Отчеты бухгалтерии для руководства

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ: НАЗНАЧЕНИЕ, ОТЛИЧИЕ ОТ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Управленческая отчетность — это совокупность внутренних отчетов предприятия, формируемых на добровольной основе. Главная цель формирования управленческой отчетности — получить достоверную информацию о состоянии дел организации на конкретную дату, например, для предоставления руководству или собственникам предприятия.

Основное отличие управленческой отчетности от бухгалтерской — в получателе, конечном пользователе. Бухгалтерскую отчетность составляют в обязательном порядке для представления в налоговые органы, для аудиторов. Она нужна, чтобы проанализировать работу предприятия за прошедший отчетный период, проверить правильность отражения фактов хозяйственной деятельности организации.

Добровольная управленческая отчетность требуется руководителю предприятия, его заместителям, другим уполномоченным лицам (управленческий персонал, менеджеры), а также собственникам предприятия для анализа и планирования дальнейшей деятельности в краткосрочной или долгосрочной перспективе.

Бухгалтерскую отчетность составляют в целом по предприятию, управленческую отчетность при необходимости представляют в разрезе структурных и обособленных подразделений, дочерних компаний и др. Такая детализация позволяет выявить проблемные места.

ЭТО ВАЖНО

Эксперты по составлению управленческой отчетности отмечают, что перегружать отчеты информацией не стоит, иначе документ будет сложно воспринимать.

Обычно управленческие отчеты включают плановые и фактические показатели. Это позволяет проводить план-фактный анализ и рассчитывать относительные коэффициенты, характеризующие эффективность финансово-хозяйственной деятельности.

Периодичность формирования и состав управленческой отчетности зависят исключительно от требований конечных пользователей (например, руководства). Отчеты могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и за год.

Рассмотрим основные формы управленческой отчетности, которые можно применить практически в любой организации. Для наглядности используем управленческие отчеты предприятия ООО «Березка» (название условное), выпускающего мебель.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ (ДОХОДАХ И РАСХОДАХ)

Этот отчет стоит в основе управленческого учета. В нем отражают информацию о реальной прибыли/убытке предприятия. Задача любой коммерческой организации — получить положительный финансовый результат (прибыль), поэтому данному отчету уделяют особое внимание.

Для построения управленческого отчета о прибылях и убытках лучше всего использовать форму Отчета о финансовых результатах, утвержденную Приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н (в ред. от 19.04.2019) «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

В управленческом отчете допустимо как сгруппировать некоторые строки отчета, так и дать более детализированную расшифровку (в первую очередь это касается расходов предприятия). Конечные получатели документа могут запросить детализацию по выручке (например, с разбивкой по видам выпускаемой продукции).

Рассмотрим управленческий отчет о прибылях и убытках мебельного предприятия ООО «Березка» (табл. 1).

Основное, что мы видим из данного отчета, — положительный финансовый результат деятельности предприятия (6691 тыс. руб.).

Выручка от реализации превышает общую себестоимость, то есть сумму всех расходов, связанных с выпуском и реализацией продукции. Однако каждое предприятие постоянно стремится увеличить прибыль. Для этого, как правило:

• увеличивают цену реализации единицы продукции (в итоге растет размер выручки от реализации);

• сокращают себестоимость продаж (при неизменном размере выручки это увеличивает прибыль, в том числе прибыль с единицы продукции).

При планировании финансовых результатов на основе управленческой отчетности учитывают фактический и планируемый объемы реализации. Такое планирование достаточно условное, так как в состав себестоимости продаж входят как постоянные, так и переменные расходы, причем постоянные расходы практически не изменяются с ростом или снижением объема реализации.

Проведем предварительные расчеты, необходимые для формирования планового отчета о прибылях и убытках.

Нам известно, что выручка в размере 68 074 тыс. руб. получена от реализации 213 ед. продукции по цене 265 262,90 руб. за единицу. В следующем отчетном периоде планируется реализовать 264 ед. Планируемая выручка составит 70 029 тыс. руб. (265 262,90 руб. × 264 ед.).

При себестоимости единицы в 220 616,3 руб. себестоимость выпуска 264 ед. составит 58 243 тыс. руб. (220 616,30 руб. × 264 ед.).

Сформируем прогнозный управленческий отчет о прибылях и убытках (табл. 2).

При таком планировании показатели рентабельности (продукции, предприятия, продаж и др.) остаются неизменными, ведь при прогнозировании учитывают только колебания объема реализации.

Рассчитаем основные показатели рентабельности, которые характеризуют доходность предприятия и экономическую целесообразность его деятельности.

1. Рентабельность основной деятельности (R₁) — отношение прибыли до налогообложения к выручке от реализации продукции. Данный коэффициент показывает, какую часть составляет прибыль в составе выручки. Условно нормативным значением рентабельности основной деятельности принято считать 10–15 %.

Рассчитаем рентабельность основной деятельности на прогнозируемый 4 квартал 2021 г.:

1. _{1(4 кв)} = 10 366 тыс. руб. / 70 029 тыс. руб. × 100 % = 14,8 %.

Значение рентабельности основной деятельности за отчетный 3 квартал 2021 г. было таким же:

1. _{1(3 кв)} = 8364 тыс. руб. / 56 501 тыс. руб. × 100 % = 14,8 %.

Чем выше размер прибыли по отношению к выручке, тем более доходным считается предприятие.

2. Рентабельность продукции (R₂) — отношение чистой прибыли к полной себестоимости. Показатель имеет большое значение для анализа эффективности деятельности. Он показывает, насколько прибыльна производимая продукция, сколько прибыли получило предприятие с общих издержек на ее производство.

Прогноз рентабельности продукции на 4 квартал 2021 г. составил:

R_{2(4 кв)} = 8293 тыс. руб. / 58 243 тыс. руб. × 100 % = 14,24 %.

За 3 квартал 2021 г. рентабельность продукции составила ту же величину:

R_{2(3 кв)} = 6691 тыс. руб. / 46 991 тыс. руб. × 100 % = 14,24 %.

На этапе анализа управленческой отчетности и планирования деятельности в краткосрочной или долгосрочной перспективе можно выявить проблемные зоны: высокие издержки предприятия на производство продукции, низкая выручка и др.

По результатам анализа формируют политику дальнейшего развития предприятия, принимают решение, например, об отказе от производства какого-либо вида продукции, о расширении рынка сбыта, оптимизации затрат, повышении/понижении розничной цены и др.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ БАЛАНС

Управленческий баланс по структуре практически аналогичен бухгалтерскому балансу, то есть он представляет собой некое равновесие активов и пассивов предприятия.

Форма управленческого баланса не утверждена на законодательном уровне, поэтому рекомендуем воспользоваться бланком привычного бухгалтерского баланса.

Важный момент: в зависимости от пожелания конечного пользователя можно удалить ненужные строки баланса, сгруппировать отдельные статьи или детально расписать их (например, заемные средства, если их удельный вес в валюте баланса значителен).

В таблице 3 представлен управленческий баланс ООО «Березка».

Привычная форма бухгалтерского баланса упрощена — удалены статьи с нулевыми значениями, за исключением раздела IV, чтобы акцентировать внимание на том, что долгосрочных обязательств у предприятия нет.

На базе данных управленческого баланса за 3 квартал 2021 г. рассчитывают основные показатели финансового состояния предприятия. На этом этапе не нужен комплексный анализ отчетности — достаточно акцентировать внимание на основных проблемных зонах.

Коэффициент обеспеченности собственными средствами (К_осс) — отношение разницы собственного капитала и внеоборотных активов к оборотным активам:

К_осс = (Итог по разделу III – Итог по разделу I) / Итог по разделу II.

В нашем случае К_осс = (13 718 тыс. руб. – 4563 тыс. руб.) / 38 812 тыс. руб. = 0,24.

Значение показателя говорит о неудовлетворительной структуре баланса и высокой вероятности неплатежеспособности предприятия в целом.

О хорошем финансовом состоянии предприятия и его возможности проводить независимую финансовую политику говорит значение показателя больше 0,5.

Коэффициент задолженности (К_з) — отношение общей задолженности предприятия к собственным средствам:

К_з = (Итог по разделу IV + Итог по разделу V) / Итог по разделу III.

На анализируемом предприятии: К_з = 29 657 тыс. руб. / 13 718 тыс. руб. = 2,16.

Нормативное значение коэффициента задолженности — ниже 1. В противном случае говорят о превышении размера заемных средств над собственными.

На основании результатов управленческого баланса за 3 квартал 2021 г. можно спрогнозировать модель управленческого баланса на следующий период (например, методом процента от продаж). Для этого нужны данные:

• о фактических продажах за отчетный период (для нашего примера — 213 ед.);

• планируемый объем продаж в следующем периоде (для нашего примера — 264 ед.).

Коэффициент изменения объема реализации (К_изм) рассчитывают следующим образом:

К_изм = Q₂ / Q₁,

где Q₁ — объем реализации продукции за предшествующий период, шт.;

Q₂ — объем реализации продукции на планируемый период, шт.

В нашем случае К_изм = 264 ед. / 213 ед. = 1,239.

В основе данной методики утверждение, что статьи баланса напрямую зависят от колебаний объема реализации.

Основные принципы составления управленческого баланса методом процента от продаж:

• текущие активы, текущие обязательства и переменные издержки при изменении объема продаж на определенный процент изменяются в среднем на такой же процент;

• при полной загрузке производственной мощности делается допущение, что потребность в основных средствах изменяется прямо пропорционально изменению объема выпуска продукции. Остальные внеоборотные активы (за исключением основных средств) берут в прогноз неизменными;

• долгосрочные обязательства и собственный капитал, в состав которого входят уставный капитал, добавочный капитал, резервный капитал, доходы будущих периодов и резервы предстоящих расходов, также берут в прогноз неизменными;

• нераспределенную прибыль прогнозируют следующим образом: к нераспределенной прибыли базового периода прибавляют прогнозируемую чистую прибыль и вычитают дивиденды, если на них запланированы расходы.

Размер чистой прибыли по данным прогноза (см. табл. 2) — 8293 тыс. руб. при условии, что предприятие не будет распределять прибыль на дивиденды из-за высокого уровня краткосрочных обязательств, которые нужно погасить. Чистую прибыль можно направить на:

• увеличение нераспределенной прибыли (5779 тыс. руб.);

• погашение обязательств (2515 тыс. руб.).

Составим на основании рассмотренной методики прогнозную модель управленческого баланса на 4 квартал 2021 г. (табл. 4).

На основании предложенных изменений рассчитаем коэффициенты:

К_осс = (19 517 – 5655) / 48 106 = 0,29;

К_з = 34 243 / 19 517 = 1,75.

Благодаря мероприятиям, сформированным на основе управленческой отчетности, удалось нарастить независимость мебельного предприятия «Березка» от заемных источников финансирования и улучшить соотношение собственных и заемных средств.

Для закрепления эффекта стоит проанализировать доходность предприятия и найти возможность увеличить уровень прибыли для укрепления финансовой независимости.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ОТЧЕТ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) содержит информацию о денежных потоках (по расчетному счету и/или кассе), отражая планируемые и фактические поступления и расходования денежных средств.

Отчет о движении денежных средств позволяет:

• оценить финансовые возможности предприятия;
• отслеживать наличие денежных средств на счетах и в кассе предприятия;
• сбалансировать поступления и расходования денежных средств;
• контролировать ликвидность и платежеспособность предприятия.

В Отчет о движении денежных средств, как и в Бюджет движения денежных средств, включают денежные потоки от текущих, инвестиционных и финансовых операций.

Текущие денежные потоки — это поступления от реализации продукции, расходы на оплату услуг поставщиков и подрядчиков, оплата труда работников предприятия, налоговые платежи и др.

Инвестиционные денежные потоки — это операции, связанные с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов, например затраты на опытно-конструкторские и технологические работы, предоставление займов, платежи в связи с приобретением акций и др.

К денежным потокам от финансовых операций относятся денежные потоки от операций, связанных с привлечением финансирования (денежные вклады, выплаты в связи с выкупом акций, уплата дивидендов, погашение векселей и др.).

Чтобы эффективно планировать расходования и поступления денежных средств, нужно проводить план-фактный анализ, особенно в кризисной ситуации, когда ухудшается платежная дисциплина и у предприятия может не хватать денег для осуществления платежей.

Управленческий ОДДС повышает эффективность планирования и бюджетирования в целом. Рассмотрим управленческий отчет о движении денежных средств ООО «Березка» (табл. 5).

Первое, на что обратит внимание руководитель или иной конечный пользователь отчета, — отрицательное значение показателя cash flow. Cash flow — это расчетный показатель по каждому типу денежного потока (текущая, финансовая и инвестиционная деятельность), представляющий собой разницу между поступлениями и расходованиями денежных средств.

Отрицательное значение cash flow по отчету свидетельствует о том, что поступления денежных средств ниже расходований. Если бы у предприятия не было остатка денежных средств с предшествующего месяца, оно не смогло бы вносить платежи.

В управленческом ОДДС плановые и фактические показатели представлены в разбивке по выпускаемым изделиям и обособленным подразделениям (Москва и Санкт-Петербург). Руководство может потребовать более детальную разбивку, если плановые показатели значительно отличаются от фактических.

На основании подобного управленческого ОДДС можно:

• спрогнозировать движение денежных средств на следующий период;

• установить лимит средств к расходованию или остаток денег на расчетном счете и в кассе, чтобы обеспечить платежеспособность предприятия в начале следующего отчетного месяца и на случай неплатежеспособности партнеров.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ОТЧЕТ О ФАКТИЧЕСКОЙ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ

Одна из основных задач каждого предприятия — сформировать такую рыночную цену, чтобы она покрывала расходы на производство реализуемой продукции, при этом была конкурентоспособной, соответствовала качеству продукции, обеспечивала спрос на рынке.

После того как рыночная цена или контрактная фиксированная цена сформирована, нужно постараться удержать себестоимость — в случае превышения себестоимости над ценой предприятие не получит прибыли. Ситуацию можно контролировать с помощью управленческого отчета о фактической себестоимости продукции.

Рассмотрим управленческий отчет о фактической себестоимости продукции ООО «Березка» (табл. 6).

Этот отчет отражает отклонения плановых показателей калькуляции себестоимости от фактических. Если они значительные, нужно провести дополнительный анализ, чтобы выяснить причины.

На данном этапе создания управленческой отчетности устанавливают группу затрат, имеющих наибольший удельный вес в составе себестоимости, и формируют политику сокращения расходов для увеличения прибыльности продукции.

Например, для сокращения затрат на материалы перезаключают договоры с другими поставщиками на более выгодных условиях. Чтобы уменьшить фонд оплаты труда, сокращают численность рабочих, привлекают сторонние организации к выполнению работ и др.

С учетом мероприятий по оптимизации структуры себестоимости планируют обновленную структуру на следующий отчетный период.

Рассмотрим пример составления планируемой калькуляции себестоимости продукции с учетом роста объемов при сохранении общехозяйственных расходов (как неизменяющейся составляющей структуры себестоимости вне зависимости от колебаний объема) на прежнем уровне.

Фактические общехозяйственные расходы на единицу продукции (см. табл. 6) — 41 642,70 руб. при объеме продаж 213 ед. продукции в отчетном периоде. Следовательно, общий размер общехозяйственных расходов составляет:

41 642,70 руб. × 213 ед. = 8 869 895,10 руб.

Планируемый объем реализации на следующий отчетный период — 264 ед. Разделив общий размер общехозяйственных расходов (8 869 895,10 руб.) на планируемый объем реализации, получим удельные общехозяйственные расходы на единицу продукции — 33 598,09 руб. (табл. 7).

Остальные статьи затрат принимаются к планируемому периоду в неизменном виде по фактическим данным отчета о себестоимости.

Мы оставили неизменными все статьи затрат, включаемые в себестоимость, кроме общехозяйственных расходов, которые условно не изменяются в зависимости от роста объемов реализации.

Благодаря оптимизации планируемая удельная прибыль на единицу продукции при сохранении розничной цены на прежнем уровне будет увеличена на 8044,61 руб., то есть на общий прогнозный объем продаж — 2 123 777,04 руб. (8044,61 руб. × 264 ед.).

ОТЧЕТ О ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности может быть совмещен в один управленческий документ или разбит на два самостоятельных документа. Он позволяет оценить платежеспособность предприятия, отследить оборачиваемость задолженностей с помощью относительных коэффициентов.

К СВЕДЕНИЮ

Дебиторская задолженность — сумма денежных средств, которую должны предприятию дебиторы; кредиторская задолженность — сумма денежных средств, которую должно предприятие своим кредиторам.

Факт формирования дебиторской и кредиторской задолженности неизбежен за счет временного разрыва между платежами и передачей готовой продукции.

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности составляют на конкретную дату. Конечный получатель видит информацию о состоянии расчетов с контрагентами и может оперативно контролировать исполнение обязанностей.

Рассмотрим управленческий отчет о дебиторской и кредиторской задолженностях предприятия ООО «Березка» (табл. 8).

Анализируя данные отчета, руководитель увидит, что предприятие 09.07.2021 проавансировало на 80 % ООО «Норман» (880 000 руб.). Продукция отгружена в полном объеме 15.07.2021, но на сегодняшний день предприятие еще не рассчиталось окончательно — долг в размере 220 000 руб.

Одновременно с этим ООО «Бета» внесло аванс (50 %) в размере 5 500 000 руб. Продукция в полном объеме отгружена 23.07.2021, однако окончательный расчет в размере 50 % предприятие не получило.

Как правило, в договорах с контрагентами указывают условия поставок и временной промежуток между поставкой и окончательным расчетом (например, окончательный расчет осуществляется в течение пяти рабочих дней с дня приемки покупателем поставляемой продукции).

За нарушение сроков оплаты предполагаются санкции (например, пеня в размере 0,1 % от суммы задержанного платежа за каждый день задержки). Поэтому в случае предъявления требований кредиторов предприятие будет вынуждено не только сделать окончательный расчет, но и выплатить штрафные санкции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Мы рассмотрели основные управленческие отчеты, которые формируют для руководителей предприятия. Эти отчеты не являются обязательными, их не нужно сдавать в соответствующие службы, у них нет унифицированных форм.

Управленческие отчеты нужны для внутреннего анализа деятельности, планирования в краткосрочной или долгосрочной перспективе. Вид отчета и периодичность его составления индивидуальны для каждого предприятия и зависят от требований конечного получателя.

Управленческие отчеты для руководства и собственника бизнеса на основе данных существующих бухгалтерских баз

Управленческая триада из ТМА облачного сервиса tma-service.ru

Потратив несколько лет на исследования в области автоматизации процессов счетоводства, мы разработали уникальные технологии, методологию и ряд программных продуктов. Но, чтобы создать прикладные решения в реалиях повседневной практики, нам пришлось потратить последние два года на общение со специалистами учета и потребителями результатов учета непосредственно.
Для описания результатов всех исследований понадобится писать целую книгу, но для начала мы решили сосредоточиться на существующей в реальной практике задаче, которую сложно назвать беспроблемной.

Задача организации процессов формирования управленческих отчетов на основе довольно разрозненных данных в нестандартном формате и по нестандартным требованиям управленческой интерпретации присутствует на каждом предприятии. В зависимости от размера предприятия, уровня доходности, отрасли, производством данных процессов занимаются различные люди, с разным образованием и различными взглядами. В небольших компаниях микро бизнеса это зачастую делает сам руководитель, который одновременно может являться и собственником. В малом и среднем бизнесе, а это в количественном значении самый большой сегмент, зачастую эта задача накладывается на бухгалтерию. В среднем и крупном бизнесе появляется понятие экономиста и финансиста, появляется должность финансового директора, который стоит выше по иерархии главного бухгалтера, так же появляются целые ФЭД (финансово экономические департаменты).

Объединяет этих людей относительно подходов к решению задачи построения управленческих отчетов только одно: в большинстве своем, как инструмент, используются таблицы Excel.

С одной стороны, таблицах Excel изначально не заложены какие-либо методы и бизнес логика, одновременно с другой стороны функционально они способны обеспечить очень широкие требования. Хотя, при явном удобстве этого инструмента, присутствуют и значительные ограничения.

Если очень коротко.

Отсутствие заложенной учетной бизнес логики порождает очень плохие, с точки зрения базовой систематики, построения. Т.е. каждый выстраивает структуру хранения, обработки и отображения данных в соответствии с собственным уровнем понимания этих процессов.

Excel зачастую называют «плоским». Видимо такое ощущение возникает потому, что не используются реляционные базы данных, и клиент серверная архитектура, но мало, кто в реальной практике это понимает. Плоский и все тут.
Как явный недостаток — невозможна или крайне затруднительна одновременная совместная работа с данными.

1С + Excel.

В целом электронные таблицы решают определенную стадию общей задачи великолепно, поэтому системы начинают выстраиваться гибридным образом. Данные ведутся в базах (реляционные базы данных и клиент серверная архитектура). В России подавляющее большинство используют различные конфигурации 1С. В этих базах вручную формируют ряд агрегирующих отчетов, которые выгружают в Excel и дальше уже чудо специалисты в безграничных возможностях этого инструмента

мастрачат

собирают нужные отчеты по нестандартным управленческим требованиям.

Проводя свои исследования несколько лет мы ощутили явный тренд именно к такому варианту построения процедур формирования управленческих отчетов. В доказательство могу предложить провести эксперимент. На сайте hh.ru в поиске вакансий наберите «управленческие отчеты» или «управленческий учет». Вы получите список вакансий связанный с функциями ведения управленческого учета и построения управленческих отчетов. По этим вакансиям можно будет понять, как формулирует рынок труда требования к специалистам этих функций. В большинстве вакансий будет четко сформулированное требование великолепного владения 1С плюс Excel.

Также на рынке можно найти прецеденты, когда компании производящие программный продукт для формирования управленческих отчетов позиционируют свои продукты прямым конкурентом Excel. Пример Финград. «А вы уже выросли из Excel?» Кстати, именно этот производитель очень четко формулирует недостатки использования таблиц Excel в процедурах управленческого учета. Еще бы! Ведь они себя так позиционируют. Одним из главных аргументов примечательно выступает фактор, что в Excel нет двойной записи. И вот тут начинается самое интересное. Большинство практиков не поймут этого фактора, а те, кто «вырос из Excel» полностью согласятся.

Основные формы управленческих отчетов.

Основная идея данного фактора исходит из того, что управленческие отчеты должны иметь форму стандартной триады: Баланс; Отчет о доходах и расходах (ОДР); Отчет о движении денежных средств (ОДДС). Технологически крайне сложно построить эти формы, если учет операций не ведется по принципу двойной записи, а делать это в Excel крайне затруднительно.

Очень многие финансисты до сих пор пренебрегают данными формами для построения информационных управленческих отчетов о фактических результатах и соответственно в бюджетировании. Могу процитировать слова финансового директора одного из крупнейших производственно-торговых холдингов в России: «Мне баланс не нужен, мне нужен план-факт». Интересно, что она имела ввиду? Ясно, что баланс ей не нужен, а под план-фактом она, скорее всего, подразумевала ДДС. А ведь этот человек определяет структуру системы управленческого учета в очень большой и серьезной коммерческой организации. Традиционное построение систем управленческого учета и бюджетирования на изначальной основе денежного базиса, согласно нашим исследованиям, наверное, самая большая проблема учета в сегменте малого и среднего бизнеса. И это понятно. Культура и технологии управленческого учета в коммерческих организациях у нас стали зарождаться гораздо позднее, чем стал появляться сам бизнес.

Некоторые аналитики утверждают, что наши экономические учебные заведения приспособились к требованиям рыночной экономики только к 2004 году, а стало быть, только выпускники после 2007 – 2008 годов стали более или менее соответствовать профессиональным требованиям. А все это время, с момента перестройки, нужно было как-то контролировать бизнес и анализировать его результаты. Деньги считать – это самое понятное и простое. Поэтому сначала научились считать деньги и делать отчеты ДДС, как план, так и факт, в Excel (в нашем отечестве он был всегда у всех под рукой, причем в самых последних версиях), а потом уже стали пытаться учитывать начисления и стремиться строить баланс.

Согласно нашим наблюдениям это некая эволюционная лестница развития управленческого учета в коммерческих предприятиях России. Кто не очень жадный и сумел заработать достаточно денег, те поступили проще, купили SAP ERP систему. А в процессе внедрения процедуры и функции учета были на уровне бизнес процессов приведены в должное состояние. Но такие системы не просто стоят несколько миллионов долларов, они еще и очень дороги в эксплуатации. Малый и средний бизнес естественным образом не может себе позволить таких решений по уровню своей доходности.

Но все же надо отметить существования зарождающегося тренда спроса в этом сегменте на управленческий учет, где результирующими отчетами считается полноценная триада финансовых отчетов, на базе которой можно строить полноценный финансовый анализ. Для доказательства вернемся hh.ru и в том же запросе «управленческий учет» в вакансиях найдем четко сформулированные требования «Формирование управленческих отчетов (Баланс, ОДР, ОДДС)». Еще два года назад это было большой редкостью.

Основной и самый доступный источник данных для управленческого учета.

В данной статье я рассматриваю вариант построения управленческих отчетов, на основе данных существующих бухгалтерских баз. Под управленческими отчетами подразумевается естественно в первую очередь полноценная триада (Баланс, ОДР, ОДДС), но ей не ограничиваемся. Нужны и отчеты по натуральным значениям, и более детальные данные, и общий финансовый анализ, и графики. Под управленческими отчетами будем подразумевать основную триаду плюс любые другие отчеты на базе данных о хозяйственных операциях, которые могут понадобиться для информационного обеспечения принятия управленческих решений.

Почему мы предлагаем в первую очередь смотреть на вариант использования данных бухгалтерии в управленческом учете?

1. Там есть почти все данные, которые нужны.
2. Данные в бухгалтерии регистрируются согласно принципу двойной записи.
3. Бухгалтерия есть во всех предприятиях.
4. Согласно нашим исследованиям, это самый эффективный способ, и такой подход легко может себе позволить малый бизнес, причем, с использованием ресурсов существующих бухгалтерских служб, не создавая дополнительных специальностей.

Что нужно, чтобы из данных бухгалтерских баз получать управленческие отчеты?

1. Нужно, чтобы предприятие вело бухгалтерский учет должным образом. Это требование совпадает с требованием со стороны закона!
2. Нужен инструмент, который позволит:
a. Собрать данные из разных баз.
b. Интерпретировать собранные данные в условных правилах управленческого учета.
c. Корректировать, удалять, добавлять данные в целях правильного, с точки зрения управленческого учета, отображения информации в отчетах.
d. Производить процедуры консолидации (исключение внутригрупповых операций и установка соответствий справочной информации), когда бизнес включает в себя несколько юридических лиц или бизнес подразделений.
e. Анализировать управленческие отчеты путем детализации, сопоставления, графиков.
f. Делать все вышеперечисленные действия без участия специальных настройщиков или программистов.

Инструмент для превращения данных бухгалтерских баз в управленческие отчеты.

В процессе наших разработок и реализаций их на практике возникло множество инструментов, но самый первый был инструмент, который позволял импортировать проводки из бухгалтерских баз (исходное программное обеспечение не имеет значения), прописывать правила интерпретации данных бухгалтерии в управленческом учете, добавлять, корректировать, исключать данные, консолидировать их между несколькими взаимосвязанными юридическими лицами.

Это был самый простой инструмент. Позднее мы создали возможности интеграции с любыми формами документов, т.е. возможностью импортировать не только из бухгалтерии. Потом появились возможности построения цепочки, когда импорт данных идет из источника в документ с возможностью коррекции и последующим проведением в управленческом учете. Все это обрастало значительным количеством инструментария для комфортной работы на практике. Мы использовали системы в очень сложных больших проектах по постановке управленческого учета и бюджетирования в сложных многоотраслевых холдингах. В целом интеграционные процессы в холдингах с «зоопарком» разрозненных разно функциональных баз настолько сложны, что требуют большого участия внешних специалистов. И это всегда проектная работа. И это всегда очень дорого.

Но нам хотелось создать простой доступный даже для малого бизнеса и масштабируемый продукт, который легко будут использовать обычные практики различных учетных специальностей без особого участия каких-либо внешних специалистов.

Последние два года, исследуя рынок и общаясь с представителями всех звеньев потребительской цепочки, мы решили, что самым эффективным методом, с точки зрения фактора цены (всех затрачиваемых ресурсов) и качества, является вариант использования данных существующих бухгалтерских баз. Мы взяли изначальные наработки и смонтировали масштабируемый доступный вариант. Мы внесли в программу не только возможности формировать правила, но и настроили предварительные варианты под российскую бухгалтерскую систему, а также варианты уже готовых отчетов. Продукт назвали ACCCell (account + cell).

Основные принципы построения управленческих отчетов, на основе данных существующих бухгалтерских баз я опишу именно по функциям программы ACCCell. Это уже будет не просто бла бла в теории, а обоснованные практикой инструментальные методы.

Порядок работы системы по превращению данных бухгалтерских баз в управленческие отчеты с использованием ACCCell.

Первым шагом является импорт данных из бухгалтерских баз. В варианте использования 1С Бухгалтерия существует возможность прямого подключения и синхронизации, плюс возможность импорта через файл. В итоге мы получаем полную копию списка проводок со всем их содержимым, как исходный материал.

Загруженные в tma-service.ru проводки
Произвести эту операцию может обычный оператор бухгалтерии.

Если за определенный период загрузки ведутся повторно, то мы увидим в списке, какие проводки новые, какие изменились, а какие удалены. Система потребует подтверждения этих изменений, а специалист будет в курсе, что изменяли задним числом в незакрытом периоде.

Загружать проводки возможно из нескольких баз и разных юридических лиц. Каждая проводка будет иметь идентификатор источника данных, а в теле проводки будет информация об организации. Бывает так, что бизнес использует несколько юридических лиц, при этом внутригрупповых операций нет, тогда вы без труда получите консолидированные отчеты, загрузив все проводки в одну базу. Если присутствуют внутригрупповые движения, то необходимо использовать функции консолидации.
В ACCCell есть настроенный вариант интерпретации и настроенный вариант главных отчетов, поэтому загруженные проводки можно сразу обработать и получить материал для анализа.

Управленческая триада из ТМА облачного сервиса tma-service.ru

В полученном отчете все статьи детализируются в различных аналитических срезах. К примеру, мы можем развернуть дебиторскую задолженность прямо в отчете.

Детализация дебиторской задолженности в tma-service.ru
А потом развернуть дебиторскую задолженность по покупателям по контрагентам

Детализация по контрагентам в tma-service.ru
В итоге, чтобы получить готовые основные отчеты из бухгалтерских баз требуется несколько минут.

Анализируя данные этих отчетов специалист без труда найдет неточности, которые могут быть, как внутри бухгалтерского учета, так и на уровне настроенных правил интерпретации.

На практике специалистов очень радовал факт, что они благодаря ACCCell находили в бухгалтерии множество ошибок.

Следующим этапом работы будет анализ и коррекция

.
Откорректировать данные мы можем различными путями.
Если автоматическое правило обработки дает системную неточность, то можно ввести самому более приоритетное правило (скриншот 5). Это без труда сделает подготовленный специалист.

форма правила в tma-service.ru

Если надо изменить интерпретацию конкретной проводки, то без труда делается исключение, и мы сразу получаем результат.

В ACCCell можно без труда вводить ручные операции, которые будут дополнять или корректировать общую картину, а также можно загружать данные из других внешних источников, к примеру таблицы Excell или другие управленческие базы, или банковские выписки и др. Общая схема работы ACCCell выглядит так:

Схема работы модуля интеграции с бухгалтерскими базами в tma-service.ru

tma – это основной процессор счетоводства внутри системы, который использует инновационные и запатентованные технологии обработки данных. Благодаря этому движку вы не будете иметь проблем с курсовыми и стоимостными разницами, а процесс счетоводства полностью автоматизируется.

Ну и наконец, исправления можно делать в исходных бухгалтерских базах, потом снова загружать данные и обрабатывать, что занимает совсем немного времени.

Возможность интерпретировать данные бухгалтерских баз в условных правилах управленческого учета – это один из главных принципов и функционал инструмента построения управленческих отчетов на основе данных существующей бухгалтерии.

При этом нельзя пренебрегать другим основным принципом. Надо наладить ведение самого бухгалтерского учета должным образом так, чтобы данные в него заносились своевременно, в соответствии с требованиями управленческого учета, а не РСБУ. К примеру, бухгалтерия может закрываться поквартально, а значит множество данных заносится в конце квартала, хотя могли бы заносится повседневно. Управленческий учет может требовать помесячную отчетность и это накладывает требование полноты данных в бухгалтерии поверх требований РСБУ. Надо отметить, что производить операцию закрытия месяца не придется.

Управленческие отчеты не заканчиваются только тремя основными отчетами.

В заключение надо отметить еще один принцип. Инструмент, предназначенный для формирования управленческих отчетов на основе данных бухгалтерских баз, должен уметь давать различного рода аналитику, в т.ч. на основе натуральных значений и в графиках.

Отчеты в tma-service.ru

Дополнительные функции

На практике мы пришли к полному убеждению, что управленческий учет не может существовать в полной мере без функций консолидации группы компаний, бюджетирования и казначейства.

Эти функции в полной мере реализованы в программе ACCCell.

Заключение

В настоящей статье я постарался обосновано перечислить основные принципы формирования управленческих отчетов, на основе данных существующих бухгалтерских баз. Но в одной статье невозможно описать все нюансы, с которыми мы сталкивались на практике, и как эти нюансы решаются с применением инструментов ACCCell.
Всех, кто заинтересован в данной теме приглашаем на открытый семинар и презентацию программы ACCCell, который состоится 30 сентября.
Регистрация по ссылке.

Отчёты руководителя в ПП 1С Бухгалтерия предприятия 3.0

Вся отчетность для руководителя в БП 3.0 может быть условно разделена на 2 группы:

1. Обязательная финансовая отчетность, которая составляется за определенный налоговый период (две важнейшие формы: баланс и отчет о прибылях и убытках).
   Директор, анализируя указанные отчеты, может подробно узнать о движении финансовых потоков и распределении затрат и таким образом оценить фактический уровень работы менеджеров компании.
2. Дополнительная аналитическая отчетность, которая позволяет на основании накопленных данных бухгалтерского учета получить наглядное представление о состоянии дел в организации.

В состав комплекта управленческих отчетов для руководителя входят следующие отчеты:

• по продажам (в том числе валовая прибыль);
• по дебиторской и кредиторской задолженности;
• по планированию налоговой нагрузки;
• по складу;
• по анализу бухгалтерской отчетности;
• по оценке риска налоговой проверки;
• и другие.

Отчеты для руководителя (раздел «Руководителю») позволяют получить информацию о свободных денежных средствах, выявить крупнейших должников, проанализировать динамику продаж, определить товары или направления деятельности, которые приносят самый большой доход, и др.

Ссылки на отчеты распределены по группам:

• продажи,
• денежные средства,
• расчеты с покупателями,
• расчеты с поставщиками,
• общие показатели.

Отчеты раздела «Анализ».

Финансовый анализ — комплексный отчет, который может быть полезен и руководителю, и сотрудникам финансовых служб предприятия.

Отчет имеет несколько закладок: Главное, Бухгалтерская отчетность, Анализ отчетности, Коэффициенты, Рентабельность, Оценки.

На закладке «Главное» выводятся данные таких показателей, как продажи, прибыль и чистые активы, а также приведены значения коэффициентов ликвидности, рентабельность компании, оценка риска банкротства и кредитоспособности.

Раздел «Бухгалтерская отчетность» представляет собой данные бухгалтерского баланса за последние четыре года.

Раздел «Анализ отчетности» показывает динамику основных данных бухгалтерской отчетности:

Раздел «Коэффициенты» содержит информацию по ликвидности и наличию денежных средств компании.

Имеется возможность открыть расчет каждого коэффициента.

Аналогично на вкладке «Рентабельность», помимо значений коэффициента дается его расчет:

Последний из разделов, «Оценки», показывает вероятность банкротства и оценку кредитоспособности.

Отчеты раздела «Продажи».

Отчет «Продажи по контрагентам» дает возможность проанализировать изменение продаж за период. Здесь вы сможете посмотреть продажи по контрагентам (в диаграмме) и по периодам (в таблице).

Получить расшифровку данных диаграммы можно, нажав на интересующий цветовой сегмент столбца.

Для более детальной информации следует обратиться к таблице.

Есть возможность настроить отчет по кнопке «Показать настройки» в шапке.

В данном случае в отчет добавлена дополнительная группировка «Номенклатура», а на закладке «Отбор» выбран определенный контрагент. После переформирования отчет приобретает следующий вид:

В отчете «Продажи по номенклатуре» отражается сумма продаж по основным видам деятельности организации в разрезе.

В сумму продаж включается выручка по отгруженным товарам или предоставленным услугам, независимо от того, поступила оплата от покупателей или нет.

На основании данных программы можно проанализировать изменение продаж за период. Для анализа данных по отдельной номенклатурной группе, номенклатуре или контрагенту можно установить соответствующий отбор. В отчете отражаются только продажи по основным видам деятельности (оборот по кредиту счета 90.01), а прочие доходы (оборот по кредиту счета 91) не включаются.

Отчет «Валовая прибыль» также расположен в разделе «Продажи». В нем можно настраивать различные группировки и оценивать рентабельность продаж в разрезе покупателей, номенклатуры, складов и т.д. 1-й вариант отчета. Рассмотрим настройку, где валовая прибыль сгруппирована по контрагентам и номенклатуре, с возрастанием суммы продаж. В таком варианте отчета можно увидеть наиболее и наименее выгодных покупателей за период, и на будущее принять правильные управленческие решения (пересмотреть поставляемый ассортимент, изменить ценовую политику и т.д.).

По кнопке «Показать настройки» необходимо выбрать нужные группировку и сортировку:

Отчет со свернутыми группировками выглядит следующим образом:

Этот же отчет развернуто с учетом деталей:

Как видно из отчета, наименьшая рентабельность по покупателю «Интертрейд» связана с наличием продаж дешевле себестоимости.

2-й вариант отчета. Если в этом же отчете в настройке поменять группировки местами, то есть сначала поставить номенклатуру, а потом покупателей, то можно оценить рентабельность готовой продукции, и на будущее принять управленческие решения, касающиеся оптимизации производственных затрат или изменения ценовой политики по отдельным номенклатурным позициям.

Группировка (можно группировку по покупателям отключить, можно оставить):

Cортировка:

Готовый отчет свернуто:

Из отчета видно, продажи какого товара являются наиболее выгодными для предприятия, и какого — наименее выгодными.

Можно развернуть отчет и просмотреть подробности:

Отчеты раздела «Денежные средства».

В отчете «Анализ движений денежных средств» отражаются поступления и расходы денежных средств по кассе и расчетным счетам, а также расходы, по которым отчитались подотчетные лица. Движения показываются в разрезе видов движения денежных средств, получателей и плательщиков, документов оплаты.

В отчете «Расход денежных средств» отражается расход денежных средств из кассы и с расчетных счетов. Расход показывается в разрезе видов движения. Например: расчеты с поставщиками и подрядчиками, расчеты с персоналом по оплате труда и т. п.

По виду движения «Расходы с подотчетными лицами (израсходовано)» отражается сумма денежных средств, по которой отчитались подотчетные лица.

            Строки таблицы при необходимости можно расшифровать, нажав на интересующую сумму.

            Также имеется возможность добавить нужные аналитики через кнопку «Показать настройки».

Отчеты раздела «Расчеты с покупателями».

В отчете «Задолженность покупателей» отражается задолженность и сумма аванса детально по покупателям на начало и конец выбранного периода, а также движение за период – увеличение и погашение долга. При настройке по умолчанию покупатели в отчете отсортированы по убыванию величины долга на конец периода.

Отчет «Задолженность покупателей по срокам долга» позволяет разделить дебиторскую задолженность по периодам возникновения, а также вывести сумму просроченной задолженности.

Интервалы задолженности задаются в настройках отчета и могут быть изменены при необходимости.

Отчет по счетам, которые не оплачены покупателями, также можно увидеть в данном разделе:

Отчеты раздела «Расчеты с поставщиками».

Отчет «Задолженность поставщикам» показывает изменение задолженности поставщикам по организации за период. Данные приводятся без детализации по контрагентам.

Задолженность поставщикам определяется как остаток по кредиту счетов учета расчетов по договорам с видом договора «С поставщиком», «С комитентом (принципалом) на продажу» и «С комиссионером (агентом) на закупку».

Срок оплаты по договорам учитывается двумя способами:

ü Если предусмотрена единая политика для взаиморасчетов со всеми поставщиками, достаточно указать в настройках параметров учета срок оплаты поставщикам. Срок оплаты по договорам с поставщиками устанавливается в настройке параметров учета на закладке «Расчеты с контрагентами».

ü Если предусмотрены особые условия расчетов с отдельными поставщиками, то необходимо в справочнике «Договоры» для конкретного договора установить флажок «Установлен срок оплаты по договору, дней» и указать срок оплаты.

Для определения задолженности поставщикам может быть изменен порядок расчета: можно исключить отдельные счета из анализа. Измененный порядок расчета будет применяться для всех отчетов раздела «Расчеты с поставщиками»

Отчет «Задолженность поставщикам по срокам долга» позволяет разделить кредиторскую задолженность по периодам возникновения, а также вывести сумму просроченной задолженности. Количество и длительность периодов (интервалов) можно настроить самостоятельно.

По умолчанию поставщики в отчете отсортированы по убыванию величины долга на дату отчета.

Задолженность поставщикам определяется как остаток по кредиту счетов учета расчетов по договорам с видом договора «С поставщиком», «С комитентом (принципалом) на продажу» и «С комиссионером (агентом) на закупку». Сумма задолженности по каждому контрагенту разбивается по интервалам в зависимости от даты возникновения долга.

Срок оплаты по договорам учитывается двумя способами:

ü Если предусмотрена единая политика для взаиморасчетов со всеми поставщиками, достаточно указать в настройках параметров учета срок оплаты поставщикам. Срок оплаты по договорам с поставщиками устанавливается в настройке параметров учета на закладке «Расчеты с контрагентами».

ü Если предусмотрены особые условия расчетов с отдельными поставщиками, то необходимо в справочнике «Договоры» для конкретного договора установить флажок «Установлен срок оплаты по договору, дней» и указать срок оплаты.

Для определения задолженности поставщикам может быть изменен порядок расчета: можно исключить отдельные счета из анализа. Измененный порядок расчета будет применяться для всех отчетов раздела «Расчеты с поставщиками».

Кредиторскую задолженность и суммы выданных авансов по договорам с поставщиками в программе можно проанализировать с помощью отчета «Задолженность поставщикам по договорам».

Отчеты раздела «Общие показатели».

Отчет «Доходы и расходы» содержит информацию о прибылях (убытках) по основным видам деятельности. На основании данных программы можно проанализировать динамику доходов, расходов, а также прибыли или убытка за период.

При формировании отчета в течение месяца прибыль (убыток) рассчитывается без учета затрат, которые отражаются в программе в конце месяца. Например, затраты на оплату труда. Окончательная величина прибыли (убытка) будет определена после учета всех затрат текущего месяца.

В сумму доходов (расходов) включаются только доходы (расходы) по основным видам деятельности, а прочие доходы и расходы (обороты по счету 91) не включаются.

Отчет «Оборотные средства» выводит диаграмму и таблицу со значениями доходов, расходов и прибыли. При необходимости можно расшифровать каждый период и увидеть документы.

По диаграмме и данным видно, что активы растут. Однако, в структуре активов происходит увеличение задолженности покупателей в последние месяцы выбранного периода. Необходимо предпринять усилия, чтобы данный актив перешел в более ликвидный, т.е. в денежные средства.

Отчеты раздела «Планирование».

В программе имеется рабочее место «Платежный календарь».

Отчеты раздела «Склад».

Отчет «Остатки товаров» формируется на определенную дату.

При необходимости можно сделать отбор по складу или номенклатурной позиции.

Каждому руководителю будет очень полезно научиться пользоваться этими отчетами. С помощью отчетов в разделе «Руководителю» у вас появится возможность мониторить деятельность вашей организации и анализировать данные бухгалтерского учета.

Любое предприятие можно представить в виде совокупности процессов, инициированных для достижения определенных целей. Чтобы цели достигались, а бизнес процветал, важно этими процессами грамотно управлять. Это значит, что нужно организовать и поддерживать слаженную и эффективную работу структурных единиц предприятия, вписывающуюся в рамки экономической целесообразности и способную своевременно адаптироваться к изменениям рыночного контекста.

Среди составляющих системы управления выделяют такие взаимосвязанные и взаимозависимые элементы, как управление закупками, производством, продажами, персоналом.

Планирование, анализ и контроль бизнеса в целом и отдельно взятых его сегментов, а также разработка мер по повышению его эффективности, осуществляются на основе данных по внутрифирменным процессам. Они обобщаются и отображаются в отчетах, назначение которых – составить представление о процессах предприятия и их состоянии на заданный момент времени. Выделяют отчетность двух видов – управленческую и бухгалтерскую.

Управленческая отчетность: определение, отличие от бухгалтерской отчетности

Управленческая отчетность или, как ее еще называют, внутренняя отчетность — это набор отчетов компании, которые составляются для получения руководством или собственниками актуальных сведений о текущем положении дел компании. Управленческая отчетность демонстрирует итоги деятельности не только предприятия в целом, но и его подразделений, дочерних организаций и отдельных направлений деятельности. Формирование этой отчетности осуществляется добровольно по окончанию бюджетного или отчетного периода и не регламентируется государством

Бывают случаи, когда к управленческой отчетности применяют определение «внешняя». Внешнюю управленческую отчетность готовят для различных внешних пользователей, например, кредитных организаций, страховых и пр.

Выделяется ряд принципов, которым должна удовлетворять управленческая отчетность и содержащиеся в ней сведения:

• Оперативность. Руководству компании для принятия того или иного управленческого решения важно получать необходимую информацию оперативно, оно не всегда может ждать выверенной точной информации, из-за чего погрешность в предоставляемых данных зачастую считается допустимой;
• Достоверность. Обязательное условие для формируемой отчетности, несоблюдение которого ставит под вопрос обоснованность принимаемого управленческого решения;
• Простота восприятия. Для правильной и однозначной трактовки данные должны быть представлены в доступной и понятной форме.

Управленческая отчетность позволяет высшему менеджменту видеть реальную ситуацию на предприятии, диагностировать текущее положение дел, оценивать, организовывать, регулировать и контролировать его деятельность, осуществлять планирование и прогнозирование деятельности и всей компании, и ее структурных единиц, и, что немаловажно, оперативно реагировать на меняющиеся условия.

Главное различие между управленческой и бухгалтерской (или финансовой) отчетностью – аудитория, для которой они адресованы. Данные, содержащиеся в управленческих отчетах, предназначены для внутренних пользователей (самого предприятия), тогда как финансовая отчетность составляется для внешних – в первую очередь, контролирующих и проверяющих органов.

Автоматизация управленческой отчетности в компаниях любого размера и отрасли на базе 1С

Помимо этого, существует еще целый ряд характеристик, являющихся критериями для разграничения управленческого и финансового учета.

Таблица 1. Различия между регламентированным и управленческим учетом

Состав управленческой отчетности

Состав управленческой отчетности и ее наполняемость зависят от потребностей владельцев бизнеса и руководителей организации, ее формирующей, а также от рода и характера деятельности предприятия. Кроме того, состав комплекта управленческой отчетности может варьироваться в зависимости от изменения потребностей и требований руководства.

Обычно выделяют 3 основных вида такой отчетности:

• Отчет о финансовых результатах (прибылях-убытках);
• Отчет о движении денежных средств (ОДДС);
• Управленческий баланс.

Помимо основных отчетов, представленных выше, на предприятии может формироваться и дополнительная востребованная отчетность, например:

• отчет об исполнении производственного плана;
• отчет по запасам сырья и комплектующих;
• отчет по запасам готовой продукции;
• отчет по закупкам;
• отчет о дебиторской задолженности;
• отчет о кредиторской задолженности;
• отчет о себестоимости выпускаемой продукции;
• отчет по незавершенному производству;
• отчет по продажам;
• отчет по кредитам и займам;
• отчет о капитальных вложениях;
• отчет о приобретении, движении и выбытии основных средств;
• отчет о приобретении, движении и выбытии нематериальных активов;
• отчет о финансовых вложениях;
• отчет об инвестиционной деятельности;
• отчет по расходам будущих периодов;
• отчет по затратам на оплату труда и прочим расчетам с персоналом.

Формы управленческой отчетности

Формы управленческой отчетности отличаются от форм бухгалтерской и налоговой отчетности тем, что не регламентированы. Формат каждого отчета разрабатывается и согласовывается внутри компании, а не «спускается» сверху контролирующим органом. При этом организация может индивидуально использовать дополнительные формы, которые отвечают только ее потребностям и содержат исключительно те данные, которые требуются компании.

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ) дает представление о результатах деятельности фирмы в течение заданного периода и показывает, насколько рентабельной является компания. Сопоставляя доходы с расходами, он иллюстрирует, как получилась прибыль или из-за чего возник убыток, выявляя участки бизнеса, рентабельность которых минимальна, равна нулю или принимает даже отрицательные значения.

Для формирования управленческой отчетности и других главных показателей эффективности на всех ступенях управления используют автоматизацию управленческого учета на базе программ 1С, например, 1С:ERP или 1С:Управление холдингом.

Важно отметить, что ОПУ состоит из двух частей – доходной и расходной. Традиционно основное внимание уделяется описанию расходной части, и она описывается детальнее, а расходы детализируются в соответствии с перечнем статей затрат. Результаты характеризуются при помощи ряда показателей:

• валовой прибыли – значение, которое получается как разность выручки от продаж и их себестоимости;
• прибыли/убытка от продаж – значение, которое можно получить, вычтя сумму себестоимости продаж, управленческих и коммерческих расходов из суммы выручки от продаж;
• прибыли/убытка до налогообложения – значение, которое вычисляется как разность между прибылью (убытком) от продаж и суммой процентов к уплате и прочих расходов. Другими словами, это сальдо между всеми доходами и расходами организации до уплаты налога на прибыль;
• чистой прибыли/убытка – значение, которое получается в результате вычитания из суммы прибыли или убытка до налогообложения налога на прибыль и изменения отложенных налоговых активов (ОНА) и отложенных налоговых обязательств (ОНО). Другими словами, это прибыль или убыток, которая осталась после вычета налога и других обязательных платежей.

Второй, рассматриваемый нами отчет – ОДДС, отображает потоки денсредств в фирме. Он показывает, сколько фирма получила денег, сколько и на что они были израсходованы, сколько в конце осталось. На базе ОДДС дают заключения, насколько фирма может поддержать свою текущую деятельность, а также оплачивать кредиты и развиваться.

1С:ERP — инновационное решение для автоматизации управленческого учета и получения отчетности

ОДДС, являясь наиболее простым, доступным и распространенным среди управленческих отчетов, находит активное применение в практически любой организации.

В отчете о движении денежных средств все денежные потоки организации подразделяются по видам деятельности:

• Раздел «Операционная деятельность» отражает информацию о денежном потоке по основной деятельности компании: о поступлении денежных средств от реализации товаров, работ, услуг, о списании денежных средств для оплаты поставщикам, об уплате налогов, выплатах сотрудникам и платежах иным контрагентам для осуществления деятельности.
• В разделе «Инвестиционная деятельность» содержится информация о денежных потоках, связанных с операциями с основными средствами, недвижимостью, лицензиями и оборудованием.
• В разделе «Финансовая деятельность» содержатся данные по финансовым потокам, связанным с деятельностью, влияющей на размер и состав субсидий, кредитов и займов.

Зачастую для оперативного финансового планирования организации используют Платежный календарь – один из ключевых инструментов, позволяющих управлять финансовыми потоками. Обычно он составляется на короткие временные промежутки, которые задают, исходя из периодичности основных платежей компании. Данный отчет составляется с целью предотвращения кассовых разрывов путем балансировки денежных потоков таким образом, чтобы имеющихся в организации финансовых резервов с учетом плановых поступлений хватило на оплату предстоящих расходов.

Подберем программу для автоматизации платежного календаря под ваши задачи

Управленческий баланс представляет собой отчет, фактически содержащий данные двух других управленческих отчетов – отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств, позволяя не только контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность компании, но и то, как используется и распределяется ее прибыль. Управленческий баланс предоставляет пользователю данные, как об активах компании, так и о пассивах, создающих убытки.

Управленческий баланс формируется реже, чем другие управленческие отчеты, но является эффективным инструментом для осуществления контроля над тем, насколько корректно ведется учет в компании и формируются ОПУ и ОДДС.

Баланс формируется двумя основными группами: активами и пассивами. Под активами понимается все, чем владеет компания и что применяет, чтобы осуществлять свою деятельность. К категории активов относятся: денежные средства, дебиторская задолженность, складские резервы, основные средства, капитальное строительство, незавершенное производство. Пассивы – совокупность всех источников формирования средств фирмы. Пассивы включают в себя следующее: собственный капитал, займы, кредиты, кредиторскую задолженность, расчеты с бюджетом, ФОТ. Ключевое правило формирования баланса заключается в равенстве активов и пассивов.

Анализ управленческих отчетов – примеры применения

Несмотря на то, что ведение управленческого учета не регламентировано и отсутствуют стандарты ведения данного вида учета, для достижения поставленных на предприятии целей необходимо корректно формировать управленческую отчетность, а также правильно интерпретировать полученные данные.

Анализ управленческой отчетности — это целый комплекс мероприятий. Его реализуют, чтобы оценить, насколько эффективно работал бизнес в течение выбранного периода. Проведение анализа подразумевает установление причинно-следственных связей между данными в отчетности и характером их изменения.

В ходе анализа управленческой отчетности того или иного предприятия могут быть выявлены проблемные участки, например, низкая выручка от продаж определенного вида продукции или большой объем затрат на выпуск продукции.

По итогам проведения анализа управленческой отчетности принимаются решения, например, о расширении рынка сбыта товаров, оптимизации производственных затрат для определенного вида продукции или о полном отказе от выпуска продукции, а также разрабатывается политика дальнейшего развития компании.

Следует крайне внимательно относиться к показателям, на основании которых принимаются решения. Неточности и погрешности при вычислении значений этих показателей могут впоследствии обернуться значительными финансовыми затруднениями и ошибочно принятыми решениями.

При проведении анализа управленческой отчетности предприятия для наглядности рекомендуется использовать не только таблицы, но и различные графики и диаграммы. Важно анализировать и абсолютные величины, и относительные, полезно осуществлять сравнение значений показателей текущего отчетного периода с данными, полученными за предыдущие периоды.

Анализ отчета о прибылях и убытках позволяет:

• выявить причины изменения чистой прибыли путем проведения факторного анализа; проанализировать влияние и сравнить различные варианты использования бухгалтерской учетной политики;
• оценить показатели рентабельности совокупного капитала, собственного капитала, текущих активов и оборотов;
• оценить эффективность организации за заданный период времени;
• понять, была ли успешна деятельность компании в предыдущем отчетном периоде;
• оценить наличие развития предприятия, увеличения финансового результата деятельности и возможности внесения изменений в ресурсы компании.

Анализ отчета о движении денежных средств позволяет:

• выполнить классификацию расходов, разделить их на постоянные и обязательные;
• определить, какое количество денежных средств необходимо иметь компании ежемесячно;
• сформировать прогнозы по потокам денежных средств на будущие периоды;
• определить значение неснижаемого остатка денежных средств на расчетных счетах и кассах предприятия на конец месяца для обеспечения платежеспособности компании в начале следующего месяца.

Анализ управленческого баланса позволяет:

• увидеть долю собственных средств и степень зависимости предприятия от заемных средств;
• увидеть распределение заемных ресурсов по срокам погашения;
• оценить, какую долю дебиторская задолженность и запасы занимают в структуре активов;
• выявить источники финансирования;
• оценить объемы задолженности перед бюджетом и банками.

Бесплатно подберем программу 1С для автоматического анализа финансовой отчетности

Модель Дюпона

Известная как методология финансового анализа посредством разбора и исследования определенных коэффициентов, которые обуславливают рентабельность бизнеса, это модель – широко известный метод, впервые предложенный компанией «DuPont» на заре ХХ века. Модель является факторным анализом, то есть определением ключевых, оказывающих влияние на эффективность хозяйствования организации, факторов.

Задачей данного анализа служит определение способов предельной прибыльности инвестированного капитала для держателей акций, а последняя отражается показателями рентабельности. Так как управление рентабельностью стало основным вопросом для руководства предприятия, фирма «DuPont» предложила разделить коэффициент рентабельности на составляющие, которые отражают разные стороны хозяйственной деятельности организации.

Изначально модель сочетала в себе 2 фактора влияния на рентабельность активов.

где:

• ROA (Return On Assets) – рентабельность активов;
• ROS (Return On Sales) – рентабельность продаж;
• Kоа – оборачиваемость активов.

Двухфакторная модель устанавливает зависимость между рентабельностью (ROA) и двумя факторами: рентабельностью продаж и оборачиваемостью активов. Модель оценивает влияние политики продаж предприятия и степени интенсивности использования активов в формирование рентабельности компании.

Один из вариантов формулы двухфакторной модели Дюпона, где за критерий эффективности предприятия выступает рентабельность собственного капитала, имеет такую формулу:

где:

• ROE (Return On Equity) – рентабельность собственного капитала;
• LR (Leverage ratio) – коэффициент капитализации (коэффициент финансового рычага).

Данная формула отражает степень влияния двух факторов на рентабельность: прибыльность деятельности предприятия и уровень предпринимательских рисков, выраженный в коэффициенте финансового рычага.

Порядок организации управленческой отчетности

Постановка управленческой отчетности осуществляется поэтапно. Важным является осуществление контроля хода выполнения работ. При соблюдении рекомендаций управленческая отчетность будет формироваться корректно, позволяя руководству предприятия принимать взвешенные управленческие решения и эффективно решать возникающие перед ним задачи.

Можно выделить следующие этапы постановки управленческой отчетности:

• формирование целей, достижение которых необходимо, и постановка задач, которые требуется решить путем формирования и анализа данных бухгалтерской управленческой отчетности;
• выделение лиц, которые будут получателями формируемой отчетности;
• определение субъектов, на которых будет возложена ответственность за своевременную подготовку данных, на основе которых будет формироваться внутренняя управленческая отчетность;
• выявление объектов, информация о которых должна присутствовать в управленческой отчетности предприятия;
• разработка и утверждение регламентов по подготовке планов и бюджетов, а также по формированию отчетов с детализацией по выявленным объектам;
• выбор средств, при помощи которых будут осуществляться сбор и обработка информации об объектах, которые подлежат учету;
• разработка модели финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• осуществление контроля качества формируемой управленческой отчетности, а также выполнение проверки используемой информации, поиск и выявление недостатков и отклонений в деятельности предприятия и предоставлении информации, устранение выявленных неточностей и ошибок.

Другими словами, процесс постановки управленческой отчетности представляет собой последовательность действий: планирование, сбор, обработка, систематизация, анализ и контроль. Подробнее о том, как организовать и как вести управленческий учет в организации, вы также можете прочитать в статье на нашем сайте.

Сложности в формировании управленческой отчетности

Ведение управленческого учета, безусловно, является важным процессом управления бизнесом и играет значимую роль в руководстве фирмой, но важно понимать, что формирование управленческой отчетности может быть сопряжено с рядом сложностей и проблем, среди которых можно выделить следующие:

• отсутствие методологии ведения учета и формирования управленческой отчетности (ведение управленческого учета не регламентировано, поэтому специалистам каждой организации приходится самостоятельно разрабатывать формы управленческой отчетности или дорабатывать общепринятые согласно своим требованиям);
• большой объем информации (в регламентированном учете данные представляются в более крупных группировках, при ведении же управленческого учета и формировании отчетности специалистам приходится обрабатывать значительные объемы данных);

Заказать консультацию эксперта по автоматизации управленческой отчетности в 1С

• зависимость от бухгалтерского учета (если данные регламентированного учета – источник данных управленческого, то в управленческий учет данные должны поступать своевременно во избежание проблемы с неактуальностью информации);
• отсутствие навыков у специалистов (специалистам, задействованным в формировании управленческой отчетности, зачастую приходится обучаться самостоятельно).

Формирование Отчета (бюджета) доходов и расходов в WA:Финансист

В значительной мере упростить ведение управленческого учета и преодолеть все перечисленные сложности может помочь специализированное решение на базе 1С, например, WA:Финансист. Система предлагает свою «философию» ведения учета, основанную на лучших практиках и опыте специалистов, гибко настраивается под индивидуальные нужды заказчика, «стоит» отдельно от базы регламентированного учета, консолидирует данные посредством настройки обмена, что помогает избежать двойного ввода, а также, поскольку разработана в среде 1С, имеет знакомый многим интерфейс и логику работы.

Переходим в раздел «Настраиваемая отчетность-Произвольные бюджеты», нажимаем кнопку «Создать».

Присваиваем отчету наименование и вид.

Выбираем позиции (статьи) бюджета, которые будут участвовать в отчете.

Присваиваем ключ и знак для каждой статьи.

Производим общие настройки для всего отчета на второй закладке «Настройки»

Настраиваем необходимые группировки и нажимаем «Сформировать».

Отчет сформирован.

Современное решение WA:Финансист для управленческого учета, типовое внедрение за 1 мес.

Кроме того, Отчет (Бюджет) доходов и расходов можно сформировать путем стандартных отчетов в разделе Бюджетирование-Исполнение бюджета и нажимаем кнопку сформировать

Получаем бюджет доходов и расходов.

Похожий отчет по поступлениям и списаниям денежных средств (БДДС) доступен в модуле WA:Финансист. Управление денежными средствами.

В разделе «Настройки» можно гибко управлять детализацией отчета – формировать его в разрезе любых доступных аналитик, по группе компаний, по любому ЦФО, организации и т.д.

Выводы

Отвечая на вопрос, насколько оправданным является ведение в организации управленческого учета, следует сопоставить полученный от его внедрения экономический эффект с затратами, которые она понесет в ходе его постановки. Если первый показатель перевешивает второй, то принятое решение является целесообразным.

Управленческая отчетность — внутренняя отчетность предприятия, предоставляющая данные о результатах деятельности подразделений организации по различным направлениям, проектам или регионам. Потребители данных управленческой отчетности – менеджмент организации, владельцы бизнеса и топ-менеджеры, используют ее для управления предприятием, планирования, анализа, прогнозирования и общего контроля его деятельности.

Процедуры, нормы и стандарты, в соответствии с которыми ведется управленческий учет и осуществляется формирование управленческой отчетности, никак не регламентированы в действующем законодательстве. Формы отчетов, структура данных, набор показателей, периодичность и сроки формирования отчетности напрямую определяются особенностями финансово-хозяйственной деятельности организации. Другой ключевой фактор – цели, для достижения которых ведется управленческий учет, и которые диктуются потребителями данных этой отчетности.

Управленческую отчетность следует рассматривать не как итог управленческого анализа, а, скорее, как материал для его проведения, на основе результатов которого в дальнейшем можно будет сформировать оценку результатов деятельности компании, оценить степень достижения поставленных целей и степень, в которой рациональными и обоснованными были принятые менеджментом управленческие решения.