Думаете, правила деловой переписки распространяются только на общение с коллегами? Нет, электронные письма преподавателю тоже должны быть составлены грамотно и с учётом делового этикета. Особенно это касается посланий научному руководителю, который курирует вашу курсовую или диплом. В сегодняшней статье мы расскажем, как написать письмо научному руководителю, и приведём образец.
Нужна помощь?
Доверь свою работу кандидату наук!
Больше крутых лайфхаков мы собрали в информационном телеграм-канале. А бонусы и акции всегда можно найти в специальной группе.
Как писать письмо научному руководителю: 7 советов
Дадим несколько рекомендаций, которые помогут составить лаконичное и ёмкое письмо:
- Заведите почтовый адрес, в котором вместо ника или набора букв будут ваши фамилия и имя. Получать письмо гораздо удобнее, если ты сразу понимаешь, от кого оно. Не заставляйте преподавателя догадываться, кто скрывается за адресом sexycat2003@mail.ru.
- Указывайте тему письма. Так его будет проще найти и меньше шансов, что послание отправят в спам.
- Обращайтесь к педагогу по имени-отчеству. Согласно правилам делового этикета письма без приветствия недопустимы.
- Выражайте мысли чётко и лаконично, не нужно писать то, что напрямую не относится к предмету обсуждения. Если у вас есть вопросы, их лучше изложить в конце послания.
- Не забывайте о концовке, не обрывайте письмо. В завершении можно поблагодарить за уделённое время и пожелать хорошего дня.
- Настройте автоматическую подпись, где укажите ваше имя, фамилию и телефон. Это поможет, если преподавателю нужно будет срочно с вами связаться.
- Старайтесь отправлять письма в рабочее время. Если у педагога настроены уведомления на мобильном, вряд ли он обрадуется слишком позднему или чересчур раннему оповещению.
Перед отправкой ещё раз перечитайте письмо, чтобы не допустить ошибок в словах и знаках препинания: никто не любит читать безграмотные послания.
Другие особенности переписки с научным руководителем будут зависеть от вида письма.
Письма научному руководителю: виды и образцы
Расскажем, как писать разные письма научному руководителю от студента.
Как попросить стать научным руководителем в письме
Один из самых частых вопросов — как написать письмо желаемому научному руководителю. Если ваша ключевая задача — договориться с выбранным преподавателем о научном руководстве, главное — дать ему всю важную информацию о вас. В письме-запросе нужно указать:
- свои данные (имя, фамилию, группу);
- предмет, по которому вы готовите курсовую (если этот педагог его не ведёт);
- свои научные интересы (тематика, которая вас привлекает);
- достижения (выступления на конференциях ,научные публикации и пр.).
Вот пример такого письма.
Здравствуйте, уважаемый Виктор Альбертович! Я — студент группы ЛЖ-41 Владислав Котов. В этом семестре мы должны подготовить курсовую по предмету «Журналистское расследование» и я бы хотел писать эту работу под Вашим руководством.
Я знаю, что Вы специализируетесь на политических расследованиях, меня тоже привлекает эта тематика. В прошлом году я выступал на конференции молодых учёных на тему с докладом на тему «Функции социальных сетей в журналистских расследованиях», тезисы были опубликованы в сборнике. Прикрепляю этот материал, чтобы Вы могли составить представление о моём уровне подготовки.
Буду ждать Вашего ответа.
Первое письмо научному руководителю
Если вы уже договорились, кто будет вашим руководителем, то первое письмо будет посвящёно обсуждению темы курсовой или диплома. Основное внимание в таком послании надо уделить тому, какая проблематика интересует вас и почему. Например:
Здравствуйте, уважаемая Мария Евгеньевна! Я рада, что Вы согласились стать моим дипломным руководителем и хотела бы обсудить с Вами тему работы.
Я знаю, что Вы подготовили несколько статей и пособий, посвящённых развитию лидерских качеств студентов и хотела бы выбрать тему, также связанную с феноменом лидерства. Меня привлекает изучение политического лидерства, последняя курсовая была посвящена исследованию лидерских качеств президента США Дональда Трампа (прикрепила документ во вложении). Для диплома я бы хотела расширить эту тему и сравнить политическое лидерство в США и России. Как вы считаете, такая тема работы будет перспективной?
Спасибо за уделённое время, жду Вашего ответа.
Этот пример письма научному руководителю можно скачать по ссылке.
Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы
Как написать научному руководителю письмо про курсовую или диплом
После согласования темы переписка обычно посвящена текущим вопросам: руководитель рекомендует студенту источники, даёт советы по проведению практической части исследования, а студент присылает ему на проверку готовые разделы работы.
