Общее руководство закупками

Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.

Управление закупками: понятие и необходимость

Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании. 

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.

Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.

Цели и задачи управления

Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к  убыткам. 

Задачи управления закупочной деятельностью

Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:

Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.

Процесс организации закупки 

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Принципы управления закупками

Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах. 

Принцип планомерности

Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.

Принцип оперативности

Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.

Принцип экономичности

Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.

Принцип технологичности и автоматизации

Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.

Принцип периодичности

Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.

Принцип централизации

Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.

Оптимизация процесса: как повысить эффективность

Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:

Ошибки при управлении закупками

Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления

Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.

Ошибка 2. Отсутствие мотивации

Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.

Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами

Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.

Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов

Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат. 

Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок

Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.

Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии

В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.

Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства

При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.

Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.

Компании, которые частично или полностью принадлежат государству, обязаны проводить конкурсы на закупку товаров, работ и услуг. Закупки есть почти в любой сфере, в любом регионе. Деньги на них заложены в бюджете, а для малого бизнеса действуют квоты. Это хорошая возможность расширить бизнес.

Заказчик размещает закупки разными способами, в зависимости от того, по каким критериям будет отбирать поставщика. Также государство установило, что часть товаров можно закупать только аукционом. Подробнее о способах закупок.

Закупки делят на три группы в зависимости от заказчиков:

1. Госзакупки по 44-ФЗ. Их проводят все государственные и муниципальные организации, которые живут за счет бюджета, например, больницы, школы, детсады, городские администрации и т.д. Закупки проводятся по устанавленным государством правилам. Заказчик публикует план закупок, по которому поставщик заранее может спланировать свою деятельность. Когда извещение о закупке опубликовано или заказчик отправил приглашение к участию, участник подает заявку. Победителя определяют по самой низкой цене или по заранее озвученным критериям (цена, опыт,  квалификация и т.д.). Закупка завершена, когда контракт заключен, все обязательства исполнены, а исполнитель получил деньги. 

2. Закупки по 223-ФЗ.  Их проводят:

• компании с долей государственного имущества от 50%, их «дочки» и «внучки»,
• естественные монополии (нефтегазовые компании, РЖД и другие), 
• организации, которые занимаются регулируемыми видами деятельности (энергетика, водоснабжение),
• бюджетные учреждения, которые проводят закупки за счет грантов, средств субподряда и собственных денег. 223-ФЗ дает больше свободы действий. Например, организация может проводить закупки на любой ЭТП, установить свои критерии отбора победителей, сроки проведения закупок. Исключение составляют только закупки у малого и среднего предпринимательства. Их могут проводить на ЭТП госзакупок четырьмя видами закупок: аукцион, конкурс, запрос котировок и предложений. 

3. Коммерческие закупки. Их проводят коммерческие организации. Заказчики сами определяют правила проведения закупок и требования        к поставщикам. Конкурсы и аукционы проводятся в соответствии с Гражданским кодексом.

Проще начинать участвовать в закупках по 44-ФЗ: государственные организации чаще проводят конкурентные процедуры — конкурсы, аукционы, запросы котировок.  Большинство закупок по 223-ФЗ заказчики проводят у единственного поставщика: без конкурса, а закупают у подрядчика, которого выбрали сами. Подробнее о разнице между 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Закупки по 44-ФЗ обязательно публикуются на zakupki.gov.ru — в Единой информационной системе закупок (ЕИС). При этом электронные процедуры дублируются на восьми федеральных электронных площадках: Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, Росэлторг, НЭП, ZakazRF, Lot-online, ТЭК-Торг, ЭТП Газпромбанка (ГПБ). 

Закупки по 223-ФЗ публикуются на zakupki.gov.ru и на электронных площадках, которые соответствуют требованиям заказчика. Заказчик вправе не публиковать на zakupki.gov.ru, только если:

• цена закупки не превышает 100 000 руб.
• цена закупки не превышает 500 000 руб. и годовой оборот заказчика более 5 млрд. руб.

Коммерческие закупки публикуются по усмотрению заказчика на его собственном сайте или на коммерческих торговых площадках.

Несколько советов

• Прежде, чем принимать участие, проверьте, что ваши товары и услуги востребованы в регионе. Найдите закупки по своей отрасли, ОКПД2 или ключевым словам и посмотрите, много ли закупок, кто основные заказчики, как они размещают, какие конкуренты.
• Важно правильно настроить запрос, чтобы находить все нужные закупки и не находить лишнее. Для поиска можно использовать ключевые слова, ОКПД или отрасль, указывать регион. Чтобы оптимизировать поиск, можно сохранить регулярный запрос как шаблон и подписаться на новые закупки по нему. Подробнее о поиске в Контур.Закупках
• Учитесь находить скрытые закупки: некоторые заказчики пытаются ограничить круг участников, но эти преграды можно обходить. Подробнее — в статьях о серых схемах и некопируемой документации.
• Ищите планы-графики: из них можно узнать, на какой месяц заказчик запланировал интересные вам закупки.

Извещения об открытых процедурах доступны всем участникам. Извещения о закрытых процедурах напрямую отправляют приглашаемым в закупку участникам, их нельзя публиковать в открытых источниках.

Извещение о закупке имеет определенную структуру. Коммерческие организации ориентируются на форму извещения на площадке и могут заполнять не все поля. Заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ должны заполнять всю информацию, которая позволит поставщику определить, подходит ему закупка или нет.

Заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ всегда указывают в извещении:

• Название закупки.
• Информацию о заказчике и его контактные данные.
• Начальную максимальную цену контракта (НМЦ) — предельное значение, обоснованное с помощью:
  • государственной статистической отчетности,
  • zakupki.gov.ru,
  • реестра контрактов,
  • информации о ценах производителей,
  • общедоступных результатов изучения рынка,
  • исследований рынка, проведенных по инициативе заказчика.
• Обеспечение заявки — страховка на случай, если победитель закупки откажется подписывать контракт (всегда для конкурсов и электронных аукционов по 44-ФЗ, для остальных процедур — по желанию и возможности заказчика). Подробнее об обеспечении заявки и контракта. 
• Обеспечение исполнения контракта — залог деньгами или в виде банковской гарантии, которое предоставляет победитель закупки при заключении контракта. Его вносят, чтобы покрыть возможный ущерб заказчика, если поставщик некачественно исполнит или не исполнит свои обязательства (всегда для конкурсов и электронных аукционов по 44-ФЗ, для остальных процедур — по желанию заказчика). 
• Порядок проведения (даты подачи  и рассмотрения заявок, подписания контракта и др.).
• Требования к поставщикам
• Ограничения и преференции. Преимущества могут быть предоставлены субъектам малого предпринимательства, российским поставщикам и продукции российского производства, предприятиям уголовно-исправительной системы, обществам инвалидов. Ограничения в основном связаны с поставками иностранных товаров (так называемый национальный режим). 
• Адрес ЭТП — для электронных закупок.

К извещению заказчики прикладывают документацию с техническим заданием или спецификацией, проект контракта, при необходимости форму заявки, обоснование НМЦ и обоснование самой закупки (для закупок по 223-ФЗ).

Закупка может состоять из одного или нескольких лотов. В каждом лоте указывают объект закупки, НМЦ, заказчик, требование к обеспечению, объекты лота, время и место поставки. При участии в многолотовой закупке на каждый лот подается отдельная заявка.

Следуйте требованиям заказчика
Все требования к поставщикам и конкретные характеристики товаров прописаны в документах к закупке. Посмотрите, цена товара указана с НДС или без, измерения даны в мм или см и т д.

Следите за изменениями в документации и сроками подачи заявок
Заказчик может вносить изменения в закупку после размещения. Важно отслеживать их, чтобы случайно не отправить заявку по старой документации или в другое время. В Контур.Закупках вы автоматически будете узнавать об изменениях, если закупка сохранена в избранном.

Внимательно отнеситесь к оформлению заявки
Заказчик может отклонить заявку из-за того, что в ней не хватает каких-то документов, не указаны точные парметры товара или предоставлена недостоверная информация. Почитайте, какие документы нужно приложить к заявке.

Заложите время на дополнительные процедуры
Заранее получите сертификат электронной подписи или пройдите предквалификацию на ЭТП, если участвуете в закупках по постановлению № 99.

У вас есть право подать запрос на разъяснения заказчику или жаловаться в ФАС, если документация не соответствует требованиям закона или заказчик необоснованно отклонил вашу заявку.

Если не получается пройти аккредитацию, заказчик отклонил заявку или попалась сложная закупка с объемной документацией, обратитесь к специалистам по сопровождению.

Если вы победили, подпишите контракт в прописанный в закупке срок. 

Если вы не победили, изучите результаты в итоговом протоколе закупки:

• сколько было участников и какую цену они предлагали,
• на сколько процентов снизилась цена,
• кто признан победителем.

Узнав победителя, выясните, как часто он выигрывает закупки этого заказчика, конкурентную ли цену предлагает, нет ли сговора? Если есть подозрения, на закупки этого заказчика можно больше не терять время. 

В конкурсе анализ закупки поможет понять, по каким критериям вы проиграли, чего вам не хватило для победы: опыта, квалифицированных кадров, лицензий? Это поможет скорректировать стратегию участия в следующих тендерах.

Все участники в течение 5 дней после объявления победителя могут обжаловать в ФАС итоги состоявшегося тендера. Результаты закупки отменят, если обнаружат серьезные нарушения.

• Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
• Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 
  • Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
  • Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 
  • Управление закупками – одна из самых важных сфер деятельности Предприятия. Именно поэтому необходимо тщательное управление закупками как в рознице так и на оптовых предприятиях.
  • Закупки – это основная сфера деятельности в области управления материально-техническим обеспечением  
  • Управление закупками на предприятии осуществляется отделом, отвечающим за закупочную деятельность  
  • Закупки являются самой важной деятельностью в любой организации  
  • Закупки – это первое, что влияет на стоимость продукта  
  • От управления закупками зависит прибыль компании 
  • Управление закупками охватывает также такие области как аутсорсинг и инсорсинг
  • Управление закупками – это управление закупочным процессом  и всех связанных с ним аспектов. В производственных предприятиях закупки составляют около 70% от оборота, а в сервисных компаниях – 40% от оборота. 

  По данным исследования 1% сэкономленный в процессе закупок может повысить доход всей Компании на 2-3%!!!  

  Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов  и создает прочные отношения с поставщиками.  

  Содержание

  1. Цели и задачи отдела закупок
  2. Принципы Управления Закупками (7 R)
  3. Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
  4. Закупочный процесс
  5. Процесс Управления Закупками
  6. Планирование закупок
  7. Отчет по закупкам

  Цели и задачи отдела закупок

  • Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
  • Снижать расходы отдела закупок
  • Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
  • Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
  • Заниматься обучением и развитием работников отдела
  • Вести четкий и актуальный учет всех сделок 
  • Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
  • Участвовать в усовершенствованиях продукта 
  • Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
  • Избегать дефицита товара
  • Разрабатывать нормы и методики

  Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.

  Принципы Управления Закупками (7 R)

  1. Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
  2. В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ 
  3. От надлежащего ИСТОЧНИКА
  4. По надлежащей ЦЕНЕ
  5. Доставленный в нужное МЕСТО
  6. В надлежащее ВРЕМЯ
  7. Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ

  Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово

  • Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
  • Отправить запрос продавцам (поставщикам)
  • Получить предложения от продавцов
  • Сравнить предложения
  • Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
  • Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
  • Контролировать действия Продавца
  • Получение и осмотр товара
  • Помещение на склад и внесение в базу данных
  • Получение счета и оплата

  Закупочный процесс

  Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:

  • Исследование рынка
  • Определение требований
  •  Одобрение
  • Сравнение вариантов
  • Принятие решения о закупке
  • Размещение заказов
  • Получение товаров и услуг
  • Учет товаров и услуг
  •  Получение счетов и их оплата
  • Дебет-нота в случае дефекта товара

  Процесс Управления Закупками 

  Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:

  1. Планирование закупок
  2. Отслеживание закупок
  3. Составление отчетов по закупкам
  4. Переговоры (Обсуждение)

  Планирование закупок 

  Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:

  • Составление проекта закупок и разработка обязанностей
  • Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
  • Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
  • Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
  • Назначение супервайзеров
  • Создание напоминаний
  • Контроль и оценка

  Отчет по закупкам  

  Отчет по закупкам включает в себя:

  • Сопоставление текущих и ожидаемых цен 
  • Расчет задач для закупки и статистики проекта
  • Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
  • Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)

  Значение управления закупками.

  Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.  

  Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара.  Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и  достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается,  что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании». 

  (Перевод статьи «Purchasing management» из англоязычной википедии)

Основы управления логистическими процессами в закупках подразумевают под собой поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья. При этом все они должны характеризоваться точным соблюдением временных графиков поставок (в рамках циклов), надлежащим качеством и приемлемыми ценами. Рассмотрим, какие механизмы закупочной логистики позволяют добиться лучшего результата, как можно оптимизировать уже существующие процессы в рамках отдельно взятой компании. 

Принципы организации закупочной деятельности

Логистика продаж и закупок выстраивается на следующих базовых принципах:

1. Централизация — с помощью новых технологий все выполняемые операции контролируются уполномоченными сотрудниками. 

2. Экономичность — постепенное сокращение финансовых и временных издержек для достижения целей организации.

3. Оперативность — корректировка планов в зависимости от изменений динамики спроса.

4. Ритмичность — выстраивание складских, производственных и торговых процессов в определённые временные промежутки.

5. Планомерность — товары поступают получателям в заранее определённые сроки. 

Этапы закупочной логистики

Закупочный процесс условно делится на 6 этапов, которые и отражают его сущность:

1. Выявление потребности. Все основные и сопутствующие процессы предприятия должны снабжаться ресурсами для выполнения различных задач и функций. Поэтому отдел снабжения уточняет у остальных подразделений компании, чего именно им сейчас не хватает для бесперебойной деятельности и получения качественного результата работы. 

2. Исследование рынка. Бизнес-процесс закупки материалов начинается с анализа перечня доступных поставщиков и существующих предложений.

3. Выбор контрагентов. Отдел снабжения оценивает репутацию и коммерческие предложения поставщиков, выясняет опыт сотрудничества с компанией у других клиентов, если это возможно. 

4. Закупка. Стороны согласовывают условия сделки, оформляют договор и реализуют цикл поставки сырья, материалов или товаров. 

5. Учет претензий и брака. Оценивается, насколько контрагент соблюдает сроки поставок, насколько качественный товар получила компания. Отдел снабжения проверяет, есть ли материалы, которые нужно заменить или вернуть, и каков процент брака. 

6. Распределение ресурсов. Часть сырья, материалов или товаров направляется на складское хранение, а другая часть передаётся сотрудникам по мере производственной необходимости. 

Управление закупочной логистикой

Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Подходы определяются в зависимости от масштабов бизнеса: 

Вне зависимости от того, какой подход управления закупками применяется компанией, предприятия обязаны тщательно отбирать контрагентов для сотрудничества. Наибольшие риски возникают, если прибыль поставщика в последнее время начала снижаться без объективных причин, он часто выступает в роли ответчика в судах, у него есть риск оказаться банкротом. 

Чтобы избежать сотрудничества с неблагонадёжными компаниями, рекомендуем использовать сервис проверки контрагентов от СберКорус. Для отдела сбыта и снабжения сервис соберёт информацию о деловых связях поставщика, реальном опыте в сфере поставок конкретных материалов и поможет определить самых надёжных контрагентов. Сервис собирает информацию из разных источников, начиная с порталов госзакупок и заканчивая судами, ФНС.

Основные методы закупок

На практике компании, занимающиеся закупочной логистикой в России, применяют следующие методы в своей деятельности. 

Поставка одной партией

Компания заказывает крупную партию товара, которой будет достаточно, чтобы закрывать её производственные потребности долгое время. 

Достоинства метода:

• скидка на продукцию от поставщика, которого устраивает крупная оптовая закупка;

• простота оформления документов — как правило, достаточно заключения одного договора и акта приёма-передачи товаров; изредка требуются дополнительные бухгалтерские документы.

Недостатки метода:

• оборачиваемость закупленных ресурсов со временем может снизиться;

• заказчику нужно продумать, где и как он будет хранить приобретённые материалы.

Периодические закупки 

Самая часто применяемая система закупочной логистики в бизнесе. Компания рассчитывает сроки реализации товаров или длительность производственных процессов. Как только некий ресурс заканчивается, начинаются закупки. 

Плюсы метода: 

• не нужны большие расходы на содержание складских помещений, поскольку ресурсы закупаются по необходимости;

• эффективное распределение денежных средств заказчика.

Минусы метода:

• наличие риска некорректного планирования — заказали меньше, чем надо, что тормозит производственный процесс, или, напротив, заказали больше, чем надо, и нужно думать, где хранить остатки;

• перебои с наличием ассортимента конкретных товарных позиций.

Снабжение по котировочным ведомостям 

Этот метод закупочной логистики применяется предприятиями, которые покупают востребованные и недорогие товары. Котировки отражают следующую информацию:

• сколько складских запасов осталось у компании;

• какова потребность в том или ином ресурсе у организации;

• с какой номенклатурой товаров фирма работает в данный момент.

Котировки обновляются ежемесячно или еженедельно.

Закупка с немедленной сдачей

В каждой организации может возникнуть потребность в каком-то редком ресурсе, который, вдобавок, нельзя получить от поставщика по первому требованию. Закупка с немедленной сдачей всегда сопровождается ростом издержек бизнеса и ухудшением оборачиваемости.

Пополнение запасов по мере необходимости 

Предполагает отсутствие у предприятия плана поставок, не определены объёмы товаров и сроки их предоставления. Заказчик оплачивает поступления по факту, после принятия партии материалов. Метод является универсальным и так или иначе встречается у большинства фирм.

Способы организации закупки

Процессы закупочной логистики можно выстроить следующими способами:

Выводы

Закупочная логистика отличается в зависимости от масштабов ведения бизнеса конкретной компанией. Перед бизнесом почти всегда стоит выбор между надёжностью, бесперебойностью и, как следствие, высокими расходами на закупки, и динамичностью, снижением издержек, но возможным временным простоем при отсутствии запасов ресурсов. Однако в обоих случаях уменьшить затраты и риски можно, проверяя благонадёжность поставщиков заранее.