Руководство по проведению торжественного мероприятия

В данном буклете подобраны практические советы по
организации и проведению торжественных мероприятий. Здесь также представлены
выдержки из официальных документов по правилам использования Государственной
символики.

Всё изложенное здесь носит рекомендательный характер и
не является 100% инструкцией к действию, т.к. любое событие уникально и требует
индивидуального подхода.

30 минут – это оптимальное время для проведения массовых торжественных
мероприятий (праздничная линейка, открытие нового объекта (школы, стадиона,
детского садика) и др.). Качественно вписаться в 30 минут намного сложнее, чем
в 1,5 часа. 

У церемонии, любого события должна быть чётко-выстроенная структура.

Например:

1.    
Вступительные слова
ведущего.

2.    
Внос флага РФ, Пермского
края, Чайковского района, знамени школы.

3.    
Объявление мероприятия
открытым.

4.    
Гимн РФ (обязательно
объявляется)

5.    
Представление «президиума»
почётных гостей.

6.    
Предоставление слова для
приветствия (не все, кто в президиуме, говорят).

7.    
Изюминка / традиционный
момент.

8.    
Массовый номер.

9.    
Изюминка / традиционный
момент.

10.
Вынос флага РФ, знамени
школы.

Желательно сформировать сценарный план с колонкой «хронометраж» в виде
таблицы, например, так

В написании сценария торжественного события следует
стремиться к «лозунговости». Избегать сложно-сочинённых и сложно-подчинённых
предложений. Ведущим-любителям очень сложно грамотно подавать сложные
конструкции — здесь непросто выделять смысловые акценты. НЕ УСЛОЖНЯЕМ себе задачу,
стремимся к простоте.

Между действиями также далеко не всегда нужны слова
ведущих: как правило, эффективнее работать нон-стоп, не прерывать словами
действие.

Старайтесь не повторяться. Не дублируем информацию (только если это не
специальный сценарный приём). Например,

          если в сценарии стихи читают дети – совершенно ни к  чему
стихотворные строки произносить ведущим,

          если запланированы приветственные выступления почётных
гостей, и мы знаем, что они точно будут озвучивать, например, юбилейную дату
(150-летие школы) – не надо об этом говорить до официальных приветствий.

         В наш век
изобилия информации и перегруженности ею побеждают те, кто понимают, от чего
нужно избавиться, чтобы сконцентрироваться на действительно важном.

Принят Законодательным Собранием Пермского края 30 ноября 2017 года.
Особое внимание следует обратить на следующие цитаты из закона.

Статья 3. … Гимн Пермского края может исполняться в оркестровом, хоровом,
оркестрово-хоровом либо ином вокальном и инструментальном варианте. При этом
могут использоваться средства звуко- и видеозаписи, а также средства теле- и
радиотрансляции.

… Допускается частичное исполнение гимна Пермского края — исполнение
одного куплета с припевом.

Статья 4. Гимн Пермского края исполняется:

… во время официальной церемонии подъема флага Пермского края и других
официальных церемоний;

… во время вручения наград Пермского края.

 Статья 7. В случаях, когда законом предписано исполнение
Государственного гимна Российской Федерации, гимн Пермского края исполняется
после исполнения Государственного гимна Российской Федерации.

 Статья 9. При официальном исполнении гимна Пермского края
присутствующие выслушивают его стоя, мужчины — без головных уборов.

В случае если исполнение гимна Пермского края сопровождается
поднятием флага Пермского края, присутствующие поворачиваются лицом к флагу.

С 1 сентября 2014 года Государственный флаг должен
быть постоянно вывешен на здании школ и иных общеобразовательных учреждений, а
также подниматься во время проводимых ими массовых мероприятий (в том числе
спортивных и физкультурно-оздоровительных).

Кроме того, предполагается обязательное исполнение
гимна России в День знаний перед первым занятием, а также во время проводимых
образовательными учреждениями торжественных мероприятий, посвященных
государственным и муниципальным праздникам.

Инициатива главы государства предусматривает и
обязательное исполнение Государственного гимна при открытии памятников и
памятных знаков, а также при открытии и закрытии торжественных собраний,
посвященных государственным праздникам (в настоящее время его исполнение допускается,
но не является обязательным), а также на торжественных собраниях, посвященных
муниципальным праздникам.

Рекомендуемый вариант использования Государственного
гимна РФ:

1.    
Обязательно объявить гимн
до начала звучания.

2.    
Используем официальный
сокращённый вариант без слов:  куплет + припев

Или  официальный
полный вариант со словами

Изюминки – яркие, запоминающиеся моменты, вплетённые в
действо. Это может быть всё, что угодно:

— открываем стадион – в качестве
яркой нетипичной «открывашки» — первый гол в ворота забивает Глава района и
капитан школьной футбольной команды;

— проводим линейку – в качестве
пролога – массовый танец, поставленный в стиле флеш-моб;

— открываем фестиваль, конкурс –
здесь, — яркий постановочный вокальный номер с элементами хореографии или шоу
флагов в самом начале и пр.

Вариантов «изюминок» великое множество, главное
правило – меньше – да лучше.

Ответ на вопрос «Где взять эту самую изюминку?» нам предлагает Остин Клеон в книге «Кради как художник». Автор
призывает нас не стесняться и копировать: «Никто не рождается с индивидуальным
стилем и собственным голосом… Вначале все учатся походить на своих героев.
Учатся, копируя. Речь идёт о практике. Это не плагиат, не попытка выдать чужую
работу за свою. Копирование скорее похоже на реконструкцию. Не крадите стиль
как таковой, позаимствуйте лежащий в его основе образ мыслей. Зачем копировать
своих героев или их стиль? Чтобы попытаться «заглянуть» в их мозг. На самом
деле вам нужно главное – перенять их способ смотреть на мир».

Больше действа и динамики, меньше пауз и неоправданной
пустоты.

Не бойтесь быть скульпторами! Беспощадно отсекайте
всё, что вредит сценарию, не несёт никакого смысла, «просаживает» темпоритм.

Самые важные государственные торжественные события
обходятся без видимого ведущего, а при участии диктора (инаугурация президента,
некоторые мероприятия Дня Победы и пр.).  В этом случае успех события зависит
от качества репетиций.

Попробуйте мыслить телекартинкой – применяйте принцип
монтажа. Делайте качественную смену планов, не допускайте пустоты на
сценической площадке. Избавляясь от лишних «пробелов» и пауз Вы делаете событие
целостным, всё проходит, как говорят в народе, «на одном дыхании».

Художник Сол Стейнберг сказал: «В любом художественном
произведении мы в первую очередь откликаемся на то, как художник справился со
своими ограничениями». Зачастую произведение искусства становится интересным
как раз благодаря тому, что скрыл его автор. Здесь работает закон баланса того,
что показано, а что – нет.

Из великого множества вариантов мы должны  научиться
выбирать с умом.

О позиции флагов

— Государственный флаг по
отношению к отраслевому должен стоять на почетном месте. При нечетном
количестве флагов наиболее почетное место – центр. В таком случае флаг
Российской Федерации будет посередине, флаг субъекта федерации – слева, а
корпоративный – справа от центрального флага.

—  При четном количестве флагов наиболее почетным
местом считается левый фланг.

—  Не допускается, чтобы
государственный флаг по размеру был меньше корпоративного, также при подъеме
государственный флаг всегда должен быть выше.

И.М. Туманов. Режиссура массового праздника и
театрализованного концерта. М.: Просвещение, 1976. — 86 с.

Остин Клеон. «Кради как художник». 10 уроков
творческого самовыражения. М. : Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 116 с.

Хью МакЛаод.
Игнорируй всех, или как стать креативным. М. : Карьера Пресс, 2011.

Льюис Хайд. Дар. Как
творческий дух преображает мир. М. : Поколение, 2007.

Праздники, торжества и церемониалы – это значительная нашей жизни. История их восходит еще к древнему обычаю торжествовать после удачной охоты на зверя с плясками и различными обрядами поедания добычи. Постепенно совершенствуясь, праздники превратились в царские церемонии коронации и вхождения во власть. А уж затем мы пристрастились устраивать торжества по каждому значительному и незначительному поводу, начиная от завершения каких-либо объектов, проектов и других значимых событий и заканчивая юбилеями отдельных великих и не совсем великих личностей.

Поводы для организации торжественных мероприятий бывают самые разные – условно их можно разделить на три категории.

Прежде всего это государственные или связанные с государственной деятельностью мероприятия. Государственный или дипломатический протокол таких мероприятий бывает очень строгим, поскольку при этом задействуются, как правило, государственные символы.

Вторая группа – разного рода торжества, проводимые общественными организациями, бизнес-структурами, творческими союзами, партиями.

Третью группу составляют разноликие личные и семейные празднества, – юбилеи, годовщины, свадьбы и т.п.

В этой статье остановимся только на государственных и корпоративных мероприятиях.

Особенности организации мероприятий, связанных с государственной деятельностью

Если вам поручили организовать, например, торжественный вечер по случаю Праздника Весны и Труда или какого-либо профессионального праздника, нужно подойти к этому со всей ответственностью, поскольку на этих общественных мероприятиях при подготовке торжественного церемониала обычно используются государственные символы (флаг, герб), требующие к себе соответствующего отношения.

Традиционно торжественное общественное мероприятие устраивается в подходящем для такого случая помещении, где можно разместить президиум, повесить государственные и отраслевые флаги, а также использовать аудиовизуальную аппаратуру. Классическая церемония таких торжеств включает следующие моменты.

• Сначала ведущий церемонии приглашает заслуженных людей (включая руководителей организации, предприятия и т.п.) в президиум, где они рассаживаются соответственно своему положению или рангу.

• Хозяин торжества садится в центре президиума, справа от него – почетный гость либо второй по рангу представитель организации. Слева, если в церемонии не участвует переводчик, садится третье лицо, и затем остальные по протокольной значимости. При оформлении стола для президиума лучше заготовить и расставить кувертные карточки, чтобы не было казусов при рассадке президиума.

• Ведущий объявляет об открытии торжественного заседания (встречи, мероприятия). Вносятся государственные и отраслевые флаги, проигрывается, как правило, государственный гимн, затем, если есть, – корпоративный гимн, и начинается приветствие гостей, участвующих в торжестве.

• Представлять участников может ведущий либо хозяин мероприятия. Главное – чтобы все титулы, а особенно фамилия, имя и отчество гостей, прозвучали правильно. Это касается уважения к личности, поэтому к данной церемонии необходимо относиться внимательно и осторожно, не допускать никаких искажений.

О позиции флагов

■ Государственный флаг по отношению к отраслевому должен стоять на почетном месте. При нечетном количестве флагов наиболее почетное место – центр. В таком случае флаг Российской Федерации будет посередине, флаг субъекта федерации – слева, а корпоративный – справа от центрального флага.

■ При четном количестве флагов наиболее почетным местом считается левый фланг.

■ Если мероприятие негосударственное, то флаг официальной делегации любого государства по принципу гостеприимства занимает почетное место относительно нашего флага.

■ Не допускается, чтобы государственный флаг по размеру был меньше корпоративного, также при подъеме государственный флаг всегда должен быть выше.

• После представления и приветствия людей, сидящих в президиуме, а возможно, некоторых из зала, ведущий дает слово главному докладчику и поочередно другим выступающим по согласованной программе. Часто перед выступлением проводят «минуту молчания» в память об ушедших.

• После выступления нередко проводится церемония награждения. Награждения бывают разные – от государственных орденов и медалей до почетных грамот и денежных премий. Ведущий вызывает награждаемых из зала поочередно или группами, просит официальное лицо приступить к церемонии.

Награды выносят на подносе, покрытом, как правило, бордовым бархатом. Поднос для наград ни в коем случае не должен быть вычурным, а тем более с пестрым орнаментом. Например, знаменитый жостовский поднос с цветочками не будет соответствовать торжественности и строгости момента. Обычно для таких случаев обшивают бархатом любой деревянный или металлический поднос.

Награды необходимо подготовить к вручению, то есть расстегнуть скрепки или другие крепящие приспособления. И конечно, каждая награда должна попасть в свои руки. Правильность вручения наград строго контролируют специально назначенные люди из секретариатов. Если невозможно прикрепить орден или медаль на грудь, награда может быть вручена в руки, как правило, в специальной коробочке. Удостоверение к награде, естественно, вручается сразу же в руки. Если кто-либо из награждаемых хочет выступить, такая возможность ему предоставляется.

Если государственной награды удостоено предприятие или организация, она вручается на торжественном собрании коллектива и прикрепляется обычно на флаге этой организации в левом верхнем углу у флагштока. Если у предприятия своего фирменного флага нет, награда вручается в руки руководителю предприятия.

• Торжественная часть церемонии может закончиться опять же исполнением государственного гимна, выносом флага. Зал в этот момент встает.

• После торжественной части обычно следует развлекательная – концерт, спектакль, «капустник». Церемониал соблюдать в данном случае не нужно, здесь все решает творческая личность, то есть режиссер, постановщик, сценарист.

• Не возбраняется в рамках торжественного общественного мероприятия в финале устроить банкет, прием или просто чаепитие. Сегодня можно также заказывать фейерверк.

Особые церемонии

К торжественным общественным мероприятиям относятся не только разного рода съезды, собрания, слеты. Открытие нового цеха, предприятия, конвейера, запуск новой линии товаров, нового брэнда, спуск на воду судна тоже можно отметить в торжественной обстановке. В церемониалах таких мероприятий есть свои отличительные черты – например, при открытии нового цеха – разрезание символической ленточки; при спуске судна – разбивание о борт бутылки шампанского; закладка первого кирпича при начале строительства, наконец, выпускание из рук голубя как символа освобожденной энергии и добрых намерений.

При организации подобного рода мероприятий также нужно серьезно подойти к размещению государственных символов. Некоторые церемонии бывают строго регламентированными, например, поднятие флага на построенном и пущенном в эксплуатацию новом судне, как гражданском, так и военном, как внутри страны, так и за рубежом. Регламенты, имеющие законодательную силу, необходимо строго соблюдать – фантазии с государственными символами недопустимы.

А как с церемониями в бизнес-структурах?

А вот здесь фантазия практически не ограничена – можно реализовать самые фантастические сценарии. При организации корпоративных торжеств преследуются, как правило, чисто утилитарные цели – раскрутка брэнда, имиджа, реклама товара, магазина, предприятия, желание показать свое превосходство на рынке. А потому в церемониалах идут в ход не только обязательные фейерверки, но и порой обливание дорогим шампанским, организуются изысканные обеды и приемы на роскошных яхтах или в отелях на Лазурном берегу. Здесь нет строгих правил, и главная проблема – поиск «массовика-затейника», то есть фирмы, специализирующейся на организации подобного рода мероприятий.

Одно из самых популярных бизнес-мероприятий – презентация. Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам: открытие выставки, выхода книги известного автора, основание нового банка, фирмы, появление новых товаров, технологий и т.д.

Презентация может быть успешной только в том случае, если она разжигает любопытство и желание получить больше информации, поэтому такое мероприятие должно иметь строго определенные временные рамки.

Презентацию лучше проводить во второй половине дня. Участникам желательно вручить сувениры (например, фирменные записные книжки, ручки, календари, значки и т.п.).

Любая презентация требует хотя бы краткого выступления, в котором обозначается цель мероприятия, программа, представляются организаторы и ведущие мероприятия. Речь желательно не затягивать, помня о том, что уровень внимания аудитории наиболее высок в первые 10 минут и последние 5, если брать во внимание получасовое выступление. То есть существенные факты, которые аудитория должна запомнить, необходимо излагать в начале и конце выступления.

Презентацию желательно разнообразить показом слайдов, видеофильмов, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих.

В программу презентаций может быть включена пресс-конференция, вести которую поручается бойкому в общении (и особенно в ответах на вопросы) сотруднику. Кроме всего, можно предусмотреть небольшой концерт. Как правило, во второй половине презентации, продолжительность которой лучше не затягивать больше 2-х часов, проходит прием типа коктейль, фуршет, холодный буфет. Сервировка столов на презентациях не сложна, правила поведения не столь регламентированы, как на официальных приемах. Все должно быть проще и уютнее.

Формы приглашений на презентацию должны быть достаточно простыми.

Формы приглашений на презентацию

Уважаемый г-н ___________________!

Коллектив ассоциации «Агросервис» приглашает Вас на торжественный вечер, посвященный презентации новой линии товаров, который состоится 12 июля с.г. в 18.00 по адресу: Москва, Варшавское шоссе, 102, стр. 2.

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Ленинск-Кузнецкое училище  олимпийского резерва»

Подготовка и проведение торжественного церемониала спортивных праздников в школе

Методические рекомендации

Ленинск-Кузнецкий

2016

       Фролова, Г. А. «Подготовка и проведение торжественного церемониала спортивных праздников в школе».  [Текст]: Методические  рекомендации к организации проведения спортивных праздников / Фролова Г. А. – Ленинск-Кузнецкий, 2016.  –  12 с.

Автор: Г.А. Фролова,  преподаватель спец. дисциплин.

   Методические рекомендации составлены на основе физкультурно-оздоровительной и спортивно-массовой работы проводимой в школе. Даются рекомендации по организации и проведению  спортивных праздников, спартакиад,  которые могут быть предложены в ежедневной практической работе учителям физической культуры, инструкторам физической культуры и спорта, педагогам-организаторам.

Содержание

Введение

 Занятия физической культурой в школьные годы способствуют физическому и физиологическому развитию растущего организма человека, формирует у него разнообразные двигательные умения и навыки.

  Дефицит двигательной активности нарушает защитные функции организма, серьезно ухудшая защитные функции организма, серьезно ухудшая здоровье ребенка. Приходится выдерживать большие умственные нагрузки, сидя на уроках в школе и за уроками дома, из-за чего почти не остается времени побыть на свежем воздухе. Это приводит к тому, что у большинства школьников ухудшается зрение, деятельность сердечно-сосудистой и дыхательной систем, нарушая обмен веществ, снижается сопротивляемость к различным заболеваниям.

   Важнейшая задача, стоящая перед учителями, тренерами, родителями,  создать условия, при которых дети школьного возраста смогут заниматься физическими упражнениями в течение учебного дня и во  внеурочное время с целью повышения двигательной активности, укрепления здоровья, улучшения физической подготовленности.

   Где же школьник почувствует себя раскрепощенным, свободным, независимым от постоянной тирании предметников, как на соревнованиях после уроков? Не надо бояться, что тебя вызовут к доске, поставят плохую оценку, потребуют дневник, а потом дома – родительская разборка.

   Действительно, нигде так не раскрывается ребенок, как в соревнованиях, подвижных играх, туристическом походе на тренировках в избранном виде спорта. Все это занятия открывают их от подворотни, вредных привычек, помогают стать гармонически развитыми.       Можно себя показать, какой ты сильный, смелый, быстрый, ловкий.  А еще можно и настоящим героем стать: занять первое место в соревновании, получить награду и приз, попасть в сборную команду школы и соревноваться с ребятами из других школ.

Нет, что не говори, а соревнования – это здорово, а если с ребенком на соревнования пришли родители, то это вдвойне приобретает значимость. Этим достигается духовный контакт родителя с ребенком. Совместные игры, участие в соревнованиях, занятия физическими упражнениями стимулируют двигательную активность детей, способствуют их всестороннему развитию и воспитанию. Папы и мамы видят своих детей с новой стороны, лучше узнают их, осознают жизненную необходимость регулярных занятий физической культурой. Вот почему содружество семьи и школы приобретает особое значение.

  Любое общество заинтересовано в сохранении и передаче накопленного опыта, иначе невозможно не только  развитие, но и  само существование. Одним из важнейших механизмов сохранения и передачи культурных традиций являются массовые торжественные спортивные мероприятия.  

При проведении спортивных мероприятий важной составной частью является торжественный церемониал.

Церемония – установленный торжественный обряд, порядок совершения чего-нибудь. Понятие церемонии тесно связано с понятием обряд, ритуал, символ.

Обряд – совокупность установленных обычаем действий людей, связанных с общественными или бытовыми традициями.

Ритуал (церемония, церемониал) – официально принятый распорядок торжественных приемов, шествий. Он представляет собой тип социального действия, порой выходящего за рамки праздника и обряда.

   Торжественный церемониал несет важное воспитательное значение, способствует пропаганде спорта. Физической культуры и здорового образа жизни. Формирует у участников и зрителей дух патриотизма.

   Четкость проведения торжественного церемониала включает в себя взаимодействие оргкомитета и организаций, проводящих соревнования. Рекомендуется привлекать творческие коллективы спортивной направленности, а также использовать фрагменты музыкальных произведений при торжественном открытии соревнований.

1. Оформление мероприятий

    Спортивный зал, бассейн, спортивная площадка служащие для проведения церемониала, должны быть торжественно оформлены в цветах государственно флага Российской федерации и цветовой символики данного вида спорта (баннеры, флаги, эмблема, логотип соревнования).

Организаторы должны иметь в наличии:

1. Государственный флаг Российской федерации и флаг Кемеровской области. Рекомендуемый размер 1м х 1,5м.
2. Флагштоки, древки, приспособления для подъема флагов.
3. Фонограммы Гимнов Российской федерации (1 куплет и припев с текстом) и Кемеровской области, фонограммы спортивных маршей, торжественной музыки для награждения, фанфары.
4. Аншлаги с названием команд участниц соревнований.
5. Трибуны и ковровые дорожки.
6. Комплект звукового оборудования (микрофон ведущего, микрофон для выступления официальных лиц, стойки под микрофоны).

1. Подготовка церемониала

1. На торжественный церемониал судьи и участники должны выходить в спортивной парадной форме, на которой должна быть эмблема организации или школы представляющей себя на соревновании.
2. При подготовке соревнования необходимо провести репетиции отдельных его частей.
3. Порядок построения участников открытия соревнований:

    Команды – участницы соревнований выходят в установленном порядке (первыми выходят победители предыдущего сезона соревнований, последними – принимающая организация или школа). Впереди каждой команды располагается несущий аншлаг с названием команды или спортивной организации.

3. Открытие соревнований

1. Построение спортсменов, тренеров, судей перед началом  соревнований.

2.      Информация ведущего о соревнованиях, его участниках и т.д.

3.      Торжественные фанфары.

4.      Вступительное слово ведущего мероприятия.

5. Представление официальных лиц присутствующих на соревнованиях.

6.      Выход участников и судей на парад открытия.

7.      Представление спортсменов или команд участников.

8.      Приветственное слово почетных гостей.

9.      Исполнение гимнов.

10.    Выход участников церемониала.

1. Награждение призеров соревнований

 Для проведения награждения необходимо подготовить:

• награды (призы, медали, дипломы, почетные грамоты);
• оборудование (пьедестал почета, подносы для наград, стол, покрытый скатертью, флагштоки, приспособления и устройства для подъема флагов, трибуна и т.д.);
• фонограммы гимнов, фанфары, торжественная музыка для награждения.

Церемония награждения включает:

• сбор и построение участников награждения;
• выход участников соревнований;
• вручение наград, дипломов, памятных сувениров;
• спуск флагов, исполнение гимнов;
• объявление участникам и зрителям о закрытии соревнований;
• уход участников соревнований и лиц, проводивших награждение, со спортивной арены.

   После церемонии награждения может проводиться фотографирование участников соревнований, интервью участников. Для рекламирования соревнований рекомендуется приглашение телевидения.

1. Положение о соревновании

  Соревнования состоятся и пройдут успешно, если задолго до их начала будет подготовлено и выслано «Положение» о его проведении.

Для того чтобы составить положение о соревновании необходимо соблюдать следующие требования:

• положение должно быть утверждено руководителем учреждения или организации, а если необходимо, то и согласовано с вышестоящей организацией.

Положение должно состоять из следующих пунктов:

• цели и задачи;
• дата, время  и место  проведения;
• участники соревнований;
• руководство проведением соревнований;
• регламент;
• определение победителей;
• программа соревнований;
• заявки;
• награждение.

Примерное «Положение» о соревновании

                                                                  Утверждаю:

                                                                                  Директор школы №__  

                                                                                                _______________ Е.П.Иванова

                                                                                    «__»_______________20___г.

Положение

о проведении первенства

МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №__»

по быстрым шахматам

Цели и задачи

• Повышение уровня мастерства учащихся;
• Популяризация шахмат среди детей и подростков;
• Организация досуга.

Дата, время и место проведения

     Соревнования проводятся «__»________20__ года в МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №  «__».

Начало соревнований:  «__» ________  —  с 13 часов 30 минут;

                                        «__» ________  —  с 13 часов 00 минут.

Участники

     К участию в соревнованиях допускаются учащиеся по трем возрастным группам:

1. 2005 – 2006  г.р.;
2. 2003 – 2004 г.р.;
3. 2002 г.р. и старше.

Руководство проведением

     Общее руководство подготовкой и проведением возлагается на главного судью соревнований Сидорова  И.Н.

Регламент

  Темпа – турнир проводится по круговой системе. На партию каждому участнику отводится не менее 15 минут.

Определение победителей

   Победители определяются по наибольшей сумме набранных очков. В случае равенства очков предпочтение отдается по следующим показателям:

• результат личной встречи;
• количество побед;
• коэффициент Бергера.

Программа соревнований

11.00 – Парад участников соревнований.

11.10 – Начало соревнований.

12.00 – Подведение итогов соревнований.

Заявки

     Заявки,  заверенные школьным врачом,  подаются  за 30 минут до начала соревнований.

Награждение победителей

       Участники, занявшие 1,2 и 3 места в каждой возрастной группе, награждаются медалями и грамотами.

1. Смета

     Для награждения победителей соревнований необходимо составить смету. Она также как положение должна быть утверждена и согласована с руководителями организаций  проводящих соревнование.

      Смета также является необходимым элементом в подготовке к соревнованиям и позволит сделать праздник наиболее ярким и незабываемым. В смету можно включить награждение участников грамотами или дипломами, памятными призами, а также элементы оформления спортивного зала или площадки. Отчетная документация   включает в себя: фотографии о соревнованиях, альбомы,  оформление стендов,  папки с необходимой документацией, поэтому также может быть включена в смету.

Примерный вариант сметы

Смета

на проведение первенства

МОУ «Средняя общеобразовательная школа №__»

по быстрым шахматам,  посвященного

«Дню защитника Отечества»

Участники: учащиеся МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №___».

Место проведение соревнований: МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №19».

Начало соревнований: «__» _________200_ — с 13 часов 30 минут;

                                          «__» _________200_ — с 13 часов 00 минут.

ИТОГО: Пятьсот шестьдесят семь рублей.

Смету составил:                                                          И.Н.  Иванов

Список использованной литературы

1. Генкин Д.М. Массовые праздники: Учебное пособие для студентов институтов культуры. – Просвещение, 2005. — 140с.

1. Пономарев В.Д. Введение в игровую технологию учебно-воспитательной деятельности современной школы. – Кемерово, 2007г. – 56с.

1. Бараш А.Д., Побожаков В.А. Рекомендации по проведению торжественного церемониала спортивных мероприятий (соревнований):    Методические рекомендации / под общей  редакцией А.А. Зеленина – Кемерово: ООО «ИНТ», 2005.-11с.

Церемония награждения — один из самых любимых форматов многих event-менеджеров. Тут нет места для пустой болтовни, ведущим не нужно придумывать конкурсы, чтобы разбавить шоу, в организации не должно оставаться места для неподготовленных сюрпризов и открытий. Четкость логистики и детальность сценария здесь важнее креатива и оформления.

Церемония награждения — очень строгий формат мероприятия, а проблемы у всех организаторов одни и те же: как удержать внимание зрителей и как не испортить минуту славы победителям.

Перед вами несколько практических советов от Игоря Полонского, руководителя event-агентства Режиссерская версия — организатора множества разнообразных отраслевых, и внутрикорпоративных церемоний награждения.

Максимально детальный сценарий

Сценарий ведущих должен быть максимально детальным и включать все возможные имена, должности и названия. Приглашая на сцену кого-то для объявления победителя, необходимо назвать и имя, и должность человека. По возможности нужно вписать в сценарий ведущих названия и имена всех победителей, а не надеяться на то, что объявляющий произнесет все громко и правильно. Не экономьте бумагу – впишите в тексты ведущего все места, где на сцену должны выйти модели с наградами, все музыкальные отбивки и все видеоматериалы. Не ленитесь по пять раз писать название каждой номинации. Лучше потратить на сценарий побольше времени, но избежать путаницы с именами и таймингами.

Дежурные фразы ведущих

Пусть ведущие используют ключевые слова. «Внимание на экран!», «Мы приглашаем на сцену…», «Благодарим победителей и просим спуститься в зал» — эти и подобные фразы помогут всем участникам процесса сориентироваться в происходящем. Если победитель выходит на сцену впервые в жизни — ему надо помочь понять, когда можно сказать речь, а когда нужно уйти. Это же касается всех гостей, объявляющих победителей, а также режиссеров трансляции и диджеев. Пусть ведущие будут именно ведущими и будут соединять гостей, зрителей, постановочную группу и бэкстейдж с помощью прямых указаний.

Проверка присутствия

Перед началом церемонии награждения обязательно уточните присутствие всех награждающих и всех победителей в зале. И предупредите ведущих об отсутствии кого-то из них. А также назначьте в организационной группе ответственного за получение наград в случае, если победитель не явился. Это позволит избежать неловких пауз и тишины в процессе объявления победителей.

Без лишних слов

Длинные креативные подводки к номинациям остались в прошлом. Сегодня церемония награждения должна быть очень динамичной, а ведущие должны говорить как можно меньше слов — и только по делу. Лучше отдать это время в сценарии на речи победителей и партнеров, чем вставлять бессмысленные притянутые за уши слова ведущих.

Правило «сэндвича»

Единообразный монотонный ход церемонии награждения будет казаться более динамичным, если применить правило «сэндвича»: каждое действие должно быть максимально коротким, а самих действий должно быть много. Объявили номинацию — 5 секунд видео — пригласили вручающего — музыкальная отбивка — речь вручающего — в номинации представлены — 30 секунд видео — назвали победителя — музыкальная отбивка — вручили награду — аплодисменты. Чем больше действий, и чем короче каждое, тем ярче и динамичнее выглядит церемония награждения в целом.

Самое интересное на сладкое

Оставляйте на финал номинации, интересные наибольшему количеству зрителей в зале. Мы часто совершаем ошибку, награждая, условно говоря, сначала «Лучшего рабочего», а в конце «Лучшего топ-менеджера». А надо наоборот, чтобы основная масса людей досиживала в зале до конца представления.

Минута славы

Не лишайте победителей минуты славы. Если уж человек приглашен на сцену- то пусть задержится на ней хоть чуть-чуть. Не так уж много живого времени отнимает непосредственно победитель, а ведь все мероприятие делается именно для них.

Без вариантов выбора

Не давайте зрителям возможности проводить время за дверями церемонии награждения. На время вручения наград не должно быть других точек интереса: ни фуршетов, ни лаунж-зон с музыкой, ни напитков. Выбор у зрителя должен быть простой: или смотри церемонию награждения, или иди домой. Не должно быть возможности приятно провести время в фойе.

Повторение — залог успеха

Не пренебрегайте возможностью проведения репетиции с ведущими и моделями на сцене. Чем подробнее и детальнее вы отрепетируете, тем меньше шансов на ошибку оставите диджею, режиссеру трансляции и выпускающему режиссеру. Нет большей радости режиссеру-постановщику, чем стоять в пультовой и смотреть, как ровно и гладко идет его мероприятие. Залог этого — детальный сценарий и репетиции.

Зоны ответственности фотографов

Позаботьтесь о фотографах: поставьте подиум перед сценой, распределите, кто снимает общие планы и зал, а кто — крупные планы на сцене. Лучше иметь два разных фотоотчета, чем два одинаково неполных.

Присоединяйтесь к Event.ru

ФОРМАТ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯЙ

Здесь возможны как минимум три варианта, например:
■ заключить договор с генеральным подрядчиком «под ключ»;
■ заключить договоры с несколькими подрядчиками, решающими различные задачи;
■ подготовить мероприятие самостоятельно, без помощи посредников.

У каждого варианта есть свои особенности, достоинства и недостатки.

Один подрядчик: удобно, но опасно

Нередки ситуации, когда с определенным подрядчиком вынуждают работать те или иные обстоятельства, например дружеские отношения руководителя, корпоративные традиции и т.д. В этом случае выбирать не приходится – надо работать с тем, кто есть. Но ни в коем случае нельзя все пускать на самотек!

Необходимо вмешиваться в каждый пункт программы подготовки, задавать массу вопросов и вести параллельно свою матрицу или список дел и задач по организации мероприятия. Не факт, что такой подрядчик ничего не забудет и не упустит из виду. Нужно все время держать руку на пульсе.

+ Это самый удобный формат для взаимодействия и контроля, в котором реализуется принцип «одного окна» – все вопросы и задачи решаются через одного менеджера, отвечающего за подготовку мероприятия со стороны подрядчика. Заказчик, то есть вы, при этом спокойно продолжает заниматься текущей работой, лишь время от времени сверяясь с графиками и отчетами по подготовке торжества.

— Самый опасный формат для работы, означающий, что все яйца вы сложили в одну корзину. Никто не даст гарантии, что подрядчик окажется надежным на 100 %. Нельзя все предугадать – он может подвести заказчика даже по независящим от него причинам. И решить проблему будет очень сложно, так как исполнитель, скорее всего, не раскроет контакты своих субподрядчиков, а на то, чтобы начать всю подготовку заново, у заказчика может не остаться времени.

Несколько подрядчиков: безопасно, но хлопотно

У опытных персональных ассистентов со временем нарабатываются полезные контакты. И это здорово, когда в вашем списке есть ряд проверенных годами небольших компаний, которые без особых проволочек оказывают качественные услуги в узких сферах деятельности. Вы можете со спокойной душой просто распределить задачи между подрядчиками, контролировать их и координировать между собой по необходимости. Но для этого подрядчики должны быть надежными. В противном случае проблем не избежать.

+ Самый безопасный вариант подготовки мероприятия. С одной стороны, у вас развязаны руки – непосредственной подготовкой занимаются подрядчики. С другой – ваш тотальный контроль позволяет держать руку на пульсе, и в случае возникновения проблемы оперативно заменить одного подрядчика другим, не тормозя весь процесс.

— Самый «мутный» вариант работы. Большое количество подрядчиков означает массу бумажной волокиты – нужно заключать договор с каждым подрядчиком, запрашивать счета, направлять другие запросы, вести обширную переписку и т.д.

В случае возникновения какой-то проблемы сложно будет решить ее полюбовно. Начнется перекладывание ответственности, поднимется вопрос возврата или невозможности возврата уплаченных денег и т.п.

Все сама: ответственно, оперативно, сложно

Самостоятельная подготовка мероприятия ассистентом руководителя без помощи посредников – распространенный случай в России. И вот почему – руководители перестраховываются: боятся разглашения конфиденциальной информации о предстоящем событии или ждут подвоха от сторонних организаций, оказывающих помощь в подготовке мероприятий. А может, просто экономят! Так или иначе, в этом случае принимается решение о самостоятельной подготовке торжества.

+ Вы знаете каждого исполнителя в лицо и по имени. Более того, это самый экономически выгодный вариант не нужно платить посредникам. Часть вопросов можно решить быстро и за наличный расчет (под расписку) – экономится драгоценное время! В случае проволочек с одним из исполнителей вопрос решается напрямую и оперативно.

— Самый сложный и хлопотный вариант подготовки мероприятия, поскольку вся ответственность лежит на вас! Если торжество намечается по-настоящему масштабное, вы рискуете просто утонуть в море мелких и крупных задач и поручений, имен и названий, сумм и счетов, отчетов и проверок.

В процессе подготовки возникнет неимоверное количество вопросов абсолютно у всех исполнителей. И если все они будут контактировать напрямую с вами, есть вероятность, что вы либо упустите что-то очень важное, либо из-за недостатка опыта и знаний проколитесь в мелочах, которые в свою очередь могут по цепочке привести к срыву всего мероприятия.

КАКОЙ ФОРМАТ ВЫБРАТЬ

Если есть возможность выбирать формат подготовки мероприятия, руководствуйтесь здравым смыслом. То есть при наличии проверенного, ответственного и опытного генерального подрядчика, конечно, логично положиться на него и передать всю подготовку мероприятия в надежные профессиональные руки. Себе в этом случае можно оставить концептуальные, дизайнерские и финансовые вопросы, согласование с виновником торжества, координацию и взаимодействие с гостями и т.п.

В случае отсутствия «своего» подрядчика лучше остановиться на втором варианте и выбрать несколько добротных исполнителей, каждый из которых реализует свою задачу в процессе подготовки мероприятия.

Однако при любом выборе важно ни в коем случае не пускать все на самотек и непременно контролировать как можно больше действий по подготовке мероприятия или, по крайней мере, быть в курсе абсолютно всего происходящего!

ФОРМАТ ТОРЖЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Под особо ответственным мероприятием каждый подразумевает что-то свое – в зависимости от образа жизни, круга знакомств, сферы интересов, профессиональной деятельности и т.д. Мы рассмотрим следующие варианты:

■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы.
■ Небольшое закрытое торжество (например, семейное) для медийной персоны.
■ Масштабное закрытое мероприятие с участием медийных персон.

Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы рассмотрим на примере вручения награды государственного уровня.

Допустим, виновник торжества награждается орденом или медалью со стороны другого государства, например за укрепление межгосударственных отношений.

В этом случае мероприятие может состоятся:
■ в стране, которая вручает орден;
■ в посольстве страны, вручающей награду (на территории родного для виновника торжества государства);
■ в любом другом подходящем и устраивающем всех месте. В этом случае расходы по организации мероприятия награждаемый берет на себя.

Рассмотрим вариант, когда сам награждаемый организует мероприятие. Вручение государственной награды – событие важное и ответственное – на церемонии присутствуют известные люди. Такое торжество часто освещается в прессе.

Это означает, что подходить к вопросу выбора площадки для мероприятия, разработки программы, подбора подрядчиков, организации безопасности и т.д. нужно с особой серьезностью и тщательностью.

ШАГ 3: РАЗРАБАТЫВАЕМ ДЕТАЛЬНУЮ ПРОГРАММУ МЕРОПРИЯТИЯ

Предполагается, что к этому моменту у организаторов уже есть общее представление о том, как должно пройти торжество, – его концепция. На этом этапе нужно не просто определиться с подробным перечнем тематических частей мероприятия, но и с их последовательностью и хронометражем.

Протокольная часть

Сначала нужно согласовать с консульством протокольную часть церемонии, уточнив следующие моменты:

• как именно должна проходить процедура вручения ордена;
• необходимо ли специальное оборудование (трибуна, микрофоны, музыкальное сопровождение и т.д.);
• кто конкретно будет принимать участие в церемонии;
• как долго будет длиться протокольная часть и т.д.

■ Если речь идет о мероприятии, на котором будут присутствовать люди разного пола, возраста или разных национальностей, программу следует составлять с учетом их индивидуальных и культурных особенностей. При большом количестве приглашенных организовать для каждого гостя отдельную программу не выйдет, поэтому следует руководствоваться принципом большинства.

■ Забывать о стране, вручающей награду, ни в коем случае нельзя! Даже если присутствующих на мероприятии ее представителей совсем немного. Непременно нужно каким-либо образом отразить в программе уважение к дружественному государству и его гражданам. В противном случае может иметь место неприятный дипломатический конфуз.

Развлекательная часть

Программа мероприятия может выглядеть следующим образом.

Программа церемонии награждения
19:00–20:00 – Прибытие гостей. Приветственный коктейль (в это время гости могут пройти (с экскурсией или без нее) по парадным залам Дворца).
20:00–22:00 – Торжественная церемония награждения и фортепианный концерт.
22:00–24:00 – Фуршет (музыкальное сопровождение – джазовый квартет).

Из примера видно, что важно продумать и культурно-развлекательную часть программы.

Она не должна быть утомительной, ведь к этому моменту пройдет уже немало времени с начала мероприятия – позади у гостей официальная церемония и ожидание ее начала.

Также эта часть вечера должна быть «интернациональной» – важно удовлетворить вкусы всех собравшихся. Возможно, это будет концерт классической музыки или выступление оперных певцов.

Еще один немаловажный момент – грамотная организация банкетной части мероприятия.

Кроме прочего, гостям обязательно надо предложить персональные меню. Обычно их заранее печатают в типографии.

Чаще всего это небольшая брошюрка, на каждой странице которой отдельно перечислены блюда в порядке очередности их появления на столе: холодные закуски, салаты, горячие закуски, основные блюда, гарниры, десерт, напитки.

Для удобства иностранных гостей все названия блюд должны быть переведены на соответствующий язык (например, французский). Обычно русский вариант меню представлен на левой странице, а иностранный – на правой. Или можно напечатать нужное количество меню отдельно на одном и на другом языке.

■ Фуршет, как правило, чуть менее торжественный и обязывающий, но элегантный и при этом наиболее распространенный вариант приема.

Фуршет проводят стоя. Обычно расставляются высокие круглые столики, к которым гости без плана рассадки могут подойти и перекусить или выпить бокал шампанского, не отрываясь от светской беседы. На фуршете накрываются столы с различными закусками и напитками – так называемые буфеты, или станции –гости подходят к ним и выбирают себе угощение.

ШАГ 4: СОСТАВЛЯЕМ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ СМЕТУ МЕРОПРИЯТИЯ

Следующим важным шагом является подсчет предстоящих расходов, связанных с проведением торжества. Если бюджет мероприятия утвержден, необходимо в него вписаться. Если бюджета нет, важно зафиксировать и просчитать все возможные траты.

Виновник торжества должен уже на этом этапе узнать, во сколько примерно обойдется организация мероприятия, чтобы потом не было сюрпризов при выставлении счетов на оплату.

Важно согласовать с руководителем предварительный бюджет мероприятия, по возможности в письменной форме. Для этого попросите руководителя отправить вам подтверждение по электронной почте, завизируйте распечатанную смету личной подписью руководителя или придумайте любой другой удобный способ.

Работа с большими суммами денег – дело ответственное, необходимо иметь страховку на случай претензий: «А Ивану Ивановичу подобное мероприятие обошлось гораздо дешевле», или «Мы с семьей посоветовались и решили, что расходы явно завышены», или «А что, мы обсуждали именно эту сумму? Что-то слишком дорого…» и т.п.

ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ И РАССЫЛАЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ

Этот пункт – один из ключевых, несмотря на его кажущуюся формальность. Именно благодаря ответам на приглашения можно спрогнозировать количество гостей, разумеется, приблизительно.

Это, в свою очередь, имеет важное значение при составлении плана рассадки на банкете, заказе угощений и напитков, размещении гостей в зале во время проведения основной официальной части мероприятия, организации трансферов, бронировании номеров в отеле и т.д.

При организации мероприятий подобного рода на приглашениях желательно не экономить: дизайн, качество бумаги и печати должны быть на высоте.

Хорошим тоном считается подписать все приглашения. Разумеется, сделать это должен виновник торжества собственноручно.

Также уместно заказать в типографии именные приглашения, а не вписывать фамилии от руки в пустое поле.

По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то через «своих» людей – охранников, водителей или помощников руководителя. Обычно так доставляют приглашения особо статусным гостям.

Дело в том, что это могут быть персоны из правительства или структур, вход куда открыт далеко не для всех. Было бы странно направлять в подобные места обычного курьера!

Кроме того, это отличная возможность лишний раз выразить свое уважение. Для большей уверенности в том, что приглашения дойдут до своих адресатов, можно продублировать сообщения, направив их по электронной почте каждому гостю. Для того чтобы подготовка, рассылка приглашений и обработка ответов на них прошли максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, который свободно ориентируется в списке гостей (лучше сделать это самой).

Как подготовить именные приглашения

■ Составьте с руководителем список гостей. Перепроверьте его, чтобы убедиться, что никого не забыли.

■ Узнайте, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним – по имени-отчеству, к другим – только по имени, а к третьим – с обращением «уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur» и т.д.).

■ Составьте список имен для печати приглашений в типографии.

■ Убедитесь, что все перечисленные руководителем персоны, а также их контактные данные вам известны.

■ Составьте список адресов для рассылки электронных приглашений. Определитесь, кто из гостей получит приглашение на личную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную. Это необходимо для того, чтобы корректно сформулировать обращение в сопроводительном письме (если приглашение будет направлено во вложении).

Воспользуйтесь опцией «уведомить о получении и прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

■ Составьте список адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее продумайте, какие из них доставит курьерская служба, а какие – «свои» люди. В последнем случае заранее позаботьтесь о пропусках.

■ Определитесь, через какой промежуток времени уместно будет обзванивать потенциальных гостей, чтобы узнать их решение. Выберите того, кто именно это будет делать, так как список может быть огромным, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор – еще большей. Убедитесь, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: электронный ящик «работает», телефон включен, трубку снимают.

ШАГ 7: СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ПОДРЯДЧИКОВ

Когда вы определились со всеми исполнителями услуг и поставщиками товаров и продуктов, обговорите с ними условия сотрудничества. Убедитесь, что все подрядчики ответственные и проверенные.

Кто может входить в список подрядчиков:

• Типография, в которой будут напечатаны приглашения, кувертные карточки, программа мероприятия и т.д. (не забудьте о дизайнере!)

• Курьерская служба для доставки приглашений.

• Кейтеринговая компания или конкретные повара и официанты.

• Организация, отвечающая за музыкальное сопровождение (на приемах такого уровня музыка обычно живая).

• Компания, отвечающая за развлекательную часть программы (включая ведущего), или частные лица, предоставляющие соответствующие услуги.

• Переводчики (если в них есть необходимость).

• Флористическая компания, отвечающая за украшение помещения.

• Экскурсоводы. Если для проведения торжества выбрано историческое место, то, возможно, имеет смысл предложить гостям частные экскурсии. Как правило, это интересно иностранцам.

• Хостес-сервис. Основная функцию хостес – радушно встречать гостей. Здесь нужно заранее подумать, будет ли это сторонняя компания или роль встречающих возьмут на себя свои сотрудники. Если уровень гостей действительно высок, то спрашивать на входе приглашения не слишком учтиво – нужно знать всех гостей в лицо.

Услуги хостес не обязательно может предоставлять специализированная компания – это может быть кто-то из подрядчиков, например кейтеринговая компания. Требования к представителям службы стандартные: презентабельный внешний вид, владение иностранными языками, знание этикета, стрессоустойчивость.

• Фотограф/оператор. Помимо прессы обычно приглашают фотографа или оператора, который будет делать фото или снимать видео для личного архива приглашающей стороны.

• Транспортная компания, предоставляющая услуги трансфера, и гостиница, с которой существуют договоренности по размещению гостей.

• Другие подрядчики в зависимости от особенностей конкретного мероприятия.

ШАГ 8: СОГЛАСУЕМ ТРЕБОВАНИЯ ВСЕХ СТОРОН, ИМЕЮЩИХ ОТНОШЕНИЕ К МЕРОПРИЯТИЮ

Речь идет о том, чтобы желание заказчика совпадало с видением подрядчика и возможностями принимающей площадки.

Все стороны должны быть вовлечены в обсуждение моментов, в которых так или иначе принимают участие.

В идеале большую часть совещаний лучше проводить в том же помещении, где будет проходить мероприятие, с участием представителя этой площадки и подрядчика.

Гораздо проще сразу пройти в зал для проведения торжества и совместно обсудить:
• подходит ли помещение, может ли вместить всех гостей, можно ли организовать дополнительные места;
• где будет располагаться пресса;
• нужно ли дополнительное оформление;
• организационно-технические вопросы: оформление сцены, микрофоны, звук, свет, гримерку, кулисы, сценарий, тайминг и т.д.

На месте легче убедиться, что все поняли друг друга верно.

ШАГ 9: ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПАМЯТНЫМИ СУВЕНИРАМИ

Это хороший тон и милая традиция. Памятными сувенирами на подобном мероприятии могут быть бутафорские копии вручаемой медали с благодарностью за участие от имени виновника торжества.

Или это могут быть высококачественные альбомы по теме, объединяющей оба государства.

Как вариант, можно предложить гостям книги по истории того места, где проводится торжество, если место знаковое.

Идей масса. Главное, чтобы это соответствовало теме мероприятия и выглядело ненавязчиво.

Не нужно совать в руки гостям пакеты с сувенирами – это не корпоратив. Достаточно разложить их, например, в специально отведенном месте у входа, чтобы желающие могли сами выбрать сувенир на память.

Программка-сувенир

В качестве памятных сувениров могут выступать также программки мероприятия, напечатанные в стиле театральных программ. Их можно разложить на стульях в зале, где будет проходить официальная церемония вручения награды, чтобы гости могли ознакомиться с детальным планом вечера.

Оформить программку также можно необычно: допустим, стилизовать ее под исторический свиток на качественной бумаге с сургучной печатью или перевязанный нарядной лентой.

Сам свиток помимо плана торжества может содержать повод и дату события, благодарность пришедшим гостям и некоторые исторические либо просто интересные факты о вручаемой награде, виновнике торжества, месте вручения, отношениях между странами.

Если гостей из обеих стран примерно поровну, программка может содержать информацию на двух языках. Если иностранных гостей немного, специально для них можно заказать небольшое количество программок на иностранном языке. Красиво и качественно оформленная программка, несомненно, станет прекрасным сувениром на память о торжественном событии.

Поэтому организатору мероприятия нужно всегда держать руку на пульсе событий и стараться их предвосхищать. Есть смысл поинтересоваться у руководителя его мнением, может ли кто-то из гостей изъявить желание поздравить его со сцены, – и в соответствии с этим запланировать места в зале для таких персон. Руководитель знает своих гостей лучше всех – ему виднее, склонен ли гость к произношению речей и насколько тесны их отношения.

Можно попробовать самостоятельно проанализировать список приглашенных на предмет того же исследования.. Или самый очевидный вариант – позвонить помощникам предполагаемых поздравителей и уточнить, нет ли в планах их руководителя подобного желания. В случае положительного ответа постарайтесь узнать приблизительную продолжительность выступления. Это важно, чтобы план вечера не вышел из-под контроля.

ШАГ 11: ОБЕСПЕЧИВАЕМ БЕЗОПАСНОСТЬ ГОСТЕЙ

Этот пункт специфичен. Уровень мероприятия и его участников требует того, чтобы охрана, подъезды к площадке и доступ на торжество должны быть организованы по высшему разряду.

Обычно этим вопросом всецело занимается служба безопасности. Однако организатору мероприятия важно знать все детали, чтобы координировать действия гостей и отвечать на вопросы помощников и других приближенных лиц участников торжества.

Здесь важно понимать, что у каждой из ВИП-персон, участвующих в мероприятии будет своя служба охраны. Все эти люди захотят заранее лично пообщаться с организатором торжества и узнать все технические и организационные детали: как обеспечена охрана площадки, как и кто будет контролировать подъезд ко входу и проход в здание, где оставить машину, где будут находиться личная охрана и помощники в ожидании своего руководителя, где и с кем будет сидеть их руководитель на вечере, контакты всех ответственных за организацию мероприятия и т.д.

ШАГ 12: ОРГАНИЗУЕМ ТРАНСФЕР И ПРОЖИВАНИЕ ДЛЯ ГОСТЕЙ

Организаторы мероприятия, как правило, берут на себя решение вопросов, связанных с доставкой гостей на место проведения торжества и размещением их в гостинице.

Это возможно в ситуации, если для виновника торжества и большинства приглашенных родной город, к примеру, Москва, а церемонию вручения награды по тем или иным причинам решено проводить в Санкт-Петербурге (или наоборот). А также это актуально в случае прибытия большого количества иностранных гостей.

В такой ситуации желательно заранее назначить отдельного сотрудника, отвечающего исключительно за вопросы трансферов и размещения. Основной организатор мероприятия просто не в состоянии принимать все звонки, связанные с вопросами такси, гостиничных номеров и задержек авиарейсов, и при этом, не выбиваясь из колеи, продолжать контролировать процесс подготовки торжества и качество работы подрядчиков.

Нужно проследить, чтобы все гости, которым потребуются услуги по организации проезда и проживания, получили контакты сотрудника принимающей стороны, отвечающего за эти вопросы. Да, и он должен быть на связи 24 часа в сутки.

Сотрудник должен обладать достаточным для решения большинства задач уровнем компетентности и умением действовать самостоятельно. Кроме того, у него должны быть необходимые полномочия и ресурсы для оказания оперативной помощи гостям (например, договориться о замене номера в гостинице или продлении проживания). Все эти вопросы скорее технические, но от них зависит качество пребывания гостя у приглашающей стороны!

Как организовать трансфер и проживание гостей

• Заранее выясните, кто оплачивает машины и гостиницу – сами гости или приглашающая сторона.
• Уточните, каким образом будет осуществляться оплата: поразово или единым счетом по завершении мероприятия.
• Заранее узнайте примерное количество гостей, нуждающихся в соответствующих услугах, и с учетом этого забронируйте номера в гостинице и машины в трансферной компании.
• Продумайте, какого уровня номера для гостей нужно забронировать и какого класса автомобили заказать для трансферов. Возможно, потребуется составить поуровневый список.
• Выясните, по какой схеме будут оплачены дополнительные услуги для гостей – продление проживания в гостинице и/или пользования трансфером, повышение уровня гостиничного номера, заказ дополнительных услуг в гостинице (печать документов, заказ обслуживания в номер, оплата напитков и закусок из бара и т. д.).
• Проследите, чтобы за иностранными гостями были закреплены водители со знанием соответствующего языка.

Для обеспечения быстрой связи передайте телефонные номера водителей тем гостям, которых будут встречать в аэропортах и на вокзалах.