#статьи
- 5 окт 2022
-
0
Что такое управление проектами и как оно работает
Рассказываем главное об управлении проектами: для чего оно нужно, какие этапы включает, как выбрать методы и что должен уметь менеджер проектов.
Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru
Фото: личный архив Александра Парамонова
Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.
Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.
Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:
- для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
- какие этапы включает управление проектом;
- какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
- какие системы и инструменты используют для управления проектами;
- как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
- можно ли управлять проектами без специального образования;
- как узнать больше о проектах и управлении.
Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».
Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.
В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.
Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.
Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.
В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.
Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:
- организация гибридного формата работы сотрудников;
- перестройка и локализация цепочек поставки;
- цифровая трансформация.
Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:
- Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
- Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
- Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.
В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.
Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:
- инициацию;
- планирование;
- исполнение;
- управление и контроль;
- завершение.
Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.
Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.
Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.
Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.
Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.
Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.
Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.
Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.
За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.
Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.
Эту модель применяют в таких случаях:
- Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
- Технологии выполнения проекта известны заранее.
- Приоритет проекта — высокое качество продукта.
- Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
- Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
- Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.
Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:
- Люди важнее процессов и инструментов.
- Качество продукта важнее подробной документации.
- Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
- Готовность к изменениям важнее следования плану.
Методы Agile применяют в таких случаях:
- Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
- Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
- Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.
Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.
Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:
- простая упорядоченная среда;
- сложная упорядоченная среда;
- запутанная среда;
- хаотичная среда;
- беспорядочная среда.
Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.
Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.
Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.
Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.
Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.
Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.
Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.
Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.
Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.
Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.
Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:
- быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
- быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
- иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.
Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.
В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:
- «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
- «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.
- Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
- Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
- Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
- Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.
- Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
- В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
- Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
- Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».
Другие материалы Skillbox Media для менеджеров
Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше
Что такое управление проектами
Содержание
Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Что такое проект и его управление
Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.
Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.
Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента
Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.
| Традиционный менеджмент: | Управление проектами: |
| ориентирован на ход событий | ориентировано на достижение цели |
| важен процесс работы | важен результат |
| нет дедлайнов | работа связана с соблюдением сроков |
| распределяются позиции | распределяются ресурсы |
| монотонная регулярная работа | разнообразные задачи |
| постоянный персонал, занимающий определенные позиции | проектные команды разных специалистов |
Зачем нужно управление проектами
Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.
Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.
Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.
Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Стандарты управления проектами
Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:
- Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
- Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
- Частные. Создают специально для определенных проектов.
Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.
Роли в проекте
Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:
- Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
- Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
- Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.
Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:
- Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
- Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
- Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
- Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
- Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
- Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.
Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.
Кто такой руководитель проекта
Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.
Требования к проект-менеджеру
Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:
- Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
- Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
- Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
- Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
- Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.
Преимущества проектного метода управления и его недостатки
Плюсы проектного управления:
- возможность выставить приоритеты и определить цели;
- контроль всех стадий работы;
- разработка критериев для оценки эффективности;
- быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
- оптимизация ресурсов и бюджета;
- прозрачная система мотивации персонала;
- быстрое принятие решений без лишней бюрократии.
Минусы формата:
- Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
- Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
- Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.
Основные этапы управления проектом
Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.
Инициирование проекта
На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.
Планирование проекта
Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:
- утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
- определить перечень работ;
- расставить приоритеты;
- продумать критерии оценки работы;
- распределить бюджеты;
- установить сроки;
- сформировать команду и раздать обязанности;
- продумать систему контроля.
Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.
Исполнение проекта
Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.
Мониторинг и контроль проекта
Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.
Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Закрытие проекта
На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.
Подходы к управлению жизненным циклом проекта
Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:
- Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
- Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
- Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.
Какую выбрать методологию
Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.
Waterfall
Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:
- аналитика;
- проектирование;
- разработка;
- тестирование;
- эксплуатация и поддержка.
В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.
Agile
В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.
Scrum
Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.
Kanban
«Kanban» переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.
Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello. Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.
Инструменты для управления проектами
Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:
- Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
- Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
- Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.
Заключение
Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.
Предложения от наших партнеров
На современном этапе развития проектный менеджмент признается наиболее эффективным инструментом ведения дел. Количество проблем (энергетических, экологических, ресурсных, социальных) постоянно нарастает, и решить их можно только с применением и инновационных технологий и управленческих решений. Организация работы по конкретным замыслам свойственна большинству зарубежных компаний и все активнее внедряется в России, и не только в бизнесе, но и в государственных органах.
