При смене руководства ревизия

Глава организации — лицо, которое несет полную материальную ответственность, оттого при его замене предусматривается прохождение инвентаризации. Организация здесь — действующее согласно российским законам юрлицо (за исключением банков). Рассмотрим в статье, как проходит инвентаризация при смене руководителя организации, какие документы нужно составлять, в какие сроки.

Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава

Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.

Нормативный акт	Краткое описание
Положение по ведению бухучета и отчетности в РФ, ч. 2 (приказ Министерства финансов РФ N 34н, редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)	Ведение бухгалтерского учета, инвентаризация имеющегося имущества, финансовых обязательств
Методические указания по части инвентаризации (приказ Министерства финансов РФ № 49, редакция от 08.11.2010)	Порядок осуществления, оформления
ФЗ № 402 «О бухучете» от 2016г. (гл. 2, ст.11)	Обобщенные требования к инвентаризации
Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция	Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение

Первостепенной задачей инвентаризации при замене главы организации (либо ее собственника) является проверка:

• реального наличия имущества, включая находящегося на ответственном хранении, неучтенного и его остатков (средства, товары, продукция в готовом виде, финансовые и капитальные вложения, нематериальные и другие активы);
• состояния всех видов финансовых обязательств (резервы, займы, кредиторские и дебиторские обязательства, прочие пассивы);
• полноты, достоверности соответствующих сведений по бухучету.

Процедура проходит по месту нахождения имущества и требует документального доказательства результатов. Проводит ее уполномоченная на это группа лиц (инвентаризационная комиссия)

Сроки осуществления инвентаризационного контроля при ротации руководящего состава

Правила, сроки в отношении инвентаризации определяет глава организации, руководствуясь нормативными стандартами законодательства РФ. Методическими указаниями по части инвентаризации устанавливается ревизия основных средств раз в 3 года, фондов библиотек — единожды за 5 лет. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-23: Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации в 2023».

Исключение составляет проверка обязательного характера, которая имеет место при ротации кадрового состава (замене главы организации, лиц, несущих материальную ответственность), а также смене собственника (в случае аренды, выкупа либо реализации имущества).

Осуществление обязательной инвентаризации правомерно в день приема-передачи дел от одного руководителя другому. При прекращении деятельности организации сроки привязываются преимущественно к составлению ликвидационного баланса (Методические указания по части инвентаризации, гл. 1, п.1.5 и 1.6).

Распоряжение о начале инвентаризации при ротации руководящего состава

Ход обязательной инвентаризационной проверки, ее итоги оформляются согласно требованиям Постановления Федеральной государственной службы статистики РФ №88. Не позже чем за 10 дней дается распоряжение в форме приказа о предстоящей инвентаризации, который надлежащим образом регистрируется в учетном журнале по контролю над исполнением приказов в отношении инвентаризации (форма № ИНВ-23).  Приказ устанавливает:

• место, сроки исполнения мероприятий (время начала и окончания);
• основание для инвентаризационного контроля;
• содержание, объем работ (список реального имущества, финансовых обязательств, которые будут инвентаризировать и т. д.);
• подобранный состав проверяющих.

В действительности подобное распоряжение является заданием по осуществлению контроля над сохранением средств и имущества. Готовый приказ может содержать планирование, четкое распределение обязанностей между уполномоченными лицами. На подготовительном этапе не исключается разработка дополнительных внутренних документов с включением детальной обрисовки действий проверяющих, последовательности рассмотрения, улаживания спорных ситуаций и т.д. Читайте также статью: → «Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении в 2023? Инструкция, документы».

Поэтапная инструкция по проведению инвентаризации при ротации руководящего состава

Процедура проходит под патронажем и ведением уполномоченной группы лиц, состав которой утверждается распоряжением руководства организации. В число проверяющих входят:

• председательствующий (руководитель либо замещающее его лицо);
• опытные специалисты (финансисты, начальники отделов и т. д.).

Могут включаться в группу проверяющих представители внутреннего аудита и уполномоченные лица независимых организаций. В случае значительного объема предстоящих работ формируются рабочие комиссии, а при их малом количестве процедуру вправе провести ревизионная комиссия.

Стержневые функции уполномоченных лиц — подготовка, обеспечение прохождения процесса, инструктажа, контрольной проверки. Предусмотренные проверкой мероприятия проходят в несколько последовательных этапов.

Этап инвентаризационного контроля	Описание действий проверяющих лиц
Издание приказа о начале проверки	По форме ИНВ-22, утвержденной Федеральной службой статистики РФ
Подготовка к ревизии	Собрание членов комиссии: руководитель с главным бухгалтером проводит инструктаж, проверяющим передаются последние приходно-расходные документы с отчетами, берутся расписки с ответственных лиц о передаче этих документов бухгалтерии и комиссии; опломбирование помещений, где имеются на хранении ценности и будет проходить инвентаризация, проверка приборов измерения на исправность
Ревизия реального имущества, финансовых обязательств	Ревизия осуществляется путем взвешивания, обмеривания, пересчета, описывания материальных ценностей; по результатам подготавливаются описи в 2 экземплярах, где принявший имущество руководитель расписывается о его получении, а сдавший — о его передаче; сопутствующие оформленные документы (акты обмеров, расчеты и т. д.) закрепляются за описью
Сопоставление информации по описям и бухучету	Ключевое требование ревизии — точность, правдивость бухучета и отчетности, вследствие этого при сравнении выявляются несоответствия по сопоставляемой информации и их причины; обнаруженные несоответствия отображаются в сличительных ведомостях (формы ИНВ-18, форма ИНВ-19)
Подведение итогов	Корректировка обнаруженных несоответствий в бухучете, привлечение виновных к ответственности; контрольная проверка на предмет правильности порядка проведенной инвентаризации, по итогам которой составляется соответствующий акт с последующей его регистрацией в учетной книге

Пребывание материально-ответственных лиц в местах проверки обязательно. Глава организации как материально ответственное лицо несет все виды ответственности за свои действия. При раскрытии прямого реального ущерба, нанесенного по вине главы организации, последний обязан по требованию учредителей его возместить (ст. 277 ТК РФ).

Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава

Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).

Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.

Наименование операции	Используемые проводки
Отображение излишков имущества	ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91
Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли:	ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества, ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм
Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п.	ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества, ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы

Список некоторых счетов, применяемых бухгалтерией в проводках:

• 01 — основные средства;
• 10 — материалы;
• 41 — товары;
• 43 — продукция в готовом виде;
• 50 — средства в кассе;
• 73 — расчеты по иным затратам;
• 91 — прочие затраты и доходы;
• 94 — утрата по причине порчи имущества.

Обнаруженные во время инвентаризационного контроля излишки и потери имущества отображаются в бухучете по состоянию на дату его прохождения.

Пример 1. Отображение излишек в бухучете по итогам инвентаризации при ротации руководящего состава

При смене руководящего состава ООО «Василек» прошла полная инвентаризация реального имущества и всех видов финансовых обязательств. В результате ревизионной комиссией были раскрыты излишки стройматериалов.

Во время собрания уполномоченных лиц был составлен протокол по итогам проверки, содержащий решение проверяющих. На его основании учетной бухгалтерией отображены излишки при помощи соответствующей проводки: ДТ 10, КТ 91 (учтен избыток стройматериалов согласно результатам инвентаризации).

Пример 2. Отображение в бухучете недостачи по итогам инвентаризации при ротации руководящего состава

По итогам полной инвентаризации при ротации руководящего состава в ООО «Линия» раскрыта утрата стройматериалов сверх норм естественной убыли. Бухгалтерия при учете отображает потерю материалов так: ДТ 94, КТ 10 (обнаружение потери, списание цены утраченных материалов) и ДТ 73, КТ 94 (отнесение суммы потери на виновное лицо).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Можно ли вообще исключить инвентаризацию при замене руководящего состава или не затрагивать при подобной проверке расчеты с покупателями, заказчиками, поставщиками?

Нет. Нужно провести обязательную полную инвентаризацию на день вступления в должность нового руководителя. Читайте также статью: → «Порядок проведения инвентаризации на складе 2023».

Вопрос №2. Как и кем оформляется акт инвентаризации?

Акт содержит итоги контрольной инвентаризационной проверки. Основанием для его составления является опись. Заполненная типовая форма — ОКУД 0504835 — визируется председательствующим и членами комиссии.

Вопрос №3. Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя?

В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами.

Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества?

Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным.

Вопрос №5. Когда инвентаризация признается недействительной или приостанавливается?

Порядок осуществления проверки регламентируется законодательством. Отступление от его норм может стать нарушением порядка и, соответственно, являться основанием приостановки или недействительности всего процесса.

Так, основными причинами признания недействительности проверки могут быть документальное подтверждение отсутствия одного проверяющего или оформление одного экземпляра описи. Считается, что нет оснований для проведения процедуры, когда не утвержден состав комиссии или в распоряжении не указаны сроки по проведению.

Руководитель организации, как и любой другой нанятый сотрудник, имеет право уволиться с работы по собственному желанию. Но сама процедура увольнения высшего руководства имеет ряд особенностей, ведь директор несет полную материальную ответственность, и обязан передать все дела своему правопреемнику (новому руководителю). Инвентаризация при смене генерального директора — обязательное мероприятие, которое должно быть проведено в соответствии со всеми требованиями законодательства.

Цели инвентаризации

Основные задачи инвентаризации при смене руководителя:

• проверка реального наличия материальных активов;

• определение состояния всех финансовых обязательств;

• проверка достоверности и полноты сведений бухгалтерского учета.

При инвентаризации нужно руководствоваться следующими документами:

• Ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ – приведены обобщенные требования к инвентаризации;

• Положение по ведению бухучета (утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н);

• «Методические указания по инвентаризации» (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);

• Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88, от 27.03.2000 № 26, утвердившие унифицированные формы инвентаризационных документов (можно применять самостоятельно разработанные формы, соответствующие требованиям законодательства).

Результаты инвентаризации должны быть задокументированы. Для проведения проверки формируют инвентаризационную комиссию, состоящую из группы уполномоченных лиц. Если по результатам ревизии будет выявлено нанесение материального ущерба по вине главы организации – ему придется возместить ущерб в полном размере по требованию учредителей (ст. 277 ТК РФ).

В какие сроки проводится инвентаризация

Обязательная инвентаризация при смене директора должна быть завершена в день приема-передачи дел. Конкретные сроки утверждаются приказом по организации. Проверку проводят полным составом комиссии в присутствии материально-ответственного лица (увольняющегося руководителя).

Создание инвентаризационной комиссии

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

Какие документы нужны?

Инвентаризация при смене руководителя проводится после издания соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об инвентаризации надо указать: место проведения проверки, конкретные сроки, основание для инвентаризационного контроля, состав комиссии.

В ходе проверки члены комиссии составляют ряд документов, в т.ч.:

• Инвентаризационные описи по ОС (№ ИНВ-1), НМА (№ ИНВ-1а), ТМЦ (№ ИНВ-3) и др.,

• Акты инвентаризации расчетов (№ ИНВ-17),

• При обнаружении расхождений реального состояния с данными учета, составляют сличительные ведомости (например, № ИНВ-18 по НМА, № ИНВ-19 по ТМЦ).

Итоговым документом является «Ведомость учета результатов инвентаризации», которую можно заполнить по форме № ИНВ-26.

Как отразить в бухгалтерском учете результаты инвентаризации, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплтано переходите в Готовое решение.

Акт приема-передачи дел

Процедура передачи дел новому руководителю производится, в том числе, на основании результатов инвентаризации. Акт передачи оставляется в произвольном виде, так как унифицированная форма не утверждена на законодательном уровне. В этом документе перечисляют всю бухгалтерскую, учредительную и иную правоустанавливающую документацию, которую прежний руководитель обязуется передать своему преемнику. Также в нем фиксируют факт передачи ценных вещей, оргтехники, ключей от помещений, сейфов, печатей компании и ключей ЭЦП и т.д.

Оформляют два экземпляра акта (по одному каждой стороне). Передача осуществляется в присутствии всех членов созданной комиссии. Если при проведении проверки или при передаче дел были обнаружены нарушения – это обстоятельство обязательно надо зафиксировать в акте. Данный документ будет выступать важным доказательством если со стороны нового директора возникнут претензии к лицу, ранее занимавшему эту должность.

Как правильно организовать инвентаризацию?

Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:

• Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.

• Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.

• Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.

• Оформление результатов инвентаризации (документальное).

Далее следует составление и подписание акта приема-передачи дел.

В правильном проведении инвентаризационной комиссии и оформлении ее результатов заинтересованы как увольняющийся директор, так и человек, вступающий в эту должность.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Инвентаризация при смене руководителя – процедура, важная для всех заинтересованных лиц: учредителей, нового директора и главного бухгалтера. Обязательна ли она по закону и по каким правилам проводится, расскажем в статье.

Нужна ли инвентаризация при смене руководителя

Нет прямого ответа на вопрос о том, нужно ли проводить инвентаризацию при смене руководителя, в каком-либо отдельном законе или постановлении. Однако это не означает, что данный важный аспект законом не урегулирован.

При детальном изучении ТК РФ и закона о бухучете можно сделать следующие выводы:

Инвентаризация позволяет:

• собственникам компании − сделать необходимые выводы о действующей системе контроля за сохранностью имущества и своевременно взыскать с прежнего руководителя причиненный его действиями (бездействием) ущерб;
• новому директору − разграничить сферу ответственности на дату приема-передачи дел в связи со сменой руководства;
• главному бухгалтеру – внести необходимые корректировки в учет и отчетность.

В какие сроки и по какой инструкции проводится инвентаризация при смене руководителя, расскажем в следующих разделах.

Дата инвентаризации при смене руководителя

Срок проведения обязательной инвентаризации при смене руководителя на законодательном уровне не регламентирован. Его устанавливает директор своим приказом – до даты передачи дел новому руководителю.

Если прежний директор не издал такой приказ по каким-либо причинам, закон не запрещает прописать сроки и порядок проведения ревизии в решении (распоряжении) собственников компании.

При смене директора, происходящей в плановом порядке (например, при окончании срока контракта с действующим руководителем в конце календарного года), отдельную инвентаризацию обычно не проводят – учитывают итоги обязательной инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. 

Если смена директора происходит внезапно, назначают внеплановую инвентаризацию.

Этапы инвентаризационных мероприятий

Инвентаризационные мероприятия проводят по общим правилам, изложенным в Методических указаниях по проведению инвентаризации (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49) с учетом положений ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В компании может действовать свой порядок приема-передачи дел при смене руководства, в котором в числе обязательных процедур прописано проведение инвентаризации и правила, по которым нужно действовать в такой ситуации. 

Результаты и последствия инвентаризации при смене руководителя

Идеальный вариант, когда имущество компании надлежаще сохранено, а данные бухучета совпадают с информацией, полученной при инвентаризации. Сложнее, если выявлены порча и/или недостача активов, а также значительные расхождения итогов ревизии с учетными сведениями. В этом случае потребуются дополнительные действия – нужно установить виновных и взыскать ущерб, причиненный компании.

Решения, принимаемые по результатам инвентаризации при смене руководителя организации, могут затронуть не только рядовых сотрудников (материально ответственных лиц), но и прежнего директора – он несет материальную ответственность:

• за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им компании;
• за ущерб, возникший у компании в результате возмещения ущерба иным лицам.

Если инвентаризацию не провести, то в случае утраты товарно-материальных ценностей будет затруднительно доказать, что она произошла в период полномочий конкретного руководителя, и взыскать с него убытки.

Итоги

Трудовое и бухгалтерское законодательство отвечает положительно на вопрос о том, нужна ли инвентаризация при смене руководителя. Проводится она по общим правилам инвентаризационной комиссией в сроки, установленные приказом директора или решением собственников.

Специализация: Эксперт по кадровому делопроизводству

Эксперт в сфере кадрового делопроизводства и бухучета. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит»

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ на инвентаризацию при смене директора образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).

Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава

Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.

Нормативный акт	Краткое описание
Положение по ведению бухучета и отчетности в РФ, ч. 2 (приказ Министерства финансов РФ N 34н, редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)	Ведение бухгалтерского учета, инвентаризация имеющегося имущества, финансовых обязательств
Методические указания по части инвентаризации (приказ Министерства финансов РФ № 49, редакция от 08.11.2010)	Порядок осуществления, оформления
ФЗ № 402 «О бухучете» от 2016г. (гл. 2, ст.11)	Обобщенные требования к инвентаризации
Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция	Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение

Что следует инвентаризировать при передаче дел?

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.

Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.

Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

Заметим, что наличие кредиторской задолженности во многих случаях, но не всегда является не чем иным, как следствием неправильного решения руководителя учреждения.

Как правильно организовать инвентаризацию?

Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:

• Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.

• Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.

• Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.

• Оформление результатов инвентаризации (документальное).

Среди основных целей, которые ставятся:

• подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
• проверка правильности выведения результатов;
• выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
• вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
• контроль правильности информации;
• если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:

• инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
• принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
• инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

• получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
• обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
• проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.

При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.

Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по расчетам с подотчетниками

Это еще один участок, который следует проверять, чтобы максимально оптимизировать экономическую деятельность предприятия. Необходимость обусловлена контролем целевого использования средств компании. В ходе процедуры выявляются подотчетные средства, выделенные для работы, а также наличие или отсутствие отчетов за их использование в указанные сроки.

Объектом проверки в этом случае будут:

• наличие или отсутствие кассовых чеков, если средства выдавались на приобретение материальных ценностей;
• командировочные листы, приказы и удостоверения, авансовый отчет;
• сверка данных с имеющейся бухгалтерской отчетностью.

Оформляется аналогично созданию рабочих комиссий по участкам учета. Однако в соответствующей графе будут указываться не объекты, а лица, которых необходимо проконтролировать на целевое использование авансовых средств. Проверяющие могут назначаться для проверки группы таких работников или для каждого в отдельности на усмотрение руководства. Соответственно меняется нормативная база, на основании которой будет проводиться инвентаризация.

В остальном оформление бумаг остается аналогичным.

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Инвентаризация при смене руководителя: понятие и процедура

Инвентаризация при смене руководителя (равно как и во всех остальных случаях) регламентируется следующими нормативными актами:

• наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
• их сохранности;
• соответствия условий хранения;
• обязательств перед кредиторами и банками;
• прав требования денежных средств;
• складского учета и хозяйства;
• реальности данных.

• смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
• грабеж, кража;
• стихийное бедствие;
• реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.

В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

• на ответственное хранение;
• в аренду;
• на переработку.

Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.

Проводят ли инвентаризацию при смене руководителя

Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя? В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами. Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества? Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным. Вопрос №5.

Шаг 3. Заявление для ФНС и ЕГРЮЛ

Следующий шаг после принятия решения об увольнении руководителя и решения кадровых вопросов – уведомление налоговой службы. Аналогичные данные об изменениях должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ и отражены в уставе ООО. Для этого уполномоченное лицо заполняет заявление по форме Р13014, которое подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

Графы для заполнения:

• титульная страница 001 – данные об обществе с ограниченной ответственностью;
• лист И – первый экземпляр – информация об увольняемом сувбъекте, 2 экземпляр – об вновь назначенном;
• лист П – идентифицирующие данные заявителя и его подпись, проставленная в присутствии нотариуса или представителя ФНС.

Передача дел при смене генерального директора, инвентаризация, образец акта приема-передачи

Обязательной процедурой при смене директора является передача от старого директора новому учредительных и иных документов компании, за которую несет ответственность руководитель. Объем передаваемой документации может различаться в зависимости от размеров компании и выполнения директором ООО иных функций (кадровых, правовых, финансовых). Помимо собственно документации должны быть переданы бланки организации, печати, штампы, ключи от сейфов, пароли и т. п. Документом, подтверждающим факт передачи и фиксирующим перечень переданных бумаг, является акт приема-передачи. Образец акта приема-передачи при смене руководителя вы можете скачать на нашем сайте. Форма не меняется уже несколько лет, так что образец актуален.

Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава

Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.

Нормативный акт	Краткое описание
Положение по ведению бухучета и отчетности в РФ, ч. 2 (приказ Министерства финансов РФ N 34н, редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)	Ведение бухгалтерского учета, инвентаризация имеющегося имущества, финансовых обязательств
Методические указания по части инвентаризации (приказ Министерства финансов РФ № 49, редакция от 08.11.2010)	Порядок осуществления, оформления
ФЗ № 402 «О бухучете» от 2016г. (гл. 2, ст.11)	Обобщенные требования к инвентаризации
Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция	Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение

Поэтапная инструкция по проведению инвентаризации при ротации руководящего состава

Процедура проходит под патронажем и ведением уполномоченной группы лиц, состав которой утверждается распоряжением руководства организации. В число проверяющих входят:

• председательствующий (руководитель либо замещающее его лицо);
• опытные специалисты (финансисты, начальники отделов и т. д.).

Могут включаться в группу проверяющих представители внутреннего аудита и уполномоченные лица независимых организаций. В случае значительного объема предстоящих работ формируются рабочие комиссии, а при их малом количестве процедуру вправе провести ревизионная комиссия.

Стержневые функции уполномоченных лиц — подготовка, обеспечение прохождения процесса, инструктажа, контрольной проверки. Предусмотренные проверкой мероприятия проходят в несколько последовательных этапов.

Этап инвентаризационного контроля	Описание действий проверяющих лиц
Издание приказа о начале проверки	По форме ИНВ-22, утвержденной Федеральной службой статистики РФ
Подготовка к ревизии	Собрание членов комиссии: руководитель с главным бухгалтером проводит инструктаж, проверяющим передаются последние приходно-расходные документы с отчетами, берутся расписки с ответственных лиц о передаче этих документов бухгалтерии и комиссии; опломбирование помещений, где имеются на хранении ценности и будет проходить инвентаризация, проверка приборов измерения на исправность
Ревизия реального имущества, финансовых обязательств	Ревизия осуществляется путем взвешивания, обмеривания, пересчета, описывания материальных ценностей; по результатам подготавливаются описи в 2 экземплярах, где принявший имущество руководитель расписывается о его получении, а сдавший — о его передаче; сопутствующие оформленные документы (акты обмеров, расчеты и т. д.) закрепляются за описью
Сопоставление информации по описям и бухучету	Ключевое требование ревизии — точность, правдивость бухучета и отчетности, вследствие этого при сравнении выявляются несоответствия по сопоставляемой информации и их причины; обнаруженные несоответствия отображаются в сличительных ведомостях (формы ИНВ-18, форма ИНВ-19)
Подведение итогов	Корректировка обнаруженных несоответствий в бухучете, привлечение виновных к ответственности; контрольная проверка на предмет правильности порядка проведенной инвентаризации, по итогам которой составляется соответствующий акт с последующей его регистрацией в учетной книге

Создание инвентаризационной комиссии

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

Акт приема-передачи дел

Процедура передачи дел новому руководителю производится, в том числе, на основании результатов инвентаризации. Акт передачи оставляется в произвольном виде, так как унифицированная форма не утверждена на законодательном уровне. В этом документе перечисляют всю бухгалтерскую, учредительную и иную правоустанавливающую документацию, которую прежний руководитель обязуется передать своему преемнику. Также в нем фиксируют факт передачи ценных вещей, оргтехники, ключей от помещений, сейфов, печатей компании и ключей ЭЦП и т.д.

Оформляют два экземпляра акта (по одному каждой стороне). Передача осуществляется в присутствии всех членов созданной комиссии. Если при проведении проверки или при передаче дел были обнаружены нарушения – это обстоятельство обязательно надо зафиксировать в акте. Данный документ будет выступать важным доказательством если со стороны нового директора возникнут претензии к лицу, ранее занимавшему эту должность.

Похожие записи:

Директор – это единоличный исполнительный орган, который действует от имени общества и в его интересах. Сведения о действующем директоре публикуются в ЕГРЮЛ, и при заключении любых сделок контрагенты обязаны проверить полномочия конкретного лица. При смене руководителя необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию и внести изменения в ЕГРЮЛ.

Как сменить директора в ООО? Читайте нашу подробную пошаговую инструкцию о смене директора ООО в 2023 году.

Читайте также:

• Управляющий ИП вместо директора
• Может ли генеральный директор быть совместителем?
• Заполнение заявления Р13014 при смене директора.

Смена генерального директора ООО

Важный момент – при смене директора нельзя допускать «двоевластия», то есть такого периода времени, когда прежний директор еще не уволен, а с новым уже заключен трудовой договор. Недопустима также ситуация «безвластия» — директор уволен, а на его должность никто не назначен.

Пошаговая инструкция о том, как поменять директора в ООО:

Шаг 1. Подготовить протокол общего собрания участников или решение единственного участника о смене директора. На повестке дня должны быть два вопроса:

1. прекращение полномочий прежнего директора и расторжение с ним трудового договора;
2. избрание нового директора и заключение трудового договора.

Шаг 2. Уволить прежнего директора и принять на работу нового.

Обратите внимание, что при увольнении старого директора, доверенности, которые он выдавал, не перестают действовать автоматически. Подробнее: общая доверенность на представление интересов юридического лица .

Шаг 3. Заполнить заявление по форме Р13014 и заверить его у нотариуса. Нотариус запросит также свидетельство ИНН и ОГРН, устав ООО, решение о смене директора. Вопрос о необходимости актуальной выписки из ЕГРЮЛ надо уточнять у нотариуса. Некоторые нотариусы принимают электронную выписку из сервиса ФНС или самостоятельно запрашивают сведения из реестра, а есть и те, кто требует только бумажную выписку. Узнайте об этом заранее, т.к. если вам нужна именно бумажная выписка, ее надо будет сделать до подачи документов.

Скачать актуальный редактируемый бланк Р13014.

Шаг 4. Оформить внесение изменений в ЕГРЮЛ при смене директора. Для этого в течение семи рабочих дней с даты принятия решения надо подать заверенное заявление Р13014 в налоговую инспекцию. За нарушение этого срока может быть наложен штраф по статье 14.25 КоАП РФ (5 000 рублей).

Какие еще документы о смене директора нужно представить? В регламенте предоставления госуслуги по регистрации изменений указан только один документ – заявление Р13014. Однако на практике ИФНС может запросить еще и решение о смене директора и приказ о назначении нового руководителя. Госпошлина при регистрации смены директора не оплачивается.

Обратите внимание: подавать документы о смене директора надо в ту налоговую инспекцию, где происходила регистрация ООО. В крупных городах существуют специальные регистрирующие инспекции, например, в столице это ИФНС № 46 по Москве. На официальном сайте ФНС вы можете узнать контакты регистрирующей ИФНС по вашему юридическому адресу.

Шаг 5. Получить в налоговой инспекции лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий внесение изменений о руководителе ООО в реестр. Срок смены генерального директора установлен законом «О государственной регистрации» № 129-ФЗ — пять рабочих дней, не считая дней подачи и получения документов. 

Шаг 6. Уведомить банк о смене директора. Для этого в банк, где открыт расчетный счет ООО, надо представить следующие документы:

• протокол или решение о смене директора;
• лист записи ЕГРЮЛ;
• приказ о назначении нового директора;
• карточку с образцами подписи нового руководителя.

Кроме того, если расчетный счет подключен к системе интернет-банкинга, надо сгенерировать новый электронный ключ.

Заполнение формы Р13014 при смене директора

Правила заполнения Р13014 при смене директора аналогичны правилам заполнения формы Р11001: только заглавные буквы; заполнять можно вручную черными чернилами или на компьютере шрифтом Courier New высотой 18 пунктов; печать только на одной стороне листа и др. Узнать полностью все требования к заполнению вы можете в приказе ФНС от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@.

Мы написали пошаговую инструкцию о заполнении формы Р13014 при смене директора.

Какие листы формы Р13014 заполнять при смене директора? Всего 7 страниц:

• титульный лист, где указывают сведения об организации;
• лист И — страница 1 (для прежнего директора);
• лист И — страницы 1 и 2 (для нового директора);
• лист П – все 3 страницы (сведения о заявителе).

Кто подает заявление о смене директора — старый или новый директор? С одной стороны, сведения о новом директоре еще не внесены в ЕГРЮЛ, с другой – прежний директор уже лишен своих полномочий. Больше 10 лет назад существовала практика подписания заявления старым директором, как лицом, сведения о котором были включены в госреестр (письмо ФНС от 26.10.2004 N 09-0-10/4223). Позднее решением ВАС РФ от 29.05.2006 N 2817/06 это положение было признано недействующим, как несоответствующее закону «Об ООО».

Более того, суды не раз подчеркивали, что полномочия прежнего руководителя прекращаются с момента принятия соответствующего решения участников (например, определение ВАС РФ от 23.09.2013 № ВАС-12966/13). Исходя из этого, заявление по форме Р13014 может подписывать только новый руководитель, прежний директор уже не имеет никакого отношения к ООО.

Обратите внимание: в отличие от формы Р11001, которую можно не заверять нотариально, если заявитель лично явится в ИФНС, заявление Р13014 заверяется обязательно. По этой причине личная подпись заявителя на последней странице проставляется только в присутствии нотариуса.

Пример заполнения формы Р13014 при смене директора вы можете найти по ссылке ниже.

Скачать образец заполнения формы Р13014 при смене директора

Образец акт приема-передачи документов при смене директора

Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.

Если смена директора происходит с конфликтом сторон, и новый директор или участники по какой-то причине не принимают документы, то прежний руководитель может сдать их на хранение в архивную организацию или нотариусу.

Оформление акта приема-передачи дел при смене генерального директора, прежде всего, в интересах самого бывшего руководителя. Подписывать акт приема-передачи могут как два директора между собой, так и при участии собственников организации. Вы можете ознакомиться с нашим шаблоном акта приема-передачи документов и изменить его под свою ситуацию.

Скачать пример акта приема-передачи документов при смене директора

Решение о смене директора ООО: образец с одним учредителем

Как сменить директора в ООО, если учредитель в нем один? Отличие смены директора в ООО с единственным учредителем от общества с несколькими участниками будет только в том, что вместо протокола общего собрания учредитель принимает единоличное решение о смене генерального директора.

Если директором является не учредитель, а наемный работник, то проводится обычная процедура увольнения. В случае же, когда единственный учредитель является директором по трудовому договору, он не имеет права на компенсацию при увольнении, т.к. действие главы 43 ТК РФ не распространяется на такой случай. Подробнее о том, может ли единственный учредитель заключить с собой трудовой договор читайте в этой статье.

Мы подготовили образец решения единственного учредителя о смене директора, в котором учредитель и директор – разные лица.

Скачать образец решения о смене директора ООО с одним учредителем

Смена учредителя и генерального директора одновременно в 2022 году

Очень часто генеральным директором ООО является его учредитель. По статистике нашего сервиса только в 20% случаев директор нанимается со стороны. Какие особенности существуют в смене генерального директора и учредителя одновременно?

Если в ООО несколько участников, то возможна продажа доли или выход участника (условие о возможности выхода из ООО должно быть предусмотрено в уставе). Подробнее об этом читайте в статье «Выход участника из ООО: пошаговая инструкция 2023». Если же учредитель единственный, то он не может выйти из общества, пока в него не войдет новый участник.

Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять смену единственного учредителя ООО, т.к. для этого надо оформить ввод нового участника с изменением устава и увеличением уставного капитала по форме Р13014 и последующий выход участника либо продажу доли. Это достаточно сложно, поэтому стоит обратиться к специалистам-регистраторам.

В 2022 году действуют следующие правила смены учредителя в ООО. Надо заверять у нотариуса:

• заявление участника о выходе из ООО;
• решение общего собрания участников об увеличении уставного капитала;
• предложение оставшимся участником выкупить долю;
• требование участника о выкупе его доли.

Рассмотрим достаточно простой вариант смены директора с выходом участника из общества.

В обществе два участника, один из них принят на должность генерального директора по трудовому договору. Директор решает сложить полномочия руководителя и выйти из ООО. В уставе право выхода из ООО предусмотрено, один участник в обществе остается, поэтому такой вариант допускается законом.

Решение о смене генерального директора и выходе участника из ООО принимается на общем собрании участников и оформляется протоколом. В заявлении Р13014 можно одновременно сообщить о выходе участника и смене директора, оформив соответствующие листы. В налоговую инспекцию в течение трех рабочих дней со дня принятия решения подают форму Р13014 и заявление участника. Если доля участника будет сразу распределена, то нужен еще и протокол о распределении.

В остальном же процедура не отличается от пошаговой инструкции по смене генерального директора в ООО 2023, которую мы рассмотрели выше.

Генеральный директор компании – лицо, несущее полную материальную ответственность. Инвентаризация при смене руководителя – обязательный процесс в соответствии с положениями приказа Минфина РФ №34н, действующего от 24.12.10 г. Она призвана подтвердить сохранность денежных средств и материальных ценностей. Если обнаружится недостача, увольняемый сотрудник будет обязан возместить компании причиненные убытки.

Общие правила проведения инвентаризации

Нужна ли инвентаризация при смене руководителя? Да, ее организация – не право, а обязанность фирмы. Если увольняется генеральный директор, проверка проводится одновременно с передачей дел преемнику. Нарушение этого правила влечет наложение на компанию штрафных санкций.

Процедура ревизии ценностей помогает проверить:

• фактическое наличие имущества, отраженного в бухгалтерском учете компании (деньги в кассе, запасы на складе, основные фонды);
• состояние финансовых обязательств компании (кредиторская и дебиторская задолженность, резервы);
• соответствие данных бухгалтерского учета реальному положению дел.

Ревизия проходит по месту нахождения проверяемого имущества. Ее проведение – задача инвентаризационной комиссии, назначаемой директором. В нее входят представители администрации фирмы и бухгалтерии, работники других отделов (например, кладовщики, руководители производственных цехов), внешние эксперты (аудиторы). Если любой из членов комиссии отсутствует во время ревизии, ее итоги признаются недействительными.

Практика показывает, что оптимальный момент проведения ревизии – последний рабочий день руководителя. Она инициируется приказом, который подписывает старый директор до того, как будет уволен. Со следующего дня в должность вступает новый управленец.

Приказ о проведении инвентаризации

Приказ об инвентаризации при смене руководителя: образец

Чтобы инициировать процедуру инвентаризации, директор издает приказ по унифицированному образцу ИНВ-22 или на бланке, утвержденном внутренними правилами организации. В него включается следующая информация:

• номер и дата приказа;
• название компании;
• перечень активов, подлежащих проверке;
• список лиц, входящих в инвентаризационную комиссию, ФИО и должность ее руководителя;
• дата проведения ревизии;
• причина ее начала (смена руководителя).

Составленный приказ об инвентаризации при смене руководителя заверяется собственноручной подписью гендиректора и всех упомянутых в нем работников. Документ регистрируется в специальном журнале, который работодатель ведет по форме ИНВ-23.

Как проходит инвентаризация

Когда документальная база готова, инвентаризационная комиссия приступает к проверке ценностей компании. Для этого ее члены приходят в место их хранения (например, на склад) и определяют количество запасов. Если для ревизии требуются весы или иная техника, ее обязана предоставить фирма-наниматель.

Как правило, ревизоры разбиваются на группы, проверяющие ценности независимо друг от друга. Когда они заканчивают обход склада, сверяют «показания». Двойной контроль помогает избежать возможных ошибок. На время проведения ревизии склад закрывается, т.е. делается недоступным ля третьих лиц.

Как составляется инвентаризационная ведомость-опись

Итоги проверки фиксируются в инвентаризационной описи. Ее формат зависит от того, какие именно ценности подлежали пересчету. Например, действующее законодательство предлагает следующие унифицированные бланки:

• ИНВ-1 – если проводится проверка наличия основных активов (например, оборудования);
• ИНВ-1а – если ревизии подлежат нематериальные активы (лицензии, результаты НИОКР);
• ИНВ-3 – если комиссия проверяет наличие запасов на складе (готовая продукция, сырье, материалы);
• ИНВ-2 – если проверка ценностей занимает не один, а несколько дней из-за большого объема работы.

Компания вправе использовать унифицированный бланк ведомости или разработать собственный образец. Вне зависимости от выбранной формы в документе указывается следующая информация:

• наименования и (или) артикулы ТМЦ;
• их количество в соответствии с данными бухучета;
• их реальное количество (в штуках, кг);
• счета учета, на которых отражены упомянутые ценности.

Согласно действующим правилам, опись составляется в двух экземплярах. Один остается на складе, второй передается в бухгалтерию компании. Это документ, подлежащий обязательному хранению в организации в течение 5-ти лет.

Чтобы подтвердить достоверность результатов инвентаризации, руководство фирмы вправе назначить постконтроль. Для повторной проверки на склад направляется представитель инвентаризационной комиссии и лицо, ранее не задействованное в ревизии. Они проводят пересчет ценностей и отражают его итоги документально.

Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ	Ссылка на нормативный акт
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189, 190 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	п. 8 ст. 86 ТК РФ
Инструкция по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы по основной деятельности	Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда	п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
Журнал учета мероприятий по контролю	ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ » О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
Трудовой договор	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовая книжка	ст. 65, 66 ТК РФ
Личная карточка	п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приказы по личному составу	ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
Заявления работников	ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ	Условия, при которых документ становятся обязательным
Должностные инструкции	Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора
Положение о премировании	Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение о неразглашении коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть	Документ отсутствует
Правила внутреннего трудового распорядка	Положение о защите персональных данных
Положение о премировании	Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда	Положение о премировании
Штатное расписание	График отпусков
…	…

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

• Нет обязательных локальных нормативных актов.
• Нет документов по штатному расписанию.
• Нет графика отпусков.
• Отсутствуют табели учета рабочего времени.
• Нет обязательных кадровых журналов.
• Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
• Нет приказов по личному составу.
• Нет личных карточек работников.
• Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
• Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
• Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
• Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
• В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
• Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Проводим внутренний кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

• отдельные участки ведения КДП;
• или документы по отдельным работникам;
• или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

• направить работника кадровой службы на учебу;
• дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
• перевести на другую работу;
• расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА.

РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА

Положение об оплате труда

Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

• принципы формирования системы оплаты труда;
• порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
• критерии и процедуру оценки труда.

Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ). Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание. Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

• непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
• осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
• несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР). Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок.

Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.

Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА. Если информация о том, что относится к расходам организации (например, оплата проезда на такси от дома до аэропорта, от аэропорта до пункта назначения), не будет отражена в ЛНА, регулирующем вопросы командировок, или в коллективном договоре, эти суммы возмещаются из чистой прибыли организации.

У работодателя должны быть утверждены соответствующие ЛНА, если работа имеет разъездной характер или выполняется путем вахтового метода. Например: Положение о разъездном характере работы и Положение о вахтовом методе. В трудовом договоре с работником информация о характере работы также отражается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если работодатель использует локальные формы первичной учетной документации, разработанные бланки документов обязательно должны быть утверждены приказом работодателя и содержать реквизиты, отраженные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014).

Как провести аудит кадровой документации своими силами

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

• возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
• сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
• обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
• повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
• ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т.д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

—-
¦ ————————¬
¦ ¦ Составление плана по ¦
—- ¦исправлению выявленных¦
¦ нарушений ¦
—- L————————
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — -+- — — — — — — — — — — — — — — — — —
¦ ————————¬
¦ ¦ Составление отчета о ¦
—- ¦ текущем состоянии ¦
¦ кадровой документации¦
—- L————————
— — — — — — — — — — — — — — -+- — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
¦ —————————¬
¦ ¦ Определение состава ¦
—- ¦текущей документации и его¦
¦ юридической грамотности ¦
—- L—————————
— — — — — — — — ¦ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
¦ ————————-¬
—- ¦ Определение сроков ¦
L————————-
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
————————-¬
¦ Определение цели ¦
L————————-

Рис. 1

Таблица 1

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Наименование документа		Ссылка на нормативный акт
Трудовые книжки	На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные — не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664	ТК РФ, ст. 66
Трудовые договоры	Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657	ТК РФ, ст. 67
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71	ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3
Приказы по основной деятельности	С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. «а» ст. 19	Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19	Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62
Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 656	ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122
Правила внутреннего трудового распорядка	Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со сроком хранения 1 год после замены новыми согласно Перечню, ст. 773	ТК РФ, ст. 189
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников	ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов. Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст. 655	ТК РФ, п. 8 ст. 86
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения — 1 год согласно Перечню, ст. 693	Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст. 123
Приказы по отпускам	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19	Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а
Личные карточки работников Т-2	На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 658	Альбом N 1, форма Т-2
Табель учета рабочего времени	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 586	Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст. ст. 91, 99
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст. 411	ТК РФ, ст. 135

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Таблица 2

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

Наименование журнала		Ссылка на нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «в» ст. 695	Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69
Приходно- расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «д» ст. 695	Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69
Журнал учета проверок	Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 176	Закон N 294-ФЗ, п. 8 ст. 16

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

Содержание отчета по аудиту кадровой документации в компании

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Таблица 3

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

—-T——————T—————T————————————¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L—+——————+—————+————————————

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

Нарушения в оформлении документов

N п/п	Документ и описание выявленных нарушений	Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем	Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя	Рекомендации по исправлению
1	2	3	4	5
1	Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления
	В сведения о поощрении внесена запись о трудовой деятельности	Постановление N 69, п. 3.1 и бланк трудовой книжки	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Записи, внесенные в раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж. При судебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение	Исправить, оформив вкладыш в трудовую книжку и перенеся в него записи, ошибочно внесенные в данный раздел
2	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
	Журнал оформлен с нарушением установленных требований (не пронумерован и не скреплен сургучной печатью или не опломбирован)	Постановление N 225, п. 41	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Журнал, не оформленный соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедуры приема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику. 4. Возможны проблемы при передаче журнала в архив	Оформить в соответствии с требованиями законодательства
3	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее
4	Личные карточки работников Т-2
	Карточки Т-2 хранятся вместе с копиями личных документов сотрудников (данные документы имеют разный срок хранения)	Перечень	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб. — ст. 13.25 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Возможно возникновение проблем при сдаче документов в архив	Разделить документы по срокам хранения
5	Приказы по личному составу
6	Приказы о приеме на работу
7	Приказы о прекращении трудового договора с работником
	В основании- расторжении не указывается часть статьи ТК РФ	Альбом N 1. ТК РФ, ст. 84.1	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Запись, внесенная на основании приказа в трудовую книжку, не соответствует формально тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не в пользу работодателя	Указывать в дальнейшем
8	Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания
	Используется не установленный ТК РФ вид дисциплинарного взыскания в виде штрафа	ТК РФ, ст. 192	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Снятие данного дисциплинарного взыскания в связи с его незаконностью	Пересмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании
9	Приказы о переводе
10	Приказы по основной деятельности
11	Приказы на отпуск
	Выдача работнику денежной компенсации за неиспользованный отпуск	ТК РФ, ст. 126	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Претензии со стороны налоговых органов об обоснованности данных расходов	Не повторять в дальнейшем
12	График отпусков
13	Нарушения оформления отпусков
	Работнику не вручается уведомление о начале отпуска за две недели	ТК РФ, ст. 125	Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ	Не повторять в дальнейшем
14	Штатное расписание и документы по оплате труда
	В штатном расписании установлена «вилка» окладов	ТК РФ, ст. ст. 3, 20, 22, 132, принцип равной платы за труд равной ценности	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. В случае конфликта или инспекционной проверки установление требования доплатить работникам, которые были дискриминированы, согласно требованиям трудового законодательства за все время данного нарушения с учетом требований ст. 236 ТК РФ	Устранить данное нарушение, разработав дифференцированную систему оплаты труда, например разработав систему надбавок для дополнительной оплаты сотрудникам, которые имеют дополнительные качества и заслуги перед работодателем
15	Приказы на сверхурочные работы
	Привлечение работников к работе сверхурочно без достаточных к тому оснований и не оформляя приказ и письменное согласие работника	ТК РФ, ст. 99	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. В случае несчастного случая возможна даже уголовная ответственность за нарушение режима труда и отдыха сотрудника	Не повторять в дальнейшем
16	Табель учета рабочего времени
17	График сменности (график работы)
	Графики сменности утверждаются менее чем за 1 месяц до вступления в силу	ТК РФ, ст. 103	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Работник может не согласиться с соблюдением графика при нарушении срока уведомления	Исправить нарушение
18	Путевые листы
19	Правила внутреннего трудового распорядка (оформление)
20	Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним (содержание)
	При приеме на работу требуется набор документов, не установленный законодательством (требование наличия диплома устанавливается не для всех категорий работников)	ТК РФ, ст. 65	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Устранить нарушение, рекомендуется скорректировать формулировку и указать не «обязан», а «желательно», «(по желанию работника)» предоставление данных документов
	Не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день	ТК РФ, ст. 101	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Необходимо добавить перечень должностей, которым устанавливается ненормированный рабочий день
21	Положение об оплате труда и премировании работников
	Положения нет, но при этом производится выплата премии	ТК РФ, ст. 135	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Возможно обвинение в дискриминации, т.к. критерии премирования не зафиксированы ни в локальных актах, ни в приказах	Устранить данное нарушение
22	Положение по защите персональных данных (или другой документ, аналогичный по смыслу)
23	Трудовой договор (оформление)
24	Трудовой договор (содержание)
	Отсутствие в трудовых договорах обязательных условий согласно ст. 57 ТК РФ	ТК РФ, ст. 57	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Рекомендуется скорректировать согласно трудовому законодательству
25	Журналы регистрации других кадровых документов
	Нет журнала учета мероприятий по контролю, который должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица	Закон N 294-ФЗ, ст. 16, п. 8	1. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 2. Работодателю данный журнал необходим для подтверждения факта проводимой проверки	Оформить
Другие нарушения
	При приеме на работу на руководящие позиции не проводится проверка на дисквалификацию	КоАП РФ, п. 2 ст. 32.11	1. Административный штраф — 100 тыс. руб. 2. Признание недействительными документов, которые подписывало дисквалифицированное лицо	Проводить обязательно

Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.

После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 — 3 года, чаще — при наличии внешних обстоятельств, а именно:

• при смене руководителя отдела кадров;
• в преддверии проверки ГИТ;
• при смене руководства организации и т.д.

Примерный образец

Руководителю ООО «Синхрон»

А.А. Карпееву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о состоянии кадровой документации

С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О.Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)…

Таблица сверки документов

Документы полностью соответствуют действующему законодательству

Документы нуждаются в доработке (внесении изменений, дополнений)

Документы отсутствуют (необходимо указать сроки создания документов, их утверждения и ввода)

В связи с изложенным вношу следующие предложения…

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т.д.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Библиографический список

А.Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО «БИНБАНК»,

член Национального

союза кадровиков

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

• для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
• какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
• какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• журнал учета трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

• трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
• трудовая книжка;
• личная карточка Т-2;
• приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
   • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
   • Положение об оплате труда и премировании;
   • Положение о защите персональных данных;
   • Положение о командировках.
     Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
3. Восстановить обязательные кадровые документы:
   • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
   • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
   • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
   • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
3. Согласие работников на обработку персональных данных.
4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
6. Приказы на изменение заработной платы.
7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

   Обратите внимание!

   Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

7. Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Заказать услугу

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

┌───

│ ┌──────────────────────┐

│ │ Составление плана по │

───┘ │исправлению выявленных│

│ нарушений │

┌─── └──────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌──────────────────────┐

│ │ Составление отчета о │

───┘ │ текущем состоянии │

│ кадровой документации│

┌─── └──────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌──────────────────────────┐

│ │ Определение состава │

───┘ │текущей документации и его│

│ юридической грамотности │

┌─── └──────────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌────────────────────────┐

───┘ │ Определение сроков │

└────────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

┌────────────────────────┐

│ Определение цели │

└────────────────────────┘

Рис. 1

Таблица 1

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Наименование документа		Ссылка на нормативный акт
Трудовые книжки	На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные — не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664	ТК РФ, ст. 66
Трудовые договоры	Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т. д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657	ТК РФ, ст. 67
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71	ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3
Приказы по основной деятельности	С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. «а» ст. 19	Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19	Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62
Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 656	ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122
Правила внутреннего трудового распорядка	Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со сроком хранения 1 год после замены новыми согласно Перечню, ст. 773	ТК РФ, ст. 189
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников	ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов. Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст. 655	ТК РФ, п. 8 ст. 86
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения — 1 год согласно Перечню, ст. 693	Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст. 123
Приказы по отпускам	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19	Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а
Личные карточки работников Т-2	На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 658	Альбом N 1, форма Т-2
Табель учета рабочего времени	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 586	Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст. ст. 91, 99
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст. 411	ТК РФ, ст. 135

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Таблица 2

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

Наименование журнала		Ссылка на нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «в» ст. 695	Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69
Приходно — расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «д» ст. 695	Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69
Журнал учета проверок	Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 176	Закон N 294-ФЗ, п. 8 ст. 16

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).

2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).

3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).

4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

по аудиту кадровой документации в компании

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Таблица 3

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐

│ N │ Нарушение │ Что нарушили │ Оценка рисков при продолжении │

│п/п│ │ │ данного нарушения │

├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤

│ 1 │Выплата │ТК РФ, │Со стороны государственных органов │

│ │заработной платы │ст. ст. 136, │либо в процессе трудового конфликта│

│ │один раз в месяц │236 │работодателю будет предъявлено │

│ │без выплаты │ │обязательное требование выплатить │

│ │компенсации │ │компенсацию за задержку заработной │

│ │согласно ст. 236 │ │платы всем работникам с 2002 г. (с │

│ │ТК РФ │ │момента вступления в действие ТК │

│ │ │ │РФ). При этом за задержку выплат │

│ │ │ │более 2 месяцев предусмотрена │

│ │ │ │ответственность вплоть до уголовной│

├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤

│ 2 │Внутренние │ТК РФ, │Согласно ст. 8 ТК РФ локальные │

│ │локальные │ст. ст. 136, │нормативные акты, принятые без │

│ │нормативные акты │135, 190 │соблюдения установленного ст. 372 │

│ │утверждены с │ │настоящего Кодекса порядка, учета │

│ │нарушением │ │мнения представительного органа │

│ │установленной в │ │работников, не подлежат применению.│

│ │трудовом │ │То есть применяемые локальные │

│ │законодательстве │ │нормативные акты являются │

│ │процедуры, т. е. │ │недействительными, что лишает │

│ │без учета мнения │ │работодателя возможности применять │

│ │представительного│ │их │

│ │органа │ │ │

└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

Нарушения в оформлении документов

N п/п	Документ и описание выявленных нарушений	Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем	Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя	Рекомендации по исправлению
	Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления
	В сведения о поощрении внесена запись о трудовой деятельности	Постановление N 69, п. 3.1 и бланк трудовой книжки	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Записи, внесенные в раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж. При судебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение	Исправить, оформив вкладыш в трудовую книжку и перенеся в него записи, ошибочно внесенные в данный раздел
	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
	Журнал оформлен с нарушением установленных требований (не пронумерован и не скреплен сургучной печатью или не опломбирован)	Постановление N 225, п. 41	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Журнал, не оформленный соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедуры приема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику. 4. Возможны проблемы при передаче журнала в архив	Оформить в соответствии с требованиями законодательства
	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее
	Личные карточки работников Т-2
	Карточки Т-2 хранятся вместе с копиями личных документов сотрудников (данные документы имеют разный срок хранения)	Перечень	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб. — ст. 13.25 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Возможно возникновение проблем при сдаче документов в архив	Разделить документы по срокам хранения
	Приказы по личному составу
	Приказы о приеме на работу
	Приказы о прекращении трудового договора с работником
	В основании — расторжении не указывается часть статьи ТК РФ	Альбом N 1. ТК РФ, ст. 84.1	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Запись, внесенная на основании приказа в трудовую книжку, не соответствует формально тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не в пользу работодателя	Указывать в дальнейшем
	Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания
	Используется не установленный ТК РФ вид дисциплинарного взыскания в виде штрафа	ТК РФ, ст. 192	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Снятие данного дисциплинарного взыскания в связи с его незаконностью	Пересмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании
	Приказы о переводе
	Приказы по основной деятельности
	Приказы на отпуск
	Выдача работнику денежной компенсации за неиспользованный отпуск	ТК РФ, ст. 126	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Претензии со стороны налоговых органов об обоснованности данных расходов	Не повторять в дальнейшем
	График отпусков
	Нарушения оформления отпусков
	Работнику не вручается уведомление о начале отпуска за две недели	ТК РФ, ст. 125	Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ	Не повторять в дальнейшем
	Штатное расписание и документы по оплате труда
	В штатном расписании установлена «вилка» окладов	ТК РФ, ст. ст. 3, 20, 22, 132, принцип равной платы за труд равной ценности	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. В случае конфликта или инспекционной проверки установление требования доплатить работникам, которые были дискриминированы, согласно требованиям трудового законодательства за все время данного нарушения с учетом требований ст. 236 ТК РФ	Устранить данное нарушение, разработав дифференцированную систему оплаты труда, например разработав систему надбавок для дополнительной оплаты сотрудникам, которые имеют дополнительные качества и заслуги перед работодателем
	Приказы на сверхурочные работы
	Привлечение работников к работе сверхурочно без достаточных к тому оснований и не оформляя приказ и письменное согласие работника	ТК РФ, ст. 99	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. В случае несчастного случая возможна даже уголовная ответственность за нарушение режима труда и отдыха сотрудника	Не повторять в дальнейшем
	Табель учета рабочего времени
	График сменности (график работы)
	Графики сменности утверждаются менее чем за 1 месяц до вступления в силу	ТК РФ, ст. 103	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Работник может не согласиться с соблюдением графика при нарушении срока уведомления	Исправить нарушение
	Путевые листы
	Правила внутреннего трудового распорядка (оформление)
	Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним (содержание)
	При приеме на работу требуется набор документов, не установленный законодательством (требование наличия диплома устанавливается не для всех категорий работников)	ТК РФ, ст. 65	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Устранить нарушение, рекомендуется скорректировать формулировку и указать не «обязан», а «желательно», «(по желанию работника)» предоставление данных документов
	Не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день	ТК РФ, ст. 101	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Необходимо добавить перечень должностей, которым устанавливается ненормированный рабочий день
	Положение об оплате труда и премировании работников
	Положения нет, но при этом производится выплата премии	ТК РФ, ст. 135	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 3. Возможно обвинение в дискриминации, т. к. критерии премирования не зафиксированы ни в локальных актах, ни в приказах	Устранить данное нарушение
	Положение по защите персональных данных (или другой документ, аналогичный по смыслу)
	Трудовой договор (оформление)
	Трудовой договор (содержание)
	Отсутствие в трудовых договорах обязательных условий согласно ст. 57 ТК РФ	ТК РФ, ст. 57	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток — ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок	Рекомендуется скорректировать согласно трудовому законодательству
	Журналы регистрации других кадровых документов
	Нет журнала учета мероприятий по контролю, который должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица	Закон N 294-ФЗ, ст. 16, п. 8	1. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок. 2. Работодателю данный журнал необходим для подтверждения факта проводимой проверки	Оформить
Другие нарушения
	При приеме на работу на руководящие позиции не проводится проверка на дисквалификацию	КоАП РФ, п. 2 ст. 32.11	1. Административный штраф — 100 тыс. руб. 2. Признание недействительными документов, которые подписывало дисквалифицированное лицо	Проводить обязательно

Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.

После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 — 3 года, чаще — при наличии внешних обстоятельств, а именно:

— при смене руководителя отдела кадров;

— в преддверии проверки ГИТ;

— при смене руководства организации и т. д.

Примерный образец

Руководителю ООО «Синхрон»

А. А. Карпееву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

о состоянии кадровой документации

С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О. Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)…

Таблица сверки документов

Документы полностью соответствуют действующему законодательству

Документы нуждаются в доработке (внесении изменений, дополнений)

Документы отсутствуют (необходимо указать сроки создания документов, их утверждения и ввода)

В связи с изложенным вношу следующие предложения…

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т. д.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Библиографический список

1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.

3. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.

А. Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО «БИНБАНК»,

член Национального

союза кадровиков

Подписано в печать

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Татьяна Давиденко 10 января 2017 Написать эксперту! hr-эксперт. Написать эксперту!

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита организации.

Кадровый аудит организации или аудит кадровой документации, аудит документооборота – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Когда необходимо проводить кадровый аудит?

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.
• Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
• В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
  После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения аудита кадровой документации следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Кадровый аудит — виды и методы проверки, этапы и сроки, результаты

Один из видов проверки документации по персоналу в организации – кадровый аудит. Действующее законодательство регламентирует процесс того, как должны заполняться трудовые книжки, какую документацию необходимо вести бухгалтерии, отделу кадров. Услуга внутреннего или внешнего кадрового аудита убережет от типичных ошибок в составлении трудовых договоров, других документов. Нарушения грозят наложением штрафных санкций со стороны государственных инспектирующих органов. Для проведения кадрового аудита обращаются в независимые службы.

Что такое кадровый аудит

Процедура, выполняемая в компании с целью проведения сверки документов по персоналу с государственными правилами, нормами их заполнения – это кадровый аудит. Нарушения требований влекут за собой штраф. Это касается правил заполнения трудовых книжек, отпускных документов, отчетности о заработной плате. По личному составу компании заполняется более пяти видов документации. Сплошную проверку проводит сторонняя организация, специализирующаяся на предоставлении независимых услуг такого рода.

Для чего нужен

Услуга кадрового аудита нужна, чтобы подготовить отчетность к проведению инспекций. Даже небольшое отклонение от локальных нормативных правил влечет за собой ответственность за нарушение пенсионного, миграционного, трудового, архивного законодательства. Проверки используются для комплексной оценки работы службы HR. Это обеспечивает контроль над ее уровнем квалификации, возможность направлять отдельных специалистов на переподготовку, обучение, повышение квалификации.

Цели, задачи проведения

Во время анализа определяется кадровый потенциал отдельных специалистов в соотношении с их квалификационными возможностями. Проверка работы HR службы помогает оптимизировать дальнейшие расходы предприятия. Правильный подход позволяет выявить сотрудников с низким коэффициентом эффективности работы. Кадровый аудит проводится для того, чтобы:

• убедиться в соответствии документов по кадровому делопроизводству требованиям действующего законодательства;
• исключить риски наложения штрафных санкций из-за нарушений миграционного законодательства;
• определить, какая стратегия развития предприятия будет оптимальной (проанализировав состав сотрудников).

Нормативная и законодательная база

Чтобы провести кадровый аудит, необходимо не только досконально знать делопроизводство, но и владеть теоретическими знаниями законов, постановлений правительства. Основными нормативными документами являются:

• Постановление правительства о правилах, нормах заполнения трудовых книжек от 16 апреля 2003 года.
• Постановление государственного отдела статистики о проведении учета документации по оплате труда от 5 января 2004 года.
• Закон федерального значения, защищающий персональные данные сотрудника.
• Трудовой Кодекс РФ.
• Нормы, правила с указанием сроков заполнения отчетных документов, трудовых книг, отпускной документации.

Виды аудита кадровой службы

Методы анализа работы кадров классифицируются по разным факторам. По способу проведения проверки выделяют внутренний и внешний анализ, когда привлекаются независимые эксперты. По объему исследуемой информации есть разные типы анализа. Они отличаются количеством бумаг или штатных людей, подвергаемых проверке. Периодичность проведения такой работы также делится на несколько видов, которые будут рассмотрены далее.

По способу проведения проверки

Кадровый аудит бывает внутренним или внешним. Первый вариант компания организовывает сама своими силами. Для этого руководству необходимо выделить отдельного специалиста, который бы провел анализ документации, занялся устранением финансовых, других нарушений. Второй вариант предусматривает привлечение внешних аудиторов, которые работают во всех подразделениях компании. Они следят, чтобы документация велась правильно, персонал был оформлен официально (проверка поможет свести бумаги к нормам Трудового, Миграционного Кодекса).

По объему исследуемой информации

Анализируя документы организации или работу сотрудников внутри предприятия, можно сэкономить бюджет. Кадровый аудит по объему исследуемой информации делится на три группы:

• Сплошной – объемный внутренний или внешний аудит, который включает в себя анализ по всем группам бумаг (трудовые книжки, оформление, опускные, зарплатные отчеты).
• Локальный – относится к конкретному отделу или группе бумаг (например, анализ эффективности работы HR-менеджера).
• Целевой – оптимальный вид проверки, при котором отбирается список сотрудников из 10-20 человек для анализа их работы, того, как составлена документация.

По уровню проведения

Процедура оформления бумаг не зависит от того, на какой должности задействован тот или иной специалист. По уровню проведения анализа можно выделить три типа проверки кадров:

• Тактический – анализ проводится только на уровне исполняющих обязанности менеджеров, мастеров производственной линии.
• Управленческий – организация проверяет делопроизводство по персоналу управленческой линии (менеджеры среднего звена, руководители отделов).
• Стратегический – анализу подлежат не только менеджеры или мастера на местах, но и прямые директора, топ-менеджеры.

По частоте проведения

Предметом разного типа исследований становятся не только сотрудники компании, но и документация. Изначально просматривается трудовая книжка каждого специалиста, сверяются документы о назначении заработной платы, об отпусках, вся отчетная документация по законодательству РФ. По частоте проведения анализа в компаниях могут проводиться проверки следующих типов:

• Постоянный мониторинг – работы ведутся с определенной периодичностью (например, каждый квартал или месяц).
• Текущий мониторинг – анализ заказан для единичной проверки, которая проводится в данный момент.
• Оперативный – экспресс-аудит, который необходим с целью обнаружения проблем в той или иной сфере.
• Панельный мониторинг – периодические исследования, в течение которых анализируются одни и те же сотрудники с использованием одинаковых инструментов.

Методы проведения аудита

Стандартизированные правила и нормы проверок – база, на основе которой организуется проведение кадрового аудита. Самой простой методикой является проведение интервью с сотрудниками и начальством. После этого заказчику становится ясно, с какой эффективностью работает тот или иной специалист. Методика включает в себя следующие этапы:

• проведение интервью;
• формирование плана, графика действий;
• подбор необходимых документов;
• анализ требуемой документации;
• частичная или полная проверка сотрудников;
• подготовка рекомендаций на основании полученной информации.

Выборочную проверку проводят и для руководящего состава. Перед началом экспертизы заказчик составляет техническое задание для команды исполнителей. После этого определяются критерии оценки и просматриваются выбранные бумаги. Для исправления ошибок могут быть привлечены как независимые сотрудники, так и те, кто имеет должность в самой организации. Дополнительно проверяются формы первичной документации.

Объекты проверки

Комплексной проверке подвергаются все отделы компании. После прохождения кадрового аудита организация может рассчитывать на исключение административных штрафов даже после проведения государственной инспекции со стороны налоговых органов. Проверке подлежит ряд документации:

• трудовые книжки (проводится сверка их соответствия нормам и приказам правительства, которые были указаны выше);
• отпускные документы (проверяется правильность учета отпусков);
• отчеты о начислении заработной платы, налоговых вычетах;
• личные дела сотрудников (проверяется компетентность определенных кадров).

Проверка документооборота по учету персонала

Стандартно документооборот по учету персонала проверяется с целью сопоставления отчетности и требований Трудового Кодекса. В нем прописаны не только правила хранения с рекомендациями по заполнению документов, но и другая информация. Например, как должны заполняться бумаги по отпускам, сколько процентов от заработной платы передается в фискальную службу в счет пенсионного фонда. Зоны риска – это архивная документация, общая отчетность. Даже если трудовая книжка будет храниться в неположенных условиях, за это могут насчитать материальный штраф.

Аудит кадровой документации

Часто аудит кадровых документов включает в себя несколько категорий. Самыми главными из них являются:

• штатное расписание;
• график отпусков;
• личные карточки сотрудников.

Штатное расписание должно быть составлено и подписано руководящим составом предприятия. По этому документу всегда проводится проверка – так можно увидеть не только список работающего персонала, но и заработную плату, график работы, надбавки. В делопроизводстве штатное расписание регулируется по форме Т-3. Шаблон можно найти в интернете или взять бесплатно в фискальной службе своего района.

График отпусков формируется на основе требований, изложенных в 123 статье Трудового Кодекса РФ. Сотрудники могут выходить в отпуск строго по составленному плану, который утверждается отделом кадров и руководителем компании. Описывается он по установленной и стандартизированной форме Т-7, которая доступна в интернете для бесплатного скачивания. График должен быть составлен не позднее, чем за две недели до наступления Нового года (крайний срок – 17 декабря каждого года).

Личные карточки ведутся вместе с трудовыми книжками персонала. В них каждый рабочий ставит свою подпись при приеме на работу, там же содержится основная информация о человеке, включая место проживания, адрес регистрации. Самостоятельное заполнение личных карточек не допускается, это делает работник отдела кадров. Обратите внимание, заполнять трудовые книги не могут физические лица, не имеющие соответствующую должность или статус индивидуального предпринимателя.

Проверка документов внутреннего использования

Процедура проверки внутренней документации обеспечивает возможность не только оптимизировать работу штата, но и удостовериться в ее эффективности. Аналитикам важно убедиться, что вся личная информация не используется вне организации и недоступна третьим лицам. Анализ бумаг, которые используются внутри структуры одного предприятия, включает в себя:

• работу с трудовым распорядком;
• целевой аудит охраны труда;
• аналитику журналов отдела кадров.

Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок – идентичные параметры, по которым проводится подробный отчет при анализе документов. Важную роль играет целевой аудит документации по охране труда (это касается не только производственных предприятий, но и компаний, работающих в офисах). Там прописываются нормы поведения в течение рабочего дня, правила пожарной безопасности, эксплуатации оборудования, установленного в помещении компании. Делопроизводство включает условия сохранности личных данных. Они анализу не подвергаются.

В экспертном заключении учитываются и журналы, которые ведутся отделом кадров: журнал учета трудовых договоров, приказы по сотрудникам, личные дела, журнал учета выданных справок, отпускных средств. Регистрация каждого документа должна сопровождаться подписью ответственного лица. Правила ведения журнальных записей обязывают нумеровать каждую страницу. Исправления или зачеркивания недопустимы – для этого необходима контрольная подпись и заверение записи администрацией или ответственным лицом. Каждый год журнал обновляется и идентифицируется.

Этапы аудиторской проверки

Этапы проведения проверки включают не только саму процедуру, но и первичную подготовку, анализ и описание выводов, создание заключения. Всего выделяют 5 ключевых этапов аудита кадров:

1. Подготовка. Она характеризуется сбором предварительных данных, подписанием договора и оплатой услуг исполнительной команды.
2. Планирование. На этом этапе согласовывается созданный план, устанавливаются дальнейшие действия команды.
3. Анализ. Сюда входит обработка кадровой документации: чтение, изучение.
4. Сведение данных. Описание вывода, составление отчетности и вынесение заключения в письменном виде (подается руководству).
5. Рекомендации. Экспертное разъяснение подается устно, проводится разбор ключевых ошибок, замеченных в ходе проведения анализа.

После всех этапов выдается официальное свидетельство о прохождении аудита находящихся в штате сотрудников и бумаг, касающихся кадрового делопроизводства и учета человеческих ресурсов в организации. Инициатором процедуры может выступать владелец компании лично, прямой руководитель и его заместитель. Реже заказчиком выступает глава отдела кадров: он всегда подпадает под аналитику со стороны исполнителей. По завершению всех вышеописанных процедур составляется письменный отчет, содержащий:

• описание оснований для проведения проверки;
• перечень отделов, количество сотрудников компании, участвовавших в процедуре;
• информацию о заказчиках и исполнителях;
• методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
• сроки проведения;
• описание работы, по результатам которой проводится оплата услуги;
• краткое описание полученной информации и полноценный письменный отчет, передаваемый заказчику.

Сроки проведения

Точные сроки проведения процедуры анализа кадровой документации зависят от того, какой тип проверки выберет заказчик. Коротким сроком считается период до 10 рабочих дней, когда изучению подвергается исключительно бумажная и электронная документация на рабочем месте. Несколько дней потребуется для оформления отчета и окончательного анализа. Выборочная проверка занимает 20 рабочих дней – за этот период документы проверяются вместе с квалификацией специалистов отдела.

Если заказчику необходимо провести комплексный анализ деятельности штата от 25 человек, то на выполнение работы собственными силами может потребоваться до одного календарного месяца. Для поддержки и повышения эффективности сотрудников, рекомендовано нанимать компанию для проведения аудита один раз в год, два или три года (зависит от типа работы и масштаба деятельности предприятия-заказчика).

Результаты­

Окончательные результаты аудита кадров подаются в виде нескольких бумаг. Это не только отчет, но и отдельный список нарушений, рекомендации по исправлению ошибок. Отчет содержит информацию о том, какие бумаги подвергались анализу и детальному изучению. Там же прописываются данные о сотрудниках, эффективность работы которых проверялась нанятыми специалистами.

Отдельно подается экспертное заключение, где прописываются возможные последствия при повторе ошибок и нарушений в момент государственного контроля. Например, размеры штрафных санкций, ссылки на законодательные нормы. Туда же вписываются общие рекомендации по улучшению условий ведения кадрового делопроизводства (системы оплаты труда и др.). Общий список нарушений подается отдельно – он документируется и учитывается при возникновении судебных споров.

Сколько стоит кадровый аудит

При выборе стороннего исполнителя часто обращают внимание на цену услуги. Полная стоимость выполнения кадрового аудита зависит от:

• типа проверки (комплексная, выборочная, локальная);
• количества человек в штате, которые подвергаются анализу (например, 10, 20 или 30 человек);
• условий работы и дополнительных требований.

Ознакомьтесь со средней стоимостью услуг такого рода в Москве и регионе:

Описание услуги	Ориентировочная стоимость, рублей
Выборочный аудит по штатным специалистам	1000 за человека в штате; минимальный порог для заказа услуги – 15 000 для компании.
Выборочный аудит по отдельным документам	1000 за документ; минимальный порог для заказа услуги – 15 000 для компании.
Стандартная проверка по документам, сотрудникам	От 30 000 для организации
Комплексная услуга	От 50 000

Этапы проведения кадрового аудита

Кадровый аудит — это оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития.

Исходя их этого, следует, что мы не можем начинать процедуру кадрового аудита, не имея точного представления о целях и стратегии развития своей компании.

На первом этапе руководство компании хочет знать, сможет ли организация за счет собственных кадровых ресурсов осуществить данную стратегию. В таком случае кадровый аудит будет связан с оценкой кадрового потенциала компании в области маркетинга, продаж, финансов и сервиса. Совсем не значит, что на испытания будут приглашены работники вышеперечисленных подразделений. В этом-то и суть процесса кадрового аудита — оценить весь потенциал компании в области кадров, даже если его придется искать в самых невероятных местах.

На втором этапе проводится анализ смоделированных технологических процессов, который должен быть максимально подробным:

· описанный бизнес-процесс делится не на функции (как мы привыкли делать), а на ряд типовых видов работ;

· затем из работ выделяются операции или простые действия, подлежащие нормированию и оценке;

· и, наконец, должны быть определены те характеристики, которые необходимы для квалифицированного выполнения операций.

На третьем этапе, имея полный перечень характеристик (необходимые профессиональные знания и навыки, способности, личностные характеристики, деловые связи, здоровье и т.д.) мы начинаем создавать методический пакет процедур для испытания вышеуказанных характеристик. Например, это может быть процедура анализа образовательных показателей: просмотр анкет и внесение в БД информации о профессиональном маркетинговом, коммерческом или финансовом образовании, или создание диагностической процедуры, замеряющей такую характеристику, как честность продавца. Для того чтобы создать такую процедуру, необходимо провести анализ факторов, влияющих на формирование характеристики “честность” на вашем профессиональном рынке.

На четвертом этапе проводятся заранее подготовленные процедуры. Главное, чтобы во время кадрового аудита “аудитор” не увлекся ревизией всего подряд по принципу “в хозяйстве все пригодится”. Кадровый аудит бесполезно начинать, не понимая, что вы ищете.

Пятый этап — анализ результатов аудита. На этом этапе самое важное -разделить все полученные данные на две группы: характеристики, подлежащие изменению или развитию, и группа характеристик, не являющиеся таковыми. Например, для работы с клиентами ваши работники должны иметь высокую самооценку, а результат аудита показывает, что у 80% она низка. За 5-8 месяцев самооценка у ваших сотрудников сможет подняться только до среднего уровня, но у большинства исследуемых она никогда не станет высокой.

То же касается, допустим, показателей памяти. Тренировать память можно, поэтому за короткий срок вы достигнете хороших результатов. А вот показатель пунктуальности, как показывают исследования, практически, не подвергается корректировке. Сколько бы Вы, как руководитель, ни требовали от сотрудника приходить в 8.50 и ни секундой позже, он все равно будет опаздывать.

Шестой этап — создание программ развития кадрового потенциала компании путем написания индивидуальных программ развития.

Кадровый аудит

Обновление: 26 июля 2017 г.

Кадровая документация предприятия должна соответствовать трудовому законодательству. В деятельности предприятия возникают случаи, когда проведение проверки отдела кадров необходима. Оценка функционирующей на предприятии (организации) системы по управлению персоналом и ее организационной структуры представляет собой кадровый аудит.

Ситуации, когда проверка необходима

Существуют следующие ситуации в деятельности предприятия, когда возникает необходимость проведения кадрового аудита:

• была осуществлена смена кадрового сотрудника, в обязанности которого входит осуществление документооборота по кадрам;
• если в законодательно-правовое регулирование кадровой деятельности были внесены изменения;
• была осуществлена смена руководства предприятия;
• перед проведением внешних проверок.

Цель проведения проверки

В результате проведения кадрового аудита проверяются и анализируются документы, связанные с кадровой деятельностью. При смене кадрового сотрудника целью проведения проверки и оценки существующей системы управления персоналом являются обнаружение и ликвидация ошибок в деятельности, что значительно облегчает вступление в должность нового работника отдела кадров.

Целью проведения кадрового аудита при внесении изменений в федеральные законы, кодексы и другие правовое акты, регулирующие деятельность по управлению персоналом, является приведение существующей кадровой документации в соответствие с актуальным законодательством. При наличии изменений и противоречий с актуальным законодательством кадровых документов необходимо своевременно вносить требуемые изменения и дополнения.

Способы проведения проверки кадровой документации

Проведение проверки кадрового документооборота на предприятии возможно двумя способами:

• своими силами;
• с привлечением сторонних специалистов.

Сторонние компании, специализирующиеся на проведении кадрового аудита, проводят кадровый аудит, по результатам проверки оформляется отчет, содержащий указания на недочеты и ошибки, рекомендации по устранению выявленных ошибок.

Проведение аудита системы кадрового документооборота своими силами

Проверку состояния дел в системе управления персоналом можно осуществить собственными силами предприятия.

Для этого на предприятии издается приказ о начале осуществления данной проверки с указанием ее сроков и перечня лиц, осуществляющих данную проверку.

После того, как выйдет приказ с указанием сроков проведения кадрового аудита, определяются этапы его проведения.

В таблице 1 представлены основные этапы проведения кадрового аудита собственными силами.

Таблица 1

Номер этапа	Что проверяется

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя: понятие и процедура». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).

Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава

Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.

Наименование операции	Используемые проводки
Отображение излишков имущества	ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91
Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли:	ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества, ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм
Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п.	ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества, ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы

В чем заключается процедура передачи дел?

Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована. Как правило, учредители бюджетных (казенных, автономных) учреждений разрабатывают ее сами и утверждают внутренними локальными актами, чаще всего приказами (в которых приводят определенный перечень организационных моментов).

Как мы уже отметили, учредитель в первую очередь должен создать комиссию, которая будет контролировать передачу хранящихся у прежнего руководителя организации документов и иных ценностей.

Стороны комиссии и правопреемник руководителя должны подписать двусторонний акт, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью бюджетного учреждения и его прежнего руководителя, описать состояние дел, перечислить передаваемые документы и материальные ценности, в частности:

• учредительные и регистрационные документы организации;
• первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;
• договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;
• лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;
• другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.

Заметим, что данная процедура не является обязательной, но при возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.

Акт передачи дел составляется в произвольной форме, поскольку, как было отмечено, на законодательном уровне данная процедура не регламентирована, следовательно, и форма акта приема-передачи дел при смене руководителя организации законодательно не утверждена.

Создание инвентаризационной комиссии

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?

Проведение инвентаризации в учреждениях обязательно (п. 80 СГС «Концептуальные основы»):

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);

• в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ и нормативными правовыми актами РФ.

Среди основных целей, которые ставятся:

• подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
• проверка правильности выведения результатов;
• выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
• вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
• контроль правильности информации;
• если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:

• инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
• принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
• инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

• получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
• обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
• проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.

При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.

Образец приказа о создании инвентаризационной комиссии

Чтобы провести контроль активов и обязательств компании, необходимо не только инициировать инвентаризацию по установленной законом форме ИНВ-22, но и отдельным распоряжением назначить проверяющих. Документ о назначении должен быть создан одновременно или незадолго до распоряжения о проведении. Он заносится в журнал в соответствии с порядковым номером. Придется прописывать, будут ли эти лица на постоянной основе осуществлять контрольные мероприятия финансово-хозяйственной деятельности или разово.

Форма данной бумаги в законодательстве не установлена, поэтому ее разработка целиком ложится на плечи компании. За основу можно взять уже готовые шаблоны, один из примеров которых мы прикрепим ниже.

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора, состав и порядок ее формирования законодательством практически не регулируются. В документе лишь нужно указать:

• название и форма собственности предприятия;
• порядковый номер распоряжения;
• нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
• срок деятельности комиссии (на постоянной основе или на конкретную дату);
• список работников;
• обязанности;
• должность и инициалы лица, ответственного за исполнение;
• Ф. И. О. и подпись инициатора.

Когда документ составлен, необходимо, чтобы сотрудники с ним ознакомились и подписали. После занесения в журнал хранить в бухгалтерии вместе с распоряжением о проведении проверки.

Задачи инвентаризации основных фондов

В соответствии с законодательством в определенных случаях предприятие обязано производить пересчет своего имущества: средств и их источников. В ходе инвентаризации может быть установлено несоответствие указанного количества имущества в бухгалтерском учете предприятия фактическому наличию его на местах хранения и эксплуатации. Рассмотрим, как считаются излишки при инвентаризации основных средств, порядок отражения основных фондов, выявленных инвентаризацией.

Периодичность и последовательность инвентаризации основных фондов на предприятии закреплена в его учетной политике. Она осуществляется специально назначенной руководителем предприятия инвентаризационной комиссией. В ходе ее должны быть реализованы следующие цели:

• контроль правильности составления первичной документации по движению основных фондов;
• установление присутствия имущества организации по местам эксплуатации и хранения, а также его состояния;
• обнаружение неиспользуемых, недостающих или неучтенных объектов;
• контроль правильности определения стоимости имущества в бухгалтерском учете и отражения их в балансе организации.

Перед тем, как приступить к инвентаризации, нужно убедиться в том, что имеются:

• все регистры аналитического учета основных фондов;
• технические документы;
• документация на арендованные или взятые в аренду основные фонды.

Проводят ли инвентаризацию при смене руководителя

Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя? В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами. Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества? Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным. Вопрос №5.

Какие документы нужны?

Инвентаризация при смене головы проводится после оформления соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об описи необходимо указать: место осмотра, конкретные даты, основание для проверки описи, состав комиссии.

В ходе проверки членами комиссии оформляется ряд документов, в том числе.:

• Инвентарные списки ОС (№ ИНВ-1), нематериальных активов (№ ИНВ-1а), товаров и материальных ценностей (№ ИНВ-3) и т.д.,

• Отчеты расчетной инвентаризации (№ ИНВ-17),

• При обнаружении расхождений между реальным состоянием и данными бухгалтерского учета составляются сравнительные таблицы (например, № ИНВ-18 для нематериальных активов, № ИНВ-19 для ТМЦ).

Итоговым документом является «Отчет о результатах инвентаризации», который можно заполнить по форме №. ИНВ-26.

Приказ о проведении инвентаризации

Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Инвентаризация имущества и обязательств – это процесс проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Проведение инвентаризации обязательно, в частности (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.

Когда инвентаризация не является обязательной, случаи ее проведения, сроки, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Это может быть закреплено, например, в Положении о порядке проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). О том, как составить приказ о создании инвентаризационной комиссии, мы рассказывали здесь. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

В каждом конкретном случае основанием для проведения инвентаризации является соответствующий организационно-распорядительный документ, изданный руководителем. Обычно это приказ о проведении инвентаризации. Как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации и приведем образец заполнения соответствующей формы.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Реорганизация учреждений преследует цель повышения их эффективности. Еще одним вариантом оптимизации деятельности учреждения может быть изменение его подведомственности.

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно.

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации.

Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.

Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:

• полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
• выявление недостачи денежных средств;
• обнаружение в кассе излишка денежных средств.

Когда проводят проверку

Приказ на инвентаризацию (образец 2019 года) обычно составляют по распоряжению руководителя в плановом или внеплановом порядке. Ответственный за это главный бухгалтер либо иной работник бухгалтерии, а если он заболел или отсутствует, — лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерской документации.

Инвентаризация обязательна в нескольких случаях (п. 27 Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• перед составлением годовой отчетности;
• при смене материально ответственных лиц, в том числе связанных с передачей имущества третьим лицам;
• после чрезвычайных ситуаций — пожаров, наводнений, иных бедствий;
• при выявлении хищений или порчи имущества.

Проводят ли инвентаризацию при смене руководителя

Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя? В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами. Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества? Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным. Вопрос №5.

Похожие записи: