Описан оптимальный алгоритм сбора и подготовки документов на рассмотрение руководителю (на подпись, утверждение, проставление резолюции) – это позволит экономить драгоценное время и силы руководителя. Показываем, как распределить обязанности между отделом делопроизводства и личным помощником руководителя. Как перенести этот логичный сценарий в СЭД.
На руководителя организации 1 ложится высокая нагрузка при работе с документами:
- он имеет по умолчанию право подписи всех документов;
- большинство поступающих на предприятие документов, как правило, адресовано на его имя.
Чтобы снять избыточную и неоправданную нагрузку по рассмотрению документов с руководителя, обычно применяются следующие процедуры:
-
предварительное рассмотрение поступивших документов предусматривает их распределение:
- на те, которые требуют обязательного рассмотрения именно руководителем;
- и те, которые должны быть направлены на рассмотрение его заместителям или иным работникам структурных подразделений и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется квалифицированным работником, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного на предприятии распределения обязанностей и делегирования полномочий. Основанием для принятия решения является прежде всего содержание документа, а не его адресация руководителю;
- делегирование права подписи документов. Данная процедура относится к внутреннему и исходящему документопотокам. Не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждом документе. Решением в данной ситуации является делегирование права подписи определенных категорий документов должностным лицам предприятия. Оформляется это право доверенностью и приказом.
Тем не менее всегда остаются документы, которые необходимо подать на рассмотрение именно руководителю организации. Но и в этой задаче вы можете ему помочь, повысив комфорт работы с такими документами и снизив риски принятия неверных решений – необходимо тщательно проверить и подготовить документы для доклада руководителю. Особенно актуальна данная функция при больших объемах документооборота или если руководитель желает лично принимать решения по максимуму документов (не делегирует). Такая практика не редкость и обусловлена, например, желанием руководителя отслеживать все процессы, участвовать во всей цепочке принятия решений и пр.
Технология подготовки бумажных документов для рассмотрения руководителем
Давайте сначала подробно разберем технологию процесса, а затем – варианты распределения обязанностей среди работников предприятия в рамках данной функции.
Несмотря на то что электронный документооборот набирает темпы, практически на каждом предприятии в достаточном количестве имеются бумажные документы: это и договоры, и переписка с контрагентами, и другие виды документов (те, что прошли согласование в электронном виде, но на рассмотрение руководителю подаются на бумаге).
Технологию сбора, проверки, подготовки и передачи на рассмотрение документов для доклада руководителю целесообразно проработать и утвердить в виде локального нормативного акта (либо отдельного регламента или раздела в Инструкции по делопроизводству). Что там стоит закрепить:
1. Четко установить место и время начала и окончания передачи документов работниками структурных подразделений. Как правило, это специально отведенная зона в помещении отдела делопроизводства 2. Каждое подразделение может иметь отдельно выделенную ячейку, в которую его исполнители помещают документы. Необходимое условие – ячейки для сбора документов должны хорошо просматриваться с рабочего места ответственного работника ОД и исключать возможность несанкционированного доступа к документам.
2. Установить время начала и окончания…
Какие справки выдаются работникам
Как оформить справку
Какие сведения должны содержаться в справке
Как учитывать выданные справки
КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.
Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.
Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
[…]
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
[…]
3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:
• наименование организации — автора документа;
• наименование вида документа («справка»);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
• адресат;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• подпись руководителя организации или его заместителя;
• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
Справка с места работы
Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
• место работы;
• должность или профессию (пример 1);
• стаж работы;
• размер заработной платы и т. д.
Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.
Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.
Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.
Справка для представления по месту требования
В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.
Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).
КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).
Выводы:
1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).
3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.
[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 4, 2017.
Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк справки с места работы .docСкачать образец справки с места работы .doc
Что нужно для получения справки с места работы
На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.
Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки
По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.
Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.
Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.
Кто выдает справку
Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.
Срок действия справки
Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.
Имеет ли право требовать справку уволившийся работник
По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.
Правила по составлению справки
Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:
- название организации,
- дату составления,
- сведения, которые нужно подтвердить,
- подпись директора компании.
Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).
Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.
Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.
Правила оформления справки
Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.
При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.
Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.
Образец справки с места работы
- Сначала указывают полное наименование компании, чуть ниже ее фактический адрес и телефон.
- Далее ставят дату составления документа, затем посередине слово «Справка» и ее номер по внутреннему документообороту организации.
- Потом идет собственно необходимая информация: здесь надо обязательно полностью вписать фамилию, имя, отчество работника, для которого предназначена справка, а также удостоверить нужные факты.
- После этого, если сотрудник назвал адресата получения, можно указать, кому будет предъявляться справка.
- Внизу документ должен подписать либо директор компании, либо его уполномоченное лицо (с указанием должности и расшифровкой подписи).
Деловое письмо
Как составить справку?
Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.
В правом верхнем углу указывается место представления справки.
На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.
Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.
Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.
Реквизиты справки следующие:
- место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
- название и координаты организации, выдавшей справку,
- штамп организации, выдавшей справку,
- наименование вида документа,
- дата,
- текст справки,
- подпись должностного лица,
- печать организации.
Пример
| ОАО «Заря» 123000, Москва, ул. Ак. Павлова, д. 20 |
В Налоговую инспекцию г. Москвы |
|
|
СПРАВКА 29.09.2002 Петухов Игорь Иванович работает директором отдела сбыта ОАО «ЗАРЯ» с окладом 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей. |
||
| Директор | (Подпись) | И. А. Петров |
| Главный бухгалтер | (Подпись) | Н. В. Николаева |
Справка с места работы 2023 – это документ, который подтверждает определенную информацию о работнике. Содержит сведения о заработной плате, должности, стаже, опыте работы. Когда потребуется справка с места работы, как правильно оформить такой документ и как предоставить справку ИП, узнаете из статьи.
Содержание:
- Что такое справка с места работы, когда она выдается
- Какие сведения указываются в справке с места работы
- Популярные формы справок
- Что нужно для получения справки с места работы
- Правила составления справки
- Кто выдает справку
- Кто имеет право требовать справку
- Правила оформления справки
- Справка ИП с места работы
Что такое справка с места работы, когда она выдается
Выдача справки с места работы регламентируется ст. 62 ТК РФ. Она относится к документам, связанным с работой и выдается для предъявления по месту требования. Документ носит характер подтверждения или уточнения запрашиваемой информации. Такие справки часто требуются органами социальной защиты, банковскими, кредитными учреждениями и другими. Справка выдается безвозмездно по устному или письменному требованию работника в течение трех дней с момента заявления.
Требования к кадровикам стали меняться все чаще: новый профстандарт и повышение квалификационного уровня, незапланированные изменения в законодательстве. Чтобы не отставать от конкурентов и не пользоваться устаревшими методами, нужно постоянно улучшать свои навыки. С чего начать, расскажет Валентина Митрофанова на своем авторском курсе.
Какие сведения указываются в справке с места работы
Сведения, которые надо указать в справке с места работы, называет сам работник. Это могут быть:
- справка о зарплате;
- о персонифицированном учете и стаже;
- о характере и условиях труда по основному месту работы;
- о том, что работник не пользуется определенными видами льгот;
- другие.
Места предъявления справок с места работы тоже могут быть самыми разными. Это:
- посольства, турфирмы для оформления визы;
- для предъявления в судебные инстанции;
- в пенсионный фонд; на новое место работы;
- в организации соцобеспечения;
- другие.
Закон разрешает работнику не указывать место и причину выдачи данной справки.
Популярные формы справок
Есть типовые справки, например, справка о зарплате — форма 2-НДФЛ. Она содержит сведения об источнике дохода сотрудника, его заработной плате и удержанных налогах. Выдаётся работодателем за определенный период (обычно за год).
О среднем заработке за последние три месяца потребуется справка с предыдущего места работы, если работник решит встать на учет в службу занятости.
Можно составить справку в произвольной форме, обязательны только реквизиты предприятия и сведения о среднем заработке за указанный период.
Для получения права на пенсию также потребуются справки с работы:
- по форме СЗВ-стаж, утвержденную Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п;
- по форме СЗВ-М — Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п;
- заполненный третий раздел персонифицированных сведений расчета по страховым взносам — форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
Когда выдают справку с места работы для визы? Этот документ требует посольство, он удостоверяет надежность и платежеспособность туриста.
Образец справки для шенгенской визы с места работы скачать
Не только перечисленные виды справок обязан выдавать работодатель.
Пример
При оформлении пособия по уходу за ребенком потребуется справка от второго родителя, что он не получает аналогичную компенсацию на своей работе.
При предоставлении дополнительных выходных дней во время ухода за ребенком-инвалидом также предоставляется справка с работы другого родителя, о том, что он не воспользовался этим правом.
Некоторые виды справок прямо регламентирует трудовой Кодекс. Например, ст. 283 требует предоставить справку о характере и условиях труда по основному месту работы при устройстве в другую организацию по совместительству.
 |
Обратите внимание! Совмещение запрещено, если основная работа связана с вредными или опасными условиями. |
Работник может потребовать сведения об утвержденном графике отпусков в основной организации, чтобы получить отпуск на работе по совместительству.
 |
Важно! Ст. 286 ТК говорит о том, что ежегодные оплачиваемые отпуска в месте совмещения предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. |
Также новый работодатель может попросить принести рекомендацию с места работы у нового сотрудника.
Это неполный перечень того, для чего может потребоваться справка с работы и какая информация в ней может содержаться. В настоящее время многие справки работодатель готовит и выдает в день увольнения без заявления работника.
Что нужно для получения справки с места работы
Требование о выдаче справки может быть как письменными так и устным. Это зависит от принятого в организации документооборота. Иногда работодатель требует письменного запроса с указанием цели получения документа и описания информации, которая нуждается в подтверждении. В соответствии со ст. 62 работодатель обязан выдать документ, связанный с работой в течение 3 дней после подачи соответствующего письменного заявления.
Правила составления справки
Есть несколько видов справок, которые имеют утвержденные формы. Их мы перечислили выше. В основном, подобные документы выписываются произвольно — единой формы справки с места работы, шаблона или образца нет. Организация может сама разработать и ввести бланк для таких справок. Тогда он должен быть включен в документооборот предприятия и утвержден приказом.
Существуют общие правила, которые нужно соблюдать при подготовке документов этого вида.
Скачать пустой бланк справки с места работы
Кто выдает справку
В зависимости от вида справки, выдавать ее могут разные подразделения:
- о зарплате, уплаченных взносах — бухгалтерия;
- о стаже работы в данной организации — отдел кадров;
- непосредственный руководитель также имеет право выдавать справку, если в ней не указываются специальные сведения.
|
Важно! Независимо от того, кто готовит справку, удостоверять ее должен руководитель организации или уполномоченный работник. |
Традиционный срок действия подобных документов — 10 дней.
Кто имеет право требовать справку
По общему правилу, определенному в статьях 62 и 84.1 ТК, работник имеет право требовать у работодателя документы, связанные с работой. Для этого ему необходимо письменно обратиться к руководству организацией. Работник вправе запрашивать от работодателя копии документов, справки, выписки, связанные с его трудовой деятельностью, как во время работы у данного нанимателя, так и после увольнения. Исчерпывающего списка подобных документов, как и образца справки с места работы, трудовое законодательство не устанавливает.
|
Важно! Нормативно установлен трехдневный срок для выдачи документов, касающихся трудовой деятельности работника. |
Правила оформления справки
И хотя утвержденного бланка справки с места работы нет, можно перечислить некоторые типовые данные, которые должен содержать документ. Обязательно укажите следующие реквизиты:
- название организации;
- дату выдачи;
- описание сведений, которые нужно подтвердить;
- подпись директора компании.
Не обязательно указывать, куда и для чего предназначена справка. Вместо этих данных часто указывается: «По месту требования».
Справка ИП с места работы
Эти справки ничем не отличаются от документа, составленного юрлицом. ИП в качестве работодателя выдает требуемую справку сотруднику, составляет ее в произвольной форме в соответствии со стандартными правилами. Точно также справку с места работы ИП выписывает сам для себя.
Справка о месте работы образец для ИП скачать
Благодаря ЭДО трудозатраты на сопровождение кадрового документооборота в среднем сокращаются до 60 процентов. С чего начать внедрение электронного документооборота, узнаете на нашем курсе.