Пример:
Добрый день, Илья Викторович! Присылаю Вам на проверку следующий раздел диплома. Проверьте, пожалуйста, достаточно ли в тексте примеров или нужно добавить ещё?
Заранее спасибо, жду Ваших комментариев.
Благодарственное письмо научному руководителю
После того, как студент успешно защитил курсовую или диплом, можно отправить научному руководителю письмо-благодарность. Оно может выглядеть следующим образом:
Уважаемая Александра Витальевна!
Хочу поблагодарить Вас как научного руководителя за помощь и поддержку в процессе подготовки работы. Без Ваших советов и корректировок работа бы не получила такую оценку, а я не смогла бы так хорошо разобраться в теме. Спасибо Вам за помощь и новые знания!
Скачать шаблон можно по ссылке.
Рекомендательное письмо от научного руководителя студенту
Бывают ситуации, когда студенту нужно получить от научного руководителя рекомендации. Это актуально для первого трудоустройства, кода учащийся или выпускник ещё не имеет опыта работы. Приведём образец и такого письма:
За время работы над дипломным проектом под моим научным руководством студент Роман Иванович Шатров зарекомендовал себя как ответственный, вдумчивый и организованный учащийся. Он сам предложил актуальную тему исследования, провёл качественную работу с источниками, организовал, провёл и обработал результаты интересного педагогического эксперимента, посвящённого популяризации среди школьников здорового образа жизни.
В ходе написания дипломной работы Роман также подготовил и опубликовал 2 научные статьи по теме исследования, которые представил на студенческих конференциях. Уверен, что Роман покажет себя с лучшей стороны и в дальнейшем, и станет ценным сотрудником в вашей организации.
Посмотри примеры работ и убедись, что мы поможем на совесть!
Надеемся, наши образцы писем научному руководителю помогут вам составить собственные. А если возникли другие проблемы с учёбой, обращайтесь к экспертам студенческого сервиса: они не оставят вас без поддержки.
Правильно выстроенная работа с научным руководителем часто является залогом успеха вашей курсовой или дипломной работы. Давайте поговорим о том, как, несмотря на разные стили общения преподавателей, грамотно обратиться и получить помощь в написании научной работы.
Каждый студент в какой-то момент обучения пишет научную работу, иногда это может быть сложно, если процесс подготовки требует изучения бесчисленных учебников, пособий и руководств. Однако даже при взаимодействии с научником, который направляет студента в ходе его исследований, написать качественную работу может быть непросто. Данная статья направлена на решение этой проблемы и раскрытие ключевых вопросов, связанных с руководителями научных работ и их правильным выбором.
Каковы обязанности руководителя? Зачем вообще он нужен и какие его основные функции? Согласно университетским правилам, руководитель должен:
• Проконсультировать студента;
• Оказать помощь в выборе метода исследования научной работы;
• Предоставить консультации по процессу и содержанию работы;
• Оценить качество предоставленного материала работы, и написать по итогу выполнения отзыв о нем;
• Если студент опаздывает с дедлайном, руководитель должен сообщить ему об этом.
Когда следует начинать думать о выборе научного руководителя и темы работы?
Есть два основных фактора, с которых следует начать: во-первых, на некоторых факультетах студентов гораздо больше, чем научных руководителей, и выбор темы очень важен и должен быть продуман к середине года. Если на вашем факультете нет такого, вам следует решить, есть ли особые требования у руководителя к материалу и теме, которую вы хотите выбрать. Потому что возможно, что ваши исследовательские интересы не совпадают при выборе темы, и работать вместе будет некомфортно.
Во-вторых, необходимо выяснить, достаточно ли популярен предлагаемый вам научрук среди студентов, и в зависимости от этого назначить дату встречи с ним. Популярных обычно «расхватывают» уже к концу сентября. Не пользующиеся столь высоким спросом научники вполне могут дать согласие даже за неделю до установленного на вашей образовательной программе срока дедлайна заявок. В любом случае, стоит побеспокоиться по этому поводу до первой половины октября, потому что потом какие-либо непредвиденные обстоятельства могут не позволить вам выбрать нужную тему и руководителя, что негативно скажется на вашей курсовой или дипломной работе.
Как выбрать руководителя?
Как вы помните, одним из критериев выбора руководителя является то, насколько хорошо вы знаете его и его предметную область. Если у вас нет такого кандидата на примете, вам следует рассмотреть исследовательские интересы преподавателей, которые ближе к теме вашего курсового проекта. Вы можете ознакомиться с исследовательскими интересами каждого из них на страницах их профилей (обычно их можно найти на официальном сайте университета, в котором вы учитесь).
