Разработка руководства пользователя базой данных

Разработка руководства пользователя арм

При
запуска программы автоматически
открывается лист «Вход в базу данных»,
которым пользуются два типа работников:
«Начальник» и «Операторы».

После
нажатия кнопки «начальник», открывается
меню проверки, которое включает в себя
написание фамилии и пароля.

Если фамилия и пароль
неверны, дальнейший доступ к ресурсам
базы данных исключен.

Только после правильного
введения фамилии и пароля, пользователь
попадает в следующее меню. Для начальника
оно выглядит так:

При
нажатии кнопки «Фамилии и пароли
операторов» появляется возможность
просматривать сколько операторов и
пароли, которыми они пользуются.

Начальник
может изменить пароль , вносить фамилию
нового оператора и присвоить ему
индивидуальный пароль.

Начальник
может просмотреть или координировать
работу оператора при заполнении формы
24. Форма 24 лицевая сторона выглядит
следующим образом

Начальник
так же может осуществлять просмотр
отчетов по накладным распечатать их
нажав соответствующие кнопки ,
сделать запрос по фамилии оператора .

После
выбора параметра появляется запрос,
содержащий нужные сведения.

Задача
оператора состоит в следующем: выбрав
на титульном листе базы данных кнопку
«Операторы», пользователь также попадает
в меню проверки пользования ресурсами
базы данных, где должен ввести свою
фамилию и имя.

Если
все введено правильно оператор попадает
в ту часть базы данных, которая
предназначена для его работы,
т.е. форма накладной ф 24.Данное
автоматизированное рабочее место за
счет возможности быстрого и оперативного
поиска, удобных форм для введения
информации заметно облегчает заполнение
ф.24 и ведение различных отчетов.
Обеспечивается быстрый оперативный
ввод информации, удобное хранение в
электронном виде, обеспечивается
возможность пересылки и обмен данными
между другими ОПС и обеспечен вывод
информации на бумажный носитель.

Существуют
для лёгкого поиска запросы по дате или
по номеру накладной.

Результата заносится
в таблицу таким образом.

Основные спецификации базы данных Microsoft Access

Атрибут	Максимальное значение
Размер файла базы данных Microsoft Access (.mdb)	2 Гбайт. Однако, поскольку база данных может включать связанные таблицы в других файлах, ее общий размер ограничивается только имеющимися возможностями хранения данных.
Число объектов в базе данных	32 768
Модули (включая формы и отчеты, свойство Наличие модуля (HasModule) которых имеет значение True)	1 000
Число символов в имени объекта	64
Число символов в пароле	14
Число символов в имени пользователя или имени группы	20
Число одновременно работающих пользователей	255

Если
база данных содержит программы Microsoft
Visual Basic, то при сохранении этой базы
данных Microsoft Access в виде MDE-файла будут
скомпилированы все модули, удалены все
изменяемые исходные программы, а конечная
база данных будет сжата. Программы
Visual Basic будут по-прежнему выполняться,
но их нельзя будет просматривать или
изменять, благодаря чему уменьшится
размер базы данных. Кроме того, будет
оптимизировано использование памяти,
что повысит быстродействие.

Сохранение базы данных
как MDE-файла делает невозможным выполнение
следующих действий.

• Просмотр, изменение
  или создание форм, отчетов или модулей
  в режиме конструктора.

• Добавление, удаление
  или изменение ссылок на библиотеки
  объектов или базы данных.

• Изменение программы
  с помощью свойств или методов Microsoft
  Access или модели объектов VBA (MDE-файл не
  содержит текстов исходных программ).

• Импорт и экспорт форм,
  отчетов или модулей. Однако таблицы,
  запросы, страницы доступа к данным и
  макросы можно импортировать и
  экспортировать в базы данных, не
  являющиеся MDE-файлами. Любые таблицы,
  запросы, страницы доступа к данным или
  макросы в базах данных, являющихся
  MDE-файлами, могут быть импортированы в
  другую базу данных Access, но формы, отчеты
  или модули не импортируются.

Обязательно сохраните
копию исходной базы данных Access. В базе
данных Access, сохраненной как MDE-файл,
нельзя изменять структуру форм, отчетов
или модулей. Чтобы изменить структуру
этих объектов, следует сделать это в
исходной базе данных, а затем снова
сохранить ее как MDE-файл. При сохранении
в виде MDE-файла базы данных, содержащей
таблицы, возникают сложности согласования
различных версий данных в случае
последующего изменения структуры форм,
отчетов или модулей. Поэтому сохранение
базы данных как MDE-файла более всего
подходит для клиентских частей приложений,
состоящих из клиентской и серверной
частей.

В будущих версиях
Microsoft Access открывать, преобразовывать
или выполнять программы в MDE-файлах
Microsoft Access 2000 будет невозможно. Единственным
способом преобразования MDE-файла
Microsoft Access 2000 в формат будущих версий
будет открытие исходной базы данных
Access, в которой был создан MDE-файл, ее
преобразование и последующее сохранение
преобразованной базы данных Access в виде
MDE-файла.

Соседние файлы в папке 25 Ивлев

• #

  30.04.20131.55 Mб24вариант 25.mdb

• #

Разработка интерфейса пользователя для работы с базой данных ‘Автомастерская’

ДИПЛОМНАЯ
РАБОТА

Разработка
интерфейса пользователя для работы с базой данных «Автомастерская»

Пояснительная
записка

Аннотация

В дипломной работе для заданной
предметной области «Автомастерская» разработана структура баз данных,
включающая четыре правильных объекта.

При разработке структуры базы
данных использована идея семантического моделирования, выделены имеющиеся
функциональные зависимости и выполнена нормализация полученных отношений,
разработана программа для работы с базой данных конечного пользователя.

Программа обеспечивает
реализацию следующих функций:

·  
обработку
запросов пользователей, представляющие все операции реляционной алгебры;

·  
организацию
надежного способа взаимодействия пользователя и системы;

·  
поддержания
общих и частных ограничений целостности, безопасности данных;

·  
автоматизация
подготовки документов.

Программа разработана с
использованием средств СУБД Access.

Содержание

Введение

. Описание
диаграммы «объект-отношение»

. Проектирование
структуры БД

. Функциональные
зависимости и нормализация отношений

. Описание таблиц
на языке SQL

. Ограничения
целостности данных

.1 Общие
ограничения целостности

.2 Частные
ограничения целостности

. Интерфейс
пользователя и надёжность программ обработки данных

. Работа с данными из
внешних источников

. Средства
автоматизации работы конечных пользователей

. Обработка данных
с помощью запросов

. Работа с отчетами

. Безопасность
данных

. Руководство
пользователю

Заключение

Список
использованной литературы

Приложение А
Диаграмма «Объект-отношение»

Приложение Б Общие
ограничения целостности

Приложение В Общие
ограничения целостности

Приложение Г
Частные ограничения целостности

Приложение Д
Таблицы

Приложение Е Формы

Приложение Ж
Всплывающие подсказки

Приложение И
Последовательность перехода

Приложение К
Значения по умолчанию

Приложение Л
Гиперссылки

Приложение М
Средства автоматизации работы конечных пользователей

Приложение Н
Запросы

Приложение П Отчеты

Приложение Р
Главная кнопочная форма

Введение

В наш век всеобщей
автоматизации и компьютеризации особое значение приобретает возможность
реализации таких баз данных (БД), которые охватывают широкие объемы информации,
обрабатывая ее таким образом, что она дает прекрасную возможность любому
пользователю получать и осваивать необходимые сведения при минимальных затратах
усилий и с максимально возможной пользой.

Поэтому основным программным
средством для обработки информации на данный момент являются различные
информационные системы и базы данных. Они позволяют пользователю оперативно
работать с необходимой информацией; такие средства информационных систем как
запросы помогают быстро найти запрашиваемую информацию, экономя при этом время
и облегчая работу пользователя. Кроме того, с внедрением в нашу жизнь баз
данных максимально упростился процесс изменения и добавления новой
информации.Access — это функционально полная реляционная СУБД, которая
предоставляет максимальную свободу в задании типа данных: могут использоваться
текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук,
документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения
(длина строки, точность представления чисел и даты/времени) и представления
этих данных при выводе на экран или печать.

Для обработки таблиц Microsoft
Access использует мощный язык SQL (Structured Query Language) —
структурированный язык запросов. Access значительно упрощает задачу обработки
данных. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует
связи, заданные пользователем при конструировании таблиц. В Access имеется
также средство графического задания запроса — «запрос по образцу»
(QBE- query by example).

В Access имеются средства,
позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами
данных без знания языка программирования (Access имеет мощный язык
программирования -Microsoft Access Basic); могут быть разработаны приложения,
способные работать не только с собственными форматами данных, но и с форматами
других наиболее распространенных СУБД.

В данной работе были изучены
основные возможности СУБД MS Access, также была разработана база данных для
автомастерской.

1. Описание диаграммы
«объект-отношение»

Для разработки структуры БД
полезно использовать идею семантического моделирования.

Семантическое моделирование —
смысловое моделирование. Результатом семантического моделирования является
диаграмма «объект-отношение», на которой отображены основные объекты БД и
смысловые связи между ними. Основной задачей семантического моделирования
является создание основы для проектирования структуры БД

Разработка диаграммы
«объект-отношение» состоит из нескольких этапов.

На первом этапе даётся
словесное описание предметной области. При этом следует помнить, что
создаваемая БД должна помогать конечному пользователю в выполнении его
должностных обязанностей, следовательно, ведение БД не должно предполагать
внесения малозначительной информации.

Словесное описание предметной
области «Автомастерская»:

Машина поступает на ремонт.

В ремонте машины используются
запчасти.

Машина проходит
техобслуживание.

На втором этапе определяются
объекты.

Объект — некоторый объект
реального мира, мало изменяющийся с течением времени.

В данной диаграмме
«объект-отношение» четыре правильных объекта — Машина, Ремонт, Запчасть,
Техобслуживание.

Правильный объект — объект,
существование которого не зависит ни от каких других объектов.

Правильный объект обозначается
на диаграмме «объект — отношение» в виде прямоугольника, название объекта
пишется внутри.

Существуют также слабые
объекты, но их нет в данной диаграмме «объект-отношение».

Слабый объект — объект,
существование которого зависит от существования некоторого другого объекта.

Слабый объект обозначается на
диаграмме «объект — отношение» в виде прямоугольника в двойной рамке, название
объекта пишется внутри.

На третьем этапе для каждого
объекта показывается ключевое свойство.

Свойства — сведения,
описывающие объект или смысловое отношение.

На диаграмме свойства
показываются в виде эллипсов с названием свойств. Эллипс соединяется сплошной
линией с соответствующим объектом или отношением.

К ключевым свойствам объекта
Машина относится Рег номер#, Ремонт — Код услуги#, Запчать — Артикул#,
Техобслуживание — № техобс#.

На четвёртом этапе показываются
смысловые отношения на основе словесного описания.

Смысловое отношение описывает
взаимодействие между двумя и более объектами.

В данной диаграмме
«объект-отношение» три смысловых отношения — Поступает, Используются, Проходит.

На пятом этапе определяются
типы смысловых отношений. Существует три типа смысловых отношений:

·      один — к — одному
(1-1) — имеет место, если одному экземпляру первого объекта соответствует один
и только один экземпляр второго объекта, и одному экземпляру второго объекта
соответствует один и только один экземпляр первого объекта.

В данном случае таких отношений
нет.

·      многие — к — одному
(М-1) — имеет место, если одному экземпляру первого объекта соответствует один
и только один экземпляр второго объекта, но одному экземпляру второго объекта
соответствуют несколько экземпляров первого объекта.

В данном случае такой тип
отношений присутствует — Проходит.

·      многие — ко —
многим (М-М) — имеет место, если одному экземпляру первого объекта
соответствуют несколько экземпляров второго объекта, и одному экземпляру
второго объекта соответствуют несколько экземпляров первого объекта.

В данном случае такой тип
отношений присутствует — Поступает, Используются.

На шестом этапе для смысловых
отношений многие — ко — многим проставляются внешние ключи, используя ключевые
свойства объектов, участвующих в смысловых отношениях.

Для смыслового отношения
Поступает проставили внешние ключи Код услуги# и Рег номер#;

Используются — Артикул# и Код
услуги#.

На седьмом этапе для объектов и
смысловых отношений многие — ко -многим проставляются неключевые свойства.

Неключевые свойства — свойства,
имеющее повторяющиеся значение.

К неключевым свойствам объекта
Машина относятся Владелец, Марка, Цвет.

Ремонт — Вид работы, Время
выполнения, Стоимость;

Запчасть — Наименование, Цена;

Техобслуживание — Вид работы,
Дата;

Поступает — Дата;

Используются — Дата,
Количество.

Диаграмма «объект — отношение»
представлена в Приложении А.

2. Проектирование структуры БД

Разработать структуру БД — это
значит определить, из каких таблиц должна состоять БД, какие атрибуты должны
входить в каждую таблицу, как они должны быть связаны между собой.

Для того чтобы разработать БД
необходимо провести анализ предметной области. В данной работе рассматривается
предметная область — Автомастерская.

Разработали структуру БД на основе
диаграммы «объект-отношение».

1     Выделяются правильные
объекты. Каждому правильному объекту ставится в соответствие базовое отношение.
Для каждого базового отношения определяется первичный ключ.

Машина — Машина (Рег номер#)

Ремонт — Ремонт (Код услуги#)

Запчасть — Запчасть (Артикул#)

Техобслуживание —
Техобслуживание (№ техобс#)

2     Выделяются смысловые
отношения многие — ко — многим, каждому такому смысловому отношению ставится в
соответствие базовое отношение.

Для каждого базового отношения
изначально определяются внешние ключи, в качестве внешних используются
первичные ключи ссылочных отношений.

Для каждого внешнего ключа
определяются правила внешних ключей, затем формируется первичный ключ. Как
правило, он является составным и состоит из комбинации внешних ключей, при
условии, что не возражает конечный пользователь и данная комбинация обладает
свойством уникальности. Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, как
правило, переходят к использованию простого ключа, в качестве него используется
какой-либо дополнительный атрибут, играющий роль простого первичного ключа.

Используются — Используются
(Артикул#, Код услуги#)KEY (Артикул#, Код услуги#)KEY (Артикул#) REFERENCES
ЗапчастьDELETE NO ACTIONUPDATE CASCADEKEY (Код услуги#) REFERENCES РемонтDELETE
NO ACTIONUPDATE CASCADE .

___________________________________________________

Поступает — Поступает (Рег
номер#, Код услуги#)KEY (Рег номер#, Код услуги#)KEY (Рег номер#) REFERENCES
МашинаDELETE NO ACTIONUPDATE CASCADEKEY (Код услуги#) REFERENCES РемонтDELETE
NO ACTIONUPDATE CASCADE

3   Выделяются отношения типа
многие — к — одному, в которых участвуют только правильные объекты. Новые
базовые отношения не создаются, работа осуществляется с таблицей, отвечающей за
сторону многие, в неё добавляется внешний ключ для связи с таблицей, отвечающей
за сторону один.

В качестве внешнего ключа
используется первичный ключ со стороны один, определяются правила внешнего
ключа.

Проходит — Техосблуживание (№
техобс#, Рег номер#)KEY (№ техобс#)KEY (Рег номер#) REFERENCES МашинаDELETE NO
ACTIONUPDATE CASCADE

4   Выделяются отношения типа
многие — к — одному, в которых участвуют слабые объекты. Создаётся базовое
отношение для слабого объекта и определяется для него первичный ключ.

На сторону многие для слабого
объекта добавляется внешний ключ для связи со стороной один.

В качестве внешнего ключа
используется первичный ключ со стороны один, в правилах внешних ключей
разрешается удалять значение первичного ключа даже при наличии на него ссылок
из внешнего ключа вместе с этими значениями внешнего ключа.DELETE CASCADEUPDATE
CASCADE

В данной работе слабых объектов
нет.

Для каждого не ключевого
свойства на диаграмме «объект-отношение» ставим не ключевые атрибуты базового
отношения.

Машина (Рег номер#, Владелец,
Марка, Цвет)

Ремонт (Код услуги#, Вид
работы, Стоимость)

Запчасть (Артикул#,
Наименование, Цена)

Техобслуживание (№ техобс#, Рег
номер#, Дата, Вид работы)

Используются (Код услуги#,
Артикул#, Дата, Количество)

Поступает (Код услуги#, Рег
номер#, Дата)

3. Функциональные зависимости и
нормализация отношений

Функциональные зависимости (ФЗ)
играют роль частных ограничений целостности. Но серьезно осложняют работу
конечного пользователя ФЗ между неключевыми атрибутами, т.к. они увеличивают
количество правил, которые должен выполнять конечный пользователь при вводе
данных в таблицу. ФЗ от первичного ключа объективно необходимы, потому что они
обеспечивают возможность поиска информации в таблицах.

Если одному значению атрибута X
соответствует одно и только одно значение атрибута Y, причем оба атрибута X и Y
принадлежат отношению R ({X,Y} Î R), то говорят,
что атрибут X функционально определяет атрибут Y, или что в отношении R имеется
функциональная зависимость Y (X®Y).

Левая часть ФЗ называется
детерминантом, правая часть — зависимой частью.

На каждом шаге процедуры
нормализации получаются некоторые нормализованные отношения, находящиеся в
некоторой нормальной форме, если оно удовлетворяет заданному набору условий.

Для выполнения нормализации
отношений построили диаграммы ФЗ для всех отношений (Рисунок 1-6).

Отношения находятся в некоторой
нормальной форме, если они удовлетворяют заданному набору условий.

Отношение находится в 1НФ тогда
и только тогда, когда оно содержит только скалярные значения.

Все представленные отношения
находятся в 1НФ, т.к. все используемые домены содержат только скалярные
значения.

Рисунок 1 — Диаграмма функциональной зависимости
отношения Машина

Рисунок 2 — Диаграмма функциональной зависимости
отношения Ремонт

Рисунок 3 — Диаграмма функциональной зависимости
отношения Запчасть

Рисунок 4 — Диаграмма
функциональной зависимости отношения Техобслуживание

Рисунок 6 — Диаграмма
функциональной зависимости отношения Поступает

Отношение находится во 2НФ,
тогда и только тогда, когда оно находится в 1НФ и в нем отсутствуют приводимые
значения.

Все представленные отношения
находятся во 2НФ, т.к. нет приводимых зависимостей.

Отношение находится в ЗНФ тогда
и только тогда, когда оно находится в 2НФ и каждый его неключевой атрибут
функционально зависит только от первичного ключа.

Все представленные отношения
находятся также в ЗНФ, т.к. все неключевые атрибуты взаимно независимы и
функционально зависят только от первичного ключа.

Следовательно, представленные
отношения не нуждаются в дальнейшей нормализации — нет нужды в последующем
разбиении (декомпозиции) исходных отношений по специальным правилам.

4. Описание таблиц на языке SQL

(Structured Query Language) —
структурированный язык запросов. Было осуществлено описание существующих таблиц
БД «Автомастерская» на языке SQL.

Таблица Машина

Создание таблицыTABLE Машина
(Рег номер# ТEXT NOT NULL,

Владелец CHAR(50),

Марка CHAR(50),

Цвет CHAR(50),KEY (Рег
номер#));

Таблица Ремонт

Создание таблицыTABLE Ремонт
(Код услуги# INTEGER NOT NULL,

Вид работы CHAR(50),

Стоимость CURRENCY,KEY (Код
услуги));

Таблица Запчасть

Создание таблицыTABLE Запчасть
(Артикул# ТEXT NOT NULL,

Наименование CHAR (50),

Цена CURRENCY,KEY (Артикул#));

Таблица Техобслуживание

Создание таблицыTABLE
Техобслуживание (№ техобс# INTEGER NOT NULL,

Рег номер# INTEGER NOT NULL,

Дата DATE,

Вид работы CHAR(200),KEY (№
техобс#));KEY (Рег номер#) REFERENCES МашинаDELETE NO ACTIONUPDATE CASCADE)

Таблица Используются

Создание таблицыTABLE
Используются (Код услуги# INTEGER NOT NULL,

Артикул# ТEXT NOT NULL,

Дата DATE,

Вид работы CHAR(50),KEY (Код
услуги#, Артикул#)KEY (Код услуги#) REFERENCES РемонтDELETE NO ACTIONUPDATE
CASCADEKEY (Артикул#) REFERENCES ЗапчастьDELETE NO ACTIONUPDATE CASCADE);

Таблица Поступает

Создание таблицыTABLE Поступает
(Код услуги# INTEGER NOT NULL,

Рег номер# TEXT NOT NULL,

Дата DATE,KEY (Код услуги#, Рег
номер#)KEY (Код услуги#) REFERENCES РемонтDELETE NO ACTIONUPDATE CASCADEKEY
(Рег номер) REFERENCES МашинаDELETE NO ACTIONUPDATE CASCADE)

5. Ограничения целостности данных

Каждая БД отражает некоторые
стороны реального мира. Поэтому данные в таблицах должны отвечать некоторым
ограничениям, соответствующим ограничениям реального мира.

Набор ограничений для каждой БД
отражает особенности предметной области. Но существуют два правила, которые
должны выполняться для любой таблицы любой БД — общие ограничениями целостности.

Общие ограничения целостности
должны быть обеспечены в первую очередь при проектировании и использовании
любой БД.

Ограничения целостности —
правила, которые необходимо соблюдать при вводе данных.

Любая БД должна обеспечивать
возможность хранения, поиска и обработки данных. Следовательно, в ней должны
присутствовать средства, позволяющие отыскивать нужную информацию и связывать
воедино данные из разных таблиц. Возможность адресации данных обеспечивается за
счет наличия в каждой таблице первичного ключа, а средством связи данных из
разных таблиц служит внешний ключ.

Первичный ключ — столбец или
группа столбцов таблицы, обладающих свойством уникальности и неизбыточности.
Требование уникальности означает, что данные в пределах первичного ключа не
должны повторяться. Первичный ключ не является избыточным, если из него нельзя
удалить никакой столбец (столбцы) без потери свойства уникальности.

Внешний ключ — столбец или
группа столбцов таблицы, содержащих значения первичного ключа другой таблицы.
Данные во внешнем ключе могут повторяться.

Потенциальный ключ, состоящий
более чем из одного атрибута, называется составным, состоящий из одного
атрибута — простым.

Важность потенциальных ключей
определяется тем, что они обеспечивают основной механизм адресации реляционной
системы на уровне кортежей.

По определению, каждое значение
внешнего ключа должно являться значением соответствующего потенциального ключа.
Обратное не требуется. Каждый атрибут, входящий во внешний ключ, должен быть
определен на том же домене, что и соответствующий атрибут соответствующего
потенциального ключа.

Существуют общие и частные
ограничения целостности.

.1 Общие ограничения целостности

Первичный ключ используется,
прежде всего, для организации поиска данных, каждое его значение представляет
собой своеобразное «Имя» строки, следовательно, в случае отсутствия первичного
ключа идентификация данных, содержащихся в определённом кортеже, становится
невозможной.

Внешний ключ используется для
организации связи таблиц между собой, по нему осуществляется доступ в ссылочной
таблице для получения развёрнутых сведений о некотором экземпляре объекта,
следовательно, при отсутствии значений внешнего ключа, становится невозможным
связь со ссылочной таблицей.

Эти закономерности являются
общими ограничениями целостности.

Общие ограничения целостности —
ограничения, которые справедливы для любой БД. К ним относятся правила
целостности и ссылочной целостности объекта.

Правило целостности — среди
значения потенциального ключа не должно быть null-значений. Null-значение —
неопределённое, пропущенное значение в столбце.

Правило ссылочной целостности —
внешний ключ не должен содержать значения, не содержащиеся в первичном ключе
ссылочной таблицы, и null-значения.

Эти ограничения целостности в
работе поддерживаются автоматически средствами СУБД ACCESS. Чтобы
проинформировать СУБД о том, что данное поле является первичным ключом, т.е.
все значения в этом поле являются уникальными, в режиме Конструктора для этих
полей было указано, что поле является Индексированным, и в нем Не допускаются
совпадения.

Чтобы реализовать правила
ссылочной целостности для всех внешних ключей БД в режиме Конструктора было
указано значение Да свойства Обязательное поле, а также значение Да
(Допускаются совпадения) свойства Индексированное поле.

Можно уменьшить количество
ошибок при вводе данных, если не печатать их, а выбирать значения из числа
возможных. Это особенно важно для задачи обеспечения общих ограничений
целостности. СУБД Access будет автоматически проверять соблюдение пользователем
общих ограничений целостности. Однако сам пользователь столкнется со сложной
проблемой ввода данных в поля внешних ключей: в них, согласно правилу ссылочной
целостности, должны содержаться только данные, которые присутствуют среди
значений соответствующих первичных ключей. При большом количестве записей в
таблицах запомнить все имеющиеся значения первичных ключей становится очень
трудно. Существенно облегчить положение может использование комбинированного
поля, позволяющего как вводить данные с клавиатуры, так и выбирать их из
списка.

Поля, которые играют роль
внешних ключей, были преобразованы в поле с множеством значений, т.е. данные
можно вводить и с клавиатуры, и выбирать из списка. Список допустимых значений
определялся значениями соответствующего первичного ключа.

Результаты реализации правил
общих ограничений целостности приведены в Приложении Б.

В диалоговом окне Схема данных
были установлены связи между первичными и внешними ключами таблиц в
соответствии с разработанной структурой БД. При этом были также указаны правила
внешних ключей с помощью установления галочки напротив параметра Обеспечение
целостности данных — просим СУБД проследить за соответствием внешнего и
первичного ключа и с помощью установления галочки напротив параметра Каскадное
обновление связанных данных — при изменении первичного ключа просим СУБД
автоматически проследить за изменением соответствующего внешнего ключа, т.о.
сама СУДБ должна автоматически изменить внешний ключ.

Окно Схемы данных представлено
в Приложении В.

.2 Частные ограничения целостности

Частные ограничения целостности
распространяются только для отдельных таблиц некоторых БД. В рамках СУБД ACCESS
частные ограничения целостности можно задать несколькими способами.

Часто требуется, чтобы значения
данных находились в определенных пределах. С помощью свойств элемента
управления для любого поля можно задать условия, которым должны отвечать
вводимые в него значения. Если заданное условие нарушается, ввод блокируется и
на экран выдается сообщение об ошибке.

В данной работе были заданы
следующие условия проверки данных при вводе:

·      Форма Запчасть для
поля Артикул задали следующее условие назначения: Len([Артикул])<=15.

Это значит, что количество
символов, вводимых в поле Артикул, должно быть не больше 15, в противном
случае, выводится сообщение об ошибке: Неверное значение! Количество символов в
артикуле должно быть не больше пятнадцати!

·      Форма Запчасть для
поля Цена задали следующее условие назначения: >0.

Это значит, что Цена запчасти
должно быть больше нуля, в противном случае, выводится сообщение об ошибке:
Недопустимое значение! Цена запчасти должна быть больше нуля!

Это значит, что вводимая дата
должна быть равна текущей дате, в противном случае, выводится сообщение об
ошибке: Неверное значение! Дата должна быть равна текущей дате!

·      Форма
Техобслуживание для поля Дата задали следующее условие назначения:
DateDiff(‘d’;[Дата];Date())<2.

Это значит, что данные о
прохождении техобслуживания, в том числе и дата, должны вноситься, не позднее
трехдневного срока, в противном случае, выводится сообщение об ошибке:
Недопустимое значение даты! Дату прохождения техобслуживания нужно ввести не
позже двухдневного срока с момента прохождения.

·      Форма Используются
для поля Количество задали следующее условие назначения: >=1.

Это значит, что Количество
используемых запчастей должно быть больше или равно одному, в противном случае,
выводится сообщение об ошибке: Недопустимое значение! Количество запчастей не
может быть меньше одного!

·      Форма Ремонт для
поля Стоимость задали следующее условие назначения: >0.

Это значит, что Стоимость
ремонта должна быть больше нуля, в противном случае, выводится сообщение об
ошибке: Недопустимое значение! Стоимость ремонта должна быть больше нуля!

В созданной базе данных для
точного ввода данных используются поля подстановок. В поле подстановок
перечислены все допустимые значения, поэтому ввод данных в такое поле сводится
к выбору нужного значения из ограниченного списка, что позволяет ускорить ввод
и исключить возможность ошибок.

Поле подстановки создали в
таблице Машина и в поле Марка указали: ВАЗ 2109, ВАЗ 2110, ВАЗ 2104, ВАЗ 2107,
LADA PRIORA, LADA Kalina.

Результат работы представлен в
Приложении Г.

6. Интерфейс пользователя и
надёжность программ обработки данных

Интерфейс пользователя —
комплекс программных средств, обеспечивающих взаимодействие пользователя с
системой, например, с базой данных. Обеспечение достоверности информации
является одной из важнейших задач, стоящих перед разработчиками и
администраторами баз данных.

В одних случаях ошибка в данных
может стать причиной небольшого недоразумения, в других — повлечь за собой
тяжелые последствия. Поэтому основными требованиями к программному интерфейсу
пользователя являются:

1.  
Простота
и прозрачность для понимания пользователя, не являющегося специалистом в
области информационных технологий.

2.  
Приемлемое
для данной группы пользователей быстродействие.

3.  
Способность
программного обеспечения сохранять работоспособность при решении всех задач,
оговоренных требованиями технического задания.

4.  
Безопасность
данных, т.е. санкционированный допуск определенных категорий пользователей к
конкретным наборам данных.

5.  
Возможность
восстановления данных при сбоях компьютера.

6.  
Обеспечение
общих и частных ограничений целостности.

7.  
Надежность
программного обеспечения, т.е. способность системы сохранять работоспособность
в любой момент времени.

Созданная БД предназначена для
частичной автоматизации работы автомастерской, именно поэтому в состав объектов
Microsoft Access, разработанных в работе, входят таблицы, формы и запросы,
макросы и отчеты.

Таблицы используются для
хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного
типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки).

В ходе выполнения данной работы
были созданы следующие Таблицы — Машина, Ремонт, Запчасть, Техобслуживание,
Используются, Поступает.

Созданные таблицы приведены в
Приложении Д.

Формы предназначены для ввода
данных и отображения их на экране. С помощью форм реализуются специальные меры
по повышению надежности интерфейса пользователя. Они способствуют поддержанию
целостности данных в БД и облегчают для конечного пользователя работу с
данными.

В ходе выполнения данной работы
были созданы следующие Формы — Машина, Ремонт, Запчасть, Техобслуживание,
Используются, Поступает.

Созданные формы приведены в
Приложении Е.

Также были создана Главная
кнопочная форма, которая приведена в Приложении Р.

Запросы позволяют пользователю
получать нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно
осуществлять выбор, обновление, удаление или добавление данных; кроме того,
можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих. Состав
запросов определяется требованиями работы Автомастерской.

В ходе выполнения данной работы
были созданы следующие Запросы — выборка, вычитание, Декартово Произведение,
Естественное соединение, Объединение, Пересечение, Проекция, Тэта — Соединение.

Отчёт — объект, предназначенный
для создания документа. Отчет можно просмотреть на экране, отпечатать и, кроме
того, при необходимости включить в документ другого приложения.

В ходе выполнения данной работы
были созданы следующие Отчёты — Докладная записка, Список запчастей.

Макрос — структурированное описание
одного или нескольких действий, которые выполняются в ответ на определенное
событие, т.е. на любое изменение состояния объекта Microsoft Access.

В ходе выполнения данной работы
были созданы следующие Макросы — Техобслуживание, Номер техобслуживания, Есть
гарантийный срок, Нет гарантийного срока.

Обеспечение достоверности
информации является одной из важнейших задач, стоящими перед администратором
базы данных. Деятельность широкого круга людей зависит от надежности получаемой
информации.

Надежность — вероятность того,
что система исправна и работает в любой заданный момент времени. Программный
интерфейс конечного пользователя отвечает требованиям надежности, если он
обеспечивает бессбойную работу пользователя в случае любых его действий,
сохраняя при этом целостное состояние БД.

Для повышения надежности
программы обработки данных БД «Автомастерская»:

·      использовали
всплывающие подсказки;

·        изменили
последовательность перехода в некоторых формах;

·        присвоили
управляющим элементам значения по умолчанию.

При работе пользователя с
полями формы на экран выводится подсказка о том, что необходимо ввести (при
случае двоякого понимания о смысловом значении поля).

Указания пользователю для
работы с БД «Автомастерская» должны быть чёткими и однозначными.

Всплывающие подсказки для БД
«Автомастерская» приведены в таблице 1.

Таблица 1 — Всплывающие
подсказки

Форма	Поле	Всплывающая подсказка
Запчасть	Артикул	Введите в артикуле запчасти не более 15 символов
	Наименование	Введите наименование запчасти
	Цена	Введите цену запчасти
Машина	Рег номер	Введите регистрационный номер машины
	Владелец	Введите инициалы и фамилию владельца машины
	Марка	Выберите из списка марку машины
	Цвет	Введите цвет машины
Ремонт	Код услуги	Введите код услуги ремонта машины
	Вид работы	Введите вид работы ремонта машины
	Стоимость	Введите стоимость ремонта машины	№ техобс	Введите номер техобслуживания
	Рег номер	Выберите из списка регистрационный номер машины
	Дата	Введите дату проведения техобслуживания
	Вид работы	Введите вид работы техобслуживания
Используются	Код услуги	Выберите из списка код услуги ремонта машины
	Артикул	Выберите из списка артикул запчасти
	Дата	Введите текущую дату проведения ремонта машины
	Количество	Введите количество использованных запчастей
Поступает	Код услуги	Выберите из списка код услуги ремонта машины
	Рег номер	Выберите из списка регистрационный номер машины
	Дата	Введите текущую дату поступления машины на ремонт

Некоторые диалоговые окна с
подсказками представлены в Приложении Ж.

Внешний вид формы и порядок ее
заполнения сильно влияют на точность и скорость ввода данных. Поля данных
должны быть упорядочены на экране в соответствии с их логической
последовательностью, как это обычно делается на бумажных бланках.

Для удобства пользователя при
работе с формами изменили последовательность переходов (Таблица 2).

Таблица 2 — Изменение
последовательности перехода при работе с формами

Форма	Естественный порядок	Измененный порядок
Машина	Рег номер#, Владелец, Марка, Цвет	Рег номер#, Марка, Цвет, Владелец
Техобслуживание	№ техобс#, Рег номер#, Дата, Вид работы	№ техобс#, Рег номер#, Вид работы, Дата
Используются	Код услуги#, Артикул#, Дата, Количество	Код услуги#, Артикул#, Количество, Дата

Диалоговые окна с изменённой
последовательностью перехода представлены в Приложении И.

Для поля, которое практически
всегда имеет одно и то же значение, можно присвоить значение по умолчанию,
обеспечив тем самым повышение точности ввода данных. Следовательно, исчезает
необходимости вводить повторяющееся значение каждый раз, оно будет
присваиваться автоматически, исключая тем самым возможность ошибок.

Значения по умолчанию задали в
следующих формах:

·      Используются,
Поступает. В поле Дата задали значение по умолчанию: =Date(), т.е. равно
текущей дате.

·        Машина. В поле Цвет
задали значение по умолчанию: Мокрый асфальт.

·        Используются. В
поле Количество задали значение по умолчанию: 2.

Результаты присвоения элементам
значения по умолчанию представлены в Приложении К.

7. Работа с данными из внешних источников

Access позволяет использовать
информацию, подготовленную другими программами (Microsoft Excel, Lotus 1-2-3,
dBASE, Microsoft FoxPro, Paradox, Microsoft SQL Server), а также текстовые
файлы.

При просмотре информации в
одной форме часто возникает необходимость возможности проверки каких-либо
сведений, находящихся в другой форме, таблице или запросе. Поэтому для
обеспечения быстрого перехода между формой и таблицей, формой и другой формой,
формой и запросом можно в форму добавить гиперссылку.

В данной работе были созданы
кнопки с гиперссылками в форме Ремонт, Машина, Запчасть. Гиперссылки были
установлены именно в этих формат, т.к. при работе с ними может потребоваться
дополнительная информация, получить которую можно вызвав соответствующую форму
или документ, нажав на кнопку гиперссылки.

В форме Используются создали
кнопку с гиперссылкой на форму Запчасть.

В форме Машина создали кнопку с
гиперссылкой на документ Письмо клиенту. В письме излагается о предоставлении
скидок по оказанию услуг автомастерской.

Результаты работы по созданию
гиперссылок представлены в Приложении Л.

8. Средства автоматизации работы
конечных пользователей

В Microsoft Access многие
процедуры выполняются автоматически. Так, например, мастера форм, таблиц или
отчетов выполняют последовательность шагов, необходимую для создания объекта.
Одним из способов автоматизации заданной последовательности действий является
создание макроса. Макрос содержит список команд Microsoft Access, которые
выполняются одна за другой.

В данной работе были созданы
макросы Техобслуживание, Номер техобслуживания, Есть гарантийный срок, Нет
гарантийного срока.

Для запуска макросов были
созданы командные кнопки.

На форму Машина добавили две
кнопки на открытие связанных данных из формы Техобслуживание.

Кнопка Сведения о
техобслуживании машины предназначена для просмотра всех записей формы
Техобслуживание, а кнопка Номер техобслуживания предназначена для просмотра
только отобранных связанных записей.

Кнопку Сведения о
техобслуживании машины удобно использовать, если нужно просмотреть сведения обо
всех или о нескольких машинах, проходящих техобслуживание.

Кнопку Номер техобслуживания
удобнее использовать, если нужно просмотреть сведения о какой-то одной машине,
проходящей техобслуживание.

Для реализации вышеуказанных операций
были созданы два макроса -Техобслуживание (Кнопка Сведения о техобслуживании
машины) и Номер техобслуживания (Кнопка Номер техобслуживания).

При записи макроса Номер
техобслуживания в строке Условие отбора указали следующее условие: [Рег
номер]=[Формы]! [Машина] ![Рег номер].

Свойство Данные позволяет не
только указать источник данных, но и задать выражения для вычисления значений
полей — вычисляемые поля. Выражения представляют собой математические формулы и
могут включать встроенные функции Microsoft Access.

В данной работе использовалось
вычисляемое поле Среднее количество запчастей в форме Используются для
вычисления среднего значения числа количества запчастей.

Для реализации вычислений на
форму Используются добавили в режиме Конструктора вычисляемое поле, в свойствах
выбрали вкладку Все и в строке Данные прописали следующее выражение:
=Avg([Количество]), а в строке Формат поля выбрали: Фиксированный.

Для возможности учета
гарантийного срока техобслуживания в таблицу Техобслуживание было добавлено
логическое поле Гарантийный срок. Для того, чтобы упростить ввод значений в
поле Гарантийный срок на форме Техобслуживание был создан выключатель, который
представляет собой кнопку «Щелкните здесь при наличии гарантийного срока» и
флажок. При нажатии на кнопку в таблицу заносятся данные о наличии гарантийного
срока.

На форме Поступает добавили
кнопки Есть гарантийный срок и Нет гарантийного срока.

Для кнопок записали макросы на
открытие формы Техобслуживание, в поле Условие отбора ввели для кнопки Есть гарантийный
срок: [Техобслуживание]![Гарантийный срок]=Истина, а для кнопки Нет
гарантийного срока: [Техобслуживание]![Гарантийный срок]=Ложь.

9. Обработка данных с помощью
запросов

Одним из стандартных объектов
Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и
изменения данных из одной или нескольких таблиц. В общем случае данные,
отраженные в запросах, являются результатом применения разнообразных операций
реляционной алгебры над данными. Запросы могут служить источником данных для
форм и отчетов Microsoft Access.

В ходе выполнения данной работы
использовали такие операции реляционной алгебры, как Объединение, Пересечение,
Вычитание, Декартово произведение, Выборка, Проекция, Соединение.

Для того чтобы реализовать все
вышеперечисленные операции, дополнительно создали таблицы Техобслуживание_Вып,
в которой содержатся сведения о машинах проходивших техобслуживание и Машина1,
в которой содержатся сведения о машинах, посетивших ранее автомастерскую.

Естественное соединение —
возвращает отношение кортежей, которые являются результатом «склеивания»
одинаковых значений атрибутов, являющихся общими для двух исходных отношений.

Условие применения — наличие
хотя бы одного общего атрибута в отношении А и В.

В общем случае склеивание
отношений происходит по паре атрибутов: первичный ключ — внешний ключ.
Результатом является отношение, включающее все атрибуты первого и второго
отношений.

Задача. Получить сведения,
какие виды работ были выполнены для проходящих техобслуживание машин.

Машина JOIN Техобслуживание
[Рег номер, Вид работы]

Для осуществления естественного
соединения таблиц Машина и Техобслуживание выбрали команду Простой запрос из
диалогового окна Новый запрос. В списке таблицы и запросы выбрали таблицу
Техобслуживание. Затем из списка Доступные поля, посредством нажатия на кнопку ,
перенесли все поля для создания запроса. Далее открыли таблицу Машина и
аналогичным образом осуществили выбор нужных полей и нажали кнопку Далее.
Конечным этапом в создании запроса, явился этап присвоения имени запросу.

Для решения этой задачи
целесообразно использовать и операцию проекции.

Проекция — операция,
возвращающая отношение, содержащее необходимые атрибуты исходного отношения.

Для реализации запроса
использовали все атрибуты таблицы Машина и атрибут Вид работы из таблицы
Техобслуживание.

В запросе было создано
вычисляемое поле месяц прохождения: Month([Дата]) для выделения месяца из даты
прохождения техобслуживания.

В результате был создан запрос
Естественное соединение, содержащий все необходимые данные (Приложение Н).

Выборка — позволяет выделить из
исходного отношения кортежи, удовлетворяющие некоторым заданным условиям.

Задача. Сформировать сведения о
машинах, прошедших техобслуживание 23.05.2011.

Техобслуживание WHERE Дата =
23.05.2011#

Для реализации данной операции
реляционной алгебры создали запрос в режиме Конструктора. Для этого выбрали
команду Конструктор из диалогового окна Новый запрос. В результате произведенных
действий появилось диалоговое окно Добавление таблицы, в котором выбрали
таблицу Техобслуживание и нажали кнопку Добавить, затем кнопку Закрыть. Для
осуществления выборки в режиме Конструктора указали Условие отбора в режиме
параметрического запроса для того, чтобы не создавать запрос каждый раз, как
только изменится условие. В строке Условие отбора в поле Дата ввели [Укажите
дату техобслуживания].

В результате был создан запрос
Выборка, содержащий все необходимые данные (Приложение Н).

Пересечение — возвращает
кортеж, который принадлежит обоим исходным отношениям.

Условие совместимости, это
совместимость по типу, то есть в пересечении участвуют те таблицы, которые
совпадают по составу полей и типам данных для них.

Задача. Определить машины,
которые проходили ранее техобслуживание и проходящие техобслуживание.

Техобслуживание INTERSECT
Техобслуживание_Вып

Для реализации операции
реляционной алгебры Пересечение выбрали команду Конструктор из диалогового окна
Новый запрос. В результате произведенных действий появилось диалоговое окно
Добавление таблицы. В данном диалоговом окне переключились на вкладку Запросы,
последовательно выбрали запросы Техобслуживание и Техобслуживание_Вып, нажали
кнопку Закрыть. В окне Конструктора осуществили связывание запроса Техобслуживание
с запросом Техобслуживание_Вып посредством перетаскивания поля № техобс из
запроса Техобслуживание в запрос Техобслуживание_Вып. Для формирования запроса
выбрали все поля из запроса Техобслуживание.

В результате был создан запрос
Пересечение, содержащий все необходимые данные (Приложение Н).

Вычитание — возвращает кортеж,
принадлежащий первому исходному отношению, но не принадлежащий второму.

Условие совместимости, это
совместимость по типу, то есть в пересечении участвуют те таблицы, которые совпадают
по составу полей и типам данных для них.

Задача. Сформировать список
машин прошедших ранее техобслуживание.

Машина MINUS Машина1

Для реализации данной операции
реляционной алгебры выбрали команду Записи без подчиненных из диалогового окна
Новый запрос. В открывшемся окне Поиск записей указываем таблицу Машина,
которая не имеет связанных записей с таблицей, выбираемой на следующем этапе.
Затем нажали кнопку Далее. На следующем шаге выбрали таблицу Машина1, которая
содержит подчиненные записи, нажали кнопку Далее. После этого установили
соответствия на одинаковые поля в запросах, посредством выделения поля Рег
номер в списках Поля в Машина, Поля в Машина1 и нажатия кнопки .
Затем указали доступные поля, которые будет отображаться в результате
выполнения запроса. Такими полями явились все поля из таблицы Машина.

В результате был создан запрос
Вычитание, содержащий все необходимые данные (Приложение Н).

Проекция — позволяет выделить
из исходного отношения множество атрибутов, необходимых для дальнейшего решения
задачи.

Задача. Сформировать список Рег
номер машины, Владелец машины.

Для реализации данной операции
реляционной алгебры создали запрос в режиме Конструктора. Для этого выбрали
команду Конструктор из диалогового окна Новый запрос. В результате
произведенных действий появилось диалоговое окно Добавление таблицы, в котором
последовательно выбрали таблицу Машина, затем нажали кнопку Закрыть. Из таблицы
Машина выбрали поля Рег номер, Владелец. На созданном бланке запроса определили
поля, которые будут отображаться в запросе. Для этого определили свойство
«Вывод на экран» для каждого поля запроса, посредством проставления или снятия
флажка.

Результат запроса Проекция,
содержащий все необходимые данные, приведен в Приложении Н.

Декартово произведение
(PROJECT) позволяет сформировать новые отношения, содержащие все возможные
комбинации кортежей исходных отношений.

Условие применимости: атрибуты
исходных отношений различны, повторяющих атрибутов нет.

Задача. Сформировать все
возможные сочетания марок машин и запчастей использованных в ремонте.

При реализации операции
Произведения, выбрали таблицы, несвязанные между собой.

Для реализации данной операции
реляционной алгебры создали запрос в режиме Конструктора. Для этого выбрали
команду Конструктор из диалогового окна Новый запрос. В результате
произведенных действий появилось диалоговое окно Добавление таблицы, в котором
последовательно выбрали таблицы Машина и Запчасть, затем нажали кнопку Закрыть.
Из таблицы Машина выбрали поле Марка; из таблицы Запчасть — Артикул,
Наименование.

В результате был создан запрос
Декартово произведение, содержащий все необходимые данные (Приложение Н).

Тэта — соединение — возвращает
отношение, содержащее все возможные кортежи, являющиеся сочетаниями кортежей
принадлежащих соответственно двум заданным отношениям, и удовлетворяющих
условию.

Условие применимости: отношения
не должны содержать одинаковых атрибутов.

Задача. Сформировать запрос,
содержащий сведения о марках машин в сочетании с использованными запчастями в
их ремонте (Название марки машины ввести с клавиатуры).

(Машина[Марка] TIMES Запчасть
[Наименование]) WHERE Марка = «ВАЗ 2109»

Для реализации данной операции
реляционной алгебры создали запрос в режиме Конструктора. Для этого выбрали команду
Конструктор из диалогового окна Новый запрос. В результате произведенных
действий появилось диалоговое окно Добавление таблицы, в котором
последовательно выбрали таблицы Машина и Запчасть, затем нажали кнопку Закрыть.
Из таблицы Машина выбрали поле Марка; из таблицы Запчасть — Наименование. Для
задания параметра отбора записей в поле Условие отбора для поля Марка ввели
условие «ВАЗ 2109».

В результате был создан запрос
Тэта-соединение, содержащий все необходимые данные (Приложение Н).

Объединение — возвращает
отношения, содержащие кортежи, которые принадлежат или первому исходному
отношению или второму или обоим одновременно.

Условие применения — А и В
должны быть совместимы по типу, т.е. одинаковая степень, одинаковые имена
атрибутов и одинаковые атрибуты определяются на одинаковых доменах.

Задача. Сформировать список
всех машин, проходивших и проходящих ремонт в автомастерской.

Машина UNION Машина1

Для реализации данной операции
реляционной алгебры создали запрос в режиме Конструктора. Для этого выбрали
команду Конструктор из диалогового окна Новый запрос. В результате
произведенных действий появилось диалоговое окно Добавление таблицы, в котором
нажали кнопку Закрыть. Затем выбрали команду меню Запрос/Запрос SQL/
Объединение. В появившемся диалоговом окне ввели SQL код на объединение двух
таблиц.

В диалоговом окне введён
следующий SQL-запрос:[Марка] from [Машина] UNION SELECT [Марка] from [Машина1].

В результате был создан запрос
Объединение, содержащий все необходимые данные (Приложение Н).

данные таблица запрос
программа

10. Работа с отчетами

Одной из основных функций баз
данных является предоставление информации по различным аспектам деятельности
объекта, характеристики которого содержатся в таблицах базы данных. Такого рода
информация должна поступать вовремя и быть надлежащим образом оформлена.

Отчеты позволяют извлечь из
базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также
предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати
таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором
хранится. Довольно часто, однако, возникает необходимость представить данные в
виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет
включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит
на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Окно конструктора отчета
состоит из следующих функциональных элементов:

—  Заголовок отчета — раздел
печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для
вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть
текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета.

—        Верхний колонтитул
— используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера
страниц, печатающих сверху на каждой странице отчета.

—        Область данных —
содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные,
распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых
основан отчет.

—        Нижний колонтитул —
раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода
данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся
снизу на каждой странице отчета.

—        Примечание отчета —
используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые
значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета.

В ходе выполнения данной работы
создали отчёты Докладная записка и Список машин.

В Докладной записке содержатся
сведения о проведенном ремонте машин. При создании отчёта использовали таблицу
Ремонт. Сведения, представленные в докладной записки, могут понадобиться
руководящему составу.

В отчёте Список запчастей
содержатся сведения о запчастях, которые используются при ремонте машин. При
создании отчета использовали запрос Используются запчасти. В данном отчёте
приведены сведения о наименовании запчасти, цене. Также в отчёте установили
вычисляемое поле, рассчитывающее общее количество запчастей.

Результаты работы с отчётами
приведены в Приложении П.

11. Безопасность данных

Для защиты данных от
несанкционированного доступа к БД в работе был установлен пароль на открытие БД
«Автомастерская». С помощью меню Сервис/Параметры запуска указали, что при
открытии базы данных будет запускаться только главная кнопочная форма, при этом
строка меню, строка состояния, набор меню Access и другие элементы, которые
позволят получить доступ к некоторым функциям БД, запускаться не будут. Это
делается для ограждения БД от непоправимых изменений.

Пароль в созданной БД
«Автомастерская» — 1.

12. Руководство пользователю

Областью применения
разработанной базы данных является Автомастерская.

Чтобы приступить к работе с
системой, необходимо запустить приложение Access, далее открыть файл
Автомастерская.

В появившемся диалоговом окне
нужно ввести пароль — 1, после чего появляется главная кнопочная форма.

Главная кнопочная форма
выполняет функцию главной панели управления, представляя набор кнопок,
активизирующих настройку команд или форм вывода данных для просмотра,
редактирования, а так же для создания запросов.

Форма содержит Отчёты, Запросы,
Формы и Выход.

Отчёты. При нажатии на кнопку
Отчеты открывается новая страница Главной кнопочной формы. При нажатии на
соответствующую кнопку открывается отчет Докладная записка или отчёт Список
запчастей. С отчётами можно не только ознакомиться, но и отредактировать их.
Так же на странице есть кнопка Назад, позволяющая вернуться в Главную кнопочную
форму.

Формы. При нажатии на кнопку
Формы открывается новая страница Главной кнопочной формы, где можно выбрать
одну из форм путем нажатия на кнопку, таким образом, можно открыть форму
Машина, Ремонт, Запчасть, Техобслуживание, Используются, Поступает. Так же на
странице есть кнопка Назад, которая позволяет вернуться в Главную кнопочную
форму.

При обращении пользователя к
форме на экран выводится соответствующая форма, где пользователь может
ознакомиться с данными, внести новые или отредактировать уже имеющиеся данные.

Открывая формы, пользователь
имеет возможность внесения записей в формы, перехода по содержащимся в них
гиперссылкам, выполнения макросов, поставленных на кнопки и открытия других
форм.

При заполнении полей внешних ключей
пользователю нужно выбрать значение из списка, содержащего значения первичного
ключа ссылочного отношения.

На некоторых полях установлены
допустимые значения, что не позволит пользователю совершить ошибку, т.к. при
введении недопустимых данных будет выведено сообщение об ошибке.

Также в формах существуют
всплывающие подсказки, которые появляются при подведении курсора к некоторым
полям, значения по умолчанию. Эти средства помогают пользователю не совершить
ошибку.

Форма Используются

Артикул и Код услуги — внешние
ключи, их заполнение обязательно, но возможны повторяющиеся значения. Значения
выбираются из раскрывающегося списка.

В поле Дата с клавиатуры
вводится текущая дата проведения ремонта машины.

При наведении курсора на поле
появляется всплывающая подсказка: «Введите текущую дату проведения ремонта
машины». Также для облегчения работы конечного пользователя задали Значение по
умолчанию: =Date(), т.е. равно текущей дате.

В поле Количество с помощью
клавиатуры указывается количество использованных запчастей. При наведении
курсора на поле появляется всплывающая подсказка: «Введите количество
использованных запчастей». Данное поле содержит условие — количество
использованных запчастей не может быть меньше 1. В случае, если конечный
пользователь введёт число, не соответствующее заданному условию, появится
сообщение об ошибки: Недопустимое значение! Количество запчастей не может быть
меньше одного!

Также для облегчения работы
конечного пользователя для поля Количество задали Значение по умолчанию:=2.

Нажав на гиперссылку Запчасть,
осуществится переход к форме Запчасть, в которой можно просмотреть все
необходимые сведения.

Поле Среднее количество
запчастей — вычисляемое поле, в котором указано среднее количество запчастей,
используемых в ремонте машин.

Форма Поступает

Код услуги и Рег номер —
внешние ключи, их заполнение обязательно, но возможны повторяющиеся значения.
Значения выбираются из раскрывающегося списка.

В поле Дата цифровым способом с
клавиатуры указывается дата поступления машины на ремонт. При наведении курсора
на поле появляется всплывающая подсказка: «Введите текущую дату поступления
машины на ремонт». В случае, если указывается дата, не равная текущей,
выводится сообщение об ошибки: «Неверное значение! Дата должна быть равна
текущей дате!».

Также для облегчения работы
конечного пользователя задали Значение по умолчанию: =Date(), т.е. равно
текущей дате.

Кнопка Есть гарантийный срок
откроется форма Техобслуживание, где обязательно отмечено с помощью выключателя
наличие гарантийного срока.

При нажатии кнопки Нет
гарантийного срока откроется форма Техобслуживание, где обязательно отмечено с
помощью выключателя отсутствие гарантийного срока.

Форма Запчать

Поле Артикул — обязательное для
заполнения и значение поля не может повторяться, т.к. данное поле — первичный
ключ. С клавиатуры необходимо ввести текстовые данные. При наведении курсора на
поле появляется всплывающая подсказка: «Введите в артикуле запчасти не более 15
символов».

На данные в этом поле стоят
ограничения, то есть количество символов в артикуле не должно быть больше 15
символов. В случае, если конечный пользователь введёт данные, не
соответствующее заданному условию, появится сообщение об ошибки: Неверное
значение! Количество символов в артикуле должно быть не больше пятнадцати!

В поле Цена нужно ввести с
клавиатуры цену запчасти. На данные в этом поле стоят ограничения, то есть цена
запчасти должна быть больше нуля. В случае, если конечный пользователь введёт
данные, не соответствующее заданному условию, появится сообщение об ошибки: Недопустимое
значение! Цена запчасти должна быть больше нуля!

Форма Машина

Поле Рег номер — обязательное
для заполнения и значение поля не может повторяться, т.к. данное поле —
первичный ключ. С клавиатуры необходимо ввести текстовые данные.

В поле Владелец указываются
инициалы и фамилию владельца машины. При наведении курсора на поле появляется
всплывающая подсказка: «Введите инициалы и фамилию владельца машины».

В поле Марка из списка
выбирается марка машины. При наведении курсора на поле появляется всплывающая
подсказка: «Выберите из списка марку машины».

В поле Цвет с клавиатуры
указывается цвет машины. При наведении курсора на поле появляется всплывающая
подсказка: «Введите цвет машины». Также для облегчения работы конечного
пользователя задали Значение по умолчанию: Мокрый асфальт.

При нажатии гиперссылки Письмо
клиенту откроется Word-документ, содержащий текст письма клиенту о
предоставлении скидок.

Кнопка Сведения о
техобслуживании позволяет перейти к форме Техобслуживание и просмотреть все
сведения о проходящих техобслуживание машинах.

Кнопка Номер техобслуживание
позволяет перейти к форме Техобслуживание и просмотреть только одну запись.

Форма Ремонт

Поле Код услуги — обязательное
для заполнения и значение поля не может повторяться, т.к. данное поле — первичный
ключ. С клавиатуры необходимо ввести числовые данные. При наведении курсора на
поле появляется всплывающая подсказка: «Введите код услуги ремонта машины».

В поле Вид работы с клавиатуры
указывается вид работы при проведении ремонта. При наведении курсора на поле
появляется всплывающая подсказка: «Введите вид работы ремонта машины».

В поле Стоимость с клавиатуры
указывается стоимость ремонта машины. При наведении курсора на поле появляется
всплывающая подсказка: «Введите стоимость ремонта машины». На данные в этом
поле стоят ограничения, то есть стоимость ремонта должна быть больше нуля. В
случае, если конечный пользователь введёт данные, не соответствующее заданному
условию, появится сообщение об ошибки: Недопустимое значение! Стоимость ремонта
должна быть больше нуля!

Форма Техобслуживание

Поле № техобс — обязательное
для заполнения и значение поля не может повторяться, т.к. данное поле —
первичный ключ. С клавиатуры необходимо ввести числовые данные. При наведении
курсора на поле появляется всплывающая подсказка: «Введите номер
техобслуживания».

В поле Рег номер указывается
регистрационный номер машины. Значение выбирается из раскрывающегося списка
(текстовое значение). При наведении курсора на поле появляется всплывающая
подсказка: «Выберите из списка регистрационный номер машины».

В поле Дата цифровым способом с
клавиатуры указывается дата проведения ремонта машины. При наведении курсора на
поле появляется всплывающая подсказка: «Введите дату проведения
техобслуживания».

На данные в этом поле стоят
ограничения, то есть данные о прохождении техобслуживания, в том числе и дата,
должны вноситься, не позднее трехдневного срока, в противном случае, выводится
сообщение об ошибке: Недопустимое значение даты! Дату прохождения
техобслуживания нужно ввести не позже двухдневного срока с момента прохождения.

В поле Вид работы с клавиатуры
указывается вид работы техобслуживания. При наведении курсора на поле
появляется всплывающая подсказка: «Введите вид работы техобслуживания».

На форме имеется кнопка
Выключатель, которая должна быть нажата, если дается гарантийный срок
техобслуживания.

Перемещаться между полями форм
можно с помощью мыши или клавиши Tab. В форме Машина, Техобслуживание и
Используются изменили последовательность перехода для удобства работы конечного
пользователя.

Запросы. При нажатии на кнопку
Запросы открывается новая страница Главной кнопочной формы, где можно выбрать
Традиционные операции реляционной алгебры и Специальные операции реляционной
алгебры.

Традиционные операции
реляционной алгебры — предоставляет пользователю доступ к формам, созданным на
основе запросов, при реализации которых использовались традиционные операции
реляционной алгебры: Вычитание, Объединение, Пересечение. Нажимая на кнопки с
соответствующими операциями, пользователь может ознакомиться с результатами их
выполнения.

С этой страницы можно вернуться
на страницу Запрос с помощью кнопки Назад.

Специальные операции
реляционной алгебры — предоставляет пользователю доступ к формам, созданным на
основе запросов, при реализации которых использовались специальные операции
реляционной алгебры — Выборка, Естественное соединение, Проекция,
Тэта-Соединение. Нажимая на кнопки с соответствующими операциями, пользователь
может ознакомиться с результатами их выполнения.

В запросе Выборка в диалоговом
окне необходимо указать дату техобслуживания.

В запросе Тэта — соединение в
диалоговом окне необходимо ввести марку машины.

С этой страницы можно вернуться
на страницу Запрос с помощью кнопки Назад.

Выход. При нажатии на эту
кнопку пользователь автоматически выходит из БД «Автомастерская».

Заключение

В данной работе был разработан
интерфейс пользователя для работы с БД «Автомастерская». При разработке
структуры БД были использованы идеи семантического моделирования. Выделены
имеющиеся в БД функциональные зависимости. Были так же рассмотрены общие и
частные ограничения целостности, надежность, обеспечение безопасности базы
данных и составлено руководство для конечного пользователя.

Программа разрабатывалась с
использованием средств СУБД ACCESS. В пояснительной записке содержится
обоснование принятых решений, список разработанных объектов и их описание,
руководство пользователя для эксплуатации БД.

Список использованной литературы

1.        И.В. Усманова, Н.Н. Надеева, М.А.
Катышева Использование компонентов MS Access для создания баз данных систем
документооборота. Методические указания к лабораторным работам, часть 1-2,
2009.

2.       К.Дж. Дейт. «Введение в системы баз
данных, 8-е издание»: Пер. с англ. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2011 —
1328 с.

Ниже представлен пример (образец) документа «Руководство пользователя«, разработанного на основании методических указаний РД 50-34.698-90.

Данный документ формируется IT-специалистом, или функциональным специалистом, или техническим писателем в ходе разработки рабочей документации на систему и её части на стадии «Рабочая документация».

Для формирования руководства пользователя в качестве примера был взят инструмент Oracle Discoverer информационно-аналитической системы «Корпоративное хранилище данных».

Ниже приведен состав руководства пользователя в соответствии с ГОСТ. Внутри каждого из разделов кратко приведены требования к содержанию и текст примера заполнения (выделен вертикальной чертой).

Разделы руководства пользователя:

1. Введение.
2. Назначение и условия применения.
3. Подготовка к работе.
4. Описание операций.
5. Аварийные ситуации.
6. Рекомендации по освоению.

1. Введение

В разделе «Введение» указывают:

1. область применения;
2. краткое описание возможностей;
3. уровень подготовки пользователя;
4. перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю.

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

В разделе «Назначение и условия применения» указывают:

1. виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;
2. условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).

3. Подготовка к работе

В разделе «Подготовка к работе» указывают:

1. состав и содержание дистрибутивного носителя данных;
2. порядок загрузки данных и программ;
3. порядок проверки работоспособности.

4. Описание операций

В разделе «Описание операций» указывают:

1. описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;
2. описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур.

Для каждой операции обработки данных указывают:

1. наименование;
2. условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции;
3. подготовительные действия;
4. основные действия в требуемой последовательности;
5. заключительные действия;
6. ресурсы, расходуемые на операцию.

В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок, размещенные на магнитных носителях.

5. Аварийные ситуации

В разделе «Аварийные ситуации» указывают: 1. действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств; 2. действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных; 3. действия в случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные; 4. действия в других аварийных ситуациях.

6. Рекомендации по освоению

В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера, правила его запуска и выполнения.

Практическая работа №24 —
25

Составление руководства пользователя
ИС

Цель работы:
Ознакомиться с процедурой разработки руководства пользователя   на  создание  программного
 продукта  (ПП)  с применением РД 50-34-698-90 «Автоматизированные системы
требования к содержанию документов»

Основные теоретические
сведения

Формальные
требования к документации программного обес­печения опи­са­ны в ЕСПД (Единая
система программной доку­ментации), неформально: состав документации к
программному обеспечению состоит из опи­са­ния его внешнего эффекта и описания
его внутреннего устройства.

Первая часть
документации, так называемая «Инструкция пользователю» или «Руководство
пользователю» предназначена для того, кто собирается использовать программное
обеспечение (для пользователя), не вникая в подробности его внутреннего
устройства.

Вторая часть —
«Руководство программисту» необходима при модификации программного обеспечения
или при необходимости исправить в нем ошибку.

В целом,
документация к программному обеспечению может содержать ниже перечисленные
сведения:

1.Наименование
ПО и описание задачи, которую оно решает.

2.Область
применимости ПО.

3.Режим работы
ПО, сообщения, выдаваемые по ходу его работы, ответы пользователя на них (если
это необходимо).

4.Исходные
данные, необходимые для работы ПО; а также выдаваемые им результаты;.

5.Правила
подготовки исходных данных на внешних носителях (если они применяются) и вид
выдаваемой информации.

6.Описание
структуры данных. Для любой переменной описывается ее назначение, атрибуты
(тип, размер массива и т.д.), структура информации в ней, если она не очевидна.
Описание переменных должно начинаться с тех, которые служат исходными данными и
результатами.

7.Описания
форм, объектов. Опись свойств форм и объектов.

8.Тексты
программ, процедур (в виде распечатки ЭВМ) с комментариями.

9.Тесты.

10.Инструкция
(руководство) пользователю.

Инструкция по
использованию программы (или просто «Инструкция пользователю», или «Руководство
для пользователя») — это выдержка из полной документации, предназначенная для
эксплуатации программы. Она представляет собой независимый документ для
пользователя программы, в котором описывается: что делает программа и как им
пользоваться.

«Инструкция
пользователю» должна содержать всю необходимую для пользователя информацию и
должна быть ему понятна без дополнительных материалов (без обращения к другим
спецификациям). Следовательно, необходимая для этой инструкции информация
переписывается полностью из соответствующих спецификаций.

Первая часть
инструкции является описательной и должна содержать:

-наименование
программы;

-краткое
описание программы;

-перечень
выполняемых программой функций;

-краткую
характеристику метода (или методов) решения поставленной задачи, его достоинство
и недостатки;

-полную
библиографическую ссылку на полное описание  метода;

-описание
входных и выходных данных.

-описание
структуры базы данных (если она имеется), всех ее таблиц в словесной
(вербальном) форме.

Вторая часть
документа должна описывать порядок работы с программой. Она должна содержать
описание всех режимов работы программы, а также содержание всех печатей и
диагностических сообщений, которые выдаются по ходу выполнения программы.

Следует
помнить, что пользователь по своей квалификации не является программистом и
поэтому его работа с программой описывается на понятном ему языке и достаточно
подробно, а именно:

-как запустить
программу;

-как продолжить
работу с программой (описывается подробный интерактивный режим работы
пользователя с программой);

-подготовка и
ввод исходных данных в программу;

-как
реагировать на запросы программы;

-как вести
работу в исключительных ситуациях;

-как
реагировать на ошибки;

-как
восстановить работу программы в случае аварийного его завершения;

-как получить
требуемый результат;

-как правильно
закончить работу с программой (запланированный программой выход);

-другие
сведения, необходимые пользователю программы.

Задания для выполнения

1.Во
время выполнения лабораторной работы необходимо составить документ «Руководство
пользователю» к разработанной ранее программе.

2.Работа
должна быть оформлена в виде документа «Руководство пользователя» согласно РД
50-34-698-90 «Автоматизированные системы требования к содержанию документов».

3.
Сдать и защитить работу.