Как платить ндфл с аванса в 2023 году пошаговая инструкция

До сих пор датой зарплатного дохода считался последний день месяца, за который зарплата начислена. Больше это правило не действует, а значит теперь нужно ориентироваться на новые нормы:

• С начала 2023 года датой получения зарплаты считается день выплаты денег в кассе или перевода на карту работника (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Согласно ТК РФ сотрудники получают зарплату не реже двух раз в месяц, а значит доход определяется с такой же частотой.
• Каждая выплата относится к тому месяцу, когда выданы деньги. Скажем, если аванс за январь сотрудник получил 20 января, то аванс — это доход января. Зарплату за вторую часть месяца сотрудник получил 5 февраля, и она относится к доходам февраля, хотя и начислена за январь.
• Работодатель должен удержать НДФЛ на дату выплаты дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ), так что теперь с аванса и зарплаты «снимают» налог.
• Перечислять НДФЛ в бюджет тоже нужно по-новому: нас интересует промежуток с 23 числа прошлого месяца по 22 число нового — удержанный в это время НДФЛ нужно перечислить в бюджет не позднее 28 числа. А еще нужно будет уведомлять налоговую о суммах рассчитанного НДФЛ до 25 числа нового месяца, чтобы она знала, какие суммы списывать с единого налогового счета компании.

Нововведений по расчету аванса в 2023 году не появилось. А значит работодатели могут по-прежнему применять тот способ начисления аванса, который они применяли прежде. 

Большинство работодателей рассчитывают аванс исходя из времени, которое реально отработал сотрудник в первой половине месяца, и такой способ расчета одобряет Роструд. Но есть и другой метод расчета — «процентный», когда аванс начисляется в виде закрепленного процента от оклада, и Трудовой кодекс не запрещает такой расчет. 

Обязанность рассчитывать и удерживать НДФЛ с каждой выплаты не влияет на то, какой способ расчета аванса выбрать. Ниже расскажем подробнее, как способ расчета влияет на размер аванса и как лучше поступить, чтобы не нарушить права работников.

Из-за новых правил у бухгалтеров может появиться неудобство: придется рассчитывать НДФЛ и подавать уведомление в налоговую в сжатые сроки. Если компания использует бухгалтерские программы, которые автоматизируют расчеты и заполнение уведомлений, то это не станет проблемой. Но если бухгалтер делает расчеты вручную, у него может быть мало времени на эту задачу.

Оптимизация сроков выплаты аванса

Поясним на примере. ООО «Ромашка» выплачивает аванс 22 числа, а зарплату за прошедший месяц — 7 числа. В феврале зарплату за январь и аванс за февраль сотрудникам перечислили 7 и 22 числа. У бухгалтера остается 3 дня, чтобы уведомить налоговую о суммах НДФЛ за период с 23 января по 22 февраля, и 6 дней на уплату налога. 

Сроки выплат можно поменять, чтобы у бухгалтера оставалось больше времени на расчеты, оформление уведомлений и уплату налога. Например, сдвинуть сроки аванса на 25 число, а срок зарплаты за вторую часть месяца на 10 число. Тогда в феврале бухгалтер должен будет подать уведомление за выплаты от 25 января и 10 февраля, так что у него будет 15 дней на подготовку уведомления и 18 дней на уплату налога.

Изменение размера аванса

В 2023 году по-прежнему актуальны споры о способе расчета аванса — по реально отработанным дням или как процент от оклада. В январе, мае и в некоторые другие месяцы традиционно появляется проблема: из-за праздников в начале месяца аванс получается довольно маленьким, если для расчета брать отработанное время. Чтобы избежать этого, некоторые компании закрепляют внутреннее правило — рассчитывать аванс за увеличенный период — скажем, не 15, а 18-19 календарных дней. Это тоже не противоречит закону.

Есть и еще один риск: по новым правилам с аванса тоже нужно удерживать НДФЛ, и тогда и без того скромный аванс января или мая может еще больше уменьшиться. Работники получат на руки меньшую сумму и, скорее всего, будут недовольны. Поэтому работодатели могут изменить не только сроки выплаты аванса, но и способ его расчета. 

Правила выплаты аванса

Нормы выплат зарплаты устанавливаются во внутренних документах компании. Трудовой кодекс не диктует жестко правила выплаты аванса, важно только соблюдать три базовых нормы:

• рассчитывать среднюю зарплату по реально отработанному времени (ст. 139 ТК РФ);
• выплачивать доход, минимум, раз в полмесяца (ст. 136 ТК РФ);
• выплачивать аванс — до 30 числа того же месяца, зарплату — до 15 числа следующего — не позднее 15 дней после завершения очередной половины месяца (ст. 136 ТК РФ) — но Роструд не рекомендует платить аванс в последние дни месяца. 

Аванс в процентах не регламентирован в законодательстве, но на практике такой расчет применяется часто. Работодатели устанавливают процент от оклада так, чтобы работник получал примерно равные суммы в виде аванса и зарплаты. До 2023 года часто для аванса устанавливали «ставку» 40%, тогда на зарплату за вторую половину месяца приходилось 60%, а после удержания НДФЛ она становилась лишь немного больше аванса.

С 2023 года процентный размер аванса стоит отрегулировать, чтобы работник получал на руки примерно одинаковые суммы при каждой выплате. Скажем, если прежде сотрудники получали аванс в размере 40%, то теперь ставку стоит поднять до 45%, чтобы привычный размер оплаты труда остался примерно на том же уровне.

Например, в ООО «Ромашка» водитель фургона получал аванс в размере 40% от оклада. Оклад равен 40 000 рублей. В 2022 году водитель за первую половину месяца получал на руки 16 000 рублей (40 000 * 40%), а за вторую половину — 18 800 рублей (40 000 * 60% — 40 000 * 13%). 

Если ничего не изменить в правилах расчета, то с 2023 года водитель будет получать за первую половину месяца 13 920 рублей (16 000 — 16 000 * 13%). Если же увеличить ставку аванса до 47%, то за первую половину месяца водитель получит на руки 16 008 рублей (40 000 * 46% * 0,87).

Аванс по отработанному времени рассчитывают чаще всего, тогда сотрудник получает на руки деньги за фактически отработанные дни в первой половине месяца, и суммы аванса отличаются месяц от месяца.

Например, в январе 2023 всего 17 рабочих дней, из них только 5 приходятся на первую половину. При расчете по отработанному времени водитель ООО «Ромашка» получил бы в качестве аванса 10 235 рублей (40 000 / 17 * 5 * 0,87). А в феврале 2023 уже 18 рабочих дней, из них 11 приходятся на первую половину месяца. Водитель получил бы аванс 21 266 рублей (40 000 / 18 * 11 * 0,87).

Изменение сроков и способа расчета аванса

Даты и порядок выплаты зарплаты устанавливают во внутренних документах компании. Если работодатель планирует изменить сроки и порядок расчета аванса, нужно внести изменения в соответствующие документы: составить допсоглашения к трудовым договорам или внести изменения в локальные акты.

При расчете аванса учитывают оклад или тарифную ставку при повременной оплате труда и некоторые компенсационные надбавки. Это доплата за работу в ночное время или в праздники, за совмещение должностей, стаж, профессионализм и пр. А вот премии начисляются по результатам месяца, если работник выполнил поставленные перед ним задачи и показал свою эффективность.

Из-за введения новых правил появляются вопросы: как применять вычеты на ребенка, если НДФЛ теперь нужно удерживать дважды в месяц, а еще как делать удержания.

Как делать вычеты на ребенка

Вычеты на детей с 2023 года по-прежнему применяют «за каждый месяц» (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Это можно сделать при расчете аванса или при расчете зарплаты (письмо ФНС от 09.11.22 № БС-4-11/15099@).

Например, садовник ООО «Ромашка» имеет право на стандартный вычет на одного ребенка. Его оклад — 45 000 рублей, аванс рассчитывается как 45% от оклада. Вычет за январь бухгалтер применил при расчете аванса за этот месяц 25 числа, и садовник получил на руки 17 800 рублей, а НДФЛ с учетом вычета составил 2 450,5 рублей ((45 000 * 45%) — 1 400) * 13%.

Рекомендуем применять вычет к последней выплате в месяце — именно по ней можно оценить, превысил доход работника 350 000 рублей с начала года или нет. Если превышение произошло, то с этого месяца право на вычет теряется (ст. 218 НК РФ).

Как делать удержания по исполнительным листам

Пока чиновники не ответили на вопрос, нужно ли с 2023 года делать удержания при каждой выплате. Большинство экспертов считают, что теперь делать удержания нужно при каждой выплате. Согласно ч. 1 ст. 99 закона 229-ФЗ, размер удержания рассчитывается из суммы, которая осталась после удержания налогов. А раз НДФЛ теперь рассчитываем дважды в месяц, то и удержания нужно делать с той же частотой. 

Если работодатель не платит аванс или платит его с опозданием, ему грозит штраф (ч. 6-7 ст. 5.27 КоАП РФ):

• 30-50 тыс. рублей для организаций;
• 10-20 тыс. рублей для должностных лиц;
• 1-5 тыс. рублей для ИП.

При повторном нарушении в течение года штраф повышается:

• 50-100 тыс. рублей для организаций;
• 20-30 тыс. рублей и возможная дисквалификация на 1-3 года для должностных лиц;
• 10-30 тыс. рублей для ИП.

С 1 января 2023 года НДФЛ в общем случае нужно будет платить 28 числа (п. 6 ст. 226 НК РФ в ред. ФЗ от 14.07.2022 № 263-ФЗ). Это означает, что в этот день на едином налоговом счете налогоплательщика должно быть достаточно денег, чтобы закрыть обязательство по НДФЛ. 

Важно помнить, что 28 числа происходит списание по всем налогам, поэтому на счете должно быть достаточно денег для покрытия совокупной обязанности, иначе деньги распределят пропорционально и образуется недоимка.

Срок уплаты НДФЛ будет зависеть от того, когда его удержали. Списывать налог со счета будут в следующие даты (пп. а п. 13 ст. 2 263-ФЗ):

• налог удержан с 1 по 22 января — 28 января;
• налог удержан с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца — 28 число текущего месяца;
• налог удержан с 23 по 31 декабря — в последний рабочий день года.

Сроки уплаты НДФЛ в 2023 году мы собрали в таблицу. Тут сразу учтены переносы с выходных и праздников. 

Обратите внимание, что НДФЛ, удержанный в последний рабочий день 2022 года, нужно будет платить по старым правилам — не позднее первого рабочего дня 2023 года. Кстати, если выплатить зарплату за декабрь в начале января 2023 года, уплату налога можно будет отсрочить до 30 января 2023 года. Но есть в переходном периоде и проблемы, которые мы разобрали в отдельной статье «НДФЛ с зарплаты за декабрь: разбираемся с переходными положениями».

Как мы уже сказали, дата уплаты зависит от даты удержания. А дата удержания, в свою очередь, зависит от даты фактического получения дохода. 

В этой части изменение только одно, но актуальное для всех и однозначно добавляющее работы: с аванса теперь тоже нужно будет удерживать налог.

Связано это с новой редакцией ст. 223 НК РФ. Раньше в п. 2 было прописано, что фактическая дата получения дохода в виде заработной платы — последний день месяца, за который начислен заработок. Это означало, что удерживать НДФЛ нужно только при окончательном расчете за месяц, а с аванса — не нужно. С 2023 года это положение из НК РФ уберут, поэтому фактической датой получения аванса станет день выплаты, и в этот же день нужно будет удерживать НДФЛ.

В остальном правила остаются прежними. Повторим еще раз, чтобы избежать путаницы. Итак, дата удержания НДФЛ с основных видов доходов в денежной форме:

• зарплата — день выплаты;
• аванс — день выплаты;
• больничное пособие — день выплаты;
• отпускные — день выплаты;
• командировочные — последний день месяца, в котором утвержден авансовый расчет.

Если доход сотруднику был выдан в натуральной форме, то НДФЛ нужно удержать из его следующих денежных доходов. Например, 9 января 2023 работодатель подарил сотруднику новогодний подарок — планшет. Удержать налог нужно будет при следующей денежной выплате — с аванса, выплаченного 25 января 2023. Это значит, что уплачен налог будет уже 28 февраля.

Еще одна новая обязанность налоговых агентов — подавать в ИФНС уведомление об исчисленных суммах налогов. С его помощью налоговая сможет понять, на какие направления какие суммы со счета вы хотите направить.

В одно уведомление можно включить сразу все налоги, которые нужно уплатить до 28 числа соответствующего месяца. То есть подавать отдельные уведомления на НДФЛ, на взносы, на УСН и прочие налоги не нужно — все можно включить в один документ. Такие уведомления можно будет отправлять через Экстерн, личный кабинет налогоплательщика или сдавать на бумаге.

Форма уведомления на 2023 год еще не утверждена, она находится в разработке (Проект ID 01/02/06-22/00129158). Если изменений не внесут, выглядеть оно будет так:

Порядок заполнения уведомления тоже утвердят этим приказом:

• «КПП в соответствии с налоговой декларацией (расчетом)» — заполняют только юрлица в соответствии с расчетом 6-НДФЛ. За счет этого реквизита будут определять списания в пользу обособленных подразделений.
• «Код по ОКТМО» — указывается актуальный код территории бюджетополучателя.
• «КБК» — указывается КБК для налога по НДФЛ.
• «Сумма налога» — сумма исчисленного в отчетный период НДФЛ.
• «Отчетный период/Номер месяца (квартала)» — код налогового периода в соответствии с приложением 2 к порядку заполнения Уведомления: 21 — I квартал; 31 — полугодие; 33 — 9 месяцев; 34 — год. При указании кодов 21, 31, 33 указывается порядковый номер квартального месяца, а в случае заполнения кода 34 — порядковый номер квартала.
• «Отчетный (календарный) год» — заполняется год за налоговый период которого исчислен налог в соответствии с порядком заполнения расчета 6-НДФЛ.

Срок сдачи уведомления — не позднее 25-го числа месяца, в котором должен быть уплачен налог. В случае с НДФЛ срок зависит от даты удержания налога. Мы составили табличку:

Перечислять НДФЛ на единый налоговый счет нужно будет специальным платежным поручением — оно общее для всех видов налогов, которые формируют совокупную обязанность на ЕНС. 

Проект с поправками в порядок заполнения платежного поручения еще на рассмотрении (ID № 01/02/11-22/00132827). В новой платежке, если вы будете подавать уведомления, достаточно заполнить:

• поле 60 — ИНН плательщика;
• поле 104 — КБК единого налогового счета (текущий код 18201061201010000510 могут заменить); 
• поля 61 и 103 — ИНН и КПП получателя;
• поле 101 — статус налогоплательщика 34.

Нули проставляются в полях «Основание платежа», «Налоговый период», «Номер документа» и «Дата документа», «КПП» плательщика, «ОКТМО», «Назначение платежа». «Плательщик».

В 2023 году можно платить налоги не единым платежом, а отдельными платежными поручениями. Этот переходный период мы разобрали в статье «Платежное поручение по ЕНП в 2023 году — порядок заполнения и инструкция».

Как было раньше

До 2023 г. аванс был составной частью дохода. По нему отдельно не удерживали и не уплачивали НДФЛ. Это делали с выплатой основной части заработной платы (ЗП).

Например, за ноябрь Дмитрию начислили зарплату — 53 000 руб. Аванс в 20 000 руб. выплатили 25 ноября, а основную зарплату — 9 декабря. Сумма налога: 53 000 х 13% = 6890 руб. Её удерживают полностью при выплате основной части зарплаты.

Несмотря на получение аванса в ноябре, НДФЛ в полном размере уплатят только в декабре.

Как будет с 2023 года

С 2023 г. НДФЛ удерживают и уплачивают с аванса и зарплаты по отдельности. То есть вид дохода больше не имеет значения. Бизнес рассчитывается с бюджетом по факту перечисления денег сотрудникам. 

Вернёмся к примеру Дмитрия. В 2023 г. при выплате аванса компания удержит и перечислит: 20 000 х 13% = 2600 руб. А 9 декабря при выплате основной зарплаты налог уплатят повторно: 33 000 х 13% = 4290 руб. Общая сумма НДФЛ не изменится — 6890 руб.

Новые сроки уплаты НДФЛ с авансов

В 2022 году срок уплаты НДФЛ зависит от вида дохода. С зарплаты платили не позже следующего рабочего дня, а с больничных и отпускных — до последнего дня месяца.

С 2023 году запускают единый налоговый платёж (ЕНП), поэтому у большинства налогов меняются сроки. Подробнее о ЕНП мы рассказали здесь.

В общем случае НДФЛ уплачивают до 28 числа каждого месяца. Срок актуален для налога, который исчислили и удержали с 23 числа прошлого месяца до 22 числа текущего. 

Пример 1. 24 марта Евгений получил аванс — 17 000 руб., НДФЛ — 2 210 руб. 10 апреля выплатили основную ЗП — 25 000 руб., НДФЛ — 3 250 руб. Удержанный налог в размере 5 460 руб. работодатель перечислит в бюджет до 28 апреля включительно.

Пример 2. 20 марта Екатерина получила аванс — 24 000 руб., НДФЛ — 3120 руб. 5 апреля выплатили основную зарплату — 42 000 руб., НДФЛ — 5 460 руб. Удержанный налог с аванса уплатят до 28 марта, а с основной ЗП — до 28 апреля включительно.

Для декабря и января установили отдельные сроки:

• если налог удержали с 23 по 31 декабря, с бюджетом рассчитываются до последнего рабочего дня календарного года;
• если налог удержали с 1 по 22 января, с бюджетом рассчитываются до 28 января.

Например, если НДФЛ исчислили и удержали 9 января 2023 г., с бюджетом рассчитаются до 28 января включительно.

Как и куда перечислять

С 2023 года по всем налоговым обязательствам формируют единую платёжку. Средства зачисляют на единый налоговый счёт (ЕНС) в Федеральном казначействе, который открыли для всех компаний и предпринимателей.

После зачисления налоговая самостоятельно распределит средства по обязательствам. Данные возьмут из отчётов и уведомлений, о которых поговорим далее.

Если денег не хватит, ФНС распределит их в порядке установленной очерёдности и пропорционально между обязательствами. Разницу нужно будет ликвидировать, а за просрочку уплатить пеню.

Досрочная уплата НДФЛ

С 2023 г. упразднили п. 9 ст. 226 НК РФ. Раньше нельзя было платить НДФЛ до перечисления дохода, исчисления и удержания налога. Теперь можно пополнять единый налоговый счёт авансом.

Главное, чтобы к установленному сроку на балансе хватило средств для исполнения обязательств. 

Уведомления для ФНС

Чтобы налоговая знала об обязательствах бизнеса и верно распределила средства с ЕНС, до 25 числа каждого месяца компании направляют уведомления об исчисленных налогах. Форма утверждена приказом ФНС России от 02.11.2022 г. № ЕД-7-8/1047@.

В уведомлении указывают НДФЛ, который исчислили и удержали с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего. Документ подают электронно, подписывают электронной подписью (ЭП).

Если НДФЛ удержали с 23 по 31 декабря, уведомление подают до последнего рабочего дня календарного года.

Коротко

1. До 2023 года с аванса не уплачивали НДФЛ. Налог перечисляли после выплаты основной зарплаты. С 2023 года обязательства выполняют по факту любого дохода, выплаченного сотрудникам.
2. Теперь налог платят до 28 числа каждого месяца. Срок распространяется на НДФЛ, который удержали с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего. Для декабря и января ввели индивидуальные сроки.
3. Если налог удержали с 23 по 31 декабря, с бюджетом рассчитываются до последнего рабочего дня календарного года.
4. Если налог удержали с 1 по 22 января, с бюджетом рассчитываются до 28 января.
5. В рамках единого налогового платежа (ЕНП) НДФЛ перечисляют с другими обязательствами одной платёжкой на единый налоговый счёт (ЕНС). ФНС самостоятельно распределит средства по фондам.
6. С 2023 года отменили п. 9 ст. 226 НК РФ. Компаниям разрешили перечислять НДФЛ на ЕНС до фактического удержания налога с доходов сотрудников.

Статья актуальна на 

27.12.2022