Бумажный УПД
Чтобы начать использовать УПД, необходимо зафиксировать это в учетных документах компании. УПД — основание для налогового и бухгалтерского учета. Он может быть законным основанием для определения объема вычетов по НДС, а также — для признания конкретных расходов в бухучете. Это отражено в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счет-фактуру и первичный учетный документ. В письме ФНС предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию. При этом УПД должен содержать обязательные реквизиты счета-фактуры, если используется как объединяющий СФ и первичный документ.
Электронный универсальный передаточный документ
Электронный УПД — это формализованный документ, которым можно обмениваться только через аккредитованных операторов ЭДО в установленном ФНС формате. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утвержден формат электронного УПД.
Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит его тип:
- СЧФ — счет-фактура;
- СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
- ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.
Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции. Для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Документы с функциями СЧФДОП или ДОП подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания. Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
В электронном УПД передаются данные по маркированным товарам в систему Честный ЗНАК. С 1 января 2022 года передавать данные о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, можно только через систему ЭДО. Также УПД применяется для работы с товарами, данные о которых передают в национальную систему прослеживаемости.
Как заполнять электронный УПД
Функция — СЧФ
Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
- порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
- название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
- названия и адреса отправителя и получателя груза;
- номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
- состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
- количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
- цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
- стоимость поставки или имущественных прав без налога;
- акциз, где это необходимо;
- налоговая ставка;
- налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
- стоимость поставки с учетом налога;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации;
- код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Функция — ДОП
В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- название документа;
- число, месяц, год его создания;
- экономический субъект, который сформировал документ;
- суть сделки;
- сумма или объем поставки;
- ФИО и подписи ответственных лиц.
Функция — СЧФДОП
В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
Особенности формата УПД
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
- Может иметь два наименования: одно — официальное по факту хозяйственной жизни, второе — то, о котором договорились контрагенты.
- Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
- Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.
Для всех типов документов можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информацию для участника документооборота, дополнения об участниках сделки. Сведения об участниках сделки содержат поля:
- код ОКПО;
- структурное подразделение;
- информация для участника документооборота;
- для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
- адрес;
- контактные сведения: номер телефона, e-mail;
- банковские реквизиты.
Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации». «Область полномочий» обязателен для заполнения, выбирается нужное.
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
- сотрудник продавца;
- сотрудник организации, составившей файл продавца;
- сотрудник иной уполномоченной организации;
- уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 обычно это «Должностные обязанности». Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, ее дата и номер. Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя. Подписантов может быть несколько.
Как работать с УПД в Диадоке
Диадок позволяет отправить УПД, созданный в самом сервисе или сформированный в другой системе. Мы написали подробную инструкцию о том, как сформировать и отправить УПД в сервисе.
Обменивайтесь УПД в Диадоке
Формируйте УПД по формату, утвержденному ФНС, прямо в Диадоке с помощью встроенного редактора. Он подскажет, как правильно заполнить поля и проверит документ на ошибки.
Подключиться к Диадоку
Частые вопросы
- Как убедиться, что полученный документ соответствует формату, утвержденному ФНС?
- Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?
- Сколько лет хранятся документы на серверах Диадока?
- Можно ли отозвать документ, отправленный через Диадок?
- Сменились реквизиты организации. Как поменять их на сервере?
Оцените все возможности Диадока
Подключиться
Универсальный передаточный документ (УПД) — многофункциональный документ. Он совмещает первичный документ и счет-фактуру (СФ). Если раньше нужно было предоставлять клиенту ряд документов — первичные и счет-фактуру, то УПД заменяет их, обладая той же юридической силой.
Таким образом, универсальный передаточный документ совмещает информацию из первичных документов и счета-фактуры. Это позволяет снизить объем документооборота и временные затраты.
С точки зрения законодательства правила заполнения и оформления УПД регламентированы письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013. В письме указаны рекомендованные положения по формату, содержанию и список операций, где возможно использовать УПД. Согласно письму, УПД приравнивается к первичному учетному документу.
Форма УПД прописана в порядке рекомендации, поэтому в документ можно включать дополнительную информацию, которая определяется типом хозяйственной операции.
Форму универсальной первичной документации могут использовать большинство компаний, в том числе индивидуальные предприниматели.
Кто обычно применяет:
- Компании со специальным налоговым режимом и освобожденные от уплаты НДС. Такие организации часто заменяют первичку на УПД, что помогает подтверждать расходы.
- Поставщики товаров и услуг. Импортер товара вправе использовать УПД вместо СФ и накладной.
- Покупатели. Счет-фактуру, который нужен для оформления налогового вычета, допустимо поменять на УПД.
Как можно использовать УПД:
- Заменить пакет документов: счет-фактура + первичный документ.
- В качестве первичного учетного документа.
Формат электронного УПД утвержден Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Электронный УПД шире по функциональности по сравнению с бумажным — его можно использовать и как счет-фактуру. В бумажном документообороте это не предусмотрено.
Как через ЭДО отправить УПД:
- Определить тип УПД.
- Вписать соответствующие реквизиты, так как они обусловлены типом документа.
- Указать контрагента из списка и отправить ему УПД через ЭДО на подписание.
Плюсы электронного документа: не занимает место, не требует печати на бумаги и ручной подписи. Для отправки УПД по ЭДО понадобится выбрать оператора и начать работать в системе электронного документооборота.
Электронные УПД используются в работе с маркированной продукцией — в универсальных передаточных документах должны быть указаны коды маркировки, совпадающие с данными на товаре. Когда поставщик и покупатель подписывают документы, информация о праве передачи собственности на продукцию направляется в систему маркировки Честный ЗНАК.
Документы УПД в ЭДО могут иметь разные статусы:
- Счет-фактура — обозначают СЧФ.
- Первичный документ — обозначают ДОП. Он используется как аналог ТОРГ-12 и акта.
- Пакет счет-фактура вместе с первичным документом. Обозначается СЧФДОП.
Статус выбирается непосредственно перед заполнением реквизитов. Он него зависит, кто будет подписывать документы. Если выбрать СЧФДОП и ДОП, подпись оставляют оба участника документооборота. СЧФ подписывает исключительно отправитель.
Отправляйте универсальные передаточные документы в Диадоке
Подключиться
После 1 июля 2021 в статье 169 Налогового кодекса России обозначили правила оформления счета-фактуры и предложили обновленную форму. Скачивают образец УПД через ЭДО обычно на сайте ФНС.
Форму счета-фактуры обновили Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. № 534. Добавились пункты:
- строка 5а для информации о получении работ либо отгрузке товаров;
- графа 11 — номер декларации на единицы товаров;
- графы 12 и 12а — единицы измерения товаров.
Чтобы осуществлять передачу УПД через ЭДО, нужно зафиксировать работу с универсальными документами. Для этого необходимо:
- Составить список операций, где будет использоваться УПД.
- Подготовить приказ о форме документов.
- Выбрать сотрудников, которые будут оформлять и подписывать документы.
- Договориться с партнерами об использовании УПД.
Итак, в статье мы разобрали, как работать с универсальным передаточным документом в ЭДО. Если вы будете создавать УПД в редакторе Диадока, просто заполните нужные поля — сервис учитывает все законодательные требования. При загрузке файла с компьютера убедитесь, что он соответствует утвержденному ФНС формату. Переход на электронный УПД поможет вам сэкономить на бумаге, освободить место для хранения и оптимизировать работу с документами.
Подключитесь к Диадоку, переходите на электронные УПД, чтобы упростить документооборот
Подключиться
«Контур.Диадок» — система электронного документооборота (ЭДО) от «СКБ Контур». Работа с документами в «Диадоке» экономит время и средства компании: не нужно распечатывать формы, ждать, пока они дойдут до партнера.
В статье расскажем об этой системе ЭДО, ее взаимодействии с «1С» и СБИС. Объясним, как через «Диадок» получить документы или отправить их контрагенту.
Обучим ваших сотрудников работе в «Контур.Диадок»!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Как создать исходящий документ в «Диадоке»
Через «Контур.Диадок» можно отправлять как первичные, так и другие документы:
- счета;
- реестры сертификатов, протоколы цен для фармацевтических компаний;
- универсальные передаточные документы (УПД);
- универсальные корректировочные документы (УКД);
- договора и прочие неформализованные (произвольного формата) «бумаги».
Любой документ загружается в систему с компьютера или товароучетной программы в формате .doc, .pdf, .xml. Счет-фактуру, накладную, акт и УПД можно создать в редакторе «Диадока». Расскажем, как это сделать.
- Войдите в раздел «Документы» и нажмите на строку «Новый документ», которая появится вверху слева.
- Из перечня под строкой «Редактор» выберите нужный бланк.
- Заполните номер и дату, данные продавца и другие поля формы.
- Предварительно просмотрите документ. Если все верно, нажмите на «Перейти к отправке».
Форма готова, ее не нужно распечатывать и пересылать по почте. А о том, как отправить документ партнеру через «Диадок», расскажем в следующем блоке.
Если пока не хотите отправлять документ и планируете вернуться к нему позже — нажмите на «Сохранить в черновиках».
Как через «Диадок» отправить документы контрагенту
После создания документа и клика по кнопке «Перейти к отправке» откроется окно, в котором нужно выбрать получателя. Если отправляете несколько форм, тогда поставьте галочку напротив надписи «Связать документ в пакет». На этом же этапе можно добавить еще один новый документ через редактор или загрузить его с компьютера, «товароучетки».
Нажмите на «Подписать» и отправьте документ. Чтобы посмотреть его статус, перейдите в раздел «Документы» → «Исходящие».
Если у вас нет времени разбираться с системой и вы хотите делегировать обучение ваших сотрудников работе в ней — обращайтесь к нам. Мы покажем, как отправлять документы через «Контур.Диадок» с демонстрацией экрана.
Как отправить документы из СБИС в «Диадок»: роуминг в ЭДО
СБИС — еще одна система электронного документооборота. Ею, как и «Диадоком», пользуются многие компании. Поэтому предприниматели и организациям часто задумываются о том, как отправить документы в «Диадок» из СБИС».
Для обмена документами между разными операторами ЭДО используется специальная технология — роуминг. Она доступна и для пользователей «Контур.Диадока».
Чтобы подключить роуминг:
- Зайдите в web-версию «Диадока» и нажмите на вкладку «Контрагенты».
- В строке поиска найдите компанию «Тензор»: по названию или ИНН (7605016030).
- Нажмите на кнопку «Оставить заявку на настройку».
Подключение роуминга занимает от 2 дней до 2 недель. Настройку выполняют оба оператора — каждый на своей стороне. Для пользователей «Диадока» процедура бесплатная. После подключения роуминга можно отправлять любые документы из СБИС в «Диадок».
Установим программу «Контур.Диадок» и настроим ЭДО за 1 день!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
«Диадок»: входящие документы
«Бумаги», полученные от партнеров в «Диадоке», находятся во вкладке «Документы», в разделе «Входящие». Чтобы завершить документооборот по поступившим формам и принять их к учету, нужно:
- В счетах-фактурах — отправить извещение о получении. Система создает и передает его контрагенту автоматически.
- В формализованных актах или накладных — подписать и заполнить дополнительные реквизиты, как показано на рисунке ниже.
Документооборот по полученным актам, накладным и счетам-фактурам завершен. Формы можно принимать к учету. Их не нужно распечатывать и переподписывать: в электронном виде документы сохраняют юридическую значимость.
Счет-фактуру принимают к учету по дате получения.
Как загрузить документы из «Диадока» в «1С»
«Контур.Диадок» интегрируется с товароучетной программой «1С» при помощи специального модуля. Это позволяет без ручного ввода, на основании данных одной системы, создавать документы в другой. Также можно отправлять и получать:
- товарные накладные (ТОРГ-12);
- акты выполненных работ;
- счета-фактуры и корректировки к ним;
- неформализованные электронные документы (ЭД).
С помощью модуля интеграции можно загрузить документы из «Диадока» в «1С». Для этого нужно:
- Войти в «товароучетку» и открыть модуль работы с первичными ЭД через «Диадок».
- Перейти во вкладку «Полученные» и обновить список.
- Открыть карточку формы и нажать на «Создать документ в 1С».
- В графе «Номенклатура» нажать на знак многоточия. Указать товары или услуги в «1С», с которыми нужно сопоставить перечень из полученной накладной.
- Нажать на кнопку «Создать», заполнить недостающие данные.
- Нажать на «Провести и закрыть».
Документ обработан и загружен в товароучетную программу. Через карточку формы можно сопоставлять накладные, акты, счета. Для этого после клика на «Создать документ в 1С» нажмите на «Сопоставить с документом 1С».
Научим работать с модулем «Контур.Диадок» для «1С»!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.
Посмотреть весь каталог
Документооборот УПД¶
Приказом ФНС России от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@, утвержден электронный формат универсального передаточного документа УПД.
Примечание
Подробнее про УПД можно прочитать здесь
Новый формат документа можно будет использовать:
- как счет-фактуру;
- как первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции;
- как универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции.
Примечание
Форма универсального передаточного документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@.
УПД с функцией СЧФ¶
Структуры¶
Для документов, возникающих в ходе документооборота УПД с функцией СЧФ, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей.
Для УПД с функцией СЧФ можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalTransferDocument (FunctionType.Invoice),
Для исправления УПД с функцией СЧФ можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalTransferDocumentRevision (FunctionType.Invoice),
Для корректировки УКД с функцией КСЧФ можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalCorrectionDocument (FunctionType.Invoice),
Для исправления корректировки УКД с функцией КСЧФ можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalCorrectionDocumentRevision (FunctionType.Invoice),
Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, можно использовать следующую структуру:
- Attachment/InvoiceConfirmation (подтверждение оператора электронного документооборота, для обоих приказов),
- Attachment/InvoiceCorrectionRequest (уведомление об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, для обоих приказов),
- Attachment/InvoiceReceipt (извещение о получении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, подтверждения оператора электронного документооборота или уведомления об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, для обоих приказов).
Порядок обмена¶
В случае, когда УПД используется с функцией СЧФ (FunctionType.Invoice), документооборот повторяет документооборот СФ.
- Продавец формирует УПД (СЧФ) UniversalTransferDocument1, подписывает его и направляет Покупателю.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2о дате получения УПД (СЧФ), подписывает его и направляет Продавцу.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2“о дате отправки УПД (СЧФ), подписывает его и направляет вместе со счетом фактурой Покупателю.
- Продавец получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt3о получении подтверждения.
- Покупатель получает УПД (СЧФ) и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанные извещение InvoiceReceipt5о получении УПД (СЧФ) и извещение InvoiceReceipt4о получении подтверждения.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation6о дате отправки извещения о получении УПД (СЧФ), подписывает его и направляет Покупателю.
- Покупатель получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt7о получении подтверждения.
- Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном УПД (СЧФ), он формирует уведомление об уточнении УПД (СЧФ) InvoiceCorrectionRequest8, подписывает его и направляет Продавцу.
- Продавец получает уведомление об уточнении УПД (СЧФ), и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt9о получении уведомления.
Таким образом:
- со стороны получателя необходимо отправить InvoiceReceipt на InvoiceConfirmation от оператора, а также отправить InvoiceReceipt на документ УПД с функцией СЧФ.
- со стороны отправителя необходимо сформировать InvoiceReceipt на InvoiceConfirmation от оператора и получить InvoiceReceipt по документу УПД.
УПД с функцией ДОП¶
Структуры¶
Для документов, возникающих в ходе документооборота УПД с функцией ДОП, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей.
Для титула продавца УПД с функцией ДОП можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalTransferDocument (FunctionType.Basic),
Для титула покупателя УПД с функцией ДОП можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalTransferDocumentBuyerTitle (FunctionType.Basic),
Порядок обмена¶
В случае, когда УПД используется с функцией ДОП (FunctionType.Basic), документооборот повторяет документооборот актов и накладных.
- Продавец формирует титул продавца УПД (ДОП) UniversalTransferDocument1, подписывает его и направляет Покупателю.
- Диадок доставляет титул продавца УПД (ДОП) UniversalTransferDocument1до Покупателя.
- Покупатель получает титул продавца УПД (ДОП) UniversalTransferDocument2, и формирует в ответ титул покупателя UniversalTransferDocumentBuyerTitle3, подписывает его и отправляет в сторону Продавца.
- Диадок доставляет титул покупателя УПД (ДОП) UniversalTransferDocumentBuyerTitle4до Продавца.
- Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном титуле продавца УПД (ДОП), он формирует отказ в подписи XmlSignatureRejection5, подписывает его и направляет Продавцу.
- Диадок доставляет отказ в подписи XmlSignatureRejection5до Продавца.
Таким образом:
- со стороны получателя необходимо сгенерировать и отправить ответный титул покупателя, либо отказ в подписи.
- со стороны отправителя необходимо сгенерировать и отправить первичный титул продавца.
УПД с функцией СЧФДОП¶
В случае, когда УПД используется с функцией СЧФДОП (FunctionType.InvoiceAndBasic), объединяются документообороты для FunctionType.Invoice и FunctionType.Basic.
- Продавец формирует титул продавца УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocument1, подписывает его и направляет Покупателю.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2о дате получения титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет Продавцу.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2“о дате отправки титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет вместе со УПД (СЧФДОП) Покупателю.
- Продавец получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt3о получении подтверждения.
- Покупатель получает титул продавца УПД (СЧФДОП) и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанные извещение InvoiceReceipt5о получении титула продавца УПД (СЧФДОП) и извещение InvoiceReceipt4о получении подтверждения.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation6о дате отправки извещения о получении титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет Покупателю.
- Покупатель получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt7о получении подтверждения.
- Покупатель формирует в ответ на титул продавца УПД (СЧФДОП), титул покупателя УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocumentBuyerTitle8, подписывает его и отправляет в сторону Продавца.
- Диадок доставляет титул покупателя УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocumentBuyerTitle9до Продавца.
- Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном титуле продавца УПД (СЧФДОП), он формирует отказ в подписи XmlSignatureRejection10, подписывает его и направляет Продавцу.
- Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном титуле продавца УПД (СЧФДОП), он формирует уведомление об уточнении УПД (СЧФДОП) InvoiceCorrectionRequest11, подписывает его и направляет Продавцу.
- Порядок отправки структур InvoiceReceipt4и UniversalTransferDocumentBuyerTitle9покупателем не важен.
- Продавец получает уведомление об уточнении УПД (СЧФДОП), и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt12о получении уведомления.
Таким образом:
- со стороны покупателя нужно сформировать и отправить InvoiceReceipt на InvoiceConfirmation, InvoiceReceipt на документ УПД (СЧФДОП), а также титул покупателя УПД (СЧФДОП).
- со стороны отправителя необходимо сформировать InvoiceReceipt на InvoiceConfirmation от оператора, получить InvoiceReceipt по документу, получить титул покупателя УПД (СЧФДОП).
Подписанты¶
Набор необходимых полей для подписания счетов-фактур, актов и накладных был значительно меньше, чем для подписания УПД и УКД.
Все данные подписанта доставались из сертификата и данных его организации — автоматическое заполнение данных подписанта происходило при заполнении BoxId и Certificate/CertificateThumbprint.
Форматы УПД и УКД подразумевают расширенный набор полей для подписантов. Этот набор полей не содержится ни в сертификате, ни в данных организации.
Но логика автоматического заполнения данных о подписантах сохранилась и при подписании УПД и УКД.
Автоматическое заполнение происходит, если в Диадоке есть дополнительные данные, необходимые для подписания. Если дополнительных данных, необходимых для подписания в Диадоке нет, то будет возникать ошибка.
Расширенные данные можно заполнить методом ExtendedSignerDetails.
Для указания этих данных в Диадоке добавлены следующие структуры и методы:
- структура для описания реквизитов продавца, покупателя и грузоотправителя, используемая в УПД и УКД — ExtendedOrganizationInfo
- структура для описания реквизитов подписанта, используемая в УПД и УКД — ExtendedSigner
- структура для описания реквизитов подписанта, используемая в методе ExtendedSignerDetails — ExtendedSignerDetailsToPost
Формирование счета-фактуры в системе Диадок
Загрузка готового файла счета-фактуры в Диадок
Отправка счета-фактуры через Диадок
Формирование счета-фактуры в системе Диадок
1. Для создания счета-фактуры необходимо войти в Диадок (см. Как войти в Диадок?), нажать кнопку +Новый документ и выбрать пункт Счет-фактура (см. рис. 1).
Рис. 1. Создание счета-фактуры
2. Откроется редактор счета-фактуры. Необходимо заполнить пустые поля (см. рис. 2). С правилами заполнения счета-фактуры можно ознакомиться на сайте Диадока.
Рис. 2. Заполнение счета-фактуры
Поля, заполненные некорректно, будут подсвечены розовым цветом (см. рис. 3).
Рис. 3. Некорректно заполненные поля
Cформированный электронный документ можно просмотреть в печатной форме. Для этого следует нажать ссылку Предварительный просмотр (см. рис. 4).
Для того чтобы отправить документ, необходимо нажать кнопку Перейти к отправке (см. рис. 4).
Рис. 4. Переход к отправке и предварительный просмотр счета-фактуры
3. Со страницы предварительного просмотра можно скачать документ или вернуться к его редактированию. Для того чтобы перейти к отправке документа, необходимо нажать Вернуться к отправке (см. рис. 5).
Рис. 5. Выбор действия при просмотре документа
Откроется страница отправки (см. рис. 6). Для подписания и отправки необходимо нажать Подписать / Подписать и отправить контрагенту.
Рис. 6. Страница отправки
Система не позволит отправить документ с ошибками (см. рис. 7), поэтому перед отправкой необходимо убедиться, что все разделы заполнены корректно и не требуют исправлений.
Загрузка готового файла счета-фактуры в Диадок
1. Войти в Диадок, нажать кнопку Новый документ / Загрузить с компьютера (см. рис. 8).
Рис. 8. Загрузка файла с компьютера
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать файлы для загрузки и нажать Открыть (см. рис. 9). После чего сразу появится страница отправки (см. рис. 6).
Рис. 9. Выбор файлов
Отправка счета-фактуры через Диадок
1. После формирования / загрузки счета-фактуры открывается страница отправки (см. рис. 6).
- Чтобы указать или сменить получателя, следует начать вводить его название или ИНН в строке Контрагент, и из выпадающего списка выбрать нужную организацию.
- Чтобы внести изменения в загруженный файл, следует нажать ссылку с его названием. Откроется страница просмотра печатной формы (см. рис. 5), из которой можно перейти к редактированию, нажав на ссылку Редактировать.
- После того как получатели выбраны, можно нажать кнопку Подписать и отправить. Подписанный документ сразу же появится в ящике получателя.
- Также по файлам можно запросить согласование или передать на подпись, нажав на кнопку Согласование.
2. Отправленный документ отразится на странице Исходящие со статусом Ожидается извещение о получении (см. рис. 10).
Рис. 10. Исходящие документы
По мере обработки исходящий счет-фактура может принимать следующие статусы:
- Отправлен, ожидается извещение о получении — означает, что счет-фактура доставлен до получателя, но получатель не заходил в систему, не сформировал и не отправил извещение о получении.
- Документооборот завершен (Выставлен) — означает, что документооборот по счету-фактуре завершен.
- Требуется корректировка — означает, что в счете-фактуре были обнаружены ошибки или неточности. Необходимо внести изменения в счет-фактуру и заново отправить.
- Исправлен — означает, что был отправлен исправленный счет-фактура.
- Откорректирован — означает, что был отправлен корректировочный счет-фактура.
3. Кликнув по имени файла в списке Исходящие, можно перейти на страницу документооборота счета-фактуры (см. рис. 11).
Рис. 11. Страница документооборота
На странице документооборота есть возможность согласовать его, просмотреть связанные документы, сохранить, аннулировать, распечатать или переместить счет-фактуру в папку Удаленные. Для этого имеются соответствующие кнопки.