Передать документы руководству

Требование к бывшему директору ООО передать документы. Судебная практика.

Законодатель обязывает вести документационное обеспечение деятельности организации руководителя такой организации, а также передать все эти отчетные документы новому руководству.

При этом законом не установлена процедура такой передачи, например обязательное составление акта приема-передачи с указанием наименования и количества документов, печатей, ключей и прочее.

В связи с изложенным арбитражные суды рассматривают массу исков новых руководителей организаций об обязании передать имущество и документы.

Анализ судебной практики показал, что до настоящего времени не все суды придерживаются выработанных правил оценки доказательств по таким категориям споров.

Суд первой инстанции постановил отказать в иске, сославшись на недоказанность факта нахождения документов и имущества у бывшего директора.

Решение поддержали апелляция и суд округа.

Дело дошло до суда высшей инстанции. И Верховный Суд РФ поправил нижестоящие суды, указав на необходимость соблюдения принципа состязательности сторон.

В рассматриваемом деле суд определял, обязан ли Ответчик передать документы и имущество новому руководству Общества.

Суд первой инстанции оценивал правовую позицию Общества, при этом Ответчик ни разу не явился в судебное заседание и не представил свои доказательства, на досудебные претензии Общества не ответил.

Фабула дела:

Новый директор ООО, являясь единоличным исполнительным органом Общества (Истец), требует от бывшего руководителя (Ответчика) передать документы и имущество, а также судебную неустойку в случае неисполнения судебного решения.

Суд первой инстанции отказал Истцу в связи со следующим:

1) новый директор не доказал, что документация Общества находилась не по адресу деятельности юридического лица,

2) Истцом не представлены доказательства того, что документация находилась именно у бывшего руководителя,

3) отсутствие сведений о том, что Ответчик переместил документацию в иное место,

4) новый директор не произвел инвентаризацию имущества.

Судебный акт: Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации № 307-ЭС22-5640 от 09.08.2022.

Выводы суда:

1. Действующим законодательством не урегулирован порядок передачи документов и имущества от бывшего руководства юридического лица новому.

2. Оснований для обязывания составлять акт приема-передачи с поименным указанием каждого документа не имеется.

3. Необходимо руководствоваться принципом состязательности сторон, представлять доказательства вправе все участники процесса.

На Истце лежит обязанность представить доказательства отсутствия передачи документов и имущества, а также факт их нахождения у Ответчика, а на Ответчике, в свою очередь, лежит обязанность дать пояснения по предъявленным требованиям.

Комментарии:

1. Суд высшей инстанции отверг формальный подход к квалификации спора, который был применен судом первой, апелляционной и кассационной инстанциями.

Верховный Суд РФ еще раз напомнил о неукоснительном соблюдении принципа состязательности сторон, суд первой инстанции не мог возложить повышенный стандарт доказывания на Истца, и не мог вынести решение не в его пользу в отсутствие возражений со стороны Ответчика.

Верховный Суд РФ напомнил разъяснения, содержащиеся в пункте 23 постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2016 N 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств», в соответствии с которыми истребовать документы либо материальные ценности истец не вправе, если исполнение ответчика объективно невозможно.

Такая объективная невозможность судом первой инстанции не установлена.

2. Полагаю, что в отсутствие возражений со стороны Ответчика суд первой инстанции обязан был рассмотреть иск по имеющимся в деле доказательствам по правилам пункта 4 статьи 131 АПК РФ.

3. Таким образом, всегда можно установить, имеются ли основания для истребования документов и материальных ценностей у лица, которые формально должны быть у него. В рассматриваемом случае никаких повышенных стандартов доказывания для Истца (как и для Ответчика) законом не установлено.

У нас также есть аудиоподкасты. Это выпуски по 2-5 минут. Посвящены одному спору, конфликту или новости. Их можно слушать прямо на нашем сайте, на сайте подкаст-площадки или скачать себе на компьютер, смартфон и пр. Выпуск 1 (о субсидиарной ответственности);  Выпуск 2 (оспаривание договора по мотиву злоупотребления правом); Выпуск 3 (расторжение договора по инициативе продавца, что учесть?). Еще пара десятков по ссылке.

Вы не поверите, но для любителей коротких и полезных видео, у нас появились видеоподкасты. Например, выпуск на тему «Взыскание упущенной выгоды» можно посмотреть по ссылке.

Обратим внимание, что юридическая фирма «Ветров и партнеры» в 2020 году отмечена отраслевым рейтингом юридических компаний Право.ру-300 в номинациях «Арбитражное судопроизводство», «Разрешение споров в судах общей юрисдикции» и является одной из региональных компаний по всей России в данных номинациях. 

В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.

Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас.

Звоните по телефону +7 (383) 310-38-76 или пишите на адрес info@vitvet.com.  

Наша юридическая компания оказывает различные юридические услуги в разных городах России (в т.ч. Новосибирск, Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).

Галина Короткевич, партнер. Люблю кофе, всякие вкусняшки, банкротные дела и корпоративное право. Пишу статьи, ищу интересную информацию и предлагаю способы ее практического использования. Верю, что благодаря качественной юридической аналитике клиенты приходят к юридической фирме, а не наоборот. Согласны? Тогда давайте дружить на Facebook.

p.s. 10 наиболее интересных материалов за последнее время:

1) Выдача подотчета директору – взыскание убытков

2) Срок оплаты векселя – предъявление векселя к оплате

3) Допрос в налоговой проверке – протокол допроса налогоплательщика

4) Защита директора от субсидиарной ответственности

5) Выплаты иностранным организациям – фактический получатель дохода

6) Правомерны ли действия директора – взыскание убытков

7) Дефекты формы векселя – требование по векселю

 Налог на имущество организаций – коды льгот

9) Признание ценных бумаг бесхозяйными – ст. 225 ГК РФ

10) Изменение концессионного соглашения – доказательства убыточности тарифов

Общая процедура смены руководителя компании

Всю процедуру смены руководителя компании можно условно разделить на следующие шаги:

Шаг 1. Принятие решения о смене руководителя.

Шаг 2. Соблюдение формальностей трудового законодательства: расторжение трудового договора с текущим руководителем, заключение трудового договора с новым руководителем, оформление приказа и т.д.

Шаг 3. Передача новому руководителю документов и материальных ценностей компании.

Шаг 4. Регистрация изменений в ЕГРЮЛ.

Шаг 5. Уведомление банка о смене руководителя.

Шаг 6. Уведомление контрагентов о смене руководителя.

Шаг 7. Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем.

Разделение на шаги условное, т.к., например, шаги 5–7 могут выполняться параллельно и независимо друг от друга.

Как видно из приведенных выше шагов по смене руководителя компании, процедура включает в себя следующие аспекты:

(1)   юридические аспекты, связанные с правильным оформлением прекращения полномочий текущего руководителя и назначения нового руководителя компании (выделены светло-зеленым в списке шагов выше);

(2)   трудовые аспекты, связанные с соблюдением трудового законодательства при смене руководителя компании (выделены светло-серым в списке шагов выше); а также

(3)   фактические аспекты, т.е. аспекты, связанные с действиями по фактической передаче дел новому руководителю (выделены голубым в списке шагов выше).

В данной статье мы заострим внимание на фактической передаче дел новому руководителю. Однако не нужно забывать о том, что ошибки, допущенные при соблюдении юридических формальностей, а также формальностей, связанных с соблюдением трудового законодательства, могут привести к восстановлению уволенного директора в должности.

Важно убедиться в том, что решение о прекращении полномочий текущего директора и назначении на должность нового директора принято органом, уполномоченным на принятие подобных решений в соответствии с уставом компании. Принятие решения о смене руководителя компании может быть отнесено уставом к компетенции общего собрания участников (акционеров) или совета директоров (наблюдательного совета). Таким образом, необходимо обратиться к уставу для уточнения уполномоченного органа.

В зависимости от положений устава для принятия решения о смене руководителя необходимо созвать общее собрание участников или совет директоров (наблюдательный совет) и провести заседание. При этом важно соблюсти правила созыва собрания и проведения такого заседания.

В решении уполномоченного органа (общего собрания участников/акционеров, совета директоров) необходимо как минимум отразить два вопроса:

• прекращение полномочий текущего руководителя компании;

• назначение нового руководителя.

Помимо вышеуказанных вопросов, в решении рекомендуется указать основание для расторжения трудового договора с текущим руководителем, а также лицо, уполномоченное на подписание трудового договора с новым руководителем.

Обратите внимание, что согласно пункту 3 статьи 67.1 ГК РФ принятие решения и состав присутствующих участников общества с ограниченной ответственностью должны подтверждаться путем нотариального удостоверения, если иной способ принятия решений не предусмотрен уставом или решением собрания, принятым единогласно.

Несоблюдение порядка созыва и принятия решения уполномоченного уставом органа (общее собрание участников, совет директоров (наблюдательный совет)) может являться основанием для оспаривания решения, принятого на таком собрании, и, как следствие, восстановления уволенного руководителя в должности[1].

Признание решения о назначении нового руководителя недействительным может привести к еще одному неблагоприятному последствию, а именно к признанию недействительными сделок, заключенных неуполномоченным лицом[2].

При смене руководителя компании важно соблюсти и требования трудового законодательства, чтобы не допустить восстановления на работе уволенного директора. Нарушение процедуры увольнения, т.е. трудовых аспектов, также может привести к восстановлению бывшего директора на работе[3].

Таким образом, полная передача дел новому руководителю невозможна без соблюдения формальностей каждого из вышеперечисленных аспектов.

Передача документов и материальных ценностей новому руководителю

Список документов, которые общество должно хранить и предоставить своим участникам (акционерам) по запросу, содержится в федеральных законах[4].

Пункт 3 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает обеспечить передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации. При этом порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно.

Таким образом, российское законодательство не конкретизирует способ передачи документов новому руководителю, а также не фиксирует, какие конкретно документы и в какие сроки нужно передать. Подобные пробелы влекут за собой риск возникновения споров с уволенным директором.

Если уволенный директор не передал документы новому директору, общество или его участники могут обратиться в суд с требованием обязать уволенного директора осуществить передачу. Суды, как правило, удовлетворяют такие требования[5].

Чтобы облегчить процесс доказывания в суде того, что документы действительно были переданы директору, а также минимизировать риски, связанные с возникновением споров с директором, вопрос оформления передачи документов новому директору нужно решить еще до его назначения.

Во-первых, рекомендуется пересмотреть положения локальных нормативных актов компании. В локальном нормативном акте (например, в Положении о директоре) необходимо определить и зафиксировать перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить. Важно ознакомить директора при приеме на работу с данным локальным нормативным актом под подпись в силу статьи 68 ТК РФ.

Другим вариантом является фиксация данных условий непосредственно в трудовом договоре с директором. При этом необходимо убедиться, что директор расписался в получении одного экземпляра трудового договора.

Далее в локальном нормативном акте или в трудовом договоре с директором рекомендуется прописать процедуру, а также сроки передачи документов и прочих ценностей новому директору. Кроме того, необходимо зафиксировать обязанность директора передать документы и ценности новому директору по акту приема-передачи.

Фактическая передача документов и материальных ценностей должна происходить по акту приема-передачи, где стороны (увольняющийся директор и новый директор) зафиксируют перечень передаваемых документов и ценностей, а также дату передачи. Данный акт позволит разграничить ответственность старого и нового директора, а также будет являться необходимым подспорьем в доказательной базе компании, если какие-то документы или ценности не были переданы.

Таким образом, для обеспечения передачи документов и материальных ценностей новому руководителю рекомендуется еще до назначения директора:

1)      определить и зафиксировать в локальном нормативном акте или трудовом договоре перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить;

2)      передать директору документы, материальные ценности и прочие вещи по акту приема-передачи, чтобы зафиксировать фактическую передачу;

3)      прописать в локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок и сроки передачи документов, материальных ценностей и прочих вещей новому директору.

Если все же документы или ценности, или их часть не были переданы новому директору, истребовать их можно через суд. Кроме того, если действия или бездействие бывшего директора, не исполнившего свою обязанность по передаче документов и ценностей, повлекли убытки для компании, можно взыскать с него данные убытки[6].

Рекомендуется также на случай конфликтного увольнения директора хранить комплект учредительных документов компании (нотариально заверенные копии) у участников (акционеров) компании.

Уведомление банка о смене руководителя

Помимо фактической передачи документов и ценностей новому руководителю, необходимо позаботиться о своевременном уведомлении банка, в котором у компании открыт счет, о смене руководителя. Иначе компания рискует денежными средствами, т.к. у прежнего руководителя останется доступ к счетам компании.

Список документов, которые при этом необходимо подать в банк, рекомендуется уточнить заранее.

Как правило, это следующие документы:

(1)   решение уполномоченного органа о смене директора;

(2)   приказ о вступлении нового директора в должность;

(3)   лист записи, подтверждающий внесение изменений в ЕГРЮЛ;

(4)   карточка с образцами подписей для управления счетами.

После регистрации изменений, связанных со сменой директора, в ЕГРЮЛ рекомендуется уведомить обслуживающий банк о произошедших изменениях.

Уведомление контрагентов о смене руководителя

Помимо обслуживающего банка, о смене рекомендуется уведомить и контрагентов.

Важно это сделать не только в случаях, когда в самом договоре с контрагентом прописана обязанность компании уведомлять о смене руководителя, но и в иных случаях для исключения злоупотреблений со стороны бывшего директора.

Контрагентам обычно направляется уведомление о смене директора за подписью нового директора с приложением документов, подтверждающих вступление в должность (приказ о назначении, выписка из ЕГРЮЛ).

Следует иметь в виду, что уведомить о смене руководителя компании рекомендуется не только контрагентов, но и организации (объединения), членом которых является компания (например, ассоциации). Устав организации может предусматривать обязанность членов уведомлять уполномоченный орган организации о смене директора.

Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем

Доверенности не прекращают автоматически своего действия после смены руководителя компании. Поэтому после вступления в должность нового директора рекомендуется проверить по журналу учета доверенностей, какие доверенности следует отменить.

