных книг и специальных инвентарных книг (далее — книги основного учета) производится в исключительных случаях: ветхость, повреждение.

6.27. Замена книг основного учета музеев осуществляется по согласованию с Министерством культуры Российской Федерации.

К обращению музея прилагается протокол ЭФЗК музея или заключение специалистов (для юридических и физических лиц — собственников музейных предметов, включенных в негосударственную часть Музейного фонда) с обоснованием причины и способа замены старой книги основного учета (создание рукописного экземпляра, оцифровка, машинописный текст на бумажном носителе).

6.28. Замена книг поступлений научно-вспомогательного фонда производится на основании решения ЭФЗК музея по разрешению учредителя.

6.29. Замена книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда производится на основании решения ЭФЗК и приказа руководителя музея.

6.30. В целях сохранения целостности изначальной информации и последовательности учетных обозначений музейных предметов при замене (переписке) производится перенос всех ранее исключенных номеров с указанием документа, являющегося основанием для исключения.

6.31. По окончании работы по замене книг основного учета составляется акт погашения старых книг учета в 2 (двух) экземплярах, один из которых с протоколом ЭФЗК представляется в Министерство культуры Российской Федерации.

6.32. Акт на погашение книги поступлений научно-вспомогательного фонда представляется на утверждение учредителю музея.

6.33. Акты на погашение книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда утверждаются руководителем музея.

6.34. До утверждения актов на погашение действующими являются старые книги учета.

6.35. Переписанные (новые) книги учета вне зависимости от способа исполнения подлежат оформлению и утверждению в порядке, установленном пунктами 6.16 — 6.20, 6.22 Единых правил.

6.36. Структурное подразделение музея, осуществляющее функции учета музейных предметов, ведет учет всей учетной документации и обеспечивает ее сохранность.

6.37. Порядок организации хранения учетных документов определяется Внутримузейными правилами и может носить как централизованный, так и децентрализованный характер.

При централизованном хранении вся учетная документация хранится только в структурном подразделении музея и организации, осуществляющем учет документации.

Децентрализованное хранение предусматривает организацию хранения инвентарных книг, специальных инвентарных книг, паспортов музейных предметов в нескольких структурных подразделениях музея и организации, осуществляющих хранение учетной документации.

6.38. Не допускается выдача учетной документации исследователям, связанная с выносом учетных документов из места их постоянного хранения.

Сотрудники музея пользуются учетной документацией по служебной необходимости в присутствии сотрудников структурного подразделения музея и организации, осуществляющего учет документации или хранение учетной документации.

6.39. Вся учетная документация, в том числе погашенные книги учета, а также страховые копии основных учетных документов, выполненные на бумажном или электронном носителях, подлежат постоянному хранению в музее.

VII. Учет предметов, принятых на временное хранение для проведения экспертизы

7.1. Учет предметов, принятых на временное хранение, с учетом целей приема на временное хранение осуществляется:

в книгах поступлений предметов, принятых на экспертизу для представления на ЭФЗК;

книгах поступлений предметов, принятых на временное хранение для экспонирования, научного изучения;

книгах поступлений предметов, принятых на временное хранение для камеральной обработки и реставрации (археологические, палеонтологические, геологические, научно-естественные материалы, поступающие из экспедиций).

7.2. Учет и хранение предметов, принятых на временное хранение для проведения экспертизы и (или) представления на заседании ЭФЗК, осуществляет должностное лицо, назначенное приказом руководителя музея (ответственный хранитель).

7.3. Прием предметов для проведения экспертизы с целью закупки, получения в дар, в качестве пожертвования или безвозмездной передачи и на иных условиях, производится на основании письменного обращения (заявления) в музей физических или юридических лиц, осуществляющих права владения вещью, и оформляется актом приема-передачи предметов на временное хранение (далее акт ВХ ЭФЗК), который регистрируется в книге регистрации.

В обращении (заявлении) указывается способ передачи предметов музею (закупка, дарение/пожертвование, завещание, решение судебного органа об обращении культурных ценностей в доход государства и иные способы), и сведения об истории происхождения и бытования предметов. К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих право собственности заявителя на данные предметов (при наличии).

При приеме предметов на экспертизу в акте ВХ ЭФЗК, в зависимости от типа и вида памятника, в графе «краткое описание» указываются основные атрибутивные характеристики, к которым относятся: автор, название и краткое описание, имеющиеся клейма, марки и надписи, предполагаемое место и время создания, размеры предмета, материал, состояние сохранности.

7.4. Хранение предметов, принятых на экспертизу и (или) для представления на ЭФЗК музея, должно осуществляться в отдельном помещении, оснащенном в соответствии с Едиными правилами и Внутримузейными правилами, или в выделенном для этих целей оборудовании, расположенном в охраняемом помещении.

7.5. Книга регистрации актов ВХ ЭФЗК одновременно может применяться для регистрации предметов, поступивших на экспертизу. При этом порядковый номер акта ВХ ЭФЗК с дробными номерами, соответствующими количеству принятых предметов, становится их временным учетным номером.

7.6. Порядок утверждения актов ВХ ЭФЗК, ведения книги регистрации, способа проставления номеров ВХ ЭФЗК на предметах устанавливаются Внутримузейными правилами.

7.7. При приеме предметов, собранных в результате историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций, акт ВХ ЭФЗК оформляется на основании писем от организаций, проводивших соответственно историко-бытовые, этнографические либо естественнонаучные экспедиции. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

К письму прилагаются: (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

полевая опись предметов, полученных в результате историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций (должна быть пронумерована постранично, иметь итоговую запись, подписана составителями, утверждена руководителем организации, передающей предметы); (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

коллекционная опись предметов, собранных в результате историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций, отобранных и передаваемых на хранение в музей (каждый предмет должен иметь порядковый номер, данные по номеру по полевой описи, наименование, данные о материале изготовления, размерах, происхождении, сохранности и предварительной датировке предмета). Опись должна быть пронумерована постранично, иметь итоговую запись, подписана составителями, утверждена руководителем организации, передающей предметы; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

договор о передаче предметов, собранных в результате историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций; (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

копия научного отчета о проведенных историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

Предметы, собранные экспедицией, могут приниматься на камеральную обработку для уточнения описания, датировки, материала, техники, размеров и описания сохранности и проведения необходимых для сохранения предметов реставрационных работ. Прием предметов на временное хранение для камеральной обработки и реставрации оформляется музеем актом приема предметов на временное хранение для камеральной обработки и реставрации, который регистрируется в книге регистрации. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

В случае поступления в музей предметов, которые прошли камеральную обработку в ходе экспедиции, их поступление в музей оформляется актом ПХ в соответствии с пунктами 4.3 и 4.4 Единых правил. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

Особенности приема на временное хранение археологических предметов, извлеченных в результате археологических полевых работ, учета и хранения археологических предметов, принятых на временное хранение, установлены главой LV Единых правил. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

7.8. Выявленные предметы, в результате проведения экспертизы которых установлена их историко-культурная, художественная и научная ценность, принимаются на постоянное хранение в музей и регистрируются в соответствии с главой IV Единых правил.

7.9. Предметы, в результате экспертизы которых не подтверждена их историко-культурная, художественная и научная ценность, подлежат возврату собственнику (владельцу) по акту возврата предметов, находившихся на временном хранении, с указанием причины возврата.

VIII. Порядок регистрации музейных предметов в инвентарных книгах (инвентаризация)

8.1. Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах основного фонда музея (инвентаризация) включает в себя развернутое описание визуальных характеристик предмета, позволяющее идентифицировать предмет и индивидуализировать его в ряду аналогичных ему предметов.

Рекомендуется производить цифровую фотосъемку или сканирование для изготовления изображений музейных предметов.

Развернутое описание визуальных характеристик музейного предмета при его регистрации в инвентарных книгах не предусматривает научное исследование музейного предмета.

8.2. Инвентаризация производится ответственным хранителем.

8.3. Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах должна быть осуществлена в срок не более 90 (девяносто) календарных дней с момента их приема на ответственное хранение.

8.4. Инвентарные книги ведутся по фондовым коллекциям в соответствии с систематизацией основного фонда музея и в зависимости от количественного состава каждой коллекции. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

Шифры фондовых коллекций утверждаются ЭФЗК музея.

8.5. В музеях с объемом хранения свыше 100 000 музейных предметов и разнообразным по материалу и/или хронологии составом фондов, фондовые коллекции выделяются в соответствии с хронологическим, географическим или типологическим принципами.

Выделение фондовой коллекции по хронологическому принципу:

— памятники культуры античного мира;

— памятники средневекового искусства.

Выделение фондовой коллекции по географическому принципу:

— памятники культуры и искусства Западной Европы;

— памятники культуры и искусства Китая.

Выделение фондовой коллекции по типологическому принципу:

— живопись масляная;

— уникальная графика (рисунок);

— Арсенал (предметы оружия).

При организации структуры музейных фондов в музее могут использоваться сразу несколько принципов, позволяя наиболее оптимально выделить группы памятников в фондовую коллекцию.

Пример выделения фондовой коллекции в соответствии с хронологическим и типологическим принципами:

— скульптура XX в.;

— керамика XVIII — XIX вв.

Пример выделения фондовой коллекции в соответствии с хронологическим, географическим и типологическими принципами:

— немецкая живопись XVII в.;

— ювелирные украшения Западной Европы XVI — XVIII вв.

8.6. В музеях с собранием до 100 000 музейных предметов целесообразна систематизация фондов по основным видам искусства и видам предметов:

произведения изобразительного искусства (живопись, графика, скульптура);

предметы из керамики, стекла, кости;

предметы из металла и камня;

предметы из дерева;

одежда и ткани;

предметы нумизматики;

предметы археологии;

предметы этнографии;

мемориальные комплексы;

предметы науки и техники;

рукописные и печатные документы;

редкая книга;

кино-, фото-, фонодокументы и документы на электронных носителях;

естественнонаучные коллекции;

и иные.

8.7. Каждой фондовой коллекции присваивается определенный шифр, являющийся одновременно шифром соответствующей инвентарной книги. Шифр может состоять из первых букв названия фондовой коллекции (например, инвентарная книга фондовой коллекции живописи может иметь шифр «Ж», древнерусской живописи — «ДРЖ»).

В музеях, фонды которых систематизированы по отделам хранения, кроме указанных шифров может быть дополнительно присвоен буквенный или цифровой шифр отдела хранения.

8.8. Инвентарная книга ведется по следующим графам:

8.8.1. «Инвентарный номер».

Указывается порядковый номер регистрации, который одновременно является инвентарным номером музейного предмета.

В комплектах музейных предметов, каждый из которых имеет самостоятельное музейное значение и может использоваться отдельно (например, сервизы, гарнитуры мебели, комплекты одежды и церковных облачений, оружие, несессеры, часы и очки в футляре, сабля в ножнах, икона в съемном окладе, туалетные и чернильные приборы, крест с цепью, панагия с цепью) каждый предмет регистрируется под отдельным номером, а его принадлежность к комплекту указывается в графе «описание».

Предметы, состоящие из нескольких съемных элементов (например, табакерка со съемной крышкой, чайник с крышкой, флакон с пробкой, супница с крышкой) для обеспечения целостности комплекта, регистрируются под одним инвентарным номером, как единый музейный предмет.

Парные предметы (например, туфли, створки царских врат, наручи, поножи, перчатки, погоны, венчальные венцы и свечи, серьги) могут регистрироваться в инвентарной книге под отдельными номерами, при этом в графе «Описание» фиксируется их принадлежность к одному комплекту. В случае если целостность комплекта имеет определяющее значение, для отображения его мемориальной, исторической или функциональной значимости, предметы записываются под одним инвентарным номером, как единый музейный предмет, а каждому элементу присваивается соответствующая цифровая дробь.

Предметы, состоящие из основного и нескольких дополняющих элементов-принадлежностей (например, автоматы, пулеметы с пулелейками, масленками, запасными магазинами и лентами, протирками; ордена, медали на колодках и лентах), регистрируются в инвентарной книге под одним номером, как единый музейный предмет, а каждому элементу присваивается соответствующая цифровая дробь.

Отдельным деталям, смонтированным на одежде (пуговицы, монеты, обереги на этнографических костюмах), орденским знакам, вмонтированным в наградное оружие, предметам с крышками на шарнирах, дробный номер не присваивается, но в описании предмета указывается их наличие, количество и отличительные признаки.

Сброшюрованные альбомы рисунков, литографий, офортов, фотографий, образцов тканей регистрируются в зависимости от того, представляет ли каждый из элемент самостоятельное историко-культурное значении или художественное значение, либо такое значение имеет лишь альбом целиком.

В случае, когда каждый элемент имеет самостоятельное историко-культурное или художественное значение, самостоятельный инвентарный номер получает каждый рисунок, литография, офорт, фотография, образец тканей, а в графе «Описание предмета» указывается принадлежность к единому комплекту в соответствии с подпунктом 8.8.4 пункта 8.8 Единых правил.

В случае, когда каждый элемент не имеет самостоятельного историко-культурного или художественного значения номер присваивается всему альбому, а каждому листу или фотографии, присваиваются соответствующие дроби. При этом в описании указывается количество листов в альбоме с изображениями, количество пустых или отсутствующих листов или «гнезд» для фотографий.

В случае, если на листе монтировано несколько рисунков, фотографий или образцов тканей, каждый из них получает подробное описание без присвоения ему самостоятельного учетного обозначения.

В инсталляциях, состоящих из авторских произведений (живопись, графика, скульптура), каждому входящему в инсталляцию произведению присваивается самостоятельный инвентарный номер, а в описании указывается, к какой инсталляции оно принадлежит.

Клады регистрируются в инвентарных книгах в полном составе попредметно, а на каждый клад составляется карточка учета клада.

8.8.2. «Дата регистрации. Фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, производившего регистрацию».

Указывается дата регистрации предмета (полностью арабскими цифрами) и фамилия и инициалы должностного лица, производившего регистрацию.

8.8.3. «Автор, школа, предметное слово (название предмета), время и место создания, бытования, история (легенда) предмета».

Указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) автора произведения, его псевдоним, прозвище (для иностранного автора — в русской и иностранной транскрипции), годы жизни и другие краткие биографические данные (если данная информация известна к моменту регистрации предмета). В случае, если автор неизвестен, указывается «неизвестный художник» (скульптор, гравер, художник иных искусств). Название произведения приводится авторское или название, данное хранителем музейной коллекции.

При регистрации гравюр, офортов, литографий и других видов печатной графики необходимо указывать гравера и художника, с чьего оригинала выполнена гравюра (в случае, если описываемое произведение является копией с другой гравюры, созданной в свою очередь с живописного оригинала, информация об этом факте, об авторе живописного оригинала и авторе гравюры-источника указывается в описании (если данная информация известна к моменту регистрации предмета).

При регистрации архитектурных чертежей указывается автор проекта и автор чертежа (если данная информация известна к моменту регистрации предмета).

Произведения декоративно-прикладного искусства (вещественные памятники) указываются с предметного слова (например, ваза, кубок, тарелка, блюдо овальное, ружье кремневое, костюм женский городской) и могут соответствовать названию на период его производства или бытования.

При описании наград указывается имя награжденного (если данная информация известна к моменту регистрации предмета).

Предметы нумизматики указываются с предметного слова (например, монета, жетон, медаль). В случае, если известен автор-изготовитель, автор модели, художник-гравер, эта информация указывается в графе «автор».

Название произведений изобразительного искусства неизвестного автора начинается с собственного авторского названия или названия, данного специалистами музея.

При регистрации предметов оружия XX — XXI веков после названия в скобках дополнительно указывается название образца, использовавшегося или используемого в официальных документах военного ведомства, например, «Автомат советский системы Калашникова АК-47 калибра 7,62 мм (7.62 мм автомат Калашникова АК)».

При регистрации архивных документов в случае, если у документа есть автор, указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии), псевдоним, прозвище (для иностранного автора — в русской и иностранной транскрипции).

При регистрации книг, если известен автор/авторы, указываются его/их фамилия, имя, отчество (при наличии) (для иностранного автора — в русской и иностранной транскрипции). Могут указываться также имя художника, печатника.

Для биологических объектов или их частей приводится видовое название на латинском языке. В случае, если имеется видовое название на русском языке, то оно указывается после названия на латинском языке.

Время создания и бытования предмета указывается точными, либо примерными датами, либо отрезком времени. При отсутствии точных данных о времени создания возможно употребление уточняющих слов «ранее», «не позднее».

При описании места создания, производства или бытования предмета точно или примерно указываются страна, область, район (губерния, уезд), город, деревня, а также полное название государственного (казенного) или частного предприятия (завода, фабрики, мастерской), кустарного промысла, действовавшее на год изготовления предмета. В случае, если датировка предмета указывается в виде периода времени (например, первая половина XX в.), в течение которого изменилось название государства, или принадлежность территорий, допустимо приводить современное название государства (например: 1980-е гг., Буркина-Фасо; или использовать формулировку: «Территория современного Буркина-Фасо»).

В легенде предмета (при ее наличии) указываются сведения об этнической и социальной среде, в которой бытовал предмет до поступления в музей, а также о его бывшем владельце.

В случае, если на момент регистрации предмета в инвентарной книге автор произведения не был известен, но в дальнейшем хранитель установил авторство, эта информация может быть дополнена в инвентарную книгу без составления акта об изменении атрибуции.

8.8.4. «Описание предмета».

Приводятся основополагающие визуальные характеристики предмета (форма, цвет, фактура) и его индивидуальные отличительные особенности.

При описании картины или скульптурного произведения дается подробное описание сюжета или скульптурной композиции.

При описании портрета конкретного лица приводятся краткие сведения о портретируемом.

Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов снятого лица, указывается тип портрета (голова, пргрудный, поясной, в рост, поворот влево и иные).

Описание фотографий с групповым изображением начинается с общего наименования группы, а затем перечисляются входящие в нее лица, известные на момент регистрации.

Описание фотографий, воспроизводящих различные события, начинается с наименования сюжета.

Описание архивных документов определяется типом предметов (например: рукописи, письма, автографы, дневники, фотографии, другие документы); с указанием количества листов в документе.

При описании вещественного предмета указывается, является ли он цельным или составным. Описание предмета и его частей излагается в определенной последовательности. В первую очередь описываются конструкция и форма, декор, а затем следует описание отдельных составных частей. При описании конструкции предмета необходимо указывать места и способы соединения частей и деталей, их особенности.

Предметы нумизматики описываются с лицевой и оборотной стороны.

Описание предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части, должно содержать информацию о материале составных частей.

Авторские подписи, клейма, марки, другие надписи с лицевой и оборотной стороны предмета следует приводить полностью на том же языке и с тем же написанием, как они существуют на предмете.

Описание рукописных и печатных книг начинается с указания автора, при отсутствии автора — с названия книги, приводятся имеющиеся автографы, подписи, печати, штампы, экслибрисы указываются имеющиеся изобразительные элементы (заставки, концовки, схемы, карты), особенности внешнего оформления.

Для книги на иностранном языке приводится ее оригинальное название с переводом на русский язык.

8.8.5. «Количество».

Указывается количество предметов (арабской цифрой), числящихся под данным инвентарным номером.

8.8.6. «Материал и техника изготовления».

Указывается материал (материалы), из которого сделан предмет, и технология его обработки. Эти данные при необходимости определяются с помощью специального анализа и экспертиз, которые проводятся в профильных лабораториях.

8.8.7. «Размеры. Масса».

Для обмеров музейных предметов используются жесткие измерительные инструменты и приборы — линейка, металлическая рулетка, штангенциркуль, микрометр (для измерения объемных предметов).

Размеры предметов указываются в сантиметрах.

Размеры предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, ювелирных украшений, предметов нумизматики и других мелких изделий, рукописных и старопечатных книг, а также калибров огнестрельного оружия указываются в миллиметрах.

При записи размеров и массы предметов используются сокращенные значения без точки:

см (сантиметры)

мм (миллиметры)

м (метры)

г (граммы)

кг (килограммы)

кар (караты)

Измерения производятся по высоте, ширине и глубине предмета:

плоскостные предметы (живопись, графика, книги, документы) измеряются по высоте и ширине;

круглые и эллипсообразные — по наибольшему и наименьшему диаметрам;

объемные — по высоте, ширине и глубине, или по высоте и диаметру.

Для произведений живописи указываются размеры по подрамнику или по доске, если предмет не подлежит раскантовке, или по величине основы, включая края холста, заходящие за подрамник.

У иконы измеряются высота, ширина и толщина.

При измерении окантованного произведения графики (с багетом или в паспарту) и миниатюры в рамке указывается общий размер по внешней стороне и видимой части изображения (в свету).

Размер скульптурного произведения измеряется по высоте (от наивысшей точки до основания), ширине и глубине (наиболее отдаленным друг от друга частям). Высота скульптурного произведения (статуя) указывается вместе с постаментом (плинтом), если они составляют единое целое. В случае, если скульптурное произведение и постамент не составляют единого целого, размеры указываются отдельно для скульптуры и постамента.

При описании костюмов указываются следующие размеры: ширина плеч или пояса и длина.

Размер книги, в том числе в переплете, указывается по высоте, ширине и толщине.

В этот же раздел вносятся данные о массе предметов нумизматики, независимо от материала, а также образцов ценных минералов, кристаллов и геологических образцов, в том числе внеземного происхождения (метеоритов).

Для музейных предметов фондовых коллекций «Техника», «Геология», «Биология» размеры даются по крайним точкам.

Для гербарных листов указываются размеры листа и размеры растения.

Предметы геологических, минералогических археологических фондовых коллекций, россыпи биологических образцов (семена, плоды) подлежат измерению по общей массе или объему. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

8.8.8. «Сохранность».

При описании состояния сохранности музейного предмета не допускаются формулировки «сохранность плохая», «хорошая» или «имеются повреждения». В случае, если видимые повреждения не выявлены, следует использовать формулировку «видимых повреждений нет».

Необходимо зафиксировать все дефекты предмета на момент его регистрации (прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потертости, поломки, обрезы, отсутствие какой-либо части или детали предмета), указывается количество пустых гнезд от камней и прочих вставок, места и размеры значительных повреждений.

Сохранность каждой составной части предмета фиксируется отдельно.

При описании состояния сохранности произведений живописи, графики, рукописных и печатных материалов вначале фиксируется состояние сохранности лицевой стороны, а затем описывается состояние сохранности оборотной стороны.

8.8.9. «Источник и способ поступления».

Указывается, от кого и когда поступил предмет и способ его поступления со ссылкой на подтверждающие документы (экспедиция, закупка, пожертвование, обмен, номер и дата протокола ЭФЗК, акта ПХ, акта ОХ).

Для археологических, этнографических предметов и предметов естественнонаучных коллекций дополнительно вносятся сведения о месте проведения раскопок, сборов, дате их проведения и руководителе работ.

8.8.10. «Учетные обозначения по главным инвентарным книгам и специальным инвентарным книгам».

Учетные обозначения предмета по ГИК и специальным инвентарным книгам указываются для установления идентификации предмета и взаимосвязи между книгами учета.

8.8.11. «Номера негативов или изображений на электронных носителях».

Номера негативов и изображений на электронных носителях указываются для получения оперативной информации о наличии изображения предмета на различных носителях (негатив, слайд, дискета, диск).

8.8.12. «Отметки о проверках наличия».

Отметки о проверках наличия проставляются с помощью знака (логотипа), утвержденного ЭФЗК музея. В случае, если в музее есть автоматизированная музейная система, допускается отметка о проверках наличия только в специальном поле базы данных.

8.8.13. «Примечание».

В раздел может быть внесена необходимая дополнительная информация по данному предмету.

8.9. При уточнении систематизации, классификации или атрибуции музейных предметов допускается перевод их из одной инвентарной книги в другую (например, из общей инвентарной книги декоративно-прикладного искусства в инвентарные книги фондовых коллекций «мебель», «керамика, стекло») с изменением их инвентарных номеров и шифров. Ранее присвоенные переводимым предметам инвентарные номера погашаются, предметы вносятся в другую инвентарную книгу и им присваивается новый инвентарный номер. Учетные обозначения по ГИК сохраняются.

Основанием для перевода музейных предметов из одной инвентарной книги в другую является решение ЭФЗК.

IX. Организация учета музейных предметов в филиалах музеев

9.1. Организация учета музейных предметов в филиалах музеев осуществляется в соответствии с Едиными правилами и в порядке, установленном Внутримузейными правилами.

9.2. В зависимости от принципов организации хранения, объема и состава фондов филиала, его географической удаленности от музея система учета в филиалах может быть децентрализованной, централизованной или смешанной.

9.3. При децентрализованной системе учета филиал самостоятельно осуществляет регистрацию музейных предметов в своих книгах учета и ежеквартально представляет в музей дубликат паспортов музейных предметов, поступивших за указанный период.

При централизованной системе учета музейные предметы передаются в филиал на ответственное хранение в порядке, предусмотренном Едиными правилами, и учитываются в книге регистрации музейных предметов, переданных из музея в филиал (книга поступлений филиала). Книга регистрации музейных предметов, переданных из музея в филиал, содержит следующую информацию: порядковый номер записи; дата записи, фамилия, имя, отечество (при наличии) лица, производившего регистрацию; наименование и краткое описание предметов, даты, материал, техника, размеры, содержание драгоценных металлов и драгоценных камней; сохранность; источник поступления: (N акта ВХ) головного музея; учетные обозначения (по основной учетной документации гЪловного музея).

9.4. При смешанной системе учета музейные предметы филиала регистрируются в ГИК и книгах поступлений научно-вспомогательного и иных фондов музея. Регистрация в инвентарных книгах основного фонда осуществляется в филиале в соответствии со структурой фондов, утвержденной ЭФЗК. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

X. Общие положения по хранению музейных предметов

10.1. Хранение музейных предметов осуществляется путем проведения мероприятий, направленных на их долговременную сохранность (как в хранилище, так и в экспозициях), исключающих хищение, разрушение и повреждения, обеспечивающих поддержание в оптимальном физическом состоянии, а также создание благоприятных условий для их изучения и представления.

10.2. Надлежащие условия хранения музейных предметов обеспечиваются путем:

размещения музейных предметов в специально приспособленных помещениях;

оснащения специальными средствами хранения и перемещения различных групп музейных предметов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки, переносные лестницы, транспорт для перевозки);

создания и поддержания определенного уровня температурно-влажностного (влажность в диапазоне 40 — 60%, и стабильная температура в диапазоне 16 — 25 С для большинства материалов), светового и санитарно-гигиенического режимов в зданиях и помещениях музея с учетом рекомендуемой классификацией предметов искусства в зависимости от их чувствительности к относительной влажности воздуха (RH), приведенной в Приложении N 4 к Единым правилам;

выполнения мероприятий по защите предметов от биоповреждений;

обеспечения охранного и противопожарного режимов;

обеспечения безопасности при воздействии шума на музейные предметы;

регламентации доступа к музейным предметам;

организации и поддержании в музее надлежащего охранного режима, включающего в себя организацию эффективной контрольной-пропускной системы в целях санкционированного допуска граждан и автотранспортных средств в музей, регламентированного доступа лиц в хранения, оснащение помещений музея, экспозиционных залов и хранений экспонатов современными инженерно-техническими средствами и системами.

10.3. Положения Единых правил, установленные для хранения музейных предметов, применяются организациями и физическими лицами, которые владеют музейными предметами, с учетом имеющейся у них материально-технической базы для хранения музейных Предметов и организационных ресурсов.

10.4. Здания и помещения для хранения музейных предметов должны отвечать требованиям нормативных правовых актов, содержащих обязательные для исполнения требования (технические регламенты, принятые в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» <11>, федеральные законы и иные нормативно-правовые акты Российской Федерации, устанавливающие обязательные для исполнения требования пожарной безопасности).

<11> Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст. 5140; 2018, N 49, ст. 7521.

10.5. В соответствии с частью 2 статьи 78 Федерального закона от 22.07.2008 N 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» <12> (далее — Технический регламент) для зданий, сооружений, для которых отсутствуют нормативные требования пожарной безопасности, на основе требований Технического регламента должны быть разработаны специальные технические условия, отражающие специфику обеспечения их пожарной безопасности и содержащие комплекс необходимых инженерно-технических и организационных мероприятий по обеспечению пожарной безопасности.

<12> Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 30, ст. 3579; 2012, N 29, ст. 3997.

10.6. При наличии в здании музея печного отопления его эксплуатацию необходимо осуществлять в соответствии с требованиями Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федераций от 16.09.2020 N 1479 <13> (далее — Правила противопожарного режима в Российской Федерации).

<13> Собрание законодательства Российской Федерации, 2020, N 39, ст. 6056.

10.7. Хранение в экспозиционных залах и хранилищах упаковочных материалов недопустимо.

10.8. В хранилищах и экспозиционных залах устанавливаются огнетушители, тип и количество которых определяются требованиями Правил противопожарного режима в Российской Федерации.

10.9. Руководитель музея или организации назначает лицо, ответственное за исправное состояние противопожарного оборудования.

10.10. О возникновении пожара в музейных зданиях немедленно сообщают в пожарную охрану, руководству и охране музея. Одновременно принимают меры по тушению пожара первичными средствами пожаротушения и действуют в соответствии с разработанной для музея инструкцией о мерах пожарной безопасности.

10.11. Крыши и водостоки музейного здания должны быть в полной исправности, чтобы предохранять внутренние помещения от проникновения в них влаги и осадков.

Для предупреждения отсыревания наружных стен здания вокруг него устраивают мощеные кирпичом или залитые асфальтом дорожки-тротуары с уклоном от здания, а также водостоки от труб на землю.

Повышенная влажность в подвальных помещениях музея недопустима даже в случаях, когда эти помещения не используются для хранения музейных предметов.

XI. Требования к условиям микроклимата, обеспечивающим сохранность музейных предметов

11.1. Требования к условиям микроклимата включают в себя требования к следующим параметрам:

— температуре воздуха (T);

— относительной влажности воздуха (RH);

— загрязнениям воздуха;

— уровням освещения.

11.2. При принятии хранителем решения о требованиях к условиям окружающей среды для долгосрочного сохранения коллекций, необходимо принимать во внимание:

тип, значение, использование и состояние коллекции;

тип здания, в котором находится коллекция, и роль здания в обеспечении стабильной окружающей среды и защите от вредителей и загрязняющих веществ;

региональные и местные климатические условия;

техническую возможность внедрения необходимого оборудования поддержания конкретной среды с учетом местного климата;

наличие у музея и организации финансовых ресурсов, достаточных для покрытия эксплуатационных расходов;

рациональность использования энергии.

11.3. В замкнутых пространствах, таких как экспозиционный зал, хранение, или витрина, изменения температуры (T) и относительной влажности воздухам (RH) взаимозависимы. Увеличение температуры приведет к снижению относительной влажности, и наоборот. Колебания температуры и влажности наносят большой ущерб коллекциям. Температура и относительная влажность не должны выходить за диапазон значений, при которых могут произойти физические или химические повреждения предметов коллекции. Температура и относительная влажность не должны изменяться со скоростью, которая может привести к недопустимому физическому повреждению музейных предметов.

11.4. Учитывая, что температура (T), относительная влажность (RH) и их изменения влияют на все типы старения и разрушения музейных материалов: физический, химический и биологический, а степень и механизмы этой зависимости отличаются для различных материалов в коллекциях, не допускается установление единого универсального диапазона температуры и относительной влажности для всех типов коллекций.

Учитывая взаимосвязанное влияние T и RH на продолжительность жизни музейных предметов, диапазон T должен определяться вместе с диапазоном RH. Как правило, при проектировании систем кондиционирования воздуха регулирование климата осуществляется по температуре как к главному параметру и RH как к дополнительному.

При выборе уровней относительной влажности и температуры необходимо учитывать историю условий хранения предметов искусства.

Рекомендуемая классификация предметов искусства в зависимости от их чувствительности к относительной влажности воздуха (RH), а также рекомендуемые и допустимые параметры микроклимата в музейных комплексах для смешанных коллекций с преобладаний органических материалов приведены в Приложениях N 4 — 5 к Единым правилам соответственно.

11.5. Для органических материалов, которые естественным образом акклиматизировались к средней RH, близкой к 50%, допускается изменение относительной влажности в течение суток на +/- 5%.

Для объектов, содержащих гигроскопические материалы (картины на холстах, ткани, этнографические объекты) необходимо обеспечивать устойчивую RH в диапазоне 40 — 60%, и стабильную Т в диапазоне +16 °C — +25 °C.

Не допускаются суточные колебания влажности +/- 20% для предметов, состоящих из различных материалов, и суточные колебания влажности +/- 40% — для органических предметов.

Музейные предметы из более чувствительных материалов (свитки, живопись на тканях и деревянных основах; папирус и пергамент, фотографические материалы) требуют устойчивых показателей микроклимата.

11.6. Мониторинг температуры и влажности следует проводить регулярно. При отсутствии автоматической системы мониторинга и регистрации данных на электронных носителях, дата, время и место проведения измерений должны быть задокументированы в журнале. В журнале необходимо фиксировать показатели температуры внутри помещения, показатели относительной влажности внутри помещения, показатели температуры наружной, показатели относительной влажности наружной, примечания (при наличии), подпись й фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, производившего измерения. Количество и распределение точек мониторинга зависит от здания и системы регулирования микроклимата. Оборудование должно позволять достоверно измерять и накапливать информацию об этих параметрах.

11.7. В музейных помещениях необходимо контролировать состав и концентрацию атмосферных загрязнений (например, озон, оксиды азота, диоксид серы, органические соединения и аэрозоли). Следует учитывать, что на количество и состав загрязнителей в музейных помещениях оказывают влияние:

внешние и внутренние загрязнители;

поток посетителей и деятельность внутри здания;

расположение забора наружного воздуха;

расположение и тип вентиляционных отверстий в пространстве размещения коллекций;

соотношение количества наружного воздуха к рециркуляционному;

эффективность фильтров и своевременность их замены;

качество обслуживания систем СКВ;

уборка и обслуживание прилегающей территории.

11.8. При хранении музейных предметов необходимо учитывать, что:

взаимодействию с загрязняющими веществами способствуют высокие уровни относительной влажности и температуры в помещениях;

изделия из известняка и керамики не портятся при высокой концентрации загрязнений при относительной влажности ниже 30%;

металлы могут корродировать при низкой относительной влажности (в присутствии сульфидных газов серебро тускнеет при относительной влажности менее 30%).

11.9. В закрытых помещениях, в которых размещены чувствительные и химически неустойчивые музейные предметы, должны контролироваться концентрации аэрозольных и газообразных загрязнителей.

Для контроля количества аэрозольных примесей следует использовать счетчики частиц. Для анализа газовых загрязнений нужно проводить лабораторные исследования.