Содержание статьи
- Что представляет собой проектный менеджмент
- Главные функции проектного менеджмента
- Руководитель проекта и требования к нему
- Преимущества проектного метода управления и его недостатки
Что представляет собой проектный менеджмент
Чтобы ответить на вопрос, что такое проектный менеджмент, необходимо понять отличительные особенности внедрения проекта от других способов деятельности. Он характеризуется такими особенностями:
- Ориентированность на конкретный результат. Все действия, выполняемые во время внедрения идеи, взаимосвязаны и направлены на достижение заранее установленной цели. Важна именно завершенность, если происходит совершение каких-то процессов без осязаемого результата – то это не проект.
- Ограниченность в наличных ресурсах. Как правило, любая инициатива реализуется с учетом имеющихся ресурсов, в первую очередь финансовых, человеческих и временных. Всегда устанавливается точный или приблизительный срок завершения всех работ, а также составляется смета и график реализации.
- Уникальность. Имеется в виду то, что предполагается впервые выпустить какой-либо продукт или внедрить новую услугу.
Проектирование – это мероприятия по составлению и разработке начинания от возникновения концепции до воплощения ее в реальность. Для воплощения идеи в жизнь составляется план, который представляет собой сценарий всех последующих действий с разбивкой по временным отрезкам и осуществляемым процессам. Процессы могут проводиться как параллельно, независимо друг от друга, так и в тесной взаимосвязи. Инновационные разработки требуют глубинных знаний в разных сферах человеческой деятельности: экономике, строительстве, финансах, работе с людьми. Реализация идеи всегда влечет за собой определенные изменения, а чтобы ими качественно управлять, назначается человек, имеющий специфические знания – проектный менеджер.
Можно сказать, что проектный менеджмент – это профессиональная деятельность человека, суть которой состоит в том, чтобы использовать самые современные знания, методы, средства, технологии для оптимального распределения ресурсов и воздействия на людей с целью достижения требуемого результата. Традиционное операционное управление не способно оперативно изменяться и интегрироваться в стремительно развивающиеся и изменяющиеся условия внешней среды.
Проектное управление производится исходя из этапов жизненного цикла начинания:
- Инициация (предварительное оценивание сроков, необходимых ресурсов, постановка задач и анализ рисков).
- Планирование (поиск инвестора, расчет бюджета, целевых показателей, рисков и расписания действий).
- Реализация (контроль над выполнением плана и достижением промежуточных результатов, поэтапное финансирование, внесение необходимых изменений в план).
- Закрытие (оценка степени выполнения поставленных задач, потраченного времени, прибыльности замысла, работа над ошибками).
Использование проектного менеджмента (Project management) в международной практике является инструментом реализации новаторских замыслов и высокоэффективной технологией управления в нестабильных и неопределенных системах, которые быстро развиваются и изменяются. Это в первую очередь относится к налоговым, законодательным, ресурсным системам. Применяя такую систему управления, можно разрешить сложные проблемы производственного, научного и социального характера.
Некоторые руководители фирм используют Project management на отдельных направлениях своей деятельности, требующих продвижение новых технологий и товаров, или же решают с их помощью отдельные прикладные задачи с творческой составляющей. Создается своеобразное «предприятие внутри предприятия», которое не оказывает негативного влияния на главные производственные задачи. Кроме того, классическим примером этого подхода может служить производство крупных комплексных продуктов (авиакосмическая отрасль, судостроение, военно-промышленный комплекс).
Однако существуют и так называемые проектно-ориентированные компании, способом существования которых как раз и является уникальная деятельность в течение определенного периода времени, направленная на конечный результат. Их отличительными особенностями являются:
- стратегический подход;
- командная работа;
- самоорганизация;
- открытость в коммуникациях;
- ориентация вовне.
Project management возник и изначально развивался в узкоспециализированных отраслях. Однако уже через несколько десятилетий, непрестанно развиваясь и доказывая свою эффективность, он охватил различные сферы бизнеса. Особенно заметно его влияние в таких сферах, как:
- IT-сектор и разработка нового программного обеспечения;
- разработка новых видов промышленной продукции и их внедрение;
- реконструкция и строительство;
- проведение конструкторских, исследовательских и научных работ.
Как в корпоративном секторе, так и в государственных структурах замыслы часто объединяют в портфели или программы. Несколько взаимосвязанных инициатив, ориентированных на достижение одного общего результата, могут объединяться в программу. К примеру, программа улучшения оказания гражданам медицинской помощи может включать в себя проекты по улучшению подготовки медицинских кадров, модернизации и закупке оборудования, разработке новых стандартов лечения и выпуску современных действенных лекарств от определенных болезней. Если же речь идет о портфеле, то здесь предполагается наличие инициатив разной направленности, объединяет их только единый источник финансирования.
В специализированной литературе иногда можно увидеть различия в понимании терминов «Project management» и «проектное управление». Это вязано с разным подходом к базовым понятиям, видом замысла и другими факторами. По стандарту ISO 9000 проект – это процесс, в то время как по нормам ICB IMPA – это действие или усилие. Соответственно, в этом вопросе зачастую под менеджментом понимается некая профессиональная культура и деятельность в социальных системах, а под управлением – воздействие на реализацию определенных процессов. Однако в большинстве источников эти понятия признаются тождественными с поправкой на специфику рыночных отношений.
Главные функции проектного менеджмента
Project management — это синтетическая дисциплина, которая объединяет как профессиональные, так и специальные знания. Последние иллюстрируют особенности той области, к которой относится начинание (строительство, экология, исследования, образование). Однако большое значение имеет изучение и анализ закономерностей, свойственных реализованным идеям из разных направлений человеческой деятельности.
К традиционным функциям проектного управления можно отнести:
- целеполагание (формирование замысла, его инициация и разработка концепции);
- планирование (создание четкой структуры и последовательности выполнения процессов, взаимосвязей между ними, календарное планирование работ, контрактов, поставок ресурсов);
- организация (выполнение утвержденного плана, создание офиса и формирование команды, обмен информацией, заключение и сопровождение контрактов, размещение заказов на товары и услуги);
- мотивация (разработка и внедрение системы стимулирования всех участников работ);
- контроль (подготовка и подача отчетности о ходе работ, мониторинг стоимости и сроков выполнения, контроль качества, изучение мероприятий по уменьшению рисков, выполнения договоров).
Между функциональным и проектным управлением существуют серьезные отличия. Каждая система имеет свои сильные и слабые стороны, но работа по конкретным определенным замыслам признается более гибкой, прогрессивной и способной трансформироваться под влиянием новых условий.
К функциям общего (традиционного) менеджмента относятся:
- стабилизация существующего состояния;
- четко ограниченный круг задач для выполнения;
- полномочия утверждены управленческой структурой;
- работа проводится в устойчивых организационных структурах;
- ответственность определена прописанными функциями
- определение успеха – достижение определенных промежуточных результатов;
- низкий уровень изменчивости условий работы.
Исходя из вышеперечисленных факторов, можно сделать вывод, что главные признаки функционального управления – это стабильность и предсказуемость.
Принципы же проектного управления отличаются от функционального:
- деятельности свойственна неопределенность, идет постоянная работа с изменениями;
- полномочия могут быть четко не распределены;
- круг задач может меняться в зависимости от различных факторов воздействия;
- задания могут быть межфункциональными, но в рамках проектного цикла;
- деятельность направлена на инновации;
- разрешение конфликтов – одна из важнейших задач;
- результативность определяется по достижению конечной цели.
Следовательно, управление такого типа направлено на то, чтобы в нестабильных условиях выйти на требуемый результат за определенный отрезок времени с ограниченным ресурсом. Для этого необходимо подобрать и организовать работу высококвалифицированного персонала, а также внедрять новые технологии и управленческие решения.
Вместе с тем, нельзя полностью противопоставлять друг другу эти две управленческие системы. Они могут пересекаться и взаимно дополнять друг друга. Так, например, в общем управлении существует ряд основополагающих понятий, которые должен знать каждый грамотный проектный менеджер.
Руководитель проекта и требования к нему
Отличительной особенностью проектного управления является то, что основные права, а также ответственность за достигнутый результат сосредоточены в руках малочисленной группы людей или вообще одного человека – проектного менеджера. Это не предполагает того, что проектный менеджер способен знать все специфические особенности каждого процесса, его дело использовать свои навыки для подбора и наиболее эффективного распределения специалистов, а также разделения труда между ними.
Основная функция менеджера состоит в том, чтобы контролировать выполнение трех основных параметров:
- Качество работ. Есть проверенные методы управления материальными и человеческими ресурсами, такие как диаграммы загрузки используемых ресурсов, матрицы ответственности исполнителей. Здесь проблема может заключаться в том, что нелегко формулировать задания, а затем самому же их и контролировать. В таких случаях используются разработанные методики по контролю качества.
- Время. В помощь руководителю здесь разработаны разные программы по формированию и отслеживанию календарных графиков исполнения работ.
- Бюджет. Специалист формирует финансовый план и следит за тем, чтобы не было перерасхода средств.
Компетентность управленца во внедрении новой задумки оценивается по таким компонентам: опыт, знания, умения, профессионализм, этика, ментальность (профессиональное мышление). Требования к компетентности специалистов прописаны в Body of Knowledge (Сводах Знаний), которые поддерживаются национальными или международными профессиональными ассоциациями. Более чем в 125 государствах утверждены такие Своды (PM BoK) и собственные системы сертификации.
