Лето – пора отпусков! Берут свои «золотые» две недели отдыха не только рядовые сотрудники компании, но и их руководство, которое хочет отдыхать! Для бухгалтера или его старшего коллеги уход директора в отпуск означает работу без непосредственного начальства, что однозначно вносит коррективы в их распорядок дня. В большинстве случаев, к сожалению, бухгалтер – человек «подневольный», все финансовые вопросы приходится согласовывать, все действия с контрагентами необходимо обсуждать, формулировки в договорах указывать нужно именно такие, как того хочет начальство и т.д. Тема нашей статьи: «Как решить рабочие вопросы самостоятельно» не случайна, ибо мы попробуем донести до бухгалтера порядок действий, который поможет привнести в его рабочий процесс больше «законной» инициативы, больше самостоятельности и, возможно, больше положительных моментов от осознания ответственности за свою работу.
Немного о «признании»
Дорогие коллеги! Скажите, пожалуйста, разве Вам не хотелось бы, чтобы директор искренне ценил вас не только как человека за ваши личные качества, но и как сотрудника, способно на месте решать возникающие проблемы? Мы почему-то уверены, что многим от этого становится, как минимум, приятно. Собственно, осталось только этого достичь путем развития самостоятельности. Просто так, разумеется, она появиться не может – уж больно много вопросов необходимо обсуждать. Во-первых, бухгалтерам регулярно поступает огромное количество предложений на покупку кулеров, справочно-правовых систем, подписок на журналы, приглашения на семинары, контрагенты предлагают купить у них дополнительную продукцию и многое, многое другое. Нашему коллеге, в большинстве случаев, приходится откладывать в сторону все предложения и говорить примерно следующее: «Директор сейчас в отпуске, мне необходимо согласовать с ним этот вопрос. Позвоните через две недели. Раньше никак». Или же, например, компания занимается производством строительных работ. Тут ни с того ни с сего бухгалтеру звонит прораб и говорит, что необходимо срочно докупить кирпичи, т.к. предыдущая партия оказалась бракованной. Более того, этот вопрос не требует отлагательств. Бухгалтер, понимая остроту сложившейся ситуации, начинает звонить или писать своему директору, который в этот момент отдыхает на Фиджи, купается в океане и греется под солнцем на песке. Представляете, и тут вы звоните со своими кирпичами… Да, он, конечно, болеет за свою организацию, желает ей процветания, но почему-то ему так же хочется, чтобы как раз в эти две недели его отпуска в компании ничего не произошло такого, что может негативно повлиять на ее работу. Он все-таки тоже человек… Здесь мы приходим к необходимости стать для него самым настоящим «незаменимым сотрудником». Мы поинтересовались у наших клиентов, пользователей услуги «1С в облаке», как это сделать.
Обговоренная зона ответственности
Для бухгалтера выход директора в отпуска не должен становиться новостью, т.к. он самостоятельно может оповестить об этом своих подчиненных, плюс бухгалтер лично будет начислять ему отпускные. Следовательно, нашему коллеге рекомендуется заблаговременно подойти к директору и переговорить на тему того, какая зона ответственности будет у него во время отсутствия «главы» фирмы. Даже если директор начнет говорить, мол, «все несрочные дела, Марья Ивановна, переносите до моего приезда», попробуйте настоять на том, чтобы он все-таки ответил. Здесь желательно добиться от него права распоряжаться определенной частью денежных средств на расчетном счете на тот случай, если они понадобятся очень срочно. Если правильно аргументировать такую необходимость директор, скорее всего, пойдет вам на встречу, т.к. это тоже находится в зоне его интересов. Имея некоторую финансовую свободу, вы можете решать возникающие вопросы на месте, не отвлекая своего начальника от приятного времяпрепровождения. Естественно, он будет вам периодически звонить или писать, спрашивать, как в компании обстоят дела. Представляете, как будет здорово, если вы скажете, что все благополучно!
Контрагенты
Во многих, особенно в малых предприятиях, существует такая практика, когда бухгалтер одновременно выполняет свои непосредственные функции, дополнительно ведет кадровое делопроизводство, решает юридические вопросы, а также сопровождает действующих клиентов организации. Если говорить о последнем, то это совершенно не относится к тому, чему учили бухгалтера на соответствующих курсах или же в университете. Следовательно, в этой ситуации директор всегда был и остается верным помощником и подсказчиком. Когда директор остается «вне зоне действия сети» ничего не остается делать, как или откладывать возникший вопрос, или решать его «вслепую», не зная принципиальной позиции руководителя. Что можно сделать в этой ситуации заранее? Конечно же, необходимо обговорить этот вопрос еще до того, как он отправился отдыхать. Если есть такая возможность, то не лишнем было бы обговорить текущие проблемы и потребности контрагентов, если таковые есть. Возможно, потребуется их даже «прозвонить» с целью выявления назревающих вопросов и, по-хорошему, решить их сразу и на месте. Если такой возможности нет, то неплохо получить у руководителя указания по работе с ними, дабы иметь эту инструкцию на период отсутствия его отсутствия. Во-первых, это поможет повысить к себе доверие, как мы говорили об этом выше, а, во-вторых, поможет вам чувствовать себя более уверенно в случае возникновения проблем.
Передача полномочий
Перед тем как уйти в отпуск, руководящий компанией должен назначить работника, который будет его замещать, оформив соответствующий приказ. В нашем случае, речь в полной мере может идти о бухгалтере. В этом документе оговаривают, что лицо, исполняющее обязанности управляющего, уполномочено осуществлять временное руководство предприятием. Он (бухгалтер) подписывает документы, когда директор отсутствует, заключает с новыми работниками трудовые договоры, заверяет бумаги налоговой и бухгалтерской отчетности, представляет фирму в судах, государственных органах и прочее. Приказ – это действующий документ для деятельности внутри предприятия. Кроме приказа, необходимо сделать доверенность на передачу всех (или части) полномочий руководителя. Она нужна в том случае, если по уставу организации нет возможности передать полномочия в отсутствие начальника. Оформляется доверенность на фирменном бланке с определенными реквизитами. В ней приводят данные по срокам действия, дате выдачи, кому выписана, составу полномочий, подпись действующего начальника компании. Если в доверенности не указан срок, то она актуальна в течение одного года с момента выдачи. Все требования и правила по оформлению такого документа указаны в статьях 185 и 186 ГК РФ. Доверенность должна обязательно иметь подпись руководителя, дату подписания и печать, если фирма с ней работает.
Здесь следует обратить внимание на то, что во многих организациях бухгалтера, находящиеся на «особом» доверии со стороны начальства, могут делать «зеркало» их подписей, что позволяет обойтись без лишней «бумажной волокиты» с приказами. Все прекрасно знают, что подделка подписи – это незаконно. Однако кто это может узнать, спросите вы? Ответ очень простой – инспектор ГИТ, например. Представьте, что по бумагам у вас получается, что директор находится в отпуске, а по другим документам выходит, что он успел за период отсутствия принять на работу пять человек, подписать оплаченные счета, так еще и дать «добро» на выплату премий. Как бы то ни было, приказ лучше оформить. Все-таки не так много это занимает времени и сил. Рекомендуем вам переговорить с директором на этот счет. Если он по какой-то причине боится делегировать Вам большинство своих полномочий, то вы ему можете напомнить, что в данном документе можно прописать полномочия выборочно.
«Выход на связь»
Насколько бы директор не хотел отдыхать, ему все равно не будет безразлично то, что происходит в организации во время его отсутствия. Это значит, что наиболее оптимальной формой взаимодействия между директором и бухгалтером будет форма переписки или телефонные звонки в определенные периоды. Перед тем, как директор уехал, договоритесь с ним о том, в какие дни и как часто необходимо с ним выходить на связь, чтобы докладывать о происходящем в компании. Обговоренный регламент позволит директору иметь ясную картину происходящего каждый день, а Вам меньше переживаний. Кстати, не стоит игнорировать такую вещь как мессенджеры. В режиме онлайн-переписки можно гораздо быстрее и удобнее обменяться мнением о происходящем и, как по срочным вопросам, так и по текущим.
Напутствие
На основании вышеизложенного желаем нашим коллегам проявлять больше самостоятельности на своем рабочем месте. Многие жалуются на то, что руководители их не ценят, говорят, что они всего лишь «пешки» в их организации. Не поленитесь взять на себя больше ответственности и не посчитайте лишним заранее обговорить зону ваших обязанностей. Умело сочетая эти два ключевых нюанса, вы имеете полные шансы «вырасти» в глазах директора, что в дальнейшем принесет вам, как минимум, признание, а как максимум, увеличение дохода в той организации, где вы работаете. В любом случае, это стоит того, чтобы сделать.
Благодарим за внимание, дорогие коллеги! Желаем Вам успехов и удачи!
Генеральный директор тоже человек и периодически имеет право уходить в отпуск. На этот период не стоит оставлять компанию обезглавленной, разумнее передать полномочия руководителя другому сотруднику. В данной подборке рассказано, как это правильно сделать. Поступить так целесообразно еще и потому, что нахождение гендиректора в отпуске не является поводом остановить проверку, продлить официальный срок и так далее. Это проиллюстрировано на примерах из судебной практики. Но если гендиректор все же хочет сохранить бразды правления и в отпуске, то в начале подборки он найдет объяснение, почему имеет на это полное право.
Гендиректор может работать и в отпуске, если захочет
Как правило, если гендиректор уходит в отпуск, то чтобы именно отдыхать, а не работать. Поэтому он временно делегирует полномочия своему заместителю или другому сотруднику.
Вместе с тем возможны ситуации, когда руководитель захочет работать и в отпуске. Скажем, у него будет время заниматься рабочими делами, а доверять компанию никому другому он не хочет даже на пару недель.
Тогда возникает вопрос: имеет ли гендиректор право работать в отпуске? Будет ли он вправе дистанционно раздавать указания подчиненным, и будут ли иметь юридическую силу документы, подписанные им во время ежегодного отпуска?
В Трудовом кодексе написано, что ежегодный отпуск — это один из видов времени отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106, 107, 114).
Казалось бы, исполнение трудовых обязанностей этой нормой исключено, но это не так.
Термин «свободен» означает освобожден. От чего освобожден? Очевидно, что от обязанности, поскольку невозможно быть освобожденным от прав, их обычно лишают, но это не тот случай.
Значит, любой работник, в том числе гендиректор, не обязан работать в отпуске и принудить его к этому собственники компании не могут.
Дальше в указанной норме написано, что время отпуска сотрудник может использовать по своему усмотрению. Можно ли распространить свое усмотрение на работу?
Почему нет? Ведь запрета на работу в отпуске в данной норме не содержится. А ведь мог бы. Например, выходные дни и нерабочие праздничные дни тоже являются видом отдыха, но в отношении них в кодексе прямо написано, что трудиться в эти дни запрещается. Привлечь сотрудника к работе в это время них можно только с его письменного согласия и только в случае необходимости выполнения непредвиденных работ (ст. 113).
Вывод: работать во время отпуска гендиректору можно.
Еще один аргумент в пользу этого: работать в период освобождения от службы на определенный срок для отдыха — это все равно что работать во время обеденного перерыва. Он тоже является видом отдыха, в его отношении кодекс также не содержит запрета работать (ст. 108). Едва ли можно себе представить, чтобы кто-то потребует признать ничтожным документ, подписанный директором во время обеда. Нонсенс. С отпуском ситуация выходит аналогичная.
Аргумент третий: данный вывод подтверждают суды. По их мнению, запрет на исполнение работником своих должностных обязанностей во время его нахождения в очередном отпуске, действующим законодательством не предусмотрен (Постановление ФАС Московского округа от 24.05.2010 № КА-А41/5089-10, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.05.2012 № 33-6076/2012, Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.01.2015 № 33-4778/2014).
Более того, судьи полагают, что на время нахождения в отпуске полномочия за гендиректором сохраняются даже при назначении исполняющего обязанности. Поэтому подписание сделки руководителем в этот период не является основанием для признания ее недействительной (постановления Арбитражных судов Московского округа от 04.10.2017 № Ф05-12743/2017, Поволжского округа от 14.01.2010 № А12-6003/2009, Северо-Кавказского округа от 12.01.2010 № А32-408/2009).