Также имеется список статей научного, из которых вы можете получить более точное представление о его/ее области. Наконец, важным источником знаний для потенциального научрука является «сарафанное радио». — преподаватели или другие студенты старших курсов могут помочь в этом.
Иногда найти человека, который уже писал работу с вашим преподавателем, очень просто — вы можете найти информацию в электронном виде или в работах прошлых лет. Будут указаны имена студентов, темы учебных работ и имена кураторов групп. В процессе сбора и изучения отзывов необходимо обратить внимание на вопросы, связанные с замечаниями научного: как часто, категорично ставят дедлайны и спрашивают о результате работы студента, важно понять насколько полезны рекомендации о литературе, удобно ли общаться с ним. Анализируя отзывы, определить, какой научный руководитель лучше всего отвечает вашему интересу, и перейти на финальный аккорд — договориться с ним о руководстве.
Как написать и в дальнейшем общаться со своим научным руководителем?
Письмо научному руководителю от студента должно быть написано в корректной форме. Конечно, если у вас есть заинтересованный в работе с вами преподаватель, логично обратиться к нему лично. В других случаях проще начать разговор, написав на контактный адрес электронной почты, указанный на сайте, или, если вы знаете, что учитель настроен позитивно для такого рода коммуникации, в социальной сети, указанной на сайте. Идеальное письмо от студента с предложением должно выглядеть следующим образом:
- Написано в вежливой и деловой манере;
- Важно предоставить первоначальный набросок темы;
- Краткое описание того, что именно вы планируете изучать в рамках указанной предметной области;
- Краткое объяснение того, почему вы обратились именно к нему;
- Задать вопрос о том, заинтересован ли ваш потенциальный руководитель в сотрудничестве с вами по этой теме. На этом этапе нет смысла предлагать место и время для первоначальной встречи, так как, возможно, руководитель откажет в сотрудничестве в целом.
Если вы получили отказ, переходите к следующим вариантам. Лучше иметь 2 или 3 из них одновременно. Может случиться и так, что ваш учитель скажет вам, что он поставил вас в «лист ожидания», и решение будет принято немного позже. Обычно это происходит из-за загруженности на кафедре. В этом случае следует напоминать о себе чаще, но в разумных пределах, и в то же время искать другие возможные варианты у других преподавателей, чтобы не остаться без выбора в последний момент.
Если ваш руководитель ответил положительно и согласен работать с вами, вам следует договориться о встрече в удобное для вас обоих время. К моменту встречи вы должны детально проработать запланированную тему и попытаться сформулировать вопросы, цели и задачи исследования, чтобы ваша первая беседа с научным руководителем была плодотворной. В дальнейшем методы общения обычно остаются прежними: незначительные консультации проводятся по почте и в социальных сетях, а наиболее важные вопросы решаются при личной встрече.
Какие могут быть сроки сдачи работы?
На некоторых учебных программах установлены жесткие сроки сдачи работ и подготовки материала: например, сдача введения и составление списка литературы. А вообще все зависит от человека: научрук может находиться в постоянном контакте, и устанавливать строгие временные рамки, или оставаться в пассивном режиме до весны, практически не интересуясь успехами студента. Такие варианты также возможны. Поэтому не злоупотребляйте доверием слишком сильно. Работайте усердно, задавайте вопросы, консультируйтесь, занимайтесь сбором информации и написанием материала.
«Подгоняющий» научный руководитель гораздо лучше того, кто совершенно пассивно относится к вашей работе, поэтому стоит обратить на это внимание, а также показать свою заинтересованность в выполнении материала на должном уровне.
Курсовые и дипломные работы бывают разных видов и степени сложности, но помощь вашего научного руководителя будет очень ценной, если вы все сделаете вовремя и не упустите сроки. В конечном итоге это хорошо отразится на оценке вашей работы, а также на мнении самого руководителя о вашем материале. Взаимодействие с руководителем может быть различным. В этой статье мы просто дали вам несколько практических рекомендаций, которые вы можете применить на практике, если захотите.
Весной 1981 года руководство института обратилось ко мне с просьбой организовать курс по техническому анализу фьючерсных рынков для слушателей этого учебного заведения.
Под давлением этой дискуссии в начале 1924 года было изменено руководство института.
Я начала работать, несмотря на то, что руководство института сделало всё, чтобы завалить эксперимент.
Как бы там ни было, я успешно сдал вступительные экзамены и был включён в состав тех, кого вызывали на мандатную комиссию, где происходило первое публичное знакомство руководства института с будущими слушателями.
И с этим volens nolens надо было считаться руководству института.
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: постулировать — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
– Руководство института заказало для нас места в гостинице.