11.10. Примеры основных загрязнителей воздуха в музеях и примеры взаимодействия предметов искусства с загрязнителями на открытой экспозиции и в закрытых витринах, приведены в Приложениях N 6 — 6.1 к Единым правилам.

11.11. При обнаружении в хранилищах с искусственным микроклиматом превышения предельно допустимых концентраций вредных примесей необходимо произвести замену фильтров в системах очистки подаваемого внутрь воздуха. Для очистки воздуха от вредных примесей в хранилищах с нерегулируемым климатом следует использовать воздухоочистители, основанные на адсорбции загрязняющих веществ. При установке воздухоочистителя необходимо учесть, на какой объем воздуха рассчитан данный прибор и соотнести эти показатели с объемом помещения.

11.12. Помещения хранилищ регулярно очищают от пыли с помощью пылесоса или протирают полы. Все оборудование, окна, подоконники и другие поверхности должны регулярно очищаться от пыли.

При входах в помещения хранения должны быть установлены специальные решетки и щетки для очистки обуви от грязи.

Полки на стеллажах и шкафах рекомендуется протирать сухой намагниченной тканью, притягивающей пыль.

11.13. В целях смягчения последствий воздействия света на музейные предметы необходимо уменьшать его интенсивность либо продолжительность его воздействия при их хранении.

Недопустимо попадание прямых солнечных лучей на предметы искусства, чувствительные к свету. Следует учитывать, что излучения как естественного, так и искусственных источников света по своей природе кроме видимого света имеют ультрафиолетовые (УФ) и инфракрасные (ИК) составляющие.

Из источников искусственного света наиболее богаты вредными ультрафиолетовыми излучениями люминесцентные лампы.

11.14. Рекомендуемые уровни энергетической освещенности (облученности ультрафиолетовым излучением) и рекомендуемые уровни освещения для светочувствительных материалов с учетом времени экспонирования, приведены в Приложениях N 7 — 8 к Единым правилам соответственно.

11.15. Для оценки воздействия света необходимо проводить измерения освещенности, уровней UV и фиксировать любые визуальные изменения предмета. Наблюдать за состоянием предметов необходимо, используя фотофиксацию или исследования изменений цвета с помощью инструментальных методов.

11.16. Для защиты музейных предметов от действия естественного света все окна помещений хранения и экспозиции должны быть снабжены шторами и специальными пленками, отражающими ультрафиолетовое и инфракрасное излучение. Рекомендуется иметь два ряда штор: внешние из плотных тканей и внутренние из тонкой светлой ткани. Все шторы в экспозиционных залах должны быть опущены в часы, когда экспозиция закрыта.

11.17. Светильники со светодиодами, используемые для освещения музеев, должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 58815-2020 «Светильники со светодиодами для музейного освещения. Общие технические условия» <14>.

<14> Утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта от 21.02.2020 N 73-ст, Стандартинформ, 2020.

XII. Требования к климатическим витринам с активной и пассивной стабилизацией микроклимата

12.1. Витрины для музейных предметов должны быть герметичными и подготовлены к установке экспонатов.

12.2. В одной витрине могут выставляться предметы искусства, которые имеют одинаковые требования к микроклиматическим условиям. Для предметов, состоящих из различных материалов, может потребоваться несколько витрин в одном выставочном помещении.

12.3. При размещении музейных предметов в витринах необходимо учитывать, что некоторые питы, краски, лаки, герметики и клеи, используемые в конструкциях витрин, выделяют вредные химические вещества, которые могут вступать в реакцию с материалами экспонатов, например, разъедать и портить металлические предметы.

Не рекомендуется использовать для обивки внутренней поверхности витрин шерсть или войлок, а также красители, которые могут повредить предметы, находящиеся с ними в непосредственном контакте.

12.4. Для минимизации вредного воздействия материалов, из которых сделана витрина, на музейные предметы рекомендуется использовать барьерные материалы. МДФ и дерево должны быть герметизированы с помощью термоусадочного барьерного материала, такого как фольга, или тефлоновая лента.

12.5. Для уменьшения воздухопроницаемости витрин рекомендуется использовать стандартные компрессионные уплотнители, нейтральный силикон, дакрилатный акриловый герметик.

12.6. При использовании силикагеля для пассивной стабилизации влажности не рекомендуется экспонировать металлы и предметы из органических материалов в одной витрине одновременно.

12.7. При использовании установок для активной стабилизации климата в витринах, необходимо убедиться в надежности их работы до размещения экспозиционных объектов.

XIII. Мероприятия по защите помещений для хранения музейных предметов от биологических повреждений

13.1. Основными биологическими вредителями в музеях являются микроскопические грибы и насекомые.

13.2. Для защиты музеев от биоповреждений необходимо регулярно осуществлять комплекс профилактических и при наличии биоповреждений — истребительных мероприятий.

13.3. Все поступающие в музей предметы, а также экспонаты временных выставок следует осматривать на предмет наличия биоповреждений. Осмотру также подлежат упаковочные материалы, в которых транспортировались предметы.

13.4. Для распаковки и осмотра предметов в музее должно быть выделено отдельное помещение. Распаковка предметов в экспозиционных залах и хранилищах недопустима в связи с опасностью заражения музея вредителями.

13.5. Проверку предметов на зараженность и проведение мероприятий по уничтожению биологических вредителей рекомендуется проводить в специально оборудованном помещении (изоляторе) при соблюдении мер, исключающих заражение других предметов, а также предметов, прошедших обработку.

13.6. Главным условием предотвращения развития микроскопических грибов является соблюдение рекомендуемого для музеев температурно-влажностного режима, поддержание в исправном состоянии системы вентиляции, теплоизоляции, гидроизоляция зданий, удаление конденсата с поверхности предметов.

13.7. В помещениях с уязвимыми для плесневых грибов материалами (живопись, бумага, ткань, кость, кожа, дерево и другие органические материалы), особенно при наличии застойных, плохо вентилируемых зон, должен осуществляться микологический мониторинг состояния предметов, а также воздушной среды помещения.

13.8. Ответственные сотрудники музея должны следить за чистотой музейных предметов и оборудования и контролировать состояние систем обеспечения микроклимата, содержащих увлажняющие элементы, так как они могут стать источником распространения микроорганизмов в здании музея.

13.9. В помещениях, в которых находятся археологические предметы, при необходимости проводятся мероприятия по очистке от микроорганизмов. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

13.10. При обнаружении пятен и налетов плесневых грибов пораженный предмет необходимо перенести в сухое, изолированное помещение.

13.11. Для удаления небольших очагов плесневых грибов рекомендуется использовать механическую очистку, при возможности — вакуумную очистку пылесосом, оборудованным пылесборником и фильтрами, исключающими попадание спор грибов в окружающую среду.

13.12. Для уничтожения плесневых грибов можно применять дезинфекцию. В связи с возможными отдаленными последствиями таких обработок и негативным влиянием на материалы, а также появлением адаптированных форм грибов, в каждом случае необходимо тщательно оценивать целесообразность применения химических веществ.

13.13. Все мероприятия по удалению микроскопических грибов следует выполнять в вытяжном шкафу или в отдельном, хорошо вентилируемом помещении. При работе с предметами, поврежденными плесневыми грибами, необходимо использовать защитную одежду (перчатки, маску, халат, шапочку).

13.14. Для защиты музеев от заражения насекомыми необходимо регулярное выполнение комплекса профилактических мероприятий, к которым относятся: регулярная уборка помещений, соблюдение мер, препятствующих проникновению насекомых в музей, сезонные осмотры хранилищ и экспозиций, применение репеллентов и инсектицидных пластин, а также осуществление энтомологического мониторинга с использованием феромонных и клеевых ловушек.

13.15. Необходимо проводить регулярную качественную уборку помещений, так как присутствие мертвых насекомых на подоконниках, в межоконных пространствах, на полу, а также наличие мусора, пыли, остатков пищи могут способствовать развитию насекомых, опасных для музейных экспонатов.

Уборка помещений для хранения и экспозиций проводится после профилактического осмотра, целью которого является своевременное обнаружение очагов заражения насекомыми.

Дважды в год (весной, перед открыванием окон, и осенью, после залета насекомых на зимовку) нужно вычищать пылесосом места скопления зимующих насекомых — между рамами, за плинтусами и в других подобных местах.

13.16. При выполнении работ в музее используются материалы из дерева, очищенные от коры, высушенного и специально обработанного дерева, в целях исключения заражения музейных предметов дереворазрушающими насекомыми.

13.17. Для предотвращения проникновения имаго кожеедов и молей окна помещений, вентиляционные отдушины музеев должны быть засетчены мелкоячеистой сеткой.

13.18. В целях исключения заражения музейных предметов кожеедами и молью не допускается применение шерстяных тканей для оформления экспозиций в музеях (декорирование витрин, стендов, подиумов).

13.19. Не допускается применение технического войлока в зданиях и на территории музея для утепления конструкций или отопительной системы, так как это приводит к заражению музея молью и кожеедами.

13.20. Для защиты от проникновения насекомых в музей на открытые форточки, окна, балконы рекомендуется устанавливать сетки с размером ячеек, не превышающим 1 мм, допускается использование москитной сетки.

13.21. Для предотвращения и выявления заражения музейных предметов насекомыми необходимо проводить ежегодные сезонные осмотры экспозиций и хранилищ.

Не реже одного раза в год проводится общий профилактический осмотр музея для определения зараженности насекомыми. Ботанические и зоологические коллекции необходимо осматривать три раза в год: в апреле — мае, июле и сентябре.

Экспозиционные залы и фондохранилища, в которых сосредоточены материалы, привлекательные для насекомых, осматривают не реже двух раз в год, как правило, осенью и весной.

Осмотр на зараженность насекомыми-вредителями начинают с окон и пола под ними, затем осматривают удаленные от света поверхности и задние стенки мебели, особенно снизу. Особенно тщательно необходимо осматривать темные углы, плинтуса, труднодоступные места под коврами и шкафами. В витринах особое внимание уделяют подиумам и подставкам внутри них, так как под ними прячутся личинки кожеедов. При осмотре костюмов важно проверить карманы, швы и подкладку.

Осмотру подлежат места с повышенной влажностью: водопроводные трубы, туалеты, оборудование климат-контроля, сырые подвалы и чердаки, горшечные растения, а также темные, тесные пространства, нагромождение различных материалов, которые долгое время остаются нетронутыми.

13.22. При обнаружении насекомых на подоконниках и возле окон, признаков заражения насекомыми-вредителями (например, пылевидные экскременты и чехлики, линочные шкурки, отверстия и осыпи буровой муки из древесины) принимается решение об изоляции экспонатов с последующим применением мер, направленных на устранение вредителя.

13.23. Для предотвращения заражения музейных фондов молями применяются репелленты и инсектицидные пластины.

Инсектицидные пластины нецелесообразно применять в негерметичных объемах (часто открываемые шкафы, открытое хранение вещей или экспозиции).

Не рекомендуется применять репелленты и инсектицидные пластины рядом с рабочими местами сотрудников музея.

Репелленты и инсектицидные пластины размещают таким образом, чтобы исключить соприкосновение с материалом экспоната.

Рекомендуется осуществлять замену репеллентов и инсектицидных пластин на новые через 6 месяцев или согласно рекомендациям производителя.

Все работы с репеллентами и инсектицидными пластинами проводятся согласно инструкции изготовителя с соблюдением соответствующей техники безопасности.

13.24. Клеевые и феромонные ловушки применяются для обнаружения и мониторинга насекомых-вредителей, а также для оценки эффективности проведенных дезинсекционных мероприятий.

13.25. Для уничтожения насекомых применяются инсектициды (химический метод), воздействие отрицательных температур и создание модифицированных газовых сред.

13.26. Применение химического метода борьбы против насекомых в музеях должно быть сведено к минимуму, вследствие отрицательного влияния инсектицидов на здоровье сотрудников, непосредственно контактирующих с экспонатами, возможных необратимых изменений свойств материалов музейных предметов, а также загрязнения окружающей среды.

Не допускается опрыскивание, опыливание, аэрозольная обработка инсектицидами экспонатов во избежание изменения цвета, оттенка, яркости красителей, коррозии металлических элементов и других изменений материала.

Инсектициды следует применять для обработки пространств за плинтусами, щелей, углов, зараженного упаковочного материала, поверхностной обработки шкафов, стеллажей, предварительно освободив их от экспонатов.

Допускается применение инсектицидов в составе инсектицидных пластин и приманок в ловушках для насекомых.

Работы с инсектицидами должны осуществляться в соответствии с инструкциями по применяемому средству.

13.27. Низкотемпературный метод борьбы основан на воздействии отрицательных температур на насекомых и проводится в морозильных камерах различного типа.

Оптимальный температурный режим данного вида обработки составляет от -20 °C до -30 °C.

Выбор температурного режима и продолжительность процедуры обработки происходит с учетом следующих факторов: вид и биологические особенности насекомого; материал и габариты музейного предмета; технические характеристики камеры.

Длительность и температурный режим обработки меха, сукна, тканей составляет 72 часа при температуре -30 °C. В условиях более высоких температур длительность процедуры увеличивается. Также продолжительность воздействия низких температур возрастает при работе с крупногабаритными музейными предметами.

Не рекомендуется подвергать низкотемпературной обработке: живопись на деревянной основе и на холсте; деревянные предметы с инкрустацией, рисунком, покрытые лаком; предметы с металлическими вставками; стекло; перламутр; изделия из кости; воск; керамику высокотемпературного обжига; акриловые краски; винил; резину; кожу.

По окончании процедуры обработки не следует открывать упаковку и извлекать музейный предмет, пока его температура не достигла +18 °C — +20 °C.

13.28. Для борьбы с насекомыми в модифицированной атмосфере используется метод, основанный на применении инертных газов.

Длительность обработки, последовательность проводимой процедуры, необходимые материалы и инструменты определяются производителем оборудования, применяемого для создания модифицированной атмосферы.

13.29. Выбор метода обработки для уничтожения насекомых производится после консультаций со специалистами (биологами, реставраторами, химиками).

13.30. При выборе метода обработки учитываются следующие факторы: вид насекомого и его биологические особенности; тип и поверхность материала экспоната; масштаб заражения; квалификация персонала; необходимые временные затраты на проведение обработки.

XIV. Хранение ключей от фондохранилища и иных помещений

14.1. Музей обеспечивает контроль за использованием ключей или карт доступа к электронным замкам системы контроля и управления доступа (далее — СКУД) ко всем помещениям музея, а также меры, исключающие любую возможность несанкционированного доступа в хранилища, реставрационные и иные служебные помещения музея.

14.2. Каждый ключ подлежит учету в рамках базы данных ключевого хозяйства музея. Выдача и возврат ключей от экспозиционных залов и хранилищ музея регистрируются в журнале регистрации выдачи и возврата ключей от экспозиционных залов и хранилищ музея, который должен содержать следующие сведения: место хранения и N ключа, сведения о выдаче ключа: дату, время, кому выданы (с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), должности лица, его подписи и расшифровки); информации о приеме ключей: место хранения и N ключа, дату и время приема ключа, кто принял ключ: фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, его подпись и расшифровка подписи.

Ключ снабжается биркой с названием номера зала, хранилища, шкафа, витрины и прочих мест хранения музейных предметов.

Первые экземпляры ключей хранятся в специальных пеналах, которые выдаются ответственным хранителям, опечатываются их личной печатью.

Выдача и возврат пеналов с ключами фиксируется в журнале, который должным образом ведется и хранится в помещении, оборудованном для хранения ключей.

Выдача ключей, оформление на карту доступа права открытия дверей СКУД хранений и право снятие/постановки системы охранной сигнализации хранений, осуществляется на основании документа, подтверждающего право лица на пользование ими.

Вынос пломбиров, пеналов с ключами за пределы Музея категорически запрещается.

14.3. Ключи от хранительского оборудования (шкафы, витрины, сейфы) хранятся в помещении хранилища в металлическом шкафу или сейфе. Иной алгоритм хранения может быть определен внутренней инструкцией по хранению, учету и использованию ключевого хозяйства музея.

Поступление новых ключей, изъятие ключей, замена вышедших из строя ключей регистрируется в журналах учета поступлений/изъятий ключей.

14.4. Дубликаты всех ключей хранятся в сейфе у руководителя, или главного хранителя музея, или в специализированном помещении хранения ключей, оборудованном системой охранной сигнализации и в которые исключен несанкционированный и неконтролируемый допуск лиц. Использование дубликатов фиксируется в журнале, порядок ведения которого определяется внутренней инструкцией учреждения.

14.5. В случае необходимости доступа в хранилище в отсутствие ответственного хранителя, вскрытие помещения производится по распоряжению главного хранителя комиссией в составе не менее 3 человек, с обязательным составлением акта. При наличии технической возможности процесс вскрытия комиссией хранения необходимо зафиксировать в режиме видеосъемки.

Список лиц, имеющих право доступа в хранилище, актуализируется по мере производственной необходимости. Данная информация должна быть в распоряжении подразделения службы безопасности (охраны). База данных (при наличии ее в музее) допусков сотрудников к праву получения ключей, открытию дверей СКУД и снятию/постановки сигнализации, подлежит обязательной ежегодной актуализации службой безопасности (охраны), согласно приказу руководителя, по письменным представлениям Главного хранителя. Актуализация допусков (аннулирование прав) проводится незамедлительно в случае увольнения хранителя.

Все другие сотрудники музея допускаются в хранилище только в сопровождении ответственного хранителя или заведующего структурным подразделением музея, осуществляющим функции хранения музейных предметов.

14.6. Определение должностных лиц, ответственных за организацию ведения и учета ключевого хозяйства музея, пропускной документации в фондохранилища регламентируется внутренней инструкцией учреждения.

XV. Хранение музейных предметов в фондохранилищах

15.1. Музейные фонды размещаются в специально оборудованных хранилищах, которые могут быть комплексными или раздельными.

В комплексных хранилищах организуется хранение разных групп музейных предметов.

В хранилищах организуется хранение либо одного вида музейных предметов либо предметов, имеющих сходные по требованиям условия хранения.

15.2. Под хранилища отводятся просторные светлые помещения, оборудованные системами обеспечения пожарной безопасности в соответствии с требованиями нормативных документов, с регулируемыми системами вентиляции и отопления, обеспечивающие необходимые условия для правильного хранения, а также изучения музейных предметов в целях всестороннего их использования.

Для хранилищ должны быть определены и обозначены на дверях Помещений их категории по взрывопожарной и пожарной опасности и класс зоны.

15.3. Помещения хранения должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и при возможности не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов. Над помещениями для хранения и внутри не допускается наличие труб водоснабжения, канализации, а также технологических выводов воды, за исключением труб для специального климатического оборудования. Над помещениями для хранения, под ними и смежно с ними не допускается располагать помещения, предназначенные для установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, являющиеся источниками вибрации.

15.4. В помещениях хранения:

не рекомендуется использовать в качестве покрытия для пола, стен, потолка ДСП, ПВХ плитку, пористый и крошащийся камень, паркет. Рекомендуется использовать полукерамическую и керамическую плитку, двухкомпонентную эпоксидную смолу, акриловую краску или эмульсию, виниловую краску;

не используются краски на основе органического растворителя и алкидные краски. В целях быстрого обнаружения микроорганизмов и насекомых рекомендуется выбирать светлые тона для окраски стен и напольного покрытия;

не устанавливаются подвесные потолки.

15.5. Расстояние от отопительных и вентиляционных систем до стеллажа или шкафа — не менее 1.00 м. При наличии кондиционирования оборудование для хранилищ следует размещать таким образом, чтобы обеспечить внутреннюю циркуляцию воздуха по веем шкафам, полкам и ящикам. Оборудование должно быть снабжено вентиляционными устройствами, обеспечивающими проникновение воздуха внутрь шкафов, полок и ящиков. Наличие таких отверстий не должно противоречить требованиям гидрозащиты.

15.6. Рекомендуется использовать оборудование для хранения из металла, защищенного от коррозии: анодированный алюминий, качественная нержавеющая сталь, эмалированный или окрашенный металл. При выборе оборудования из окрашенного металла необходимо избегать красок на основе растворителей и выбирать термореактивные порошковые краски. Выбор светлых тонов краски позволяет быстро обнаруживать микроорганизмы, насекомых, пятна ржавчины и вздутие краски.

15.7. При хранилищах как правило предусматриваются:

рабочие помещения для работы ответственных хранителей и посетителей;

помещение для новых поступлений, где они распаковываются, разбираются, проходят первичный осмотр;

изолятор для музейных предметов и камеры для и дезинфекции и дезинсекции;

помещение для хранения экспонатов временных выставок, оборудованное с расчетом на хранение экспонатов разного профиля;

специальная кладовая для хранения хозяйственного инвентаря (носилки, лямки, тележки, лестницы, веревки, мехи, пылесосы), упаковочного материала и запаса материалов консервационного характера;

помещение для хранения запасных витрин, стендов, рам, стекла.

15.8. Музейное оборудование в хранилищах расставляют таким образом, чтобы дверные и оконные проемы оставались свободными с проходами шириной не менее 1 м. Шкафы и стеллажи в хранилищах расставляются вдоль стен или перпендикулярно продольным стенам, оставляя центральный проход не менее 2,5 м, проходы между стеллажами не менее 0,9 м, в зависимости от глубины помещения и размеров предметов хранения, расстояние между рядами стеллажей и шкафов не менее 1,2 м.

Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения вплотную к вентиляционным каналам.

Стены можно оборудовать штангами для подвески экспонатов.

15.9. Хранение музейных предметов в хранилищах организуется по трем видам — основное (закрытое) хранение, открытое хранение и хранение режимного типа.

15.10. При основном (закрытом) хранении музейные предметы размещаются в хранительском оборудовании, не предназначенном для обзорного осмотра (шкафы, комоды, стеллажи, чехлы, коробки, папки).

Доступ в такое хранилище посторонних посетителей и специалистов-исследователей осуществляется на основании разрешения руководителя или главного хранителя музея в сопровождении ответственного хранителя и оформляется специальным пропуском.

15.11. При открытом хранении часть музейных предметов может быть доступна для обзора при их размещении в остекленных шкафах, витринах, на откатных рамах, выдвижных кассетах, не зашторенных стеллажах, на манекенах.

Открытое хранение фондов может использоваться для проведения эпизодического или периодического показа музейных предметов в форме тематической экскурсии как для исследователей, так и более широкого круга посетителей.

15.12. При хранении режимного типа («особые» или «золотые» кладовые, хранилище оружия, нумизматики) доступ в хранилище ограничен, кроме ответственных хранителей, представителей учредителя музея и соответствующих ведомств и иных лиц с разрешения дирекции музея.

15.13. На все места хранения (шкафы, стеллажи, комоды, папки) ответственным хранителем составляются топографические описи, в которые вносится информация о наименовании, учетных обозначениях, перемещениях каждого музейного предмета, дате возврата в постоянное место хранения.

15.14. В каждом хранилище необходимо вести журнал учета посетителей, который прошнуровывается, пронумеровывается, заверяется подписями руководителя и (или) главного хранителя, и должен содержать с учетом соблюдения требований законодательства о защите персональных данных следующую информацию:

дату;

фамилию, имя, отчество (при наличии) посетителя, место работы, должность, реквизиты подтверждающего документа;

тему и цель работы;

наименование выдаваемых предметов, их количество и учетные обозначения;

подпись лица, принявшего предметы;

отметку о возврате предметов.

В случае работы посетителя в фондохранилище в присутствии хранителя в журнале не подлежит отражению информация о передаче ему предметов: наименование выдаваемых предметов, их количество и учетные обозначения; подпись лица, принявшего предметы; отметку о возврате предметов.

15.15. Внос или вынос экспоната из хранилища производится по письменному разрешению руководителя или главного хранителя музея и фиксируется в журнале учета вноса или выноса экспонатов, который прошнуровывается, пронумеровывается, заверяется подписями руководителя и (или) главного хранителя.

15.16. Помещения хранилища в обязательном порядке оснащается системой охранной сигнализации. При наличии технической возможности рекомендуется оборудование хранилища СКУД и системой охранного телевидения.

XVI. Хранение музейных предметов разных видов в одном помещении (комплексное хранение)

16.1. При хранении музейных предметов в одном помещении условием обеспечения их сохранности является выбор оптимального пространственного решения для размещения в нем хранительского оборудования, которое при ограниченном количестве и видах позволит надлежащим образом организовать хранение музейных предметов, относящихся к разным видам и группам.

При этом следует учитывать недопустимость совместного хранения предметов из материалов, требующих разных условий хранения и отличающихся габаритами.

16.2. Все светонепрочные материалы (ткани, бумага, книги, фотоматериалы, произведения, выполненные с применением нестойких красок) размещаются в закрытом светонепроницаемом оборудовании. Окна в помещениях хранилища должны быть оснащены плотными шторами или жалюзи.

16.3. При хранений в одном помещении предметы из драгоценных металлов и оружие хранятся в специальных металлических шкафах или сейфах, оснащенных охранной сигнализацией.

16.4. Система освещения запасника рассчитывается на два режима: обычный рабочий режим (освещенность 50 — 75 люкс) и режим для осмотра сохранности предметов (150 люкс).

Дежурное освещение в помещениях хранилищ и эксплуатация электронагревательных приборов не допускаются.

16.5. Во время осмотров состояния сохранности особое внимание хранителям следует уделять предметам из кожи, бумаги, а также изделиям из черных и цветных металлов и археологическому стеклу.

XVII. Хранение произведений живописи

17.1. Хранение живописи осуществляется следующими способами:

17.2. Развеска по стенам.

Картины подвешивают на прочных шнурах или на металлических полосах с передвижными крючками. Один конец шнура закрепляется на металлической штанге, прикрепленной к верху стены, другой конец пропускается через два кольца, ввинченных в раму картины, а затем завязывается на штанге.

Подвеска картин не допускается вблизи радиаторов, печей, форточек, вентиляционного оборудования.

17.3. Развеска на щитах.

Картины в рамах подвешиваются на стационарных (неподвижных) или выдвижных щитах, затянутых крупной металлической сеткой.

Система выдвижных щитов наиболее компактна, но передвижение щита должно производиться с минимумом вибраций. Выдвижные щиты бывают двух типов — подвесные и со скольжением по полу на специальных полозках. Наиболее благоприятно для картин хранение на неподвижных щитах. Подвеска картин на сетке производится при помощи крюков S-образной формы. Один конец крюка вдевается в кольцо, ввинченное в раму картины, другой — в ячейку сетки. Сетка и крюки должны иметь антикоррозийное покрытие.

17.4. На стеллажах.

Для хранения картин на холсте и произведений живописи на досках рекомендуются стеллажи с гнездами для каждого произведения.

Для произведений на толстых досках (например, древнерусской живописи) стеллажи должны иметь решетчатое основание, обеспечивающее циркуляцию воздуха. Настил планок должен быть перпендикулярным плоскости произведений. На вертикальной стенке стеллажа должны быть оборудованы специальные индивидуальные ячейки с откосами, обтянутые тканью.

Для картин на холсте, натянутом на подрамник, поверх указанного решетчатого основания делают второй настил планок, снабженных скосами в направлении, параллельном плоскости картины. Для болыпемерных произведений между планками устанавливают подшипники с целью облегчить трение при установке и съемке картин со стеллажа.

Стеллажи из дерева должны быть выполнены из гладкого, сухого, не зараженного вредителями проолифленного дерева и быть подняты от пола не менее, чем на 25 см.

17.5. Не допускается постоянное хранение живописи в штабелях.

Этот метод хранения можно использовать только в качестве временной меры. При этом иконы и другие произведения живописи без рам, исполненные на толстых досках со шпонками, размещаются по размеру и приставляются лицевой стороной одного произведения к лицевой стороне последующего. Между произведениями прокладываются амортизационные подушки (холст, вата). Подушки попарно сшиваются лямками.

Картины на холсте без рам подбирают по размерам и, начиная с больших, ставят попарно лицом к лицу и оборотом к обороту без прокладок, так, чтобы давление штабеля приходилось только на края подрамников, но не на холсты. Лицевые стороны холстов у низа штабеля должны отстоять одна от другой на 2 — 5 см. Штабель не должен быть слишком большим, чтобы его давление на картины не было чрезмерным. Он размещается на специальных парных брусьях на расстоянии 15 см от пола.

В случае хранения картин в рамах в штабелях между рамами следует также прокладывать амортизационные подушки так, чтобы они не касались живописи или холста на обороте картины.

17.6. На валах.

Валы для накатки произведений станковой масляной живописи изготовляются из сухого, не поврежденного микроорганизмами и насекомыми дерева. Диаметр вала может быть от 50 см и больше. Для дублированных картин и картин с корпусной живописью — не менее 70 см. Каркас вала обтягивается в стык фанерой, а поверх нее оберточной бумагой. Поверхность вала должна быть гладкой. На оба конца вала надеваются кружала, диаметр которых должен быть больше диаметра вала с таким расчетом, чтобы картины, навернутые на вал, отстояли от пола не менее чем на 10 — 15 см.

Длина вала должна на 5 — 10 см превышать ширину картины.

На одном валу возможно хранение не более 5 картин. В случае, если необходимо накатать на вал несколько картин разного размера, то накатку на вал необходимо начинать с большего по ширине холста, и далее по ходу уменьшения. Это правило позволяет избежать заломов основы. При накатке холста на вал используется фильтровальная бумага в качестве защитной прослойки от трения оборотной стороны холста по живописному слою. Холст накатывать необходимо плотно на вал, с таким расчетом, чтобы не образовывалось воздушных пустот. В случае, если накатываемые на вал холсты имеют кромки, тогда перед натяжкой кромки двух и более картин последовательно сшиваюся нитями «встык». При отсутствии кромок живописных полотен, холсты закрытые бумагой фиксируются к валу бумажными лентами «скотч». Последний холст, обернутый в бумажную прослойку, закрепляется бумажными клейкими лентами.

Запрещается хранить большемерные картины на валах более двух — трех лет без проверки их сохранности.

Во избежание прогибания и деформации вал с накатанными на него картинами хранится только в горизонтальном положении. Дважды в год вал поворачивают вокруг оси на 180 градусов.

Снятие картин с подрамника и накатка их на вал, равно как и натягивание их на подрамник, производится только реставратором или под его руководством.

17.7. Свитки живописи (например, японской, китайской) хранятся накатанными на валики, а также в горизонтальном или вертикальном положении развешанными в шкафах или на стенках.

Свитки, имеющие серьезные дефекты или дублированные, хранятся только в горизонтальном положении в специальном шкафу, предпочтительно на отдельных лотках.

17.8. Картины, выполненные в технике темперной и клеевой живописи, а также в смешанной технике, с прорисовкой пастелью, хранятся в застекленном виде.

17.9. Произведения живописи подлежат систематическому осмотру и уходу. Периодически с картин, развешанных в экспозиции и хранилище, удаляется пыль специальными средствами.

Уборка помещения и особенно удаление пыли с картин во избежание каких-либо повреждений производятся под руководством ответственных за картины хранителей.

Запрещаются любые влажные протирки произведений живописи, как с лицевой, так и с оборотной стороны.

17.10. Запрещается передвигать картины по полу. При переноске картин их следует брать за планки или крестовину подрамника. Во избежание образования продавленности холста и травмирования грунта и красочного слоя запрещается прикасаться руками к холсту и красочному слою. Для защиты кромок по периметру картины набивают тонкие деревянные рейки — обноски.

Картины в рамах весом более 10 кг переносятся в вертикальном положении не менее чем двумя сотрудниками.

Снятые с подрамника картины размером по длинной стороне менее одного метра переносятся за два угла одной из сторон. Полотна, имеющие размер по длинной стороне более одного метра, переносятся двумя сотрудниками, держащими картину за два угла по длинной стороне, причем необходимо не допускать провисание верхнего края и перегибов холста, ведущих к изломам грунта. При перемещении живописи из одного помещения в другое необходимо использовать панелевоз с резиновыми шинами с легким и плавным ходом, на который ставится и привязывается картина.

17.11. Подрамник картины изготавливается из сухого дерева с перекладиной или крестовиной посередине, с клиньями в сочленениях брусков для растягивания полотна.

При оформлении картин в раму их следует крепить зажимами или пластинками (деревянными или металлическими). Крепление подрамника в раме гвоздями запрещается.

Запрещается ввинчивать в подрамник картины или в дерево иконы кольца для подвески. Кольца необходимо ввинчивать только в рамы картины, а для иконы делать специальные крючки.

17.12. Запрещается приклеивать непосредственно на холст как с лицевой, так и с оборотной стороны ярлыки и номера, ставить печати из сургуча, штампы, делать надписи чернилами, химическим карандашом и красками.

17.13. Для предохранения масляной и темперной живописи от суточных колебаний температуры и влажности картины в рамах конвертируются. Конвертирование бывает полное и частичное. При полном конвертировании лицевая сторона защищается стеклом, оборотная сторона — задником. При частичном конвертировании для больших картин делается только задник.

Задник конверта изготавливается из пенокартона или картона и закрепляется с оборота деревянными или металлическими вертушками.

Полное конвертирование живописи допускается не ранее, чем через 5 лет после создания картины.

XVIII. Хранение предметов монументального искусства из археологических раскопок и музейных коллекций: фрагментов настенных росписей на лессовой основе, скульптуры на лессовой основе, фрагментов древнерусских фресок на известковой штукатурке, фрагментов предметов из резного обугленного дерева

18.1. Хранение отреставрированных фрагментов настенных росписей и фресок, смонтированных на новое основание (пенопласт, деревянный подрамник с ячейками, заполненными заливочным пенополиуретаном, монтировочная конструкция с подрамником, металлическим листом на воско-канифольной мастике) осуществляется в хранилище на специальном оборудовании, что означает развеску на стационарных стенах, снабженных перфорированными металлическими листами или выдвижных щитах с такой же системой перфорации. Щиты выдвигаются с помощью скольжения по направляющим (полозьям), вмонтированных в пол. Подвеска производится при помощи крюков S-образной формы. Один конец крюка вдевается в крепежи, вмонтированные в пенопластовую основу или деревянный подрамник, другой — в перфорацию металлического листа. Более мелкие фрагменты располагаются выше остальных. Для тяжелых, крупногабаритных предметов необходима дополнительная опора на горизонтальную планку-полку, а также расположение только в нижней части стены.

18.2. Обеспыливание производится только мягким флейцем. Запрещается применение влажной очистки.

18.3. Фрагменты настенных росписей на лессовой основе, вмонтированные в гипсовые плиты, а также лессовую скульптуру и ее фрагменты необходимо хранить на стеллажах. Мелкие предметы или экспонаты, состоящие из отдельных частей, хранятся в индивидуальных коробках. Все предметы должны быть обернуты микалентной или папиросной бумагой. Запрещается применение промывки и влажной очистки.

