Руководство пользователя электронный бюджет управление закупками

Постановлением Правительства Российской Федерации №658, принятым 30 июня 2015 года, «О государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет» были приняты ключевые нормы, которые легли в основу создания новой специальной системы, отвечающей за отладку и распределение финансовых потоков из выделенных государством денежных средств в зависимости от нужд тех или иных уровней заказчиков, функционирующих в современной контрактной системе.

Что собой представляет система «Электронный бюджет»

Указанное выше Постановление поставило перед системой «Электронный бюджет» ряд задач, главной из которых является обеспечение прозрачности всех существующих расходов, имеющие место для удовлетворения нужд государственных и муниципальных заказчиков. Отражению подлежат, в первую очередь, те расходы, которые покрываются за счет средств самого государства на уровне его федерального бюджета, а также за счет средств региональных бюджетов. Кроме того, отражаться должны также расходы и муниципальных образований и созданных внутри них различных учреждений, относимых к муниципальным заказчикам.

Основные задачи, которые на сегодняшний день стоят перед системой «Электронный бюджет», заключаются в следующем:

• отладить механизм отражения информации в данной системе таким образом, чтобы обеспечить возможности беспрепятственного доступа к сведениям о проводимых мероприятиях в части осуществления финансовой деятельности имеющихся на территории Российской Федерации государственных и муниципальных заказчиков, организаций, которые приравнены к таким заказчикам за счет получения средств на удовлетворение своих нужд из различных уровней бюджета государства;
• сформировать перечень тех инструментов, которые могут быть использованы для обеспечения взаимосвязи между теми видами планирования, которые в настоящее время существуют в финансовом мире. Речь идет, в первую очередь, о стратегическом планировании, а также о планировании, осуществляемом в бюджетном секторе. Создание таких инструментов, которые находятся внутри системы «Электронный бюджет», является явной необходимостью, чтобы обеспечить возможности проведения мониторинга тех финансовых результатов, которые имеются у организации, и сравнить их с теми планами, которые были сформированы в перспективных программах развития, созданных на различных уровнях финансирования, а также на уровне муниципалитетов и функционирующих внутри учреждений;
• информирование общественности об имеющихся плановых результатах работы в финансовой сфере той или иной организации путем размещения на публичных ресурсах сведений о плановых показателях и фактически достигнутом уровне результатов. Данное размещение информации характерно для тех случаев, когда речь идет о финансах, характеризующихся, как общественные, а также для которых создана специальная сфера управления, функционирующая на уровне государственных и муниципальных органов власти;
• обеспечение возможностей для осуществления различных интеграционных мероприятий, проводимых в отношении существующих бюджетных обязательств, а также в отношении подготовки различных видов бухгалтерской отчетности, которую готовят ответственные должностные лица государственных и муниципальных заказчиков;
• проведение интеграционных мероприятий, направленных на установление взаимодействия между существующими бюджетными обязательствами различных видов заказчиков, а также с реестрами таких обязательств.

2018 год стал первым годом, с которого все государственные и муниципальные заказчики обязаны были размещать свои планы закупок в Единой информационной системе в сфере закупок с помощью системы «Электронный бюджет». Однако в связи с изменениями от мая 2019 года в федеральное законодательство, в частности, Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», статья 17 данного закона, посвященная планам закупок, утратила силу, что прекращает функционирование плана закупок, как одного из важнейших плановых документов. Тем не менее те документы, которые были приняты в «длящемся» формате, то есть аналогично законодательству о бюджетах различных уровней государства, продолжают функционировать, и в них могут быть внесены изменения путем добавления новых позиций, изменения или исключения уже существующих.

Требования, предъявляемые к оборудованию, для работы с системой

Для того чтобы пользоваться системой «Электронный бюджет» в полном объеме, государственному или муниципальному заказчику необходимо подготовить свое автоматизированное место таким образом, чтобы им поддерживались все системные функции. К числу основных требований относятся:

• процессор, поддерживающий тактовую частоту от 600 МГц;
• оперативная память объемом от 128 Мб;
• скорость интернета от 256 Кбит/сек;
• версия браузера Internet Explorer от 10.0;
• версия операционной системы не ниже Vista;
• установленный программный комплекс «КриптоПро CSP» в предельно свежей версии;
• сертификат электронной цифровой подписи квалифицированного типа.

Для того чтобы подключение к системе «Электронный бюджет» было осуществлено предельно корректно с сохранением всех ключевых функций данного комплекса, необходимо воспользоваться специальной инструкцией, которая подготовлена Министерством финансов Российской Федерации.

На официальном сайте Федерального казначейства Российской Федерации также имеется инструкция по настройке автоматизированного рабочего места для подключения к системе «Электронный бюджет».

Порядок формирования и размещения плана закупок

В силу того, что система «Электронный бюджет» претерпевает внутренние изменения в соответствии с действующими нормами законодательства, вносятся изменения и в руководства, позволяющие отследить основные шаги по созданию тех или иных плановых документов. Так как в настоящее время планы закупок, несмотря на внесенные изменения, предусматривающие отмену такого планового документа, продолжают существовать и претерпевать изменения, то и в руководстве пользователей системой «Электронный бюджет» пока еще содержатся сведения о том, каким образом создать, изменить или удалить строки в данном плановом документе.

На официальном сайте Министерства финансов имеется специальный раздел, посвященный работе в указанной системе по различным вопросам, а также имеется специальная инструкция для пользователей по созданию и последующему редактированию плана закупок.

В соответствии с указанной инструкцией, если необходимо создать план закупок, необходимо выполнить следующие действия:

• войти в систему «Электронный бюджет» от имени администратора, которому дана специальная роль по формированию и дальнейшему ведению планов закупок и других плановых документов, и перейти в реестровую часть, посвященную созданию планов закупок;
• определить тот временной период, для которого будет создаваться плановый документ, с последующим переходом в раздел, где и осуществляется создание планового документа;

• кнопка «Реестр» на вкладке, посвященной планированию, позволяет перейти к формированию документов, в частности, выбрать возможность создать «Проект плана закупок»;

• система потребует ввести в открывшемся окне номер телефона и адрес электронной почты заказчика, так как это контактные данные, сведения о которых необходимы для идентификации пользователя, а также для полноценного взаимодействия с технической поддержкой системы «Электронный бюджет»;
• если все данные заполнены верно, система откроет документ, который так и называется «Проект плана закупок» со всеми вкладками, подлежащими заполнению. В частности, заполнению подлежат вкладки, содержащие данные об общих сведениях о компании, о тех товарах, работах и услугах, которые планируется закупать, а также о закупках лекарственных средств (если такие планируются в соответствии с пунктом 7 части 2 статьи 83 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»), о закупках, начальная максимальная цена контракта или договора по которым не превышает сто тысяч рублей, а также, в случае наличия, о закупках, в которых аналогичный показатель не превышает четыреста тысяч рублей. Также заполняется вкладка с итоговыми значениями на основании кодов КБК;

• заполнение вкладки об общих сведениях происходит в автоматизированном режиме, что не дает возможности вносить какие-либо изменения в ее содержание;

• оформление вкладки о закупках товаров, работ, услуг требует особого внимания в силу того, что в ней содержится возможность получения идентификационных кодов закупок (ИКЗ) в автоматическом режиме либо в ручном режиме. При этом, если изначально отказаться от выбора автоматизированного режима формирования кода закупки, в последующем для вновь создаваемых и редактируемых позиций плана закупок изменить такой выбор будет невозможно. В открывшемся окне будет кнопка о добавлении новой строки. В случае ее нажатия придется выбрать один из трех видов закупок (особая, укрупненная или детализированная), после чего необходимо перейти собственно к созданию строки.

• в том случае, если речь идет о некоторых видах контрактов, заключение которых требует специального обоснования в виде применяемого в целях удовлетворения нужд заказчика нормативного акта федерального или регионального значения, необходимо указать на такой нормативный акт. Однако применение данного правила необходимо только в том случае, если речь идет о заключении контракта или договора, длящегося во времени дольше, чем длится период времени, на который доведены до заказчика лимиты бюджетных обязательств. В этом случае необходимо в отношении выбранной строки планируемой закупки выбрать вкладку, посвященную нормативно-правовым актам, которые являются обоснованием заключения контракта, превышающего по своим объемам срок действия лимитов бюджетных обязательств, и воспользоваться справочником для ее заполнения, выбрав тот нормативно-правовой акт, который будет являться правомерным обоснованием такого превышения;

• если необходимо заполнить раздел о закупке лекарственных средств в соответствии с пунктом 7 части 2 статьи 83 Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», то его заполнение будет происходить аналогичным образом, но с обязательным указанием того, в каком именно плановом периоде должна быть проведена такая закупка. После того как плановый период был выбран, остается перейти к функции создания новой строки и ее заполнения;

• завершается формирование плана закупок проверкой последней вкладки, посвященной кодам бюджетной классификации. В ней все данные заполняются в автоматическом режиме на основании тех сведений, которые были получены системой исходя из сформированных позиций плана закупок. Однако проверить правильность заполнения данной вкладки необходимо по причине того, что даже в автоматическом режиме могут возникнуть системные неполадки, либо при заполнении данных где-то была допущена ошибка во введении числовых значений. Сравнение производится с теми данными, которые имеются у ответственного сотрудника организации о доведенных лимитах бюджетных обязательств, и в случае выявления какой-либо ошибки должна быть осуществлена корректировка тех позиций, где такая ошибка может быть допущена.

Правила внесения изменений и возможности удаления позиций

Внесение изменений в план закупок происходит по двум причинам:

• изменились планируемые потребности государственного или муниципального заказчика (особенно в том случае, если плановый документ составляется более, чем на один год);
• либо была выявлена ошибка, которая требует обязательного внесения изменений в имеющийся документ.

Вне зависимости от того, какой является причина внесения изменений, алгоритм действий будет выглядеть следующим образом:

• войти в созданный проект плана закупок (если документ еще не прошел согласование на уровне организации, а также не был подписан и отправлен на утверждение главному распорядителю бюджетных средств) либо в сам план закупок с учетной записи администратора с имеющейся ролью создания и корректировки ключевых плановых документов организации;
• войти в имеющийся документ или проект документа и выбрать те позиции, которые необходимо скорректировать. При выполнении корректировки следует помнить, что можно выбрать сразу несколько позиций, однако, придется вносить изменения по очереди в том порядке, в котором позиции находятся в плане закупок;
• напротив той строки, в которую необходимо внести изменения, ставится «галочка», после чего строка считается выбранной, и с ней могут быть осуществлены какие-либо манипуляции;
• нажатием кнопки об актуализации предложения на закупку (каждая строка плана закупок в данной системе называется именно предложением на закупку) открывается возможность для внесения изменений в имеющуюся строку.

Если говорить об изменении типа закупки, то начало процесса происходит аналогичным образом с общей корректировкой содержания той или иной строки. Дальнейшие действия выглядят следующим образом:

• необходимо выбрать ту строку, в отношении которой должны быть изменения типа закупки. Выбор осуществляется с помощью «галочки» в той строке, которая подлежит корректировке;
• после выбора необходимо нажать на кнопку об изменении типа закупки;

• в том окне, которое откроется, необходимо выбрать тот тип закупки, который будет использоваться.

Внося изменения в тип закупки, необходимо помнить, что такое изменение возможно только в части составления предложения на закупку при работе в соответствующей части составляемого проекта плана закупок либо уже сформированного документа.

В том случае, если необходимо выполнить удаление строки, то так же, как и в случае с корректировкой, необходимо начать все действия от имени администратора с возможностью создания и корректировки планов закупок, но при удалении строки потребуется после выбора группы тех строк, которые подлежат удалению, нажать кнопку «Удалить».

Отмена закупки происходит таким же образом, но в части «Предложение на закупку» необходимо выбрать ту строку, которая подлежит отмене, и удалить ее.

После того как все изменения в план закупок были внесены в полном объеме, необходимо направить его на согласование.

Если ранее документ был уже согласован, то происходит его переподписание (на основании сформированного ранее листа согласования) и повторное направление на утверждение главного распорядителя бюджетных средств. Если такого согласования ранее не было, то формируется лист согласования внутри организации, после заполнения которого документ подписывается руководителем организации и отправляется на утверждение главным распорядителям бюджетных средств (ГРБС).

«Электронный бюджет» — это государственная программа, которая предназначена для бюджетного планирования. Она была разработана совместными усилиями Министерства финансов и федерального казначейства в целях повышения прозрачности и открытости государственных инстанций при осуществлении закупочной деятельности.

Что собой представляет система Электронный бюджет

Программа для планирования «Электронный бюджет» повышает качество управления в финансовой сфере среди государственных заказчиков. Первоначально она была создана для объединения денежных потоков.

Концепция создания данной информационной системы прописана в распоряжении Правительства №1275-р от 2011 года. Порядок работы системы, ее цели и задачи регулируются Постановлением Правительства №658 от 2015 года.

Система включает в свой состав несколько подсистем, которые предназначены для реализации тех или иных задач в закупочной и финансовой отрасли. В частности, это подсистемы для управления закупками, кадрами, бюджетного планирования, управления денежными средствами, расходами и доходами, подсистема с нормативно-правовой информацией и пр.

«Электронный бюджет» позволяет заказчикам обеспечивать информационное взаимодействие, заполнять сведения по различным закупочным процедурам, вести бухгалтерский и кадровый учеты и пр.

В программе необходимо зарегистрироваться следующим пользователям:

1. Органам государственной власти и местного самоуправления.
2. Государственным внебюджетным фондам.
3. Организациям, которые являются участниками бюджетного процесса и финансируемые из бюджета.
4. Юрлицам, финансируемыми из бюджета.
5. Компаниям, которые осуществляют закупочную деятельность по нормам 223-ФЗ.

Размещение планов-графиков производится через систему «Управление финансами», если в качестве заказчика выступает РФ. Автономные и бюджетные учреждения вправе формировать и публиковать планы-графики в ЕИС.

С 2019 года размещение плана закупок через сервис для федеральных заказчиков обязательно.

Что требуется для работы

Регламент подключения и работы с системой «Электронный бюджет» закреплен в письме Минфина №21-03-04/35490 от 2016 года. Для работы с системой нужно выполнить следующие действия:

1. Выпустить приказ о назначении ответственных лиц для работы в сервисе. В нем необходимо определить уполномоченных за разработку документации сотрудников, утвердить обязанности ответственных работников и ознакомить всех сотрудников с содержанием приказа.
2. Провести диагностику автоматизированных мест, с точки зрения возможности их подключения к системе. Для этого должны соблюдаться требования к сертификату и программному обеспечению. Среди базовых требований: процессор с частотой не менее 60 МГц, оперативная память – от 128 Мб, сертифицированный КриптоПро CSP, ОС Windows Vista/7/8/8.1 и пр.
3. Сделать для каждого исполнителя квалифицированные ключи ЭЦП. Если у пользователей есть ключи, которые они используют для ЕИС, то такие ключи подойдут и для «Электронного бюджета».
4. Установить специализированное программное обеспечение Windows Installer, а также необходимые драйверы.
5. Оформить заявку на подключение. Она имеет установленную форму по письму Минфина №21-03-04/61291 от 2016 года.
6. Дождаться результатов проверки сертификатов казначейством.
7. Установить на рабочем месте сертификат и зарегистрировать новых исполнителей в ЕИС.
8. Подключиться к системе, войти в личный кабинет и начать работу.

Для подключения к системе заказчику необходимо собрать определенный комплект документов, включающий в свой состав:

1. Приказ о назначении ответственных лиц.
2. Файлы с сертификатами ЭЦП, которые подписаны ответственными сотрудниками.
3. Согласие на обработку персональных данных.
4. Заявку по установленной форме.
5. Доверенность на получение сертификата.

На сайте Казначейства можно найти специальный раздел с практическими советами о подключении к сервису.

Порядок формирования и размещения плана закупок

Порядок формирования закупочного плана определен в письме Минфина №21-03-04/35490.

Законодательство о контрактной системе регулирует вопросы подготовки плана закупок, но не содержит ссылок на порядок его публикации в «Электронном бюджете».

При этом федеральным казначейством было подготовлено руководство для пользователей, в котором весьма подробно прописан порядок публикации закупочного плана.

Алгоритм действий заказчиков для публикации закупочного плана должен быть таким:

• Заказчик переходит на портал и выбирает опцию «Управление закупками».
• Выбирает вкладки «Формуляры / Планирование / План».

• Прописывает позиции плана закупок и нужные статусы.

• Выбирает нужный элемент управления: «Создать, редактировать, удалить, отправить на согласование, изменить, утвердить».
• В ручном режиме заполняет вкладки с основными сведениями, объемом обеспечения и листом согласования.

• Проверяет заполнение разделов с общей информацией и сведениями о заказчике.
• Корректирует порядковый номер для ИКЗ (кода заказа), заполняет тип заказа и его наименование, коды ОКПД и ОКПД2, тип заказа, дополнительные поля при необходимости (например, если контракт в обязательном порядке проходит процедуру общественного обсуждения).
• Заполняет раздел об объеме финансирования.
• Приводит документальное обоснование заказа, которое нужно прикрепить с помощью вложения (указанные сведения не передаются в ЕИС).

• Заполняет лист согласования с указанием должностей согласующего и утверждающего лица.
• Проверяет корректность представленных данных и сохраняет изменения.
• План отправляется на согласование и утверждение. Форма для согласования содержится в разделе «Управление закупками / Формуляры / Планирование / План закупок».
• Статусы по несогласованным позициям нужно регулярно проверять для их корректировки.
• Заказчик переходит в пункт меню «Управление закупками» — Вкладка «Формуляры / Планирования / План закупок».

• Нажимает кнопку «Создать», после чего открывается форма плана с предзаполненными полями.
• Выбирает все необходимые позиции плана и проверяет, какие из них были утверждены.
• Просматривает в автоматическом режиме заполненные вкладки и обоснование.
• Заполняет лист согласования и передает на согласование.
• После перехода к формам согласования нужно нажать кнопку «Согласовать» или «Утвердить».

• План перенаправляется на контроль и размещение в ЕИС.

Некоторые вкладки в плане закупок будут заполнены в автоматическом формате, а другие заполняются вручную. Так, номер, статус, дату и версию плана система укажет самостоятельно, а плановый период прописывает заказчик.

Также к плану часто требуется прикрепить определенные документы (например, отсканированную копию плана). Для этого необходимо выбрать одну из трех кнопок: «Добавить вложение», «Сделать отсканированную копию» или «Создать связь»,

Для добавления укрупненной закупки в системе «Электронный бюджет» нужно придерживаться такого порядка действий:

1. В закупочном плане необходимо нажать на кнопку «Добавить строку» и выбрать здесь пункт «Укрупненная закупка». Она находится во вкладке «Товары, работы, услуги». В окне «Добавление укрупненной закупки» нужно выбрать из справочника наименование государственной программы или непрограммного направления работы (функции и полномочия).
2. Нажать кнопку «Сохранить».
3. В окне «Заполнение на основании» нужно выбрать закупку и прописать здесь поля «Наименование объекта закупки», «Периодичность», «Дата начала и окончания», «Ожидаемый результат» и «Обоснование объектов».
4. По результатам работы по вкладке с товарами, работами и услугами появится нужная строка по укрупненной закупке.

На практике при попытке размещения плана через сервис заказчики часто сталкиваются с непредвиденными техническими сложностями, так как функционал недостаточно хорошо отработан. При наличии таких проблем заказчику требуется обратиться в службу поддержки ЕИС и предъявить подтверждение.

Чтобы избежать административной ответственности за неразмещение в установленные сроки плана закупок, заказчику необходимо собрать доказательства появления у него технических затруднений. Это скрины ошибок, переписка со службой поддержки и иные свидетельства того, что заказчиком были предприняты все возможные действия для недопущения неразмещения плана в положенные сроки.

Иногда в ответ на отправленный план заказчик получает ответ, что в отношении него установлены нулевые лимиты. Причиной может стать тот факт, что распорядителем не были внесены нужные сведения в ЕИС.

Как внести изменения или отменить позицию в плане закупок

При внесении изменения формируется новая версия документа, а информация о прошлых версиях продолжает быть доступной для ознакомления.

Для изменения позиции закупочного плана нужно перейти к списку планов в личном кабинете и выбрать нужную позицию для ее изменения. Для поиска необходимо пользоваться идентификатором появления закупки в плане закупок, датой и временем появления плана в ЕИС и пр. После того как нужная строка была выбрана, заказчику следует придерживаться следующего алгоритма:

1. Нажать кнопку «Внести изменения в утвержденную версию плана-графика».
2. В системе появляется новая версия данной позиции, которая приобретает статус «Черновик», а статус более ранней версии станет недействительной.
3. Выбирается нужная позиция плана и выбирается опция «Открыть документ для редактирования».
4. Вносятся правки через вкладки «Основные сведения» (здесь можно поменять тип закупки), «Объем финансового обеспечения» и «Лист согласования». Важно отобразить обоснования вносимых изменений и выбрать один из вариантов «Изменение по итогам общественного обсуждения закупок» или иное (при возникновении обстоятельств непреодолимой силы).
5. После заполнения полей нужно нажать кнопку «Сохранить изменения и закрыть окно».
6. Измененная позиция подлежит согласованию.

Для отмены определенной позиции из плана закупок заказчику необходимо на этапе обоснования выбрать одну из позиций: изменение по результатам общественного обсуждения или возникновение существенных обстоятельств, которые нельзя было предвидеть на момент планирования. В результате появится опция «Отменить в рамках размещенного в ЕИС плана закупок»: здесь нужно поставить галочку.

Таким образом, в системе «Электронный бюджет» предусмотрен обширный функционал для ведения бухгалтерии, формирования закупочной документации и исполнения иных функций.

ГИС «Электронный бюджет» используют для бюджетного планирования, управления закупками, кадрами, нормативными документами. За работу информационной системы отвечает Минфин. В «Электронном бюджете» должны регистрироваться все федеральные заказчики.

Зачем нужен «Электронный бюджет»

Государственная информационная программа «Электронный бюджет» разработана Минфином, чтобы добиться эффективного и прозрачного государственного управления (введена РП № 1275-р от 20.07.2011). Единый электронный портал предназначен для повышения открытости данных о государственном управлении финансами. Эффективные меры контроля позволяют повысить качество менеджмента госорганов. Правила работы портала закрепляет Постановление Правительства № 658 от 30.06.2015.

Портал представляет собой несколько взаимосвязанных подсистем, каждая из которых создана для выполнения задач:

• бюджетное планирование в «Электронном бюджете»;
• управление закупочной деятельностью;
• управление кадровыми ресурсами;
• распределение денежных средств;
• управление государственными доходами и расходами;
• управление командированием («Электронный бюджет»);
• создание и актуализация нормативных документов и прочее.

Открытого доступа к системе не предусмотрено. Работают в ней только зарегистрированные пользователи, прошедшие специальную процедуру подключения и регистрации.

Кто работает на портале

Информацию из системы по контролю за бюджетом получает любой желающий. А вот внесение сведений доступно не для всех, а только для ограниченного круга пользователей, которым оформлен вход по сертификату в «Электронный бюджет» от Федерального казначейства. Работать в базе портала обязаны:

• органы власти (государственные и муниципальные);
• государственные внебюджетные фонды;
• получатели средств из бюджета (организации и учреждения, финансируемые из бюджета);
• физические лица и иные категории получателей, являющихся участниками бюджетного процесса;
• организации, осуществляющие закупочную деятельность по 223-ФЗ;
• остальные участники бюджетного процесса.

Каждый раздел портала «Электронный бюджет» используется своей категорией пользователей. Например, раздел «Управление финансами» заполняют учреждения в части планов финансово-хозяйственной деятельности. Сведения о проводимой закупочной деятельности в раздел «Управление закупками» обязаны вносить все категории пользователей. Эта система предусматривает и нормативное регулирование, функция доступна органам власти по уровням.

Как подключиться к системе

ЭБ имеет несколько уровней защиты. Чтобы получить доступ к изменению информационных баз данных, требуется подключение и регистрация в системе. Процедура подключения сложная, состоит из нескольких этапов. Исключить путаницу поможет специальный алгоритм. Вот пошаговая инструкция по подключению к «Электронному бюджету» Минфина.

Шаг 1. Назначаем ответственного за технологический процесс

Ответственное лицо — это работник учреждения. Специалист отвечает за настройку оборудования и сам технологический процесс работы портала на оборудовании организации заказчика.

Назначьте ответственного распоряжением, приказом, письмом или иным документом, удостоверенным руководителем организации. Составьте распоряжение в произвольной форме.

Шаг 2. Оформляем доверенность

Необходимо наделить ответственного работника полномочиями. Для этого оформляем доверенность по образцу, закрепленному в приложении № 5 письма Минфина России № 21-03-04/19786 от 08.04.2015.

Оформите доверенность на фирменном бланке учреждения. Заверьте подписью руководителя и гербовой печатью организации.

Шаг 3. Получаем сертификаты и ключи

Для каждого пользователя системы «Электронный бюджет» формируется отдельный сертификат ключа проверки электронной подписи. Процедура позволяет каждому пользователю входить под своим уникальным именем и совершать действия, на которые у пользователя открыт допуск.

Сертификат содержит персональные данные пользователя:

• Ф.И.О. работника организации;
• должность;
• СНИЛС;
• полное наименование организации, от имени которой действует пользователь.

Сертификат формирует специализированный удостоверяющий центр или УДО органа Федерального казначейства.

Шаг 4. Даем согласие на обработку персональных данных

С каждого будущего пользователя системы запросите письменное разрешение использовать его персональные данные в работе. Форма согласия закреплена в приложении № 3 к письму № 21-03-04/19786.

Шаг 5. Готовим заявку на СКЗИ

Заявку составляем на фирменном бланке организации. Форма рекомендована в приложении № 4 к письму № 21-03-04/19786. Готовую заявку подпишите у руководителя, заверьте гербовой печатью организации.

В заявке укажите количество лицензионных ключей, выдаваемых для входа в «Электронный бюджет» Казначейства России. Количество ключей должно совпадать с количеством пользователей системы.

Шаг 6. Распределяем полномочия между пользователями

Определите конкретный перечень полномочий для каждого будущего пользователя системы. Допускаются варианты:

• ввод данных (только формирование и редактирование электронных документов);
• согласование;
• утверждение;
• просмотр (актуально для просмотра документов, утвержденных ГРБС или органом-учредителем).

Шаг 7. Собираем пакет документов для территориального отдела Федерального казначейства

Выполнив первые шесть этапов, необходимо подготовить пакет документов:

• приказ о назначении ответственного за техническое обеспечение работы (подключение пользователей);
• доверенность на получение СКЗИ;
• заявка на получение СКЗИ, лицензионных ключей и документации к СКЗИ;
• согласие на обработку персональных данных с каждого пользователя;
• файл сформированного сертификата ключа (по требованиям ФСБ) на каждого подключаемого пользователя (на съемном носителе).

Пакет документов в ТОФК подает сотрудник, ответственный за подключение пользователей.

Шаг 8. Получаем ПО от Федерального казначейства

Предоставьте пакет документов в территориальное отделение Федерального казначейства. Работники примут документацию на проверку. Взамен выдадут электронный носитель с программным обеспечением, необходимым для подключения к системе «Электронный бюджет».

В течение трех рабочих дней предоставленная документация проверяется, и в отношении каждого пользователя выносится решение об открытии допуска либо отказе. Уведомление о принятом решении направят на имя ответственного за подключение портала сотрудника.

Шаг 9. Копируем сертификаты ФК

Корневые сертификаты удостоверяющего центра копируйте из раздела «Удостоверяющий центр» на сайте ФК.

Установите сертификаты в локальное хранилище компьютера, вызвав контекстное меню в файле сертификата.

Шаг 10. Настраиваем рабочие места

Получив одобрение от ФК, приступайте к настройке оборудования к подключению. Соблюдайте требования, перечисленные в приложении № 6 к письму № 21-03-04/19786. Это минимальные требования к операционной системе и техническим характеристикам компьютерного оборудования, чтобы подключить «Электронный бюджет». Установите на рабочие компьютеры программное обеспечение, полученное от ОФК. Следует обеспечить безопасное соединение на всех рабочих местах, где открыт доступ к ГИС.

Скачайте и установите средства криптозащиты — версия не ниже 4.0. Загрузите файл установки и выполняйте действия, предложенные мастером установки.

После завершения установки введите необходимые настройки.

Установите КриптоПро ЭЦП Browser plug-in версии 2.0 и драйвера для ключа ЭЦП.

Загрузите дистрибутив СКЗИ Jinn-Clinet для доверенной визуализации подписи.

Теперь установите СКЗИ «Континент TLS VPN Клиент» для работы в личном кабинете «Электронного бюджета».

Если планируете работать в браузерах Google Chrome и Mozilla Firefox, установите утилиту Jinn Sign Extension Provider.

Настройте безопасное соединение в браузере и добавьте сайт «Электронного бюджета» в надежные узлы.

Подготовка завершена. Приступайте к работе с информационной системой.

Как работать в системе

После подготовки рабочего места подайте заявку на подключение.

Направьте электронную заявку на подключение к системе «Электронный бюджет». Срок подключения сотрудников составляет три рабочих дня с даты подачи заявки на регистрацию.

Подтверждение подключения направляется на адрес электронной почты, указанный в заявке на регистрацию, и адрес электронной почты руководителя (иного должностного лица, уполномоченного подавать заявки).

После подтверждения необходимо выполнить вход по ЭЦП в личный кабинет на официальном портале «Электронного бюджета». Если возникли проблемы с подключением, проверьте настройки программного обеспечения. Или обратитесь в службу технической поддержки.

А теперь — пошаговая инструкция, как работать в «Электронном бюджете» Министерства финансов:

Зайдите в рабочий браузер и перейдите на сайт ЭБ.

Выберите необходимую подсистему, к примеру, «Бюджетное планирование». Выполните вход по сертификату.

Определите логин рабочего сертификата и войдите.

Приступайте к работе в главном окне закрытой части системы.

Еще по теме:

• как заполнить бюджетную смету госзаказчика;
• как заполнить и опубликовать расходное расписание;
• где найти и как использовать сводный реестр заказчиков.

Вместе с эти материалом часто ищут: