Презентация на тему инструкция по делопроизводству - Instruktiruet.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Слайды и текст этой презентации

Слайд 1

Описание слайда:

Инструкция по делопроизводству. Порядок разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения.
Должностная инструкция.
Состав информации, порядок разработки и утверждения.

Слайд 2

Описание слайда:

Инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации.
В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Слайд 3

Описание слайда:

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Слайд 4

Описание слайда:

Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами.
Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами.
При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации».

Слайд 5

Описание слайда:

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.
Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
• сферу распространения инструкции;
• ответственность за ее несоблюдение;
• подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации и в структурных подразделениях;
• нормативно-методическую базу.

Слайд 6

Описание слайда:

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:
• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания.

Слайд 7

Описание слайда:

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.
Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.
В подразделе «Регистрация документов» устанавливается:
• порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• сроки, формы и методы регистрации;
• правила индексации документов.

Слайд 8

Описание слайда:

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
• категории документов, подлежащих обязательному контролю;
• порядок их постановки на контроль;
• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
• обязанности исполнителей;
• типовые сроки исполнения;
• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
• порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Слайд 9

Описание слайда:

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:
• правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;
• устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
• правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• порядок разработки и использования номенклатуры дел;
• порядок систематизации и индексации дел.

Слайд 10

Описание слайда:

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
• порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
• правила подготовки дел к хранению;
• требования к описанию и оформлению дел;
• порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов и т.д.

Слайд 11

Описание слайда:

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Слайд 12

Описание слайда:

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации.
Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации.
Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями.
После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Слайд 13

Описание слайда:

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.
На первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Слайд 14
Должностная инструкция
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Описание слайда:

Должностная инструкция
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Слайд 15

Описание слайда:

Должностная инструкция позволяет:
Должностная инструкция позволяет:
рационально распределить функциональные обязанности;
повысить своевременность и надежность выполнения задач;
улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работника;
повысить личную и коллективную ответственность;
повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
организовать равномерную загрузку работников.

Слайд 16

Описание слайда:

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:
Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:
организационная и функциональная структура;
классификатор функций управления;
классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
нормативы управленческого труда;
положения о структурных подразделениях;
результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Слайд 17

Описание слайда:

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.
При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.
Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников.

Слайд 18

Описание слайда:

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
Общие положения
Основные задачи и функции
Обязанности
Права
Ответственность
Взаимосвязи

Слайд 19

Описание слайда:

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:
наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней;
порядок назначения и освобождения от должности;
порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
требования к профессиональной подготовке, требования к квалификации;
перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности.

Слайд 20

Описание слайда:

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи.
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи.
В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций.

Слайд 21

Описание слайда:

В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Слайд 22

Описание слайда:

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Слайд 23

Описание слайда:

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации.
Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации.
Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.
Должностные инструкции также относятся к документам длительного действия.

Слайд 24

Описание слайда:

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:
Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:
изменение структуры организации;
переподчинение службы делопроизводства;
изменение наименования должности;
изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
внедрение новых форм и методов организации труда;
внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.

Слайд 25

Описание слайда:

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку.
С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку.
Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Источник

1

Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области утверждена постановлением Правительства Ульяновской области от П с изменениями от П; от П

2

Порядок оформления реквизитов в документах

3

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

4

Группы реквизитов Реквизиты бланка; Реквизиты, определяющие юридическую силу документа; Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки)

7

Реквизиты, определяющие юридическую силу документа Автор документа (реквизит «Наименование организации»); Регистрационный номер документа; Дата документа; Гриф утверждения документа; Текст документа; Подпись; Гриф согласования документа; Оттиск печати.

8

Форматы бумаги, используемые для оформления документов А3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм); А6 (105х148 мм).

9

Размеры полей документов: Левое поле – 30 мм; Правое поле – 10 мм; Верхнее поле – 20 мм; Нижнее поле – 20 мм.

10

Примеры оформления реквизитов документов

11

Дата документа 20 января 2011 г. 01 февраля 2011 г

12

Адресат Организации, их структурные подразделения; Должностные лица; Физические лица.

13

Министерство финансов Российской Федерации или Министерство финансов Российской Федерации Бюджетный департамент

14

Генеральному директору ЗАО «Авиастар-СП» И.М.Иванову или Правительство Ульяновской области Директору департамента контроля О.Г.Манаковскому

15

Главам администраций муниципальных образований Ульяновской области Ивановой М.П. Минаева ул., д.15, кв.6, г.Ульяновск,

16

Последовательность написания элементов почтового адреса (постановление Правительства РФ от ): наименование адресата (наименование организации – юридического лица, для гражданина – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.) название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый адрес.

17

. Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. УТВЕРЖДАЮ Губернатор-Председатель Правительства Ульяновской области ________________________ С.И.Морозов ____ _________________ 2011 г. УТВЕРЖДЁН Распоряжением Губернатора Ульяновской области от 21 апреля 2010 г. 223-пр

18

Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Распорядительная функция резолюции может быть осуществлена только в случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать. Срок исполнения указывается только календарной датой: Не рекомендуется Следует Срок 10 дней Срок один месяц Срок две недели …до …к …

19

К исполнению Необходимо разъяснение, если в тексте не указано, что, как и когда сделать Изучить предложения Не ясно, что делать после изучения предложений Прошу переговорить Необходимо уточнение, когда именно это следует сделать

20

Заголовок к тесту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы: О чем? (о ком?), например: Распоряжение о создании комиссии Чего? (кого?), например: Должностной регламент главного специалиста

21

Приложение: на 5 л. в 1 экз. Приложение: 1. Правила подготовки и издания актов Губернатора Ульяновской области на 8 л. в 2 экз. 2. Проект бланка письма должностного лица на 1 л. в 1 экз. Приложение: письмо Губернатора Ульяновской области от Г-01/6978 и приложение к нему, всего на 5 л. Приложение 2 к постановлению Губернатора Ульяновской области от Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес

22

В состав реквизита подпись входят: Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); Личная подпись; Расшифровка подписи (инициалы, фамилия), Губернатор – Председатель Правительства Ульяновской области личная подпись С.И.Морозов или на бланке личная подпись С.И.Морозов

23

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: Заместитель Губернатора – руководитель аппарата Губернатора и Правительства личная подпись И.О.Фамилия Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия

24

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Директор Директор государственно- департамента контроля правового департамента Личная подпись И.О.Фамилия

Источник

1. Инструкция по делопроизводству. Порядок разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения. Должностная инструкция. Состав ин

Инструкция по делопроизводству.
Порядок разработки, состав
информации, правила утверждения и
внедрения.
Должностная инструкция.
Состав информации, порядок
разработки и утверждения.

2. Инструкция по делопроизводству

Инструкция
по
делопроизводству
(или
документационному
обеспечению
управления)
является
основным
нормативно-методическим
документом, определяющим и устанавливающим
единый порядок составления, оформления документов
и работы с ними в организации.
В соответствии с этим можно сделать вывод, что
данный документ должен быть разработан в каждой
организации, предприятии, учреждении.

3.

4.

5.

Структура
текста
инструкции
по
делопроизводству не регламентирована нормативнометодическими
документами
межотраслевого
действия. Обычно инструкция включает общие
положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
• сферу распространения инструкции;
• ответственность за ее несоблюдение;
• подразделение, которое отвечает за единый
порядок документирования и организацию работы с
документами в организации и в структурных
подразделениях;
• нормативно-методическую базу.

6.

Тематические разделы, как правило, начинаются с
раздела «Правила составления и оформления
документов», где определяются:
• виды
и
разновидности
документов,
используемые
для
документирования
распорядительной,
организационной,
информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления
документов;
• правила
подготовки
отдельных
видов
распорядительных документов, включая порядок
визирования,
согласования,
утверждения
и
подписания.

7.

Раздел
«Организация
исполнения
документов»
подразделов.
документооборота
и
включает
несколько
В
подразделе
«Регистрация
документов»
устанавливается:
• порядок регистрации входящих, исходящих и
внутренних документов;
• сроки, формы и методы регистрации;
• правила индексации документов.

8.

В разделе инструкции по делопроизводству
«Контроль
за
исполнением
документов»
устанавливаются:
• категории
документов,
подлежащих
обязательному контролю;
• порядок их постановки на контроль;
• технология контроля (формы контрольных
карточек, применение отметок на документах и др.);
• обязанности исполнителей;
• типовые сроки исполнения;
• порядок обобщения данных по контролю за
исполнением документов;
• порядок информирования руководителей об
исполнительской дисциплине.

9.

Раздел «Оперативное хранение документов»
содержит:
• правила хранения документов в службе
делопроизводства и в структурных подразделениях
организации;
• устанавливает ответственность определенных
должностных лиц за сохранность документов;
• правила формирования в дела отдельных
категорий документов;
• порядок
разработки
и
использования
номенклатуры дел;
• порядок систематизации и индексации дел.

10.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в
архив» включают:
• порядок проведения экспертизы (отбора
документов для хранения и уничтожения);
• правила подготовки дел к хранению;
• требования к описанию и оформлению дел;
• порядок передачи дел в архив.
Состав
тематических
разделов
может
изменяться и дополняться в зависимости от
условий работы и принятой технологии. В
инструкции могут быть разделы по работе с
обращениями
граждан,
с
документами
с
ограниченной сферой распространения (ДСП), по
техническому обеспечению подготовки документов
и т.д.

11.

12.

Подготовленный
текст
инструкции
согласовывается с руководителями структурных
подразделений,
заместителями
руководителя
организации.
Наибольшее значение в процедуре согласования
инструкции придается согласованию с юридической
службой, архивом организации или работником,
ответственным за архив, бухгалтерией, службой
кадров, наиболее важными с точки зрения
деятельности
организации
функциональными
подразделениями.
После согласования и доработки инструкции по
замечаниям
ее
утверждает
руководитель.
Инструкция по ДОУ может утверждаться как
стандарт организации.

13.

Инструкция
утверждается
приказом
руководителя
организации.
Приказ
должен
содержать пункты внедренческого характера, в
которых даются соответствующие поручения
службе ДОУ и руководителям других структурных
подразделений.
На первой странице инструкции оформляется
гриф утверждения с указанием должности и даты
утверждения или ссылки на распорядительный
документ, его дату и номер. После утверждения она
рассылается во все структурные подразделения для
использования в работе.

14. Должностная инструкция

Должностная
инструкция
—
это
организационно-правовой
документ,
в
котором
определяются основные функции, обязанности, права
и ответственность сотрудника организации при
осуществлении им деятельности в определенной
должности.

15.

Должностная инструкция позволяет:
рационально
распределить
функциональные
обязанности;
повысить
своевременность
и
надежность
выполнения задач;
улучшить социально-психологический климат в
коллективе и устранить конфликты;
четко определить функциональные связи работника
и его взаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работника;
повысить личную и коллективную ответственность;
повысить
эффективность
морального
и
материального стимулирования работников;
организовать равномерную загрузку работников.

16.

Исходными
данными
для
разработки
должностных инструкций являются:
организационная и функциональная структура;
классификатор функций управления;
классификационный справочник должностей
руководителей, специалистов и служащих;
нормативы управленческого труда;
положения о структурных подразделениях;
результаты экспертных и социологических
опросов работников и др.

17.

18.

Должностная инструкция обычно состоит из
следующих разделов:
1.Общие положения
2.Основные задачи и функции
3.Обязанности
4.Права
5.Ответственность
6.Взаимосвязи

19.

В первом разделе должностной инструкции
«Общие положения» содержится:
наименование должности в соответствии со
штатным расписанием и основные сведения о ней;
порядок
назначения
и
освобождения
от
должности;
порядок замещения этой должности в период
временного отсутствия работника;
требования к профессиональной подготовке,
требования к квалификации;
перечень нормативных документов, которыми
работник руководствуется в своей профессиональной
деятельности,
перечень
распорядительных
документов,
регламентирующих
должностные
обязанности.

20.

21.

В
разделе
«Обязанности»
должностной
инструкции записывают условия, которые должны
соблюдаться работником при выполнении своих
функций.
В разделе «Права» закрепляется круг прав,
необходимых
работнику
для
реализации
возложенных на него обязанностей, а также порядок
осуществления этих прав. Четкая формулировка
прав работника позволяет сформулировать его
ответственность, которая выделяется в отдельный
раздел.

22.

23.

Должностные инструкции разрабатывает и
подписывает
руководитель
службы
делопроизводства,
утверждает
руководитель
организации.
Должностные инструкции оформляются на
общем бланке организации. Они могут быть
завизированы (согласованы) с руководителями тех
структурных
подразделений,
с
которыми
взаимодействует работник.
Должностные инструкции также относятся к
документам длительного действия.

24.

Пересмотр должностных инструкций обязателен
при следующих условиях:
изменение структуры организации;
переподчинение службы делопроизводства;
изменение наименования должности;
изменение
внутренней
организационной
структуры службы делопроизводства;
внедрение новых форм и методов организации
труда;
внедрение новой технологии, так как при этом
происходит перераспределение функций между
отдельными
работниками
и
структурными
подразделениями.

25.

С должностной инструкцией руководитель (или
кадровая служба) обязан ознакомить работника под
расписку.
Виза ознакомления располагается ниже подписи
руководителя
службы
делопроизводства
(разработчика должностной инструкции) и состоит
из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи
работника, его инициалов, фамилии и даты.

Источник

Первый слайд презентации: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Изображение слайда

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утверждена п риказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536 взамен утратившей силу «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68

Изображение слайда

Слайд 3: Назначение

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется — Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, службах, агентствах.

Изображение слайда

Слайд 4: Сфера действия

Действие Типовой инструкции распространяется на федеральные органы исполнительной власти, в систему которых входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства.

Изображение слайда

Существующая в настоящее время структура федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649, имеет подразделение на три группы:
I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации.

Изображение слайда

Слайд 6: Нормативная база

Типовая инструкция опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами. В ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009).

Изображение слайда

Слайд 7: СТРУКТУРА

Типовая инструкция состоит из следующих разделов :
I. Общие положения
II. Правила подготовки и оформления документов
III. Организация документооборота и исполнения документов
IV. Поисковая система по документам
V. Контроль исполнения документов
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Приложения

Изображение слайда

Слайд 8: Приложения

Приложение N 1. Образец оформления законопроекта
Приложение N 2. Образец оформления проекта Указа Президента РФ
Приложение N 3. Образец оформления проекта постановления Правительства РФ
Приложение N 4. Образец оформления постановления федеральной службы
Приложение N 5. Образец оформления приказа министерства
Приложение N 6. Образец оформления приказа федерального агентства
Приложение N 7. Образец оформления распоряжения министерства
Приложение N 8. Образец оформления положения
Приложение N 9. Образец оформления полного протокола
Приложение N 10. Образец оформления краткого протокола
Приложение N 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства
Приложение N 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Изображение слайда

Приложение N 13. Образец оформления углового бланка письма министерства
Приложение N 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства
Приложение N 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства
Приложение N 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства
Приложение N 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства
Приложение N 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства
Приложение N 19. Форма справки о документообороте
Приложение N 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа
исполнительной власти
Приложение N 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
Приложение N 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 23. Форма листа-заверителя дела
Приложение N 24. Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу структурного подразделения
Приложение N 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению

Изображение слайда

Слайд 10: Общие положения

В разделе «Общие положения» раскрывается назначение Типовой инструкции. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции.

Изображение слайда

Слайд 11: Правила подготовки и оформления документов

В данном разделе рассматривается подготовка и
оформление проектов:
законодательных актов Российской Федерации;
актов Президента Российской Федерации;
актов Правительства Российской Федерации;
нормативных правовых актов федерального органа
исполнительной власти.
Кроме того, раскрываются правила оформления бланков
документов и реквизитов в процессе подготовки
документов в федеральных органах исполнительной
власти.

Изображение слайда

Образец оформления приказа министерства
————————————
| |
| Герб |
| Российской |
| Федерации |
| |
| |
————————————
Министерство культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Федеральное архивное агентство
(РОСАРХИВ)
Приказ
______________ N __________________
Москва
Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в Росархиве
В связи с___________________________________________________________
(основание)
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Федеральном архивном агентстве.
2.__________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ__________________________________
_________________________________________________________________________
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
_________________________________________________________________________
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)

Изображение слайда

Образец оформления углового бланка письма министерства
————————————
| |
| Герб |
| Российской |
| Федерации |
| |
| |
————————————
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Федеральное архивное агентство
(РОСАРХИВ)
Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132.
Тел. 206-35-31. Факс 206-55-87.
ОКПО 00018483, ОГРН 1047710027683,
ИНН/КПП 7710474216/771001001
________________ N _______________
На N ____________ ________________

Изображение слайда

Слайд 14: Организация документооборота и исполнения документов

Документооборот – движение документов с момента их
создания или получения до завершения исполнения или
отправки.
Секретарь может применить подразделы Типовой
инструкции, касающиеся:
организации доставки документов;
приема, обработки и распределения поступающих документов;
организации обработки и передачи отправляемых документов;
порядка прохождения внутренних документов;
учета количества документов;
работы исполнителя с документами.

Изображение слайда

Слайд 15: Поисковая система по документам

Основой построения поисковых систем является
регистрация документов — запись учетных данных о
документе по установленной форме, фиксирующая факт
его создания, отправления или получения.
В этом разделе секретарь может ознакомиться с
составом основных реквизитов регистрации,
устанавливаемых для создания поисковых систем и
достижения информационной совместимости
регистрационных данных, и с организацией поисковой
системы по документам.

Изображение слайда

Слайд 16: Контроль исполнения документов

Секретарь должен осуществлять контроль
исполнения документов, включающий постановку
документа на контроль, регулирование хода исполнения,
снятие исполненного документа с контроля, направление
исполненного документа в дело, учет, обобщение и
анализ хода и результатов исполнения документов,
информирование руководителей о состоянии исполнения
документов.
Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.

Изображение слайда

Слайд 17: Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве
представляет собой совокупность видов работ,
обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию
документов, формирование и оформление дел на
делопроизводственной стадии и их передачу в архив.
Секретарь должен уметь составлять номенклатуру
дел, формировать и оформлять дела, осуществлять
оперативное хранение документов.

Изображение слайда

Слайд 18: Порядок передачи документов на хранение в архив

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу секретаря и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства по:
проведению экспертизы ценности документов;
формированию и оформлению дел;
составлению описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел.

Изображение слайда

Последний слайд презентации: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной: Выводы

Таким образом, Типовая инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Несмотря на то, что она в первую очередь предназначена для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя секретари и службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Типовая инструкция может быть положена в основу при разработке инструкций по делопроизводству конкретной организации.

Изображение слайда

Источник

Скачать материал

Инструкция
по делопроизводствуПодготовила:
Старовойтова И.В., методист РМКОТ...

Скачать материал

аудиоформат

Сейчас обучается 61 человек из 34 регионов

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Инструкция
по делопроизводству
Подготовила:
Старовойтова И.В., методист РМК
ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ
ПЕТРОВСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ДОНЕЦКА
РАЙОННЫЙ МЕТОДИЧЕСКИЙ КАБИНЕТ
2 слайд

Основная задача службы делопроизводства —

установление в Учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения.
3 слайд

Уровни инструкций по делопроизводству :

Донецкой Народной Республики
Администрации города Донецка
УО администрации г. Донецка
Районной администрации
Отдела образования
Учреждений образования
4 слайд

Общие требования к созданию документов

Документ должен содержать обязательные реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно:
наименование учреждения — автора документа
название вида документа (кроме писем)
дату
регистрационный индекс документа
заголовок к тексту
текст
подпись руководителя
печать учреждения
5 слайд

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм)
А5 (210 х 148 мм).
Разрешается использовать бланки
формата А3 (297 х 420 мм) — для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) — для резолюций (поручений).
Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):
30 — левое;
10 — правое;
20 — верхнее и нижнее.
Некоторые внутренние документы (заявления
работников, автобиография, докладные записки,
справки) оформляются от руки.
7 слайд

Фирменный бланк включает в себя герб ДНР, справочные данные учреждения.
Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения и включают в себя:
почтовый адрес
номера телефонов
счетов в банке
адрес электронной почты.
Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности:
название улицы
номер дома
название населенного пункта
район
почтовый индекс
Фирменный бланк учреждения
8 слайд

Название вида документа

Название вида документа (приказ, распоряжение, докладная записка) указывается на фирменном бланке печатным способом
9 слайд

Дата документа

Дата документа указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.
Например:
02.03.2015г. 02 марта 2015г.
10 слайд

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в учреждении образования.
Для входящих и исходящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел, например:
153/01-24,
где 153 — порядковый номер,
01-24 — индекс дела по номенклатуре.

Регистрационный номер документа
11 слайд

Адресат

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
В случае адресации документа учреждению без указания должностного лица его наименования приводятся в именительном падеже.
Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии
92 мм.
13 слайд

Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом, в полномочия которого входит решение вопросов, приведенных в документе.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения.
В случае, когда документ утверждается приказом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
В случае утверждения документа несколькими
должностными лицами грифы утверждения располагаются
на одном уровне в одну линию.
14 слайд

Резолюция

Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.
Резолюция состоит из следующих элементов:
фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже,
содержание поручения,
срок исполнения,
личная подпись руководителя,
дата.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей.
15 слайд

Заголовок документа
Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа.
Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?».
Например:
приказ (о чем?) — «О предоставлении отпуска»;
письмо (о чем?) — «Об организации совещания»;
протокол (чего?) — «Заседания Центральной экспертной комиссии»;
должностная инструкция (кого?) — «Главного бухгалтера».
16 слайд

Текст документа

Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. При составлении текста документов употребляется деловой стиль.
Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.
Текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа.
Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
17 слайд

Отметка о наличии приложений

Приложения к документам составляются с
целью дополнения, пояснения отдельных вопросов
документа или документа в целом.
В тексте основного документа делается отметка о
наличии приложений: «прилагается», «согласно
приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с
приложением 2» или «(см. приложение 3)».
18 слайд

Подпись
Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий.
Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов и фамилии. В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений.
19 слайд

Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.
Для обеспечения делопроизводства в учреждении используется гербовая печать учреждения, которая хранится в сейфе у руководителя.
Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.».
Персональная ответственность за соблюдением порядка хранения печатей и штампов, а также законность их использования возлагается на лица, у которых они находятся.
20 слайд

Отметка о заверении копии документа
Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.
Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись».
21 слайд

Оформление документов
22 слайд

Приказ

Приказы издаются как решения организационно-распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно-хозяйственным или кадровым вопросам (по личному составу).
Проекты приказов по основной деятельности, кадровым вопросам готовятся и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения.
23 слайд

Содержание Приказа кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и составляется с помощью деепричастного существительного, например: «О назначении …», «О принятии …».
В тексте Приказов по кадрам, в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.
24 слайд

Распорядительная часть Приказов по основной деятельности начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, оформляются с отступами и абзацами.
26 слайд

Распорядительная часть Приказов по кадрам начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива:

«ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ» и т.д.
Далее указываются прописными буквами фамилия сотрудника, на которого распространяется действие Приказа, и строчными — имя, отчество сотрудника, должность и текст Приказа. В сводных Приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.
29 слайд

Если Приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Отменить приказ …».
30 слайд

Изменения, которые вносятся в Приказ, оформляются отдельным Приказом, который должен иметь такой заголовок: «О внесении изменений в приказ …» с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения
31 слайд

Во время ознакомления с Приказом упомянутыми в нем лицами на экземпляре кадровой службы проставляются их подписи с указанием даты ознакомления
32 слайд

КНИГА ПРИКАЗОВ

Книга приказов один из самых важных видов документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.
Книга приказов должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись:
«В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц»
33 слайд

Протоколы

В протоколах фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия в учреждениях, решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и т.п.
Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.
34 слайд

Протоколы могут составляться в полной или краткой форме.
В протоколах, составленных в краткой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.
В таком случае в протоколе указывается «материалы прилагаются».
35 слайд

— Протоколы оформляются на фирменном бланке
— Нумерация протоколов начинается с начала нового календарного года
— В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы (инициал имени) председателя, секретаря, присутствующих на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
— Обязательно указывается повестка дня
— Разделы нумеруются арабскими цифрами
— Далее кратко записываются обсуждения каждого раздела: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ
— Протоколы прошиваются каждый отдельно, скрепляются подписью руководителя и печатью учреждения и хранятся все вместе
37 слайд

Служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями.
Служебное письмо оформляется на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 мм).
Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 мм).

Письмо
38 слайд

Письмо имеет следующие реквизиты:
— дата,
— регистрационный номер,
— адресат,
— заголовок к тексту,
— ссылка на запрос,
— текст,
— отметка о наличии приложений (в случае необходимости),
— подпись,
— отметка об исполнителе
40 слайд

Прием и первичная обработка документов, поступающих в учреждение
Все документы, поступающие в учреждение, принимаются централизованно в приемную учреждения, регистрируются в книге регистрации входящей документации. Секретарем раскрываются все конверты, которые поступили в адрес учреждения. Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения.
41 слайд

Личное дело сотрудника

ЛИЧНОЕ ДЕЛО
– это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.
42 слайд

Перечень документов в личном деле
43 слайд

Карточка Т-2

утверждена Приказом Главстата ДНР
от 01.12.2016 № 143
48 слайд

Спасибо за внимание!

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

6 222 513 материалов в базе

Выберите категорию:
Выберите учебник и тему

Выберите класс:
Тип материала:
- Все материалы
- Статьи
- Научные работы
- Видеоуроки
- Презентации
- Конспекты
- Тесты
- Рабочие программы
- Другие методич. материалы

Найти материалы

Другие материалы

07.02.2018
847
0

07.02.2018
3469
1

07.02.2018
605
4

07.02.2018
955
6

07.02.2018
630
2

07.02.2018
319
0

06.02.2018
343
0

06.02.2018
767
6

Вам будут интересны эти курсы:

Курс профессиональной переподготовки «Организация образовательного процесса для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья»
Курс профессиональной переподготовки «Организационное и документационное обеспечение управления организацией»
Курс повышения квалификации «Маркетинг в образовании»
Курс профессиональной переподготовки «Организация инклюзивного обучения в сфере образования»
Курс повышения квалификации «Контрольно-надзорные мероприятия в общеобразовательных организациях»
Курс профессиональной переподготовки «Методика организации производственного обучения в образовательной организации»
Курс повышения квалификации «Повышение финансовой грамотности в ОО»
Курс повышения квалификации «Особенности управления бизнес-процессами в практике образовательных организаций»
Курс повышения квалификации «Применение современных педагогических технологий в образовательном процессе в условиях реализации ФГОС»
Курс повышения квалификации «Антикризисное управление в образовательной организации»
Курс повышения квалификации «Использование PR технологий в практике образовательных организаций»
Курс повышения квалификации «Современные тенденции цифровизации образования»
Курс повышения квалификации «Система оптимизации взаимоотношений родитель-воспитатель, администрация-воспитатель, воспитатель-воспитатель»

Источник

Слайд 2Основные понятия делопроизводства

Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в

Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст (далее ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Слайд 3 Делопроизводство – документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения,

предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание

документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Слайд 4 Важнейшей составляющей частью делопроизводства является документирование.

Документирование – регламентированный процесс фиксации на

различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм

всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.

Слайд 5Способы документирования
(в зависимости от средств документирования)
Текстовые
Кино-, фото-, видеодокументирование
Электронные

Слайд 6Признаки документа
В результате закрепления информации на различных носителях и оформления

ее на основании установленных требований и норм образуется документ, отличительными

признаками которого являются:
• обязательность смыслового семантического содержания;
• закрепленная на материальном носителе форма, обеспечивающая его сохранность, возможность многократного использования и передачи в пространстве;
• завершенность сообщения.

Слайд 7 Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Совокупность

документов различных видов и разновидностей, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения,

вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет систему документации.

Слайд 8 Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным

органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а

оформление – принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу.

Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Слайд 9 Созданный в процессе документирования документ должен выполнить предназначенные ему функции.

Выполнение его функций обеспечивает вторая составная часть делопроизводства – организация работы

с документами, включающая организацию документооборота.

Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним, составляет систему электронного документооборота.

Слайд 10Функции документа
Общие
Специфические

Информационная функция
Социальная функция
Функция фиксации
Коммуникативная функция
Кумулятивная функция
Культурная функция

Функция организации

системы и процессов управления
Функция планирования
Правовая функция
Научно-историческая функция

Слайд 11 Знание функций документа позволяет:

• определить подлинную ценность документа, социальную значимость

его содержания;
• произвести научную классификацию и типологизацию документа;
• оптимизировать процесс

его создания, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т.п.;
• сформировать понятийный аппарат делопроизводства.

Слайд 12Классификация документов
По способу документирования различаются документы:

• рукописные письменные (текстовые);
• изобразительные (документы,

фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
• графические (документы, выполненные графическим способом);
•

фотодокументы;
• фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
• кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);
• документы, созданные с помощью компьютерной техники.

Слайд 13

Классификация документов

В зависимости от источника поступления различаются документы:

• входящие (поступившие

в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной

организации и используемые во внутренних связях).

Слайд 14Классификация документов

По критерию гласности документы разделяются на:

документы, содержащие открытую информацию
документированную информацию,

отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесенная к государственной или

служебной тайне, конфиденциальная, для служебного пользования).

Слайд 15Классификация документов
По характеру изложения содержания документы могут быть:
Индивидуальными. (докладные, объяснительные записки,

заявления) — содержание излагается в свободной форме.
Трафаретными. Структура изложения запрограммирована,

в них используются заранее подготовленные стандартные фразы; отдельные части текста, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.
Типовыми. («Положение о министерстве», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Типовой перечень документов, подлежащих утверждению» и др.) — образцы актов, используемые организациями с учетом их специфики в процессе создания конкретных ведомственных и локальных нормативных актов .

Слайд 16Классификация документов
По срокам хранения документы делятся на:
Документы постоянного
Документы долговременного (свыше 10

лет)
Документы временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов

определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральным архивным агентством 06.10.2000.

Слайд 17Классификация документов
В зависимости от уровня юридической регламентации можно выделить:
• национальные стандарты;
•

стандарты организации.

В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы

делятся:
• на неформализованные (документы с традиционным литературным текстом);
• полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты);
• формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

Слайд 18Классификация документов
По содержанию различают документы личного происхождения и официальные.

Документы личного

происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются

за пределами служебной деятельности человека.

В отличие от личного официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

Слайд 19Классификация документов
По форме представления документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и

дубликаты.

Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в

соответствии с требованиями стандарта.

Термин «оригинал» является синонимом термина «подлинник». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).

Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называется отпуском).

Слайд 20Классификация документов
По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными.

Факсимильная копия (например, фотокопия или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника

(реквизиты, их расположение, шрифты, подписи, отметки и т.д.).

Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра без графического соответствия подлиннику.

Слайд 21Классификация документов
Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу

и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

На копии документа делается пометка «Копия». Юридическую силу имеет лишь

та копия документа, которая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подписью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью.

Слайд 22Классификация документов
В зависимости от обслуживаемой сферы деятельности официальные документы подразделяются на:
управленческие
научные
технические
технологические
производственные

и др.

Основную часть документации любой организации и объект ее

делопроизводства составляет управленческая документация.

Слайд 23Система документации на государственной службе

Слайд 24Организационно-распорядительная документация (ОРД) :

• организационная (положение, устав, инструкция, правила, определяющие статус учреждения,

организации, его структурные звенья и порядок их работы);
• распорядительная (постановления, распоряжения, приказы

по основной деятельности, указания, характеризующие деятельность учреждения);
• справочно-информационная и информационно-аналитическая (письмо, телеграмма, докладная, объяснительная, служебная или аналитическая записка, сводка, запрос, справка, акт, протокол и т.д.);
• документация по личному составу (приказы по личному составу, личные дела и карточки, характеристики, удостоверения и т.д.);
• документация по обращениям граждан и коллектив

Слайд 25
Организационно-распорядительные документы фиксируют: решения административных и организационных вопросов, вопросов управления,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных и муниципальных органов государственной

власти, органов государственной власти субъектов РФ, предприятий, организаций и их объединений.

Слайд 26 Унифицированные системы документации (УСД) – системы документации, созданные по единым правилам

и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере

деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Слайд 27 В настоящее время разработаны и действуют следующие унифицированные системы документации:

•

организационно-распорядительная;
• финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных организаций и

учреждений;
• отчетно-статистическая;
• учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
• документация по труду;
• документация Пенсионного фонда РФ;
• внешнеторговая документация.

Слайд 28 Унифицированная система организационно-распорядительной документации, принятая и введенная в действие постановлением

Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30–2003), устанавливает:

• область применения стандарта;
• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам документов.

Слайд 29Нормативно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства
Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства – это

совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, содержащих общие

принципы организации документационного обеспечения управления, регламентирующих процессы и технологии создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения, а также работы службы документационного обеспечения, включая ее структуру, функции, штаты и другие аспекты.

Слайд 30 Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

• Конституцию РФ;
• законодательные акты

РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента

РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• правовые акты органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, касающиеся вопросов документационного обеспечения управления;

Слайд 31• локальные нормативные акты по делопроизводству организаций, учреждений и предприятий;
•

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• национальные стандарты в области

документационного обеспечения управления;
• правовые нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• правовые нормативные документы по организации архивного хранения документации.

Д/З
https://studme.org/1597012221859/dokumentovedenie/normativno-pravovoe_metodicheskoe_obespechenie_deloproizvodstva

Слайд 32 В делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий используются общероссийские классификаторы:

ОКНО –

Общероссийский классификатор предприятий и организаций;
ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации;
ОКОГУ

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления;
ОКАТО – Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления;
ОКИН – Общероссийский классификатор информации о населении;
ОКСО – Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

Слайд 33 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 принят и введен в

действие постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее –

ОКУД). Он используется:

для регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков;
сокращения применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
контроля за составом документов и исключения дублирования используемой в системе управления информации;
организации действенного контроля за применением унифицированных форм документов.

Слайд 34 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных

органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержден приказом министра культуры

РФ от 25.08.2010 № 558.

Слайд 35 Локальные нормативные акты – это юридические документы, содержащие нормы права, регулирующие

трудовые (служебные) и иные связанные с ними отношения, принятые работодателем

(представителем нанимателя) в установленном порядке в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами и соглашениями, в целях развития и конкретизации общих правил применительно к специфике соответствующей организации (органа).

Слайд 36 Согласно ТК РФ в состав локальных нормативных актов, обязательных для

каждого работодателя, должны входить:

штатное расписание (ст. 57);
правила внутреннего трудового распорядка

(ст. 56, 189, 190);
документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86–90);
график отпусков (ст. 123);
правила и инструкции по охране труда (ст. 212).

Слайд 37 Для определения штатно-должностной структуры организации и правового статуса ее персонала

создаются:
устав организации;
правила служебного (внутреннего) распорядка организации;
положение о персонале (определяющее статус

основных категорий и групп персонала);
штатное расписание;
положения о структурных подразделениях организации (положение о кадровой службе, о службе управления персоналом);
положение о персональных данных и их защите;
должностные инструкции (служебные регламенты).

Слайд 38 Для регулирования вопросов применения основных кадровых технологий создаются положения:

о порядке

приема на работу;
об испытательном сроке;
о конкурсе для замещения вакантных должностей;
о

профессионально-должностном развитии персонала (о карьере персонала);
о порядке назначения на руководящие должности;
о ротации персонала;
об аттестации персонала;
о квалификационном экзамене (о порядке присвоения квалификации);
об оценке персонала;
о профессиональной подготовке персонала;
о кадровом резерве;
о порядке увольнения персонала.

Слайд 39 Для регулирования вопросов стимулирования персонала создаются положения:

о материальном вознаграждении персонала;
о

пенсионном обеспечении персонала;
о моральном стимулировании персонала;
корпоративный кодекс поведения персонала.

Слайд 40Стандартизация процесса документирования
Реквизит (лат. requisitum – требуемое, необходимое) – обязательный элемент официального документа.

При подготовке

и оформлении документа ГОСТ Р 6.30–2003 рекомендуется использовать 30 реквизитов.

Д/З
https://studme.org/1281041921861/dokumentovedenie/trebovaniya_oformleniyu_rekvizitov_dokumentov

Слайд 4303 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Слайд 4505 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Слайд 4606 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Слайд 4909 – справочные данные об организации

Слайд 5010 – наименование вида документа

Слайд 5212 – регистрационный номер документа

Слайд 5313 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

Слайд 5414 – место составления или издания документа

Слайд 6121 – отметка о наличии приложения

Слайд 6323 – гриф согласования документа

Слайд 6424 – визы согласования документа

Слайд 6828 – отметка об исполнении документа и направлении его в

дело

Слайд 6929 – отметка о поступлении документа в организацию

Слайд 7030 – идентификатор электронной копии документа

Слайд 71Организационно-распорядительная документация
Организационная документация (устав, положение, инструкция)
Распорядительная документация (приказ)
Справочно-информационная и

справочно-аналитическая документация (докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, предложение, протокол,

служебное письмо и др.)

Слайд 72Организационно-распорядительная документация
Жизненный цикл документа – предсказуемые изменения его состояния, закономерности существования,

а также период, в течение которого документ проходит стадии своего

жизненного пути до момента исполнения.

Организационно-распорядительный документ (ОРД) – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Слайд 73 Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми

в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке

на носителе информации.

Унифицированная система документации – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Унифицированные формы организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003.

Слайд 74Организационная документация
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации

(учреждения, предприятия), регистрирующий ее деятельность.

Текст устава обычно содержит семь разделов.
I.

Общие положения.
II. Акционерный капитал (уставный капитал).
III. Порядок деятельности.
IV. Управление.
V. Учет и отчетность; распределение прибыли.
VI. Прочие накопления.
VII. Прекращение деятельности.

Слайд 75 Устав оформляется на стандартном листе бумаги и должен иметь следующие

реквизиты:

наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер документа;
место издания;
заголовок к тексту;
подпись руководителя;
гриф

утверждения;
отметка о регистрации устава;
печать регистрирующего органа.

Слайд 76 Положение – нормативный акт, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок

деятельности одного органа либо его структурного подразделения.

Положение об организации является

правовым актом, на основании которого действуют государственные организации (высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и др.). Его текст может состоять из семи разделов.
I. Общие положения.
II. Цели и задачи.
III. Структура.
IV. Функции.
V. Права.
VI. Взаимоотношения и связи.
VII. Ответственность.

Слайд 77 Положение печатается на бумаге формата А4. Его обязательными реквизитами являются:

наименование

вышестоящего органа;
наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер документа;
место составления;
заголовок к тексту;
подпись;
гриф

утверждения;
печать.

Слайд 78 Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа с

использованием слов «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Главы нумеруются

римскими цифрами, пункты и подпункты – арабскими.

Требования к оформлению положения о структурном подразделении нормативно не закреплены, однако в процессе практики выработана структура текста документа, включающая шесть разделов.
I. Общие положения.
II. Основные задачи.
III. Функции.
IV. Права и обязанности.
V. Ответственность.
VI. Взаимоотношения.

Слайд 79 Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый его

руководителем.

В инструкции устанавливаются правила, регулирующие организационные, технологические, финансовые и другие

стороны деятельности организации, ее структурных подразделений и служб, должностных лиц, содержатся разъяснения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. К документам инструктивного порядка относятся также правила.

Заголовок инструкции должен четко определять объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Например:
Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

Слайд 80 Инструкция по делопроизводству может содержать положения, определяющие:

1) назначение правил, положений,

инструкций;
2) порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
3)

согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;
4) порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом федерального органа исполнительной власти или непосредственно руководителем федерального органа исполнительной власти);
5) доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
6) внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

Слайд 81 Инструкция (правила) оформляется на общем бланке организации, утверждается специальным распорядительным

актом (приказом) или непосредственно руководителем. Например:

Слайд 82Распорядительная документация
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего

органа к управляемому, от руководителя организации к ее структурным подразделениям

и работникам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения решений вышестоящих органов или осуществления собственной управленческой деятельности, обусловленной целями и задачами данной организации.

Слайд 83Оформление приказов (распоряжений) федеральных органов исполнительной власти
Подготовка распорядительных документов федеральных

органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в

федеральных органах исполнительной власти, а также индивидуальными инструкциями, разрабатываемыми федеральными органами исполнительной власти на основе данных Правил. Во исполнение постановления Правительства РФ приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 разработаны и утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству).

Слайд 84 Приказ(распоряжение) – правовой акт, издаваемый в целях разрешения важнейших оперативных

вопросов деятельности организации руководителем организации, учреждения или замещающим его лицом,

который действует на основе единоличного принятия решений.

Слайд 85 Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб РФ;
наименование федерального органа исполнительной

власти;
вид документа (приказ, распоряжение);
дата;
регистрационный номер;
место составления (издания) документа;
наименование документа (заголовок

к тексту);
подпись должностного лица;
визы.

Слайд 86Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация
К справочно-информационным документам относятся:

• докладная записка;
• объяснительная

записка;
• заявление;
• представление;
• предложение;
• протокол;
• служебное письмо и др.

Слайд 87 Докладная записка – документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю или вышестоящей организации

и содержащий обстоятельное изложение вопроса, который отражает определенную сторону деятельности

организации, с выводами и предложениями, или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Слайд 88 Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на

общем бланке организации и включает следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
•

наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписи.

Слайд 89 Внутренняя докладная записка инициируется работником или создается по заданию его

непосредственного руководителя и адресуется руководителю подразделения. Она оформляется на стандартном

листе бумаге с теми же реквизитами, что и внешняя докладная записка.

Слайд 90 Объяснительная записка – документ, составляемый работником для представления непосредственному руководителю с

объяснением причин невыполнения какого-либо поручения, нарушения дисциплины или иных действий,

событий или фактов.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги, ее обязательными реквизитами являются:
• наименование структурного подразделения;
• дата и номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Слайд 92 Представление – документ, в котором содержится предложение о назначении, перемещении или

поощрении работника организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные

реквизиты:
• наименование подразделения;
• название вида документа;
• дата, номер документа;
• адресат;
• заголовок.

Слайд 93 Предложение – документ, который составляется по поручению руководителя и содержит предложения

по определенному вопросу.

Текст предложения состоит из обоснования и перечня предложений.

Предложение

составляется так же, как и докладная записка.

Слайд 94 Протокол – документ, с помощью которого документируются процедуры коллегиального принятия управленческих

решений и сами решения.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером

шрифта № 14 или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты:
• наименование документа;
• вид заседания (совещания);
• место проведения заседания (совещания);
• дата и номер протокола;
• подпись.

Слайд 95 Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации

либо подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Внешние справки составляются для

представления в вышестоящую или другую организацию, оформляются на общем бланке организации и включают в себя реквизиты:
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• адресат;
• отметка о наличии приложений;
• подпись.

Слайд 96 Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат

средством общения с организациями, частными лицами, сообщения или уведомления о

чем-либо.

Служебное письмо оформляется на бланке для писем формата А4 или А5. Его обязательные реквизиты:
• наименование организации-автора;
• почтовые реквизиты организации;
• номер телефона, телетайпа, факса;
• дата и номер документа;
• ссылка на дату и номер входящего документа (для исходящих писем);
• адресат (кому направляется);
• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос: «О чем?»;
• текст;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
•отметка о наличии приложений (в сопроводительном письме).

Слайд 97 Телеграмма – группа различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфной сети

общего пользования.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках или на обычном

листе бумаги в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала.

Существуют различные категории и виды телеграмм. В соответствии с этим в верхней части телеграммы (кроме простой) пишется:
• Президент Российской Федерации;
• Высшая правительственная;
• Правительственная;
• Срочная.

Слайд 98Основные реквизиты телеграммы включают:

• служебный заголовок;
• указание категории телеграммы;
• отметку

о виде телеграммы;
• телеграфный адрес получателя;
• текст телеграммы (составляемый без

союзов, предлогов и знаков препинания, без переносов слов);
• подпись;
• регистрационный делопроизводственный номер и дату регистрации;
• адрес и наименование организации-отправителя;
• номер и дату документа, на который дается ответ (в ответных телеграммах);
• визу исполнителя;
• подпись руководителя организации;
• печать.

Слайд 99Список литературы
Шувалова Н.Н. «Основы делопроизводства. Язык служебного документа». — URL:

https://studme.org/1597012221859/dokumentovedenie/normativno-pravovoe_metodicheskoe_obespechenie_deloproizvodstva

Источник

Презентация на тему «Постановка делопроизводства в организации»

Скачать презентацию (0.32 Мб)
42 загрузки
4.0 оценка

Ваша оценка презентации

Оцените презентацию по шкале от 1 до 5 баллов

Аннотация к презентации

Презентация для студентов на тему «Постановка делопроизводства в организации» по менеджменту. Состоит из 32 слайдов. Размер файла 0.32 Мб. Каталог презентаций в формате powerpoint. Можно бесплатно скачать материал к себе на компьютер или смотреть его онлайн с анимацией.

Формат

pptx (powerpoint)
Количество слайдов

32
Слова
Конспект

Отсутствует

Содержание

Слайд 1

26.02.2016Колледж МФЮА ПОСТАНОВКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

Преподаватель: к.п.н. Н.А. Емельянова
Слайд 2

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Слайд 3

Служба ДОУ

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, — службу документационного обеспечения управления (службаДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Слайд 4

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Слайд 5

Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:

инструкцией по делопроизводству;
положением о службе ДОУ;
должностными инструкциями работников ДОУ.
Слайд 6

Функциислужбы ДОУ можно разделить на три группы:

1) документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.)
Слайд 7

2) организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);
Слайд 8

3) организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
Слайд 9

ГОСТ Р 7.0.8. — 2013

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
Слайд 10

Документооборотв организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).
Слайд 11

Одна из типовых функцийслужбы ДОУ

Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов.
Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Слайд 12

В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:

входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Слайд 13

Схема документооборота в процессе исполнения входящего документа
Слайд 14

Пример создания и согласования внутренних документов
Слайд 15

Основные этапы маршрута прохождения документа:

прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
отправка документов.
Слайд 16

Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации.
Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
Слайд 17

Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.
Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.
Слайд 18

ДОУ

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизуются.
Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов.
Слайд 19

Децентрализованная форма делопроизводстваприменяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены.
Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ.
Слайд 20

В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию.
Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.
Слайд 21

Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.
Слайд 22

Прием и обработка корреспонденции

Организация доставки документов

Почтовая связь: письма, бандероли, печатные издания и др.
Фельдъегерская связь, спецсвязь, курьерская доставка
Электрическая связь: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте
Слайд 23

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие работы

1. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.
Слайд 24

2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой ≪лично≫, адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемойкорреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.
Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию.
3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов).
Слайд 25

4. Проверяются целостность и правильность вложения каждой упаковки.
5. Проставляется отметка о получении (реквизит 29) на первом листе документа в правом нижнем углу.
6. Производится сортировка документов и невскрываемойкорреспонденции по адресатам — структурным подразделениям организации.
7. Организуется доставка документов адресатам.
Слайд 26

Организация рассмотрения документов

документы, подлежащие рассмотрению руководством организации;
документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;
документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей.
документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению;
обращения граждан.
Слайд 27

Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20 % общего количества документов.
Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.
Слайд 28

Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.
Слайд 29

Иванову И. К.Сидорову А. А.Подготовить проект положенияоб учетной политике к 03.12.200605.11.2006 личнаяподпись

Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на любом свободном, кроме полей, месте и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?).
Слайд 30

Также на участок регистрации передаются документы, не требующие рассмотрения руководства. Лицо, осуществляющее их предварительное рассмотрение, обычно проставляет на таких документах либо индекс структурного подразделения, либо фамилию его руководителя.
Такая операция в делопроизводстве называется разметкой.
Документы, не требующие регистрации, после их разметки сразу передаются по назначению.
Слайд 31

Документы, решение которых не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного письма с разъяснениями возвращаются в экспедицию на отправку отправителю или по назначению.
Обращения граждан после рассмотрения руководством организации или руководителем подразделения по работе с обращениями граждан должны быть зарегистрированы и переданы исполнителям.
Слайд 32

Схема организации работы с документами

Посмотреть все слайды

Сообщить об ошибке

1. Инструкция по делопроизводству. Порядок разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения. Должностная инструкция. Состав ин

2. Инструкция по делопроизводству

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14. Должностная инструкция

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

Первый слайд презентации: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Слайд 3: Назначение

Слайд 4: Сфера действия

Слайд 6: Нормативная база

Слайд 7: СТРУКТУРА

Слайд 8: Приложения

Слайд 10: Общие положения

Слайд 11: Правила подготовки и оформления документов

Слайд 14: Организация документооборота и исполнения документов

Слайд 15: Поисковая система по документам

Слайд 16: Контроль исполнения документов

Слайд 17: Организация работы с документами в делопроизводстве

Слайд 18: Порядок передачи документов на хранение в архив

Последний слайд презентации: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной: Выводы

Описание презентации по отдельным слайдам:

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

Другие материалы

Вам будут интересны эти курсы:

Слайд 2Основные понятия делопроизводства Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в

Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации,

предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание

Слайд 4 Важнейшей составляющей частью делопроизводства является документирование. Документирование – регламентированный процесс фиксации на

различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм

Слайд 5Способы документирования (в зависимости от средств документирования)ТекстовыеКино-, фото-, видеодокументированиеЭлектронные

Слайд 6Признаки документа В результате закрепления информации на различных носителях и оформления

ее на основании установленных требований и норм образуется документ, отличительными

Слайд 7 Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Совокупность

документов различных видов и разновидностей, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения,

Слайд 8 Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным

органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а

Слайд 9 Созданный в процессе документирования документ должен выполнить предназначенные ему функции.

Выполнение его функций обеспечивает вторая составная часть делопроизводства – организация работы

системы и процессов управления Функция планированияПравовая функцияНаучно-историческая функция

Слайд 11 Знание функций документа позволяет: • определить подлинную ценность документа, социальную значимость

его содержания; • произвести научную классификацию и типологизацию документа; • оптимизировать процесс

Слайд 12Классификация документовПо способу документирования различаются документы: • рукописные письменные (текстовые); • изобразительные (документы,

фиксирующие информацию посредством изображения объекта); • графические (документы, выполненные графическим способом); •

Слайд 13 Классификация документов В зависимости от источника поступления различаются документы: • входящие (поступившие

в организацию);• исходящие (отправляемые из организации);• внутренние (создаваемые в данной

Слайд 14Классификация документов По критерию гласности документы разделяются на: документы, содержащие открытую информацию документированную информацию,

отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесенная к государственной или

Слайд 15Классификация документовПо характеру изложения содержания документы могут быть:Индивидуальными. (докладные, объяснительные записки,

заявления) — содержание излагается в свободной форме.Трафаретными. Структура изложения запрограммирована,

Слайд 16Классификация документов По срокам хранения документы делятся на:Документы постоянногоДокументы долговременного (свыше 10

лет) Документы временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов

Слайд 17Классификация документов В зависимости от уровня юридической регламентации можно выделить: • национальные стандарты; •

стандарты организации. В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы

Слайд 18Классификация документов По содержанию различают документы личного происхождения и официальные. Документы личного

происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются

Слайд 19Классификация документов По форме представления документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и

дубликаты. Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в

Слайд 20Классификация документов По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными.

Факсимильная копия (например, фотокопия или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника

Слайд 21Классификация документов Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу

и сопровождаемая отметкой «Дубликат». На копии документа делается пометка «Копия». Юридическую силу имеет лишь

Слайд 2Основные понятия делопроизводства

Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в

Слайд 4 Важнейшей составляющей частью делопроизводства является документирование.

Документирование – регламентированный процесс фиксации на

Слайд 5Способы документирования
(в зависимости от средств документирования)
Текстовые
Кино-, фото-, видеодокументирование
Электронные

Слайд 6Признаки документа
В результате закрепления информации на различных носителях и оформления

Слайд 7 Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Совокупность

системы и процессов управления
Функция планирования
Правовая функция
Научно-историческая функция

Слайд 11 Знание функций документа позволяет:

• определить подлинную ценность документа, социальную значимость

его содержания;
• произвести научную классификацию и типологизацию документа;
• оптимизировать процесс

Слайд 12Классификация документов
По способу документирования различаются документы:

• рукописные письменные (текстовые);
• изобразительные (документы,

фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
• графические (документы, выполненные графическим способом);
•

Слайд 13

Классификация документов

В зависимости от источника поступления различаются документы:

• входящие (поступившие

в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной

Слайд 14Классификация документов

По критерию гласности документы разделяются на:

документы, содержащие открытую информацию
документированную информацию,

Слайд 15Классификация документов
По характеру изложения содержания документы могут быть:
Индивидуальными. (докладные, объяснительные записки,

заявления) — содержание излагается в свободной форме.
Трафаретными. Структура изложения запрограммирована,

Слайд 16Классификация документов
По срокам хранения документы делятся на:
Документы постоянного
Документы долговременного (свыше 10

лет)
Документы временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов

Слайд 17Классификация документов
В зависимости от уровня юридической регламентации можно выделить:
• национальные стандарты;
•

стандарты организации.

В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы

Слайд 18Классификация документов
По содержанию различают документы личного происхождения и официальные.

Документы личного

Слайд 19Классификация документов
По форме представления документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и

дубликаты.

Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в

Слайд 20Классификация документов
По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными.

Слайд 21Классификация документов
Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу

и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

На копии документа делается пометка «Копия». Юридическую силу имеет лишь

и др.

Основную часть документации любой организации и объект ее

Слайд 24Организационно-распорядительная документация (ОРД) :

• организационная (положение, устав, инструкция, правила, определяющие статус учреждения,

организации, его структурные звенья и порядок их работы);
• распорядительная (постановления, распоряжения, приказы

Слайд 25
Организационно-распорядительные документы фиксируют: решения административных и организационных вопросов, вопросов управления,

Слайд 27 В настоящее время разработаны и действуют следующие унифицированные системы документации:

•

организационно-распорядительная;
• финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных организаций и

Слайд 29Нормативно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства
Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства – это

Слайд 30 Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

• Конституцию РФ;
• законодательные акты

РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента

Слайд 31• локальные нормативные акты по делопроизводству организаций, учреждений и предприятий;
•

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• национальные стандарты в области

Слайд 32 В делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий используются общероссийские классификаторы:

ОКНО –

Общероссийский классификатор предприятий и организаций;
ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации;
ОКОГУ

каждого работодателя, должны входить:

штатное расписание (ст. 57);
правила внутреннего трудового распорядка

создаются:
устав организации;
правила служебного (внутреннего) распорядка организации;
положение о персонале (определяющее статус

Слайд 38 Для регулирования вопросов применения основных кадровых технологий создаются положения:

о порядке

приема на работу;
об испытательном сроке;
о конкурсе для замещения вакантных должностей;
о

Слайд 39 Для регулирования вопросов стимулирования персонала создаются положения:

о материальном вознаграждении персонала;
о

пенсионном обеспечении персонала;
о моральном стимулировании персонала;
корпоративный кодекс поведения персонала.

Слайд 40Стандартизация процесса документирования
Реквизит (лат. requisitum – требуемое, необходимое) – обязательный элемент официального документа.

При подготовке

и оформлении документа ГОСТ Р 6.30–2003 рекомендуется использовать 30 реквизитов.

Д/З
https://studme.org/1281041921861/dokumentovedenie/trebovaniya_oformleniyu_rekvizitov_dokumentov

Слайд 72Организационно-распорядительная документация
Жизненный цикл документа – предсказуемые изменения его состояния, закономерности существования,

Слайд 74Организационная документация
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации

(учреждения, предприятия), регистрирующий ее деятельность.

Текст устава обычно содержит семь разделов.
I.

реквизиты:

наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер документа;
место издания;
заголовок к тексту;
подпись руководителя;
гриф

деятельности одного органа либо его структурного подразделения.

Положение об организации является

Слайд 77 Положение печатается на бумаге формата А4. Его обязательными реквизитами являются:

наименование

вышестоящего органа;
наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер документа;
место составления;
заголовок к тексту;
подпись;
гриф