Уважаемое руководство обращение

Вежливость имеет первостепенное значение в организации успешной коммуникации. Под ней понимают уважительное, доброжелательное отношение. Данное отношение выражается разными языковыми средствами. Одним из них является лексема «уважаемый». При употреблении слова в контексте вежливого обращения у многих может возникнуть следующий вопрос: нужна ли запятая после «уважаемый»?

Часть речи слова «уважаемый»

Чтобы верно расставлять знаки препинания при написании лексемы «уважаемый», необходимо определить, какой частью речи она является.

В конструкциях с обращениями используется прилагательное «уважаемый», образованное от глагола «уважать»:

• Уважаемый Сергей Викторович, рады видеть вас на торжестве!

Также от глагола возникло причастие «уважаемый». Рядом с ним имеются зависимые слова, позволяющие не спутать его с аналогичным прилагательным:

• Этот человек, уважаемый всеми сослуживцами, никогда не опускался до примитивного выяснения отношений («уважаемый» — причастие, зависимые слова: «всеми сослуживцами»).

Слово может выступать и в роли существительного. В данном случае речь идет о частичной субстантивации, когда лексема одновременно употребляется и как прилагательное, и как существительное:

Уважаемый, пройдите в центр автобуса, чтобы не мешать другим пассажирам при выходе (обращение «уважаемый» выражено субстантивированным существительным, отвечающим на вопрос «кто?»).

Слово «уважаемый» выделяется запятыми

Ставится запятая или нет в препозиции или постпозиции по отношению к слову «уважаемый» — достаточно каверзный вопрос. Ответ на него зависит от множества факторов.

Знаки препинания расставляются в зависимости от позиции, которую лексема занимает в основной синтаксической единице.

Перед словом

Слово «уважаемый» входит в состав распространенного обращения. Запятая перед ним нужна, если в этой роли он находится в любой позиции, кроме абсолютного начала предложения:

• Простите, уважаемый коллега, не хотела вас обидеть.
• Простите, уважаемые коллеги, но сегодня придется задержаться.

Причастие «уважаемый» в совокупности с зависимыми словами обособляется, если находится после определяемого существительного:

• Человек, уважаемый в одном обществе, может быть не принят и не понят в другом.

Перед субстантивированным существительным запятая ставится, когда оно расположено в конце предложения:

• Покажите билет, уважаемый.

Перед прилагательным или причастием «уважаемый», которому предшествует другое однородное определение, находится «точка с хвостиком»:

• Самый почитаемый, уважаемый профессор решил завершить свою преподавательскую деятельность.

После слова

«Точка с хвостиком» перед распространенным обращением ставится, если лексема находится в конце основной синтаксической единицы:

• Представление подошло к концу, уважаемая публика.

Запятая после слова «уважаемый» нужна в том случае, если оно в роли существительного начинает предложение:

Уважаемый, вы просто обязаны попробовать наш щербет!

С двух сторон

«Уважаемый» выделяется знаками препинания с обеих сторон, когда, являясь субстантом, находится в центральной части предложения:

• Простите, уважаемый, прекратите шуметь.

Слово «уважаемый» не выделяется запятыми?

Рассматриваемая лексема в роли обращения «точкой с хвостиком» самостоятельно никогда не выделяется. В этом функции оная является частью делового письма. Отправителю такой «весточки» необходимо помнить, что обращение в такого рода письмах не просто этикетная формула. Оно выполняет несколько целей: привлекает внимание адресата к письму и устанавливает с ним контакт.

Поэтому вежливая форма обращения должна отражать служебное положение адресата, его личные заслуги и сферу деятельности.

Например, обращение по должности будет носить строго официальный характер: «Уважаемый господин губернатор!», «Уважаемый господин депутат!». Данные формулы обращения используются только в письмах, адресованных высшим должностным лицам органов власти и управления, поэтому при обращении указывается не фамилия, имя, отчество, а должность в сочетании со словом «господин». Обращение к руководителям обществ и организаций строится по этой же схеме: «Уважаемый господин управляющий!», «Уважаемый господин директор!». Знаков препинания в составе распространенного обращения нет. Восклицательный знак завершает оборот, приравнивая его самостоятельному предложению.

Официальной является и форма с использованием только фамилии, без имени и отчества: «Уважаемый господин Кузнецов!». Обращение по имени и отчеству или только по имени будет носить менее официальный характер («Уважаемый Иван Иванович!») и используются оно, как правило, только в письмах, содержащих благодарность, или в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях, письмах-извещениях. Такие обращения могут быть использованы взамен слов приветствия и прощания, когда автор письма и адресат знакомы и имеют давние деловые контакты, а также когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой. Только по имени допускаются обращения в электронной переписке между работниками, находящимися в постоянных деловых связях: «Уважаемый Сергей!».

В роли причастия «уважаемый» не обособляется, если определяемое слово располагается после него:

• Сергей хоть и был достаточно уважаемый в своем обществе человек, но здесь к нему отнеслись негативно.

Деловое письмо

Товарищ или господин? Как правильно обратиться?

Какие формы обращения существуют?

Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании с именем-отчеством адресата, а также со словами «господин» (плюс фамилия адресата), «товарищ» (плюс фамилия адресата), «коллега» (плюс фамилия адресата). Употребляется с наименованиями по должности, званию, социальному положению.

При обращении к адресату необходимо учитывать его сферу деятельности и служебное положение. К народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый». В остальных случаях — «уважаемый»:

Глубокоуважаемый Николай Евгеньевич!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемый г-н Иванов!
 

В деловой корреспонденции принято обращаться к адресату по имени и отчеству.
 

При обращении к массовому адресату:

Уважаемые господа! Господа!

Уважаемые коллеги! (к людям одной профессии)

Многоуважаемые ветераны!

Согласно Гражданскому процессуальному кодексу Российской Федерации (ст. 158 ч. 2), участники судебного процесса обращаются к судьям со словами Уважаемый суд!, и свои показания и объяснения они дают стоя. Отступление от этого правила может быть допущено с разрешения председательствующего.
В армии осталось официальное обращение товарищ.
 

При обращении возможна постановка как восклицательного знака, так и запятой, но рекомендуется единообразие. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак — пишем первое предложение с прописной.
 

«Господа!» или «Дамы и господа!»- как лучше обратиться к мужчинам и женщинам?

При одновременном обращении к мужчинам и женщинам часто говорят «Дамы и господа!». Это неудачная калька с английского языка (Ladies and Gentlemen). По-русски слово господа в равной степени соотносится с формами единственного числа господин и госпожа, а «госпожа» входит в число «господ».

Нужно ли называть собеседника по имени и отчеству?

К русским и в русскоязычной среде принято обращаться и называть их по имени и отчеству, обращение только по имени считается недостаточно вежливым. Правильно Владимир Владимирович Путин, но не Владимир Путин. При обращении к иностранцу (или находясь в иноязычной культурной среде) называть отчество не нужно.

Как раньше было принято обращаться к собеседнику?
 

Дворянский этикет. Обращения в дворянской среде должны были строго соответствовать чину, званию и происхождению лица, к которому обращались. Обращения эти строго соотносились с «Табелью о рангах» (она почти без изменений действовала до 1917 года). К титулованным особам (великий князь, князь, граф, герцог, барон) обращались согласно титулу: Ваше Высочество, Ваше Сиятельство, Ваша Светлость.
 

Воинский этикет. Система обращений соответствовала системе воинских званий. Полным генералам положено говорить Ваше Высокопревосходительство, генерал-лейтенантам и генерал-майорам — Ваше Превосходительство. Начальников и старших из штаб- и обер-офицеров офицеры, подпрапорщики и кандидаты на классную должность называют по чину, прибавляя слово господин, например господин капитан, господин полковник, прочие нижние чины титулуют штаб-офицеров и капитанов — Ваше Высокоблагородие, остальных обер-офицеров — Ваше благородие (имеющих графский или княжеский титул — Ваше Сиятельство).

Департаментский этикет использовал в значительной мере ту же систему обращений, что и воинский.
 

Формы титулования в царской России

При обращении к лицам, имевшим те или иные чины «Табели о рангах», лица равные по чину или нижестоящие были обязаны употреблять следующие титулы (в зависимости от класса):

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВО» — к лицам в чинах 1 и 2 классов;

«ВАШЕ ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВО» — к лицам в чинах 3 и 4 классов;

«ВАШЕ ВЫСОКОРОДИЕ» — к лицам в чинах 5 класса;

«ВАШЕ ВЫСОКОБЛАГОРОДИЕ» — к лицам в чинах 6–8 классов;

«ВАШЕ БЛАГОРОДИЕ» — к лицам в чинах 9–14 классов.

Кроме того, в России существовали титулы, употреблявшиеся при обращении к членам Императорского дома Романовых и лицам дворянского происхождения:

«ВАШЕ ИМПЕРАТОРСКОЕ ВЕЛИЧЕСТВО» — к императору, императрице и вдовствующей императрице;

«ВАШЕ ИМПЕРАТОРСКОЕ ВЫСОЧЕСТВО»  — к великим князьям (детям и внукам императора, а в 1797–1886 гг. и правнукам и праправнукам императора);

«ВАШЕ ВЫСОЧЕСТВО» — к князьям императорской крови;

«ВАША СВЕТЛОСТЬ» — к младшим детям правнуков императора и их мужским потомкам, а также к светлейшим князьям по пожалованию;

«ВАШЕ СИЯТЕЛЬСТВО» — к князьям, графам, герцогам и баронам;

«ВАШЕ БЛАГОРОДИЕ» — ко всем остальным дворянам.

При обращении к духовным лицам в России употреблялись следующие титулы:

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕОСВЯЩЕНСТВО» — к митрополитам и архиепископам;

«ВАШЕ ПРЕОСВЯЩЕНСТВО» — к епископам;

«ВАШЕ ВЫСОКОПРЕПОДОБИЕ» — к архимандритам и игуменам монастырей, протоиереям и иереям;

«ВАШЕ ПРЕПОДОБИЕ» — к протодиаконам и диаконам.
 

Кого было принято называть «государь»?

Слово государь в России в старину употребляли безразлично, вместо господин, барин, помещик, вельможа. В XIX веке к царю обращались Всемилостивейший Государь, к великим князьям — Милостивейший Государь, ко всем частным лицам — милостивый государь (при обращении к высшему), милостивый государь мой (к равному), государь мой (к низшему). Слова сударь (также с ударением на второй слог), сударик (дружественное) употреблялись преимущественно в устной речи.

А кого и когда называли «товарищем»?

Обращение товарищ употреблялось в советском обществе. Слово товарищ при фамилии до революции указвало на членство в революционной политической партии, в том числе коммунистов.

Д. С. Лихачев в книге «Заметки и наблюдения. Из записных книжек разных лет» писал о современных способах обращения:

Вот о чем не пишут историки и что производило в свое время очень большое впечатление: это «атмосфера обращений» друг к другу.

1. Когда в 1918 году всюду стали говорить друг другу вместо господин, госпожа (на юге — мадам) товарищ, это производило такое впечатление:

А. Амикошонство. Человек, обращавшийся к незнакомому товарищ, казался набивающимся в друзья, в собутыльники. Часто отвечали: Гусь свинье не товарищ! И это было не классовое, а исходило как бы из чувства самосохранения. Профессор, говоривший студентам товарищи, казался ищущим популярности и даже карьеристом, ибо ректора университета избирали студенты. <…> Поэтому серьезные ученые (Жирмунский даже демонстративно) продолжали обращаться к студентам коллеги (Жирмунский плохо произносил л).

Б. Поражало в этом обращении и то, что женщины и мужчины не различались. К женщинам тоже обращались товарищ (теперь этого нет, и все женщины стали девушками, вернее, остались без способа обращения).

2. Постепенно, к концу 20-х годов к обращению товарищ привыкли, и это стало даже приятно, — все люди были если не товарищами в подлинном смысле этого слова, то во всяком случае равными. Со словом товарищ можно было обратиться и к школьнику, и к старухе. Но вот начались сталинские чистки <…>, и вот в какую-то неделю не помню какого года жители стали внезапно замечать, что милиционеры, кондукторы, почтовые служащие прекратили говорить слово товарищ и стали обращаться гражданин и гражданка. А эти слова носили отпечаток отчужденности, крайней официальности (сейчас это исчезло и появилось даже слово гражданочка). И это обращение, по существу новое (хотя редко бывало и раньше, когда злились друг на друга или задерживали нарушителя закона), стало заполнять улицы, официальную жизнь, создало атмосферу. Каждый человек оказался подозрительным, под подозрением; над всеми нависла угроза возможного ареста; в словах гражданин и гражданка мерещилась тюрьма.

Приказ прекратить употребление слова товарищ был, видимо, секретным, но его все сразу ощутили.

(О языке устном и письменном, старом и новом. 1989)

Отличия деловых писем от других

Современные бизнесмены успешно используют в своей деятельности ультрасовременные технологии, а также сеть Internet. Однако даже сегодня деловая переписка – обязательный атрибут в работе делового человека, единственное, что изменилось – носители.

Важно знать правила деловой переписки, чтобы составить деловое письмо грамотно. Только так вы сможете узнавать мнение коллег, получать важные предложения, понимать своих партнеров и подчиненных. Переписка позволяет изложить претензии, просьбы, устранить конфликтную ситуацию между организациями.

Стоит отметить, что деловая переписка является подвидом официальной.

Чем деловая переписка отличается:

• Стилистикой изложения.
• Лексикой – письмо не должно быть эмоциональным.
• Переписка должна быть оформлена на официальном бланке вашей фирмы.
• Шрифт среднего размера, одинаковый по всему тексту.
• Объем письма не более одной странички.
• Собеседники должны придерживаться субординации.

Виды деловых писем

Согласно основным правилам и нормам деловой переписки, такие письма подразделяются на категории. Далее детально разберем каждую из них, изучим их особенности.

Деловые письма, не требующие ответа:

• Гарантийное письмо.
• Сопроводительное.
• Информационное.
• Письмо-уведомление.
• Письмо-предупреждение.
• Письмо-напоминание.

Письма, требующие ответа:

• Обращение.
• Предложение.
• Запрос.
• Требование.
• Прошение.

Некоммерческие письма:

• Приглашение.
• Письмо, в котором человек соболезнует.
• Благодарственное письмо.
• Информационное.
• Письмо-рекомендация.
• Гарантийное.
• Подтверждающее письмо, к примеру, что продукция доставлена, сделка завершилась.
• Поздравительное.
• Письмо с просьбой.
• Письмо-инструкция.
• Сопроводительное.

Коммерческие письма. Чаще всего их отправляют перед заключением соглашения либо во время действия контракта. Существует несколько разновидностей таких писем:

• Письмо-ответ на запрос.
• Письмо-запрос.
• Оферта с предложением оформить сделку либо подписать контракт.
• Письмо-претензия.
• Письмо-напоминание.
• Предупреждение о завершении договоренностей или о необходимости выполнения обязательств.

В зависимости от структуры, письма подразделяются на следующие типы:

• Оформленные в свободной форме, содержат текст автора.
• Оформленные на бланке.

В зависимости от адресата:

• Циркуляр – письмо направляют множеству адресатов.
• Стандартное – предназначено для одного адресата от имени одного человека.
• Коллективное – предназначено одному адресату, однако составлено от нескольких человек.

Кроме того, письма могут отличаться по форме, в которой их отравляют:

• Сообщение, переданное по факсу.
• Сообщение на еmail.
• Бумажные письма.

Существуют письма, которые неэтично печатать, их следует написать от руки. Например, это могут быть поздравления и соболезнования.

Деловой стиль письма

По правилам деловой переписки и оформления делового письма, следует придерживаться официального стиля. Какие специфические особенности присущи деловой корреспонденции:

• важно точно передать данные;
• нужно придерживаться официального стиля;
• быть сдержанным, максимально сократить текст;
• информация должна быть объективной и структурированной.

Деловой этикет и правила деловой переписки определяют следующие нюансы: письма должны быть краткими, лучше использовать простые предложения. Не стоит перегружать текст прилагательными, следует использовать глаголы. Не рекомендуется оперировать узкоспециализированными и малоизвестными терминами, поскольку адресат может не понять вас. По возможности упрощайте тексты.

В деловой переписке не должно быть неинформативных текстов, в которых много «воды». Поэтому приводите факты, будьте конкретными. В заключении не стоит использовать длинные и сложные фразы. Также не должно быть и алогизмов, несогласованных абзацев.

Важно чтобы в одном абзаце заключалась конкретная мысль. Откажитесь от деепричастных и причастных оборотов. Прежде чем отправить текст, вычитайте его вслух. С годами вы сможете легко и быстро составлять подобные письма. Просто придерживайтесь основных рекомендаций, чтобы не допускать ошибок и улучшить свои навыки по составлению разнообразной официальной документации.

Требования к деловым письмам

По правилам оформления деловой переписки, письмо должно удовлетворять нижеследующим требованиям:

• все уровни речи – лексический, морфологический, синтаксический – должны быть стандартизированы, в речи содержится большое количество оборотов, терминов, формул;
• важно придерживаться нейтрального, сдержанного и строго тона, не использовать эмоциональные и экспрессивные выражения;
• текст должен быть точным и понятным, без ошибок, с четкими и обдуманными формулировками;
• добивайтесь того, чтобы текст получился лаконичным и кратким, не стоит включать в него выражения с двойным смыслом;
• применяйте языковые формулы, которые были сформулированы после повторяющихся ситуаций;
• используйте термины (слова и словосочетания со специальными понятиями);
• добавляйте в текст лексические сокращения – сложносокращенные слова, которые образуются путем удаления букв из частей слов, к примеру, ОАО, ГОСТ, а также графические сокращения – обозначения слов в сокращенном виде, например «гр-н», «г-жа» и тому подобное;
• составляйте предложения в родительном и творительном падежах;
• применяйте словосочетания с отглагольными существительными, к примеру «оказать помощь», а не «помочь»;
• составляйте простые распространенные предложения.

Обращение к адресату деловой переписки

Согласно новым правилам деловой переписки, обращаясь к адресату, нужно ориентироваться на должность, которую он занимает, область деятельности, а также то, насколько хорошо вы знаете человека. Беспроигрышная формула обращения, подходящая для любых ситуаций, выглядит следующим образом: «Уважаемый господин Иванов!», «Уважаемая госпожа Петрова!».

Если вы обращаетесь к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам или председателям обществ, организаций, следует указывать только должность, без фамилии. К примеру, «Уважаемый господин президент!», «Уважаемый господин министр!».

В письмах-приглашениях, а также извещениях можно обратиться по имени и отчеству адресата, например, «Уважаемый Иван Иванович!».

Если вам нужно обратиться к людям, с которыми вы работаете, к сослуживцам, следует использовать следующую формулу: «Уважаемые коллеги!».

Когда текст письма должен начаться с личного обращения к человеку, по правилам ведения деловой переписки, следует в конце текста, но перед подписью указать формулу вежливости «С уважением».

Российский деловой этикет гласит, что, формулируя просьбы, запросы, предложения, мнения, надо использовать форму выражения от первого лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию новую коллекцию», «Напоминаем, что завершение строительства произойдет в обговоренный срок».

Формула обращения от первого лица единственного числа – прошу, предлагаю, приглашаю – применяется в официальных текстах, в документации, которая оформлена на бланках официальных лиц.

Этикетные средства деловой переписки

Основные правила деловой переписки гласят, что тон таких текстов должен быть корректным и оптимистичным. От того, какую форму и стиль письма вы выберете, зависит то, насколько текст получится убедительным и как будет воздействовать на адресата. Дело в том, что важны не только данные, но и тональность, в которой вы ведете переписку. От данного параметра зависит итог деловых переговоров между фирмами.

За счет применения средств этикета можно сделать высказывание мягче. К примеру, если вам нужно отказать человеку, сделать это лучше с формулами вежливости. Тогда у вас появится возможность для дальнейшей взаимовыгодной работы.

Пример: «На наш взгляд, цены на Ваш товар увеличились, в результате чего наши продажи продукции в данном регионе стали низкими». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, такой подход позволит эффективно работать и получать высокую прибыль».

Обратите внимание, адресату отказали, однако вежливо.

К этикетным средствам можно отнести вводные слова, которые указывают на ваше отношение к беседе, они делают высказывание оценочными.

Пример: «Если рассматривать долю товаров Вашей компании в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, всего 5 %». «К сожалению, мы не можем предложить вам данный бренд, поскольку он сейчас в стадии переработки».

По общепринятым правилам общения деловой переписки, причем как за рубежом, так и в нашей стране, считается необходимым благодарить за оперативный ответ.

Этикетные модели, выражающие радость, надежду, уверенность, одобрение, признательность, позволяют сделать письмо красивее, добавив в него яркость, а также создать необходимую тональность общения, улучшить взаимопонимание между двумя людьми.

Пример: «С удовольствием приглашаю Вас поучаствовать в нашем мероприятии», «Имею честь пригласить Вас на деловой ужин», «Мы были бы рады видеть Вас на нашей презентации».

Однако важно понимать, что вежливость не должна быть ложной. В противном случае вы оттолкнете собеседника. Нельзя использовать в деловом письме такие фразы, как «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и тому подобное. Кроме того, не стоит включать в коммерческое информационное сообщение фразеологизмы, меняющие тональность.

Пример: «Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но, к сожалению, в банковской организации снова закручивают гайки, по этой причине у нас все еще нет контракта, отсутствуют необходимые документы и мы не можем закрыть сделку».

Так или иначе, к образности можно прибегнуть, чтобы смягчить строгий деловой стиль, добавить красок в интонационный рисунок письма, сделать текст экспрессивнее.

Чтобы правильно выбрать этикетные средства, важно учитывать коммуникативную заданность письма. Даже если вы будете знать полный перечень самых эффективных высказываний, это не улучшит ваш официальный речевой этикет. Важно быть тактичным, культурным и объективно оценивать происходящее на производстве, чтобы грамотно составить текст по всем правилам деловой переписки.

Оформление делового письма

Жестких требований того, как оформлять деловую переписку, нет. ГОСТ носит рекомендательный характер, поэтому эти правила зачастую нарушаются. Однако есть общепринятые среди деловых людей нюансы, которые стоит соблюдать, чтобы коммуникация между партнерами или коллегами прошла успешно:

• можно использовать угловые или продольные фирменные бланки;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю должны быть 20 мм, по правому – 10 мм;
• используемый шрифт Times New Roman, кегель 12–14;
• когда текст занимает более 1 листа, следует пронумеровать страницы;
• у приложений должна быть своя нумерация;
• в верхнем левом углу нужно указать номер исходящего документа и занести его в журнал.

Дата письма чаще всего находится в верхней левой части страницы, нельзя располагать ее снизу после текста. Общепринятый формат следующий: число, месяц, год арабскими цифрами, к примеру, 13.08.2020. Также можно оформлять месяц буквенно, например 26 июня 2021.

Реквизит «подпись» включается в себя должность и расшифровку подписи, к примеру:

Исполнительный директор ЗАО «Финист» С. С. Петров.

Когда письмо располагается на фирменном бланке, не нужно указывать название вашей организации.

Если письмо подписывают множество сотрудников, они должны быть размещены поочередно по убыванию должности, к примеру:

Замдиректора ЗАО «Финист» С. С. Петров

Бухгалтер С. В. Иванова

Важно, чтобы подпись должностного лица была заверена печатью на документации, которая связана с финансовыми средствами.

В конце письма либо на обороте страницы нужно сделать отметку ответственного лица, указав его номер телефона. Подпись ставить необязательно.

Электронное деловое письмо

Разберем, каковы правила деловой переписки по электронной почте. В каждую фирму ежедневно приходит и рассылается большое количество корреспонденции. Связаться по почте с партнерами можно быстро и легко, так же как и обменяться необходимыми документами.

Электронное деловое письмо включает в себя несколько блоков:

• тема;
• приветствие:
• суть письма. Здесь нужно описать, по какой проблеме вы пишете либо ответить кратко, если основная часть выслана в приложении;
• подпись и контакты.

Отправляя корреспонденцию, важно следить за тем, чтобы все поля были заполнены: адрес отправителя, адресата, тема письма, приложение. Чтобы не допустить ошибок, придерживайтесь нижеследующих правил деловой электронной переписки.

Прежде всего нужно указать в настройках email свои Ф. И. О. либо наименование фирмы, в которой вы работаете. Только в этом случае ваше письмо не попадет в спам, адресат будет с большим доверием относиться к таким письмам.

В обязательном порядке нужно заполнить блок «Тема». Здесь следует указать краткое название (до 5 слов), которое отражает содержание текста.

Чтобы грамотно оформить приветствие в email-письме, придерживайтесь общепринятых правил деловой переписки.

Цель вашего обращения нужно изложить также с опорой на правила составления стандартной документации. По сравнению с бумажным письмом, электронное труднее оформить красиво. По этой причине необходимо написать кратко дополнительную информацию, при этом основной текст выслать во вложении.

Не следует повторяться в теле письма и в приложении. В теле письма указываем краткую дополнительную информацию, которая не вошла в приложение, либо содержание, требующее разъяснений. Лучше всего разделить большой блок на несколько абзацев с пропуском строки, чтобы сделать текст читабельным.

Как оформить подпись? Для этого указываем должность отправителя, Ф. И. О. или только имя и отчество. Затем размещаем контакты, сайт фирмы и лого.

Кстати, вы можете оформить подпись один раз, для этого нужно зайти в настройки email. Проработайте данный момент. Завершить деловое письмо можно подписью, например:

С уважением,

заместитель директора

ОАО «КАТОД»

Панин О. В.

Телефон: 8(353)44-55-66

8-913-453-111-22

Еmail katod@gmail.com

В рассматриваемом примере указана фамилия и инициалы. Такое решение имеет место, однако в этом случае адресат при ответном звонке не будет знать, как к вам обратиться, возникнут дополнительные вопросы. Чтобы упростить себе работу, просто укажите Ф. И. О. полностью.

Самые распространенные ошибки в деловой переписке

Некоторые специалисты по работе с клиентами отмечают, что не все сотрудники знают правила деловой переписки, из-за чего возникает непонимание. Нередко адресат указывает отправителю на допущенные в email-письме ошибки, что снижает эффективность совместной работы, ухудшает имидж компании. Далее приведем самые частые недочеты, встречающиеся в деловой переписке.

• Отправили письмо другому адресату

Чаще всего ошибки возникают потому, что отправитель путает адрес, куда нужно отправить письмо, из-за невнимательности.

В случае, когда вы ошибочно отправили письмо коллеге либо стороннему адресату, следует отправить письмо с извинениями за допущенную ошибку.

Сложнее будет ситуация, если вы случайно отправите текст с важными данными вашим конкурентам либо партнерам. Так сторонние люди получат доступ к ценной информации.

Чтобы исключить подобные казусы и сохранить важную корпоративную тайну, следует тщательно проверять адрес email, прежде чем отправить письмо. Действуя таким образом, вы исключите риск ошибок.

• В письме нет конкретики

Важно научиться доносить свои мысли до адресата в понятной и краткой форме. В противном случае деловая переписка превратится в огромное количество бессмысленных текстов. Подобные письма без конкретики негативно сказываются на деловом общении, поскольку партнерам приходится несколько раз перечитывать текст, чтобы понять вашу мысль.

Поэтому, прежде чем написать текст, спросите себя, какова ваша цель и главная мысль запроса? Постарайтесь описать это двумя-тремя фразами, такой подход позволит установить доверительные отношения с коллегами и клиентами.

В начале письма следует указать ключевую тему, к примеру «Обращаюсь к вам для обсуждения совместной работы до конца текущей декады». Так адресат сразу сможет понять, в чем суть вашего письма, и сможет быстрее вам ответить.

• Жаргонизмы и неуместные сокращения

Не стоит включать в текст письма жаргонизмы и аббревиатуры, если вы не уверены, что адресат сможет их правильно расшифровать. Применять такие фразы можно, только когда их употребление обоснованно, в противном случае от них нужно отказаться.

Составляя текст, используя профессиональные термины, непонятные собеседнику, а также жаргонизмы, вы проявите неуважение к адресату. Ему придется в течение длительного времени разгадывать смысл вашего обращения.

Для наглядности рассмотрим два письма. Одно из них написано в духе личной переписки: «Давайте встретимся в МФЦ, в 21-м офисе, в 15:00. С собой нужно взять документы, будьте готовы находиться там до закрытия».

Конечно, коллеги и близкие, возможно, поймут, что вы имели в виду. Однако партнеры, которые не знают особенности вашей деятельности, не догадаются, о чем идет речь. Чтобы избежать недопонимания, составлять текст нужно по следующему образцу: «Партнеры, предлагаю встретиться в офисе нашей компании, в 15:00, в офисе 21. Возьмите с собой все документы, которые имеют отношение к проекту. Скорее всего, наше общение будет длиться до 21:00, поскольку нужно обсудить много вопросов».

• Вы забываете важную информацию

Общение по email напоминает живой диалог. Например, вы спрашиваете коллегу о чем-либо, а он может не сразу ответить на ваше письмо или вообще забыть о нем. Какие чувства вы будете испытывать в такой ситуации? Чтобы общение проходило в позитивном ключе, старайтесь быстро отвечать на деловые письма. Так вы покажете, что уважаете собеседника, ускорите осуществление бизнес-процессов. В случае, когда вашего ответа ждут и от него зависит судьба будущего проекта, не стоит откладывать: подготовьте письмо и сразу же отправьте его.

• Огромные абзацы в письме

Чтобы не допускать ошибок, придерживайтесь такого правила, что в одном абзаце должна быть заключена одна мысль. В таком случае ваши деловые письма будут оформлены идеально. Такой принцип поможет вам в современном общении через соцсети. Современные люди не воспринимают огромные тексты. Это значит, что такое письмо или не прочитают, или вообще отправят в спам. Чтобы исключить такой поворот событий и добиться того, чтобы собеседник как можно скорее вам ответил, сделайте 2–3 абзаца вместо одного. Так текст не будет перегружен, получится читабельным.

• Грамматические и орфографические ошибки

Специальные офисные программы автоматически исправляют допущенные в тексте ошибки. Но все равно следует перепроверять написанное, особенно когда в письме вы употребляете специфическую терминологию.

Для повышения грамотности регулярно изучайте online-словари и профессиональные справочники. Также следует освежить информацию по грамматическим и орфографическим правилам, с которыми вы знакомились в школе. Даже если собеседник сообщит, что вы допустили ошибку, не стоит воспринимать это слишком резко. Просто отметьте для себя, какое правило вы нарушили, и в следующий раз будьте внимательнее при составлении деловых текстов.

Необходимо отметить, что деловой этикет – основа эффективного взаимоотношения между сотрудниками, коллегами и партнерами. Чтобы показать, что вы воспитанный человек, в быту необходимо придерживаться нормы поведения. В деловой же сфере важно не нарушать правила деловой переписки, чтобы сохранить репутацию, добиться продвижения по карьерной лестнице.

Важно грамотно вести себя, соблюдать этикет, только в этом случае получится стать лидером, завоевать доверие клиентов и бизнес-партнеров. Изучите деловой этикет и применяйте советы и рекомендации в своей работе, так вы станете настоящим профессионалом, которого уважают сослуживцы и партнеры.

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

• емким;
• грамотным;
• сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

• этикета;
• делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

• дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
• обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
• адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
• обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

• одна сторона производит продукцию;
• вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

• отправка образцов товара;
• получение допсведений о продукции;
• согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

• произвести оплату в установленные сроки;
• отгрузить товар;
• предоставить те или иные образцы продукции;
• принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

• Смена графика работы;
• о пролонгации договора;
• о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

• рассмотреть вопрос;
• выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

• запрашивается информация;
• доносятся сведения до адресата;
• излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

• Скачать бланк письма обращения
• Скачать образец письма обращения

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

• просьбу;
• обращение;
• требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

• продажа некачественного товара;
• отмена сделки купли-продажи товаров;
• просьба о замене товара и не только.

• Скачать письмо руководителю — образец 1
• Скачать письмо руководителю — образец 2

Шаблон прикреплен ниже.

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

• обсуждение сроков оплаты товара;
• просьба о зачете взаимных требований;
• информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Правила написания делового письма в 2023 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

• требующие ответа;
• не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

• обращения;
• требования;
• предложения и не только.

Во вторую включают:

• инструкции;
• приглашения;
• рекомендации;
• поздравления;
• благодарность;
• подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

• коммерческая;
• некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

• запрос;
• оферта;
• претензия;
• напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

• предупреждение;
• просьба;
• информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

• свободная форма с авторским текстом;
• написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

• циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
• обычное – уходит от одной стороны другой;
• коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

• факсовое сообщение;
• электронная почта;
• почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Вам может быть интересно:

Текст: Марина Королева (журналист, кандидат филологических наук)/РГ

Коллаж: ГодЛитературы.РФ

Приглашение — это всегда приятно, но я останавливаюсь уже на запятой после «уважаемая», эта запятая не позволяет мне относиться к остальному тексту с должным уважением. И если бы эта ошибка была случайностью! Нет, она в последнее время распространяется по деловой переписке подобно вирусу. А бывает, что ошибочные сведения распространяют — не поверите! — школьные учителя. Вот, например, один из вопросов (№ 290695) на портале Грамота.ру: «Мой сын учится в 4 классе. При выполнении домашнего задания по русскому языку нужно было составить письмо с обращением. Он написал «Уважаемый Николай Иванович». Учительница поставила запятую после слова «Уважаемый» (получилось «Уважаемый, Николай Иванович») и снизила оценку, посчитав это ошибкой. При этом не назвала правило, которое это доказывает». Мама школьника в недоумении: она не встречала обращений, написанных так: «Дорогие, коллеги», «Уважаемые, пациенты», «Уважаемые, пассажиры», «Дорогая, Анна Владимировна». Поэтому и обращается в справочную с вопросом: нужна ли запятая после «уважаемый»?

Недоумение — самое невинное слово, которым характеризуется вся эта ситуация. Какое «правило русского языка» могла привести учительница в доказательство своей правоты, скажите на милость?! Нет такого правила. Зато есть другое: обращение вместе со словами, которые к нему относятся, отделяется запятой (если стоит в начале или конце фразы) или выделяется запятыми (в середине фразы). Надо ли говорить, что слово «уважаемый» входит в состав обращения! Поэтому запятой после него быть никак не может.

— Уважаемый Иван Иванович, поздравляем Вас с праздником!

— Поздравляем Вас с праздником, уважаемый Иван Иванович!

— С праздником Вас, уважаемый Иван Иванович, будьте здоровы!

«Уважаемый», «дорогой», «любимый», «милый» плюс имя (имя и отчество) — это единое обращение, никаких запятых внутри.

Другое дело — когда «уважаемый» и есть обращение, только оно: «Уважаемый, что вы тут делаете?». Но это фамильярность, она вряд ли появится в деловой переписке.

Оригинал статьи:

Уважаемый: с запятой или без?

— «Российская газета», 13.04.2017

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, N 4

УЧИМСЯ ПИСАТЬ ПИСЬМА

Автор объясняет правила составления деловых писем, практикуемых в службе персонала, останавливается на классификации, дает рекомендации по стилю изложения текста документа.

Не нужно думать, что составление и оформление деловых писем — исключительная обязанность секретаря организации. С деловыми письмами на практике приходится сталкиваться сотрудникам самых разных специальностей. Вот и менеджер по персоналу регулярно отправляет и получает письма от кадровых агентств, поставщиков услуг и др. Но вот задумывается ли каждый из нас, насколько правильно мы это делаем? По тому, какое письмо мы держим перед глазами, можно заочно судить о его отправителе и в целом об организации. Неграмотно оформленное, содержащее большое количество ошибок письмо может безнадежно испортить вашу репутацию, уронить ваш авторитет в глазах руководства и коллег. Мы не ставим нашей задачей получение кадровиком глубокого представления об особенностях составления этого вида документа, но все же основные правила назовем.

Классификация писем

Письмо — один из наиболее употребляемых видов документации. Надо признать, что не существует единой установленной классификации деловых писем. Поскольку основное назначение письма — это передача информации, то чаще всего письма классифицируют по тому, какая именно информация в нем содержится. Это может быть:

— письмо-просьба;

— письмо-запрос;

— письмо-подтверждение;

— гарантийное письмо;

— рекламационное письмо;

— письмо-напоминание и др.

В практике работы службы персонала чаще всего встречаются письмо-резюме (и сопроводительное к нему письмо), рекомендательное письмо, письмо-запрос, письмо-уведомление, письмо-благодарность, письмо-отказ.

Обобщая этот перечень, можно сказать, что менеджер по персоналу наиболее часто готовит письма в трех случаях:

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также граждан;

— как инициативные.

Есть ли разница между понятиями «деловое письмо» и «служебное письмо»? Да, есть. Термин «деловое письмо» обычно применяется для обозначения писем негосударственных организаций, предприятий и учреждений, а термин «служебное письмо» — для обозначения писем государственных организаций, предприятий и учреждений.

Словарь кадрового делопроизводства. Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

Особенности подготовки проектов деловых писем

Если вашей задачей стало составление письма, то не начинайте его создание сразу с оформления. Большее внимание уделите содержательной стороне.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко.

Начните с решения вопроса о том, о чем будет ваше письмо. Задумайтесь: о чем хотят узнать из вашего письма его получатели? Ведь вам не нравится читать письма «ни о чем»? Чтобы ваше письмо не было таким же, продумайте, какую мысль вы хотите донести до сведения адресата. Зафиксируйте ее в блокноте или на черновике. Теперь можно обрамлять основную мысль подробностями и деталями.

Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

В идеале структура письма должна позволять выделить в нем три основные части: вводную часть, констатирующую (или отчетную) часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.

Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т. п.

Служебная часть содержания письма, как правило, включает:

— приветствие;

— обращение к адресату;

— лид-абзац;

— заключительную формулу вежливости;

— подпись отправителя;

— постскриптум (постпостскриптум).

Под приветствием подразумевается начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая ту же функцию, что и устное приветствие собеседника при непосредственном общении с ним (при личной встрече или по телефону).

Функциональное значение приветствия весьма велико: при помощи несложной вводной формулировки автор письма уже в первой строке послания свидетельствует адресату свое уважение. Это не просто производит на последнего благоприятное впечатление, но и в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками служебно-деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного диалога.

Лид-абзац — первый абзац письма, включающий, как правило, не более одного предложения. Функциональное значение лид-абзаца заключается в пояснении мотивов и темы послания и, в-третьих, в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания.

Текст письма должен иметь логическое завершение. Поэтому особое внимание уделите заключительной части текста. Документ не должен обрываться на полуслове, смысл послания должен иметь законченный вид.

В заключительной части текста должны содержаться:

— вывод, подытоживающий сказанное в основной части письма;

— просьба (требование, указание) к адресату от имени автора или организации (третьего лица), интересы которой он в данном случае представляет;

— указание на характер ожиданий автора послания.

Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Она выполняет ту же функцию, что и устное прощание (и предшествующие ему слова) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону).

Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания (впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата).

Подпись является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма.

Функциональное назначение подписи двойное. Во-первых, она придает официальному письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность автора послания.

Постскриптум (от лат. post scriptum — «после написанного») — необязательный, но все-таки постоянный элемент структуры письма. Постскриптум (P. S.) представляет собой краткую (не более трех-четырех строк) приписку к тексту письма, помещенную после подписи. Необходимость в постскриптуме возникает, если:

— адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст письма;

— основной текст письма отчасти утратил актуальность в связи с изменениями, произошедшими в период с момента подписания до момента отправки;

— требуется еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в основной текст письма.

Постскриптум состоит из сокращения-заголовка «P. S.», «Post-scriptum» или «Постскриптум», дополнения (приписки) к основному тексту письма и подписи (сигнатуры автора без указания должности и расшифровки). Располагается он на один-два интервала ниже подписи, на одном листе с ней. В необходимых случаях допускается дополнять подпись к постскриптуму датой и временем оформления приписки.

Набросок готов? Практически да.

Остается только подумать, не нужно ли сопроводить текст письма приложениями? Нежелательно, чтобы приложений было очень много. Это затруднит восприятие текста письма. По возможности содержание некоторых приложений включите в основной текст.

Смысловые части текста письма излагаются с красной строки.

Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем.

Сколько раз вы видели, как работник «в сердцах» бросает свое заявление об уходе на стол руководителю, о чем впоследствии сильно сожалеет и… передумывает увольняться. Точно так обстоит дело и с письмами. Специалисты не рекомендуют писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании.

Подбирайте выражения! Немного о стиле письма

Когда вы определились с главной мыслью письма, подобрали аргументы, доводы, обоснования, факты и расставили их в соответствии с задуманной структурой документа, подумайте, в каких словах и речевых оборотах вы донесете текст документа до читателя.

Не меньшее значение для надлежащего восприятия письма имеет и стиль его изложения. Деловые письма следует писать особым стилем, известным ныне как служебно-деловой (официально-деловой), представляющим собой функциональную разновидность русского языка и предназначенным для использования в процессе управления организацией, в т. ч. посредством письменной служебно-деловой коммуникации (переписки). Специфическими чертами данного стиля являются:

— тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

— исключительно нейтральный тон изложения письма;

— точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания письма;

— лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Исходя из специфики стиля, при подготовке содержания делового письма рекомендуется:

— излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, которые не должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые;

— употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании;

— отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении: подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

— не применять устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты; избегать включения в текст профессионального жаргона и т. п.;

— отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения.

Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения, поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было просто и доходчиво воспринимать посторонним людям. Забудьте о том, в какой манере вы пишете друзьям в сообщениях в социальных сетях. Текст делового письма не должен напоминать выдержку из чата, даже если у вас хорошие, дружеские отношения с получателем письма.

Если же ответить письмом было поручением директора, то в этом случае текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании, или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.

Важная задача — написание вводного обращения. Что лучше: «Уважаемый Иван Иванович» или «Глубокоуважаемый Иван Иванович»? А может так — «Уважаемый г-н Иванов»? Есть сомнения — посоветуйтесь с коллегами. Имейте в виду, что написанное по сути верно деловое письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

В официальных письмах имя (и отчество) адресата обычно опускается, остается только фамилия: «Уважаемый г-н Иванов!».

«Уважаемые господа» — при обращении к организации в целом.

«Уважаемый господин председатель (директор)» — при обращении к должностному лицу, фамилия которого автору письма неизвестна.

Можно начать и так: «Уважаемые коллеги».

В качестве заключительной формулы вежливости, предшествующей подписи, используются формулировки «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением» и т. п.

Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату и тесно взаимосвязано с ним.

Специфической особенностью обращения является использование в конце пунктуационного восклицательного знака, указывающего, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу автором придается особое значение.

Приведем несколько примеров лид-абзаца:

— «Спасибо за интерес, проявленный Вами к нашему объявлению о…»;

— «Благодарим Вас за своевременный ответ и предоставленную информацию…»;

— «Мы чрезвычайно признательны Вашей организации за эффективное содействие в…».

В общем случае лид-абзац следует непосредственно за обращением к адресату и располагается на один интервал ниже последнего. Приведем в качестве примеров несколько наиболее типичных форм лид-абзаца (не содержащих формальной благодарности):

— «Обращаюсь к Вам в связи с…» (далее следует коротко указать причину письменного обращения);

— «Настоящим письмом сообщаем Вам о…» (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);

— «Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о…» (далее следует коротко указать, о чем именно автор намерен уведомить адресата);

— «Просим Вашего содействия (согласия, указания и т. п.) в (на, о)…» (далее следует коротко указать, какое именно содействие требуется автору от адресата);

— «Подтверждаю, что в соответствии с…» (далее следует коротко указать, что конкретно подтверждает автор данным посланием);

— «Высылается (направляется, представляется и т. п.) ответ на Ваше обращение от…» (далее следует коротко указать, на какое именно обращение автором дается ответ адресату).

Таким образом, формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределена характером письма (инициативное письмо, письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-просьба, письмо-подтверждение, ответное письмо и т. п.).

В свою очередь, лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.

Длину предложений и абзацев следует по возможности ограничивать, поскольку в противном случае адресату потребуется затратить дополнительные усилия и время для изучения и восприятия текста письма.

Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма. Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:

— «С уважением…»;

— «С неизменным уважением…»;

— «С глубоким уважением…»;

— «С благодарностью и уважением…»;

— «С признательностью и уважением…»;

— «С уважением и пожеланиями всего наилучшего…».

А формулировки вроде:

— «До свидания…»;

— «Всего доброго…»;

— «Всего наилучшего…»;

— «С пожеланиями всего наилучшего…»;

— «Всех благ…»;

— «До скорой встречи…» используются не в деловой переписке, а в письмах частного характера.

В зависимости от того, на бланке какого вида оформлено письмо, подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.

Сокращенная форма предполагает указание собственно подписи и ее расшифровки в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания, например:

— «(подпись) И. И. Иванов»;

— «(подпись) М. М. Михайлова».

Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «Подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подписи автора письма и ее расшифровки в виде его инициалов и фамилии. Указанная форма применяется при оформлении письма на бланке (структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя). Приведем несколько вариантов полной формы подписи:

— «Генеральный директор (подпись) Я. Г. Яковлева»;

— «Начальник отдела (подпись) Л. В. Ли»;

— «Менеджер по персоналу (подпись) Н. Б. Николаев».

Переходим к оформлению

Составить образцовый текст документа еще не значит закончить работу с ним. Не менее важно, в какую «рамку» будет обличен ваш «творческий продукт».

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

Сроки подготовки письма

Сроки подготовки писем определяются по-разному:

— исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе). Так, если по требованию контрольно-надзорного органа, налоговой инспекции, внебюджетного фонда ответ надо дать в течение определенного промежутка времени, то и с ответом нельзя затягивать: лучше полностью подготовленный текст письма отправить на день раньше окончания срока (вдруг что-то с письмом будет не так). Так, при обращении в налоговый орган требуется организации-налогоплательщику проставлять в обязательном порядке ИНН. Без этой «мелочи» текст документа в канцелярию не примут;

— исходя из сроков, заявленных в законе. Так, если при решении вопроса о сокращении численности (штата) работников ТК РФ требует соблюдения двухмесячного срока предупреждения работника (ст. 180), то при вручении уведомления работнику вы обязаны строго вписаться в этот срок. Допустим, в письме вы ставите дату — 1 февраля 2013 г. Значит, согласно ст. 14 ТК РФ двухмесячный срок истечет 1 апреля 2013 г. А если вы датировали письмо 1 февраля 2013 г., а смогли вручить под роспись сотруднику документ только 3 февраля 2013 г., то и срок завершится уже 3 апреля 2013 г. Вот почему письма с «жесткими» датами надо готовить заблаговременно;

— если вы не ограничены сроками, установленными входящим письмом или законом, то все равно не нужно расслабляться: ведь сроки подготовки ответных писем могут быть определены локальными нормативными актами вашей организации: инструкцией по делопроизводству, графиком документооборота и др.

Написание отдельных видов писем

Письмо-просьба. Хотите узнать о прошлом кандидата, обратившись к его бывшему работодателю? Мы более чем уверены, что по телефону вы всей правды можете не узнать. Да и не всегда корректно вести подобные разговоры по телефону. Другое дело — написать письмо.

Письма-просьбы — едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему: в конце концов далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, например, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила.

Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «Прошу» — благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы своего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали по телефону).

Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее (хотя бы потому, что для этого существует особый вид писем — благодарственные). Благодаря заранее, вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Представьте, что по тем или иным не зависящим от него причинам получатель письма не в состоянии помочь вам (к примеру, бывший работодатель не захочет вам помочь, сославшись на конфиденциальность информации). Поэтому благодарить человека следует, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

Выше мы уже писали, что есть письма-просьбы и письма-запросы. В чем разница?

Письма-запросы предназначены (как следует из названия) для запрашивания соответствующей информации. Такие письма предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.

Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить…», хотя будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от письма-просьбы здесь в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.

Ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к запросу. В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.

Письма-заказы. Требуется заказать трудовые книжки или литературу для кадровой работы? Воспользуйтесь письмом-заказом. Ведь функциональное назначение подобных писем — совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке).

Автору письма целесообразно предварить изложение намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) объяснением мотивов своих действий. С этой целью бывает достаточно сослаться на источник информации (материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию, сайт в Интернете и т. д.). Кроме того, как и в случае с письмом-запросом, допустимо сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа.

Если плата за заказанные товары производится не авансом, то поставщик может затребовать гарантийное письмо.

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих его интересы. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок, поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую…». В других случаях гарантийное письмо может включать изложение причин готовности автора предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Своевременную и полную оплату гарантирую». Целесообразно также указать расчетно-платежные реквизиты, которые будут использоваться для произведения оплаты. Это особенно важно, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках. Ваш контрагент должен ясно себе представлять, через какой банк ждать оплату.

Поскольку по закону на предприятии два распорядителя финансовыми средствами — руководитель и главный бухгалтер, то особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (допустим, директора организации) подписи главного бухгалтера. В случае когда эти должностные лица не выполнили заявленных гарантий в срок, предприятие понесет дополнительные финансовые затраты: оплату простоя транспорта, пени, штрафы и др.

ТК РФ содержит целый перечень случаев, когда предприятие-работодатель обязано письменно проинформировать работников о предстоящих изменениях в их трудовой жизни: о дате начала отпуска (ст. 123), о возможности перевода на другую работу (ст. 74), о сокращении их должности (ст. 180) и др.

Чаще всего на практике информирование коллектива осуществляется в форме уведомления. Уведомление, содержащее объяснение мотивов автора (организации-отправителя) и отражающее предложения (пожелания или требования) последнего к адресату, изложенные в конкретной и ясной форме.

Через некоторое время после вручения работнику уведомления целесообразно вручить еще одну бумагу — напоминание.

Отличительными особенностями напоминания являются:

— ссылка на высланное ранее уведомление;

— более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;

— информирование о последствиях, которые могут быть применены к адресату, если напоминание так и не вызовет соответствующей реакции с его стороны.

Допустим, вы вручили работнику уведомление о предстоящем сокращении его должности и перечислили вакансии, которые он может занять. Если, по вашему мнению, работник слишком долго раздумывает над тем, в какой должности ему работать дальше после сокращения, вполне уместно сделать ему письменное напоминание.

Если же адресат не реагирует и на напоминание должным образом, то ему высылается предупреждение. В нем помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути содержится сообщение о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата определенные действия.

Собрали комплект документов для отправки в государственную инспекцию труда? Приложите к нему сопроводительное письмо. Составив такой документ, вы можете быть уверены в том, что вас не упрекнут в том, что какой-то документ не был представлен, т. к. сопроводительное письмо будет содержать подробный перечень передаваемых документов.

Сопроводительные письма содержат информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания, объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.

Как правило, сопроводительные письма начинают со слов «Направляю (высылаю)…». Перечень документов (материалов), прилагаемых к сопроводительному письму, содержит информацию об их названиях, количестве, объеме (количестве листов, страниц).

Поздравьте коллег и партнеров с праздником, направив им письма-поздравления. Они по-прежнему весьма распространены в служебно-деловой переписке, поскольку далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить кого-либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова «Поздравляю…» («Поздравляем…»). Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ.

Диапазон применения писем-поздравлений весьма широк. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между автором и адресатом, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:

— день рождения адресата (в том числе дата основания организации-получателя);

— государственные праздники;

— профессиональные праздники;

— назначение на более престижную должность;

— присвоение почетного или специального звания (в т. ч. организации-получателю);

— награждение (в том числе организации-получателю);

— выдающиеся (заметные) достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);

— заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;

— годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая).

Праздник состоится у вас в офисе? Тогда готовимся рассылать письма-приглашения.

Письма-приглашения имеют цель пригласить адресата к участию в том или ином деловом (служебном) или торжественном (памятном) мероприятии.

Обычно текст приглашения начинается со слова «Приглашаем (приглашаю)…». Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму) и всегда носит персональный характер. Из содержания приглашения адресат должен уяснить, когда, куда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях — и какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия (например, выступления на ту или иную тему).

Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить участие в мероприятии.

Менеджеру по персоналу неизменно приходится составлять обращения не только позитивного характера, но и письма негативного содержания. Это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении предприятием займа сотруднику, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п. Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания.

Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания.

Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при этом абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата.

Целесообразно начинать подобные письма с выражения сожаления об отказе, например: «Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам о том, что…». Следует также дать понять адресату, что решение об отказе далось вам не без труда и продиктовано исключительно деловыми соображениями. В заключение надо ободрить адресата, например выразить уверенность, что его опыт вызовет интерес у другого работодателя.

Если работник не совершил ничего предосудительного, то уведомление об увольнении в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за работу и оценку его заслуг. Также подчеркните в тексте, что решение об увольнении — вынужденная мера, вызванная внешними обстоятельствами.

Если вы обращаетесь в какие-либо инстанции по личным мотивам, не выступая от имени предприятия, то все равно автор должен быть максимально идентифицирован. Ни один государственный либо муниципальный орган не возьмется отвечать на анонимку: автор должен указать свои фамилию, имя, отчество; паспортные данные и место проживания, иногда и дополнительные данные: дату и место рождения, СНИЛС и др.

Письма для обращения в различные инстанции по мотивам личного характера содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действиями или бездействием организации — получателя письма. Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры жилищно-коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Содержание таких писем подчинено двум целям: проинформировать о чем-либо адресата и побудить его к определенным действиям. Начинать письмо следует с краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать — выражением просьбы или требования (если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения). В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативных правовых актов, подтверждающих законность просьбы (требования) автора.

Мнение эксперта. Письма пишем каждый день… Научиться самому и научить команду

Саша Карепина, бизнес-тренер

Успех нашего бизнеса нередко зависит от качества текстов, которые нам приходится писать каждый день. Коммерческие предложения, продающие письма, письма клиентам и деловым партнерам — все это влияет на наш имидж, на то, как нас будут воспринимать. Как же добиться, чтобы все, с кем мы ведем бизнес-переписку, получали от нас профессиональные, качественные тексты?

Путь 1. Прочесть много текстов, написать еще больше и в конце концов научиться.

Этот путь приходит в голову сам собой. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернете и в печати, учились именно так. И как, нравится вам то, что они пишут? Скорее всего, нет. Почему? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы. Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать. Какие аргументы приводить.

Путь 2. Изучить толковую книгу по написанию деловых текстов — и практиковаться.

В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Но найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Но, допустим, книга нашлась. Получите ли вы результат, если изучите приемы по книге и будете их применять? Издаются самоучители по языкам, кулинарии, игре на музыкальных инструментах, даже лыжам и йоге. Есть люди, которые учатся с помощью этих самоучителей. Но таких людей не так много.

Путь 3. Пройти обучение, а потом практиковаться самостоятельно.

Этот путь позволяет решить три описанные выше проблемы — инструктор и объяснит, и подскажет, и со стороны посмотрит. Вариантов организации такого обучения сегодня много: групповые тренинги или индивидуальные консультации, очные или заочные, с использованием компьютера и Интернет или традиционно, с бумагой и ручкой. Словом, выбор есть. Главное, на что важно обратить внимание — в варианте, который вы выберете, должна обязательно быть предусмотрена практика, причем лучше коллективная. Если вы практикуетесь в группе, то ваши тексты читают другие участники. Вы получаете возможность взглянуть на свое письмо со стороны, глазами читателя — а в реальной, рабочей переписке этого как раз не хватает.

Путь 4. Разработать библиотеку образцов писем — и использовать ее.

Образцы — это своего рода эталонные письма, такие, где в нужном порядке использованы все приемы, все ходы.

Ваши люди постоянно составляют коммерческие предложения? Можно разработать для них образцовое предложение. Вашим людям часто приходится писать отказы? Можно подготовить образцовый отказ — или претензию, жалобу, извинение. Когда образец понадобится, сотрудник сможет сравнить его со своей реальной ситуацией, взять из текста то, что к этой ситуации подходит, заменить факты реальными — и получит текст гарантированного качества.

Библиографический список

1. Васильев М. В. Деловое письмо // Налоговый вестник. 2011.

2. Митрофанова В. В. Как придать юридическую силу внутренней переписке // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2007. N 5.

3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие. М.: Проспект, 2009.

М. Братейко

Старший делопроизводитель

ООО «Производственная фирма «Ремстройсервис»

Подписано в печать 14.03.2013