Предложение передано руководству

После
подготовки и оформления в письменном
виде Коммерческого предложения
Ответственный исполнитель, готовивший
его, согласует изложенные в нем условия
предлагаемой сделки с :

Руководителем
структурного подразделения;

Юристом;

Главным
бухгалтером;

Заместителем
руководителя предприятия, курирующим
структурное подразделение;

другими
заинтересованными должностными лицами.

Такое
согласование оформляется в виде
проставления реквизита «визы» в
строго определенном месте Бланка или
стандартного листа, на котором оформлено
Коммерческое предложение (далее «на
Бланке»). Если при согласовании
возникают замечания, то они указываются
либо в самой визе (если замечание
короткое), либо на отдельном листе с
проставлением соответствующей пометки
на Бланке («Замечания прилагаются»
рядом с визой). Визы собираются
(проставляются) на лицевой стороне
последнего листа второго экземпляра
Коммерческого предложения, остающегося
на предприятии.

Если
при согласовании Коммерческого
предложения возникла необходимость
внесения изменений в условия предлагаемой
сделки, то в этом случае Ответственный
исполнитель проводит повторную
подготовку, оформление и согласование
текста Коммерческого предложения.

4.
Проверка правильности оформления
коммерческого предложения

Перед
передачей согласованного Коммерческого
предложения на подпись Руководителю
предприятия (его заместителю) необходимо
проверить правильность его оформления
(с учетом требований государственных
стандартов на оформление Писем). Такую
проверку обычно осуществляют специалисты
службы ДОУ (документационного обеспечения
управления) предприятия либо структурного
подразделения, готовившего данный
документ (далее «специалисты службы
ДОУ»). Неправильно оформленное
Коммерческое предложение возвращается
Ответственному исполнителю, готовившему
его, на доработку (повторное оформление).

5.
Подписание коммерческого предложения

Коммерческое
предложение подписывает (проставляет
реквизит «подпись» на Бланке)
Руководитель предприятия (или его
заместитель, имеющий соответствующие
права — далее «его заместитель»).
Допускается подписывать только первый
экземпляр Коммерческого предложения
(отправляемый Заказчику). В этом случае
его второй экземпляр (остающийся на
предприятии) заверяют специалисты
службы ДОУ (проставляют на Бланке
реквизит «отметка о заверении копии
«).

При
наличии в Коммерческом предложении
сведений, составляющих коммерческую
тайну Исполнителя (предприятия) или
Заказчика, а также в случае, когда условия
сделки либо сам факт ее подготовки
являются коммерческой тайной, Руководитель
предприятия (его заместитель) на Бланке
проставляет реквизит «гриф ограничения
доступа к документу».

В
специальных случаях (для придания
юридической силы Коммерческому
предложению, для наиболее важных и
ответственных сделок и т.п.) после
подписания Коммерческого предложения
Руководителем предприятия (его
заместителем) его подпись дополняется
оттиском печати предприятия (на Бланке
проставляется реквизит «печать»).

При
подписании Коммерческого предложения
у Руководителя предприятия (его
заместителя) могут возникнуть замечания,
учет которых приведет к необходимости
внесения изменений в условия предлагаемой
сделки. В этом случае Ответственный
исполнитель проводит повторную
подготовку, оформление, согласование
и подписание текста Коммерческого
предложения.

ПРИНЯТИЕ
РЕШЕНИЯ ПО КОММЕРЧЕСКОМУ ПРЕДЛОЖЕНИЮ

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

отправкой
коммерческого предложения Заказчику;

регистрацией
отправки коммерческого предложения
Заказчику;

контролем
получения и рассмотрения коммерческого
предложения Заказчиком;

корректировкой
коммерческого предложения;

получением
решения по коммерческому предложению
от Заказчика;

регистрацией
получения решения по коммерческому
предложению.

Подписанное
Коммерческое предложение отправляется
Заказчику (Контрагенту) для рассмотрения
и принятия решения по условиям предлагаемой
сделки.

6.
Отправка коммерческого предложения
Заказчику

Полностью
подготовленное, оформленное и подписанное
Коммерческое предложение перед отправкой
его Заказчику регистрируется специалистами
службы ДОУ. Регистрация необходима для
обеспечения сохранности документов,
их оперативного поиска, учета и контроля.
Существует несколько форм регистрации
документов: централизованная,
децентрализованная и смешанная (в данном
материале не будем останавливаться на
их подробной характеристике).

Регистрация
Коммерческого предложения — это фиксация
факта его создания путем проставления
специалистами службы ДОУ реквизитов
«индекс» и «дата» на Бланке с
последующей записью необходимых сведений
о Коммерческом предложении в регистрационных
формах (журналах и/или карточках).

Коммерческое
предложение регистрируется только один
раз — в день его подписания. При передаче
зарегистрированного Коммерческого
предложения из одного структурного
подразделения предприятия в другое оно
повторно не регистрируется.

Реквизит
«дата» проставляется на Бланке
после подписания Коммерческого
предложения.

Реквизит
«индекс» Коммерческого предложения,
как правило, включает:

порядковый
номер в пределах регистрируемого массива
документов;

индекс
по номенклатуре дел.

В
состав индекса могут входить номера
(коды) из дополнительных классификаторов
предприятия (корреспондентов, структурных
подразделений, вопросов деятельности
и т.д.), для обеспечения оперативной
работы с документами.

В
индексе обычно соблюдается следующая
последовательность составляющих его
частей:

порядковый
регистрационный номер в пределах данной
группы документов;

номер
направления по Номенклатуре дел
предприятия;

номер
дела внутри данного направления по
Номенклатуре дел предприятия;

номер
по дополнительному классификатору
предприятия (при необходимости).

Пример:

123/01-23,
где 123 — порядковый регистрационный
номер, 01-23 — номер дела, в которое будет
подшит второй экземпляр Коммерческого
предложения.

Индекс
Коммерческому предложению присваивается
в пределах календарного года.

На
Приложениях к Коммерческому предложению
индексы не проставляются.

Коммерческие
предложения регистрируются в
регистрационных формах исходящих
документов. Форма журнала (карточек)
регистрации не регламентирована, т .е
оптимальный состав и порядок расположения
регистрационных граф (реквизитов)
определяется специалистами службы ДОУ
по своему усмотрению. Форма и порядок
ведения таких журналов (карточек)
закрепляется в разрабатываемой
предприятием «Инструкции по ведению
журнала (карточек) регистрации исходящей
документации». Как правило, в
регистрационных формах используются
следующие регистрационные графы:

индекс
и дата;

автор
(разработчик);

кто
подписал;

заголовок
и/или краткое содержание;

приложения;

корреспондент
или адресат (кому направлен);

резолюция
(содержание поручения, исполнитель,
автор поручения, дата);

расписка
исполнителя в получении документа;

срок
исполнения;

отметка
о контроле;

ход
исполнения;

отметка
об исполнении;

номер
дела;

перенос
данных на машинный носитель;

примечания.

При
наличии в Коммерческом предложении
сведений, составляющих коммерческую
тайну Исполнителя (предприятия) или
Заказчика, а также в случае, когда условия
сделки либо сам факт ее подготовки
являются коммерческой тайной (на Бланке
проставлен реквизит «гриф ограничения
доступа к документу»), Коммерческое
предложение регистрируется в специальной
учетной (регистрационной) форме.
Технология прохождения на предприятии
документов, содержащих коммерческую
тайну, в данном материале не рассматриваются.

Примечание:

Если
на предприятии для регистрации документов
помимо традиционного способа — ручное
ведение регистрационных форм (журналов
и/или карточек) — используются средства
вычислительной техники (внедрена и
эксплуатируется Автоматизированная
система управления документами
предприятия), то регистрация завершается
переносом данных на машинный носитель.
Признаком того, что Коммерческое
предложение зарегистрировано в
Автоматизированной системе управления
документами предприятия, является
проставление на Бланке, реквизита
«отметка о переносе данных на машинный
носитель» и отметка в соответствующей
графе регистрационных форм (при наличии
в них соответствующих граф).

После
регистрации Коммерческое предложение
отправляется Заказчику. Отправка может
осуществляться:

по
почте;

средствами
факсимильной связи;

личной
доставкой представителем Исполнителя
(Заказчика).

В
первых двух случая отправку производят
специалисты службы ДОУ, в третьем —
Ответственный исполнитель (либо другой
сотрудник по его поручению — курьер)
лично передает Коммерческое предложение
представителю Заказчика (Ответственному
исполнителю).

При
отправке Коммерческого предложения по
почте, Ответственный исполнитель должен
проставить отметку о категории почтового
отправления (на втором экземпляре,
остающемся на предприятии). К отправляемому
по почте Коммерческому предложению
прилагается Сопроводительное письмо.
В Сопроводительном письме обычно
указывают с какой целью направляется
основной документ, что с ним надо сделать
и в какие сроки. На копии Сопроводительного
письма проставляют отметку об отправке
(категория почтового отправления,
должность и личная подпись отправившего,
дата) и подшивают в дело на общих
основаниях.

Отправка
Коммерческого предложения средствами
факсимильной связи осуществляется
после предварительной договоренности
с представителем Заказчика. На первом
экземпляре Коммерческого предложения,
переданного по телефаксу, проставляют
соответствующую отметку («Документ
отправлен телефаксом на № 000 0000, личная
подпись оператора, дата»).

Примечание:

Коммерческие
предложения, с проставленным на них
реквизитом «гриф ограничения доступа
к документу», не рекомендуется
отправлять по почте и средствами
факсимильной связи.

В
случае личной доставки Коммерческого
предложения представителем Исполнителя,
на копии Сопроводительного письма
представитель Заказчика (Ответственный
исполнитель) проставляет отметку о
получении Коммерческого предложения
(должность и личная подпись получившего,
дата). В дальнейшем, эту копию подшивают
в дело на общих основаниях.

Коммерческое
предложение, переданное для отправки,
должно быть обработано и отправлено в
течени и одного рабочего дня.

Отправка
Коммерческого предложения продолжается
до тех пор, пока представитель Исполнителя,
отправлявший его, не получит документ,
подтверждающий получение (доставку)
Заказчиком Коммерческого предложения
(далее «подтверждающие получение
документы»). Подтверждающими получение
документами, являются:

при
почтовом отправлении — уведомлен ие о
е го вручении отделением связи;

при
отправлении по факсимильной связи —
подтверждение его получения (»
Confirmation Report «);

при
личной доставке (курьером) — наличие
отметки о его получении на копии
Сопроводительного письма.

Отправленное
Заказчику Коммерческое предложение
ставитсят на контроль. Для регистрации
этого, специалисты службы ДОУ на
оставшемся на предприятии экземпляре
Коммерческого предложения проставляют
реквизит «отметка о контроле» на
левом поле Бланка напротив реквизита
«заголовок к тексту» и делают
необходимые записи в регистрационных
формах.

После
этого специалисты службы ДОУ организуют
оперативное хранение (согласно
присвоенному индексу по номенклатуре
дел) оставшегося на предприятии экземпляра
Коммерческого предложения.

7.
Регистрация отправки коммерческого
предложения Заказчику

На
основании записей об отправке Коммерческого
предложения (сделанных при его отправке
на копии Сопроводительного письма) и
информации из подтверждающих получение
документов, специалисты службы ДОУ
делают необходимые записи в регистрационных
формах.

8.
Контроль получения и рассмотрения
коммерческого предложения Заказчиком

Данная
технологическая операция начинается
с контроля получения Ответственным
исполнителем Заказчика отправленного
ему Коммерческого предложения (при этом
он уведомляется о том, что согласно
подтверждающих получение документов
Коммерческое предложение находится в
их организации). Если оно им не получено
и не найдено (потеряно у Заказчика), то
производится повторная отправка (а при
необходимости и повторное оформление)
Коммерческого предложения Заказчику.

После
того, как Ответственный исполнитель
Заказчика получил Коммерческое
предложение, Ответственный исполнитель
Исполнителя согласует с ним порядок и
сроки рассмотрения условий предлагаемой
сделки и контролирует их выполнение.

Согласно
типовых сроков исполнения документов,
Заказчик должен рассмотреть Коммерческое
предложение и подготовить ответ в 10-ти
дневный срок после его получения.

9.
Корректировка коммерческого предложения

Если
при рассмотрении Коммерческого
предложения у Заказчика возникли
замечания, то Ответственные исполнители
Заказчика и Исполнителя совместно
корректируют условия предлагаемой
сделки (с привлечением необходимых
специалистов). После этого повторно
проводятся все предыдущие технологические
операции (с 1 по 8).

10.
Получение решения по коммерческому
предложению от Заказчика

Оформленное
Заказчиком в письменном виде решение
по Коммерческому предложению может
быть получено от него:

по
почте;

средствами
факсимильной связи;

личной
доставкой представителем Заказчика
(Исполнителя).

Полученное
от Заказчика письменное решение по
Коммерческому предложению (далее
«Решение»), как и любые поступающие
(входящие) на предприятие документы, в
начале проходит этапы:

приема
и первичной обработки;

предварительного
рассмотрения, разметки (классификации).

Технологические
операции, выполняемые на этих этапах,
в данном материале подробно не обсуждаются.
Отметим лишь их основные моменты.

В
нижнем правом углу первого листа Решения
автоматическим нумератором проставляют
регистрационный штамп, содержащий:
наименование предприятия, поля для
указания даты поступления и номера
(индекса) входящего документа.
Регистрационный штамп необходим для
оформления реквизита «отметка о
поступлении» и означает подтверждение
принадлежности рассматриваемого
документа предприятию. Данный штамп не
проставляется на приложениях к документу.

Если
в адресе Решения указаны структурное
подразделение или фамилия Ответственного
исполнителя, то оно передается по
назначению без предварительного
рассмотрения и разметки. Если полученное
Решение не требует рассмотрения
Руководителя предприятия, то оно также
сразу передается в структурное
подразделение или Ответственному
исполнителю. В этих случаях в правой
части верхнего поля первого листа
Решения проставляют фамилию Ответственного
исполнителя или условное обозначение
структурного подразделения (направления
деятельности), которому направляется
документ.

Решение,
требующее обязательного рассмотрения
Руководителем предприятия, передается
ему после регистрации специалистами
службы ДОУ предприятия. Технологические
операции, описывающие процесс рассмотрения
Решения Руководителем предприятия, в
данном материале не приводятся. Дальнейшая
работа с Решением производится на
основании Резолюции Руководителя
предприятия, оформленной на самом
документе, и содержащей: Ответственного
исполнителя, указания по исполнению,
сроки.

Первичная
обработка, предварительное рассмотрение
и разметка Решения осуществляется
специалистами службы ДОУ предприятия
в день его поступления.

11.
Регистрация получения решения по
коммерческому предложению

Поступившее
в структурное подразделение или
Ответственному исполнителю Решение
регистрируется специалистами службы
ДОУ структурного подразделения (если
не было зарегистрировано специалистами
службы ДОУ предприятия).

Процесс
регистрации Решения (в т.ч., содержащего
коммерческую тайну) аналогичен процессу
регистрации Коммерческого предложения,
описанному в п. 6. Разница заключается
в том, что реквизиты «дата» и «индекс»
проставляются в соответствующих полях
реквизита «отметка о поступлении»
(в ранее проставленном автоматическим
нумератором регистрационном штампе),
а в реквизите «дата» проставляется
дата поступления Решения на предприятие.
Кроме того, регистрация Решения
производится в регистрационных формах
входящих документов.

Сведения
о зарегистрированном Решении переносятся
в регистрационные формы входящих
документов. Кроме того, в эти формы
дополнительно заносится информация,
взятая из Резолюции Руководителя
предприятия (если она оформлена им на
Решении ).

ОФОРМЛЕНИЕ
ПРОЕКТА ДОГОВОРА

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

оформлением
проекта договора;

согласованием
проекта договора;

проверкой
правильности оформления проекта
договора.

Если
полученное от Заказчика письменное
решение по Коммерческому предложению
содержит согласие на заключение договора,
то Ответственный исполнитель приступает
к подготовке проекта Договора.

12.
Оформление проекта договора

Ответственный
исполнитель получает у специалистов
службы ДОУ подразделения зарегистрированное
Решение, о чем делается соответствующая
запись в регистрационных формах входящих
документов (проставляется дата получения
документа и подпись лица, получившего
документ).

Ответственный
исполнитель оформляет проект Договора
в соответствии с условиями сделки,
изложенными в согласованном с Заказчиком
Коммерческом предложении (Решении). При
этом , если на Решении стоит Резолюция
Руководителя предприятия, Ответственный
исполнитель должен учитывать при работе
над проектом Договора изложенные в ней
указания и сроки.

При
оформлении текста конкретного Договора
должны соблюдаться структура, стиль
изложения, присутствовать необходимые
реквизиты, обязательные для договора
данной группы. Этот вопрос не является
предметом обсуждения в данном материале.
При необходимости он может быть обсужден
и представлен в виде отдельного материала
по порядку оформления конкретных
договоров (купли-продажи и поставки,
аренды, подряда и услуг, совместной
деятельности и т.п.).

Проект
Договора рекомендуется печатать в двух
экземплярах (пе рвый экземпляр отправляется
Заказчику, второй — остается у Исполнителя).

13.
Согласование проекта договора

Оформленный
проект Договора Ответственный исполнитель,
готовивший его, согласует с :

Руководителем
структурного подразделения;

Юристом;

Главным
бухгалтером;

Заместителем
руководителя предприятия, курирующим
структурное подразделение;

другими
заинтересованными должностными лицами.

Такое
согласование оформляется путем сбора
виз на отдельном листе , который
прилагается к проекту Договора. На этом
листе указываются все замечания,
возникшие при согласовании.

Если
при согласовании проекта Договора
возникла необходимость внесения в него
изменений, то такие изменения могут
вноситься только в том случае, если они
не противоречат согласованным с
Заказчиком условия сделки. В этом случае
Ответственный исполнитель проводит
повторное оформление и согласование
текста проекта Договора.

Во
все иных случаях такие изменения должны
предварительно согласовываться
Ответственным исполнителем с Заказчиком
(аналогично тому, как проходил процесс
согласования условий предлагаемой
сделки — пп . 1-11). Однако вероятность
появления этих случаев очень мала (т.к.
условия сделки были заранее согласованы
Заказчиком и Исполнителем). Они могут
появиться только в результате возникновен
ия у И сполнителя непредвиденных
обстоятельств.

14.
Проверка правильности оформления
проекта договора

Перед
отправкой согласованного проекта
Договора Заказчику необходимо проверить
правильность его оформления (с учетом
требований на оформление конкретных
договоров). Такую проверку обычно
осуществляют специалисты службы ДОУ.
Неправильно оформленный проект Договора
возвращается Ответственному исполнителю,
готовившему его, на доработку (повторное
оформление).

ПОДПИСАНИЕ
ДОГОВОРА

Данная
стадия состоит из следующих этапов:

корректировка
проекта Договора;

подписание
Договора Исполнителем;

подписание
Договора Заказчиком.

КОРРЕКТИРОВКА
ПРОЕКТА ДОГОВОРА

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

отправкой
проекта договора Заказчику;

регистрацией
отправки проекта договора Заказчику;

контролем
получения и рассмотрения проекта
договора Заказчиком;

корректировкой
проекта договора;

получением
откорректированного проекта договора
от Заказчика;

регистрацией
получения откорректированного проекта
договора.

15.
Отправка проекта договора Заказчику

Полностью
подготовленный и оформленный проект
Договора перед отправкой его Заказчику
регистрируется специалистами службы
ДОУ.

Регистрация
проекта Договора — это фиксация факта
его создания путем проставления
специалистами службы ДОУ реквизитов
«индекс» и «дата» на проекте
Договора с последующей записью необходимых
сведений о проекте Договора в
регистрационных формах (журналах и/или
карточках).

Проект
Договора регистрируются в регистрационных
формах исходящих документов.

При
наличии в проекте Договора сведений,
составляющих коммерческую тайну
Исполнителя (предприятия) или Заказчика,
а также в случае, когда условия сделки
либо сам факт ее подготовки являются
коммерческой тайной (на проекте Договора
проставлен реквизит «гриф ограничения
доступа к документу»), проект Договора
регистрируется в специальной учетной
(регистрационной) форме.

После
регистрации проект Договора отправляется
Заказчику. Отправка может осуществляться:

по
почте;

средствами
факсимильной связи;

личной
доставкой представителем Исполнителя
(Заказчика).

В
первых двух случая отправку производят
специалисты службы ДОУ, в третьем —
Ответственный исполнитель (либо другой
сотрудник по его поручению — курьер)
лично передает проект Договора
представителю Заказчика (Ответственному
исполнителю).

При
отправке проекта Договора по почте,
Ответственный исполнитель должен
проставить отметку о категории почтового
отправления (на втором экземпляре,
остающемся на предприятии). К отправляемому
по почте проекту Договора прилагается
Сопроводительное письмо. В Сопроводительном
письме обычно указывают с какой целью
направляется основной документ, что с
ним надо сделать и в какие сроки. На
копии Сопроводительного письма
проставляют отметку об отправке
(категория почтового отправления,
должность и личная подпись отправившего,
дата) и подшивают в дело на общих
основаниях.

Отправка
проекта Договора средствами факсимильной
связи осуществляется после предварительной
договоренности с представителем
Заказчика. На первом экземпляре проекта
Договора, переданного по телефаксу,
проставляют соответствующую отметку
(«Документ отправлен телефаксом на
№ 000 0000, личная подпись оператора, дата»).

Примечание:

Проект
Договора, с проставленным на нем
реквизитом «гриф ограничения доступа
к документу», не рекомендуется
отправлять по почте и средствами
факсимильной связи.

В
случае личной доставки проекта Договора
представителем Исполнителя, на копии
Сопроводительного письма представитель
Заказчика (Ответственный исполнитель)
проставляет отметку о получении проекта
Договора (должность и личная подпись
получившего, дата). В дальнейшем, эту
копию подшивают в дело на общих основаниях.

Проект
Договора, переданный для отправки,
должен быть обработан и отправлен в
течени и одного рабочего дня.

Отправка
проекта Договора продолжается до тех
пор, пока представитель Исполнителя,
отправлявший его, не получит документ,
подтверждающий получение (доставку)
Заказчиком проект Договора (далее
«подтверждающие получение документы»).
Подтверждающими получение документами,
являются:

при
почтовом отправлении — уведомлен ие о
е го вручении отделением связи;

при
отправлении по факсимильной связи —
подтверждение его получения (»
Confirmation Report «);

при
личной доставке (курьером) — наличие
отметки о его получении на копии
Сопроводительного письма.

Отправленный
Заказчику проект Договора ставитсят
на контроль. Для регистрации этого,
специалисты службы ДОУ на оставшемся
на предприятии экземпляре проекта
Договора проставляют реквизит «отметка
о контроле» и делают необходимые
записи в регистрационных формах.

После
этого специалисты службы ДОУ организуют
оперативное хранение (согласно
присвоенному индексу по номенклатуре
дел) оставшегося на предприятии экземпляра
проекта Договора.

16.
Регистрация отправки проекта договора
Заказчику

На
основании записей об отправке проекта
Договора (сделанных при его отправке
на копии Сопроводительного письма) и
информации из подтверждающих получение
документов, специалисты службы ДОУ
делают необходимые записи в регистрационных
формах.

17.
Контроль получения и рассмотрения
проекта договора Заказчиком

Данная
технологическая операция начинается
с контроля получения Ответственным
исполнителем Заказчика отправленного
ему проекта Договора (при этом он
уведомляется о том, что согласно
подтверждающих получение документов
проект Договора находится в их
организации). Если он им не получен и не
найден (потерян у Заказчика), то
производится повторная отправка (а при
необходимости и повторное оформление)
проекта Договора Заказчику.

После
того, как Ответственный исполнитель
Заказчика получил проект Договора,
Ответственный исполнитель Исполнителя
согласует с ним порядок и сроки
рассмотрения проекта Договора и
контролирует их выполнение.

Согласно
типовых сроков исполнения документов,
Заказчик должен рассмотреть проект
Договора и подготовить ответ в 10-ти
дневный срок после его получения.

18.
Корректировка проекта договора

Если
при рассмотрении проекта Договора у
Заказчика возникли замечания, то
Ответственные исполнители Заказчика
и Исполнителя совместно корректируют
проект Договора (с привлечением
необходимых специалистов). После этого
повторно проводятся все предыдущие
технологические операции (с 12 по 17).

19.
Получение откорректированного проекта
договора от Заказчика

Откорректированный
проект Договора (далее «проект
Договора») может быть получен от
Заказчика:

по
почте;

средствами
факсимильной связи;

личной
доставкой представителем Заказчика
(Исполнителя).

Полученный
от Заказчика проект Договора, как и
любые поступающие (входящие) на предприятие
документы, в начале проходит этапы:

приема
и первичной обработки;

предварительного
рассмотрения, разметки (классификации).

Технологические
операции, выполняемые на этих этапах,
в данном материале подробно не обсуждаются.
Отметим лишь их основные моменты.

В
нижнем правом углу первого листа проекта
Договора автоматическим нумератором
проставляют регистрационный штамп,
содержащий: наименование предприятия,
поля для указания даты поступления и
номера (индекса) входящего документа.
Регистрационный штамп необходим для
оформления реквизита «отметка о
поступлении» и означает подтверждение
принадлежности рассматриваемого
документа предприятию. Данный штамп не
проставляется на приложениях к документу.

Если
на проекте Договора (или в адресе
Сопроводительного письма) указаны
структурное подразделение или фамилия
Ответственного исполнителя, то он
передается по назначению без
предварительного рассмотрения и
разметки. Если полученный проект Договора
не требует рассмотрения Руководителя
предприятия, то он также сразу передается
в структурное подразделение или
Ответственному исполнителю. В этих
случаях в правой части верхнего поля
первого листа проекта Договора проставляют
фамилию Ответственного исполнителя
или условное обозначение структурного
подразделения (направления деятельности),
которому направляется документ.

Проект
Договора, требующий обязательного
рассмотрения Руководителем предприятия,
передается ему после регистрации
специалистами службы ДОУ предприятия.
Технологические операции, описывающие
процесс рассмотрения проекта Договора
Руководителем предприятия, в данном
материале не приводятся. Дальнейшая
работа с проектом Договора производится
на основании Резолюции Руководителя
предприятия, оформленной на самом
документе, и содержащей: Ответственного
исполнителя, указания по исполнению,
сроки.

Первичная
обработка, предварительное рассмотрение
и разметка проекта Договора осуществляется
специалистами службы ДОУ предприятия
в день его поступления.

20.
Регистрация получения откорректированного
проекта договора

Поступивший
в структурное подразделение или
Ответственному исполнителю проект
Договора регистрируется специалистами
службы ДОУ структурного подразделения
(если он не был зарегистрирован
специалистами службы ДОУ предприятия).

Процесс
регистрации проекта Договора (в т.ч.,
содержащего коммерческую тайну)
аналогичен процессу регистрации Решения
по Коммерческому предложению, описанному
в п. 11.

Сведения
о зарегистрированном проекте Договора
переносятся в регистрационные формы
входящих документов. Кроме того, в эти
формы дополнительно заносится информация,
взятая из Резолюции Руководителя
предприятия (если она оформлена им на
проекте Договора).

ПОДПИСАНИЕ
ДОГОВОРА ИСПОЛНИТЕЛЕМ

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

оформлением
договора (2 экз.);

согласованием
договора;

проверкой
правильности оформления договора;

подписанием
договора Исполнителем.

21.
Оформление договора (2 экз.)

Ответственный
исполнитель получает у специалистов
службы ДОУ подразделения зарегистрированный
проект Договора, о чем делается
соответствующая запись в регистрационных
формах входящих документов (проставляется
дата получения документа и подпись
лица, получившего документ).

Ответственный
исполнитель оформляет Договор взяв за
основу откорректированный проект
Договора, полученный от Заказчика. При
этом , если на проекте Договора стоит
Резолюция Руководителя предприятия,
Ответственный исполнитель должен
учитывать при работе над Договором
изложенные в ней указания и сроки.

При
оформлении текста конкретного Договора
должны соблюдаться структура, стиль
изложения, присутствовать необходимые
реквизиты, обязательные для договора
данной группы. Этот вопрос не является
предметом обсуждения в данном материале.
При необходимости он может быть обсужден
и представлен в виде отдельного материала
по порядку оформления конкретных
договоров (купли-продажи и поставки,
аренды, подряда и услуг, совместной
деятельности и т.п.).

Договор
печатается в двух экземплярах.

22.
Согласование договора

Оформленный
Договор Ответственный исполнитель,
готовивший его, согласует с :

Руководителем
структурного подразделения;

Юристом;

Главным
бухгалтером;

Заместителем
руководителя предприятия, курирующим
структурное подразделение;

другими
заинтересованными должностными лицами.

Такое
согласование оформляется путем сбора
виз на отдельном листе , который
прилагается к Договору. На этом листе
указываются все замечания, возникшие
при согласовании.

Если
при согласовании Договора возникла
необходимость внесения в него изменений,
то такие изменения могут вноситься
только в том случае, если они не
противоречат откорректированному
проекту Договора, полученному от
Заказчиком. В этом случае Ответственный
исполнитель проводит повторное оформление
и согласование текста Договора.

Во
все иных случаях такие изменения должны
предварительно согласовываться
Ответственным исполнителем с Заказчиком
(аналогично тому, как проходил процесс
согласования проекта Договора — пп .
12-20). Однако вероятность появления этих
случаев очень мала (т.к. проект Договора
были заранее откорректирован Заказчиком
и Исполнителем). Они могут появиться
только в результате возникновен ия у И
сполнителя непредвиденных обстоятельств.

23.
Проверка правильности оформления
договора

Перед
передачей согласованного Договора на
подпись Руководителю предприятия (его
заместителю) необходимо проверить
правильность его оформления (с учетом
требований на оформление конкретных
договоров). Такую проверку обычно
осуществляют специалисты службы ДОУ.
Неправильно оформленный Договор
возвращается Ответственному исполнителю,
готовившему его, на доработку (повторное
оформление).

24.
Подписание договора Исполнителем

Договор
подписывает (проставляет реквизит
«подпись» на Договоре) Руководитель
предприятия (его заместитель). Подписываются
оба экземпляра Договора.

При
наличии в Договоре сведений, составляющих
коммерческую тайну Исполнителя
(предприятия) или Заказчика, а также в
случае, когда условия сделки либо сам
факт ее заключения являются коммерческой
тайной, Руководитель предприятия (его
заместитель) на Договоре проставляет
реквизит «гриф ограничения доступа
к документу».

После
подписания Договора Руководителем
предприятия (его заместителем) его
подпись дополняется оттиском печати
предприятия (на Договоре проставляется
реквизит «печать»).

При
подписании Договора у Руководителя
предприятия (его заместителя) могут
возникнуть замечания, учет которых
приведет к необходимости внесения
изменений в Договор. В таком случае
процесс изменения текста Договора
проводится аналогично тому, как это
описано в п. 22.

ПОДПИСАНИЕ
ДОГОВОРА ЗАКАЗЧИКОМ

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

регистрацией
договора;

отправкой
договора Заказчику (2 экз.);

регистрацией
отправки договора Заказчику;

контролем
получения и подписания договора
Заказчиком;

получением
подписанного договора от Заказчика (1
экз.);

регистрацией
получения подписанного договора.

25.
Регистрация договора

Полностью
подготовленный, оформленный и подписанный
Договор перед отправкой его Заказчику
регистрируется специалистами службы
ДОУ.

Регистрация
Договора — это фиксация факта его создания
путем проставления специалистами службы
ДОУ реквизитов «индекс» и «дата»
на Договоре (на обоих экземплярах) с
последующей записью необходимых сведений
о Договоре в регистрационных формах
(журналах и/или карточках). Договор
регистрируется только один раз — в день
его подписания.

Договор
регистрируются в регистрационных формах
исходящих документов.

При
наличии в Договоре сведений, составляющих
коммерческую тайну Исполнителя
(предприятия) или Заказчика, а также в
случае, когда условия сделки либо сам
факт ее заключения являются коммерческой
тайной (на Договоре проставлен реквизит
«гриф ограничения доступа к документу»),
Договор регистрируется в специальной
учетной (регистрационной) форме.

26.
Отправка договора Заказчику (2 экз.)

После
регистрации оба экземпляра Договора
(далее «Договор») отправляются
Заказчику. Отправка может осуществляться:

по
почте;

личной
доставкой представителем Исполнителя
(Заказчика).

В
первом случае отправку производят
специалисты службы ДОУ, во-втором —
Ответственный исполнитель (либо другой
сотрудник по его поручению — курьер)
лично передает Договор представителю
Заказчика (Ответственному исполнителю).

К
отправляемому по почте Договору
прилагается Сопроводительное письмо.
В Сопроводительном письме обычно
указывают с какой целью направляется
основной документ, что с ним надо сделать
и в какие сроки. На копии Сопроводительного
письма проставляют отметку об отправке
(категория почтового отправления,
должность и личная подпись отправившего,
дата) и подшивают в дело на общих
основаниях.

Примечание:

Договор,
с проставленным на нем реквизитом «гриф
ограничения доступа к документу», не
рекомендуется отправлять по почте.

В
случае личной доставки Договора
представителем Исполнителя, на копии
Сопроводительного письма представитель
Заказчика (Ответственный исполнитель)
проставляет отметку о получении Договора
(должность и личная подпись получившего,
дата). В дальнейшем, эту копию подшивают
в дело на общих основаниях.

Договор,
переданный для отправки, должен быть
обработан и отправлен в течени и одного
рабочего дня.

Отправка
Договора продолжается до тех пор, пока
представитель Исполнителя, отправлявший
его, не получит документ, подтверждающий
получение (доставку) Заказчиком Договора
(далее «подтверждающие получение
документы»). Подтверждающими получение
документами, являются:

при
почтовом отправлении — уведомлен ие о
е го вручении отделением связи;

при
личной доставке (курьером) — наличие
отметки о его получении на копии
Сопроводительного письма.

Отправленный
Заказчику Договор ставитсят на контроль.
Для регистрации этого, специалисты
службы ДОУ на оставшейся на предприятии
копии Сопроводительного письма
проставляют реквизит «отметка о
контроле» и делают необходимые записи
в регистрационных формах.

27.
Регистрация отправки договора Заказчику

На
основании записей об отправке Договора
(сделанных при его отправке на копии
Сопроводительного письма) и информации
из подтверждающих получение документов,
специалисты службы ДОУ делают необходимые
записи в регистрационных формах.

28.
Контроль получения и подписания договора
Заказчиком

Данная
технологическая операция начинается
с контроля получения Ответственным
исполнителем Заказчика отправленного
ему Договора (при этом он уведомляется
о том, что согласно подтверждающих
получение документов Договор находится
в их организации). Если он им не получен
и не найден (потерян у Заказчика), то
производится повторная отправка (а при
необходимости и повторное оформление)
Договора Заказчику.

После
того, как Ответственный исполнитель
Заказчика получил Договор, Ответственный
исполнитель Исполнителя согласует с
ним порядок и сроки подписания Договора
и контролирует их выполнение.

Согласно
типовых сроков исполнения документов,
Заказчик должен подписать и возвратить
Договор в 10-ти дневный срок после его
получения (для долгосрочных — 20 дней).

Если
при подписании Договора у Руководителя
Заказчика возникли замечания, учет
которых приведет к необходимости
внесения изменений в Договор, то в таком
случае процесс изменения текста Договора
(повторное согласование и корректировка)
проводится аналогично тому, как это
описано в п. 22, 24.

29.
Получение подписанного договора от
Заказчика (1 экз.)

Подписанный
Договор (1 экземпляр — далее «Договор»)
может быть получен от Заказчика:

по
почте;

личной
доставкой представителем Заказчика
(Исполнителя).

Полученный
от Заказчика Договор, как и любые
поступающие (входящие) на предприятие
документы, в начале проходит этапы:

приема
и первичной обработки;

предварительного
рассмотрения, разметки (классификации).

Технологические
операции, выполняемые на этих этапах,
в данном материале подробно не обсуждаются.

Полученный
Договор передается в структурное
подразделение или Ответственному
исполнителю (в соответствии с записями,
сделанными в регистрационных формах
при отправке Договора на подпись
Заказчику).

Первичная
обработка, предварительное рассмотрение
и разметка Договора осуществляется
специалистами службы ДОУ предприятия
в день его поступления.

30.
Регистрация получения подписанного
договора

Поступивший
в структурное подразделение или
Ответственному исполнителю Договор
регистрируется специалистами службы
ДОУ структурного подразделения (если
он не был зарегистрирован специалистами
службы ДОУ предприятия).

Процесс
регистрации получения Договора (в т.ч.,
содержащего коммерческую тайну)
аналогичен процессу регистрации
получения откорректированного Договора,
описанному в п. 20.

Сведения
о зарегистрированном Договоре переносятся
в регистрационные формы входящих
документов. Кроме того, в эти формы
дополнительно заносится информация,
взятая из Резолюции Руководителя
предприятия (если после получения
Договор передавался Руководителю
предприятия и им была оформлена
Резолюция).

РАССЫЛКА
ДОГОВОРА (КОПИИ) ИСПОЛНИТЕЛЯМ

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

организацией
оперативного хранения договора;

размножением
договора;

заверением
размноженных копий договора;

рассылкой
договора (копий) Исполнителям;

регистрацией
рассылки договора (копий) Исполнителям.

РАССЫЛКА
ДОГОВОРА (КОПИИ) ИСПОЛНИТЕЛЯМ

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

организацией
оперативного хранения договора;

размножением
договора;

заверением
размноженных копий договора;

рассылкой
договора (копий) Исполнителям;

регистрацией
рассылки договора (копий) Исполнителям.

31.
Организация оперативного хранения
договора

С
момента разработки Договора и до переноса
исполненного Договора в дело он должен
храниться на предприятии (в специально
отведенном для этих целей месте).

Вопрос
организации и проведения оперативного
хранения Договора в данном материале
подробно не обсуждается

32.
Размножение договора

Если
в работе по исполнению Договора участвует
несколько Исполнителей, то для обеспечения
оперативности проведения работ
допускается размножение Договора в
необходимом количестве экземпляров.
Необходимость размножения Договора и
количество копий (список рассылки)
определяется лицом, организующим его
исполнение (Ответственным исполнителем).
В списке рассылки указывают наименование
Договора, фамилию исполнителя, структурное
подразделение, количество передаваемых
экземпляров, дату. Ответственность за
определение тиража и правильность
составления списка рассылки возлагается
на Ответственного исполнителя. Размножение
Договора осуществляют специалисты
службы ДОУ.

Технологические
операции, связанные с размножением
Договора, содержащего коммерческую
тайну (на Договоре, проставлен реквизит
«гриф ограничения доступа к документу»),
в данном материале не рассматриваются.

33.
Заверение размноженных копий договора

Размноженные
копии Договора заверяются специалистами
службы ДОУ. Для заверения копии Договора
специалист службы ДОУ проставляет на
каждой копии Договора реквизит «отметка
о заверении копии».

34.
Рассылка договора (копий) Исполнителям

Все
размноженные и заверенные экземпляры
Договора либо передаются специалистами
службы ДОУ Ответственному исполнителю
для самостоятельной рассылки Исполнителям,
либо специалисты службы ДОУ сами раздают
их каждому Исполнителю. Экземпляры
Договора передают Исполнителям под
личную подпись, которая проставляется
ими в списке рассылки. В первом случае
расписывается Ответственный исполнитель
с указанием даты и количества полученных
экземпляров, во втором — расписываются
все Исполнители, получившие копию
Договора.

Обработка
Договоров и передача их для работы
(исполнения) Исполнителям должна
осуществляться в течени и одного рабочего
дня с момента их поступления в службу
ДОУ.

35.
Регистрация рассылки договора (копий)
Исполнителям

После
завершения рассылки специалисты службы
ДОУ на основании сведений из списка
рассылки делают необходимые записи в
регистрационных формах.

ИСПОЛНЕНИЕ
ДОГОВОРА (ЭТАПА)

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

постановкой
договора (этапа) на контроль;

проверкой
своевременного получения договора
(копий) Исполнителями;

исполнением
договора (этапа).

36.
Постановка договора (этапа) на контроль

Контролю
подлежит исполнение всех зарегистрированных
Договоров.

Ответственным
за организацию контроля исполнения
Договора (этапа) является Руководитель
(его заместитель) предприятия. Основная
цель организации контроля — обеспечение
своевременного и качественного исполнения
Договора (этапа). Контроль исполнения
Договора (этапа) осуществляют специалисты
службы ДОУ и руководители структурных
подразделений (направлений деятельности)
готовивших данный Договор.

Для
постановки Договора (этапа) на контроль
специалисты службы ДОУ заполняют
соответствующие графы в регистрационных
формах (журналах и/или карточках).

37.
Проверка своевременного получения
договора (копий) Исполнителями

Если
рассылку Договора (его копий) Исполнителям
осуществлял самостоятельно Ответственный
исполнитель, то специалисты службы ДОУ
должны проверить их своевременное
получение Исполнителями для начала
проведения работ по исполнению Договора.

Если
Исполнитель не получил копию Договора,
то повторно производятся необходимые
технологические операции предыдущего
этапа ( пп . 32-35).

38.
Исполнение договора (этапа)

Проведение
Исполнителем конкретных работ по
исполнению Договора (этапа).

КОНТРОЛЬ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА)

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

проверкой
и регулировкой исполнения договора
(этапа);

докладом
Руководителю об исполнении договора
(этапа);

корректировкой
условий договора (этапа).

39.
Проверка и регулировка исполнения
договора (этапа)

Ответственный
исполнитель самостоятельно лично
контролирует и регулирует ход исполнения
Договора (этапа).

Специалисты
службы ДОУ контролируют срок исполнения
Договора (этапа). Срок исполнения Договора
(этапа) — это период времени, отведенный
на исполнение Договора (этапа).

Обычно
устанавливаются следующие контрольные
сроки проверки хода исполнения Договора
(этапа):

Время, оставшееся до установленного срока исполнения	Контрольные сроки проверки
более 3 месяцев	ежемесячно, до 15-го числа
от 1 до 3 месяцев	дважды в месяц, до 15-го и 30-го числа
от 10 до 30 дней	еженедельно (в понедельник)
от 5 до 10 дней	дважды в течени и срока
от 1 до 5 дней	ежедневно

40.
Доклад Руководителю об исполнении
договора (этапа)

Ответственный
исполнитель и специалисты службы ДОУ
по результатм контроля информируют
Руководителя (его заместителя) предприятия
о ходе исполнения Договора (этапа),
достигнутых результатах и возникших
обстоятельствах, препятствующих
исполнению Договора (этапа) в установленные
сроки.

41.
Корректировка условий договора (этапа)

В
необходимых случаях Исполнитель и
Заказчик согласуют изменение сроков и
порядка исполнения Договора (этапа).
Основанием для этого является Докладная
записка Ответственного исполнителя
Исполнителя Руководителю предприятия,
либо официальное Письмо, подписанное
Руководителем Заказчика (его заместителем).
В данных документах приводится мотивировка
необходимости таких изменений. Специалисты
службы ДОУ обрабатывают Докладную
записку как внутренний документ, а
Письмо — как входящий документ (эти
процессы в данном материале не
рассматриваются и соответствующие им
технологические операции не приведены
на Технологической карте прохождения
договора на предприятии — Приложение
1).

Решение
об изменение сроков и порядка исполнения
Договора (этапа) оформляется Протоколом,
который подписывается Руководителями
(их заместителями) Исполнителя и Заказчика
(далее «Протокол»). Данный Протокол
является неотъемлемой частью Договора.
Изменение сроков и порядка исполнения
Договора (этапа) должно быть оформлено
(подписан Протокол) до истечения срока
исполнения Договора (этапа).

Протокол
готовится Ответственным исполнителем,
готовившим данный Договор. Специалисты
службы ДОУ обрабатывают Протокол как
исходящий документ (этот процесс в
данном материале не рассматривается и
соответствующие ему технологические
операции не приведены на Технологической
карте прохождения договора на предприятии
— Приложение 1).

Подготовка,
оформление и подписание такого Протокола
проводится аналогично подготовке,
оформлению и подписанию самого Договора
( пп . 1-37). Согласно типовых сроков
исполнения документов, рассмотрение,
принятие решение и подписание Протокола
должно быть произведено в 20-ти дневный
срок после его получения.

На
основании подписанного Протокола
специалисты службы ДОУ изменяют сроки
и порядок исполнения Договора (этапа)
путем внесения необходимых корректировок
в соответствующие графы в регистрационных
формах (журналах и/или карточках).

ЗАВЕРШЕНИЕ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА)

На
данном этапе выполняются технологические
операции, связанные с :

завершением
исполнения договора (этапа);

записью
(отчетом) об исполнении этапа;

снятием
исполненного этапа с контроля.

42.
Завершение исполнения договора (этапа)

Договор
(этап) считается исполненным, если
фактически проведены указанные в нем
работы (с учетом возможных изменений,
зафиксированных в Протоколе), а также
Руководителями (их заместителями)
Исполнителя и Заказчика подписан
двухсторонний Акт приема-сдачи работ
по Договору (этапу) (далее «Акт»).

Акт
готовится (оформляется) Ответственным
исполнителем, готовившим данный Договор,
после завершения исполнения Договора
(этапа), но не позднее указанного в нем
срока его завершения. Специалисты службы
ДОУ обрабатывают Акт как исходящий
документ (этот процесс в данном материале
не рассматривается и соответствующие
ему технологические операции не приведены
на Технологической карте прохождения
договора на предприятии — Приложение
1).

Подготовка,
оформление и подписание такого Акта
проводится аналогично подготовке,
оформлению и подписанию самого Договора
( пп . 21-31). Согласно типовых сроков
исполнения документов, подписание Акта
должно быть произведено в 3-х дневный
срок после его составления (получения),
если в условиях Договора не указаны
иные сроки.

43.
Запись (отчет) об исполнении этапа

Результат
исполнения этапа Договора представляют
в виде письменного отчета.

Письменный
отчет оформляется (составляется)
Ответственным исполнителем, готовившим
Договор, в форме Служебной (докладной)
записки. Правила оформления Служебных
(докладных) записок в данном материале
не рассматриваются.

Подготовленный
письменный отчет Ответственный
исполнитель передает специалистам
службы ДОУ для дальнейшей обработки.
Специалисты службы ДОУ обрабатывают
письменный отчет как внутренний документ
— Служебную (докладную) записку — (этот
процесс в данном материале не
рассматривается и соответствующие ему
технологические операции не приведены
на Технологической карте прохождения
договора на предприятии — Приложение
1).

44.
Снятие исполненного этапа с контроля

Ответственный
исполнитель передает подписанный Акт
о завершении исполнения этапа Договора
специалистам службы ДОУ, поставившим
его на контроль. После этого, исполненный
этап Договора снимается ими с контроля.

Снятие
исполненного этапа Договора с контроля
фиксируется специалистам службы ДОУ
путем проставления необходимых отметок
(записей) в соответствующих графах
регистрационных форм (журналах и/или
карточках). Кроме того, специалисты
службы ДОУ, на основании письменного
отчета об исполненнии этапа Договора,
делают необходимые отметки (записи) в
соответствующих графах регистрационных
форм (журналах и/или карточках).

ПЕРЕНОС
ИСПОЛНЕННОГО ДОГОВОРА В ДЕЛО

На
данной стадии выполняются технологические
операции, связанные с :

записью
(отчетом) об исполнении договора;

снятием
исполненного договора с контроля;

подшивкой
исполненного договора в дело.

45.
Запись (отчет) об исполнении договора

Результат
исполнения Договора представляют в
виде письменного отчета.

Письменный
отчет оформляется (составляется)
Ответственным исполнителем, готовившим
Договор, в форме Служебной (докладной)
записки. Правила оформления Служебных
(докладных) записок в данном материале
не рассматриваются.

Подготовленный
письменный отчет Ответственный
исполнитель передает специалистам
службы ДОУ для дальнейшей обработки.
Специалисты службы ДОУ обрабатывают
письменный отчет как внутренний документ
— Служебную (докладную) записку — (этот
процесс в данном материале не
рассматривается и соответствующие ему
технологические операции не приведены
на Технологической карте прохождения
договора на предприятии — Приложение
1).

46.
Снятие исполненного договора с контроля

Ответственный
исполнитель передает подписанный Акт
о завершении исполнения Договора
специалистам службы ДОУ, поставившим
его на контроль. После этого, исполненный
Договор снимается ими с контроля.

Снятие
исполненного Договора с контроля
фиксируется специалистам службы ДОУ
путем проставления необходимых отметок
(записей) в соответствующих графах
регистрационных форм (журналах и/или
карточках). Кроме того, специалисты
службы ДОУ, на основании письменного
отчета об исполненнии Договора, делают
необходимые отметки (записи) в
соответствующих графах регистрационных
форм (журналах и/или карточках).

47.
Подшивка исполненного договора в дело

Договор,
зарегистрированный специалистами
службы ДОУ, после исполнения должен
быть возвращен Ответственным исполнителем
в службу ДОУ для подшивки в дело
(формирования дел). Вместе с ним должны
быть переданы все документы (если они
не передавались в процессе исполнения
Договора), использовавшиеся в процессе
исполнения Договора (входящие, исходящие,
внутренние). Если какие-либо из этих
документов не были обработаны
(зарегистрированы, оформлены и т.п.)
специалистами службы ДОУ, то они
соответствующим образом обрабатываются
ими (с учетом правил для документов
данной категории). После этого, специалисты
службы ДОУ делают необходимые отметки
(записи) в соответствующих графах
регистрационных форм (журналах и/или
карточках).

Подшивка
Договора в дело (формирование дел) — это
группировка исполненных Договоров в
дела в соответствии с Номенклатурой
дел предприятия. Формирование дел
осуществляют специалисты службы ДОУ
под непосредственным контролем
Руководителя предприятия (или Руководителя
структурного подразделения — направления
деятельности).

Порядок
и правила формирования дел ( в т.ч., с
Договорами, содержащими коммерческую
тайну), а также требования, предъявляемые
к этому процессу, в данном материале не
рассматриваются.

После
завершения подшивки Договора в дело,
специалисты службы ДОУ делают необходимые
отметки (записи) в соответствующих
графах регистрационных форм (журналах
и/или карточках).

Согласно
типовых сроков хранения документов,
Договора (коммерческие контракты)
хранятся 3 года после истечения срока
действия, при условии завершения ревизии.
Для Договоров (коммерческих контрактов)
с иностранными контрагентами этот срок
определен в 10 лет.

Была ли эта статья полезной?

«Спасибо, мы передали ваше предложение руководству». Секретарь кладет трубку, а ваше коммерческое предложение остается пылиться на электронной почте. Знакомая ситуация?

Менеджера по продажам в B2B-сегменте ждет нелегкое испытание – достучаться до руководителя, принимающего решение о покупках. Для этого приходится пройти через секретаря, выяснить, кто отвечает за закупки в компании и особенно тщательно подготовиться к переговорам. Даже при таком раскладе шансы запомниться крайне малы.

Лицо, принимающее решение: какую роль он выполняет в продажах 

ЛПР – это лицо или группа лиц в компании, уполномоченные принимать решения и ответственные за их результаты. В качестве ЛПР может выступать:

• руководитель отдела;
• совет директоров;
• менеджер, ответственный за развитие определенной сферы; 
• владелец бизнеса непосредственно.

Контакт с такой личностью является целью менеджера по продажам – ведя переговоры через посредника, вы не сможет запомниться и в полной мере донести ценности продукта. В конце концов только ЛПР может решить, стоит ли компании сотрудничать с вами. А потому, первичной задачей в B2B-продажах является тесный контакт с уполномоченным сотрудником. 

Что нужно знать об ЛПР?

• скорее всего, его не интересует работа с вами. В любую компанию ежедневно приходят десятки писем с предложениями – со временем такая корреспонденция переходит к секретарю, а затем и вовсе отправляется в папку «Спам». Что бы вы не предлагали, у руководителя уже есть аналоги. Вызвать интерес – ваша цель.
• он не знакомится с предложением сам. В хорошей компании руководитель выполняет лишь самые важные функции – целеполагание, контроль сотрудников, поиск точек роста. Коммерческими предложениями занимается секретарь, в лучшем случае они будут переданы специалистам, квалифицированным в вопросе. 
• он ценит свое время. Убедить ЛПР потратить время на переговоры уже будет крупным достижением – чаще всего их день разбит по часам, где каждый рабочий процесс имеет ценность.
• он делегирует незначительные задачи. Скорее всего, в эту категорию будет отнесен и ваш звонок. 

Как обратить на себя внимание ЛПР? Выявить его боли, предложить свое решение и персонализировать оффер. 

Как вести диалог с ЛПР: пошаговое руководство 

Шаг 1. Заранее определите лицо, принимающее решение

Шанс получить доступ к ЛПР увеличится, если вы будете заранее знать этого человека. Так, вы сможете попросить у телефона конкретного сотрудника, а в разговоре заочное знакомство будет большим плюсом. 

Где искать ЛПР?

• через знакомства с сотрудниками. Нетворкинг на конференциях, бизнес-тренингах и в чатах могут сыграть вам на руку. Заранее узнайте у работников компаний, кто из их руководства отвечает за нужный вам вопрос.
• онлайн-поиск. Большинство компаний указывают свое руководство на официальном сайте – здесь можно найти имена и должности сотрудников, если повезет – фото и социальные медиа. Конечно, информация может быть устаревшей, но это неплохой шанс связаться с ЛПР непосредственно.
• базы данных. Руководство и должностные лица организации внесены в официальные базы данных. Информация здесь также может оказаться старой, либо юридический и фактический владельцы не совпадут – лучше удостовериться в правильности данных из дополнительных источников. 

Шаг 2. Подготовка к созвону

Лучший способ заинтересовать человека – предложить ему решение его собственной проблемы. Для этого понадобятся дополнительные сведения:

• информация о компании. Зависимо от бизнес-модели и специфики ведения дел, предложение будет отличаться. Допустим, вы продаете новую технологию для бизнеса: для крупных организаций ключевыми факторами будут эффективность, возможность интеграций и охват большого количества отделов, а для небольших предприятий – цена и функциональность. 
• данные человека, с которым вам предстоит разговор. При удачном раскладе секретарь передаст ваш звонок ЛПР – подготовьтесь и узнайте все возможные данные: должность и квалификация сотрудника, пол и возраст, интерес в компании. С руководством стоит говорить о цене и надежности товара, с непосредственным пользователем – об удобстве и решение рутинных задач.
• составьте скрипт диалога. В разговоре с ЛПР вам как никогда понадобится гибкость. Течение беседы зависит от настроения собеседника, отведенного времени. Однако не помешает примерный план звонка – как темы переходят одна в другую, когда делать коммерческое предложение и договориться о следующих точках контакта.

Освежите свои знания о продукте, чтобы чувствовать себя уверенно и непринужденно. Вряд ли ЛПР свяжется с вами повторно для уточнения информации. Будьте готовы предоставить все данные сейчас. 

Шаг 3. Обход секретаря

Секретарь сортирует входящие письма и звонки – важные сообщения пропускает к руководству, профильные вопросы направляет руководителям отделов, а спам и бесполезные предложения попросту отсеиваются. Здесь есть несколько правил:

1. Ни в коем случае не говорите, что вы менеджер по продажам и делаете холодный звонок. Ведите себя уверенно и покажите, что вы разбираетесь в ситуации.
2. Вы можете задать вопрос напрямую – «С кем я могу пообщаться по поводу?..» Так вы корректно обозначите тему разговора, не уточняя собственного положения. Не факт, что с таким подходом вы достучитесь непосредственно до лица, принимающего решение. Однако разговор с компетентным сотрудником уже несет ценность. Главное – убедить его передать предложение дальше.
3. Убедите секретаря, что вы уже сотрудничаете с компанией или недавно связывались с руководством. 

Шаг 3. Беседа с ЛПР: выявляем потребности клиента

Даже подробная информация в базе данных не даст вам точное представление о болях собеседника. Их предстоит выяснить во время созвона.

Для этого задавайте наводящие вопросы из вашей сферы – что не устраивает компанию в предыдущих подрядчиках, почему бизнес до сих пор не пользовался похожими услугами, какие проблемы из-за этого возникают в рабочих процессах.

Шаг 4. Привяжите предложение к потребностям собеседника

Не предлагайте продукт «в лоб» – опытный человек считает поверхностный скрипт. Подумайте, как ваше предложение решит боли клиента. Убедите его в том, что ваш продукт – самый выгодный, простой и быстрый способ справиться с его проблемами и наладить дела компании.

Делайте акцент на том, что хотите помочь предприятию и искренне заинтересованы в обоюдной выгоде.

Шаг 5. Отработка возражений

Принятие решения, от которого зависит положение всей компании, требует огромной ответственности – здесь нет места эмоциям и импульсивным покупкам. Будьте готовы к типичным возражениям:

• «Нам это не интересно». – «Многие клиенты говорили так же, но после презентации поняли, как именно продукт решает их проблемы»;
• «У меня нет времени на разговоры» – «Я вас прекрасно понимаю. Когда вам удобно связаться?»;
• «Для нас это дорого» – «Да, цена довольно высокая. Давайте я расскажу, как скоро это окупится и принесет вам первый доход»;
• «Я подумаю/пришлите предложение на почту» – «Возможно, вам не хватает информации, чтобы принять решение? Давайте я подробнее расскажу, что из себя представляет продукт» 

Шаг 6. Договоренность о следующем контакте

Когда клиент готов пойти навстречу, пора предложить следующую точку контракта. Вряд ли ЛПР сразу заинтересуется в покупке. Вместо этого предложите созвониться или встретиться для более подробного обсуждения, пригласите собеседника на презентацию, предложите пробный период продукта. 

Типы ЛПР: ищем подход к собеседнику

Не пренебрегайте эмоциональным контактом с клиентом. Попробуйте понять, какой из моделей поведения придерживается лицо, принимающее решение, и ищите соответствующий подход.

ЛПР детально изучает вопрос, сравнивает все варианты и дотошен к цифрам.	Не пытайтесь впечатлить такого человека громкими фактами. Лучше сфокусируйтесь на надежности, грамотности расчетов и фактов. Проверяйте всю информацию и позаботьтесь о сохранении имиджа компании. В общении с такими людьми важно показать безопасность и надежность.
ЛПР не нравятся долгие рассказы, он просит вас перейти к сути, делает поспешные выводы.	Отбросьте заготовленный скрипт и выделите лишь главные пункты: что это за продукт, как он решит проблему клиента, какими цифрами это можно подтвердить. Покажите, что вы тоже настроены действовать.
ЛПР не может определиться с выбором, колеблется в суждениях, говорит, что ему нужно проконсультироваться со специалистом.	Здесь важно настроить эмоциональный контакт. Докажите, что хотите решить задачу клиента, а потому ему не стоит волноваться – вы уже придумали для него наилучшее решение
ЛПР ориентируется на своих коллег, собирается советоваться с подчиненными, не может принять решение сам.	В такой компании важно завоевать доверие всего коллектива. Предложите организовать презентацию, пообщаться с другими кадрами.
ЛПР ориентируется на интуицию и собственный опыт. Мало слушает вас, больше рассуждает о проблеме со своей нестандартной точки зрения.	Вызывайте интерес. Покажите, что разделяете его взгляды и хотите вместе решить эту непростую задачу.

Помните, что лицо, принимающее решение – это такой же человек, однако наделенный большей ответственностью и полномочиями. Учитывайте эмоциональное состояние в ходе разговора. Вовремя успокойте собеседника, проявите искренний интерес, разделите его подход к принятию решений. Так из навязчивого менеджера вы превратитесь в специалиста, с которым можно обсудить насущные проблемы. 

ЛПР и ГЛПР: в чем разница

Заключение сделки далеко не всегда зависит от одного человека. В крупных компаниях вам встретится ГЛПР – группа лиц, принимающих решения. Это может быть совет директоров, начальник и компетентные подчиненные, руководители отделов. Подход к работе с одним человеком и группой будут отличаться.

Индивидуальное ЛПР	Групповое ЛПР
принимает решение самостоятельно; компетентен в вопросе, но нуждается в помощи специалиста – скорее всего, будет посоветоваться с консультантом либо коллегами; более подвержен эмоциональным триггерам, склонен доверять интуиции.	принимают решения исходя из совместных выводов; компетентны в нескольких сферах. Имеют достаточно опыта, чтобы принять решение самостоятельно, без помощи консультанта; принимают взвешенное решение только исходя из фактов и собственных знаний.

Простым языком: в работе с одним человеком вы можете апеллировать к эмоциям и личным качествам. Продавая товар группе лиц, делайте фокус на рациональных факторах и цифрах. Будьте также готовы к долгому циклу сделки – потребуется время на совещания внутри команды. 

Работа с ЛПР требует глубокой квалификации менеджера: ему пригодятся знания о продукте, психологические проемы и умение вести беседу с высокопоставленными лицами. Итог такого разговора может стоить крупной сделки и репутации компании.

Добрый день, Рустам Хамидуллаевич!

Мы очень рады, что Вы обращаетесь к нам не только по email, но и через форум. Ответственные сотрудники внимательно ознакомились с Вашим отзывом, и подготовили ответ по каждому пункту. Возможно, наши ответы будут полезны и другим пользователям форума.

Добавлю свой отзыв о «сказочной» #ИС_Метрология от компании #XDBI:

1. есть ограничения, связанные с языком программирования 1С, например в перечнях, списках, графиках где-то есть полоса прокрутки (которая сбоку экрана), а где-то нужно тыркать кнопку «следующая/ предыдущая страница» (возможно это можно подправить, но за деньги);

Ограничения связанные с языком программирования 1С есть, но плюсы платформы 1С:

— код , который может дорабатывать любой программист 1С, коих достаточно много в каждом из регионов страны, возможность безопасной доработки кода через расширения

— гибкая настройка форм, отчетов, вывод информации в любые форматы – все

Работа в 1С требует навык чуть выше, чем тыркание.

2. сюда же можно отнести и нумерацию в перечнях, списках, графиках: её нет совсем, нужно устраивать танцы с бубном через «вывести список» и т.д. (т.е. бесплатный эксель со своими фильтрами уделывает ИС_Метрологию одной левой);

Для того чтобы не возникало трудностей в освоении любой сложной системы требуется пройти обучение, что мы Вам многократно предлагали, не требуя оплаты (в рамках часов включенных в поставку), но Вы отказались.

Если бы Вы прошли обучение по работе с программой, то знали бы что применять динамические списки для описанной задачи некорректно, для этой задачи используются специализированные отчеты (в том числе универсальный отчет)

3. очень много косяков вылезало на этапе первичной загрузки: то один столбец из эксель-файла не подгрузился в систему, то другой, то в форме 2 (Э и СИ), то в форме 4 (ВО), и т.д. и т.п.. Например, в форме 1 сведения о месте рождения и образовании пришлось вставлять через копи-паст, хотя в их эксель-файле эти столбцы есть и они были заполнены (потом вроде бы выпустили заплатку под эту «фичу» — не проверял как работает, т.к. штат поверителей не менялся);

Очень много ошибок в данных пользователей выявляют наши специалисты при первичной загрузке в систему. Именно поэтому на всех презентациях мы предлагаем эту услугу или консультации по проверке данных (возможно и в рамках часов, включенных в поставку).

4. такая же проблема и с формой 2: не заполняется страна и изготовитель СИ из эксель-файла (возможно решается через загрузку ГРСИ, но зачем тогда в эксель-файле меня заставляют вбивать эти данные ?);

Ответили в пункте 3. В программе есть помощник – Первичная настройка программы, в котором указана последовательность заполнения системы данными с ссылками для быстрого доступа. Вероятно, Вы при первоначальной загрузке данных пропустили (полностью или частично пункт 2, не загрузили ГРСИ) и начали выполнять пункт 3 (загрузка данных из шаблона).

5. с самими формами до недавнего времени были проблемы, например в форме 6 отсутствовал столбец «Место нахождения или …». С шапками других форм были тоже проблемы: где запятую пропустили, где слово и т.д. ит.п., попросил привести в соответствие с  КА 704, на что получил ответ: «а другим нашим заказчикам норм, если хотите, лично вам подправим, но за деньги» (скрины переписки могу показать, если будет интересно).

Уважаемый, Рустам Хамидуллаевич!

Мы очень просим отправить скрин письма, в котором Вам сообщают «а другим нашим заказчикам норм, если хотите, лично вам подправим, но за деньги». Мы начали внутреннюю проверку, но пока не нашли данного письма. В случае , если Вы это написали для усиления эффекта, на этот счет есть статья 152 ГК РФ – защита чести, достоинства и деловой репутации.

6. в карточках СИ пришлось вручную вбивать разряды к эталонным СИ, потому что они тоже почему-то не встали автоматом из эксель-файла первоначальной загрузки;

Ответили в пункте 3.

7. на презентации нам говорили, что во все ФГИСы сведения будут заноситься чуть ли не силой мысли, по факту в ФГИС РА приходится все вбивать руками (т.е. формируемые формы нужны только для ПК-1/2/5);

В рамках презентации и коммерческого предложения всегда заявляется фактическое состояние вопроса. В настоящее время выгрузка во ФГИС Россаккредитации из программы возможна с использованием Помощника на сайте ФСА. Как только Россакредитация подготовит возможность пакетной загрузки сведений в Личный кабинет, в ИС Метрология появится выгрузка в соответствующий формат

Обмен с ФГИС Аршин реализован в двустороннем режиме (автоматическом — через АРI, полуавтоматическом – через файлы при отсутствии прямого доступа в Интернет из локальной сети Заказчика).

Про остальные ФГИС на презентации не упоминалось.

7. тех. поддержка пропускает некоторые обращения (т.е. у IT-компании нет специализированного софта, который отслеживал бы выполнение всех поступивших обращений);

Проанализировали ситуацию, с октября 2022 года от Вас получено более 130 писем на которые мы Вам ответили в рамках технического сопровождения стоимостью порядка двух десятков тысяч рублей в год (в рамках которого Вы также регулярно, раз в месяц, получаете обновление системы). Много вопросов из этих писем сняло бы стандартное 8-часовое обучение работе с программой (которое мы Вам предлагали и предлагаем в рамках часов включенных в поставку, без дополнительной оплаты), многие вопросы из писем требовали уточнения по телефону.

8. руководство пользователя не отображает всех возможностей системы, всех решаемых задач и возможных проблем, о чем сотрудники XDBI не стесняются говорить в телефонных разговорах;

Руководство пользователя развивается и адаптируется к каждой версии системы (не реже раз в квартал). Сейчас в Руководстве пользователя 351 страница. Об изменениях в программе сообщаем в каждом информационном письме, высылаемом с новой версией программы.

Руководство не может заменить обучение, тем более для пользователей, не имеющих опыт работы в программах 1С 8.3. Руководства пользователя 1С 8.3 составляет несколько тысяч страниц и поставляется фирмой 1С вместе с покупаемым ПО 1С, доступно на сайте ИТС 1С https://its.1c.ru/.

9. при обновлении системы нет файла, в котором сравнивалось бы старое руководство пользователя и новое (ведь за фразой «в модуль Х мы добавили Y и Z возможности» может скрываться несколько страниц текста разнесенных по всему руководству);

Мы развиваемся, учтем это в будущем.

10. в целом интерфейс достаточно не дружелюбен к пользователю, хотя наверное это проблема всей платформы 1С. 

Много чего ещё могу написать, но вместо этого сделаю вывод: не могу сказать, что #ИС_Метрология от компании #XDBI не упрощает жизнь — конечно же, упрощает и кое-что даже автоматизирует. Но советовать к приобретению буду только тем предприятиям и организациям, у которых в штате есть программист-1С (именно программист, а не человек, который ставит обновления), который допилит ИС Метрологию до приемлемого уровня, либо есть деньги, чтобы заливать компанию XDBI золотом, чтобы она привела свою же программу в соответствие с законодательством и вашими основными потребностями.

Да в системе присутствовали и присутствуют баги, как и в любой сложной информационной системе. Заявленные баги оперативно исправляются, внедряются новые инструменты.

Система активно развивается, и мы благодарны пользователям, которые дают нам адекватную обратную связь.

Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском

Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?

Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.

Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.

Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.

В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.

А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉

Общие правила деловой переписки

Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.

В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?

Адресность

К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.

Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».

Следование типовым требованиям оформления документации

Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:

• от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
• от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
• от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».

Обращения на «ты» недопустимы.

Краткость

Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.

Точность

Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.

Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.

Универсальные фразы и выражения

Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.

Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.

Объяснение причины

• По причине отсутствия нужных документов…
• Ввиду задержки оплаты…
• Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
• Вследствие изменения объема заказов…
• Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…

Когда необходимо на что-то сослаться

• Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
• В продолжение нашего диалога…
• На основании устной договоренности…
• Согласно внутренним нормативам компании…
• В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…

Как обозначить цель письма

• И для скорейшего решения вопроса…
• В целях избежания ошибок в документации…
• Для ускорения расследования…
• Чтобы составить план дальнейших действий…
• Во избежание недопонимания с работодателем…

Извещение

• Доводим до Вашего сведения…
• Пишу, чтобы подтвердить наличие…
• Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
• Сообщаем, что задержка ответа связана с…
• Позвольте сказать, что…

Объяснение мотива

• В соответствии с выбранной моделью поведения…
• В целях увеличения объема продаж…
• В порядке оказания информационных услуг…
• В подтверждения устной договоренности…
• В связи с полученными данными…

Просьба

• Прошу сообщить нам…
• Просим Вас принять к сведению…
• В дополнение ко всему прочему прошу…
• Прошу принять меры в отношении…
• Я был бы Вам благодарен, если…

Благодарность

• Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
• Спасибо за оперативный ответ!
• Благодарим Вас за сообщение о…
• Мы признательны Вам за…
• Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…

Извинение, сожаление

• Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
• Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
• К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
• Прошу прощения за задержку ответа.
• Примите наши самые искренние извинения за…

Выражение надежды

• Мы надеемся, Вы понимаете…
• Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
• Я искренне надеюсь, Вы сможете…
• Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
• Мы уверены, Вы сделаете все возможное…

Выражение удовлетворения

• Мы рады направить Вам…
• С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
• Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
• Мы рады сообщить, что можем…
• Нам было приятно получить от Вас…

Выражение неудовлетворения

• Это может потянуть за собой расторжение договора.
• К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
• Это может вызвать определенные трудности.
• К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
• Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.

Подтверждение и предложение

• Настоящим письмом подтверждаем…
• Мы можем Вам рекомендовать…
• Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
• Мы можем предложить Вам следующие условия…
• В подтверждении устной договоренности…

Отказ от предложения

• К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
• Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
• Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…

Вопросы и уточнения

• Правильно ли я понял, что…
• Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
• Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
• Вы очень выручите меня, если направите…
• Можно ли как-то решить этот вопрос?
• Может ли это характеризоваться как…

Предложение, обещание

• Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
• Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
• Мы рады предложить Вам…
• Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
• Можете быть уверены, наша компания…
• Высылаем Вам образец…

Приглашение

• Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
• Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
• Просим Вас принять участие…

Напоминание

• Хотелось бы Вам напомнить…
• Напоминаем, что в соответствии с договором…
• Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
• Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
• Напоминаем о необходимости внести оплату до…

Гарантии

• Своевременную оплату счетов гарантируем.
• С нашей стороны мы обязуемся…
• Отсутствие задолженности гарантируем.
• Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
• Гарантируем своевременное выполнение заказа.

Выражение своей позиции

• Нарушение сроков может привести к…
• Возражений против вашей позиции не имеем.
• Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
• Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
• Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.

Заключительная фраза

• Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
• С наилучшими пожеланиями…
• Благодарим за уделенное время!
• Будем признательны за оперативный ответ!
• С уважением…

Фразы для электронного письма

Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:

• темы письма;
• тела письма.

Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.

Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.

В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.

Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.

Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.

А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.

Обращение

В обращении очень важно указать имя собеседника, например:

Добрый день, Анастасия!

Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)

Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.

Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.

Некорректно:

«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.

Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:

• Здравствуйте, коллеги!
• Уважаемый Имя Отчество!
• Уважемые коллеги!

Основная часть

В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.

ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».

Примеры фраз:

• Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
• Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
• Довожу до Вашего сведения, что…
• Хочу (хотим) сообщить Вам…
• Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
• Обращаемся к Вам с просьбой…
• Информирую Вас о…
• Рады сообщить, что…
• Требуется согласование касательно…
• В связи с…
• Вынуждены сообщить… (при проблеме)
• Настоящим извещаем о…
• Прошу Вас рассмотреть возможность…
• Считаю необходимым сообщить Вам…
• Просим Вас направить к нам…
• Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
• Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
• Предлагаем Вам уникальную возможность…
• Прошу Вас рассмотреть возможность…
• Хочу обсудить с Вами условия…
• Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.

Можно описать предысторию и поблагодарить, например:

• Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
• Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
• Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
• Резюмируя наш диалог…
• Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!

Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.

Например:

• Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
• Прошу отправить скан-копии следующих документов…
• В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
• Просим Вас принять решение…
• Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
• Прошу Вас оказать содействие…
• В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
• Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.

Можно добавить нотку человечности:

• К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
• Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…

Подпись

Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.

Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.

Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).

Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.

Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.

Приведу несколько примеров подписи.

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Искренне Ваша,

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Благодарю за уделенное время!

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

E-mail _________________________

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

Сайт ______________________

Мы в соцсетях ______________

Синонимы

В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.

Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?

В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.

Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:

25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.

Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:

• Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
• Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
• Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.

Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.

Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.

Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).

Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.

Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:

• Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
• Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
• Могли бы Вы уточнить…
• Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
• Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
• Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
• Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
• Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?

В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.

Предпринимателям

Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.

Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.

Приведу пример:

Добрый день!

Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.

По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.

С уважением,

Бальева Марина,

менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».

E-mail ________________________

Клише, которых лучше избегать

За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».

Думаю, тебе они знакомы.

Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.

Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».

В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.

Полезные фразы и выражения на английском

Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.

К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.

Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:

1. Приветствие.
2. Вступление.
3. Основная часть.
4. Заключение.
5. Прощание.

Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.

Приветствие

Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.

• Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
• Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.

После обращения можно указать фамилию адресата.

Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:

• Good morning — доброе утро.
• Good afternoon — добрый день.
• Good evening — добрый вечер.

Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».

В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.

К группе лиц можно обратиться следующим образом:

• Dear all — дорогие коллеги;
• Dear colleagues — дорогие коллеги;
• Dear partners — дорогие партнеры.

Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.

И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».

Вступление

Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:

I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.

Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:

Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.

Основная часть

Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.

Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.

Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.

Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.

Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.

Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.

Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:

Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:

Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.

Переход к прощанию

Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.

Прощание

Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.

Заключение

Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.

Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.

А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «‎5 рецептов цепляющих заголовков» — скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!

Успехов в карьере и труде 😉

Комментарии (1)

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.