Чек-лист для инициаторов офлайн-мероприятий представлен по ссылке.
Предварительная подготовка
Определяем формат мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.).
Составляем предварительную программу.
Определяем предполагаемое количество участников.
Смета
Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы мероприятия.
В случае возникновения трудностей Вы можете ознакомиться с образцом заполнения сметы.
Источник финансирования мероприятия
Определяем источник финансирования. Если Вам необходима финансовая помощь для организации мероприятия, Вы можете подать заявку:
— в Комиссию по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ (далее — Комиссия), в случае если ваше структурное подразделение не входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ. В этом случае заявка подается в системе «Вышка-BPM».
— в научную комиссию факультета/филиала (далее – НКФ), в случае если ваше структурное подразделение входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ (ответственные от факультетов).
Инструкция по подаче заявки на Комиссию (PDF, 4,83 Мб)
Бронирование аудиторий
Бронируем помещение для проведения мероприятия:
1. Бронирование конференц-залов по адресам ул. Мясницкая, 20, ул. Мясницкая, 11 и Покровский бульвар, 11 осуществляется по ссылке.
2. Бронирование помещений в Доме Дурасова и Культурном центре НИУ ВШЭ осуществляется по ссылке.
3. Для бронирования учебных аудиторий, необходимо направить заявку в Управление учебным процессом.
Приказ
Подготавливаем проект приказа мероприятия и запускаем его в СЭД.
Альбом унифицированных форм приказов по организации и проведению мероприятий доступен по ссылке. Материалы по работе с СЭД доступны по ссылке.
Анонс и страница мероприятия
Размещаем анонс о мероприятии на корпоративном сайте. Создаем страничку мероприятия.
Регистрация участников
Создаем форму регистрации участников на странице мероприятия.
На странице Управления размещены формы регистрации на русском и английском языках, поля которых соответствуют утвержденному Аналитическим центром реестру участников мероприятий. Данные формы могут быть клонированы на страницы подразделений по запросу инициаторов мероприятий.
Техническое оснащение мероприятия
Составляем ТЗ на техническое оснащение мероприятия. Если Вы хотите организовать аудио/видео запись мероприятия, заказать оборудование для презентации, синхронного перевода и видеотрансляции, Вам необходимо подать заявку в Систему «ВЫШКА-BPM».
Организация визитов участников
Организуем визиты участников*:
- Оформляем визовые приглашения;
- Бронируем авиа — ж/д билеты;
- Заказываем гостиницу. Информация о Профессорской гостинице НИУ ВШЭ размещена по ссылке; со списком партнерских отелей Вы можете ознакомиться здесь;
- Организуем трансфер.
Перечень авторизованных поставщиков НИУ ВШЭ представлен по ссылке. Информация по закупкам, а также формы договоров и дополнительных соглашений размещены на странице Дирекции по закупкам. Рекомендации Дирекции по правовым вопросам по подготовке иных договоров размещены по ссылке.
Питание участников
Организуем питание участников мероприятия*.
Сувенирная продукция
Заказываем сувенирную продукцию*.
Для получения консультации по оформлению заказа на изготовление сувенирной продукции с символикой Вышки необходимо обратиться к сотруднику Дирекции по связям с общественностью Марине Руссу. Для создания дизайна с символикой Вышки следует обращаться в Отдел визуальных коммуникаций. Рекомендации по оформлению сувенирной продукции представлены по ссылке.
Логотипированный конференц-пакет «Стандарт» (включает в себя ручку, блокнот, бейдж и папку) Вы можете получить в нашем Управлении по служебной записке в соответствии с количеством участников мероприятия, в случае одобрения Вашей заявки на проведение мероприятия Комиссией или НКФ.
Канцелярскую продукцию можно заказать на складе НИУ ВШЭ, оформив заявку в системе «Вышка-BPM».
С тиражированием материалов и программы мероприятия поможет типография НИУ ВШЭ. Подать заявку на получение услуг типографии можно в системе «Вышка-BPM».
Изготовить настольные таблички, бейджи и указатели можно по приложенным шаблонам.
Отчет о мероприятии
Также не забываем предоставить данные о проведении мероприятия в УОСМ в соответствии с приказом «О предоставлении данных по научным и научно-образовательным мероприятиям» от 24.07.2020.
* НИУ ВШЭ, как автономное учреждение, ведет свою закупочную деятельность в соответствии с Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и иными законодательными актами, устанавливающими требования к проведению закупок автономными учреждениями».
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или трудности, Вы можете обращаться к сотрудникам нашего Управления.
Итак, вы захотели организовать внутреннее мероприятие в своей компании. Давайте разберем, на какие этапы делится организация и как сделать так, чтобы было интересно большему количеству участников.
Сначала рассмотрим проблемы, возникающие на разных этапах организации мероприятия:
- слишком скучно
- не совсем понятна цель и повестка мероприятия
- во время мероприятия все сидят в телефоне
- придет малое количество людей от заявленных
- слишком мало организаторов, поэтому некоторые зоны мероприятия перегружены или прекращают свою работу
- нарушается тайминг
- люди уходят
Это руководство послужит опорой в решении этих проблем.
1. Прописываем все блоки мероприятия в общий документ, который позволит не упустить 90% всего eventа.
И из этого документа выйдет сценарий мероприятия с включенным в него таймингом. Сценарий является главным документом для работы всей команды по организации мероприятия.
По каждому элементу мы расписываем три составляющие:
- название блока
- общее описание, из чего он состоит
- список из задач, которые надо выполнить по блоку
Блоки по организации:
- Общая концепция — первичное описание мероприятия, зачем оно необходимо, что оно должно включать в себя, что критично на нем должно быть и наоборот. Эти мысли превращаются в полное описание концепции.
- Дата мероприятия — какое число, как оно влияет на работу сотрудников, какие преимущества и риски у этой даты, сколько дней осталось.
- Время и длительность — насколько оно комфортно и для какого процента сотрудников. Длительность мероприятия с учетом работы площадки/офиса/сотрудников.
- Площадка — кто и как ее утверждает? Какое в ней уже есть оборудование? Что со светом? Что со звуком? Воздух, тепло, холод? Зонирование — есть ли схема залов, помещения или ее необходимо нарисовать от руки?
- Цель мероприятия — звучит банально? В любом случае, необходимо прописать, какую цель мы хотим достичь. Усиление сплоченности коллектива? Супер! Передача важной информации? Тоже огонь! Поняв цель, вы интересней заполните его активностями и построите сценарий.
