Обращаться к руководству с просьбой

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

• уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
• внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
• побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

• о запросе информации;
• о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
• о направлении в служебную поездку или командировку;
• о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

• бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
• далее указывается наименование документа;
• вносится дата его составления и номер;
• описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
• ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Как обратиться с просьбой, чтобы ее услышали

Фильм «Барышня-крестьянка»

Хорошая просьба звучит необязательно, но ее хочется исполнить.

Фильм «Семнадцать мгновений весны»

А вас, Штирлиц, я попрошу остаться.

С просьбой обращаются, когда нечто нужно вам, а человек вам не должен, когда договора не было и обоснованность ваших ожиданий никто подтвердить не может. Просьба — это формулирование ожиданий как бы с позиций слабого, как бы с позиции снизу… Почему «как бы»? Потому что часто это только лукавство. Потому что некоторые просьбы звучат настолько сильно, что отказать в просьбе — очень сложно, почти нереально.

Нередко можно заметить разнообразные маленькие хитрости при формулировании просьбы, иногда манипулятивного плана: нежный взгляд и руки, которые девушка кладет на грудь молодому человеку, когда очень просит о чем-то для нее важном; коммуникативные подводки, помогающие создать нужный контекст, интересное видение, желательный настрой… Как к ним относиться? Как к инструментам, которые в одних руках будут опасны, а в других — прекрасны.

Хорошо сформулированная просьба — просьба вежливая, красивая, сильная, обоснованная и спокойная, не дрожащая от страха отказа. При этом, насколько просьба должна быть действительно мягкой? Это зависит от ситуации и отношений между людьми. Иногда, обращаясь с просьбой, люди специально подчеркивают необязательность своего обращения, с примерным смыслом: «Мне было бы приятно, но это не очень важно, и если тебе это затруднительно, то делать точно ничего не нужно». А в других случаях может прозвучать «убедительная просьба», по сути синтез просьбы и требования, где внешне звучит обоснованная теплая просьба, а на самом деле за этим несложно расслышать достаточно жесткое требование.

«А вас, Штирлиц, я попрошу остаться…»

Однако, как бы «убедительно» ни формулировалась просьба, по правилам этики настаивать на своей просьбе — нельзя. Это — не этично. Тот, кто настаивает на своей просьбе, ведет себя конфликтно, при том что тот, кто возражает против настаивания — прав. Вежливые люди за удовлетворение просьбы благодарят, а в случае отказа — извиняются за беспокойство. Не пошли вам на встречу — имеют право. Все хорошо, никто никому ничего не должен, внутреннего напряжения нет, внешнего конфликта не будет, расслабились и отстали.

«Никто никому ничего не должен» — один из жизненных принципов. При правильном толковании принцип «Никто никому ничего не должен» — основа цивилизованных отношений, при неправильном — удобная защита для эгоистов и Паразитов.

Очень часто люди думают, что обращаются с просьбой, хотя на самом деле от них звучит нечто совсем иное. «Раз сказал, два сказал, а он все никак вещи не приберет!» — Это другая ситуация, это не просьба, а требование и настаивание.

Внимание, еще раз, это важно: Просьба отличается от требования и настаивания тем, что не подразумевает обязательность исполнения, а оставляет возможность отказа. Если вам на самом деле принципиально важно, если вы на самом деле собираетесь настаивать, то не надо использовать форму просьбы. Вы можете ввести людей в заблуждение и создадите проблемы и людям, и себе.

Просьбы более всего распространены в отношениях близких людей. Как правило, при нормальных отношениях достаточно попросить, и если просьба понятна, обоснована и не трудна, вам идут навстречу. Если вам не идут навстречу, то, возможно, у вас испорчены отношения. Иногда причина в другом — у человека личные проблемы и ему не до вас. А бывает, что вы плохо или неудачно обратились: жестко, или не вовремя, или нетактично. Не страшно: извинитесь, а в следующий раз скорректируйте обращение, найдите более оптимальную форму.

Если не знаете как, вполне нормально об этом спросить. Например: «Скажи, я наверное неудачно к тебе обратилась. Как мне в следующий раз это сделать лучше, чтобы ты не сердился и меня выслушал?»

А как девушке обратиться к мужчине, чтобы он на встречу принес ей цветы? Девушке — просто, если мужчина в ней заинтересован, она может просто удивленно открыть навстречу ему глаза: «А цветы? Ко мне — и без цветов? Что за молодые люди! Ни одного поцелуя не будет, пока ты не принесешь мне самую красивую розу! Одну — но самую красивую».

Немного сложнее с аналогичной просьбой обратиться женщине к взрослому мужчине, если у них уже идут отношения, а цветов он ей почти принципиально не дарит. Волшебное время первых свиданий пропущено, привычки дарить цветы у него нет. Как обратиться к нему с такой просьбой? Это можно сделать весело. Когда смс-ками договариваетесь о встрече, напишите ему: «И у меня к тебе сегодня будет просьба. Просьба точно маленькая, честно маленькая, тебе будет не сложно, но я хочу попросить тебя, что ты мне пообещал: я тебя о чем-то попрошу, а ты мне это выполнишь. Выполнишь?» Скорее, мужчина сразу не согласится, ответит: «А о чем идет речь? Разверни пожалуйста свою просьбу!» Тут не нужно обижаться, тут можно мягко, но упереться: «Пообещай просто так. Помни, я у тебя не вредная, а хорошая, а просьба маленькая. Выполнишь?» Ответ будет: «Выполню!»

Ну и хорошо!

Просьба помыть посуду

Самое простое, это, конечно: «Помой, пожалуйста, посуду!». Немного теплее так: «Родной, помоги мне пожалуйста, мог бы ты помыть посуду?» Если речь не о том, чтобы муж помог жене, а выполнил договоренность о том, что каждый посуду моет за собой сам, то самая простая форма: «Милый, я выполняю роль напоминалки — ты хотел помыть за собой посуду. Я тебя люблю!»

Могут быть и более веселые варианты. Например, игра в любезности:

— Любезный муж, помой пожалуйста посуду после себя, как у нас это заведено.

— Почтенная жена, всенепременно, сразу после футбола. Прошу не делать мне излишних замечаний — раздражает.

— Прошу прощения за напоминание, просто возникло желание ускорить наступление порядка.

Еще вариант — игра «Следствие ведут Колобки». Разыгрываем театральную постановку, включаемся в роль и начинаем разговор в третьем лице. Например:

— Слушай, тут такая интересная история произошла, помоги разобраться 🙂 (интрига)

— Давай попробую.

— Пришла одна очень хорошая жена домой к самому дорогому, любимому и замечательному мужу. Когда-то давно они договорились о том, что он будет мыть за собой посуду. Она видит грязную посуду в раковине и переживает. Она любит мужа, он нарушил обязательства….наверное что-то у него серьезное случилось…может он мир спасал…..а может ему нужна помощь? (и.т.д. на сколько фантазии хватит….в процессе разговора можно залезть на колени, обнять)

— Я думаю, что он устал на работе,он спас весь отдел от верной гибели… у него был очень сложный день и сейчас он очень хочет, чтобы жена вообще забыла про посуду, подошла, обняла и поцеловала мужа.

— Отлично, спасибо, ты мне очень-очень помог, я ей так и передам! (обычно в этом месте уже смеются оба).

Что ты чувствуешь, когда собираешься на доклад к своему руководителю? Страх? Неуверенность в своих силах?

Общению с руководителем не учат в школах, однако по этому предмету нам всем приходиться держать экзамен, когда мы начинаем свою карьеру. И провал на этом экзамене может стоить тебе карьеры.

Лично ко мне опыт в том, как докладывать своему боссу, пришел позже, когда я сам стал руководителем и понял, насколько неуклюжие доклады делают подчиненные, если их никто этому не учил.

Правила, которыми я хочу поделиться с тобой, помогут тебе наладить профессиональное общение с твоим начальником и, я надеюсь, укрепить ваши отношения.

А если ты сам руководитель, то просто перешли своим подчиненным ссылку на эту статью. А еще лучше — собери их, прокрути слайды, которые ты видишь выше, и пройдись по тезисам из статьи. Результатом будет установление между вами набора общих правил, соблюдение которых сделают ваше общение более эффективным к вашему взаимному удовольствию.

До разговора с руководителем

1. Отчитывайся без напоминаний

«Я не могу быть секретаршей для всех и постоянно напоминать им о сроках. Иногда мне кажется, что люди просто пропускают мимо ушей задачи и сроки, которые я им поставил.»

— думает твой босс.

Не превращай своего босса в живой будильник. Не заставляй своего руководителя опускаться на уровень микроменеджмента и напоминать тебе о сроках отчета.

Если задача не готова — напиши ему об этом сам с кратким объяснением причин и новым сроком. Лучше показать, что ты не успел сделать задачу, чем отсутствием отчета дать ему повод думать, что ты проигнорировал задачу вовсе.

Если задача готова и тебе есть чем похвалиться — тем более проси о встрече и показывай свои результаты.

2. Не держи проблемы при себе

«Если мне заранее не сообщили о проблеме, значит, её нет и задача должна быть выполнена в срок.»

— думает твой босс.

Когда ты держишь проблему при себе, ты лишаешь своего руководителя возможности вовремя вмешаться и помочь тебе. Кроме того, если ты не сообщаешь о проблеме вовремя, значит, помощь тебе не нужна и ты можешь справиться со своей задачей самостоятельно.

Когда нужно сообщать о проблеме? Когда ты понял, что она не даст тебе выполнить задачу в срок или в соответствии с заданным стандартом. После этого ты попытался её решить самостоятельно и у тебя это не получилось. Вот тогда, не раньше и не позже, иди к своему боссу и проси о помощи.

3. Не приходи без подготовки

«Когда человек не может ответить мне ни на один встречный вопрос, возникают сомнения, а вник ли он в задачу как следует или пытается сбросить мне полуфабрикат?»

— думает твой босс.

Проработай заранее все вопросы, которые могут быть тебе заданы, все альтернативные решения проблемы. Будь готов объяснить, как получаются принесенные тобой цифры и почему они верны.

Иначе ты вызовешь раздражение шефа и будешь отправлен на доработку — потеряешь свою репутацию и время.

4. Планируй свой разговор

Это занимает всего минуту, но приносит много пользы. Как правило, к руководителю попасть получается реже, чем хотелось бы, поэтому к каждому разговору накапливается несколько вопросов, и этот список позволит тебе ничего не забыть.

Возьми чистый лист бумаги и накидай, чего ты хочешь от этого разговора. Таких целей может быть 4 типа:

1. Донести информацию, которую он хочет знать: отчет о выполненных задачах, сдвиги сроков, важные новости и т.п.
2. Донести информацию, которую ты хочешь, чтобы он знал: соблюдение тобой сроков, твои инициативы и предложения, возникшие проблемы и необходимая помощь.
3. Получить информацию, которая будет полезна тебе: уточнение задачи, новости смежников, статусы важных тебе вопросов.
4. Получить решение по необходимому тебе вопросу.

Если какой-то вопрос сложен для понимания или ты ожидаешь, что он вызовет противоречия, пропиши тезисно логику своего доклада по нему — твои аргументы и выводы.

При докладе руководителю

Обычный алгоритм доклада: сообщи цель разговора, дай данные, дай выводы, дай варианты решения, дай свою рекомендацию.

5. Без прелюдий

«Это все еще «вход в контакт» или мне уже нужно «врубаться» в то, что он говорит?»

— думает твой босс.

Сразу прямо говори, что тебе нужно: «хочу отчитаться о результатах», «есть проблема», «нужно решить», «нужно согласовать», «есть вопрос» и т.д.

Руководитель должен настроить свое сознание на правильный режим: «я решаю проблему», «я принимаю результаты», «я принимаю решение» и т.д. Пока он не настроился правильно, он не сможет эффективно воспринимать твою информацию.

6. Он не Нострадамус

«Он даже не удосужился задаться вопросом, в курсе я этой темы или нет. Это что — эгоизм или некомпетентность?»

— думает твой босс.

Подумай, что твой руководитель знает, а что нет, и введи его в курс дела. Пока он не будет в одном контексте с тобой, эффективного общения у вас не выйдет.

Не пропускай логические звенья. «Сюжетная линия» твоего рассказа должна быть непрерывной. Если для тебя что-то является само собой разумеющимся, совсем не факт, что твой руководитель обязан догадаться о логической связке, которую ты решил пропустить.

7. Вынеси мусор

«Почему я должен копаться в этой словесной помойке? Почему нельзя было подготовить связный доклад заранее?»

— думает твой босс.

Убери из своего повествования всю информацию, которая не относится к делу. Это в том числе касается информации, которая относится к делу, но является непроверенной или неокончательной. Ты рискуешь увести разговор в сторону или излишне усложнить его.

Определи, какое решение руководителя тебе нужно и исключи из доклада ту информацию, которая не приближает тебя к нему. Конечно, важно знать при этом меру — искажать или подтасовывать информацию неприемлемо.

8. Больше числительных, меньше прилагательных

«Очень хочется, чтобы мои подчиненные опирались на факты, а не на суждения и эмоции. Для этого они должны привыкнуть общаться языком цифр.»

— думает твой босс.

Высказывания, не снабженные цифрами, звучат безосновательно. Пока в разговоре не начинают звучать конкретные цифры и факты, люди всего лишь обмениваются субъективными суждениями, ни на йоту не приближаясь к истине.

Если ты хочешь убедить своего руководителя в чем-то, кратчайшая дорога к этому лежит через подготовку аналитики. Самое удивительное, что полученные цифры могут тебя самого удивить и изменить твое собственное суждение по обсуждаемому вопросу.

9. Будь конкретнее и прозрачнее

«Я как будто клещами должен вытаскивать из сотрудников ответы, чтобы добиться полного понимания ситуации. Они что-то скрывают или просто сами не вникали в подробности?»

— думает твой босс.

В ответ на вопрос «когда» давай дату. На вопрос «кто» — давай имя. На вопрос «сколько» — число: количество, сумму или долю в процентах. Чем быстрее ты дашь конкретные данные, тем быстрее закончишь этот затянувшийся разговор.

10. Не давай данных без выводов

«И зачем мне эта куча таблиц? А он сам-то попытался в них разобраться или его вообще этот вопрос не волнует?»

— думает твой босс.

Важны не цифры, а твое умение делать из них выводы.

Хороший сотрудник — самостоятельный сотрудник. Ведь если ты понимаешь, что после получения данных будет этап анализа, а после анализа — принятие решений, то почему бы тебе не попытаться пройти эту дорогу самостоятельно?

Скидывая боссу исходные данные без выводов, то говоришь ему «теперь это твоя проблема». А это, само собой, никому не нравится. Гораздо лучше был бы подход «я понимаю, что это моя проблема, и вот как я пытаюсь ее решить.»

11. Не приходи без предложений

«Если я сейчас за него придумаю решение, то он так и будет всю жизнь у меня на «ручном управлении». Пусть учится думать собственной головой.»

— думает твой босс.

Как говорит пословица, «если ты не часть решения, то ты часть проблемы». Всегда приходи не только с проблемой, но и с предложениями по её устранению. Желательно в нескольких вариантах.

Пусть твоему руководителю останется только одобрить твою идею. Пусть он видит, что у него замотивированный самостоятельный сотрудник.

12. Не уходи без решения

«Я устал. Я не хочу ничего решать. Я хочу бонус.»

— думает твой босс.

Ты пришел, чтобы получить решение (см. п. 4). Совещания без решения — пустая трата времени.

Но принимать решения нелегко. Твой босс будет этого избегать. Помни о своей цели и возвращай разговор к принятию решения.

При встречных вопросах от руководителя

13. Отвечай на поставленный вопрос в своем первом предложении

«Ну зачем мне эти прыжки и ужимки? Я задаю конкретный вопрос и хочу конкретный ответ. Если мне будет что-то непонятно, я задам следующий вопрос. Не нужно тратить время в попытке отвечать на вопросы, которых я не задавал.»

— думает твой босс.

Если босс задает вопрос, то, как правило, он уже понимает наперед, что и в каком порядке он будет спрашивать дальше. Он уже выстроил для себя канву разговора и хочет вести разговор именно в таком русле.

Не нужно пытаться додумать его вопрос за него самого и отвечать на тот вопрос, которого он не задавал, но который он, как тебе кажется, подразумевает. Отвечай на буквально поставленный вопрос сразу. Все подробности, причины и логические объяснения — потом. Если спросят.

14. Правда и ничего, кроме правды

«Могу ли я в принципе работать с человеком, который пытается меня обмануть? Ведь он не только демонстрирует свою ненадежность, пытаясь мне соврать, но и глупость, надеясь, что я его не поймаю на лжи.»

— думает твой босс.

Не нужно ничего придумывать в попытке ответить на сложный вопрос. Не нужно дорисовывать реальность, когда отсутствуют факты. Тебя все равно выведут на чистую воду. Гораздо проще и быстрее признать, что ты чего-то не знаешь либо не сделал, и двигаться дальше.

15. Не вали на подчиненных

«Если человек не понимает, что он отвечает передо мной за действия своих подчиненных, то это клинический случай. У нас иерархия. Я отвечаю перед своим боссом за всех своих подчиненных, а они передо мной — за своих.»

— думает твой босс.

Задача ставится тебе, и отвечать за нее тоже тебе. Ты можешь делегировать задачу своим подчиненным, но это не снимает с тебя ответственности за её выполнение. При делегировании возникают дополнительные отношения ответственности между тобой и твоим подчиненным, но твоя изначальная ответственность перед твоим боссом при этом не исчезает.

См. также: Ответственность — 6 ключевых принципов.

16. Не трать время на оправдания

«Чем больше я прислушиваюсь к оправданиям, тем сильнее мои подчиненные будет надеяться, что от меня можно отделаться красивой историей при отсутствии результата.»

— думает твой босс.

Если твой босс ориентирован на результат, то причины его отсутствия (особенно те, которые вскрываются только в момент доклада — см п. 2) мало его интересуют.

Поэтому не трать время на оправдания — лучше потрать его на выполнение своей задачи.

При получении задачи

17. Вопросы сразу

Если в ответ на свой доклад ты получил еще одну задачу, и тебе в ней что-то непонятно, сразу задавай вопросы. Лучше выглядеть глупо при получении задачи, чем при ее сдаче, сделав не то, что требуется.

См. также: Как получить правильно поставленные цели от своего руководителя.

Как ты видишь, перечисленные правила довольно просты и даже в чем-то очевидны. Однако, по моему опыту, людей, которые их системно выполняют, очень мало — для этого нужна смелость и самодисциплина. Попробуй придерживаться их, и, поверь, доверие и поддержка руководства тебе обеспечены.

См. также:

• 18 рекомендаций, как побороть напряжение и страх в общении с начальством.
• Собственник и управляющий: как избежать конфликтов. Советы управляющему.

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____.

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».

Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

• От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
• На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
• Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.

№8. Контакты

«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.

Поэтому…

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

Как правильно просить коллег о помощи

Чувство локтя. Прежде всего покажите потенциальному помощнику: вы в одной команде – и эта команда очень важна. У всех есть потребность принадлежать к некоей социальной группе и поддерживать друг друга. Апеллировать к этой потребности можно по-разному. Например, исследование Приянки Карр и Грега Уолтона из Стэнфордского университета показывает: даже одно слово «вместе» может произвести впечатление на человека. Участники эксперимента, которым говорили, что в других комнатах люди выполняют такие же задания (собирают головоломки) и с ними можно будет обменяться опытом, работали на 48% дольше, получали лучшие результаты и меньше уставали, чем те, кто считал, что трудится в одиночку.

Упомяните общую цель, общего врага или общую черту вашего коллектива – например, желание перевыполнить план, обойти отраслевых конкурентов или стать похожими на супергероев. Но лучший способ объединить людей – напомнить об общих впечатлениях, идеях, мыслях и чувствах. Если, скажем, в руководстве компании всего две женщины, не стоит просто говорить «Нас двое» – лучше спросить: «Вы заметили, что нас все время перебивают?» Так вы подчеркнете не общую черту, а схожий опыт.

Что нужно помощникам

Помощник должен осознать, что вам нужна помощь: люди зачастую слишком сосредоточены на собственных делах, поэтому первым делом убедитесь, что они в курсе ваших проблем.
Помощник должен быть убежден, что вам нужна помощь: люди не предлагают помощь не потому, что не видят в ней потребности, а потому, что не уверены, что правильно понимают ситуацию, и подозревают, что вы предпочтете справиться самостоятельно.
Помощник должен взять на себя ответственность за оказание помощи: одна из основных помех на пути помощи – распыление ответственности, классическая ошибка – рассылка писем с просьбой о поддержке. Обратитесь к каждому потенциальному помощнику лично и с конкретным предложением.
Помощник должен быть в состоянии предоставить то, что вам нужно: люди очень заняты, и у них не всегда есть необходимые ресурсы или навыки, но просьбу можно «кастомизировать» – подробно изложить все детали, не требовать невыполнимого, быть готовым принять помощь, даже если она не оправдывает ваших ожиданий.

Положительный образ. Второй вариант – рассказать или напомнить потенциальному помощнику, что его качества или должность дают ему уникальную возможность оказать вам поддержку и что он не просто случайная фигура, а щедрой души человек, который всем приходит на помощь. Например, исследования выявили, что люди больше дают на благотворительность, если их просят не просто «пожертвовать», а «пожертвовать щедрой рукой», и что уже в возрасте трех лет дети чаще доделывают дела до конца (скажем, убирают кубики), если им предлагают не «помочь», а «стать помощником».

Еще один способ заставить помощника хорошо о себе думать – поблагодарить его. Недавно Boomerang, компания – производитель софта, проанализировала 350 000 цепочек электронных писем и пришла к выводу: на послания, заканчивавшиеся на «Заранее благодарю» или «Спасибо», люди отвечали гораздо чаще, чем на письма с простыми «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Даже если благодарить пока не за что, выражение признательности пробуждает желание помочь – при условии, что вы делаете упор на щедрость, благородство и прочие качества адресатов, а не на то, какую пользу принесет их помощь вам.

Отдача. Люди хотят видеть, к чему привела их помощь. Многие психологи убеждены: ощущение отдачи (понимание, что ваши действия дали желаемый результат) прекрасно мотивирует и наполняет жизнь смыслом. Адам Грант из Уортонской школы бизнеса провел исследование в колл-центре компании – производителе софта для образования и маркетинга. Операторы знали, что доход, который они приносят, идет на поддержку другого отдела, но никогда не видели работающих там людей. Однажды один из этих «незнакомцев» пришел в колл-центр и рассказал, какую пользу операторы приносят ему и его коллегам. После этого продажи и доход колл-центра удвоились. Чтобы потенциальные помощники осознали, как важна их поддержка, объясните им, что именно вам нужно и на что они могут повлиять. Например, обращаясь к коллеге с просьбой проверить предложение клиенту, скажите: «Не мог бы ты просмотреть этот документ, прежде чем я отправлю его? В прошлый раз ты мне очень помог с презентацией».

Пообещайте отчитаться о результатах оказанной поддержки – и отчитайтесь! Если можно, позвольте людям самим решать, как помочь вам, и будьте готовы к тому, что ваши представления о помощи разойдутся.

Личное и профессиональное

Объясняя аудитории, как эти стратегии работают, я привожу пример из жизни. Около года назад моя подруга попросила помочь ей собрать сложную модель книжного шкафа IKEA. В то же утро я отказалась написать отзыв на статью для научного журнала, проигнорировала письмо из школы, где учится моя дочь, и едва заставила себя запустить стиральную машину. Почему я с легкостью сказала «да» подруге? Во-первых, мы давно дружим (чувство локтя). Во-вторых, я всегда помогаю подруге в подобных делах (отдача). Когда бы я ни пришла к ней на помощь, она всегда в конце говорит: «Хайди, огромное спасибо! Ты такая добрая, так мне помогаешь!» (положительный образ).

50%
работников не просят помощи, чтобы выглядеть сотрудниками с «высоким потенциалом», показал опрос 500 сотрудников американских компаний, проведенный учеными University of Oklahoma’s Price College of Business и Virginia Tech’s Pamplin College of Business
20%
сотрудников сказали, что отказываются от помощи коллег, чтобы не чувствовать себя обязанными, выяснили ученые
8%
работников считают, что их коллегам не хватит компетенций, чтобы оказать нужную помощь

Я наблюдала нечто похожее в профессиональной среде. Как-то глава отдела по разработке продукции компании – производителя обучающего софта решил улучшить взаимодействие с отделом продаж. Торговые представители обещали клиентам доставлять сделанные на заказ программы в кратчайшие сроки – и этим усложняли жизнь разработчикам. Глава разработчиков хотел участвовать в переговорах с клиентами, но менеджеры по продажам считали, что он им мешает. Безусловно, оба отдела были убеждены, что действуют в интересах компании.

В итоге руководитель отдела разработки устроил встречу с менеджерами отдела продаж и описал им процесс разработки: оказалось, никто не понимал, насколько он сложен, и не осознавал, что разработчикам нужна помощь. Затем при каждом удобном случае руководитель отдела разработки подчеркивал, что у обоих отделов одна цель – порадовать клиента и привязать его к себе. Тем самым он внушил менеджерам по продажам сильное чувство локтя. Руководитель отдела разработки также начал называть торговых представителей поборниками клиентской удовлетворенности и рассуждать об их влиянии на будущее бренда. Это сформировало мощный положительный образ менеджеров по продаже. Наконец, каждый раз, когда сотрудники отдела продаж выполняли его просьбы и приглашали на переговоры, он возвращался к ним через какое-то время и рассказывал, как эта встреча повлияла на производственный процесс. Менеджеры по продажам видели отдачу от своей помощи и работали лучше.

Когда вам понадобится помощь, помните: в большинстве случаев люди готовы ее оказать. Мало кто воспримет такую просьбу как признак слабости. Плюс это отличный способ поднять людям самооценку. Поддержка, оказанная другим, высвечивает лучшее в нас.

Оригинал статьи

Об авторе: Хайди Грант – психолог, специалист по мотивации и коммуникации, автор ряда книг

Как обратиться с просьбой так, чтобы её выполнили?

Конечно, можно полностью свалить вину за происходящее на партнёра, уличить его в глухоте и эгоизме, но когда чувства стихают, при «разборе полётов» становится понятно, что если бы я сама умела лучше формулировать просьбы и произнесла бы их другими словами, меня бы услышали и сделали то, что мне нужно. Эти ситуации встречаются чаще, чем хотелось бы.

Возможно, это потому, что в нашей культуре принято не совсем правильно говорить о наших потребностях («Сам себе не поможешь — никто тебе не поможет!» и «Ты что, до сих пор сам не догадался?») или просто потому, что нас учат непродуктивным стратегиям — спрашивать у других, что нам нужно, или «корректно» приказывать.

Между тем, существуют важные моменты, на которые стоит обратить внимание:

— различия между «просьбой» и «требованием»;
— чувство злости при отказе;
— «правильные» просительные слова.

1. Просьба или требование?

На мой взгляд, это самое сложное. Очень часто «вежливым и воспитанным» женщинам сложно осознать и признать тот факт, что они под просьбу маскируют требование, которое мужчина как раз считывает именно как требование. На что мы получаем логичный ответ «Нет!!»…

Как понять, требуете вы или просите? Ответ прост — задайте себе вопрос: «Если я, обращаясь с просьбой к партнёру, на самом деле имела ввиду требование и получила „нет“, начну ли я осуждать своего мужчину?» Если это так, то вы как раз вежливо требуете. Вот в чём разгадка. А если в вашем сознание возникает план мести по принципу «ты мне — я тебе», то тогда на все 100% вы — требующая лицемерка.

Итак, когда вы (я) честно призналась себе в своей склонности требовать от людей и маскировать это под просьбу, предлагаю идти дальше. А дальше мы сталкиваемся с чувством злости, которое возникает как от осознания, так и от неудовлетворённой просьбы-требования.

2. Чувство злости

Злость возникает из-за следующих мыслей:

— Я чего-то очень хочу и не получаю этого.
— Я верю, что кто-то должен дать мне это.
— Я просто не в силах (ленюсь) найти альтернативу желаемому и требую «цяцю», как капризный ребёнок.

Когда мы требуем чего-то, это обычно означает, что этого чего-то настолько хочется, что мы даже не можем вести диалог с тем, у которого это что-то надо попросить. Если это нами движет — мы не получаем должного результата. Что делать? Предлагаю в таком случае взять тайм-аут. Это время можно использовать для анализа, чтобы понять, каковы на самом деле потребности и какие есть варианты действий, если на просьбу не откликнутся.

3. «Правильные» просительные слова

Существуют достаточно эффективные и «позитивные» способы построения просьб. Слово «позитивный» означает, что я прошу о том, чего хочу, а не о том, чего не хочу (что в данном случае было бы негативным вариантом). Итак!

1. Говорите о чём-то конкретном, а не о чём-то вообще. Если вы попросите о чем-то вообще (например, скажете: «Я хочу, чтобы ты меня уважал»), это «желание», а не просьбой. Если скажете: «Я хочу, чтобы ты был ко мне более внимательным», — это будет не конкретная просьба, а желание. А вот если вы произнесете: «Согласен ли ты спускаться к машине и помогать мне выгружать продукты, когда ты дома?» — это будет как раз конкретная просьба.

2. Используйте «я хочу, чтобы ты» вместо «я хочу, чтобы ты не». Если вы попросите кого-то «прекратить быть таким, какой он есть», возникнет несколько проблем. Во-первых, партнёр даже не услышит, что вы хотите, чтобы он сделал. Он услышит, что вы хотите, чтобы он не делал. Во-вторых, вы используете глагол «быть». Вы говорите мужчине не прекратить что-то делать, а прекратить быть кем-то. Я советую избегать просьб с глаголом «быть». Лучше придумайте конкретное действие, которое человек может сделать, чтобы удовлетворить вашу потребность.

3. Просите в настоящем времени: просьба «В следующий раз убери, пожалуйста, за собой тарелку в раковину», в принципе, сформулирована правильно, она конкретна, но она о будущем действии («в следующий раз»), другими словами — вас могут удовлетворить только лишь в следующий раз. «Я хочу, чтобы ты научился спокойно переносить наши встречи с родственниками», — будущее. Но «Согласен ли ты выслушать мои идеи о том, что поможет тебе успокоиться и расслабиться, когда вся наша семья будет в сборе?» — настоящее.

4. Соответствие энергии во фразе с формой просьбы. Здесь буду краткой. Вы сформулировали просьбу, а потом сместились на требовательный тон и пошли с напором требовать. Чаще всего это происходит оттого, что чувства и ожидания захлёстывают, и оттого, что вы в сильной подвязке к самому результату.

Что с этим делать? Ищите сразу альтернативу к любому ответу «Да»/»Нет», «Потом», «Я занят», возможно, вам лучше будет найти выход самому. Такое бывает.

Итак, подводим итог. Главные моменты:

— Действительно ли вы обращаетесь с просьбой?
— Не мешают ли просить слишком сильные чувства?
— Соответствуют ли слова, которые вы используете, формату «правильной» просьбы?
— Что слышит ли ваш партнер — просьбу или требование (этот момент можно прояснять помощью вопросов: «Друг, а ты как воспринял мои слова?»)?

Не знаю, какими показались вам эти принципы — простыми или сложными. Мне кажется, они простые, но в жизни их применять трудно. Но я точно знаю, что их применение меняет в лучшую сторону и мою жизнь, и жизнь окружающих.

Надеюсь, вы попробуете и посмотрите, подходят ли они вам. Думаю, что они не только принесут пользу, но и изменят вашу жизнь самым замечательным образом.

Теги: психологическое давление, психология общения, психологические проблемы, отказ, просьба, взаимопонимание, общение

Уметь писать деловые письма — нужный навык для каждого, поскольку он может пригодиться как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, чтобы обратиться в государственный орган или к должностному лицу за помощью. Поэтому разберем, как правильно составить текст с просьбой, дадим полезные образцы.

В каких случаях пишется

Одним из самых распространенных видов деловых писем является просьба или ходатайство. Давайте разберем, в каком случае пишется просьба. Обычно ее составляют, чтобы сподвигнуть какое-либо должностное лицо, руководство организации или иное лицо, обладающее необходимыми полномочиями, к решению вопроса в пользу просителя и подразумевает действие. Просителем вправе выступать как представитель юридического лица, так и обычный гражданин для решения частных задач. А цели обращения юрлиц могут быть, например, такими:

• предоставление отсрочки по оплате долга;
• снижение стоимости аренды помещения;
• выделение средств на оплату проекта;
• содействие в разрешении сложной ситуации;
• продление срока при исполнении каких-либо юридических действий.

Для сведения: как учитывается и облагается налогами спонсорская помощь

Как составить письмо-просьбу

Если мы говорим о крупной компании, то там, скорее всего, существует локальный акт, устанавливающий требования к тому, как составить текст с просьбой. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, актуальных по отношению ко всем официальным документам. Для начала важно соблюсти структуру документа, состоящую из:

• шапки (кто к кому обращается, с обязательным указанием должности, названия организации и Ф.И.О. как адресата, так и просителя, контактный номер, если обращается физлицо);
• основной, просительной части (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, приведение аргументов). Если вопрос, которого касается прошение, не слишком сложный, приступите сразу к сути. Если ситуация требует пояснений, начните со ссылок на законы и нормативные акты, судебную практику, приведите сначала весомые аргументы, в итоге изложите просьбу. Не забудьте начать с уважительного обращения по имени, отчеству (Уважаемый Иван Иванович!) или приветствия (Добрый день!);
• заключительной части (сюда входят приложения (если есть), должность и подпись с расшифровкой заявителя, дата составления. Юрлицо указывает Ф.И.О. исполнителя и его контактный номер).

Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием данных о компании в полном объеме — название, ОГРН, ИНН, КПП, юр. адрес и другая важная для идентификации просителя информация. Между шапкой и обращением к адресату указывают название письма (письмо-прошение).

Надо знать: требования к оформлению документации

Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями

Предлагаем вашему вниманию актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.

Это пример письма в другую коммерческую организацию, установленной формы нет, составлен свободно, структура, описанная выше, соблюдена.

Теперь посмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения такая же, но есть нюанс. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам, в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», не забывайте придерживаться логики в изложении.

Рассмотрев образец просьбы к главе, вы убедились, как полезно уметь писать ходатайства? Это еще не все, мы подготовили для вас еще несколько полезных примеров.

Яценко Виктория
Юрист по трудовому праву

Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. Последние 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.

Все статьи автора