18.4. Предметы из обугленного дерева оборачивают микалентной или папиросной бумагой и хранят в закрытых стеллажах. Необходимо избегать пылевых загрязнений. Развеска осуществляется только в закрытых витринах. Крепеж с помощью петель, вмонтированных в фанерное реставрационное основание. Допускаются дополнительные крепления-лапки с мягкими прокладками.

18.5. Ящики с фрагментами настенных росписей из археологических раскопок хранятся с соблюдением температурно-влажностного режима. Ящики располагаются так, чтобы учетная маркировка читалась. Недопустимо переворачивать ящики, так как уложенные в них фрагменты должны располагаться только горизонтально. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

XIX. Хранение памятников восточной живописи: свитков на шелке и бумаге, на холсте, на хлопке, ширм, древней живописи из археологических раскопок

19.1. Живопись, выполненная клеевыми красками на грунтованном с двух сторон холсте (например, буддийская тангка), должна храниться в горизонтальном положении в шкафах с выдвижными лотками в развернутом виде.

19.2. Каждый предмет перекладывается сверху листом микалентной каландрированной бумаги и листом тонкого бескислотного картона.

19.3. На одном лотке помещается не более 5 единиц хранения, уложенных один на другой. Если размер тангка небольшой, то можно поместить 10 единиц на лотке, по 5 единиц в каждой кладке.

19.4. В случае, если предметы буддийской живописи имеют оригинальные валики и свернуты в рулон, то они помещаются в шкафах на полках и укладываются, в специально изготовленные из синтетического музейно-архивного материала или бескислотного картона, волнообразные ячейки.

19.5. Рекомендуется изготовить ячейки на пять единиц хранения, глубиной в размер полки и высотой в размер валика свитка-тангка + 1 см, что позволяет уложить несколько свитков в один ряд, а затем поставить поверх этой другую «ячеистую конструкцию», не создавая давления на нижний ряд памятников.

19.6. Китайские, корейские и японские свитки с живописью на шелке и бумаге хранятся обернутыми в микалентную каландрированную бумагу в длинных футлярах-коробках, уложенными на полках в несколько рядов. Также они могут храниться в «ячеистой конструкции», как тангка.

19.7. Не следует долго хранить тангка и свитки на бумаге и шелке, если они не натянуты на подрамники и планшеты, развешанными на стенах и в шкафах, так как это вызывает деформацию материалов и повреждение грунта и красочного слоя.

19.8. Индонезийская живопись на хлопковой ткани, хранится на валике диаметром не менее 10 см, минимум на 10 см с каждого края, больше размера памятника.

19.9. Валик обертывается микалентной каландрированной бумагой. Ткань с живописью покрывается микалентной каландрированной бумагой и наворачивается на валик изображением вверх.

19.10. Валик с памятником оборачивается также листами микалентной каландрированной бумаги и обвязывается широкими полосками микалентной бумаги.

19.11. Рулоны с живописью хранятся на полках в горизонтальном положении в «ячеистых конструкциях» или подвешенными на штангах держателей рулонов.

19.12. Ширмы (китайские, корейские, японские) хранятся на выдвижных драйверах в вертикальном положении, обернутыми микалентной каландрированной бумагой и закрепленными к выдвижной решетке драйвера широкими мягкими ремнями. Также ширмы могут храниться в вертикальном положении в деревянной «гребенке», обитой велюровой синтетической тканью. При таком способе хранения необходимо приподнимать ширму над полом во время ее извлечения из «гребенки», чтобы не повредить низ памятника.

19.13. Памятники древней живописи из археологических раскопок, хранятся способами, указанными ниже в настоящих Единых правилах.

19.14. Живопись на холсте или шелке, дублированная на многослойную основу из хлопковой микалентной длинноволокнистой бумаги, натянутую на подрамник, хранится в выдвижных секциях вертикального драйвера или в «гребенке», обернутая в микалентную каландрированную бумагу.

19.15. В случае, если живопись дублирована на японскую бумагу и монтирована На задник из бескислотного картона или планшет, обтянутый синтетической тканью, то она также хранится в выдвижных секциях вертикального драйвера или в «гребенке».

19.16. Не дублированная живопись и фрагменты живописи на шелке и холсте, монтированные в паспарту из бескислотного картона, хранятся в горизонтальном положении на выдвижных лотках шкафов и драйверов, переложенные микалентной каландрированной бумагой.

19.17. Памятники древней живописи, монтированные на планшеты и подрамники, помещенные в рамы, хранятся в вертикальном положении на драйверах и в «гребенках», а также развешенными на крюках на выдвижных планшетах из металлической сетки.

19.18. Китайские, японские, корейские с живописью, выполненной на различных основах (бумага, шелк, кожа-лайка, кружева, перья, дерево, слоновая кость, перламутр), веера хранятся в футлярах с наполнителями из мягкого материала, обтянутого шелком. В случае отсутствия футляра и после реставрации веера, его необходимо хранить в специально изготовленном футляре из бескислотного картона с мягкими прокладками из нейтрального материала, обтянутого шелком или тканью из полиэстера. Веер должен быть обернут в микалентную каландрированную бумагу и не быть стесненным в футляре.

19.19. В случае, если веер хрупкий, то не рекомендуется его складывать и раскрывать. Следует изготовить футляр, аналогично описанному в пункте 19.18 Единых правил, по размеру развернутого веера и форме изгиба конструкций, обеспечив вееру опору под все части: экран с живописью и пластины остова-гарды.

19.20. Китайские картины, выполненные на тетрапанаксе клеевыми красками и тушью, необходимо хранить в альбомах или паспарту, защищенными от влаги и света. Альбом или несколько картин в паспарту, помещаются в коробки из бескислотного картона (не более 10 штук в коробке), предохраняя памятники от прямого механического и атмосферного воздействия.

19.21. Миниаюрную индийскую живопись на пластинах из слоновой кости необходимо защищать от прямого механического и атмосферного воздействия. Пластина с живописью должна быть монтирована под стекло с задником из мелинекса (полиэстер). Края соединения стекла миниатюры и задника обтянуты полоской 0,3 — 0,7 мм из клеевой тканевой ленты на текстильной основе с акриловым клеем. Не рекомендуется применять водорастворимые рыбий, животные клеи (во избежание их проникновения под стекло и повреждения краев живописи).

19.22. В случае, если оригинальное стекло утрачено, то необходимо изготовить временное трехслойное паспарту (до момента изготовления стекла) из бескислотного картона: с задником, крышкой с окошком из мелинекса и средней частью с углублением для вложения миниатюры. Внизу приклеивается тонкая атласная ленточка для подъема миниатюры из углубления паспарту.

XX. Хранение музейных предметов из бумаги (графика, архивные документы, редкие книги, карты, плакаты)

20.1. При хранении музейных предметов на бумажной основе необходимо учитывать следующее:

разрушение бумажной основы от действия света и пересыхания;

выцветание под действием света акварели, раскрашенных лубков и гравюр, чернил, текстов, напечатанных на машинке;

чувствительность к сотрясениям, вибрации при перемещениях, транспортировке текстов и изображений, выполненных карандашом и незакрепленных рисунков углем, а также пастели, которые легко стираются и осыпаются.

20.2. Музейные предметы на бумажной основе (например, документы, произведения графики, акварели, гравюры) хранят в темноте. Не допускается их освещение прямыми солнечными лучами.

20.3. В целях сохранения произведений графики фото- и киносъемка каждого листа разрешается только в необходимых случаях не чаще одного раза в год (для рисунков) и двух раз — для гравюр.

20.4. При хранении бумажных материалов запрещается:

хранить их в открытом виде на столах, полках и стеллажах;

перегибать их (кроме карт, имеющих на сгибах специальные полоски из мягкой материи, и архивных материалов, имеющих естественные сгибы);

скатывать их в трубку;

прикалывать их кнопками и прибивать гвоздями листы произведений графики;

загибать авторские поля или обрезать их;

наклеивать произведения графики сплошь на картон или приклеивать паспарту непосредственно на поля рисунка или гравюры;

применять силикатный клей, клейкую ленту или скотч, наносить клей непосредственно на произведение графики; наносить собственные пометы чем-либо на лицевую сторону;

употреблять при окантовке деревянные прокладки и немузейный картон, не имеющий соответствующие характеристики.

Скатывание бумажных материалов в трубку допускается лишь в случае крайней необходимости и производится на вал достаточного размера или картонную трубку диаметром не более 25 см.

Гравюры, рисунки или плакаты большого формата, наклеенные на тонкий холст или марлю, хранятся свернутыми в рулоны или накатанными на специально изготовленные валы из нейтрального синтетического материала. Произведения, наклеенные на ткань, накатываются лицевой стороной вверх.

20.5. Для перекладывания и заворачивания произведений графики рекомендуется применять микалентную длинноволокнистую каландрированную бумагу. Произведения монтируются в паспарту из музейного картона в размер папки.

При перекладывании гравюры и рисунки во избежание изломов берут за противоположные углы (по диагонали) двумя руками. При хранении гравюры и рисунки должны всегда лежать лицевой стороной вверх.

20.6. Однородные фонды бумажных материалов и коллекций по возможности размещают в одном месте (например, художественная графика, рукописи, плакаты, карты, планы). В целях предохранения от света и пыли их хранят в закрытых шкафах с выдвижными полками и лотками.

Произведения графики хранятся в папках или коробках из бескислотного картона с твердыми бортами только в горизонтальном положении.

Мягкие папки не рекомендуется класть более четырех одна на другую. Количество произведений графики в папках не должно превышать 30 листов (с двойным паспарту) или 45 листов (с одинарным паспарту).

Листы, хранящиеся в папках, подбираются по размерам во избежание неравномерного давления и деформации бумаги.

Каждый лист хранится и экспонируется в паспарту (в экспозиции — в двойном паспарту, рисунки — в двойном высоком паспарту независимо от того, показываются ли они в витринах или в окантовке).

Для изготовления паспарту применяется бескислотный картон. Паспарту оформляется в виде двух раскрывающихся половин, скрепленных с помощью корешка из ткани. Одна его половина должна иметь окно, соответствующее размерам изображения.

Произведения графики закрепляются на половине паспарту, не имеющей окна, на бумажных шарнирах (лапках), которые приклеиваются с оборота к верхнему краю произведения и паспарту.

Произведение графики и оригинальная авторская монтировка сохраняются единым комплексом.

20.7. Пастель и незакрепленные рисунки углем хранятся в застекленном виде, исключающем непосредственное соприкосновение стекла с поверхностью рисунка.

Запрещается использование гвоздей и оргстекла при монтировке произведений выполненных пастелью, углем, мягкими карандашами произведений графики и документов. В этом случае стыки задника и окантовки оклеиваются плотной архивной лентой на бумажной или тканевой основе.

20.8. Окантованные или имеющие рамки графические произведения хранится в шкафах, где полки имеют вертикальные перегородки, позволяющие произведениям висеть, не касаясь Друг друга.

20.9. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в картонных папках или плотно закрывающихся коробках для архивного хранения, а наиболее ценные документы — в несгораемых шкафах со специальным режимом хранения. Мелкие документы конвертируются или инкапсулируются в специальный архивный материал.

Каждая папка или коробка должна иметь опись и номер. При выдаче материала для работы необходимо отмечать количество выдаваемых листов и их сохранность, а при приеме обратно обязательно проверять и то и другое.

20.10. Рукописные книги (на пергаменте и на бумаге) хранятся в специальных шкафах, обеспечивающих защиту их от света и пыли. Старопечатные книги хранятся отдельно от рукописных.

Ветхие рукописные и старопечатные книги хранятся в чехлах или в специальных коробках.

При работе с рукописными и старопечатными книгами в фонде применяются специальные пюпитры (подставки).

20.11. Грамоты (на пергаменте или на бумаге) хранятся в развернутом виде в специальных папках в горизонтальном положении в шкафах или стеллажах. В каждой папке хранится не более 3 — 5 грамот. Грамоты в папках прокладываются микалентной бумагой.

20.12. Грамоты на бересте хранятся заклеенными между двумя стеклами в вертикальном положении в специально оборудованном шкафу.

20.13. Столбцы хранятся в специальных папках. Расклейка столбцов допускается при особой необходимости после нумерации склеенных листов.

20.14. Для обеспечения сохранности рукописных и старопечатных книг, грамот, столбцов и особо ценных документов целесообразно изготовить их воспроизведения (оцифрованные экземпляры, микрофильмы, фотографии, муляжи), которые служат заменителем подлинников при выдаче их для научной работы и в экспозицию.

20.15. Воспроизведения хранятся в коробках и в шкафах отдельно от подлинных материалов.

20.16. В хранилище должна осуществляться свободная циркуляция воздуха, исключающая образование застойных зон.

20.17. Температурно-влажностный режим регулируют с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных средств. Кратность обмена воздуха в 1 ч: приток — 1.0; вытяжка — 1,0.

20.18. В помещениях, приспособленных под хранилища, но не оборудованных системами кондиционирования воздуха или приточно-вытяжной вентиляцией, температуру и влажность воздуха нормализуют рациональным проветриванием, отоплением и применением технических средств, руководствуясь показаниями контрольно-измерительных приборов.

20.19. Температуру и влажность, воздуха контролируют и регистрируют два — три раза в неделю в одно и то же время суток, при нарушениях режима — ежедневно.

20.20. Измерительные приборы размещают в главных проходах в каждой комнате и на каждом ярусе, вдали от отопительных и вентиляционных систем на расстоянии (1.4 +/- 0,1) м от пола.

20.21. Необходимо не реже одного раза в неделю производить проветривание шкафов и ящиков, в которых хранятся папки с бумажными материалами, книгами или рукописями. При проветривании шкафы, ящики, витрины рекомендуется оставлять открытыми на 5 — 6 часов, а если возможно, то и на целый день. Хранилища оборудуются приточно-вытяжной вентиляцией.

Шкафы, ящики, корешки папок, футляры нужно систематически очищать при помощи пылесоса.

20.22. Музейные предметы на бумажной основе, перемещаемые из одного помещения в другое с отличающимися параметрами температуры и влажности, проходят акклиматизацию.

20.23. Вновь поступающие документы обследуют и при необходимости выполняют гигиеническую и (или) дезинфекционную обработку.

20.24. Обследование, очистку и временное хранение пораженных документов выполняют в изолированном помещении.

20.25. Гигиеническую обработку выполняют не реже одного раза в один-два года.

20.26. Микологический и энтомологический контроль осуществляют обследованием фондов два раза в год, а при необходимости — чаще.

20.27. Пораженные документы изолируют, подвергают дезинфекции и (или) дезинсекции в специальном помещении.

20.28. Дезинфекцию и (или) дезинсекцию фонда выполняют при массовом биологическом поражении музейных предметов на бумажной основе и (или) при поражении предметов интерьера и конструкционных элементов помещения.

20.29. Стабилизацию и реставрацию музейных предметов на бумажной основе выполняют с учетом характера и степени повреждений, условий последующей эксплуатации, максимально сохраняя признаки подлинности документов и не создавая затруднений для использования.

20.30. Стабилизация и реставрация бумажных материалов и пергаментов производится реставраторами.

XXI. Хранение музейных предметов из ткани и кожи

21.1. Все материалы, применяемые для хранения и экспонирования музейных предметов, для изготовления шкафов, драйверов, боксов и планшетов, манекенов должны быть протестированы на соответствие стандартам музейного хранения экспонатов, основанных на положениях Единых правил: должны быть химически инертны, PH нейтральны иметь прочную окраску.

21.2. Ткани хранят отдельно по материалам (шелк, шерсть, хлопчатобумажная ткань) в глухих шкафах, гардеробах, комодах, сундуках и ящиках.

Одежда с жемчугом и драгоценными камнями хранится в чехлах во избежание утраты осыпавшихся украшений. Предметы из меха хранят в помещениях или специальных боксах с пониженной температурой.

21.3. Шкафы должны состоять из нескольких выдвижных ящиков-лотков разных размеров для хранения крупных и мелких предметов.

21.4. Запрещается обивать сукном витрины, комоды, шкафы и ящики, в которых хранятся ткани. Следует применять химически нейтральные материалы.

21.5. Не допускаются перегибы ткани, так как в местах перегибов ткань, особенно шелковая, сечется. Фрагменты тканей, вышивок или кружева должны быть разложены горизонтально на полках, лотках или в коробках, по возможности следует избегать перегибов. В случае, если размер текстильного изделия не позволяет хранить его в разложенном виде, он должен быть накручен в виде рулона или сложен с использованием объемных прокладок в области складок для избегания заломов нитей.

21.6. Каждый предмет перекладывают микалентной или папиросной бумагой или белой чистой хлопчатобумажной тканью.

21.7. Хранить одежду предпочтительно в горизонтальном положении в максимально расправленном виде. В случае, когда костюмы хранятся на плечиках, форма последних должна соответствовать крою одежды и иметь мягкие накладки. Каждый костюм, даже в случае хранения в шкафу, должен быть дополнительно изолирован: помещен в чехол из бумаги, хлопчатобумажной ткани или нетканого материала. Чехол должен иметь маркировку с информацией о хранящемся в нем объекте.

21.8. Головные уборы хранятся на индивидуальных болванках в футлярах или коробках из бескислотного картона. В случае, если специальных болванок нет, то каждый головной убор заполняется микалентной бумагой, чтобы не утратилась его форма, и также вкладывается в футляр или коробку.

Шкафы, ящики, коробки с костюмами, головными уборами, образцами тканей, кружева, вышивки следует проверять на наличие личинок насекомых не реже двух раз в год, раскладывать и заменять репелленты.

21.9. Шпалеры и ковры хранятся накатанными на вал диаметром не менее 15 см лицевой стороной наружу. Вал должен иметь по торцам кружала для опоры при хранении в лежачем положении. Диаметр кружал вала должен на 5 см превышать диаметр накатанного на вал ковра или шпалеры.

При размещении валов с коврами на кронштейнах вал делается без кружал, при этом длина вала должна быть на 20 см больше, чем ширина ковра.

Не рекомендуется накатка нескольких шпалер друг на друга на один вал.

После накатки вал с закатанными на него ковром или шпалерой тщательно обертывается плотной бумагой или хлопчатобумажной тканью и обвязывается широкой полосой ткани. При накатке шпалеры и ковра на вал необходимо избегать образования складок.

Все слои ковра при накручивании на вал должны быть переложены микалентной бумагой. Рядом с экспонатами должны быть размещены подушечки или саше, пропитанные экологически безопасным фумигационным составом.

Поверх ковра на вал накатывается бумажный или хлопчатобумажный чехол или обертка.

Все материалы должны быть экологически чистыми, новые упаковочные ткани перед использованием должны отстирываться от фабричного аппрета.

21.10. Если нет возможности хранить ковры и шпалеры на валах, их необходимо периодически перекладывать, перемещая складки сгибов.

21.11. Знамена хранятся навернутыми на древко и затянутыми в чехлы. Исключение составляют знамена, изображения и надписи на которых выполнены красками, а также знамена с рельефной вышивкой. Такие знамена хранятся на горизонтальных полках в развернутом положении.

21.12. Предметы с золотым, серебряным, жемчужным и другим рельефным шитьем, а также с меховыми украшениями рекомендуется хранить отдельно, перекладывая каждый предмет бумагой и располагая между предметами прокладку из байки или нескольких слоев микалентной бумаги. Обертывание бумагой предохраняет от потемнения серебряные украшения и шитье.

21.13. Если нет возможности хранить большемерные шитые предметы в горизонтальном положении, их можно накатать на валы диаметром не менее 20 см. Накатка их производится лицевой стороной вверх и прокладывается микалентной бумагой.

21.14. Хрупкие ткани, в том числе археологические, следует хранить горизонтально, в специальных папках или бокс-коробках. Хранить, как и перемещать, хрупкие ткани следует на твердой основе на планшетах из бескислотного картона с мягкой плотной подложкой, обтянутых нескользкой тканью. Хрупкую ткань размещают на планшете и плотно покрывают микалентной бумагой, фиксируя ее по периметру:

21.15. Необходимо систематически проветривать, чистить и протирать шкафы, комоды и ящики, где хранятся ткани.

Обеспыливание тканей осуществляется следующим образом:

ковры, гобелены, шпалеры, одежда из грубого сукна очищаются пылесосами, имеющими щетки с длинным ворсом, или мягкими платяными щетками; необходим контроль мощности всасывания пылесоса и применение страховочной сетки, натянутой на рамку или пяльцы.

головные уборы без украшений — мягкими платяными щетками;

образцы тканей и веера — посредством легкого встряхивания в развернутом виде;

ткани, украшенные золотым шитьем, жемчугом и камнями, чистятся мягким флейцем с одновременным использованием пылесоса. Отверстие шланга должно находиться на расстоянии 3 — 5 см от поверхности обеспыливаемого участка и должно быть перекрыто сеткой;

ветхие и археологические ткани для очистки раскладывают в развернутом виде на горизонтальной плоскости. Поверх тканей накладывается плоская рамка (внутренний размер которой не менее чем на 10 — 15 см Превышает размер ткани), обтянутая мелкоячеистым сетчатым материалом так, чтобы сетка непосредственно прилегала к поверхности обеспыливаемой ткани. После этого производится обработка пылесосом (щеткой с длинным, мягким ворсом, без нажима);

Меховые предметы очищаются от пыли мягкими кистями.

21.16. Вновь поступившие бытовые ткани, кроме ветхих предметов, после проверки на прочность красителей могут быть подвергнуты очистке, которую выполняет реставратор или специально обученный хранитель, а также должны быть осмотрены на наличие личинок насекомых.

21.17. Изделия из кожи хранят в шкафах, которые должны обеспечивать предохранение предметов от пыли и проникновения насекомых. Шкафы необходимо просматривать и проветривать не реже двух — трех раз в год.

21.18. Не допускается хранение кожаных изделий в шкафах, изготовленных из древесно-стружечных плит (ДСП).

21.19. Одежду из кожи хранят на горизонтальной поверхности или на вешалках с объемными плечиками, соответствующими крою одежды, подкладками на углах из ватных подушечек.

21.20. Головные уборы из кожи хранят в отдельных коробках. Для предохранения от деформации головные уборы необходимо надевать на соответствующие по форме болванки.

21.21. Обувь хранится на деревянных, пластиковых или сделанных из другого PH-нейтрального материала колодках или плотно набитыми мягкой бумагой, чтобы не изменялась форма.

21.22. Плоские предметы хранятся горизонтально, не допуская перегибов. Кожаное снаряжение (упряжь, седла, чепраки) развешивают в шкафах на деревянных круглых кронштейнах.

21.23. Изделия из кожи обеспыливаются мягкими фланелевыми или бархатными тряпками.

21.24. Для предотвращения заражения насекомыми предметов из тканей и кожи рекомендуется использовать репелленты. Пластины с репеллентами следует размещать так, чтобы не было соприкосновения с материалом, и обязательно заменять по истечении срока годности (с учетом главы XIII, посвященной мероприятиям по защите музеев от биологических повреждений).

XXII. Хранение музейных предметов из кости

22.1. Предметы из кости хранят в застекленных пыленепроницаемых шкафах в светлых помещениях.

22.2. Во избежание механических поломок (сколов, трещин, крошения фрагментов ажурной резьбы), каждое изделие из кости хранится отдельно.

Предметы из кости плохой сохранности или инкрустированные хранятся в коробках.

22.3. Хранение миниатюр на слоновой кости, написанных акварелью, осуществляется в оправе под стеклом, а если оправы нет, то в окантовке под стеклом, чтобы предохранить от коробления, избегая попадания на них прямого дневного света, чтобы предотвратить выгорание красок.

22.4. Предметы из кости обеспыливаются посредством очистки кистью. Запрещается протирать их влажной тряпкой или подвергать промывке. Удаление пыли с миниатюр производится только реставратором.

XXIII. Хранение музейных предметов из дерева

23.1. Скульптура из дерева, ларцы большого размера, прялки и другие деревянные предметы хранятся на стеллажах или на полках.

Деревянная резьба, фрагменты домового декора, царские врата и другие крупные предметы хранятся развешанными на стендах с упором на специальные подставки.

Предметы небольшого размера (посуда, игрушки) хранятся в застекленных шкафах.

Предметы восточных лаковых изделий (с органической основой) лака хранят в пыленепроницаемых шкафах, завернутыми в натуральный шелк или микалент в коробках из бескислотного картона. При этом необходимо поддерживать стабильную влажность и температуру, избегать воздействия ультрафиолета. Фрагментированные археологические предметы из восточного лака хранят в изготовленной индивидуальной упаковке для каждого фрагмента. Перемещать предметы из восточного лака в тканевых хлопчатобумажных перчатках.

Кареты хранятся с приподнятыми кузовами, для снятия нагрузки с подвесных ремней.

Для хранения художественных рам используются типы стеллажей, применяемых для хранения масляной и темперной живописи.

23.2. Мебель хранится на стеллажах, разделенных на 2 яруса (на первом ярусе устанавливаются крупные, громоздкие и тяжелые предметы, на втором более легкие). Для помещений с окнами каждый предмет мебели накрывается чехлом или оборачивается микалентной бумагой.

Не допускается хранение мебели под чехлами в помещениях с повышенной влажностью во избежание впитывания атмосферной влаги, способствующей дополнительному увлажнению и деформации дерева.

23.3. Запрещается передвигать предметы мебели, в особенности тяжелые, непосредственно по полу, во избежание поломки ножек и перекашивания каркаса, а также переносить мебель, приподнимая за отдельные хрупкие части (спинки, локотники).

Не допускаются резкие толчки при перемещении инкрустированных и наборных предметов мебели, украшенных драгоценными породами дерева, костью, перламутром, металлом.

Отпавшие части предметов заворачиваются, с приложением записки, указывающей, к какому предмету или к какой его части они относятся, и сохраняются до реставрации.

23.4. Удаление пыли с деревянных предметов, в том числе полированных, с резьбой производится только мягкими флейцами с обернутой марлей обоймой при одновременном использовании пылесоса. Наконечник пылесоса должен иметь мягкую насадку, которая не должна касаться поверхности предмета. Удаление пыли с деревянных предметов с позолотой и полихромной росписью производится только реставратором.

Удаление пыли с обивки, кроме ветхой и поврежденной, производится пылесосом с насадкой в виде щетки с мягким волосом, которая должна касаться очищаемой мебели легко, без нажима.

23.5. Не допускается сквозное проветривание в местах хранения предметов из дерева.

23.6. Коллекции предметов из дерева могут повреждаться насекомыми-вредителями древесины. При обнаружении свежих летных отверстий или осыпей буровой муки предмет следует немедленно поместить в изолятор и выполнить необходимые дезинсекционные мероприятия (с учетом главы XIII, посвященной мероприятиям по защите музеев от биологических повреждений).

XXIV. Хранение предметов из металла

24.1. Нумизматические и сфрагистические материалы, предметы фалеристики и геральдики хранятся в шкафах, оборудованных плоскими выдвижными ящиками-лотками высотой 3 — 5 см. В ящики устанавливаются рядами жестяные, картонные или пластмассовые коробки высотой 1,5 — 2 см (без крышек), превышающие на 1 см размер предмета по ширине и глубине.

На дно коробочки кладется карточка из чертежной или рисовальной бумаги с данными о предмете.

На каждый лоток кладется этикетка с указанием общего количества монет и раздельно — по металлам.

24.2. Допускается хранение плоских предметов нумизматики в специальных конвертах из прочной бумаги. Конверты устанавливаются вертикально в соответствующие их размерам ящики или коробки, закрывающиеся крышками. Данные о предмете наносятся на лицевую сторону конверта.

24.3. Наиболее ценные предметы из свинца целесообразно хранить в вакуумной упаковке, заполненной инертным газом.

Запрещается хранение предметов из свинца в шкафах из дуба, хвойных пород дерева, древесно-стружечных плит или пластмассы.

24.4. Для хранения и экспонирования предметов, содержащих серебро, не допускается использование витрин и шкафов, окрашенных эмульсионными красками с содержанием казеина. Запрещается использование картона, бумаги и текстильных материалов, содержащих в своем составе серу, для предметов из серебра.

24.5. Металлические предметы, хранящиеся на открытых полках, в целях предохранения от пыли, загрязнения и предотвращения механических повреждений необходимо закрывать колпаками, покрывать тканью или микалентной бумагой.

24.6. Удалять пыль с поверхности металлических предметов разрешается только сухим способом (кистью, пылесосом).

24.7. При работе с металлическими предметами необходимо пользоваться силиконовыми или нитриловыми одноразовыми перчатками.

Во всех помещениях и сейфах для хранения металлических экспонатов должен соблюдаться режим микроклимата (температура, влажность, полное отсутствие ультрафиолета).

XXV. Хранение часов и механизмов

25.1. Основные требования по хранению часов и механизмов (далее — экспонатов) формулируются в соответствии с требованиями, обусловленными материалом их корпуса (например, часы в деревянном корпусе хранятся в соответствии с требованиями по хранению мебели). При хранении крупногабаритных экспонатов рекомендуется хранить вместе с ним экземпляр последнего паспорта реставрации.

25.2. Все экспонаты следует беречь от пыли, сырости, вибраций, ударов и резких перепадов температуры.

25.3. При хранении часов с открытыми стрелками (без защитного стекла на циферблате) необходимо следить, чтобы защитный материал не касался стрелок. При хранении часов с защитными стеклами необходимо следить за сохранностью этих стекол.

25.4. Механические напряжения в экспонатах при хранении в фондохранилищах должны быть максимально ослаблены, то есть гири сняты, маятники сняты или зафиксированы, заводные пружины распущены.

25.5. Съемные элементы (такие, как гири, маятники, заводные ключи) следует хранить вместе с экспонатами. Съемные элементы должны иметь маркировку, обеспечивающую их однозначную идентификацию.

25.6. При хранении напольных часов необходимо уделять особое внимание устойчивости экспоната и предотвращению самопроизвольного падения корпуса. Для этого следует предусмотреть его крепление к стенам помещения или специальным стойкам.

25.7. Для обеспечения исправного технического состояния экспонатов следует предусмотреть возможность их работы в штатном режиме. Это решение для каждого экспоната принимается индивидуально. В зависимости от предполагаемого характера использования экспоната, возможны следующие варианты:

25.7.1. Если работа экспоната не предполагается, его следует вычистить и законсервировать. Это относится к экспонатам, которые невозможно отреставрировать в силу большого объема утрат, а также к часам с суточным заводом, карманным и наручным часам.

25.7.2. Периодическое приведение в действие допускается для технически исправных или недавно отреставрированных экспонатов. В этом случае экспонат необходимо приводить в действие не реже одного раза в месяц, до полного роспуска пружин или опускания гирь. Этот режим рекомендуется для музыкальных и анимационных механизмов. В журнале учета состояния делаются записи о каждом случае (заводе) и указываются все возникшие замечания.

25.7.3. Если предполагается постоянная работа экспоната, его следует отреставрировать. Экспонат приводится в действие (заводится) в соответствии с его техническими характеристиками. Этот режим рекомендуется для всех интерьерных часов (кроме часов с суточным заводом). В журнале учета состояния делаются записи о каждом заводе и указываются все возникшие замечания.

25.8. Любые перемещения экспонатов должны осуществляться под контролем хранителей или реставраторов.

25.9. К техническому обслуживанию экспонатов (завод, регулировка, настройка) допускаются только хранители или реставраторы.

XXVI. Хранение музейных предметов из фарфора, керамики, стекла, известняка, мрамора, гипса, твердого и цветного камня

26.1. Небольшие по размеру предметы, в том числе скульптура из фарфора, керамики, стекла, известняка, гипса, мрамора и других подобных материалов, а также предметы декоративно-прикладного искусства из твердого и цветного камня (яшмы, хрустали, порфиры, кварциты, агаты, халцедоны, брекчии, полевые шпаты, цветные мраморы, малахит, лазурит), хранятся на полках в застекленных шкафах.

26.2. Необходимо следить за расстановкой предметов с учетом их давления на полку.

При расстановке более высокие предметы следует ставить к задней стенке, а небольшие впереди так, чтобы они не касались друг друга. По возможности, лучше хранить предметы со сложной конфигурацией и выступающими и хрупкими деталями в специальных кассетах в виде открытого ящика с ложементами.

26.3. Фарфоровые, фаянсовые и керамические тарелки хранятся в вертикальном положении в специальных деревянных «гребенках».

При хранении фарфоровых и фаянсовых тарелок стопками в каждой стопке не должно быть более шести предметов. При большом весе тарелок количество их в стопке должно быть уменьшено. Более тяжелые предметы должны находиться внизу.

При хранении тарелок в стопках во избежание повреждения глазури или росписи необходимо переложить их мягким прокладочным материалом.

Керамические, а также стеклянные предметы хранятся отдельно и не смешиваются с другими видами материалов.

Запрещается помещать среди предметов керамики и стекла какие-либо другие предметы.

При расстановке предметов следует группировать их по определенным признакам (по странам, времени изготовления, заводам).

Крупные предметы из неглазурованного фарфора (бисквита) и керамики хранятся под колпаками или под чехлами из плотной ткани на стеллажах или подставках.

26.4. Мытье предметов из фарфора и фаянса производится только мягкой кистью в теплой воде с добавлением спирта.

Таким способом моются только предметы без трещин и с неповрежденной глазурью.

Пористую и неглазурованную керамику необходимо особенно тщательно предохранять от пыли и влаги.

26.5. Музейное стекло при необходимости следует протирать спиртом (по согласованию с реставратором). При переноске, установке, размещении небольших предметов из фарфора, фаянса и стекла, скульптуры и декоративно-прикладного искусства из твердого и цветного камня необходимо соблюдать большую осторожность.

Работать с этими предметами необходимо в хлопчатобумажных перчатках.

26.6. Скульптура крупного и среднего размера, а также предметы декоративно-прикладного искусства из твердого и цветного камня крупного и среднего размера, хранятся на подиумах, подставках, стеллажах, покрытых химически нейтральным пластиком с необходимыми прочностными характеристиками.

26.7. Скульптуру и предметы декоративно-прикладного искусства большого размера запрещается располагать в подвальных или чердачных помещениях, а также на полу или в проходах. Их расположение в хранилищах должно быть стабильным (это касается таких экспонатов как крупногабаритные и сборные произведения из гипса, мрамора и всех видов камня, предметы, имеющие малую устойчивость (по возможности, лучше создать дополнительные опоры), предметы с изобилием мелких хрупких деталей (по возможности, хранить в специальном ящике с ложементами), а также сильно разрушенные или подвергавшиеся существенным реставрационным работам).

Скульптуру и предметы декоративно-прикладного искусства из гипса необходимо оградить от воздействия сырости. Все предметы необходимо контролировать на наличие биоповреждений.

Гипсовые налепы на деревянные саркофаги хранятся в индивидуальных коробочках, завернутые в микалентную бумагу.

26.8. Скульптура и предметы декоративно-прикладного искусства среднего и большого размера из гипса, известняка, мрамора и всех видов камня хранятся в чехлах из микалентной бумаги, которые следует менять по мере необходимости. Не рекомендуется использовать для хранения тканевые чехлы, так как, во-первых, они аккумулируют пыль, а, во-вторых, при их снятии с предметов есть риск повреждения отдельных деталей или наиболее выступающих участков поверхности.

26.9. Скульптурные произведения и предметы декоративно-прикладного искусства необходимо регулярно очищать от пыли мягкими флейцами из натуральной или синтетической щетины, пуховками или перьевыми сметками — проводить профилактическое обеспыливание (текущий уход). Все указанные операции производятся при включенном пылесосе с широким наконечником на шланге для поглощения сметаемой пыли. Решение о возможности проведения профилактического обеспыливания принимается после совместного осмотра предметов хранителем и реставратором. Скульптура и предметы декоративно-прикладного искусства, состояние сохранности которых не позволяет проводить профилактическое обеспыливание, должны поэтапно включаться в планы работы реставрационных подразделений.

26.10. Очистка тонированной мраморной и гипсовой скульптуры, скульптуры из твердых пород с поврежденной поверхностью, а также скульптуры из мягких пород (известняк, мягкий песчаник, ракушечник, алебастр, ангидрит, гипс) проводится только реставраторами. Решение о возможности проведения мероприятий по очистке предметов в хранилище принимается после совместного осмотра хранителем и реставратором. Скульптура и предметы декоративно-прикладного искусства, состояние сохранности которых не позволяет проводить очистку, должны поэтапно включаться в планы работы реставрационных подразделений.

26.11. Запрещается производить побелку или окраску гипсовой скульптуры масляной или иной краской.

26.12. Запрещается производить протирание влажной тканью или влажными салфетками и иными материалами поверхности произведений скульптуры и предметов декоративно-прикладного искусства из всех видов камня и из гипса.

26.13. Решение о необходимости передачи предметов в реставрацию принимается по результатам совместного осмотра фонда хранителем и реставратором, которое документально фиксируется.

XXVII. Хранение фотографических материалов, фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем

27.1. Фотографические материалы систематизируются и хранятся по видам — негативы различной цветности и размера; слайды различной цветности; фотографии, выполненные на разных носителях (например, бумага, стекло, металл, фарфор), в том числе имеющего разного рода обрамления (рамы, футляр и другие виды обрамления); фотоотпечатки; фотоальбомы.

В соответствии с видом основы (опасная или безопасная) и видом изображения (черно-белое или цветное) фотографические материалы рекомендуется хранить в различных помещениях хранилища с разным температурным режимом.

Хранилища фотографических материалов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяются от других хранилищ. В области пола хранилища фотографических материалов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

27.2. При хранении фотографических материалов рекомендуется учитывать следующее: разрушение бумажной, стеклянной и гибкой (нитратные, ацетатные и полиэфирные пленки) основ от действия света и пересыхания; выцветание под действием света слоя, несущего изображение; чувствительность к сотрясениям, вибрации при перемещениях, транспортировке фотографий, основой которых является стекло, а также фотографий в рамах под стеклом.

При хранении фотографических материалов рекомендуется учитывать температурно-влажностные режимы для фотографических материалов, предусмотренные в рекомендуемой классификации предметов искусства в зависимости от их чувствительности к относительной влажности воздуха (RH), приведенной в Приложении N 4 Единых правил.

При хранении фотографических материалов запрещается: хранить их в открытом виде на столах, полках и стеллажах; перегибать их; скатывать их в трубку; прикалывать их кнопками и прибивать гвоздями; загибать авторские поля или обрезать их; применять конторский клей или клейкую ленту фабричного производства; употреблять при окантовке деревянные прокладки и цветные сорта картона без оклейки последних белой бумагой.

27.3. При работе с фотографическими материалами обязательно использование специальных перчаток (хлопчатобумажных при кратковременном контакте с фотографическим материалом или перчатки из 100% нитрила при длительном контакте).

27.4. Маркировка предметов осуществляется ручным или механическим способами в соответствии с пунктом 53.4 Единых правил. Возможно применение маркировки с помощью новейших технологий без ущерба их внешнему виду и состоянию сохранности. Для маркировки фотоматериалов необходимо использовать компоненты, прошедшие тест на фотографическую активность.

27.5. В целях сохранения фотографических материалов сканирование, фото- и киносъемка разрешается только в необходимых случаях и не чаще одного-двух раз в год.

27.6. Фотографические материалы должны быть упакованы в первичную, а затем — во вторичную упаковку. Первичная упаковка имеет прямой контакт с фотографическим материалом и защищает его от пыли и влаги, а вторичная упаковка — предохраняет фотографический материал и первичную упаковку от механических повреждений, света и других воздействий окружающей среды.

Для перекладывания и заворачивания фотографических материалов рекомендуется применять микалентную бумагу, а также бумагу или полиэфирную пленку, которые прошли тест на фотоактивность.

При перекладывании фотоотпечатки во избежание изломов берут за противоположные углы (по диагонали) двумя руками.

27.7. Каждый фотографический материал, представляющий собой единицу хранения, должен быть уложен в негерметичную индивидуальную упаковку.

Не допустимо использование материалов, имеющих поверхностную проклейку или какую-либо поверхностную отделку с клеевым покрытием.

27.8. Коробки, папки, конверты для хранения фотоматериалов, а также паспарту для них выполняются из бумаги и картона, прошедших тест на фотоактивность. Фотографические отпечатки на бумажной и пластиковой основе хранятся в первичной и вторичной упаковке. Упаковка должна соответствовать размеру стопки отпечатков. В одну коробку укладывается не более 15 — 30 отпечатков.

Папки хранятся в один-два ряда на выдвижных лотках или полках в металлических шкафах. Шкафы должны быть на 5 — 7 см глубже выдвижных лотков, папок и коробок. Папки или картонные коробки с фотоотпечатками устанавливаются горизонтально на одной полке в один — два ряда. Альбомы с позитивами хранятся в горизонтальном положении отдельно от разрозненных позитивов с индивидуальных картонных коробках.

27.9. Фотографические материалы с цветным изображением должны быть дополнительно защищены прокладками из светонепроницаемой бумаги.

27.10. Негативы и диапозитивы упаковываются индивидуально в четырехлепестковых конвертах из плотной бумаги, которые помещаются вертикально на своем длинном ребре в специальные металлические шкафы с гнездами или коробки соответствующего размера.

Коробки ставятся вертикально на полках шкафов или стеллажей. На крышках и обращенном наружу крае коробки пишутся номера хранения и (по возможности) краткое наименование содержимого (например, NN 100 — 112. Реставрационные негативы).

Большеформатные стеклянные негативы (от 18 x 24 см) и разбитые должны храниться горизонтально.

Малоформатные негативы, в том числе на пленке, хранятся в безклеевых конвертах, которые укладываются в специальные коробки или ящики типа каталожных, но обязательно с крышкой.

Негативы на нитроцеллюлозной и ацетатилцеллюлозной основе должны храниться в безклеевых бумажных конвертах и отдельно от других фотографических материалов.

Форматные пленки на полиэфирной основе можно помещать в бумажные или полиэфирные конверты.

Не допускается касаться пальцами эмульсии негатива; брать за угол стеклянный негатив.

27.11. Слайды, смонтированные в рамке под стеклом, хранятся в коробках или полиэфирных сливерах, собранных в скоросшиватели без дополнительной первичной упаковки. Слайды с открытой рамкой хранятся в картонных коробках или металлических боксах, предварительно упакованные в индивидуальные бумажные конверты или полиэфирные сливеры. Слайды, не смонтированные в рамки, следует хранить так же, как негативы на основе полимерной пленки.

27.12. При хранении цветных отпечатков и негативов, а также фотографических материалов на нитрооснове в холодильных камерах, необходимо использовать специальную теплоизоляционную герметичную упаковку типа многослойных конвертов, состоящих из слоев полиэтилена, алюминиевой фольги и бумаги. Внутрь конверта помещаются пакетики с адсорбентами для удаления кислотных продуктов деструкции и с адсорбентами (силикагель) для удаления избыточной влаги.

27.13. Для наклеивания фотоотпечатков применяются клеи на основе метилцеллюлезы или желатина, или пшеничного крахмала.

Не допускается использование канцелярского клея для наклеивания фотоотпечатков и диапозитивов.

Для изготовления паспарту применяется бумага и картон, прошедшие тест на фотоактивность. Паспарту оформляется в виде двух раскрывающихся половин, скрепленных с помощью корешка из специальной окантовочной ленты из бумаги или ткани. Одна его половина должна иметь окно, соответствующее размерам изображения. Фотографический отпечаток прикрывается по краям не менее чем на 5 мм.

Фотографические отпечатки монтируются на половине паспарту, не имеющей окна при помощи специальных уголков, выполненных из инертных к фотографии материалам, которые фиксируются на эту часть паспарту.

Допускается использование бумажных лапок для крепления фотографии.

Для бумажных лапок следует применять «японскую бумагу» различной толщины. Приклеивание лапок производится на клей из пшеничного крахмала или на водный раствор метилцеллюлозы.

Вырезанные из японской бумаги лапки смазывают клеем и закрепляют одним концом на обороте произведения, а другим — на паспарту.

Произведения, сохранившие художественную монтировку автора или характерную для той эпохи, размонтированию не подлежат.

27.14. Один раз в два года фотоматериалы просматриваются с целью выявления предметов, в которых появились повреждения слоя, несущего изображение, и основы.

Фотоотпечатки и негативы с физико-химическими дефектами и биологическими повреждениями слоя, несущего изображение, подлежат хранению в отдельных шкафах.

Поврежденные фотоматериалы должны пройти процесс консервации и быть оцифрованы.

27.15. Кинодокументы и рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых стандартных коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах, а пленки со звукозаписью — в специальных картонных коробках.

Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в вентилируемых металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемой основой кинопленки.

Видеокассеты хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

27.16. Магнитные ленты хранятся в первичной упаковке или в специально изготовленных картонных коробках, поставленных вертикально на деревянных стеллажах.

Не допускается хранение документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах.

Документы на магнитной ленте и дисковых носителях хранятся при температуре +8 °C — +18 °C и относительной влажности — 45 — 65%.

Магнитную ленту каждые шесть месяцев необходимо перематывать для снятия внутреннего напряжения в рулоне. Магнитная лента должна эксплуатироваться на аппаратуре с исправленным, хорошо отрегулированным лентопротяжным механизмом.

Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с паразитарными постоянными и переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

27.17. Грампластинки хранятся в шкафах в индивидуальных конвертах, поставленных на ребро. Полки шкафов делятся вертикальными перегородками на ячейки, рассчитанные на 10 — 12 пластинок.

XXVIII. Хранение геолого-минералогических предметов

28.1. Хранение геолого-минералогических и петрографических предметов осуществляется в целях предотвращения от резких колебаний температуры и предохранения их от сырости и пыли.

28.2. Пробы природных газов хранятся в бутылках в перевернутом виде.

28.3. Влажные препараты минеральных объектов и их производные хранятся в закупоренном виде (с оставлением приблизительно 1/6 запасного объема на расширение жидкости). Замерзающие объекты (например, из минеральных источников) оберегаются от низкой Температуры.

28.4. Отпечатки растений, насекомых, рыб и других организмов, а также хрупкие палеонтологические объекты предохраняются от механических повреждений, хранятся в вате, в коробках или ящиках.

28.5. Монолиты почв хранятся в специальных ящиках, приставленных к стене под углом, а почвенные пробы, взятые для химического анализа, — в стеклянных банках с притертой пробкой.

28.6. Металлический геолого-разведочный инструмент (геологические молотки, зубила, облегченные буровые комплекты) хранится и экспонируется, предварительно протертый вазелиновым маслом на гладких поверхностях и в местах соединений (муфты, нарезки).

28.7. В экспозиции макеты и диорамы систематически очищаются от пыли. В хранилищах они укрываются технической ватой, мелкой стружкой и тщательно заворачиваются в пергаментную и плотную оберточную бумагу.

XXIX. Хранение ботанических коллекций

29.1. Гербарии систематизируются по семействам, родам и видам. Каждый вид вкладывается в особую обложку. Растения должны быть сухими (до состояния хрупкости).

Хранятся гербарии в папках с клапанами нескольких стандартных размеров (в зависимости от преобладающих размеров и формата хранимых материалов).

Папки с гербариями размещаются в герметических шкафах. При отсутствии шкафов гербарии хранятся на открытых стеллажах в плотно закрывающихся коробках, герметизированных липкой лентой.

29.2. Мхи, лишайники, а также крупные части растений (например, початки кукурузы) раскладываются для просушки на металлической сетке, прикрепленной к деревянной раме, и хранятся в отдельных коробках.

Пучки растений высушиваются на воздухе и хранятся в подвешенном состоянии в темном помещении либо завернутыми в плотную бумагу на лотках.

29.3. Хранение влажных препаратов (растения, законсервированные в жидкостях шляпочные грибы, сочные плоды, семена) осуществляется в соответствии с условиями хранения влажных зоологических материалов.

29.4. Хранение образцов древесных пород осуществляется в соответствии с условиями хранения предметов из дерева.

XXX. Хранение зоологических предметов

30.1. Для хранения набитых тушек птиц и млекопитающих применяются сундуки.

Для хранения тушек крупных млекопитающих (лисица и более крупные животные), а также набитых тушек крупных птиц (например, орлов, журавлей) применяются сундуки с ручками на боковых стенках, с плотно прикрывающейся крышкой.

Для небольших предметов используют сундуки с боковыми дверцами и выдвижными ящиками-лотками (от трех до семи штук). Высота стенок лотка варьируется в зависимости от его назначения.

30.2. Шкуры пушных зверей хранятся в шкафах в подвешенном состоянии.

30.3. Для хранения особенно ценных сухих коллекций (моллюски, кораллы) используются деревянные ящики с пылезащитными прокладками.

30.4. Влажные препараты, чувствительные к свету, хранятся в глухих шкафах.

Объекты, фиксированные в спирте или формалине, хранят в стеклянных банках с хорошо притертыми пробками.

Зоологический объект должен быть полностью погружен в консервирующую жидкость. На каждой банке должна быть пометка о примененной консервирующей жидкости.

30.5. Гистологические и микроскопические препараты рекомендуется хранить в коробках с гнездами для стекол (наиболее удобны коробки, имеющие 5, 10, 18, 32, 56 гнезд) или на планшетах из фанеры или плотного картона размером 20 x 30 см с ячейками по величине предметного стекла.

30.6. Коллекции беспозвоночных помещаются в мелкие сосуды (емкостью от 0,05 до 0,5 литра) и хранятся в шкафах с выдвигающимися лотками.

30.7. Коробки с микроскопическими и другими препаратами хранятся на планшетах в специальных шкафах с выдвижными ящиками.

30.8. Для хранения энтомологических коллекций применяются шкафы с выдвижными ящиками и плотно закрывающимися дверками.

XXXI. Хранение антропологических коллекций

31. Черепа хранятся в шкафах на полках, покрытых тканью, в индивидуальных ящиках или глубоких лотках.

При переноске череп запрещается брать за глазницы и скуловые дуги.

Кости скелета хранятся в отдельных ящиках.

Для неполных скелетов делаются ящики с вертикальными прорезями на торцовых стенках, в которые вставляются фанерные разделители. В такой ящик укладывают два скелета.

Мелкие кости стоп и кистей хранятся в отдельных коробках для каждой конечности.

Коллекции волос промываются эфиром и хранятся в стеклянных пробирках, закрытых пробкой и ватой.

XXXII. Хранение естественнонаучных комплексов

32. Комплексы материалов, геологические и ботанические группы, хранятся с учетом составляющих их материалов (почвенных, зоологических, ботанических). Как в экспозиции, так и в фондах такие материалы хранятся в герметически закрытых витринах, шкафах, ящиках.

XXXIII. Хранение цифровых музейных предметов

33.1. Вследствие вариативности аппаратных и программных сред, в которых должен воспроизводиться цифровой предмет, его музеефикация предполагает создание комплекса данных, включающих в себя как содержание предмета, так и информацию о структуре и формате содержания, обеспечивающего долговременное воспроизведение предмета. Этот комплекс данных и является цифровым музейным предметом.

33.2. Хранение цифровых музейных предметов осуществляется путем проведения мероприятий, направленных на их долговременную сохранность, исключающих хищение, разрушение и повреждения, а также создание благоприятных условий для их изучения и представления.

33.3. Надлежащие условия хранения цифровых музейных предметов обеспечиваются путем размещения файлов в специально организованном защищенном электронном архиве — цифровом репозитории. Программное обеспечение работы с электронным репозиторием должно поддерживать механизмы импорта, экспорта, хранения и воспроизведения цифровых музейных предметов.

33.4. Организация безопасного хранения цифровых музейных предметов обеспечивается хранением резервных копий и выверкой хранимых цифровых музейных предметов. Применимые технологические комплексы должны обеспечивать вышеуказанные функции.

33.5. Проверка технического состояния мастер-копий цифровых музейных предметов и деривативных версий проводится через год после приема цифровых музейных предметов на хранение в Музей и далее с периодичностью не реже одного раза в 5 лет.

33.6. Сохранность цифровых музейных предметов в электронном репозитории (архиве) музея обеспечивается:

защитой цифровых музейных предметов от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств;

контролем целостности файлов, составляющих цифровой музейный предмет, в том числе при помощи создания и проверки контрольных сумм;

контролем доступа к цифровым музейным предметам установленных категорий пользователей;

контролем технического состояния и воспроизводимости цифровых музейных предметов программно-аппаратными средствами;

подготовкой деривативных версий цифровых музейных предметов в целях создания рабочих копий;

применением технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, конвертирования цифровых музейных предметов, контроля их физического и технического состояния;

конвертированием цифровых музейных предметов в новые форматы;

проверкой наличия и состояния цифровых музейных предметов.

33.7. Проверка технического состояния файлов, составляющих цифровой музейный предмет заключается:

в проверке файлов на структурную целостность (а именно: проверке на сбои при считывании информации) (оценивается специальными техническими средствами);

в установлении сохранности мастер-копий путем сравнения с резервной копией мастер-копий;

в проверке целостности мастер-копий путем использования контрольной суммы

33.8. При проверке технического состояния цифровых музейных предметов проводится проверка воспроизводимости всех единиц учета цифровых музейных предметов на оборудовании музея в ходе приема новых единиц хранения в музей и далее с периодичностью один раз в 5 лет, в соответствии с утвержденным руководителем музея планом-графиком.

33.9. При принятии на хранение в цифровой репозиторий музея цифровых музейных предметов медиафайлы в их составе должны пройти процедуру нормализации до форматов длительного хранения.

33.10. В качестве форматов длительного хранения рекомендуется использовать открытые форматы, не использующие сжатие с потерями (где это возможно), не использующие шифрование с целью ограничения распространение (DRM) и широко используемые мировым музейным сообществом.

33.11. Файл или файлы, прошедшие процедуру нормализации, становятся мастер-копией цифрового музейного предмета — эталонными версиями, которые изменяются только при необходимости миграции с конвертацией в новые форматы или цифровой реставрации.

33.12. Для установления оснований проверки целостности файлов мастер-копии цифрового музейного объекта необходимо создать их контрольные сумму. Это может быть сделано как автоматической системой ведения цифрового репозитория так и вручную с использованием специальных утилит.

33.13. Обязательным элементом единицы хранения цифрового репозитория является файл административных метаданных, связанный с мастер-копией цифрового музейного объекта. Рекомендуется использовать файл формата xml в кодировке UTF-8, поскольку он может использоваться как для машинного чтения, так и для чтения человеком. Минимальные рекомендуемые данные в файле административных метаданных: используемые формы файлов, идентификатор цифрового музейного объекта, контрольные суммы файлов мастер-копии. Рекомендуется также наличие ссылок на форматы файлов в существующих регистрах описаний и стандартов, оригинальные форматы файлов, использованные инструменты нормализации.

33.14. Обязательным элементом единицы хранения цифрового репозитория является файл описательных метаданных цифрового музейного предмета. Рекомендуется использовать файл формата xml в кодировке UTF-8, поскольку он может использоваться как для машинного чтения, так и для чтения человеком. Минимальные рекомендуемые данные в файле описательных метаданных: идентификатор цифрового музейного объекта, контрольные суммы файлов мастер-копии, данные, соответствующие книге поступлений.

33.15. Аналогично созданию контрольных сумм файла мастер-копии цифрового музейного объекта создаются файлы контрольных сумм файлов административных и описательных метаданных. Контрольные суммы мастер-копии и файлов метаданных записываются в текстовый файл вместе с именами соответствующих файлов, хранящийся вместе с мастер-копией цифрового музейного объекта.

33.16. Единицей хранения цифрового репозитория является совокупность файлов мастер-копии, файла административных метаданных, файла описательных метаданных и манифеста контрольных сумм. Рекомендуется использовать отдельный контейнер для хранения файлов, составляющих единицу хранения (как например каталог файловой системы), а в качестве формата контейнера использовать спецификацию BagIt. Как правило, метаданные также присутствуют в базе данных системы учета и/или хранения и доступа музея, однако наличие базы данных не заменяет использование текстовых файлов для хранения метаданных, так как они более приспособлены для длительного хранения.

33.17. Рекомендации по функционалу цифрового репозитория приведены в Приложении N 9 к Единым правилам.

XXXIV. Порядок использования музейных предметов

34.1. Музейные предметы открыты для доступа граждан и используются в научных, культурных, образовательных и творческо-производственных целях.

34.2. Использование музейных предметов включает:

экспонирование в составе постоянной или временной экспозиции (выставки) в музее;

экспонирование в форме открытого хранения отдельных музейных предметов и их коллекций;

экспонирование в составе выездной выставки на территории Российской Федерации и за пределами территории Российской Федерации;

предоставление их для изучения в условиях музея сторонним специалистам, в том числе зарубежным, занимающимся научными исследованиями, соответствующими профилю музея;

предоставление отечественным исполнителям для концертной деятельности внутри страны и за пределами Российской Федерации музыкальных смычковых инструментов из собрания Государственной коллекции уникальных музыкальных инструментов;

предоставление их для кино-, видео- и фотосъемок при подготовке издательских, кино- и видеопроектов;

передачу их на постоянное хранение в музеи, иным юридическим и физическим лицам.

34.3. Право первой публикации музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации и находящихся в музеях в Российской Федерации, принадлежит музею, за которым закреплены данные музейные предметы, в соответствии со статьей 36 Федерального закона N 54-ФЗ.

34.4. Музейные предметы, находящиеся в музеях, открыты для доступа граждан.

Собственником или владельцем могут устанавливаться ограничения доступа к музейным предметам, находящимся в музеях, по следующим основаниям:

неудовлетворительное состояние сохранности музейных предметов;

производство реставрационных работ;

нахождение музейного предмета в хранилище (депозитарии) музея;

иные предусмотренные законодательством Российской Федерации основания.

Порядок и условия доступа к музейным предметам, находящимся в хранилище (депозитарии) музея установлены Положением о Музейном фонде Российской Федерации.

Ограничение доступа к музейным предметам и музейным коллекциям из соображений цензуры не допускается.

34.5. Музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации и находящиеся в государственной собственности, в соответствии со статьей 16 Федерального закона N 54-ФЗ, могут передаваться в безвозмездное пользование государственным и муниципальным музеям и другим организациям с разрешения федерального органа исполнительной власти в сфере культуры на основании соответствующих договоров в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <15>.

<15> Постановление Правительства Российской Федерации от 10.08.2017 N 960 «Об утверждении Положения о передаче музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации и находящихся в государственной собственности, в безвозмездное пользование государственным и муниципальным музеям и другим организациям» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 34, ст. 5284).

34.6. В соответствии со статьей 36 Федерального закона N 54-ФЗ передача прав на использование в коммерческих целях воспроизведений музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда и находящихся в музеях в Российской Федерации, осуществляется музеями в порядке, установленном собственником музейных предметов.

Производство изобразительной, печатной, сувенирной и другой тиражированной продукции и товаров народного потребления с использованием изображений музейных предметов, зданий музеев, объектов, расположенных на территориях музеев, а также с использованием их названий и символики осуществляется с разрешения руководителя музея.

XXXV. Передача музейных предметов для использования внутри музея (внутренние музейные передачи)

35.1. Передача музейных предметов из хранительских подразделений на экспозицию и выставку, экспертизу и реставрацию внутри музея, из одного хранительского подразделения в другой производятся по акту внутримузейной передачи, который содержит фамилию, имя, отчество (при наличии) передающего хранителя, фамилию, имя, отчество (при наличии) принимающего сотрудника, цель передачи, а также список музейных предметов с указанием учетных обозначений (инвентарных номеров) и описание их состояния сохранности. В случае передачи предметов для сопровождения на выставку допускается не прикладывать список предметов и описание их состояния сохранности, достаточно сделать ссылку на акт выдачи музейных предметов на выставку за пределы музея. Акт регистрируются в книге регистрации актов временного хранения, которая содержит номер и дату акта по возрастанию, краткое содержание акта, шифр дела, в которое акт подшивается.

35.2. Основанием для оформления акта внутримузейной передачи являются:

приказ руководителя музея о подготовке экспозиции или выставки и назначении должностного лица, ответственного за хранение музейных предметов в экспозиции или на выставке, или решение выставочной комиссии музея (при наличии);

решение реставрационного совета о необходимости реставрации музейных предметов, годовой план реставрации музейных предметов, служебная записка хранителя музейных предметов о необходимости проведения срочных реставрационных работ;

решение ЭФЗК о переводе музейных предметов из одной фондовой коллекции в другую;

иные документы, утвержденные руководством музея.

35.3. После завершения монтажа экспозиции или выставки на основании актов приема-передачи составляется топографическая опись экспозиции (выставки), которая содержит наименование и краткое описание предметов, учетные обозначения, описание состояния сохранности предметов, номер экспозиционного зала, место экспонирования в зале (стенд, витрина).

Опись составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в структурном подразделении музея, осуществляющем функции учета музейных предметов, а второй передается ответственному хранителю экспозиции или выставки.

Для музейных смотрителей делаются копии экспозиционных описей на закрепленные за ними экспозиционно-выставочные залы.

Ежегодно в конце календарного года структурное подразделение музея, осуществляющее функции учета музейных предметов, вместе с ответственным хранителем экспозиции осуществляет сверку фактического наличия экспонатов с экспозиционной описью и при необходимости вносит в нее соответствующие изменения.

35.4. Возврат музейных предметов в фондохранилище оформляется по акту возврата.

XXXVI. Прием и передача музейных предметов во временное пользование (на временное хранение)

36.1. Прием музейных предметов во временное пользование (на временное хранение) производится на основании договора музея с иными юридическими или физическими лицами и оформляется актом приема-передачи музейных предметов на временное хранение («акт ВХ»), который содержит номер и дату акта; фамилию, имя, отчество (при наличии), должность представителей передающего музея; фамилию, имя, отчество (при наличии), должность представителя принимающего музея/организации; цель и срок использования музейного предмета; краткую характеристику принимаемых предметов: учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры (при наличии: проба, масса драгметаллов, количество и масса драгоценных камней) и сохранность (с приложением списка).

36.2. Акт регистрируется в книге регистрации актов временного хранения, которая содержит номер и дату акта по возрастанию, краткое содержание акта, шифр дела, в которое акт подшивается.

36.3. В акте ВХ предметы перечисляются один за другим по наименованию, указываются их учетные обозначения и краткие каталожные данные, страховая оценка, подробное описание состояния сохранности. Акт ВХ подписывается представителями принимающей и передающей сторон, утверждается руководителем и скрепляется печатью музея (при наличии). После регистрации акта ВХ принятые предметы вносятся в книгу поступлений предметов, принятых на временное хранение, которая содержит номер акта, дату, краткое содержание акта, от кого принято, количество предметов в акте, срок временного хранения/пользования, фамилию, имя, отчество (при наличии) принявшего предметы сотрудника, отметку о возврате (N и дату акта).

36.4. Порядковый номер акта ВХ с дробными номерами, соответствующими количеству принятых по нему предметов, становится одновременно учетным номером предмета, принятого на временное хранение.

36.5. Передача музейных предметов во временное пользование (на временное хранение) в пределах Российской Федерации и продление срока временного пользования (временного хранения) производится на основании разрешения учредителя музея.

36.6. Музейные предметы передаются во временное пользование (на временное хранение) по акту передачи на временное хранение с приложенным к нему списком, представителю принимающего музея или другой организации. Принимающий музей или организация обеспечивает сохранность и своевременный возврат переданных по акту музейных предметов. В акте выдачи на временное хранение указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), должность представителей передающего музея; фамилию, имя, отчество (при наличии), должность представителя принимающего музея или организации; цель и срок использования музейного предмета; краткая характеристика принимаемых предметов: учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры (при наличии: проба, масса драгметаллов, количество и масса драгоценных камней) и сохранность (с приложением списка); номер и дату разрешения учредителя на временную выдачу; подписи представителей передающей и принимающей стороны.

36.7. На месте проведения выставки, реставрации или исследования куратор выставки или лицо, ответственное за доставку и возврат предметов, передает их принимающей стороне по акту передачи на временное хранение (содержание акта приведено в пункте 36.6. Единых правил), а по окончании срока временного пользования (временного хранения) принимает их по акту возврата. Акт возврата содержит фамилию, имя, отчество (при наличии) владельца/название организации — владельца; фамилию, имя, отчество (при наличии), должность представителя музея, возвращающего предмет; номер и дату акта приема предмета на временное хранение; краткую характеристику возвращаемого предмета: описание, материал, техника, сохранность. Акты составляются на русском, а также на иностранном языке (английском или на языке страны, принимающей экспонаты) в случае, если выдача производится иностранной организации.

36.8. Акты приема/выдачи на временное хранение музейных предметов регистрируются в книгах регистрации, форма которых и порядок ведения определяется Внутримузейными правилами.

XXXVII. Передача в пользование струнных музыкальных инструментов из собрания Государственной коллекции уникальных музыкальных инструментов Российской Федерации

37. Включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации музыкальные инструменты, относящиеся к Государственной коллекции уникальных музыкальных инструментов Российской Федерации, с разрешения Министерства культуры Российской Федерации могут передаваться в пользование физическим лицам на основании соответствующих договоров в порядке, предусмотренном Положением о Государственной коллекции уникальных музыкальных инструментов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 08.08.2019 г. N 1128 <16>.

<16> Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации, 27.12.2019, регистрационный N 57015.

XXXVIII. Передача музейных предметов во временное пользование в пределах Российской Федерации

38.1. Подача заявки для получения разрешения Министерства культуры Российской Федерации на выдачу музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, во временное пользование (на временное хранение) другим музеям и организациям, находящимся в Российской Федерации, осуществляется в электронном виде в федеральной государственной информационной системе Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации (раздел «Реестр сделок») путем создания или изменения реестровых записей.

38.2. Обязанность музея по обеспечению возврата музейных предметов по истечении срока сделки считается исполненной после размещения в реестре сделок Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации <17> электронной копии акта возврата музейных предметов с временного хранения.

<17> Пункт 13 Положения о Государственном каталоге.

XXXIX. Передача музейных предметов во временное пользование (на временное хранение) для экспонирования за пределы Российской Федерации

39.1. Оформление заключения (разрешительного документа) на временный вывоз музейных предметов для экспонирования за пределы Российской Федерации осуществляется Министерством культуры Российской Федерации в порядке, предусмотренном Законом Российской Федерации от 15.04.1993 N 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей» <18>.

<18> Закон Российской Федерации от 15.04.1993 N 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (Российская газета, N 92, 1993; Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19).

39.2. Подача заявки для получения разрешения Министерства культуры Российской Федерации на выдачу музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, во временное пользование (на временное хранение) за пределы Российской Федерации осуществляется в электронном виде в федеральной государственной информационной системе Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации (раздел «Реестр сделок») путем создания или изменения реестровых записей.

39.3. Передача музейных предметов во временное пользование (на временное хранение) за пределы Российской Федерации подлежит регистрации в реестре сделок Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации <19>.

<19> Пункт 13 Положения о Государственном каталоге.

39.4. Продление срока временной выдачи музейных предметов требует получения новых разрешительных документов Министерства культуры Российской Федерации.

39.5. Музеи обязаны в течение 10 рабочих дней после возврата музейных предметов на место их постоянного хранения известить Министерство культуры Российской Федерации о факте возврата музейных предметов с приложением протокола (протоколов) заседания или выписки из протокола заседания реставрационной комиссии (совета) либо ЭФЗК о подлинности и состоянии их сохранности после временного вывоза и обеспечить размещение в реестре сделок Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации электронной копии протокола (протоколов) заседания или выписки из протокола заседания реставрационной комиссии (совета) либо ЭФЗК о подлинности и состоянии сохранности музейных предметов после временного вывоза.

XL. Передача музейных предметов на постоянное хранение из государственных и муниципальных музеев

40.1. Передача музейных предметов из государственных и муниципальных музеев на постоянное хранение другим государственным и муниципальным музеям, иным юридическим и физическим лицам осуществляется в соответствии со статьей 16 Федерального закона N 54-ФЗ.

40.2. Передача на постоянное хранение музейных предметов, включенных в состав государственной части Музейного фонда, производится на основании разрешения Министерства культуры Российской Федерации <20>.

<20> Статьи 12 и 16 Федерального закона N 54-ФЗ.

В этом случае музей оформляет акт передачи музейных предметов на постоянное хранение с шифром «ВПП», который после регистрации направляется в Министерство культуры Российской Федерации.

40.3. Приказ Министерства культуры Российской Федерации о передаче музейных предметов на постоянное хранение государственным и муниципальным музеям и другим организациям является основанием для составления акта об их исключении из учетной документации музея, в котором он хранился, с указанием общего количества исключаемых музейных предметов, причины исключения, номера, даты и наименования приказа Министерства культуры Российской Федерации.

Акт исключения музейных предметов регистрируется в соответствующей книге регистрации и постоянно хранится в структурном подразделении музея, осуществляющем функции учета музейных предметов.

40.4. Внесение изменений в учетную документацию осуществляется на основании приказа Министерства культуры Российской Федерации, указанного в пункте 40.3 Единых правил.

XLI. Обеспечение физической сохранности музейных предметов и музейных коллекций

41.1. Комплекс мер, направленных на обеспечение физической сохранности музейных предметов и музейных коллекций, включает установление Едиными правилами правил проведения реставрационных и консервационных работ в отношении музейных предметов и музейных коллекций, правил учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, включая правила к их упаковке и транспортировке.

41.2. Проведение реставрационных работ в отношении музейных предметов осуществляется лицами, аттестованными Министерством культуры Российской Федерации на право проведения реставрационных работ <21>.

<21> Статья 5 Федерального закона N 54-ФЗ.

В музеях и организациях, имеющих собственные реставрационные подразделения и (или) реставраторов, работы по консервации и реставрации в отношении музейных предметов проводятся на базе таких подразделений реставраторами музеев и организаций.

41.3. В музеях и организациях, имеющих собственные реставрационные подразделения и (или) реставраторов, создаются реставрационные советы. Реставрационный совет является коллегиальным совещательным органом, созданным для организации работ по консервации и реставрации музейных предметов и контроля за качеством и сроками их исполнения. В состав реставрационного совета входят реставраторы, хранители, научные сотрудники и другие высококвалифицированные специалисты в области истории и культуры, а также приглашенные специалисты из иных музеев или организаций. Реставрационный совет возглавляется руководителем музея или организации либо главным хранителем (заместителем руководителя по учетно-хранительской части).

Положение о реставрационном совете, персональный и количественный состав реставрационного совета утверждается руководителем музея или организации.

В музее и организации возможно функционирование реставрационного совета и реставрационных комиссий по отдельным специальным направлениям, наличие которых определяется Внутримузейными правилами. В случае одновременного функционирования в музее и организации реставрационного совета и реставрационных комиссий их функции определяются положениями о них, утверждаемыми руководителем музея или организации.

В музеях, не имеющих реставрационных подразделений, функции Реставрационного совета могут передаваться коллегиальному консультативному органу музея или организации.

41.4. Основными функциями реставрационного совета (реставрационных комиссий по отдельным специальным направлениям) являются:

а) рассмотрение и утверждение перечня мероприятий в области консервации и реставрации музейных предметов;

б) рассмотрение, определение и утверждение способов и методов консервации и реставрации памятников и реставрационных заданий;

в) составление заключений о выполнении и качестве проведенных реставрационных работ (прием после реставрации); о состоянии сохранности и возможности (допустимости) выдачи, проведения работ по упаковке и транспортировке музейных предметов, подлежащих передаче во временное пользование на внутримузейные экспозиции и выставки/выставки вне музея, в том числе международные.

41.5. В музеях и организациях, имеющих реставрационные подразделения (мастерские или лаборатории), в которых образованы реставрационные комиссии по отдельным специальным направлениям, в функции реставрационного совета дополнительно входят:

а) обсуждение и утверждение перечня проведенных мероприятий в области консервации, реставрации и исследований отдельных особенно сложных музейных предметов;

б) рассмотрение предложений по реставрации отдельных особенно сложных музейных предметов;

в) рассмотрение спорных вопросов, касающихся мероприятий по реставрации или возражений со стороны отдельных членов реставрационных комиссий.

С учетом сложности вопроса, поставленного на рассмотрение реставрационного совета (например, применение нестандартных и новых технологических решений), к работе реставрационного совета могут быть привлечены высококвалифицированные специалисты различных областей знаний из ведущих музеев.

41.6. Решения реставрационного совета (комиссии по отдельным специальным направлениям) оформляются протоколом, который подписывается всеми членами, присутствовавшими на заседании.

41.7. В реставрационных подразделениях музеев и организаций должна быть организована работа, направленная на обеспечение учета определения оперативного местонахождения, оптимального хранения музейных предметов и иных культурных ценностей, переданных для проведения реставрационных работ, контроля за состоянием их сохранности в хранениях и на выставках, а также на документирование процесса реставрации музейных предметов.

41.8. Прием музейных предметов в музеи и организации, имеющие реставрационные подразделения, на реставрацию и их возврат после реставрации должны производиться по актам приема-передачи музейных предметов на временное хранение с отметкой о состоянии сохранности до и после проведенной реставрации. В случае передачи музейных предметов на реставрацию внутри музея или организации оформляется акт приема-передачи музейных предметов между подразделениями.

41.9. При поступлении на реставрацию музейный предмет заносится в книгу регистрации временного хранения экспонатов, в которой фиксируются сведения о состоянии сохранности музейного предмета на момент поступления. В книгу вносятся следующие данные: дата поступления музейного предмета в лабораторию, источник поступления (структурное подразделение, учреждение), инвентарный номер, количество экспонатов, автор, название экспоната, страна, материал, акт приема-передачи в реставрацию, техника изготовления, размеры, время создания, состояние сохранности на момент поступления, фамилия, имя, отчество (при наличии) хранителя и реставратора, подпись реставратора. По окончании реставрационных работ в книгу заносится дата возврата музейного предмета после реставрации, подпись хранителя.

41.10. Реставрационные и консервационные работы должны быть детально зафиксированы и требуют документального учета: оформления проекта реставрационного задания с указанием в нем сохранности экспоната, выполняемых процессов в их последовательности, используемых материалов, рецептур и представления и утверждения проекта на заседании реставрационного совета или реставрационной комиссии; съемку реставрируемых музейных предметов до, в процессе реставрации и после ее окончания (фотофиксация должна полностью отражать проделанную работу и все существенные изменения предмета); данные о результатах проводившихся физико-химических, биологических и рентгенографических и технологических исследований реставрируемых предметов; другие документы, которые являются подтверждением процесса и методик реставрационных работ; получение заключения о выполнении и качестве проведенных реставрационных работ (прием после реставрации) на заседании реставрационного совета или реставрационной комиссии.

41.11. Документом, подтверждающим проведение реставрационных работ и содержащим подробные сведения о них, является реставрационный паспорт или протокол реставрации. В реставрационный паспорт вносятся следующие данные:

номер реставрационного паспорта музейного предмета;

место постоянного хранения (музей, структурное подразделение музея);

каталожные данные предмета: наименование и краткое описание, автор, время создания, материал/основа, техника исполнения, размеры, наименование/проба/масса драгоценного металла в граммах, наименование и количество драгоценных камней (масса в каратах);

основание для реставрации (причина и цель проведения работ);

номер и дата протокола Реставрационного совета;

N и дата акта ВХ, на основании которого предмет передан в реставрацию;

сведения о реставраторе (фамилия, имя, отчество (при наличии), специальность, реставрационная категория);

состояние музейного предмета при поступлении в реставрацию: а) по визуальным наблюдениям, б) по данным лабораторных исследований (порядковый номер проведенного исследования, цель и вид исследования, описание и результат исследования, номер протокола Реставрационного совета, фамилия, имя, отчество (при наличии) исполнителя, должность), в) общее заключение о состоянии музейного предмета;

подпись реставратора (с расшифровкой), дата;

реставрационное задание и его обоснование (NN п/п, состав и последовательность реставрационных мероприятий, особые условия, данные протокола Реставрационного совета);

изменения реставрационного задания и их обоснование (в случае внесения изменений);

сведения об утверждении изменения реставрационного задания — утверждены Реставрационным советом, протокол (дата, номер) (в случае внесения изменений);

последовательность реставрационного процесса (N п/п, описание операций с указанием метода, технологии, рецептур, материалов и инструментов, выполнения сопровождающих иллюстративных материалов, даты начала и окончания операции, подписи руководителя и исполнителя работ);

иллюстративный материал (например, фотографии, схемы, картограммы, которые группируются по разделам «до реставрации», «в процессе реставрации», «после реставрации»): N п/п, дата, наименование иллюстративного материала, количество, N и место хранения негатива);

состояние сохранности после проведенных реставрационных работ (описание изменений технического состояния, внешних изменений предмета после реставрации, уточнение атрибуций и других характеристик);

заключение Реставрационного совета (выписка из протокола, номер и дата протокола);

подписи реставратора, ответственного хранителя;

рекомендации по условиям хранения предмета;

приложения к паспорту (в том числе, иллюстрации, акты, схемы, картограммы);

N и дата акта возврата из реставрации;

наблюдения за предметом после реставрации;

подписи руководителя реставрационного структурного подразделения, Главного хранителя музея.

Детальные требования к содержанию реставрационного паспорта и протокола реставрации с учетом положений настоящего пункта Единых правил определяются Внутримузейными правилами и организации по согласованию с учредителем.

41.12. Реставрационные подразделения музеев и организаций обязаны организовывать совместно с хранителями систематические осмотры (не реже одного раза в год) музейных предметов с учетом их специфики, условий хранения, и с таким расчетом, чтобы обеспечить сохранность всех музейных предметов. Все данные и результаты произведенных осмотров фиксируются в книге осмотра музейных предметов в хранениях и на выставках с обязательной отметкой о состоянии сохранности памятника и обнаруженных дефектов и повреждений, а также необходимости и очередности проведения реставрационных работ. В указанную книгу вносятся: порядковый номер записи в книге; дата осмотра; наименование (краткое описание предметов) инвентарный номер; принадлежность предмета (музей, структурное подразделение); подпись реставратора; подпись хранителя; примечания (при наличии). Детальные требования к содержанию книги осмотра музейных предметов с учетом положений настоящего пункта Единых правил определяются Внутримузейными правилами и организации по согласованию с учредителем.

41.13. Порядок учета, место хранения и определения лица, ответственного за ведение, регистрацию и хранение реставрационной документации определяются Внутримузейными правилами.

41.14. Работы по реставрации музейных предметов в музеях и организациях, не имеющих своих реставрационных подразделений, а также принадлежащих организациям и физическим лицам, производятся специализированными реставрационными учреждениями, находящимся в ведении Министерства культуры Российской Федерации, научно-реставрационными подразделениями ведущих российских музеев, иными организациями, имеющих реставраторов, аттестованных Министерством культуры Российской Федерации <22>, на основании договора, с соблюдением порядка проведения реставрационных работ, предусмотренного пунктами 42.8 — 42.11 Единых правил.

<22> Статья 5 Федерального закона N 54-ФЗ.

41.15. Выдача музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, на реставрацию за пределы музея или организации, производится музеями и организациями на основании разрешения Министерства культуры Российской Федерации и на основании соответствующих договоров с обеспечением записи в реестре сделок Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации <23>.

<23> Положение о Государственном каталоге.

41.16. Одновременно с возвратом музейных предметов после проведения реставрационных работ музею, организации или физическому лицу, которому они принадлежат, организация, которая проводила реставрационные работы, обязана передать оригиналы всех реставрационных документов: выписки из протоколов реставрационных советов, реставрационных протоколов, паспортов, заключения о физических и химических методах исследования, дубликаты негативов и фотоотпечатков, зафиксировавших реставрационный процесс, и другие документы, связанные с реставрацией музейных предметов.

XLII. Обеспечение сохранности музейных предметов при экспонировании

42.1. Перемещение экспонатов из особых кладовых и хранилищ, содержащих драгоценные металлы, может осуществляться только во время, когда музей закрыт для приема посетителей. Любое перемещение экспонатов внутри музея осуществляется только в сопровождении хранителя.

42.2. Устройство и оборудование экспозиционных залов предусматривает создание оптимальных условий для публичного представления и обеспечения сохранности музейных предметов.

42.3. Экспозиционное оборудование снабжается внутренними замками и специальными приспособлениями для наложения пломб и печатей, а также иных средств, позволяющих отслеживать несанкционированное открытие витрины.

42.4. Оборудование для предметов из драгоценных металлов и камней, оружия оснащается охранной сигнализацией.

42.5. Все малоустойчивые предметы, выставленные на различных полках и подставках, прикрепляются к полке, стене шкафа или к подставке.

Особо ценные и хрупкие экспонаты, оружие, предметы небольших размеров (в том числе мелкая скульптура, фарфор, стекло) экспонируются в застекленных шкафах, витринах или стендах.

42.6. В открытой экспозиции около особо ценных или хрупких экспонатов устанавливаются специальные ограждения.

42.7. В случае необходимости отдельные экспонаты закрываются стеклянными колпаками. Колпаки плотно пригоняются к подставкам.

42.8. Экспозиционное оборудование должно надежно защищать музейные предметы от пыли, неблагоприятных воздействий окружающей среды, а также различных несанкционированных посягательств — попыток хищения и актов вандализма.

В соответствии с пунктом 13 Правил противопожарного режима в Российской Федерации при эксплуатации объекта защиты руководитель организации обеспечивает соблюдение проектных решений в отношении пределов огнестойкости строительных конструкций и инженерного оборудования, осуществляет проверку состояния огнезащитного покрытия строительных конструкций и инженерного оборудования в соответствии с нормативными документами по пожарной безопасности, а также технической документацией изготовителя средства огнезащиты и (или) производителя огнезащитных работ. Указанная документация хранится на объекте защиты. При отсутствии в технической документации сведений о периодичности проверки проверка проводится не реже 1 раза в год.

42.9. Экспозиционное оборудование располагается по отношению к окнам таким образом, чтобы экспонаты не подвергались действию прямых солнечных лучей.

42.10. При развеске экспонатов на щитах или внутри шкафов предметы закрепляются неподвижно.

На стенах, стендах и щитах для подвески экспонатов укрепляются металлические штанги. Подвеска картин осуществляется на металлических полосах, тросах или шнурах. Для подвески большемерных и очень тяжелых экспонатов используются металлические полосы или тросы.

Кольца для подвески картин укрепляются на тыльной стороне рамы. Запрещается ввертывание колец в подрамник картины. В рамах, подготовленных для экспозиций, глубина паза для картины должна соответствовать толщине подрамника. Для монтировки картин в рамы используются специальные металлические или деревянные зажимы и вертушки. Железные зажимы должны быть предварительно покрыты антикоррозионным защитным слоем. Тыльную сторону монтированной в раму картины можно защитить пенокартоном, картоном.

Системы подвеса малогабаритных картин в обязательном порядке должны иметь конструкцию, препятствующую возможности быстрого несанкционированного съема предмета хранения с целью его хищения.

42.11. При развеске произведений живописи на дереве без окантовок и рам (например, икон) их следует крепить при помощи специальных металлических держателей, обернутых тканью. При значительной тяжести произведения необходимо обеспечить дополнительные упоры под нижний торец экспоната или рамы.

При наличии технической возможности произведения живописи должны быть дополнительно защищены системой охранной сигнализации.

Произведения живописи, размещенные в нижнем ряду экспозиции, необходимо хранить под стеклом. Во избежание соприкосновения стекла с живописью по краям делают деревянные, картонные или пробковые прокладки толщиной 2 — 5 мм.

42.12. Произведения графики экспонируются в витринах под стеклом и в двойном паспарту (из чертежной бумаги типа ватман, полуватман и бескислотного картона).

42.13. Использование фанеры и досок без бумажных прокладок для окантовки графики запрещается.

42.14. Срок экспонирования всех видов бумажных материалов зависит от характера освещения залов и использованных средств защиты самих произведений. В зависимости от условий общая продолжительность экспонирования должна быть не более шести месяцев в году.

42.15. Старые фотоснимки экспонируются в витринах или под стеклом, в паспарту, по тем же правилам, установленным Едиными правилами для художественной графики. Допустимый срок их экспонирования — не более трех месяцев. В постоянной экспозиции следует использовать оцифрованные экземпляры.

Уровень освещенности при экспонировании предметов из бумаги или текстиля должен быть в пределах 50 люкс. Для освещения, по возможности, должны быть использованы музейные лампы с пониженным уровнем ультрафиолетового излучения.

42.16. При экспонировании одежды используются манекены, сконструированные или специально подготовленные с учетом индивидуальных особенностей демонстрируемого костюма, или плечики. На последние делаются мягкие объемные подкладки. Для археологических предметов костюма возможно использовать наклонные планшеты, обитые тканью. Угол наклона планшета не более 30 градусов. Сроки экспонирования костюмов: на временных выставках — не более 4 месяцев, в постоянных экспозициях, в специально оборудованных витринах — не более года.

42.17. Срок экспонирования не дублированных тканей в висячем положении не должен превышать трех лет.

42.18. Не дублированные археологические и ветхие ткани, а также тонкие ткани с тяжелым золотым, серебряным и иным шитьем экспонируются только в горизонтальном положении или на наклонных планшетах, обитых тканью под углом не более 30 градусов.

42.19. Подвеска тканей осуществляется следующими способами. К верхней кромке ткани (шпалеры, ковра) с тыльной стороны пришивается карман из вспомогательной материи для продевания планки, за которую и осуществляется подвеска. Возможно также применение контактной текстильной ленты, которая представляет собой застежку в виде пары лент, на одной из которых размещены микрокрючки, на другой — микропетли, принцип действия основан на зацеплении одной поверхности о другую (также имеет названия «контактная застежка», «липучка», «лента — контакт», «репейник»), далее — контактная текстильная лента-застежка. К обеим частям контактной текстильной ленты-застежки пришивают полосы ткани или тесьму. Ткань (или тесьма) в которую пришита мягкая, без крючков часть контактной текстильной ленты-застежки пришивается к верхней кромке экспоната с оборотной стороны, а ответная крепится к монтажной планке. В случае использования колец или петель, они равномерно пришиваются на тесьму или полосу вспомогательной ткани, которая затем пришивается к верхней кромке экспоната. Точечное пришивание колец или петель непосредственно к экспонату не рекомендовано.

42.20. Древние хорошо сохранившиеся ткани могут экспонироваться в вертикальном положении прикрепленными по периметру к ткани, нейтральной по химическому составу, натянутой на подрамник. Такая подготовка тканей выполняется реставратором.

42.21. Ковры и гобелены должны быть обязательно снабжены подкладками, а в случае старых и плохо сохранившихся предметов — дополнительной дублировкой. Ковры и гобелены при экспонировании подвешиваются как большинство тканей: карман, кольца, петли или полоса контактной текстильной ленты-застежки крепится к системе подвеса ковра: горизонтальной доске или планшету, обтянутому тканью.

Не рекомендуется экспонировать шпалеры и ковры в натянутом на подрамнике состоянии. Древние предметы текстиля, ранее натянутые на подрамники, должны быть демонтированы с подрамников в результате реставрационных мероприятий и снабжены подкладками, дублировкой и системами крепления, указанными выше.

Все вспомогательные ткани должны быть нейтральны по химическому составу и иметь прочную окраску.

Запрещается прибивать ткани, ковры, гобелены гвоздями или прикалывать булавками. Запрещается использование мебельных скоб, клея и клеевой ленты (скотча). Для монтажа текстильных изделий на экспозиции должны использоваться специальные булавки с некоррозирующим покрытием. Эта работа выполняется реставраторами совместно с хранителем.

42.22. При монтаже экспозиции картины устанавливаются на полу вдоль стен на специальных подушках или подставках. Расписную или золоченую скульптуру из дерева, резьбу, резные или золоченые рамы при монтаже экспозиции запрещается ставить прямо на пол или прислонять к стене; необходимо пользоваться мягкими прокладками из поролона или подушек с ватой и ветошью между полом, стеной и предметом. Экспонаты ставятся к стене тыльной стороной.

42.23. При экспонировании мебели следует помещать ее на подиумы по площади несколько больше экспоната и высотой не менее 10 см.

Не допускается использование музейных предметов мебели в качестве подставок для витрин или подиумов под скульптуру.

В случае, если экспозиционно-художественным решением предусмотрена установка на мебель каких-либо других экспонатов (вазы, часы, настольные украшения, фотография в рамке), нижняя часть устанавливаемого предмета изолируется от поверхности мебели прокладкой из мягкой ткани, например, байки.

42.24. Двусторонние предметы экспонируются на специальных подставках или в витринах, допускающих обозрение с разных сторон.

42.25. Объемные вазы, большемерная скульптура, керамическое панно, мозаика размещаются на специальных тумбах-подставках или прикрепляются к стене.

42.26. Выставленную в экспозиции скульптуру необходимо крепить к постаменту с учетом специфики материала предмета, используя в этих целях гипс, мастики и другие обратимые и легко удаляемые материалы.

42.27. Запрещается использование пластилина и необратимых клеев в качестве крепления для всех без исключения предметов.

42.28. Коллекции насекомых экспонируются наколотыми на специальные булавки в застекленных ящиках или коробках с торфяным дном, оклеенным внутри белой бумагой.

Не допускается экспонирование ботанических материалов без герметизации более одного месяца.

42.29. Запрещается размещение экспонатов вблизи отопительных приборов и вентиляционных установок.

Экспозиционное оборудование должно расставляться таким образом, чтобы проходы между витринами и щитами были шириной не менее 2 м, а главных проходов — не менее 3 м.

Предметы из органических материалов (дерево, бумага, фотографические материалы, кожа, кость, ткани, масляная и темперная живопись, воск, ботанические и зоологические объекты) следует располагать не менее чем на 1,5 — 2 метра от отопительных приборов и источников света, обладающих тепловым воздействием.

42.30. Для защиты музейных предметов от пыли, мух и вредителей открываемые окна и вентиляционные отверстия помещений снабжаются фильтрами в виде специальных рам, обтянутых капроновой или частой металлической сеткой с ячейками не более одного миллиметра.

42.31. Потоки воздуха в зоне экспоната не должны превышать 0,1 м/с.

42.32. Оборудование временных выставок должно легко монтироваться и демонтироваться, быть удобным при перемещениях и гарантировать надлежащий режим безопасности в условиях экспонирования. Рекомендуется использовать модульные конструкции с внутренней оснасткой, позволяющей многоразовое и многоплановое использование.

Показатели пожарной опасности декоративно-отделочных, облицовочных материалов и покрытий полов на путях эвакуации в зальных помещениях музея должны соответствовать требованиям, определенным статьей 134 Технического регламента.

42.33. Нормативным уровнем звука при экспонировании музейных предметов является 80 дБА <24>.

<24> Постановление Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 21.06.2016 N 81 «Об утверждении СанПиН 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 08.08.2016, регистрационный N 43153).

В связи с утратой силы Постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 21.06.2016 N 81 с 01.03.2021 следует руководствоваться принятым взамен Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 28.01.2021 N 2.

XLIII. Особенности экспонирования памятников восточной живописи

43.1. Памятники восточной живописи являются особо хрупкими материалами для экспонирования.

43.2. Срок экспонирования памятников восточной живописи не должен превышать трех месяцев с последующей ротацией памятников.

43.3. Экспонируются свитки с живописью на холсте (тангка) или шелке (китайские, японские свитка) в рамах под стеклом или в витринах.

43.4. В случае экспонирования свитков в рамах, следует учитывать толщину валиков для расчета глубины рамы.

43.5. Не допускается соприкосновение живописного памятника с деревянным задником или картоном низкого качества, содержащим лигнин.

43.6. Стекло или синтетический плексиглас не должны пропускать ультрафиолетовые лучи и обрабатываются антистатиком.

43.7. Живопись в форме свитка крепится на планшете, обтянутом синтетической тканью с нейтральным показателем кислотности. Следует избегать тканей, окрашенных красителями с повышенными кислотными и щелочными показателями, а также льняных и шерстяных тканей.

43.8. Планшет изготавливается из нейтрального синтетического материала, не подверженного деформации. Не допускается использовать фанеру, ДСП и строительные панели, выделяющие вредные вещества и газы. Для изготовления планшета могут использоваться сотовые панели из полимерного материала или алюминиевой фольги с покрытием из нейтрального материала.

43.9. Свиток крепится на планшет с помощью пластмассовых зажимов и крючков, привинчивающихся к основе планшета. Верхний валик зажимается крючком-зажимом, а нижний тяжелый, поддерживается двумя пластмассовыми крючками-держателями.

43.10. В целях избежание резких перепадов температуры и влажности зазоры между рамой и планшетом на оборотной стороне закрываются тканевой или бумажной клеевой лентой.

Крепление свитков на стену витрины производится тем же способом, что и на планшет.

43.11. При установке ширмы в витрине необходимо соблюсти равновесие ее конструкции, не допускается разворачивать ширму в горизонтальной плоскости.

43.12. Китайские, японские, корейские веера с живописью, выполненной на различных основах (бумага, шелк, кожа-лайка, кружева, перья, дерево, слоновая кость, перламутр) экспонируются только в витринах, на специальных подставках-пюпитрах из оргстекла, с соблюдением изгиба конструкции веера, для обеспечения опоры под все его веера (экран с живописью и пластины остова).

43.13. Альбомы с китайскими картинами, выполненными на тетрапанаксе клеевыми красками и тушью, экспонируются только в витринах, на специальных подставках-пюпитрах из оргстекла. Китайские картины на тетрапанаксе, помещенные в паспарту, экспонируются как произведения графики: в витрине или в раме под стеклом.

43.14. Миниатюрная индийская живопись на пластинах из слоновой кости экспонируется только в витрине, в рамках или на специальных наклонных подставках-пюпитрах из оргстекла. Рекомендуется экспонирование в витрине с климат-контролем, во избежание резких перепадов температурно-влажностного режима.

XLIV. Общие условия обеспечения сохранности музейных предметов при их упаковке и транспортировке

44.1. Музейные предметы, подлежащие транспортировке, тщательно осматриваются реставрационным советом или специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя музея, в состав которой входят ответственные сотрудники музея (заведующие соответствующими структурными подразделениями, хранители, реставраторы).

44.2. Реставрационный совет (комиссия) составляют письменное заключение о возможности транспортировки музейных предметов и дают необходимые рекомендации по их упаковке и транспортировке.

Если состояние сохранности музейных предметов вызывает опасение, то их транспортировка может быть запрещена или разрешена лишь при условии выполнения всех рекомендаций реставрационного совета (комиссии).

Упаковка предметов производится квалифицированными упаковщиками под наблюдением ответственного за упаковку сотрудника или хранителя музея и реставратора.

44.3. Все предметы, подлежащие транспортировке, делятся на группы, требующие определенной упаковки. В соответствии с этими группами заказывается упаковочная тара (ящики). Тара, предназначенная для перевозки предметов, и упаковочный материал хранятся в сухом закрытом помещении.

Упаковка должна обеспечивать изолированность предметов от внешних атмосферных влияний и защиту их от механических повреждений. Предмет прочно закрепляется внутри упаковки.

Для ценных высокохудожественных и уникальных предметов предусматривается изготовление специальной упаковочной тары с учетом индивидуальных особенностей каждого предмета.

44.4. Ящики из фанеры для упаковки предметов изготавливаются из фанеры высокого качества, не поврежденной микроорганизмами, и планок из хвойных пород дерева. Предпочтительно применять фанеру, изготовленную на синтетических смолах. Крупные ящики изготавливаются из листов фанеры общей толщиной не менее 12 мм. Края крышки оклеиваются полосами микропористой резины.

Для мелких предметов может быть изготовлен ящик с несколькими кассетами.

44.5. На ящике трафаретом ставятся его номер, шифр и маркировки, содержащие информацию о защите предметов от сырости, весе, верхе и низе ящика, а также делаются предупреждающие надписи типа «не кантовать» и другие.

44.6. В качестве упаковочного материала рекомендуется использовать микалентную бумагу, крафт-картон, гофр-картон, воздушно-пузырчатую пленку, плотную упаковочную бумагу, фланель, байку.

44.7. Запрещается:

упаковывать предметы в один ящик, разнотипные как по материалу, так и по весу;

упаковывать предметы в мягкую тару.

В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр упаковочного листа на предметы, находящиеся в данном ящике, подписанный хранителем или научным сотрудником музея, ответственным за упаковку предметов, реставратором и упаковщиком.

44.8. Сторона, отправляющая предметы, должна своевременно уведомить грузополучателя об отправке груза и сопровождающем для принятия необходимых мер по приему груза.

44.9. Прием музейных предметов производится группой ответственных лиц по поручению руководителя принимающей стороны. Приемка производится с участием сопровождающего груз, а при его отсутствии грузоотправителю сообщается дата и место приема для командирования в случае необходимости своего представителя.

Груз принимается поящично. Находящиеся в ящиках предметы тщательно осматриваются. Результаты приемки оформляются актом, в котором указывается наличие прибывших предметов в каждом ящике, фиксируются состояние сохранности каждого предмета и возможные причины, приведшие к их повреждению.

Обо всех случаях повреждений предметов немедленно сообщается организации — отправителю.

44.10. Перевозка предметов автотранспортом производится только в закрытых автофургонах, пригодных для этих целей. При погрузке ящики размещаются по ходу движения и закрепляются неподвижно.

44.11. Рекомендуется не пользоваться временным хранением ящиков с музейными предметами в пакгаузах. В случае временного хранения ящиков с музейными предметами в пакгаузах, их разрешается хранить только в пакгаузах закрытого типа.

Ящики вскрываются обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть близки к нормальному музейному режиму.

В зимнее время, а также ранней весной и поздней осенью (при большой разнице между наружной температурой и температурой внутри помещения) ящики вскрываются только на следующие сутки пребывания их в помещении.

44.12. Предметы, хранящиеся запакованными в ящики длительное время, периодически распаковываются для проверки состояния их сохранности.

При контрольных вскрытиях ящиков произведения станковой масляной живописи выдерживаются на свету (только не на солнце) в течение нескольких суток и затем вновь пакуются.

Ткани необходимо распаковывать не менее трех раз в год, весной и осенью проветривать и затем перекладывать, меняя места сгибов упаковочного материала.

XLV. Упаковка произведений станковой живописи

45.1. Произведения живописи могут упаковываться как вместе с рамами, так и без рам.

Лицевая сторона картины должна быть защищена от случайного повреждения осколками от лепнины рамы.

Застекленные картины перед упаковкой демонтируются, между стеклом и рамой вкладывается кусок оргалита или плотного картона, по размеру равный картине, после чего картина вновь монтируется в раму.

Стекло на картине перед упаковкой заклеивается специальной пленкой. Если картину защищает триплекс или иной небьющийся материал — нет необходимости в дополнительных мерах предохранения.

Во избежание повреждения экспоната нельзя закалывать края бумаги кнопками.

45.2. Упакованные в микалент картины укладываются в ящик попарно живописной поверхностью друг к другу. Между ними прокладывается плотный картон.

45.3. Ящики с произведениями станковой живописи на холсте транспортируются так, чтобы упакованные картины обязательно находились в вертикальном положении.

45.4. Накатка на вал больших картин допускается лишь в присутствии реставратора. При этом картина кладется живописной поверхностью на чистый пол, застеленный упаковочным материалом. Оборотная сторона картины простилается упаковочным материалом. Над картиной параллельно ее кромке устанавливается вал с кружалами. Кромка картины плотно прижимается к валу, закрепляется обойными гвоздями и прокладывается микалентом. Полотно картины должно заходить на вал вполоборота.

Накатка на вал производится тремя или, в крайнем случае, двумя лицами. При накатке необходимо следить за тем, чтобы не было перекоса полотна картины.

На вал может быть накатано не более 5 картин в зависимости от их размера. По мере накатки картины на вал кромка каждой следующей накатываемой картины склеивается с кромкой предыдущей при помощи скотч ленты или сшивается ниткой.

Края холстов, накатанных на вал, не должны доходить до краев кружал на 5 — 10 см с каждой стороны.

Вал с накатанными картинами обертывается упаковочным материалом, а затем по спирали водонепроницаемой синтетической пленкой или клеенкой и упаковывается в ящик.

Вал с накатанными на него картинами транспортируется в горизонтальном положении.

45.5. В упаковке для картин необходимо создавать температурно-влажностный режим, по возможности близкий к тому, в котором они находятся в постоянном месте хранения. Необходимо упаковывать картины так, чтобы посторонние предметы не касались живописи; смягчить вибрацию, которая может вызвать повреждения живописи и основы. При упаковке используется стол, имеющий ровную поверхность, покрытый мягкой тканью, поверх которой укладывается растянутая микалентная бумага. Картина кладется на стол лицом вниз, с одной стороны бумага заворачивается на тыльную сторону и фиксируется скотчем к подрамнику. Противоположный край микалента крепится к подрамнику таким образом, чтобы бумага была натянута, не обвисала и не создавала трение красочного слоя. Бумага фиксируется по двум другим сторонам картины. Необходимо учитывать, что на наклейки и печати во избежание повреждения, фиксирующий скотч не клеится.

45.6. Материал, употребляемый для изготовления деревянных ящиков, должен быть основательно высушен, без следов проявленной плесени, без загрязнений. Термоизоляция, используемая для ящиков не должна содержать вредных веществ. Форма ящика, методы упаковки, — все должно быть выбрано с целью обеспечения эффективной термоизоляции и сведения механических воздействий на произведения искусства до минимума.

45.7. При упаковке, транспортировке и распаковке должны быть соблюдены все меры предосторожности. Ящик и все упаковочные приспособления предварительно в течение двух или более недель выдерживаются для акклиматизации в условиях температурно-влажностного режима, благоприятного для экспонатов; упаковку следует производить при заранее установленной температуре и относительной влажности. При транспортировке следует соблюдать правила погрузки; избегать вибрации и толчков. Наружная температура должна обязательно приниматься во внимание. По прибытии на место ящики, во избежание конденсата, остаются закрытыми в течение 24 часов для установления температурного равновесия. Открытые ящики и упаковочные материалы должны храниться в тех же самых температурно-влажностных условиях.

45.8. При упаковке обязательно присутствует хранитель и реставратор. При отправлении экспонатов на выставки или с другой целью в музее составляется акт, в котором перечисляются все данные об отправляемых экспонатах с обязательным подробным описанием состояния их сохранности.

XLVI. Упаковка произведений темперной живописи на деревянной основе

46.1. Перед упаковкой произведения темперной живописи группируются по размерам, в соответствии с которыми заказывается упаковочная тара.

Все предметы перед упаковкой рекомендуется обертывать микалентной бумагой, затем воздушно-пузырчатой пленкой, крафтом и закрепляются липкой лентой. Красочный слой обязательно закрывается папиросной или микалентной бумагой.

46.2. Произведения темперной живописи небольшого размера пакуются для перемещения на дальние расстояния в ящик под руководством реставратора в горизонтальном положении, в кассетах, либо, при внутренних перемещениях, укладываются попарно красочной поверхностью одной картины к красочной поверхности другой и перекладываются по углам мягкими прокладками, в вертикальном положении по направлению волокон древесины.

На дно ящика укладывается поролон, пенопласт или гофрированная бумага. Пустоты между стенками ящика и торцами предметов плотно заполняются свертками из мятой бумаги или упаковочным материалом.

46.3. Произведения темперной живописи большого размера пакуются в специальные двойные ящики не более 1 произведения. Ящик должен иметь датчик температурно-влажностного режима (постоянно пишущий), датчик удара, силикагель. Произведений на деревянных основах размещают в ящиках вертикально, по направлению волокон древесины.

Предметы укладываются живописной поверхностью одного к живописной поверхности другого. По верхнему и нижнему краям живописной поверхности нижележащего произведения накладываются жгуты толщиной не менее 2 см из плотной бумаги.

Предметы крепятся небольшими брусками с боков и рейками сверху. В местах соприкосновения их поверхности с креплениями прокладываются подушки (при внутримузейном перемещении).

46.4. Упаковка икон с уникальными окладами производиться только под руководством реставратора.

Иконы небольшого размера перед укладкой в ящик помещают в индивидуальные кассеты.

46.5. Произведения с покоробленной основой упаковываются в специальные отдельные двойные ящики. С учетом коробления основы, в поролоне по лекалу изготавливается выемка, соответствующая короблению. Ящик должен иметь датчик температурно-влажностного режима (постоянно пишущий), датчик удара, силикагель. Произведений на деревянных основах размещают в ящиках вертикально, по направлению волокон древесины.

46.6. Произведения, сильно поврежденные жуками-точильщиками, пакуются в отдельные ящики, соответствующие их размерам, под руководством реставратора.

Транспортировка таких предметов допускается только в исключительных случаях, например, отправка на реставрацию.

XLVII. Упаковка произведений графики

47.1. Акварели, рисунки и гравюры пакуются в ящики в таких же папках, в каких они хранятся в фондах музея.

47.2. Папки делятся на группы по размерам, обертываются в бумагу, заключаются во влагонепроницаемые двойные пакеты, затем укладываются в ящики в горизонтальном положении.

На дно ящика кладется прокладка из пенопласта. Все пустоты в ящике плотно заполняются упаковочным материалом — свертками мятой бумаги, поролоном. Ящики изнутри оклеиваются водонепроницаемым материалом.

47.3. Произведения графики упаковываются монтированными в паспарту, при необходимости — под стеклом и в рамах. Перед упаковкой стекло заклеивается специальной липкой лентой для стекла, концы которой не должны доходить до рамы на 1 см.

47.4. Произведения графики в старой художественной или авторской монтировке размонтированию при упаковке не подлежат. Такие произведения перед укладкой в ящик помещают в индивидуальные деревянные кассеты с прокладкой из поролона со стороны стекла и с оборота, а по бортам — из пенопласта.

47.5. Транспортировка пастелей и рисунков углем допускается только в исключительных случаях и обязательно в застекленном виде. Стекло предварительно заклеивается липкой лентой.

При упаковке этих произведений нельзя допускать никаких сотрясений. Категорически запрещается забивка гвоздей. Транспортировка ящиков в этом случае производится только в вертикальном положении.

XLVIII. Упаковка и транспортировка фотографических материалов

48.1. Фотографические материалы, подлежащие транспортировке, должны тщательно осматриваться реставратором и хранителем, которые составляют листы сохранности и дают рекомендации по упаковке и транспортировке материалов.

48.2. Для особо ценных высокохудожественных, уникальных фотографических материалов, а также фотографических материалов, находящихся в неудовлетворительном состоянии сохранности, предусматривается изготовление специальной упаковочной тары с учетом индивидуальных особенностей каждого предмета.

48.3. Упаковка предметов производится квалифицированными сотрудниками под наблюдением хранителя музея и реставратора.

48.4. Транспортировка фотографических материалов на основе полимерной пленки и бумажной основе производится в упаковке, в которой они хранятся и в дополнительной упаковке, которая должна обеспечивать изолированность предметов от внешних атмосферных явлений, света и от механического повреждения. При транспортировке фотографических материалов необходима их фиксация, исключающая возможность перемещения фотографических материалов, ударов и различных сотрясений внутри упаковки.

48.5. При транспортировке фотографических материалов на стеклянной основе необходимо применение мягких демпфирующих и антирезонансных материалов и пометка «хрупкое стекло» на внешней таре.

48.6. Перевозка предметов автотранспортом производится только в закрытых автофургонах, пригодных для этих целей. При погрузке ящики размещаются по ходу движения. Во время перевозки ящиков должна быть обеспечена полная их неподвижность.

48.7. Ящики с предметами вскрываются обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть близки к нормальному музейному режиму. В зимнее время, а также ранней весной и поздней осенью (при большой разнице между наружной температурой и температурой внутри помещения) ящики вскрываются только на следующие сутки пребывания их в помещении.

48.8. Тара, предназначенная для перевозки предметов, и упаковочный материал должны храниться в сухом закрытом помещении.

48.9. Упаковочная тара должна надежно защищать перевозимые предметы.

XLIX. Упаковка произведений скульптуры и большемерных предметов декоративно-прикладного искусства из камня

49.1. Перед упаковкой каждый предмет обертывается микалентной бумагой в два слоя, которая крепится на нем липкой лентой без касания к поверхности музейного предмета. Разъемные части скульптуры и предметов декоративно-прикладного искусства из камня пакуются отдельно при условии наличия возможности и их безопасной разборки и сборки.

Запрещается применение при упаковке скульптуры вощеной и парафинированной бумаги.

49.2. Скульптура средних и больших размеров из всех видов материалов, а также предметы декоративно-прикладного искусства из камня крепятся в ящике планками, снабженными мягкими прокладками из демпфирующего материала (вторичный пенополиуретан), закрытого сверху микалентной бумагой — ложементами, повторяющими конфигурацию предмета в зоне касания. Крепления должны обеспечить неподвижность произведения в упаковке и минимальное давление на наиболее хрупкие его части. Предмет должен быть отчетливо виден при распаковке ящика при снятии верхней крышки ящика для дальнейшей безопасной работы с ним.

Не рекомендуется использовать для упаковки тканевые чехлы.

49.3. Мраморная скульптура пакуется по одной в ящик. В случае упаковки в ящик двух произведений каждое из них отгораживается друг от друга фанерными стенками.

49.4. Мелкая скульптура упаковывается согласно указаниям, описанным в главе L «Упаковка предметов декоративно-прикладного искусства» Единых правил.

L. Упаковка предметов декоративно-прикладного искусства

50.1. При упаковке предметов из керамики, стекла, фарфора, мелких предметов и статуэток из камня и других хрупких предметов каждое из них обертывается микалентной бумагой, затем поролоном или иным мягким материалом, воздушно-пузырчатой пленкой, которая закрепляется липкой лентой без касания к поверхности музейных предметов. Каждая съемная деталь обертывается отдельно.

50.2. При упаковке особо хрупких предметов, кроме мягкой обертки, их следует помещать в небольшие ящики и коробки, которые, в свою очередь, упаковываются в общий ящик.

Допускается упаковка подобных предметов непосредственно в коробку и их крепление в ней специальным вкладышем, повторяющим форму предмета.

Упакованные предметы перекладываются дополнительно упаковочным материалом, им же плотно заполняются все пустоты в ящике.

Предметы, получившие в процессе упаковки округлую форму, укладываются в ящики, на дно которых предварительно кладется амортизационная подушка из мягкого упаковочного материала. Вниз укладываются более тяжелые предметы, а сверху — более легкие и хрупкие.

50.3. Тарелки и блюда из фарфора и фаянса, одинаковые по размеру и форме, пакуются в ящики, рассчитанные не более чем на 2 яруса. Каждый предмет прокладывается листами воздушно-пузырчатой пленки и ставятся плотными стопкам на ребро.

Тарелки и блюда, различные по форме и размеру, пакуются индивидуально аналогичным образом.

50.4. Ящики для упаковки тканей снабжаются внутренней предохранительной крышкой и съемными полками-кассетами, на которые они укладываются. Ткани пакуют в ящики перекладывают листами чистой бумаги. При упаковке следует избегать излишних сгибов материала. В случае, если складок на тканях или предметах костюма не избежать, их следует проложить мягким упаковочным материалом.

50.5. Ковры и шпалеры, ткани и вышивки больших размеров перед транспортировкой перекладывают слоем бумаги и накатывают на вал ворсом (лицевой стороной) наружу. При накате необходимо избегать образования складок на коврах или шпалерах.

Длина вала должна быть больше ширины накатанных на него ковров или шпалер на 10 см с каждой стороны.

Перед укладкой в ящик вал закрепляют в нем так, чтобы ковры и шпалеры не касались стенок ящика.

Ковры и шпалеры небольшого размера пакуются так же, как ткани, в соответствии с пунктом 50.4 Единых правил.

50.6. Ящики для упаковки мебели изготавливаются в зависимости от ее формы и размера. Перед упаковкой мебель обертывается бумагой и мягким упаковочным материалом. В ящике мебель раскрепляется планками. В местах соприкосновения с креплениями прокладываются подушки из амортизационного материала.

Съемные или плохо прикрепленные детали мебели при упаковке снимаются, упаковываются отдельно и вкладываются в ящик к тому предмету, деталью которого они являются. Крупногабаритные и многодетальные предметы мебели и кареты, имеющие большой вес, перед упаковкой демонтируются на отдельные детали и агрегаты.

50.7. Монеты и медали, хранящиеся в надписанных конвертах, укладываются в этих конвертах в небольшие шкатулки или ящички.

При упаковке монет и медалей, хранящихся на лотках (планшетах) в коробочках или гнездах-лотках с ярлычками, они снимаются с места в порядке рядов вместе с коробочками и ярлычками и вкладываются в нумерованные бумажные конверты, которые укладываются (без уплотнения) в небольшие шкатулки или ящики.

Особо хрупкие монеты прокладываются микалентной бумагой и мягким упаковочным материалом.

Клады упаковываются целиком, отдельно от других монет.

50.8. Металлические предметы упаковываются аналогично предметам из керамики и стекла. Сначала они обертываются микалентной бумагой, затем поролоном или иным мягким упаковочным материалом и бумагой.

Особое внимание следует уделять упаковке предметов, украшенных камнями, эмалями, дробницами и другими вставками.

50.9. Изделия из художественных лаков пакуются сначала в микалентную бумагу, а затем в картонные коробки с уплотнением из мягкого упаковочного материала.

LI. Упаковка часов и механизмов

51.1. Основные требования по упаковке часов и механизмов (далее — экспонатов) формулируются в соответствии с требованиями, обусловленными материалом их корпуса (например, часы в деревянном корпусе упаковываются в соответствии с требованиями по упаковке мебели).

51.2. Упаковка экспонатов должна защищать их от пыли, сырости, вибраций, ударов и резких перепадов температуры.

51.3. Упаковка и распаковка экспонатов должны происходить под контролем хранителя или реставратора.

51.4. При упаковке часов с открытыми стрелками (без защитного стекла на циферблате) необходимо следить, чтобы упаковочный материал не касался стрелок. При упаковке часов с защитными стеклами необходимо следить за сохранностью этих стекол.

51.5. Механические напряжения экспонатов перед упаковкой должны быть максимально ослаблены, то есть гири сняты, маятники сняты или зафиксированы, молотки зафиксированы, заводные пружины распущены.

51.6. Допускается упаковка съемных элементов (таких, как гири, маятники, заводные ключи) в отдельной таре, при условии, что маркировка таких элементов обеспечит их однозначную идентификацию.

51.7. При наличии легкосъемных элементов (например, внешнего декора корпуса или крепежных элементов), следует принимать дополнительные меры по их закреплению, а также исключать возможность их утраты при распаковке.

51.8. Настольные часы транспортируются в вертикальном положений, настенные и напольные — в горизонтальном.

51.9. Напольные часы рекомендуется транспортировать со снятым механизмом.

LII. Порядок обеспечения безопасности музейных предметов и действий в случае повреждения или хищения музейных предметов

52.1. При оборудовании помещений музеев и организаций техническими средствами охраны необходимо учитывать особенности защиты мест хранения музейных предметов, режим охраны должен эффективно обеспечиваться в условиях доступа посетителей в музей.

52.2. Система охранной сигнализации должна обеспечивать сохранение информации о таких событиях, как тревоги извещателей; снятия помещений с охраны и постановке их под охрану; состоянии шлейфов сигнализации; включении и выключении питающего напряжения; попытке несанкционированного отключения приборов и повреждения шлейфов сигнализации.

52.3. Перечень мероприятий, направленных на обеспечение безопасности музея и организации, формируется, исходя из оценки степени уязвимости музея и организации по решению руководителя музея и организации.

52.4. Музей обязан информировать в случае обнаружения пропажи, хищения или утраты музейных предметов правоохранительные органы незамедлительно, а Министерство культуры Российской Федерации <25>, учредителя музея и представителя собственника музейных предметов письменным уведомлением в течение 3 календарных дней со дня установления факта пропажи, хищения или утраты.

<25> Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.06.2012 N 630 «Об утверждении Административного регламента по предоставлению Министерством культуры Российской Федерации государственной услуги «Регистрация фактов пропажи, утраты, хищения культурных ценностей, организация и обеспечение оповещения государственных органов и общественности в Российской Федерации и за ее пределами об этих фактах» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 09.07.2012, регистрационный N 24839), с изменениями, внесенными приказами Министерства культуры Российской Федерации от 01.08.2014 N 1356 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 25.08.2014, регистрационный N 33850), от 16.05.2016 N 1071 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.06.2016, регистрационный N 42468).

Музей обязан информировать в случае обнаружения физического разрушения, повреждения или заболевания музейных предметов учредителя музея и представителя собственника музейных предметов письменным уведомлением в течение 10 рабочих дней со дня установления факта изменения состояния их сохранности.

52.5. Во всех случаях повреждений музейных предметов Музей, организация, физическое лицо, которым принадлежат музейные предметы, обязаны в день их обнаружения составить акт, в котором зафиксировать степень повреждения музейного предмета, причину и обстоятельства повреждения (к акту прилагается фотография поврежденного предмета). Музей, организация, физическое лицо, которым принадлежат музейные предметы, обязаны принять меры к восстановлению и реставрации музейного предмета и устранению причины заболевания (при наличии). При повреждении музейного предмета Музей, организация, физическое лицо, которым принадлежат музейные предметы, должны обеспечить сохранность всех его частей, включая незначительные (частицы красочного слоя произведений живописи, осколки скульптуры, фарфора, детали мебели, фрагменты шитья, обрывки бумаги и иные частицы) и передать их одновременно с передачей музейного предмета для реставрации в свое реставрационное подразделение или в организацию, выполняющую реставрационные работы.

LIII. Маркировка музейных предметов

53.1. Присвоение музейным предметам учетных обозначений (далее — учетная маркировка) осуществляется посредством нанесения на предмет его полного учетного номера, состоящего из следующих обозначений:

шифр фонда и учетный номер по ГИК и книгам поступлений (ГИК или КП — основной фонд, НВФ — научно-вспомогательный фонд, СФ — сырьевой фонд, ЭФ — экспериментальный фонд);

шифр фондовой коллекции и учетный номер по инвентарной книге (например, ДРЖ-524);

шифр и учетный номер по специальной инвентарной книге (например, ЗА-78).

Полное учетное обозначение музейного предмета может иметь вид: ГИМ-1612/М-67/ЗА-5.

В случае если размер музейного предмета не позволяет нанести на его поверхность полный учетный номер, допускается нанесение только шифра фондовой коллекции и учетного номера по инвентарной книге (например, ДРЖ-524).

По решению ответственного хранителя или реставратора, возможно прикрепление подвесных учетных номеров к предмету.

53.2. Хранение и экспонирование музейных предметов без учетных обозначений не допускается.

53.3. Учетная маркировка предметов осуществляется ручным, механическим способами и, например, цифровой маркировкой, нанесением специальных идентифицирующих химически инертных составов, меток без ущерба их внешнему виду и состоянию сохранности.

53.4. При ручной и механической учетной маркировке музейных предметов применяются следующие способы нанесения их постоянных учетных обозначений:

на произведениях живописи — краской на верхней или нижней планке подрамника;

на картинах без подрамников — на кромке холста с оборотной стороны картины;

на картинах большого размера — дважды (сверху и снизу);

на иконах (досках) — белой или светлой голубой краской на торце или обороте доски;

на двухсторонних иконах — краской на торце;

на акварелях, рисунках, гравюрах, плакатах, отдельных рукописных листах, не оформленных в паспарту — на обороте листа в одном из углов;

на предметах, оформленных в паспарту — на паспарту;

на предмете, не подлежащем раскантовке — на его окантовке, о чем в инвентарной книге делается соответствующая запись;

на альбомах с рисунками, гравюрами, фотографиями, образцами тканей — на обороте титульного листа и на каждом листе альбома;

на произведениях скульптуры — краской сзади на нижнем углу плинта;

на крупногабаритной скульптуре — краской сзади на плинте нижней части или оборотной стороны подножия, таким образом, чтобы это не искажало внешний вид музейного предмета; на рельефах, прикрепляемых к стене, архитектурных фрагментах (фризы, колонны, карнизы) — на торцах, а при необходимости — в двух местах с разных сторон, но так, чтобы это не искажало внешний вид музейного предмета;

на мелкой скульптуре или предметах декоративно-прикладного искусства из камня, которые можно держать в руках, — краской на основании плинта или подножия;

на предметах декоративно-прикладного искусства из камня — краской сзади на плинте;

на предметах из керамики стекла, дерева, металла — эмалевой краской или тушью с последующим покрытием туши прозрачным лаком. На предметах с неровной и шершавой поверхностью применяются этикетки, закрепленные специальным клеем, рекомендованным реставраторами;

на миниатюрах, монетах, медалях, геммах, камнях, крестах, мелких археологических предметах и фрагментах — на их монтировке, индивидуальной упаковке (конверты, футляры, коробки) или на подвешенных этикетках из плотного картона или металла;

на крупногабаритных предметах из дерева, в том числе мебели, — эмалевой или масляной краской в местах, не покрытых лаком, политурой или фанеровкой;

на расписанных и резных предметах (прялки, рубели) — на местах, свободных от росписи и резьбы;

на открывающихся предметах (шкатулки, табакерки) — на внутренней поверхности с использованием этикетки на рыбьем клее;

на огнестрельном оружии — на внутренней стороне спусковой скобы или подвешенной этикете (картонной или металлической);

на холодном оружии — на рукояти или подвешенной этикетке (картонной или металлической);

на оборонительном вооружении (шлемы, щиты) — на внутренней стороне;

на тканях этикетка (с предварительно написанными номерами) из светлой плотной материи (коленкор, полотно, киперная лента) пришивается с изнанки. К несшитому предмету (ковер, платок, отрез материи) этикетка пришивается к одному из углов с изнанки;

на редких книгах и сброшюрованных документах штамп и номера проставляются на обороте последнего листа либо на внутренней стороне обложки;

на отдельных документах — на обороте листа в углу карандашом;

на фотоотпечатках, не наклеенных на бланк на бумажной основе, для маркировки используется карандаш чернографитовый со степенью твердости М-2М. Маркировка осуществляется на оборотной стороне фотографии в нижнем углу;

для фотоотпечатков на полиэтиленовых бумагах рекомендуется использовать архивно-безопасные инструмент-карандаши;

для маркировки дагерротипов, амбротипов, ферротипов целесообразно применять этикетки, закрепленные клеем на основе желатина, поливинилацетата и ацетилцеллюлозы. Не допускается применять силикатный, казеиновый и резиновый клей на основе латекса;

негативы на стеклянной основе маркируются в нижней части негатива на эмульсионном слое, в месте свободном от изображения чернографитовым карандашом со степенью твердости М-2М либо процарапывается шилом;

негативы на основе полимерной пленки маркируются на стороне свободной от эмульсионного слоя карандашом со степенью твердости М-2М;

на конверте, в котором помещены негативы, путем размещения наклейки или штампа;

на даггеротипах, амбротипах, ферротипах — на этикетках, закрепленных специальным клеем, рекомендованным реставраторами;

на тушках животных и птиц — на специальных подвесных этикетках (ярлыках);

на чучелах — на подставках;

на препаратах, заключенных в банки или постоянные футляры — на наружной стороне банки или футляра;

на гербарных листах — на каждом листе внизу;

на геологических и палеонтологических образцах — непосредственно на предметах;

на почвенных образцах — на стенке ящиков с монолитами или на банках и коробках с образцами;

на сыпучих образцах — на упаковке.

53.5. На предметах с бумажной основой (рисунки, гравюры, плакаты, рукописи) или на ярлыках на тканевой основе для пришивания их к предметам из тканей, применяются специально изготовленные штампы размером не более 15 x 30 мм. Учетные обозначения на штампе проставляются краской или тушью.

53.6. Все учетные обозначения (шифры и номера) музея, нанесенные на предметы, подлежащие замене на новые номера или шифры, сохраняются на предметах, и погашаются посредством зачеркивания одной чертой, чтобы данные читались и просматривались.

Ярлыки, этикетки и надписи старых музейных собраний, частных коллекций или выставочных залов, отражающие историю предмета и музейного собирательства, погашению посредством зачеркивания и отделению от музейного предмета не подлежат.

53.7. Предметы, поступившие в музей на временное хранение (временное экспонирование, реставрация), маркируются упрощенной техникой: номера временного хранения (временного пользования) наносятся карандашом или обозначаются на подвесных ярлыках.

53.8. Система учетной маркировки и способы нанесения учетных обозначений на каждый вид музейных предметов определяются Внутримузейными правилами.

Применение при маркировке новых материалов (клей, краска) согласовывается с реставраторами.

53.9. В целях обеспечения безопасности, защиты музейного предмета от преступных посягательств (включая хищение) и идентификации музейного предмета на него наносится охранная маркировка.

53.10. Охранная маркировка осуществляется путем нанесения на музейный предмет средства идентификации (например, химической метки, радиочастотной метки).

53.11. Средство идентификации должно быть безвредным для здоровья человека при экспонировании или хранении музейных предметов в фондохранилищах и залах музея, с учетом временного фактора воздействия на персонал и посетителей.

53.12. Средство идентификации должно быть безвредным для здоровья маркировщиков, реставраторов и сотрудников, непосредственно вступающим в контакт с маркированным музейным предметом.

53.13. Средство идентификации должно быть безопасным по отношению к состоянию сохранности музейного предмета во время маркировки, хранения и перемещения музейного предмета, а также при его идентификации.

53.14. Средство идентификации не должно вносить изменения в структуру музейного предмета.

53.15. В случае нанесения химической метки на музейный предмет используется уникальный бесцветный маркировочный состав. Маркировочный состав должен обладать следующими характеристиками:

групповыми идентификационными признаками, совокупность которых определяется с помощью специального портативного детектора;

невидимый в естественном освещении, но визуально читаем при использовании спектральных осветителей (портативного детектора);

высокая устойчивость к механическим воздействиям (стирание, повреждение);

повышенная устойчивость к внешним воздействиям (тепла, влаги, света и иным).

53.16. Прогнозируемая сохраняемость охранной маркировки, а также ее идентификационных признаков на поверхности маркированных музейных предметов должна составлять не менее 50 лет.

53.17. Система охранной маркировки музейных предметов, требования к средству идентификации, используемого в музее, правила нанесения охранной маркировки, а также сроки и этапы введения системы охранной маркировки музейных предметов в музее определяются учредителем музея.

LIV. Проверка наличия и состояния сохранности музейных предметов (мониторинг)

54.1. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности данным основной учетной документации (далее — проверка наличия).

54.2. Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов, так и по отдельным фондовым коллекциям в соответствии с шифрами инвентарных книг.

54.3. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа руководителя музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителем музея и согласованным с учредителем.

В состав комиссии должно входить не менее 3 (трех) человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника структурного подразделения музея, осуществляющего функции учета музейных предметов.

План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:

для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов — 1 раз в 3 года;

от 30 до 300 тысяч — 1 раз в 5 лет;

от 300 до 500 тысяч — 1 раз в 7 лет;

от 500 тысяч до 1 миллиона — 1 раз в 10 лет;

свыше 1 миллиона — 1 раз в 15 лет;

свыше 3 миллионов — 1 раз в 25 лет.

54.4. Пункт утратил силу. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

54.5. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия музейного предмета каждому музею рекомендуется разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета (или в автоматизированной системе учета музейных предметов) специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.

54.6. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия музейных предметов, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается руководителем музея и регистрируется в книге регистрации актов проверки наличия.

Акт проверки наличия предметов коллекции включает в себя следующую информацию:

номер и дата акта;

фамилию, имя, отчество (при наличии), должности сотрудников музея (членов комиссии по сверке наличия предметов фондовой коллекции);

проведена сверка наличия со следующей учетной документацией (с книгами поступлений основного фонда, с инвентарными книгами основного фонда, со специальными инвентарными книгами по учету предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней шифров, с актами приема на ответственное хранение);

количество предметов на хранении ответственных хранителей фондовой коллекции;

количество предметов, зарегистрированных в инвентарных книгах фондовой коллекции;

в результате сверки установлено (количество — предметов не обнаружено;

инвентарных номеров пропущено в книгах;

предметов записано дважды под разными номерами в книгах поступлений;

предметов записано дважды под разными номерами в инвентарные книги; предметов, списанных в неустановленном порядке;

предметов погашены как склеенные с другими предметами коллекции;

предметов переданы в другие коллекции музея, перешифрованы;

предметов подлежат переводу во вспомогательный фонд; предметов подлежат списанию как разрушенные);

по состоянию на дату проверки фактическое наличие предметов фондовой коллекции составляет (количество) единиц хранения.

К акту проверки наличия музейных предметов прилагаются таблицы, в которых зафиксированы данные о наличии музейных предметов, зарегистрированных в ГИК, инвентарной книге, специальной инвентарной книги.

Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.

К акту прилагаются списки музейных предметов, исключенных из учетной документации в неустановленном порядке (например, изъятых из собрания музея без приказа учредителя в 1920 — 1930 годах); музейных предметов, дважды зарегистрированных в учетной документации (ГИК, инвентарной книге) и музейных предметов, исключенных ранее, но обнаруженных в наличии; музейных предметов, не обнаруженных при проверке наличия; музейных предметов, в которых выявлены несоответствия фактического состояния предметов описаниям в книгах учета.

К списку музейных предметов, не обнаруженных при проверке наличия прилагаются все имеющиеся документы-обоснования в виде заверенных копий.

В случае произведенных ранее передач музейных предметов в другие музеи или организации без согласования с учредителем к списку предметов, исключенных из учетной документации в неустановленном порядке, прилагаются заверенные копии документов, на основании которых была произведена передача (например: приказ руководителя музея, акт выдачи, подтверждение музея или организации о получении предмета, копия инвентарной записи с отметкой о выдаче).

В случае подтверждения недостачи музейных предметов, выявленных в ходе ранее проводившихся проверок наличия, к списку предметов, не обнаруженных при проверке наличия, прилагаются заверенные копии актов этих проверок или выписки из них с приложением соответствующих листов списков предметов.

В случае выявления недостачи музейных предметов по документально не подтвержденным причинам к списку предметов прилагается объяснительная записка, подписанная главным хранителем, заведующим структурного подразделения музея, осуществляющего функции учета музейных предметов, и ответственным хранителем.

В список музейных предметов, в которых выявлены несоответствия фактического состояния предметов описаниям в книгах учета включаются музейные предметы, авторство или фактические визуальные характеристики которых не соответствуют описаниям в учетных документах.

В случае выявления музейных предметов, находящихся в неудовлетворительном состоянии сохранности и требующих срочной консервации или реставрации, а также музейных предметов, ошибочно включенных в состав основного фонда музея и подлежащих переводу в научно-вспомогательный или иной фонд, к акту проверки наличия прилагаются списки предметов.

В случае выявления музейных предметов, подлежащих исключению из учетной документации музея, к акту прилагается их список, содержащий аргументированные обоснования о целесообразности их исключения.

Все приложения к акту проверки подписываются членами комиссии и скрепляются печатью музея (при наличии).

54.7. Результаты проверки наличия музейных предметов представляются музеем учредителю.

54.8. Результаты проверки наличия музейных предметов научно-вспомогательного фонда оформляются в порядке, установленном настоящей главой, и представляются учредителю музея.

54.9. Результаты проверки наличия фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда утверждаются приказом руководителя музея.

54.10. Организации и физические лица самостоятельно проводят проверку наличия принадлежащих им музейных предметов с учетом положений настоящих Единых правил, определяющих порядок проверки наличия музейных предметов, закрепленных за музеями.

LV. Особенности организации учета, хранения и использования археологических предметов, полученных в результате проведения археологических полевых работ (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 26.08.2021 N 1414)

55.1. Археологические предметы, извлеченные в результате археологических полевых работ, представляются держателем разрешения (открытого листа) (пункт 2 статьи 45.1 Федерального закона от 25.06.2002 N 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 26, ст. 2519; 2013, N 30, ст. 4078) либо юридическим лицом, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа), в музей для проведения экспертизы с целью определения их историко-культурной, художественной, научной ценности и их отнесения к основному фонду, к фонду массовых археологических предметов или сырьевому фонду музея.

Разделение комплекса археологических предметов, извлеченных держателем разрешения (открытого листа) на одном объекте археологического наследия, между несколькими музеями не допускается.

55.2. Для передачи археологических предметов на экспертизу держатель разрешения (открытого листа) либо юридическое лицо, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа), обращается в музей с заявлением в письменной форме о передаче археологических предметов.

В случае если археологические полевые работы организованы музеем, в который на временное хранение поступают археологические предметы, основанием для оформления акта ВХ ЭФЗК является служебная записка держателя разрешения (открытого листа), составленная на основании приказа руководителя музея об организации этих работ.

55.3. К заявлению о передаче археологических предметов (служебной записке) прилагаются:

копия разрешения (открытого листа);

справка о результатах проведенных археологических полевых работ по данному разрешению (открытому листу) на бумажном носителе, подписанная держателем разрешения (открытого листа) либо руководителем юридического лица, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа), включающая:

заключение о значимости передаваемых археологических предметов для музея;

сведения о проведенных консервационных и/или реставрационных работах в отношении археологических предметов с указанием применяемых реактивов и технологий (в случае проведения таких работ);

указание на принадлежность передаваемых фрагментов археологических предметов к ранее переданному археологическому предмету и/или предметам (комплексам) (в случае обнаружения таких фрагментов в результате археологических полевых работ в отчетный период);

документы для передачи индивидуальных археологических предметов:

передаточная(-ые) опись(и) индивидуальных археологических предметов, планируемых для включения в основной фонд музея;

фотофиксация каждого индивидуального археологического предмета на электронном носителе;

документы для передачи массовых археологических предметов:

передаточная(-ые) опись(и) массовых археологических предметов, планируемых для включения в фонд массовых археологических предметов музея либо в фонд сырьевых материалов музея;

фотофиксация массовых археологических предметов на электронном носителе.

В случае регистрации в передаточной описи массовых археологических предметов под одной групповой записью более 30 предметов рекомендуется делать несколько фотографий, вмещая в каждую изображение 30 — 40 фрагментов массовых археологических предметов одной групповой записи.

55.4. Передаточная опись индивидуальных или массовых археологических предметов включает:

название коллекции (включающее название объекта археологического наследия, из которого происходят предметы, с указанием хронологического периода, сроки проведения археологических полевых работ, вид археологических полевых работ, фамилия, имя, отчество (при наличии) держателя разрешения (открытого листа), дата и номер разрешения (открытого листа);

перечень археологических предметов;

общее количество передаваемых предметов;

подпись держателя разрешения (открытого листа) либо руководителя юридического лица, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа).

Перечень индивидуальных археологических предметов в передаточной описи составляется попредметно и содержит в отношении каждого археологического предмета следующие сведения:

номер предмета по передаточной описи;

наименование предмета;

изображение предмета (фотография и/или рисунок);

место обнаружения предмета (раскоп, участок, пласт, слой, квадрат, структура);

краткое описание предмета, материалы, техника, размеры предмета;

состояние сохранности предмета.

Записи в перечне передаточной описи массовых археологических предметов могут быть единичными или групповыми, в отношении предметов (групп предметов) указываются следующие сведения:

номер(-а) предмета(-ов) по передаточной описи;

наименование предмета (обобщенное наименование предметов);

номер изображения (фотографии) предмета или группы предметов;

место обнаружения предмета(-ов) (раскоп, участок, пласт, слой, квадрат, структура);

краткое описание предмета (обобщенная характеристика предметов);

состояние сохранности (обобщенное описание состояния сохранности группы предметов).

Передаточные описи представляются держателем разрешения (открытого листа) либо юридическим лицом, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа), на бумажном носителе в 2 экземплярах и электронном носителе в формате -doc, -docx или — rtf.

Фотофиксация индивидуальных и массовых археологических предметов осуществляется с обязательным использованием линейки либо масштабной шкалы.

Массовые археологические предметы, зарегистрированные в передаточной описи под групповыми записями, подлежат фотофиксации группами. В случае регистрации под одной групповой записью более 30 предметов рекомендуется делать несколько фотографий, вмещая в каждую изображение 30 — 40 фрагментов массовых археологических предметов одной групповой записи.

Фотографии представляются в музей на электронном носителе в формате jpg с разрешением не менее 300 dpi, общий объем файла не должен превышать 10 Мб.

55.5. Археологические предметы не принимаются музеем на временное хранение для проведения экспертизы ЭФЗК в следующих случаях:

а) несоответствие археологических предметов профилю музея и концепции комплектования собрания музея (за исключением краеведческих музеев);

б) представление неполного комплекта документов, определенного пунктом 55.3 Единых правил.

55.6. Прием археологических предметов для проведения экспертизы оформляется актом ВХ ЭФЗК (в двух экземплярах), который регистрируется в книге регистрации, в соответствии с главой VII Единых правил.

Один экземпляр акта ВХ ЭФЗК передается музеем держателю разрешения (открытого листа) либо юридическому лицу, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа), для представления в Российскую академию наук для приобщения к соответствующему научному отчету в качестве подтверждения передачи археологических предметов в музей.

В случае если археологические предметы принимаются музеем на постоянное хранение без оформления акта ВХ ЭФЗК один экземпляр акта ПХ передается музеем держателю разрешения (открытого листа) либо юридическому лицу, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа), для представления в Российскую академию наук для приобщения к соответствующему научному отчету в качестве подтверждения передачи археологических предметов в музей.

55.7. Археологические предметы изучаются специалистом музея (хранителем фондов) либо сторонним специалистом в области археологии. Результаты проведенного им исследования оформляются экспертным заключением. В экспертном заключении определяется историко-культурное, художественное, научное и музейное значение археологических предметов, отнесение их к фондам музея: основному фонду, фонду массовых археологических предметов или сырьевому фонду.

Основанием отнесения индивидуального археологического предмета к основному фонду является наличие у него историко-культурной и художественной ценности.

Основанием отнесения массовых археологических предметов к фонду массовых археологических предметов является отсутствие у них художественной ценности. К фонду массовых археологических предметов не могут быть отнесены предметы оружия и археологические предметы, содержащие драгоценные металлы и камни.

В состав фонда сырьевых материалов могут быть отнесены фрагменты массовых археологических предметов (в том числе угли, зерна, фрагменты древесины, фаунистические остатки, образцы пигментов), не обладающие самостоятельной художественной ценностью, представляющие интерес для аналитических лабораторных исследований, в том числе с применением разрушающих методов.

Экспертное заключение рассматривается и утверждается на заседании ЭФЗК. Держатель разрешения (открытого листа) имеет право присутствовать на заседании ЭФЗК в качестве научного консультанта с целью обоснования значимости передаваемых археологических предметов. По результатам экспертизы ЭФЗК фондовая принадлежность принимаемых археологических предметов может отличаться от рекомендаций держателя разрешения (открытого листа) либо юридического лица, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа).

55.8. По результатам экспертизы ЭФЗК археологические предметы принимаются на постоянное хранение в основной фонд, фонд массовых археологических предметов или фонд сырьевых материалов по актам ПХ, которые оформляются на археологические предметы каждого фонда отдельно. Перечень археологических предметов должен содержать учетные номера по книге поступлений предметов, принятых на временное хранение (при их наличии).

55.9. Прием индивидуальных археологических предметов на постоянное хранение в основной фонд музея оформляется по акту ПХ с регистрацией в ГИК в порядке и на условиях, определенных в главах IV — VI Единых правил.

55.10. Прием массовых археологических предметов на постоянное хранение в фонд массовых археологических предметов или на хранение в фонд сырьевых материалов оформляется по акту ПХ с приложением списка предметов, составленном попредметно и/или группами, а также фотографий (лицевой и оборотной сторон) предметов и/или групп предметов.

55.11. Структурное подразделение музея, осуществляющее функции учета музейных предметов, осуществляет регистрацию массовых археологических предметов фонда массовых археологических предметов или фонда сырьевых материалов в книге поступлений фонда массовых археологических предметов или книге поступлений фонда сырьевых материалов соответственно в течение 30 календарных дней со дня утверждения результатов их экспертизы на заседании ЭФЗК.

55.12. В книгу поступлений фонда массовых археологических предметов и в книгу поступлений фонда сырьевых материалов записи вносятся попредметно и/или группами. Запись по группам осуществляется с присвоением каждому предмету уникального номера. Групповая запись включает в себя диапазон учетных номеров. Диапазон номеров групповой записи книги поступлений фонда массовых археологических предметов соотносится с количеством фрагментов (предметов) в передаточной описи массовых археологических предметов.

В отношении каждого археологического предмета или группы предметов указываются следующие сведения:

а) номер предмета или номер групповой записи, номер предмета/группы предметов по передаточной описи массовых археологических предметов;

б) наименование (краткое описание) предмета/группы предметов;

в) материал;

г) состояние сохранности;

д) место обнаружения предмета (раскоп, участок, пласт, слой, квадрат, структура и другое) (при наличии);

е) количество предметов в группе для предметов, поступающих в фонд массовых археологических предметов.

55.13. Массовые археологические предметы фонда массовых археологических предметов и фонда сырьевых материалов подлежат маркировке. Маркировка производится номером или диапазоном номеров групповой записи книги поступлений фонда массовых археологических предметов или сырьевого фонда на упаковке предметов (в том числе коробке, пакете).

55.14. Передача массовых археологических предметов фонда массовых археологических предметов и фонда сырьевых материалов на ответственное хранение должностным лицам — ответственным хранителям производится по акту приема-передачи музейных предметов на ответственное хранение (акт ОХ) в соответствии с главой V Единых правил.

55.15. Археологические предметы основного фонда музея подлежат централизованному учету в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации (пункт 5 Положения о Государственном каталоге), а также инвентаризации в соответствии с главой VIII Единых правил.

55.16. Археологические предметы фонда массовых археологических предметов и фонда сырьевых материалов не подлежат централизованному учету в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, а также инвентаризации.

55.17. Археологические предметы фонда массовых археологических предметов могут переводиться в основной фонд музея по решению ЭФЗК музея. При этом после исключения предметов из учетной документации фонда массовых археологических предметов, они должны быть внесены в ГИК, Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации, а также пройти инвентаризацию.

55.18. Исключение археологических предметов основного фонда музея из состава Музейного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с главой V Положения о Музейном фонде Российской Федерации.

55.19. Археологические предметы фонда массовых археологических предметов подлежат исключению из фонда в случаях утраты или разрушения в соответствии с пунктом 2.12 Единых Правил.

55.20. К письменному обращению музея о согласовании исключения предметов из фонда массовых археологических предметов, предусмотренном в пункте 2.12 Единых правил, прилагаются:

перечень археологических предметов, подлежащих исключению из фонда массовых археологических предметов;

протокол ЭФЗК с мотивированным решением об исключении археологических предметов из состава фонда массовых археологических предметов.

К обращению и документам, указанным в настоящем пункте, дополнительно прилагаются:

в случае утраты:

акт об утрате предметов, составленный комиссией, созданной по решению руководителя музея в целях установления факта утраты;

документ (заверенная музеем копия) уполномоченного государственного органа, подтверждающий наступление обстоятельств, послуживших причиной утраты предметов (пожар, наводнение, выявление радиационного, ртутного заражения, взрывоопасных веществ и другие);

фотографии предметов (при наличии);

в случае разрушения:

заключение реставратора, аттестованного Минкультуры России, о невозможности реставрации предметов;

заключение, подтверждающее факт разрушения и невозможности реставрационных работ, оформленное протоколом реставрационного совета;

фотографии предметов, позволяющие идентифицировать характер и степень их разрушения.

55.21. Министерство культуры Российской Федерации в течение 40 рабочих дней со дня поступления обращения и документов, указанных в пункте 55.20 Единых правил, рассматривает обращение музея о согласовании исключения предметов из состава фонда массовых археологических предметов в случаях, предусмотренных пунктом 55.19 Единых правил, принимает решение о согласовании такого обращения или об отказе в согласовании и не позднее 10 рабочих дней со дня принятия такого решения направляет в музей соответствующее письмо заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью, посредством сети «Интернет», в том числе с использованием единой системы идентификации и аутентификации.

55.22. Археологические предметы фонда сырьевых материалов подлежат исключению из состава фонда в случаях разрушения в результате проведения научных исследований.

Исключение археологических предметов из состава фонда сырьевых материалов осуществляется в соответствии с пунктом 2.10 Единых правил.

55.23. Осуществление учетных процедур в отношении археологических предметов, включенных в состав научно-вспомогательного фонда до вступления в силу настоящего приказа и не отнесенных по результатам экспертизы ЭФЗК к фонду массовых археологических предметов, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными настоящей главой в отношении музейных предметов фонда массовых археологических предметов.

55.24. Материалы, переданные держателем разрешения (открытого листа) либо юридическим лицом, в трудовых отношениях с которым состоит держатель разрешения (открытого листа), указанные в пунктах 55.2 и 55.3 Единых правил, хранятся в архиве музея.

55.25. Доступ лиц, осуществляющих научные исследования, при разработке которых необходимо изучение музейных предметов (далее — исследователи), к археологическим предметам, находящимся на постоянном хранении в музее, осуществляется в порядке, установленном главой IX Положения о Музейном фонде Российской Федерации.

Проведение аналитических лабораторных исследований с применением разрушающих методов в отношении фрагментов массовых археологических предметов, включенных в фонд массовых археологических предметов, осуществляется исследователями на основании приказа руководителя музея по согласованию с учредителем музея.

Приложение N 1
к Единым правилам организации
комплектования, учета,
хранения и использования
музейных предметов
и музейных коллекций,
утвержденным приказом
Министерства культуры
Российской Федерации
от 23.07.2020 N 827

КНИГА ПОСТУПЛЕНИЙ ОСНОВНОГО ФОНДА МУЗЕЯ (ГЛАВНАЯ ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА МУЗЕЯ)

NN п/п	Дата регистрации	Наименование, краткое описание визуальных характеристик музейного предмета. Сведения в том числе об авторе, школе, времени и месте создания, производства, находки	Количество музейных предметов	Материал, техника изготовления	Размер	Состояние сохранности	Источник и форма поступления в том числе закупка, дарение, пожертвование, завещание	N и дата акта ПХ	Название и шифр фондовой коллекции, в которую включается музейный предмет. NN по инвентарной книге, специальной инвентарной книге	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Приложение N 3
к Единым правилам организации
комплектования, учета,
хранения и использования
музейных предметов
и музейных коллекций,
утвержденным приказом
Министерства культуры
Российской Федерации
от 23.07.2020 N 827

ФОРМА

КНИГА СПЕЦИАЛЬНОГО УЧЕТА ОРУЖИЯ

NN п/п	Дата регистрации	NN по Главной инвентарной книге, инвентарной книге	Автор (фирма/название производителя), школа, время и место создания	Наименование и краткое описание, клейма, марки, тексты	Кол-во	Материал, техника	Размеры	Сохранность	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение N 4
к Единым правилам организации
комплектования, учета,
хранения и использования
музейных предметов
и музейных коллекций,
утвержденным приказом
Министерства культуры
Российской Федерации
от 23.07.2020 N 827

ПРИМЕРЫ ОСНОВНЫХ ЗАГРЯЗНИТЕЛЕЙ ВОЗДУХА В МУЗЕЯХ

Загрязнители	Действие	Внутренние источники
газы
двуокись серы	потускнение металла, разрушение красителей, хрупкость и изменение цвета бумаги, снижение прочности текстиля и кожи, разрушение фотоматериала	нагревание пространства (продукт сжигания топлива)
сероводород	потускнение металла, разрушение красителей, разрушение фотоматериалов	влияние человеческого организма использование красок и резин
окислы азота	индуцирование «затухания» красителей снижение прочности текстиля разрушение фотопленки	сжигание топлива, приготовление пищи, разложение целлюлозных нитратов в материалах для упаковки и пироксилин-содержащих тканей
озон	растрескивание резины, индуцирование «затухания» красителей разрушение фотоматериалов, разрушение книг	использование электрических механизмов и фотоустройств
перекись водорода	обесцвечивание цветных фотографий	алкидные и масляные краски
HCHO мочевина	разрушаются фотографии, металлы	клеи, картон, смолы
органические кислоты	разрушение металлов (свинца), камней и раковин	дерево, клей, лаки (содержащие HCHO, )
органо-сульфиды	коррозия металлов	земля внутри помещений (растения в горшках)
диэтиламино-этанол	разрушение лаков	замедлители коррозийных реакций
Аммоний		чистка металлов
Растворители		чистка металлов
аэрозоли
Щелочные	разрушение живописи
сульфат аммония	разводы на лаках
частицы	загрязнение живописи, фресок, бумаги, воска, разрушение магнитных записей налипание на живопись	высохший бетон

Приложение N 6.1
к Единым правилам организации
комплектования, учета,
хранения и использования
музейных предметов
и музейных коллекций,
утвержденным приказом
Министерства культуры
Российской Федерации
от 23.07.2020 N 827

ПРИМЕРЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПРЕДМЕТОВ ИСКУССТВА С ЗАГРЯЗНИТЕЛЯМИ НА ОТКРЫТОЙ ЭКСПОЗИЦИИ И В ЗАКРЫТЫХ ВИТРИНАХ

Тип	Загрязнитель	Разрушение
Бумага (целлюлоза)	диоксид серы, озон	повышенная ломкость, рыхлость из-за ослабленной структуры, пожелтение
Текстиль	окиси азота	уменьшение прочности при растяжении
Текстильные красители	озон, диоксид азота	выцветание пигментов/красителей
Резина	озон	уменьшение гибкости и растрескивание
Натуральные органические красители на бумаге	озон, диоксид азота	выцветание
Пигменты	озон	выцветание
Натуральная кожа	диоксид серы	растрескивание

Приложение N 7
к Единым правилам организации
комплектования, учета,
хранения и использования
музейных предметов
и музейных коллекций,
утвержденным приказом
Министерства культуры
Российской Федерации
от 23.07.2020 N 827

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ФУНКЦИОНАЛУ ЦИФРОВОГО РЕПОЗИТОРИЯ

1. Для обеспечения сохранности цифровых музейных предметов рекомендуется обеспечивать:

целостность файлов, составляющих цифровой музейный предмет;

резервное копирование, в том числе резервное копирование на системы, физически удаленные друг от друга;

миграцию компонентов цифровых музейных предметов в новые системные среды (конвертирование файла из одного формата в другой или из одной операционной системы в другую). В целях сохранения файловой целостности цифрового музейного предмета рекомендуется конвертацию файлов сопровождать оценкой сохранения характеристик и воспроизводимости предмета и созданием новых контрольных сумм для новых файлов;

эмуляцию устаревших вычислительных систем, если доступ и воспроизведение цифрового музейного предмета оказывается проблематичен в основной вычислительной системе цифрового репозитория (например, формат файла устарел и не воспроизводится в современных вычислительных системах).

2. Для функционирования цифрового репозитария рекомендуется обеспечивать дифференцированный доступ в репозиторий для различных групп пользователей:

доступ к созданию мастер-копий и помещению их в электронный репозиторий рекомендуется предоставлять сотрудникам структурного подразделения, на которое возложены обязанности по созданию и хранению электронных мастер-копий;

доступ к мастер-копиям для создания деривативных копий рекомендуется предоставлять специально установленному руководителем музея или организации кругу лиц;

доступ к деривативным копиям для исследовательской работы;

доступ к деривативным копиям для ознакомительного характера.

Источник

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ
от 24 декабря 2020 г. N 199

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ
ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ОРГАНАХ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

Приказываю:

Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.

Руководитель Росархива
А.Н.АРТИЗОВ

Признан не нуждающимся в государственной регистрации Минюстом России.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти и иными государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления.

Методические рекомендации предназначены для применения в качестве единой методической основы подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее — Служба делопроизводства), при разработке ими инструкций по делопроизводству государственных органов, органов местного самоуправления (далее — Инструкция по делопроизводству).

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801; 2019, N 18, ст. 2207).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2017, N 52, ст. 7916).

3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2020, N 24 ст. 3740).

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19).

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454).

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2020, N 24, ст. 3751).

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 451; 2020, N 17, ст. 2701).

8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2018, N 1, ст. 7).

9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 19, ст. 2257).

10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2242; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865; 2017, N 23, ст. 3310).

11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2015, N 29, ст. 4473).

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2020, N 33 ст. 5389).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2018, N 13, ст. 1808).

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).

15. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).

16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2020, N 6, ст. 677).

17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2020, N 6, ст. 677).

18. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314).

19. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2017, N 29, ст. 4374).

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 38, ст. 5102; 2014, N 30, ст. 4316).

21. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный N 22304; Российская газета, 21 ноября 2011 г., N 261).

22. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442; Российская газета, 31 декабря 2014 г., N 299 (опубликован без приложения); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 июня 2019 г.).

23. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации N 186, Федеральной службы охраны N 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.).

24. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 4 июля 2018 г. N 335 «Об утверждении методических рекомендаций по переходу органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления муниципальных образований Российской Федерации на использование отечественного офисного программного обеспечения, в том числе ранее закупленного офисного программного обеспечения» ([Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71895754/).

25. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 30 декабря 2019 г.).

26. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

27. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением N 1). — М.: Стандартинформ, 2018.

28. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. — М.: Стандартинформ, 2019.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 [1] (далее — Правила делопроизводства), с учетом положений настоящих Методических рекомендаций.

В соответствии с пунктом 1.8 Правил делопроизводства Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после ее согласования:

— федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом — с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства — Федеральным архивным агентством (Росархивом); согласование проектов инструкций по делопроизводству осуществляется в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 [2];

— органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями; согласование проектов инструкций по делопроизводству проводится в порядке, установленном правовым актом уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

При наличии у Федерального архивного агентства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями (далее — архивное учреждение) замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в архивное учреждение.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями архивного учреждения и государственным органом, органом местного самоуправления в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом соответствующего архивного учреждения, направляемым в адрес государственного органа, органа местного самоуправления.

После согласования с архивным учреждением Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

Утвержденная Инструкция по делопроизводству рассылается структурным подразделениям государственного органа, органа местного самоуправления.

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после согласования изменений с архивным учреждением, за исключением изменений технического характера.

Пунктом 1.9 Правил делопроизводства предусмотрено, что в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее — СЭД), может применяться Инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления. Согласование таких инструкций по делопроизводству с архивным учреждением проводится в порядке, установленном Правилами делопроизводства для индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность выполнения делопроизводственных операций вне СЭД в случае ее неработоспособности и порядок их выполнения.

Государственные органы вправе разрабатывать типовые и/или примерные инструкции по делопроизводству для территориальных органов и подведомственных организаций, руководствуясь настоящими Методическими рекомендациями.

3.1. Общие положения

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки и порядок применения.

В разделе «Общие положения» целесообразно отметить, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, совершенствования делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Правила делопроизводства, а также законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также положение о государственном органе, регламент государственного органа, устав муниципального образования и иные нормативные документы государственного органа, органа местного самоуправления.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству (предусматривается) отмечается, что:

— положения инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а СЭД, применяемая в государственном органе, органе местного самоуправления, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

— положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

— особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) государственного органа, органа местного самоуправления;

— требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления указывается включение/не включение положений, регулирующих порядок рассмотрения:

— обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций [3];

— запросов юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа [4];

— запросов граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг [5].

В случае если Инструкцией по делопроизводству не регулируется порядок работы с указанными комплексами документов, в разделе «Общие положения» должно быть указано, какими нормативными актами в государственном органе, органе местного управления устанавливается порядок работы с данными комплексами документов.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть определено, что ответственность:

— за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности;

— за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на Службу делопроизводства или государственного (муниципального) служащего (работника) при ее отсутствии;

— за организацию работы с документами в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на руководителей данных подразделений либо лиц, исполняющих его обязанности;

— за ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее — делопроизводитель структурного подразделения), которые могут выполнять данные обязанности, в том числе в порядке совмещения.

Функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней. Должностные обязанности работников Службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

Разделом «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должны быть установлены общие требования к организации работы с документами, в частности:

— работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации;

— передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица;

— государственные (муниципальные) служащие, работники (далее — работники) структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

— перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту).

3.2. Основные понятия

В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции по делопроизводству всеми работниками государственного органа, органа местного самоуправления в качестве самостоятельного раздела в инструкцию включается раздел «Термины и определения».

В раздел «Термины и определения» включаются термины, определения которых установлены законодательными, иными нормативными правовыми актами, терминологическими стандартами [6], а при их отсутствии, — терминологическими словарями [7], а также термины, которые не имеют установленных определений, но которым Инструкцией по делопроизводству придается вполне определенное значение.

Термины, включаемые в Инструкцию по делопроизводству, подразделяются на:

— термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);

— термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Департамент электронного правительства, Общественный совет, Контрольно-аналитическое управление и др.).

Основные делопроизводственные понятия и их определения приведены в приложении N 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

Если в Инструкции по делопроизводству употребляются многословные наименования (структурных подразделений, должностей, документов и др.) и по количеству их более 3 — 5, составляется перечень сокращений. Если многословных наименований немного, перечень сокращений не составляется, а после первого употребления в тексте инструкции полного наименования вводится его сокращенное наименование, обозначенное словом (словами) или аббревиатурой, например:

«Департамент регионального развития (далее — ДРР) создан в соответствии с…».

или: «Департамент регионального развития (далее — Департамент) создан в соответствии с…».

«Положение о работе с обращениями граждан в… (далее — Положение) определяет порядок…».

3.3. Документирование управленческой деятельности

3.3.1. Документы государственного органа, органа местного самоуправления

Правилами делопроизводства (пункт 2.1) установлено, что состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

Устанавливается также (пункт 2.2 Правил делопроизводства), что в государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления или иной информационной системе, в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.

СЭД государственного органа, органа местного самоуправления может поддерживать функцию создания электронных документов.

В соответствии с п. 2.8 Правил делопроизводства при создании электронных документов, используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов [8], в том числе, интерактивные [9], которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов включаются в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются отдельно в виде альбома шаблонов бланков и шаблонов (унифицированных форм) документов.

3.3.2. Бланки документов

Документы государственного органа, органа местного самоуправления на бумажном носителе изготавливаются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости могут использоваться бланки формата А3 (297 х 420 мм). Электронные документы изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки документов изготавливаются:

— в федеральных органах государственной власти и иных федеральных органах с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» [10];

— в государственных органах субъектов Российской Федерации с воспроизведением герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации;

— в органах местного самоуправления — с воспроизведением герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами.

Изготовление бланков на бумажном носителе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 [11].

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа муниципального образования осуществляется по заказам государственного органа, органа местного самоуправления.

Согласно пункту 2.6 Правил делопроизводства бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 [12] и утверждаются в составе Инструкции по делопроизводству или в виде комплекта (альбома) бланков.

Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк постановления и др.) изготавливаются для тех видов документов, издание которых носит регулярный характер. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:

— порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов государственного органа, органа местного самоуправления;

— виды бланков;

— требования к изготовлению бланков;

— в необходимых случаях порядок учета бланков.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает три вида бланков документов [13]:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк государственного органа, органа местного самоуправления [14] включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации — автора документа»; 13 «Место составления (издания) документа».

Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения или бланк должностного лица, дополнительно указывается реквизит 06 «Наименование структурного подразделения — автора документа» или, соответственно, 07 «Наименование должности лица — автора документа».

Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации — автора документа»; 08 «Справочные данные об организации», а также ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 12 «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»; 15 «Адресат».

В бланках писем структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления дополнительно к перечисленным используется реквизит 06 «Наименование структурного подразделения — автора документа», а в бланках писем должностных лиц — реквизит 07 «Наименование должности лица — автора документа».

Бланк конкретного вида документа государственного органа, органа местного самоуправления включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации — автора документа»; 09 «Наименование вида документа», 13 «Место составления (издания) документа», а также ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».

Если в государственном органе, органе местного самоуправления используется бланк конкретного вида документа структурного подразделения (должностного лица), в бланк дополнительно включается реквизит 06 «Наименование структурного подразделения — автора документа», или, соответственно, — реквизит 06 «Наименование должности лица — автора документа».

В зависимости от компетенции государственного органа, органа местного самоуправления и полномочий руководителя может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:

— бланк приказа;

— бланк указа;

— бланк постановления;

— бланк распоряжения;

— бланк указания;

— бланк протокола (коллегии, совещательного, координационного, методического органа);

— бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления;

— бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления);

— бланк письма структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления;

— бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления для переписки с зарубежными корреспондентами;

— бланк(и) резолюций;

— бланки иных видов документов (поручений, актов, предупреждений, разрешений и др.), издание которых предусмотрено положениями, регламентами и иными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления).

Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу в соответствии с приложением Б.1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, при продольном — выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа в соответствии с приложением Б.2 к ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Большая часть реквизитов бланка размещается в рабочей зоне документа. Исключение составляет реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», который располагается над реквизитом 05 «Наименование организации — автора документа», частично захватывая часть верхнего поля документа (не более 10 мм).

В государственных органах, органах местного самоуправления субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации — справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке — вверху, ниже — все реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами государственные органы, органы местного самоуправления могут использовать угловые бланки документов на русском языке и одном из иностранных языков (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на одном из иностранных языков — справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, ниже — реквизиты бланка на одном из иностранных языков). Образцы бланков документов государственных органов, органов местного самоуправления приведены в приложении N 2 к настоящим Методическим рекомендациям.

Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления вправе вести учет использования бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливаются:

— подразделение (работник), отвечающий за ведение учета использования бланков документов;

— форма журнала учета бланков;

— порядок выдачи бланков в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, возврата и уничтожения испорченных бланков.

3.3.3. Общие требования к изготовлению документов

Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, гарнитура (гарнитуры) шрифтов, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее [15]:

— 20 мм — левое;

— 20 мм — верхнее;

— 20 мм — нижнее;

— 10 мм — правое.

В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений и распоряжений) устанавливаются поля, в соответствии с порядком подготовки указанных актов (см. раздел 3.3.5.).

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: — 3 -) или слов «с.», «стр.» (страница).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров N 12, 13, 14 [16]. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты N 10, 11, 12.

Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:

— реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик [17];

— распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.

Текст документа, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала [18]. Это означает, что при составлении документов может использоваться межстрочный интервал (пробел) от одного до 1,5. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме «Множитель» и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов [19] отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный, интервал между словами — один пробел [20].

Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

Электронные документы государственного органа, органа местного самоуправления должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать [21]:

— создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

— открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

— сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

— создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

— открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

— сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством МЭДО, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1 [22].

Электронные документы, создаваемые в государственном органе, состоят из контента (содержания) и метаданных [23].

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее — ЭРК).

3.3.4. Оформление реквизитов документов

Правилами делопроизводства (пункт 2.7.) установлено, что состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Перечень реквизитов, используемых при подготовке документов, определен в разделе 4 стандарта:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); [Б] [24]

02 — эмблема; [Б]

03 — товарный знак (знак обслуживания); [Б] [25]

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа; [Б]

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;[Б]

07 — наименование должности лица — автора документа; [Б]

08 — справочные данные об организации; [Б]

09 — наименование вида документа; [Б]

10 — дата документа; [<]

11 — регистрационный номер документа; [<]

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; [<]

13 — место составления (издания) документа; [Б]

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например: «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления (Приложение N 3 к настоящим Методическим рекомендациям).

3.3.5. Процедура подготовки документа

В соответствии с пунктом 2.9 Правил делопроизводства проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления, подлежат согласованию [26]. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением — исполнителем.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 19, а виза — в соответствии с пунктом 20 приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью работника Службы делопроизводства (делопроизводителя структурного подразделения-исполнителя), с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.

Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 2.10 Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 21 приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации [27].

В соответствии с пунктом 2.11 Правил делопроизводства на документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты государственного органа, органа местного самоуправления, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты о их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом (постановлением, указом, приказом, распоряжением) или непосредственно руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 15 приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении N 4 к Методическим рекомендациям.

В соответствии с пунктом 2.12 Правил делопроизводства в необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или герба (геральдического знака) органа местного самоуправления). Примерный перечень документов, заверяемых печатью государственного органа, органа местного самоуправления приведен в приложении N 5 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.3.6. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления

Пунктом 2.13 Правил делопроизводства установлено, что особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцией по делопроизводству должен быть определен порядок подготовки проектов законодательных и иных нормативных правовых актов, в соответствии с полномочиями государственного органа, органа местного самоуправления, определенными положением о нем, а также порядок подготовки организационно-распорядительных документов, создаваемых в целях реализации полномочий государственного органа, органа местного самоуправления и должностных лиц.

В целях регулирования деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации выполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления государственных (муниципальных) услуг, управления государственным (муниципальным) имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами (законами субъекта Российской Федерации) и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность государственного органа, органа местного самоуправления государственный орган, орган местного самоуправления в пределах своей компетенции издает:

— правовые акты в форме постановлений, решений, приказов, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов, порядков и др.;

— индивидуальные правовые акты (распорядительные документы) в форме приказов, распоряжений;

— локальные нормативные акты, издаваемые в форме положений, правил, инструкций, регламентов, порядков и других документов;

— протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);

— информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях государственный орган, орган местного самоуправления может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и др.).

3.3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Система правовых актов, издаваемых (принимаемых) федеральными государственными органами, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, в соответствии с предоставленными им полномочиями, включает в себя законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты.

Правовые акты государственных органов, органов местного самоуправления издаются в форме нормативных правовых актов [28] и индивидуальных правовых актов, правовые акты органов местного самоуправления издаются в форме муниципальных нормативных правовых актов и муниципальных правовых актов [29].

К нормативному правовому акту предъявляются следующие требования:

1) принятие (издание) акта государственным органом, органом местного самоуправления в пределах его компетенции;

2) принятие (издание) акта в порядке и по форме, установленными законодательством;

3) обеспеченность реализации правовых предписаний акта;

4) согласованность акта с другими нормативными правовыми актами;

5) согласованность правовых норм одного и того же акта между собой;

6) соответствие акта установленным правилам юридической техники.

Нормативными правовыми актами могут быть утверждены программы, правила, положения, инструкции, регламенты, а также иные документы, являющиеся приложениями к нормативному правовому акту и его неотъемлемыми составными частями и обладающие равной с ним юридической силой.

Порядок подготовки, принятия, опубликования, вступления в силу, действия, изменения, признания утратившими силу и отмены нормативных правовых актов регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации; уставами муниципальных образований и иными муниципальными нормативными актами.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется государственными органами, органами местного самоуправления, имеющими соответствующие полномочия, в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

При составлении раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок подготовки нормативных правовых актов, учитываются положения следующих нормативных актов и методических документов:

— Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801; 2019, N 18, ст. 2207);

— Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 19, ст. 2257);

— Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 2017, N 23, ст. 3310);

— постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.);

— постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 32, ст. 3335; 2015, N 12, ст. 1758);

— постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. N 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 19, ст. 2346; 2020, N 36, ст. 5618);

— постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2017, N 29, ст. 4374);

— приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. N 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 1 февраля 2010 г. N 07-07-86-2001; текст приказа опубликован не был);

— приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 апреля 2020 г. N 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован Минюстом России 27 апреля 2020 г., регистрационный N 58222); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 27 апреля 2020 г.);

— Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 г. N вн2-18/490).

При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации [30].

Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, подготовки проектов актов Президента Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации представлены в приложениях N 6 — 8 к настоящим Методическим рекомендациям.

Государственные органы, органы местного самоуправления, их должностные лица разрабатывают и принимают нормативные правовые акты в пределах своей компетенции.

Государственный орган, орган местного самоуправления имеет право на издание нормативных правовых актов только определенных видов (указ, постановление, приказ и др.), закрепленное в Конституции Российской Федерации, федеральном законе, законе субъекта Российской Федерации, нормативном правовом акте органа местного самоуправления, ином нормативном правовом акте и только по тем вопросам, регулирование которых входит, соответственно, в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления.

Проект нормативного правового акта (далее — проект акта, проект) может быть разработан как:

— новый нормативный правовой акт;

— изменение нормативного правового акта.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными органами (организациями), если такое согласование предусмотрено законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

Согласование проекта нормативного правового акта проводится одним из следующих способов:

1) выражение в письменной форме согласия либо несогласия органа (организации) с соответствующим проектом нормативного правового акта с обоснованием имеющихся замечаний и предложений;

2) визирование руководителем органа (организации) проекта нормативного правового акта (при наличии замечаний и предложений — их обоснование с приложением предлагаемой редакции проекта нормативного акта или его отдельных положений).

Согласование проекта нормативного правового акта производится в сроки, установленные, соответственно, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами.

Нормативный правовой акт должен содержать:

1) указание на форму (вид) акта;

2) наименование (заголовок), в краткой форме обозначающее предмет регулирования;

3) подпись лица (наименование должности, инициалы и фамилия), официально уполномоченного подписывать соответствующий нормативный правовой акт;

4) дату, место принятия (издания) и номер акта.

В случае необходимости в нормативный правовой акт может включаться преамбула (введение), определяющая его цели и задачи.

Самостоятельные правовые предписания в преамбулу (введение) не включаются.

Преамбула (введение) не формирует предмета регулирования акта и не нумеруется.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Статья может подразделяться на части, имеющие порядковые номера или не имеющие таковых. В частях статьи могут содержаться пункты и подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию и абзацы. В необходимых случаях статья может иметь наименование.

В иных нормативных правовых актах правовые предписания излагаются в виде пунктов. Пункты могут подразделяться на подпункты.

Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных правовых актов могут объединяться в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы.

Термины употребляются в нормативном правовом акте в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

В нормативном правовом акте наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами, положениями, иными учредительными документами, решениями о создании, переименовании и другими правовыми актами.

Ссылки в структурных единицах нормативного правового акта на другие его структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых предписаний либо избежать повторений.

Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой норме.

Ссылки в нормативных правовых актах на недействующие правовые акты не допускаются.

Внесение изменений в нормативный правовой акт, признание нормативного правового акта утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном для принятия самого нормативного правового акта.

Федеральные министерства, осуществляя функции по нормативно-правовому регулированию в установленных сферах деятельности, издают нормативные правовые акты. Виды принимаемых федеральным министерством актов устанавливаются федеральным законодательством.

Федеральная служба и федеральное агентство не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, устанавливаемых указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (далее — Правила подготовки нормативных правовых актов), утвержденными Правительством Российской Федерации [31] и с учетом Разъяснений о применении Правил, утвержденных Министерством юстиции Российской Федерации [32].

Федеральные органы исполнительной власти, в соответствии с пунктом 2 Правил подготовки нормативных правовых актов, в пределах своих полномочий издают нормативные правовые акты в виде постановлений, приказов, правил, инструкций и положений.

На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти.

Структурные подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации не вправе издавать нормативные правовые акты.

В соответствии с пунктом 3 Правил подготовки нормативных правовых актов нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт создаются на бумажном носителе или в форме электронных документов, за исключением случаев, когда проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт содержат сведения, составляющие государственную тайну.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

Проект нормативного правового акта подлежит обязательному предварительному обсуждению на заседаниях общественных советов при федеральных органах исполнительной власти (при наличии указанных советов) в случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти» [33].

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации, опубликованию и вступают в силу в порядке, установленном законодательством Российской Федерации [34].

Требования к документам, используемым при предоставлении государственных и муниципальных услуг, устанавливаются в административных регламентах, разрабатываемых на основе Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и соответствующих правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации [35].

Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации издаются по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также вне пределов ведения Российской Федерации и полномочий Российской Федерации по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Система нормативных правовых актов органов государственной власти, субъекта Российской Федерации устанавливается в конституции (уставе) субъекта Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Федеральным законом «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» [36].

Законодательные (представительные) органы государственной власти субъектов Российской Федерации принимают конституции (республики) и уставы (края, области, города федерального значения, автономная область, автономные округа), а также законы субъекта Российской Федерации.

Высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) издает указы (постановления) и распоряжения.

Субъекты Российской Федерации вправе принимать законы о правовых актах, в которых определяются виды нормативных правовых актов, устанавливаются общие требования к их подготовке, оформлению, принятию, опубликованию и вступлению в силу.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 29 ноября 2000 г. N 904 «Об утверждении Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации» конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты органов законодательной (представительной) власти субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации), органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (государственных советов, правительств, кабинетов министров, администраций, мэрий, министерств и иных органов), затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, включаются в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, ведение которого осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации.

Заключения Министерства юстиции Российской Федерации по результатам правовой и антикоррупционной экспертиз указанных актов включаются в федеральный регистр в качестве дополнительных сведений.