- Люди на площадке — пропишите кто эти люди: ведущий, аниматоры, волонтеры, субподрядчики, технический персонал площадки, люди, которые вовлекают участников в процесс.
- Анонс мероприятия — что должен включать в себя анонс, чтобы пришло необходимое количество людей, как его распространять?
- Пост-анонс — куда его выкладываем и как делаем это быстро, чтобы достичь максимального эффекта.
- Команда — организационный состав, ответственный за приглашение/встречу людей, за оформление, за техническое обеспечение, за проведение самого мероприятия — да, это может быть один супер человек
- Оформление мероприятия — навигация, атрибутика мероприятия, одежда, бейджи организаторов, декорации, баннеры, украшения столов, арт-объекты и др.
- Оборудование — баннеры и стойки для них, микрофоны, звук, свет, столы, стулья, оформление зон стендами, сцена, фотозона. Кто это все подключает и устанавливает?
- Креатив — прорабатываем “фишку” мероприятия. Что это может быть: маршрутный лист для прохождения зон мероприятия, интерактивная фото зона с баннером — стеной, на которой можно оставить пожелания, мастер-класс по биохакингу с 3D cканированием и другие вещи.
- Логистика — как и когда привезут реквизит, типографию, людей (при необходимости) и оборудование, как и когда их отвезут обратно.
- Посетители — как мы их встречаем, как регистрируем, что выдаем, как проводим, как взаимодействуем в течение всего мероприятия, как знакомим с друг-другом.
- Типография и дизайн — приглашения, баннеры, размещение навигации, буклеты с программой или описанием события
- Цифровые материалы — презентация, видео-ролики, которые могут быть на мероприятии, чат-бот (сейчас можно сделать чат-бот, в которого можно вшить максимально быстро всю информацию о мероприятии)
- Подарочный фонд — сувенирная и подарочная продукция для участников, возможно за прохождение активностей или командных испытаний.
- Подготовка и застройка площадки — одно из ключевых блоков. За сколько мы застраиваем площадку, где и какие зоны мы размещаем, кто устанавливает реквизит, кто подключает компьютер, кто приносит реквизит.
- Уборка площадки после мероприятия — кто делает клининг площадки, куда едет не расходованный реквизит.
Все эти блоки создадут обширный список задач для проведения вашего мероприятия.
После этого списка будет вырисовываться сценарий мероприятия, а также его тайминг. При необходимости, разделите тайминг и сценарий на два документа.
Как написать хороший технический сценарий?:
Поделите мероприятие на территориальные зоны и распишите каждую по алгоритму:
- описание активности
- действующие лица
- необходимый реквизит
- чек-лист подготовки
- алгоритм выполнения
- текст, который необходим для проведения
И еще несколько лайфхаков:
- Сценарий нужен для вас и орг. группы, поэтому вы сами можете определить теги и цвета, которыми выделите слова, реквизит или разделения по группам.
- Чтобы мероприятие стало более интересно анализируем тренды, выставки, фестивали, корпоративные тренинги.
- Придумываем элемент неожиданности, развязку мероприятия, тогда вы увеличите шанс в 3 раза, что оно запомнится.
- На каждом этапе продумываем кто отвечает за него, это важный пункт, иначе сценарий в действия мы не приведем
2. Далее, начинаем прописывать и выполнять список задач
В вашей таблице задач определите, что необходимо заказывать заранее, чтобы точно это успело приехать к вашему мероприятию. Обычно готовность до мероприятия по срокам должна быть такая:
- Видео-контент за 3 недели
- Презентации на мероприятие за 2 недели
- Материалы из типографии за 2-3 недели
- Анонс от 8 до 2 недель
- Готовность площадки от 1 дня до 4-6 часов (оборудование, реквизит, оформление).
В срок решенные задачи минимизируют риски проблем, описанных в начале этой статьи:
3. Решение основных проблем мероприятия.
(Основано на реальных событиях):
- Слишком скучно.
Помогает игра. Игру можно сделать даже для top-менеджемента. Участники во время этапов вашего мероприятия могут проявить активность, задать вопрос, выполнить небольшое интересное задание, даже просто поднять руку и за это получить баллы/очки/мини-призы при подведении итогов. Вообще мы против конкурсов с тамадой, но легкая игра, позволит вам вовлечь участников до конца мероприятия. И не забудьте про соревновательную модель — дух соперничества очень мотивирует участника взбодриться и включиться. - Не совсем понятна цель и повестка мероприятия
Участникам мероприятия нужно проговаривать цель мероприятия от 3 до 6 раз: а. Начнем с афиши — это может быть подзаголовок к названию мероприятия или небольшое описание внизу афиши, или текстовое описание в e-mail письме. б. На регистрации участнику проговаривают, что здесь происходит. в. При старте мероприятия в общий микрофон. г. 1 раз в середине, при выступлении ведущего/спикера. Типография и действия мероприятия также могут напоминать цель мероприятия всем собравшимся.
- Во время мероприятия все сидят в телефоне. Частая проблема! Здесь есть несколько решений, но все они зависят конечно же от формата вашего мероприятия, иногда на лекции людей невозможно оторвать от телефона, потому что лектор слишком монотонно рассказывает тему для посетителей. Поэтому, вставьте в лекцию перерывы и задавайте живые вопросы для обсуждения, ну и Лектора конечно проверьте, пусть пришлет видео с его прошлого выступления. Если же мероприятие активное, то обязательно создайте атмосферу общения участников между собой. Пример: каждому выдается листок с 4 разными стикерами, цель собрать 4 одинаковых, для этого участник должен поменяться с другими людьми, у которых также по 4 разных картинки. Также можно предложить игру «Без смартфона». Игрушки игрушками, а работает!
- Придет малое количество людей от заявленных.
Здесь помогает упаковка мероприятия и его оформление. Работает видео-приглашение, подберите кадры, с других похожих мероприятий, где есть элементы позитивных эмоций. Даже на лекции можно сделать небольшую часть для позитивного настроя, а он притягивает людей. Немаловажно влияет дата и время, для этого можно собрать обратную связь с самих сотрудников, с помощью гугл опроса. - Слишком мало организаторов, поэтому некоторые зоны мероприятия перегружены или прекращают свою работу
Как говорили выше, вам сильно поможет прописанный тайминг и сценарий, где четко будете знать в какой момент у вас будет происходить действие, хотя для критичных ситуаций лучше держать +1-2 человек в помощь (для мероприятий до 200 человек), они должны быть погружены в сценарий заранее.
- Нарушается тайминг. При организации любого мероприятия могут случаться форс-мажоры, поэтому на каждый этап выделите больше времени, чем необходимо на самом деле. Пропишите в сценарии дополнительные игры, вопросы, инициативы на всякий случай, они нужны для внезапных перерывов, перебоев техники и раннем окончании какого-либо этапа.
- Люди уходят.
Продумайте кульминацию, итог вашего мероприятия! Про него вы рассказываете на регистрации, старте вашего мероприятия. Создайте тайну, награждение, бонус, подарок. Также подойдет совместное действие: делаем арт-объект, фотографируемся вместе. Держите участников в небольшом приятном стрессе.
Наверно это не все, но уверен, что это руководство поможет вам организовать свое отличное мероприятие для сотрудников! Жду вашего опыта в организации, чтобы обязательно включить их в статью!
Подскажем приемы, которые помогут вам превратить совещания из поглотителей времени в эффективный способ решения задач. Покажем, как можно составить и утвердить повестку дня, как проинформировать о мероприятии участников, как сузить их число, как мотивировать быстрее решать запланированные вопросы.
«Никакие действия, мероприятия или процессы не могут сравниться по важности поддержания здоровья организации с совещаниями. Несмотря на сложившееся в корпоративном мире негативное отношение к совещаниям, именно они имеют решающее влияние на жизнь организации»
Патрик Ленсиони, автор бестселлеров в жанре бизнес-фикшн,
персональный тренер для руководителей крупнейших компаний
Зачем нужны совещания?
Они нужны для обмена информацией, выработки командных решений, оповещения сотрудников о важных переменах… думаю, вы сами можете продолжить этот список. Практика менеджмента показывает, что 90% плодотворных идей возникает при обмене мнениями. Именно поэтому в бизнесе так часто проводятся совещания, конференции, корпоративные собрания и деловые встречи.
И все же очень часто мы воспринимаем совещания как поглотители времени – скучное, утомительное, порой бессмысленное занятие. В некоторых компаниях совещания длятся часами и ничего хорошего после них не происходит. От них устают сами менеджеры, когда после 2-3-часового марафона «выползают» из переговорной с чувством выполненного долга, но без удовлетворения процессом или результатом. Судите сами, если совещание затягивается на лишний час, то при количестве участников в 8 человек в общей сложности теряется 8 рабочих часов, а в пересчете на одного человека – целый рабочий день топ-менеджера.
Кроме того, очень часто руководитель из-за большого количества совещаний не успевает к ним готовиться и за 15 минут до начала перекладывает этот груз на подчиненных. Те вынуждены бросать все свои задачи и включаться в поиски необходимой информации.
Бывает и такое, когда руководители приводят на совещание своих подчиненных, которые «нужные цифры помнят», и эти дополнительные люди сидят и также «совещаются». Но у подчиненных ведь тоже есть свои невыполненные задачи! При этом сотрудники подвергаются стрессу и демотивации, зная, что у них «горит» работа, а они тут теряют время попусту.
Говорят, совещания позволяют понять, без какого количества людей компания может работать. Но, как в каждой шутке, здесь только доля шутки, ибо совещания – лакмусовая бумажка, проявляющая настоящее положение дел в компании. Известный американский экономист Джон Кеннет Гэлбрейт говорил: «Совещания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать». А что хотят делать современные менеджеры? Менеджеры хотят общаться, транслировать информацию, взаимодействовать со своими коллегами, делиться мыслями, мнениями, и об этом говорит статистика.
Статистика, собранная англичанами и американцами
Исследование лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training, проведенное в начале 2018 года, показало: засильем совещаний, которое всегда считалось проблемой корпораций, в равной степени страдают малые и средние предприятия. Там подсчитали, что сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных целей.
То, что совещания – это по большей части пустая трата времени, давно понимают и сами управленцы. Опросив 182 старших менеджера компаний, занятых в самых разных сферах, исследователи Университета Северной Каролины выяснили:
- 65% опрошенных считают, что совещания отвлекают их от работы;
- 71% назвал их непродуктивными и неэффективными;
- 62% уверены, что с помощью совещаний не удается сплотить команду.
Совещания часто называют пережитком индустриальной эпохи, когда руководители предпочитали действовать директивными методами, не имели современных средств коммуникации и не слишком заботились об эффективности труда. Но это мнение ошибочно: за последние полвека совещания сотрудников стали и чаще, и длиннее, чем были, например, в 1960-е.
Поэтому, Ларри Пейдж, директор Google, став во главе компании, сразу направил всем сотрудникам электронное письмо «Как эффективно проводить совещания». Его главная идея была следующая: «Скорее всего, вам вообще не нужно совещание». Ларри Пейдж считает, что ни одно важное решение не должно дожидаться совещания. Но если для принятия решения совершенно необходимо собрать вместе сотрудников, то следует сделать это немедленно. Безусловно, если речь идет о действительно важном вопросе (запуск нового продукта, переход на другую технологию и др.), то без совещания не обойтись. Главное, помните, что совещание – это тоже рабочий проект, который требует наличия плана, регламента, проектной команды и четких целей.
Рабочее совещание должно иметь…
В ОАО «Метрострой» мы поняли, что для повышения эффективности совещания оно должно иметь:
…четкую цель и план (повестку)
Нужно определить цели и предупредить участников о плане совещания. Каждый пункт повестки должен формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?», например:
- О подготовке к приему годовой бюджетной отчетности и сводной бухгалтерской отчетности филиалов ОАО «Метрострой» за 2018 год;
- О причине, по которой АО «Вымпел» осталось недовольным сроком выполнения заказа.
Этот классический давно принятый вариант показан в Примерах 1 и 3. Но мы, например, предпочитаем иной вариант, показанный в приложении 1 в Примере 2.
Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельных разговорах, а обсуждаемые вопросы будут относиться к сфере их интересов. Это дополнительно дисциплинирует участников совещания.
В каком порядке размещать вопросы в повестке дня? Тут могут быть разные подходы, в каждом конкретном случае надо искать золотую середину:
- по возможности, располагайте темы повестки дня в таком порядке, чтобы они логично следовали друг за другом;
- на случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке можно отсортировать по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое главное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов);
- конфликтные темы лучше ставить в конец, чтобы как можно дольше поработать в конструктивной атмосфере.
Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому в рабочих совещаниях не стоит рассматривать утвержденную повестку дня как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.
Повестка дня рабочего совещания утверждается руководителем, который будет его вести. Далее о ней надо проинформировать участников. Способы, как это можно сделать, на практике встречаются разные:
- на повестке дня можно оформить гриф утверждения с рукописным росчерком руководителя в верхнем правом углу (Пример 1). Далее копия этого документа рассылается по внутренним каналам связи:
- в бумажном виде в качестве приложения к служебной записке человека, который организует данное мероприятие;
- в качестве приложения к такой же служебной записке, но в СЭД;
- в качестве вложенного файла в письмо по электронной почте, в котором описываются все необходимые организационные детали;
- повестка (или единственный вопрос, по которому планируется встреча) может излагаться непосредственно в письме или приказе о проведении совещания, его подписывает руководитель, который будет его вести (Пример 2). Строго говоря, для внутренних коммуникаций больше подходит служебная записка или приказ, но письма в практике некоторых организаций тоже встречаются (например, когда такое «приглашение» надо разослать в территориально обособленные подразделения, т.к. отслеживание отправки и получения писем обычно лучше отлажено);
- для оперативных совещаний повестка может не утверждаться руководителем так официально, она может быть просто изложена и подписана тем, кто информирует о мероприятии участников (Пример 3). Направляться такое послание может через СЭД, электронную почту для оперативности или как-то иначе.
Пример 1. Утвержденная руководителем повестка дня
Пример 2. Информирование о совещании директоров филиалов письмом
Пример 3. Повестка дня официально не утверждается, а просто излагается организатором рабочего совещания
С повесткой дня могут направляться и материалы, которые участникам имеет смысл изучить заранее (справочная информация, проекты решений и документов и т.п.).
Важные организационные вопросы: дата, время и место встречи, – могут отражаться как в повестке дня, так и в документе, с которым она будет направляться («1» в Примерах 1, 2 и 3).
Перед крупными совещаниями имеет смысл информировать еще о составе участников и приглашенных. Но этого точно не стоит делать, когда мероприятия проводятся систематически со стабильным составом участников.
В направляемом приглашении на совещание (каким бы документом это ни оформлялось) желательно попросить получателя подтвердить свое присутствие. Бывают и более сложные случаи: когда руководитель определяет повестку дня и часть участников совещания, а другую часть предлагает определить приглашаемым лицам и заинтересованным в обсуждаемых вопросах подразделениям (см. Пример 2).
Способ утверждения повестки дня и информирования о рабочем совещании участников важно урегулировать во внутреннем нормативном документе, например в Инструкции по делопроизводству или в Регламенте по проведению совещаний. При этом организационные вопросы подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов могут регулироваться в положениях о них.
…временные рамки
Суть хорошего управления заключается в четком следовании заранее разработанному плану совещания. Четко придерживаемся цели и регламента. Совещания должны вовремя начинаться и заканчиваться. Это позволяет каждому сотруднику оптимально вписать совещание в собственный график. Когда это правило выполняется, большинство совещаний становится короче.
Оптимальное время для оперативных совещаний – 20–30 минут, для проблемных – не более 2 часов. Если собрание длится дольше, внимание участников все сложнее удержать, начинаются посторонние разговоры, телефонные звонки, перекуры и т.д.
Мы не считаем целесообразным вводить жесткий регламент на выступление каждому. Он, как правило, все равно не соблюдается, потому что в ходе обсуждения могут возникнуть дополнительные вопросы или появиться новая информация. Поэтому мы рекомендуем придерживаться известного подхода в тайм-менеджменте «главное – вперед», т.е. обычно стараемся обсуждать вопросы по убыванию важности и жестко соблюдать общее время совещания. Тогда если что-то и перенесется, это будет второстепенный вопрос. Но в следующий раз участники будут распоряжаться временем эффективнее, а сами, как и их подчиненные, смогут точнее планировать другие дела.
Вот еще несколько блиц-советов:
- лучше проводить совещания чаще, но с короткой повесткой дня, чем редко, но с большим количеством вопросов;
- если в самом начале совещания выяснится, что участники не готовы к нему, потому что им своевременно не предоставили материалы или по какой-либо другой причине, его нужно перенести;
- в приглашении на совещание кроме времени его начала стоит указать точное время его окончания;
- первым пунктом повестки дня стоит ставить вопрос, который решается легче всего;
- заблаговременное определение мест для участников совещания (продуманное председателем и обозначенное табличками) помогает создать деловую атмосферу;
- когда участвуют руководители разных рангов, при обсуждении спорных вопросов слово сначала предоставляется подчиненным, а потом – их непосредственным начальникам.
…минимальное количество участников
Один из законов Мерфи гласит: «Эффективность совещаний обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени». Необходимо ограничить круг участников совещания до тех лиц, без участия которых обойтись нельзя. Почему это важно? Стоимость участия в совещании каждого человека должна быть оправдана (а цену часа его работы легко можно подсчитать). Именно поэтому совещание нужно проводить тогда, когда без него обойтись нельзя.
Опыт ОАО «Метрострой» показал, что число участников лучше поддерживать на минимально возможном уровне. Чем их больше, тем выше вероятность, что ход встречи собьется с заранее намеченного. Люди с нужным уровнем осведомленности важны для достижения конечной цели в наибольшей степени, но остальные обычно только тормозят процесс.
Каждый участник должен быть просеян через следующее «сито» вопросов:
- Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
- Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
- Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
- Достаточно ли будет просто известить этого человека о результатах совещания?
Психологи рекомендуют проводить рабочие совещания группой до 9 человек для максимальной продуктивности работы людей, кроме того, такую группу легче контролировать.
Итак, на идеальном совещании присутствует ограниченное количество нужных людей во главе с руководителем. Если на совещаниях будет слышен только его голос, то зачем ему остальные? Необходимо научить людей высказывать свою точку зрения и свои предложения. Управлять – значит приводить к успехам других. Специалисты лучше руководителя знают ответ на свои вопросы, поэтому только они могут предложить оптимальное решение, а руководитель должен на совещании «выудить из них ценную информацию» и собрать полученные пазлы в общую картину, сделать итоговые выводы (если народ сам не может договориться).
Исключение – информационные и разъяснительные совещания по вопросам, которые касаются работы компании в целом – здесь может понадобиться присутствие всего коллектива. В этом случае информации полагается в основном идти сверху вниз.
…итоги в виде распределения задач
Конечным итогом рабочего совещания является оформление протокола и доведение поручений до исполнителей, контроль их исполнения. В ОАО «Метрострой» мы считаем, что на выходе обязательно надо получить что-то вещественное, даже после оперативного совещания – как минимум мысль, зафиксированную на бумаге. Тогда эта «бумага» становится «протоколом».
В ОАО «Метрострой» поручения создаются в системе электронного документооборота (далее – СЭД) на основе протокола совещания. Этот протокол должен:
- существовать не в устном, а письменном виде;
- быть написан языком, который будет понятен и через 2 месяца;
- по каждому поручению должен быть ответственный за исполнение и назначен реальный срок исполнения.
Все поручения по протоколу совещания мы ставим на контроль в СЭД. Исполнителем поручения может быть выбран 1 или несколько специалистов. СЭД позволяет создавать «мультипоручения» – с одинаковыми атрибутами сразу нескольким сотрудникам. Можно сформировать сложное поручение, в выполнении которого будут участвовать специалисты разных подразделений.
СЭД автоматически отслеживает сроки исполнения, отправляет уведомления всем участникам процесса обо всех действиях с поручениями, а также о просроченных поручениях.
Исполнение поручения по протоколу совещаний завершается проставлением отметки о выполнении. При необходимости добавляется комментарий об исполнении, ссылка на подготовленный документ.
Вместо послесловия
Очень часто задают вопрос, как часто надо проводить совещания? На него вы не найдете ответа по простой причине – сферы деятельности и люди в организациях разные.
Мир не стоит на месте, и продвинутые менеджеры предлагают для решения актуального вопроса сначала воспользоваться телефоном и электронной почтой. Большинство проблем решаются именно так, экономя время самого руководителя и его подчиненных.
Сейчас весь деловой мир постепенно перемещается в интернет-пространство. Многие компании в России уже сегодня используют формат онлайн-совещания, который позволяет участникам общаться, просматривать документы и презентации, находясь каждый на своем привычном рабочем месте (не тратится время на дорогу, все рабочие материалы и документы у каждого под рукой). Конечно, онлайн-совещания не могут полностью заменить очные встречи. Но они особо актуальны для предприятий с несколькими филиалами или представительствами.
Мнение эксперта
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Проведение совещаний связано с реализацией принципа коллегиального управления. Он позволяет привлечь к подготовке управленческих решений самых квалифицированных специалистов организации, причем не только руководителей, но и других сотрудников, оценить все аспекты рисков решения и обеспечить его исполняемость. Проведение совещаний является также современным организационным каналом трансляции корпоративной информации и документов, когда руководитель доводит до сведения сотрудников планы и задачи деятельности, информацию об изменении нормативной базы и правил работы, о важнейших поручениях, о поощрениях и взысканиях сотрудников и т.п. Оперативные совещания помогают также формировать благоприятную служебно-товарищескую обстановку в коллективе.
Коллегиальные органы управления (общее собрание, совет директоров, правление), постоянно действующие комитеты и комиссии, собрания трудовых коллективов обычно действуют на основании положений о них, а их заседания проводятся в соответствии с регламентами их работы. Их работа организуется в соответствии с планом работы или графиком заседаний.
Но управление на основе коллегиальности и проведение совещаний – дорогостоящие методы принятия решений и доведения корпоративной информации до сведения сотрудников. Причем не только за счет стоимости рабочего времени тех, кто участвует, и тех, кто готовит совещания (ассистенты и секретари, ИТ-специалисты), но и за счет других накладных расходов (командировочные, трафик связи, приведение в порядок помещения, вода, канцелярские принадлежности, рассылка, почтовые расходы и т.п.). Поэтому проведение заседаний и совещаний бюджетируется в рамках корпоративного планирования (например, закрепляется в совокупном бюджете административно-хозяйственного подразделения).
Служба делопроизводства и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют документирование заседаний и совещаний, ставят на контроль принятые решения и осуществляют контроль прежде всего по срокам исполнения. Сотрудники службы делопроизводства могут быть секретарями заседаний по должности, если это фиксируется в положении о комитете, комиссии и т.п., или выполнять функцию организации и документирования заседаний и совещаний, если в положение этой службы такая функция включена.
Общепринятой классификации совещаний не существует (лишь для некоторых коллегиальных органов определенные моменты устанавливаются законодательством). Любая организация в рамках самоуправления определяет, какие виды совещаний и заседаний будут в ней проводиться. Все виды и формы проведения совещаний по различным направлениям деятельности должны быть закреплены в регламенте их проведения, который утверждает первый руководитель. Причем необходимо определить, по каким вопросам и в каких управленческих ситуациях проводятся совещания:
- плановые и внеплановые;
- очередные и чрезвычайные;
- рабочие, когда разрабатывается проект решения или конкретные мероприятия по выполнению планов, поручений, задач; «согласительные» по конфликтным ситуациям и проектам, в т.ч. по проектам решений и документов; «информационные», когда до сведения сотрудников всей организации или какого-либо подразделения доводятся существенные для их деятельности сведения;
- совместные – представителей различных комитетов, комиссий и структурных подразделений внутри организации или совместные с представителями внешних организаций, включая контрагентов и организаций-контролеров;
- имеющие значение для деятельности всей организации и оперативные по конкретному вопросу (ситуации), т.н. «планёрки»;
- по форме проведения: очные и заочные. В последнее время активно используются новые технологии: рекомендуется видеоконференция или участие онлайн, а разговоры по Skype используются скорее при проведении оперативных совещаний руководителей структурных подразделений.
Регламент проведения совещаний в организации должен отражать весь алгоритм подготовки, проведения и документирования, а также контроля за исполнением принятых решений. Структура текста регламента может быть следующей:
1. Общие положения. Определяются:
- цели и задачи совещания как метода управления;
- кто из руководителей, на каком уровне управления и какие виды совещаний имеет право проводить (полномочия);
- классификация совещаний, которые проводятся в данной организации, за исключением тех, которые регламентируются положениями и регламентами работы коллегиальных органов управления, комитетов и постоянно действующих комиссий, положением об управлении проектами. Если виды совещаний и формы их проведения в крупной организации будут представлять собой текст большого объема, то он может быть выделен в самостоятельный раздел.
2. Виды совещаний и формы их проведения (это факультативный раздел) устанавливаются по направлениям и вопросам деятельности, полномочиям руководителей и сотрудников.
3. Подготовка совещания. Обычно рассматривается общий алгоритм:
- формирование повестки дня и ее оформление как документа установленной формы (форма повестки дня выносится в приложение к регламенту);
- состав участников и приглашенных, подготовка списка для рассылки приглашений и списка участников (форма списка также оформляется как приложение);
- определение места и времени (начало и окончание) совещания (должны быть указаны в повестке дня);
- способ оповещения участников (телефон, рассылка повестки дня по электронной почте или передача лично в руки, необходимо ли подтверждение участия или нет; письма составляются только для приглашения представителей сторонних организаций);
- подготовка, сроки и форма представления материалов к совещанию, включая доклады и проекты решений (устанавливается в зависимости от вида совещания обязательность текстовых материалов, текстовых материалов и презентаций или только презентаций и т.п.; формы представления доклада, проекта решения, презентации и др. материалов также должны быть приведены в приложениях к регламенту);
- обеспечение или закупка необходимых расходных материалов;
- обеспечение ИТ-поддержки (связь, видеоконференция, компьютеры в месте проведения заседания и др.);
- оформление командировок и т.п.
4. Проведение совещания. Данный раздел обычно фиксирует весь организационный регламент совещания, начиная со вступительной речи руководителя, открывающего совещание, докладывающего о количестве присутствующих и приглашенных в соответствии с заранее подготовленными списками, определения кворума совещания (при необходимости), порядка руководства работой (кто председательствует, кто ведет протокол), времени на доклад, выступления и вопросы, порядка голосования и заканчивая иными процедурными аспектами, включая замещение временно отсутствующих, присутствие технического персонала, составление отчета о проведении совещания с указанием затрат на его проведение (при необходимости).
5. Документирование совещаний. В разделе определяются:
- основной документ совещания – протокол, в котором фиксируются итоги совещания и принятые решения;
- полномочия по подписанию протокола (только руководитель и секретарь или все присутствовавшие – в зависимости от вида совещания);
- кто выполняет обязанности секретаря заседания, ведущего протокол (по должности или назначается на каждом заседании);
- какой вид протокола может составляться (оптимально: краткий протокол на основе фонограммы, где уже все детали зафиксированы);
- где, в течение какого срока и под чьей ответственностью хранится протокол.
Протоколы оперативных совещаний с приложениями обычно хранятся 5 лет в соответствии со ст. 18 (с примечаниями) Перечня 2010 г.1 в зоне ответственности того руководителя, который проводил совещание: в его приемной, у секретаря, у ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Форму протокола необходимо вынести в состав приложений к регламенту. Протокол совещания может оформляться и в электронной форме, в этом случае он подписывается простой электронной подписью руководителя, которая поддерживается СЭД. А для хранения электронного протокола выделяется директория / представление в СЭД с соответствующими правами доступа. Первый руководитель организации имеет право видеть и читать в СЭД абсолютно все протоколы, а каждый руководитель, имеющий право проводить совещания различных видов, – только «свои» протоколы.
6. Контроль за исполнением решений. Краткие протоколы удобно ставить на контроль, в т.ч. в СЭД. Контролируется исполнение каждого принятого решения или поручения, а не документ. Т.е. на основании одного протокола в СЭД должно быть сформировано столько контрольных карточек, сколько содержится в нем решений / поручений. При оценке деятельности подразделений и аттестации сотрудников показатели исполнения решений совещаний учитываются в качестве обязательных KPI.
7. Бюджетирование. В разделе кратко излагается порядок финансирования проведения совещаний и обычно дается ссылка на положение о корпоративном планировании, в котором системно регламентируется финансирование деятельности. Форма отчета о расходах на проведение совещания, который может составляться при необходимости, также оформляется как приложение к регламенту.
В компании, нацеленной на успех, корпоративные мероприятия давно перестали быть самодеятельностью или обычным застольем. Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы оно стало шагом на пути к развитию и процветанию?
Постановка цели
Каждый корпоратив должен работать на одну или несколько особенно актуальных целей:
— единство команды;
— нацеленность на результат;
— формирование корпоративной культуры;
— формирование положительного образа компании в умах собственных сотрудников, партнёров, вышестоящего руководства (для отраслевых подразделений, филиалов);
— реклама, продвижение продукции;
— получение важных навыков, знаний;
— постановка целей и задач по развитию.
Чтобы правильно определить цель, нужно хорошо понимать, что именно в данный конкретный момент важно для компании или коллектива. Потому над целью работает руководство совместно с HR-менеджером, маркетологами, аналитиками.
Когда насущные проблемы определены, выбирается организатор корпоративных мероприятий — из работников или сторонний.
Стоит отметить, что организация мероприятия собственными связана с определенными рисками. Даже на обычном празднике гостям бывает скучно, они ссорятся, могут позволить себе выпить лишнего, приглашённые собираются в отдельные группы. Корпоратив же может превратиться во встречу, которая не объединит, а разделит коллектив, между коллегами возникнет напряженность, у сотрудников сформируется отрицательное отношения друг к другу и к компании в целом.
Важно! По исследованию портала HeadHunter, около 22% (!) работников ненавидят корпоративы. Как выяснилось, у 20% из этих 22% корпоративы проводят сотрудники компаний, у 19 % — за счёт нерабочего времени или выходного.
Стоит ли так рисковать, или лучше пригласить того, кто не даст заскучать гостям, составит развлекательную программу в соответствии с разными интересами и не допустит негатива на торжестве?
Важно! Ни одна цель мероприятия не будет достигнута, если вы проводите его в выходной или после трудового дня. Исключение — туристические походы, совместные поездки, но только по искреннему желанию сотрудников.
В зависимости от цели выбирается форма корпоративного мероприятия, круг приглашённых, ответственные, выделяются средства на проведение.
Организатор корпоративного мероприятия — как выбрать достойного
Все без исключения event-агентства рекламируют себя как непревзойдённых мастеров по организации праздников. Чтобы не ошибиться в выборе, обращайте внимание на следующие моменты:
- возраст компании: безусловно, иногда возраст приходит без опыта, но в условиях жёсткой конкуренции плохая компания просто не выживет;
- рекомендации, портфолио: отлично, если вы сможете побеседовать с одним-двумя клиентами компании, а не просто прочитать отзывы на сайте. О многом говорит и портфолио — с фотографиями, кратким описанием сценариев. Показателен сайт: если потенциальный организатор рассказывает о разных сторонах подготовки корпоративных мероприятий, нюансах, максимально полно освещает тему, это свидетельствует о серьёзности агентства;
- лицензия: она необходима, если агентство предоставляет транспорт (транспортная), организует питание, аттракционы, тренинги и другие мероприятия, проведение которых связано с обеспечением безопасности участников;
- прайс-лист: доверие вызывает компания, которая не скрывает цены на услуги. Разумеется, в зависимости от сценария и других моментов праздника, цены могут варьироваться — в пределах разумного.
Важно! При заключении договора с агентством максимально подробно пропишите все пункты сотрудничества, область ответственности и, по возможности, действия на случай форс-мажора.
Как цель определяет форму корпоративного мероприятия
В принципе, любую форму можно адаптировать под цель. Но есть наиболее выгодные сочетания.
Какие корпоративные мероприятия можно провести, руководствуясь той или иной целью?
- объединению команды, коллектива отлично служат, кроме тимбилдинга, юбилейные корпоративы, события, приуроченные к государственным и корпоративным праздникам — 23 Февраля, 8 Марта, Новому году, а также совместные походы, выезды на природу, квесты, тематические вечеринки и т. д.;
- нацеленности на результат, формированию корпоративной культуры способствуют торжественные конференции/собрания, проведённые в живом, неформальном стиле — с подведением итогов и рассказом о работниках, внёсших особый вклад в успех компании, музыкальными номерами, вручением ценных брендированных подарков, приглашением членов семей сотрудников;
- положительный имидж компании успешно создают форумы, промоакции, презентации, юбилейные встречи с участием партнёров, руководства, клиентов — они же работают и на рекламу;
- обучение команды, развитие необходимых навыков происходит во время тренингов, семинаров.
Подготовка корпоративных мероприятий
Создание концепции
Концепция — это внешнее оформление праздника, события, которое продиктует его программу.
Опытные тренеры, организаторы рекомендуют проводить корпоративы по тематическим/сюжетным сценариям, например — «Оскар», Come back to the USSR, Бал (тут возможно множество вариантов), национальная вечеринка, «Пионерский лагерь», Карнавал, Дискотека (80-х, 90-х…), по мотивам телепередач, любимых/популярных фильмов и т. д.
Важно! Чтобы учесть интересы максимального количества работников, можно провести анкетирование. Если результаты будут слишком разобщены, можно построить новую концепцию с учётом предпочтений больших групп.
Написание сценария
Когда концепция одобрена и разработана, пишут сценарий или адаптируют готовый. Этим занимаются работники event-агентства, но с обязательным (!) участием HR-менеджера или другого человека, хорошо знающего коллектив.
Важно! В сценарии нужно задействовать максимальное количество приглашённых, учитывая их интересы, возраст, физические возможности. И обязательно — руководство разного звена, если вы хотите действительно сплотить коллектив.
Не стоит опасаться, что топ-менеджеры в костюмах снежинок или зайчиков потеряют свой авторитет: если они настоящие профессионалы, строгие, но справедливые руководители, их авторитет только возрастёт. А если упадёт — руководству впору задуматься о профессиональных качествах менеджера.
Выбор места
На него влияет множество факторов — статус, бюджет, количество приглашённых, сезон, задачи.
Кроме традиционных банкетных залов, ресторанов, ночных клубов и развлекательных центров, можно выбрать оригинальные места — производственные цеха, заброшенные здания (при возможности их использования и соответствующей концепции), скалодромы, поля для пейнтбола и лазертага и т. п.
Если вы останавливаетесь на закрытом помещении (ресторане, клубе), нужно убедиться, что:
- все приглашённые с комфортом смогут расположиться в зале;
- заведение имеет презентабельный вид;
- есть гардероб, туалетные комнаты, они хорошо обслуживаются и удобны;
- есть свето-музыкальное оборудование или можно его оперативно подключить (своё или арендованное);
- есть танцпол;
- заведение охраняется, оборудовано видеокамерами;
- к заведению удобно добираться общественным транспортом, а для личных авто есть стоянка.
Выбор меню
Меню, как и место, зависит от бюджета, а также от формы мероприятия.
- Коктейльный стол уместен на презентациях, торжественных церемониях (перед их началом или в конце);
- Фуршет организуют при большом количестве гостей с развёрнутой культурной, торжественной программой. Часто это рекламные акции, собрания-подведения итогов, юбилеи и т. д.;
- Банкет предусматривает торжественную сервировку и подходит для статусных мероприятий или, напротив, «семейных» (банкет в упрощённом виде);
- Барбекю подходит для мероприятий на свежем воздухе — в парках, садах, на летних террасах. Само приготовление блюд может стать частью шоу.
Важно! При планировании меню нужно учитывать, что на одного приглашённого требуется примерно один килограмм еды. Еда должна поступать в зал (на площадку) не одномоментно, а порциями, чтобы в самом начале угощение не было съедено подчистую.
При проведении банкета на одного человека потребуется:
- мясного ассорти – 100 гр.;
- рыбного ассорти – 100 гр.;
- салатов — 300 гр.;
- маринадов – 70 гр.;
- горячих закусок – 100 гр.;
- горячего – 200-300 гр.;
- десертов – 70-100 гр.;
- фруктов — 200-300 гр.;
- напитков: водки – 100 гр., шампанского – 150 гр., вина красного – 250 гр., вина белого — 150 гр., сока — 0,3 л, минеральной воды – 0,3 л.
Приглашение на праздник
Даже если у вас не будет гостей «со стороны», необходимо заранее — за 1 – 2 недели — пригласить своих работников. Они смогут спланировать своё время и «нагуляют» настроение.
Важно! Чтобы заинтересовать сотрудников, клиентов, партнёров, анонсируйте мероприятие — объявите его концепцию, некоторые моменты программы. Хороший образец для этого — цирковые и театральные афиши.
Подарки
Подарки необходимы при проведении большинства мероприятий, даже просто как знак уважения руководства к своим сотрудникам. Поэтому следует заранее, задолго до события, приобрести сувениры для конкурсов, партнёров, именные — в связи с событием или юбилеем.
Важно! Если на подарок будет нанесён логотип компании, его можно оформить по статье расходы на рекламу, и таким образом уменьшить налоговую базу. Однако стоимость подарка в этом случае не должна превышать 4 тысяч рублей.
Как проводить корпоративные мероприятия большого формата — форумы, конференции, выставки и подобные
В случае организации таких событий необходимо обратиться к профессиональному организатору корпоративных мероприятий.
Тут как никогда верна пословица «Скупой платит дважды». Вы не сможете самостоятельно провести на высоком уровне столь статусное мероприятие, а потому компания однозначно проиграет — и в имидже, и в популярности, и в прибыли.
Чем заканчивается корпоративное мероприятие
Отчётами, учётами, обратной связью с коллективом. Последняя обязательна, так как поможет избежать ошибок в дальнейшем и покажет, насколько достигнута поставленная цель.
Все топ-менеджеры проводят совещания. Важнейшая задача секретаря – обеспечить полноценную подготовку к этому событию. А какой она будет – зависит от вида совещания и роли руководителя в нем. В статье расскажем об оперативных (внутренних) совещаниях и о том, какую документационную и информационную работу должен проводить секретарь, чтобы не подвести руководителя и помочь ему сделать совещание эффективным управленческим инструментом. Кроме того, поговорим о возможности упорядочения работы по организации совещаний и управлении документацией.
Совещания в работе секретаря
Каждый секретарь должен знать правила организации и документирования совещаний[1]. Все руководители с той или иной периодичностью либо проводят их, либо принимают в них участие. В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления»[2] секретарю руководителя предписывается трудовая функция «Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий», а помощнику руководителя – «Организация деловых контактов и протокольных мероприятий». Обе функции требуют как организационной подготовки, так и работы с информацией и документацией – до, в процессе и после совещания.
Насколько часто на практике секретарь будет сталкиваться с совещаниями – зависит от специфики и структуры организации, а также от стиля управления конкретного руководителя и должностных обязанностей самого секретаря. Если деятельность компании предполагает активное взаимодействие с партнерами, заключение большого количества договоров, то совещания с привлечением сторонних представителей будут проводиться постоянно. Причем не обязательно к их организации или документированию привлекают именно секретаря. В крупных компаниях для проведения подобных мероприятий могут создаваться целые подразделения – например, служба протокола.
И если правила проведения подобных совещаний «унифицированы» общепринятой деловой практикой, то порядок организации внутренних совещаний чаще требует разработки предложений и оптимизации.
Секретарь в основном имеет дело именно с такими совещаниями – внутренними, оперативными, проводимыми руководителем для управленческого контроля за работой персонала. Стиль работы руководителя определяет их частоту. Для некоторых топ-менеджеров совещание – основной инструмент контроля, а значит и в должностных обязанностях секретаря эта функция выходит на первый план.
О центре ответственности за подготовку и проведение совещаний
Иногда организовывать совещания поручают сотрудникам структурных подразделений по направлениям деятельности. Например, если речь идет о заседаниях коллегиальных органов. Или если совещание посвящено узкой тематике. Так, за подготовку к совещанию в рамках аудита системы менеджмента качества отвечает отдел менеджмента качества, за ним же обычно закрепляют обязанность по оформлению протокола. Это удобно, так как специалист подразделения, который выступает в роли секретаря совещания, понимает обсуждаемые вопросы. Кроме того, не каждый секретарь может постоянно покидать свое рабочее место, чтобы вести протокол.
Каким бы ни было распределение обязанностей при организации совещаний в организации, для секретаря важно упорядочить эту работу. Если не определен центр ответственности (то есть если нет специального подразделения, курирующего подготовку и проведение совещаний), то будут возникать проблемы. Какие?
1. Проблемы организационного характера: когда не понятно, кто и за что отвечает в вопросах подготовки совещания. В итоге задачи секретарю ставят как топ-менеджеры, так и представители подразделений: составь повестку дня, сделай рассылку, напиши письмо-приглашение в филиалы, забронируй переговорную. Из-за несогласованности действий возникают недоработки. И вот, например, участники совещания оказались не готовы к обсуждению некоторых вопросов, так как вовремя не получили справочные материалы. Руководитель задает вопрос: кто должен был сделать рассылку?
2. Проблемы управления документацией. Отметим общие из них, которые свойственны многим организациям:
- нет единого стандарта документирования совещаний;
- локальные нормативные акты (далее – ЛНА), затрагивающие вопросы проведения совещаний, не согласованы между собой;
- протоколы совещаний разных видов оформляют по-разному;
- не урегулирован вопрос постановки поручений на контроль;
- не налажена система хранения документов к совещаниям.
Требования к документированию совещаний и заседаний
В процессе документирования совещаний обычно образуется ряд документов. Перечислим основные из них, а также приведем их определения, руководствуясь Словарем видов и разновидностей управленческой документации[3]:
1. Список участников – документ, содержащий упорядоченное перечисление участников (заседания).
2. Повестка дня – информационно-справочный документ, направляемый в адрес участников.
3. Протокол (заседания) – информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания и принятые решения.
Интересно, что мнения специалистов о месте протокола в системе документации расходятся. В приведенном толковании указано, что это информационно-справочный документ, и в этом есть смысл. Ведь в большинстве случаев, особенно когда речь идет о заседаниях коллегиальных органов или встречах с представителями сторонних организаций, основная цель протокола – фиксация хода обсуждения и принятого решения. Другие наши коллеги считают протокол организационно-распорядительным документом, и с этим тоже сложно поспорить, особенно когда речь идет об оперативных совещаниях, проводимых руководством: основой протокола становятся поручения с конкретными сроками исполнения. Поручения, зафиксированные в протоколе, имеют такую же управленческую силу, как и пункты приказа.
В нормативных актах по делопроизводству нет требований к оформлению списка участников и повестки дня (их организация может разработать и закрепить в ЛНА самостоятельно), зато сформулированы правила работы с протоколами.
[1] В статье мы используем термины «совещание», «заседание» как синонимы, имея в виду мероприятие, проводимое для коллегиального обсуждения каких-либо вопросов.
[2] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.
[3] ВНИИДАД, 2014.
[4] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2021.
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.
Проведение совещаний нужно сделать системой
Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.
В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.
Зачем проводить совещания
Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.
На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.
Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.
Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.
Виды совещаний
Совещания бывают плановыми и внеплановые:
- на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
- внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.
Готовимся к совещанию правильно
Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:
- составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
- составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
- определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
- вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
- прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
- заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
- подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
- попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.
Правила проведения рабочего совещания
Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.
Не делайте встречу однобокой
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:
- Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
- Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
- Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
- Если нужно, проведите мозговой штурм.
- Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
- Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.
Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.
Хвалите подчиненных
Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.
Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.
Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.
Давайте всем право голоса
Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?
Делайте лирические отступления
Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.
С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.
Протокол совещания
Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?
Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:
- Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
- Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
- Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
- Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
- Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.
Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.
Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.
Подытожим
Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!
Возможно вам также будет интересно: