В России популярность набирают гибридные модели работы и поэтому коммуникация внутри команд становиться актуальной темой. Социальные исследования показали, 80% россиян считают, что общение является ключом к созданию доверия на работе, но опрос показал, что только 13% руководители практикуют и развивают эффективное общение на рабочем месте.
Как улучшить коммуникацию на рабочем месте?
Одна из стратегий, которую следует выбрать — это улучшение ваших коммуникативных навыков на рабочем месте как таковых. Это поможет вам завоевать доверие своих коллег по работе, повысить продуктивность рабочего процесса и в целом продвинуться по карьерной лестнице. Эти 14 простых советов помогут Вам улучшить коммуникацию на рабочем месте.
Методы повешения эффективности коммуникации на работе
1. Обеспечьте эффективный процесс адаптации
Начать новую работу может быть непросто, особенно для тех, кто работает удаленно. Сейчас как никогда важно иметь подробные учебные материалы и документацию, чтобы быстро освоиться новым сотрудникам. Чем проще вы сделаете людям доступ к важной информации с самого начала, тем лучше будет общение на рабочем месте. Полезно закрепить за новым сотрудником наставника на время адаптации.
2. Четко относитесь к рабочим процессам и устраняйте препятствия
Знаете ли вы, что 57% сотрудников говорят, что им не дали четких указаний на работу? Вы можете улучшить эту статистику, четко указав шаги, необходимые для выполнения каждой задачи и проекта.
Точно так же у вас должен быть пошаговый чек-лист для преодоления препятствий, если они возникнут. Это установит ожидания относительно того, что нужно делать, как делать это правильно, и будет способствовать улучшению коммуникации на рабочем месте.
3. Установите доверительные и открытые отношения с коллегами
Установление доверия требует времени, но его стоит постоянно укреплять, так общение на рабочем месте выводится на совершенно другой уровень. Доверие укрепляет ваши отношения с коллегами, позволяя вам лучше взаимодействовать и преуспевать в команде. Постарайтесь узнать интересы, симпатии и антипатии друг друга, чтобы выстраивать комфортное общение.
4. Регулярно проводите встречи тет-а-тет
Регулярное общение с коллегами обеспечивает продуктивную работу и помогает более эффективному общению на рабочем месте. Найдите время, чтобы обсудить проекты, собрать отзывы сотрудников и участвовать в беседах на отвлеченные темы.
Когда ваши сотрудники работают удаленно важно поддерживать связь с коллегами и обмениваться информацией, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс. Полезно использовать программы для трекинга задач, чтобы понимать сколько времени застрачивают сотрудники на выполнение задач по проектам.
Формат общения тет-а-тет может быть более комфортной средой для честного обсуждения. Эффективное общение на рабочем месте важно, но нельзя упускать из виду и честность. Если вы руководитель удаленной команды, вот несколько полезных советов:
5. Слушайте и обращайте внимание — это важно для эффективного общения на рабочем месте
Слушать — это гораздо больше, чем просто слышать. Только 7% общения является вербальным, тогда как колоссальные 55% общения на самом деле является языком тела. Обратите внимание на выражение лица, тона и язык тела, чтобы понять, какое сообщение передается. Оттачивая навыки общения на рабочем месте, чтобы уловить невербальное и вербальное общение, вы, несомненно, сможете стать более эффективным коммуникатором.
Быть активным слушателем также означает, что вы должны уделять все свое внимание, когда кто-то говорит. Задавайте вопросы, оставляйте отзывы и старайтесь быть активным участником каждого разговора на работе.
6. Будьте открыты как для положительных, так отрицательных мнений
Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать на работе, — это быть открытым для обратной связи — как положительной, так и отрицательной.
Обратная связь всегда будет эмоционально приукрашенной, но она позволит увидеть ваши сильный и слабые стороны. Нужно в комфортной атмосфере внимательно выслушать всех желающих выразить свои мысли без каких-либо последствий.
Отличное решение, предоставить сотрудникам возможность оставлять анонимные отзывы, чтобы им было проще выражать свои мысли.
Вы можете собирать отзывы двух типов:
7. Сохраняйте политику «открытых дверей»
Политика «открытых дверей» важна для укрепления коммуникации на рабочем месте и построения доверия внутри организации, но это не всегда легко.
Поощрение ваших сотрудников к честному разговору со своим начальством — это чистая польза для вашей компании, но некоторые могут не решаться поделиться своими умозаключениями. Нужно донести до сотрудников, что выражать свои мысли — это нормально, и это, является основой эффективного общения на рабочем месте.