Резюме: факт нахождения в отпуске руководителя общества не лишает его прав и полномочий выступать от имени общества, представлять его интересы во всех вопросах, которые определены законом. Любые документы, подписанные от имени общества руководителем, обладают полной юридической силой.
Но если он все же хочет делегировать свои полномочия…
Передача полномочий гендиректора оформляется приказом
Руководитель ООО, уходя в отпуск, издал приказ «О временном исполнении обязанностей», возложив свои обязанности на другого сотрудника.
Один из двух участников общества, имеющий долю в уставном капитале 50 процентов, не согласился с приказом. По его мнению, компетенция назначать руководителя, как постоянного, так и временного, принадлежит только общему собранию участников общества. Об этом сказано в ст. 40 Закона об ООО.
Мотивируя таким образом, учредитель потребовал в суде признать упомянутый приказ недействительным.
Однако суд отказал.
Арбитры дали понять, что никто не оспаривает право общего собрания участников назначать единоличный исполнительный орган. В то же время полномочия назначать временного заместителя могут быть предоставлены гендиректору уставом ООО.
В данном случае в уставе общества прописано, что в полномочия генерального директора общества включаются в том числе издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении. Таким образом, уставом предусмотрено, что на период своего временного отсутствия (в том числе на период отпуска) гендиректор назначает временно исполняющего обязанности. Такое назначение оформляется приказом.
Следовательно, издав оспоренный приказ, гендиректор действовал в пределах своей компетенции и правомерно наделил другого работника правом осуществлять полномочия единоличного исполнительного органа общества. Данное решение не нарушает требований закона об ООО.
Постановление ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № А12-25625/2012
Примечание редакции:
Однако одного приказа для делегирования всех полномочий руководителя будет мало. Он дает исполняющему обязанности гендиректора только трудовые права начальника. Для совершения же сделок еще требуется доверенность. Это подчеркивается в судебной практике: судьи пишут, что из содержания приказа, согласно которому директор возложил обязанности гендиректора на исполняющего обязанности директора, не следует, что последний был наделен полномочиями на совершение сделок от имени общества (Постановление Арбитражного суда Центрального отпуска от 02.02.2015 № Ф10-4918/14).
Передача полномочий оформляется еще и доверенностью
Гендиректор ОАО выдал другому сотруднику нотариальную доверенность на исполнение своих полномочий, включая право подписывать от имени общества бухгалтерские и иные отчетные документы, предусмотренные действующим законодательством.
Акционеры обратились в суд с иском о признании этой доверенности недействительной. Они сослались на то, что она как односторонняя сделка, совершенная обществом, является недействительной на основаниях, указанных в ст. 173, 174 ГК РФ, так как была совершена без согласия органов юрлица и в ущерб интересам общества. Также имели место обстоятельства, которые свидетельствовали о недобросовестных совместных действиях представителя и гендиректора в ущерб интересам общества.
Однако суд отказал в удовлетворении иска, решив, что выдача доверенности неуполномоченным лицом не доказана, равно как и нарушение прав акционеров выдачей спорной доверенности.
Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.01.2018 № Ф10-5609/2017
Примечание редакции:
Справедливости ради заметим, что у судов нет единого мнения о том, вправе ли гендиректор выдавать доверенность исполняющему обязанности, не получив на это разрешения от общего собрание участников или акционеров. Некоторые судьи все же считают, что такое разрешение необходимо и без него доверенность недействительна (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.01.2019 № Ф05-22748/2018).
Во избежание разногласий в уставе общества нужно прописать, кто именно наделен полномочиями назначать исполняющего обязанности гендиректора на время его очередного отпуска — гендиректор или общее собрание участников (акционеров).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод не пускать проверяющих в офис
В компанию с внеплановой выездной проверкой наведались представители Росаккредитации. Организация являлась испытательной лабораторией, и в отношении нее данный госорган был уполномочен проводить контрольные мероприятия.
Однако сотрудники фирмы отказались пропустить должностных лиц ведомства на свою территорию, перекрыли им доступ к помещениям и не дали ознакомиться с требуемыми документами.
Свои действия мотивировали тем, что генеральный директор находится в отпуске. В его отсутствие никто другой не уполномочен представлять интересы организации при проведении проверки.
Проверяющие не согласились с такой аргументацией и составили в отношении организации протокол по ч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ за воспрепятствование проверке. Судья назначила штраф 30 тыс. рублей.
Компания его оспорила, но безуспешно.
Суды отвергли довод об отпуске директора, указав, что в нарушение требований ч. 5 ст. 12 закона № 294-ФЗ компания не исполнила возложенные на нее обязанности и не предоставила должностным лицам контролирующего органа возможности провести проверку.
Постановление Московского городского суда от 11.03.2019 № 4а-363/2019
Примечание редакции:
Суды солидарны в этом и подчеркивают — главное, чтобы компания была своевременно и надлежащим образом предупреждена о дате, времени и месте проведения проверки. В таком случае она обязана обеспечить возможность для ее проведения, в том числе позаботиться, чтобы на месте присутствовал либо руководитель, либо любое другое уполномоченное им лицо (постановления Самарского областного суда от 05.06.2017 № 4а-529/2017, Московского городского суда от 19.09.2016 № 4а-4800/2016, суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 27.08.2014 № 4-а-409/2014).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод для продления срока на обжалование
Непосредственно гендиректору компании как должностному лицу выписали штраф по ст. 15.19 КоАП РФ за нарушение требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на финансовых рынках.
Со дня вручения или получения копии постановления у него было 10 суток для обжалования (30.3 кодекса).
Однако он пропустил этот срок и подал жалобу позже. Одновременно его защитник, который направил жалобу в суд, попросил признать уважительной причину пропуска срока — гендиректор и защитник находились в отпусках.
Судьи отказали. Они решили, что нахождение в отпусках не свидетельствует о невозможности своевременной реализации привлекаемым к административной ответственности лицом права на обжалование постановления по делу об административном правонарушении.
Иные доказательства, подтверждающие уважительность причин пропуска предусмотренного законом срока обжалования, отсутствуют.
Таким образом, объективных препятствий для своевременной подачи жалобы у гендиректора не имелось.
Постановление Верховного Суда РФ от 06.03.2019 № 78-АД19-3
Примечание редакции:
Это типичная позиция судей. Отпуск гендиректора уважительной причиной пропуска срока они не признают. В частности, потому, что такая позиция изложена в п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 11.12.2012 № 29 (постановления Арбитражных судов Московского округа от 28.02.2018 № Ф05-2450/2018, Поволжского округа от 23.09.2015 № Ф06-580/2015, Восточно-Сибирского округа от 31.08.2011 № А78-7255/2010).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод для отсрочки исполнения предписания
Федеральная служба по финансовым рынкам выписала компании штраф 500 тыс. рублей за неисполнение ранее выданного предписания.
Считая указанное постановление незаконным, общество обратилось в арбитражный суд.
В качестве одного из аргументов в пользу его отмены компания указала на то, что исполнить предписание в срок было невозможно в связи с отсутствием генерального директора — в тот период он находился в отпуске.
Суд отклонил этот аргумент, так как данное обстоятельство представляет для общества внутренний организационный характер.
В то же время сработал другой довод: административный орган допустил существенное нарушение порядка и процедуры привлечения общества к ответственности — по итогам рассмотрения дела объявил только резолютивную часть постановления, а в полном объеме изготовил его два дня спустя и еще через пять дней направил постановление обществу.
Это является нарушением ч. 1 ст. 29.11 КоАП РФ, в силу которой постановление объявляется немедленно по окончании рассмотрения дела.
Нормы кодекса не предусматривают возможности оглашения только резолютивной части постановления и в дальнейшем его изготовления в полном объеме. Данный вывод соответствует правовой позиции, изложенной в п. 29 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5.
Следовательно, такое процессуальное действие, как «объявление резолютивной части постановления» и «изготовление постановления в полном объеме» является существенным и неустранимым нарушением, приводящим к невозможности определить точную дату вынесения постановления.
В соответствии с пунктом 4 ч. 1 ст. 30.7 КоАП РФ это служит основанием для отмены постановления по делу.
Постановление ФАС Московского округа от 12.05.2014 № Ф05-2992/14
Нахождение гендиректора в отпуске — повод для отмены протокола и постановления
ФМС оштрафовала компанию на 400 тыс. рублей за нарушение миграционных норм (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).
Организация обратилась в суд с требованием признать постановление незаконным и отменить его, поскольку в день составления протокола гендиректор находился в отпуске. Компания направила в ФМС сообщение об этом, дополнительно пояснив, что доверенности он никому не оставил. Но чиновники проигнорировали это сообщение.
Судьи поддержали компанию и отменили штраф, решив, что процедура привлечения к ответственности была нарушена, так как протокол составлен в отсутствие законного представителя общества.
В качестве обоснования судьи сослались на положения ст. 28.2 КоАП РФ, предполагающей участие законного представителя юрлица при составлении протокола, а также п. 24 Постановления Пленума ВАС РФ от 02.06.2004 № 10, предписывающего госорганам принимать достаточные меры для извещения лица, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, либо его законного представителя о составлении протокола в целях обеспечения возможности воспользоваться правами, предусмотренными ст. 28.2 КоАП РФ.
Арбитры подчеркнули, что поскольку гендиректор общества ввиду нахождения в отпуске не был извещен о составлении протокола, у него отсутствовала возможность выдать доверенность на представление интересов компании какому-либо другому сотруднику компании.
Постановление ФАС Московского округа от 20.04.2011 № КА-А40/3167-11
Примечание редакции:
Данное решение вынесено до выпуска упомянутого в примечании к одному из предыдущих обзоров Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 11.12.2012 № 29, которое назвало отпуск гендиректора сугубо организационной проблемой самой компании. Возможно, поэтому в данном деле судьи еще встали на сторону компании. Хотя есть еще один аргумент, имеющий значение: Постановление ФАС Московского округа касается КоАП РФ, в то время как в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ разъясняются нормы АПК РФ. [/box]
Гендиректора нельзя уволить, пока он находится в отпуске
В период пребывания руководителя организации в отпуске или его временной нетрудоспособности трудовой договор с ним не может быть расторгнут по п. 2 ст. 278 ТК РФ (в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о досрочном прекращении трудового договора).
Обоснование: увольнение руководителя организации в связи с принятием уполномоченным органом юрлица либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о досрочном прекращении трудового договора по существу является увольнением по инициативе работодателя.
Статья 3 кодекса запрещает ограничивать кого-либо в трудовых правах и свободах в зависимости от должностного положения.
Глава 43 Трудового кодекса, регулирующая особенности труда руководителя организации, не содержит норм, лишающих его гарантии, установленной ч. 3 ст. 81 ТК РФ, в виде общего запрета на увольнение работника по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске (кроме случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем-физлицом).
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»
Примечание редакции:
Данная позиция была процитирована в письме Роструда от 05.09.2006 № 1333-6.
Как правильно указывать должность сотрудника, замещающего гендиректора
В пункте 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 рассказано, как руководители должны подписывать документы.
Не оставили без внимания и лиц, замещающих гендиректоров на время их нахождения в отпуске.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример
И.О. генерального директора______ Подпись______ И.О. Фамилия
или
Исполняющий обязанности
генерального директора_____ Подпись_____ И.О. Фамилия
Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности «Генеральный директор», если документ подписывает иное должностное лицо.
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»(Утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)
Почему-то многие руководители считают подвигом не ходить в отпуск годами. Как так — бросить любимое дело на целые 2 недели! Да без меня тут все встанет, работники набедокурят и я приеду к развалинам. Это безответственно! На самом деле безответственно так думать. А еще — замыкать все на себя и делать уход в отпуск технически невозможным. Наша сегодняшняя статья о том, как организовать бизнес процессы таким образом, чтобы ездить в отпуск со спокойной душой.
Начните с системных моментов
Если уход начальника ведет за собой нарушение в работе всего бизнеса — это системная ошибка. Быть незаменимым конечно, круто, но это только в теории. На практике ничего, кроме проблем, эта незаменимость не принесет. Напротив, нужно стараться сделать так, чтобы все работало без вас. Если чувствуете, что замкнули на себя слишком много рабочих процессов и без вас в них никто не разберется — начинайте с системных изменений. Иначе вы не сможете оставить бизнес и на полдня, не говоря уже об отпуске:
- научитесь делегировать полномочия. Это не просто полезная привычка — это необходимость. Один человек физически не сможет тащить все на себе, как бы он ни был талантлив. Большинство успешных людей не пытались все сделать сами, а создавали классную команду и грамотно делегировали полномочия;
Уровни делегирования полномочий
- научитесь доверять сотрудникам. Еще один бич некоторых руководителей — недоверие подчиненным. Дескать, за ними глаз да глаз, а стоит отвернуться — обязательно накосячат. Если вы так думаете, то либо вы плохой руководитель, либо у вас плохая команда. В грамотно сформированном коллективе работники сами знают, что им делать и делают это без постоянного контроля со стороны;
- назначьте штатного заместителя. Это если штат большой. Но даже когда в вашей команде работает пара человек, все равно среди них должен быть тот, кто может заменить вас на время;
- сделайте доступной информацию. Представьте себе ситуацию: вы уезжаете в отпуск, а у заместителя нет даже номеров телефонов поставщиков, чтобы заказать товар. Так делать не нужно. Это не какие-то там секретные данные, чтобы хранить их в секрете. Доступ к нужной информации должен быть у всех, кому это может понадобиться.
Это были системные моменты. Если не сделать то, о чем мы написали, то коллектив будет страшно оставить и на полчаса. Большинство систем менеджмента, пришедших к нам с запада подразумевают полную и безболезненную взаимозаменяемость сотрудников, в том числе и руководителей высшего звена. В идеале любой квалифицированный специалист может заменить коллегу, не вникая неделями в особенности его работы.
Что сделать непосредственно перед отпуском
Даже если все работает как часы и без вас, к уходу в отпуск нужно подготовиться. Все-таки не на день уезжаете. Вот список рекомендаций, что нужно сделать перед отпуском.
Назначьте вместо себя исполняющего обязанности
Обычно это штатный заместитель, если он есть. Но это, скорее, относится к большим коллективам с разветвленной структурой: директор, заместители, отделы с начальниками, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. Если всего этого нет — делайте замом напарника по бизнесу. При назначении заместителя соблюдайте следующие правила:
- назначение оформляйте письменно. Обычно это делается в форме приказа по организации;
- известите сотрудников о том, что уходите в отпуск, а во время вашего отсутствия они будут подчиняться заместителю;
- ознакомьте с приказом всех лиц, которых он затронет. Это сам ИО и все, кто будет ему подчиняться;
- проработайте юридическую и правовую сторону вопроса. Если заместитель будет подписывать за вас документы — наделите его правом подписи и выдайте печати организации. Нужны доверенности для действий в качестве законного представителя — заранее сходите к нотариусу и напишите необходимые бумаги.
За два-три дня до ухода в отпуск пройдитесь с заместителем по отделам и расскажите, на что обратить внимание, пока вы в отпуске. Пробегитесь по неотложным делам, которые нужно сделать в первую очередь. Это могут быть срочные звонки, заявки, налоговые дела и так далее. Будет просто идеально, если вы составите список срочных дел. Так заместителю будет проще ориентироваться в сроках и он ничего не забудет. Можно расписать дела на листе бумаги, а можно в документе на компьютере и даже в виде сообщения в социальных сетях или электронного письма. Делайте, как удобно.
Принципы планирования: квадрат Эйзенхауэра
Сделайте максимум дел наперед
Перед уходом в отпуск постарайтесь закрыть большинство рабочих вопросов. Это облегчит жизни и вам, и заместителю, и коллективу. Если вы такой виртуоз, что этого делать не нужно — поздравляем, руководитель из вас, что надо. Но обычно бывает по другому и лучше перед отпуском разгрести максимум дел. Не забывайте: у заместителя есть еще и прямые обязанности. Работы у человека будет в два раза больше — это как минимум. Не нужно, чтобы он тратил время на рутину.
Мы не говорим о том, что нужно с головой уйти в текучку и постараться переделать ее всю. Скорее, речь идет о начатых, но не завершенных проектах и делах. С текучкой вполне справится и заместитель. В крайнем случае, ее можно вообще отложить на потом и доделать по приходу из отпуска. А вот важный контракт с корпоративным покупателем, который вот-вот будет подписан, откладывать не нужно. Такие вещи необходимо доводить до логического завершения. На переправе коней не меняют. Пока заместитель вникает в суть вопросов и разбирается, что тут к чему, отпуск может закончиться.
Предупредите об уходе партнеров и контрагентов
Незадолго до того, как уйти в отпуск, сообщите об этом всем заинтересованным лицам. Это могут быть партнеры по бизнесу, поставщики, арендодатель, словом, все, кому вы можете понадобиться. Дайте номер телефона исполняющего обязанности — пусть отдувается.
Предупредить коллег можно как угодно: обзвонить, разослать электронные письма или написать в мессенджерах. Если этого не сделать, будет неудобно и вам, и им. Люди будут делать двойную работу, а вас задергают звонками, пока летите на параплане над Средиземным морем. Да еще и на роуминге разоритесь.
В общем, предупредите всех по максимуму. Сами знаете: пока сидишь в офисе — ни одного звонка за 2 недели. Телефон молчит, почта — тоже. Но стоит на пару часов выключить телефон, пока сидишь в кинотеатре — вы становитесь жизненно необходимым всем и сразу. 30 пропущенных вызовов, в том числе от тех, кто не звонил несколько месяцев. Не предупредите партнеров о своем уходе в отпуск — будет примерно то же самое.
Если партнеры ждут от вас выполнения каких-либо работ, а дедлайны выпадают на то время, пока вы находитесь в отпуске — предупредите о переносах сроков. Если такое, конечно, вообще возможно.
Распределите свою работу между сотрудниками
Несмотря на то, что за вас будет трудиться заместитель, нужно поручить часть обязанностей и другим работникам. Поверьте: исполняющий обязанности не успеет делать все. У него полным-полно своей работы, а тут еще ваша. Не взваливайте все на одного человека. Вообще функция заместителя больше административная. У него нет задачи пахать за двоих, пока вы греете косточки под пальмами. Главное, что он должен делать — это руководить рабочим процессом.
Схема распределения ролей в команде
Поэтому основная задача — максимально разгрузить заместителя от рутины и текучки. Все это вполне могут сделать другие люди. Проще всего лично обойти подчиненных и раздать им задания на то время, пока вы в отпуске. Пусть начальник отдела продаж займется поставщиками, бухгалтер вполне может провести собеседование с новыми сотрудниками и так далее.
Отложите все, что можно отложить
Не все дела имеют одинаковую значимость и ценность. Будет, как минимум, странно, если вы поручите за время отпуска провести ремонт в своем кабинете. Это вполне может и подождать вашего возвращения. Нет, не буквально, конечно. Если не хотите дышать краской, возможно, ремонт во время отпуска — самое то. Мы говорим о принципе. Если задачи не срочные и не особенно важные — не нужно поручать их выполнить, пока вы отдыхаете.
В небольшом коллективе уход даже одного человека очень сильно заметен, тем более, если это руководитель. Нагрузка на сотрудников увеличивается, поэтому второстепенные задачи легко можно принести в жертву. На время, разумеется. Приедете из отпуска — доделаете.
Правда, увлекаться здесь не стоит, а то по возвращению придется долго разгребать отложенные на потом дела, которые накопятся, как снежный ком.
Не начинайте новые проекты перед отпуском
Кроме тех, которые вы успеете довести до конца или перенести. Но не забывайте о здравом смысле: если в руки плывет выгодный контракт, им лучше начать заниматься в любом случае. Бывает, и такое, что такая сделка будет потом кормить вас всю оставшуюся жизнь. Ради такого можно и отпуском пожертвовать.
Правильно выбирайте время отпуска
Работа в течение года, как правило, нестабильна. Даже если вы торгуете товарами, не зависящими от сезона и времени года, все равно есть периоды затишья и активной движухи. Не говоря уже о сезонном бизнесе, когда основная выручка делается, например, в летние месяцы.
Так вот, старайтесь уходить в отпуск в периоды максимального затишья, когда работы по-минимуму. Например, если у вас интернет-магазин снегоуборочной техники, то летом наступает мертвый сезон, когда продажи минимальны. Именно на это время лучше всего планировать отпуск. Это касается не только вас самих, но и сотрудников. Остаться без менеджеров по продажам в разгар сезона — такая себе перспективка.
Пример планирования отпуска
Как структурировать время, находясь в отпуске
Предупредим сразу: руководители отдыхают совсем не так, как их подчиненные. Так или иначе, на связи быть придется. Но это не значит, что нужно весь отпуск провисеть на телефоне, постоянно решая рабочие вопросы. Если это случилось, значит, что-то организовано не так. Вот несколько полезных советов, которые с успехом используют многие опытные предприниматели:
- определите время созвона. Пусть это будет, скажем, 9 часов утра по московскому времени. Раньше или позже этого часа звонить вам нельзя, за исключением внештатных ситуаций. Или вообще договоритесь, что звонить будет вы, а не вам. Предупредите сотрудников, чтобы не прыгали через голову. Пусть решают вопросы с заместителем. Если надо — пусть вам звонит он, а не сотрудник, у которого возник вопрос;
- если собираетесь работать в отпуске — делайте это по графику. Например, 2 часа в день, с 13:00 до 15:00 — работа. Но лучше, конечно, не работать совсем;
- не собираетесь выходить на связь вообще или с ней могут быть проблемы? Предупредите об этом заранее. Пусть на вас не рассчитывают и принимают решения сами.
Заключение
Предприниматели по-разному относятся как к отпуску вообще, так и к работе во время отдыха. Например, основатель Facebook Марк Цукерберг вообще не любитель отдыхать и очень редко ездит в отпуска — раз в несколько лет. А Олег Тиньков говорит, что в отпуска ездит часто, но во время отдыха все равно думает о работе, иногда даже больше, чем в офисе.
Какая модель отдыха подойдет для вас — решайте сами. Главное помните: качественный отдых помогает расслабиться и посмотреть на многие вопросы другими глазами. Отдыхайте правильно!
Возможно вам также будет интересно:
Что делать, если сотрудники отказываются идти в отпуск, а «задолженность» по отпускам у них накопилась значительная? Можно ли направить людей в отпуск в одностороннем порядке? Какая ответственность грозит работодателю, если проверяющие обнаружат «недобор» по отпускам? «Сгорают» ли неиспользованные отпуска, если сотрудник отказывается уходить в отпуск два года и более?
Практически в любой компании найдется один или несколько работников-трудоголиков, перед которыми у работодателя числится значительная «задолженность» по отпускам: несколько десятков, а то и более 100 отпускных дней. Казалось бы, отлично! Работник трудится, ничего не требует (ни отдыха, ни компенсации), но тем не менее работодателям эта ситуация может создать существенные неприятности. И тут возникает необходимость отправить в отпуск заядлого трудоголика чуть ли не принудительно. Расскажем, какие риски создают работники-трудоголики, можно ли принудительно отправить сотрудника в отпуск и «сгорают» ли неотгулянные дни.
Обязательно ли работнику ходить в отпуск? Риски работодателя
Обратимся к нормам ТК РФ. Отпуск — это и право работника (ст. 114 ТК РФ), и обязанность работодателя (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Прямо в законодательстве не говорится о том, что работник обязан использовать свой ежегодный оплачиваемый отпуск. Но некоторые нормы ТК РФ косвенно свидетельствуют о том, что работник должен своевременно реализовать свое право на отпуск.
Так, в ч. 2 ст. 123 ТК РФ говорится, что график отпусков обязателен не только для работодателя, но и для работника. Следовательно, при наличии утвержденного графика отпусков работник обязан отдыхать в положенное ему время.
В ч. 3 ст. 124 ТК РФ рассмотрен отдельный случай: работнику в связи с особыми обстоятельствами предлагается перенести отпуск с текущего года на следующий рабочий год. Законодатель отмечает, что отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев по окончании того рабочего года, за который он полагался. Формулировка «должен быть использован» относится к работнику — ведь именно он «пользуется» отпуском.
А в ч. 4 ст. 124 ТК РФ содержится прямой запрет на непредоставление отпуска более двух лет подряд. Работодатель будет просто не в состоянии выполнить этот запрет, если работника не обязать уйти в отпуск.
Если же сотрудник отказывается уходить в отпуск, у работодателя возникают следующие неблагоприятные последствия:
- большой баланс накопленных отпускных дней обременяет ФОТ и может ухудшать финансовые показатели компании, которая должна держать в резерве невыплаченные отпускные;
- при увольнении работника (по собственному желанию, по сокращению, при реорганизации и т. п.) компания должна будет понести значительные затраты на выплату компенсации за неиспользованный отпуск;
- работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение ч. 4 ст. 124 ТК РФ, если это обнаружится в ходе проверки ГИТ или прокуратуры. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ на компанию может быть наложен штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Поэтому можно прийти к выводу, что такое поведение работника, как отказ уходить в отпуск, будет как минимум недобросовестным по отношению к работодателю, тем более при большом балансе неиспользованных отпускных дней. В п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее — Постановление № 2) говорится, что работодатель не должен нести ответственность за последствия, вызванные недобросовестным поведением работника. И хотя этот тезис Пленума Верховного Cуда РФ сформулирован по поводу другой ситуации, но сам принцип полагаем возможным применять в более широком смысле (к любому недобросовестному поведению работника).
График отпусков: нужно ли согласовывать с работником и знакомить под подпись
Рассмотрим подробнее положения ТК РФ о графике отпусков, чтобы понять, какие есть возможности у работодателя избежать неблагоприятных последствий из-за сотрудников-трудоголиков.
График отпусков утверждается работодателем в том же порядке, что и локальный нормативный акт (ч. 1 ст. 123 ТК РФ) — без учета мнения сотрудников (кроме отдельных категорий работников, о которых будет сказано ниже). На практике, как правило, кадровая служба и руководители соответствующих подразделений спрашивают сотрудников, когда бы они хотели пойти в отпуск, а сотрудники изъявляют свои пожелания. В итоге график отпусков формируется с учетом пожеланий сотрудников и их руководителей, взаимозаменяемости работников и других субъективных факторов. Конечно, это хорошо и в принципе правильно. Но в силу закона совершенно необязательно.
Другой вопрос — а надо ли знакомить работников под подпись с графиком отпусков? В ст. 123 ТК РФ и других нормах кодекса такого правила не содержится. Говорится лишь о необходимости сообщить работнику под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Косвенно и эта норма подтверждает право работодателя утвердить график отпусков без учета мнения работников. К тому же в форме № Т-7 (график отпусков), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, нет такой графы, как «подпись работника». Однако напомним, что данная форма в настоящее время обязательной не является.
Добавим также, что в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится, что работодатель самостоятельно определяет формы уведомления работников о начале отпуска: лист ознакомления, уведомление, ведомость. Роструд предлагает также добавить в форму № Т-7 графы для подписей работников об ознакомлении с датой начала отпуска.
С точки зрения кадрового документооборота последний вариант представляется наиболее оптимальным. Но сути вопроса это не меняет: работодатель имеет право утвердить график отпусков без согласования с работниками. А уведомлять работника о начале отпуска можно и через ознакомление с графиком, и отдельным документом.
Таким образом, приходим к выводу, что работодатель может утвердить график отпусков без согласования с работниками и не обязан знакомить работников под подпись с данным графиком.
Добавим, что на практике часто высказывается и противоположная точка зрения, согласно которой работодатель должен знакомить сотрудников с графиком отпусков под личную подпись. Предлагается даже ввести специальные графы для этого в документе либо использовать специальный лист ознакомления.
Однако есть категории работников и ситуации, когда мнение сотрудников о желаемом времени отпуска следует учесть. Например, беременные женщины, лица до 18 лет, если работник был ранее отозван из отпуска и др. В этих случаях лучше предложить сотруднику письменно изложить свои пожелания, на основании чего его отпуск будет включен в график или изменения к нему.
Возникает вопрос, могут ли эти работники, уже выразив свои пожелания, которые были отражены в графике отпусков, изменить их и просить отпуск в другое время, вопреки графику? Полагаем, что нет: ведь работник уже выразил свое желание и оно учтено при составлении графика отпусков. В нормах ТК РФ (например, ч. 3 ст. 122, ст. 260) говорится, что работник может выразить свои пожелания относительно времени отпуска, но не сказано о праве работника в любое время изменить ранее озвученные пожелания. Соответственно, график отпусков является обязательным для всех после его утверждения. Вместе с тем работники особых категорий (беременные, несовершеннолетние и т. д.) находятся под усиленной защитой государства, поэтому рекомендуем к каждой ситуации подойти индивидуально: возможно, работник хочет изменить ранее выраженные пожелания в связи с объективными и уважительными обстоятельствами, а не в силу своего легкомыслия.
Как отправить сотрудника в «принудительный» отпуск
Итак, что же делать с заядлыми трудоголиками, из-за которых компания несет необоснованные риски? В данном случае полагаем возможным отправить работника в отпуск «принудительно».
Как уже говорилось, график отпусков работодатель вправе утвердить самостоятельно, не спрашивая мнения работника, если он не относится к особо защищаемым категориям.
Поэтому предлагаем действовать следующим образом:
- Составить график отпусков или дополнение к уже существующему графику, где указать соответствующим работникам как очередной отпуск за текущий год, так и неотгулянные дни за прошедшие годы. Работника можно отправить отгуливать как сразу весь отпуск, так и разбить неиспользованный отпуск на части.
- Хотя работодатель и не обязан знакомить работника с графиком отпусков, следует все же сообщить о намерении «выпроводить» его в отпуск. Можно отправить график отпусков на электронную почту или разместить его на информационном стенде, чтобы соответствующие работники обратили внимание на этот документ и могли заранее скорректировать свои личные планы.
- Своевременно известить сотрудника о времени начала отпуска, начислить и выплатить ему отпускные, чтобы у него не было повода отказаться от отпуска по причине нарушений со стороны работодателя (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
- Издать приказ об отпуске и ознакомить с ним работника под личную подпись.
Теперь рассмотрим нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации:
- работник отказывается ставить подпись об ознакомлении с приказом об отпуске. Тогда придется собрать комиссию (или свидетелей) и составить акт о том, что он с приказом был фактически ознакомлен уполномоченным лицом, приказ ему зачитали вслух, а работник от подписи отказался;
- работник в период нахождения в отпуске все равно присутствует на рабочем месте. На этот случай можно заранее в приказе об отпуске прописать, что работнику на период отпуска не будут поручаться задания в рамках функционала, не будут предоставляться рабочее место, необходимое оборудование, программное обеспечение, обеспечиваться доступ к учетной записи и т. п.
«Сгорают» ли неиспользованные отпуска
Вопрос о «сгорании» неиспользованных отпусков волнует как работников, так и работодателей.
Конечно, работодателям было бы выгодно и удобно, если бы по прошествии определенного времени неиспользованные отпуска обнулялись: работнику не положено ни отпуска, ни денежной компенсации. Но в российском трудовом законодательстве такой нормы нет. Однако в 2010 году был принят Федеральный закон от 01.07.2010 № 139-ФЗ «О ратификации Конвенции (пересмотренной в 1970 году) об оплачиваемых отпусках (Конвенции № 132)» (далее — Конвенция № 132). С этого момента нормы Конвенции № 132 применимы на территории России.
В п. 1 ст. 9 Конвенции № 132 говорится, что использовать отпуск нужно в течение 18 месяцев после окончания года, за который он полагался. В соответствии с п. 2 ст. 8 Конвенции № 132, непрерывную часть отпуска работник должен использовать в течение одного года, а остальную часть отпуска — в течение 18 месяцев, считая с конца того года, за который предоставляется отпуск.
В последние годы судебная практика идет по пути прямого применения норм Конвенции № 132 при отказе работникам во взыскании компенсаций за неиспользованные отпуска. Показательным является следующий случай.
Судебная практика
Работница обратилась в суд, заявляя требование о выплате компенсации за неиспользованный в 1998 году отпуск. Тамбовский областной суд в апелляционном определении от 18.01.2017 по делу № 33-259/2017 истице отказал по мотиву пропуска срока исковой давности. Суд ссылается на п. 9 Постановления № 2, где говорится о приоритете норм международных договоров над национальным законодательством, если национальное регулирование отличается от международного. В этом контексте суд следующим образом исчисляет срок исковой давности по компенсации за отпуск: «Срок обращения в суд для работника по требованиям о предоставлении отпуска, в соответствии с п. 2 ст. 9 Конвенции МОТ № 132 об оплачиваемых отпусках, исчисляется равным 21 месяцу после окончания того года, за который предоставляется отпуск, из которых 18 месяцев — период, когда работник мог воспользоваться своим правом на отпуск, 3 месяца — срок для обращения в суд по индивидуальному трудовому спору (ч. 1 ст. 392 ТК РФ)».
Таким же образом нормы Конвенции № 132 применены и в иных судебных актах (см. апелляционные определения ВС Республики Карелия от 27.03.2015 по делу № 33-1227/2015, Республики Крым от 23.09.2016 по делу № 33-4767/2016, Тверского областного суда от 24.01.2017 по делу № 33-385/2017). Везде суды отмечают, что работник о нарушении своего права на отпуск узнал по окончании того года, когда отпуск не предоставлялся.
Получается, что работнику можно не выплачивать компенсацию за отпуск в том случае, если неиспользованные дни остаются за пределами 21 месяца с момента окончания года, за который причитался неотгулянный отпуск. Даже если работник пойдет в суд, у него в настоящее время мало шансов доказать уважительность причины, по которой он не требовал предоставления отпуска. Но ситуация может измениться в любой момент, если Верховный Суд РФ выскажется в ином ключе.
Подчеркнем, что «сгорание» отпусков увязано только с истечением срока давности, во время которого работник, увольняясь, может требовать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Об этом говорит ряд примеров судебной практики, которая начинает формироваться в этом направлении.
В связи с этим работникам можно разъяснить эти положения законодательства, влекущие негативные последствия для них. Возможно, они окажутся более сговорчивыми и уйдут в отпуск добровольно.
В заключение хочется напомнить о рисках, связанных с жалобой работника в ГИТ. Роструд «новые веяния» в своей практике не учитывает и руководствуется исключительно ТК РФ. Соответственно, штраф от инспектора по труду в подобной ситуации практически гарантирован. Оспаривать его придется в суде.
За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разберемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2023 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.
График отпусков регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 17 декабря.
Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмом Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.
- Особенности составления графика отпусков
- Дата начала отдыха в графике отпусков
- О праве переноса отпуска на следующий год
- Форма для графика отпусков
- Изменение графика отпусков
- Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?
- Штраф за отсутствие графика отпусков
Особенности составления графика отпусков
Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.
По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.
Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2023 года.
При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2022 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.
Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
- 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
- 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
- 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
- 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
- 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.
Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:
1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.
Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:
- женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работники моложе 18 лет;
- работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.
Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.
2. Совместители.
Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.
3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.
Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители троих и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.
В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.
Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.
Попробовать
В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.
Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.
При составлении графика отпусков на 2023 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.
Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2023 году.
Дата начала отдыха в графике отпусков
Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.
Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.
О праве переноса отпуска на следующий год
Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2023 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2024 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.
Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
Форма для графика отпусков
При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.
В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.
Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.
Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.
С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:
- хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
- вывесить в удобном для ознакомления месте;
- выслать в структурные подразделения компании (копии графика).
Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.
Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:
- отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
- отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
- работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.
Изменение графика отпусков
Поскольку график отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.
Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.
Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:
- когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
- когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.
Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков
Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?
Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:
- внести изменения в сводный график отпусков;
- составить дополнительный график и приобщить его к сводному.
Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?
Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.
В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.
Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
- на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.