Система тезис руководство по

Система электронного документооборота ТЕЗИС — это программа автоматического контроля за выполнением подчиненными распоряжений и поставленных задач, оборота документов внутри компании. Платформу можно настроить под определенную фирму в соответствии с номенклатурой документооборота в компании. Предназначена для автоматизации внутренних процессов холдингов.

СЭД является разработкой профессионалов из России и активно продвигает свою программу на рынке. Используется более, чем в трех сотнях организациях не только в России, но и в ближнем зарубежье.

Краткий обзор

СЭД ТЕЗИС подтверждает свою надежность продвижением во многих социально-экономических отраслях. Система легко внедряется в электронный оборот документов и быстро вводится в повседневное функционирование. ТЕЗИС просто администрировать, вносить дополнения в программу.

Набор инструментов для взаимодействия с пользователями выполнен понятно, что позволяет управлять системой интуитивно. Программа осуществляет эффективную поддержку операционной деятельности компаний-заказчиков, проводит регистрацию и сопровождение производственных задач, контролирует действия по согласованию текущей документации и при передаче бумаг партнерам.

Система позволяет проводить операционный контроль на любом отрезке выполнения работ, благодаря чему руководитель может увидеть, кто из менеджеров работает с конкретным документом в определенный период времени.

Разработчики совершенствуют функции продукта и добавляют полезные опции при каждом обновлении программного обеспечения.

Функционал

Разработано несколько модификаций программы:

• базовая;
• стандартная;
• расширенная.

Фирма-заказчик может выбрать подходящую редакцию системы в соответствии со своими потребностями.

Каждая модификация обеспечивает возможность работать с задачами и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, оптимизировать работу с документами, а также контролировать канцелярию.

Базовый пакет включает возможности по контролю дисциплины исполнителей в организации, управление документами по типовым задачам: ознакомить, согласовать, утвердить.

Выбор стандартной модификации откроет доступ к новым функциям системы. Она содержит инструмент по визуальному конструированию бизнес-процессов. Позволяет составлять отчеты (письменные, в виде таблиц, графические). Здесь появляется опция прикрепления цифровой подписи. В стандарте имеется модуль по распознаванию текста.

Учет обращений граждан

Для организаций, находящихся в собственности государства, и негосударственных организаций, собирающих отзывы о предоставленных товарах или услугах, предлагается модуль «Учет обращений граждан».

Единый холдинг

Исключительно для больших корпораций разработчики предлагают подпрограмму «Единый холдинг». С ее помощью решаются задачи автоматизации деятельности по ведению документов, передачи внутри компании и их хранения, а также регулирования исполнения распоряжений в каждом из филиалов холдинга.

Совместимость с другими программами

Специальный модуль позволяет интегрировать систему ТЕЗИС с внешними приложениями и системами учета.

Мобильная версия

Менеджер может управлять бизнес-процессами со смартфона или планшета. Мобильная версия доступна на Android и IOS и поддерживает главные возможности веб-клиента, а также возможна работа без подключения к сети.

Тезис Помощник

Приложение-бонус служит как напоминание о необходимости подписать документ, выполнить указание в срок, передать бумаги на согласование. Интегрировано для работы с программами Майкрософт офис.

Тезис портал

Отдельная разработка формирует единую точку доступа для работы с фирменной информацией. ТЕЗИС: Портал объединяет функциональность СЭД ТЕЗИС с такими инструментами веб-портала, как передача и одновременная работа с документами нескольких пользователей, размещение объявлений и известий компании, обмен служебными сообщениями.

Крипто-про

Уникальный модуль обеспечивает поддержку квалифицированной электронно-цифровой подписи.

Преимущества

У сервиса ТЕЗИС имеется ряд преимуществ, благодаря чему эта система используется во многих корпорациях российского бизнеса.

Работа в любой операционной системе

ТЕЗИС бесперебойно работает на MacOS, Windows, Linux. С целью увеличения производительности был разгружен интерфейс для планшетов и смартфонов. Не требуется установка программного обеспечения на все устройства в фирме. Достаточно внедрить систему на сервере руководителя и в дальнейшем запускать через браузер.

Не придется переоборудовать рабочее место пользователя, усиливать ПО благодаря кроссплатформенности системы.

Расширенные возможности совершенствования платформы

СЭД ТЕЗИС снабжена трехзвенной архитектурой и разбита на кластеры, поэтому легка в масштабировании. При эксплуатации множеством пользователей на распределенных серверах редко наблюдаются сбои и отказы выполнения команд. Система совместима с любыми внешними приложениями (веб-сервисы, REST API, обмен XML файлами и др.).

Переход на новые версии

В алгоритм работы системы заложен оригинальный функционал создания проектов расширения. Это позволяет устанавливать обновления системы без отключения модифицированных опций и модулей. Открытый исходный код и распространённый язык программирования Java позволяет вносить изменения в программу пользователю-администратору.

Облачная версия

Новое решение «ТЕЗИС в облаке» позволяет эксплуатировать систему посредством браузера. Пакет услуг предусматривает непосредственное использование ТЕЗИСа, аренду лицензий на СЭД ТЕЗИС и инфраструктуры виртуальной. Для своевременной помощи бизнесу предусмотрена техническая поддержка по вопросам пользования платформой.

Быстрая установка

Наработанная схема внедрения ТЕЗИСа в эксплуатацию на конкретном примере занимает немного времени. Чтобы установить систему, потребуется один день. Однако, по отзывам пользователей СЭД ТЕЗИС, установка занимает меньше времени. Простота архитектуры системы позволяет провести обучение специалистов в течение рабочего дня.

Полное внедрение платформы в деятельность предприятия занимает до десяти рабочих дней. Разъяснить всем сотрудникам компании алгоритмы работы программы и провести полное обучение у представителей поставщика ПО получается за 5 дней. Это зависит от размера фирмы и количества непосредственных участников документооборота.

Опытная эксплуатация — 22 рабочих дня.

Недостатки

Система оптимизации документооборота ТЕЗИС по отзывам клиентов, которые пользуются ею давно, и новых заказчиков не имеет серьезных недостатков. Функционал и набор дополнительных опций зависит от выбранной редакции. Очевидно, что, приобретая базовую модификацию, заказчик получает экономичный продукт, который будет установлен в минимальные сроки и по наименьшей цене.

Эта редакция подойдет фирме, которой нужна только автоматизация оборота документов.

Выводы

Стандартный вариант СЭД позволяет создавать пути передачи документов, строить отчеты. Расширенная модификация позволяет отдельно настроить интерфейс и внедрить дополнительные опции, подходящие для контроля и оптимизации работы с документами.

Начало работы

Для начала работы пользователя необходимо выполнить вход в систему:

— в адресной строке набрать edm.aues.kz;

— ввести логин и пароль см.рисунок ниже.

Примечание: Перед вводом логина обязательно указать «aues» и « (слэш в левую сторону)». Стандартный пароль после внесения в базу Тезис для всех 1 (единица).

После первого входа в систему, сразу поменяйте ваш пароль. Для этого пройти на вкладку ПОМОЩЬ-НАСТРОЙКА.

Откроется окно. Нажимаете на «Сменить пароль». Вводите свой новый пароль.

Примечание: После первого входа в систему обязательно поменяйте пароль!

Маршруты согласования по закупу

При запуске любой служебной записки на закуп, выбрать вид и шаблон!

Например: Вид – ДИТ, шаблон – до 100 МРП! Далее все по руководству.

«до 100 МРП»

1. Инициатор запускает служебную записку на закуп с прикреплением основного счета на оплату (при наличии), либо коммерческое предложение.
2. Отдел закупа прикрепляет альтернативный и основной счет на оплату (если инициатор не представлял свой счет).Примечание: На этом этапе обязательное прикрепление.
3. Список согласующих участников:

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора

      4.   Утверждающий — ректор.

      5.   Возвращается инициатору для прикрепления счета на оплату.

      6.   Исполнитель – главный бухгалтер, бухгалтер по оплате.

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день. Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч. со дня поступления к вам на согласование!

«от 100 и до 500 МРП»

1. Инициатор запускает служебную записку на закуп.
2. Отдел закупа прикрепляет альтернативный и основной счет на оплату и договор. Примечание: На этом этапе обязательное прикрепление.
3. Список согласующих участников:

— юрисконсульт (отработка договора с инициатором и поставщиком услуг)

-руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора (после согласования помощника ректора, инициатор распечатывает договор(отработанный)+лист согласования и отдает юристу. Далее юрист ставит физическую подпись на бумажный носитель и отдает на подпись ректору)

4.Утверждающий – ректор.

5.Возвращается к инициатору для подписания договора с поставщиком.

6.Исполнитель – главный бухгалтер, бухгалтер по оплате.

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день.Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч.со дня поступления к вам на согласование!

«От 500 МРП (Тендер)»

1. По утвержденному списку комитетов (IT-комитет, НМС и др.) Инициатор в Тезисе создает совещание с заполненными полями и добавлением участников согласования.
2. По итогу обсуждения выкладывается на mp.kz.
3. Для выбора поставщика услуг создается еще одно совещание тендерной комиссии с включением предыдущих участников при необходимости, а также с обязательным добавлением на согласование Помощника ректора и юрисконсульт. Важно: юрисконсульт не согласует, пока не проверит договор.
4. После согласования всеми участниками Отдел закупа подписывает печатный договор у ректора и получает от поставщиков счет на оплату.
5. Инициатор запускает служебную записку на оплату, указывает основанием совещание тендерной комиссии, которое ранее было создано им.
6. И запускает служебную записку на согласование (см.пункт 3 «от 100 до 500 МРП»)

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день.Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч.со дня поступления к вам на согласование!

«Закуп из одного источника»

• На основании договора с поставщиком Инициатор сканирует счет+договор
• Без договора Инициатор сканирует счет

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

 -руководитель инициатора

— председатель тендерной комиссии (проректор по АД)

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

— помощник ректора

3.Утверждающий – ректор.

4.Возвращается инициатору для подписания договора с поставщиком.

5.Исполнитель – главный бухгалтер, бухгалтер по оплате.

Примечание: в руководителе инициатора Кафедры и другие структурные подразделения заполняют по иерархии!   Например: кафедра КИ должна включить при закупе комплектующих за счет выделенных средств на модернизацию и ремонт директора ИТКИ и проректора по АД. 

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день.Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч.со дня поступления к вам на согласование!

«Ежемесячный» запуск ежемесячных счетов на оплату

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Финансовый директор.

3.Согласующий – главный бухгалтер

4.Исполнитель — бухгалтер по оплате.

ВАЖНО: Во всех служебных записках указать ДЛИТЕЛЬНОСТЬ(срок согласования) 1 день. Это означает, что нужно согласовать в течении 24 ч.со дня поступления к вам на согласование!

Маршрут согласования по Науке

Заключение договора

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора.

-начальник отдела планирования и закупа (в копии).

— бухгалтер (Арзыкулова А).

— юрист

— проректор по НИД.

— помощник ректора.

3.Утверждающий – ректор.

Инициатор распечатывает договор и лист согласования и подписывает у ректора. Инициатор подписывает договор и с поставщиком.

Служебная записка на оплату

• На основании договора с поставщиком Инициатор сканирует счет+договор

• Без договора Инициатор сканирует счет

1. Инициатор запускает служебную записку на основании предыдущей служебной записки.
2. Список согласующих участников: (параллельно)

— руководитель инициатора

— проректор по НИД

— начальник отдела планирования и закупа

— финансовый директор

3.Утверждающий – ректор.

4.Исполнитель – главный бухгалтер, бухгалтер по оплате.

Маршрут согласования «Командировка»

За счет университета

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— курирующий проректор

— финансовый директор (в копии)

3.Утверждающий — ректор

4.Исполнитель – главный бухгалтер, отдел кадров

За счет средств научных проектов (еще не приняли решение как будет идти процесс)

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— начальник отдела планирования и закупа

— курирующий проректор

— финансовый директор (в копии)

3.Утверждающий – ректор

4.Исполнитель – главный бухгалтер, ДНиК, ОУП

За счет принимающей стороны

1.Инициатор запускает служебную записку.

2.Список согласующих участников: (последовательно)

— руководитель инициатора

— курирующий проректор

— помощник ректора

3.Утверждающий — ректор

4.Исполнитель – отдел кадров

ВАЖНО: Во всех служебных записках будет автоматически проставлен срок согласования 1 день, (24 ч.со дня поступления к вам на согласование)!

Содержание:

Введение

Технические характеристики

В основе СЭД ТЕЗИС лежит универсальная платформа CUBA уровня предприятия, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы в различных отраслях.

Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в архитектуре системы, дает возможность легко перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей

Открытый исходный код гарантирует независимость от вендора и даёт возможность самостоятельно развивать решение. Системы с открытым кодом являются более прозрачными, что позволяет предотвратить или вовремя распознать наличие в коде вредоносных компонентов

Актуальный язык программирования Java является одним из наиболее популярных в мире, его используют крупнейшие ИТ-компании, поэтому заказчику будет легко найти специалиста или компании, способные оказать услуги по модификации системы

Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными серверными ОС и СУБД без необходимости приобретения дополнительного ПО и переоборудования рабочего места

Мультиязычный интерфейс.

Функциональность и возможности системы

Система поставляется в трех редакциях – Базовая, Стандартная и Расширенная. Все три редакции содержат основные блоки функциональности – Управление задачами, Управление документами и Управление канцелярией. Система позволяет автоматизировать процессы создания, согласования, утверждения, регистрации документов, постановку и отслеживание задач.
 

К основным функциям системы относятся:

Управление задачами:
1)постановка и контроль сроков выполнения задач;
2)возможность назначения ролей контролера и наблюдателя задачи, а также нескольких исполнителей;
3)импорт задач из Microsoft Project;
4)контроль и возможность сопоставления занятости исполнителей задач с помощью диаграммы Ганта;
5)создание подчиненных и зависящих друг от друга задач, групп задач и исполнений протокола;
6)возможность отслеживания выполнения задач своего подразделения с помощью папки «Мой отдел»;
7)функция создания периодической задачи, отложенных задач;
8)календарь событий;
9)конструктор отчетов по любым показателям (поддерживаются форматы .doc, .xls, .pdf и .html);
10)организация Service Desk (автоматическое создание задачи из письма на электронную почту).

Управление документами:
1)автоматизация процесса работы с документом / договором на всем пути его использования в организации;
2)возможность создания документа на основании задачи и задачи по исполнению документа;
3)функции параллельного или последовательного согласования документа, утверждения в соответствии с особенностями документооборота компании;
4)разграничение прав доступа и ролей сотрудников в системе;

5)работа с вложениями из Microsoft Office и OpenOffice;
6)диаграмма процессов по документам и договорам.

Электронная канцелярия:
1)функции регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
2)наложение резолюции на документ и создание задачи на его основании;
3)механизм предотвращения повторной регистрации входящего документа;
4)создание номенклатуры дел, внутренних нумераторов документов и дел;
5)отслеживание истории переписки с контрагентом;
6)функция печати конвертов.

Другие функции и модули:
1)система оповещений о сроках исполнения задач в области уведомлений, по электронной почте и по SMS;
2)система замещения пользователей на время отпуска, командировки и т.д.;
3)конструктор бизнес-процессов, карточек задач и документов
4)полнотекстовый поиск и возможность фильтрации записей;
5)просмотр предыдущих версия карточек и вложений;
6)возможность загрузки вложения со сканера;
7)функция обсуждения и комментирования задачи или документа;
8)возможность создания шаблонов, в т.ч. персональных, и папок отображения карточек;
9)возможность создания карточки задачи (документа) на основании электронного письма из Outlook;
10)модуль распознавания текста;
11)модуль «Единый холдинг», разработанный для организаций с холдинговой структурой;
12)модуль интеграции с корпоративным порталом предприятия;
13)модуль «Учет обращений граждан»;
14)модуль интеграции с внешними учётными системами (например, 1С:Предприятие 8.2., SAP и др.);
15)мобильная версия для смартфонов и планшетом с экраном от 7’’ до 11’’ (поддерживает ОС Android и iOS);
16)поддержка визуального редактора Cuba Studio для быстрого создания карточек и справочников ;
17)интеграция с Business Studio (импорт моделей бизнес-процессов).

Преимущества:

1)Открытый код (система написана на Java), как следствие, гибкость и масштабируемость;

2)Тонкий клиент (полнофункциональный web-доступ) – отсутствие необходимости оборудовать рабочие места новым ПО, быстрый запуск системы в эксплуатацию;

3)Кроссплатформенность (работает в операционных системах Windows XP и выше и Linux через веб-браузеры Google Chrome, IE 8, IE 9, Mozilla Firefox).

4)Технология создания проектов расширения (extension) — возможность перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей, в том числе — возможность модификации системы собственными силами заказчика.

Пользователи системы:

1)ФАУ «Российский морской регистр судоходства»

2)ГК Русская платина

3)НК «Альянс»

4)СН Газодобыча

5)Инвестиционный холдинг «Вашъ Финансовый попечитель»

6)ООО «КМ-Эксперт» — генеральный подрядчик ОАО «ЧТПЗ»

7)ЗАО «ФИА-БАНК»

8)Контрольно-финансовое управление республики Дагестан

9)ОАО «Росспиртпром»

10)Мясокомбинат «ВЛАДИ»

11)МП «Самарский бизнес-инкубатор»

12)АКБ «Алмазэргиэнбанк»

13)ОАО «Росгеология»

14)АО «Банк Интеза»

15)ОАО «Хабаровский аэропорт»

16)ЭФ-Интернэшнл

17)СК «Олимпийский»

Решения для госсектора

СЭД ТЕЗИС эффективно решает задачи государственного сектора как в масштабах отдельных ведомств, так и субъектов РФ в целом с помощью специального модуля «Обращения граждан».

Модуль предоставляет следующие возможности:

1)Контроль сроков обработки каждого обращения граждан в учреждение;

2)Осуществление эффективного мониторинга движения обращений (маршрут движения, ответственные лица);

3)Осуществление мониторинга задач и документов, связанных с обращениями граждан в масштабах всего ведомства или учреждения;

4)Получение статистики обращений граждан в различных разрезах (частота обращений по тому или иному вопросу и т.д.);

5)Ведение архива обращений.

ПРАЙС-ЛИСТ СЭД «ТЕЗИС»

Цена лицензии в зависимости от редакции системы электронного документооборота (СЭД) ТЕЗИС и пакета одновременных подключений.

Базовая редакция системы поддерживает готовую функциональность, необходимую для автоматизации документооборота и контроля исполнительской дисциплины: управление задачами и документами, электронную канцелярию, а также интеграцию с популярными офисными пакетами и оповещения о новых документах и задачах.
 

В стоимость лицензии входит подписка на получение новых версий системы электронного документооборота (обновления) в течение первого года эксплуатации.

Пакет одновременных подключений определяет количество пользователей, имеющих возможность одновременно работать в системе в конкретный момент времени, при этом общее число возможных пользователей системы не ограничивается.

Конкурентные преимущества системы

Система электронного документооборота ТЕЗИС позволяет решать различные задачи по автоматизации управления бизнесом, включая работу с документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль исполнительской дисциплины. СЭД ТЕЗИС учитывает классические особенности бумажного документооборота и, в то же время, позволяет реализовывать в электронном виде уникальные бизнес-процессы каждой организации.

Сочетание инновационных технологий разработки программного обеспечения, признанных на мировом рынке, и лучших возможностей отечественного рынка СЭД, делает решение для управления электронными документами и задачами СЭД ТЕЗИС системой электронного документооборота нового поколения. Расширенная функциональность системы предоставляет эффективные инструменты для повышения производительности работы организации, прозрачности операций, сокращения расходов и оптимизации рабочего времени сотрудников.

Правовая защита основных технологических решений продукта

13 октября 2010 года система управления документами и задачами «ТЕЗИС» зарегистрирована в Реестре программ для ЭВМ под  № 2010616793.

2 апреля 2012 года платформа «CUBA» зарегистрирована в Реестре программ для ЭВМ под № 20126113143.