Впоследствии руководству института, где я тогда работал, поступила «рекомендация» снять меня с должности заведующего лабораторией.
Также он предложил послать письмо в институт, где я учился, и поставить руководство института в известность о моих взглядах и поведении и сообщить о решении исключить меня из комсомола.
Некоторое время руководство института и наша турсекция не хотели афишировать данное происшествие в надежде, что группа задерживается по уважительным причинам.
Но руководство института посчитало заказ физиков второстепенным, а потому он и не был выполнен.
В общем, – он слегка запнулся, – руководство института подверглось серьёзному давлению.
Экспедиция была свёрнута по решению руководства института.
Когда третий курс уже подходил к концу, декан сообщил всем обучающимся по философии очень приятную новость: руководство института приняло решение подать заявку на госаккредитацию по этому учебному направлению.
И декан объявляет, что… руководство института решило направление «философия» закрыть…
Руководство института выделяло способного студента и пророчило ему в дальнейшем статус преподавателя.
Всё сказанное побуждает в настоящее время остро ставить вопрос о необходимости срочных мер по укреплению руководства института компетентными специалистами.
Один из студентов, тоже претендовавший возглавить научное общество, как-то попытался пожаловаться руководству института, что нынешний председатель злоупотребляет своими привилегиями, используя университетские помещения для свиданий с девушкой.
Более эффективному проведению социологических исследований помогает и активность нынешнего руководства института в установлении связей с партийными организациями на местах.
О проведении подобного эксперимента, естественно, знало руководство института.
Лестница вела на следующий этаж, где располагались кабинеты высшего руководства института.
Руководство института стремилось создать для иностранных студентов подходящие бытовые условия: несмотря на острую нехватку мест в общежитиях для советских студентов, студенты из братских стран расселялись в благоустроенных общежитиях, им платили приличную по тем временам стипендию.
Во-вторых, в определённый момент руководство института совместно с бухгалтерией провели эксперимент по созданию запасного варианта бухгалтерского программного комплекса, для чего пригласили специалистов из фирм, создающих промышленное программное обеспечение бухгалтерий.
И только благодаря поддержке руководства института нам удалось провести 20-летний эксперимент и убедиться в правильности нашего выбора.
Мы предупредили руководство института о вашем переходе на новую, более ответственную работу.
Они участвовали в некоторых проектах, не санкционированных руководством института, – играли в прятки с государством.
Под его руководством институт сыграл ведущую роль в развитии квантовой механики.
Проект, сформулированный в таком виде, вызвал резкую критику коллег и был отвергнут руководством института и фирм-разработчиков.
На первом этапе расследование инцидента вело руководство института, надеясь обнаружить исчезнувшие образцы в целости и сохранности и при этом «не вынести сор из избы».
Постепенно конфликт с руководством института достиг своего апогея, и при очередном конкуре вместо него, профессора и автора сотни научных статей, взяли какого-то прохиндея, купившего себе кандидатскую диссертацию и умеющего выколачивать из студентов деньги в обмен на дипломы.
Несомненно, мне предстоит столкнуться с сопротивлением руководства института.
К счастью, руководство института предоставило мне и таким же как я нерадивым студентам второй шанс.
Кроме всего прочего, то есть успешного руководства институтом, выработался мной занятный метод научного отбора.
Потом сказал сам себе, что надо бы это сделать подальше в лесу, чтобы труп его быстро не нашли, иначе его товарищей по работе будет ждать тяжёлая кара со стороны руководства института и чекистских органов.
Руководство института осталось довольно нашим проектом, похвалило меня, как руководителя темы, и моих помощников.
– Мне пришлось уволиться из института, я нашёл работу более оплачиваемой, да с руководством института стали натянутые отношения.
Теперь по поводу беспокойств со стороны административного и партийного руководства института.
Руководство института объявило конкурс на самую полезную для народного хозяйства программу.
Он прекрасно знал, что среди студентов и преподавателей есть «активисты», которые незамедлительно сообщат руководству института о прелюбодеяниях холостого историка и молодой студентки.
Далее шла приписка: «Я попросила руководство института не предпринимать в отношении вас суровых мер и, думаю, моя просьба будет учтена»…
Руководство института сумело договориться с банком.
Но было ещё руководство института.
Он быстро оглядел замершее руководство института и, похоже, что-то понял.
Испугалось руководство института или нет, но до суда дело не дошло.
Государственное финансирование всё сокращалось и сокращалось, а когда наконец его перестало хватать не то что на занятия серьёзной наукой, а даже на небольшую зарплату сотрудникам, руководство института прибегло к крайней мере – оно стало сдавать помещения в аренду всевозможным частным фирмам и фирмочкам.
Брало руководство института относительно недорого, а офис в центре города – вещь очень нужная.
– За вашу просьбу, адресованную руководству института, прислать меня сюда.
Все операции с арендой, вне сомнения, преследовали одну цель – обеспечить некий запас финансовой плавучести руководству института лично.
Почему же тогда руководство института именно этими районами интересуется, а не другими? Вопрос.
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Предложение руководству будет полезным в том случае, если вы хотите озвучить процедурные усовершенствования, дополнительные возможности дохода или способы экономии. Также можно составить предложение, если вы заметили аспекты, которые, на ваш взгляд, следует изменить. Для подготовки предложения руководству компании важно собрать все необходимые сведения. Сообщите идею сотрудникам и узнайте их мнение. Текст предложения должен быть тактичным.
-
1
Сформулируйте идею или проблему. Если вы хотите оптимизировать производство или снизить расходы, то важно определить основную проблему. Часто идея будет казаться вам понятной, но если вы пытаетесь устранить проблему, то будьте наблюдательны.
-
2
Исследуйте вопрос. Прежде чем составлять предложение, проверьте все факты. Нужно поговорить с причастными людьми — сотрудниками, руководством или клиентами. Читайте о других компаниях и отличиях в работе.
- Например, если вы считаете, что руководству следует сменить поставщика продовольствия, то сначала поговорите с работниками кухни. Что они думают об этом? Они работали в других фирмах с другими поставщиками? Что думают ваши сотрудники? Возможно, ваше недовольство является не вопросом качества, а личных предпочтений.
-
3
Составьте описание проблемы. Прежде всего необходимо описать текущую ситуацию. Укажите все уместные детали (задействованные лица, даты, места). На данном этапе не высказывайте суждений, а просто объясните положение вещей.
- Например, напишите: «Последние семь лет компания X пользуется услугами поставщика Y. За это время количество основных блюд сократилось с пяти до двух. Количество вегетарианских блюд также сократилось, а в некоторые дни они вообще отсутствовали».
-
4
Объясните свое решение. Очертите проблему и ясно сформулируйте свое предложение. Сразу сообщите ключевую идею. Покажите, что вы опираетесь на исследования.
- Например, напишите: «Я рекомендую компании X сменить поставщика провизии. Доступно сразу несколько вариантов на выбор. Поставщик W и поставщик Z предлагают обширное меню с ценами, которые сопоставимы с расценками нынешнего поставщика. Более того, поставщик Z предлагает ежедневные основные блюда вегетарианской и веганской кухни, а также блюда без глютена, что позволит лучше удовлетворить потребности всех сотрудников. Поставщик W предлагает меньше веганских позиций в меню, но также является хорошим вариантом. По результатам исследования 2011 года 40 % наших сотрудников являются вегетарианцами, 10 % — веганы и 2 % отказались от глютена».
-
5
Составьте план. Опишите каждый шаг, включая время и стоимость реализации. Четко укажите известные факты и неизвестные аспекты. Используйте пронумерованный план. Сообщите больше подробностей. Не преувеличивайте ценность своего предложения, но опишите потенциальные результаты.
- Для смены поставщиков нам потребуется: 1. Дождаться завершения договора с поставщиком Y 2. Запросить у поставщиков W и Z пробные образцы 3. Выбрать одну фирму 4. Заключить договор с выбранной фирмой. Расходы будут сопоставимы с расценками нынешнего поставщика Y. По завершении срока действия договора с поставщиком Y штрафы не предусмотрены. Более того, если сотрудникам больше понравятся новые продукты, то удовлетворенность на рабочем месте возрастет.
-
6
Перечислите возможные возражения. Покажите, что вы осведомлены о возможных недостатках вашего плана. Возможно сопротивление среди сотрудников? Например, некоторым сотрудникам нравится нынешний поставщик. Вам придется убеждать вышестоящие инстанции в безопасности такой идеи? Расскажите, как вы собираетесь убедить других в успехе идеи.
-
7
Укажите необходимые материалы и сотрудников. Если для изменения требуется закупить новые материалы или нанять новых сотрудников, то сообщите об этом после плана. Также сообщите требуемое время (время тоже ресурс). Создайте контрольный список. Например, можно указать следующее:
- Требуется: подкомитет для оценки поставщиков (4 представителя разных отделов компании), 2 часа на пробы образцов, 3 часа на составление отчета.
-
8
Завершите предложение первоочередной выгодой. В конце документа повторите предложенное изменение. Переформулируйте три ключевых пункта и составьте итоговое предложение. Можно рассматривать это как пояснительную записку. Например:
- «Как сказано в предложении, за последние семь лет поставщик Y сократил количество главных блюд в меню. Поставщики W и Z предлагают больше разнообразия за сопоставимую стоимость. Я рекомендую провести пробу образцов товара новых поставщиков, чтобы сделать окончательный выбор. Такой шаг наверняка повысит степень удовлетворенности и лояльности сотрудников».
- Укажите конкретные финансовые или количественные преимущества. Например, инновации позволят сократить расходы? Сообщите об этом.
- Упомяните качественные преимущества. Иногда пользу для компании не получится показать в количественном выражении с помощью цифр и голых фактов. Сообщите, если изменения повысят уровень удовлетворенности сотрудников. Подобные улучшения также ценны.
Реклама
-
1
Покажите предложение сотруднику. Лучше всего показать предложение коллеге и попросить высказать мнение. Сотрудник может согласиться с вами. В случае несогласия уточните причины. Если замечания покажутся вам справедливыми, то пересмотрите свое предложение. Если же вы признаете уместность замечаний, но не согласны с точкой зрения коллеги, добавьте возражения в соответствующий раздел предложения.
-
2
Проверьте документ. Завершите текст предложения и покажите другу или коллеге, после чего убедитесь в отсутствии стилистических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также следите за объемом. Не пишите слишком большое предложение, иначе руководители могут даже не читать документ! Одной-двух страниц вполне достаточно.
-
3
Подайте предложение руководству. Когда предложение будет готово, определите руководителя, которому следует подать документ. В некоторых организациях используется очевидная структура управления и принятия решений. В других компания с более горизонтальной структурой не всегда понятно, кто имеет реальные полномочия. Изучите этот вопрос и выявите подходящего человека. Подайте ему свой отчет.
- Попробуйте организовать личную встречу. Часто начальники лучше реагируют на предложения перемен при разговоре лицом к лицу. В противном случае отправьте предложение в обычном или электронном письме.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 18 142 раза.
Была ли эта статья полезной?
Чтобы написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса лицу, занимающему высокую должность, необходимо знать правила оформления такого письма. Желательно кратко и четко изложить суть обращения. Из данной статьи можно узнать, как написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса губернатору. Можно написать, например, о решении проблем, связанных с городом и областью, будь то недочеты в жилищно-коммунальных услугах или просьба личного характера. Важно отметить, что прошение не должно выходить за рамки возможностей уполномоченного лица.
Общие сведения
Такое письмо о содействии в решении вопроса полезно тогда, когда нужно получить информацию, документы или совершить сделку. Можно написать обращение с просьбой об улучшении качества работы какой-либо государственной организации. Обычно такие письма отправляются на чье-либо имя. В некоторых случаях обращаются напрямую к организации.
Письмо губернатору с просьбой оказать содействие полностью должно соответствовать правилам деловой переписки. Ответственно надо отнестись ко всему: от шрифта текста до содержания письма. Если проблема затрагивает не только одного гражданина, а нескольких, можно собрать подписи и соответствующие документы. Чем убедительнее будут представленные документы, тем с большей вероятностью на просьбу откликнутся в администрации. Такое письмо об оказании содействия в решении вопроса может быть принято или отвергнуто. В любом случае сотрудники госоргана должны прислать ответ с детальной информацией и объяснением причин отказа.
Для написания и отправки письма будут необходимы следующие предметы:
- ПК с доступом в Сеть.
- Бумага.
- Ручка.
- Конверт.
- Принтер.
Форма
Существует специальная форма написания письма губернатору с просьбой оказать содействие, на которой указаны ФИО заявителя, а также ФИО и должность губернатора, краткое содержание письма и другие важные пункты. Желательно распечатать обращение на отдельном листе. Найти бланк формы можно на сайте администрации или в приемной губернатора. В некоторых областях он может отсутствовать, тогда необходимо написать его самому с помощью ПК или вручную. При отправке письма-просьбы о содействии в решении вопроса без такой формы можно не получить ответа.
Заявление
После окончания работы с формой необходимо приступить к написанию самого письма.
- Сначала оформляется шапка. Справа пишутся должность, фамилия, имя и отчество чиновника. Внизу пишутся ФИО и вся контактная информация (адрес проживания, телефон, электронная почта) автора обращения. Все данные государственного служащего указываются в дательном падеже. Личные данные – в родительном падеже.
- Далее, отступив немного, посередине следует начать обращение со слова «уважаемый».
- После можно излагать суть проблемы.
Письмо не должно быть большим. Не стоит писать основную часть на несколько страниц. Для этого хватит одного листа А4. Главное – изложить суть проблемы, чтобы, читая, человек понимал, о чем идет речь. Всю необходимую информацию можно указать в приложении. Его не стоит растягивать на десять страниц, можно написать несколько листов, полностью раскрывая проблему. Не стоит писать в приложении что-то лишнее.
От того, как написана основная часть, зависит, будет ли письмо прочитано губернатором или нет. В завершение письма необходимо сделать надпись «Приложение» и указать листы с дополнительной информацией. В конце письма снова нужно описать просьбу в двух-трех предложениях и поставить подпись. К примеру, можно написать письмо о просьбе в содействии в решении вопроса в сфере города.
Структура заявления
Письмо пишется по стандартному образцу. В нем должны содержаться:
- Причина обращения. Кратко описывается причина: в связи с чем гражданин обращается к данному должностному лицу, а также почему обращается именно к этому должностному лицу.
- Цель. Для чего пишется письмо. Здесь необходимо изложить суть проблемы, а также показать, почему адресату необходимо откликнуться на просьбу.
- Ссылка. Описание итога решения. В случае если губернатор откликнется на проблему, какие изменения произойдут в компании, жизни общества и др. Это самая важная часть. Она убеждает адресата в необходимости оказании помощи, от нее зависит, откликнутся ли на просьбу.
Если просьба не одна, лучше всего сделать несколько абзацев для каждой из проблем. Все детали можно написать, как было сказано выше, в приложении. Структура заявления расписана для основной его части.
Отправка
После того как работа с письмом-просьбой о содействии в решении вопроса закончена, нужно вложить в конверт все свидетельства и официальные обращения, а также само письмо. Все дополнительные вложения только увеличивают вероятность прочтения письма получателем.
Упаковав все в конверт, нужно узнать юридический адрес администрации региона или района и отправить письмо. Перед тем как отправить его, следует сделать копии всех бумаг. Лучше всего отправлять их, так как само письмо с важными документами может быть утеряно на почте или в администрации.
Варианты отправки
Отправить письмо-просьбу в содействии решения вашей проблемы можно не только по обычной почте. Если существует опасение за сохранность бумаг или за то, что письмо не дойдет, можно сделать следующее:
- Заказать доставку представителю канцелярии губернатора. Такой функцией обладает «Почта России» и коммерческие предприятия по доставке писем. Таким образом, письмо будет доставлено намного быстрее и пойдет прямиком к губернатору.
- Электронная почта. На дворе 21-й век. Любое обращение можно отправить по электронной почте. Следует лишь посетить сайт администрации, узнать почту для связи с общественностью и, заполнив все формы и бланки, сделав сканы всех документов, отправить их в виде файлов по почте. На некоторых сайтах существуют электронные приемные, где нет нужды вкладывать файлы, можно заполнить личные данные и оставить обращение там.
Срок ответа, по официальным данным, составляет 30 дней, но обычно ответ приходит в течение двух–трех дней.
Как лучше написать
Можно написать письмо-просьбу о содействии в решении любой проблемы, но окажут ли содействие или же письмо будет отложено в архив, зависит только от адресанта. Чтобы увеличить шанс на успешный исход дела, лучше затронуть положительные личные качества адресата. Необходимо, чтобы человек понял, почему обращаются именно к нему.
Несколько вставок с комплиментами будут уместны. В письме стоит дать понять человеку, что только он сможет помочь с решением изложенного в бумаге вопроса. К примеру, если адресант пишет письмо о содействии в решении вопроса жилищно-коммунальных услуг, можно показать, что такая проблема важна и губернатор, как никто другой, сможет помочь не только конкретному гражданину, написавшему обращение, но и всем горожанам в решении данной проблемы.
Обязательно следует аргументировать свою точку зрения. Желательно выбрать несколько обоснований, почему надо отреагировать на просьбу. Лучше строить эти обоснования по схеме: средней убедительности, слабый, самый убедительный – это стандартный психологический прием убеждения в сфере делового общения.
Нужно заинтересовать адресата в выполнении просьбы. Следует тщательно продумать этот аспект. Возможно, предложение как-то будет связано и с выгодой адресата? Если существует важная проблема, можно показать, каким образом изложенная просьба поможет решить либо данный вопрос полностью, либо его часть.
Если же предложить совсем нечего, не стоит отчаиваться, такое тоже случается. Нужно показать важность просьбы. Так будет оказано давление на эмоции. Суть нужно изложить максимально ясно и понятно, чтобы, читая письмо, человек захотел помочь в решении именно этого конкретного вопроса.
Как лучше изложить просьбу
После подготовки адресата к принятию просьбы необходимо очень лаконично изложить суть. Текст должен быть краток. Длинные предложения совсем не подойдут к такому письму. Необходимо указать все цифры и точные данные.
Если просьба состоит в заказе оборудования для компании, например, то цену, количество и марку нужно отразить в письме. Любые непонятные слова или данные лучше всего пояснять. Излагая мысли, не следует писать предложения с двойным смыслом. Суть должна быть понятна сразу. Это письмо с деловым стилем повествования.
Как написать заключение
В конце необходимо резюмировать все вышесказанное. Стоит написать, какую выгоду получит компания или конкретный гражданин, если просьба будет выполнена. Причем сделать это лучше в форме логической цепочки. Например, при заказе 5 новых станков появится 5 рабочих мест, с каждого в бюджет пойдет столько-то налоговых отчислений или такую-то прибыль получит конкретное предприятие.
В заключение важно повторить просьбу и то, к чему приведет ее исполнение. На протяжении всего письма следует соблюдать деловой стиль повествования. Это показывает отношение адресанта к проблеме и делу в целом.
Образец письма с просьбой оказать содействие в проведении мероприятия
Уважаемый Иван Иванович!
Предприятие *название предприятия* уже несколько лет подряд организует производственную практику для учеников высших учебных заведений. Это помогает не только закрепить полученные знания, но и применить их на практике.
Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в поиске новых кандидатов: молодых, энергичных и перспективных специалистов. Профессия эта очень востребована. Я, как и большинство студентов, хотел бы узнать обо всех нюансах такой работы.
В связи с этим прошу Вас организовать встречу главного инженера, Петра Петровича Петрова, с абитуриентами 10 мая в 16.00 в учебном корпусе нашего института.
Показав молодым людям перспективы профессии сегодня, Вы помогаете им больше узнать о ней, а также закладываете почву для правильного выбора в будущем. Вероятно, выбрав данную профессию, некоторые из них станут трудиться на Вашем предприятии и помогут выйти ему на новый уровень.
С уважением и благодарностью,
Ректор Института В. В. Астапов.
Какие языковые конструкции лучше всего вставить
При составлении письма следует использовать языковые конструкции, описанные далее:
- Вводная часть. В этой части письма о содействии в каком-либо вопросе необходимо изложить суть дела, указать причину обращения и саму просьбу. Для этого лучше всего использовать фразы, приведенные далее. Для описания причины: в связи с неполучением, принимая во внимание и т.д. Для высказывания цели: исходя из результатов, в целях, для согласования и т.д.
- Просьба. Она может излагаться как от первого, так и от третьего лица. Фраза, используемая при ее описании, вполне стандартна, и начинается она со слова «прошу».
Рекомендации
Следует учесть следующие пункты:
- При изложении следует заострить внимание на заинтересованности в выполнении просьбы обеими сторонами.
- Никогда не следует начинать письмо со слова «прошу», лучше всего сначала объяснить мотив обращения, а после излагать суть просьбы.
- Нежелательно сразу же благодарить адресата. Этим можно поставить его в неловкое положение. Лучше всего благодарить человека после того, как он откликнулся на просьбу.
- Следует описывать значимость стоящей проблемы. Необходимо дать понять, что решение вопроса удовлетворяет потребности не только адресанта, но и других людей в целом. При этом никогда не следует отмечать отрицательную сторону просьбы.
- Нельзя включать в текст обращения предложения с угрозами (обратиться в другую инстанцию при отказе в помощи, например). Это однозначно оттолкнет адресата, и письмо отправится в архив.
Заключение
Изучив стиль делового повествования подробнее, а также сделав наброски собственных мыслей, можно легко написать письмо, прочитав которое, адресат откликнется на изложенную в нем просьбу.
Следует всегда помнить, что пишется письмо руководителю о содействии в решении вопроса. Причем данный вопрос в первую очередь интересен адресанту. И только в его силах сделать все, чтобы на письмо откликнулись.
Таким образом, можно по вышеописанному примеру написать свое обращение, соблюдая все выдержки и правила оформления.
- Не нужно забывать, что на форме должна быть поставлена печать администрации. Лучше всего приобрести бланк в областной администрации.
- Также можно использовать возможность подачи онлайн-заявки.
- Нужно собрать все возможные документы и справки, а также подписи, если проблема затрагивает не только конкретного гражданина.
- Чтобы написать о просьбе в содействии в решении вопроса, следует использовать деловой стиль повествования, а также не забывать об уважительном тоне письма.
- Письмо должно с самого начала заинтересовать должностное лицо.
- После написания оригинала нужно сделать копии всех документов, справок и подписей, а также самого письма, отправить копии документов в администрацию, предварительно узнав ее юридический адрес. При этом письмо отправить в оригинале. Лучше всего сделать это с помощью курьера. Тогда рассмотрение документа займет намного меньше времени.
- После отправки следует терпеливо ждать ответа.