Руководство удаленной командой - Instruktiruet.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Пандемия инициировала небывалые перемены в истории человечества, в том числе беспрецедентную цифровую и организационную трансформацию в связи с переходом миллиардов людей на удаленную работу. О том, как не растерять в период кризиса человеческий капитал — главный актив бизнеса, рассказывает основатель ABBYY, серийный предприниматель в области искусственного интеллекта Давид Ян

Один из самых известных HR-аналитиков мира Джош Берсин и директор по управлению персоналом IBM Дайан Герсон пару дней назад на совместном вебинаре говорили: «Финансовые директора спасли свои компании в тяжелом 2008 году. Директора по персоналу спасут свои компании в 2020-м».

Управление удаленной командой имеет ряд базовых принципов, связанных с управлением любой командой, и при этом накладывает новые требования на способы взаимодействия, коммуникации, принятия решений, выполнения работы, организации рабочего пространства и рабочего времени.

В управлении малыми и крупными рабочими группами важны многие аспекты, среди которых я хотел бы отметить следующие:

Общение и обратная связь
Прозрачность и доверие
Поддержка и взаимопомощь
Ясные цели
Измеримые результаты
Технические средства
Баланс работы и личной жизни
Лидерство и ответственность на уровне каждой команды и каждого сотрудника

Я основал 12 компаний, включая ABBYY, где 1300 сотрудников работает в 13 странах мира, Yva.ai, сотрудники которой в четырех странах мира работают удаленно. При этом я сам последние восемь лет живу в Кремниевой долине и 100% времени работаю удаленно из дома.

На базе опыта крупнейших распределенных организаций Кремниевой долины, с основателями которых мне приходилось общаться, и личного опыта создания удаленных команд, я хотел бы предложить следующие советы всем тем, кто сегодня переводит свои команды на работу из дома.

Совет №1. Организуйте цифровое офисное пространство

Если вы еще не перешли на корпоративные мессенджеры Slack, MS Teams, то теперь вы обязаны это сделать. Электронная почта недостаточно оперативна, не имеет публичных каналов, функций «упоминания», «эмоджи-реакций» и, по многим другим причинам, не может стать заменой оперативному живому общению.

При этом WhatsApp также не может стать вашим корпоративным мессенджером. Это совершенно принципиально. Вы должны перейти не на WhatsApp, а в Slack или MS Teams. WhatsApp не является корпоративным мессенджером, так как ваши системные администраторы не могут контролировать состав участников общественных каналов. Если кто-то из сотрудников уволится, то нет системного способа удалить (или не забыть удалить) его из группы, что приводит к серьезным дырам в безопасности. Есть много и других причин.

Используйте сервисы видеоконференций, поддерживающие открытые видеокомнаты, например Zoom.

Создайте виртуальные zoom-переговорные комнаты для каждой команды, куда может зайти любой и пообщаться голосом, как в канале мессенджера. Создайте виртуальную zoom-кухню-кофейню, куда сотрудники могут подключиться в момент перерыва на кофе или перекус. Там можно пообщаться в течение рабочего дня с удаленными коллегами, которые тоже захотели перекусить или выпить кофе.

Совет №2. Встречайтесь через видеоконференции много раз в день

Во-первых, организуйте короткие регулярные ежедневные и еженедельные встречи по важным темам. Это создает необходимый ритм работы удаленной команды. Во-вторых, обеспечьте возможность оперативных встреч между коллегами рабочих групп, руководителями и сотрудниками в течение дня.

Важно, чтобы каждая рабочая команда запланировала короткий стендап на 15-20 минут каждый день в заранее определенное время. Предложите сотрудникам приходить на стендап за 2-3 минуты до начала и использовать это время для общения. Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками, собаками, погодой, чем угодно. Личное общение повышает уровень окситоцина и вазопрессина — важных гормонов счастья, которые усиливают привязанность, теплые чувства и командный дух.

Если вы руководитель рабочей группы, то в некоторые периоды вы можете вообще не выключать вашу виртуальную zoom-комнату. Сотрудники смогут заходить к вам в течение дня по коротким вопросам.

Совет №3. Устраивайте виртуальные посиделки

Встречайтесь через видеоконференции вечером после работы в виртуальных клубах по интересам и неформальных посиделках и ужинах. Это работает! Это прикольно, весело и очень необычно! Можете играть в «Крокодила», настольные игры, «Мафию», «Контакт и др. Это вызывает огромное количество положительных эмоций. В ABBYY, например, создали специальную группу в корпоративной социальной сети — #remoteworktogether. В ней сотрудники организуют разные активности: устраивают спортивные челленджи, совместный просмотр и обсуждение конференций Ted Talks, играют в настольные игры по Zoom, делятся советами, как не сойти с ума на удаленке.

Совет №4. Соблюдайте правила доброжелательного общения

Важно отметить, что для сотрудников, для которых удаленная работа не является привычной, текстовая коммуникация может привести (и часто приводит) к скрытым или открытым конфликтам. Это связано с тем, что мы иногда пытаемся домыслить написанное собеседником или думаем, что собеседник знает то, что знаем мы.

Несколько советов, которыми мы делимся со своими сотрудниками.

Остановитесь в споре, не пытайтесь во что бы то ни стало выйти из спора победителем, особенно в публичных каналах коммуникации. Во-первых, ваш собеседник тоже умный человек. Во-вторых, если вы хотите, чтобы собеседник принял вашу точку зрения, то лучший способ это сделать — беседовать наедине и путем приведения конструктивных доводов в доброжелательной форме и только после осмысления встречных аргументов собеседника
Предположите, что у собеседника были положительные намерения.
Знакомьтесь друг с другом (личные отношения позволяют доверять).
Благодарите!!! (использование любой возможности поделиться похвалой создает климат, где обратная связь рассматривается как подарок, а не как атака).
Будьте терпимы, ваш собеседник не может знать все (как и вы сами).

Совет №5. Минимизируйте количество цифровых сервисов, стандартизируйте их и используйте в полном объеме

Используйте какой-то один сервис в каждой категории, откажитесь от дублирования. Кому-то временно станет неудобно, зато выиграет вся организация.

Вам потребуются:

корпоративные мессенджеры Slack или MS Teams,
видеоконференции Zoom или аналоги,
офисный комплект, сервис хранения документов и коллективной работы G Suite, Office 365, Яндекс.Диск, Box, Dropbox,
сервисы цифровой подписи и управления документами,
CRM (AmoCRM, SalesForce, …),
сервис управления задачами (Jira, Asana, Bitrix, Trello),
система обратной связи от сотрудников Yva.ai, Glint, Qualtrics,
системы моментальной благодарности типа Karma Bot,
корпоративная социальная сеть Facebook Workplace, Yammer,
для сотрудников, которые не изучали в школе слепой десятипальцевый метод печати, обеспечьте возможность пройти соответствующий курс, например «Соло на клавиатуре» Шахиджаняна. Набор на клавиатуре медленнее 150–200 знаков в минуту крайне затрудняет цифровую коммуникацию в эпоху удаленной работы,
другие системы.

Совет №6. Документируйте все

При переходе на удаленную работу больше не существует такого понятия, как «неписаные правила». Все должно быть задокументировано. Даже если это промежуточное решение. Каждая встреча должна иметь повестку и протокол решений. Это категорически важно для обеспечения передачи знаний. При удаленной работе, особенно в разных часовых зонах, люди работают асинхронно, и непрерывное документирование даже в объеме трех строк в канале Slack — это компенсация уменьшившегося объема живых коммуникаций.

Документирование и протоколирование встреч должно стать правилом, обязанностью и привычкой каждого сотрудника. На плечи бывших секретарей и помощников руководителей теперь возлагается особая миссия документировать виртуальные встречи и публиковать в корпоративных каналах протоколы встреч.

Все цели должны быть определены в письменном виде. Для каждой команды и каждого сотрудника. И результат достижения этих целей должен обсуждаться с сотрудниками не реже 2-4 раз в месяц, а иногда и несколько раз в неделю. Как никогда стали важны встречи в режиме 1-on-1 с записями и пометками о содержании этих встреч в одном и том же документе от встречи к встрече.

Совет №7. Следите за бизнес-процессами в реальном времени

Когда люди более-менее адаптируются к новым условиям, руководителям компаний понадобится отслеживать и поддерживать эффективность бизнес-процессов. В этом могут помочь платформы Process Intelligence, такие как, например, ABBYY Timeline или аналогичные. Эти интеллектуальные решения в реальном времени помогают анализировать, что происходит внутри организации: на каком этапе находится выполнение задачи, нет ли срыва сроков и иных нарушений. Они опираются на цифровые следы, которые сотрудники оставляют в информационных системах, поэтому для подобных решений безразлично, где работают сотрудники, в офисе или дома.

Еще один совет: облегчить жизнь сотрудникам и по максимуму освободить их от рутины. Первое время работа из дома может напоминать «день сурка», особенно если в рабочих задачах много ручных операций, которые не требуют сильной интеллектуальной нагрузки. Помочь в этом могут решения для интеллектуальной обработки информации. Они автоматически распознают документы, извлекают из них ценные данные и вносят их в информационные системы компании. Это разгрузит сотрудников и даст им возможность уделять больше времени непосредственно работе с клиентами и в целом более сложным задачам, а также в дальнейшем упростит поиск и анализ информации.

Совет №8. Обеспечьте непрерывную обратную связь от сотрудников, измеряйте их счастье и стресс

Нельзя улучшить то, что нельзя измерить. Примерно так высказался лорд Кельвин 100 лет назад. Мы в компании Yva.ai повторяем эти слова как мантру. Человеческий капитал — это главный актив и ценность организации, особенно во времена удаленной работы. В связи с этим вы должны постоянно думать об эмоциональном, личном и профессиональном благополучии ваших сотрудников.

Но как понять объективно, что беспокоит сотрудников? Как получить эту информацию в режиме реального времени?

Часто для этого используют опросные системы. Это программы, которые задают сотрудникам вопросы на тему вовлеченности. Однако проблема таких систем в том, что опросы распространяются раз в квартал или раз в месяц, что крайне неоперативно для современных организаций, особенно в период трансформационных процессов.

В период внезапного перехода на удаленную работу наша жизнь меняется еженедельно и ежедневно. Но если мы попытаемся опрашивать сотрудников ежедневно, то они просто перестанут отвечать на опросы. По статистике процент сотрудников, отвечающих на еженедельные или ежедневные опросы, падает до 5-10%, так как люди не видят ценности в трате времени на ответы.

Для решения этого парадокса мы в компании Yva.ai создаем так называемые «умные опросы» и «умную обратную связь». Суть этих технологий в том, что анонимизированную обратную связь от сотрудников можно получать, даже не задавая вопросов или почти не задавая вопросов. Цифровые взаимодействия сотрудников уже несут в себе огромное количество знаний, которые можно измерять и возвращать сотрудникам в форме персональных рекомендаций для улучшения их профессиональных навыков и создания более качественных условий работы.

Современные технологии Yva.ai и People Analytics позволяют автоматически измерять качество сотрудничества, вовлеченность, усталость, стресс, выгорание, успешные лидерские практики, конфликты и многие другие сигналы. Эти технологии анализируют так называемую пассивную обратную связь — анонимизированные сигналы взаимодействия сотрудников в корпоративных системах Slack, MS Teams, CRM, электронную почту, а также активную обратную связь — краткие 60-секундные индивидуальные опросы.

Технологии Yva.ai на базе пассивной и активной обратной связи позволяют выявлять проблемы в работе удаленной команды, повышать вовлеченность, обеспечивать конструктивную связь между сотрудниками, а также между сотрудниками и руководителями, повышать эффективность и доверие в команде.

Совет №9. Выявите неформальных лидеров и сделайте их своими союзниками

Знаете ли вы, что 3% сотрудников вашей организации управляет мнением 84% всех остальных сотрудников? Такова статистика. Эти 3% сотрудников называются неформальные лидеры.

Эти люди и так в сильной степени управляли вашей организацией, но в период удаленной работы управление вашей организацией полностью перейдет к неформальным лидерам, хотите вы этого или нет.

А знаете ли вы, кто они — эти неформальные лидеры? Разделяют ли они ваши ценности? На вашей ли они стороне?

Большинство неуспешных трансформационных процессов в организациях проваливались по причине того, что высшее руководство полагалось на формальных лидеров в попытке провести глобальные изменения. Но формальные лидеры и неформальные лидеры — это разные группы людей, и они пересекаются лишь частично.

Современные аналитические инструменты ONA (organizational network analysis), в частности Yva.ai, позволяют автоматически выявить таких неформальных лидеров, получать от них обратную связь в режиме реального времени и, как результат, наладить с ними эмоциональную и профессиональную связь.

Выявите своих неформальных лидеров. Организуйте с ними регулярные встречи один на один. Оказывайте им свое профессиональное уважение тем, что вы доносите им свои идеи лично, слушайте их и обязательно учитывайте их мнение, наделяйте их полномочиями, и качество управления и трансформационных процессов в вашей компании вырастет радикально.

Резюме

Современные вызовы и внезапный переход на удаленную работу требуют от каждого руководителя и каждого сотрудника целенаправленных и согласованных действий.

Необходимо внедрить и активно использовать цифровые средства совместной работы и общения — корпоративные мессенджеры и видеоконференции, коллективные видеокофейни и переговорные комнаты, ежедневные стендапы.

Необходимо документировать все решения для «выравнивания» коммуникации в разных временных зонах и передачи знаний.

Необходимо принимать к сведению и улучшаться, обеспечивая постоянную обратную связь, как активную (путем микроопросов), как и пассивную (путем корпоративной аналитики), обеспечить баланс работы и личной жизни.

Все эти изменения руководству не под силу реализовать по старинке — сверху вниз, особенно когда изменения должны произойти за несколько недель. Чтобы трансформация прошла быстро и успешно, вам необходимо выявить неформальных лидеров на всех уровнях своей организации, и с их помощью вовлечь и наделить необходимыми полномочиями каждого сотрудника.

Как говорят в Кремниевой долине, «лидерство — это не усиленный контроль, а расширение возможностей людей».

Источник

Guides to help you work remotely seem to have swept through the Internet these days.

Do this, avoid that, stay productive, and all those run-of-the-mill tips we’ve already tried out.

So instead of talking about how your remote team needs to schedule out their day effectively or clean their desk, here I am focusing on the hands-on tips you can apply to manage your software development team while working remotely.

First, we need to understand the exact meaning of “remote teams”.

This will allow you to clearly see that having even one individual who’s working separately means you should improve the way in which you manage your team and the process they use for remote team collaboration and task execution.

What are remote teams really?

Today, millions of companies are faced with remote work situations in one form or another. Whether they’re fully-distributed organizations, have a couple of employees working from another part of the world, or just regularly work with external collaborators.

The first thing that comes to your mind when you think of remote teams is something like: different people working from all parts of the world and distinct time zones on a single project and having the same general goals.

In reality, there are many remote teams that have employees in a single country or even in one city. It’s just that everyone works from their own home, without having to go to the office. ? This saves on costs while managing remote teams.

Source

But many companies (software development included) have offices in multiple countries. When your US team members talk to their colleagues from the UK, they’re essentially collaborating remotely. So remote team communication is a must in these cases even if everyone is in the office.

This being said, whether work is done from an office or not is not necessarily a defining factor for remote teams. The problems you could experience lie solely within the communication and work processes.

Best practices for managing remote software development teams across multiple time zones

Since you’re probably used to all the “do this to be productive” rants, I’ll try to tell you what you might not know.

Hire the right people for your remote teams

People are the heart of any team.

So if you hire the right professionals [and humans] for your team, you’re halfway to success.

On the hiring and interviewing process, here are some of the best tips from Shannon Hogue, Global Head of Solutions Engineering, @Karat:

“I always tell hiring managers to start at the review and work back to determine which core competencies should be listed in a job description. Then, to keep things standard across a global network of Interview Engineers, we put those competencies into structured scoring rubrics for each interview.

Here are 3 quick steps for building a structured rubric that can help keep everyone on the same page, be it for hiring or managing:

Identify what competencies are both relevant and important to assess.

For each competency, list observable behavior and results as checkboxes (select all) and/or radio buttons (choose one).

Write down an “algorithm” to help interviewers summarize a completed rubric into a single conclusion.

For example, if Technical Communication is a relevant competency you might list it on the rubric with a specific scale.”

Here’s what Shannon’s example could look like:

Beyond any hiring tip, effective remote work also imposes a question on whether your office workers will adapt to the new lifestyle.

If you’re switching from an office team to a distributed one or even if you want to hire someone who hasn’t worked remotely before, you need to guarantee they’ll fit in the team and work efficiently in your remote team even before day #1.

For software developers the demand is so high that you’ll often bump into this problem:

How do I make sure that who I’m hiring is the perfect fit within our team when they haven’t worked remotely at all? ?

Perhaps tech professionals are some of the easiest to assess beforehand. Check out any of their side projects, if they own a business or do freelancing, and even look at their online presence.

A developer who’s only been putting work for their official job and has no GitHub repositories and projects to boast is clearly not going to be someone you’ll trust right away.

Trust and accountability are the 2 main attributes to consider beyond any hard skills.

These two character traits (which we often ignore because we’re too focused on business results) can predict whether that person will fit within your team culture. And, even more importantly, if they’re willing to stay with your company for many years to come and dedicate themselves to your project.

From then on, managing remote teams is also a matter of how you handle their training.

Onboarding and training

The trial period all HR experts recommend exists for a good reason. It allows you to literally SEE how they work, collaborate, and get along with the rest of the team.

Many managers make the mistake of hiring a developer, letting them start the trial weeks, but not monitoring what they’re actually doing.

Don’t assume that someone who seems skilled and experienced will deliver the same commitment and quality of work to you too. May I say this is the best and only time to be a micromanager and literally oversee all of their actions.

But do offer your help within the first days by making sure they have all resources needed and making the appropriate introductions to your team.

Get them involved in the code writing process for your project as soon as possible so you can get a better feel of how they conduct their work. I’ll also advise you to try a pair programming session during the hiring process too. More on this procedure later in this guide.

Prepare the right work methods

This is largely the manager’s decision. Team feedback is only valid when everyone knows the relevant best practices and benefits of each work method. This doesn’t mean you can’t get their input on the methods they’d prefer to use. However, letting them take care of the decision process will only give rise to conflicts and postpone the choice for the time being since there simply will be too many opinions for you to sort out.

“While you do not want to micromanage a remote team, you certainly want to set up clear minimum administrative processes. For a previous remote team I had to manage, this included setting-up very precisely the infamous JIRA workflow.

While it is good to leave a remote team some freedom, work also needs to be clearly organized, so there should be a few processes that have very precise descriptions. In development, the most important of such processes are issues management, and also the build process. This should be described in detail, and followed strictly.

To make sure key processes are respected, there should be set points when work needs to stop until the process is followed. As an example, I gave strict orders to my business team not to look at any incident that is not documented.” — Nicolas de Mauroy, CEO @Open Lowcode

But how close should supervision really be?

Surprisingly – not that in depth.

Keep your devs under your radar only enough to guarantee that all processes run smoothly and you’re able to maintain a trust both ways. Yes, 50% of data breaches across all industries are caused by insiders, but that doesn’t mean you must force everyone to track their time or record their screens.

Developers should really only have to track their time in 2 instances:

They/you really want to improve your work processes.
They’re getting paid by the hour.

Your role as a manager goes beyond the person who is seemingly in charge of everything. You’re a liaison. That key link between one team member and another, helping your development team collaborate with operations, marketing, design, customer support, and sales while also ensuring all team members are happy and their needs are met.

I’m super disappointed to tell you that only 35% of managers are engaged with their work. How is this going to motivate someone else?

Employees who are supervised by highly-engaged managers are in turn going to be better and happier performers themselves. This will boost your employee retention rates and create that long-lasting company-worker bond most companies can never attain.

This takes me to the importance of knowing when and how to communicate. Both ways.

Craft your remote team collaboration plan

Collaboration goes hand-in-hand with your work method and how you manage tasks. It’s the little things like crafting clear task descriptions and expectations that add up to distinguish a positive collaboration experience from a chaotic one.

Tinjo Thomas, Design Technologist @Coredes Interactive also recommends the following two tweaks you can make:

“1. Always set a due date for each task even though your developers are experts and can make estimates themselves.

2. If you are giving instructions to only one or two people, don’t send the message to the whole group. Reach out to every individual in private. People spend a lot of time reading unnecessary conversations on channels.”

On meetings

Meetings are honestly a very controversial topic. Managers love to call meetings. Devs, though, hate most of them but are afraid to voice their thoughts.

To keep meetings relevant, here are some actionable points to keep in mind:

“On a more macro-level, knowledge sharing can happen through a weekly team meeting with a Q&A via video whereby the members of the team can share what they learned from the codebase with each other as well as ask questions. In terms of knowledge sharing through team meetings — you can have several types of meetings.

The overall idea for these is to encourage collaboration in an effort to turn explicit knowledge into tacit knowledge. So you can have brainstorming sessions or meetings geared more towards lessons learned (this can be in the form of a demo or presentation). All done entirely remotely.” — Emil Hajric, CEO @Helpjuice

One huge mistake first-time remote team managers make is filling up entire days with meetings:

“First-time remote team managers need to be quite aware of the differences between collaborative work [like Scrum meetings and software architecture design] and individual focus work [like coding]. It is important to schedule time and ensure everyone can contribute to the collaborative session, but then leave your professionals alone to do what they were hired to do, write great software.” — Pedro Henriques, Co-Founder & CEO @BRIDGE IN

You’ll want to always remember to press that record button during meetings. We’re not necessarily fans of paper trails, but you’ll need them to avoid bothering your team with issues that have already been discussed:

“You should be recording and saving absolutely everything from remote team meetings and strategy sessions. While working remotely, we’ve noticed a huge uptick in productivity when managers and team members can refer directly to meetings instead of having to play phone tag or email back and forth for simple information. It’s a huge boon to workflow across the board and should really become the new normal with the increase in remote team management.” — Alexander M. Kehoe, Co-Founder and Operations Director @Caveni

Keeping up-to-date with all changes is even more important when your team’s distributed. But remote teams have different approaches to how they make sure they don’t just communicate, but also apply and consider every opinion.

Here’s where the real-time vs asynchronous communication battle comes in. Everything’s already been said about this. So the conclusion is:

There’s a right time for each type of communication. A predisposition for certain types of tasks will also make your remote team more likely to go for one method of communication over the other.

Just like the video vs written communication issue.

The Voro team, for instance, has used their office and remote communication tests to conclude that written collaboration worked best for them:

“My #1 tip for managing a remote team is to default to written communication rather than video calls. This forces you to clarify your thinking and communicate succinctly. When we all worked in the same office, it was easy to walk over to someone’s desk to talk through a problem. It would waste a great deal of time to replicate that with a scheduled video call.

Since we are 100% remote, more of our communication has been written, and we try to memorialize most of that in internal documents, so we continue to move fast and share institutional knowledge seamlessly.” — Tomas Hoyos, CEO @Voro

Invest more time in one-on-ones

With one-on-ones, you’re focusing more on sharing the status of specific tasks and individual activities, while every single member on your team gets to make their own suggestions. One-on-ones are commonly held between one team leader and the other members at a time.

Having these twice a month is your best bet to make sure everything gets covered. Holding them weekly is too often as you won’t have time to focus on your other tasks because you’re too busy with meetings.

These one-on-one meetings are also a good opportunity for you to hold reviews and updates on the OKRs. To facilitate the feedback and ideation process, Charles Ahmadzadeh, CTO @Bunch uses checklists during these meetings:

“I like to use checklists with my team. I’ll ask each team member to create a checklist each day of what needs to be done before ending the day and before submitting their work. We review these checklists in 1:1s to spot patterns.

I mostly use this to help others around me grow or keep myself accountable to the feedback I receive from the team.

The good thing about them is that they work no matter how senior you are (even astronauts live by checklists). They’re easy to share in 1:1, even if your team is remote, and very simple to use, as long as you’re committed to improving yourself.”

NOTE ON OBJECTIVES AND KEY RESULTS: Team leaders can establish these at a team and individual level by also taking into account suggestions from developers.

For instance, each department or team can have specific targets: to release a feature on time, avoid more than 2 major bugs after a release, keep the error rate low, etc. Individually, each member should take care of one release so that every single team member will know how to handle them.

Here’s an actionable idea: Use TrackJS [or other error tracking tool for your programming language]. Every member can choose a top error and fix it. This allows members to increase their accountability and learn new things to avoid freezing their skills.

Pair programming finally getting the attention it deserves

Now is also the best time to experiment with pair programming. This practice allows two developers to work simultaneously, often on the same tasks. While this is usually done from the same computer, you can switch it up a bit and make use of tools like TeamViewer or screen sharing.

Pair programming also helps distributed teams improve the quality of their code, tighten bonds between colleagues, transfer information and know-how from one dev to another, increase their own accountability, and speed up the entire development process.

Does this make you feel like you’ve been missing out on all its benefits? ? Just keep in mind some best practices if you want to get started with using the pair programming practice on a regular basis.

By using common sense, you probably won’t have both developers working on the same thing for 8 hours straight. Instead, distribute tasks evenly and allot a specific time slot for them to actually work together. Dealing with multiple time zones? Pair programmers within similar work schedules.

Communicate beyond work with your remote teams

We’re all humans. So we can’t work, work, work all the time. How about you implement some activities for people to destress twice a week as part of your remote team management process?

Playing board games online. Having a #watercooler channel on Slack. Finding some creative online team building activities. These are all ideas to help your remote teams unwind and get their mind off anything that’s stressing them out.

Pedro Henriques also shared his thoughts on the importance of implementing this type of downtime while working remotely:

“Remote teams need to deliberately schedule slack time and create informal virtual watercooler moments. In the office, the watercooler or coffee machine is often the place for spontaneous discussions about various topics ranging from a nasty software bug to vent about office politics or even troubles in personal life. These discussions are not superfluous. They’re absolutely critical for team cohesion. Therefore managers should actively promote them, but make sure not to attend.”

Choose the right tools: The basics will do, there are no magical solutions

I’ve seen so many “best tools for remote work” lists the Internet could really crash for good.

Nah, but really, stop looking for the best apps and miraculous software to somehow save your remote teams.

We already know everyone is using Slack and Zoom to collaborate and the ones who don’t use these are probably doing so because of small issues they had or costs they wanted to lower.

For instance, from all apps I’ve tested for this purpose Google Meet was the fastest and most accurate one but guess what? My clients are using Zoom already. No room to impose another tool.

The key point is not to waste weeks trying to find the right tools for your team. Others have already done this. There are thousands of options out there. All of them are copying features from each other so you end up with the same tool in dozens of versions.

So here’s your stack:

Jira — Slack — Zoom — GitHub — InVision — a bug tracking tool — every developer’s code editor

Test these [preferably the free versions first] and only look for alternatives if you have huge issues that are stilting your workflow. My two cents.

Also, some wise words from Tinjo Thomas:

“Don’t try to save money on bug tracking or team management tools. You will know why it’s important when things don’t get done as you expected.”

Know a remote team manager who could use these tips? Share this remote team management article with your network to keep improving remote work processes.

Learn to code for free. freeCodeCamp’s open source curriculum has helped more than 40,000 people get jobs as developers. Get started

Источник

Раньше исследователи предполагали, что к 2022 году около 1,87 миллиарда сотрудников (42,5% трудоспособного населения мира) будут работать удаленно. Но в 2020 году из-за пандемии COVID-19 многие компании вынуждены были в срочном порядке перевести сотрудников на удаленную работу. Далеко не все оказались готовы к такому внезапному переходу. Управление удаленными командами вызвало колоссальные трудности у руководителей. Как настроить сотрудников на дистанционную работу? Как контролировать их и не допустить ошибок?

Управление удаленной командой — совсем не то же самое, что руководство людьми из офиса, которых вы видите каждый день. Это гораздо сложнее, здесь нужны другие навыки, и многое зависит от менеджеров. Они должны установить другой набор правил, принципов и стимулов, если им нужны эффективные сотрудники, способные регулярно достигать поставленных целей.

Мы в Rubrain.com управляем удаленными командами уже больше 15 лет (ещё со времени FL.ru). У нас больше 10 тысяч удаленных сотрудников, и для управления ими мы выработали для своих менеджеров пять главных принципов. Которые помогают повысить производительность сотрудников, и в то же время предотвращают их выгорание (которое на удалёнке тоже является большой проблемой).

Вот наши пять секретов управления удаленной командой:

#1. Очертите общее видение и ценности

Самая распространенная ошибка удаленных менеджеров и руководителей — сразу переходить к оцениванию производительности удаленных сотрудников. Давать им задания, проверять их выполнение, оценивать скорость и качество труда. Но если вы хотите построить долговечную компанию, с которой работники задерживаются на долгий срок, нужно также определить и объяснить, конкретно для чего они работают!

Понятно, что зарабатывание денег для себя и семьи — первый мотив. Но тогда для чего им работать конкретно на вас? Наверняка существуют фирмы, где за ту же работу могут заплатить больше (или, по крайней мере, так могут начать думать ваши сотрудники). Задача менеджера и руководителя — сделать так, чтобы соблазнов начать поиск новой работы даже у самых последних интернов было как можно меньше.

В обычном офисе это достигается, отчасти, созданием корпоративной культуры. Все эти общения в кафетерии или баре, комната с PS4, шуточки с коллегами, командные игры и общие мероприятия (тот самый многим ненавистный тимбилдинг), приглашения на свадьбу и на дни рождения… В итоге неизбежно создаётся своя атмосфера, характерная только для вашей компании. Менеджерам и тимлидам даже стараться особо не надо. Если в команде хорошо и интересно, то зачем уходить? Даже если где-то (в теории) предложат больше денег, таких коллег, возможно, будет уже не найти.

На удаленной работе всего этого нет. Нужно стараться, чтобы объединить команду. Дать им общий заряд и общие цели. Проще всего это сделать, очертив видение того, ради чего работает ваша компания.

Пожалуй, самый яркий пример — у GitLab. Во-первых, у них есть очень детальная страница «О компании», где рассказывается, чем они отличаются от всех остальных. Во-вторых — страница «О культуре», где сообщается о преимуществах работы конкретно на эту компанию и различных фактах из её жизни. В-третьих, самое главное, есть страница «О нашем направлении», где рассказывается о мечте, которой посвящает себя GitLab. Это огромный текст — с целью, стратегией, будущими вызовами и методами их преодоления. Потенциальный сотрудник может проникнуться тем, в какую крутую, важную и перспективную компанию он вступает. А текущие специалисты — всегда знают, как решать те или иные стратегические вопросы (соответствует ли это тому, в каком направлении двигается их компания?).

Здесь, даже если все работники находятся в разных городах, они автоматически заряжены одной целью. И любые два человека из компании, которые никогда не встречались, понимают, что у них есть что-то общее. Они объединены одной целью. А значит, негатива по отношению к своим коллегам будет априори меньше, а желания им помочь — больше.

Не обязательно делать километровые тексты, как у GitLab. Достаточно, чтобы вся команда понимала общее направление. Это может быть «Мы — лучшие и всё делаем качественно» (как у Rubrain). Или «Мы — стараемся работать дешевле и быстрее всех». Или «Мы хотим преобразовать свою отрасль в таком-то аспекте». Компания, у которой этого нет, и фирма, у которой есть чёткое видение — как ночь и день по ощущениям для сотрудников. Одна — просто какой-то корпоративный монолит, вторая — кажется намного человечнее. За неё хочется бороться, в неё хочется верить. Сотрудники из такой увольняются гораздо реже.

Для очерчивания своего видения и общих ценностей даже не обязательно иметь свой сайт. Можно закрепить сообщение в Телеграме. Или парой строчек давать общую вводную фрилансеру. Это просто, а дополнительная мотивация наблюдается. Для некоторых её может оказаться как раз достаточно, чтобы перетерпеть плохие дни и карьерные плато, когда работа кажется слишком унылой и скучной.

#2. Работайте над качественным общением

Сотрудники должны доверять вам и друг другу. В реальном офисе достичь этого легко: многое можно понять по выражению лица и по действиям. Видно, кто постоянно на позитиве, а кому нужна поддержка или, возможно, даже внеплановый отпуск. Внимательно следить за поведением членов своей команды довольно просто, было бы желание. Сотрудники тоже видят, как вы реагируете на ситуации, и постепенно начинают вам доверять, или по крайней мере вас уважать. Это залог продуктивной работы: никого не придётся гнать из-под палки.

На удалёнке все это не действует. Над тем, чтобы заслужить доверие и наладить общение, нужно активно работать. Заставить команду полюбить вас — конечно, не выйдет. Но можно наладить позитивное общение и создать доверительную атмосферу.

Цель — быть лидером, а не боссом. На удалёнке грозный взгляд и уверенная походка не работают. Нужно стать тем, к кому обращаются за советами, от кого учатся, с кем хотят пообщаться. Поэтому нужно начинать общаться с удаленными сотрудниками сразу, и делать это регулярно. В качестве бонуса — опять же, повышение лояльности, если атмосфера получится не самой плохой (и работники чувствуют, что они могут дышать, вы не беспокоите их каждые пару часов).

Для повышения качества общения в удаленной команде есть пять проверенных вариантов:

Отдельные каналы в Slack с оффтопом. Для достаточно крупной компании это почти обязательно. Те сотрудники, которым это нужно, должны иметь возможность так разгрузиться.
Веселые посиделки 1-2 раза в неделю. Собираетесь в Zoom (или где вам удобней), общаетесь на выбранную тему, просто лучше узнаёте друг друга. Где вы живёте, что у вас там происходит, какие фильмы смотрели, в какие игры играли. Те, кому понравились их коллеги, могут даже проводить «удаленные обеды», или вместе смотреть сериалы, чтобы не чувствовать себя одиноко. Некоторые компании держат постоянный открытый Zoom-звонок, к которому присоединяются все, кому на тот момент хочется поболтать.
Дистанционные игры. Скоро мы напишем об этом подробней, это отличный способ скоротать время в эпоху пандемии. Хороший список есть, например, у Miro. От турнира по камню-ножницам-бумаге — до стандартных «две правды, одна ложь». Победителю можно даже вручать реальные призы (пара футболок с логотипом компании — вполне сойдёт).
Бесплатный разговорный клуб. Вдвойне полезная вещь. Канал, где сотрудники общаются только на английском, ещё лучше — с преподавателем, который задает тему. Отличная возможность пообщаться с коллегами и улучшить уровень своего разговорного английского (который нужен любому уважающему себя IT-специалисту).
Выездные мероприятия. Это недёшево, но очень круто. Если у компании есть такая возможность, желательно, чтобы хотя бы раз в год сотрудники удаленной команды могли встретиться лично. Крупные фирмы устраивают периодические встречи своих специалистов в Таиланде, Турции, Черногории, Франции. Можно зафрахтовать яхту или арендовать коттедж в горах. Да, здесь придется потратиться, но на поиск новых ключевых сотрудников денег уйдёт не меньше. А тут — всегда будет, что вспомнить.

Отдельно — напомним, что очень важно не пропускать поздравления сотрудников с праздниками, вручение подарков. Не обязательно делать что-то большое, как-то сильно выкладываться финансово. Удаленному сотруднику безумно приятно, если люди вообще помнят, когда у него день рождения. Например, мы записываем видеосообщения. Или упоминаем об этом (со всеобщими поздравлениями) во время запланированного звонка.

Главное тут — внимание, можно даже без гифт-карт обойтись. Заносим день рождения каждого нового сотрудника к себе в календарь, или делаем напоминалку. Очень быстро и просто, но почему-то большая часть руководителей дистанционных команд об этом забывают.

#3. Обозначьте свои стандарты и ожидания

Это неизбежно повлияет на производительность. Ещё в процессе онбординга нужно сообщить новым сотрудникам, что вы от них ожидаете. Задать особенности, которые нужны от их работы, и выход, который, в идеале, они должны вам давать. Если можно (аккуратно) привязать KPI — еще лучше. В свою очередь, подчиненные должны сообщить вам, чего они ожидают от вас.

Четкое оформление обоюдных ожиданий в начале сотрудничества, а затем периодическое о них напоминание (чтобы никто не забывал), позволяет в итоге сэкономить время. У вашей команды будет инструкция, которой можно следовать. Придётся меньше догадываться, чего от тебя ожидают, сведутся к минимуму непонятки, а рабочие в итоге смогут действовать более независимо. Составить детальную инструкцию, задать гайдлайн — гораздо проще, чем в итоге снова и снова повторять сотрудникам, чего вы от них хотите. Особенно если команда большая и периодически меняется.

Никто не обязан интуитивно знать, что вы подразумеваете под идеальной работой. Это ваша задача — как можно детальнее дать это понять. Это удобно ещё и потому, что затем всегда можно будет вернуться к этому первому документу, чтобы доказать, что означенные требования не выполняются.

#4. Не мешайте!

После того, как вы сообщили команде о ваших ожиданиях и стандартах, важно не заниматься прицельным управлением каждой маленькой деталью. Если у вас работают компетентные сотрудники, микроменеджмент им не нужен. Лишняя коммуникация по поводу того «как всё идет» — только добавляет им стресса и мешает сконцентрироваться.

Лучшей идеей по поводу того, как общаться с удаленной командой, считается комбинация синхронного и асинхронного стиля коммуникации. Это простая стратегия, которая, с одной стороны, даёт достаточно контроля в руки менеджеров, а с другой — помогает сотрудникам не чувствовать себя постоянно как под микроскопом.

Синхронная коммуникация — напоминает работу в офисе. Самый популярный и привычный вариант общения в бизнес-мире. От сотрудников ожидают, что они будут готовы общаться со своими коллегами или руководителями в любое время, когда те захотят. А отвечать на сообщения и звонки, в идеале, нужно моментально, независимо от того, что они сейчас делают. Это и правда работает как офис: коллега или босс всегда может подойти к рабочему месту сотрудника, чтобы задать вопрос или завязать разговор. В удаленной среде это значит, что, когда вы посылаете члену команды сообщение в Telegram или Slack, вы ожидаете ответа в течение пары минут.
Асинхронная коммуникация — не гарантирует такой скорости ответа. Здесь смысл не в том, чтобы вы моментально получали ответ на то, что запросили, а в общем повышении эффективности труда. От сотрудников не ожидают моментальных ответов на сообщения. Вместо этого они общаются только тогда, когда им это удобно. Им не нужно волноваться о том, что кто-то ждёт их ответа, и постоянно проверять все сервисы. Они могут полностью погрузиться в работу.

У каждого стиля общения есть свои плюсы и минусы. На одних позициях важна скорость ответа, на других главное — не допустить ошибку, и полностью погрузиться в детали. Поэтому лучше всего, на наш взгляд, использовать комбинацию синхронной и асинхронной коммуникации. С лёгким перекосом в одну или другую сторону в зависимости от особенностей бизнеса, ваших потребностей и потребностей вашей продуктовой команды.

Этого можно достичь, общаясь по заранее определенному расписанию. Вместо того чтобы отправлять сотни сообщений в Slack с вопросами о прогрессе, один «разбор полётов» в течение дня (или недели) — будет гораздо удобнее. Причём лучше, чтобы удобное для него время назначал сам сотрудник. Например, кому-то нравится рассказывать о своём прогрессе утром следующего дня. А кто-то хочет делать это вечером, подбивая результаты трудов.

Асинхронная коммуникация лучше работает с опытными программистами на аутсорсе и в IT-аутстаффинге. Они могут даже оскорбиться, если вы регулярно что-то проверяете и не показываете им никакого доверия. Чем больше асинхронной коммуникации — тем, как правило, команда опытнее и продуктивнее, а сотрудники — счастливее и меньше выгорают. Стоит стремиться постепенно этого достичь.

И, отдельно, для пользователей Slack и мессенджеров — пореже используйте обращение @channel или @everyone для всех присутствующих. Если люди видят, что такая информация не всегда к ним относится, они начинают обращать на неё меньше внимания. Такие сообщения быстро становятся неэффективными. Лучше пинговать отдельных членов команды, а остальные прочитают переписку, когда у них будет время.

#5. Предлагайте стимулы и не стесняйтесь хвалить сотрудников за заслуги

На удалёнке «принцип бутерброда» (похвалить-поругать-похвалить) работает не так эффективно. Каждый человек читает ваши сообщения своим внутренним голосом. Негатив чувствуется сильнее, позитив (особенно если при этом не видно вашего лица) — может быть воспринят как укол или насмешка. Поэтому не стоит сильно стесняться в похвальбе своих сотрудников, особенно если они этого хоть чем-то заслужили.

Удаленная команда должна чувствовать, что вы в восторге от того, что они достигают своих показателей, или даже их превосходят. Тем сильнее будет заметен контраст, если с работой действительно будет что-то не то. На такие моменты члены команды обратят двойное внимание.

Просто быстрое сообщение в вашем чате (общем или приватном) — уже многого стоит. Сотрудник, который чувствует, что его работу ценят, намного реже уходит к кому-то другому. Не нужно давать ему месячный отпуск или «Теслу» за достижение KPI. Обычное «спасибо, ты молодец» — уже круто. Периодически можно добавлять гифт-карту или бонус к зарплате, если вы можете себе это позволить.

Кстати, на практике у нас оказалось, что лучше использовать показатели эффективности как бонусную забавную мотивацию, а не как на супер-важную финальную черту, которая определит всё. Если сотрудники постоянно бегут за какой-то цифрой, это прямой путь к профессиональному выгоранию, и в целом токсичной рабочей атмосфере.

Намного лучше, если достижение KPI не ожидается, но даёт какой-то дополнительный бонус. Это повод для ощущения гордости за свой труд. Многие люди гораздо больше выкладываются в среде, позволяющей им открыто доказать свои таланты. Регулярное достижение «крутых» целей по KPI может стать для них полезной дополнительной мотивацией. Оптимально будет ставить цели на неделю, на месяц и на год, и корректировать их вниз/вверх в зависимости от того, что происходит у вас в бизнесе и в команде.

Источник

Мы ожидаем, что расстояние никак не повлияет на наши отношения. Это утверждение касается не только личных отношений, но и самой работы. С развитием технологий, когда информация и ресурсы становятся доступными для каждой из сторон, работа плечом к плечу становится все менее популярной.

Сегодня бизнес все больше привержен данному тренду и нанимает лучших специалистов из разных стран, а управление удаленными командами становиться новой обязанностью руководителя. Как менеджера таких команд, ваша задача – обучать, направлять и поддерживать членов команды, что само по себе является непростой задачей.

Что такое удаленная команда?

Удаленная команда – это группа профессионалов из разных часовых поясов, с разными навыками и различной культурой, работающих вместе над единым проектом. Члены команды работают из разных рабочих мест, живут в разных городах и находятся в разных временных зонах.

Когда вы управляете удаленными сотрудниками, вы должны знать о возникающих сложностях, с которыми сталкиваются ваши подчиненные, а именно управление проектами, управление группой задач и своевременное выполнение заданий. Но если говорить об удовлетворенности таких сотрудников своей работой, то можно увидеть следующие результаты опросов разных источников:

В опросе Connect Solutions, 30% сотрудников из разных компаний ответили, что, работая удаленно, они выполняют больше работы за меньшее время;
82% работников говорят, что испытывают более низкий уровень стресса;
Согласно опросу Harvard Business Review, 87% сотрудников считают новые инструменты видеоконференцсвязи очень эффективными в командной работе.

Проблемы в управлении удаленными командами

Поскольку работа на дому становится более распространенным явлением, перечислим самые часто встречающиеся проблемы, связанные с удаленным управлением командой:

нет необходимого инструмента поддержания связи с командой;
сложность найма нужных сотрудников;
отсутствие программы подотчетности;
уважение к личному времени;
нет четких ролей и задач;
создание общего расписания;
сложность в отслеживании производительности сотрудника;
отсутствие сплоченности в команде;

Проблемы, с которыми сталкивается руководитель в управлении удаленной командой

В этой главе мы рассмотрим проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры:

Доступность необходимых инструментов для удаленной работы

Чтобы работа удаленных групп сотрудников была более продуктивна, компаниям необходимо использовать правильные инструменты. Адаптированных под русскоязычный рынок не так много, но если мы говорим об интернациональных командах, то вам будут полезны приложения с англоязычным меню. Здесь уже есть широкий выбор инструментов, как Basecamp, ProofHub, Asana, GoToMeeting и другие.

Сотрудничество в проектах

Сотрудничество часто было важной частью бизнеса, а также второй проблемой удаленных команд. Отсутствие координации приводит к отсутствию управления проектами, что в результате отражается на качестве работы. Руководителям таких команд очень трудно держать всех на одной волне.

Культурные различия

Одна из самых больших проблем в управлении сотрудниками из разных стран, так как люди по-разному относятся к карьере и имеют разные семейные традиции. Поэтому многим менеджерам не хватает знаний в управлении командами с разными культурными различиями. Люди из разных культур имеют разную трудовую этику, и вы удивитесь, насколько по-разному они подходят к своему рабочему дню.

Очевидно, что технологический прогресс делает работу с удаленными командами намного проще, чем это было еще 5 лет назад, но даже сейчас такая работа считается сложной, с точки зрения контроля. Но вы можете решить эту задачу с помощью следующих советов.

Четкие требования

Работая удаленно, члены команды имеют невероятную свободу. Но как вы узнаете, что люди ответственно выполняют свою работу и собираются решать задачи точно в срок? Это один из самых больших страхов из-за отсутствия видимости и контроля. Поэтому здесь критически важными являются два фактора: прозрачность и ответственность.

Чтобы обеспечить прозрачность вам необходимо придерживаться следующих советов:

установите четкие роли и обязанности;
обсудите с каждым членом команды его цели в проекте, чтобы в случае чего он смог отчитаться о проделанной работе;
обсудите график работы, праздники, встречи и другие основные правила в команде;
отслеживайте ключевые показатели проекта;
держите возникающие проблемы под своим контролем.

Организовывайте встречи один на один

Поскольку вы работаете со своей командой удаленно, у вас нет возможности поговорить с ними лично. Поэтому уделите больше времени встречам один на один, связавшись с подчиненными по Skype или любому другому приложению без конфликта часовых поясов.

Не скрывайте свой статус в коммуникационных приложениях, так как ваши подчиненные не будут знать, когда ваша дверь действительно открыта. Раз в неделю или две организовывайте встречи 1 на 1, чтобы обсудить их проблемы и дать им новые инструкции.

Разные часовые пояса

Большая проблема в управлении удаленной командой заключается в разнице часовых поясов, что приводит к проблемам общения. Когда руководитель управляет удаленными сотрудниками, раскиданными по всему миру, планирование встреч может быть сложной задачей, потому что действительно трудно выбрать время, чтобы оно было удобно и для вас, и для отдельных работников.

Работа над сплочением команды

Когда вы руководите удаленной группой людей вы не можете провести собрание в коридоре офиса или встретиться возле кофейного аппарата, чтобы лучше узнать друг друга. Поэтому чтобы сплотить коллектив, вам всем необходимо оставаться на связи. Для этого вам помогут следующие методы:

Раз в год собирайте свою команду в каком-нибудь месте или офисе.
Когда вы связываетесь со своими сотрудниками по разным рабочим вопросам, начинайте беседу с вопросов о том, как у них дела. Не давайте им повода думать, что они лишь инструмент для выполнения работы.
Оценивайте общие достижения по достоинству. Не скупитесь на благодарственные электронные письма, GIF-файлы и другие заметки, чтобы оценить работу подчиненных и общую победу.
Будьте честны со своими работниками и будьте честны со своими ожиданиями.

Как управлять удаленной командой

В мире уже есть целые компании, которые на 100% работают удаленно. Тем не менее многие компании проходят через все трудности, чтобы повторить их успех в качестве удаленно работающих компаний. Если вы постоянно задаетесь вопросом «Как управлять удаленными командами» и ищете идеи, как это правильно организовать, то мы подготовили для вас несколько советов.

Установите границы с удаленными работниками

Удаленным командам часто нужны какие-то границы, чтобы отделить работу и личную жизнь. Поскольку члены команды работают из разных часовых поясов, любые уведомления, сообщения чата или электронные письма могут нарушить чей-то сон или нарушить личное время их семьи. Обсудите график работы с каждым членом команды, показывая им, что вы заботитесь об их личном времени. Это поможет в построении позитивных отношений с сотрудниками и даст им понять, что нет ничего сложного в соблюдении оговоренного графика.

Учитывайте культурные различия

Неудивительно, что при управлении удаленными командами руководители сталкиваются с культурными препятствиями. Проблема с мультикультурными командами связана с недопониманием и конфликтами, которые разделяют команды на части. Простой способ справиться с этим – это выяснить, насколько разные люди из разных областей открыты к получению обратной связи. Распространяйте образ мышления, что их коллеги – это люди с разными культурными традициями. Поощряйте уважительное отношение к национальным праздникам.

Четко и заранее определите правила и ваши ожидания

У каждого бизнеса есть ожидания, поэтому обсуждение правил с сотрудниками позволит более эффективно добиваться поставленных целей. Здесь вы должны установить следующие ожидания:

часы работы;
доступность;
способы общения;
присутствие на командных встречах;
ключевые проекты и сроки;
своевременное реагирование на ваши запросы и электронные письма.

Совершенствуйте свои навыки общения в интернете

Многие удаленные рабочие группы при работе над проектами сталкиваются с проблемами в общении. В онлайн-коммуникациях довольно нелегко донести до сотрудников главную мысль, так как вы не взаимодействуете с командой так, как вы это можете делать в офисе.

Начав разговор, будьте быстры и лаконичны, чтобы члены команды не перегружались информацией. Развивайте свои навыки письма, четко выражайте свои мысли, используйте правильные инструменты передачи информации, так как общение жизненно важно в управлении удаленной командой.

Помогайте подчиненным, когда им это нужно

Когда сотрудник находится вне поля вашего зрения, вы можете не заметить, как он сталкивается с проблемами и сложностями в процессе выполнения работы. Это могут быть сложности, связанные с проектом или проблемы с коллегой, или с тем, как выполняется его работа. Если что-то действительно беспокоит ваших сотрудников или они чувствуют себя неуверенно, вы должны улавливать их намеки и протягивать руку помощи.

Инвестируйте в правильное программное обеспечение для удаленного управления проектами

Вы можете эффективно управлять удаленной командой, когда у вас имеется правильное программное обеспечение, которое позволяет планировать задачи, проекты и даже количество людей. Вы также можете:

общаться с удаленной командой;
следить за развитием проекта;
отслеживать производительность;
управлять расписаниями;
делиться информацией в режиме реального времени;
взаимодействовать в разных часовых поясах и т.д.

Заключение

Современный глобальный рынок и сложившаяся ситуация в мире с эпидемией Коронавируса привели к тому, что многие работники перешли на удаленную работу. Эта тенденция сохранится и после окончания пандемии. Для менеджмента сейчас необходимо перестроиться и пересмотреть свои навыки управления коллективом.

Имея правильные советы и рекомендации по эффективному управлению удаленными сотрудниками, вы сможете и дальше сохранять продуктивность своего отдела. Вы можете удивиться, чего можно добиться от вашей команды при правильном ее управлении и мотивации.

Источник

Количество удаленных команд растет с каждым годом. Дистанционная работа имеет свои преимущества, но вместе с тем возникают вопросы об управлении задачами, синхронизации действий и коммуникациями между сотрудниками. К счастью, сегодня существует множество удобных инструментов для удаленной работы, программных продуктов и приложений, облегчающих работу удаленных команд и положительно влияющих на их производительность.

Что такое удаленная команда?

Виртуальная или Удаленная команда – это группа коллег, которые географически находятся в разных местах и могут взаимодействовать только с помощью специальных инструментов, таких, как мессенджеры, таск-менеджеры и т.д. В зависимости от целей и ролей удаленные команды можно разделить на несколько типов.

Типы удаленных команд

Управленческие команды состоят из менеджеров компании, работающих в разных регионах и обеспечивающих выполнение стратегических целей компании.

Исполнительные команды – это группы специалистов, которые работают вместе в течение короткого периода для решения конкретных проблем.

Производственные команды состоят из сотрудников с четко определенными ролями, основная задача которых – регулярное изготовление продукта или его частей в оговоренные сроки.

Параллельные команды – сотрудники одной компании, которые должны работать вместе в течение короткого периода времени для предоставления экспертизы, рекомендаций и поддержки.

Сервисные команды обычно состоят из сотрудников, работающих независимо друг от друга в разных часовых поясах, но имеющих общую цель.

Кроссфункциональные команды – это группы специалистов разных направлений, которые генерируют свежие идеи и могут решать сложные задачи. Такие команды работают постоянно, но участие в их работе не регламентируется, то есть участники свободно присоединяются к коллективу или покидают его.

4 стратегии улучшения работы удаленных команд

Создайте онлайн платформу для общения. Коммуникация важна в любой работе, но для удаленной работы она критически необходима. Поэтому команда должна использовать для общения специальные инструменты и программные продукты с такими функциями как аудио- и видеозвонки, чаты, обмен документами и т.д.
Используйте эмоджи. Поскольку участники команды большую часть времени работают отдельно, использование эмоджи при обмене сообщениями поможет выразить эмоции и создать более дружественную атмосферу в коллективе.
Организуйте виртуальный тимбилдинг. Такие мероприятия необходимы не только для сотрудников офиса, но и для работающих удаленно коллег. Участники команды могут «виртуально» вместе просматривать фильмы, играть в онлайн-игры, устраивать zoom-вечеринки и т.д.
Используйте инструменты для удаленной работы. Работать дистанционно нелегко, особенно для проектного менеджера, который должен организовать рабочий процесс и управлять им. Использование специальных инструментов для коллаборации удаленных команд может облегчить эту задачу. Выбор такого инструмента зависит от типа команды.

6 лучших практик для коллаборации удаленных команд

Используйте облачные хранилища для размещения информации. Поскольку участники команды работают отдельно, им необходимо использовать продукты для совместного использования файлов. Таким образом, каждый участник команды будет иметь к ним доступ и сможет работать с тем, что ему необходимо.
Разбивайте задачи на подзадачи. Например, с помощью Scrum можно разделить каждую большую задачу на user stories, а их – на подзадачи. Команда может использовать такую структуру для декомпозиции задач, а создание карты историй – для визуализации и приоритизации.
Предоставляйте обратную связь и отмечайте достижения коллег. Удаленная работа не означает, что никто не знает, как работает тот или иной сотрудник и каких результатов достигает. Руководители команд или менеджеры проектов должны всегда находить время, чтобы предоставить обратную связь своим коллегам, не забывая об их успехах.
Планируйте онлайн-встречи. Это поможет понимать статус рабочих процессов, актуализировать задачи, представлять новых участников команды или информировать о важных изменениях.
Подводите письменно итоги таких совещаний. Так вы будете уверены, что озвученные на встрече идеи и задачи не потеряются.
Используйте инструменты для управления проектами. Это очень важно не только для руководителей проектов, но и для всей команды, поскольку все участники должны знать о прогрессе проекта, задачах, которые должны быть выполнены, и временных границах. Это можно делать с помощью телефонных вызовов или электронной почты, но тогда высок риск потерять часть информации. Поэтому использование инструментов для удаленной работы – оптимальное и удобное решение.

7 типов инструментов для коллаборации с лучшими примерами

Из всего разнообразия мощных программных продуктов предлагаем обзор лучших инструментов для удаленных команд.

Таск-менеджеры

Программные продукты для удаленного сотрудничества позволяют управлять рабочими процессами и отслеживать время с помощью таких полезных инструментов, как доски Канбан, диаграммы Ганта и выгорания, дорожные карты, таймер и другие.

Worksection

Worksection — украинская облачная платформа для управления проектами и задачами, которая предлагает прогрессивные решения как для малого бизнеса, так и для крупных компаний в разных областях: цифровые агентства, веб-студии, инженерно-производственные компании и другие. Это один из лучших инструментов для удаленных команд.

Преимущества: Worksection предлагает набор полезных возможностей, таких, как: дашборд, удобный интерфейс, легкое отслеживание времени, эффективная коммуникация и отчетность, высокий уровень защиты данных, простые диаграммы Ганта, понятные доски Канбан и другие. Пользователи отмечают быструю и профессиональную работу команды технической поддержки.

Недостатки: некоторые пользователи хотели бы видеть более удобное мобильное приложение, также среди недоработок отмечают отсутствие отдельного чата.

Стоимость: бесплатный тестовый период; базовая версия стоит всего $49 за 20 пользователей в месяц, и предлагает широкие возможности, такие как ведение до 20 проектов, облачное хранилище на 20 Гб, отслеживание времени и финансов, диаграммы Ганта и многие другие инструменты.

Рейтинг на capterra.com: 4,9.

Asana

Asana — это известный облачный инструмент для управления задачами, наиболее подходящий для малых проектов/команд.

Преимущества: широкий выбор функций (диаграмма Ганта, конструктор рабочих процессов, доски Канбан, календарь, визуализация этапов проекта и т.п.), интеграция со Slack, Gmail, Google Drives, корректная работа мобильного приложения.

Недостатки: сложно разобраться в интерфейсе, мало бесплатных функций.

Стоимость: бесплатная версия с ограниченным набором функций, цена платной версии стартует от $10,99 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Jira

Мощный облачный инструмент для управления задачами с множеством функций, который поддерживает Agile подходы (такие, как Scrum и Канбан) и идеально подходит для различных по сложности и направлению проектов.

Преимущества: удобный набор инструментов и функций, классные доски Канбан, планирование и отслеживание спринтов, история пользователей, интеграция с мессенджерами (например, Slack, Gmail), обмен документами, высокий уровень безопасности данных.

Недостатки: интерфейс достаточно сложен и громоздок для навигации, ограниченный функционал в мобильной версии.

Стоимость: бесплатная версия с небольшим списком возможностей, стоимость платных версий начинается с $7,50 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,4.

Доступ к календарям

Этот инструмент позволяет сотрудникам делиться доступом к календарям и таким организовывать встречи, напоминать о дедлайнах задач и активностях, запланированных на конкретное время.

Google Calendar

Это простое и удобное решение для планирования различных событий. Google Calendar имеет адресную книгу, функцию управления календарем, синхронизацию и систему напоминаний.

Преимущества: совершенная синхронизация и интеграция с другими продуктами Google, возможность создавать неограниченное количество напоминаний, выбирать вид календаря и приглашать гостей, удобное мобильное приложение.

Недостатки: иногда возникают сложности с интеграцией различных адресов электронной почты, синхронизацией с другими календарями, также в списке недостатков не очень удобный интерфейс и ограниченные возможности автоматизации.

Стоимость: бесплатная версия для личного использования, бизнес-версия стоит от $5 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,8.

Microsoft Outlook

Это программное обеспечение Microsoft с множеством возможностей, среди них: предоставление доступа к календарю, управление ответами, архивирование и хранение информации.

Преимущества: совершенная интеграция с другими продуктами Microsoft, легкая настройка и использование, дополнительные функции, удобное решение для тайм-менеджмента.

Недостатки: несколько сложный интерфейс, не очень удобная мобильная версия, малопонятная навигация.

Стоимость: аккаунты Оutlook.com бесплатны, но бизнес-версия стоит $5 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Teamup

Teamup – удобный календарь для планирования, организации встреч и обмена информацией.

Преимущества: хорошая синхронизация, удобное планирование в режиме реального времени, приятный интерфейс.

Недостатки: несовершенное мобильное приложение, некоторые цвета выглядят очень похоже, что затрудняет идентификацию событий по цветовым меткам.

Стоимость: базовая версия бесплатна для максимум 8 подкалендарей, платная версия стоит от $8 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,7.

Обмен сообщениями

Специально разработанные инструменты для мгновенного обмена сообщениями, создания каналов и групп с возможностью использования эмоджи для более комфортной коммуникации между членами удаленных команд.

Slack

Slack – это инструмент для коммуникации удаленных команд, который хорошо подходит для разных сегментов бизнеса.

Достоинства: возможность создания каналов, обмен файлами, проработанные интеграции, большое количество пользователей (до 100).

Недостатки: неудобный интерфейс, далеко не идеальное мобильное приложение.

Стоимость: бесплатный тестовый период, стандартный тарифный план – от $6,66 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,7.

Microsoft Teams

Microsoft Teams – это виртуальный инструмент для коллаборации команд, позволяющий создавать каналы, проводить звонки, планировать события и работать с почтой.

Достоинства: очень хорошая интеграция с продуктами Microsoft.

Недостатки: некоторые пользователи жалуются на невозможность адекватно использовать этот инструмент с продуктами других производителей, кроме Microsoft.

Стоимость: Microsoft Teams имеет бесплатную версию, стоимость Premium-пакета стартует от $4 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,4.

Discord

Этот инструмент предлагает возможность открытых/личных коммуникаций между пользователями с помощью видео, аудио и текстовых сообщений.

Преимущества: обмен личными сообщениями, форумы, чат в режиме реального времени, комментарии, общий доступ к файлам и управление группой.

Недостатки: отсутствие полезных инструментов для бизнеса, неудобный интерфейс, ограниченность функционала бесплатной версии.

Стоимость: доступен бесплатный триал, платная версия стоит от $9,99 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,7.

Синхронизация документов

Эти инструменты синхронизируют два документа – актуальную версию и предыдущий вариант. Это означает, что любые изменения, которые внесли в документ, находящийся в одной папке, сохраняются и отображаются в другой.

FreeFileSync

Это удобное решение для синхронизации документов, которое помогает сравнить документы в разных папках и синхронизировать их для автоматического создания резервных копий.

Преимущества: отлично подходит для перемещения файлов, создания резервных копий документов и проектов, имеет открытый доступ, регулярно обновляется.

Недостатки: несколько запутанный интерфейс для новых пользователей, сложная навигация, в памяти сохраняется только последний набор синхронизированных файлов.

Стоимость: открытое ПО.

Рейтинг на capterra.com: 4,7.

Cyberduck

Cyberduck – облачное хранилище с возможностью простого дублирования и синхронизации файлов.

Достоинства: понятный интерфейс, простое перемещение файлов, возможность удаленного редактирования, быстрая работа, возможность создания дубликатов файлов.

Недостатки: сложный доступ к некоторым файлам WordPress.

Цена: этот ресурс бесплатный, но для получения большего набора функций необходимы добровольные взносы.

Рейтинг на capterra.com: 4,6.

Sync.com

Sync.com предлагает возможности для хранения документов, трансфера файлов, синхронизации в режиме реального времени, архивирования и хранения. Есть контроль доступа и много других полезных функций.

Достоинства: доступная цена, поддержка разных платформ, высокий уровень безопасности.

Недостатки: медленная загрузка файлов, несовершенный интерфейс и сложная навигация, иногда синхронизация файлов между разными компьютерами длится несколько дней.

Стоимость: бесплатная версия Starter с ограниченными функциями, платная версия стоит $5 за пользователя в месяц за хранение 1 Тб данных.

Рейтинг на capterra.com: 4,4.

Облачные хранилища

Эти продукты позволяют каждому, кто имеет специальный доступ, размещать, скачивать и читать любые документы, которые здесь хранятся.

Dropbox Business

Dropbox – это облачное хранилище с возможностью обмена файлами и сообщениями, редактирования изображений, конвертации файлов, классификации документов и т.д.

Преимущества: отлично подходит для управления информацией и совместной работы с файлами, оптимальная синхронизация файлов, хороший уровень безопасности данных.

Недостатки: бесплатный аккаунт имеет ограниченные возможности хранения, не совсем понятная новичкам навигация, иногда наблюдаются проблемы с интеграцией.

Стоимость: бесплатная версия с ограниченным объемом хранения данных, платная версия стоит от $12,63 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Google Cloud Storage

Инструмент для хранения, архивирования и анализа данных.

Преимущества: большой объем хранения, очень простая организация папок, удобный интерфейс, надежность и безопасность.

Недостатки: проблемы с интеграцией с некоторыми таск-менеджерами, медленная работа.

Стоимость: стандартный пакет стоит от $0,020 за Гб в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,8.

Amazon Drive

Amazon Drive – это облачное пространство для организации, хранения и синхронизации файлов.

Преимущества: автоматическая синхронизация, доступ с любого устройства, очень быстрая загрузка данных.

Недостатки: ограниченные возможности бесплатной версии (до 5 Гб), сложный для восприятия интерфейс.

Стоимость: бесплатное хранение до 5 Гб, хранение 100 Гб данных стоит $1,99 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,0.

Видеоконференции

Такие инструменты нужны для того, чтобы проводить видеоконференции. Благодаря видео, что очень важно для удаленных команд, участники могут видеть эмоции и жесты друг друга, что облегчает коммуникацию.

Google Meet

Очень удобный инструмент для коллаборации виртуальных команд, позволяющий поддерживать связь с клиентами или участниками команды независимо от места их пребывания.

Преимущества: простой доступ, полностью бесплатный, неограниченное время звонка.

Недостатки: иногда плохое качество соединения, сбои в работе и демонстрации экрана.

Стоимость: бесплатно.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Big Marker

Это очень мощная платформа для проведения вебинаров и различных событий онлайн. Она предлагает широкий выбор кастомизированных шаблонов и конструкторов, а также возможность использования чата, в ходе беседы можно виртуально поднимать руку и управлять Q&A.

Преимущества: очень простой интерфейс, легкая настройка, стабильная работа, быстрая и эффективная техническая поддержка.

Недостатки: несколько запутанная кривая обучения, длительный процесс настройки, иногда возникают сбои в работе.

Стоимость: 7-дневный бесплатный тестовый период, дальнейшее использование стоит от $99 в месяц за 100 пользователей.

Рейтинг на capterra.com: 4,8.

Hibox

Hibox — это платформа для совместной работы участников команды с поддержкой коммуникации и отслеживанием рабочих процессов. Это помогает в любой момент поддерживать связь с командой и управлять задачами.

Преимущества: возможность скачивать документы, назначать задачи и получать регулярные напоминания. Программа удобна в работе, к тому же, ее цена доступнее, чем у некоторых конкурентов.

Недостатки: задержка сообщений, небольшой набор эмоджи, иногда возникают ошибки.

Стоимость: бесплатный пробный период, дальнейшее применение стоит $6 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Доски

Это инструмент, похожий по функциям на обычную доску, но виртуальный. Здесь участники команды могут клеить виртуальные стикеры, создавать графики, схемы, таблицы и рисовать.

Metro Retro

Metro Retro – отличная онлайн-платформа, которую можно использовать как флипчарт и доску для заметок с наклейками. Это полезно при дискуссиях и позволяет визуализировать идеи. Удобный инструмент для проведения ретроспективных встреч.

Достоинства: простой и интуитивно понятный интерфейс, легкая навигация.

Недостатки: неудобное управление графическими слоями при вставке фонов и картинок.

Стоимость: есть бесплатная пробная и платная версии, стоимость которой стартует от $6 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4.0.

Jamboard

Jamboard от Google предлагает возможности онлайн-рисования и создания схем для визуализации идей.

Преимущества: простой и понятный интерфейс и такая же навигация.

Недостатки: некоторые пользователи жалуются на незначительные сбои и ограниченный набор инструментов.

Стоимость: доступна бесплатная версия, для расширения набора функций необходимо связаться с командой Google.

Рейтинг на capterra.com: 4.3.

Draw.io (Diagrams.net)

Draw.io – мощный инструмент для создания блок-схем, диаграмм UML, структуры декомпозиции проекта и т.д.

Преимущества: классный набор шаблонов, множество полезных функций, интеграция с GitHub, Dropbox и One Drive.

Недостатки: кто-либо, имея доступ, может вносить изменения в материалы в любое время, облачное хранилище отсутствует.

Стоимость: бесплатный триал, платная версия стоимостью от $5,25 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,6.

Для достижения высокой продуктивности удаленные команды могут применять разные стратегии. Одной из лучших является использование современных инструментов, которые дают возможность управлять временем и задачами, строить коммуникацию и обмениваться информацией. Какой инструмент выбрать – решать только вам.

Источник

Как управлять удаленной командой?

Эюб Ахмедзаде, специалист по управлению удаленной командой, делится советами, как эффективно настроить командную работу в онлайн.

Я управляю удаленной командой 10 лет. И возможно, этого долгого пути не случилось бы, если в 2007-2009 гг. я бы не работал в ведущей украинской e-learning компании «Техноматика». Кроме очень интересных локальных проектов, компания также сотрудничала с известной американской e-learning компанией. Я обратил внимание, как грамотно они организовали работу огромной удаленной команды, в которую входили менеджеры, дизайнеры, художники, разработчики, аниматоры, педагогические дизайнеры. Система работала, как часы, несмотря на удаленный формат и разницу во времени в 10 часов. Это вдохновило меня, и во время всемирного кризиса в 2008 году, когда мой заработок в гривне обесценился в 1,5 раза, я решился на рискованный шаг, ушел с работы и начал свое первое дело, собрав собственную удаленную команду. Для начала весьма скромную — нас было 4 человека.

Сегодня у меня есть опыт управления большими и малыми удаленными командами, опыт успешного рекрутинга (в моей базе данных приблизительно 600 специалистов, с которыми я когда-либо сотрудничал. И около 1000 человек, с которыми когда-либо коммуницировал и/или проводил собеседования). Если мой опыт поможет вам организовать удаленную команду, я буду рад.

Интересуетесь принципами управления удаленной командой? Ждем вас на курсе «Система: Запуск и продюсирование онлайн-курсов».

Удаленная команда: взвешиваем плюсы и минусы

Вы хотите отказаться от офиса и перевести команду в режим «home-office»? Или набрать для нового проекта сотрудников на удаленке? Для начала подумайте о тех проблемах, которые могут возникнуть в удаленной команде. Например, таких:

высокая текучесть. Далеко не все сотрудники умеют работать в удаленной команде. Есть те, кто могут не справиться с задачей и, пообещав вам золотые горы, исчезнут в неизвестном направлении.
межличностные конфликты. При удаленной работе вы чаще всего общаетесь текстовыми сообщениями, а такой формат не передает ваше настроение и эмоции. В плохом настроении люди склонны придавать большой вес малозначащим словам, и можно потерять хорошего сотрудника, просто «накрутив» себя и увидев, предположим, издевку и неуважение там, где их не было. Кроме того, люди часто бывают грубы в переписке. То, что мы не скажем в лицо, мы можем с легкостью написать в письме или сообщении.
сниженная мотивация. При работе с удаленной командой отсутствует прямой контакт, и вам сложнее «заразить» своим энтузиазмом сотрудников. Нельзя сказать, что со снижением мотивации не сталкиваются офисные сотрудники. Просто при удаленной работе этот процесс происходит куда быстрее.
стирание границы «работа/дом». Работая на «удаленке», вы привыкаете работать всегда. Даже проснувшись рано утром, чувствуете себя на рабочем месте. Для вас и ваших сотрудников это может быть связано со значительным дискомфортом.

Однако все эти минусы, на мой взгляд, перекрывают плюсы работы в удаленной команде. Вы не только значительно экономите в деньгах (не тратясь на аренду офиса и сопутствующие расходы) и времени (час-полтора, который уходит у офисных работников на дорогу на работу и стояние в пробках, разумнее потратить на занятия спортом). Перед вами открывается весь мир: вы можете нанять работника хоть из Пуэрто-Рико, хоть из Нижнего Новгорода. Ограничений нет.

Когда распределенная команда — это не ваша история…

Я думаю, что только в одном случае лучше не начинать проекты с удаленной командой — когда вы сами не умеете (или не можете) работать удаленно. Если вам самому для комфортной и продуктивной работы нужен офис, вряд ли вы сможете разумно организовать работу удаленных сотрудников. Вопрос времени, когда вы после очередного провала или проблемы, все таки начнете собирать их вокруг себя в офис.

Как набирать сотрудников в удаленную команду?

Как найти на открытом рынке специалистов, которые пойдут с вами в дальнее плавание, а не пропадут с горизонта через пару месяцев? О чем поговорить на собеседовании, кроме профессиональных навыков кандидата, чтобы понять, что это «ваш человек».

Вот несколько нюансов, на которые стоит обратить внимание:

уточните, имеет ли кандидат опыт удаленной работы. Многие представляют себе работу home-office как вечный праздник и возлежание с ноутбуком на берегу моря, как это рисуют в рекламных картинках. Далеко не все новички смогут организовать себя, чтобы эффективно работать удаленно.
убедитесь, что сотрудник заинтересован в вашем проекте. Можно обойтись без шаблонного вопроса «Почему вы хотите работать над этим проектом?», набившего оскомину, но постарайтесь выяснить мотивацию потенциального сотрудника. Его интересует направление вашего проекта? Или его масштаб? В таком случае у вас больше шансов сработаться, чем в случае, когда человек не слишком «горит».
обязательно предлагайте тестовое задание. Человек, который его выполнит, безусловно заинтересован в работе с вами. Поэтому рассматривайте такое задание не только как возможность проверить профессиональные навыки, но и как еще один барьер на специалиста, который не серьезно относится к удаленной работе.
обговаривайте дедлайны выполнения тестового задания.
не пытайтесь мотивировать высокой зарплатой. Это путь вникуда. Вы не сможете до бесконечности повышать зарплату специалиста, и его мотивация будет снижаться. Лучше постарайтесь «зажечь» сотрудника своим проектом. Подробно расскажите на собеседовании, чем предстоит заниматься, какие задачи впереди. Поделитесь своей «большой идеей». На моем первом проекте удаленные сотрудники несколько месяцев работали бесплатно — так их заинтересовал проект и возможность добавить его в свое портфолио;
послушайте, какие вопросы задает специалист. Чем более они осмыслены, тем больше человек заинтересован в сотрудничестве.

Чеклист «Что спросить у сотрудника, чтобы выяснить, умеет ли он работать удаленно?»

Вот несколько советов, которые могут помочь выбрать правильного кандидата на вашу удаленную вакансию.

На собеседовании спросить прямо: «Уверен ли кандидат, что ему подойдет удаленная работа и через несколько недель или месяцев он не завоет от тоски». Послушайте, что расскажет кандидат, какие доводы приводит. Важно убедиться, что кандидат делает осознанный выбор и это не просто проба или отчаянный, временный шаг.
Спросить, есть ли у кандидата хобби. Так вы узнаете, умеет ли соискатель занимать себя, организовывать себе интересный досуг. Если все его интересы — это редкие встречи с друзьями, скорее всего, такой соискатель быстро устанет от работы в четырех стенах и начнет подыскивать вакансии в офисе.
Спросите, как кандидат предпочитает решать деловые вопросы — с помощью голосового общения или текстовых сообщений? Ваш соискатель должен быть готов, что, в основном, коммуницировать придется письменно, однако и регулярные скайп-встречи не должны стать проблемой.
Уточните, готов ли кандидат встречаться раз в полгода очно, вероятнее всего, за ваш счет. Соискатели, которые затрудняются ответить на этот вопрос, «мнутся» и обещают подумать, вряд ли заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве.
Не старайтесь показаться лучше, чем вы есть, и честно рассказывайте о нюансах работы. Честность — ваш главный «козырь».

Во время интервью расскажите как можно больше о себе и работе в проекте. Помогите соискателю раскрыться, чтобы узнать его лучше, а не получить от него ожидаемые, но не вполне честные ответы.

Нет волшебных правил, которые работают для всех и всегда. Критически относитесь к полученной информации и думайте о том, насколько личные и профессиональные качества сотрудника «впишутся» в вашу удаленную команду.

Как не растерять специалистов в середине пути?

Сотрудники удаленной команды начинают работать над новым проектом с энтузиазмом и задором, но где-то к середине марафона что-то происходит. Кто-то из сотрудников просто снижает обороты, кто-то внезапно заболевает, у кого-то настоящая эпидемия среди родни: то дети простынут, то тетя сломает ногу. А кто-то растворяется в тумане, причем накануне важного дедлайна. Почему это происходит и как с этим жить руководителю команды?

Прежде всего будьте готовы к тому, что к середине любого проекта мотивация ваших сотрудников пойдет на убыль. Причин тому несколько:

пропадает ощущение новизны. На старте все полны сил и воодушевления. К середине работы проект перестает быть новым, а усталость накапливается;
удаленный сотрудник меньше, чем офисный, чувствует личную ответственность за проект;
работы становится больше, а дедлайн все ближе. Большинство людей имеют обыкновение начинать работу над проектом с легких задач, оставляя сложные процессы на потом. В итоге, по мере приближения к дедлайну, выясняется, что времени все меньше, а самое сложное еще впереди.

Как поддержать мотивацию удаленных сотрудников?

Не ограничивайтесь текстовыми сообщениями. Как минимум раз в неделю устраивайте скайп-коллы и видеоконференции, чтобы поговорить голосом. Так вы сможете более оперативно решить накопившиеся вопросы. На таких встречах стоит рассказать о том, куда двигается проект, каких успехов удалось добиться, чтобы передать сотрудникам свой энтузиазм;
минимум раз в полгода устраивайте очные встречи команды. Это не потребует больших затрат. Вы можете встретиться в кафе и поиграть в настольные игры. Один вечер такого взаимодействия поможет выстроить межличностные отношения и подарит месяца два-три продуктивной работы;
максимально дробите большие задачи. На выполнение каждой из таких задач должно требоваться не больше 5 рабочих дней. Так вы сможете контролировать каждого сотрудника. Нет смысла давать работнику список из 100 заданий. Лучше двигаться последовательно.
не забывайте поддерживать сотрудников. Как ни странно, простая похвала иногда позволяет снять напряжение между вами и работником. Людям важно знать, что их работу ценят. Учтите, что в удаленной коммуникации очень плохо работает «метод кнута»: каждая ваша придирка в отсутствии личного контакту умножается на три.
закладывайте дополнительное время на каждую задачу. Сообщая сотруднику дедлайн, добавляйте дополнительные день-два на непредвиденные обстоятельства. Особенно это относится к сотрудникам творческих специальностей. Например, на моей памяти нет ни одного дизайнера, который хоть раз не срывал бы сроки. Подготовьтесь к этой возможности заранее.
выпускайте базовую версию продукта, оставляя доведение до совершенства на потом. MVP — минимально допустимый продукт — это версия вашего курса или проекта, которая выполняет свои базовые функции. На производство MVP требуется не больше 3 месяцев работы. Определите необходимый для запуска функционал и выпустите продукт на рынок, а затем добавляйте каждый месяц по 1-2 функции. Такой подход поможет сэкономить усилия и повысить мотивация сотрудников.
для удаленной работы используйте методологии Agile/Scrum/Kanban. Каждая из них имеет свои преимущества и подбирается в зависимости от масштаба, команды и нюансов проекта.
если в команде больше трех человек, желательно использовать «таск менеджеры». Они позволяют назначать задачи, ставить дедлайны, настраивать напоминания, хранить информацию и ссылки в одном месте.

Источник

Знаете ли вы, что работа из дома может повысить продуктивность команды на целых 13% и позволяет работодателям сэкономить до 11 тысяч долларов на каждого удаленного сотрудника? Сразу становится понятно, почему 70% персонала из разных стран мира работают из дома по крайней мере один раз в неделю. Поскольку эта тенденция продолжает развиваться, руководителям необходимо научиться управлять дистанционными командами и раскрывать их полный потенциал, чтобы избежать распространенных ошибок.

В этой статье вы найдете ответы на самые насущные вопросы, связанные с управлением удаленными сотрудниками, а также несколько полезных советов, которые наверняка вам пригодятся.

Как вы управляете удаленной командой?

Чтобы успешно управлять дистанционными командами, вам понадобится лучшее программное обеспечение, нужный уровень подотчетности и возможности для будущего масштабирования.

Воспользуйтесь этими проверенными советами:

Выберите лучшее решение для управления проектами. Ищите решение, в котором есть встроенная система обмена сообщениями и зависимости задач, потому что именно эти возможности позволяют участникам команды, работающим из разных стран и городов, всегда оставаться в курсе происходящего.
Поддерживайте высокий уровень подотчетности среди дистанционных сотрудников за счет системы наставничества и взаимной поддержки. Измените свой стиль руководства, выступая не в роли начальника, а в роли командира, делегирующего обязанности. Назначьте другого сотрудника или руководителя удаленной команды ответственным исполнителем по проекту, чтобы ее участники могли в случае необходимости обращаться к нему для проверки и обновления данных или отчитываться перед ним. Убеждайте ответственных исполнителей проявлять к удаленным сотрудникам сочувствие и благодарность за хорошую работу, чтобы поднимать их уровень мотивации.
Создайте надежную опору для будущего масштабирования за счет ведения документации и измерений показателей продуктивности. Обращайте внимание на производительность, а не на посещаемость, и максимально увеличьте объем всех доступных ресурсов, чтобы расширить свой бизнес при помощи дистанционных команд.

С какими трудностями сталкиваются удаленные команды?

Управление дистанционной командой связано с определенными трудностями. В число самых распространенных проблем входят слишком большие объемы переписки, отсутствие налаженных рабочих процессов для часто выполняемых задач и непонимание контекста при обмене сообщениями.

Попробуйте решить эти проблемы с помощью следующих рекомендаций:

Чтобы решить вопрос с объемами переписки, создайте единый центр управления проектами, позволяющий сотрудникам сразу находить всю нужную информацию, а не искать ее в электронной почте или мессенджерах.
Чтобы наладить процессы, используйте настраиваемые шаблоны рабочего процесса. Проверьте эффективность таких шаблонов, а затем постепенно корректируйте и улучшайте их.
Помогите дистанционным сотрудникам понимать подтекст в сообщениях с помощью популярных инструментов, таких как эмодзи, GIF-изображения и мемы. Программное обеспечение для командной работы поможет сотрудникам преодолеть культурные и языковые барьеры с помощью символов, которые понятны для всех.

Какими наилучшими методиками пользуются некоторые удаленные команды?

Лучшая рекомендация, какую можно дать участникам дистанционной команды, — это создать цифровую рабочую среду, где сотрудники смогут успешно работать благодаря инструментам, которые адаптируются к часовым поясам, измеряют необходимые KPI для вашей уникальной бизнес-организации и уменьшают объемы рутинной работы везде, где это возможно.

Ознакомьтесь с наилучшими методиками, которыми пользуются дистанционные команды, и начните применять следующие простые стратегии:

Внедрите систему управления проектами, которая способна адаптироваться к работе в нескольких часовых поясах одновременно. Лучше всего для этого подходят автоматизированные инструменты.
Выберите ключевые показатели эффективности (KPI) удаленной работы, которые помогут установить нужный уровень подотчетности и повысят мотивацию сотрудников.
Используйте автоматизацию, чтобы избавить дистанционных сотрудников от выполнения лишних задач. Оптимизируйте повседневные задачи, такие как рассылка уведомлений, с помощью зависимостей задач, когда следующий сотрудник в цепочке автоматически получает сообщение о том, что может приступать к своему этапу работы.

Какое программное обеспечение можно использовать для управления удаленными командами?

Используйте программные решения для совместной работы, управления проектами и учета рабочего времени. Или, еще лучше, найдите решение для управления дистанционным персоналом, которое объединяет в себе эти функции, как, например, Wrike.

Узнайте, насколько легко отслеживать работу дистанционной команды с помощью Wrike:

Указывайте приоритеты задач на уровне команды и отдельных исполнителей за счет использования цветового кодирования и ярлыков.
Создавайте и рассылайте всем сотрудникам еженедельные отчеты о ходе работ и электронные сообщения с новостями, чтобы каждый участник был в курсе актуальной информации, собранной по всем проектам, над которыми он работает.
Предоставляйте нужные файлы на единой панели, чтобы обходиться без запросов на предоставление доступа или поиска документов на сторонних сайтах.
Вовлекайте участников команды и профильных специалистов в обсуждения по проекту, упомянув их имена в системе.

Узнайте, как управлять удаленной командой с помощью эффективного программного решения

Смело используйте приведенные в этой статье рекомендации для управления дистанционными командами, решения общих проблем, внедрения наилучших методик и выбора самого эффективного программного обеспечения. Попробуйте бесплатную версию Wrike, и вы убедитесь на собственном опыте, насколько эффективно Wrike помогает управлять дистанционными командами.

Источник