8. Проводите командные мероприятия, чтобы поднять моральный дух
Чтобы избежать выгорания в вашей команде, дайте себе и другим необходимое время для восстановления персонала. Организуйте веселые мероприятия, которые не только помогут снизить стресс, но и позволят вашей команде сблизиться друг с другом и создать приятные воспоминания.
Общий опыт улучшает взаимоотношения друг с другом в вашей команде, что способствует более тесному общению на рабочем месте.
9. Используйте современные инструменты для унифицированного общения
На вашем рабочем месте, вероятно, используется множество форм связи: телефоны, приложения для обмена сообщениями, электронная почта, инструменты для видеоконференций и т. д. При таком большом количестве каналов сообщения могут легко теряются в информационной среде. Нужно выбрать простой в использовании инструмент коммуникации, который удовлетворяет все потребности ваших бизнес-процессов.
Досконально изучите инструменты управления бизнес проектами, чтобы отслеживать эффективность их выполнения вашей командой от начала до конца. Это позволяет находить узкие места в бизнес-процессах и искать решения для их оптимизации.
Если вы уже используете различные инструменты и платформы управления проектами, изучите возможность интеграции приложений, это положительно влияет на продуктивность и позволяет улучшить общение на рабочем месте.
10. Научитесь разнообразию, равенству и инклюзивности
Согласно научным исследованиям, сотрудники поколения Z и миллениалы сейчас больше заботятся об усилиях по обеспечению разнообразия, равенства и инклюзивности, чем предыдущие поколения, и им нужны доказательства того, что компанией предпринимают шаги к повышению инклюзивности рабочего пространства.
Обязательно изучите себя и свою команду на предмет DEI. Это должно вызвать критические разговоры и откровенные дискуссии, которые будут способствовать лучшему общению на рабочем месте и сделать его более инклюзивным.
11. Научитесь лучше разговаривать по телефону
Коллегам всегда приятно общаться с хорошим собеседником, умеющим расположить к разговору оппонента по телефону. Не у каждой компании есть новейшее коммуникационное программное обеспечение или инструмент для совместной работы. В крупных компания большая часть комуникации по-прежнему ведется по телефону.
Телефонные разговоры могут быть непростыми, потому что невозможно увидеть выражение лица или язык тела собеседника.
Если вы смените тон на соответствующий, это поможет вам более эффективно излагать свои мысли.
12. Научитесь лучше писать электронные письма
Помимо других навыков общения на рабочем месте, обратите отдельное внимание к написанию электронных писем. Электронная почта была и будет важной частью общения на рабочем месте. Таким образом, важно научиться выражать свои мысли в удобной для восприятия форме. Написание лаконичных и понятных электронных писем упростит вашей команде понимание их обязанностей и проектов, а также сэкономит всем время и энергию, которые можно потратить на другие задачи.
Не торопитесь, используйте маркированные списки, избегайте неоднозначных фраз. Кроме того, вы всегда можете отменить отправку электронного письма и подкорректировать его, потратив дополнительное время.
13. Практикуйте публичные выступления
Публичные выступления — один из наиболее важных навыков общения на рабочем месте. Если вы не можете четко говорить перед группой людей, вам будет сложно передать свои мысли и результаты эффективно.
Если вам интересно, как улучшить коммуникативные навыки на работе, публичные выступления — это один из способов. Начните с выступления перед людьми, с которыми вам комфортнее всего, чтобы постепенно обрести уверенность в себе.
14. Понять сильные и слабые стороны друг друга
У каждого есть области, в которых он преуспевает, и области, в которых можно улучшить скилы. Выявляя сильные и слабые стороны друг друга, вы также можете настроить свой рабочий процесс и общение на рабочем месте. Обмен информацией в данном ключе, даст вашей команде синергетический эффект и плодотворно повлияет на продуктивность.
Общение на рабочем месте зависит от каждого в команде
Наладить хорошее общение на рабочем месте — это командная работа, которая требует достаточно времени. Реализуйте указанные 14 стратегий, и это позволит Вам получить больше информации о том, что происходит в рабочей среде, узнать новые идеи и какие форматы коммуникации предпочитает ваша команда.
Навыки делового общения полезны для большинства специалистов самых разных профилей. И важно понимать, что умение находить общий язык с собеседником — это не только про успешные переговоры.
Развитые коммуникативные навыки действительно позволяют достигать лучших результатов, но ещё это ключ к разрешению конфликтных ситуаций с минимальными потерями, лёгкость презентации своих идей, способность мотивировать коллег и партнёров, с интересом накапливать социальный капитал и считаться с чужим мнением.
Рассказываем о книгах, которые помогут развить навыки общения всем, кто стремится быть услышанным и научиться слушать — даже в переписке.
Трудные диалоги
Зачастую предстоящие переговоры вызывают волнение, а если известно, что они будут непростыми, то обычные методики могут быть не очень эффективны — или вовсе неприменимы. «Трудные диалоги» помогут развить навыки, позволяющие выходить из самых сложных ситуаций.
В предисловии известный американский консультант по вопросам руководства и управления жизнью Стивен Кови пишет, что в издании «на редкость подробно описана динамика трудных диалогов в целом. И что ещё важнее, книга обращает наше внимание на те решающие моменты, которые в буквальном смысле определяют нашу жизнь, наши отношения, весь наш мир».
Авторы предлагают рабочие приёмы и обещают, что книга поможет превратить негативные эмоции в конструктивный диалог, научиться спокойно говорить о чём угодно, быть убедительным и корректным. В общем, подготовиться к сложным переговорам, все участники которых должны остаться довольными.
Ли ЛеФевер известен объясняющими роликами, которые собрали более 50 миллионов просмотров. Он помогал рассказать о своей продукции Intel, FordMotors, Microsoft, Google, LEGO. Его главный тезис: «Умение объяснять — простой, но важный шаг к успеху».
Книга ЛеФевера призвана помочь в развитии навыка коммуникации до такого уровня, чтобы вас понимали с полуслова. Автор рассказывает, почему важно научиться искусству объяснять: это помогает воплощать в жизнь задумки, убеждать людей и достигать своих целей.
Читатели узнают, как упаковывать идеи, всегда ли стоит концентрироваться на деталях и чем во время общения с лёгкостью можно пожертвовать. «Искусство объяснять» учит слушать других и с толком формулировать собственные аргументы. Книга проста для восприятия и полна практических советов, в том числе в виде иллюстраций.
Белорусский психолог, конфликтолог и социолог Виктор Шейнов — автор более 250 научных работ и более 40 книг. Научные интересы Шейнова лежат в области социальной психологии.
По признанию автора, он — сторонник предотвращения конфликтов, своевременного их выявления и разрешения на начальной стадии. Поэтому гордится, когда коллеги представляют его как «самого бесконфликтного конфликтолога».
В своей книге Шейнов раскрывает психологические механизмы возникновения и развития конфликтов и делится проверенной на практике технологией управления ими на всех стадиях развития. Эффективность предложенных подходов автор иллюстрирует анализом более 120 реальных конфликтов, в разрешении которых он принял непосредственное участие.
«Люди имеют значение. Они существеннее всего прочего. Когда речь идёт о получении желаемого от работы, карьеры и жизни в целом, именно отношения с людьми становятся важнее всего», — заявляет во введении автор, американский писатель и предприниматель Дейв Керпен.
На этом тезисе он строит всю книгу, призывая читателей усвоить, что основанные на взаимном уважении, искренности и прозрачности отношения критически важны и для успеха в бизнесе, и при взаимодействии с любым человеком.
В книге описаны одиннадцать коммуникативных приёмов, которые должны помочь добиваться своего. Все техники сопровождаются примерами из жизни автора. В конце каждой главы — упражнение.
- Научитесь говорить уверенно и убедительно
- Узнаете, как решать конфликты без лишних эмоций
- Разберётесь, как проводить переговоры и выстраивать работу с аудиторией эффективно
Цифровой этикет
Автор одноимённого телеграм-канала Ольга Лукинова — преподаватель РАНХиГС и эксперт по цифровым коммуникациям. В своей книге она рассказывает о правилах поведения в онлайн-среде, которые позволят сохранить лицо при общении с другими интернет-пользователями, произвести нужное впечатление, повысить эффективность работы и улучшить деловую репутацию.
Книга содержит готовые инструкции, каждая из которых объясняется с точки зрения удобства, безопасности, экономии ресурсов и соблюдения личных границ. Все правила автор тестировала с помощью подписчиков — проводя опросы и анализируя обратную связь. Кроме упомянутого, практический опыт Лукиновой подкрепляется созданием и проведением тренингов и образовательных программ по личному бренду и цифровому благополучию.
В числе прочего читатели узнают, как оставаться желанным собеседником и выглядеть профессионально, как писать письма, которые будут достигать цели, и те, в которых предстоит отказать собеседнику, выразить критику или ответить на негатив.
Социальный интеллект
Научный журналист, обладатель докторской степени по психологии Дэниел Гоулман — автор более десяти книг по психологии поведения и истории науки. «Социальный интеллект» — своеобразное продолжение его бестселлера «Эмоциональный интеллект».
В новой книге автор рассказывает о социальной нейронауке — стремительно развивающейся отрасли знаний, доказавшей, что люди просто созданы взаимодействовать друг с другом. Умение общаться, заложенное в основе человеческого существа, зависит от множества биологических показателей и влияет на них. Во время коммуникации человек способен меняться и менять собеседника, а социальный интеллект позволяет сделать эту коммуникацию плодотворной.
Эта книга — увлекательное чтение о зеркальных нейронах, веретенообразных клетках и механизмах человеческих отношений, определяющих, как мы взаимодействуем друг с другом, не произнося и слова.
Специалист в области общения и межличностных отношений, инструктор компании Dale Carnegie&Associates и НЛП-тренер Стив Накамото посвящает свою книгу тем, кто благодаря развитию навыков коммуникации хочет достичь успеха на работе и счастья в жизни.
Книга содержит полезные рекомендации, простые правила и конкретные примеры, которые призваны помочь с уверенностью в себе, способностью легко общаться с людьми разного уровня, устанавливать и поддерживать деловые контакты и романтические отношения.
Аннотация обещает, что после прочтения человек научится подчёркивать свои достоинства и устранять недостатки, избавляться от комплексов и осуществлять замыслы, внушать окружающим любовь и уважение. А также уверяет, что читатель непременно станем «асом общения — первым среди равных и равным среди первых».
Суть этики делового общения в коллективе
Деловое общение — способ коммуникации людей при осуществлении ими трудовой деятельности. Этот тип общения происходит при производстве продукта, он не относится к личным отношениям. При таком общении, её участники должны соблюдать определённые нормы и правила, они позволяют сторонам поддерживать хорошие взаимоотношения.
Этика делового общения: необходимые нормы для современного человека
Этика делового общения — элемент общей этики. Понятие подразумевает комплекс нравственных норм и правил, используемых людьми в процессе работы.
Деловые отношения отличаются регламентностью — наличием границ, традиционными культурными ценностями, моральными принципами. Основа делового этикета — уважение интересов не только компании и её представителя, но также уважительное отношение к клиентам, партнёрам, конкурентам и социуму в целом.Общение на работе — это контакты сотрудников компании между собой, с партнёрвми и с клиентами. При соблюдении норм общения в коллективе создаётся приятная, расслабляющая обстановка. В такой атмосфере каждый сотрудник будет работать с удовольствием и стараться сделать всё хорошо.Основные задачи речевого этикета:
-
создать здоровую атмосферу
-
повысить производительность
Правила и основные принципы этики делового общения
Этика делового общения — нравственные нормы, регулирующие отношения между людьми, иными словами — это прописанный порядок поведения. Она была разработана для практического применения, чтобы избежать конфликтных ситуаций, а в случае возникновения быстро их урегулировать.Если на предприятии деловой этикет стоит во главе взаимоотношений, то в такой компании руководство уважает сотрудников и всегда находится выход из любой ситуации.Этикет общения состоит из: бесед, переговоров с представителями другого предприятия, собраний, разговоров по телефону.Кроме того, этикет включает такие действия, как:
-
приветствие
-
рукопожатие
-
представление
Правила деловой этики
Каждый сотрудник компании имеет права и обязанности. При выполнении своей работы обязательно происходит контакт с коллегами.
Избежать конфликтов, которые помешают производственным процессам, поможет культура взаимоотношений.Правила деловой этики:1. Умение слушать собеседника — необходимо дать возможность человеку высказаться, не перебивать его. Это позволит вам понять собеседника и выразить ему уважение2. Грамотно говорить — отсутствие словарного мусора позволит вам доносить свою мысль понятно3. Тренировать дикцию — при наличии дефектов, следует от них избавиться с помощью специалистов4. Уважать время собеседника — у большинства предпринимателей время расписано по минутам, поэтому лучше прийти на встречу заранее5. Быть спокойным, доброжелательным — вне зависимости от темы беседы, следует проявлять терпение6. Правильно организовать рабочее место — оно способно всё рассказать о его хозяине. Порядок, значит мысли у человека в таком же состоянии7. Иметь опрятный, аккуратный внешний вид — важный критерий. Одежда должна соответствовать офисному стилю8. Рабочий настрой — нацеленность работника на результат положительно влияет на карьерный рост и на развитии предприятия в целом9. Сдержанность в жестикуляциях — не допустимы тактильные контакты (поцелуи, объятия), возможно только рукопожатие10. Умение хранить секретные сведения, не разглашать данные о фирме
Основные принципы делового общения
Основа этикета в том, чтобы при принимая решения следует соблюдать интересы всех участников коммуникаций.Основные принципы:1. Межличностность — хоть беседа носит профессиональный характер, личностные особенности участников всё равно отражаются на общении2. Непрерывность — происходит постоянный контакт между участниками, если они находятся в одном офисе. Ведь люди могут общаться вербально и невербально, в любом случае происходит информационный обмен3. Целенаправленность — каждое взаимодействие несёт в себе определённую цель, они бывают явными или неявными. Явная — донести информацию, неявная — к примеру показать своё красноречие4. Многомерность — стороны не только обмениваются информацией, а также регулируют свои деловые связи
Общение начальника с подчиненным
Деловые взаимоотношения в компании состоят из контактов руководителя с работниками и наоборот.
Сотрудник и руководитель
Главное правило — уважение подчинённым начальника. Это не значит лесть или полное подчинение. Сотрудник может иметь своё мнение по рабочим моментам, но преподносить его он должен корректно, а не в грубой форме. Главные критерии контакта руководителя с подчинённым:1. Поведение подчинённого должно быть направлено на поддержание дружеской обстановки в коллективе2. При стремлении подчинённого руководить начальником — это рассматривается как несоблюдение субординации и проявление неуважения3. При общении с руководителем не допустим категоричный тонОбщение — руководитель-подчинённый должно строиться на доверии, только тогда бизнесу гарантирован успех.
Начальник и подчинённый
Личный пример начальника важен, если он хочет, чтобы в компании соблюдались нормы делового общения.
Даже то, как руководитель отдаёт распоряжение ( как строгий приказ или просьба), говорит о владении им правилами этикета. Мудрый начальник ценит своих сотрудников, прислушивается к их мнению, он справедлив — адекватно наказывает за допущенные ошибки и вознаграждает за хорошо выполненное задание. Начальник должен:
-
сплачивать коллектив
-
выяснять причины возникновения профессиональных трудностей
-
доверять работникам
-
уметь признавать ошибки
Недопустима критика личности работника руководителем, он не должен делать замечания одному подчинённому при других. Кроме того, руководителю нельзя показывать работникам свою некомпетентность в каком-то вопросе.
Тонкости этики делового общения внутри коллектива
Деловая этика определяется внутри каждого коллектива самостоятельно. Но есть несколько стандартов:
-
одинаковая защита прав всех сотрудников, независимо от должности
-
недопустимо неравенство прав работников
-
сведения о компании должны быть доступны всем сотрудникам, с учётом их полномочий
Идеальное общение между коллегами — дружеское, ведь коллектив — вторая семья.
Несколько правил, которые способны привести к этому:
-
обращаться к коллегам по имени
-
улыбаться
-
уметь слушать
-
понимать, что каждый коллега — личность
Деловая этика в электронной переписке
С появлением интернета, появился новый вид связи — электронная почта. Сегодня при деловом общении также используется email. При написании электронного письма нужно придерживаться следующих правил:1. Выберите адресата — не пользуйтесь массовой рассылкой, уменьшите круг адресатов. 2. Укажите тему — это привлечёт внимание, она должна отражать суть письма.3. Начните с приветствия — это обязательно.4. Не делайте тело письма длинным — иначе не вся информация дойдёт до адресата.5. Поставьте подпись — если вы представляете компанию, то она должна содержать название фирмы, вашу должность, контакты. Деловой этикет распространяется на всех членов коллектива и является единым для всех, независимо от должности. Основное правило — сдержанность и строгость, а также дружелюбие и соблюдение субординации.
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:
HR-менеджер
Управление персоналом
*В этом месяце мы делаем большой набор, в связи с этим, действует скидка -45% на все онлайн программы. Количество мест ограничено
Лайфхакер отобрал самые полезные книги, благодаря которым вы научитесь подбирать правильные слова в разговоре с кем угодно и при любых обстоятельствах.
1. «Мастерство общения. Как найти общий язык с кем угодно», Пол МакГи
Знания, высокий IQ, профессионализм — всего этого недостаточно, чтобы добиться успеха. Нужно уметь доносить свои идеи до других и не бояться сложных разговоров. В «Мастерстве общения» основной акцент — на ошибках, которые мы допускаем в общении с другими людьми. В книге много интересных историй по теме и столько же пищи для размышлений.
Купить книгу
2. «Как побороть застенчивость», Филип Зимбардо
Автор книги — известный американский социальный психолог, организатор знаменитого Стэнфордского тюремного эксперимента. В его книгах вместо абстрактных рассуждений вы найдёте только научный подход и статистику. «Как побороть застенчивость» — не исключение. Зимбардо рассматривает застенчивость как индивидуальный способ реагирования на эмоции. И для того, чтобы вы смогли преодолеть свои комплексы, предлагает набор конкретных советов и упражнений.
Купить книгу
3. «Как разговаривать с кем угодно», Марк Роудз
Напряжение при разговоре — явление вполне естественное. Главное — уметь его перебороть. Как раз об этом и пишет Роудз: как справиться со страхами и барьерами, начать разговор, обрести уверенность и избавиться от необоснованного страха, что вас отвергнут и прогонят. Универсальная книга о проблемах современного общения.
Купить книгу
4. «Включаем обаяние по методике спецслужб», Джек Шафер и Марвин Карлинс
Бывший агент ФБР и специалист по поведенческому анализу Джек Шафер рассказывает, как общаться с людьми и оказывать на них влияние. Вы научитесь распознавать ложь, видеть сигналы в поведении других людей, менять их мнение о себе. Ещё один плюс этой книги: в ней есть часть, посвящённая отношениям онлайн. Сегодня большая часть разговоров с людьми происходит в интернете, и у такого общения тоже есть свои особенности.
Купить книгу
5. «Как разговаривать с мудаками», Марк Гоулстон
Да, всем нам время от времени приходится общаться не только с приятными и дружелюбными людьми, но и с совершенно невыносимыми. И пусть вас не смущает название книги: речь пойдёт о категории людей с иррациональным и нечестным стилем общения. Конструктивный диалог с ними не построишь.
Марк Гоулстон, психиатр в сфере бизнеса, предлагает целый набор техник: 14 способов общения с психами, 8 способов справиться с безумием в личной жизни и, конечно, рекомендации по работе над собой (ведь мы тоже иногда выходим из себя и можем показаться не совсем адекватными).
Купить книгу
6. «Я слышу вас насквозь. Эффективная техника переговоров», Марк Гоулстон
Разговор — не столько умение красиво излагать свои мысли, сколько умение слушать и понимать собеседника. Поверьте, людям нравится, когда их слушают. Это помогает им почувствовать себя комфортнее и увереннее. Главный секрет общения очень прост: когда вы выслушаете другого человека, он будет готов выслушать вас.
Купить книгу
7. «Сила убеждения. Искусство оказывать влияние на людей», Джеймс Борг
В этой книге вы не найдёте НЛП или советов по манипуляции людьми. Убеждение — это способность повлиять на человека, обратившись к нему напрямую и помогая ему осмыслить ситуацию. Только аргументация и честность, никаких уловок. Советы Джеймса Борга применимы и на работе, и в личной жизни.
Купить книгу
8. «Секреты общения. Магия слов», Джеймс Борг
Ещё одна книга Джеймса Борга, которую лучше читать в связке с предыдущей. Общение, убеждение и влияние — вещи взаимосвязанные и взаимозависимые. Магия слов, о которой пишет Борг, — это, конечно, метафора. Но есть в ней и доля истины: слова, которыми мы пользуемся, определяют наш успех в отношениях, работе, бизнесе. Пора учиться подбирать правильные слова.
Купить книгу
9. «Странная девочка, которая влюбилась в мозг», Билли Фицпатрик и Венди Сузуки
Нейробиолог Венди Сузуки однажды осознала, что совершенно недовольна своей жизнью: всё время она уделяла только научной работе. Но именно знания нейробиологии помогли ей наладить общение с людьми, улучшить физическую форму и поменять образ мыслей.
В основе её методики — четырёхминутные тренировки для мозга, которые помогают восстановить силы, улучшить настроение и сделать мышление более интенсивным. Тело и мозг связаны, и если вы научитесь управлять этой связью, то буквально преобразитесь — и внешне, и внутренне.
Купить книгу
10. «Как завоёвывать друзей и оказывать влияние на людей», Дейл Карнеги
Наверное, ни одна подобная подборка книг не обходится без старого доброго Карнеги. Одна из первых книг по самопомощи и эффективному общению. Классика, проверенная годами.
Купить книгу
Лайфхакер может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикации.
На работе время бежит быстро, особенно первое время. Не успеешь оглянуться, как за спиной остается множество решенных задач, исправленных багов, а объем ответственности становится все больше. Уже никто не говорит, что именно и как ты должен делать, полагаясь на твою экспертизу.
В большом проекте рано или поздно приходится общаться с людьми не из своей команды: это могут быть люди из другой команды, компании или даже представители заказчика. Возможно, контакты понадобятся для быстрого решения аварийной ситуации на сервере или уточнения задачи по проекту, а может, для поиска новых ресурсов. Все эти задачи разные, но требуют, так или иначе, взаимодействия с кем-то. Для упрощения разделим эти взаимодействия на три больших группы:
- Письменное общение.
- Общение в мессенджерах.
- Устное общение.
По каждой из групп рассмотрим отдельные правила, а также общие для всех. Начнем с общих.
10 общих правил общения
Общение – важная часть нашей работы, без него сложно выполнять ее на высоком уровне, но иногда, чтобы не попасть впросак, нужно соблюдать следующие правила:
- Не обещай лишнего (серьезно, если ты пообещаешь что-то сделать, то, возможно, это придется делать всем).
- Будь вежлив (хотя бы постарайся, особенно исключи грубость).
- Не понял, переспроси (не понятая информация рождает множество проблем).
- Заранее узнай, в какой фирме проект и представляйся, как сотрудник данной фирмы.
- Используй только общепринятую терминологию или постарайся не использовать ее вообще.
- Старайся быть кратким и не злоупотреблять чужим временем (заранее продумай, что хочешь сказать).
- В случае конфликтной ситуации возьми время на раздумье или передай вопрос начальнику.
- Если ссылаешься на чужие слова, то проверь их заранее (вообще стоит проверять любую информацию).
- Если во время разговора возникли серьезные проблемы, то сообщи коллегам ( в крайнем случае помогут закопать труп).
- Фиксируй результат общения по итогу (лучше письменно).
- и т. д.
Перечислять общие правила можно до бесконечности, но пусть останется такой список. Рассмотрим теперь кейс, в котором понадобятся некоторые из них, а их использование дало несколько плюсов в достижении поставленной цели.
Фирма «Ромашка» сильно выросла за последние несколько лет, и сейчас ее штат насчитывает более 300 человек, поэтому руководством было принято решение о создании внутреннего документооборота. Для реализации этого плана пригласили стороннюю консалтинговую фирму «ООО ИТ-Гигант». Идет второе совещание, на котором оговариваются основные пункты ТЗ и сроки его исполнения. На этом заседании также присутствует аналитик Иван, который только недавно стал мидлом и это его первый проект, в котором он посещает заказчика. Совещание идет уже третий час, никто не рассчитывал, что встреча будет настолько долгой, поэтому менеджер проекта извинился и уехал на следующую встречу, и Иван остался один на один с заказчиком.
— Коллеги, давайте кратко подведем итог. Вам требуется собственная система, в которой бы было удобно просматривать, одобрять и отправлять сметы и счета. Также вы желаете, чтобы в конце месяца по всем новым документам строился отчет и обязательно была система безопасности или аудита, в которой можно было бы посмотреть все действия всех пользователей. Я правильно все записал?
— А еще чтобы в отчетах можно было посмотреть предсказания на будущий месяц.
Этой ночью Иван как раз читал статью про возможный расчет аналитических данных по доходу фирмы, и ему бы очень хотелось такое попробовать, но он вспомнил тимлида разработки Илью, который уже пару суток не спал, выполняя безумную идею другого заказчика и ответ пришел сам собой:
— Это мы не обсуждали ранее, но я запишу это как ваши пожелания, и мы рассмотрим возможность разработки данной функции. (Сработало первое правило: не обещай лишнего). Что-то еще?
— Нет, по программе все.
— Тогда обсудим сроки. Проект предлагается разделить на несколько этапов. На первом этапе будет подготавливаться документация, в которую входит техническое задание, руководство пользователя, руководство администратора и руководство программиста. (Здесь сработало правило: используй только общепринятую терминологию, Иван специально не использовал аббревиатуры) Во втором этапе начнется разработка основной части продукта работы с документами, а на третьем этапе будет готов модуль отчетов. На все этапы предлагается время 9 месяцев. Этапы будут поделены на примерно равные части.
— Неплохо бы успеть сделать второй этап к дню рождения ген. дира.
— Простите, но можете сказать, какое это будет число? (Правило: не понял, переспроси. Иван не обязан знать все эти даты)
— Десятое января.
— Хорошо, я укажу эту дату, как желательную. На этом все вопросы закончились, было приятно с вами познакомится. Все наши договоренности я сегодня отправлю письмом и буду ждать подтверждения от вас о его получении.
— Всего доброго.
Ивана на самом деле по приезде написал письмо. И это спасло команду от появления в ТЗ пункта об аналитических расчетах в отчетах. Ведь не стоит забывать фиксировать результат общения по итогу, лучше письменно.
Письменное общение (пишите письма)
Сейчас общение с помощью писем постепенно уменьшается. Тем не менее для общения с заказчиком или человеком из другой фирмы/команды это все еще удобный способ. Имеет смысл выбрать его, если нужно максимально формально подойти к решению вопроса, а также если есть вероятность конфликта, потому что тогда у тебя будут доказательства правильности всех твоих действий. Кроме соблюдения основных правил, дополним этот способ общения несколькими специальными:
- Используй шаблоны оформления писем (желательно лиги).
- Реже используй канцеляризмы (оставь их юристам).
- Подумай, есть ли необходимость отправления копии начальнику (ему будет приятно, что ты помнишь о нем ^_^).
- Старайся сделать текст максимально структурированным, чтобы его было легче читать (большинство людей хуже воспринимают большой объем письменной информации).
- Проверь перед отправлением письмо на ошибки (в отличие от мессенджеров ошибки тут не исправить после отправки).
В общем, письмо – это максимально официальное общение. Как правильно писать письма сейчас легко найти в интернете, поэтому не буду сильно расписывать пример. Расскажу только о письме, которое спасло отдел тестирования от разбора полетов после неудачного релиза.
Пример письма
От кого: ntraktorov@mail.ru
Кому: atarasov@mail.ru
Копия: nkochegarov@mail.ru
Здравствуйте!
Сообщаю, что регресс был завершен. Из 70 тестов упали 10, также были обнаружены 3 критических бага, которые могут повлиять на работу всей системы:
- Не открывается корзина с товаром.
- При неверной авторизации у пользователя появляется пустая страница.
- Кнопка «написать комментарий» не нажимается.
В связи с этим предлагаю перенести сроки релиза до устранения всех ошибок.
–
С уважением, ведущий тестировщик Г. Н. Тракторов.
Общение в мессенджерах
Сейчас все чаще происходит общение в мессенджерах. Это самый удобный и быстрый способ связи по всему миру. Но несмотря на его новизну, он уже успел обрасти своими дополнительными правилами:
- Если есть рабочий чат, то чаще старайся общаться в нем, тегая человека (не все любят, когда к ним стучаться в личку).
- Общайся в рабочее время (примерно с 10 утра до 8 вечера).
- Пиши в одном максимум двух сообщениях, не нужно спамить в чате.
- Аккуратнее с мемами, в таких чатах бывает не только наше начальство.
- Избегай большого количества смайликов и знаков восклицания (конечно, если ты не маленькая девочка).
- Напоминай о своем сообщение по мере надобности, но не злоупотребляй.
- Аккуратнее с пересылаемыми сообщениями (возможно лучше просто скопировать текст).
- При обращении к человеку используй теги.
- НЕ ЗАПИСЫВАЙ ГОЛОСОВЫЕ СООБЩЕНИЯ (пожалуйста).
Здесь комментарии излишни, поэтому просто приведу пример картинки рабочего чата, из которого просто хочется удалиться и больше никогда не вступать в него заново.
Устное общение
Переходим к последней группе. Если требуется быстрое и информативное общение, то можно прибегнуть к телефонному разговору или просто разговору тет-а-тет. Вот некоторые специальные правила, которые могут пригодиться:
- Нужно стараться звонить в рабочее время. Общепринято с 10 до 18.
- Когда позвонил сначала представься, потом узнай, удобно ли твоему собеседнику говорить (если нет, то попроси назначить удобное время).
- Кратко изложи после представления тему разговора, возможно она будет очень большой и придется перейти в первые два типа общения.
- Всегда проверяй, что точно положил трубку, а потом уже высказывай свои мысли о собеседнике (а еще лучше подожди несколько минут).
- Уходи говорить туда, где нет посторонних шумов (по возможности).
- Если собираешься записывать разговор, то предупреди своего собеседника (записанный разговор потом можно прослушать и точно понять, что хотел собеседник).
Пожалуй, расскажу самый провальный случай нарушения этих правил, который встретился на моей практике.
Конец рабочей недели, уже совсем поздний вечер, практически ночь. Команда аналитиков и дизайнер готовятся к планированию в понедельник. Но макеты электронных форм все еще не согласованы. Младший аналитик Сергей вызывается все-таки позвонить заказчику и попробовать согласовать последние правки.
Несмотря на поздний час, Анатолий Васильевич отвечает на звонок. Разговор выходит коротким всего на пять минут. Сергей опускает телефон и говорит дизайнеру Леночке, ждущей результата сразу же в коридоре:
— Этого козла не устраивает цвет кнопок, ты представляешь. А еще… (и дальше речь на пять минут)
Спустя десять минут от заказчика приходит письмо.
«Макеты согласовал. Но цвет кнопок все-таки поправьте». И подпись: «Козел».
Хорошо у Анатолия Васильевича оказалось неплохое чувство юмора. А вот Сергей оставался младшим аналитиком на полгода дольше.
***
Материалы по теме
- Общение с тимлидом: рабочие правила построения диалога