Инструкция по ведению бланков строгой отчетности

В 2022 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2022 году, читайте в этой статье.

Основные правила хранения бланков строгой отчетности

Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию. Законодательство РФ требует выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем .

Согласно звкону «О применении контрольно-кассовой техники» все ИП и ООО обязаны производить запись сведений о расчетах через фискальный накопитель (в том числе в виде кассового чека либо БСО), передачу таких сведений в налоговый орган (в том числе через оператора фискальных данных) и последующее хранение фискального накопителя. Иных обязанностей в 2021 году, например, по хранению кассовых чеков или БСО (в том числе корешков) на бумажном носителе, ведению журнала учета БСО либо правил по их уничтожению по аналогии с документами, подтверждающими расчет в труднодоступных местностях (п. 4 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 15.03.2017 № 296), законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники, по нашему мнению, не устанавливает.

До 01.07.2021 типографские БСО вправе применять только ИП без наемных сотрудников. После этой даты все ИП обязаны применять онлайн-ККМ, в т.ч. для оформления БСО.

Рассмотрим правила, по которым российские налогоплательщики обязаны были хранить БСО ранее, до вступления в силу положений об обязательном применении ККМ.

См. также «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)».

Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следовало размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежало опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).

Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).

Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:

• сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
• оформить акт приемки бланков;
• внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности.

Все три действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).

В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).

Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.

О заполнении книги вы можете узнать из статьи «Как заполняется книга учета бланков строгой отчетности».

Хранение бланков с помощью автоматизированных систем

«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение пяти лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:

• приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
• копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
• поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.

Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.

Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.

Внимание! В связи с переходом на онлайн-кассы налогоплательщик обязан с 01.07.2018, а в некоторых ситуациях с 01.07.2019 формировать БСО с помощью автоматизированных систем для бланков строгой отчетности, способных передавать сведения о взаиморасчетах в ФНС в режиме онлайн. Подробнее см. в материале «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)». БСО выдается покупателю на бумажном носителе или отправляется по электронной почте или на телефонный номер клиента.

Контроль за полнотой учета выручки осуществляют налоговики. Какие права они имеют при проверке остатка денежных средств в кассе, аппарата для БСО и формируемых бланков, узнайте из материалов экспертов «КонсультантПлюс», получив пробный доступ. Это бесплатно.

Передача бланков в распоряжение сотрудников организации

Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности.

Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.

Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?

Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?

Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).

Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.

Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:

• Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
• Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».

Как правильно списать БСО в бухгалтерском учете и какие документы подготовить? Ответ на данный вопрос дал советник государственной гражданской службы 2-го класса И. О. Горчилина. Получите бесплатный пробный доступ к системе «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности

Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.

Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.

Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).

Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.

Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.

Инвентаризация и списание БСО

В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности. Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).

По истечении пяти лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.

Подробнее об акте см. «Акт о списании бланков строгой отчетности – образец».

В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.

Подробнее о других видах инвентаризации, предусмотренных законодательством РФ, читайте в статье «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

Итоги

БСО приравнены к кассовым чекам и должны формироваться с использованием автоматизированных систем, способных передавать сведения в ФНС в режиме онлайн. Учет бланков в таком случае ведется также с использованием таких систем. Некоторым налогоплательщикам законодательно разрешено перейти на использование онлайн устройств с 01.07.2019, а ИП без наемных в ряде случаев — с 01.07.2021. До этого они вправе применять типографские бланки. Приобретение таких бланков ведется на счетах учета затрат (25, 26, 44 — в зависимости от подразделения), а последующий учет с использованием звабалансового счета 006.

Прежде чем открывать ИП или регистрировать ООО, Вы должны прояснить для себя все вопросы, относящиеся к налогообложению и текущей деятельности. Следует в первую очередь определиться с налоговым режимом, выбрать оптимальный для своего бизнеса.

Выясните все нюансы, связанные с открытием расчётного счёта (обязательно ли его открывать с учётом выбранного вида деятельности и организационно-правовой формы, либо же это Ваше право), применением печати (строго говоря, сегодня ООО и ИП могут работать без неё, но есть «подводные камни»), а также привлечением инвестиций для расширения бизнеса.

Изучая особенности регистрации ООО или ИП, необходимо учитывать последствия нарушения законодательства, которые зависят от организационно-правовой формы Вашего бизнеса.

Также следует выяснить вопросы применения контрольно-кассовой техники (ККТ), включая требования, предъявляемые к кассовому аппарату, особенности покупки и порядок регистрации ККТ в налоговой инспекции.

Если кассовый аппарат применять в своей деятельности Вы не намерены, либо ещё не приняли окончательного решения по этому вопросу, то обязательно ознакомьтесь с альтернативным вариантом – использованием бланков строгой отчётности (БСО).

Необходимо знать, в каких случаях они могут применяться и каким образом их можно заказать. Ещё одним важным моментом является информация о применении и учёте БСО. Об этом и пойдёт речь в данной статье.

Применение БСО

Формы БСО могут быть, что называется, типовыми, либо же разработанными Вами в рамках применяемого вида деятельности. В то же время необходимо учитывать, что некоторые виды деятельности изначально предполагают применение форм, утверждённых государством. В таком случае у Вас нет права на применение бланков строгой отчётности собственной разработки.

Речь, к примеру, идёт о:

Учёт БСО

В рамках использования бланков строгой отчётности необходимо обеспечивать их сохранность и осуществлять правильный учёт. Учёт бланков зависит от того, каким способом они были изготовлены: в типографии или посредством автоматизированной системы.

Порядок учёта бланков при изготовлении в типографии

Прежде всего, следует отметить, что оприходование бланков строгой отчётности должно осуществляться работником, который несёт ответственность за обеспечение их хранения, учёта и выдачи. К слову, эти функции может осуществлять и руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ответственный работник должен действовать на основании заключённого с ним договора о материальной ответственности. В процессе оприходования бланков строгой отчётности необходимо обязательно проверить, чтобы их фактическое количество, серия, номера соответствовали данным, которые содержат сопроводительные документы.

Следующий шаг – составление акта приёмки бланков строгой отчётности. Подписать акт должен руководитель организации (индивидуальный предприниматель), а также члены комиссии по приёмке БСО. Комиссия формируется на основании соответствующего приказа.

Для хранения бланков строгой отчётности применяются металлические шкафы, сейфы или специально оборудованные помещения, которые исключают возможность порчи и хищения БСО.

Для учёта бланков используется книга учёта БСО. Необходимо отметить: в настоящее время нет утверждённой формы книги учёта бланков строгой отчётности, поэтому Вы имеете право на разработку собственного варианта.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и подписана руководителем организации и главным бухгалтером (или индивидуальным предпринимателем), а также заверена печатью (в случае её применения).

При получении денежных средств от покупателя уполномоченным работником производится заполнение бланка строгой отчётности. При этом основная часть бланка передаётся покупателю с сохранением отрывного корешка (либо копии) у продавца. На сумму полученных от клиента средств производится оформление приходного кассового ордера. Корешки или копии БСО являются документами, подтверждающими факт поступления денег.

Далее производится упаковывание корешков (копий) бланков в мешки, их опечатывание с последующим хранением в течение 5-летнего периода. Как только этот срок истёк, документы следует утилизировать и составить акт о списании бланков строгой отчётности (к слову, с использованием аналогичного акта производится утилизация испорченных и бракованных бланков).

Порядок учёта бланков при их изготовлении посредством автоматизированной системы

В этом случае всё гораздо проще. Учёт бланков строгой отчётности, которые изготавливаются посредством автоматизированной системы, производит сама система.

В устройстве реализован алгоритм фиксации и сохранения в памяти сведений о каждом напечатанном бланке строгой отчётности. Таким образом, нет никакой необходимости вести книгу учёта БСО.

Что касается порядка выдачи БСО, а также процедур, связанных с хранением и утилизацией корешков (копий) бланков, то они абсолютно идентичны тем, что указаны выше в случае с изготовлением БСО в типографии.

Меры контроля при использовании БСО

Функции контроля правильности применения БСО осуществляются работниками Федеральной налоговой службы. Если Вы стали объектом подобной проверки, представьте инспектору для проверки книгу учёта бланков строгой отчётности или данные о выпущенных бланках, которые содержит автоматизированная система.

При получении этих сведений проверяющий сначала сверит по количеству бланки строгой отчётности, которые содержит книга учёта (автоматизированная система), с корешками (копиями) бланков. Далее последует проверка суммы по корешкам (копиям) бланков с общим итогом, отражённым через кассу организации или индивидуального предпринимателя. Выявление расхождений при подобных процедурах – это всегда подозрение в нарушении правил использования БСО. В этом случае будьте готовы представить объяснения.

Штраф за возможные нарушения

Любой эпизод выявленного нарушения, связанного с порядком использования БСО или невыдачей бланка строгой отчётности клиенту, – это основание для наказания Вас посредством штрафных санкций на основании ст.14.5 КоАП РФ.

В подобных случаях индивидуальный предприниматель, либо руководитель и должностные лица организации могут быть оштрафованы в размере от 3 тыс. рублей до 4 тыс. рублей. Юридическим лицам грозит штраф в размере от 30 тыс. рублей до 40 тыс. рублей.

Кроме того, при выявлении нарушений, связанных с несоблюдением порядка и сроков хранения БСО, индивидуальный предприниматель, либо руководитель и должностные лица организации могут быть оштрафованы в размере от 2 тыс. рублей до 3 тыс. рублей на основании ст.15.11 КоАП РФ.

Если в ходе проверки выявлено отсутствие бланков строгой отчётности, это может быть приравнено к грубому нарушению учёта доходов и расходов. В этом случае виновное лицо несёт ответственность по ст.120 Налогового кодекса РФ. Предусмотренное наказание: штраф в размере от 10 тыс. рублей до 20% от размера выявленных нарушений, но не меньше чем 40 тыс. рублей.

Итак, Вы только что узнали о порядке применения и учёта бланков строгой отчётности, а также возможных штрафах в случае нарушения правил использования БСО.

Если Вы также выяснили для себя остальные вопросы, включая обозначенные в данной статье, то можно приступать к открытию своего дела. Первый шаг, который необходимо сделать в рамках реализации этой задачи, — сформировать регистрационный пакет. Что он собой представляет? Это документы, которые Вы должны подать в ИНФС для того, чтобы зарегистрировать свой бизнес.

Существует два варианта подготовки регистрационного пакета: самостоятельно и силами специализированных компаний, которые занимаются этим на профессиональной основе. Рассмотрим подробнее оба этих способа.

Первый способ:

Самостоятельная подготовка документов означает, что Вы сами выясняете, какие документы нужны для регистрации, консультируетесь по поводу правильности заполнения и собственноручно их составляете.

При таком подходе Вы экономите средства на платных услугах по формированию регистрационных документов, снижая тем самым общие затраты на открытие своего дела.

Еще одним плюсом является то обстоятельство, что Вы в курсе тонкостей и нюансов всей регистрационной процедуры. Вы активно оцениваете плюсы и минусы каждой системы налогообложения и можете выбрать оптимальный вариант для своего бизнеса.

Вы точно указываете все виды деятельности, которыми будете заниматься в настоящее время или можете заниматься в будущем, и корректно указываете основной вид деятельности. Подобные действия являются мощным фундаментом для Вашей стабильной работы в дальнейшем.

Однако рассматриваемый способ имеет и недостатки. Это, прежде всего, время. Процедура подготовки документов, в ходе которой Вы параллельно выясняете для себя какие-то вопросы, передумываете, на что-то обращаете отдельное внимание и снова бросаетесь на поиски информации и квалифицированных советов, может сильно растянуть общий регистрационный период.

Кроме того, самостоятельная подготовка документов серьёзно увеличивает риск появления ошибок и опечаток, которые легко могут привести к отказу в регистрации.

В этом случае Вы снова теряете время, ведь всю процедуру нужно начинать заново, а также деньги, поскольку понесённые расходы в виде госпошлины за услуги регистрации Вам никто не вернёт.

Второй способ:

Подготовить документы для регистрации Вам помогут специальные фирмы, профессионально этим занимающиеся. В этом случае какие-либо ошибки и опечатки практически исключены. Вы получаете документы, подготовленные согласно всем нормам и правилам, содержащие необходимую информацию в полном объёме.

Ещё один плюс: регистрационный пакет будет подготовлен для Вас в максимально короткий срок и не нарушит таким образом Ваши планы по открытию бизнеса.

Необходимо отметить, что и этот способ не является идеальным. Почему? Потому что Вы несёте дополнительные расходы, которые увеличивают общие затраты в рамках открытия своего дела.

Кроме того, предоставляя право подготовить регистрационный пакет специализированной компании, Вы рискуете слабо разбираться в тонкостях полученных документов. В дальнейшем может выясниться, то даже при отсутствии формальных ошибок документы подготовлены не идеально.

К примеру, окажется, что выбран нерациональный налоговый режим: Вы применяете упрощённую систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения «доходы минус расходы», в то время как рациональнее работать на УСН 6%; либо же оптимальный вариант – использование патентной системы налогообложения (ПСН), но Вы применяете единый налог на вменённый доход (ЕНВД).

Кроме того, может оказаться, что перечисление видов деятельности произведено в урезанном объёме, при этом в качестве основного выбран совсем не целевой вид деятельности.

Итак, оба способа имеют очевидные недостатки. Конечно, идеальный вариант – это третий способ, который лишён минусов и сочетает в себе достоинства обоих вариантов. Другими словами, великолепно было бы подготовить документы своими силами, то есть бесплатно, но при этом быстро и со 100%-й гарантией их правильности. Но разве он есть? Это покажется удивительным, но такой вариант существует!

Вы формируете регистрационный пакет своими силами, максимально быстро и не тратя ни копейки денег, если пользуетесь интернет-бухгалтерией «Моё дело»!

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» для регистрации и ведения Вашего бизнеса

Сервис «Моё дело» — это мощный бухгалтерский комплекс, который, наравне с другими задачами, обеспечивает возможность быстро, правильно и при этом совершенно бесплатно сформировать документы, позволяющие открыть ИП или зарегистрировать ООО.

Процедура формирования регистрационного пакета состоит из простых и коротких шагов, тщательно контролируемых электронным помощником. В процессе составления Вы получаете исчерпывающие профессиональные подсказки. Совсем немного времени – и Вы уже с документами, гарантирующими регистрацию с первой попытки! Вы всё сделали быстро, правильно и абсолютно бесплатно!

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» гарантирует формирование документов согласно действующим правилам и нормам. Всё именно так, ведь система содержит полную базу актуальных бланков, а также утверждённых нормативных и законодательных актов по налогообложению, трудовым отношениям, бухгалтерскому учёту.

Вся база обновляется в круглосуточном режиме. Таким образом, в любой момент времени к Вашим услугам только актуальные формы и только действующие законы, указы, положения, приказы и распоряжения!

Оперативное, корректное и бесплатное составление документов для открытия ИП или регистрации ООО – это лишь малая часть огромных функциональных возможностей интернет-бухгалтерии «Моё дело».

В сервисе можно вести полноценный учёт на общей системе налогообложения (ОСНО) и налоговых спецрежимах: УСН, ЕНВД.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» обеспечивает лёгкое и абсолютно корректное формирование любой отчётности (бухгалтерской, налоговой, статистической) на УСН, ЕНВД, ОСНО. Заполнение большинства форм в системе производится в автоматическом режиме, что сводит к нулю вероятность появления опечатки или ошибки.

Все готовые документы Вы тут же отправляете в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат в электронном виде. Ваша работа стала проще, а Вы обрели уверенность и спокойствие!

Вы заблаговременно знаете обо всех сроках уплаты налогов и представления отчётности. Всё дело в том, что в Вашем Личном кабинете в сервисе «Моё дело» установлен персональный налоговый календарь, заблаговременно информирующий о приближающихся датах. Для Вашего удобства вся информация дополнительно дублируется на телефон и электронную почту!

В работе мы часто сталкиваемся с трудностями, для решения которых нужна оперативная и квалифицированная консультация. Теперь это не проблема! В интернет-бухгалтерии «Моё дело» Вам гарантирована круглосуточная экспертная поддержка по всем вопросам в сфере бухучёта, налогообложения, расчётов с персоналом!

Вы хотите максимально оперативно, правильно и без каких-либо финансовых затрат подготовить документы для открытия своего дела? Вы хотите точно рассчитывать и вовремя уплачивать налоги? Вы хотите легко и в полном объёме формировать отчётность и своевременно её подавать?

Тогда пройдите простую регистрацию в интернет-бухгалтерии «Моё дело» прямо сейчас и оцените все возможности системы абсолютно бесплатно!

30.04.2019

Вопрос учета бланков строгой отчетности для учреждений культуры является особенно важным и актуальным. В их хозяйственной деятельности часто используются билеты, абонементы, квитанции и иные бланки. В связи с возникшими в 2019 году противоречиями в порядке учета таких объектов предлагаем рассмотреть новые разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 14.03.2019 № 02-06-10/16864.

Прежде чем обратиться к разъяснениям ведомства, обозначим суть проблемы, связанной с учетом БСО в 2019 году.

Учет бланков строгой отчетности и новый код КОСГУ

В соответствии с Порядком применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н), с 1 января 2019 года расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности в учреждении относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (ранее – на подстатью 226 «Прочие работы, услуги») КОСГУ.

Таким образом, применение новой подстатьи предполагает, что БСО являются объектами материальных запасов, в то время как Инструкция № 157н, наоборот, исключает их из состава материальных запасов.

Учет БСО по Инструкции № 157н

Согласно п. 118 данной инструкции бланки строгой отчетности не относятся к материальным запасам. Для учета таких объектов Инструкцией № 157н предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности», на котором учитываются БСО, находящиеся у учреждения на хранении и выдаваемые в рамках хозяйственной деятельности учреждения бланки строгой отчетности (бланки трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланки листков нетрудоспособности, квитанций и иные бланки строгой отчетности) (п. 337). Перечень документов, которые относятся к бланкам строгой отчетности учреждения, устанавливается им в рамках формирования учетной политики.

Бланки строгой отчетности учреждения отражаются на забалансовом счете 03 в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке «один бланк – 1 руб.», а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики: по стоимости их приобретения.

Выбытие бланков строгой отчетности со счета 03 осуществляется при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении). Бланки строгой отчетности учреждения списываются на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой они были ранее приняты к забалансовому учету.

Таким образом, на сегодняшний день положения Инструкции № 157н не предусматривают учет БСО на балансе учреждения в составе материальных запасов. Как отмечает финансовое ведомство в Письме № 02-06-10/16864, поскольку это противоречит Порядку № 209н, в ближайшее время соответствующие положения будут скорректированы.

Учет бланков строгой отчетности учреждений согласно разъяснениям Минфина

В Письме № 02-06-10/16864 сказано, что в целях учета БСО необходимо принимать во внимание положения не только Инструкции № 157н, но и ФСБУ «Концептуальные основы» (Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н), согласно которым приобретенные учреждением материальные ценности, поступившие на склад, являются активом и подлежат отражению на балансе на соответствующих счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета.

Исходя из этого, а также с учетом применения нового кода КОСГУ (349), предусмотренного Порядком № 209н для отражения расходов на приобретение БСО, по мнению Минфина, бланки строгой отчетности следует отражать на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

При выдаче со склада в рамках хозяйственной деятельности учреждения материально ответственному лицу бланков строгой отчетности (бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланков листков нетрудоспособности, квитанций и иных бланков строгой отчетности) они учитываются на забалансовом счете 03 до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания.

Таким образом, списание БСО с балансового счета на забалансовый осуществляется в момент выдачи бланков со склада материально ответственному лицу для использования в рамках хозяйственной деятельности. Поскольку Минфин не указывает, каким документом оформляется выдача БСО со склада, по нашему мнению, для этого можно использовать требование-накладную (ф. 0504204), ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

По мнению чиновников, учитывать БСО за балансом следует до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания. Те же правила забалансового учета БСО действуют и сейчас на основании п. 337 Инструкции № 157н. При этом в силу названной нормы учреждениям необходимо решить, по какой стоимости вести забалансовый учет БСО: в условной оценке или по стоимости приобретения бланков. Свое решение необходимо закрепить в учетной политике.

Далее, основываясь на положениях Письма № 02-06-10/16864, рассмотрим на примере порядок отражения в бухгалтерском учете БСО.

Пример 1.

Библиотека (бюджетное учреждение) по договору с типографией приобрела 1 000 бланков квитанций (по 1 руб. за каждый бланк) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. 500 штук были выданы библиотекарю для оформления приема платы от читателей за оказанные услуги (ксерокопирование, сканирование, выдача книг на дом и прочие платные услуги). По окончании месяца библиотекарь представил отчет, по которому:

– 385 квитанции были выданы получателям услуг, о чем свидетельствовали сданные отрывные части квитанций;
– 15 квитанций были испорчены при оформлении.

На основании этого отчета был составлен акт о списании квитанций в количестве 400 штук. Согласно учетной политике учреждения бланки строгой отчетности принимаются к учету по стоимости приобретения. Стоимость израсходованных бланков относится на себестоимость оказываемых платных услуг в составе прямых затрат.

В бухгалтерском учете библиотеки данные операции отразятся следующим образом:

Стоит отметить, что в целях наиболее достоверного и полного учета операций на забалансовом счете 03 и контроля за движением бланков строгой отчетности учреждения культуры вправе вводить дополнительные субсчета, например, для учета билетов (см. Письмо Минкультуры РФ от 15.07.2009 № 29-01-39/04 «О направлении Методических указаний о порядке применения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями, находящимися в ведении Минкультуры РФ»):

– 03-1 «Бланки строгой отчетности в подотчете»;
– 03-2 «Бланки строгой отчетности на реализации»;
– 03-3 «Бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению».

Пример 2.

Дом культуры (бюджетное учреждение) заключил с типографией договор на изготовление бланков билетов в количестве 2 000 шт. на общую сумму 4 000 руб. (по 2 руб. за бланк). Бланки изготовлены после получения от заказчика предоплаты в размере 30% от суммы договора. Все они были выданы для регистрации и проштамповки, а также для дальнейшей реализации. Было реализовано 1 890 бланков, нереализованные были уничтожены. Все операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход. Согласно учетной политике забалансовый учет бланков билетов ведется в условной оценке «один бланк – 1 руб.», при этом затраты на приобретение бланков прямо относятся на себестоимость оказываемых услуг.

В бухгалтерском учете дома культуру данные операции отразятся следующими проводками:

* * *

Следуя разъяснениям Минфина, в 2019 году бланки строгой отчетности необходимо учитывать на балансе в составе прочих материальных запасов (счет 0 105 36 000). Они подлежат списанию с баланса в момент выдачи со склада материально ответственному лицу для использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения.

Ларцева Л.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»