Исходя из положений статьи 188 и 189 ГК РФ и практического опыта, рекомендуем предпринять следующие шаги для прекращения действия действующих доверенностей компании:

(i) издать от имени директора приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей с указанием реквизитов соответствующих доверенностей, а также имени поверенного либо об отмене всех доверенностей, выданных компанией (если конкретные сведения о доверенности отсутствуют), при этом ознакомить с этим приказом (под подпись) всех известных поверенных (включая работников компании);

(ii) средствами почтовой связи направить упомянутый выше приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей письмом с уведомлением и описью вложения в адрес поверенных, которых не удалось по тем или иным причинами ознакомить с соответствующим приказом под подпись;

(iii) направить приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей в наиболее важные (с точки зрения хозяйственной деятельности, текущих целей и задач компании) публичные органы (включая суды, арбитражные суды, третейские суды), организации, известным физическим лицам, которые могут полагаться на действительность выданной ранее компанией доверенности (то есть третьим лицам, для представительства перед которыми выдана или может быть использована доверенность); и

(iv) сделать публикацию об отмене (прекращении действия) доверенностей в официальном издании, в котором публикуются сведения о банкротстве (в настоящее время в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.07.2008 № 1049-р это газета «Коммерсантъ»). В таком случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована. Третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении месяца со дня указанной публикации, если они не были извещены об отмене доверенности ранее (абзац второй пункта 1 статьи 189 ГК РФ).

Необходимо отметить, что на основании статей 188 и 189 ГК РФ сведения о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности могут быть внесены нотариусом в реестр нотариальных действий, ведение которого осуществляется в электронной форме, в порядке, установленном законодательством о нотариате. Такие сведения предоставляются Федеральной нотариальной палатой неограниченному кругу лиц с использованием сети «Интернет». При этом если третьи лица не были извещены об отмене доверенности ранее, они считаются извещенными о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности на следующий день после внесения сведений об этом в реестр нотариальных действий.

Выводы и практические рекомендации

Таким образом, для обеспечения полной передачи дел новому директору необходимо подготовиться заранее.

Суммируем ниже то, на что необходимо обратить внимание уже сейчас, а также при непосредственной передаче полномочий новому директору:

[1] См., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 15.02.2016 по делу № 33-1009/2016, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.02.2016 № 33-97/2016 по делу № 2-2555/2015, постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 01.04.2015 № Ф01-474/2015 по делу № А82-653/2014.

[2] См., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.04.2011 по делу № А63-7298/2010.

[3] См., например, апелляционное определение Московского областного суда от 24.08.2016 по делу № 33-23178/2016.

[4] Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» – для ООО; для акционерных обществ – статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

[5] См., например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 30.03.2016 № Ф05-3291/2016 по делу № А40-116676/2015, постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 23.03.2017 № Ф01-6412/2016 по делу № А28-4308/2016, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 18.05.2017 № Ф03-1567/2017 по делу № А73-10124/2016.

[6] Согласно подпункту 4 пункта 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62 «О некоторых вопросах возмещения убытков лицами, входящими в состав органов юридического лица» недобросовестность действий (бездействия) директора считается доказанной, в частности, когда директор после прекращения своих полномочий удерживает и уклоняется от передачи юридическому лицу документов, касающихся обстоятельств, повлекших неблагоприятные последствия для юридического лица.

В каких ситуациях сотрудники передают свои документы

Если сотрудник уходит в отпуск, уезжает в длительную командировку, переводится на другую работу или увольняется, он передает свои рабочие документы другому сотруднику.

Рабочие документы – это такие документы сотрудника, в которых он фигурирует как должностное лицо: является исполнителем резолюции, автором или контролером поручения, исполнителем проекта документа, визирующим или подписывающим лицом проекта документа.

Речь идет только об актуальных документах, которые находятся у сотрудника именно в оперативной работе. Если работа по документу завершена, например, ответ по поручению заявителю уже направлен или проект документа уже направлен на регистрацию, то документ считается отработанным и передавать его в работу другому сотруднику не нужно.

Общий порядок передачи документов

Порядок передачи документов не регулируется никакими нормативными правовыми актами. Краткие пояснения есть в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:

Фрагмент Приказа Росархива от 23.12.2009 №76

Следуя рекомендациям и сложившемуся порядку работы, организации устанавливают правила передачи документов в своих локальных нормативных актах: в инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях или регламенте конкретного подразделения.

Если правила передачи документов ещё не установлены, то организация может издать приказ об организации передачи документов.

Какие документы подлежат передаче, а какие останутся в папках и не будут переданы

В главном окне функции «Передача документов» технолог системы ДЕЛО указывает должностных лиц, между которыми нужно передать документы.

Когда технолог вводит фамилию Королёвой И.В, программа проверяет, есть ли у должностного лица Королёвой И.В, кабинет. Если кабинет есть, программа отбирает из каждой папки кабинета актуальные рабочие документы, которые подлежат передаче.

То есть, система ДЕЛО отбирает из папок кабинета не все документы, а только актуальные рабочие документы. В следующей таблице на примере Королёвой описано, какие документы система ДЕЛО считает рабочими и актуальными:

Таблица с условиями отбора документов для передачи

Что происходит при нажатии на кнопку «Передать»

По команде «Передать» система ДЕЛО исправляет в регистрационных карточках должностное лицо: заменяет Королёву И.В. на Новиченко Л.Ю.

В нашем примере Королёва И.В. и Новиченко Л.Ю. прикреплены к одному кабинету – кабинету отдела кадров. Поэтому все документы останутся в кабинете отдела кадров, изменится только должностное лицо. Но, если бы Новиченко Л.Ю. была прикреплена к другому кабинету, например, кабинету службы управления персоналом, то регистрационные карточки исчезли бы из кабинета отдела кадров и появились в кабинете службы управления персоналом.

Что такое отложенные проекты

Отложенные проекты – это проекты документов, работа по которомы приостоновлена на длительный срок. Чтобы эти проекты не мешали, пользовтели удаляют РКПД из папки №7. Карточки проектов документов остаются в системе ДЕЛО, но они скрыты из папки.

Таким образом, если в системе ДЕЛО есть записи об РКПД, которые были удалены из папки №7 и исполнителем РКПД в них является Королёва И.В, то на кнопке «Отложенные проекты» отобразится количество этих удаленных записей. Это будут отложенные проекты из папки №7 Отдела кадров исполнителя Королёвой И.В.

При выполнении передачи документов программа заменит в этих РКПД исполнителя: вместо Королёвой И.В. исполнителем станет Новиченко Л.Ю. А РКПД станет отложенным проектом папки №7 Отдела кадров исполнителя Новиченко Л.Ю.

В нашем примере Королёва И.В. и Новиченко Л.Ю. прикреплены к одному кабинету – кабинету отдела кадров. Но, если бы Новиченко Л.Ю. была прикреплена к другому кабинету, например, кабинету службы управления персоналом, то РКПД стала бы отложенным проектом папки №7 Службы управления персоналом исполнителя Новиченко Л.Ю.

Забыли открыть папки кабинета и документы не передались, что делать

Вопрос. Допустим, технолог забыл прикрепить должностное лицо Новиченко Л.Ю. к кабинету (или забыл «открыть папки» в новом кабинете). Затем передал документы, программа сделала в регистрационных карточках замену должностного лица, но карточки не попали в нужный кабинет, а болтаются в «Поиске». После этого технолог всё-таки прикрепил Новиченко к кабинету, но переданные документы там не появились, что делать?

Решение. Найдите застрявший документ и отредактируйте его. Например, если застряла запись о поручении, то нужно открыть в режиме редактирования это поручени и сохранить. После этого запись о поручении отобразится в нужном кабинете. Другой способ – это вернуть назад должностное лицо, которое было до передачи и повторно выполнить процедуру передачи документов.

Совет. Если сомневаетесь, что для нового сотрудника настроили всё правильно, то перед выполнением процедуры передачи документов сделйте тестовую пересылку должностному лицу, которому планируете передавать документы и убедитесь, что запись об РК попадает в кабинет. Другой способ: в процедуре передачи документов сделайте передачу только одного документа. Если всё пройдет успешно, то передавайте весь пакет (все документы из всех папок)

Повод ухода из компании может быть радостным (например, рождение ребенка либо карьерный рост) или грустным (неприятные обстоятельства либо ошибки, которые привели к увольнению). Но независимо от того, временно или навсегда вы покидаете компанию, стоит позаботиться о том, чтобы сохранить лицо и качественно передать дела преемнику. Как это сделать – расскажем в статье.

ПОЧЕМУ СТОИТ ПЕРЕДАТЬ ДЕЛА В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ И ВСЕ РАЗЪЯСНИТЬ НОВОМУ КОЛЛЕГЕ

Увольняясь или продумывая, как передать дела, помощник должен учитывать три фактора: свою репутацию, хорошие отношения с руководителем и коллегами и профессионализм.

Готовясь к передаче дел, вы можете убеждать себя, что если вы плохо расстанетесь с руководителем и нормально не передадите дела преемнику, то вам это аукнется. Это неправильные мысли – они чреваты тем, что, как и любой нормальный человек, вы будете стремиться избежать плохих отзывов или наказания, поэтому скроете свои промахи и, возможно, даже удалите часть документов или переписки.

Намного важнее рассуждать в позитивном ключе. На кону ваша репутация и та планка качества работы, которую вы устанавливаете. Даже если вас увольняют из-за фактических ошибок, что ж, этот функционал или руководитель действительно могли не подходить именно вам. Однако это не значит, что нужно оставить о себе впечатление плохого работника и человека.

Отдельно стоит сказать об организации работы вашего руководителя – она не должна пострадать. Даже если у вас с ним не сложились отношения на личном уровне, вы, что называется, не сошлись характерами или по темпераменту, в ваших силах не дать ему возможности обвинить вас в непрофессионализме. Если вы расстаетесь хорошо, то тем более будет лучше, если после вашего увольнения он почувствует вашу заботу и профессиональный подход, а не пострадает от пробелов в календаре или потери контактов.

Помощники первых лиц имеют особую репутацию в компании среди рядовых сотрудников. Если вы не только не были друзьями, но даже не смогли наладить минимальный контакт, то просто обязаны закрыть все дела. Зачем вам репутация злой ведьмы, которая, как выяснилось после ее увольнения, еще и ужасно работала? Если вы хорошо взаимодействовали и планируете продолжить общение с коллегами после ухода из компании, то и в этом случае репутация отличного профессионала сыграет вам на руку.

Последнее по очереди, но не по значимости – контакт с новым ассистентом. Соберитесь с духом и не показывайте, как вас обидела компания или как вы только и делали, что мечтали сбежать от этого самодура! Вспомните себя, когда только пришли сюда. Новая работа была для вас новым этапом карьеры, шагом к большей зарплате, переходу в более крупную и известную компанию, с ней были связаны положительные ожидания. Вот и ваш сменщик приходит с позитивными мыслями. Его настроение вы не испортите, а вот о себе оставите странное впечатление обиженного человека, который упустил свои возможности и устроил неимоверный бардак в делах. Если новый ассистент окажется недобросовестным человеком, то при случае запросто сыграет в глазах руководителя на ваших промахах, о которых тот раньше даже не подозревал.

Сделайте все для того, чтобы после ухода к вашей работе невозможно было придраться. Наведите порядок в делах: в бумагах, на компьютере, в почте и календаре. Удалите все личное. Рассортируйте и подшейте документы, старые отправьте в архив, избавьтесь от папки «Разное» на компьютере и системно сохраните информацию в соответствующие папки на диске. Уничтожьте лишние копии, разместите оригиналы отдельно, выбросьте заметки, которые имели смысл только для вас, т.к. в них никто больше не разберется. Пусть все будет в порядке и на своих местах, командировки закрыты, отчеты сданы, печати переданы по описи и т.д.

ЧТО ПЕРЕДАЕМ И В КАКОЙ ФОРМЕ

Новому ассистенту пригодится решительно все, чем вы готовы с ним поделиться: где на кухне лежат вкусные печеньки, как найти начальника транспортного цеха, когда тот скрывается от руководства, притворяясь больным. Босс понимает, что новому человеку потребуется время на адаптацию, но это не значит, что его будет слишком много.

Передайте не только данные и документы на физических носителях. Подробнее расскажите о своем функционале и сотрудниках, которые помогают вам в различных ситуациях. Пусть у нового человека не останется вопросов о том, как все было устроено при вас. Если он захочет что-то изменить на свой вкус, то будет знать, с кем это обсудить, кроме руководителя.

Документы

Составьте опись документов, которые физически находятся у вас, и передайте их новому сотруднику, который займет ваше место или будет замещать до появления другого ассистента. Личные документы руководителя передавайте только с его разрешения. Вот примерный список того, что стоит включить в опись.

Оригиналы документов:

• официальные письма, приказы, распоряжения, протоколы и т.п.;

• договоры, тендерные листы, платежные поручения и т.п.;

• визитки с контактами руководителя;

• доверенности, личные документы руководителя и членов семьи;

• нотариальные копии личных документов;

• документы на транспортные средства, недвижимость;

• документы на личные сим-карты руководителя и членов семьи.

Копии и распечатки документов:

• тематические папки с копиями или распечатками по проектам;

• таблица памятных данных, дней рождений и подарков за предыдущие годы;

• карты, чертежи и т.п.;

• копии протоколов, решений;

• копии документов из поездок;

• копии персональных документов руководителя и его семьи.

Если у вас находятся документы не только за период, когда вы работали в компании, но и до этого, стоит уточнить, что уже можно сдать в архив или на уничтожение. Если важно хранить документы за все годы, отметьте это в описи (см. Пример).

Данные на электронных носителях

Что касается электронных документов, резервных копий файлов из программ, которыми вы пользовались, списка рабочих контактов, логина и пароля для доступа в вашу рабочую почту, календаря вашего и руководителя и т.п., можно сделать формальную опись либо в свободной форме написать, что где лежит и в какие моменты бывает нужным.

Составьте список программ, в которых вы работаете, с описанием действий в них. Небольшого комментария будет достаточно, его можно написать или дать устно. Системный администратор создаст новому сотруднику аккаунты во всех необходимых программах и откроет доступ к вашим учетным записям, например к почте и заметкам. Продумайте автоответ и почистите заметки.

Список программ и задач, которые в них выполняет ассистент:

1. 1C: Делопроизводство:

• согласовывать документы за руководителя (обсуждать с ним решения по телефону);

• проверять лист согласования перед подписью оригиналов.

2. Evernote:

• вести записи по проектам совместно со вторым ассистентом;

• записывать личные данные о семье и домашнем персонале.

3. 1C: Предприятие ООО «Ромашка»:

• проверять статус оплат по данному юридическому лицу.

4. SAP:

• проверять контрагентов;

• проверять согласование оплат.

5. Доступ к MS Outlook руководителя:

• отклонять за него встречи;

• отправлять приглашения на встречи от его лица;

• вести контакты;

• давать краткие ответы на письма (по указанию руководителя).

Документы в электронном виде, о которых следует сказать новому ассистенту после согласования с руководителем:

• таблицы с контактами, взятыми из визитных карточек;

• таблицы с контактами руководителя, его семьи;

• таблицы с контактами домашнего персонала: охраны, водителей, горничных, массажистов, инструкторов, персональных врачей и т.п.;

• данные о финансах, налогах и все, что с ними связано (договоры аренды, услуг, займов и т.п., оформленные лично на руководителя, платежные поручения, счета и др.).

ФУНКЦИОНАЛ И РУТИННЫЕ ДЕЛА

Даже если у вас обычный функционал и вы его обсуждали с новым сотрудником на собеседовании, стоит подробно рассказать, что и как нужно делать, с кем контактировать в отделах и приемных партнеров.

Если вы чувствуете ревность и хотите, чтобы новый человек самостоятельно во все вникал, это ваше право, он разберется сам. Но вспомните, что мы говорили выше о вашей профессиональной репутации и человеческих качествах, которые запомнятся не с самой выгодной стороны.

Продуктивнее будет позволить новому сотруднику начать работать, пока вы еще на месте и можете ему подсказать. Предоставьте перечень всего, что делаете сами, а какие функции выполняют отделы. Расскажите, как в вашей компании принято передавать поручения босса (по телефону, в электронном письме с копиями линейному руководителю, по старинке на бланке для поручений или через сообщение в WhatsApp или в группе в Telegram и т.д.), кто ведет документооборот по командировкам (ассистент или сотрудник бухгалтерии), как устроена система бронирования переговорных (секретари с основного ресепшен или вы, делается это в календаре, специальной программе или журнале), как связаться с кадровиком, который работает удаленно, и многое другое.

Составьте список повторяющихся дел и дайте контакты тех, с кем вы общаетесь по этим вопросам.

ПРЕДПОЧТЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И ЧЛЕНОВ ЕГО СЕМЬИ

Все мы любим постоянство в том, что нас окружает: ключи – на полочке в прихожей, зарядка от ноутбука – в верхнем ящике тумбочки, стикеры – определенной марки и цвета. Эти простые вещи делают мир дружелюбнее, а наше пребывание дома и на работе – комфортнее. Ваш руководитель не исключение. Даже если он увлекается самыми экстремальными видами спорта и делает рискованные инвестиции, наверняка предпочитает, чтобы у него дома на кухне, на даче, в машине и в офисе была одна и та же марка питьевой воды, газеты на рабочем столе лежали слева, а документы на подпись – справа, он пьет черный кофе с одним куском сахара и не принимает посетителей до 10:30. Пусть все так и будет!

Офисный комфорт

Передайте новому человеку информацию обо всем, что любит ваш руководитель, о том, как все устроено на работе и по пути на нее. Даже если вы бизнес-помощник, то наверняка знаете о своем руководителе много личного. Он предпочитает кактусы или фикусы, ходит на обед один или ездит на бизнес-ланчи, проводит важные встречи в утреннее время или вечернее и т.п.

Домашний комфорт

Если вы личный помощник, то, скорее всего, храните всю информацию о магазинах, любимых брендах одежды и обуви, спортивного инвентаря и много другого не только своего руководителя, но и членов его семьи. Может ли новый ассистент найти магазин Adidas в Москве? Надеемся, что да. Знает ли он, какие именно кроссовки этой марки и какого размера и цвета вы покупаете своему руководителю раз в год? Наверное, нет.

У вас есть база данных всего, что делает дом вашего руководителя домом. Вы можете связаться с декораторами, которые подобрали ту самую ткань для штор в гостиную и привезли ее из Италии в чемодане, чтобы не ждать доставку три месяца, а также с реставратором, который раз в год в отсутствие семьи мастерски превращает лаковую мебель со сколами в совершенно новую.

Вы задаете тон работе горничных и нянь, раз в год заказываете для них форму у того самого портного. Знаете, когда вносить удобрение на газон во дворе дома вашего руководителя и куда за ним отправить водителя. Вам известны любимые ароматы всей семьи для каждой комнаты, какие коврики перед входной дверью они предпочитают и еще миллион тонкостей.

Комфорт в поездках

Обсудите с новым ассистентом каждую ситуацию: от любимого места в самолете до того, куда должны выходить окна спальни на вилле где-то на островах.

Информация о путешествиях руководителя и его семьи:

• данные бонусных карт авиакомпаний и групп отелей;

• любимые места в самолете;

• любимые отели;

• данные загранпаспортов и визы;

• анкеты предыдущих обращений за визой США;

• температура воды в бассейне;

• любимые направления в зависимости от времени года;

• предпочтительный тип трансфера;

• в каких аэропортах нужен ВИП-зал;

• на какие расстояния возможен трансфер вертолетом;

• какие игрушки берут дети в дорогу;

• какие виды спорта предпочтительны в поездках.

Хобби, спорт, медицина, SPA

Прежде чем передавать информацию о сферах развлечений и медицинских услуг, необходимо посоветоваться с руководителем, будет ли он наделять нового ассистента этим функционалом. Возможно, будет достаточно в целом обрисовать предпочтения руководителя и членов его семьи.

ЧТО БУДЕТ ПОСЛЕ: ОБОЗНАЧАЕМ КОМФОРТНЫЕ ДЛЯ СЕБЯ УСЛОВИЯ

Передача дел – это своего рода ритуал расставания. Вы заканчиваете начатое, передаете текущие нерешенные вопросы другому человеку и больше не общаетесь либо никогда, либо по данному функционалу, если переходите на другую должность в компании. Чтобы не остаться сидеть на двух стульях, особенно если вам этого совсем не хочется, важно проговорить с руководителем, кадрами и новым ассистентом детали вашего расставания.

Приемлемые сроки завершения работы

Сразу договоритесь, что после заявления об уходе вы столько-то недель исполняете свои обязанности, потом такое-то время находитесь в оплачиваемом отпуске с возможностью вам звонить. Не стоит рвать все связи и бежать от старого рабочего места, как от чумы, если, конечно, за вами не водится таких огромных проблем, что, получив трудовую книжку, вы сразу сядете в самолет в неизвестном направлении с билетом в один конец.

Если вам уже нашли замену, то тут все просто. Вы отрабатываете две недели или несколько дней, передаете дела и на остальные дни берете отпуск. Если же вас не хотят отпускать, но вы решили, что работа в этой компании вам больше не подходит, а замена никак не находится, нужно принимать волевое решение. И в этом случае качественная передача дел сыграет вам на руку.

На связи или нет?

Обязательно обозначьте границы для общения после увольнения. Если вы не против быть на связи постоянно, то со временем (это может быть неделя или год, кто знает) потребность в том, чтобы преемнику было необходимо у вас что-то спрашивать, отпадет сама собой. Однако если вам нужно приступить к делам на новом месте, уйти в декрет или просто нет желания больше вспоминать прошлую работу, обговорите срок, на протяжении которого готовы помогать с решением вопросов, и в какое время доступны.

Кому передать дела, если замена еще не найдена?

Если вы уходите по собственной инициативе, есть вероятность, что в силу личных обстоятельств вы не сможете дождаться, когда вам подберут замену. Рекрутеры будут не сильно спешить, руководитель будет долго рассматривать кандидатов, а может быть и так, что через честные две недели отработки вам нужно будет оказаться на другом конце света!

В такой ситуации важно грамотно и детально оформить передачу дел. Для этого вам нужно составить опись (описание всего, о чем говорилось выше) и отправить на почту руководителя и его заместителя, приложив распечатки к оригиналам документов, чтобы ваш последователь точно получил описание хотя бы на бумаге.

КАК ПРИНИМАТЬ ДЕЛА НА НОВОМ МЕСТЕ РАБОТЫ

Не сомневаемся, что ваше решение об уходе будет взвешенным и вы не пожалеете, что покинули компанию. Не забывайте, что на новом месте работы вы окажетесь в положении вашего преемника.

Может сложиться отличная ситуация: вам передадут дела так же качественно и продуманно, как их передали вы. Но может быть и по-другому – ваш предшественник кое-что передал и объяснил, однако толком ничего не понятно. А может быть и так, что ассистент до вас давно уволился и вообще ничего, кроме документов, на полках не оставил.

В первом случае вы счастливчик! Поблагодарите коллегу и пожелайте всего наилучшего!

Во втором случае вам можно только посочувствовать. Беритесь за дело! Вам срочно нужно разобраться, как все устроено, а если не получится – разработать и внедрить свою собственную систему.

В последнем случае все средства будут хороши. Любой источник информации вам в помощь. Проведите с руководителем короткую встречу и обсудите вопросы ближайшего будущего и его комфортного пребывания на работе и дома (если это необходимо). Далее знакомьтесь с коллегами и – действуйте! У вас все получится!