Самой крупной организацией по сертификации управленцев является IPMA, в которой состоит 55 стран. Их стандарты разрабатываются, утверждаются и корректируются на основе главного нормативного документа организации ICB IPMA. В России на его основе Ассоциацией СОВНЕТ разработаны Национальные требования к компетентности специалистов (НТК), по ним проводится сертификация управленцев. Страны, не являющиеся членами этой организации, имеют свои собственные системы сертификации. Например, PMI в США, ENAA – в Японии, AIPM – в Австралии.
Нередко правильно подобранный проектный менеджер определяет успех всего предприятия. Этот специалист должен безошибочно управлять внешними и внутренними факторами, влияющими на внедряемую инициативу:
- Относительно внешних факторов от менеджмента требуется:
- оперативная адаптация всех процессов к изменяющимся внешним условиям;
- управление устойчивым взаимодействием с другими субъектами, имеющими отношение к выполняемым работам.
- Управляющее воздействие на внутренние факторы заключается в таких действиях:
- рациональное распределение и своевременное перераспределение выделенных для реализации начинания ресурсов;
- постоянная координация взаимодействия между участниками проекта.
Кроме контролируемых и управляемых внутренних параметров, таких как затраты на разработку, производство продукта, маркетинг, объемы производства, капиталовложения, цена, существует целый ряд внешних неконтролируемых параметров. К ним можно отнести экономические условия, экологическую обстановку, конкуренцию, вкусы потребителя, правовое поле, социальное окружение, доступ к ресурсам. Повлиять на них очень трудно, поэтому структура должна устанавливать и своевременно изменять свою деятельность с учетом этих факторов.
Преимущества проектного метода управления и его недостатки
Все большее количество бизнес структур, государственных и муниципальных организаций вводят в свою повседневную деятельность элементы проектного управления. Такой подход в последние несколько лет продвигают даже Президент и Правительство России. Какие же преимущества дает такая методика работы?
Исследования авторитетных международных организаций доказывают, что внедрение в управление проектных методологий позволяет уже в первые несколько лет существенно повысить показатели эффективности. Вполне реальна 20% экономия средств, а также сокращение сроки реализации на 20-25%. Затраты непосредственно на интегрирование новых методик в работу составляют несколько процентов от общей суммы всего замысла и окупаются, как правило, в течение 1-2 лет.
Новый управленческий подход открывает перед бизнесом и государственными организациями такие перспективы:
- четкое определение приоритетов деятельности;
- однозначная формулировка ожидаемых результатов и целей;
- практика облечения инициатив в четкие структурированные формы проектов или программ;
- грамотный учет возможных рисков и поиск путей их нивелирования;
- выход на четкие критерии успешности работы;
- оптимизация ресурсных затрат компании;
- повышение мотивации персонала.
К недостаткам перехода на новую методику можно отнести такие факторы:
- Переходный период. Он может затянуться из-за незнания руководства основ Project Management или из-за саботажа руководителей среднего уровня, которые могут потерять свое влияние.
- Недостаток ресурсов. Распыление средств между разными замыслами может негативно отразиться на основной операционной деятельности компании, особенно если она ограничена в финансовых возможностях.
- Кадры. Без наличия квалифицированного проектного менеджера процесс может забуксовать. Часто приходится привлекать управленца со своей командой со стороны.
Однако, несмотря на все сложности, проектное управление во всем мире набирает обороты. Оно не стоит на месте, оперативно развивается и постоянно соответствует ситуации, сложившейся на данный момент времени.
Как развивать проекты в условиях кризиса, привлекать новых клиентов, решать задачи быстро и эффективно? Один из способов улучшить показатели бизнеса и организовать слаженную работу внутри компании — проектный менеджмент.
В этой статье рассказываем, что такое управление проектами и как такой подход помогает быстро и эффективно достигать намеченных целей.
Что такое проектное управление
Для начала определимся с понятиями:
- Проект — комплекс мероприятий или задач, объединенных общими целями и имеющих определенный срок выполнения. Главной целью в проекте может быть создание новой услуги или продукта, а также достижение других результатов.
- Управление проектами — способ организовать работу внутри компании так, чтобы наилучшим образом достичь целей и задач, уложиться в бюджет, выполнить сроки и другие требования к проекту.
Рассматривая жизненный цикл любой компании, можно определить, что проект — это действия, которые выделяются среди других процессов. Другими словами, любой процесс, требующий дополнительного контроля, можно назвать проектом.
Деятельность можно назвать проектной, если она соответствует двум признакам:
- Минимизация рисков негативных последствий для компании. В некоторых случаях в отдельный проект выделяют задачи, которые хотя и неуникальны, но крайне важны для будущего компании, поэтому требуют дополнительного внимания. Допустим, организация хочет принять участие в государственной программе, чтобы получить финансирование. Заниматься этой задачей должен финансовый отдел, но, если результаты по проекту будут негативными, то фирма может лишиться источника финансирования. Поэтому руководство может решить выделить задачу в отдельный проект, используя инструменты работы с рисками.
- Управление человеческими ресурсами. Чтобы перейти к управлению и собрать команду специалистов, важно изначально поставить правильную цель и определить способы ее достижения. Некоторые задачи управления проектами можно успешно выполнить, скоординировав работу разных подразделений. В таких ситуациях сотрудники некоторых отделов могут перейти в подчинение не к своим руководителям. Чтобы достичь максимальной эффективности такие задания лучше выделить в отдельный проект.
Для решения поставленных задач по проекту необходимо действовать, опираясь на приоритеты конкретной компании, и понимать, что система не функционирует самостоятельно — нужен грамотный проектный менеджер.
Чтобы наглядно представить, чем управление проектами отличается от традиционного менеджмента, рассмотрим особенности каждого:
- Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий. Выполняется монотонная регулярная работа, в проекте нет строгих дедлайнов, важен сам процесс, позиции четко распределены, постоянный персонал выполняет определенную работу.
- Проектный — ориентирован на достижение конкретной цели. Здесь важен не сам процесс, а определенный результат. Всегда присутствуют дедлайны, важную роль играет правильное распределение ресурсов, что в совокупности позволяет добиться желаемого результата. Типы задач могут быть разными, формируются команды из разных специалистов.
Проектный менеджмент — один из современных и эффективных способов управления проектами в компании, который позволяет реализовать стратегические цели не только в бизнесе, но и в государственном управлении. Используя такой подход, можно заранее оптимизировать расход всех ресурсов, включая финансы.
Цели управления
Главная концепция проектной деятельности заключается в проведении мероприятий, которые будут направлены на достижение конечной цели и соблюдение установленных требований. Для этого могут использоваться различные методы и подходящие инструменты.
Если коротко, то цели управления проектами сводятся к получению максимального результата при минимальных временных и финансовых затратах. Когда проект только стартует, важно определить цели бизнеса, понять, решение каких задач поможет лучше всего их достичь.
Возможные варианты задач, которые необходимо решить для достижения целей управления проектами:
- наладить управление рабочим процессом;
- эффективно распределять нагрузки по времени для решения задач в установленные сроки;
- анализировать издержки и по возможности сокращать их;
- контролировать рациональное использование ресурсов.
В управлении проектами важно добиться сбалансированности следующих показателей: рациональное использование финансов, эффективность временных затрат, соблюдение критериев качества.
Зачем нужно руководить проектами
Проектный менеджмент можно рассматривать как инструмент для достижения стратегических целей. Такой подход позволяет выявить важные направления, которые приоритетны для развития компании, правильно распределить их между сотрудниками и направить необходимые ресурсы на них достижение.
Преимущества управления проектами:
- контроль каждой стадии работы;
- прозрачная система мотивации сотрудников, задействованных в проекте;
- возможность расстановки приоритетов и формулирования целей;
- минимизацию бюрократии и быстрое принятие решений;
- оптимизация финансовых и других ресурсов;
- быстрое обнаружение рисков и их предупреждение;
- единые критерии для оценки эффективности.
Используя управление проектами, организация может разделить рабочий процесс на отдельные части, контролировать расход бюджета, устанавливать дедлайны и отслеживать достигнутые результаты на каждом из этапов. После того, как работы по проекту будут завершены, можно оценить результаты, как по каждому процессу, так и в совокупности контексте конкретного проекта.
Основные этапы управления проектами
Так как управление является целым комплексом мероприятий, все действия разбивают на несколько этапов. Число и уровень сложности задач, а также последовательность их выполнения, напрямую зависит от особенностей конкретного проекта. Но независимо от специфики все проекты проходят несколько этапов развития.
Жизненный цикл или этапы управления проектами:
1. Инициирование проекта.
Инициация рассматривает первичное содержание проекта. В будущем информация может уточняться и дополняться в процессе работы. На первом этапе важно определить суть и основные цели проекта, собрать команду, выбрать руководителей, просчитать бюджет и доступные ресурсы. Чем сложнее и крупнее проект, тем больше времени следует уделить первому этапу.
2. Планирование проекта.
На этой стадии важно определиться, как и в каком порядке будет выполняться проект. Четкое планирование помогает подготовиться к возможным проблемам и изменениям, которые, вероятно, потребуется вносить в ходе работы над проектом.
Основные шаги, которые важно выполнить:
- окончательно утвердить содержание проекта, его цели;
- определить список работ и их приоритетность;
- сформулировать критерии оценки эффективности;
- установить дедлайны;
- распределить финансирование;
- сформировать команду и назначить обязанности;
- организовать систему контроля.
3. Исполнение проекта.
На следующем этапе запускается выполнение всех задач по заранее подготовленному плану. Важно организовать работу команды, четко разъяснить каждому его задачи и функции, а также не забывать о мотивации для всех сотрудников.
4. Мониторинг.
Необходимо отслеживать и контролировать каждый этап работы, а не только финальный результат. Благодаря грамотной аналитике можно своевременно обнаружить ошибки и слабые места, оперативно их исправить и повысить эффективность. Контролировать работу лучше, используя автоматизированные системы со сквозной встроенной аналитикой и возможностью подготовки
отчетов.
5. Закрытие проекта.
Завершающий этап, когда рабочая команда передает результаты клиенту или запускают фазу нового проекта. Обратная связь от заказчика необходима, чтобы оценить работу организации в целом и сделать выводы, которые позволят повысить эффективность команды и избежать возможных ошибок в будущем.
Попробуйте КСК.Service&Teamwork прямо сейчас!
Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней
- Управление проектами, поручениями, задачами
- Управление ИТ-и бизнес-услугами
- Портал системы – новости, рассылки, единое дисковое хранилище, чат
- Аналитика и контроль
- Доступ с любых устройств
Методы управления проектами
Для достижения целей проектного менеджмента и реализации поставленных задач управления проектами можно использовать разные методы с конкретным планом действий. Рассмотрим самые распространенные варианты:
1. Waterfall — метод каскадного управления проектами, основанный на последовательном и строгом соблюдении каждого этапа по предварительно подготовленному плану, например:
- аналитика;
- проектирование;
- разработка;
- тестирование;
- эксплуатация и поддержка.
Чем примечателен этот подход? Используя метод управления Waterfall, свести воздействие непредвиденных факторов на ход работ можно к минимуму, так как все шаги предварительно продуманы и зафиксированы. Если все требования к проекту заранее известны, а по ходу дела не придется вносить особые изменения, то можно выбирать метод Waterfall.
2. Agile — метод управления проектами, основанный на наборе гибких методик. Здесь отсутствует строгая последовательность, а главная ценность — качество продукта. Выбирают этот метод управления команды, которые готовы к любым доработкам и внесению изменений. Это может быть актуально в ИТ-сфере и работе над творческими проектами.
3. Scrum — частично это методология управления Agile, но процесс разделяют на короткие периоды или спринты. Все так же в приоритете результат и удовлетворение запроса клиента с его максимальным вовлечением в процесс. Каждый спринт сопровождается созданием какой-то части продукта, демонстрации результатов клиенту и тестированием. Получив обратную связь от заказчика, команда вносит корректировки, улучшает эффективность и переходит к следующему периоду.
4. Kanban — метод управления проектами, который также базируется на принципах Agile. Суть в том, что все обязанности равномерно распределяют между сотрудниками, чтобы избежать перегруза команды. При работе используется метод визуализации — используют обычные доски или специальные онлайн-сервисы, которые помогают наглядно видеть, какие поручения за кем закреплены, как идут работы, кто за что отвечает.
Какой из методов управления проектами выбрать — зависит от специфики бизнеса, а также конечных целей проекта. В любом случае упростить и автоматизировать выполнение многих заданий можно, используя специальные инструменты. Дальше рассказываем о платформе КСК.ИК и функционале, который позволяет эффективно решать задачи при использовании проектного менеджмента.
Инструменты
Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для управления проектами — онлайн-продукт КСК.Service&Teamwork. Это новая разработка, полностью российское ПО, облачное решение, подходящее для коммуникации команды, как в офисе, так и в режиме удаленной работы.
Мы разработали продукт с логичной структурой и сделали 4 основных модуля, каждый из которых закрывает определенные потребности сотрудников:
- Teamwork — модуль для работы с проектами любой сложности, управления качеством проекта и отдельными задачами. Предлагаются инструменты для совместной работы, опции для параллельного или последовательного выполнения задач, есть функции для сбора аналитики и отчетности.
- Service — модуль для повышения качества услуг внутри компании, в частности автоматизации всех подразделений и улучшения работы их сервисов. Есть опции для настройки SLA, сбора аналитики, контроля сроков, подготовки отчетов.
- Корпоративный портал — модуль для выстраивания единого информационного пространства для работы всех членов команды и получения актуальной информации по текущим проектам.
- Аналитика — модуль с инструментами для контроля выполнения задач и подготовки отчетов по каждому проекту.
Используя КСК.Service&Teamwork, можно создать единое информационное пространство, предоставив сотрудникам необходимые инструменты для работы над задачами и свободной коммуникации в команде.
КСК.Service&Teamwork помогает экономить время, эффективно работать с задачами в порядке их приоритетности, дает возможность использовать одно хранилище для всех задач, файлов и обсуждений по проекту.
Объекты управления
могут быть различными. Среди них
выделяются структурно обособленные
звенья производственной системы, или
организационные подразделения, но могут
быть и функциональные объекты управления
(например, управление научно-техническим
прогрессом, управление качеством,
управление материально-техническим
снабжением и пр.). как правило, это
выделение функции, в реализации которой
задействовано множество подразделений,
или функции, которую невозможно полностью
обособить в одном подразделении в силу
ее особенности или других причин
(см.рис.14.1).
Рис.14.1. Управление
проектом
Но может объектом
управления и проблема, решение которой
требует согласованных действий самых
различных образований, и проблема,
которая напрямую связана с целью
деятельности. Решение такой комплексной
и многошаговой проблемы непосредственно
ведет к достижению цели. Чаще всего для
решения этой проблемы разрабатывается
проект и осуществляется управление
проектом.
Управление
проектом можно рассматривать как особый
тип управления,
требующий определенной комбинации всех
его параметров – структура системы
управления, распределение функций,
построение специализированной технологии
управления и использование своеобразных
механизмов управления. Конечно,
приобретает особые черты и организация
управления.
Нередко управления
проектами рассматривают как узко
специализированную или сугубо отраслевую
проблему.
Например, управление строительным
комплексом. Конечно, эта отрасль
производства является наиболее
показательной для проблематики управления
проектами. Но тип управления, которое
имеет название «управление проектом»,
используется в самых различных сферах,
и сегодня он становится все более и
более актуальным.
Важными сферами
использования управления проектами
являются процессы научно-технического
прогресса (здесь управление может быть
функциональным или проектным),
инвестирование, образование,
дорожно-транспортные проекты, освоение
земель, геологические изыскания, внешняя
торговля и пр.
В реальной практике
производственного или общественного
развития проекты необходимы для решения
проблем межотраслевого характера, и
управление такими проектами должно
быть адекватно такой проблематике.
Управление
проектами необходимо и по причине
диверсификации производства.
Именно в условиях диверсификации все
большее значение приобретает управление,
ориентированное не на отраслевую
специфику и вообще не столько на
специфику, сколько на проблему во всей
совокупности ее особенностей,
многопрофильности, многоаспектности
и многогранности. Именно по таким
проблемам и разрабатываются проекты и
системы управления проектами.
Можно сказать, что
управление проектами – это тип
комплексного решения проблем и решение
проблем комплексного типа.
Управление
проектами – это тип управления,
построенный по следующим приоритетам:
проблемно обозначенный объект управления;
механизм управления, ориентированный
на комплексное решение проблем, даже в
условиях организационно разобщенных
подразделений; механизм управления,
адекватный объекту управления, т.е.
структуре проблемы; процессы управления,
отражающие последовательность решения
проблемы и связанность ее структурных
элементов во времени и пространстве;
система управления, включающая
специализированные звенья управления
проектом. Чаще всего это система
матричного типа, позволяющая осуществлять
управление несколькими проектами или
совмещать управление проектами и
управление процессами непроектного
типа, процессами стабильно-производственного
типа.
Проект как объект
управления имеет свои свойства:
временные ограничения, момент начала
и окончания работ (решения проблемы),
завершенность результата, решение
крупной, хорошо структурированной
проблемы, реализацию определенного
объема ресурсов, явно выраженную цель,
особый вид главного и второстепенного,
дополнительного, частного в решении
проблемы.
Проект
– это комплекс работ, ориентированных
на достижение конечного результата,
который можно представить в завершенном
виде относительно цели управления.
Конечный результат
– это продукт, услуга, модель или
концепция, завершенные по составу своих
свойств и характеристик, предусмотренных
в проекте.
Осуществление
проекта предполагает необходимость
управления определенного типа, потому
что все работы могут быть выполнены
лишь в том случае, если они будут
согласованы по критерию качества
достигаемого результата.
Управление проектом
предполагает не только понимание
законченного результата, но и учет при
этом определенных ограничений по
ресурсам, экологии, человеческому
фактору, пространственным и временным
критериям, инфраструктуре производственного
процесса.
Существует
понятие цели и результата проекта.
Цель – нечто большее, чем результат.
Она включает близкие и отдаленные
последствия достижения результата.
Иногда результат лишь частично может
сопрягаться с целью или находиться в
окраинных ее областях. Все это
свидетельствует как о качестве проекта,
так и о качестве управления проектом.
Существует три
фактора в управлении проектом: цель,
результат и ресурсы.
В цель проекта
входит не только, скажем, изготовление
какого-либо оригинального продукта
(создание нового образа лайнера,
строительство архитектурного сооружения
и пр.), но и такие феномены, как доказательство
возможности и необходимости его
изготовления, закрепления на рынке,
создание определенного имиджа фирмы,
авторитета, накопление опыта производства
продукции данного типа, создание рабочих
мест, проверка идей достижения
определенного качества, создание
импульса научно-технической мысли,
апробация новых идей. Вот почему проект
имеет и цель, и результат. И они должны
находится в гармонии. Но это уже зависит
от управления, которое ориентировано
на достижение определенного результата,
но исходит из цели и предполагает
достижение цели.
Управление
проектом –
это процесс согласования работ по:
-
Содержанию;
-
Ресурсам;
-
Времени выполнения;
-
Пространственному
размещению.
При этом в управлении
должно действовать принципы оптимизации
ресурсов или усилий, экономии времени,
своевременности достижения промежуточных
и конечного результатов, качества
работы.
Управление
проектом –
это, как правило, инновационное управление,
т.е. чаще всего оно ориентировано на
получение нового продукта или слуги,
или на выполнение новых условий получения
известного продукта, или на внесение
изменений в существующий порядок работ,
создание нового. Этим оно и отличается
от традиционного управления – управления
фирмой, предприятием.
Особенность
конечного продукта в том, что это продукт,
который в дальнейшей работе не повторится
в полном комплексе своих свойств и
характеристик. Это продукт только
данного проекта. Его свойства определяются
особенностями условий реализации
проекта и управления им (ресурсы, время,
команда персонала, внешняя среда)
Управление
проектом –
это процессы, ограниченные временем
начала и завершения проекта, выделением
и полным использованием ресурсов .
Современные
тенденции развития производства,
человека и общественной жизни выражаются
требованиями концентрации усилий на
решении ключевых, оригинальных проблем,
т.е. проблем, не укладывающихся в
традиционные схемы управления фирмой
или предприятием, проблем, требующих
специализированного управления,
управления гибкого типа и прогностического
характера.
Управление проектом
и является таким управлением, которое
рационально сочетает в себе эти три
качества: гибкость, прогностичность и
интегрированность по конечному
результату. Основой
интеграции могут быть разные факторы:
технология, социально-психологическая
атмосфера, цель, конечный результат.
И хотя все эти факторы должны играть
определенные роли в интеграции
деятельности, но распределение их может
быть различным. В традиционном управлении
главную роль в интеграции деятельности
играет технология, в управлении проектом
– конечный результат. Целостность
свойств и характеристик конечного
результата и позволяет разработать
проект – комплекс работ по его достижению,
и на этой основе построить систему
управления, обеспечивающую последовательное
и взаимосвязанное выполнение этих
работ.
Управление проектом
требует не только специальной организации,
построенной на тщательном планировании
и проектировании комплекса необходимых
управленческих решений, но и специальной
подготовки персонала управления
проектами, способного работать не в
стационарной системе распределения и
закрепления функций и четкого
функционального контроля деятельности,
а в гибкой системе принятия решений в
соответствии с критериями проекта:
экономия времени, экономия ресурсов,
последовательность действий, взаимодействие
решений. Наиболее характерным примером
управления проектами является управление
по сетевым графикам. Сетевой график
есть не что иное, как проект достижения
определенного результата от нулевого
цикла до конечного эффекта.
Существуют
специфические требования в управлении
проектами не только к персоналу
управления, но и к менеджерам. Главным
их этих требований является
проектно-проблемное мышление, которое
формируется в процессе профессиональной
подготовки, построенной на развитии
такого мышления: самостоятельность в
оценках, стремление к аналитическому
подходу, способность формировать
творческие коллективы, создание
благоприятной социально-психологической
атмосферы, способность к разработке
концепции управления проектом, способность
осуществлять управление в условиях
ограниченного времени, навыки
антикризисного поведения и антикризисного
управления, потому что в управлении
проектами вероятность кризисных ситуаций
возрастает.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #