Что такое управление проектами
Содержание
Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Что такое проект и его управление
Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.
Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.
Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента
Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.
| Традиционный менеджмент: | Управление проектами: |
| ориентирован на ход событий | ориентировано на достижение цели |
| важен процесс работы | важен результат |
| нет дедлайнов | работа связана с соблюдением сроков |
| распределяются позиции | распределяются ресурсы |
| монотонная регулярная работа | разнообразные задачи |
| постоянный персонал, занимающий определенные позиции | проектные команды разных специалистов |
Зачем нужно управление проектами
Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.
Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.
Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.
Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Стандарты управления проектами
Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:
- Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
- Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
- Частные. Создают специально для определенных проектов.
Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.
Роли в проекте
Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:
- Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
- Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
- Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.
Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:
- Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
- Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
- Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
- Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
- Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
- Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.
Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.
Кто такой руководитель проекта
Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.
Требования к проект-менеджеру
Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:
- Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
- Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
- Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
- Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
- Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.
Преимущества проектного метода управления и его недостатки
Плюсы проектного управления:
- возможность выставить приоритеты и определить цели;
- контроль всех стадий работы;
- разработка критериев для оценки эффективности;
- быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
- оптимизация ресурсов и бюджета;
- прозрачная система мотивации персонала;
- быстрое принятие решений без лишней бюрократии.
Минусы формата:
- Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
- Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
- Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.
Основные этапы управления проектом
Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.
Инициирование проекта
На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.
Планирование проекта
Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:
- утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
- определить перечень работ;
- расставить приоритеты;
- продумать критерии оценки работы;
- распределить бюджеты;
- установить сроки;
- сформировать команду и раздать обязанности;
- продумать систему контроля.
Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.
Исполнение проекта
Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.
Мониторинг и контроль проекта
Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.
Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Закрытие проекта
На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.
Подходы к управлению жизненным циклом проекта
Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:
- Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
- Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
- Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.
Какую выбрать методологию
Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.
Waterfall
Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:
- аналитика;
- проектирование;
- разработка;
- тестирование;
- эксплуатация и поддержка.
В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.
Agile
В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.
Scrum
Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.
Kanban
«Kanban» переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.
Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello. Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.
Инструменты для управления проектами
Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:
- Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
- Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
- Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.
Заключение
Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.
Предложения от наших партнеров
#статьи
- 5 окт 2022
-
0
Что такое управление проектами и как оно работает
Рассказываем главное об управлении проектами: для чего оно нужно, какие этапы включает, как выбрать методы и что должен уметь менеджер проектов.
Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru
Фото: личный архив Александра Парамонова
Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.
Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.
Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:
- для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
- какие этапы включает управление проектом;
- какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
- какие системы и инструменты используют для управления проектами;
- как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
- можно ли управлять проектами без специального образования;
- как узнать больше о проектах и управлении.
Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».
Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.
В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.
Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.
Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.
В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.
Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:
- организация гибридного формата работы сотрудников;
- перестройка и локализация цепочек поставки;
- цифровая трансформация.
Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:
- Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
- Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
- Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.
В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.
Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:
- инициацию;
- планирование;
- исполнение;
- управление и контроль;
- завершение.
Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.
Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.
Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.
Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.
Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.
Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.
Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.
Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.
За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.
Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.
Эту модель применяют в таких случаях:
- Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
- Технологии выполнения проекта известны заранее.
- Приоритет проекта — высокое качество продукта.
- Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
- Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
- Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.
Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:
- Люди важнее процессов и инструментов.
- Качество продукта важнее подробной документации.
- Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
- Готовность к изменениям важнее следования плану.
Методы Agile применяют в таких случаях:
- Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
- Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
- Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.
Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.
Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:
- простая упорядоченная среда;
- сложная упорядоченная среда;
- запутанная среда;
- хаотичная среда;
- беспорядочная среда.
Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.
Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.
Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.
Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.
Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.
Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.
Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.
Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.
Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.
Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.
Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:
- быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
- быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
- иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.
Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.
В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:
- «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
- «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.
- Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
- Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
- Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
- Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.
- Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
- В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
- Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
- Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».
Другие материалы Skillbox Media для менеджеров
Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше
Компании готовы платить тем, кто гибко управляет процессами, чтобы проект запустился вовремя и приносил прибыль. Разбираемся, как стать проджект-менеджером.
Что такое управление проектами?
Управление проектом — это работа по планированию и организации ресурсов для достижения цели. Например, издать книгу, организовать свадьбу, реконструировать офис. Менеджер проекта делает все, чтобы команда и заказчик достигли цели без срыва дедлайна и раздувания бюджета.
Пять стадий менеджмента проекта
Критически важное свойство проекта — ограниченность во времени. Здесь, как в пьесе, должно быть начало, середина и завершение. В начале расходы и команда невелики, в середине их становится больше, в конце — и затраты, и количество людей в команде как правило сокращаются. Жизненный цикл проекта состоит из нескольких этапов:
- Инициирование. Определяют бизнес-проблему. Обрисовывают ее крупными мазками, отвечая на вопросы «для чего?», «кому принесет пользу?», «выполнимо или нет?». Это делают, чтобы понять, стоит ли браться за дело.
- Планирование. Процесс, который не прерывается на протяжении проекта. Необходимо обсудить с заказчиком техническое задание, поставить цели, нарисовать дорожную карту проекта, определить KPI, бюджет, даты и сроки, распределить роли в команде.
- Выполнение. Команда конструирует результаты и предлагает их заказчику.
- Мониторинг. Идет одновременно с исполнением. Проджект менеджер контролирует сроки, бюджет, загрузку команды и целеполагание, то есть проверяет, нет ли действий, которые уводят от конечных целей.
- Завершение. Как правило, проводят презентацию для заказчика, разбор полетов в команде и, как в случае с ИТ-проектами, передают поддержке.
Материал подготовлен для спецпроекта «Гид по MBA»
Виды управления проектами
В менеджменте есть более 15 методов, подходящих для проектов разного масштаба и тематики. Их можно сгруппировать в пять семейств:
- Классические
- Гибкие
- Методы управления изменениями
- Основанные на процессах
- Для объемных и сложных проектов
Классические методы
Их суть в том, чтобы выполнять действия последовательно: завершили одно — делаем следующее.
Метод водопада, или каскадная модель подходит для создания физических объектов: например, загородного дома или коллекции одежды. Сила в том, что каждый шаг заранее спланирован. Слабость в том, что метод водопада не толерантен к изменениям.
Метод критического пути (Critical Path Method, СРМ). Подходит проектам, где есть взаимозависимые части. Задачи разделяют по длительности и приоритету, выбирают критически важные, и уделяют им максимум внимания. Способ дает увеличить скорость и минимизировать ошибки, но плохо адаптируется к переменам.
Гибкое управление проектами, или Agile
Основная бизнес-ценность метода — скорость. С его помощью новые продукты быстро выводят на рынок. Это получается у 61% компаний, использующих гибкий подход. Поэтому он набирает популярность в России. Доля зрелых Agile-компаний, по данным ScrumTrek, в 2020–21 годах достигла 23% против 13% в 2018–2019 годах.
- Scrum подходит для разработки чего-либо инновационного. Работа идет короткими циклами 2–3 недели, в течение которых выпускают, тестируют и совершенствуют продукт. Команда и заказчик максимально вовлечены в процесс. Плюсы: скорость, адаптивность, вовлеченность команды. Минусы: сложно планировать бюджет.
- Kanban позволяет быстро перестраиваться под новые вводные, менять приоритеты, загрузку. Мигрирует из-под «зонтика» эджайла, позиционируя себя не как метод управлять отдельным проектом, но как способ улучшить бизнес-процессы в компании в целом.
- Экстремальное программирование (Extreme Programming) применимо только для разработки ПО. Смысл в том, чтобы возвести эффективные практики в абсолют. Плюсы — высокая скорость и качество кода, а минусы — сложно внедрить, требует глубоких изменений культуры программирования, подходит только сильной команде.
Управление изменениями
Методы акцентируют внимание команды на рисках, негативных сценариях и переменах.
- Моделирование событий (Event Chain Methodology, ЕСМ). Цель — написать реалистичный сценарий и выявить, как внешние прогнозируемые события повлияют на скорость и реализуемость.
- Экстремальное управление (Extreme Project Management, EXP) создано специально для коротких проектов с большой скоростью изменений, высокой неопределенностью и рисками. Экстрим в том, что здесь разрешено менять план, бюджет и даже результат.
Методы, основанные на процессах
Если проект можно представить в виде конвейера по сборке автомобиля, то к нему вполне применимы метод Lean, возникший в концерне Toyota в середине ХХ века, или Six Sigma, который разработали в Motorola в 80-х.
- Бережливое производство (Lean) имеет целью устранять потери: непроизводственные затраты, дефекты продукта.
- Метод «Шесть сигм» (Six Sigma) направлен на борьбу с потерями и ускорение процессов.
Для грандиозных проектов
Сертифицированные и тщательно задокументированные методы, которые предлагают разбить большую задачу на множество подзадач, определить их длительность, взаимозависимость, степень критичности. К примеру, американский и британский методы:
- PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments) создан Министерством госторговли Великобритании, OGC. Носит продуктово-ориентированный способ для сложных проектов с заданными требованиями. Строго документирован.
- PMBOK принадлежит американскому институту PMI. Представляет собой свод правил и практик рекомендательного характера. В нем расписаны 12 принципов управления в 8 областях.
Инструменты управления
Это технические решения для эффективной работы команды: календари, таск-менеджеры, баг-трекеры, системы для совместной работы. Управлять распределенными сотрудниками, ставить задачи, контролировать сроки и вести документооборот помогают:
- Asana
- Slack
- Trello
- Jira
- Pipedrive
- Notion
- MS Project
- Wrike
- Basecamp
- Monday
- ClikUp
- Redmie
В связи с санкциями 2022 года есть опасения, что владельцы популярных сервисов могут уйти с российского рынка, как сделал, например, Worksection, или ограничить работу, как Slack, заявивший, что отключает некоторых российских клиентов. Санкции поставили под вопрос и межбанковские платежи. Зарубежный сервис может внезапно стать недоступным для оплаты. Поэтому внимание переключается на российские аналоги, например:
- Битрикс 24
- EvaTeam
- Advanta
- Мегаплан
Чем занимаются менеджеры проектов?
Изучив 25 вакансий реальных работодателей на hh.ru, мы зафиксировали повторяющиеся требования и сгруппировали их. Основной функционал специалиста:
- Коммуникация: обсуждать бизнес-ценность проекта с клиентом и командой, выстраивать прозрачную коммуникацию, инициировать встречи, решать конфликты.
- Организация: собирать кросс-функциональные коллективы, мастерски координировать распределенные команды.
- Планирование: владеть методами планирования.
- Мониторинг: контролировать сроки, ресурсы, бюджет, загрузку.
- Подготовка документов: составлять проектную и техническую документацию, писать заявки на тендеры, собирать базу знаний.
Востребована ли профессия?
В апреле 2022 года на сайте hh.ru было опубликовано 11 574 активных вакансии на позицию «менеджер проекта», из них половина — в Москве. Специалистов ищут производители продуктов питания, бытовой техники, ИТ-разработчики, транспортные и строительные компании. Для сравнения, вакансий для продакт-менеджеров в 5 раз меньше — всего 2 293. Если вам недостаточно вакансий на SuperJob, hh.ru, Rabota.ru, обратите внимание на подборку каналов, сайтов и сообществ с актуальными вакансиями проджектов.
Кто может стать менеджером проектов
На практике позиции проджектов занимают как профессионалы высокого уровня, прошедшие путь от джуниора до старшего специалиста, так и люди с небольшим опытом работы. Для старта желательно попробовать и полюбить вести (любые) проекты, иметь представление об основах управления, и, конечно, блестящие способности к коммуникации.
Project Management Institute называет 7 базовых навыков для менеджеров проектов:
- Коммуникация
- Лидерство
- Мотивация
- Принятие решений
- Укрепление доверия
- Управление конфликтами
- Организованность
Как войти в профессию?
Вполне работающий способ — устроиться на стажировку или стартовую позицию, но брать на себя большую ответственность, чем предполагает должность. Это не гарантирует переход на позицию проджект менеджера, но точно повышает шансы успешного промоушена.
Схожие варианты — реализовать личный проект, возможно, за рамками основной работы или поучаствовать в стартапе. Только аккуратнее с тематикой: желательно выбирать стартапы и мероприятия, достойные портфолио.
Понять, подходит ли вам профессия, рассмотреть ее с близкого расстояния помогают бесплатные курсы, участие в конференциях, подписка на тг-каналы.
- PMCLUB — канал и онлайн-школа для тех, кто делает проекты и продукты.
- Management Channel — несколько конференций про управление в IT-бизнесе.
- Школа менеджеров Яндекса — лекции и вебинары для людей со средней подготовкой.
- Нетология — бесплатный вводный модуль в профессию.
- Телеграм-каналы и подкасты для проджектов и продактов.
Зарплаты менеджеров проектов
Средняя зарплата менеджера проекта в России на апрель 2022 года — ₽69 000, как пишет портал «Работа.ру», минимальная — ₽47 000, максимальная — ₽220 000.
В IT-сфере, по итогам исследования «Хабр.Карьеры», медианная зарплата составляет ₽130 000, минимальная — ₽60 000, а максимальная — ₽250 000. Во втором полугодии 2021 года зарплата менеджера в IT выросла на 13% по сравнению с первым полугодием.
Где обучиться управлению проектом?
Вполне подходящая база для развития в профессии — это бакалавриат в области менеджмента или экономики. Отдельно освоить проектный менеджмент можно на практике или краткосрочных курсах. Они систематизируют знания об управлении проектами, а также дают «руками» попробовать тот самый agile, например, в учебной разработке сайта.
Вузы
Если есть четыре свободных года для учебы, и вы выбрали сферу развития, то высшее образование — логичное решение. Получить степень бакалавра, которая станет базой для развития в проектном менеджменте, можно практически в любом вузе, где есть факультеты менеджмента, бизнеса, экономики.
Примеры подходящих вузов:
- Высшая школа экономики (Москва) готовит менеджеров проекта в креативных индустриях, медиа и продюсировании.
- Сибирский федеральный университет (Красноярск) готовит специалистов по инноватике.
- Санкт-Петербургский университет путей сообщения Императора Александра I выпускает бакалавров по профилю «Экономика и менеджмент в строительстве».
- Мурманский государственный технический университет предлагает освоить управление инновационной деятельностью.
Курсы
Они созданы для тех, кто хочет быстро, за 3–12 месяцев, погрузиться в тему. Курсы дают попрактиковаться в базовых инструментах — Agile, PRINCE2, PMBOK, Scrum — а также поработать на бизнес-симуляторах и в реальных кейсах.
Курсы проводят:
- Институт профессионального образования
- GeekBrains
- Skill Factory
- Нетология
- Laba
- Практикум
- SkillBox
- ScrumTrek
- XYZ School
- Международная академия экспертизы и оценки
МВА в проектном менеджменте
Если намереваетесь сотрудничать с международными компаниями и браться за очень сложные проекты, то лучше всего подкрепит это намерение степень МВА.
Бизнес-школы, где есть специализация «менеджмент проекта»:
- Высшая школа бизнеса ВШЭ
- Moscow Business School
- МИРБИС
Идеи
Эффективно работаем и быстрее решаем задачи
Управление проектами — процесс, который помогает согласовать действия команды для решения какой-то задачи.
Например, компании нужно создать сайт. Сначала она планирует будущий ресурс и думает, как он поможет клиентам. Потом нанимает разработчиков, дизайнеров, копирайтеров и ставит им задачи. Когда сайт создан, его передают на следующий этап — продвижение, а затем — на оценку эффективности для бизнеса.
По сути это и есть управление проектами: перед бизнесом стоит задача → он решает её с помощью планирования и постановки заданий → оценивает готовый продукт.
Важность управления проектами доказал Институт проджект-менеджмента в 2020 году. Там подсчитали, что без грамотного управления вероятность провала при запуске нового продукта увеличивается вдвое. Кроме того, специалисты выяснили, что 11,4% ресурсов компаний тратятся впустую из-за некачественных процессов управления проектами.
Какие бывают методы управления проектами
Есть несколько методов управления проектами: Waterfall, Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma, CPM. (Выделяют и другие, но мы остановимся на часто используемых в бизнесе.)
Такую классификацию мы составили благодаря статье на сайте Asana — компании, которая помогает управлять бизнес-процессами. Но классификация Asana — не единственная. Некоторые проджект-менеджеры распределяют методы по-своему.
На самом деле, существует всего два метода управления проектами: Waterfall — классический метод управления проектами, и Agile — гибкое управление проектами.
Есть ещё такое понятие как методики — это готовый алгоритм применения метода. К методикам относятся Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma и пр.
Каскадный метод или водопад — Waterfall
Каскадный метод, его ещё называют классическим, — это линейный подход к процессу, в котором работа разбивается на несколько этапов. Команда завершает один этап — и начинает следующий.
Работает метод так: менеджер проекта собирает требования и пожелания от заказчика → создаёт проект → внедряет его → тестирует → дорабатывает недостатки → снова внедряет в бизнес.
Метод Waterfall применяют для больших и длительных проектов, которые не получится выполнить одним этапом.
Например, нельзя запустить email-рассылку, пока у компании нет готовой базы, созданного контента и продукта, который она будет продвигать через письма. Другой пример — строительство дома. Оно всегда разбивается на этапы, потому что нельзя поставить крышу, пока не залит фундамент.
Так выглядит метод водопада
Плюсы метода. Легко делить работу на этапы и соблюдать очерёдность.
Минусы метода. Нельзя корректировать процесс работы. Не подходит для задач, где есть много подпроектов. Например, разработка ПО в IT-сфере.
Современным компаниям я рекомендую присмотреться к классическому методу управления и адаптировать под потребности своего проекта.
В этом случае ТЗ станут более чёткими и понятными для исполнителя и, как результат, будет меньше доработок и разногласий.
Конечно, не всегда можно использовать классический метод, но использовать частично и миксовать с гибким методом — вполне реально. Вот небольшой чек-лист от меня, который поможет определить, подходит вам каскадный метод управления:
- ваш проект — со строгим бюджетом и сроками, например, строительная и инженерная сферы;
- проект с неизменным содержанием, т.е. такой, в котором нельзя вводить изменения по ходу выполнения.
Гибкий метод управления — Agile
Этот метод делится на Scrum и Kanban.
Scrum. Делит всю работу на несколько коротких промежутков времени — спринтов. Команды собираются на короткие совещания, на которых планируют будущую работу на 15 или 30 дней. Потом собираются вновь и «планируются» на следующие 15 или 30 дней. И так далее. Благодаря Scrum-методу команды не перегружаются и всегда могут перераспределить приоритеты в проектах.
Сам процесс начинается с бэклога — списка работы, которую нужно выполнить. В Scrum есть два бэклога:
- Первый — бэклог продукта, который составлен с учётом приоритета.
- Второй — бэклог спринта, который прописан на следующие 15–30 дней. В бэклог спринта вносят список задач, которые нужно решить за определённый промежуток времени — ближайший спринт.
Затем команда проводит спринт — работает 2 или 4 недели и каждый день собирает небольшие совещания. Это помогает проверить, на какой стадии спринта находится компания. После очередного спринта компания выпускает на рынок готовый продукт либо оценивает спринт и формирует задачи на следующий.
Так работает метод Scrum
Scrum подходит для стартапов, малого, среднего и крупного бизнесов. Например, по такой методологии работают Amazon, Apple и Microsoft.
Kanban. Если Scrum фокусируется на спринтах, то Kanban — на задачах. В его основе лежат интерактивные доски для управления проектами, в которых рабочий процесс и прогресс видны всем участникам.
Такая методика подходит для любых бизнес-процессов. Обычно её используют в виде карточек, которые перемещают слева направо по интерактивной доске. А саму доску делят на несколько колонок. Например:
- в очереди;
- в процессе;
- завершено.
Для использования методологии Kanban часто используют Trello или Asana — это популярные сервисы
Плюсы обоих методов. Гибкая структура, поэтому можно менять план в процессе работы.
Минусы обоих методов. Нет чёткого плана, поэтому реализация проекта может затянуться. Конечный проект может долго создаваться и постоянно масштабироваться, потому что конечной даты сдачи никто не устанавливает. Регламентируются только промежуточные спринты.
Применять метод Agile можно в нескольких случаях:
- Если постоянно меняется содержание проекта, например, разработка и обновление приложений.
- Если нет понимания конечного результата, а есть только общие представления, каким должен получиться проект в итоге.
- Если нужно очень быстро вносить изменения в проект. Например, чтобы успевать за нововведениями конкурентов.
Бережливое управление проектами — Lean
Метод называют также скоростной разработкой. Суть: компания даёт пользователям пока ещё не готовый продукт, чтобы получить отзывы и исправить замечания.
Такое управление помогает создать продукт, который будет максимально отвечать потребностям аудитории. Кроме того, это помогает сэкономить время и деньги на постоянные обновления и тестирование новых версий разработки.
Метод подходит для любых бизнесов, в которых можно создать MVP — минимально жизнеспособный продукт. Например, сервис по заказу такси может сделать программу в конструкторе приложений, собрать обратную связь и выпустить другое приложение с собранными пожеланиями от клиентов.
Ходят легенды, что так создаются шедевры
Плюсы метода. Помогает контролировать, нравится клиентам продукт или нет.
Минусы метода. Долгий процесс от создания плана до выпуска конечного продукта.
Метод шести сигм — Six Sigma
Six Sigma работает так: компания заранее определяет, что должно быть в будущем проекте. А потом в процессе разработки ищет все ошибки в проекте, исправляет их и улучшает продукт. Часто метод шести сигм используют для контроля качества разработки, а не для управления проектом.
Теория шести сигм опирается на шесть пунктов:
- Проявлять интерес к клиенту — нужно следить за потребностями клиентов и анализировать их.
- Управлять на основе проверенной информации и фактов — не полагаться на различные предположения.
- Ориентироваться на производственный процесс — управлять работой и оптимизировать бизнес-процессы.
- Управлять на опережение — не ждать возможных изменений, а предупредить их, когда они только зарождаются.
- Сотрудничать с клиентами и поставщикам — вести бизнес прозрачно.
- Постоянно улучшать бизнес-процессы.
Motorola предложила разделять шесть сигм на 5 технологических этапов:
Определение потребности клиентов (Define). Менеджеры составляют портрет клиента и решают, как их обслуживать. Это помогает определить масштаб и цель проекта.
Измерение производительности процесса (Measure). Когда проект выпущен, менеджеры оценивают, насколько хорошо он решает проблемы пользователей.
Анализ недостатков (Analyze). Менеджеры выделяют все проблемы проекта и думают, почему какая-то часть проекта не работает или не справляется с задачами.
Совершенствование системы (Improve). Если менеджеры нашли проблемы — изменяют и улучшают бизнес-процессы.
Проверка изменений (Control). После того, как исправили проблемы, менеджеры проверяют, стал ли продукт работать лучше.
А это уже метод управления шести сигм на этапах DMAIC
Метод шести сигм подходит бизнесу из сферы услуг, потому что он контролирует повторяющиеся операции. И чем лучше он их будет контролировать, тем больше будет зарабатывать.
Такой метод управления используют в Starbucks, Coca-Cola, Walmart.
Плюсы метода. Помогает создать наиболее качественный продукт.
Минусы метода. Долгий срок создания плана.
Метод критического управления — CPM
В этом случае менеджеры прописывают все нужные действия, которые помогут создать проект. После этого они определяют длительность всех задач и прописывают последовательность действий.
По сути, метод определяет самую длинную последовательность задач, которые нужно закрыть для завершения проекта. Кроме того, это помогает понять, какие задачи можно выполнять одновременно, а какие — в строгой последовательности.
Подходит для любых бизнесов, которые планируют проект на длительный срок.
Так выглядит метод критического управления
Плюсы метода. Помогает подробно спланировать проект и расставить приоритеты.
Минусы метода. Сложно распланировать задачи и сроки выполнения.
Из каких этапов состоит каждый метод
Основные этапы проджект-менеджмента описаны в книге «Руководство к своду знаний по управлению проектами». Её составил Институт проджект-менеджмента (США) в 1996 году. В издании выделяют пять этапов:
- Инициация.
- Планирование.
- Исполнение.
- Мониторинг.
- Завершение.
Поговорим о каждом.
Инициация
На этом этапе проект ещё не подтвержден и не запланирован. Цель этапа — понять, зачем этот проект, какие задачи он решает и стоит ли его разрабатывать. Для этого нужно пройтись по нескольким пунктам:
Бизнес-сценарий проекта. Например, компания по продаже садового оборудования теряет деньги, потому что у неё нет интернет-магазина, а клиенты не хотят идти в офлайн-точку.
Выгода от разработки. Интернет-магазин привлечёт новых покупателей, улучшит клиентский опыт и поможет прорекламировать товары бизнеса.
Показатели успеха. Например, интернет-магазин повысит продажи в два раза, потому что теперь клиентам будет проще оформить заказ.
Если на этой стадии команда понимает, что разработка интернет-магазина выгодна — проект переходит на следующий этап.
Планирование
Следующий этап — запланировать, что именно бизнес хочет получить от нового продукта и сколько времени придётся потратить на разработку. Но перед этим нужно ответить на вопросы:
- Какая цель у проекта.
- Какие ключевые показатели эффективности (KPI).
- Когда нужно оценивать проект.
- Какой бюджет.
- Какие риски.
- Сколько людей из команды будут задействованы.
Вернёмся к примеру с магазином и спланируем, что мы хотим получить от разработки.
Цель — разработать интернет-магазин по продаже садовой техники, который повысит продажи в два раза. Срок разработки — до 31 декабря 2022 года. Бюджет — 300 000 рублей. Риски — сайт не будет приводить клиентов из поиска и не увеличит продажи. Чтобы сделать проект, понадобятся: HR, веб-разработчики, графический дизайнер и команда по контенту.
Готовый план можно сделать в виде дорожной карты и рассылать сотрудникам.
Выполнение
После инициации и планирования менеджеры создают проект. На этом этапе перед сотрудниками появляются новые задачи:
Следить за выполнением проекта. Это мониторинг и отчётность по проекту — чтобы убедиться, что задача выполняется своевременно.
Управлять расходами. Менеджеры контролируют, сколько денег уходит на зарплаты, оплату подписок и т.д. Нужно для того, чтобы не выйти из запланированного бюджета.
Управлять закупками. Сюда входит покупка подписок, аренда помещений или контракты с внешними специалистами.
Следить за качеством. Если стадии по проекту закрывают в срок и расходы не превышают бюджета — это не гарантия успешного проекта. Поэтому менеджеры следят, чтобы проект на всех стадиях соответствовал ожиданиям, и согласуют его с руководителем.
Мониторинг
Обычно этот этап идёт одновременно с предыдущим. На нём менеджеры проверяют, на какой стадии находится проект, и предоставляют отчётность руководителю.
Завершение
На этом этапе права на проект передают заказчику, подписываются необходимые документы. Дальше заказчик запускает проект и анализирует, работает он или нет.
Лайфхаки от экспертов по управлению проектами
Задали ещё несколько вопросов нашим экспертам, чтобы лучше разобраться в теме.
Проектами всегда управляют только по одному методу или их можно комбинировать?
Артюхин Алексей
Senior Project Manager, Cisco Systems
В современном IT-мире нечасто можно встретить чистый Scrum, Waterfall и так далее. Обычно руководители и команды подстраивают фреймворки и методологии под свою ситуацию. Поэтому на выходе получается так называемый «гибридный» подход — по сути, комбинация гибких и каскадных методик. Зачастую это является оптимальным решением проблемы.
Какие плюсы и минусы у разных методов?
Артюхин Алексей
Senior Project Manager, Cisco Systems
В книге Тома ДеМарко и Тимоти Листера «Вальсируя с медведями» наглядно показано, как часто сложные проекты, реализуемые по каскадной методологии, не вписываются в сроки и бюджеты.
К сожалению, мы не в состоянии точно, а иногда даже примерно оценить проекты с большим количеством неизвестных. В этом случае на помощь приходят гибкие методологии, которые позволяют адаптироваться на ходу и получить быструю обратную связь. Это в конечном итоге даёт большую ценность для бизнеса.
Но за гибкость и возможность быстрых изменений приходится платить невозможностью долгосрочного планирования, что не всегда вписывается в корпоративные стандарты.
Я как проджект-менеджер вижу много плюсов в использовании методов управления проектами. Дело в том, что даже самые разнообразные инструменты управления задачами не работают, если не объединить их в систему. Под инструментами управления я имею ввиду планировщики задач, трекеры, календари и пр.
В онлайн-проектах вот ещё пару лет назад не пытались как-то управлять проектом и выстраивать в нём систему. Но по мере роста команды и оборота всё равно стали к этому приходить. Я оказывалась в проектах, в которых царил хаос и деньги терялись буквально на каждом шагу, а после внедрения планирования, распределения задач по команде, грамотного управления рисками и т.д. мне удавалось увеличивать оборот компании минимум в 2 раза за месяц без дополнительных вложений.
Один из случаев — с 1 млн рублей оборот проекта вырос до 2,7 млн за 3 недели. Название компании, к сожалению, сказать не могу.
Поэтому вот несколько моментов, которые я бы выделила для методов управления проектами:
- разбивайте объёмную задачу на конкретные шаги;
- определяйте исполнителя по каждой задаче;
- определяйте дедлайны для каждой задачи или подпроектов;
- управляйте бюджетом проекта;
- создавайте план, который понимает вся команда;
- внедряйте и/или оптимизируйте корпоративную коммуникацию в проекте.
А из минусов я бы выделила один — сроки внедрения методов управления в проект. Сейчас я не могу сказать однозначно, сколько времени уйдёт на внедрение управления, потому что на это влияет несколько факторов: размеры проекта, количество сотрудников в компании, её обороты и т.д.
А есть какой-то универсальный метод управления проектами?
Я предпочитаю использовать одновременно классический и гибкий методы управления.
Я работаю с онлайн-проектами уже более 5 лет и для себя определила, что для них метод Waterfall плюс гибкое управление подходит идеально.
Waterfall позволяет избежать большого уровня стресса, потому что на все этапы по решению задач отводится достаточно времени. А у руководителя проекта появляется время на решение возможных проблем.
А гибкое управление позволяет вносить изменения в содержание проекта по ходу.
Артюхин Алексей
Senior Project Manager, Cisco Systems
Выбор методики управления определяется несколькими факторами:
- количеством неизвестных на старте;
- необходимостью внесения изменений в процессе;
- корпоративными и индустриальными стандартами;
- форматом заключённого договора и др.
Если не вдаваться в детали, можно сказать, что понятные и хорошо прогнозируемые проекты имеет смысл реализовывать по каскадной методологии, а проекты с большим количеством неизвестных и требующих гибкости — явный кандидат на Agile.
Для примера возьмём два проекта, которые отличаются по своей сути: первый — разработка нового ПО, второй — замена физических серверов в дата-центре. В первом случае я буду применять Agile-методики, потому что нельзя заранее запланировать на 100% то, как будет выглядеть конечное ПО.
А во втором случае подойдёт чистый Waterfall, потому что возможные проблемы, сроки и результаты по смене серверов можно просчитать заранее. Поэтому я считаю, что нет единственного и универсального метода управления проектами. Выбор всегда зависит от ситуации с большим количеством переменных.
Главное — не бойтесь менять процессы в идущем проекте и постоянно думать, что ещё и как можно улучшить. Пробуйте и экспериментируйте вместе с командой.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Проектная деятельность становится популярной в различных сферах бизнеса. С развитием данной тенденции возрастает потребность в грамотных менеджерах – руководителях проектов. В них заинтересованы многие компании, функционирующие в различных отраслях экономики: от государственного управления, строительства, медицины до маркетинга, дизайна и IT.
Управление проектами с помощью ЛидерТаск
Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.
Скачать ЛидерТаск
Что это за профессия? Что делает руководитель проекта? Какими навыками он должен обладать, чтобы преуспеть, построить успешную карьеру? Разберёмся, какое место этот человек занимает в системе проджект-менеджмента, какими качествами он должен обладать, чтобы принести реальную пользу компании.
Кто такой руководитель проекта: его роль в системе Project Management
Руководитель проекта – это координатор, ответственное лицо, определяющее направление движения команды. Он отвечает за планирование, распределение бюджета, настроение участников, их достижения, промахи и в целом за успех проекта. В идеале он должен уметь прогнозировать проблемы до их возникновения, чтобы принять своевременные меры для минимизации последствий. Это специалист в определённой сфере, выступающий в роли начальника группы людей, занятых решением общих задач. Он устанавливает связи между исполнителями и заказчиком. Подбирает и группирует ресурсы, необходимые для решения задачи, поставленной клиентом или высшим руководством, предоставляет итоговые результаты заказчику и вносит необходимые правки в соответствии с его пожеланиями.
Роль руководителя проекта стоит отличать от роли операционного или функционального руководителя. Операционные менеджеры обеспечивают эффективность бизнес операций. А функциональные лидеры осуществляют руководство отдельными подразделениями. Руководитель проекта может подчиняться функциональному менеджеру или управляющему компанией. Функции управляющего проектной деятельностью может выполнять любой опытный сотрудник компании, непосредственный руководитель подразделения или специально приглашённый специалист.
Задачи и функции руководителя проекта
Главная цель, которую преследует каждый project manager, — добиться идеального результата, устраивающего заказчика на 100%. Он прилагает усилия, чтобы завершить проект точно в срок без превышения бюджета. В его функции входит:
- Определение состава работ.
- Установка, документальное оформление зависимостей между отдельными рабочими процессами.
- Оценка их продолжительности, разработка критического пути проекта.
- Составление устава, описание целей, задач, результата, который должен быть достигнут к окончанию проектных работ.
- Разработка плана проекта с определением его контрольных точек.
- Расчёт времени, необходимого для его выполнения.
- Оценка объёма и стоимости ресурсов.
- Разработка программы мотивации для участников команды.
- Организация собраний для обсуждения хода выполнения работ.
- Анализ рисков и отклонений в рабочих процессах.
- Завершение и архивация проекта с предоставлением итоговой информации заинтересованным лицам.
В рамках своей деятельности он выполняет следующие задачи:
- Формулирует цели, проверяет их на реализуемость;
- Согласует сроки выполнения работ и требования к проекту с заказчиком;
- Разбивает общий объём задач на отдельные этапы;
- Составляет техническую, проектную документацию;
- Распределяет обязанности между участниками команды;
- Организует безопасное и удобное хранение информации;
- Контролирует деятельность исполнителей, мотивирует, поддерживает их при возникающих трудностях;
- Делегирует задания контрагентам;
- Разрабатывает альтернативные пути решения проблем, принимает соответствующие решения для их быстрого устранения;
- Предоставляет отчётность руководящему высшему звену.
На разных этапах проекта функции его руководителя различаются:
| Инициация | Планирование | Исполнение | Завершение |
|---|---|---|---|
| Ставит цели, задачи. Собирает команду. Обосновывает актуальность проекта. Разрабатывает стратегию. Выделяет основные этапы работы. |
Уточняет сроки для реализации каждого этапа. Планирует бюджет, ресурсы. Составляет план-график и дорожную карту проекта. |
Работает с исполнителями. Контролирует рабочие процессы. Принимает меры при отклонении от плана. |
Подводит итоги работы. Анализирует результаты. Закрывает проект. Формирует базу знаний. |
Руководитель проекта работает с огромными объёмами информации. В его функции также входит составление документации, организация переговоров и встреч. Он анализирует достигнутые результаты, разрабатывает планы для дальнейших действий. Чтобы добиться успеха, прогресса в достижении поставленных задач, ему важно чётко понимать функции всех сотрудников, работающих в команде.
Характеристики личности, навыки руководителя проекта
Личность руководителя влияет на будущую судьбу проекта. Его риски и ответственность часто гораздо выше, чем у некоторых линейных руководителей. Многие решения приходится принимать в условиях неопределённости, за что впоследствии он несёт личную ответственность. Поэтому часто эту роль берёт на себя не сотрудник с соответствующим образованием, а опытный, харизматичный лидер, уверенный в себе.
Каждый менеджер, претендующий на должность руководителя проекта, должен обладать определёнными чертами характера:
- Логическим мышлением. Он видит всю картину происходящего, понимает, на каких этапах работы над проектом могут возникнуть проблемы. Составляет реально работающие планы. Ищет альтернативные пути решения задач на пути достижения поставленных целей.
- Уверенностью в себе. Это помогает руководителю вдохновлять, мотивировать подчинённых. Сильный, не сомневающийся в своих возможностях и способностях, человек – отличный пример для подражания, которому будут следовать другие участники команды.
- Инициативностью. Без дара убеждения, владения ораторским искусством, руководителю проекта будет сложно убедить исполнителей в целесообразности тех или иных действий. Он должен иметь активную жизненную позицию, пропагандировать, продвигать её в коллективе.
- Стрессоустойчивостью. Профессионал должен спокойно и рассудительно воспринимать любые проблемы. Не паниковать в форс-мажорных обстоятельствах, находить оптимальные пути выхода из кризисных ситуаций.
- Гибкостью в управлении и принятии решений. Реализация проекта требует определённого времени. На него влияют различные внутренние и внешние факторы, которые могут быстро изменяться. Грамотный менеджер не зацикливается на слепом следовании пунктам изначально составленного плана. Не боится корректировать стратегию с учётом обновлённой информации.
- Ответственностью. Он отвечает за принятые или не принятые решения, результаты работы команды. Не ищет себе оправдания в случае неудач, не перекладывает вину за промахи на участников коллектива.
- Пунктуальностью, дисциплинированностью. Эффективный руководитель проекта умеет рационально обращаться со своим временем и временем подчинённых. Он соблюдает сроки сдачи проекта, следит за тем, чтобы сотрудники выполняли порученную им работу вовремя.
- Эмпатией к окружающим, чуткостью к их потребностям. Люди – основной ресурс любого проекта. Об этом знает каждый опытный управленец. Поэтому он должен бережно, с пониманием относиться к членам своей команды, знать их особенности, черты характера. Это поможет организовать благоприятный микроклимат в коллективе, предупредить возникновение спорных ситуаций и конфликтов.
Должностные обязанности руководителя проекта
В разных организациях обязанности проектных менеджеров отличаются. В каких-то случаях их больше или меньше. Всё зависит от специфики и сферы деятельности компании. Примерный перечень обязанностей можно посмотреть в типовой должностной инструкции. Его используют в качестве базы, адаптируют и используют в работе. Чтобы успешно справляться со своими функциями, руководителю проекта необходимо развить в себе следующие навыки:
- Способностью маневрирования в потоке событий, происходящих на проекте, ориентируясь на законодательную базу отрасли.
- Умением быстро переходить на разные типы планирования для решения локальных и стратегических задач.
- Навыком управления временем исполнителей для оперативного и своевременного завершения работ по проекту. Для этого важно использовать соответствующее программное обеспечение, помогающее сделать рабочие процессы прозрачными и понятными каждому сотруднику.
- Желанием повышать свой интеллектуальный и образовательный уровень.
Проектный менеджер должен регулярно повышать свою квалификацию. В бизнес сфере постоянно появляются новые методы, технологии по управлению проектами. Чтобы быть востребованным на рынке труда, претендовать на высокую зарплату, ему нужно в совершенстве владеть данными техниками. Пользоваться полученными знаниями и навыками он может вне офиса, составляя работающие планы, контролируя их исполнение, эффективно и быстро находя решения возникающих проблем.
Как определить эффективность проектного менеджера
Для числовой оценки эффективности данной должности используются специальные инструменты, представляющие собой тесты с вопросами. За ответы анкетируемый получает баллы. Они суммируются по различным категориям. На основании полученных результатов делаются выводы о компетентности, профпригодности руководителя. К данным техникам относятся:
- Методика LeaderCase, основанная на наборе ситуационных кейсов;
- LeaderChart, усовершенствованная техника, включающая кейсы на эмоциональный и логический интеллект;
- «Тест-Ассессмент» и «Бизнес-Профиль», инструменты психологического тестирования.
Также для оценки данной деятельности используются показатели прибыли и KPI.
Эффективное управление проектами с ЛидерТаск
Организация работы над проектом начинается с постановки целей, разработки связанных с ними задач с распределением их участникам команды. Современные компании с этой целью используют специальный софт, позволяющий сделать данные процессы наглядными, понятными для каждого исполнителя. К таким приложениям относится отечественная разработка ЛидерТаск.
Программу удобно использовать для планирования, организации работы в команде и отслеживания задач. Работает на всех цифровых платформах, синхронизируется с популярными сервисами. Функционирует без подключения к интернету, позволяя быть в курсе дел в любом месте, где бы вы ни находились.
В приложении можно составлять, вести проекты, планы, делегировать задачи подчинённым. Контролировать качество их исполнения, отслеживая прогресс каждого сотрудника на удобном графике. Вести учёт времени с помощью встроенного календаря. Переключаться между разными видами планирования. Визуализировать рабочие процессы на Kanban-досках. Общаться с другими участниками команды в корпоративном чате. Прикреплять к задачами комментарии. Пробную версию программы можно скачать и установить бесплатно.
Заключение
Руководитель проекта – это сложная, комплексная, многофункциональная роль. Она требует от исполнителя опыта, развитых коммуникативных навыков, желания постоянного развития. По сути, проджект менеджер – это такой же участник команды с определённым набором обязанностей. Чтобы стать настоящим лидером ему важно научиться ставить корректные цели, находя оптимальные пути для их реализации. Эффективно взаимодействовать с коллегами, находящимися в подчинении, чтобы завоевать их доверие и авторитет. Благодаря этим действиям он успешно выполнит любой проект и приведёт к успеху команду.
Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.
Ваш купон для покупки:
Fromtest
Купить со скидкой
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.
Скачать книгу