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» органы местного самоуправления издают муниципальные правовые акты. В систему муниципальных правовых актов входят [37]:

1) устав муниципального образования;

2) правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан), нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;

3) правовые акты главы муниципального образования, постановления и распоряжения главы местной администрации, иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования;

4) глава муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных уставом муниципального образования и решениями представительного органа муниципального образования, издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования в случае, если глава муниципального образования является председателем представительного органа муниципального образования; в случае, если глава муниципального образования является главой местной администрации, он издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.

5) председатель представительного органа муниципального образования издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования.

Иные должностные лица местного самоуправления издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.

При подготовке нормативных правовых актов в государственных органах субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления учитываются требования, установленные законодательством субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающим порядок подготовки нормативных правовых актов, раскрывается:

— порядок оформления проекта акта;

— состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему;

— порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;

— процедура согласования проекта;

— порядок принятия акта (подписания, утверждения) или порядок представления проекта акта в вышестоящий исполнительный орган или представительный орган.

Государственные органы, органы местного самоуправления вправе разрабатывать и утверждать отдельные нормативные документы (правила, положения), устанавливающие порядок подготовки нормативных правовых актов (муниципальных правовых актов), включая правила их оформления, согласования, принятия (утверждения), опубликования.

3.3.8. Подготовка индивидуальных правовых актов (распорядительных документов) государственного органа, органа местного самоуправления

В целях регулирования деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным (муниципальным) имуществом и решения иных задач, установленных законодательством Российской Федерации, государственные органы, органы местного самоуправления, должностные лица в пределах своей компетенции издают правовые акты в форме правил, положений, инструкций, регламентов, порядков и др., а также индивидуальные правовые акты в форме указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений (далее — распорядительные документы).

Распорядительные документы издаются по вопросам основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам [38]:

— назначения, перемещения или освобождения от должности, командирования, награждения орденами и медалями, присвоения почетного или воинского звания, премирования, назначения персональной пенсии, закрепления жилых и нежилых помещений и предоставления льгот и преимуществ конкретным лицам и др.;

— действие которых исчерпывается однократным применением;

— оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

— созыва совещаний, конференций, съездов и др.;

— сооружения памятников, бюстов, монументов;

— строительства и реконструкции конкретных зданий, сооружений предприятий и пуске их в эксплуатацию;

— выделения материалов, машин, оборудования, товаров, изделий; о выделении и разрешении расходовать денежные средства на проведение конкретных мероприятий;

— отсрочки погашения задолженности по ссудам;

— отвода земель отдельным предприятиям, учреждениям, организациям.

— о внесении правовых актов и их проектов на рассмотрение и утверждение;

— направленные на организацию исполнения ранее установленного порядка и не содержащие норм (в том числе акты, содержание которых сводится к извещению об актах других органов);

— технического характера (тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и др.), если они не содержат правовых норм;

— рекомендательного характера;

— хозяйственно-распорядительного характера.

Проекты распорядительных документов готовят и вносят подразделения государственного органа, местного самоуправления в плановом порядке либо на основании поручений руководителя государственного органа, местного самоуправления либо иного уполномоченного должностного лица.

Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов по основной деятельности государственного органа, органа местного самоуправления [39] и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить следующие положения:

— виды распорядительных документов, их назначение в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

— порядок подготовки проектов распорядительных документов государственного органа, органа местного самоуправления (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта, порядок взаимодействия структурных подразделений (должностных лиц) в процессе подготовки проекта, если исполнителей несколько, — ответственность подразделения-исполнителя (должностного лица) за подготовку проекта приказа (распоряжения);

— порядок оформления проекта распорядительного документа: состав реквизитов, оформление заголовка к тексту документа, требования к структуре и изложению текста, оформление приложений к проекту распорядительного документа и др.;

— процедуру согласования (визирования) проекта распорядительного документа с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта должностными лицами и иными работниками государственного органа, органа местного самоуправления;

— порядок представления проекта на подпись, подписание распорядительного документа;

— опубликование (размещение) распорядительного документа в СЭД или иной информационной системе, доведение распорядительного документа до исполнителей;

— порядок внесения изменений в ранее изданный распорядительный документ.

3.3.9. Положения, правила, инструкции

Инструкция по делопроизводству может содержать следующие положения, определяющие порядок подготовки локальных нормативных актов (далее — ЛНА), издаваемых в форме положений, правил, инструкций:

— назначение ЛНА в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

— порядок подготовки ЛНА и порядок их оформления;

— согласование ЛНА с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

— порядок утверждения ЛНА;

— опубликование (размещение) ЛНА в СЭД или иной информационной системе, доведение ЛНА до исполнителей;

— внесение изменений в ЛНА.

3.3.10. Протокол заседания (совещания)

Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях, совещаниях, советах, сходах, собраниях и др. оформляется протоколами.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно определить:

— виды протоколов, используемых в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

— порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

— сроки подготовки протокола;

— порядок подписания протоколов;

— опубликование (размещение) протокола заседания в СЭД или иной информационной системе (доведение протокола до исполнителей);

— оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов заседаний приведен в приложении N 9 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.3.11. Деловое (служебное) письмо

Деловое (служебное) письмо готовится в государственном органе, органе местного самоуправления как:

— доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

— ответ на запрос федерального государственного органа;

— ответ на запрос территориального органа федерального органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации;

— ответ государственного органа субъекта Российской Федерации о выполнении поручения главы республики в составе Российской Федерации, руководителя края, области, автономной области и автономного округа в составе Российской Федерации;

— ответ на запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

— ответ на парламентский запрос;

— ответ на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;

— ответ на обращение гражданина или организации;

— ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о деятельности государственного органа;

— сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации;

— ответ на запрос иного государственного органа, организации;

— запрос о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;

— инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций государственного органа, органа местного самоуправления, полномочий должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления;

— в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить:

— порядок оформления деловых (служебных) писем, в том числе на должностных бланках;

— требования к текстам деловых (служебных) писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан и организаций, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления;

— процедуру согласования деловых (служебных) писем;

— особенности составления и оформления совместных писем;

— особенности применения в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления средств электросвязи, информационно-коммуникационных технологий для получения и отправки деловых (служебных) писем и других документов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить состав реквизитов, используемых при оформлении деловых (служебных) писем:

— адресат;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— отметка о наличии приложений;

— виза;

— подпись;

— отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа);

— отметка об исполнителе.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:

— деловые (служебные) письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.2 Методических рекомендаций); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти — авторов документа — указываются в реквизите «Подпись»;

— сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления;

— тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов;

в деловых (служебных) письмах используется реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;

— в деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

— деловые (служебные) письма излагаются:

— от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);

— от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным…», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность…»);

— от 1-го лица единственного числа, если деловое (служебное) письмо оформлено на должностном бланке («Прошу Вас представить сведения о…», «Считаю возможным принять участие в…»);

— деловые (служебные) письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

— деловые (служебные) письма подписываются руководителем государственного органа, его заместителями, иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления;

— в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц; в реквизите «Подпись» в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей, например: «И.о. министра» или «Исполняющий обязанности министра»;

— в установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью государственного органа, органа местного самоуправления, а в письмах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», который может дополняться номером экземпляра.

3.3.12. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

— виды записок, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

— порядок составления записок (на бумажном носителе и/или в электронном виде);

— реквизиты записок различных видов и их оформление;

— структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;

— реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

— наименование структурного подразделения — автора документа;

— вид документа;

— дата документа;

— регистрационный номер;

— заголовок к тексту (при необходимости);

— адресат (должностное лицо (лица) государственного органа, органа местного самоуправления);

— подпись;

— отметка об исполнителе (при необходимости).

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

В соответствии с пунктом 3.1 Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечивается:

— прием и первичная обработка входящих документов;

— предварительное рассмотрение входящих документов;

— регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

— рассмотрение документов руководством;

— доведение документов до исполнителей;

— подготовка проектов документов;

— согласование проектов документов;

— подписание проектов документов;

— определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

— обработка и отправка исходящих документов.

При установлении требований к организации документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления следует исходить из следующих принципов:

— централизации операций по приему и отправке документов;

— распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

— организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

— исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

— однократности регистрации документов;

— устранения необоснованных согласований проектов документов;

— регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

В соответствии с пунктом 3.3 Правил делопроизводства Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители структурных подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов и результатах исполнения (заполнение полей ЭРК).

В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

— документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов;

— документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;

— документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

— парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

— обращения граждан и организаций;

— запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;

— документы государственных и негосударственных организаций;

— документы общественных и религиозных организаций;

— документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с распределением документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов) и особенностями обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.

В соответствии с пунктом 3.7 Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее — Портал государственных услуг).

Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия [40].

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству определяется структурное подразделение (подразделения), осуществляющее прием и обработку поступающей в государственный орган, орган местного самоуправления корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

— проверку правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов;

— проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);

— вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

— проверку целостности входящих документов, включая приложения;

— уничтожение конвертов и пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций, судебных и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

— сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации) [41]. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении N 11 к настоящим Методическим рекомендациям;

— передачу документов, требующих регистрации, на участок регистрации и сканирования документов;

— выделение документов, адресованных в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

— передачу документов, не требующих регистрации в структурные подразделения и должностным лицам;

— сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

— порядок действий в случае установления факта неправильной адресации документов, некомплектности документов, повреждения документа или конверта (пакета), наличия на конверте (пакете) грифа ограничения доступа к документу или пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:

— ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

— документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления или на следующий рабочий день;

— при обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах (один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й — приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение);

— конверты, в которых поступили документы, уничтожаются (за исключением обращений граждан и иных документов, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и/или дата отправки, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

— конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

— с отметкой «Лично» — непосредственно адресату;

— с грифами ограничения доступа — работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

— документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно;

— информирование руководителя Службы делопроизводства при поступлении подозрительных почтовых отправлений.

В Инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено, что при поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 3.15 Правил делопроизводства на всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления (см. пункт 26 Приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям).

В соответствии с пунктом 3.16 Правил делопроизводства электронные документы, поступившие из других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Портал государственных и муниципальных услуг, принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

В соответствии с пунктом 3.17 Правил делопроизводства порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации [42], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия [43] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию [44].

В соответствии с пунктом 3.19 Правил делопроизводства Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

В Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления следует предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя, иными должностными лицами при наличии у них соответствующих полномочий. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа непосредственно тем должностным лицам, которые наделены полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным в государственном органе, органе местного самоуправления распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.

В соответствии с пунктом 3.28 Правил делопроизводства состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления, может быть конкретизирован в Инструкции по делопроизводству.

3.4.4. Регистрация поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

— место и способ регистрации документов, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления (при смешанной форме организации делопроизводства должно быть определено, какие документы регистрируются в Службе делопроизводства, какие — в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления);

— сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан и организаций, запросы граждан о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления) и др.;

— структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов и др.);

— реквизиты документа и другие сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления [45];

— передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

— регистрацию документов независимо от способа их доставки;

— регистрацию документов в пределах документопотоков, выделенных в государственном органе, органе местного самоуправления (см. раздел 3.4.1.);

— проставление на поступающих документах отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;

— внесение соответствующих сведений о документе в ЭРК документа в СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, присвоение поступившему документу регистрационного номера;

— порядок оцифровки (сканирования) документов, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления на бумажном носителе, и порядок включения электронных документов и электронных копий документов в СЭД;

— возможность использования штрихового кодирования документов в целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

— разработку в целях регистрации и учета документов в государственном органе, органе местного самоуправления классификаторов (справочников):

— структурных подразделений;

— видов документов;

— должностных лиц;

— корреспондентов;

— предметно-тематического (вопросов деятельности);

— указаний по исполнению документов;

— исполнителей;

— результатов исполнения документов и др.;

— особенности регистрации электронных документов, поступивших по системе межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), по системе межведомственного электронного взаимодействия (далее — СМЭВ), в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления. При поступлении документов по МЭДО или СМЭВ следует учитывать требования, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота [46];

— порядок регистрации документов на иностранных языках, поступивших в адрес государственного органа, органа местного самоуправления (в соответствии с пунктом 3.27 Правил делопроизводства документы на иностранных языках после их регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства; иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения).

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством государственного органа, органа местного самоуправления с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

— документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам государственного органа, органа местного самоуправления только после регистрации (исключением могут быть только документы, требующие незамедлительного исполнения, а также нерегистрируемые документы, предназначенные руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иным должностным лицам);

— после рассмотрения документов руководством, резолюции (поручения по документам) переносятся в ЭРК (в Инструкции по делопроизводству устанавливается, кем и каким образом эти сведения вносятся в ЭРК);

— доступ к электронному документу (электронной копии документа) исполнители получают после вынесения резолюций (поручений по документу);

— место хранения подлинника документа, если документ поступил на бумажном носителе (в Службе делопроизводства или в структурном подразделении, назначенном исполнителем (ответственным исполнителем) по документу);

— передача документов между структурными подразделениями государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется через Службу делопроизводства или с обязательным уведомлением Службы делопроизводства.

После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, содержащее следующие данные [47]:

а) дату/время формирования уведомления;

б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;

в) информацию о пункте документа, принятом к исполнению (опционально);

г) информацию об авторе резолюции (руководителе, заместителе руководителя организации — участника МЭДО);

д) информацию о руководителе подразделения-исполнителя;

е) информацию об ответственном исполнителе (исполнителе).

Если в ходе исполнения полученного по МЭДО документа, меняется ответственный исполнитель (исполнитель), для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства формируется уведомление об изменении хода исполнения, содержащее следующие данные:

а) дату/время формирования уведомления;

б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;

в) информацию о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);

г) информацию об изменении хода исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя (исполнителя);

д) информацию о документе — основании изменения хода исполнения документа (ответственном исполнителе (исполнителе).

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

В данном разделе инструкции определяются основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

— ответственность за составление и оформление документа в соответствии с правилами, установленными в государственном органе, органе местного самоуправления, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнитель документа;

— проекты документов государственного органа, органа местного самоуправления готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе;

— при подготовке электронных документов используются электронные шаблоны, документов на бумажном носителе — бланки установленной формы или бумага стандартного формата;

— проекты документов государственного органа, органа местного самоуправления, подготовленные в форме электронных документов, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

— до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, при необходимости — списка (листа, указателя) рассылки;

— согласование проектов отправляемых документов может проводиться в СЭД или в форме визирования проекта исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы на отправляемых документах проставляются на копии (визовом экземпляре) документа, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования);

— для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом учитывается, что:

— отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем (заместителем руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

— документы передаются на регистрацию в Службу делопроизводства или иное структурное подразделение, определенное в качестве места регистрации отправляемых документов;

— Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности документов (наличие указанных в исходящих документах приложений) и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

— электронные документы, отправляемые по МЭДО, СМЭВ, электронной почте подписываются усиленной квалифицированной подписью;

— регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

— при включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа;

— если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе;

— регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками;

— регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

— копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления;

— электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления;

— при необходимости хранения копии исходящего документа на бумажном носителе копия с визами и приложениями подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом, копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции).

При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию [48]:

а) регистрационный номер и дата регистрации документа;

б) элементы визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи);

в) данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи (координаты).

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

3.4.8. Отправка документов

В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов. Устанавливается, что:

— решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронной почте принимает подразделение-исполнитель в соответствии с порядком, установленным в государственном органе, органе местного самоуправления;

— обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи [49], при отправке иными видами связи — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи;

— документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых подведомственные организации);

— неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю;

— документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь);

— документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

— отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса — в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи;

— документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;

— на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется список, который затем возвращается в Службу делопроизводства с подписью работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Отправка документов по МЭДО должна осуществляется в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию [50]. Для отправки документа по МЭДО должны быть сформированы:

а) графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении (в случае, если они не были сформированы при регистрации документа);

б) транспортный контейнер для передачи электронного документа.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

— процедуру прохождения проектов приказов государственного органа, органа местного самоуправления по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок опубликования приказов (размещения в СЭД или иной информационной системе), при необходимости — рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям;

— организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

— место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), в том числе, создаваемых в форме электронных документов, порядок передачи документов между структурными подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления.

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

В Инструкции по делопроизводству определяются:

— структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам;

— порядок обработки поступающей и отправляемой иностранной корреспонденции (структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию иностранной корреспонденции, подготовка аннотации на поступившие документы, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя, его заместителей, в адрес структурных подразделений; место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения; порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов).

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления.

Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

— совершенствования организации работы с документами;

— принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;

— расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;

— нормирования труда;

— повышения исполнительской дисциплины.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и представляются руководству государственного органа, органа местного самоуправления в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов, в том числе по учетным данным СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

В целях оценки трудозатрат делопроизводственного персонала, нормирования труда в государственном органе, органе местного самоуправления может вестись учет копий документов (копий документов на бумажном носителе, электронных копий документов (указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений, протоколов, иных документов), рассылаемых в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, должностным лицам, в подведомственные органы и организации.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.5. Управление документами в системе электронного документооборота

Раздел V Правил делопроизводства устанавливает основные положения об управлении документами в СЭД и определяет состав включаемых в СЭД сведений о входящих документах, исходящих документах, внутренних документах, обращениях граждан.

В Инструкцию по делопроизводству целесообразно включить положения о том, что:

доступ к работе в СЭД государственного органа должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации;

включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в СЭД в соответствии с ее классификационной схемой;

в процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, включение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

включение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем) и о процессах управления документами осуществляется посредством заполнения полей ЭРК СЭД.

Включение установленного набора сведений о документах в СЭД позволяет формировать в СЭД государственных органов, органов местного самоуправления сопоставимые наборы метаданных о документах, независимо от того, в какую СЭД включены документы и какие технологии используются для управления документами.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, какие сведения и на каком этапе жизненного цикла документа включаются в ЭРК (регистрация, рассмотрение документа руководством, этапе согласования, подписания или ином) и в какой форме.

Пунктами 4.4 — 4.7 Правил делопроизводства определен состав сведений, включаемых в СЭД в процессе жизненного цикла документа.

Пунктом 4.4 Правил делопроизводства установлено, что в ЭРК СЭД вносятся следующие сведения о поступившем документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа [51];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи [52];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Пунктом 4.5 Правил делопроизводства установлено, что в ЭРК СЭД вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение — ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе (пункт 4.6 Правил делопроизводства):

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Определяя состав сведений о внутренних документах, включаемых в СЭД, Правила делопроизводства отмечают, что в зависимости от вида регистрируемого документа состав сведений может быть конкретизирован.

Пунктом 4.7 Правил делопроизводства определен состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на обращения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации — адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации;

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи;

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

Правилами делопроизводства установлено (пункт 4.8), что дополнительно к указанным сведениям в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

Правилами делопроизводства предусмотрено, что при включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

Правилами делопроизводства (пункт 4.10) также установлено, что в целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются справочники, в том числе: корреспондентов (адресатов), видов документов, структурных подразделений государственного органа, должностных лиц государственного органа, исполнителей по документам, тематический (вопросов деятельности), сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами), номенклатура дел государственного органа.

3.6. Контроль исполнения документов

В Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления должно быть определено структурное подразделение (подразделения), в обязанности которого (которых) входит контроль исполнения документов (поручений).

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

— организация контроля исполнения документов (поручений);

— этапы контроля;

— сроки исполнения документов (поручений);

— порядок исчисления сроков исполнения документов;

— состав (виды) документов, поручений, подлежащих контролю;

— особенности контроля исполнения документов (поручений), поступающих из вышестоящих государственных органов исполнительной власти и иных государственных органов (Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и др.);

— технология контроля исполнения документов (поручений);

— организация аналитической работы по результатам исполнения документов (поручений), порядок (форма и сроки) информирования руководства государственного органа, органа местного самоуправления о результатах контроля исполнения документов (поручений) и др.

При регламентации контроля исполнения документов в Инструкции по делопроизводству следует обратить внимание на следующие положения:

— контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения;

срок исполнения документа может быть типовым (установлен законодательными или иными нормативными правовыми актами) или индивидуальным (типовые сроки исполнения документов (поручений) приведены в приложении N 12 к настоящим Методическим рекомендациям); индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, иными должностными лицами в резолюциях (поручениях) по документу, в распорядительных документах, протоколах заседаний;

— индивидуальный срок исполнения документа (поручения) может быть обозначен:

— конкретной датой;

— пометкой «весьма срочно» (документ должен быть исполнен в течение одного-двух дней); «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок;

— если срок исполнения документа не установлен, документ должен быть исполнен в срок не более 30 дней;

— дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме;

— сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются;

— организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» [53];

— сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа (эта норма установлена статьей 191 Гражданского кодекса Российской Федерации [54]);

— сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания);

— если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день (эта норма установлена статьей 193 Гражданского кодекса Российской Федерации [55]), за исключением федеральных органов исполнительной власти, для которых пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, установлено, что если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день [56];

— приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

— об изменении срока исполнения документа (поручения), подразделения — исполнителя, состава исполнителей обязан проинформировать Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен контроль исполнения документа (поручения);

— документ снимается с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам;

— сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения;

— служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления, иным должностным лицам с установленной периодичностью и по установленным формам отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении, как по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, так и по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям;

— ежемесячно государственные органы, органы местного самоуправления [57] представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям [58].

3.7. Работа исполнителя с документами

Правила делопроизводства не содержат положений, устанавливающих требования к организации работы исполнителя с документами, вместе с тем, практика разработки инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что, как правило, в инструкциях по делопроизводству такие разделы содержатся.

При включении в Инструкцию по делопроизводству раздела об организации работы исполнителя с документами рекомендуется отразить в этом разделе следующие положения:

— организация работы с документами в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется на основании резолюций (поручений) руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями;

— подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим должностным лицом или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

— документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями (поручениями) на исполнение передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:

— сбор и обработку необходимой информации;

— подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в государственном органе, органе местного самоуправления;

— согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

— подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

— доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

— повторное согласование проекта документа (в случае его серьезной корректировки по результатам первого согласования);

— в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа;

— представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

— определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

— функции ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;

— право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

— порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность продления срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе или в СЭД о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.8. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления

3.8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

В соответствии с пунктом 6.1 Правил делопроизводства документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления. Документальный фонд — совокупность документов, образующихся в деятельности организации [59].

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и пунктом 6.2 Правил делопроизводства государственные органы Российской Федерации разрабатывают и после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства [58] утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, которым структурные подразделения государственного органа Российской Федерации руководствуются при определении сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения.

В соответствии с пунктом 6.3 Правил делопроизводства государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

Создание документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

В соответствии с пунктом 6.4 Правил делопроизводства номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

В Инструкции по делопроизводству государственного органа следует установить:

— порядок разработки номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, включая вопросы согласования и утверждения номенклатуры дел, ежегодной корректировки номенклатуры дел;

— структуру номенклатуры дел, в том числе, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;

— правила индексации дел, составления заголовков дел;

— порядок индексации дел и определения сроков хранения документов;

— особенности отражения в номенклатуре дел электронных дел;

— порядок установления сроков хранения документов с информацией о том, какие перечни документов со сроками хранения применяются для определения сроков хранения документов;

— порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года и порядок ее корректировки;

— составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве государственного органа, органа местного самоуправления в течение года.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть, что:

— при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;

— в государственном органе, органе местного самоуправления составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная). Формы номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел организации установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях [60] и приведены в приложениях N 13 и N 14 к настоящим Методическим рекомендациям;

— номенклатура дел структурного подразделения составляется делопроизводителем структурного подразделения при участии ведущих специалистов структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии), подписывается руководителя структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления;

— номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений; номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) соответствующего федерального государственного архива [61], уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела [62] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями [63];

— номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и вводится в действие с 1 января следующего календарного года;

— вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения сводной номенклатуры дел, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления;

— структурное подразделение информирует Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления о включении в номенклатуру дел новых дел; с этой целью в Службу делопроизводства представляется служебная записка за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела;

— номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

— 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

— 2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

— 3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления;

— номенклатура дел государственного органа, осуществляющего депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства; 2-й экземпляр передается в архив государственного органа в качестве учетного документа;

— в качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления или ее электронная форма; в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе (в соответствии с пунктом 6.17 Правил делопроизводства рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в Службе делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления);

— в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется заново, согласовывается с ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

— наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов (в органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности);

— в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях — в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так называемые в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел;

— сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее — ведомственными перечнями); сроки хранения документов указываются в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на статью федерального закона, типового или ведомственного перечня);

— по завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих; итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в Службу делопроизводства; вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения в течение года;

— в итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления; сведения итоговой записи сводной номенклатуры дел передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;

— Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных готовит:

— итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года; сведения итоговой записи передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;

— дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел; дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел;

— номенклатура дел используется в качестве основы для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 15 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.8.2. Формирование дел и их текущее хранение

Пунктами 6.23 — 6.27 Правил делопроизводства определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе, электронных документов. Соответственно, данные положения должны быть определены в Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

К основным принципам (правилам) формирования дел, которые следует отметить в Инструкции по делопроизводству, относятся следующие (пункт 6.23 Правил делопроизводства):

— в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

— документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

— в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

— в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

— приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);

— факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

— в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

— дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

— документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

— Кроме указанных положений в Инструкции по делопроизводству целесообразно указать:

— место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления);

— методическую функцию архива государственного органа, органа местного самоуправления в вопросах формирования дел;

— срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается государственным органом, органом местного самоуправления и не должен превышать 10 дней после даты исполнения документа);

— работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;

— работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, к которому в соответствии с номенклатурой дел должен быть отнесен исполненный документ (комплект документов);

— условия текущего хранения дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;

— порядок учета дел;

— порядок выдачи дел во временное пользование;

— порядок изъятия документов из дела;

— подразделения (Служба делопроизводства, архив государственного органа, органа местного самоуправления), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления, проверки наличия и состояния дел.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов и организации их текущего хранения (до передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления) приведены в приложении N 16 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в государственном органе, органе местного самоуправления в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и на уничтожение.

Пунктом 7.3 Правил делопроизводства установлено, что дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве [64]. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения в соответствии с пунктами 7.17 — 7.21 Правил делопроизводства [65].

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

— экспертизу ценности документов;

— оформление дел;

— составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

— составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Порядок проведения экспертизы ценности документов определен пунктами 7.4 — 7.6 Правил делопроизводства и пунктами 4.3 — 4.13 Правил 2015 г. В Инструкцию по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления рекомендуется включить следующие положения:

— экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводителями структурных подразделений;

— для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления создается экспертная комиссия [66] (далее — ЭК), в органах, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, — центральная экспертная комиссия [67] (далее — ЦЭК), действующие на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления;

— экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

— отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

— отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

— выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой «ЭПК» [68] подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела [69].

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов (приложения N 17 — 18 [70]), проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел приведен в приложении N 19 к настоящим Методическим рекомендациям.

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела государственного органа, органа местного самоуправления подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 20 к настоящим Методическим рекомендациям).

Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и делопроизводителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, при методической помощи и под контролем архива государственного органа, органа местного самоуправления.

Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, а также для подготовки дел к передачи в государственный (муниципальный) архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду) по договору могут привлекаться специализированные организации.

3.8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения в соответствии с положениями, установленными пунктами 7.16 — 7.22 Правил делопроизводства и пунктами 4.11 — 4.13. Правил 2015 г.

При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:

— на дела с истекшими сроками хранения делопроизводители структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме акта, установленного Правилами 2015 г. (приложение N 21);

— на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, установленной приложением N 21 к Правилам 2015 г.); форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению приведена в приложении N 21 к настоящим Методическим рекомендациям;

— Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе предложений структурных подразделений составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям);

— дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 г.);

— дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела;

— остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается;

— акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего государственного органа, органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

— отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период;

— акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу;

— согласованные ЦЭК (ЭК) государственного органа, органа местного самоуправления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям; после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию;

— передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… N…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

3.8.5. Передача дел на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления

В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления, предусматривающий следующие условия:

— передача документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации;

— передача дел производится по описям дел структурных подразделений;

— дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив делопроизводителями структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы);

— прием дел производится работником архива государственного органа, органа местного самоуправления в присутствии делопроизводителя структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описей дел структурных подразделений отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива государственного органа, органа местного самоуправления и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка «Передано в архив, опись от…. N….».

В соответствии с пунктом 4.34 Правил 2015 г. передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив государственного органа, органа местного самоуправления независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

Приложения

Термин	Определение	Источник
бланк документа —	лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 43
вид документа —	классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 42
внутренняя опись —	документ, включаемый в дело для учета документов дела	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 95
виза —	реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 50
включение документа в СЭД —	осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 73
временное хранение документов —	хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 37
выписка из документа —	копия части документа, заверенная в установленном порядке	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 25
гриф ограничения доступа к документу —	реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 57
гриф утверждения —	реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 56
гриф согласования —	реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 51
государственные органы —	органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации	Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 2
дело —	документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 90
делопроизводство —	деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 1
документ —	зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 7
документы (records) —	документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.14
документационное обеспечение (управления), ДОУ —	деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2
документальный фонд —	совокупность документов, образующихся в деятельности организации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 88
документированная информация —	документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 11.
документирование —	запись информации на носителе по установленным правилам	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 39
документооборот —	движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 68
документопоток —	совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 71
должностное лицо —	лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления	Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ст. 4, пп. 5
дубликат документа —	повторный экземпляр подлинника документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 21
заверенная копия документа —	копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 24
запрос —	обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа	Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 4
индекс дела —	цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 97
индивидуальный срок исполнения документа —	срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 85
информационно-телекоммуникационная сеть —	технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 4
классификация (classification) —	систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.5
конвертирование (conversion) —	процесс перевода документов из одного формата в другой	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.6
контроль исполнения документов —	совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 83
конфиденциальность информации —	обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 7.
копия документа —	экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 22
лист-заверитель дела —	документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 96
лист согласования (визирования) документа —	часть официального документа с отметками (визами) о согласовании	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 49
межведомственное информационное взаимодействие —	осуществляемое в целях предоставления государственных и муниципальных услуг взаимодействие по вопросам обмена документами и информацией, в том числе в электронной форме, между органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, участвующими в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 настоящего Федерального закона государственных или муниципальных услуг, иными государственными органами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами;	Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», ст. 2, п. 9
метаданные документов (metadata for records) —	структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.12
миграция (migration) —	процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.13
номенклатура дел —	систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 89
носитель (документированной) информации —	материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 11
обращение гражданина —	направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления	Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ст. 4, п. 1
объем документооборота —	количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 70
оперативное хранение документов —	хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 87
опись дел структурного подразделения —	учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 98
официальное опубликование документа —	первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 67
официальный документ —	документ, созданный, юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 8
официальный сайт государственного органа или органа местного самоуправления (далее — официальный сайт) —	сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», содержащий информацию о деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному органу или органу местного самоуправления. Федеральным законом может быть предусмотрено создание единого портала, на котором размещаются официальные сайты нескольких государственных органов	Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 5
оформление документа —	проставление на документе необходимых реквизитов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 47
первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов) —	обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 77
печать —	устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 66
предварительное рассмотрение документов —	изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 78
признаки заведения дела —	основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 91
подлинник документа —	первый или единственный экземпляр документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 20
подписание (документа) —	заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 52
подпись —	реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 53
постоянное хранение документов —	вечное хранение документов без права их уничтожения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 37
регистрационно-учетная форма —	документ установленной формы (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 81
регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) —	цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 80
регистрация документа —	присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе по установленной форме	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 79
реквизит документа —	элемент оформления документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 31
реквизиты документа (в МЭДО) —	файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р
резолюция —	реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 60
сайт в сети «Интернет» —	совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети «Интернет»	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 13
сетевой адрес —	идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 16
система межведомственного электронного документооборота —	федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р
система электронного документооборота —	система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р
служба делопроизводства —	структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 5
согласование документа (визирование) —	оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 48
срок хранения документов —	период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 35
типовой срок исполнения документа —	срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 84
уничтожение документов —	исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией)	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 99
уничтожение (destruction) —	процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.7
формирование дела —	группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 92
хранение документов —	организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 33

экспертиза ценности документов —	изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации	Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 3, п. 18
электронная подпись —	информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию	Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 2, п. 1
электронная копия документа —	копия документа, созданная в цифровой форме	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 23
электронный документ —	документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 11.1).
электронный документооборот —	документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 69
юридическая значимость документа —	свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 13
юридическая сила документа —	свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 14

Источники:

— Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

— Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

— Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

— Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

— Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

— Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

— ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2013.

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. — М.: Стандартинформ, 2019.


МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
ПРИКАЗ
______________	N ____________
Москва

Образец бланка приказа федерального министерства

Продолжение приложения N 2


МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
ул. Название, д. 00, Москва, 100000 тел. +7 (495) 000-00-00; факс +7 (495) 000-00-00 e-mail:aaa@gov.ru; http://www.aaa.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________

Образец бланка письма федерального министерства

Продолжение приложения N 2


МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ — ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
ул. Название, д. 00, Москва, 100000 тел. +7 (495) 000-00-00; факс +7 (495) 000-00-00 e-mail:aaa@gov.ru; http://www.aaa.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________

Образец бланка письма должностного лица
(статс-секретаря — заместителя министра)

Продолжение приложения N 2


МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
ул. Название, д. 00, Москва, 100000 тел. +7 (495) 000-00-00; факс +7 (495) 000-00-00 e-mail:aaa@gov.ru; http://www.aaa.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________

Образец бланка письма структурного подразделения

Продолжение приложения N 2


МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
ПРОТОКОЛ
______________	N ____________
Москва

Образец бланка протокола федерального министерства

Продолжение приложения N 2


МИНИСТЕРСТВО (НАИМЕНОВАНИЕ) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА (НАЗВАНИЕ)
(РОС…)
ПРИКАЗ
______________	N ____________
Москва

Образец бланка приказа федеральной службы, подведомственной
федеральному министерству

Продолжение приложения N 2


МИН… РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА (НАЗВАНИЕ)
(РОС…)
ул. Название, д. 00, Москва, 100000 тел. +7 (495) 000-00-00; факс +7 (495) 000-00-00 e-mail:aaa@gov.ru; http://www.aaa.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________

Образец бланка письма федеральной службы, подведомственной
федеральному министерству

Продолжение приложения N 2

	Герб <*>
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ (НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
______________	N ____________
г. Название

———————————