Инструкция по взаимодействию с дистанционным работником

ООО «ХХХ»

УТВЕРЖДАЮ

наименование организации

ИНСТРУКЦИЯ

по осуществлению взаимодействия между сторонами трудового договора о дистанционной работе

Генеральный директор

наименование должности руководителя организации или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции

м.п.        подпись

расшифровка подписи

“

”

20__

г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция по осуществлению взаимодействия между сторонами трудового договора о дистанционной работе (далее также — Инструкция) в ООО «ХХХ» (далее также — Работодатель) определяет порядок и правила осуществления взаимодействия Работодателя и дистанционных Работников (далее также — Работников) посредством обмена электронными документами и документами на бумажном носителе, использования иных способов взаимодействия Работодателя и Работника.

1.2. Работник и Работодатель далее вместе именуются также стороны, а по отдельности также — сторона.

1.3. Порядок и правила осуществления взаимодействия сторон также определяется:

1.3.1. Трудовым договором с Работником.

1.3.2. Должностной инструкцией Работника.

1.3.3. Настоящей инструкцией.

1.3.4. Иными локальными нормативными актами Работодателя, регламентирующими порядок и правила осуществления взаимодействия сторон.

1.4. При наличии условий, содержащихся в документах, поименованных в пункте 1.3 настоящей инструкции, противоречащих друг другу, или условий одних документов, которые не соответствуют условиям, указанным в других документах, приоритетное значение документов распределяется в следующем порядке (по убыванию):

1.4.1. Трудовой договор Работника.

1.4.2. Должностная инструкция Работника.

1.4.3. Настоящая инструкция.

1.4.4. Иные локальные нормативные акты Работодателя, содержащие требования к порядку осуществления взаимодействия между сторонами, к ведению и формам отчетной и иной документации, предоставляемой Работником или Работодателем.

1.5. Работодатель вправе изменить порядок и правила осуществления взаимодействия сторон в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в случае необходимости таких изменений.

1.6. Ответственность за организацию и осуществление взаимодействия сторон, своевременное и качественное направление электронных документов и документов на бумажном носителе, соблюдение требований настоящей инструкции возлагается на Работника, национального директора по продажам, иного Работника, определенного приказом генерального директора Работодателя.

2. ВИДЫ СВЯЗИ ПРИ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ СТОРОН

2.1. Взаимодействие сторон осуществляется посредством использования:

2.1.1. Информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее также – электронная связь).

2.1.2. Телефонной связи, предоставляемой операторами услуг телефонной связи, при этом используются мобильные и стационарные телефоны (далее также – телефонная связь).

2.1.3. Почтовой связи, предоставляемой операторами услуг почтовой связи, при этом почтовая корреспонденция направляется заказным письмом с уведомлением о вручении или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (далее также – почтовая связь).

2.1.4. <…>.

2.1.5. Личной встречи сторон в офисе Работодателя или ином месте, определяемом Работодателем, а также вручения, ознакомления и подписания необходимых документов.

3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СТОРОН ПОСРЕДСТВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СВЯЗИ

3.1. Обмен документами посредством использования электронной связи осуществляется посредством направления одной стороной другой стороне электронного документа.

3.2. Электронным документом является документв электронном виде, направляемый одной из сторон другой стороне посредством использования информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (электронной связи), в порядке, предусмотренном настоящей инструкцией, трудовым договором, должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами.

3.3. Электронные документы подразделяются на следующие виды:

3.3.1. Электронные рабочие документы.

3.3.2. Электронные распорядительные документы.

3.4. К электронным рабочим документам, в частности, относятся: планы выполнения работ, отчеты и обзоры различных форм и видов, распоряжения, уведомления, требования Работодателя, заявления и извещения Работника, запросы и электронная переписка сторон и т.д.

3.5. Планы выполнения работ (далее также — Планы) содержат необходимые сведения и данные, перечень планируемых действий Работника, в том числе выполнение определенных мероприятий и посещение определенных объектов, иных действий, которые должны быть выполнены Работником в следующем периоде (месяце, квартале).

3.6. Планы составляются ежемесячно (ежеквартально)на следующий месяц (квартал) в форме электронного рабочего документа. В целях проверки достоверности представляемой Работником информации и сведений, содержащихся в плане, Работодатель вправе затребовать предоставление плана на бумажном носителе и/или плана в форме электронного распорядительного документа.

3.7. Ежемесячные планы направляются Работником непосредственному руководителю и/или национальному директору по продажам, иному сотруднику, определенному приказом Работодателя, посредством электронной связи не позднее <…> рабочих дней до окончания текущего месяца. Ежемесячные планы согласуются и утверждаются вышеуказанными лицами в течение <…> рабочих дней. Рассмотрение, согласование и последующее направление ежемесячного плана Работодателем Работнику означает утверждение данного плана и обязательность его исполнения Работником.

3.8. <…>.

3.9. В процессе хозяйственной деятельности и осуществлении взаимодействия стороны вправе вносить изменения в планы. При внесении изменений согласование таких изменений является обязательным. Согласование плана осуществляется посредством электронной переписки сторон и/или телефонной связи.

3.10. Планы выполнения работ составляются в формате Microsoft Excel, «расширение .XLS или .XLSX». При условии обязательного согласования с Работодателем Работник вправе использовать иные форматы подготовки документа.

3.11. Отчеты о выполненных работах (далее также — Отчеты) основаны на ранее утвержденных планах, содержат необходимые сведения и данные, перечень выполненных Работником действий, в том числе выполнение ранее определенных мероприятий и посещение ранее определенных объектов, иных действий, которые были выполнены Работником в предшествующем периоде.

3.12. Отчеты составляются еженедельно (ежемесячно) за прошедшую неделю (месяц) в форме электронного рабочего документа. В целях проверки достоверности представляемой Работником информации и сведений, содержащихся в отчете, Работодатель вправе затребовать предоставление отчета на бумажном носителе и/или отчета в форме электронного распорядительного документа.

3.13. Еженедельные отчеты направляются Работником непосредственному руководителю и/или национальному директору по продажам, иному сотруднику, определенному приказом Работодателя, посредством электронной связи не позднее <…> последнего рабочего дня недели.

3.14. Еженедельные отчеты рассматриваются, согласуются и утверждаются вышеуказанными лицами в течение 2 (двух) рабочих дней. По требованию или запросу Работодателя Работник обязан предоставить необходимые объяснения и пояснения, связанные с отчетом. Отсутствие каких-либо запросов или требований Работодателя по истечении вышеуказанного срока является утверждением еженедельного отчета.

3.15. <…>.

3.16. Ежемесячные отчеты рассматриваются, согласуются и утверждаются вышеуказанными лицами в течение 5 (пяти) рабочих дней. По требованию или запросу Работодателя Работник обязан предоставить необходимые объяснения и пояснения, связанные с отчетом. Отсутствие каких-либо запросов или требований Работодателя по истечении вышеуказанного срока является утверждением ежемесячного отчета.

3.17. Отчеты составляются в формате Microsoft Excel, «расширение .XLS или .XLSX. При условии обязательного согласования с Работодателем Работник вправе использовать иные форматы подготовки отчета.

3.18. Формы и образцы планов и отчетов, иных электронных документов, иные требования к взаимодействию сторон посредством обмена документами путем электронной связи также определяются трудовым договором и должностной инструкцией Работника, настоящей инструкцией, иными локальными нормативными актами, приказами Работодателя, электронными распорядительными документами Работодателя.

3.19. К электронным распорядительным документам, в частности, относятся: локальные нормативные акты, акты о допущенных нарушениях, приказы и распоряжения Работодателя, уведомления о мероприятиях, иные обязательные для исполнения (распорядительные) документы Работодателя, заявления и объяснения Работника, содержащие его подпись, в том числе, заявления Работника, подтверждающие его ознакомление с исходящим от Работодателя электронным документом, заявление Работника об увольнении и т.д.

3.20. Электронные распорядительные документы направляются Работодателем Работнику в графическом изображении в форматах JPG, TIFF, PDF в отсканированном виде, содержат подписи и скреплены печатью Работодателя.

3.21. Электронные распорядительные документы направляются Работником Работодателю в графическом изображении в форматах JPG, TIFF, PDF в отсканированном виде, содержат подпись Работника.

3.22. <…>.

3.23. По требованию Работодателя Работник обязан направить Работодателю оригинал электронного документа на бумажном носителе, содержащим подпись Работника, посредством почтовой связи.

3.24. Работник обязан быть доступным для Работодателя и иметь доступ в «Интернет» в режиме реального времени в течение рабочего времени, режим которого указан в трудовом договоре, соблюдая порядок и сроки взаимодействия сторон, установленные трудовым договором, должностной инструкцией, настоящей инструкцией, иными локальными актами (далее также – «online» и/или «режим online»).

3.25. Соблюдение режима online означает выполнение Работником регулярно (ежедневно и своевременно) своих обязанностей, в том числе Работник обязан:

3.25.1. Проверять содержимое электронных почт (основной и дополнительной).

3.25.2. Получать и рассматривать поступающие от Работодателя электронные документы.

3.25.3. Направлять Работодателю электронные ответы, электронные документы.

3.25.4. Осуществлять электронную переписку с Работодателем, сотрудниками Работодателями, указанными в трудовом договоре, должностной инструкции, настоящей инструкции, иных локальных нормативных актах.

3.25.5. Выполнять иные разумные и зависящие от Работника действия, направленные на соблюдение порядка взаимодействия сторон.

3.26. Работник обязан сообщить Работодателю посредством телефонной связи о возникновении нижеуказанных обстоятельств в течение 2 (двух) рабочих дней с момента их возникновения, в том числе:

3.26.1. О техническом сбое, поломке технических средств, обеспечивающих электронную связь.

3.26.2. Об отсутствии электронной связи.

3.26.3. Об отсутствии электричества.

3.26.4. О возникновении иных обстоятельств, препятствующих выполнению Работником порядка взаимодействия сторон.

3.27. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для обмена электронными документами и осуществления взаимодействия сторон посредством электронной связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему.

3.28. При направлении электронного документа отправитель должен использовать параметры электронного сообщения с «запросом уведомления о доставке сообщения» и с «запросом уведомления о прочтении сообщения».

3.29. <…>.

3.30. Стороны обязаны иметь на компьютере программу «Skype» либо по согласованию между ними иную аналогичную программу, поддерживающую IP-телефонию, видеосвязь, возможность быстрого обмена электронными сообщениями.

3.31. Работник обязан участвовать в видеоконференциях, тренингах, «круглых столах», иных мероприятиях, проводимых Работодателем или уполномоченным Работодателем лицом, посредством использования специальных программ, указанных в пункте 3.30 настоящей инструкции, либо иных программ, использование которых согласовано с Работодателем.

3.32. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для обмена электронными документами и осуществления взаимодействия сторон посредством электронной связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему.

3.33. Стороны обязаны информировать друг друга об изменении данных и реквизитов, используемых для взаимодействия сторон посредством электронной связи, в течение 2 (двух) календарных дней со дня возникновения таких изменений.

3.34. Информация об изменениях направляется другой стороне заказным письмом с уведомлением о вручении либо посредством электронной связи в форме электронного распорядительного документа.

3.35. <…>.

3.36. Иные положения о порядке и правилах, сроках и условиях взаимодействия сторон посредством электронной связи указаны в трудовом договоре, должностной инструкции, иных локальных нормативных актах.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СТОРОН ПОСРЕДСТВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕЛЕФОННОЙ СВЯЗИ

4.1. Взаимодействие сторон также осуществляется посредством использования телефонной связи.

4.2. При использовании телефонной связи Работник обязан быть доступным для Работодателя в режиме реального времени в течение рабочего времени, режим которого указан в трудовом договоре.

4.3. Обязанность Работника быть доступным для Работодателя означает выполнение Работником обязанностей, указанных в трудовом договоре, должностной инструкции, а также нижеуказанных обязанностей, в их совокупности и по отдельности:

4.3.1. Прием Работником телефонных сигналов (звонков), исходящих от Работодателя, предоставление ответов на них.

4.3.2. Ведение телефонных переговоров с Работодателем.

4.3.3. <…>.

4.3.4. Выполнять иные разумные и зависящие от Работника действия, направленные на соблюдение порядка взаимодействия сторон.

4.4. Работник обязан сообщить Работодателю посредством электронной связи о возникновении нижеуказанных обстоятельств в течение 2 (двух) рабочих дней с момента их возникновения, в том числе:

4.4.1. О техническом сбое, поломке, утере технических средств, обеспечивающих телефонную связь.

4.4.2. Об отсутствии телефонной связи.

4.4.3. О возникновении иных обстоятельств, препятствующих выполнению Работником порядка взаимодействия сторон.

4.5. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для осуществления взаимодействия сторон посредством телефонной связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему.

4.6. Стороны обязаны информировать друг друга об изменении данных и реквизитов, используемых для взаимодействия сторон посредством телефонной связи, в течение 2 (двух) календарных дней со дня возникновения таких изменений.

4.7. Информация об изменениях направляется другой стороне заказным письмом с уведомлением о вручении либо посредством электронной связи в форме электронного распорядительного документа.

4.8. <…>.

4.9. Иные положения о порядке и правилах, сроках и условиях взаимодействия посредством телефонной связи сторон указаны в трудовом договоре, должностной инструкции, иных локальных нормативных актах.

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СТОРОН ПОСРЕДСТВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

5.1. Взаимодействие сторон также осуществляется посредством использования почтовой связи.

5.2. При использовании почтовой связи стороны обязаны обеспечить направление и получение почтовой корреспонденции и документации.

5.3. При направлении почтовой корреспонденции и документации каждая сторона обязана сообщить другой стороне о направлении документации, используя электронную связь.

5.4. Работник обязан по требованию Работодателя направить в его адрес нотариально заверенные копии документов, предусмотренные ст. 65 Трудового Кодекса РФ, на бумажном носителе, посредством почтовой связи ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении в течение 3 (трех) календарных дней со дня получения соответствующего требования Работодателя.

5.5. Работник обязан по требованию Работодателя направить в его адрес документы, истребуемые Работодателем, на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении в течение 3 (трех) календарных дней со дня получения соответствующего требования Работодателя.

5.6. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для осуществления взаимодействия сторон посредством почтовой связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему.

5.7. <…>.

5.8. Информация об изменениях направляется другой стороне заказным письмом с уведомлением о вручении либо посредством электронной связи в форме электронного распорядительного документа.

5.9. Почтовые квитанции, уведомления о вручении, описи вложений, скриншоты сайтов почтовых организаций, подтверждающие направление и получение почтовой корреспонденции, иная информация, предоставляемая операторами почтовой связи, имеют полную юридическую силу и доказательственное значение в суде, в том числе при разрешении споров между сторонами в суде.

5.10. Иные положения о порядке и правилах, сроках и условиях взаимодействия сторон посредством почтовой связи указаны в трудовом договоре, должностной инструкции, иных локальных нормативных актах.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СТОРОН ПОСРЕДСТВОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КУРЬЕРСКОЙ СВЯЗИ

6.1. Взаимодействие сторон также осуществляется посредством использования курьерской связи.

6.2. При использовании курьерской связи стороны обязаны обеспечить направление и получение документации.

6.3. При направлении документации посредством курьерской связи каждая сторона обязана сообщить другой стороне о направлении документации, используя электронную связь.

6.4. Документы, поименованные в настоящей инструкции, трудовом договоре, должностной инструкции, а также документы, истребуемые Работодателем, могут быть направлены в адрес Работодателя посредством курьерской связи.

6.5. <…>.

6.6. При использовании курьерской связи заполнение описи и перечня направляемых документов является обязательным.

6.7. Реквизиты и иные данные, используемые сторонами для осуществления взаимодействия сторон посредством курьерской связи, указываются в трудовом договоре Работника или приложении к нему, а также могут быть согласованы сторонами.

6.8. Стороны обязаны информировать друг друга об изменении данных и реквизитов, используемых для взаимодействия сторон посредством курьерской связи, в течение 2 (двух) календарных дней со дня возникновения таких изменений.

6.9. Информация об изменениях направляется другой стороне заказным письмом с уведомлением о вручении либо посредством электронной связи в форме электронного распорядительного документа.

6.10. Квитанции, описи, перечни, скриншоты сайтов организаций, оказывающих соответствующие услуги, иные документы, подтверждающие направление и получение документации, иная информация, предоставляемая операторами курьерской связи, имеют полную юридическую силу и доказательственное значение в суде, в том числе при разрешении споров между сторонами в суде.

6.11. Иные положения о порядке и правилах, сроках и условиях взаимодействия сторон посредством курьерской связи указаны в трудовом договоре, должностной инструкции, иных локальных нормативных актах.

Источник

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов

Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:

  • читайте в статье «Правила оформления дистанционной работы в 2021 году»;
  • смотрите на семинаре «Нестандартная занятость работников в 2021 году: дистанционная работа, неполная занятость, совместительство, гибкое рабочее время. Как правильно оформить» — поможет разобраться, когда вводить тот или иной вид занятости, чем они различаются, как без ошибок оформлять документы с работником. Онлайн-обучение, онлайн-тест, электронный сертификат Контур.Школы.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
  2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

  • можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
  • можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
  • можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

  • не нужно организовывать рабочее место;
  • не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

  • трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
  • есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
  • нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

  • лично;
  • в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

  • в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
  • в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

  • лично под роспись;
  • через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Вебинары для кадровиков

Кадровое делопроизводство. Изменения. Электронные сертификаты Контур.Школы

Посмотреть расписание

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

  • порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

  • ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
  • мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
  • _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

  • программу Контур.Бухгалтерия;
  • ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

  • в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
  • если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2.  Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

  • по почте заказным письмом с уведомлением; или
  • в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

Кадровое делопроизводство

Подготовка на соответствие профстандарту

Программа

  1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
  2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
  3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Источник

Дистанционные работники: полный справочник для кадровика и бухгалтера

Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении. Кому может быть установлен такой режим работы? Как это сделать? Как осуществляется взаимодействие работника и работодателя? По каким основаниям можно уволить дистанционного работника? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Суть дистанционной работы

В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

– вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной – информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.

Дистанционными работниками могут быть, например, программисты, редакторы, бухгалтеры, преподаватели, юристы. То есть те, кто осуществляет определенную работу дома или в другом месте, которое не находится под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через «Интернет».

Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу № 33‑22475/2017). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.

Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 № 14‑2/ООГ-245) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не преду­смотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.

Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.

Оформляем прием на «дистанционку»

Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ).

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63‑ФЗ.

Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.

Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.

Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?

В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.

Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.

Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.

Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.

Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.

На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».

Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовой договор

В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы – дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ). Например:

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ, в том числе:

– место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;

– режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).

Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ).

Помимо обязательных, в трудовой договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), в частности:

– о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2);

– о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2). Например:

Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.

Если эта обязанность возложена на работника, условие может быть такое:

Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети «Интернет».

– о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2);

– о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;

– о порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3).

Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Нюансы дистанционной работы

Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.

В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:

– расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);

– выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);

обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).

Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Особенности при увольнении

Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.

По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.

Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.

Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.

Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ, предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33‑7310/2017).

Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.

Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.

Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.

В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.

№

записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

5

20

11

2017

Трудовой договор прекращен

Приказ от 20.11.2017

по инициативе работодателя в связи

№ 13‑у

с неоднократным нарушением сроков

сдачи проверенных материалов,

пункт 6.3.1 Трудового договора

о дистанционной работе от 15.04.2016

№ 15/16‑тд, часть первая статьи 312.5

Трудового кодекса

Российской Федерации.

Специалист ОК Петрова И. К. Петрова

МП Иванов

* * *

Мы рассмотрели особенности дистанционной работы – в частности, касающиеся приема на работу, оформления трудового договора, режиме рабочего времени и времени отдыха, организации охраны труда и увольнении. В остальном на дистанционных работников распространяются общие нормы Трудового кодекса, в том числе по поводу предоставления отпусков, учета рабочего времени в зависимости от его режима и т. д.

Ну и конечно, на дистанционную работу не обязательно принимать новых сотрудников – можно перевести и уже работающих. Но осуществляется такой перевод только по соглашению сторон. В одностороннем порядке по инициативе работодателя он возможен лишь при наличии веских оснований.  

Источник

Дистанционной (удаленной) работой (далее — дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор или дополнительное соглашение к нему о дистанционной работе, то есть в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему данное условие должно быть прямо указано.

Договор на дистанционную работу может заключаться для выполнения работы, результат которой не имеет материального выражения (например, с программистами, консультантами, журналистами, и прочими работниками умственного труда). Созданный дистанционным работником интеллектуальный продукт является собственностью работодателя.

На дистанционных работников в полной мере распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных Трудовым кодексом РФ.

Дистанционный работник входит в штат организации.

!

Важно! Трудовой кодекс РФ предусматривает случаи, когда взаимодействие работодателя и дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, может осуществляться путем обмена электронными документами, а также случаи запрета взаимодействия путем электронного документооборота.

При этом способ взаимодействия дистанционного работника и работодателя (использование бумажного, электронного документооборота или иного способа взаимодействия) следует определить в трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Путем обмена электронными документами могут заключаться трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе. При этом работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами все документы, предъявляемые при поступлении на работу, за исключением трудовой книжки (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; документы воинского учета; документ об образовании и (или) о квалификации; справка о наличии (отсутствии, прекращении) судимости и (или) факта уголовного преследования; другие документы), могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. Однако по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Работодатель может знакомить путем обмена электронными документами дистанционного работника (лицо, заключающее трудовой договор о дистанционной работе) с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, прочими приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами. При этом приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе работодатель обязан направить дистанционному работнику в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (распоряжения) по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Если в соответствии с Трудовым кодексом работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа если иное не предусмотрено трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

Работодатель может при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, предоставить работнику эти копии в форме электронного документа, но только если такой способ предоставления указан в заявлении работника. В противном случае работодатель обязан направить дистанционному работнику копии документов по почте заказным письмом с уведомлением. Вне зависимости от способа предоставления копий документов работодатель должен выполнить требование не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления.

Работник не вправе использовать электронный документооборот для предоставления документов, связанных с получением обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Дистанционный работник обязан направлять [обязан направить?] работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением либо представить работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа, в случае, если указанная медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

Работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 — 22.3 Трудового кодекса РФ.

!

Важно! При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

Порядок получения и использования таких подписей установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, отвечающая следующим признакам:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи;

5) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

6) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Каждая из сторон трудовых взаимоотношений обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

!

Трудовой кодекс РФ устанавливает некоторые особенности содержания трудового договора с дистанционным работником и выполнения обязанностей работодателя, возникающих в связи с заключением договора.

Местом заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе, подписанных путем обмена электронными документами, указывается место нахождения работодателя.

Место исполнения обязанностей по договору работник выбирает самостоятельно.

В трудовом договоре о дистанционной работе помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, может предусматриваться дополнительное условие о праве дистанционного работника с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, принадлежащие работнику или арендованные им.

Порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом. Это не освобождает работодателя от обязанности вести учет рабочего времени такого работника.

Причем время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время.

Коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору может определяться режим рабочего времени дистанционного работника, а при временной дистанционной работе также могут определяться продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно.

Коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных статьей 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором, локальным нормативным актом должен определяться порядок предоставления дистанционному работнику, работающему дистанционно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему дистанционную работу временно, осуществляется в порядке, предусмотренном главой 19 ТК РФ.

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, самостоятельно.

!

Важно! По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

!

Важно! Законодательство РФ устанавливает особенности организации и охраны труда дистанционных работников.

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет следующие предусмотренные Трудовым кодексом РФ обязанности в области охраны труда:

— расследование и учет в установленном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные Трудовым кодексом, иными федеральными законами сроки;

— обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Работодатель не обязан проводить специальную оценку условий труда дистанционных работников.

!

Важно! Законодательство РФ устанавливает особенности временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия следующих обстоятельств (случаев):
— в случае катастрофы природного или техногенного характера;
— производственной аварии;
— несчастного случая на производстве;
— пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии;
— в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;
— принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.
Согласие работника на такой перевод не требуется.
С целью регулирования порядка временного перевода работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации принимает локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, содержащий:
— указание на обстоятельство (случай) из числа указанных в части первой настоящей статьи, послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу;
— список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
— срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу (но не более чем на период наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу);
— порядок обеспечения работников, временно переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми для выполнения ими трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
— порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу (в том числе режим рабочего времени, включая определение периодов времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя (в пределах рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором), порядок и способ взаимодействия работника с работодателем (при условии, что такие порядок и способ взаимодействия позволяют достоверно определить лицо, отправившее сообщение, данные и другую информацию), порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе);
— иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.
При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным статьей 312.9 ТК РФ, внесение изменений в трудовой договор с работником не требуется.
Если специфика работы, выполняемой работником на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить его временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя либо работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения им трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, время, в течение которого указанный работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, с оплатой этого времени простоя согласно части второй статьи 157 ТК РФ, если больший размер оплаты не предусмотрен коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

!

Важно! Трудовой   договор о дистанционной работе помимо общих оснований прекращения, может быть расторгнут по инициативе по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью девятой статьи 312.3 ТК РФ), а также  при изменении работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Источник

В современном мире многие документы разрешено вести в электронном формате. Возникает ряд вопросов: как внедрить необходимый функционал, потребуется ли электронная подпись (ЭП, ЭЦП), как официально обмениваться документами с дистанционными сотрудниками, можно ли подписать документы с сотрудником без ЭП и не нарушить закон. В статье разберем, как легально вести электронную документацию с офисными сотрудниками, удаленными работниками и самозанятыми.

Трудовой кодекс РФ позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника

Удаленная работа — наша новая реальность. В последнее время ряды удаленных сотрудников пополнились вчерашними обитателями офисов. Сейчас в России каждый третий сотрудник работает в удаленном или смешанном формате.

Дистанционный сотрудник – это работник, подписавший трудовой договор о дистанционной работе и имеющий удаленный доступ с информационной системе компании. Практически в каждой компании есть такие работники. Удаленная форма трудовой деятельности позволяет удобно организовать трудовой процесс для работников, которые территориально проживают в разных местах.

Как оформить дистанционного сотрудника

При оформлении на работу дистанционного сотрудника HR-отдел компании должен провести следующие действия:

  1. Получить от сотрудника обязательную документацию. Список установлен статьей 65 ТК РФ:
    • паспорт или документ, удостоверяющий личность;
    • трудовая книжка, если у работника она есть в бумажном формате;
    • свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС);
    • документы воинского учета (для военнообязанных);
    • документ об образовании;
    • документ о квалификации;
    • документы, подтверждающие наличие специальных знаний.
  2. Уведомить каждого сотрудника (ознакомить под подпись) о локальных нормативных актах вашей компании, которые регламентируют его работу. Эту документацию может заверить электронная подпись дистанционного работника либо можно подписать все необходимые акты в бумажном формате.
  3. Заключить трудовой договор.
  4. Выпустить приказ о приеме на работу.
  5. Заполнить личную карточку работника по форме № Т-2.
  6. Оформить трудовую книжку, если она заполнена в бумажном виде.

После оформления документации дистанционные работники зачисляются в штат компании наравне с обычными сотрудниками.

В связи со всем вышеперечисленным перед работодателем встает вопрос обмена документацией с такими работниками.

Обмен документацией для сотрудников на дистанционной работе

Обмен кадровыми документами с дистанционными сотрудниками может проводиться:

  1. В привычном бумажном формате. Работники оформляют документацию в офисе и приносят все нужные для трудоустройства документы с собой. Собственноручно подписывают трудовой договор иили дополнительное соглашение.
  2. Без визита сотрудника в офис. Вся необходимая документация подписывается и отправляется через курьерские службы иили Почту России.
  3. В электронном формате. Обмениваются электронными документами через интернет, электронные сервисы и системы с применением почтовых отправлений, мессенджеров и прочих способов и средств взаимодействия.

С какими сотрудниками можно организовать электронный обмен документами

Трудовой кодекс позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника.

Существует три категории сотрудников:

  • Категория №1. Сотрудники, работающие по договору гражданско-правового характера, и самозанятые.
  • Категория №2. Сотрудники, оформленные по трудовому договору на дистанционную работу.
  • Категория №3. Сотрудники, работающие по трудовому договору.

Список документации для электронного обмена между сотрудниками и руководством, как и особенности такого обмена, зависят от категории сотрудника

Документы КЭДО для сотрудников категории №1: согласно части 2 статьи 160 и части 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, всю документацию с сотрудниками этой категории работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге.

Для категории №2. Согласно статьям 312.2-312.9 Трудового кодекса РФ, все кадровые документы с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается трех документов:

  • копии приказа об увольнении;
  • трудового договора иили дополнительного соглашения;
  • бумажную трудовую книжку, если у работника она в бумажном виде.

Эту документацию работодатель обязан отправлять сотруднику в бумажном формате. Принципы электронного взаимодействия должны быть закреплены трудовым договором, дополнительным соглашением, коллективным договором или иным локально-нормативным актом компании. Главное, чтобы весь порядок был детально прописан, а обмен электронной документацией отражал факт получения сотрудником (работодателем) электронного документа или документа в электронном формате.

Дистанционный работник может получить копии всей документации, связанной со своим рабочим процессом в HR-отделе. Документация готовится в бумажном формате, и направляются сотруднику заказным письмом или в электронном формате в течение трех рабочих дней.

Для категории №3. Согласно статьям 22.1–22.3 ТК РФ всю кадровую документацию с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате, без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается пяти документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, а именно:

  • приказ об увольнении;
  • акт о несчастном случае на производстве;
  • журнал инструктажа по охране труда;
  • бумажная трудовая книжка, если у сотрудника она в бумажном формате;
  • сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Готова ли ваша компания к КЭДО? Бесплатный чек-лист для оценки своими силами

Как правильно организовать обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП

Существует два варианта организации электронного обмена документацией с удаленными сотрудниками:

  1. Электронная почта. При обмене документами через электронную почту необходимо учитывать следующую особенность, которая прописана в части 3.4 статьи 312.3 ТК РФ, а именно: получатель электронной документации должен в ответ направить в электронном формате документ, подтверждающий получение документации в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. Например, работодатель отправил сотруднику трудовой договор, получил подтверждение от сотрудника о получении и только после этого получил подписанный договор.
  2. Информационная система работодателя. Может использоваться как вариант обмена электронной документацией с удаленными сотрудниками.
Рис.1 Интерфейс сервиса Личный кабинет сотрудника от компании WiseAdvice-IT
Рис.1 Интерфейс сервиса Личный кабинет сотрудника от компании WiseAdvice-IT

В информационной системе (ИС) можно организовать отправку, получение, ознакомление, подписание документов без использования электронной подписи. Факт авторизации в системе является аутентификацией сотрудника, а подписание документации там приравнивается к подписанию простой электронной подписью (ПЭП).

При документообороте через ИС работодателя есть одна важная особенность – подписать в ней трудовой договор или дополнительное соглашение без применения ЭП нельзя. ПЭП для этих целей не подходит. Для такой документации потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.

Переход на кадровый электронный документооборот

Стоимость КЭДО на базе WA:Личный кабинет сотрудника

Чтобы внедрить кадровый ЭДО с действующими сотрудниками необходимо:

  1. Подписать Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Это необходимо оформить для всех дистанционных сотрудников, самозанятых и офисных работников.
  2. Для офисных сотрудников кроме соглашения потребуется оформить положение о КЭДО, Приказ о переходе документации на электронную и согласие подписанное всеми сотрудниками.

Чтобы сделать электронный обмен документами с новыми работниками официальным вам потребуется:

  1. Подписать Соглашение об электронном взаимодействии.
  2. Положение о кадровом ЭДО.
  3. Согласие нового сотрудника на ведение документов в электронном формате. По закону, работники, не имеющие трудового стажа до 31.12.2021 года, могут не подписывать согласие.

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

Возможность перехода на кадровый ЭДО остается за каждой компанией и несет за собой ряд дополнительных преимуществ. КЭДО упрощает оформление документации, повышает эффективность работы HR-службы, ускоряет подписание и проведение документов на всех этапах их оформления. А для сотрудников, работающих дистанционно, такое взаимодействие является единственным возможным и удобным.

Источник

Пандемия и вынужденный массовый перевод сотрудников на «удаленку» выявили значительные пробелы в трудовом законодательстве. Было решено их заполнить, приняв соответствующие изменения в ТК РФ. Правда, в результате спорных и нерешенных вопросов осталось немало. Расскажем, как изменилась дистанционная работа в связи со вступлением в силу с 1 января 2021 года поправок в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на удаленную работу; всегда ли требуется его согласие; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; когда и какие электронные подписи необходимо использовать; нужно ли обмениваться бумажными документами; чем работодатель должен обеспечить таких работников; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; по каким причинам их можно уволить и др. Мы проанализировали все важные положения гл. 49.1 ТК РФ, а также опросили экспертов о том, что станет удобнее для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Виды работы на дистанции

Мы следили за судьбой законопроекта о дистанционной (удаленной) работе с момента его внесения в Госдуму России. С первого чтения он претерпел значительные изменения и в декабре был наконец-то принят1. В целом специалисты в области трудового права довольно положительно оценивают поправки в ТК РФ.

Мнение эксперта

Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы по законопроекту об удаленной работе при Комитете Госдумы России по труду, социальной политике и делам ветеранов

Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы по законопроекту об удаленной работе при Комитете Госдумы России по труду, социальной политике и делам ветеранов

Закон внес существенные изменения в главу ТК РФ о дистанционной занятости. Была проведена большая работа, в результате которой получилось найти компромисс между государством, профсоюзами и бизнесом. Большинство вопросов с дистанционными работниками можно будет урегулировать локальными нормативными актами и трудовым договором. Важно, что дистанционная занятость стала доступна и для обычных офисных сотрудников, которым необязательно теперь физически находиться в пределах офиса.

Вместо пяти статей в гл. 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников» их стало девять. Часть ранее действовавших норм осталась прежней, часть – ​полностью изменилась. Само по себе определение дистанционной работы изменений не претерпело, только теперь уточнено, что удаленная и дистанционная работа – ​это одно и то же, и данные понятия могут использоваться в качестве синонимов. Напомним, что дистанционная (удаленная) работа – ​это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

  • вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения),
  • вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя,
  • с использованием Интернета (сетей связи общего пользования).

Поскольку на практике по этому поводу часто возникали вопросы, сейчас в ТК РФ специально указали, что в связи с переводом работника на дистанционную работу ему не может быть снижена зарплата (ст. 312.5).

Из полезных нововведений – ​помимо дистанционной работы на постоянной основе появилась также временная (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). Причем она может быть:

  • непрерывной в течение не более 6 месяцев (после окончания соответствующего периода сотрудник возвращается в офис и продолжает работать как обычный работник);
  • периодической, с чередованием работы дистанционно и в офисе (например, несколько дней в неделю (в месяц) в офисе, остальные – ​дома, или неделю – ​дома, неделю – ​в офисе и пр.). Это, по сути, комбинированная или смешанная дистанционная работа (хотя это понятие в ТК РФ не внесено).

Кроме того, временную «удаленку» может ввести работодатель по своей инициативе в исключительных случаях (см. Схему).

Схема. Формы дистанционной занятости с 2021 года

Мнение эксперта

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Самое главное нововведение этого закона, даже почти прорыв – ​это возможность для работодателей сочетать режим работы с рабочего места в офисе и удаленный. Нормы трудового права в этом отношении стали очень гибкими, то, чего давно не хватало ТК РФ. Мы помним, как еще пару лет назад Минтруд России официально заявлял в письме, что такое сочетание не соответствует действующему законодательству. Теперь это возможно: есть режим временной дистанционной работы и режим периодической дистанционной работы.

Правда, без ложки дегтя не обошлось.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Здесь возникает несколько вопросов, связанных в основном с тем, что новый закон «наслаивается» на реальную ситуацию, когда люди или полностью на «удаленке», или находятся на ней частично. А попытки со стороны работодателей некорректного возвращения сотрудников в офис чреваты и отказами работников, и судебными кейсами. Непонятно, как быть тем работодателям, у кого сотрудники уже сейчас трудятся на временной «удаленке» (и переведены туда по соглашению сторон). Кто-то к настоящему времени может работать там дольше полугода. Что делать работодателям после того, как пройдет шесть месяцев временной дистанционной работы? Можно ли ее продлевать и как это делать? Каков порядок возвращения в офис? Поправки в ТК РФ в текущей редакции, к сожалению, ответа на эти вопросы не дают.

Пример 1. Формулировки условий трудового договора о постоянной дистанционной работе

1.3. Работа, выполняемая Работником по настоящему договору, является дистанционной.

1.4. Работник выполняет работу дистанционно на постоянной основе.

1.5. Работник выполняет работу вне места нахождения Работодателя по месту своего жительства, указанному в реквизитах настоящего договора, или в любом другом месте по его усмотрению в пределах г. Москва и Московской области.

Пример 2. Формулировки условий дополнительного соглашения к трудовому договору о временной непрерывной дистанционной работе в течение не более шести месяцев

1.4.1. Работник временно непрерывно с 11.01.2021 по 10.07.2021 выполняет работу дистанционно (вне места нахождения Работодателя).

1.4.2. В указанный в п. 1.4.1 срок рабочее место Работника располагается по адресу его места жительства: г. Белгород, 1-й Муромский переулок, д. 20а, кв. 127.

1.4.3. После окончания указанного в п. 1.4.1 периода (с 11.07.2021) Работник возвращается на свое прежнее рабочее место по адресу места нахождения Работодателя согласно условиям трудового договора.

Пример 3. Формулировки условий трудового договора о периодической дистанционной работе (чередовании работы в офисе и удаленно)

1.2. Работа по настоящему трудовому договору является для Работника основной работой.

1.3. Местом работы Работника является общество с ограниченной ответственностью «Перспектива», расположенное по адресу: г. Москва, ул. Академика Королева, д. 144.

1.4. Работник чередует периоды выполнения работы на стационарном рабочем месте с периодами выполнения работы дистанционно (вне места нахождения Работодателя).

1.5. Чередование периодов работы происходит следующим образом: каждый первый и последний понедельник месяца Работник выполняет работу на стационарном рабочем месте по месту нахождения Работодателя; в остальные дни – ​дистанционно.

1.6. Место выполнения трудовой функции во время выполнения работы дистанционно Работник определяет самостоятельно.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

  • трудового договора и допсоглашений к нему,
  • договора о материальной ответственности,
  • ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).

Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

К сожалению, так и осталась неурегулированной тема подписания документов. Закон разрешает в период «удаленки» пользоваться электронными документами. Но подписывать их все равно нужно, стало быть, требуется электронная подпись. Получается, что для полноценной и легитимной дистанционной работы работодатель в любом случае должен внедрить у себя электронные цифровые подписи, причем усиленные, чтобы подписывать трудовые договоры. Но об этом ни в поправках, ни в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» ничего не сказано.

Из положительных моментов можно отметить и то, что теперь работодателю после подписания не нужно в обязательном порядке отправлять бумажный экземпляр трудового договора работнику. Кроме случая, когда об этом в письменном виде попросит сотрудник (Пример 4). Тогда направить бумажный экземпляр трудового договора нужно будет в течение 3 рабочих дней после получения соответствующего заявления (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Ранее, напомним, этот срок составлял 3 календарных дня. Как направлять бумажный экземпляр трудового договора сотруднику, в гл. 49.1 ТК РФ не написано. Рекомендуем сделать это по аналогии с другими документами, для которых такой порядок регламентирован – заказным письмом с уведомлением о вручении (или по возможности – ​курьерской связью с вручением под подпись). И, кстати, в сопроводительном письме желательно указать работнику на необходимость один из подписанных им экземпляров с отметкой о получении им на руки своего экземпляра отправить обратно работодателю (хотя такого требования в новой редакции ТК РФ нет).

В такой же срок после поступления заявления сотрудника необходимо будет предоставить надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с его работой на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа (если об этом попросил сотрудник) (ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ) (Пример 5).

Пример 4. Образец заявления дистанционного работника с просьбой предоставить допсоглашение к трудовому договору на бумажном носителе

Пример 5. Образец заявления дистанционного работника о выдаче документов, связанных с работой, в электронном виде

В Примерах 4 и 5 мы показали образцы бумажных заявлений, но их текст работник может набрать и в СЭД или прислать на электронную почту работодателя.

При заключении трудового договора дистанционный сотрудник может представить необходимые для трудоустройства документы (ст. 65 ТК РФ) в электронном виде или по требованию работодателя их нотариально заверенные копии на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ). В отличие от ранее действовавшего порядка теперь ТК РФ не конкретизирует, каким образом они будут представлены – ​по почте, лично, курьером или как-то иначе. Уточним, что в ТК РФ написано именно «нотариально заверенные копии на бумажном носителе». Полагаем, что сотрудник может предъявить и оригиналы. А указание на нотариально заверенные копии в этом случае сделано в интересах прежде всего работника, чтобы ему не пришлось расставаться с подлинниками, пока они «путешествуют» к работодателю и обратно в условиях значительной территориальной удаленности от работодателя. Ведь рисков отправки оригиналов документов по почте никто не отменял. Письма, к сожалению, нередко до адресата не доходят, а розыск не всегда приводит к положительным результатам.

До 2021 года, если стороны решили не заполнять трудовую книжку на дистанционного сотрудника, указание об этом должно было быть включено в трудовой договор. Если такого условия не было, то трудовая книжка велась. С этого года оговаривать ведение трудовой книжки в трудовом договоре не нужно. Работодатель будет ее заполнять по желанию сотрудника. Для этого он должен предоставить трудовую книжку, например, отправив по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или принеся ее лично (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Рабочее время и время отдыха

По новым правилам в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно предусмотреть:

  • режим рабочего времени дистанционного работника, а также продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если этого не сделать, то сотрудник будет устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению;
  • условия и порядок вызова работника, выполняющего временно дистанционную работу, на стационарное рабочее место или выход его на работу по своей инициативе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ, см. Пример 6);
  • порядок взаимодействия, в том числе передача результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, см. Пример 7);
  • порядок предоставления отпуска для постоянного дистанционного сотрудника (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Пока не ясно, как будет работать система отпусков. Поправки предполагают, что порядок отдыха для «дистанционщиков» можно регулировать локальным актом. С одной стороны, это плюс, ведь так можно отказаться от сложной и обязательной схемы графика отпусков, уведомлений за две недели и т. д. Но если человек возвращается с «удаленки» в офис, он опять должен подчиняться обычному графику отпусков, что вызывает сложности. И как быть, например, если мы ориентируемся на локальный акт, а удаленный сотрудник решил перенести отпуск? Ответов пока нет.

Пример 6. Формулировки условий трудового договора о вызове временного дистанционного сотрудника и выходе его по собственной инициативе в офис

1.6. Работник обязан явиться в офис на свое стационарное рабочее место также в дни, не указанные в п. 1.5 настоящего договора, в случае его вызова Работодателем (непосредственным руководителем – ​начальником отдела кадров, генеральным директором или иным уполномоченным лицом).

1.7. Вызов Работника осуществляется Работодателем как минимум накануне дня, в который ему надлежит прибыть на свое стационарное рабочее место, путем извещения об этом по мобильному телефону Работника, указанному в реквизитах настоящего договора; данное извещение также дублируется Работодателем на электронную почту Работника, указанную в реквизитах настоящего договора.

1.8. Работник в любой момент и на любой требуемый период может выйти на свое стационарное рабочее место по собственной инициативе в связи с производственной необходимостью, не обговаривая это заранее с Работодателем, но ставя его в известность по факту присутствия путем извещения, направляемого Работником на электронную почту непосредственного руководителя – ​начальника отдела кадров (либо замещающего лица).

Пример 7. Формулировки условий трудового договора о порядке взаимодействия с работодателем и передаче отчетов о выполненной работе при дистанционной работе

1.9. Взаимодействие между Работником и Работодателем осуществляется путем обмена электронными документами посредством сети Интернет. Для этого Стороны используют адреса электронной почты, указанные в реквизитах Сторон настоящего трудового договора.

<…>

2.2. Работник обязан:

<…>

  • ежемесячно, не позднее 2-го числа каждого месяца (включительно), направлять на электронную почту своего непосредственного руководителя отчет о выполненной работе за предыдущий месяц с указанием времени, фактически затраченного на выполнение трудовой функции, в форме электронного документа. В случае если 2-е число соответствующего месяца приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок представления отчета переносится на ближайший следующий за ним рабочий день;
  • проконтролировать в день отправки (до 18:00) получение отчета своим непосредственным руководителем в виде его уведомления о приеме отчета;
  • если соответствующее уведомление в течение дня получено не было, на следующий день до 11:00 продублировать отчет на общую электронную почту Работодателя, указанную в реквизитах настоящего трудового договора, с приложением копии письма, которым направлялся отчет непосредственному руководителю накануне.

Среди важных нововведений в ТК РФ можно выделить и ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ. В ней прописано, что время взаимодействия «удаленщика» с работодателем включается в рабочее время. Другими словами, сотрудник на дистанции не обязан быть на связи 24 часа 7 дней в неделю, а только в свое рабочее время, установленное в трудовом договоре или ЛНА (например, с 08:00 до 17:00). Соответственно, наказать его за то, что он не ответил на звонок в нерабочее время, будет нельзя.

Правда, по мнению экспертов, здесь возможны злоупотребления со стороны недобросовестных работников.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Эта норма в ТК РФ требует явной доработки. Необходимо более четкое описание механизма установления рабочего времени для дистанционных сотрудников. Сейчас возможны случаи манипуляций со стороны сотрудников. Рабочее время может устанавливаться локальным нормативным актом или если этого не сделано, то оно будет определяться по усмотрению работника. При этом надо помнить о «праве на офлайн». Можно представить ситуацию: работодатель звонит сотруднику в 19:00, чтобы обсудить рабочие вопросы. Такой разговор будет относиться ко времени работы, и человек может сказать: я тружусь до 19.00, а теперь у меня отдых и я требую оплаты как за сверхурочную работу.

Особенности организации труда

С 2021 года в ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ прямо указано, что работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения работы:

  • оборудованием,
  • программно-техническими средствами,
  • средствами защиты информации и
  • иными необходимыми средствами.

Причем сотрудник с согласия или ведома работодателя может использовать для работы собственное (или арендованное) оборудование и иные средства. Но в этом случае работодатель должен выплатить компенсацию и возместить расходы, связанные с их использованием.

В законопроекте, подготовленном к первому чтению, напомним, было сказано о том, что в ЛНА и трудовых договорах о дистанционной работе может предусматриваться порядок компенсации расходов, связанных с использованием работником личного оборудования и иных средств. Сейчас же в ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ прописано, что «работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору». А это значит, что такой порядок работодатель как минимум должен предусмотреть в трудовом договоре с работником, как максимум – ​в ЛНА.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Хотелось бы более подробных уточнений на законодательном уровне в части обеспечения техникой и порядка компенсаций. Закон это не регулирует, отдавая вопрос на откуп самим компаниям. Значит: что принято в локальном акте, то и должно выполняться. Но это не исключает конфликты и судебные споры. Уже несколько клиентов спрашивали у нас совет, как быть: в одном случае сотрудник компании потребовал компенсацию за электричество, так как рано темнеет, в другом – ​работник попросил купить ему домой стол, стул, компьютер и принтер, чтобы он выполнял свои обязанности.

Конечно, чтобы не возникло таких ситуаций, необходимо подробно расписать эти вопросы в локальном нормативном акте, указав и порядок предоставления оборудования, и порядок выплаты компенсации, ограничив ее разумными пределами (см. Пример 8, где даны возможные положения об этом в трудовом договоре с дистанционным сотрудником).

Пример 8. Формулировки условий трудового договора об использовании оборудования работодателя и расходах работника, связанных с выполнением работы дистанционно

8. Не позднее 2 рабочих дней с даты вступления настоящего трудового договора в силу Работодатель обязуется по оформленному письменно в двух экземплярах акту приема-передачи предоставить Работнику ноутбук, принтер и мобильный телефон, а также обеспечить наличие интернет-соединения и мобильной связи. Указанное оборудование и иные средства предоставляются в соответствии с разделом 4 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.

9. Оплата корпоративной мобильной связи и интернет-соединения на предоставленном Работодателем оборудовании производится Работодателем самостоятельно в соответствии разделом 5 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.

10. Не позднее 10-го рабочего дня каждого месяца Работодатель компенсирует расходы Работника на электроэнергию, но не более 300 рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с разделом 5 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.

В новой редакции гл. 49.1 ТК РФ разрешен спорный вопрос о направлении дистанционных сотрудников в командировки (который в первой редакции закона не был затронут вовсе). Теперь прописано, что дистанционным работникам нужно оформлять и оплачивать командировки (в соответствии со ст. 166–168 ТК РФ), если работодатель направляет их для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности выполнения трудовой функции (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Охрана труда

Нормы об охране труда дистанционных сотрудников остались прежними. Новая статья 312.7 ТК РФ практически дублирует прежнюю ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ об охране труда. Говорится, что в отношении «удаленщиков» работодатель исполняет только обязанности:

  • по расследованию и учету несчастных случаев на производстве и проф­заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
  • выполнению предписаний Роструда и его территориальных органов (ГИТ) и рассмотрению представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными законами сроки (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
  • обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
  • ознакомлению с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).

Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.

Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.

Мнение эксперта

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Так и остался неурегулированным важный вопрос разделения ответственности работодателя и дистанционного работника за последствия несчастных случаев в период взаимодействия сторон и за его пределами. Пока этот вопрос требует существенного уточнения: если работник получил травму в свое рабочее время (то есть во время, установленное для взаимодействия с работодателем), какая из сторон будет нести ответственность за это, если:

а) работник был в это время у себя дома и работал, используя Интернет;

б) сотрудник находился в рассматриваемое время у себя дома и выполнял работу по дому, не связанную с поручениями работодателя;

в) работник во время происшествия находился за пределами места проживания (где он обязан был выполнять трудовую функцию дистанционно) по личным делам (например, пошел в магазин).

Расторжение трудового договора

Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.

Мнение эксперта

Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы по законопроекту об удаленной работе при Комитете Госдумы России по труду, социальной политике и делам ветеранов

Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы по законопроекту об удаленной работе при Комитете Госдумы России по труду, социальной политике и делам ветеранов

Работодатели больше не смогут устанавливать произвольные основания увольнения дистанционных работников. Однако в ТК РФ теперь прописаны два новых важнейших основания увольнения: в случае невыхода на связь более двух рабочих дней подряд и при изменении места выполнения трудовой функции, если это повлекло существенное изменение условий труда (например, работник переехал в другой конец России, в то время как в трудовом договоре было закреплено, что он работает из дома по конкретному адресу в населенном пункте, где находится офис работодателя).

Таким образом, дистанционного сотрудника можно уволить по всем основаниям, упомянутым в ТК РФ, но предусмотрены и два указанных выше дополнительных, которые опишем подробнее:

  • если дистанционный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем больше 2 рабочих дней подряд со дня, когда работодатель к нему обратился (более длительный срок можно установить в трудовом договоре или локальном акте, ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ);
  • когда дистанционный сотрудник, выполняющий работу постоянно, не может трудиться на прежних условиях из-за переезда (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).

Специалисты восприняли данные поправки не очень единодушно.

Мнение эксперта

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Работодателю стало намного сложнее управлять трудовой деятельностью дистанционного работника. Введенные дополнительные основания для увольнения дистанционных работников – ​слишком несущественные для реального контроля. Их явно недостаточно, чтобы уверенно управлять работой удаленно. Например, недобросовестный работник может не выходить на связь в период меньше двух дней, но неоднократно, и в таком случае работодатель вынужден будет каждый раз применять такие меры дисциплинарного воздействия, как замечание или выговор, соблюдая установленную ТК РФ процедуру, что существенно затянет процесс. Кроме того, работник может выходить на связь, но реально ничего не делать.

Экстренная «удаленка» без согласия работника

Как мы говорили выше, с 2021 года сотрудники могут быть временно переведены на дистанционную работу по инициативе работодателя (ст. 312.9 ТК РФ):

  • в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия, эпизоотия и пр.);
  • в случае принятия соответствующего решения органом госвласти и/или органом местного самоуправления.

В связи с этим можно выделить еще одну проблему. Получается, что случае пандемии или по решению органов власти «удаленка» может вводиться без согласия сотрудников. Но пока не понятно, будут ли к таким решениям относиться региональные законы или, допустим, рекомендации Роспотребнадзора, ведь вопрос об обязательности выполнения последних вызывает немало споров.

В ТК РФ прямо сказано, что в случае такого временного перевода на «удаленку» согласие сотрудника на перевод не требуется, как не нужно и вносить изменения в трудовой договор (ч. 2 и 5 ст. 312.9 ТК РФ). Ведь причины, по которым работодатель прибегает к такому переводу, экстренные. Однако организации все же придется утвердить локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации). Некоторые специалисты говорят о том, что это должен быть общий документ, как говорится, «на все случаи жизни». Однако в ТК РФ четко указано, что такой ЛНА должен быть разработан специально под конкретную ситуацию (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ)3. В нем следует прописать:

  • причину перевода на временную дистанционную работу (см. Схему);
  • список сотрудников, переводимых на «удаленку»;
  • срок, на который они временно переводятся (не позднее, чем исчезнет обстоятельство, ставшее причиной перевода, например будет отменен акт госоргана);
  • порядок обеспечения сотрудников за счет средств работодателя всем необходимым для выполнения работы;
  • порядок выплаты компенсации и возмещения сотрудникам расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
  • порядок организации труда «дистанционщиков»:
    • режим рабочего времени с указанием периодов, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя,
    • порядок и способы такого взаимодействия,
    • порядок и сроки представления отчетов;
  • иные положения, связанные с организацией труда дистанционных работников.

Более того, работодатель должен ознакомить работников с этим ЛНА. Правда, ТК РФ не требует в экстренных ситуациях обязательной личной подписи, однако способ ознакомления должен достоверно подтвердить получение работником такого ЛНА. Полагаем, в указанной ситуации это может быть направление подтверждения документа работником по электронной почте, указанной в трудовом договоре, либо подтверждение из системы электронного документооборота о том, что сотрудник получил указанный документ, или же уведомление о вручении работнику письма работодателя по обычной почте.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Тезис об ознакомлении с ЛНА – ​еще один яркий пример «размытых» формулировок и новая зона риска для работодателей. Что значит – ​«способом, позволяющим достоверно подтвердить получения такого локального нормативного акта»? На 100% под это условие попадает только «живая» подпись сотрудника. Но в случае с удаленным сотрудником такая норма нелогична. При этом даже почтовое заказное письмо с уведомлением не дает 100% достоверности. В нашей практике были кейсы, когда дистанционные сотрудники успешно оспаривали получение по почте писем.

Делаем вывод, что речь идет, скорее, об электронной цифровой подписи. В идеале – ​усиленной. Хотя для текущих документов «дистанционщиков» возможна и простая электронная подпись. Но это сама по себе тоже отдельная история. Ранее для дистанционных работников разрешали использовать усиленную ЭЦП, новый же закон отменяет ее исключительность, разрешая и простую подпись. Но вот как ее формировать и получить – ​точного ответа так и нет. При этом надо понимать, что просто электронной почты может оказаться недостаточно. Для этого надо легализовать в локальных актах электронную подпись на базе электронной почты. Тогда, видимо, это и будет способом, который достоверно подтвердит получение сотрудником ЛНА. Таким образом, чтобы отправлять документы удаленным сотрудникам и убеждаться, что они их получили и ознакомились с ними, в компании необходимо внедрить электронные подписи.

Работодатель в случае экстренного перевода работников на «удаленку», как и в рассмотренных выше случаях, должен:

  • обеспечить работника всем необходимым для выполнения его трудовой функции дистанционно (компьютер, телефон, программное обеспечение и пр.) либо
  • выплатить компенсацию за использование принадлежащих ему (или арендованных) оборудования и иных средств;
  • возместить дистанционному работнику расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно (оплата интернета, телефонной связи, электричества и пр.);
  • при необходимости провести обучение работника применению указанного оборудования и иных средств.

После окончания временной «дистанционки»:

  • работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором,
  • а работник обязан приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Порядок уведомления работника об окончании этого периода в ТК РФ не прописан. Лучше всего его прописать в ЛНА.

Здесь может возникнуть вопрос: что делать, если работники по разным причинам отказываются работать удаленно (у кого-то нет технических средств, а в каких-то случаях это невозможно). Как было сказано выше, согласия работника в экстренных ситуациях не требуется, он обязан выполнить требование работодателя, однако есть два исключения.

  • если специфика выполняемой работы не позволяет осуществить временный перевод сотрудника на дистанционную работу по инициативе работодателя либо
  • работодатель не может обеспечить сотрудника всем необходимым для выполнения им трудовой функции дистанционно.

Тогда такое время будет считаться простоем по причинам, независящим от работодателя и работника, с оплатой согласно ч. 2 ст. 157 ТК РФ (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).

Как видите, поводов для злоупотреблений со стороны работников предостаточно. Что делать, если сотрудник отказывается от работы дистанционно, хотя работодатель свои обязательства выполнил?

Мнение эксперта

Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы по законопроекту об удаленной работе при Комитете Госдумы России по труду, социальной политике и делам ветеранов

Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы по законопроекту об удаленной работе при Комитете Госдумы России по труду, социальной политике и делам ветеранов

Итак, в исключительных случаях компания может приказом перевести сотрудников на работу из дома. Если они при создании им всех условий для работы откажутся работать, то это будет основанием не выплачивать им заработную плату. Но если работники докажут, что работодатель по факту не обеспечил их условиями для удаленной работы, то он должен будет оплатить работникам по 2/3 оклада.

Понятно, что при невыплате зарплаты конфликтный сотрудник отправится в суд. Поэтому вам необходимо подготовить аргументы в защиту своей позиции. Это, безусловно, принятие соответствующего ЛНА, в котором придется подробно расписать, что и в каком порядке, размере возмещается работнику или предоставляется в случае выполнения дистанционной работы.

Регламентация дистанционной работы в документах

Получается, что довольно много вопросов, затрагивающих дистанционную работу в обновленной главе 49.1 ТК РФ работодатель должен урегулировать самостоятельно.

Мнение эксперта

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Безусловно, еще одним удачным нововведением в ТК РФ является предоставление самому работодателю возможности определять многие аспекты трудовых отношений с дистанционными работниками, в том числе порядок направления в командировки, предоставления отпусков и пр. Но для этого придется разрабатывать подробные локальные нормативные акты и трудовые договоры.

Прописать эти вопросы можно:

  • в коллективном договоре,
  • локальном нормативном акте (принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации),
  • трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Перечислим вопросы, которые должны и/или могут быть регламентированы в указанных документах.

Таблица. Вопросы об особенностях дистанционной работы, которые должны / могут быть регламентированы работодателем

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Разрешение регулировать временную «удаленку» с помощью ЛНА – ​несомненный плюс для работодателей. По сути, это позволяет весь процесс организовать с помощью локальных актов, например положения о временной удаленной работе и конкретных приказов, принятых в его исполнение. Это упростит работу, ведь не надо будет каждый раз вносить изменения в трудовые договоры, должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка (в части режимов работы и т. д.). Ожидаем, что это сэкономит время и силы кадровиков.

Сомневаемся, что для каждого процесса в рамках удаленной работы нужен отдельный ЛНА. Закон предлагает в целом использовать локальный акт для внедрения «удаленки». Пожалуй, таким документом и стоит регулировать все процессы и ключевые моменты – ​срок перевода, режимы работы, оформление, выдачу оборудования, возмещение расходов и компенсации. А поскольку работодатель может весь процесс временной «удаленки» легализовать в локальном акте, то и правила возвращения в офис (в т. ч. вызова) можно утвердить в этом документе. Так обычно и поступают: в ЛНА утверждают порядок какого-то действия со ссылкой на издание приказов в определенных случаях. А затем конкретными приказами сотрудников возвращают с дистанционной работы в офис или, наоборот, переводят на «удаленку».

Но если при переводе на «удаленку» трудностей с ознакомлением обычно не возникает, то с возращением в офис обратная ситуация: мы снова приходим к проблеме ознакомления и подписания документов сотрудниками, которые в этот момент трудятся вне места нахождения работодателя. Стало быть, так или иначе, электронная подпись для работника нужна.

Многие говорят, что в режиме «удаленки» для ознакомления можно отправить документ по электронной почте, а уже потом, когда люди вернутся в офис, получить от них «живые» подписи. Но, во-первых, закон такой порядок ознакомления не разрешает; во-вторых, возникнут юридические сложности с доказыванием фактов ознакомления; в-третьих, устоявшейся судебной практики по конфликтным ситуациям пока нет, но возможно, что она появится в ближайшее время. Так, сотрудник может не выполнить приказ, полученный по e-mail, а позже сказать, что не ознакомился с ним. Итог такой ситуации непредсказуем. Поэтому работодателю придется внедрить электронные цифровые подписи. Теперь это сделать хотя бы проще, легче и удобнее.

В заключение выделим несколько самых важных изменений, которые касаются дистанционных работников и отличаются от привычных нам правил, ранее установленных в ТК РФ.

  1. Работник при заключении трудового договора может представить документы в электронном виде (но по требованию работодателя он должен предъявить нотариально заверенные копии на бумажном носителе или оригиналы). Раньше, напомним, он отправлял документы в обязательном порядке почтой заказным письмом с уведомлением.
  2. Трудовой договор с дистанционным сотрудником заключается в электронном виде. Бумажный экземпляр отправить нужно, только если об этом письменно попросит сотрудник. Приказ об увольнении в бумажном виде направить придется в любом случае.
  3. Обмен и ознакомление с документами работодателя и дистанционного сотрудника стали возможны в любой закрепленной в ЛНА форме, в т. ч. электронной (по электронной почте, через систему электронного документооборота и пр.). Сюда относятся как ознакомление работника с документами работодателя и внесенными в них изменениями, приказами, указаниями и пр., так и подача работниками заявлений, объяснений и т. п.
  4. Использование усиленной квалифицированной электронной подписи осталось только для работодателя и документов, связанных с договорами (трудовым, ученическим и о матответственности). Работник же при их подписании дистанционно может использовать усиленную неквалифицированную подпись. В иных случаях подпись принимается любая, в том числе простая электронная.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

А вот и еще наши интересные статьи:

  • Арпефлю инструкция по применению 100мг как принимать таблетки взрослым
  • Каустическая сода для прочистки канализационных труб в частном доме инструкция
  • Квасцы жженые инструкция по применению от пота под мышками цена
  • Фотоаппарат canon a480 инструкция по применению
  • Лекарство ипигрикс инструкция по применению цена

    • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии