Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.
«Слежка» работодателя за работниками по закону
В каких случаях не считается нарушением прав работника контроль за его телефонными разговорами или местонахождением, запись переговоров с ним на диктофон или установка системы видеонаблюдения в офисе?
Диджитализация трудовых правоотношений – распространенное нынче явление. Работники и работодатели все чаще предпочитают общаться через мессенджеры, компании предоставляют сотрудникам корпоративные средства связи, контролируют исполнение ими обязанностей с помощью GPS, устанавливают системы видеонаблюдения в офисах и т.д. И тут появляются вопросы: законно ли это? И если да, то какими положениями законодательства регулируется использование технических средств во взаимоотношениях работника и работодателя?
Ведение аудиопротокола переговоров между работником и работодателем
Можно ли записывать переговоры работника и работодателя на диктофон?
Этот вопрос часто задают при возникновении конфликта. Например, работник считает, что работодатель нарушает его трудовые права, и хочет это зафиксировать. Или работодатель хочет записать разговор на тот случай, если работник отказ выполнить его требования попытается использовать против работодателя.
Законодательство РФ гарантирует право на неприкосновенность частной жизни и право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Оно же устанавливает запрет на вмешательство в частную жизнь лица и публичное распространение информации, составляющей семейную или личную тайну (ст. 23, 24 Конституции РФ, п. 8 ст. 9 Закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» и ст. 137 Уголовного кодекса РФ).
Значит, если разговор касается частной жизни, то его запись вести нельзя. Однако этот запрет не распространяется на переговоры об исполнении работником трудовой функции. Разговор работника и начальника или иного представителя работодателя во время исполнения должностных обязанностей может быть записан без предупреждения и согласия второй стороны (работника или работодателя – в зависимости от того, кто ведет запись переговоров). Но такое согласие необходимо для публичного распространения записи.
Можно ли использовать запись переговоров в суде как доказательство? И будет ли это считаться ее публичным распространением?
Использовать запись в суде можно. Но чтобы избежать ее оспаривания противоположной стороной, лучше перед началом разговора предупредить, что ведется аудиозапись. Также желательно назвать дату, время и место переговоров, кто на них присутствует и иные важные обстоятельства. Тем не менее, если подобные действия не выполнены, это не означает, что суд не примет такое доказательство.
Например, в одном из дел сотрудник ссылался на отсутствие в трудовом договоре условия об испытании. Работодатель же считал это технической ошибкой. В подтверждение он представил аудиозапись разговора работника с сотрудником кадровой службы. Во время того разговора работнику пояснили, что отсутствие в договоре условия об испытании является технической ошибкой. Суд принял запись в качестве доказательства1.
В другом деле Верховный Суд РФ указал, что использовать запись телефонного разговора даже без согласия второй стороны можно, если данная запись «осуществлена одним из лиц, участвовавших в этом разговоре, и касалась обстоятельств, связанных с договорными отношениями между сторонами»2.
Таким образом, вести запись переговоров между работником и работодателем не запрещено. Но желательно заранее уведомить противоположную сторону. Если же разговор записан без предупреждения, то такую запись можно использовать при условии, что переговоры состоялись между сторонами конфликта и касались спорного правоотношения.
Установка системы видеонаблюдения в офисе работодателя
Работники часто возмущаются из-за видеонаблюдения в офисе. Многие считают, что такая «слежка» нарушает их права. Однако работодатель имеет право устанавливать видеонаблюдение. Только делать он это должен, соблюдая требования законодательства.
Во-первых, изображение человека на записи с видеокамеры может быть признано биометрическими персональными данными. Сведения, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии его письменного согласия. Исключение составляют случаи, предусмотренные ч. 2 ст. 11 Закона «О персональных данных». Следовательно, перед установлением средств видеонаблюдения в офисе работодатель должен получить согласие каждого сотрудника на обработку персональных данных.
Во-вторых, работодатель должен издать приказ об установлении средств видеонаблюдения и локальный нормативный акт, с которыми необходимо ознакомить работников (ч. 2 ст. 22, п. 8 ст. 86 ТК РФ, п. 6 ч. 1 ст. 18.1 Закона «О персональных данных»).
Есть мнение, что работников нужно уведомить за два месяца до введения соответствующих изменений в порядке ст. 74 ТК РФ. Практика по этому вопросу неоднозначна. Но так как работники уже пытались обжаловать подобные действия работодателей, лучше перестраховаться и в уведомительный период уложиться.
Установка в офисе системы видеонаблюдения без уведомления работников и без получения согласия на обработку персональных данных может быть расценена как нарушение их прав. Это повлечет привлечение работодателя к ответственности.
Так, установка видеонаблюдения без согласия работников может быть расценена как негласное наблюдение за ними. Это является нарушением ст. 23, 24 Конституции РФ и может повлечь для работодателя административную ответственность (ст. 13.11 КоАП РФ). Также административная ответственность может возникнуть при обработке персональных данных, несовместимой с целями их сбора (за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 13.11 и ст. 17.13 КоАП РФ), если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).
Таким образом, установка и ведение видеонаблюдения в офисе по решению работодателя разрешены при условии соблюдения требований законодательства.
Контроль за переговорами работника по мобильному телефону
Многие работники считают, что такой контроль со стороны работодателя нарушает их конституционное право на тайну переписки и телефонных переговоров. Но они не всегда правы. Ведь все зависит от того, кому принадлежат телефон и сим-карта (номер телефона), которые использует работник для выполнения трудовых обязанностей.
Сегодня работникам нередко предоставляют корпоративные телефоны и сим-карты, которые оформлены на работодателя. Чтобы регламентировать работу с выданными устройствами, работодатели утверждают локальный нормативный акт (далее – ЛНА). Например, это может быть положение об использовании корпоративной мобильной связи. Таким актом должны быть установлены: (1) цели предоставления корпоративной мобильной связи; (2) лимиты расходов; (3) права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной связи; (4) права работника по использованию корпоративной связи в личных целях; (5) права работодателя по контролю за использованием корпоративной связи и т.д.
С таким ЛНА работники обязательно должны быть ознакомлены. После этого работодатель вправе контролировать корпоративную связь и требовать предоставления телефона, если он принадлежит работодателю.
Часто работники согласно должностной инструкции обзванивают клиентов, а работодатели пытаются контролировать исполнение ими своих трудовых обязанностей. Если сим-карта является корпоративной и принадлежит работодателю, то он имеет право запросить у оператора сотовой связи отчет о звонках. Это не будет нарушением прав работников, так как согласно ст. 22 ТК РФ работодатель вправе контролировать исполнение работником должностных обязанностей. Но работники должны быть ознакомлены с ЛНА и целями предоставления корпоративной связи. Также они должны понимать ответственность, которую могут понести в случае неисполнения должностных обязанностей.
Контроль за передвижением работника с помощью средств геолокации
Нередко работодатели прибегают к контролю за передвижением дистанционных работников и работников с разъездным характером работы. Оно и понятно: работодателю сложно отслеживать выполнение ими своих трудовых обязанностей в течение дня, для чего он и просит работников использовать системы GPS. Но работники часто выступают против такого контроля и заявляют, что это нарушает их конституционное право на свободу передвижения. Так вот, контроль за передвижением работников путем использования систем GPS является законным при соблюдении работодателем ряда требований.
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. А работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину (ч. 2 ст. 21 ТК РФ).
Трудовым кодексом РФ и иными актами не закреплен порядок контроля за деятельностью работников с помощью средств геолокации. Поэтому такой порядок необходимо закрепить в локальном нормативном акте, а затем ознакомить с ним работников. В ЛНА обязательно должно быть указано, что система GPS используется исключительно в целях контроля за местонахождением работника и выполняемой им работы в течение рабочего времени.
Сбор информации о местоположении работника станет основанием для обработки персональных данных. А значит, нужно будет получить согласие работника на это (п. 1 ст. 3 Закона «О персональных данных»).
Работодатель обязан предоставить работнику соответствующие технические средства (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Если работник отказывается от них, необходимо компенсировать расходы работника на приобретение собственной техники (ст. 188 ТК РФ).
Если указанные требования работодатель соблюдал, то при разрешении трудового спора суд примет сведения о местонахождении работника в качестве доказательства3.
1 Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 3 декабря 2020 г. по делу № 88-23928/2020, 2-3713/2019: «Из предоставленной истцом аудиозаписи разговора с работником кадровой службы следовало, что была допущена техническая ошибка, из-за которой и отсутствовало условие об испытании в договоре».
2 Определение Верховного Суда РФ от 6 декабря 2016 г. № 35-КГ16-18.
3 Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 30 июля 2020 г. № 88-11180/2020.
Фотобанк Freepik/@pch.vector
19.01.38
Слежка за работниками: защита собственности или вторжение в частную жизнь?
Компании несут потери не только от промышленного шпионажа или хищения материальных ценностей (кстати, стащить норовят и родные сотрудники, и любимые клиенты). Ежедневно и повсеместно крадут рабочее время, причем в крупных размерах. Для борьбы с бесконечными перекурами, I-net-общением и прочее, некоторые работодатели организуют за персоналом «слежку». А как еще назвать прослушивание телефонных разговоров, перлюстрацию электронной почты, анализ посещаемых сайтов и тотальное видеонаблюдение? Порой в стремлении защитить фирму руководство переходит границы законности…
Право собственности и личные права работников
Трудовые отношения – это отношения власти-подчинения. Работник обязуется выполнять определенную трудовую функцию в интересах работодателя, а следовательно, под его руководством и контролем. Действуя в соответствии с трудовым договором, вы неизбежно в определенной степени подчиняете и свою личность власти работодателя: нельзя произвольно покинуть рабочее место, нельзя не появиться на службе, не рискуя подвергнуть себя негативным последствиям вплоть до увольнения за прогул.
Государство санкционирует хозяйскую власть работодателя, устанавливает ее правовую форму через трудовое законодательство и одновременно определяет ее пределы. (Отчасти, трудовое право возникло для того, чтобы защитить работника от чрезмерности этой самой «хозяйской власти».) Кроме того, вступая в отношения наемного труда, мы продолжаем пользоваться и своими конституционными правами: правом на тайну частной жизни, личную и семейную тайну, на защиту своей чести и доброго имени, на конфиденциальность телефонных переговоров и переписки. Их никто не отменял.
Конституция РФ защищает частную собственность (ст. 8; 35). В то же время она защищает и неприкосновенность частной жизни гражданина (ч. 1 ст. 23). Наш самый главный закон также охраняет тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливая, что ограничение этого права допускается только на основании судебного решения (ч. 2 ст. 23). Получается, налицо конфликт прав сторон трудового договора. Такое разногласие требует установления определенного баланса между интересами работника и работодателя. При установлении данного баланса возможны и определенные ограничения соответствующих прав.
Конституция РФ устанавливает: ограничения конституционных прав возможны, но только в определенных разрешенных ею целях и на основании федерального закона (ч. 3 ст. 55 Конституции РФ). Цель защиты прав и законных интересов собственников является конституционно значимой. Однако работодателю следует помнить, что защищать свои права можно только законными способами, а любая форма контроля и наблюдения должна быть четко ограничена своими целями и не превышать допустимых пределов. Другими словами, если цель можно достичь меньшими средствами, то именно они и должны быть задействованы.
Критерии законности контрольных мер
Нередко работодатели осуществляют за работниками негласное наблюдение с помощью видеокамер и иных специальных средств, причем бывает, камеры устанавливаются даже в туалетных комнатах. Однако слежку с помощью специальных средств, в том числе и скрытую, могут осуществлять только специальные государственные службы (оперативные подразделения ФСБ, органов внутренних дел, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и др.).
Таким образом, определяем первое правило службы собственной безопасности: все вводимые формы контроля и наблюдения должны быть гласными, работников и клиентов организации необходимо о них предупредить.
Второе правило: контрольные мероприятия должны преследовать исключительно правомерные цели.
Гласное наблюдение вести разрешено, но только обусловленное законными целями защиты имущества работодателя. Например, в торговом зале можно установить камеры видеонаблюдения с целью предупреждения кражи товаров покупателями. Конечно, в этом случае рабочие места продавцов попадают в зону наблюдения и личные права работников в какой-то мере ограничиваются. Здесь, однако, необходимо обратиться и к третьему правилу – правилу пропорциональности между принимаемыми мерами и искомыми целями. Очевидно, что в рассматриваемом примере зона наблюдения должна быть ограничена рабочими местами только тех работников, которые находятся в торговом зале.
Закон категорически запрещает работодателю устанавливать какие-либо негласные способы наблюдения за персоналом.
Для предупреждения краж видеонаблюдения достаточно. А вот дополнительное прослушивание разговоров или их запись будут нарушать личные права как работников, так и клиентов, и явно не соответствуют провозглашенной цели контроля.
В качестве примера неправомерной цели можно привести попытки пресечь «дезертирование» – увольнение по собственному желанию – в не самое благоприятное для компании время, через просмотр почты и прослушивание телефонных переговоров. Работодатель не вправе ограничивать свободу труда своих сотрудников, одновременно нарушая, кстати сказать, их личные права.
Четвертое правило: процедуру и цели контроля необходимо прописать в локальных нормативных актах, и «под роспись» ознакомить с ними работников.
Рабочая и личная информация
Нередко специалисты указывают на характер получаемой работодателем информации, как на критерий, позволяющий разграничить законные и незаконные методы защиты собственности. Так, Трудовой кодекс РФ позволяет собирать персональные данные работника, но только в определенных целях, в частности, с целью контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). На основании данной нормы делается вывод о том, что работодатель вправе запрашивать рабочую информацию (сведения о количестве и качестве выполненной работы). Следовательно, необходимо четкое понимание того, что считать рабочей информацией, а что личной. Найти эту границу на практике чрезвычайно сложно, а иногда и невозможно. Рабочий ящик электронной почты или оплачиваемый компанией сотовый телефон все равно являются личными и охраняются понятием «тайна частной жизни». Личную информацию сотруднику может сообщить клиент, как о себе, так и ком-то другом, на что сотрудник вообще не в силах повлиять. В связи с этим необходимо повторить, что любые негласные формы прослушивания разговора по рабочему телефону или просмотр рабочей почты сотрудника являются незаконными.
В то же время возможна, например, гласная запись переговоров в колл-центрах с целью контроля за выполнением трудовых обязанностей операторов или рассмотрения жалоб клиентов: грамотно ли провел беседу сотрудник, проявлял ли вежливость и т.д. Правила подобного контроля должны содержать обязанность предупреждения клиентов о записи. Также необходимо соблюдать ограничения по обработке полученных благодаря записи сведений, в том числе защищать их от частного любопытства.
Другой пример. Предоставляя работнику служебный мобильный телефон, работодатель устанавливает правила пользования им – допустим, лимитирует оплату или ограничивает исходящие междугородние звонки (все ограничения следует зафиксировать в соответствующем локальном акте и ознакомить с ним работника «под роспись»). Какую информацию работодатель вправе получать от оператора связи? В первом случае – только сведения об общей стоимости звонков для обнаружения факта превышения лимита, а во втором – список вызовов.
Таким образом, можно сформулировать еще одно важное правило – никакого тотального контроля! Оно вытекает из требования о пропорциональности принятых мер и означает, что установленное работодателем ограничение может касаться только какого-либо одного аспекта тайны частной жизни, а не всей тайны в целом. В приведенном примере с телефонными переговорами ограничения касаются только информации о том, в какой город звонил сотрудник по рабочему мобильному.
Представляется также, что работодатель вправе установить и правила пользования личным мобильным, предусмотрев, что в рабочее время мобильные телефоны, являющиеся собственностью сотрудников, переводятся в режим вибровызова, личные разговоры ведутся в изолированных помещениях (свободные переговорные комнаты, кухня) либо в лифтовом холле. В правила внутреннего трудового распорядка можно включить и положение о том, что работник обязуется не злоупотреблять использованием рабочего времени и ресурсов работодателя в личных целях.
нормативная база
Конституция РФ (ст. 8; 23; 35; ч. 3 ст. 55).
Трудовой кодекс РФ (ст. 86; 91; 109; 258).
Уголовный кодекс РФ (ст. 138).
Федеральный закон «Об оперативно-розыскной деятельности» от 12.08.1995 № 144-ФЗ.
Закон РФ «О частной детективной и охранной деятельности» от 11.03.1992 № 2488–1.
Постановление Правительства РФ от 14.08.1992 № 589 «Об утверждении Положения о вневедомственной охране при органах внутренних дел РФ».
Контроль за временем
А что вообще Закон понимает под «рабочим временем»? В основном, время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. В Трудовом кодексе РФ, ряде федеральных законов и иных нормативных правовых актах РФ указаны также иные периоды времени, которые тоже относятся к рабочему (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). В частности, речь идет о специальных перерывах для обогревания и отдыха (ст. 109 ТК РФ) и перерывах для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ).
Время, необходимое для отправления естественных надобностей, к которым можно отнести и курение, формально Законом к рабочему не отнесено. Некоторые компании устанавливают различные автоматизированные средства контроля за передвижением сотрудников по офису, а также временем их прихода и ухода с работы. Формально они правы, но полагаем, что чрезмерный контроль за посещением туалетов может привести только к снижению мотивации. Не факт, что труд человека, просидевшего за столом «от звонка до звонка», результативней, чем труд менее дисциплинированного коллеги. Тем не менее определять приоритеты в распорядке – право работодателя.
Специализированные услуги по охране
Отдельно стоит рассмотреть вопросы неприкосновенности частной жизни в тех случаях, когда работодатель нанял частную охранную фирму или использует корпоративные службы безопасности. На практике охранникам вменяют в обязанности досмотр личных вещей и личный досмотр. Бывало, сотрудники крупных сетей жаловались на проверки содержимого личных ящиков в их отсутствие. Так вот, все эти действия незаконны.
Полномочия частных охранных предприятий (ЧОП) установлены в Законе РФ от 11.03.1992. № 2488–1 «О частной детективной и охранной деятельности». ЧОПы призваны охранять, в том числе имущество (ч. 1; 3, ст. 3 Закона), а не проводить оперативно-розыскные мероприятия, к которым относятся такие действия, как досмотр. Тем не менее охранники могут задержать лицо, совершившее противоправное посягательство на охраняемое имущество, и незамедлительно сообщить об этом в органы внутренних дел. Причем задержать правонарушителя сотруднику охраны полагается только на месте правонарушения, то есть в том случае, если охранник сам был очевидцем произошедшего.
Более широкие полномочия у вневедомственной охраны, услуги по которой предоставляют органы внутренних дел. Они установлены Постановлением Правительства РФ от 14.08.1992 № 589 «Об утверждении Положения о вневедомственной охране при органах внутренних дел РФ». Согласно п. 8 указанного Положения, работникам вневедомственной охраны для выполнения возложенных на них обязанностей предоставляется, в частности, право:
– требовать от работников охраняемых объектов и других лиц соблюдения пропускного режима;
– задерживать нарушителей;
– доставлять в служебные помещения охраны или в милицию подозреваемых;
– производить досмотр вещей, а в исключительных случаях – личный досмотр;
– использовать технические средства;
– применять огнестрельное оружие.
Все эти права реализуются в соответствии с условиями договора об охране и нормами законодательства.
Полномочия корпоративной службы безопасности не сравнимы ни с полномочиям ЧОПов, ни, тем более, с полномочиями вневедомственной охраны. Фактически, они ничем не отличаются от описанных выше прав работодателя.
Ответственность за нарушение тайны частной жизни
За нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан установлена уголовная ответственность. В соответствии с ч. 1 ст. 138 УК РФ за это преступление налагается одна из следующих санкций:
Нередко «сотрудники негласного наблюдения» признают, что их «улов» составляют сплетни и ничего более.
– штраф в размере до 80 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
– обязательные работы на срок от 120 до 180 часов;
– исправительные работы на срок до одного года.
То же деяние, совершенное лицом с использованием своего служебного положения или специальных технических средств, предназначенных для негласного получения информации, наказывается более сурово (ч. 2 ст. 138 УК РФ):
– штрафом в размере от 100 до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет;
– лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет;
– обязательными работами на срок от 180 до 240 часов;
– арестом на срок от двух до четырех месяцев.
Работник, который обнаружил, что за ним следят, может обратиться в прокуратуру с заявлением о возбуждении уголовного дела, а также в суд с иском о компенсации морального вреда.
Автор: Анна Гвоздицких, юрист, и. о. директора Центра социально-трудовых прав, г Москва.
Дата публикации: 15.11.2010.
http://www.rhr.ru/index/rule/social_work_and_PR/16196,0.html
Контроль работы сотрудников: наиболее эффективные методы
25.08.2020
Автор: Academy-of-capital.ru
Из этого материала вы узнаете:
- 11 причин внедрить контроль работы сотрудников
- 5 видов контроля работы сотрудников
- 5 главных принципов контроля за выполнением работы сотрудниками
- 7 основных методов контроля качества работы сотрудников
- Использование CRM-системы для контроля эффективности работы сотрудников
- 4 способа контроля удаленной работы сотрудников
- 3 распространенные ошибки при контроле работы сотрудников
- 5 причин чрезмерного контроля работы сотрудников
- Возможные последствия чрезмерного контроля работы сотрудников
-
Шаблон расчета 5 ключевых показателей
Скачать бесплатно
В современном бизнесе контроль работы сотрудников крайне необходим. Он может быть постоянным или периодическим, разных степеней жесткости. Но факт остается фактом: успех предприятия в значительной степени зависит от компетентности персонала.
Другой вопрос, какие методы для этого использовать, тем более что их не так уж и мало. Тут многое зависит от специфики бизнеса и от квалификации работников, особенностей корпоративной культуры и степени доверия между начальством и подчиненными. Также очень важно не переусердствовать с контролем. То есть прежде чем внедрять ту или иную систему управления, важно к этому самым тщательным образом подготовиться.
11 причин внедрить контроль работы сотрудников
Контроль работы сотрудников важен как для владельца компании, так и для персонала. Какие плюсы получит руководство? Лояльное отношение работников, повышенную результативность труда, эффективную команду. В свою очередь сотрудники также заметят улучшения: фирма станет расти, заработная плата будет стабильной, специалист поймет, что от него требует начальство, по каким правилам нужно работать, станет более мотивированным.
Необходимо, чтобы все понимали, что контроль работы сотрудников выгоден обеим сторонам. Премиальные выплаты за то, что план продаж превышен, установка специальных шпионских программ на ПК работников – все это необходимо для процветания компании и эффективной работы сотрудников.
Работники должны быть уведомлены о том, что вы отслеживаете их передвижение с помощью GPS либо видеокамер. Кроме того, они обязаны осознавать, что данная мера принята не для наказания, унижения или лишения денежных выплат, но для улучшения работы фирмы. В противном случае, если сотрудники не будут выполнять договоренности, компания не сможет эффективно функционировать.
Чтобы стало понятнее, рассмотрим, какую конкретно выгоду получит руководство и работники фирмы, если внедрить контроль работы сотрудников.
- Результат работы специалистов будет предсказуемым, поскольку существуют четкие KPI, а также понятные санкции. Так как действия работника отслеживаются, практически невозможно допустить ошибку.
- Договоренности всегда исполняются. Компании-партнеры вашей фирмы будут доверять вам, поскольку вы всегда соблюдаете сроки.
- Конкурентоспособность компании повысится благодаря контролю работы сотрудников: они выполняют поставленные задачи качественно и в указанный срок. В результате выгоду получают как руководитель, так и работники (их заработная плата повышается, а покупатели станут уважать бренд).
- Если деятельность работников контролируется, фирма легко справится с кризисной ситуацией, поскольку процессы управления отлажены, а сотрудники работают в команде.
- Получится отследить ошибки и проблемы сразу после их появления. Очевидно, что устранить их на раннем этапе будет проще.
- Лояльность работников возрастет за счет понятных правил и санкций. Руководителя, который действует строго, но справедливо, будут уважать.
- Контроль работы сотрудников позволит акцентировать внимание на достижениях, а не только ошибках. Такой подход увеличит мотивацию работников, появится личностный и профессиональный рост специалистов. Контроль работы – своего рода эффективный тренинг, за который не нужно платить.
- Руководство выявит пониженную мотивацию работников и сможет понять, почему так произошло, устранит причину.
- С помощью контроля можно определить тех специалистов, которые работают хуже всего, нарушают договоренности.
- Получится определить недочеты в планировании рабочего процесса. Сюда относятся сроки, объем работы, загрузка сотрудников.
- Контроль работы сотрудников поможет исключить кражу денег и других ресурсов фирмы. Руководитель сразу узнает, кто из работников мошенничает, участвует в различных авантюрах, сотрудничает с конкурирующими фирмами или ведет подрывную деятельность.
5 видов контроля работы сотрудников
Контроль работы сотрудников подразделяется на несколько видов.
- Итоговый мониторинг результатов деятельности. В этом случае происходит оценка труда работника после того, как он выполнил то, что от него требовалось. Главный плюс такого подхода заключается в том, что специалист мотивирован и стремится к самостоятельному развитию.
- Предварительный контроль означает, что через определенные временные промежутки начальник проводит проверку. Если это потребуется, она дает советы подчиненному, подсказывает, как лучше выполнить задачу. Осуществлять предварительный контроль можно в том случае, когда допустимо внесение исправлений в работу специалиста во время ее исполнения.
- Поэтапный мониторинг. Когда деятельность сотрудника можно разбить на несколько этапов, используется данный вид контроля. С его помощью получится уменьшить число заданий, которые работник выполнил с ошибками либо вообще не сделал.
- Периодический контроль означает, что начальник проводит его систематически и регулярно, в назначенную дату.
- Мониторинг выборочного типа. Руководство имеет полномочия отслеживать работу одного из подчиненных в любое время, даже если задача еще не достигнута.
Из всех существующих видов контроля начальник должен подобрать наиболее эффективный для его компании, чтобы контролировать работу сотрудников. Только в этом случае персонал будет работать максимально эффективно.
5 главных принципов контроля за выполнением работы сотрудниками
Придерживайтесь нижеследующих принципов, чтобы осуществляемый контроль за работой сотрудников приносил желаемый результат.
1. Отслеживайте, соблюдают ли подчиненные договоренности.
Все работники в вашей фирме должны действовать по принципу: когда есть договоренность, она должна быть выполнена. В случае, когда необходимо внести изменения в договоренность либо отказаться от нее, важно предупредить об этом.
Если вы хотите исключить нарушение договоренностей, придется контролировать, соблюдаются они или нет. Продумайте точки контроля, если будет выявлено нарушение, следует отреагировать. В противном случае работа руководителя окажется бессмысленной.
2. Заблаговременно разработайте план контроля.
Когда руководитель дает подчиненному какое-либо поручение и хочет отследить качество его выполнения (срок исполнения, итоговую документацию), он также должен поставить себе задачу на мониторинг.
Если задача, проект или процесс включают в себя несколько составляющих, следует выделить и зафиксировать самые важные этапы. Они носят название точки невозврата, максимального риска. Это значит, что, если сотрудник совершит ошибку на данном этапе, компания потеряет крупную сумму. Чтобы не допустить такого, промежуточный контроль следует осуществлять заблаговременно, прежде чем наступит точка невозврата.
Чтобы определить контрольные точки, важно учесть особенности работы выбранного сотрудника, а также область его развития.
3. Проводите классификацию контроля, выполняйте анализ и делайте выводы.
Создайте перечень задач: однократных, а также регулярных, исполнение которых вы должны отслеживать. Решите, относится ли выбранный пункт к избыточному контролю либо необходимому.
Чтобы при осуществлении мониторинга основываться не на субъективном мнении, а на результатах реальной работы, спросите себя:
- Случалось ли такое ранее с данной задачей или подчиненным?
- Как поступить, чтобы решение данной задачи происходило так, чтобы не нужно было контролировать деятельность специалиста? Возможно, следует усовершенствовать технологию работы, поручить эту задачу другому сотруднику.
- Нужно ли вообще выполнять эту работу? Проведите оценку потраченных ресурсов, времени, стоимости.
- Можно ли поручить исполнение данной работы другому специалисту?
После того как вы ответите на поставленные вопросы, решите, что нужно сделать, чтобы устранить возникшую проблемную ситуацию.
4. Поручайте осуществление контроля подчиненным, сделайте его автоматизированным.
Чтобы начальник тратил меньше времени на отслеживание качества работы персонала, следует поручить осуществление контроля работы сотрудников другому специалисту.
Еще одно решение данной проблемы – использовать технологию, с помощью которой контроль станет автоматизированным.
Сделать это можно при помощи check-листов. Используя их, подчиненные будут самостоятельно отслеживать, правильно ли выполнили свою работу. Если задача повторяющаяся, процесс ее реализации должен быть разработан таким образом, чтобы работник мог лично проверить, допустил ли он ошибки, есть ли недочеты. Это называется самоконтроль. Далее в статье мы рассмотрим наиболее эффективные системы автоматизации контроля.
5. Проводите отложенный мониторинг.
В некоторых ситуациях начальник не может осуществить контроль работы сотрудника в тот момент, когда подчиненный ее завершил. Как поступить, если без проверки никак не обойтись? В некоторых случаях руководство вынуждено отложить важные дела, чтобы заняться контролем.
Во многих ситуациях контролировать деятельность сотрудников важно сразу после ее завершения, к примеру, когда нельзя приступать к следующему этапу работы, не проверив сделанного.
В других обстоятельствах допускается отложить осуществление контроля. В этом случае деятельность персонала должна быть организована следующим образом:
- Промежуточные этапы фиксируются.
- Все комментарии и обсуждения сохраняются.
- История внесения правок в документацию также сохраняется.
- Фиксируются задачи, выполненные за рабочий день, а также время, которое сотрудник затратил на них.
7 основных методов контроля качества работы сотрудников
Приведем наиболее действенные методы, используя которые, можно осуществлять контроль работы сотрудников. Применять их следует с учетом сферы, в которой работает фирма.
1. Планерки
Собрания следует проводить не только чтобы отчитаться о проведенной работе. Планерка – это действенный метод контроля, заряжающий мотивацией, сплачивающий коллектив. Во время проведения планерок специалисты могут рассказать о своих достижениях, а руководитель увидеть перспективу работы. Персонал должен периодически выходить из рутины, чтобы почувствовать общий ритм. Планерки необходимо проводить, даже если каждый подчиненный знает, в чем заключается его работа.
2. «Тайный покупатель»
Если вы работаете в сфере услуг или торговле, тайный покупатель поможет понять, насколько качественно работают сотрудники. Отправляясь в поле, этот опытный специалист проверит, допускают ли ваши работники нарушения регламента. Данный метод контроля не оказывает негативного влияния на персонал, при этом руководитель увидит работу организации глазами покупателя.
3. KPI (ключевые показатели эффективности)
Главная особенность данного метода контроля – простота и честность. Все работники понимают, какие показатели следует учитывать в своей работе. Если нормативы выполнены, значит, все хорошо. В противном случае придется приложить больше усилий. Однако важно, чтобы ключевые показатели эффективности были реалистичны.
Выбирайте такие показатели, которые сотрудники смогут достичь, при этом они будут мотивированы трудиться лучше, чтобы добиться большего. Руководитель должен хорошо разбираться в бизнес-процессах, а также доверять профессионалам, работающим в вашей компании.
4. GPS-наблюдение, видеонаблюдение, установка шпионских программ, прослушивание телефонных разговоров
Контроль работы сотрудников может быть незаметным. На первый взгляд может показаться, что за персоналом никто не следит. Однако в реальности в офисных помещениях есть скрытые камеры, а для контроля работы сотрудников на компьютере установлены шпионские программы, которые следят, как расходуется трафик и на что тратят свое рабочее время сотрудники. Скрытый контроль можно осуществлять, только уведомив об этом в письменном виде: подчиненные должны дать свое согласие. Лишь такие действия будут признаны законными. Какие программы для контроля работы сотрудников являются наиболее популярными:
- Программа, которая наблюдает за рабочим столом и ведет учет рабочего времени
Использовать ее рекомендуется для отслеживания деятельности линейных офисных сотрудников. Приложения отслеживают, какие программы используются на ПК, как долго в них работает тот или иной подчиненный. Также существуют программы, которые блокируют социальные сети и порталы с развлекательным содержимым. Какие возможности появляются у начальника, если он внедряет такие программы:
- контроль прихода сотрудников на работу. Если работник опоздал, ему будет выписан штраф;
- начальник будет просматривать рабочий стол, чтобы понять, на что тратит свое рабочее время специалист;
- прослушает разговоры с покупателями, чтобы понять, насколько эффективно работает персонал;
- руководитель устранит мошеннические действия, а также ликвидирует нецелевое использование ресурсов компании;
- выявит конфликтные ситуации, а также не допустит утечку корпоративных данных.
- GPS-трекинг, используемый для контроля выездных специалистов
Если в компании работают торговые представители, курьеры, экспедиторы на грузовых автомобилях, им следует выдать планшет с трекером, с помощью которого руководство сможет отследить, в каком месте в данный момент находится работник. Таким образом получится проверить, выполняет ли подчиненный свои прямые обязанности или же занимается посторонней деятельностью.
- Использование скрытых или открытых видеокамер
С помощью видеокамер, которые установлены в офисном помещении или на заводе, получится проконтролировать рабочее время сотрудников, а также то, насколько эффективно они его используют. Лучше всего установить камеры, способные записывать звук. Изучив такие видеозаписи, вы сможете проверить, насколько качественно работают специалисты по продажам или в call-центре.
Видеокамеры помогут сделать подчиненных более дисциплинированными. Когда человек понимает, что за ним наблюдают, он будет соблюдать трудовые нормы и прекратит тратить рабочее время впустую. Однако установка видеокамер сделает работу персонала более стрессовой. Но со временем у работников выработается привычка к тому, что их деятельность записывается на видеокамеру.
Профессионалы советуют монтировать как скрытые, так и явные видеокамеры. Объясняется это тем, что со временем персонал поймет, как действовать таким образом, чтобы обмануть камеру. Однако сделать это не получится, если есть скрытое видеонаблюдение. При монтаже видеокамер следует учитывать закон и права работников. В противном случае руководство компании будет оштрафовано.
- Прослушивание телефонных разговоров
Это эффективный способ контроля работы сотрудников. С помощью прослушивания получится добиться превосходных результатов: персонал станет работать лучше, руководитель сможет в сжатые сроки обнаружить и ликвидировать нарушение скрипта, усовершенствует бизнес-процесс, устранит конфликтную ситуацию.
Оптимальное решение – хранить в системе CRM аудиозаписи, а также прикреплять их к клиентской карте. Таким образом получится отследить всю работу с данным покупателем, чтобы довести его до совершения сделки.
5. Применение методики DISC
Методика DISC была разработана в 1928 году после публикации работы психолога из Америки У. Марстона под названием «Эмоции нормальных людей». В своем труде он описал 4 вида поведенческих реакций, на их основе и была разработана методика DISC:
- dominance (господство);
- inducement (побуждение);
- submission (подчинение);
- compliance (согласие).
Позднее, в 1970 г на основе работы У. Марстона был создан опросник, с помощью которого психологи могли узнать профиль индивидуума, его черты характера, склонности, а также вид деятельности, которую ему сложно выполнять.
Данный опросник применяется для создания профайла человека при прохождении собеседования. Однако его можно использовать для разработки профиля подчиненного по DISC. Это поможет выявить:
- агрессивность человека, способность идти на риск, побеждать в соревнованиях и добиваться наилучшего результата;
- коммуникабельность и энергичность, желание стать популярным, общаться, способность к командной работе;
- скромность и медлительность, надежность и способность к эмпатии;
- аналитические способности, навык просчитывать все шаги заранее.
Использование методики DISC позволит создать эффективную команду, между членами которой задачи будут распределены таким образом, чтобы сотрудники были мотивированы, а их сильные и слабые стороны, а также особенности характера учтены.
6. Отмечайте задачи и успехи на мотивационной доске
Сделайте так, чтобы контроль работы сотрудников происходил в позитивном ключе. Наверняка вы сохраняете хорошие оценки и рисунки своих детей? Действуйте похожим образом и с подчиненными: сохраняйте их достижения на мотивационной доске.
Также на доске можно отмечать KPI, планы продаж. Установите, когда (ежедневно или каждую неделю) работники будут отмечать на мотивационной доске свои победы. Поскольку достижения будут всегда на виду, это окажется дополнительной мотивацией. Если на доске отмечать победы коллектива, получится улучшить корпоративные отношения. Мотивационная доска может быть сделана в CRM-системе, однако лучше всего, если она установлена на офисной стене.
7. Используйте CRM для создания отчетов
Чтобы отслеживать деятельность сотрудников, лучше всего подходит система CRM. Помимо удобства, получится сделать бизнес-процессы автоматизированными, отслеживать статистические данные, вести аналитическую деятельность, чтобы постоянно улучшать работу команды.
Не потребуется дожидаться, когда подчиненные предоставят отчеты. Все, что нужно сделать руководителю, это открыть CRM-систему и изучить данные, завершенные задачи, дедлайны, чтобы провести контроль времени работы сотрудников.
Кстати, используя эту систему, получится отследить работу специалистов, которые трудятся удаленно.
Использование CRM-системы для контроля эффективности работы сотрудников
Отслеживать работу сотрудников можно по множеству векторов. Начальство самостоятельно определяет методы контроля, а также то, как они будут реализованы. Это могут быть проверки, изучение мнения покупателей о качестве работы, записи телефонных звонков.
Реализовать все вышеперечисленное получится, когда применяется CRM. Она анализирует множество позиций: человеко-часы, если оплата сдельная, заработную плату для специалистов, работающих удаленно, информацию о рабочем дне персонала офиса. За счет того, что данная система контроля работы сотрудников полностью автоматизированная, начальнику не потребуется тратить свое время.
Есть множество программ, с помощью которых получится отрегулировать рабочий день подчиненных, исключить опоздания и правильно делегировать ответственность.
- «Битрикс24»
Эта система добровольного учета рабочего времени специалистов была создана в России. В ней используется множество инструментов, которые позволяют получить отчеты и отследить по этапам воронку продаж. Благодаря инструменту «пульс компании» руководство сможет в любое время понять, как применяется система, какие сотрудники на 100 % выкладываются, а какие занимаются прокрастинацией, также получится отследить тех, кто срывает сроки.
- AmoCRM
Руководитель на рабочем столе сможет проконтролировать работу специалистов, внести изменения в актуальные задачи, создать план действий на будущее. Основные инструменты, используемые в данной программе, – сканер визиток, телефонный звонок в один клик, бизнес-переписка. С их помощью директор сможет мониторить деятельность команды, а также проанализировать, насколько эффективно работает каждый из подчиненных. Интегрировать AmoCRM достаточно просто, а интерфейс программы понятный и интуитивный.
- «Мегаплан»
Профессионалы рекомендуют использовать эту программу, если предстоит работа в команде. В базовой комплектации есть множество функций, с помощью которых можно отследить рабочее время, установить важные задачи перед подчиненными, проконтролировать, выполнены ли они, сделать мотивационную систему, а также ввести штрафы. За счет того, что программа достаточно гибкая, ее можно подстроить под особенности вашей компании.
Не важно, какую систему контроля работы сотрудников вы предпочитаете. Главное уважать коллектив. Прежде всего каждому подчиненному стоит сообщить о том, что вы контролируете его деятельность. Также стоит мотивировать специалистов, чтобы они использовали данную систему. С ее помощью можно сделать общение более удобным, правильно планировать рабочий день. Коллектив должен осознавать, что контроль ведется для общего блага, а не для того, чтобы получить личные данные человека.
Обратите внимание! Оценивая рабочее время, необходимо принимать в расчет особенности деятельности. К примеру, человек творческой профессии, к примеру копирайтер, имеет право на пятиминутный перерыв (например, чтобы проверить соцсети). А вот банковский специалист не должен отвлекаться.
Чтобы больше не заниматься созданием графиков, а также анализом пере- и недоработок, стоит настроить систему контроля под свою компанию, внеся в программу все необходимые условия. В таком случае система будет полностью автоматизированной. Все, что требуется от руководителя, – провести оценку того, насколько эффективно трудятся сотрудники и назначить премию.
4 способа контроля удаленной работы сотрудников
Многие компании отказываются от сотрудничества с удаленными специалистами, поскольку уверены, что в этом случае невозможно контролировать работу сотрудников. Действительно, как понять, что работник посвящает своим обязанностям весь день, а не занимается прокрастинацией?
Но из-за вируса COVID-19 сотрудникам большинства организаций пришлось работать удаленно.
Каким образом отследить работу специалиста в таком случае, какие способы подойдут лучше всего, чтобы компания функционировала эффективно, а руководитель всегда был в курсе дел?
Прежде всего следует установить условия удаленной работы, главное в этом вопросе – прозрачность. Стремитесь проявить гибкость по всем вопросам. Специалист, работающий удаленно, может трудиться, например, с 8:00 до 17:00 либо же установить свободный график.
Необходимо учитывать специфику работы, которую должен выполнить подчиненный. Когда покупатели живут в другом регионе, важно учесть разницу во времени, иначе рабочие звонки будут совершаться в неудобное для клиента время. Учитывая эти особенности, составляется график работы.
Чтобы отслеживать деятельность специалистов на «удаленке», следует обсудить как график, так и другие нюансы. К примеру, особенности релизов. В указанное время коллектив должен связаться с начальником. Удаленно можно провести как плановые, так и экстренные планерки и совещания.
То, каким образом осуществлять контроль на «удаленке», зависит от требуемого результата работы. При этом обсудить, каким он должен быть, следует заранее, до того, как вы поручите специалисту решение какой-либо задачи. Обычно удаленно работают те, кто нацелен на результат, а не процесс. То есть для заказчика не имеет значения процесс работы, важнее итог. Поэтому работник должен четко осознавать, какой результат от него ждут и в течение какого времени он должен его достигнуть.
Не обязательно отслеживать, как именно подчиненный добивается поставленной цели. Когда руководитель непрерывно дает рекомендации о том, как лучше выполнить поставленную задачу, специалист утратит самостоятельность и перестанет быть ответственным за результат работы. Начальник должен время от времени контролировать достижение промежуточных итогов, чтобы удостовериться, что работа будет выполнена вовремя.
Следует заранее продумать, как осуществлять контроль творческой работы сотрудника на «удаленке». В большинстве случаев у таких специалистов отсутствует жесткий график. Они могут выполнять работу, когда появится вдохновение. Когда люди творческих профессий переводятся на удаленную работу, начальник должен строго определить, при каких условиях подчиненному будет выплачена заработная плата.
К примеру, человек, занимающийся написанием статей, должен по прошествии рабочей недели сделать 15 текстов и подготовить отчет о проделанной работе. При этом ему разрешено сдвигать крайний срок сдачи работ один раз на три дня. Проектный менеджер должен контролировать, чтобы работник соблюдал условия. Если дедлайн будет просрочен, сотрудника оштрафуют.
По итогам месяца руководство получает отчет, где отмечено, какой из сотрудников будет премирован, а кто оштрафован.
Каким образом осуществлять контроль работы сотрудников на «удаленке»:
1. Автоматическая система контроля
Сегодня есть огромное количество таких систем, с помощью которых можно:
- отслеживать, чем занимаются сотрудники в течение трудового дня;
- мониторить перемещения работников;
- учитывать рабочее время;
- анализировать работу за ПК;
- вычислять время полезной работы;
- исключать утечку данных;
- отслеживать переписку, документооборот, переговоры;
- мониторить перемещение, копирование данных на разных носителях, жестких дисках.
Автоматическую систему контроля стоит применять, если ваши сотрудники всегда работают на «удаленке». Однако нужно ли внедрять ее, когда работники временно переведены на удаленную работу? Чтобы принять правильное решение, следует проанализировать бюджет организации. Дело в том, что цена таких автоматических систем достаточно большая. Чтобы исключить ненужные расходы, рекомендуется использовать альтернативные способы контроля на время самоизоляции из-за COVID-19.
2. Использование органайзеров задач
Органайзер задач позволяет координировать и ставить задачи перед сотрудниками, работающими на «удаленке». Причем существуют бесплатные программы, пользоваться которыми удобно. С их помощью руководитель сможет наилучшим образом распределить задачи между работниками и установить, какие из них следует выполнить в первую очередь. Аккаунт-менеджер сможет контролировать, какой процент работы выполнен.
3. Таск-менеджер
Оптимальное решение для контроля деятельности специалиста вне офиса – использование таск-менеджера, к которому имеют доступ все сотрудники на «удаленке». С его помощью получится отслеживать каждый из этапов работы. К документу создается папка в Google Docs, а также чат. Работники могут воспользоваться ими тогда, когда им будет удобнее. Начальник в любое время сможет проверить сделанные отчеты по всем проектам, а также отследить, на каком этапе находится процесс выполнения поставленных задач.
4. Планерки и совещания
Контролировать сотрудников таким образом проще всего. На планерках и совещаниях руководитель сможет поставить задачи, а также проверить работу как офисных сотрудников, так и специалистов, работающих удаленно.
Начальник должен быть готов к проведению планерки. Сначала необходимо проверить, на каком этапе находится выполнение поставленных задач. Затем следует поручить работникам другие техзадания и указать сроки их сдачи.
3 распространенные ошибки при контроле работы сотрудников
1. Бессистемный мониторинг, выявляющий одни недочеты
Данная ошибка встречается чаще всего. Сначала руководитель вообще не отслеживает работу сотрудников, а затем внезапно начинает проверку. Затем он снова прекращает контролировать действия подчиненных. В случае возникновения ошибок работник получает штраф, выговор.
Однако, когда начальник только заметил, что специалист действует неверно, он должен был указать ему на допущенную ошибку. В случае если руководитель не увидел недочеты в работе подчиненного, значит, он тоже виноват в полученном результате. Но самая большая его вина заключается в недостаточном контроле. Задача мониторинга – не искать причину для штрафов, но помогать сотрудникам скоординировать их действия.
Оценивая действия персонала, следует акцентировать внимание на том, как быстро выполняются задания. Возможно, сотрудник нашел нестандартный выход из ситуации, проявил творческий подход в процессе работы либо принял нестандартное решение. В этих случаях результат деятельности будет ожидаем.
2. Контроль деятельности, в которой руководитель не разбирается
Так поступают многие руководители. Задумайтесь, что получится, если косметолог будет проверять работу молочного завода? Вряд ли такое мероприятие ожидает успех. Проводить контроль работы должен человек, который отлично разбирается в процессе и сможет понять, где сотрудники ошиблись, и устранит недочеты. В противном случае начальник только навредит.
3. Формальный мониторинг
Работники отлично понимают, когда контроль формальный. Например, если начальник отслеживает время, они начнут подольше оставаться на рабочем месте. При проверке частоты встреч с покупателями сотрудники станут назначать их слишком много. Однако поставленные задачи окажутся не достигнуты, команда просто будет действовать таким образом, чтобы удовлетворить формальные требования.
Отслеживать работу коллектива необходимо планомерно и правильно, таким образом, чтобы не оказывать негативного воздействия: работники не должны бояться того, что контроль приведет к наказаниям и увольнениям. Задача руководства не просто проверять, но также формировать сплоченный коллектив, который осознает, зачем контролировать их деятельность.
5 причин чрезмерного контроля работы сотрудников
В некоторых ситуациях в компании возникают проблемы не потому, что руководитель не контролирует работу персонала, но по причине слишком активной слежки. На первый взгляд может показаться, что все сделано правильно, однако в реальности же контроль не помогает развивать процессы и улучшать результат. Причина кроется в том, что отслеживается каждый шаг специалистов. Почему контроль становится чрезмерным? Причины могут быть следующие:
1. Персонал нарушает договоренности. В этом случае руководитель должен понять, почему так происходит. Не нужно сразу обвинять работников в безответственности. Сначала следует исключить очевидные причины нарушения договоренностей:
- Начальник сам нарушает установленные правила. В большинстве случаев подчиненные действуют точно так же, как и руководство. Если вы время от времени забываете о данных обещаниях, не удивляйтесь, если сотрудники поступят так же.
- В организации не принято соблюдать договоренности. Здесь очень важно, насколько развита корпоративная культура. Специалист должен понимать, что следует предупредить начальника, если он осознал невозможность выполнения договоренностей. Кроме того, к нарушителям должны быть применены жесткие меры.
2. Начальство не доверяет сотрудникам. Такая ситуация возникает чаще всего, когда коллектив нарушает договоренности либо когда руководитель не обладает навыками и опытом управления персоналом. Встречаются также случаи, в которых начальник уверен, что он лучше всех знает, как нужно поступить, при этом считает подчиненных глупыми, бесполезными и безответственными. Такое поведение руководителя приведет к тому, что коллектив действительно станет таким, как описано выше.
3. Неквалифицированные специалисты. Если у вас работают студенты и неопытные сотрудники, придется отслеживать каждое их действие. Если руководитель потеряет бдительность, будет допущено множество ошибок. Чтобы избежать такого поворота событий, работник должен повысить свою квалификацию. Также его можно перевести на другую должность. Если это невозможно, специалиста увольняют.
Михаил Дашкиев о Сергее Азимове
4. Некомпетентный начальник. Если руководитель не умеет планировать и делегировать, ему придется постоянно контролировать работу сотрудников. Как понять, что контроль чрезмерный? В этом случае над контролерами будут другие контролеры.
5. Неорганизованное планирование. Чтобы работники смогли планировать свою работу, у них должны иметься все технологии. Об этом должен позаботиться начальник. Неправильный подход руководства – предоставить право выбора технологии подчиненным. Такой подход указывает на то, что у начальника слабый характер. Все это приведет к тому, что поставленные задачи либо вообще не будут достигнуты, либо результат работы окажется неудовлетворительным.
Возможные последствия чрезмерного контроля работы сотрудников
Если коллектив подвергается чрезмерному контролю, могут появиться проблемы. Никто не любит, когда каждое его действие отслеживается, а доверие отсутствует. Чрезмерный контроль уместен в редких случаях, однако чаще всего он не требуется. Причины следующие:
- мотивация работников падает. Когда отсутствует доверие и начальник всегда вносит коррективы, специалист не будет работать хорошо;
- руководство начинает работать неэффективно. Все его задачи сводятся к тому, чтобы контролировать каждый шаг сотрудников. При этом стратегическим планированием никто не занимается;
- когда контроль тотальный, у команды не остается времени на нормальную работу.
Руководитель вынужден прибегнуть к тотальному контролю в случае, когда работники не соблюдают правила, нарушают договоренности, корпоративная культура отсутствует, никто не хочет трудиться. При этом начальник предпочитает не сотрудничать, а проявлять авторитаризм. Либо же обладает слишком мягким характером и ничего не делает до тех пор, пока ситуация не выйдет из-под контроля.
Чтобы осуществлять контроль работы сотрудников, в некоторых случаях приходится использовать давление, выписывать штрафы либо вообще увольнять специалистов. Чтобы такого не случалось, следует уважительно относиться к коллективу, давать возможность сотрудникам действовать самостоятельно, доверять их решениям. Когда в специалиста верят, он сможет добиться всех поставленных целей.
Рабочее время в трудовых отношениях — это период, когда работник выполняет трудовые обязанности. Расскажем, как измерять рабочее время сотрудников и какую пользу дают эти измерения
Зачем измерять рабочее время сотрудников
Рабочее время зависит от условий трудового договора, внутреннего распорядка компании и особенностей рабочего дня. Если руководитель контролирует рабочее время сотрудников, компания работает эффективнее, а дисциплина помогает работникам добиваться лучших результатов и получать справедливую зарплату и премии.
Но рабочий процесс нельзя распланировать с точностью: в работе всегда возникают неожиданные обстоятельства и трудности. Так что следить за рабочим временем приходится не с помощью плана и личного контроля, а другими способами.
Если вы ведете учет полезного рабочего времени сотрудников, вы можете:
- отмечать время прихода людей на работу — это поможет заметить тех, кто регулярно опаздывает или отсутствует;
- следить за временем, когда сотрудники возвращаются с обеденного перерыва и уходят с работы;
- обнаруживать прогульщиков;
- помочь сотрудникам соблюдать сроки выполнения задач, не отвлекаясь слишком часто на перекуры, беседы и личные дела.
Где в законах закреплено понятие рабочего времени
Понятие “рабочее время” раскрывается в ст. 91 ТК РФ. По закону у работников должны быть перерывы в течение рабочего дня, выходные дни и отпуск. Мониторинг рабочего времени, как говорит закон, относится к превентивным, профилактическим мерам, которые укрепляют дисциплину и не дают сотрудникам решать личные вопросы в рабочее время. Для этого работодатель может следить за персоналом в течение рабочего дня, выявлять нарушителей и призывать их к порядку.
Как подготовиться к контролю рабочего времени
Для контроля сотрудников вам придется следить за несколькими процессами:
- какие задачи выполняют сотрудники за компьютером;
- какие и какой продолжительности переговоры ведут по скайпу или телефону с клиентами или партнерами;
- какие письма отправляют с рабочего адреса.
Вам пригодится программа, которая регулярно делает скриншоты рабочего стола в рабочее время, и видеонаблюдение за рабочим местом каждого сотрудника, чтобы отмечать его присутствие или отсутствие в течение дня.
Наблюдать за сотрудниками без спроса вы не можете, а установка камер наблюдения без оповещения нарушает закон. Вы должны уведомить персонал о начале контроля, а в допсоглашении к трудовому договору или в других внутренних документах компании перечислить способы мониторинга. Изменять эти условия можно только при согласии сотрудников.
Какие способы контроля есть сегодня
Традиционный подход. В госучреждениях до сих пор встречается должность вахтера или администратора, который ведет журнал учета рабочего времени, следит за поведением сотрудников и временами готовит отеты для руководителя.
Самоконтроль. Сотрудники могут самостоятельно следить за рабочим временем и фиксировать его в специальной форме. Это помогает им оценивать эффективность решения задач, стимулирует не отвлекаться, тем более что руководство по отчетным формам отлично видит результат работы и затраченное на него время.
Система электронных пропусков. Помогает автоматизировать учет времени прихода и ухода с работы, работает по пропускам или отпечатку пальца. Информация по каждому сотруднику попадает в отчет и доступна в любой момент.
Система видеонаблюдения. Дорогостоящий метод: придется закупить видеокамеры и нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Кроме того, такая система вызывает дискомфорт у работников, так что камеры чаще всего устанавливают на критически важных объектах.
Автоматизированные IT-системы. Для контроля работы большой компании в несколько сотен человек, которые работают удаленно или в разных офисах, больше подойдут автоматизированные системы, которые собирают данные, анализируют их и формируют отчеты. К тому же они работают на безопасность организации. У руководства появляется возможность видеть “передовиков” офиса и поощрять их, чтобы мотивировать весь персонал. Такие системы помогают найти:
- нарушителей распорядка, которые часто опаздывают или уходят раньше, много времени тратят на перекуры и обеденный перерыв;
- сотрудников, которые в течение дня читают новости и ленту соцсетей, переписываются с друзьями, играют в игры или решают личные задачи;
- перегруженных работников, которые задерживаются на работе и которым грозит профессиональное выгорание;
- сотрудников, которые недовольны рабочим местом и ищут новую работу.
Некоторые системы только собирают данные о сотрудниках, другие составляют отчеты для руководителя и разделит сотрудников на группы риска, которым нужно особое внимание. Система покажет, какие отделы тратят больше времени впустую, и это можно будет сравнить с их продуктивностью. При заказе системы вы можете определить “глубину контроля”: например, мониторить только время прихода и ухода сотрудника или также фиксацию того, чем занимался сотрудник на рабочем месте, — обычно для этого снимаются скриншоты экрана.
Как отказаться от контроля и не потерять эффективность
Многие компании вместо контроля за поведение сотрудников на работе ставят работникам трудовые задачи на месяц, квартал и год. Выполнение этих задач влияет на размер премии и стимулирует персонал самостоятельно следить за дисциплиной. Также это помогает взаимной мотивации сотрудников, ведь задачи одного человека связаны с задачами другого, а план отдела — один на всех.
Приятное следствие такого подхода: отношения руководства и сотрудников становятся более доверительными и прозрачными. Работники склонны честно обсуждать с прямыми руководителями свои задачи и сложности или достижения. Кроме того, вам не нужно тратить ресурс на внедрение систем контроля.
Для ведения кадрового учета, расчета зарплат, больничных, отпускных, других выплат и удержаний работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в системе есть простой бухгалтерский и налоговый учет, отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты и другие инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Работайте в системе вместе с сотрудниками. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.
Структура современной организации может быть иерархичной или проектной. В первом случае, характерном для крупного бизнеса, в рамках служебной вертикали средством управления коллективом служат поручения, – формализованные задания, требующие исполнения в определенный срок. Система контроля исполнения поручений призвана сделать этот способ управления более эффективным. Мотивация сотрудника не всегда зависит от зарплаты и поощрения, а знание, что сроки исполнения задач контролируются, заставляет подходить к их решению более ответственно.
Какие задачи поддаются контролю
В менеджменте под контролем понимается сопоставление плана с результатом и выявление отклонений с целью дальнейшей корректировки задачи или срока, замены исполнителя, принятия иных мер воздействия. Система контроля исполнения поручений строится на том, что факт исполнения должен быть измерим в объективных показателях.
В крупных организациях существуют особенности создания поручений:
- Пирамидальная структура. На уровне руководства организации формируется задача, распадающаяся на подзадачи. И в ее рамках задачи получают руководители подразделений, а те, в свою очередь, раздают отдельные поручения исполнителям. Обычно контролю подлежат только поручения первого уровня, поставленные руководителем организации. Выполнение задач низшего порядка на уровне служб всей компании проверяется только в рамках подразделений. Но, если в организации внедрена система электронного документооборота (ЭДО), выполнение поручений рядовыми сотрудниками фиксируется и там. Такие меры дополняют общую статистику исполнительской дисциплины по компании и позволяют делать вывод об эффективности каждого отдельного сотрудника.
- Формализация. На уровне высшего руководства поручения формализуются двумя путями – приказным и резолютивным. В первом случае выпускается распорядительный документ, приказ по организации, в котором указываются задания и ответственные лица. Во втором задачи и поручения оформляются в виде резолюции на самом документе или на прикрепляемом к нему бланке поручения. В рамках подразделения используются свои способы формализации – письменные, направленные по электронной почте или создаваемые в системе ЭДО.
Любое создаваемое на высшем уровне и подлежащее контролю исполнения поручение должно отвечать следующим требованиям:
- содержать четко формализованную, отвечающую компетенции исполнителя и выполнимую задачу;
- устанавливать сроки решения задачи. Если они не установлены, то должны быть типовыми, предусмотренными законом или внутренними инструкциями организации;
- указывать исполнителя с описанием имен и должностей. Если в поручении упоминается группа исполнителей, то первый указанный в перечне признается ответственным и основное внимание при контроле исполнения поручений будет приковано к нему. Он обязан организовать работу остальных, указанных в документе сотрудников.
Чем точнее и конкретнее в документе или поручении сформулирована нетиповая задача, тем проще сотруднику ее выполнить, а работнику, ответственному за контроль исполнения поручений, проверить результат. От качества работы руководителей, их опыта управления зависит эффективность работы компании. Если в рамках электронного документооборота существует возможность создать шаблоны стандартных поручений, ею не следует пренебрегать – это сократит время на обработку заданий.
Менеджер должен понимать, что его деятельность оценивается по работе подчиненных, невыполнение ими задач становится основанием для снижения эффективности руководства, поэтому и постановка поручений, и контроль их исполнения должны стать максимально эффективными. Автоматизация обоих этапов в рамках систем ЭДО или в структуре CRM-системы компании существенно сокращает время на решение задач, стандартизирует и оптимизирует результаты. Ручной контроль исполнения поручений, проводимый сотрудниками подразделения документооборота, помогает стимулировать деятельность работников компании не менее эффективно.
Создание поручения и ознакомление с ним персонала
В любом типе компаний первичным элементом генерации поручения становится приказ, распорядительный документ, издаваемый первым лицом. Он имеет номер, регистрируется в книге учета и содержит указания, которые подлежат выполнению прописанными в нем лицами и подразделениями. Обычно в приказе указывается лицо, ответственное за контроль исполнения, заместитель руководителя или начальник подразделения. Это создает двойную систему контроля исполнения поручений и исполнения документов: на уровне руководства и на уровне подразделения ДОУ.
Ответственные исполнители знакомятся с приказом и своими заданиями, расписываясь в журнале учета. С момента проставления подписи лицо становится ответственным за выполнение поручения руководства и несет дисциплинарную ответственность в случае несвоевременной или некачественной реакции на задание. Сложнее с поручениями промежуточного уровня, формируемыми не на уровне руководства компании, а в системе ЭДО.
Ознакомление с сообщением, пришедшим по электронной почте, или с заданием, сформированным в программе, становится основой для регламентации действий сотрудника только тогда, когда:
- факт ознакомления и точное время подтверждаются записью в системе;
- в документах компании четко отражено, что поручения, направленные в программе ДОУ, обязательны для исполнения. Далеко не все организации вносят указание об этом в должностные инструкции или регламентирующие документы, что лишает возможности доказать факт ознакомления. Дублирование электронного ознакомления на бумаге снижает остроту этой проблемы.
Существует механизм коллегиальной постановки задач. По результатам совещания, проведенного внутри компании или на внешнем, с участием контрагентов, уровне, оформляется протокол, в итоговой части которого формулируется перечень задач с указанием ответственных за их выполнение лиц. Контроль исполнения поручений в этом случае также оказывается двойным, на уровне следующей коллегиальной встречи, где сотрудники отчитаются о выполнении поручений, и на уровне подразделения ДОУ, при условии своевременной передачи им копии протокола.
Все механизмы формирования поручений необходимо закрепить во внутренних документах компании, опираться на сложившиеся традиции нецелесообразно, формализация повышает уровень исполнительской дисциплины. Процесс организации исполнения поручений стандартизирован и мало зависит от формы их выдачи.
Формальный и функциональный контроль
Если система контроля является двухзвенной, на уровне подразделения ДОУ и на уровне руководителя, то первому достается решение задачи по контролю формализованному, второму – по функциональному. Формализованный контроль говорит только о факте своевременно выполненной работы, функциональный направлен на улучшение ее качества.
Функциональный контроль делится на:
- Предварительный. Он проводится перед тем, как поставлено поручение. Руководитель обязан убедиться в том, что подчиненный или подразделение обладают необходимыми знаниями, временными и материальными ресурсами, чтобы выполнить задание в срок.
- Входящий или понятийный. Он направлен на решение задачи, понял ли исполнитель, что он получил поручение, и как именно он его понял, что он планирует делать. Этот вид контроля производится сразу после ознакомления с задачей. Часто он доверяется помощнику руководителя. Необходимо убедиться в понимании задачи, спросить о планах, обратить внимание на приоритетность, важность или срочность.
- Текущий. Осуществляется в ходе решения задачи, направлен на выявление отклонений по срокам и ресурсам. Часто осуществляется при помощи простых программных инструментов, например, Microsoft Project. Эффективен при наличии оперативной обратной связи, когда исполнитель своевременно докладывает обо всех аспектах исполнения задач.
- Завершающий. Он призван оценить, достигнута ли цель в указанный срок. Полученные результаты сравниваются с плановыми. Выполняется непосредственно руководителем, способным оценить качество работы.
Организация процесса контроля исполнения документов и поручений
Прежде чем приступать к организации системы контроля исполнения документов, необходимо убедиться в наличии требуемых для этого ресурсов. В большинстве крупных компаний задача решается подразделением, ответственным за сопровождение документооборота, в небольших за нее отвечает секретарь руководителя.
Кадровое обеспечение службы ДОУ является базой для организации системы, следующим уровнем становится регламентация. На практике процесс контроля осуществляется хаотично, отдельные поручения ставятся на контроль, большинство тонет в море рутины и систематически не исполняется. Создание внутренних регламентов, определяющих приоритетность поручения и те их категории, выполнение которых контролируется в обязательном порядке, помогает решить задачу.
Когда бизнес-процессы начинают требовать постоянного контроля исполнения поручений, руководство организации приходит к выводу о необходимости создания системы отслеживания, но для того, чтобы сделать ее эффективной, может не хватить знаний. Специалист с опытом работы в госкомпании предложит старую, журнально-карточную методику, где каждое поручение регистрируется в журнале и отслеживается вручную. Она реализуется в бумажном виде, иногда в виде таблиц Excel, и работает только в небольших коллективах. Сейчас мало кто из руководителей готов идти на такие неэффективные способы решения задач.
Многие компании исходят из необходимости оптимизации и поручают штатным программистам разработать прикладную программу, помогающую:
- регистрировать поручение с указанием сути, сроков, исполнителя или регистрировать документ, переданный для исполнения;
- отслеживать сроки исполнения;
- направлять напоминания исполнителю;
- вносить данные о выполнении и снимать задачу с контроля;
- собирать, хранить и анализировать статистику;
- генерировать отчетность.
Базой для создания такой программы может стать «1С Предприятие», CRM-программы различного класса, уже внедренные в компании. Можно реализовать модель и в ДОУ. Они смогут показать маршрут поручения или документа, статус исполнения, оставшиеся до завершения отведенного срока дни.
С этими задачами справится и готовое ПО, например, LeaderTask, которое устанавливается на компьютеры, планшеты, смартфоны. Программы этого класса легко адаптируются под потребности компании, практически не требуют дополнительного обучения сотрудников.
С их помощью можно:
- формировать поручения;
- создавать индивидуальный план работы для сотрудников;
- наблюдать за поэтапным выполнением задач;
- отправлять замечания и корректировки;
- утверждать результаты.
Стоимость таких приложений невысока, при этом они оптимизируют работу предпринимателя. Однако формализовать факт ознакомления с поручением и его результат в них нельзя, но для небольшого бизнеса задача не является первостепенной. Контроль исполнения поручения в этом случае становится легкой задачей для руководителя, не требующей привлечения дополнительных человеческих ресурсов.
Отчетность
Дополнительным способом самоконтроля и контроля исполнения поручения становится отчетность, когда исполнитель доводит до сведения руководителя информацию о статусе исполнения поручения.
При выстраивании механизма предоставления отчетности необходимо решать следующие задачи:
- уровень. Кто и перед кем отчитывается на уровне отдела, управления, организации, отчеты индивидуальные или коллективные;
- периодичность. Как часто генерируется отчетность, – ежедневно, еженедельно, ежемесячно;
- формат. Руководство должно определить, вид отчета о результатах исполнения поручений и исполнения документов.
Параллельно необходимо решить вопрос хранения отчетов, переноса из них данных в единую базу статистики или в систему электронного документооборота, роли отчетности и исполнения задач по ее предоставлению при формировании условий мотивации персонала.
Выбор метода контроля исполнения поручений зависит от типа бизнеса и его задач. Эффективность любого решения будет основана на том, насколько точно поставлена задача и каким образом происходит сравнение достигнутых результатов с запланированными.
03.12.2019